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Diseo de Organizaciones y Procesos

ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA ORGNICA

I. LA ORGANIZACIN
A inicios del siglo XXI: sociedad de organizaciones.
Organizaciones: Fenmeno clave de nuestro tiempo. Han convertido a la poltica, clases sociales, economa, tecnologa,
religin y familia, en variables dependientes.
Charles Perrow: Organizaciones grandes han absorbido a la sociedad propiamente dicha, y se han convertido en
sustitutos de ella.
1.1

Conceptualizacin

I. Chiavenato (2009:201): unidad o entidad social en donde las personas interactan para alcanzar objetivos
especficos... La palabra organizacin denota toda empresa humana creada intencionalmente para alcanzar objetivos
determinados.
Daft y Marcic (2009:248): Es el desarrollo de recursos organizacionales para alcanzar metas estratgicas. El desarrollo
de recursos se refleja en la divisin del trabajo de la organizacin en departamentos y trabajos especficos, lneas de
autoridad formales y mecanismos para coordinar diversas tareas organizacionales.
Schermerhorn (2003:202): Organizacin es el proceso de coordinar personas y recursos para trabajar y alcanzar un
propsito comn.
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Saloner, Shepard y Podolny, 2001; y Roberts, 2004 (grupo de investigadores de Stanford): Identifican a la
organizacin como una coleccin de personas y un conjunto de caractersticas organizativas: la arquitectura, las rutinas
y la cultura.
Nadler (1992): Organizaciones pueden ser consideradas como un conjunto de componentes: la tarea, los individuos, la
organizacin formal y la organizacin informal.

En cualquier sistema, la pregunta clave no es cules son sus componentes

sino cul es la naturaleza de su interaccin, y cmo las relaciones entre ellos
afectan la forma en que se combinan para producir un determinado rendimiento.

1.2

Silogismo de la organizacin

Ante diversidad de definiciones y situacin semntica difusa en campo de la Administracin, Bueno Campos (2007:25)
recomienda distinguir tres significados para el trmino Organizacin:
Como entidad (sujeto): Institucin o grupo funcional, con dos componentes esenciales: Cuerpo y Espritu.
Como proceso: Arreglo y asignacin del trabajo.
Como teora: Cuerpo de conocimientos armonizados.
La empresa es una organizacin, cuya organizacin se rige de acuerdo
con los principios de Organizacin.

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1.3 Consideraciones en el Diseo Organizacional

a. Organizacin: Conjunto de partes en interaccin que procesan insumos para convertirlos en resultados orientados
bsicamente hacia un ambiente externo, de acuerdo a fines y normas establecidas. Todo esto, apoyadas en
procesos y estructura que deben ser diseados para lograr niveles mnimos de productividad y competitividad.
b. Partes de una organizacin. Dura (hard) integrada a su vez por la estructura y los procesos; y, blanda (soft)
constituida por la cultura organizacional (valores).
c. La organizacin es ms que su estructura.
d. La organizacin crea valor. Es una herramienta utilizada por las personas para coordinar acciones destinadas a
lograr algo que desean.
Creacin de valor se lleva a cabo en tres etapas: entrada, conversin y salida, cada una de las cuales se ve
afectada por el ambiente en que opera la organizacin (Gareth Jones, 2008).
e. Para identificar y entender la organizacin que realmente existe, es necesario conocer la naturaleza de la
organizacin formal, la jerarqua formal de autoridad y el cuerpo reglamentario oficial, as como las redes de
relaciones informales y normas extraoficiales: Los patrones instituidos formalmente y los que surgen de manera no
formal, se encuentran ntimamente entrelazados.
f.

Las situaciones organizacionales son multicausales y cada parte de la organizacin (v.g. reas de Produccin,
Administracin, etc.) apela a tcnicas y herramientas analticas que el gerente debe conocer. Organizacin es
multifactica y sus variables son mltiples.

g. Enfoque adecuado de la organizacin implica reconocerla como sistema complejo en el cual interactan diversos
elementos (variables), entre ellos: misin y visin, como ejes orientadores; objetivos y estrategias; potencial humano;
procesos y sistemas; estilos gerenciales; mecanismos de decisin y participacin; cultura y valores; etc.

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La organizacin es efectiva cuando permite trabajar en armona, ser competitivos, y

potenciar la creatividad humana. Es aquella que logra coherencia entre sus componentes y no
cambia un elemento sin evaluar las consecuencias en los otros.

2. ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

2.1 Organizacin Formal
En trminos generales: Organizacin intencionalmente diseada y formalmente oficializada y reconocida por todos sus
integrantes. Generalmente, es aprobada por el estamento del ms alto nivel jerrquico.
Se basa en la divisin racional del trabajo y la diferenciacin e integracin de sus miembros, de acuerdo con algn
criterio preestablecido por aquellos que tienen en sus manos el proceso decisorio. (Chiavenato, 2009:201).
Mayora de tratadistas reconocen que es aquella organizacin que responde al planeamiento institucional y que sus
caractersticas principales son:
Deliberadamente planificada y diseada
Con objetivos establecidos, as como estructura jerrquica, especificacin de tareas y relaciones de autoridad y
responsabilidad, claramente definidas.
Brinda gran importancia a la coordinacin de actividades.
Otros autores: Representa un intento deliberado por establecer patrones de relacin entre los componentes encargados
de alcanzar los objetivos institucionales de manera efectiva.

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2.2 Organizacin Informal

Surge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal, y a partir de las
relaciones como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad (o de antagonismos) y del surgimiento de grupos informales que no
aparecen en el organigrama ni en ningn otro documento formal. Sus caractersticas son:
Flexible y poco estructurada
Relaciones, en parte, indefinidas
Existencia de grados de libertad en la actuacin de los miembros (espontaneidad)
La organizacin informal, est referida a los aspectos del sistema que no estn formalmente planeados sino que surgen
de manera espontnea de las actividades e interacciones de los participantes. En ocasiones complementan las
disposiciones de la organizacin formal proporcionando estructuras que colaboran con la realizacin del trabajo; en otras
situaciones, pueden surgir como reaccin a la estructura formal con el objetivo de proteger a los trabajadores de ella. De
este modo, pueden colaborar con el desempeo de la organizacin o constituir un obstculo.
2.3 Consideraciones en el Diseo Organizacional
a. A pesar de diversidad de medidas formales (muchas veces excesiva) existentes en cada organizacin, con el tiempo
surgen otros condicionantes del actuar de sus integrantes que no estn escritos en ningn instrumento de gestin (son
tcitos) pero ejercen una gran influencia sobre los comportamientos y desempeos.
b. Organizacin Formal: i) Resultado de decisiones explcitas y de naturaleza prescriptiva, que constituye una "gua" de la

manera en que las actividades deben ser realizadas para el adecuado cumplimiento de misin y logro de objetivos; ii) Se
suele representar mediante un esquema grfico (organigrama) y describir en los diferentes instrumentos de gestin, los
cuales permiten comunicarla.
c. Diversos aspectos de la organizacin informal tienen gran influencia sobre la conducta, incluyendo la direccin, valores,
creencias y relaciones entre los grupos.
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d. Liderazgos informales, coaliciones y alianzas, son cuestiones que por su misma naturaleza muchas veces se resisten a
ser formalizados.
e. Relaciones informales son vitales para funcionamiento efectivo de organizacin. Con frecuencia los grupos desarrollan
medios espontneos para manejar actividades que contribuyen al desempeo total.
f.

Relaciones entre estructura formal y organizacin informal son una cuestin de especificacin y ambigedad. Los
grados de informalidad (cunto queda en marco de ambigedad) y las formas en que se manifiesta dicha informalidad
son variables relevantes del contexto para cualquier diseo, ya que diseo implica especificacin, y especificacin
significa formalidad.
g. La tensin entre formalidad e informalidad tiene una gran incidencia en el tratamiento de la tensin entre especificacin
y ambigedad, que es inherente a cualquier diseo.
Actividades de diseo se centran en la estructura formal,
misma que est superpuesta por la informalidad de las redes
que emergen de la multiplicidad de relaciones no prescritas.

2. EL PROCESO DE ORGANIZAR
Proceso por el cual los administradores establecen la estructura de relaciones de trabajo entre los empleados para que
alcancen las metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz. (Jones y George, 2006:334)
Schvarstein (2000: 54): Consiste en el intento de especificacin total de una serie de variables, tales como los roles de
las personas, la informacin que necesitan para desempear dichos roles, las normas que rigen su accionar, los
conocimientos y las habilidades requeridos, las caractersticas de personalidad deseables, los recursos necesarios, etc.
Est compuesto por tres momentos dialcticos:
Universalidad. Planteamientos que valen para todos y para siempre; vg. misin y visin.
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Particularidad. Prevalencia de intereses individuales sobre los del conjunto (todo).

Singularidad. Como sntesis, busca denominadores comunes, acuerdos de metas parciales sobre los cuales los
integrantes de la organizacin puedan actuar juntos.
La relacin individuo-organizacin es de naturaleza complementaria pero, a la vez,
antagnica: complementaria en cuanto a la misin y filosofa corporativa;
y antagnica respecto a los intereses y libertad de conducta.

Responsabilidad gerencial. El proceso es propio de los gerentes porque para cumplir la misin y lograr los objetivos,
ellos deben organizar el equipo humano que dirigen, dividiendo la totalidad del trabajo requerido, asignando
responsabilidades, definiendo niveles de autoridad, estableciendo formas de coordinacin de manera que las actividades
a su cargo puedan desarrollarse de la mejor manera posible, con eficacia y eficiencia.
3. LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
3.1

Conceptualizacin

Metfora utilizada para representar al diseo del conjunto de elementos y relaciones que conforman la estructura formal
de una organizacin. Se asume una semejanza entre el concepto de diseo del plano (o maqueta) de una casa o edificio
con el del sistema de relaciones de los elementos que componen un modelo organizacional.
Es la combinacin de la estructura de la organizacin, sistemas de control, cultura y sistemas de recursos humanos,
que determinan en conjunto con qu eficiencia y eficacia se aprovechan los recursos de la compaa. Jones y George
(2006:34)
La arquitectura incluye la manera como la organizacin est dividida en subunidades, las relaciones jerrquicas entre
ellas, los mecanismos formales e informales que las vinculan, la estructura jerrquica que las gobierna, y las polticas de
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reclutamiento y compensacin para los empleados que ocupan los puestos dentro de la estructura organizacional.
Saloner, Shepard y Podolny (2008:75).
La arquitectura organizacional incluye bsicamente lo que se encuentra en el organigrama: los lmites verticales y
horizontales de la empresa; el vnculo entre tareas y puestos, y la relacin entre puestos de trabajo, departamentos,
divisiones unidades de negocio; las relaciones de autoridad y de informacin, etc. (Nadler, 1992)
En ella se suele comprender aspectos tales como la estructura de propiedad y la estructura de gobierno de la empresa,
que relativamente son caractersticas denominadas hard y, con frecuencia, presentan un contrato explcito. Adems,
tambin se incluye a la red que vincula a las personas a lo largo de la empresa y con otras empresas, y estas redes de
personas pueden adquirir tanta importancia o ms que la arquitectura formal.

3.2

Configuracin bsica

Entre los autores que desarrollan el tema, coincidiendo con Nadler, existe cierto consenso en que la arquitectura
organizacional est configurada por: trabajo, personal, estrategia, estructura, y cultura.
Trabajo. Es la actividad bsica de la organizacin, en concordancia con la estrategia elegida y con nfasis en las
actividades laborales especficas que deben efectuarse y en sus caractersticas inherentes.
Personal. El componente vital de las organizaciones son las personas que realizan las tareas.
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Estrategia. Es el proceso de planificacin por el cual una empresa define su futuro a medio y largo plazo, seleccionando
los mercados en los que va a operar, considerando la evolucin de dichos mercados, el entorno, sus capacidades
tecnolgicas y financieras, y sobre todo la voluntad de sus socios y principales directivos de estar presente o no en
determinados negocios. (S. Ortz, 2003:186).
Estructura. Galn Zazo (2006) dice que una estructura organizativa apropiada es aquella que facilita respuestas
eficientes (efectivas) a problemas de coordinacin y de motivacin en funcin de su entorno y los recursos humanos,
financieros y tecnolgicos disponibles, de modo que permite adaptar la organizacin al entorno y alcanzar los objetivos
estratgicos. Sus principales aspectos se detallan en el numeral II de la presente leccin
Cultura. Sistema de valores y creencias compartidas a travs del cual interactan los lderes y el personal de una
organizacin, que tiene una gran incidencia en sus estructuras, sus relaciones internas y externas, sus sistemas de
control y tambin en sus normas de comportamiento. Tambin comprende el lenguaje especial utilizado al interior de la
organizacin.
Al estar formada por los valores y la tica reinante en la organizacin, constituye el activo intangible que determina las
formas de comportamiento y accin de sus miembros respecto a ellos mismos y en su relacin con los dems.
Importancia: Facilita adaptacin y desempea una funcin de integracin interna. Proporciona categoras conceptuales
compartidas, normas que regulan las relaciones interpersonales, criterios para distribuir las recompensas y las formas de
hacer frente a la incertidumbre.
3.3 Consideraciones en el Diseo Organizacional
a. La estrategia determina la naturaleza del trabajo y el rendimiento crtico de la organizacin y, cuando existe una
estrategia mal concebida, ninguna arquitectura es capaz de brindar apoyo efectivo al logro de los objetivos. En
cambio, el diseo se facilita, si se cuenta con una estrategia viable y objetivos internos consistentes.
b. La observacin y anlisis de las tareas incluye una descripcin del trabajo bsico y del flujo laboral, procurando
siempre caracterizar las diferentes tareas requeridas y los flujos especficos; por ejemplo, en el microdiseo, el
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nfasis se centrar en los conocimientos y aptitudes necesarias para realizarlas, la criticidad de la ruta en que se
insertan los puestos, plazos, el grado de incertidumbre y limitaciones propias.
c. A travs de toda la evolucin del pensamiento administrativo han aparecido diversas formas de concebir a las
personas como parte esencial de las organizaciones, mismas que han tenido una gran influencia en la definicin de
las formas de organizar y dirigir a las empresas.
d. En la configuracin arquitectnica (especialmente en el rediseo) es fundamental la identificacin de las:
caractersticas del personal con que cuenta la organizacin, considerando sus conocimientos y aptitudes
individuales, sus necesidades y expectativas, aspectos demogrficos (edad y sexo), entre otros.
e. La cultura tiene un gran impacto en la definicin de objetivos y metodologa del proceso de diseo porque al mismo
tiempo que la estructura organizacional evoluciona, la cultura de la organizacin tambin lo hace. En consecuencia, a
mediano y largo plazo la cultura tambin puede ser modificada por medio del proceso de diseo organizacional.
f.

En caso que los valores organizacionales choquen con los de su comunidad, los primeros son los que, con un
enfoque positivo, deben prevalecer, a fin de lograr que su contribucin social se concrete en forma adecuada.
En la arquitectura organizacional y su correspondiente diseo se han generado cambios debido a:
El gran desarrollo del internet y su correlato interno (intranet) que ha determinado el surgimiento del
concepto de computacin en redes configurables y el comienzo de la dilucin de los lmites
organizacionales.
La posibilidad de conexin entre distintas plataformas (hardware), lenguajes y aplicaciones (software) que
permite avanzar aceleradamente en la comunicacin y entendimiento, dentro de un marco muy dismil de
culturas, necesidades e intereses.

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II. LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1. Conceptualizacin

Patrn establecido de relaciones entre los componentes o partes de una organizacin. Concepto que afecta a
todos los miembros de la organizacin.
Se caracteriza porque continuamente se est transformando en respuesta a los cambios, internos y del entorno.
En las organizaciones, por su condicin de sistemas sociales, su estructura no es visible de la misma manera que
en un sistema biolgico o mecnico: No se puede ver pero s se puede inferir a partir de sus operaciones reales y
del comportamiento de las personas que la integran.
Es un concepto abstracto e invisible pero que en todo momento nos est dando diversas pruebas de su existencia,
a partir de las cuales se infiere su presencia. Por ejemplo, en el cuerpo humano (considerado como sistema) se
puede estudiar su estructura (Anatoma) independientemente de su dinmica, funciones y procesos (Fisiologa); en
los sistemas sociales, resulta ms difcil hacer una clara distincin entre estos aspectos.
2. Principales atributos de la estructura organizativa

Migrom y Roberts (1993) plantean que los son los siguientes:

i)

Distribucin de los derechos de propiedad entre los miembros de la organizacin. Determina los patrones de poder
efectivo y los incentivos dentro de la organizacin.

ii)

Vnculos contractuales entre los miembros de la organizacin, y de sta con sus empleados, financiadores,
clientes y proveedores.

iii)

Caractersticas de los flujos de informacin y recursos dentro de la organizacin, y de ella con otras personas u
organizaciones.

iv)

Relaciones de autoridad, asignacin de responsabilidades y mecanismos de supervisin y control.

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v)

Normas organizativas explcitas sobre objetivos, toma de decisiones y coordinacin de actividades.

vi)

Cultura organizativa.

3. Estructura y procesos

Muchas veces ambos conceptos son considerados en forma separada como elementos estticos y dinmicos de la
organizacin, dndose en algunos casos ms importancia a los estticos (estructura) y, en otros, a los dinmicos
(procesos).
Los sistemas sociales constituyen una estructuracin de eventos y sucesos ms que de partes fsicas; por ello, existen
estudiosos de las organizaciones que sostienen que en ellas no existe estructura separada de su funcionamiento y,
consecuentemente, la estructura no puede ser estudiada en forma independiente de sus procesos.
4. Teora de la estructuracin

Plantea que la estructura social no solo influencia sino que es influenciada por las interacciones diarias entre los
miembros de una organizacin.
An cuando las estructuras son herramientas para direccionar y corregir desviaciones del comportamiento
esperado, estas correcciones son solo una expresin de nuestro deseo de que las cosas se mantengan de la
mejor forma y de acuerdo a como fueron planificadas y organizadas.
Los procesos y la estructura son componentes de la organizacin que se mantienen ntimamente
interrelacionados.
Una estructura es eficaz y eficiente si permite el logro de los objetivos organizacionales, en el tiempo previsto y
con el mnimo de costo, o evitando consecuencias imprevistas para la organizacin.

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5. Consideraciones en el Diseo Organizacional

a. La estructura, generalmente, es una simple opcin y no una decisin necesariamente racional que es producto de
determinadas leyes o principios de la Administracin/Organizacin.
b. La estructura constituye una opcin que se adopta sobre la base de ciertos criterios que muchas veces son datos
empricos de situaciones que no siempre son susceptibles de ser transportados o replicados a cualquier realidad; por
tanto, no admiten ser mecnicamente extrapolados ni en el tiempo ni en el espacio.
c. La estructura se establece de manera inicial mediante el diseo de los componentes principales o subsistemas, y
despus por el establecimiento de los patrones de relacin entre estos subsistemas.
d. La estructura formal se define a menudo en funcin de: la misin o finalidad, los objetivos a alcanzar, las polticas y
estrategias, el patrn de relaciones consideradas en la organizacin formal, regulaciones gubernamentales y
normatividad interna.
e. Las estructuras que en algn momento pudieron ser producto de una decisin arbitraria, muchas veces se convierten
en camisas de fuerza para el adecuado funcionamiento de las empresas.
f.

Los tericos organizacionales modernistas plantean que la estructura social de una organizacin representa la
tendencia de las relaciones humanas y de diferenciacin de las actividades laborales, y parcialmente, los
mecanismos de integracin, existentes en ella.

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