Universidad Nacional Micaela Bastidas

de Apurmac
Escuela Acadmico Profesional de
Ingeniera Informtica y Sistemas

TEMA: Anlisis del sistema de trmite documentario

AUTORES:

Chipana Ccasa, Linet.

Huarcaya Rios, Eduardo.

DOCENTE:

Marleny Peralta Ascue

CURSO:

Anlisis y Diseo de los Sistemas

Informticos.

SEMESTRE:

ABANCAY APURIMAC
2015

Sistema Trmite Documentario

I.

GENERALIDADES:.......................................................................................5
1.1

Ttulo del proyecto...................................................................................5

1.2

Autores....................................................................................................5

1.3

Antecedentes...........................................................................................5

II.

IDENTIFICACIN Y ORGANIZACIN DE LA EMPRESA:..........................6

2.1

Razn social............................................................................................6

2.2

Misin......................................................................................................6

2.3

Visin.......................................................................................................6

2.4

Objetivos..................................................................................................6

2.5

Identificacin del rea a implementar el sistema de informacin...........7

2.6

Funcin principal del rea.......................................................................8

III.

ANLISIS Y DISEO DEL SISTEMA:.....................................................11

3.1

Planteamiento del problema:.................................................................11

3.1.1 Efectos del problema..........................................................................11

3.1.2 Causas del problema:........................................................................12
3.1.3 Definicin del problema......................................................................12
3.1.4 Justificacin de la necesidad.............................................................12
3.1.5 Objetivos del proyecto........................................................................13

3.2

Objetivo general..............................................................................13

Objetivos especficos......................................................................14

Plan general de desarrollo del proyecto:...............................................15

3.2.1

Divisin del proyecto en actividades..............................................15

3.2.2

Calendarizacin del proyecto.........................................................16

3.3

Estrategias para el levantamiento de la informacin:...........................17

3.4

Anlisis del sistema utilizando la notacin UML:..................................17

3.4.1

Requerimientos funcionales...........................................................17

3.4.2

Modelos de caso de uso.................................................................18

3.4.2.1

lista de actores del sistema......................................................18

3.4.2.2

diagrama de actores del sistema.............................................19

3.4.2.3

diagrama de caso de uso.........................................................20

3.4.3

Especificaciones de los casos de uso del sistema.........................21

3.4.4

Modelo conceptual..........................................................................22

3.4.4.1 diagrama de clases......................................................................22

3.4.5
3.5
IV.

Diagrama de secuencia..................................................................23

Control de calidad:................................................................................23
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:.........................................24

Recomendaciones:.........................................................................................24
Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 2

Sistema Trmite Documentario

V.

BIBLIOGRAFA Y SOFTWARE:..................................................................25

Bibliografa:..............................................................................................25

Software:..................................................................................................25

VI.

ANEXOS:.................................................................................................25

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 3

Sistema Trmite Documentario

INTRODUCCION

Las instituciones del Estado deben reformarse, entre otras razones, porque
subsiste la ineficiencia, que se expresa no tanto en el nmero de trmites a
realizar para obtener un servicio de la escuela acadmica, sino en el tiempo
que tarda la realizacin de cada trmite.
En segundo lugar, existe an una gran distancia entre el la direccin de escuela
y el pblico que desea solicitar o emitir un documento, alejamiento que se
origina en la insuficiente informacin accesible a los mecanismos de
organizacin de los documentos en la direccin. El exceso de regulaciones y
de demoras en los procedimientos limita severamente las oportunidades, traba
una relacin eficiente entre los usuarios y la direccin y fomenta
la
informalidad.
Uno de los principales factores que impiden la agilizacin del proceso
documentario en nuestra escuela y cabe mencionar en las dems escuelas
acadmicas es el carente de tecnologas informticas y de telecomunicaciones,
en muchas escuelas e incluso en nuestra escuela pese a ser una carrera
dedicada al desarrollo de tecnologa informtica, an persiste el uso de
sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trmite
documentario, lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser
superados urgentemente en las siguientes temporadas.
El hecho de carecer de sistemas informticos limita a los que intervienen con el
proceso documentario a realizar con satisfaccin dicho proceso, creando una
imagen no favorable a la escuela acadmica.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 4

Sistema Trmite Documentario

I.

GENERALIDADES:
I.1 Ttulo del proyecto.
Sistema de Tramite Documentario

I.2 Autores.

CHIPANA CCASA Linet.

HUARCAYA RIOS Eduardo.

I.3 Antecedentes.
La idea de un sistema de trmite documentario para la direccin
de la escuela acadmica profesional de ingeniera informtica y
sistemas, nace por la misma necesidad de implementacin,
automatizacin y modernizacin, del proceso de trmite
documentario.
Siendo la actualidad una poca donde las organizaciones y cabe
mencionar las universidades deben contar con tecnologas (eso
incluye el software y hardware adecuado), que permitan el
desempeo de procesos de forma ms rpida, eficaz, precisa,
confiable, automatizado, gestionable y organizado; por lo cual la
direccin de la E.A.P.I.I.S necesita automatizar sus procesos, en
este caso el proceso de tramite documentario.
Para llevar a cabo este plan, necesitamos estudiar y analizar
cmo funciona este sistema que ya de por si es un sistema, solo
que falta desarrollar un software que automatice el proceso, para
su posterior implementacin.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 5

Sistema Trmite Documentario

II.

IDENTIFICACIN Y ORGANIZACIN DE LA EMPRESA:

II.1 Razn social.

Direccin de la Escuela Acadmica Profesional de Ingeniera
Informtica y sistemas - UNAMBA.
Entidad bajo la jurisdiccin de la Universidad Nacional Micaela
Bastidas de Apurmac, que viene trabajando desde los inicios de
la universidad mencionada, bajo la direccin actual del Ing. Ecler
Mamani Vilca.

II.2 Misin.
Hacer de la Escuela Acadmica Profesional de Ingeniera
Informtica y Sistemas, una carrera estable, seguro y
participativo, proyectando el futuro de nuestra carrera con un
mejor destino en la universidad con un sistema transparente y
accesible a los integrantes de la escuela.

II.3 Visin.
Promover y hacer de esta oficina un centro de Servicios
compartidos en el cual se desempee la atencin personalizada,
adecuada, verdica, justa y legal a los estudiantes, docentes,
egresados y pblico que requiera los servicios de la direccin de
la EAPIIS.

II.4 Objetivos.
El objetivo principal de la oficina de la direccin de la
EAPIIS, es brindar un servicio de calidad que satisfaga las
solicitudes y necesidades del usuario.
Adems de brindar un buen servicio, se desea contribuir
con el desarrollo de la universidad.
Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 6

Sistema Trmite Documentario

Ser un rea que demuestre trabajo, responsabilidad,
dedicacin con el desempeo acadmico.
Tener visin innovadora, para el futuro de la carrera.
Contribuir con la imagen y prestigio de la universidad.
Cumplir con las necesidades de la carrera.

II.5 Identificacin del rea a implementar el sistema de

informacin.
El proceso de trmite documentario se lleva a cabo en las
inmediaciones de la oficina de la EAPIIS, siendo la secretaria que
se encarga de la recepcin de los documentos a registrar,
procesar, emitir o derivar.
Dicho lo anterior el sistema a desarrollar se implementara en la
direccin de la escuela profesional, en recepcin de la misma.
En la mencionada rea toman lugar los siguientes individuos que
hacen posible la ejecucin del proceso:
Director o administrador:
Es la persona encargada de la toma de decisiones, dirigir,
mantener en estabilidad acadmica de la escuela profesional, es
el responsable de los sucesos ocurrentes dentro del mbito
acadmico dentro de la jurisdiccin de la carrera.
Secretaria o asistente:
Es la persona auxiliar que entra en contacto directo con los
usuarios solicitantes o emitentes de un documento, realizando la
labor de recepcionar, registrar, verificar, foliar, y constatar cada
documento.
Los tramitantes:
Estos individuos pueden ser estudiantes, docentes,
profesionales egresados, publico cuyo inters este en el mbito
acadmico.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 7

Sistema Trmite Documentario

II.6 Funcin principal del rea.

Si bien se hizo mencin en el punto anterior el proceso de
trmite documentario, la funcin que desempea dicha rea es o
son los siguientes:

Atender a los estudiantes, docentes, al pblico en general y

orientar en la presentacin de sus expedientes y documentos
para realizar gestiones de la carrera.
Elaborar estadsticas de expedientes y documentos en forma
mensual y efectuar las acciones correctivas que tuviera lugar.
Orientar a los docentes sobre el proceso documentario.
Recepcionar,

registrar,

clasificar,

derivar

realizar

el

seguimiento y control de los expedientes que ingresan a la

carrera.
Preparar anualmente el inventario de documentos archivados
y elabora la relacin de documentos para su depuracin.

Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en

cuenta los procesos: - Recepcin, registro, clasificacin y
distribucin, de los documentos que ingresan o son derivados.
Registro, codificacin y distribucin de las Resoluciones y
otros documentos.
Orientar al usuario referente a la gestin de sus peticiones.
Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que
corresponde a Trmite
Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 8

Sistema Trmite Documentario

Coordinar con Asesora Jurdica la revisin de proyectos de
resoluciones y otros.
Coordinar con Secretara el procesamiento de expedientes
que llegan a Direccin.
Preparar documentos a peticin y presentar opinin sobre
asuntos que le derivan.

Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su

competencia.

Expedir, visar, autenticar, documentos preparados por los

Equipos a su cargo o que obran en el archivo general como: Informes tcnicos sobre casos especficos. - Copias de
documentos del archivo como: Resoluciones, Informes, etc. Certificados de estudios, originales o duplicados; copia de
ttulos profesionales. - Copias de Actas de Evaluacin Final,
de Recuperacin o exmenes de cargo, que soliciten por
desaparicin, prdida o deterioro de los mismos.

Orientar

asesorar

segn

las

normas

casos

como:

Rectificaciones de Apellidos y Nombres, Aprobacin de

Matrcula
exmenes

Ordinaria

aplazados,

Extraordinaria,

Autorizacin

de

subsanacin,

convalidacin

revalidacin de estudios.

Participar en reuniones de trabajo y otras en representacin

del Director o por su cargo.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 9

Sistema Trmite Documentario

Adecuar y difundir las normas de Trmite Documentario,
Actas, Ttulos, etc.

DOCENTE

EGRESADO

ESTUDIANTE

PUBLICO

SECRETARIA(O)
TRAMITANTE

ADMINISTRADOR - DIRECTOR

Si bien se conoce el funcionamiento del rea, presentamos a continuacin

DIRECCION

la estructura organizacional del rea donde se desempea la labor.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 10

Sistema Trmite Documentario

III.

ANLISIS Y DISEO DEL SISTEMA:

III.1Planteamiento del problema:
La direccin de la escuela acadmica profesional de ingeniera
informtica y sistemas tiene limitaciones para la gestin
documentaria y atencin al pblico, no se cuenta con sistemas
informticos software y hardware, as como el personal con las
competencias adecuadas.
Por su parte los estudiantes, docentes y dems tramitantes, perciben
trabas y/o limitaciones al efectuar diversos trmites documentarios, lo
cual no permite seriedad en las autorizaciones que requieren de la
direccin para el desarrollo de sus actividades. Carecen de acceso a
la informacin y servicios va web que facilite el clima documentario.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 11

Sistema Trmite Documentario

Dado que la direccin de la EAPIIS, atiende directamente y provee
de servicios documentarios en el mbito de la carrera, en lo que
corresponde a la gestin documentaria generada por trmites
diversos de los administrados y contribuyentes se aprecia que esta
no cuenta con los sistemas informticos que permitan una adecuada
recepcin, atencin, control y archivo de la documentacin, la cual se
registra de forma manual; el equipamiento y recurso humano escaso
y/o demuestra bajo rendimiento, entre otros por lo que se requiere
modernizar la gestin documentaria para una rpida y oportuna
atencin a los usuarios que permita generar oportunidades de
mejora, prestigio, calidad y gestin.

3.1.1 Efectos del problema

Aumento del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento,
debido a que se repiten las tareas, ocasionando olvidos y/o documentos
traspapelados.

Disminucin de la efectividad por el aumento significativo de

la cantidad de actividades manuales que son las ms
susceptibles a los errores.

Disminucin en la productividad al contar con procesos

lgicos para la atencin de la documentacin.

Incremento de costos en el uso de papel, aumentando

drsticamente los gastos por este concepto.

La Ubicacin de un documento en trmite tarda mucho tiempo

al tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para
ubicar un determinado documento pues que no dispone de
acceso instantneo a la informacin especfica.

La Documentacin emitida no tiene un formato estndar

(cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).
3.1.2 Causas del problema:

La falta de empleo de tecnologas informticas y de

telecomunicaciones.

La Falta Equipos tecnolgicos (computador, impresora, etc.)

apropiados para el desempeo de sus funciones.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 12

Sistema Trmite Documentario

Empleo de procesos deficientes de gestin al no tener una

estandarizacin de los procesos y un ptimo flujo de la
documentacin.

No Contar con un sistema informtico que permita mantener

un ptimo flujo de la documentacin, asegurando su
seguridad e integridad
3.1.3 Definicin del problema
Inexistencia de recursos tecnolgicos en los procesos de gestin
de trmite documentario y no contar con un sistema informtico
integral que permita tener el control de la ubicacin fsica y
lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de la escuela
acadmica, as como de la que se genera al interior de la misma.
3.1.4 Justificacin de la necesidad
La direccin de la EAPIIS, constantemente recibe y emite
variedades y tamaos considerables de documentos, tanto
internos como externos, adems el personal que procesa dichos
documentos son muy limitados lo cual hace que el proceso
marche a un ritmo decepcionante, influyendo tambin en otros
procesos que pueden ser tanto de la carrera o no.

Adems esto conlleva a una insatisfaccin hacia los tramitantes,

para lo cual es necesario y recomendable el uso de un sistema
informtico que permita la automatizacin del proceso, adems
de equipos necesarios para implementar el sistema.
La implementacin del sistema informtico se justifica bajo los
siguientes aspectos:
Tecnolgicos
El uso de un sistema informtico permitir que los
procesos
de
trmite
documentario
sean
ms
estandarizados, lo cual origina tener un control de los
documentos y procesos, dando a la carrera la imagen de
una institucin moderna e innovadora.
Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 13

Sistema Trmite Documentario

Econmicos
El sistema permitir el ahorro en algunos elementos o
herramientas usadas en la gestin de documentos a nivel
manual, tales como: papel, espacio, movilidad, tiempo,
etc.
Productivos
El sistema al ser automatizado, permitir una gestin
netamente confiable y sofisticada en cada instruccin que
se emita, permitiendo un rendimiento notable,
satisfaciendo las expectativas de aquellos que
intervengan en el sistema.

3.1.5 Objetivos del proyecto

Objetivo general
Priorizar la atencin de los usuarios y administrados,
simplificando los procesos administrativos, con la
incorporacin de Tecnologa de Informacin y
Comunicacin que permitir mejorar la calidad del
servicio y transparencia que sustentan los procesos
de modernizacin del Estado.

Objetivos especficos
Disminucin del tiempo promedio en el trmite o
atencin de un documento, debido a que se eliminan
tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos
traspapelados.
Ubicacin rpida de un documento en trmite o
cerrado, lgica y fsicamente.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 14

Sistema Trmite Documentario

Aumento en la productividad gracias a la
implantacin de procesos lgicos para la atencin de
la documentacin.
Aumento de la efectividad por la disminucin
significativa de la cantidad de actividades manuales
que son las ms susceptibles de errores.
Disminucin del uso de papel, reduciendo
drsticamente los gastos por este concepto.
Ahorro considerable de tiempo al no tener que
sumergirse en voluminosos archivos fsicos para
ubicar un determinado documento pues dispone de
acceso instantneo a la informacin especfica con
funciones de bsqueda.
Estandarizacin de la documentacin emitida
(cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios,
etc.).

III.2Plan general de desarrollo del proyecto:

III.2.1 Divisin del proyecto en actividades
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.

Seleccin de la organizacin a tratar

Obtener informacin de la organizacin
Elaborar la entrevista y cuestionario
Ejecutar la entrevista
Implementar el cuestionario
Analizar la informacin obtenida
Filtrar la informacin obtenida de la entrevista
Analizar el flujo de datos
Elaborar las propuestas de solucin
Seleccionar las propuestas de solucin
Presentar sugerencias

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 15

Sistema Trmite Documentario

L. Verificar errores
M. Desarrollar un prototipo o versin de prueba de
N.
O.
P.
Q.
R.
S.

sistema
Ejecutar la versin de prueba
Implementacin del sistema en la organizacin
Ejecutar pruebas
Comprobar errores
Solucin de errores
Capacitar al personal operador del sistema

III.2.2 Calendarizacin del proyecto.

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 16

Sistema Trmite Documentario

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 17

Sistema Trmite Documentario

III.3Estrategias para el levantamiento de la informacin:

Viendo la necesidad de informacin vital para el desarrollo del
sistema de trmite documentario, acudimos o requerimos a las
siguientes herramientas que nos permitan lograr la actividad
mencionada, tales como:
Entrevista con la persona directa en el proceso

(secretaria).
Cuestionario.
Observacin del proceso.
Asesoramiento por parte de alguien capacitado.
Inspecciones (internet, ensayos, monografas, etc).

III.4Anlisis del sistema utilizando la notacin UML:

III.4.1 Requerimientos funcionales
En el sistema de trmite documentario tenemos los
siguientes requerimientos necesarios para que el
sistema tenga una funcin, mencionamos los
siguientes:
R001: registrar documento
Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 18

Sistema Trmite Documentario

R002: registrar usuario

R003: registrar tramite
R004: actualizar documento
R005: actualizar usuario
R006: derivar documento
R007: validar usuario
R008: buscar documento
R009: buscar usuario
R010: buscar documentos derivados

R011: recepcionar documentos

R012: generar reportes
R013: verificar estado del documento
R014: registrar rea
R015: emitir respuesta
R016: consultar documentos por fecha
R017: registrar rea
R018: consultar rea
R019: registrar personal
R020: consultar personal

III.4.2 Modelos de caso de uso

III.4.2.1

lista de actores del sistema

los siguientes actores son los que intervienen
con o en el proceso del sistema:

usuario
empleado
secretaria
director
tramitante

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 19

Sistema Trmite Documentario

III.4.2.2

diagrama de actores del sistema

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 20

Sistema Trmite Documentario

III.4.2.3

diagrama de caso de uso

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 21

Sistema Trmite Documentario

III.4.3 Especificaciones de los casos de uso del sistema

Caso de uso
Actor:
Funcin:

Caso de uso
Actor:
Funcin:
Caso de uso
Actor:
Funcin:
Caso de uso
Actor:
Funcin:

Gestionar documento
Secretaria
Realiza registro, modificacin, genera reportes, deriva
documento, recepcionar documento, verifica el estado del
documento.
Gestionar usuario
Secretaria
Realiza registro, modificacin, elimina, valida usuario
Gestionar tramite
Secretaria
Realiza registro, modificacin
Gestionar Area
secretaria
Realiza registro, modificacin, elimina, lleva el registro de
las reas que emiten un documento

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 22

Sistema Trmite Documentario

Caso de uso
Actor:
Funcin:

Gestionar Personal
Director
Realiza registro, modificacin, elimina

Caso de uso
Actor:
Funcin:

Consulta de documento
Usuario
Consulta el estado de documento de acuerdo al asunto
especificado
III.4.4 Modelo conceptual
3.4.4.1 diagrama de clases

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 23

Sistema Trmite Documentario

III.4.5 Diagrama de secuencia

III.5Control de calidad:

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 24

Sistema Trmite Documentario

IV.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
El proyecto ha contribuido en el control y administracin de
documentos tcnicos que recepcion y emiti la institucin;
esto fue posible con el apoyo y participacin de la direccin de
la EAPIIS y de quienes desarrollaron este proyecto, quienes
influyeron directamente en la eficiente y efectiva
implementacin de la misma.
Las deficiencias que se presentaron en el transcurso del
desarrollo del proyecto se deben a la falta de experiencia por
parte de los ejecutores del proyecto, dado que son nuevos en
el campo.
El diseo y aplicacin de un Programa de Gestin
Documental en las empresas, mejora sensiblemente el
control y organizacin de los documentos, y contribuye
al logro de los objetivos empresariales
Este proyecto ha permitido mejorar y agilizar el
proceso de trmite documentario.
Recomendaciones:

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 25

Sistema Trmite Documentario

Es recomendable que todas las empresas diseen y apliquen
un Programa de Gestin Documental que les permita controlar
y organizar todos los documentos que ingresan y salen de
dichas instituciones, ya que ello contribuye al logro de sus
objetivos empresariales.
Todo proceso de planificacin y desarrollo de un Programa de
Gestin Documental debe incorporar flujos de trmite
documentario
que
permitan
eliminar
procedimientos
innecesarios y orienten al personal de la oficina sobre los
procedimientos que deben cumplir.
Implementar una solucin integral que permita mantener un
ptimo flujo de la documentacin.
Establecer polticas de seguridad por roles para: visualizacin
de expedientes, imprimir documentos, copia documentos,
enviar por correo electrnico, imprimir pantalla, entre otros.
poder interrelacionar va Servicios Web a aquellos usuarios
que necesiten ver el estado de un documento.
Ejecutar mantenimiento constante, as como actualizacin del
software en caso de que exista.
V.

BIBLIOGRAFA Y SOFTWARE:
Bibliografa:
Proyecto de Fortalecimiento de Capacidades para
la Implementacin del Sistema de Trmite
Documentario en la Municipalidad del Callao Ing.
Fidel Prado Macalupu Universidad Tecnolgica del
Per.

http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/Tesis/human/La
nda_M_L/conclusiones_recomendaciones.htm
Sistema integrado de tramite documentario Reniec
Sistema integrado de tramite documentario Sysdoc
Proyecto de fortalecimiento para la implementacin
del sistema de trmite documentario 2014
Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 26

Sistema Trmite Documentario

http://www.monografias.com/trabajos102/proyectofortalecimiento-implementacion-del-sistema-tramitedocumentario-2014/proyecto-fortalecimientoimplementacion-del-sistema-tramite-documentario2014.shtml#ixzz3ifDYPnhr
Software:
IBM Rational Rose Enterprise Edition v 7.0.
Microsoft office.
SQL server
VI.

ANEXOS:

Encuesta elaborado el 20 julio del 2015; dirigido a la secretaria del rea

de recepcin de documentos de la direccin de la EAPIIS.

CUESTIONARIO
1. Cul es el rol principal de la recepcin?

2. Cul es la estructura organizacional de la direccin de la EAPIIS?

3. de qu recursos tecnolgicos cuenta la oficina para la
implementacin del sistema?

4. Tiene experiencia con algn sistema de documentacin?

Si
No
5. Existe o existi algn sistema en la direccin de la EAPIIS?
Si
No
6. Como es el proceso de tramite documentario en su entidad?
7. Segn su opinin el proceso que realiza ud, es eficaz?
Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 27

Sistema Trmite Documentario

8. Que requisitos debe cumplir un sistema de tramite documentario?
9. Que tipos de documentos recepcionan?
10. Cules son las entidades a las que puede derivar un documento?
11. Cuantos documentos recepciona al da?
12. Cules seran las caractersticas ms importantes que extrae de un
documento para registrarlo?
13. Quienes pueden realizar un trmite documentario?
14. El director manipula los documentos que recepciona ud?

Anlisis y Diseo de los Sistemas de Informacin I.

Pgina 28