En este artculo se presenta la subcontratacin de servicios logsticos como
una herramienta que permite optimizar la gestin logstica de aquellas empresas en las que realmente resulta posible y necesario, dado que sirve para unos objetivos concretos y cuya utilidad se encuadra en unos entornos determinados, a costa de que sea realizada por un operador logstico seleccionado. La logstica engloba funciones tan diversas como el transporte, el almacenaje, la preparacin de semielaborados, los controles de calidad previos, la preparacin de pedidos, la gestin de stocks, el diseo de rutas, el tratamiento y gestin de informacin. La gestin logstica puede abordarse de forma interna o externa, es decir subcontratada, accediendo a los servicios logsticos suministrados por empresas especializadas. La tendencia actual del mercado es a subcontratar estos servicios con especialistas que se encargan de optimizar el flujo y minimizar el riesgo para el cliente.
Los principales objetivos que persiguen las empresas a travs de la
sub-contratacin logstica son:
1.- Reduccin de los costes. La totalidad de costes de la actividad logstica
representan casi un 10% sobre las ventas que el operador es capaz de reducir. 2.- Incremento de la productividad y de los niveles de servicio. El operador logstico incrementa los niveles de eficiencia y calidad debido a su experiencia. 3.- Mayor flexibilidad ante las fluctuaciones del mercado y la demanda. El operador logstico se adapta tanto a las fluctuaciones laborales como operacionales. 4. Enfoque en el negocio, dejando las actividades que no son core business de la empresa en manos de un especialista, el operador logstico. Esto implica un mejor conocimiento (know-how) y optimizacin de los costes logsticos o el acceso a equipos y servicios de alto nivel a un precio menor y que la empresa contratante pueda centrarse en los procesos que forme parte de su verdadero core business. 5.- Disminucin del riesgo inversor. Las inversiones en instalaciones y equipos las realiza directamente el operador. 6.- Repercusin medioambiental indirecta positiva. Con la gestin del operador se reduce el volumen de los residuos generados, se optimiza la vida de los embalajes mediante su gestin logstica inversa, se optimiza el consumo de fuentes energticas, se consigue una importante reduccin de emisiones de CO2 y otros contaminantes, etc., generando una disminucin del coste de explotacin y una mejora de la reputacin de la empresa en su entorno.
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La consecucin de los objetivos o, en otras palabras, el xito de una
subcontratacin, depende del entorno interno y externo de cada empresa en particular. Recogemos a continuacin las condiciones que dan lugar a entornos ptimos a efectos de subcontratacin.
A nivel interno o de empresa, el entorno ptimo es el caracterizado por los
siguientes aspectos: Empresa con actividades y operaciones logsticas susceptibles de ser subcontratadas. Operaciones a subcontratar fuera del ncleo central del negocio y no sujetas a normativa laboral o legislacin del transporte que exijan contrapartidas que vulneren la viabilidad de la subcontratacin. Posibilidad de reconversin del personal y amortizacin de los equipos del sistema lo-gstico propio. Existencia de potencial tcnico suficiente para afrontar el seguimiento y control de la sub-contratacin. Ambiente empresarial abierto a los cambios y a las transformaciones. El entorno externo a la empresa tambin juega un papel decisivo en el xito o fracaso de una subcontratacin de servicios logsticos. Dos aspectos caracterizan un entorno externo ptimo para la subcontratacin: Existencia de operadores logsticos adecuados. Cada proyecto de subcontratacin requiere un operador logstico de unas determinadas caractersticas (equipamiento especfico, rea de operacin, experiencia, recursos financieros). La empresa deber realizar una identificacin previa de las cualidades del operador adecuado a los servicios logsticos que pretende subcontratar, as como la seleccin de este entre los operadores existentes. Exigencias del mercado en lnea con los objetivos de la subcontratacin. En un de-terminado sector, si la competitividad entre empresas no comporta el impulso de aquellos objetivos que puedan asumirse gracias a una operacin de subcontratacin, no podr hablarse de un entorno externo ptimo. En este caso, subcontratar representara una alternativa poco til para reforzar la empresa frente a la competencia. Resultara ms ventajoso dedicar el esfuerzo a otras estrategias empresariales que si mejorasen el posicionamiento de la empresa en su mercado. Sin embargo, el xito de una subcontratacin no depende nicamente del entorno interno y externo de cada empresa en particular. Para alcanzar los objetivos planteados es preciso que la subcontratacin se ajuste a unas pautas de funcionamiento o a unas fases de desarrollo.
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Estas pautas bsicas se pueden agrupar en grandes campos clave:
Anlisis previo a la subcontratacin. Anlisis realizado en el seno de la empresa, para determinar las demandas al operador, definir parmetros de servicio y procesos de seguimiento y control, elaborar criterios para su seleccin o establecer objetivos para la subcontratacin. Este anlisis debe guiar el proceso de obtencin de toda la informacin bsica a partir de la cual nace un proyecto de subcontratacin, se selecciona el operador adecuado, se redacta el contrato y se inicia la gestin del proceso de subcontratacin. Seleccin del operador logstico. Es aconsejable establecer una demanda por escrito (descripcin de los servicios logsticos a subcontratar), analizar a fondo los operadores logsticos existentes y seleccionar un nmero reducido de ellos para someterles la demanda a consideracin. A partir de sus ofertas, se debe seleccionar aquella que ofrezca mayores ventajas (menor precio, mejor servicio, mejores equipos,...) y credibilidad (experiencia, antecedentes,...). Estructura y contenido de un contrato. El uso de un contrato como guin para las relaciones entre empresa y operador obliga a que su redaccin sea completa y exhaustiva. Las recomendaciones en este campo facilitan la preparacin de la informacin a incluir en el contrato: Descripcin de las operaciones, los equipos, la definicin de los parmetros de servicio, los informes de gestin, la previsin de las revisiones, la determinacin de la forma de pago, los imprevistos, las condiciones de rescisin,...etc. Seguimiento y control de las operaciones. Las instrucciones se centran en el contenido y utilidad de los informes semanales o mensuales que enva el operador, en los parmetros utilizados en ellos, en el anlisis peridico del sistema logstico, en los reajustes que surgen de las revisiones, siempre contando con una eficaz colaboracin entre la empresa y el operador y siendo el objetivo la optimizacin continua de los servicios. Las actividades logsticas son el nexo de unin entre los productores y sus clientes. De fallar los flujos de materiales o de informacin, las cadenas de produccin se detendran y los productos finales no alcanzaran su destino final. En consecuencia, conviene analizar en qu medida la subcontratacin de servicios logsticos aumenta el riesgo de disfuncin de un sistema logstico respecto a una gestin propia. No conocer estos riesgos supondra no establecer medidas e instrumentos para minimizarlos, con lo que la viabilidad de la subcontratacin podra verse reducida. Existen tres fuentes de riesgo en un proceso de subcontratacin de las operaciones y actividades logsticas de una empresa: - El proceso de decisin inicial, desde la decisin de subcontratar hasta la seleccin del operador, puede ser fuente de errores de base que incidirn negativamente en la evolucin de la subcontratacin. Ejemplos de estos errores son los siguientes:
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Decidir subcontratar cuando los objetivos perseguidos por la empresa no
encajan con los que permite asumir una relacin de subcontratacin: la subcontratacin resulta intil. Decidir subcontratar con un entorno interno o externo, no adecuado para el xito de la subcontratacin. No acertar en la definicin de la subcontratacin (operaciones, equipos, nivel de servicio, medidas de seguimiento, etc.). Estos errores repercuten en la calidad y prestaciones del servicio logstico final. Para evitar el riesgo de dichos errores resulta imprescindible una experta direccin del proceso de decisin. - El desarrollo y la gestin de operaciones. La falta de coordinacin entre la empresa y el operador logstico es otro de los riesgos asociados a la gestin de un sistema logstico subcontratado. Este peligro podra llegar a imposibilitar la direccin de la subcontratacin por parte de la empresa, dejando el sistema en manos del operador. El nfasis en las acciones de seguimiento y control son la clave para evitar la descoordinacin. - Las relaciones entre la empresa y el operador logstico, incluso cuando el operador haya sido correctamente seleccionado, representan una fuente de riesgo en relacin con el deterioro de una subcontratacin. Se requiere un esfuerzo adicional de comunicacin entre ambas organizaciones para evitar la aparicin de problemas tales como dificultades de coordinacin, prdida de eficacia, menor nivel de servicio, desconexin respecto al cliente final, etc. Para evitar la aparicin de este tipo de problemas es preciso establecer claramente en el contrato los instrumentos y la operativa de seguimiento y control, las circunstancias y el modo de revisin o rescisin del contrato por ambas partes y, finalmente, el procedimiento de resolucin de las situaciones excepcionales que pudieran presentarse. En relacin con las tres fuentes de riesgo, la estrategia de mantener un departamento de logstica competente en la empresa que realiza la subcontratacin, responsable de la relacin de subcontratacin, no es tan slo la solucin ms eficaz sino que resulta del todo necesaria. En definitiva, y tras todo lo dicho, destacar que la subcontratacin logstica es una herramienta de optimizacin de la gestin logstica que sirve para alcanzar unos objetivos concretos siempre que la empresa se encuentre en un entorno determinado, siga pautas de funcionamiento concretas y adopte medidas tendentes a minimizar las posibles fuentes de riesgo.
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QU SUBCONTRATAR: La cuestin no es tanto subcontratar o no subcontratar, sino qu subcontratar. Consideraremos primero todas las actividades en las que podemos dividir la funcin logstica:
Gestin de la red logstica.
Gestin del stock. Gestin del transporte. Gestin de pedidos y movimientos de la mercanca. Gestin del almacn. Gestin del aprovisionamiento. Gestin de la distribucin. Gestin de los sistemas de informacin de la logstica.
Nosotros podemos contratar todas, algunas o ninguna de las actividades
anteriores adems, podemos subcontratar en una sola empresa de logstica o en varias. En este ltimo caso, la adjudicacin puede hacerse por zonas o por especializacin de la empresa de logstica. Generalmente, la subcontratacin se hace tanto del transporte de larga distancia como del de la distribucin. Algunas empresas subcontratan la gestin de pedidos ni la gestin de los sistemas de informacin. Se entiende que ello sera tanto como dejar en manos de terceros toda la in formacin de nuestros clientes. No obstante, la subcontratacin en un operador logstico puede hacerse de varias formas. Podemos subcontratar al operador de forma que gestione el almacn en exclusiva para todos, o bien podemos permitir la gestin permitida con otros clientes (multicliente).
RIESGOS DE LA SUBCONTRATACIN LOGSTICA
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Existen tres fuentes de riesgo principales para el cliente a la hora de realizar
una subcontratacin de servicios logsticos: 1.- El proceso de decisin inicial. Desde que se decide que hay que subcontratar hasta que se elige el operador logstico ms adecuado, se pueden ir acumulando errores en las sucesivas etapas que hagan tomar una decisin incorrecta, como por ejemplo, si los objetivos perseguidos por la empresa no pueden ser asumidos por el operador, o el entorno interno o externo no son adecuados para el xito, o equivocarnos en la cuanti ficacin de los costes o en el mtodo de seleccin elegido. 2.- El incorrecto desarrollo y la gestin de las operaciones. La falta de coordinacin entre cliente y operador logstico o los problemas operativos que ste ltimo pudiera cometer condiciona el xito en la operacin, dejndolo muchas veces en manos del operador. 3. Las relaciones entre cliente y cargador logstico. Requiere un esfuerzo constante de comunicacin, una prdida de confidencialidad, debido a que el cliente debe revelar ciertos datos confidenciales para que el operador pueda desarrollar su trabajo, o simplemente, un problema externo como la suspensin de pagos o una huelga del operador puede dejar al cliente sin servicio. Por ello, es necesario contractualmente contemplar estas circunstancias, existiendo una conexin directa entre el departamento de logstica del cliente y el operador logstico. Existen otros factores que pueden frenar este proceso, de ndole psicolgica, social o incluso ligada a cambios en los hbitos, que pueden materializarse en: 1. Desconfianza al ceder el stock y su control a un tercero. 2. Recelo a la eliminacin de personal propio. 3. Posibilidad de huelgas y la resistencia al cambio cuando se incorporan nuevo hbitos de trabajo. 4. Otros.
ETAPAS DEL PROCESO DE SUBCONTRATACIN LOGSTICO
Una vez estudiada la necesidad de subcontratar, vistos los objetivos que persigue y teniendo en cuenta que la actividad logstica constituye un aspecto competitivo muy importante a la hora de abastecer el mercado y satisfacer sus necesidades, se expone a continuacin las diferentes etapas que forman parte de este proceso para la gestin tanto de los flujos fsicos como de los flujos de informacin.
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1. Anlisis interno previo a la subcontratacin. En esta etapa se realiza una
descripcin del sistema logstico actual, se evalan los costes logsticos, los niveles de servicio, el sistema de informacin y la gestin de todo el sistema. Adems, se redacta el borrador del pliego de condiciones, desarrollando en detalle cmo queremos que sea el nuevo sistema logstico, la reestructuracin de la planta de produccin que ser necesaria, la puesta en marcha del nuevo sistema logstico y la evaluacin econmica de todo el proyecto. 2. Pliego de condiciones del proyecto de subcontratacin. Tomando como base el borrador elaborado en la etapa anterior, se definen exhaustivamente las especificaciones tcnicas y contractuales del proyecto, para que los operadores realicen sus ofertas tcnicas. Se describe el nuevo sistema logstico, fruto del anlisis interno, la puesta en marcha del mismo y la valoracin econmica por parte del cliente. 3. Seleccin de operadores. Aplicacin de la metodologa para la preseleccin y posterior seleccin final del operador logstico ms adecuado. Para el desarrollo de esta etapa existen multitud de tcnicas cuasi-cientficas, siendo la ms utilizada por su sencillez y resultado la matriz de toma de decisin ponderando diferentes factores. 4. Estructura y contenido del contrato. A continuacin, una vez seleccionado el operador, se redacta la carta de intenciones, se describe todo el contenido del contrato de prestacin de servicios logsticos, se discute la modalidad de tarificacin, se determina cmo se va a llevar a cabo la resolucin de posibles imprevistos durante el desarrollo de la actividad, se fijan los valores objetivo para los indicadores de seguimiento de la actividad, tambin denominados como Key Performance Indicators (KPIs), etc. 5. Modalidades de tarificacin. Se determina finalmente la metodologa ms adecuada que se va a utilizar para facturar los trabajos del operador al cliente (cost plus, income statement variable o por unidades de obra). 6. Seguimiento y control de las operaciones. Por ltimo, se define la tecnologa y sistemtica para el control y transmisin de los flujos de informacin desde el operador hacia el cliente.