Planificacin y Programacin avanzada

Qu es un APS?
Es una aplicacin utilizada como mecanismo de soporte en las decisiones para
los procesos de fabricacin y logstica.
Un sistema APS toma en cuenta los horizontes de corto y largo plazo en la
planeacin.
El sistema APS utiliza algoritmos matemticos avanzados para optimizar y
estimular los procesos empresariales desde la planeacin de la demanda, la
planeacin / programacin de la produccin hasta la planeacin de la
distribucin y el transporte.
En otras palabras, una aplicacin APS trabaja como una sombrilla que cubre
todos los procesos de fabricacin y la cadena de suministros de la
organizacin.
El principal objetivo de un sistema APS es el de optimizar y proveer la mejor
solucin posible basada en el anlisis de costos y beneficios ptimos para las
ordenes, la demanda, el suministro, la capacidad y la logstica. Adicionalmente,
los sistemas APS contribuyen a la comunicacin y la colaboracin con otras
organizaciones.
Ventajas:
Uno de los aspectos que resultan claves para una compaa que desee
optimizar los tiempos de distribucin y satisfacer las necesidades de la
demanda a medida que se van realizando es la utilizacin de un sistema APS
(Advanced Planning & Scheduling, o Sistema de Planeacin y Programacin
Avanzada). Entre las ventajas de los sistemas APS se cuenta la posibilidad de
acordar fechas de entrega a las rdenes de venta de sus clientes y cumplirlas,
cuidando la sincronizacin de su produccin, la secuenciacin y el mejor
aprovechamiento de los recursos materiales, humanos y de capacidad de
produccin, alinendolos con sus metas de negocio.
Desventajas:
Por sus caractersticas, los sistemas APS (Advance Planner Schedule) se
adaptan especialmente a entornos en los que los paquetes de planeamiento de
mediana complejidad no permiten una buena integracin de software. La
principal desventaja de los sistemas de planeamiento tradicionales es que no
ofrecen la oportunidad de realizar cambios dinmicos en procesos activos y no
pueden incorporar modificaciones en la disponibilidad de recursos (humanos y
materiales). Un sistema de planeacin y programacin avanzada permite poner

en relacin los componentes administrativos y de manufactura de una

compaa para conducirlos en una planificacin integral.

Cmo equilibrar la demanda del mercado y la produccin?

Demanda de mercado actual

Aumentar la gama de producto

Acortar tiempos de entrega
Acortar intervalos de pedidos
Costes inestables de materia prima
Demanda fluctuante
Productos con ciclos de vida cortos.

Demanda hacia fabricantes

Niveles bajos de stock

Lead-times ms cortos
Uso preciso y efectivo de recursos disponibles (material, maquinaria,
personal, etc.)
Cumplir fechas de entrega
Minimizacin de esfuerzo de planificacin y direccin reduccin de
costes fijos disminuyendo las capacidades

Sistemas APS: una breve taxonoma

En el universo logstico y de operaciones en general, independientemente
del problema o industria, todo proceso de planeacin o programacin est
compuesto de cuatro elementos comunes a todos: un problema operativo
que requiere resolucin o toma de decisiones, datos de entrada, el ejercicio
numrico/cuantitativo que determina los pasos a seguir y, finalmente, la
persona responsable de la toma de decisiones.
Este concepto aplica tanto a la planeacin tctica de una cadena de
suministro como a la asignacin de flota y tripulacin en una lnea area, el
movimiento ptimo de buques de carga en un puerto o la programacin
detallada de recursos humanos en un hospital.

Los sistemas avanzados de planificacin y programacin (APS) son la

herramienta que nos permite analizar las opciones y nos sugieren un plan o
programa de accin. Es decir, son simplemente un medio para llegar a la
meta, no la meta en s. Para poder sugerirnos o recomendar, el APS debe
incorporar la lgica o algoritmo que le permita hacerlo. Esta es la gran
diferencia entre un APS y un modelo estndar tipo Excel. El APS
recomienda, el modelo Excel no.
Todo APS incorpora tres componentes principales: la conexin a las bases
de datos corporativas, un modelo o algoritmo, y un entorno (interface,
mens, tablas de datos, parmetros, informes, etc.) que le permite al
usuario definir escenarios, resolverlos y analizarlos una vez resueltos.
En el rea de Supply Chain, los modelos APS se alinean con los tres
horizontes de planeacin: estrategia, tctica y ejecucin.
Estos modelos forman una capa ubicada encima de los ERPS,
alimentndose de los datos transaccionales y retro-alimentando planes y
programas de ejecucin.
Dado que en cada nivel se enfoca en diferentes aspectos y problemticas
de la operacin, los APS correspondientes deben reflejar esta diferencia
(una herramienta tctica es demasiado genrica para el da a da, y una
herramienta para optimizar el da a da es demasiado detallada para
elaborar estrategias).

Es importante implementar un sistema de APS?

En estos tiempos cuando el cambio es la norma y no la excepcin, donde

sobran las reestructuraciones y siempre faltan recursos y horas en el da
para responder o reaccionar en forma inteligente a dichos cambios,
disponer de herramientas que apoyan la toma de decisiones es una
necesidad.
Quizs hace una dcada se podan considerar un lujo. Hoy es prcticamente
imposible gestionar y controlar efectivamente una operacin de tamao
mediano para arriba sin herramientas de tipo APS a nivel tctico y
operativo.

Pero debemos tomar con mucha cautela las proyecciones de ahorros y

beneficios.

No cabe duda que, bien implementados y aplicados, sistemas APS permiten

incrementar la eficiencia (productividad) y la efectividad (reduccin de
costos) de la operacin. Sin embargo, al comparar los tres horizontes de
planeacin y sus correspondientes APS vemos que Pareto aplica
perfectamente:

1. Los mayores beneficios financieros se logran a nivel estratgico, con una

inversin de tiempo y dinero mnima relativo a las herramientas tcticas
y operativas.

2. Las herramientas tcticas y operativas son las que contribuyen a una

mejor productividad y eficiencia. Son, sin embargo, las que demandan el
mayor porcentaje de esfuerzo e inversin inicial

Anlisis de los factores internos

Analizando el departamento de logstica, cuando se trata de implementar

un APS es, lamentablemente, ms norma que excepcin. Los proyectos
terminan siendo ms largos, complejos y caros que lo originalmente
presupuestado. Y si no dejan de utilizarse completamente, solemos
encontrarnos con herramientas que slo reflejan parcialmente las
particularidades importantes de la operacin.
No existe frmula secreta que diga cmo aplicar un Aps, como en todos
los procesos de negocio, el xito de un proyecto APS se basa en una
parte tcnica que rene herramientas, equipos y procedimientos y en un
componente humano que aporta emociones, madurez y voluntad para
lograr las cosas
Sin embargo hemos encontrado orientaciones generalizables que forman
parte de proyectos exitosos:
a. Redisear los procesos de negocios
Consideramos que el mapeo y rediseo de los procesos de negocios son
un pre-requisito al desarrollo e implementacin de soluciones APS a
niveles tctico u operativo (a nivel estratgico no es realmente
necesario). Estos son pasos necesarios para maximizar la eficiencia del

proceso de planeacin (S&OP) y cuestionar estrictamente si todas las

caractersticas de los productos y servicios ofrecidos siguen siendo
apreciados por los clientes. De lo contrario, estaramos simplemente
automatizando el hoy, con sus ineficiencias y problemas.
b. Alinear el componente humano
El componente humano es tan o ms importante que procesos o
herramientas. De poco sirve un buen proceso y la mejor herramienta sin
el apoyo y el nivel tcnico adecuado para soportarlos.
Hay dos tendencias que surgen al implementar herramientas APS: Hay
ms tiempo disponible para analizar, pensar y decidir y una resistencia al
cambio que va mano en mano con esfuerzos de mejoras de procesos e
implementacin de nuevos conceptos y herramientas.
La primera
tendencia requiere mejorar en nivel tcnico del grupo, la segunda el
famoso compromiso gerencial.
c. Implementar soluciones adaptables y evolutivas
Siempre surge el dilema: sacrificamos flexibilidad y diseo a la medida e
implementamos una solucin empaquetada (si posible del proveedor del
ERP), o introducimos una solucin a la medida que probablemente no va
a estar integrada en forma tan transparente?
Desde el punto de vista TI, no hay dudas: la solucin ofrecida por el
proveedor del ERP. Desde el punto de vista operativo, la solucin
empaquetada frecuentemente no es la mejor opcin. Aun cuando
existen en el mercado sistemas de planeacin avanzada de marcas muy
respetables, suelen pecar de ser poco flexibles y muy caras. A pesar de
que se declaran totalmente configurables a travs de parmetros, lo que
hacen es encajonar en un modelo de negocio determinado los procesos
de planeacin y programacin a su visin particular, cuando en realidad
debera ser al revs.
Frecuentemente incorporan en su discurso de venta representar las
mejores prcticas para cada sector; pero tenga usted la seguridad que
lo que constituye lo mejor para su competidor no lo es para su usted. Lo
que hace una empresa diferente a otra no es su producto, sino su
estrategia competitiva y la forma en que resuelven cada una sus
restricciones. As que esa declaracin de mejores prcticas es una
garanta de que en el mejor de los casos se llegar a un nivel promedio
de desempeo, lo cual es razonable para el precio que tiene?
Cuntas veces hemos encontrado empresas que al solucionar sus
problemas prioritarios, cambia su enfoque sobre otras temticas,
permitiendo dosificar sus esfuerzos de una manera inteligente.
d. Generar quick hits con planeacin estratgica
Implementaciones de herramientas tcticas requieren entre tres y cinco
meses. Herramientas de programacin y ejecucin un perodo
considerablemente ms largo. Ambos son proyectos complicados y
largos, que pueden desgastar y frustrar. Poder desarrollar beneficios
reales a corto plazo genera energa y motiva a seguir.
Dado que las herramientas estratgicas son las ms fciles de
implementar y generan el mayor impacto financiero, siempre sugerimos
arrancar con este componente.

e. Desarrollar en fases
Nuestra experiencia sugiere que todo desarrollo de modelos y
herramientas complejas, en la medida de lo posible, debe encararse en
fases. Esto facilita enormemente la calibracin de la lgica y aporta,
aunque en forma limitada, beneficios adicionales a corto plazo.

Centro de Servicios Compartidos

El Centro de Servicios Compartidos es un mtodo de organizacin y

operacin donde procesos de soporte de una compaa (procesos de
gran volumen, de bajo valor agregado y basado en transacciones) son
identificados, separados y administrados como procesos de negocio
independientes, apoyados por prcticas y sistemas comunes.

Los objetivos de la implementacin de este mtodo son:

Obtener economa de escala en las operaciones realizadas en
diversas localizaciones.
Desarrollar procesos y sistemas en patrn para garantizar
uniformidad a travs de la organizacin.
Acelerar el ritmo de la implementacin de mejoras en los procesos.
Obtener el mejor nivel de control sobre los procesos crticos.
Flexibilizar la organizacin para implementar los cambios llave.
El Centro de Servicios Compartidos aplicado de forma eficaz establece
una relacin suministrador / Cliente con las unidades de negocio y utiliza
ndices de desempeo cuantificados para influenciar el comportamiento y
mensurar los resultados.
Como beneficio se puede obtener un portafolio complejo de procesos y
relacionamientos, posibilitando la suministracin de servicios para toda la
compaa con el menor costo posible. El modelo permite reducir costes,
consolidar funciones administrativas y evitar la duplicacin de esfuerzos
entre las varias unidades de negocio.

Conclusin
Hoy en da operaciones de tamao mediano para arriba no pueden
funcionar en forma eficiente y efectiva sin el apoyo de herramientas
avanzadas de planeacin y programacin.
Pero una buena herramienta de planeacin no debe ser excusa para dejar
de pensar. Al contrario, en la medida que agiliza clculos y la optimizacin
de escenarios, da ms tiempo para analizar, interpretar y mejorar. La
herramienta de planeacin debe servir para entender la estructura del
sistema, la flexibilidad de sus comportamientos e interpretar resultados.
Tanto los procesos de planeacin como las herramientas que los apoyan
tienen que reflejar las necesidades y peculiaridades del negocio y no lo
inverso. Ambos tienen que poder adaptarse en forma continua y dinmica
a los cambios del ambiente y de la estructura del negocio.
Idealmente buscamos soluciones y herramientas evolutivas, que nos
permitan aumentar progresivamente su complejidad al incorporar ms
procesos de negocio y generando oportunidades de ventajas competitivas
continuamente. De esta manera los esfuerzos y recursos se enfocan en lo
determinante para la empresa.