Frmulas de Excel

Por Moiss Ortz el 9 de enero del 2012

Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin
las frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un
procesador de palabras. Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los
datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

Qu son las frmulas de Excel?

Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo
realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que
mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas
que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica
que todas las frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente
frmula para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser
mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario
Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede
en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin,
mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza
ningn clculo.

Partes de una frmula de Excel

Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin

puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por
dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas,

podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el
valor que queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores

matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para
la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones

de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos
incluir como parte de una frmula.

Constantes y referencias de celda

Por Moiss Ortz el 11 de enero del 2012
Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente
debemos introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel
calcular el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que
utiliza solamente nmeros:

Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula
siempre regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin
embargo una de las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos
utilizar referencias de celda dentro de la ecuacin.

Referencias de celda en frmulas

Las referencias de celda nos ofrecern un mayor grado de flexibilidad en nuestras
frmulas. Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2

crear la siguiente frmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendr el resultado de
la operacin:

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una

frmula con referencias de celda depender del valor de otras celdas. Si el valor de
cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la frmula tambin
ser actualizado.
Si actualizo el valor de la celda A2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habr dos
actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se actualizar el valor de la celda A2
y en segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2 tambin ser actualizado.

Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos

son siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda
dentro de nuestras frmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de
editar la frmula.

Referencias absolutas y relativas

Por Moiss Ortz el 17 de marzo del 2011

Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de
trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una
frmula. Pero Cul es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias
relativas?

Referencias relativas
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para
ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es
=C1*2 y ahora arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y
la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va
avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a

C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

Referencias absolutas
Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta
cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de
columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie
la frmula y se definen utilizando el smbolo $.
Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A ser siempre
fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1
significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila
permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la
referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la
siguiente manera: =$C$1*2

Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene
hacia $C$1. Es decir, an cuando se halla copiado la frmula a filas diferentes la referencia
dentro de la frmula permaneci constante. Es importante que entiendas la diferencia entre
estos dos tipos de referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel.

Precedencia de operadores
aritmticos
Por Moiss Ortz el 16 de junio del 2011
Un operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico que se desea
realizar en una frmula, por ejemplo la suma o la multiplicacin. Si una frmula contiene
varios operadores, Excel realiza dichos clculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus
del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los
operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:
1. Porcentaje [%]
2. Exponenciacin [^]
3. Multiplicacin [*] y divisin [/]
4. Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula:
=5+3*4-6/2

Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obtiendo el siguiente resultado:

=5+12-3 . El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de
la divisin 6/2. Finalmente se realizar la suma y la resta dando como resultado 14 que es
precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Uso de parntesis con operadores

aritmticos
Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la
precedencia de operadores al utilizar parntesis los cuales tendrn la preferencia sobre
los operadores. Considera la siguiente frmula: =(5+3)*4-6/2
Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un parntesis para la
suma (5+3), la cual ser calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente
resultado: =8*4-6/2 . Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden
predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado:
=32-3 y finalmente har la resta para obtener el resultado final de 29.
Observa cmo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en Excel y debes

tomarlo muy en cuenta al momento de crear frmulas ya que definitivamente influirn en el
resultado obtenido.

Comparar valores en Excel

Por Moiss Ortz el 1 de marzo del 2012

Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de
comparacin. A travs de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o
diferente al valor con el cual lo estamos comparando.
Al utilizar los operadores de comparacin recibiremos como respuesta un valor
VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresin.

Operador Igual a (=)

Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador igual a (=).
Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores de la columna A

y la columna B. Observa cmo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores
comparados son diferentes.
En la imagen superior he colocado unos parntesis alrededor de la comparacin de
manera que podamos diferenciar el operador igual a (=) del signo igual que identifica el
inicio de la frmula. Sin embargo podemos quitar los parntesis y la frmula funcionar
correctamente.

Operador Mayor que (>)

El operador mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cmo
funciona este operador en los datos de ejemplo:

Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una
comparacin mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores.
Observa la diferencia en los resultados al utilizar este operador:

Operador Menor que (<)

El operador menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresin sea menor
que el valor de la derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener
una comparacin menor que o igual a (<=). Observa los resultados:

Operador No igual a (<>)

El ltimo operador de comparacin es el operador de desigualdad (<>). Este operador
nos ayuda a saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un
valor VERDADERO.

Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un valor FALSO
como es el caso de la celda C4 del ejemplo.
Es importante familiarizarse con los operadores de comparacin porque sern de gran
utilidad al momento de trabajar con otras funciones de Excel.

Ingresar frmulas en Excel

Por Moiss Ortz el 25 de enero del 2012
Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual
(=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un
texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras
frmulas.

Ingresar una frmula manualmente

La manera ms simple de introducir una frmula es capturando todo el texto que la

compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto
podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier
edicin con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratn

Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms
rpida y menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar
las celdas que forman parte de una frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que
necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en
lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar frmulas con flechas

Este mtodo es similar que el anterior. La diferencia es que en lugar de utilizar el ratn
para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de
Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una

funcin
Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones en cuyo caso podemos hacer uso de la
funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir una funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir
las referencias de las celdas dentro de la funcin.

Insertar nombres de rango en frmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar
dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7
tiene el nombre Ventas y el rango C2:B7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos
nombres en nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos

conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de
nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre
podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos
dejar seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder

nada.

Editar frmulas en Excel

Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de
realizar alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las
siguientes opciones:

Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas.

Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda.

Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

Asignar nombres a celdas o rangos

Por Moiss Ortz el 26 de mayo del 2011
Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a
un rango pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los
represente adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la compresin de
la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos.
Selecciona la celda o rango a la que asignars un nombre y haz clic en el cuadro Nombre
que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de frmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn
Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el
cuadro de dilogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el
botn Aceptar.

Utilizar un nombre en una frmula

Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una frmula para
que observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la
barra de frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre
dentro de tus frmulas para facilitar tu trabajo.

Insertar funciones

Por Moiss Ortz el 23 de octubre del 2011

El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en
nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin
adecuada y nos da informacin sobre sus argumentos.
Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs
hacer prcticamente todo con el puntero del ratn.

Desplegar el cuadro de dilogo Insertar

funcin
Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es haciendo clic sobre
el botn Insertar funcin de la ficha Frmulas. La otra alternativa es utilizar el icono
mostrado en la barra de frmulas el cual se muestra como fx. El tercer mtodo es
seleccionar la opcin de men Ms funciones que se muestra al pulsar el botn
Autosuma.

Seleccionar la categora de la funcin de

Excel

De manera predeterminada se mostrar la categora de funciones Usadas recientemente.

Esto permitir que hagas una revisin rpida sobre la lista para saber si la funcin que
buscas se encuentra ah.

De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests buscando para

poder encontrarla rpidamente.
Si no conoces la categora de la funcin tienes dos alternativas, la primera es seleccionar
la opcin Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrar todas las funciones de Excel
y podrs buscar entre ellas. La otra opcin que tienes es utilizar el cuadro Buscar una
funcin para introducir el nombre de la funcin que buscar y oprimir el botn Ir para
permitir que Excel encuentre dicha funcin.

Seleccionar la funcin
Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en
el botn Aceptar o tambin puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel
mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de Funcin.

Ingresar los argumentos de la funcin

Dentro de este nuevo cuadro de dilogo debers seleccionar las celdas que contienen
cada uno de los argumentos de la funcin. Una vez que hayas terminado de especificar los
argumentos debers pulsar el botn Aceptar para terminar con la insercin de la funcin de
Excel.
Una ventaja del cuadro de dilogo Argumentos de funcin es que provee una
descripcin de ayuda para cada uno de los argumentos de la funcin utilizada de manera
que si has olvidado alguno de ellos puedas rpidamente recordar el uso de cada uno de
los argumentos.

Trucos para la Autosuma en Excel

Por Moiss Ortz el 25 de abril del 2011
En esta ocasin te dar dos consejos para aplicar la Autosuma fcil y rpidamente en tus
hojas de Excel. El primero de los trucos es el siguiente.

Seleccionar columna a sumar

Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinacin de teclas [ALT] + [=] y Excel seleccionar correctamente la

columna de datos que deseas sumar:

Sumar columnas y filas

Antes de mostrarte el suguiente truco debo resaltar un comportamiento extrao de Excel.
Tomar la misma tabla de datos de ejemplo y comenzar a sumar las filas hasta llegar a la
tercera fila en donde Excel realmente no sabr qu hacer:

Observa cmo despues de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta
sumar la columna en lugar de la fila. El segundo truco que te mostrar ayuda a resolver la
confusin de Excel y a sumar rpidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco
selecciona todas las celdas de datos e incluye una fila y una columna de resultados:

Despus de seleccionar las celdas oprime el botn de suma el atajo de teclado que
acabamos de revisar [ALT] + [=] . Excel sumar automticamente tanto columnas como
filas y colocar los resultados en las celdas vacas:

Ambos mtodos te ayudarn a realizar las sumas de tus datos adecuada y rpidamente.
Aprende otros mtodos abreviados de teclado en el artculo 10 atajos de teclado tiles.

10 atajos de teclado tiles

Por Moiss Ortz el 1 de abril del 2011
En esta ocasin compartir contigo algunos atajos de teclado que encuento tiles al
momento de trabajar con Excel:
1. Abrir cuadro de dilogo Formato de celdas: CTRL + 1
2. Reptir la ltima accin: F4
3. Editar el comentario de una celda: MAYS + F2
4. Autosumar las celdas seleccionadas: ALT + =
5. Insertar una nueva hoja: MAYS + F11
6. Editar la celda actual: F2
7. Ocultar fila actual: CTRL + 9
8. Ocultar columna actual: CTRL + 0
9. Mostrar las filas ocultas de un rango: CTRL + MAYS + 9
10. Mostrar las columnas ocultas de un rango: CTRL + MAYS + 0

10 atajos tiles de Excel

Por Moiss Ortz el 18 de febrero del 2011
Estas son algunos atajos (mtodos abreviados) de teclado que utilizo frecuentemente en
Excel 2010 y que me han ayudado en gran manera:

1. Seleccionar la columna actual completa: CTRL + ESPACIO

2. Seleccionar la fila actual completa: MAYS + ESPACIO
3. Moverse a la ltima celda del bloque de celdas actual: CTRL + FLECHA
ABAJO
4. Moverse a la primera celda del bloque de celdas actual: CTRL + FLECHA
ARRIBA
5. Seleccionar de la celda actual hacia abajo: CTRL + MAYS + FLECHA ABAJO
6. Seleccionar de la celda actual hacia arriba: CTRL + MAYS + FLECHA ARRIBA
7. Insertar la fecha actual: CTRL + ;
8. Insertar la hora actual: CTRL + MAYS + :
9. Abrir el cuadro de dilogo Ir a: F5
10. Mostrar el cuadro de dilogo Guardar como: F12
Espero que stos atajos sean de utilidad en tus actividades diarias con Excel.

Funciones de tiempo en Excel

Por Moiss Ortz el 3 de octubre del 2011
Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con informacin de tiempo.
Estas funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de hora, minuto y
segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.
Cada funcin, de acuerdo a su nombre, extrae una parte especfica de una hora con tan
solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo,
supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente informacin:

La funcin HORA en Excel

Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la funcin HORA de la
siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el
formato de 24-horas.

La funcin MINUTO en Excel

Para extraer la informacin de los minutos utilizamos la funcin MINUTO:

La funcin SEGUNDO en Excel

Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la funcin SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una hora puedes hacer
uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier clculo posterior.

Funcin Excel HORA

Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: HOUR

Qu hace?
Obtiene la hora de un valor de hora especificado.

Sintaxis
HORA(hora)

hora (obligatorio): El valor de tiempo que contiene la hora que se desea conocer.

Ejemplos
HORA(7:30) = 7
HORA(AHORA()) = hora actual

Funcin Excel MINUTO

Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: MINUTE

Qu hace?
Obtiene el minuto de un valor de hora especificado.

Sintaxis
MINUTO(hora)

hora (obligatorio): El valor de hora que contiene el minuto que se desea conocer.

Ejemplos
MINUTO(7:30) = 30
MINUTO(AHORA()) = Minuto actual

Funcin Excel SEGUNDO

Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: SECOND

Qu hace?
Regresa el segndo del valor de hora especificado.

Sintaxis
SEGUNDO(hora)

hora (obligatorio): La hora que contiene los segundos que se desea conocer.

Ejemplos
SEGUNDO(12:30:45) = 45
SEGUNDO(AHORA()) = El segundo de la hora actual