Conoce una herramienta ms importante que incluso el mismo plan de negocios en el desarrollo de proyectos

Existen varias herramientas para poder desarrollar una idea/proyecto/negocio hacia sus objetivos, sin
embargo hay una que es la base de las dems, que las origina y las gestiona: establecindolas, asignndolas,
supervisandolas, dndoles seguimiento, analizndolas, estableciendo fechas, tiempos, generando una
programacin, informes y resmenes del avance del proyecto o los proyectos para un ptimo desarrollo.
Hablamos del Plan de trabajo herramienta administrativa en planeacin estratgica que atiende el principal
factor de madurez de las empresas y profesionistas, es decir el tiempo y espacio para planear, donde radica el
detonante principal para el desarrollo y crecimiento de proyectos, que es lo que le agrega valor a las ideas, el
trabajo y a las empresas, permitiendo abrir un espacio de las actividades cotidianas para poder visualizar los
planes para el futuro, buscando aprovechar mejor los recursos, tener un mejor crecimiento y ser ms
productivos en el proceso.
Sin embargo a pesar de la vital importancia que tiene el plan de trabajo algunos administradores o lderes de
proyecto lo ven como un inconveniente necesario, en vez de reconocerlo como la principal herramienta para la
gestin de su trabajo, esto por el tiempo que requiere para poderse elaborar. Y sin tiempo para la planeacin,
no hay tiempo para hacer un plan de trabajo y esto se traduce a entonces Cmo sabes, ...hacia dnde vas?,
...Que haces lo mejor que puedes hacer?,
...Como llegar a donde quieres estar?,
...Que eres productivo?,
...Que tu equipo est trabajando o son productivos?,
...Que estas siendo lo ms rentable que puedes ser?,
...Si ganas o pierdes dinero?.
...Donde est el control de tu proyecto/negocio?,
...Avance/desarrollo/crecimiento de tu idea/negocio/proyecto entonces?,
...Que tienes una buena distribucin del trabajo?,
...Como alcanzaras los resultados?
...Que aprovechas de manera ptima los recursos que tienen en el proyecto?
Que en conclusin es pasar de la parte operativa a la administrativa, es decir comenzar a pensar en los
objetivos para el futuro crecimiento y desarrollo de donde estamos.
Pero que es un proyecto?
Un proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas, por lo general involucran a un grupo de personas
trabajando en torno a un objetivo o meta en comn en un perodo de tiempo determinado.
Los proyectos se realizan en todos los niveles en una empresa y bien pueden exigir el esfuerzo de una sola
persona o de todos. Su duracin puede variar desde una semana a ms de dos aos. Algunos proyectos son
por rea y otros sobrepasan incluso los lmites funcionales u organizacionales; es decir involucran a ms
organizaciones, o naciones.
Las herramientas que se han desarrollado en el transcurso del tiempo buscan garantizar el xito del proyecto;
lo que significa cumplir el objetivo del mismo en el tiempo establecido y cubriendo una serie de requisitos que
se plantearon para su inicio. La gestin de proyectos es la planificacin, programacin, seguimiento, control y
entrega de las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos dentro de un plazo determinado. No es de
extraarse que la gestin de proyectos requiera fuertes habilidades gerenciales, para su eficaz desarrollo.
Recordando que el plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificacin, ejecucin,
implementacin y supervisin de cualquier proyecto o conjunto de proyectos, desarrollados para cumplir con
el objetivo principal del proyecto/empresa.

El Work_plan 2015
Es un plan de trabajo genrico y funcional, que al combinarse con las herramientas TICs (Tecnologas de
Informacin y Comunicacin) permite una mejor gestin de proyectos y llevar tus reuniones de trabajo al
siguiente nivel. Con el manejo de esta herramienta podrn:
1)
Ahorrar tiempo en la elaboracin de minutas, resmenes de reunin, diagramas gantt, grficos,
calendarios, seguimiento y anlisis de en las reuniones. Tambin para la elaboracin de alguna plantilla para
un plan de trabajo.
2)
Permitir una mejor comunicacin al integrar el directorio, a la red de trabajo del proyecto, tener una
carpeta compartida en tiempo real desde Internet y tener todo por escrito.
3)
Tener un mayor seguimiento: a planes de accin, estatus, tiempo de entrega, objetivos de reunin,
asistencia, tiempo de reunin, presentadores, productividad e in productividad a nivel individual y grupal.
4)
Administrar tu propio CMI (Cuadro de Mando Integral) que permite Alinear las actividades a los
Objetivos del proyecto, presentar avances en un BalancedScoredCard, Plan de Negocios, Proceso
Administrativo, objetivos de tu rea o agregar estos Indicadores de Productividad (kpis) como los necesites.
5)
Establecer un control financiero del proyecto: donde se contempla de manera individual la cotizacin
del equipo, donde se pueden gestionar las inversiones, pago por los servicios, licencias, que adems se
puede determinar quienes generan acciones del proyecto y a quienes se les paga por su trabajo.
6)
Configurar la semana laboral, as como los das festivos e inhbiles dentro del periodo en que se
desarrolla el proyecto.
7)
Identificar la ruta crtica del proyecto, as como la siguiente ruta posible a volverse critica del proyecto;
teniendo 4 vistas (das, semanas, meses y trimestres) en el diagrama Gantt.
8)
Tener una visin mensual total, al tener un calendario que transcurre en el mes actual, que te muestra
todos los das del mes, los das festivos y fechas inhbiles, cumpleaos de colaboradores y mximo 15
actividades que se inician y mximo de 15 actividades que se entregan por da.
9)
Seguridad ante todo, principalmente para proteger los datos de la Networking y el plan de trabajo, es
decir podrs crear usuarios para dar acceso a tu archivo con 2 tipos de usuarios (Colaborador o
Administrador).
10) Aprender ms Excel, con el simple hecho de revisar la herramienta y probarla, aprenders funciones y
frmulas que no sabas como usar, por lo que si lo revisas a detalle veras que cuentas con un glosario donde
se explican a detalle las formulas, y al plantearte Cmo se hizo esto, o aquello? Ya estars aprendiendo, por
esto con el Work_plan todo o partes t podrs mejorar tus reportes que haces actualmente.
11) No requiere de instalar programas adicionales.- Desarrollado en un programa cuya plataforma es la ms
comercial, usada y solicitada en el mundo empresarial como lo es Excel 2010.
12) Su uso no depende de aprender otro programa.- Su completo entendimiento depende del nivel que tenga
el usuario manejando el programa de Office Excel 2010.
13) Ayuda a madurar profesionalmente.- Al contar con una compleja estructura que permite visualizar
campos, que no se tenan contemplados al inicio y comenzar a entenderlos lo que permite desarrollar y
mejorar nuestras habilidades de gestin de proyectos.

En resumen tendrs ms tiempo para planear y gestionar mejor tu equipo, rea, empresa, proyecto de
emprendimiento, o investigacin, llevar tus reuniones al siguiente nivel.
Use esta herramienta con ventajas claras sobre otros programas especializados, en conjunto con servicios en
la Nube (Dropbox, Onedrive, Gdrive, etc) o ubicaciones en Red, para potencializar su uso.