Cundo?

Tenga en cuenta si las fechas del evento son flexibles o fijas, esto le
permitir validar opciones de disponibilidad de horarios y das y
seguramente conseguir mejores precios de temporada.
Determine el tiempo de anticipacin para informar a sus asistentes
del evento, as como los involucrados como moderadores,
expositores, artistas o conferencistas.
Establezca el tiempo de anticipacin de salida en medios de
comunicacin relacionados con el evento.
Calcule el tiempo de cada actividad de la agenda, tenga claridad de
las actividades que requieren una preparacin previa de los
asistentes, expositores, moderadores o de material de ayuda, su
distribucin y la acomodacin del saln.
Tenga en cuenta los tiempos mnimos para que sus asistentes
consuman los alimentos y bebidas, de manera cmoda y agradable,
as como el tiempo para registro, uso de servicios sanitarios, tiempo
para que se desplacen de escenarios o realicen preparacin de
contenidos, reciban o entreguen equipos de traduccin o materiales
especiales.

Dnde?
Transporte
Valide la distancia del lugar del evento con sistemas de transporte
que usarn sus invitados para llegar a tiempo: distancia aeropuerto,
distancia terminales de transporte, distancia hoteles o lugares de
alojamiento, centros comerciales, parques o sitios tursticos. Esto le
permitir a sus invitados a programar su estada durante el evento y
sus desplazamientos para llegar a tiempo a todas las actividades.
Sus invitados requieren transportes complementarios: Si / No. Planee
con la suficiente oportunidad la forma como sus invitados llegarn al
lugar del evento.

Alojamiento
Valide el nmero y tipo de las habitaciones, de acuerdo con el perfil y
requerimientos de sus invitados o asistentes.
Requiere Suites Especiales, requiere habitaciones con Camas King
Size, Camas Dobles, Camas de Soltero, las habitaciones deben estar
en zona de para No-fumadores.

 El alojamiento es en el mismo lugar del evento, Si/No. En caso que no

lo sea, verifique las opciones cercanas, el tiempo y modo de
desplazamiento.
Asegure la entidad con la cual sus invitados podrn hacer reserva de
alojamiento o de transporte.
Valide la seguridad del lugar del evento, del alojamiento y de los
espacios del evento.

Cmo?
Temtica
Valide si la temtica corresponde a una fecha comercial, o est
alineada con algn objetivo de su empresa, es una celebracin,
lanzamiento o una profundizacin de algn tema especial.
Valide si es la primera vez que realiza un evento asociado con la
temtica elegida.
Verifique si la temtica requiere un permiso de manejo de marca o
propiedad intelectual, crditos o permisos especiales.
Establezca el objetivo de su evento, cmo medirlo y cul es la meta a
lograr.
Determine un presupuesto disponible, un tope mximo a invertir y la
retribucin que har su evento a su flujo de caja.
Valide el calendario de eventos que se estn haciendo en la misma
ciudad o regin para evitar un conflicto con su temtica, invitados o
fechas no apropiados.
Determine la agenda del evento y publquela con anticipacin a sus
invitados.
Establezca si requiere que sus invitados asistan con atuendos,
vestimenta o elementos especiales e infrmeles con al menos tres
semanas de anticipacin.
Verifique si requiere una distribucin especial de sus asistentes para
algunas actividades del evento, determine las condiciones e informe
con oportunidad si se requiere. Coordine con el personal de apoyo
del lugar del evento las condiciones de distribucin y acomodacin
de los asistentes en cuanto a forma, cantidad, lugar y tiempo.
Incluya en la agenda actividades de entretenimiento que permitan
conectar a sus asistentes con su empresa o evento, que se relajen y
distraigan entorno a su actividad. Esto le ayuda a mantener la
atencin de su audiencia y la permanencia en todo el evento.

Moderadores, Expositores, Artistas, Docentes o Presentadores

 Sus expositores son nacionales o extranjeros.

Requieren alternativas especiales de alojamiento, transporte,
recorridos por la ciudad o lugar del evento.
Verifique si ya conocen la ciudad o lugar del evento.
Sus expositores son personas reconocidas o famosas.
Tenga clara la trayectoria de sus expositores, esto le permitir hacer
el guin de presentacin o incluir la informacin en su material del
evento.
Sus expositores tienen un manejo especial de imagen o de
representacin que requieren coordinacin de agenda, entrevistas,
firma de autgrafos, fotografas, etc.
Sus expositores o artistas requieren un espacio como camerinos para
su preparacin previa y posterior al evento.
Valide las recomendaciones de la alimentacin de sus moderadores,
expositores o artistas.
Hable con anticipacin al evento con sus expositores, artistas,
docentes o moderadores para que tengan claridad de la cantidad y
las caractersticas de asistentes, condiciones del alojamiento,
transporte y servicios especiales.
Coordine con sus moderadores, expositores, conferencistas o artistas
las condiciones de las presentaciones, solictelas con anticipacin y
establezca claridad sobre los tiempos de presentacin.

Registro
Valide si requiere hacer un registro al inicio del evento. Este lo puede
necesitar para inscripciones, entrega de material, de elementos de
traduccin simultnea, para entrega de elementos a usar en
actividades del evento.
Verifique los datos que va a imprimir en escarapelas y el sistema de
inscripcin.
Determine qu hacer en caso que lleguen asistentes en reemplazo o
poder del invitado principal o inicial.
Determine previamente qu har si llegan asistentes adicionales a los
planeados. Esto para calcular salones alternos, pantallas de
proyeccin en otros espacios, alimentos y bebidas adicionales y
material del evento.

Invitados
Identifique el perfil demogrfico y socioeconmico de sus invitados:
gnero, edades, profesiones, ingresos, hbitos de consumo de sus
productos. Esto le permitir personalizar algunas actividades de su
evento y sorprenderlos.

 Verifique si sus invitados ya haban asistido a un evento similar

organizado por su empresa o por otra entidad.
Valide que tipo de publicidad har a su evento, el costo y los medios
en los cuales va a estar divulgada la informacin del evento.

Alimentos y bebidas
Verifique y sea explcito si su evento incluye alimentos: desayuno,
coffee, almuerzos, cenas. En caso que no los incluya infrmele a sus
clientes los lugares disponibles cercanos para que sus clientes
tengan la comodidad de encontrar fcilmente estas opciones.
Verifique la presentacin de los alimentos y bebidas.
Seleccione el men o mens previamente. Verifique si sus asistentes
requieren dietas especiales debido a condiciones mdicas, alergias o
preferencias.
Tenga claridad en los precios del Men, qu incluye, los impuestos y
costo de servicio de meseros.
Valide si hay flexibilidad para elegir tems fuera del men estndar
del lugar del evento.
Verifique si ofrecen estaciones de caf y agua: cantidad,
componentes, presentacin, horario, costo, ubicacin y servicio.
Compare el costo del evento si sus invitados consumen alimentos y
bebidas en el mismo lugar del evento, incluido en la tarifa de
asistencia o lo hacen por su cuenta y los riesgos asociados al xito
de la coordinacin de su evento.
Calcule de 40 a 50 minutos para el desayuno, 50 a 60 minutos para el
almuerzo y 15 a 20 minutos para los coffee, esto en grupos hasta de
300 personas.
Para ms de 300 personas incremente entre 5 y 10 minutos en cada
momento.
Calcule una o dos tazas de caf o aromtica por invitado durante la
maana. En la tarde, calcule una taza de caf, aromtica o un jugo o
vaso con agua.
Verifique si requiere servicio a la mesa, a manteles, a presencia del
Chef o si es servicio tipo Buffet el ms adecuado para su evento.
Verifique el costo de cada una de esas opciones.
En caso de requerir oferta de licores, considere la calidad, seguridad,
variedad e incluya siempre la oferta de cocteles o cervezas sin licor.

Salones
Cuntos salones requiere.
Requiere salones o espacios alternos.
De qu tamao son los salones que requiere.

 Cul es el montaje de los salones: auditorio, U, aula, coctel, espina de

pescado.
Cul es la acomodacin de los salones: solo sillas, con mesas y sillas,
sin mesas y sillas, otros especiales.
El saln requiere calefaccin o ventilacin, sonido, ayudas
audiovisuales especiales.
El saln es de fcil ubicacin para los asistentes.
La luz del saln puede ser controlada fcilmente de tal manera que
no se generen fallas en las proyecciones o calidad de las imgenes
de su evento.
Cuenta con servicios sanitarios cerca. Ubquelos y tenga clara la
informacin para darla a sus invitados.
Valide el posible ruido que pueda afectar el desarrollo efectivo de su
evento.
Requiere salones con acceso para personas con algn tipo de
discapacidad.
Verifique si debe reservar espacios para la ambientacin de los
salones que vaya a comercializar como parte de la decoracin y
ambientacin del evento, las dimensiones y cantidades de estos
espacios, tenga clara la forma de ubicar elementos publicitarios en
los salones y los permisos para hacerlo.
Requiere servicios de audio / vdeo propios del lugar del evento o
requiere alquiler externo.
Requiere proyector de diapositivas, proyector de imgenes, proyector
de datos, pantallas especiales, propios del lugar del evento o
requiere alquiler externo.
Verifique si necesita personal calificado para el manejo de ayudas de
audio, sonido o video.
Valide si requiere equipos especiales para conexin a internet,
proyeccin de audioconferencias, equipo de grabacin de sonido o
de video.
Establezca previamente si requiere documentar memorias,
testimonios durante el evento para luego publicarlas, entregarlas o
enviarlas a sus asistentes.
El da del evento, al menos una hora antes, haga un recorrido previo
a todos los espacios contratados y verifique las condiciones.

Otros
Verifique las opciones de parqueadero para sus asistentes, ubicacin,
costo, cercana con el lugar del evento, alternativas, horarios y
seguridad.
Valide si requiere valet parking para sus asistentes.

 Considere servicios adicionales como Centro de Negocios, Cambio de

Moneda, Bancos, Centros Comerciales, Recorridos Tursticos o
Agencia de Viajes, Gimnasio, Sala Internet, Servicio Wifi.
Establezca si requiere comprar previamente obsequios para los
asistentes o para invitados especiales y consgalos con anticipacin
al evento.
Asegure que los materiales, equipos y ayudas logsticas estn en el
lugar del evento al menos un da antes del mismo, confirme la
disponibilidad y el estado.
Coordine y asegure que despus del evento se tenga claridad qu
hacer y a quin hacer llegar los materiales, equipos y ayudas
especiales que sobraron del evento y cmo deben retornar a
proveedores, expositores, moderadores o a su oficina.
Informe al operador de su evento los cambios de ltima hora con
oportunidad, tan pronto estos cambios sean conformados, sea
preciso en las instrucciones y valide que fueron entendidas
efectivamente.
Verifique las condiciones de propinas y gastos especiales.
Al final de cada da del evento o de cada actividad, firme los recibidos
de satisfaccin o los comprobantes de pago y guarde una copia para
la facturacin definitiva.
Determine si requiere condiciones especiales de decoracin o
ambientacin, el costo y el tiempo de preparacin, as como los
proveedores y las caractersticas.

Reservas, Cotizaciones, Confirmacin, Penalidades e Impuestos

Considere costos por confirmacin del evento, penalidades por
cancelaciones, tiempos de anticipacin para confirmar, reservar o
cancelar.
Verifique los impuestos de renta, msica, derechos de autor, locales,
distritales, comerciales, propiedad intelectual.
Valide si requiere permisos de entidades de control como policiales,
manejo de multitudes, bomberos, enfermera o servicio mdico.
Enve oportunamente y por escrito la informacin de identificacin de
la empresa que pagar el evento, las condiciones de pago, la
confirmacin de fechas, salones, alimentos y bebidas, equipos y
servicios internos o externos y de proveedores.
Aclare las condiciones de autorizaciones para pago y dbitos
cargados al evento, cuentas bancarias o centros contables.
Valide el porcentaje permitido para adicionales, el costo y qu hacer
en caso de sobrantes.
Haga una reunin con el operador del evento al final del da o de
cada actividad especial y evalen los servicios: salones, equipos,
alimentos, adicionales, transporte, tiempos, materiales, proveedores.

 Realice la evaluacin de servicio del evento y haga las observaciones

de mejoramiento para un prximo evento.

Evaluacin y cierre
Haga una reunin con el operador del evento al final del da o de
cada actividad especial y evalen los servicios: salones, equipos,
alimentos, adicionales, transporte, tiempos, materiales, proveedores.
Realice la evaluacin de servicio del evento y haga las observaciones
de mejoramiento para un prximo evento.