Gestin del Mantenimiento asistido

por computador (GMAC)

Erol Zabiski Duardo

Administracin

23.07.2007

10 minutos de lectura

administracin de produccin y operacionesmantenimiento

1. Datos vs. Informacin.

Cuando analizamos lainformacin que se genera en una empresa, se puede notar la suma importante que se est manejando, en
detrimento de otras que, a pesar de s ser importantes, no son las que deciden aspectos estratgicos. Es por esto, que se busca una
diferenciacin constante entre las fuentes de informacin y su valor, puesto que para la Gestin de la Funcin Mantenimiento,
tantos datos lejos de ayudar, lo que hacen es dificultar el trabajo. Es conveniente partir de la idea, que la Informacin cuesta, y cuesta
mucho, pero tambin comenzar a cuantificar cuanto nos puede costar no manejar la informacin necesaria o equivocada. Mucho se ha escrito
sobre este aspecto, pero nunca se ha tratado de centrar la atencin de dnde se debe partir y hacia dnde se debe llegar, para lograr
un sistema de informacincoherente.
Las empresas, al establecer los sistemas de informacin, buscan afianzarlos con software, pensando en tener la certeza de que se logran dos
criterios principales: que sea el sistema correcto (dependiendo de la misin de la organizacin) y que est correcto el sistema (en funcin de
las caractersticas del software). Ningn sistema que deje de satisfacer estas consideraciones ser completamente til para la gerencia
u organizacin. Estos dos criterios, estn enfocados en el diseo (seleccin) y posterior programacin (implantacin) de sistemas
informticos, en este caso, los muy conocidos GMAC1. Ahora bien, Cmo saber si un dato me es til o no? Para darle respuesta a esta
interrogante, presentaremos la diferenciacin entre Datos e Informacin, segn lo que se establece en la Figura 1.

Dentro de la Gestin de la Funcin Mantenimiento, absolutamente todo lo que se genera es considerado un dato. Pongamos por ejemplos al
personal. Los niveles de enfermedades profesionales, ausencias laborales, llegadas tardes, perdidas de tiempo, bajo aprovechamiento de la
jornada laboral, entre otros problemas que se pueden presentar. Dentro de esta gran gama de DATOS, tenemos que diferenciar aquellos

datos que son tiles para la Gestin el Mantenimiento. Y, como s si son tiles o no? Esa es una pregunta que se responder en su
momento. Por ahora, aguarde.
Posterior a la diferenciacin, se hace necesario un estudio y anlisis de aquellos datos que aportan un valor para la Toma de Decisiones,
que como pueden apreciar, es la punta de la pirmide mostrada. Aqu, es preciso organizar, estructurar y eliminar aquellos datos que no son
tiles (en la situacin actual), y trabajar solo con aquellos que reportan una informacin, y por ende, son necesarios para a Toma de
Decisiones. En este punto, solo nos queda generar repotes de gerencia que sean tiles para todos los niveles de informacin, y que reporten
una utilidad en el cumplimiento de los objetivos estratgicos. No se considera errada, la creacin de informes o reportes para el control, lo que
s es un problema de las empresas, es el exceso de papeles (burocracia) que se exige, y que, pinselo bien, muchos estn sobrando.
Para aclarar algunos aspectos, es preciso conceptualizar lo que entendemos por Sistema de Informacin, para establecer algunos criterios
importantes. Pues bien, un SISTEMA DE INFORMACIN es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Puede estar formado por: equipo computacional: el HARDWARE necesario para que el sistema de
informacin pueda operar, el RECURSO HUMANO que interacta con el Sistema de Informacin, el cul est formado por las personas que
utilizan el sistema. Pero lo ms importante aqu, es saber para qu se quiere un sistema de informacin de Mantenimiento. Un criterio est
basado en diferenciar los Sistemas de Informacin para la Direccin (SID) y los Sistemas de Informacin Operativa (SIO), pero solo as?
Veamos.

2. Tipos de Informacin. Niveles.

En la prctica, existen muchos tipos de sistemas de informacin. En sentido general se reconocen tres fundamentales: Sistemas de Negocios,
basados en la actividad a fin de la organizacin; Sistemas de Informacin, que su razn de ser es asistir a la Toma de Decisiones (ejemplo:
Sistema GMAC); y Sistemas Estratgicos, que como su nombre lo indica, estn para lograr ventajas competitivas y se desarrollan en la
propia organizacin. Como ven, muchos de estos sistemas funcionan en nuestras empresas, pero no se conocen (en gran parte de ellas)
para qu se establecen las pautas de control, y a quin le brinda informacin.
A partir de esta clasificacin, podemos desprender que se pueden diferenciar los niveles de informacin que se establecen en las empresas,
sobre todo por su utilidad, y la responsabilidad en la toma de decisiones y su posterior impacto empresarial. En tal sentido, existen tres
niveles de informacin bien marcados en las empresas. Si comenzamos con los directivos, vemos que existe un Nivel Corporativo, que se
centra en los cambios estratgicos que son necesarios realizar, y se apoya en informaciones estratgicas puesto que debe dominar hasta lo
que se conoce como PRE-informacin. Este nivel corporativo, tiene una fuerte relacin con el Nivel Gerencial, el cual est relacionado con la
direccin ejecutiva de la empresa y es la encargada de ajustar los planes de operacin-produccin, ajustes, etc., y se alimenta de toda la
informacin gerencial, que permite la Toma de Decisiones coherente y alineada con los objetivos estratgicos. El tercer nivel, relacionado con
el Nivel Operativo, en cual est presente el Departamento de Mantenimiento, se encarga de manejar las operaciones de Mantenimiento,
ejecucin de las tareas/acciones, inspeccin, planificacin, as como proponer cambios y ajustes que sean tiles para toda la organizacin.
Se basa en informaciones operativas, vinculadas al da a da, trabajos rpidos y toma de decisiones dinmicas, como es comn en la Gestin
del Mantenimiento.
Cuando comparamos los tres niveles de informacin, podemos establecer un incremento de la complejidad de los datos en los niveles
operativos, pero una mayor responsabilidad en los niveles corporativos, y esta situacin diferencia los datos a manipular.

3. Tipos de Datos Caractersticas.

Para lograr estructurar un sistema de informacin para la gestin del Mantenimiento, de forma coherente, es necesario dominar los tipos de
datos y sus caractersticas. Primero, la organizacin de los datos depender del tipo de dato, referido a la unidad de medida o informacin
que suministra; la fuente de informacin original de los datos, la cul condiciona la valides de los mismos y el soporte que almacena y
procesa estos datos, sugiriendo la utilizacin de sistemas de informacin asistidos por computadora; as como tambin el uso posterior que
se les da a los mismos.
Cuando analizamos la Unidad de Medida de los Datos, resalta la necesaria diferenciacin entre los datos econmicos, referidos al consumo
de unidades monetarias, as como recursos en especficos y los datos de tiempo, vinculados a los consumos de perodo en los que se
ejecutarn diferentes actividades o tareas de Mantenimiento. Otros datos diferentes estn relacionados con la descripcin de eventos, como
pueden ser acciones, tareas, trabajos o caractersticas propias del Mantenimiento, y los datos Tcnicos, surgidos para describir
caractersticas tcnicas de los equipos/sistemas, propias en el Mantenimiento o Explotacin, y que forman parte de los tan necesarias
expedientes tcnicos.
En el caso de las Fuentes de Informacin, para Mantenimiento, existe una que es inviolable, y nos referimos a la Orden de Trabajo,
documento fundamenta dentro de la Gestin del Mantenimiento. Tambin, se puede hacer referencia a los sistemas de apoyo a la gestin
empresaria, como sistemas de gestin de almacenes, control de la produccin, economa, Recursos Humanos, sistemas control Automticos,
de Monitoreo On-Line, entre otros. Todo lo que nos facilite un DATO, es considerado una Fuente de Informacin.
Si almacenamos informacin o datos, partiendo de la base de tener sistemas GMAC, servidores, redes y computadoras, tenemos que pensar
en el uso posterior que se les proporciona. Para esto, se diferenciar su uso en datos relativos al funcionamiento de los equipos/sistemas,
datos de los planes de Mantenimiento; datos relativos a los reportes gerenciales, que brindan informacin sobre el estado de la Gestin del
Mantenimiento, Indicadores Tcnicos-Econmicos; y datos relativos a resmenes para directivos, Toma de Decisiones, anlisis anuales y
ejecucin de planes de mejoras dentro de la Funcin Mantenimiento. Como ven, los dato tiene su propia personalidad, y mucho de esta
depende del tratamiento que se les de, sobre todo para que reporte una informacin til.
Ahora bien, todava no se le ha dado respuesta al problema de saber si un dato es til o no. Primero, hay que tener en cuenta qu tipo de
informacin suministra, as como para que nivel, y comenzar a determinar su tratamiento. Despus, es necesario establecer las fuentes de

recogida de datos o crearlas, segn sea el caso, y por ultimo, establecer las ecuaciones de datos. Y listo, ya tenemos una informacin! Ser
as de simple? Para comprobar esto, le presentamos el Modelo de Definicin de datos a controlar, y algunos ejemplos ilustrativos.

4. El Modelo de Definicin de Datos. Ejemplos.

En la Figura 2, se muestra el Modelo de definicin, que tiene como principal objetivo, establecer una diferenciacin entre todos los datos que
se generan en la Gestin del Mantenimiento, basado en nico principio: Cules son los objetivos de Mantenimiento? Respondiendo a esta
pregunta, se podrn obtener reportes de Gestin tiles, poco y eficiente manejo de datos, as como una seguridad en el trabajo, puesto que
no habr excesos ni faltantes de datos importantes. Veamos el Modelo.

El diagrama de flujo mostrado, presenta un modelo para definir qu datos son necesarios controlar, y centra su resultado en precisar los
registros de datos a utilizar, as como las caractersticas inherentes a los Indicadores. Como es costumbre (vase Metodologa BSC3) se
comienza el recorrido por los Objetivos de Mantenimiento, a partir de aqu, se hace una definicin de los Indicadores que se desean controlar,
de los cuales se desprende la bsqueda del Origen de los Datos, Documentos y/o Puntos de Medicin (segn sea el caso). En este punto, es
necesario preguntarse, si existen o no las Fuentes de Informacin. Si obtenemos un no como respuesta, ser necesaria la Creacin de las
Bases de Recogida de Datos; frente a un s, la Organizacin de ellos. A partir de aqu, se Definen los Datos que se quieren controlar,
permitiendo la bsqueda de la Frecuencia de Medicin o adquisicin de los valores.
Aunque la definicin de los indicadores nos presenta una Base de Clculo ya preestablecida, se incorpora este paso para estudiarlas, y
adaptarlas a las condiciones de la empresa; problema muy comn en los llamados Indicadores de Clase Mundial (ICM). En este punto, se
intentan establecer las Relaciones de Datos, constituyendo la correlacin entre todos los Valores que se calculan, con el fin de precisar bases
de comparacin, que nos permitan reconocer los diferentes momentos de Operacin y Mantenimiento que surgen dentro del contexto
operacional, y que por separado no es posible su estudio, definicin o comparacin.
Este anlisis sistmico garantizar una estructuracin de datos encargada de puntualizar los datos de Entrada y que se convertirn en los
Valores Numricos que se deben seguir; ya sea en un Tablero de Comando (BSC) o simplemente en un sistema GMAC y/o Hoja de Clculo
en Microsoft Excel.
Al final, obtenemos la definicin de los Reportes de Salida, que son los encargados de mostrar la informacin (verificable), hacia los tres
niveles fundamentales: Estratgico, Tctico y Operativo. El Modelo termina con la necesaria correspondencia entre estos Reportes de Salida,
y los Indicadores que muestran la situacin actual de la Funcin Mantenimiento, y que estn alineados con los objetivos estratgicos
establecidos. Si entendemos que la necesidad de informar es vital para cualquier gestin, podemos verificar la utilidad del Modelo. Cree
UD. que es complejo? Para ver su utilidad, veamos dos (2) ejemplos ilustrativos.
EJEMPLO #1: Para una empresa distribuidora de electricidad, se establece como Objetivo: Garantizar la Disponibilidad del Transporte de
electricidad. Para esto, se establece como objetivo de Mantenimiento, mantener una Disponibilidad del 98%. Pues bien, ya establecidos los
objetivos de Mantenimiento, en este caso fijando el valor, podemos referirnos al Origen de los Datos. Para determinar los valores de
Disponibilidad 4 , es necesario manejar los tiempo de Operacin del Sistema (que se obtienen del sistema de control de operaciones) y los
tiempo de parada del sistema, que se precisan en las Ordenes de Trabajo que se ejecutarn por Mantenimiento en toda la lnea de
transmisin. En este caso en particular, se obtiene las fuentes de los datos, unidos a los orgenes, puesto que son informaciones que siempre
se manejan. Inmediatamente, tenemos que establecer las pautas de organizacin de los datos, diferenciando las rdenes de Trabajo (OT)
que provoca parada del sistema y las que no, as como aquellas fallas ajenas a Mantenimiento (de ser el caso). Se define los datos dentro de
las OT, la frecuencia, que puede ser mensual o semanal (segn la empresa) y se discute la ecuacin de clculo que se pretende utilizar.
Ntese que se dice discute porque no puede ser que Mantenimiento calcule la disponibilidad de una forma y Operaciones de otra, o que se
determine la Disponibilidad basado en suposiciones. Cuidado!, la distribucin elctrica es mucho ms seria que lo que se cree. Al final, estos

datos se organizan en reportes, y se establecern Modelos que informen a los diferentes niveles, organizados en tablas y figuras para su
mejor compresin.
Advirtase la necesidad de esclarecer la forma de clculo, y el origen de los datos, porque todava existen mantenedores que no creen
necesaria la inclusin del tiempo de parada, como dato de una OT.
Para reconocer la utilidad del Modelo, veamos este ejemplo, donde se pretende controlar los datos necesarios para Mantenimiento, y que
dependen del cumplimiento de la funcin-objetivo de un equipo/sistema.
EJEMPLO #2: Para una caldera de vapor, es necesario establecer los parmetros de control, para garantizar su explotacin de manera
ininterrumpida. Para esto, el objetivo es generar Vapor de Agua a: Presin X; Temperatura Y; Calidad Z 5 . En este caso, los indicadores
coinciden con los valores que se quieren controlar, puesto que de ellos depende el cumplimiento de la funcin-objetivo, y se podrn obtener,
en este caso DIRECTAMENTE DE LOS INSTRUMENTOS ACOPLADOS AL EQUIPO. Estos datos, se organizarn y calcularn, par
establecer correlaciones de datos, que son tiles para el Mantenimiento Predictivo, pero que adems, permitirn saber en que momento
exacto es conveniente ejecutar acciones de Mantenimiento. Aqu, lejos de pensar que el modelo no es ventajoso, hay que aclarar, que se
habla de una funcin-objetivo bien clara, y que todo el Mantenimiento de este equipo, depender del cumplimiento de estos parmetros de
operacin.
La utilidad de este Modelo, est constituida por la necesidad de controlar solo aquellos datos importantes, y ayuda a tener una
muestra de los datos que no debe faltar en un sistema GMAC, para cumplir con los objetivos del Departamento de Mantenimiento.
Harina de otro costal, lo forman los datos dentro del Proceso de Planificacin y Programacin del Mantenimiento, puesto que a pesar de que
el objetivo es uno (evitar que los equipos fallen) los indicadores estratgicos que miden este objetivo, se alimentan de datos muy distantes
(segn el origen) y de fuentes muy complejas (segn el lugar en que se generan). Le invito a que lo pruebe y compruebe su utilidad. No
permita que su organizacin pierda competitividad.

Zabiski Duardo Erol. (2007, julio 23). Gestin del Mantenimiento asistido por computador (GMAC). Recuperado de
http://www.gestiopolis.com/gestion-mantenimiento-asistido-computador-gmac/