Administracin de Datos 2 - Microsoft Access

Generacin del Men por medio de Panel de Navegacin

Access le permite generar el men de la base de datos por medio de los
formularios de Navegacin.
Se utiliza la base de datos de Pedidos Productos creada en el libro de texto, y
se definen los pasos para generar el men (se asume realiz los pasos para el
ejercicio segn el libro de texto).
-

Para incluir las consultas en el formulario de navegacin se debern generar

formularios que abran cada consulta.

A. Crear formularios de las consultas

El formulario se debe crear en Vista Hoja de datos para abrir las consultas
Genere un formulario en Vista Hoja de datos para abrir la primera
consulta
-

Seleccione Crear, Asistente para formularios

- Sustituya
el nombre
de la
consulta
segn
como las
haya
nombrado
en su base
de datos.

- Pulse clic en esta

flecha y seleccione la
consulta que desee

- D clic sobre este

botn (doble signo
mayor)

- Seleccione
Siguiente

- Seleccione hoja de
datos, para ello d clic
en este crculo
-

D clic en el botn Finalizar

Material preparado por: Licda Rosalina Lopez de Aldana

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- El nombre del formulario
ser igual que el nombre de la
consulta

- Observe que el
formulario est como
hoja de datos

Cierre el formulario, d clic en el botn

Genere un formulario en Vista Hoja de datos para abrir la segunda consulta

-

Seleccione Crear

Pulse clic en Asistente para formularios

- Pulse clic en esta

flecha y seleccione la
consulta 2 en este
caso

- D clic sobre
este botn
- Seleccione
este botn

- Pulse clic en
este crculo
-

D clic en el botn Finalizar

Material preparado por: Licda Rosalina Lopez de Aldana

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- El nombre del formulario ser
Consulta2 - Empleados

Cierre el formulario, d clic en el botn

Genere el formulario en Vista Hoja de datos para abrir la tercera consulta

-

Seleccione Crear

Pulse clic en Asistente para formularios

- Seleccione esta flecha

y d clic en la consulta 3
en este caso

- D clic sobre
este botn

- Seleccione
Siguiente
-

Access le mostrar la siguiente pantalla en la que aparecen los campos

de las dos tablas que forman la consulta

Material preparado por: Licda Rosalina Lopez de Aldana

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- Se utiliza la tabla
Profesiones como formulario
principal

- Se utiliza la tabla
Empleados como
subformulario
- Pulse clic
en Siguiente

- D clic en
este crculo

- Seleccione
Siguiente

- Escriba el nombre
de la consulta

D clic en el botn Finalizar. Se muestra la siguiente pantalla

Material preparado por: Licda Rosalina Lopez de Aldana

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-

Cierre el formulario. D clic en el botn

en la ventana anterior

- D clic en Si
para guardar los
cambios
Repita estos pasos por cada consulta que tenga creada, para generar el
formulario de navegacin
Cuando ya tiene la estructura de la base de datos con todos
sus objetos (formularios, consultas e informes) puede crear el
men a travs de un Formulario de Navegacin

En este ejemplo los objetos de la base de datos son los siguientes:

- A los informes se les

cambia el nombre antes
de insertarlos en el men
de navegacin

La macro
se usar
para abrir el
formulario
Inicio

Estos objetos se utilizan para generar el Men.

B. Generar el formulario de navegacin
1- Seleccione la ficha Crear

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2- D clic sobre la opcin Navegacin en el grupo de Formularios

- Esta opcin tiene

diferentes diseos
pestaas en horizontal,
en vertical y en niveles,
a la izquierda o
derecha

3- Para el ejemplo seleccione

Access le muestra esta ventana:

- Cierre esta
ventana

En ella deber generar las diferentes fichas para crear el men

Tome en cuenta que el formulario esta en Vista Presentacin

- En Vista presentacin puede ajustar

fcilmente su diseo, usando los datos reales
de formularios e informes como punto de
referencia. Adems podr reorganizar y
ajustar el tamao los mismos
6

Material preparado por: Licda Rosalina Lopez de Aldana

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4- Agregue un formulario en la primera ficha superior
- D doble clic en esta
pestaa y escriba el
nombre del formulario
Empleados y pulse
Enter
Observe que en el formulario de navegacin aparece insertado el formulario
de Empleados

5- Agregue un formulario en la segunda ficha superior

b- D doble clic en esta
pestaa y escriba el
nombre del formulario
Profesiones y pulse
Enter
a- D clic aqu
Observe que en el formulario de navegacin aparece insertado el formulario
de Profesiones

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6- Agregue el formulario de la Consulta 1 en la tercera ficha superior y ajuste el

tamao de la pestaa
- En esta pestaa d doble clic, escriba
el nombre del formulario Consulta1 Departamentos y pulse Enter

- D doble clic en esta posicin cuando

la forma del mouse cambie a doble flecha
- La pestaa quedar
ajustada al tamao del
nombre
7- Seleccione la ficha Empleados para habilitar las pestaas del lado izquierdo
del formulario de navegacin
En estas pestaas se incluirn las consultas e informes que les corresponden
a los Empleados
- D clic en la
pestaa Empleados

8- Agregue la Consulta 2 (recuerde que para agregar las consulta debi antes
crear el formulario de sta)
- D clic en la
pestaa y escriba
el nombre
Consulta2 -

9- Access le mostrar la siguiente pantalla

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10- D clic en la segunda pestaa izquierda

- Escriba el nombre
Consulta3 Empleados por
Profesin y presione Enter
11- Nuevamente Access le mostrar la pantalla de la Consulta 3 dentro del
formulario de navegacin

12- Cambie el nombre de los informes para el formulario de navegacin

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C- Para que los informes sean agregados en el formulario de navegacin debe
cambiar el nombre de stos, ya que no pueden tener el mismo nombre que las
consultas para agregarlos al panel (tome en cuenta que si ya tiene estos informes
utilizados en otro men deber realizar los cambios necesarios).
-

Cambie el nombre de los informes Consulta2 - Empleados, Departamentos y

Profesiones
- Panel de objetos

1- Pulse clic derecho

en el nombre
Consulta2 - Empleados

2- D clic en
Cambiar nombre

3- Escriba: Informe Empleados

4- Pulse clic derecho en

Departamentos
5- D clic aqu

6- Escriba: Empleados
por Departamento

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7- D clic derecho en el
nombre Profesiones

8- Pulse aqu

9- Escriba:
Informe
Profesiones
-

Agregue los informes en el tercer botn del formulario de navegacin

- Pulse clic sobre la ficha y

escriba el nombre Informe
- Empleados y presione
Enter

- Se muestra
el informe

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Agregue el informe Profesiones

Observe que el formulario de navegacin muestra el formulario Profesiones y
da opcin para agregar las fichas que estn relacionadas

- Seleccione
esta ficha

- Puede agregar ms
opciones (consultas o
informes) relacionadas

- Escriba el ttulo Informe Profesiones, luego presione

Enter
-

Ajuste el tamao del botn de navegacin

- Seleccione y sin
dejar de presionar el
botn izquierdo del
mouse baje para
abrir el cuadro

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A continuacin la pantalla muestra el informe

Material preparado por: Licda Rosalina Lopez de Aldana

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Agregue el informe Empleados por departamento

Observe que el formulario muestra la consulta de departamentos y da opcin
para agregar las fichas que estn relacionadas
- Seleccione
esta ficha

- Escriba el ttulo del informe

Empleados por Departamento,
luego presione Enter
-

Ajuste el tamao del botn de navegacin y vea la pantalla final

- Seleccione y sin dejar
de presionar el botn
izquierdo del mouse baje
para abrir el cuadro

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Revise todos los botones o fichas de navegacin y ajuste el tamao para leer
los ttulos

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Revise la Ficha Empleados (se observan los objetos que se agregaron

en ella)

Revise la Ficha Profesiones (se observan los objetos que se agregaron

en ella)

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Revise la Ficha Departamentos

Cambie el formato de algunos controles (fichas) para mejorar la presentacin

del formulario de navegacin
-

Puede cambiar el formato por un estilo rpido

a- Seleccione
esta ficha

b- Elija un
estilo rpido
de la paleta
de diseos

Se recomienda un mismo color para

la Ficha de Empleados y sus
objetos relacionados

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c- Seleccione
un color

d- Seleccione los
botones
que
contienen objetos
y cambien el estilo

Cambie el formato de las fichas Profesiones y Departamentos y sus objetos

relacionados, de tal forma que el formulario de navegacin se vea de la
siguiente forma

Modifique el ttulo del formulario de navegacin

a- Seleccione
esta etiqueta

b- Cambie el
ttulo por Men
de navegacin

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Material preparado por: Licda Rosalina Lopez de Aldana

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Muestre el formulario de navegacin en Vista formulario
-

Seleccione Ver

D clic en

Cierre el formulario y guarde los cambios en controles y objetos

-

D clic en la X

- D clic en Si para guardar

los cambios del diseo en los
controles u objeto

Guarde el Formulario de navegacin

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- Escriba el nombre
Men de navegacin
- D clic en
Aceptar

En los objetos de la base de datos se muestra el formulario de navegacin:

- D doble clic sobre

este men

Modifique el formulario de navegacin para insertar una imagen

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-

Seleccione Ver y d clic sobre el botn de

- La imagen que
se agreg en el
informe aparece
guardada en la
Galera de
imagenes

- D clic sobre este botn

para buscar el archivo de la
imagen que desee

- D clic en Examinar
para buscar una
imagen diferente

- D clic
en esta
posicin

Ajuste la imagen
- Mueva y ajuste la
imagen como desee

Cierre el formulario y guarde los cambios

Modifique el entorno de Access para dar a la base de datos una mejor
presentacin

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Oculte los objetos (tablas, formularios, consultas, informes y macros)

- Si desea ver u
ocultar objetos
d clic en las
flechas

- Observe el cambio

- Si desea ocultar
todos los objetos
d clic aqu

- D clic en esta
flecha para ver la
lista de objetos de
Access

Configure las opciones de la base de datos para que se muestre el formulario

de navegacin automticamente al abrirla

D clic en Archivo

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Seleccione Opciones y luego Base de datos actual

- En la Base de
datos actual

- Seleccione el formulario
Men de navegacin

D clic en Aceptar, Access le mostrar la siguiente

Para finalizar, d clic sobre el botn Aceptar

Cierre su base de datos, d clic en la X

Abra de nuevo Access

D clic en Archivo y seleccione en la parte de abajo la base de datos
Pedidos Productos.accdb

Observe que Access abre el formulario de navegacin, con los cambios anteriores

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