Administracin de Compras

Dra. Karla Ramrez Barn

karlarb@uabc.edu.mx

Administracin de Compras
Toda organizacin,
tanto en el sector
pblico como en el
privado, es
dependiente en
grado variable de los
materiales y
servicios ofrecidos
por otras
organizaciones.

Administracin de Compras
Aun la oficina ms pequea
necesita espacio, calor, luz,
energa, comunicacin y
equipo de oficina,
mobiliario, papelera y
diversos artculos para
realizar sus funciones,
ninguna empresa es
autosuficiente. Por
consiguiente, las compras
constituyen una de las
funciones bsicas de
cualquier organizacin

Administracin de Compras
La estructura de la
funcin de
administracin de
compras y materiales
para obtener una
contribucin efectiva a
los objetivos es uno de
los desafos de esa
administracin.

Definicin
Compras es el proceso de adquisicin de
insumos, repuestos y materiales en la
cantidad necesaria, a la calidad
adecuada y al precio conveniente,
puestos a disposicin de operaciones en
el lugar y momento requerido.

Importancia
Consiste en suministrar
de manera
ininterrumpida
materiales, bienes y/o
servicios, para incluirlos
de manera directa o
indirecta a la cadena de
comercializacin o de
produccin.
Deben proporcionarse en
las cantidades adecuadas,
en el momento solicitado,
con el precio y en el lugar
acordado.

Clasificacin

Tipos de compras
a) Compra de bienes,
mercancas y
materiales
b) De servicios
c) Anticipadas
d) Emergencia
e) Especulativas
f) Reciprocas
g) Personales

h) Salvamento
i) Excedentes
j) En el mercado abierto
k) Artculos relacionados
l) Especiales
m) Elementos especiales
n) Bajo costo
o) Corporativas
p) Consolidadas

Tipos de compras
a) Compra de bienes, mercancas y materiales: son lo
normal en la generalidad de las instituciones.
b) De servicios: puede ser especial, aun cuando
determinadas organizaciones se dedican
exclusivamente a ello.
c) Anticipadas: son las que pueden ser planeadas y
llevarse a cabo de antemano. Existe sus razones y sus
riesgos para ello.
d) Emergencia: cuando urgen y no se puede realizar de
manera normal, por lo que se deben controlar: el
limite; la revisin de pedidos; definiendo
responsabilidades; y la autorizacin de quien va a
hacer el pedido.

Tipos de compras
a) Especulativas: normalmente es una variante de
compra anticipada, pero no siempre,
considerando la tica, y que su objeto e inters
sea seguro y eficiente, a precios bajos, buscando
beneficios, corriendo riesgos.
b) Reciprocas: usadas por el proveedor como
medida de presin para el comprador,
ponindole condiciones a su conveniencia.
c) Personales: efectuadas para la gente que
trabaja en la entidad.

Tipos de compras
h) Salvamento: ocurren cuando un artculo es
excedente en algn departamento,
transfirindose el mismo.
i) Excedentes: para cubrir las necesidades normales
y quiz futuras, para aspectos ocasionales, para
casos de emergencias, o para previsiones.
j) En el mercado abierto: son en poco volumen, en
el mercado cambiante, cuando conviene, o
cuando se puede conseguir fcilmente.

Tipos de compras
k) Artculos relacionados: se hacen en pequeo,
con actividades diferentes a la fabricacin
l) Especiales: cuando no son de rutina
m) Elementos especiales: cuando se escoge un
gran nmero de proveedores, consiguiendo
descuentos.

Tipos de compras
n) Bajo costo: cuando conviene su costo,
calidad, y necesidades a cubrirse.
o) Corporativas: se desarrollan por los grandes
grupos, trasnacionales, corporaciones, para
sus subsidiarias.
p) Consolidadas: las hacen los grandes grupos
empresariales para sus sucursales o filiales.

Tipos de compras, para fines diferentes

a la produccin.
VIAJES
Agencia de viajes
Lneas Areas
Hotel
Alquiler coche
Tren
Taxis

EDIFICIO
Comedor
Limpieza
Jardinera
Mantenimiento
Seguridad
Mdicos
Correo
Aire Acondicionado
Ascensores
Recogida desperdicios
Mudanza oficinas

COMUNICACIN
Publicidad
Agencia Publicidad
Agencia publicaciones
Impresos
Servicios Multimedia
Regalos
Ferias
Seminarios/conferencias

TRABAJO (Servicios)
Consultora
Bases de datos
Control
Educacin/formacin
Trabajo especializado
Estudios/ Anlisis
Trabajo temporal

TRANSPORTE
(personal)
Autobs
Otros

SERVICIOS DE
OFICINA
Flota coches
Copiadoras
Impresos
Procesos/documentos/Catlog.
Traducciones
Suministros de oficina
Papel
Muebles
Libros y suscripciones
Obras/reparaciones

SERVICIOS DE
FABRICA
Electricidad
Gas
Gases industriales
Prod. Petrolferos
Agua
Equipo Almacn
Estructuras
Obras/instalaciones

TRANSPORTE
(mercancas)
Areo
Martimo
Camin
Auto-tren
Correo urgente
Proveed. Logstico
Embalajes

HARD/SOFTWARE
PC
Mantenimiento
Licencias Software
Software desarrollo
Consultora

EQUIPOS
Instrumentacin
Medida
Herramientas
Maquinaria
Repuestos de maquinaria y
equipo

PROCESO DE LA COMPRA
EXPOSICION POR PARTE DE LOS ALUMNOS
DEL TEMA 1.6

Proceso de compra
1. ELEMENTOS DE LA
COMPRA

Comprador
Vendedor
Objeto o servicio
Acuerdo

Proceso de compra
2 . LA REQUISICIN:
Concepto
Formas
Elementos (Pricipales y
Accesorios )
Fines
Tipos (Requisicin de
materiales y Requisicin
de utilizacin continua)

Proceso de compra
3 LA COTIZACIN Y SU
ANLISIS
Cotizacin y formato
Anlisis
Factores a considerar en
el Anlisis
Tcnicas de anlisis

Proceso de compra
4. EL PEDIDO U ORIGEN
DE COMPRA:
Conceptualizacin
Fines de la orden de
compra
Requisitos de la orden
de compra
Aspectos a considerar
en el pedido (legales y
administrativos)

Proceso de compra
5. CONVENIO DE
COMPRA O
ABASTECIMIENTO:
Conceptualizacin
Estipulacin
Tipos de convenio (a
precio fijo, costo
adicionable, convenio
abierto o condicional)

Proceso de compra
6. SEGUIMIENTO DE
RDENES DE COMPRA:
Pasos para el
seguimiento de la orden
de compra ( follow- up)
Conclusin de
seguimiento

Proceso de compra
7. TERMINACIN DE LA
COMPRA O
ABASTECIMIENTO:
a) Cuando se han recibido los
bienes y/o servicios y se
ha satisfecho la necesidad
de abastecimiento.
b) Los bienes ya han
entrado en conformidad y
quiz sean utilizados o
bien, que el servicio se
est prestando, por medio
de los proveedores

c) Se cumplieron las
obligaciones contradas en
el convenio pactado entre el
comprador y el vendedor.

http://www.youtube.com/watch?v=4I
8Ea9CD-wU (6.26 min)

La funcin del departamento de

compras
La funcin del compras se refiere a obtener
los materiales especificados de la fuente
correcta y en las cantidades requeridas para
que sean enviados en el tiempo programado y
entregados en los lugares correctos a un
precio conveniente, su importancia radica en
que contribuye a que la organizacin :

La funcin del departamento de

compras
Tenga un proceso de produccin
ininterrumpido, con un costo
mnimo en inventarios, lo cual se
lograr con la tcnica del lote
econmico de pedido.
Procese los materiales
adquiridos con los niveles de
calidad especificados para
eliminar mermas y costos
excedentes, y mantener
o superar la posicin
competitiva de los productos.

La funcin del departamento de

compras
propsito proporcionar
un flujo ininterrumpido
de materiales y
servicios para la
ejecucin de los
proceso del sistema de
produccin

La funcin del departamento de

compras
Obtenga los materiales
y servicios que se
adquieren al precio
mnimo o ms
conveniente.

La funcin del departamento de

compras
Optimice su estructura
organizacional al definir y
asignar responsabilidades
y autoridad a los diferentes
niveles jerrquicos, con la
finalidad de crear un sano
ambiente de trabajo, para
eliminar fricciones y
duplicacin de esfuerzos al
momento que los integrantes
del rea de adquisiciones,
interacten con las otras
reas de la organizacin en
la realizacin de sus
funciones.

Perfil del comprador profesional

http://www.apics.org/docs/careersdevelopment/10273_scmcompetencymodelsp
anishtranslationnodots.pdf?Status=Master

tica en la funcin de compras

En cada actividad que realice el comprador,
estarn relacionados los valores ticos tanto
de su profesin como de su actividad
particular, razn por la que es fundamental
sealar las situaciones en las que se ver
involucrado, destacando los lineamientos
propios de esta actividad y los riesgos a los
que se podrn enfrentar.

Concepto de tica
La tica se concibe como la ciencia que
estudia la bondad o maldad de los actos
humanos, siendo la funcin de compras un
acto que realizan los humanos, es relevante
analizar stos actos y sus repercusiones

tica comercial
La tica comercial puede ser definida como un
sistema que genera sus propios estndares y
normas, en los cuales convienen una mayora
sustancial de empresarios.

tica personal
La tica personal puede ser distinguida de la
tica comercial o de cualquier otra tica de
grupo. La tica personal tiene sus fuentes en
la religin de una persona y su filosofa de la
vida.

Los compromisos que tiene el Gerente de

Compras con respecto a su compaa,
referente a su responsabilidad de realizar su
trabajo completo y de manera consciente;
algunos puntos de tica importantes son:

Compromisos que tiene el Gerente de

Compras
No debe darse informacin confidencial a un proveedor
competitivo.
Cuando se solicitan muestras y estas se entregan, deben estar
sujetas a una prueba, as como notificar al proveedor los
resultados de la misma.
El factor personalidad quedar eliminado, cuando se evala a
un proveedor.
El Gerente de Compras eficiente se mantendr mentalmente
dispuesto y receptivo a nuevas ideas, no debe prejuzgar a un
artculo y/o producto.

ADMINISTRADOR como lder, deber trabajar

en forma constante y como ejercicio
permanente, practicar los valores dentro de la
organizacin como el de la amistad, el
patriotismo, la solidaridad, el respeto, la
perseverancia, el orden, el entusiasmo, la
responsabilidad, la fortaleza, la laboriosidad, la
generosidad y el humanismo, entre otros.

Adems de orientar los conceptos filosficos

de la calidad para la competitividad, que
permitirn al individuo y al grupo, fortalecer el
ambiente cotidiano y el laboral, con una
cultura tica que provoque un avance espiral
para llegar a ser lo que se quiere ser.

tica en la funcin de compras

El campo de las adquisiciones es uno en el
cual se encuentran tentaciones para seguir
una conducta no tica.
Algunos vendedores prometen una
participacin a los agentes de compras si el
contrato es concedido a la compaa que
representan. El asunto de si aceptar o no tales
obsequios est sujeto a controversia.

Actividades sobre las que en lo general se

ha acordado que son no ticas y/o ilegales:

El arreglo de precios.
Coludirse los
proveedores al hacer
cotizaciones.
Sabotaje de los
productos de un
competidor que se han
dejado como prueba con
el comprador.

Actividades sobre las que en lo general se

ha acordado que son no ticas y/o ilegales:
Envo de muestras de
productos de calidad
mucho ms elevada que
la de los productos que
se fabricarn y
entregarn.
Uso de publicidad
engaosa con relacin a
productos y precios

La Asociacin Nacional de Agentes de Compras (National

Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos
principios y normas en las compras.
Considerar, primero, los
intereses de su compaa en
todas las operaciones y
practicar y creer en sus normas
establecidas.
Ser receptivo a los consejos
competentes de sus colegas y
ser guiado por tales consejos sin
perjudicar la dignidad y
responsabilidad de su puesto.
Comprar sin prejuicios,
buscando obtener el mximo
valor final para cada peso
gastado.

La Asociacin Nacional de Agentes de Compras (National

Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos
principios y normas en las compras.
Luchar consistentemente por
conocer los materiales y procesos
de fabricacin, y establecer
mtodos prcticos para
conducirse en su puesto.
Apegarse a la honradez y a la
verdad al comprar y vender, y
denunciar todas las formas y
manifestaciones de cohechos
comerciales.
Otorgar una rpida y corts
recepcin, hasta donde las
condiciones lo permitan, a todos
los visitantes en misin de
negocios honrada.

La Asociacin Nacional de Agentes de Compras (National

Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos
principios y normas en las compras.
Respetar sus obligaciones y
exigir que se respeten las
obligaciones para con l y para
con su firma, de acuerdo con
las buenas prctica
comerciales.
Evitar prcticas deshonestas.

Aconsejar y ayudar a sus

colegas agentes de compras
en el desempeo de sus
derechos, siempre que se
presente la ocasin.

La Asociacin Nacional de Agentes de Compras (National

Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos
principios y normas en las compras

Cooperar con todas las

organizaciones y con
todos los individuos
dedicados a actividades
diseadas para
aumentar y enaltecer
las compras

 Lectura caso de logstica