es probable que encuentre un tema comn: BPM ayuda a una

organizacin a hacer mejor su trabajo.

Este resumen del Manual Oracle Business Process Management Suite
11g, escrito por Manoj Das, Manas Deb y Mark Wilkins, abarca
conceptos bsicos de BPM, sus beneficios clave y las tecnologas
relacionadas con BPM.
BPM, como su nombre indica, alude a la gestin de procesos de negocio
(BP), por lo general con el objetivo de mantener o mejorar ciertos
aspectos del rendimiento del negocio. Los procesos de negocio, a su vez,
se refieren a las series de actividades que una empresa lleva a cabo.
Como es previsible, existen muchas definiciones de BPM y de BP, que
varan en su alcance y en sus puntos de vista. Ms adelante en el libro
profundizaremos sobre los detalles ms precisos de la BPM y los BP,
pero en un intento de brindar una estructura formal para los debates en
curso, se adoptarn las siguientes definiciones no tcnicas de trabajo:

BPM se define como una estrategia para la gestin y mejora del

rendimiento de un negocio a travs de la optimizacin continua de los
procesos de negocio en un ciclo repetitivo y cerrado de modelado,
ejecucin y medicin. Las actividades de BPM abarcan la concepcin
y el descubrimiento a travs de la implementacin y la gestin de la
ejecucin de los procesos de negocio dentro de un apropiado marco
de gobernanza.

Un proceso de negocio es un conjunto de actividades vinculadas

que son realizadas por personas y sistemas que ofrecen un valor
empresarial a los clientes internos o externos.

Por lo tanto, adoptamos una visin amplia para el despliegue de un

completo ciclo de vida de la BPM, incluyendo una continua mejora de

procesos. Reconocemos esto como una disciplina de gestin que va ms

all de las actividades de desarrollo de software o de la mera utilizacin
de aplicaciones de software. Tambin incluimos la buena gestin como
un elemento necesario de la BPM. Creemos que una gobernanza
adecuada es necesaria para garantizar la calidad de la adopcin de la
BPM que es capaz de brindar una ventaja competitiva sostenida.
En el caso de la definicin de un proceso de negocio, evitamos a
propsito la restriccin a cualquier asociacin estructurada de actividades
empresariales. En los procesos estructurados, los pasos del proceso y su
secuencia son conocidos a priori, por lo menos dentro de un conjunto
especfico de opciones posibles. Para muchos procesos de negocio esta
restriccin no plantea ninguna dificultad real y, de hecho, hace ms
simple la implementacin informtica de los procesos de negocio.
Una orden directa de dinero en efectivo para bienes simples, un
aprovisionamiento para un servicio telefnico y el apoyo al back-end de
los procesos de negocio para la mayora de las compras en Internet,
todos entraran en la categora de procesos de negocio estructurados.
Sin embargo, las empresas de hoy necesitan tanto mejorar como
garantizar la calidad de ejecucin de las transacciones comerciales que
involucran ms bien conjuntos ad hoc de actividades, en las cuales el
nmero exacto de tareas y la naturaleza exacta de sus vinculaciones
incluyendo los aparentes flujos de trabajo no son conocidos a priori. Los
procesos de negocio evolucionan en funcin del contexto especfico de
una particular transaccin comercial y se basan en resultados
intermedios. A diferencia de la ramificacin de flujos de tarea de
secuencia estricta y pre-especificada, estas operaciones se rigen por
normas comerciales, reglas y polticas de alto nivel.
Este extracto del Manual Oracle Business Process Management Suite 11g de Manoj Das, Manas
Deb y Mark Wilkins, se reproduce aqu con permiso de Oracle Press, copyright 2012.

Descargar el PDF del captulo completo (en ingls).

Estas operaciones tambin podran incluir una colaboracin relativamente

libre de los trabajadores del conocimiento en lugar de pedirles las tareas
humanas comunes conocidas dentro los sistemas tradicionales de flujo
de trabajo. La gestin de estas operaciones puede ser formulada
utilizando los llamados procesos no estructurados. Muchas de las
actividades de gestin de casos, as como la R&D farmacutica y los
complicados anlisis de riesgos, son ejemplos de procesos no
estructurados.
Nos gustara sealar que los procesos de negocio pueden existir y de
hecho lo hacen dentro de aplicaciones empaquetadas como ERP, CRM,
HRM y SCM, y tambin se pueden crear en el middleware que suele
rodear estas aplicaciones. Si bien los procesos de negocios de aplicacin
transversal claramente se asientan en el middleware, suelen surgir
situaciones en las que son necesarios el diseo multifactico y las
consideraciones operativas en determinacin a los mejores lugares para
la creacin de un proceso de negocio.
Oracle BPM Suite es un producto middleware (de hecho, es parte de la
familia de productos Fusion Middleware de Oracle) y se puede utilizar
para crear procesos de negocios independientes que pueden integrarse
con aplicaciones empaquetadas o bien extenderlas.
Tambin puede ser til tener en cuenta que la abreviatura BPM es de
uso general para el Modelado de Procesos de Negocio, la Monitorizacin
de Procesos de Negocio y la Gestin de Rendimiento Empresarial. Las
dos primeras estn incluidas en nuestra definicin de BPM, mientras que
la tercera se refiere a las mediciones financieras de desempeo del
negocio en las cuales nuestro BPM debera contribuir en ltima instancia.

Por qu BPM?
En la actualidad, la mayora de las empresas estn muy interesadas en la
adopcin de BPM a travs de sus organizaciones para ayudar a mejorar su
desempeo corporativo. Todava son pocas las compaas que han alcanzado la
madurez en sus iniciativas de BPM, mientras que la mayora est lidiando con las
primeras etapas de la adopcin. Informes frecuentes de firmas analistas lderes
como Gartner, Forrester e IDC, indican que la mejora en la gestin de procesos
ha sido una de las principales preocupaciones de las altas direcciones en los
ltimos aos y lo seguir siendo en los prximos.
Los analistas estiman que el gasto anual en BPM se sita en el rango de los 5 a 6
mil millones de dlares y se prev que crezca a una tasa del 30 al 40 por ciento
por ao (comprese con la tasa de crecimiento proyectada del 5 al 10 por ciento
de la mayora de los dems mercados de software de integracin de negocios). En
conjunto, la BPM parece disfrutar de un fuerte impulso positivo en el momento
actual. Por lo tanto, valdra la pena profundizar un poco ms para ver por qu la
BPM se considera como algo tan beneficioso para una empresa.

Los beneficios de BPM

Como ya hemos sealado, la BPM consiste en gestionar las actividades
empresariales de una manera integral. Si bien la adopcin de BPM ofrece
diversas ventajas, podra haber divergencias sobre la principal motivacin para su
uso en una determinada empresa. Por ejemplo, algunas empresas pueden
centrarse en la ejecucin de sus actividades de manera ms eficiente, es decir,
producir el mismo resultado con menos recursos como tiempo, dinero, bienes y
mano de obra; mientras que otros pueden estar ms interesados en generar mayor
agilidad en el negocio con el fin de responder mejor a las cambiantes condiciones
del mercado.

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En algunos casos, la gestin de procesos puede ser necesaria para producir

suficiente visibilidad y crear registros de auditora a travs de una cadena de
actividades, con el fin de satisfacer una variedad de requisitos normativos. Tales
beneficios de la BPM, en general pueden ser clasificados como internos o
externos. Generalmente los beneficios internos son la eficiencia, as como la
satisfaccin y la potenciacin de los trabajadores, mientras que los beneficios
externos ayudan a los clientes y a los socios a obtener ms valor a partir de los
productos y servicios de la empresa.
La BPM brinda una mayor eficiencia para las actividades comerciales mediante
la entrega de procesos integrados que alcanzan a funcionalidades de TI
distribuidas y tambin a los trabajadores.
Un incremento en el nivel de automatizacin de ejecucin de las transacciones
debido a la informatizacin de las actividades del proceso reduce el tiempo de
ejecucin del proceso, ofrece una mayor capacidad de volumen de transacciones
y reduce los errores generados por el hombre. Las instalaciones de colaboracin
(incluidas en Oracle BPM Suite 11g) hacen que sea mucho ms fcil y ms
barato el manejo de excepciones complejas, lo que contribuye a una mayor
productividad y eficiencia.

Una mejor visibilidad sobre una transaccin comercial requiere de un

seguimiento adecuado del proceso subyacente. Un proceso puede ser
monitoreado a nivel superior para obtener datos de un chequeo general de salud
acerca de las operaciones relacionadas con ese proceso por ejemplo, el nmero
de transacciones que se estn realizando y cuntas estn en qu estado de
terminacin, rangos de tiempos de finalizacin y porcentajes de cada. A menudo,
las altas direcciones suelen estar interesadas en este tipo de informacin. Por otro
lado, los diseadores de procesos o aquellos interesados en la mejora continua
del proceso, tambin pueden desear realizar un seguimiento de varios parmetros
de rendimiento asociados con las actividades individuales y las respuestas de
rendimiento de las aplicaciones perifricas con las que se conecta el proceso.
Los equipos de operaciones de TI se ocupan en general del rendimiento del
sistema a nivel de software y hardware, de la informacin para una rpida
deteccin de fallos y de brindar el nivel esperado de servicio de los sistemas que
se ejecutan, para dar soporte a la continuidad del negocio. La gente de ventas y
marketing estar interesada en aumentar las ventas y las oportunidades de ventas
cruzadas asociadas con un cliente y sus operaciones. La descripcin explcita y
digital de los procesos que muestran todas las actividades asociadas, las normas y
los sistemas finales, y los eventos generados por las instancias del proceso de
negocio en ejecucin, facilitan enormemente la visibilidad del proceso. Una vez
que ya son maleables todas las actividades de una transaccin basada en un
proceso, tambin se hace ms fcil la creacin de rutas de auditora o la
generacin de alertas para su uso con procedimientos de cumplimiento. Los
analizadores de procesos integrados en BPMS (como en Oracle BPM Suite 11g)
o herramientas de compaa como Business Activity Monitoring (por ejemplo,
Oracle BAM) o Business Intelligence (por ejemplo, Oracle BI), pueden ser
utilizados para visualizar con facilidad una variedad de informacin de los
procesos.
Una mayor agilidad en los negocios se ha convertido en una caracterstica
esencial de las empresas ganadoras en el mercado global competitivo de hoy. La

agilidad tiene que ver con responder rpidamente ante los cambios previstos y no
previstos en la ejecucin del negocio; los procesos de negocios son a menudo un
lugar ideal para orquestar dichos cambios. Las empresas colaboradoras y los
participantes de TI pueden modificar rpidamente los procesos existentes en
funcin de lo que sea necesario segn los imperativos del cambio. Adems, la
reutilizacin de los subprocesos o servicios (en los puntos finales del proceso)
puede reducir enormemente el tiempo de respuesta para manejar el cambio. El
uso de reglas de negocio externalizadas y desplegables en caliente que pueden
alterar algunos aspectos de la ejecucin del proceso (como resulta posible en
Oracle BPM Suite 11g) es otra manera de aumentar la agilidad del negocio, ya
que algunos de los cambios en el proceso pueden ser incorporados directamente
por los analistas de negocio, sin requerir de largos y costosos proyectos de
desarrollo de TI.
SOBRE LOS AUTORES
Manoj Das es gerente superior en el grupo de administracin de productos de
Oracle Fusion Middleware. Centra su atencin en BPEL y en Reglas de
Negocios. Manoj se incorpor a Oracle con la adquisicin de Siebel, donde fue
responsable de impulsar una plataforma de aplicacin de prxima generacin
centrada en los procesos.
Manas Deb es director principal en el Grupo de Productos Fusion Middleware /
SOA, BPM, Governance Suites en Oracle. Actualmente dirige la gestin de
salida de productos y muchas iniciativas de participacin estratgica de Oracle
SOA, BPM y soluciones de gobernabilidad mundial.
Mark Wilkins es un arquitecto de empresa que trabaja para el Programa de
Arquitectura Empresarial Global de Oracle, donde se desempea en lneas de
productos para desarrollar estrategias de BPM. Mark se incorpor a Oracle desde
BEA, donde jug un papel decisivo en el desarrollo de mtodos y ofertas de
servicios de Arquitectura Orientada a Servicios.