Gestion de Projet Associatif - ANIMAFAC PDF

Projet Asso - Formation
la gestion de projet
associatif
Xavier HENNEQUIN
UTC 2002
Sommaire
Sommaire
I - Prparer ensemble le projet........................................... 5
A - Dfinir le projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Outil 1 : Fiche des objectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Outil 2 : Note de clarification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
B - Prparer la communication interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Outil 1 : Plan de communication interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Outil 2 : Ordre du jour. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Outil 3 : Mthode d'organisation d'une runion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Outil 4 : Compte rendu de runion du ../../... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
C - Constituer l'quipe du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Outil 1 : Liste des participants au projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Outil 2 : Analyse de l'environnement humain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
II - Structurer le projet...................................................... 29
A - Caractriser et planifier les tches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Outil 1 : Liste des tches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Outil 2 : Planning prvisionnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
B - Etablir le budget prvisionnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Outil 1 : Budget prvisionnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif
C - Analyser les risques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Outil 1 : Analyse prliminaire des risques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
III - Raliser le projet........................................................ 45

A - Suivre l'avancement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Outil 1 : Tableau de bord du ../../... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Outil 2 : Planning de suivi du ../../... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Outil 3 : Budget de suivi du ../../... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
B - Dbloquer le projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Outil 1 : Runion SOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Outil 2 : Fiche de modification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
C - Communiquer avec l'extrieur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Outil 1 : Plaquette de prsentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Outil 2 : Fiche contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
IV - Finir le projet............................................................. 69
A - Faire le bilan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Outil 1 : La runion finale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Outil 2 : Le bilan de trsorerie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Outil 3 : Le bilan des contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Outil 4 : Le bilan global du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
B - Archiver le projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Outil 1 : Tableau d'archivage de la documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Dfinitions..................................................................... 87
Annexes........................................................................ 93
I
Prparer
ensemble le
projet
Vous et plusieurs membres de votre association avez dcid de commencer
ensemble un projet qui va vous prendre un certain temps de ralisation. Avant de
vous jeter corps perdus dans la ralisation effective, prenez le temps de bien dfinir
le projet.
Objectif :
Se mettre d'accord sur les caractristiques du projet
en dcrivant ses caractristiques dans la fiche des objectifs et la
note de clarification.
en prparant l'organisation des runions : l'ordre du jour, le
compte-rendu de runion et une mthode pour organiser ces
runions.
en prparant la communication interne avec la liste des
participants au projet.
en tenant compte des motivations de l'quipe du projet9 travers
l'analyse de l'environnement humain.
Explication : Cette phase vous permet de mieux dfinir votre ide du projet
que vous avez envie de mener. Elle permet que tout le monde se mette
d'accord sur les caractristiques du projet et prenne un temps de rflexion
pour prparer au mieux le projet. Les outils proposs vous donnent des
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pistes de rflexion mais aussi vous permettent de mettre par crit des choses
dites l'oral qui vous semblent videntes sur le coup. Le fait de les mettre
sur papier vous permettra de vous les remmorer plus facilement plus tard.
Intrts :
-
Dfinir ensemble les caractristiques du projet.

Commencer dfinir les rles de chacun partir de leurs motivations et
de leurs talents.
Communiquer au sein de l'association sur le projet.
Eviter de se prcipiter dans la ralisation effective sans tre sr de la
dfinition collective du projet.
Attention : Il est difficile de mettre en place cette phase car souvent toute
l'quipe est impatiente de commencer la ralisation. Cependant il est
ncessaire que chacun soit d'accord sur les caractristiques lmentaires du
projet pour que tout le monde travaille pour le mme projet.
Attention : Cette phase vous permet de dfinir des caractristiques qui vont
voluer au cours du projet et c'est normal. En effet, les objectifs changeront
sans doute en cours de projet mais au moins vous partez tous sur la mme
ide du projet au dpart.
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Prparer ensemble le projet
A - Dfinir le projet
Vous-mme et certains membres de votre association avez une ide d'un projet16
mener, l'association pense pouvoir le raliser. Il s'agit dsormais de dfinir et clarifier
pour tous et pour vous-mme les caractristiques principales de ce projet.
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Objectif :
Dfinir les caractristiques principales du projet
par la construction de la fiche des objectifs.
par la construction de la note de clarification au cours de la
runion de lancement10.
Intrt : Cette premire tape est primordiale pour motiver l'association et ses
membres autour du projet et des objectifs de celui-ci.
Actions
Organiser une runion de lancement. pour lancer et dfinir le projet
ensemble en invitant tous les membres de l'association pressentis pour
composer l'quipe du projet9 ainsi que les responsables de l'association.
Exprimer clairement les objectifs du projet associatif. pour permettre
l'quipe du projet d'exprimer ses objectifs.
Classer ces objectifs . pour reprer les objectifs fondamentaux et
secondaires, ainsi que leurs relations.
Reporter ce classement sur la fiche des objectifs. pour se mettre
d'accord sur des objectifs explicites et comprhensibles.
Raliser la note de clarification. pour disposer d'un document qui rsume
tous les aspects du projet.
Communiquer tous les membres de l'association la note de
clarification. pour assurer une bonne cohsion de l'association autour de la
dfinition du projet.
Outils
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Outil 1 : Fiche des objectifs

Prsentation
Explication : La fiche des objectifs est un document construit qui liste des
objectifs du projet, leurs relations et leur ordre d'importance. Cette fiche des
objectifs est construire lors de la runion de lancement10 entre les initiateurs
du projet et ceux susceptibles d'y participer.
Intrts :
-
Lister des objectifs explicites, comprhensibles et hirarchiss.

Permettre toute l'quipe du projet9 pressentie de s'exprimer sur les
objectifs du projet.
Mettre d'accord et motiver l'quipe du projet autour d'objectifs communs.
Avoir un document de rfrence auquel se rapporter en cas de
dsaccord au cours du projet.
Attention : Les objectifs initiaux du projet volueront certainement au cours

du droulement, pas de panique, c'est normal.
Conseil : Montrez lors de l'tablissement de cette fiche votre volont de tenir
compte des remarques de chacun. Cela montre tous que chaque membre
de l'quipe est important pour la ralisation du projet.
Fiche des objectifs
I - Mthode de dfinition des objectifs

Runissez les initiateurs du projet (dont vous faites partie) et les membres
de l'association susceptibles d'y participer. Invitez galement les
responsables de l'association. Lors de cette runion de lancement,
dfinissez les objectifs ensemble par la mthode suivante.
1 - Produire la liste la plus exhaustive possible des objectifs du
projet.
Mthode : Au cours de la runion de lancement10 chaque participant va
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noter individuellement la liste des objectifs qu'ils associent personnellement

au projet. L'animateur de la runion va collecter les listes de chacun et noter
ces objectifs sur un tableau visible par tous.
Conseil : Pour exprimer les objectifs vous pouvez proposer d'utiliser un
verbe d'action l'infinitif en rpondant la question.
Attention : Mfiez-vous de la confusion entre les objectifs et les moyens d'y
arriver.
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2 - Identifier les objectifs gnraux et secondaires du projet.

Mthode : Classez ensemble (par des couleurs par exemple) les objectifs
lists en fonction de leur importance et supprimer ceux qui sont en double.
3 - Classer les objectifs secondaires par catgorie.
Mthode : Vous reprez ensemble au tableau les objectifs secondaires
puis vous les classez selon des catgories dfinies au fur et mesure du
classement.
Exemple : Catgories : financier, technique, logistique, etc.
Mthode : Vous pouvez dsormais reporter ces objectifs dans la fiche des
objectifs.
II - Objectifs gnraux du projet
Quels sont les objectifs gnraux du projet ?
III - Objectifs secondaires du projet
Catgorie d'objectifs
Quelles sont les catgories d'objectifs identifies ?
Liste des objectifs par catgorie

Quels sont les objectifs correspondants chaque catgorie
?
Outil 2 : Note de clarification

Prsentation
Explication : La note de clarification est un document qui prcise les
caractristiques du projet. Elle reprend les objectifs de la fiche des objectifs
et contient une premire liste des contraintes7 et des risques17. Elle est
diffuse dans votre association toutes les personnes concernes par le
projet.
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Intrts :
-
Dfinir le projet sous ses principaux aspects.

Disposer d'un document de rfrence dcrivant les caractristiques
initiales du projet.
Disposer des renseignements ncessaires pour construire les plaquettes
de prsentation du projet pour les partenaires potentiels.
Attention : Pour obtenir les informations ncessaires la rdaction de cette

note de clarification, pensez consulter toute l'quipe. Cela donne des ides
et cela motive tout le monde autour du projet. Vous pouvez la faire lors de la
runion de lancement10 la suite de la fiche des objectifs.
Note de clarification
I - Intitul du projet
Quel est le titre de votre projet ?
Attention : Le choix du titre du projet est loin d'tre anodin, il est la
premire chose qui "accroche" toutes les personnes appeles entendre
parler du projet. Trouver un intitul court, reprsentatif et si possible qui
"sonne" bien.
II - Contexte
Dcrivez rapidement l'association et l'origine du projet.
Intrt : Il peut tre utile d'avoir des informations relatives l'environnement

du projet pour en faciliter la comprhension.
III - Dfinition du projet et objectifs
1 - Objectifs gnraux du projet
Reporter les objectifs gnraux identifis d'aprs la fiche des objectifs.
Conseil : Il est intressant de rflchir sur la manire de se rendre compte
que l'objectif est atteint.
2 - Objectifs secondaires
Reporter
les
catgories
identifies
et
les
objectifs
secondaires
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correspondants d'aprs la fiche des objectifs.

3 - Rsultats prvus du projet
Quels seront les rsultats concrets de votre projet ?
Attention : Les rsultats du projet peuvent prendre la forme d'une entit
matrielle (exemple : 500 CD enregistrs) ou d'un service (exemple :
organiser un concert pour une autre association).
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Attention : Les rsultats prvus d'un projet peuvent avoir t abords dans
la liste des objectifs.
Exemple : Le projet d'une association pour la dfense du droit de l'enfant a
pour objectif : sensibiliser le public la maltraitance infantile et pour rsultat
concret : l'organisation d'une pice de thtre sur ce thme.
4 - Dbut et fin du projet
Quelles sont les dates de dbut et de fin du projet ?
5 - Premire valuation des dpenses engager.
Combien l'association doit-elle dpenser environ pour atteindre les objectifs
du projet ?
Conseil : Inspirez-vous de l'exprience de l'association dans le mme type
de projet pour faire cette premire valuation.
Remarque : Pas la peine de rentrer tout de suite dans les dtails. Des
informations complteront cette premire valuation tout au long du projet
et permettront la ralisation d'un budget prvisionnel.
Attention : Cette premire valuation financire peut aussi rpondre la
question : de combien l'association dispose-t-elle pour raliser son projet ?
IV - Acteurs du projet
1 - Responsable du projet
Remarque : On parle aussi de chef de projet21 ou matre d'oeuvre23
Quel est le nom du responsable du projet et sa fonction dans l'association ?
Le responsable du projet veille son bon droulement, arbitre les dcisions
et reprsente officiellement le projet ds qu'il faut une signature. Les deux
premires fonctions peuvent tre assures par une ou plusieurs personnes.
Par contre, le fait de signer ncessite le nom d'un seul responsable pour
des questions lgales.
Attention : Chef de projet ne veut pas dire que celui-ci prend toutes les
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dcisions tout seul, elles se prennent en groupe mais certaines ncessitent

l'arbitrage du chef de projet.
2 - Equipe pressentie pour la ralisation du projet
Quels sont les noms et fonctions (pour le projet) des membres de
l'association pressentis pour raliser le projet ?
3 - Partenaires
Quels sont les partenaires pressentis pour le projet ?
Attention : A ce stade de dfinition du projet, certains partenaires sont
clairement identifis, d'autres simplement par catgorie.
Exemple : Catgorie de partenaires : les sponsors, les organismes de
subventions, les mdias, les collectivits locales, etc.
V - Risques
A quels risques principaux est expos le projet?
Attention : Cette premire analyse des risques est loin d'tre exhaustive,
l'analyse dtaille des risques ralise ultrieurement viendra l'affiner.
Conseil : Vous pouvez vous inspirer des expriences prcdentes de votre
association ou mme d'autres associations pour tablir ces risques.
VI - Contraintes respecter
1 - Contraintes de dlais
Quelle est la date-butoir pour raliser votre projet ? Quelles sont les dates
intermdiaires importantes ?
Attention : Les contraintes de dlai concernent les dates obliges de votre
projet, la planification de la ralisation du projet interviendra plus tard.
2 - Contraintes de cots
Quel est le maximum que vous puissiez dpenser pour votre projet ? Quel
est le maximum que vous puissiez collecter pour votre projet ?
Attention : Les deux questions ci-dessous sont troitement lies et les
rponses sont appeles voluer au cours du projet en bien ou en mal.
3 - Contraintes de performances
Quel niveau de qualit minimal le projet doit-il atteindre ?
Exemple : L'association de dfense des droits de l'enfant dsire raliser
une pice de thtre pour sensibiliser le public la maltraitance des
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enfants. Les contraintes de performances sont les suivantes : attirer au

moins 200 personnes, faire une pice d'une dure infrieure 2h.
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B - Prparer la communication interne

Vous avez dfini toutes les caractristiques de votre projet. Il s'agit maintenant de
grer efficacement toutes les informations qui vont circuler au sein de l'quipe du
projet9.
Objectif :
Permettre la transmission des informations au sein du projet en prvoyant
une utilisation efficace des moyens de communication
disponibles
une gestion rigoureuse des documents sur le plan de
communication interne.
l'organisation de runions efficaces et agrables.
Intrts :
-
Tenir compte des ides de toute l'quipe.

Ne ngliger aucune bonne ide.
Prvenir ou rsoudre les problmes ventuels.
Garder l'quipe motive.
Faire vivre le projet de la manire la plus agrable possible.
Actions
Identifier les moyens de communication existants pour connatre les
moyens de communication existants au sein de votre association.
Dfinir la manire de communiquer au sein de l'quipe pour exploiter au
mieux les moyens de communication disponibles.
Crer des modles de documents pour crer l'identit visuelle de votre
projet .Cela contribue motiver l'quipe et permet d'homogniser la forme
de vos documents.
Prvoir le classement des documents pour savoir o se trouvent les
informations importantes.
Prparer les runions pour les rendre agrables et efficaces.
Animer les runions pour faire vivre le projet ensemble en vrifiant
rgulirement son avancement.
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Outils
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Outil 1 : Plan de communication interne
Prsentation
Explication : Cet outil identifie les outils de communication internes existants
et la manire de les utiliser au sein de l'quipe du projet9.
Intrts :
-
Ne ngliger aucun moyen de communiquer entre vous et votre quipe.

Communiquer pour motiver, couter, proposer tout au long du projet.
Remarque : Souciez-vous avant tout de la communication interne, les

problmes de communication externe viendront bien assez vite (cf. l'tape a
de la phase 3 : "raliser la communication externe").
Plan de communication
interne
I - Comment utiliser les moyens de communication interne pour votre

projet ?
Ce tableau dresse la liste et le mode d'utilisation des moyens de
communication et des modles de documents utiliser au sein de l'quipe
du projet.
Mthode : Commencez par inventorier les moyens de communication
utiliss et les modles de documents dj utiliss au sein de l'association.
Vous pourrez, par la suite, les adapter votre projet.
Mthode : Reprez ensuite les types d'informations faire circuler entre les
membres de l'quipe puis compltez le tableau suivant.
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Nature de
l'information
Quel moyen de
communication
utiliser ?
Qui est l'auteur

de l'information
?
A qui est
destine
l'information ?
Quel est le
modle de
document
utiliser ?
O se range ce
document ?
Quel type de
messages doit
circuler entre les
membres de
l'quipe ?
Fax, tlphone,
email,
bouche--oreille,
document papier,
etc.
L'auteur est , soit

identifi par son
nom, soit par une
fonction dans le
projet.
Le destinataire du
message est soit
identifi par son
nom soit par une
fonction dans le
projet.
Indiquer quel
modle de
document
dcoule de
l'utilisation du
moyen de
communication.
Indiquer o se
range le
document cr
(dossier
informatique ou
lieu "physique")
EXEMPLE :
message
tlphonique
adress un des
autres membres
de l'quipe.
petit cahier
un des membres
de l'quipe
prsent dans le
local au moment
du coup de
tlphone.
un autre membre
de l'quipe qui
s'adresse le
message.
en-tte avec
certaines
informations (cf.
gestion de la
documentation).
dans le local prs

du tlphone.
Exemple : Moyens de communication : le tlphone, les botes aux lettres,

le fax, le courrier lectronique, le courrier postal, l'affichage, les runions, le
bouche--oreille, les documents crits, les modles de documents (lettre,
note d'information, compte-rendu de runion , etc.).
Attention : A ce stade du projet l'quipe du projet n'est que pressentie, les
rponses aux questions "qui ?" peuvent tre une catgorie (le trsorier, le
secrtaire, le chef de projet21, etc.) ou des noms.
Conseil : Pensez parcourir toute la mthode prsente de gestion de
projet pour avoir une ide de certains documents fournir.
Remarque : Ce mini plan de communication14 n'est pas dfinitif, au cours du
projet il sera appel voluer.
II - Gestion de la documentation
Vous connaissez dsormais les modles de documents dont vous avez
besoin, il s'agit maintenant de les crer. Voici quelques petits "trucs" pour
raliser ces modles de documents.
Mthode : Crer un en-tte type pour tous vos documents informatiques
contenant le nom de l'auteur de la cration du document, le nom de la
personne qui a fait une ventuelle modification, la date de sa cration et de
la dernire remise jour, le numro de la version du document.
Mthode : Crer une identit propre votre projet : un logo, un slogan
ajouter cet en-tte.
Intrts :
-
Crer une cohrence entre tous les documents.

Rassembler et motiver l'quipe autour de l'identit visuelle.
Diffuser une bonne image en interne favorise la promotion du projet en
externe.
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Conseil : N'hsitez pas travailler sur le ct esthtique de vos en-ttes et

documents, cela donnera plus envie de les lire.
Exemple : Suit au tableau prcdent, vous savez que vous avez besoin
d'une note de transmission de message tlphonique. Sur ce document
doivent apparatre au minimum l'auteur du coup de tlphone, celui qui a
reu le coup de tlphone, la date et l'heure du coup de tlphone, le nom
de la personne qui le message est adress.
Mthode : Penser une mthode de nommage informatique cohrente
pour tous vos documents.
Exemple : Compte rendu de runion du 20/11/01 du projet Encore :
en_cr_20/11/01
Mthode : Organiser le stockage de la documentation (format papier et
informatique) produite lors de la ralisation du projet.
Conseil : Ne pas ngliger la mthode de l'armoire et des classeurs pour les
papiers.
Conseil : Penser cette mthode de rangement pour que chaque membre
de l'quipe projet y ait accs.
Remarque : Vous devez vous rfrer aux rgles du rangement des fichiers
informatiques de l'association si elles existent. Sinon, il s'agit de crer une
architecture de dossiers qui s'adapte votre projet.
Exemple : Crer un dossier informatique "runions" qui ne contienne que
les ordres du jour et compte-rendus de runions.
Attention : Certains documents vont faire leur apparition au cours du
droulement du projet, pensez les intgrer dans votre systme de
rangement.
Outil 2 : Ordre du jour

Prsentation
Explication : L'ordre du jour est un document qui permet d'informer les
participants la runion des dates, heures et lieux de la runion ainsi que les
thmes aborder.
Intrts :
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Cet ordre du jour permet chacun d'organiser son emploi du temps.

Il prpare un droulement plus efficace de la runion et notamment
d'viter au maximum les assembles interminables.
Remarque : Pour vous aider prparer cet ordre du jour, relisez le dernier
compte-rendu de runion qui devrait contenir une partie des informations
ncessaires.
Remarque : L'ordre du jour ne porte pas bien son nom, les sujets aborder
ne sont pas lists pour tre imposs mais simplement pour tre prpars par
les participants la runion.
Conseil : N'oubliez pas d'utiliser les modles de documents que vous avez
crs avant.
Ordre du jour
I - Informations gnrales
-
Date
Heure
Lieu
Documents de rfrences ( lire ou apporter pour la runion)
Informations complmentaires (code d'accs, tlphone, etc.)
II - Personnes invites
Nom
Quel est le nom de la personne invite
?
Fonction
Quelle est la fonction de la personne
invite au sein du projet ?
Organisme
Quel est l'organisme auquel est
rattache la personne invite ?
Remarque : L'organisme de rattachement est souvent votre propre

association mais il arrive parfois de devoir inviter des personnes extrieures
au projet, voire l'association.
III - Ordre du jour
Quels sont les points aborder lors de la runion (actions mener au cours
de la runion, dcisions prendre, problmes rsoudre) ?
Conseil : Vous pouvez ordonner les points aborder du plus au moins
important, cela permettra de donner une ide du droulement de la runion.
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Outil 3 : Mthode d'organisation d'une runion

Prsentation
Explication : Cet outil dcrit la manire de prparer et de raliser une
runion au cours du projet.
Intrt : Les runions bien menes sont indispensables pour faire l'tat
d'avancement, rsoudre les problmes, communiquer entre toute l'quipe,
motiver l'quipe, prendre des dcisions ensemble.
Remarque : Cet outil est davantage une liste de conseils pratiques qu'un
document formaliser. Le lire une fois au dbut du projet ou le relire quand
vous sentez que les runions ne sont plus efficaces devraient suffire.
Mthode d'organisation d'une

runion
Comment prparer la runion ?

Eviter la runion quand une communication par mail, tlphone ou affichage
suffit, sauf si l'objectif est de crer ou de renforcer l'esprit d'quipe.
Faire participer les membres de l'quipe projet la dfinition de l'ordre du jour.
Prvoir des temps de runions courts (c'est plus agrable pour tout le monde et
souvent plus efficace).
Tenir compte de l'emploi du temps surcharg et des facilits de dplacement
de chacun dans le choix des horaires et du lieu.
Communiquer l'ordre du jour suffisamment l'avance.
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Convoquer toutes les personnes concernes sans en oublier.
Comment animer la runion ?

Essayer de commencer les runions l'heure, cela ne pnalise pas les
personnes prsentes et cela oblige tre l'heure la fois suivante.
Dsigner ensemble un animateur2 qui gre la suite de la runion. Changer
d'animateur pour chaque runion permet de responsabiliser la personne
dsigne.
Dsigner ensemble une personne qui rdige le compte-rendu de runion. On
peut changer chaque runion pour que chacun participe aux tches de
rdaction souvent moins apprcies.
Faire un tour de table pour connatre l'avancement mais aussi les ventuelles
interrogations de chacun.
Reprendre ensemble l'ordre du jour et le modifier si les circonstances l'exigent.
Provoquer la circulation des informations entre les participants, qu'ils proposent
des solutions et donnent leurs ides.
Faire s'exprimer chaque participant, viter que certains s'accaparent la parole,
et mettre en valeur l'apport de chacun.
Surveiller le temps de runion, suivre l'ordre du jour, synthtiser les
interventions, mettre en avant les points de dsaccord ou au contraire de
consensus.
Faire le point sur l'avancement de chacun et reporter les informations
recueillies sur le tableau de suivi d'avancement..
Vrifier sur le planning prvisionnel les drapages ventuels au niveau timing.
Elaborer ensemble des plans d'action13 pour avancer dans le projet et rsoudre
les problmes.
Dcider ensemble de la date de la prochaine runion et des sujets aborder
lors de celle-ci. Cela servira de base la rdaction de votre ordre du jour.
2002 UTC
21
Des dcisions sont parfois difficiles prendre pour cause de polmique, sachez
trancher lorsque vous le sentez ncessaire.
Comment conclure la runion ?

Rdiger rapidement le compte-rendu clair, parlant, synthtique en mettant en
valeur le plan d'action.
Diffuser les comptes rendus de runion toutes les personnes concernes
(prsentes ou non) dans les jours qui suivent.
Penser afficher le compte-rendu dans un lieu familier pour tous. et l'envoyer
par les modes de communication prvus plus haut (mail, affichage simple,
courrier...)
Outil 4 : Compte rendu de runion du ../../..

Prsentation
Explication : Le compte-rendu de runion est un document qui rsume les
points abords et les dcisions prises au cours d'une runion et surtout qui
prsente les plans d'action13 mener suite cette runion.
Intrts :
-
Disposer de documents traant l'volution du projet .

Traduire les dcisions en plans d'action attribus des responsables
identifis.
Compte rendu de runion du

../../..
I - Personnes prsentes
2002 UTC
P
h
a
s
e
1
22

Nom
Fonction
Nom de la personne prsente
Organisme/socit
Fonction de la personne prsente au

sein du projet
Organisme ou socit de rattachement
II - Points abords
Synthtiser sous forme de liste les points abords au cours de la runion. .
Attention : Les points abords ne sont pas ncessairement superposables
l'ordre du jour initialement prvu.
III - Synthse de la sance
Reprendre la structure de la runion (points aborder, validation, problme
rsoudre...).
IV - Dcisions/actions
Explication : Quelles sont les dcisions prises au cours de la runion et
quelles sont les actions qui en dcoulent.
Dcisions prises
Quel est l'objet de la
dcision entrine
ensemble ?
Actions raliser
Quelles sont le(s) actions
qui en dcoulent ?
Responsable
Quel est le responsable
affect l'action ?
Dlais
Quelle est la date laquelle
l'action doit tre termine ?
Remarque : Le responsable d'une action doit s'assurer que la tche est

faite en temps et en heure, mais rien ne l'empche de la raliser avec
quelqu'un ou mme de la faire raliser.
V - Prochaine runion
-
Date
Heure
Lieu
Ordre du jour
2002 UTC
23
C - Constituer l'quipe du projet

Les premires runions ont dj rassembl un certain nombre de personnes qui
constituent l'quipe du projet9. Vous avez dfini comment communiquer entre vous. Il
s'agit maintenant de lister les membres de cette quipe et de dfinir les rles
principaux dans le projet en fonction des envies et des comptences de chacun.
Objectif :
Identifier l'quipe du projet
en listant ses membres, leurs coordonnes, leurs disponibilits,
et leurs rles prvisionnels sur la liste des participants au projet.
en s'inquitant des motivations et des comptences de chacun.
en analysant les relations internes l'quipe pour mesurer leur
influence sur le projet dans les tableaux d'analyse de
l'environnement humain.
Attention : C'est l'quipe qui garantit le succs du projet, ces outils peuvent
paratre fastidieux mais ils sont primordiaux.
Attention : L'quipe volue tout au long du projet, ces deux outils seront
mettre jour le plus rgulirement possible.
Intrts :
-
Mieux connatre l'quipe du projet et son norme influence sur le projet.

Faciliter la communication en interne.
Actions
Dfinir prcisment les participants du projet pour Connatre les
personnes prtes s'investir dans le projet.
S'inquiter des motivations et des comptences de chacun. pour
prparer l'affectation des tches32 afin de satisfaire le maximum de monde.
Identifier les rles de chacun pour rpartir une premire fois les
responsabilits principales.
Reporter ces infos dans la liste des participants au projet pour disposer
d'une liste qui dcrit l'quipe.
2002 UTC
P
h
a
s
e
1
24
Diffuser la liste aux participants du projet pour faciliter la communication

entre les participants du projet.
Analyser l'influence des relations entre les acteurs du projet pour
prendre en compte l'impact important des relations sur le droulement du
projet et en dduire les actions mener.
Outils
Outil 1 : Liste des participants au projet

Prsentation
Explication : Vous avez dfini votre projet travers la note de clarification et
savez comment communiquer au sein de l'quipe. Pour cela, une ou
plusieurs runions ont t ncessaires. Grce ces runions vous
commencez distinguer assez clairement l'quipe qui va raliser le projet.
La liste des participants au projet recense ces participants directs la
ralisation du projet, leurs rles, leurs coordonnes, et enfin leurs moments
disponibles pour le projet.
Intrt : Faciliter la communication entre tous les membres de l'quipe du

projet9.
Liste des participants au

projet
1- Lister les personnes dj actives dans la dfinition du projet et

demander leurs coordonnes et leurs disponibilits sur la dure
prvue du projet.
Mthode : Vous pouvez obtenir ces informations lors des premires
runions qui ont permis de dfinir le projet.
1-1- Prvoir quel rle va jouer le participant au sein du projet.
2002 UTC
25
Attention : Pour l'instant ce n'est qu'une prvision, les rles rels de

chacun seront attribus aprs la liste des tches.
Attention : Les rles ne sont pas figs pour tout le projet, peut-tre
y-aura-t-il des changements dans cette liste au cours du projet. Pensez la
remettre jour.
Qui ?
Rle
Nom du
participant
Tlphone
e-Mail
Adresse
postale
(facultatif)
Fax
(facultatif)
Quel est son

rle au sein du
projet ?
Disponibilit.
1
A quels
moments est-il
disponible
pour le projet
?
Remarque : Les coordonnes peuvent tre plus ou moins compltes,

privilgiez les moyens de communication rapides (mail ou tlphone),
l'adresse et le fax ont moins d'intrt.
Remarque : La disponibilit peut se rsumer "dispo tous les soirs" ou
ncessitait un autre document qui dresse un emploi du temps plus ou moins
complexe de la personne concerne.
Attention : N'oubliez pas de diffuser cette liste auprs de tous les acteurs
de l'quipe projet pour favoriser la communication entre eux et d'en afficher
un exemplaire sur le panneau d'affichage.
Outil 2 : Analyse de l'environnement humain

Prsentation
Explication : Votre quipe est identifie, la russite du projet tient beaucoup
la cohsion de celle-ci.. L'analyse de l'environnement humain se compose
de deux tableaux. Le premier prsente les motivations personnelles de
chacun et leurs comptences dans le cadre du projet. Le second analyse les
influences des relations en interne sur le droulement du projet.
Intrts :
-
P
h
a
s
e
Mieux comprendre les implications de chacun dans le projet.

Permettre une meilleure affectation des tches32 identifies lors de
l'tablissement de la liste de tches.
Prendre du recul sur les relations au sein de l'quipe, comprendre les
enjeux de telles relations pour le projet.
2002 UTC
26
Mieux comprendre votre quipe et les motivations pour russir le projet

ensemble.
Attention : L'intrt de l'outil n'est en aucun cas de juger des

comportements mais simplement de tenir compte de l'existence de ces
comportements.
Analyse de l'environnement
humain
I - Les comptences et motivations personnelles

Mthode : Demander chacun le rle qu'il aimerait remplir dans le cadre
du projet et de ses comptences particulires (techniques, de gestion, de
compta, etc.).
Intrt : Ce genre d'infos vous permettra de commencer percevoir les

rles de chacun au sein du projet et de pouvoir affecter les tches
correctement lorsque vous ferez la liste de tches.
Remarque : Certains ne pourront pas rpondre la question, ne sachant
pas trs bien quoi faire ou n'estimant pas avoir de comptences
particulires, pas de panique, l-aussi vous trouverez quelque chose qui
leur convient lors de l'affectation des tches.
Qui ?
Qu'est ce qu'il sait faire ?

Qu'est ce qu'il sait faire de particulier
qui peut-tre utile au projet ?
Qu'est ce qu'il veut faire ?

Qu'est ce qu'il veut faire au sein du
projet ?
Attention : Dterminer tout a lors d'une runion.

II - Analyse des relations en interne
Qui et qui?
Nom de deux des acteurs
dont la relation semble
influencer le projet.
Particularit de leur
relation
Qu'est ce qui caractrise
leur relation et qui pourrait
influencer la ralisation du
projet ?
Quel effet sur le projet ?
Comment ragir ?
Quel est l'effet de la nature

de cette relation sur le
projet, cela favorise-t-il son
droulement ou au contraire
cela l'entrave-t-il ?
Que faut-il en dduire sur la

manire de grer l'quipe et
le projet ?
Exemple : Deux des membres de votre projet ne s'entendent pas du tout

(pour telle ou telle raison), le danger c'est que le fait de travailler ensemble
ralentisse le projet, essayez dans ce cas d'viter qu'ils travaillent sur la
2002 UTC
27
mme tche. Au contraire prvoyez de faire travailler deux personnes qui

ont l'habitude de bien travailler ensemble.
Attention : Les relations au sein de l'quipe projet vont voluer tout au long
de son droulement, penser remettre jour cet outil sans attendre un
clash qui peut tre fatal.
Conseil : Une bonne discussion rsout parfois bien des problmes.
P
h
a
s
e
1
2002 UTC
28
2002 UTC
II
Structurer le
projet
Votre projet est dfini sous tous ses aspects (objectifs, contraintes et risques). Vous
savez ce que vous voulez faire, il s'agit maintenant de savoir comment vous allez y
arriver ? combien cela va coter ? et qui va le faire ?
Objectif :
Structurer et prvoir la ralisation de votre projet associatif
par l'laboration de la liste des tches, du planning prvisionnel
et d'un budget prvisionnel
en rflchissant aux risques qui peuvent mettre en danger le
projet grce l'analyse prliminaire des risques.
Explication : Les outils votre disposition vous permettront de structurer la
ralisation du projet.
Intrts :
-
Organiser et donc gagner du temps prcieux lors de la ralisation.

Prparer au maximum la ralisation du projet pour en apprhender les
points forts et les points faibles.
Responsabiliser chaque membre de l'quipe sur des tches prcises.
Se prparer aux problmes qui risquent d'arriver pour mieux les grer au
moment voulu.
2002 UTC
30
Attention : La dfinition des rles et des responsabilits de chacun a t

commence lors de la constitution de l'quipe projet. Vous allez prciser ces
rles en affectant chacun une srie d'actions faire au cours de la
ralisation. Cette attribution de tche est trs importante, c'est le seul
engagement que prend le membre de l'quipe du projet faire une partie du
projet.
2002 UTC
Structurer le projet
31
A - Caractriser et planifier les tches

Vous avez clairement dfini les objectifs et la manire de communiquer au sein de
l'quipe du projet9. C'est le moment de planifier le droulement du projet avant de se
lancer corps perdu dans la ralisation.
Objectif :
par la caractrisation et la classification de la liste des tches.
par l'affectation d'un responsable chaque tche32.
par l'laboration d'un planning prvisionnel.
Intrts :
-
P
h
a
s
e
Ne pas oublier d'actions mener.

Dlguer les tches de ralisation.
Gagner du temps lors de la ralisation.
Actions
Dcouper le projet en tches. pour obtenir une liste complte des actions
lmentaires mener pour raliser le projet.
Classer les tches en catgories pour faire apparatre l'organisation du
projet.
Affecter des dures aux tches pour valuer le temps de ralisation de
l'ensemble des tches.
Dfinir les liens entre les tches pour optimiser le temps de ralisation du
projet.
Affecter des responsables chaque tche pour tre sr que chaque tche
soit prise en charge.
Dessiner le planning prvisionnel. pour visualiser le droulement du projet
dans le temps.
Outils
2002 UTC
32
Outil 1 : Liste des tches

Prsentation
Explication : Vous savez qui veut faire quelque chose pour le projet grce
votre liste de participants au projet. Vous pouvez passer ce qu'il faut faire
pour raliser le projet. La liste des tches32 prsente l'ensemble des actions
lmentaires ncessaires pour raliser le projet, classes par catgorie, avec
un responsable, le dlai de ralisation et les rsultats prvus de chaque
tche.
Intrts :
-
Ne pas oublier de tches accomplir.

Rendre plus facile suivre le projet, notamment avec l'aide du tableau
de bord.
Prparer le planning prvisionnel du projet.
Liste des tches
1- Inventorier les tches

Avec tous les membres du projet, ou au moins le noyau dur de l'quipe,
commencez par un brainstorming3 ou chacun liste les actions ncessaires
pour la ralisation du projet..
Mthode : Pour obtenir ce dcoupage en tches, vous pouvez reprendre la
fiche des objectifs et vous poser la question "qu'est ce qu'on doit faire ?"
pour atteindre ces objectifs puis dcouper chaque action trouve en tches
de plus en plus simples.
Attention : Ne pas oublier les tches qui ne concernent pas directement la
"production" du projet mais qui y aident telles que la gestion de projet, la
communication, etc.
Remarque : Ne ngligez aucune tche surtout celles qui vous paraissent
videntes, c'est souvent celles qu'on oublie au cours du projet.
2002 UTC
33
2- Eliminer les tches qui vous semblent inutiles ou redondantes

Conseil : N'hsitez pas simplifier des tches qui vous semblent trop
lourdes ou au contraire rassembler des tches trop simples.
3- Classer les tches par catgories.
Mthode : Reprenez votre liste de tches en essayant de faire un
rapprochement de certaines tches pour dfinir des catgories de tches.
Exemple : Catgories : logistique, trsorerie, communication externe,
gestion de projet, etc.
P
h
a
s
e
2
4- Indiquez la date butoir laquelle doit tre ralise la tche.

Le projet des contraintes de temps qui se rpercutent sur chaque tche.
Attention : Certaines tches ne peuvent tre faites que quand d'autres sont
finies, le planning prvisionnel est l pour visualiser ces interdpendances.
5- Enfin, prvoyez le rsultat de la tche une fois acheve.
Intrt : Cela permettra de savoir quand elle sera finie exactement.
Catgories de tche
Tches raliser
Avant quand ?
Par qui ?
Rsultats prvus
Attention : Il n'est pas vident de dterminer un responsable pour chaque

tche ce moment. Le planning prvisionnel vous permettra de complter
les tches sans responsables directs. En effet, ce moment-l vous aurez
valu de quand quand faire la tche, il sera alors plus facile d'attribuer la
responsabilit des tches au vu des disponibilits de chacun.
Attention : Cette liste est dresse en dbut de projet, elle sera amene
voluer au cours du projet. Le tableau de bord vous permettra de suivre
cette volution et de prvenir les drapages.
Conseil : L'outil vierge a t cr avec Excel afin de faciliter le travail de
mise en forme du tableau mais rien ne vous empche de travailler sur
Word.
Outil 2 : Planning prvisionnel

Prsentation
2002 UTC
34
Explication : Le planning29 prvisionnel permet de prvoir et de visualiser le

droulement du projet dans le temps ainsi que d'affecter chaque tche un
responsable.
Intrts :
-
Ordonner chronologiquement les diffrentes tches32 composant le

projet.
Visualiser l'interdpendance des tches.
Dlguer la ralisation des tches entre tous les membres de l'quipe
projet.
Disposer d'un document de rfrence temporel pour utiliser le planning
de suivi.
Optimiser le temps de ralisation du projet.
Attention : Certains logiciels proposent des solutions de planification

efficaces mais parfois complexes. Une version propre ralise la main peut
suffire. La version informatique prsente l'intrt d'tre modifiable et de
faciliter le suivi de ce planning grce au planning de suivi.
Planning prvisionnel
1- Prciser l'anne de ralisation du projet, sa date de dbut et de fin.

Ces deux dates vont permettre de dlimiter graphiquement l'espace temps
suffisant pour afficher toutes les tches.
2- Nommer un responsable pour chaque tche
Mthode : Utilisez les informations de la liste des participants au projet et
de la liste des tches.
Conseil : Tenir compte de la premire analyse de l'environnement humain
que vous avez faite.
Conseil : En plus de l'analyse de l'environnement humain, n'hsitez pas
discuter de cette rpartition des responsabilits avec toute l'quipe, cela
contribue leur motivation.
Attention : Vous avez dfini le rle de chacun au sein du projet. Vous
pouvez maintenant complter la liste des participants au projet par le rle
prcis dans la ralisation du projet.
2002 UTC
35
3- Affecter des dures ou des charges aux tches.

Affecter chaque tche une date de dbut et de fin ou la charge (temps
ncessaire) afin d'valuer leur temps de ralisation.
Mthode : Posez-vous la question "combien de temps aurais-je besoin pour
faire cette tche ?" pour dfinir la charge de travail.
Attention : Pour dfinir ces charges tenez compte de l'avis de chacun des
acteurs de l'quipe projet, si aucun ne peut estimer la charge d'une tche,
chercher des avis extrieurs (autres assos, livres, etc.)
P
h
a
s
e
4- Dfinir des liens entre les tches
Explication : Identifier les interdpendances entre tches (celles qui

peuvent se faire ensembles, celles qui ncessitent qu'une tche ou un
ensemble de tches soient finies).
5- Raliser une reprsentation graphique de l'agencement des tches.
Mthode : Pour raliser cette reprsentation, il y a la mthode crayons de
couleur et papier. L'outil vide utilise Excel, mais rien ne vous empche de
choisir un autre logiciel.
Intrt : La mthode informatique vous permet de faire des modifications au

cours du projet plus facilement.
6- Mettre en relief les jalons.
Certaines dates sont importantes dans votre projet, elles vont imposer
certaines chances.
Mthode : Sur la reprsentation graphique mettre en vidence ces
dates-cls.
Remarque : Certaines de ces contraintes sont dj dfinies dans votre note
de clarification.
Exemple : Un jalon : date de prsentation d'avancement un de vos
principaux partenaires12.
7- Indiquer sur votre reprsentation graphique le nom du responsable.
Attention : Le responsable de la tche n'est pas oblig de la raliser
lui-mme mais il est responsable de la ralisation de la tche dans les
dlais.
Conseil : Pour l'outil vide excel dont vous disposez, le nom des
responsables est indiquer dans une colonne prvue cet effet mais vous
2002 UTC
36
pouvez galement indiquer le nom du responsable sur la barre de la tche

correspondante (cf. illustration ci-dessous).
Conseil : Pour avoir une meilleure visualisation de la rpartition des tches,
vous pouvez donner une couleur diffrente aux tches suivant chaque
responsable (cf. illustration ci-dessous).
Conseil : Si la dure de votre projet est trop importante pour le visualiser
sur une page A4 l'impression, vous pouvez faire des plannings
prvisionnels pour une certaine priode du projet. (cf. outil illustr)
Mthode :
L'illustration suivante a t ralise sur excel. C'est un simple exemple. Des
logiciels spcialiss dans la gestion de projet permettent de raliser un planning
prvisionnel plus complexe. A vous de choisir, le plus important est de bien
visualiser le droulement dans le temps du projet. L'illustration ci-dessous se base
sur l'outil vide.
La largeur d'une colonne correspond une dure d'une semaine. Cette chelle de
temps est modifiable en fonction de vos besoins.
Lorsque vous entrez la date de dbut de projet dans l'outil vide, le calendrier dbute
automatiquement cette date.
L'outil vide est conu pour reprendre les informations dj tablies dans la liste des
tches par la simple copie des colonnes concernes colonnes : catgorie de tches,
tches et responsables.
2002 UTC
37
B - Etablir le budget prvisionnel

Vous avez tabli la liste des tches. Il s'agit maintenant d'valuer les dpenses
ncessaires pour la ralisation de ces tches pour en dduire la somme collecter.
Objectif :
Prvoir les dpenses et recettes du projet par la mise en forme d'un budget
prvisionnel.
Intrts :
-
Affiner l'valuation budgtaire de la note de clarification.

Vrifier que le projet est faisable avec un budget raisonnable.
Disposer d'un document de base pour les dmarchages sponsoring et
subventions.
Actions
Evaluer le cot du projet pour dterminer prcisment la quantit d'argent
ncessaire la ralisation.
Evaluer les recettes engendres par le projet pour estimer dans quelle
proportion ces recettes couvrent les dpenses.
En dduire les demandes faire aux potentiels partenaires pour
prparer la recherche de financement.
Equilibrer le budget pour confirmer la viabilit du projet.
Visualiser ces informations sous forme de tableau pour avoir une vision
d'ensemble du budget prvisionnel et disposer d'un document de rfrence.
Outils
Outil 1 : Budget prvisionnel

2002 UTC
P
h
a
s
e
2
38
Prsentation
Explication : Le budget prvisionnel permet de visualiser les dpenses et
les recettes prvisionnelles de votre projet.
Intrts :
-
Prvoir le cot de ralisation du projet.

Evaluer la somme d'argent collecter pour le raliser.
Disposer des informations ncessaires la ralisation de la plaquette de
prsentation pour les partenaires potentiels.
Attention : Soignez la forme et le fond de ce document, il est primordial pour

les demandes de subventions et de sponsoring. En effet, il s'intgrera dans
la plaquette de prsentation du projet.
Remarque : Bien entendu, cet outil est raliser avec le trsorier, qui est le
membre de l'quipe charg de grer les comptes du projet.
Attention : L'outil vide a t fait avec Excel. Il permet certains calculs
automatiques. Mais vous pouvez choisir Word et une calculatrice si vous ne
vous sentez pas l'aise sur Excel. En effet, ce ne sont que des oprations
simples.
Budget prvisionnel
I - Evaluation des dpenses

Mthode : Pour chaque tche de la liste des tches se poser la question
"combien cela cote-t-il ?"
Conseil : Pour ces valuations inspirez-vous de l'exprience de
l'association ou de devis.
Attention : Il est indispensable de justifier chaque dpense que vous
avancez. Cela permet de ne pas donner des chiffres "bidons" et ainsi de
montrer sa crdibilit aux partenaires12 potentiels.
Remarque : Toutes les dpenses ne peuvent tre bases sur des devis8,
certaines se justifient sur l'exprience du mme type de projet.
Conseil : Pensez inclure un poste imprvu, aucun budget prvisionnel
2002 UTC
39
n'est prcis 100 %, cela peut-tre trs crdible de penser l'imprvu.

Exemple :
Mthode : Classer ensuite les dpenses par poste15 (catgorie de
dpenses) en vous inspirant du classement par catgorie des tches (cf. la
liste des tches).
Mthode : Calculer le pourcentage de chaque poste de dpenses par
rapport aux dpenses totales (dpenses pour un poste / dpenses totales
*100)
Mthode : Visualiser ces informations sous forme de tableau.
P
h
a
s
e
2
Poste
Montant prvisionnel TTC
Catgorie de dpenses
% des dpenses totales
Commentaires
Indiquez ici la justification
des chiffres que vous
avancez.
TOTAL TTC
Attention : Attention aux lois en vigueur, elles voluent souvent,

renseignez-vous pour connatre d'ventuels impts ou taxes ajouter vos
dpenses.
Remarque : Ce budget est trs simple, certains projets ncessitent des
budgets plus complets et sous une forme plus comptable avec un
vocabulaire spcifique et des rgles de calcul plus complexes. Dans ce cas
demandez avis des professionnels ou consultez des livres spcifiques sur
la gestion comptable.
Attention : Sur certains projets un peu longs, prcisez quelles dates sont
prvues certaines grosse dpenses et certaines grosses recettes au cours
du projet. En effet, l'argent qui rentre dans les caisses arrive parfois plus
tard, voire trop tard, que le moment o il faut le dpenser.
II - Evaluation des recettes
Vous avez valu combien va vous coter le projet. Il s'agit maintenant de
prvoir d'o va venir l'argent.
Mthode : Evaluer combien l'association peut investir dans le projet si elle
dispose d'argent.
Mthode : Evaluer dans un premier temps ce que va vous rapporter le
projet en lui-mme.
Exemple : Si le projet est d'organiser un concert, il faut indiquer dans les
postes : entres et boissons.
Mthode : Evaluer combien doit obtenir le projet en sponsoring,
2002 UTC
40
subventions ou autres pour russir rgler toutes les dpenses.

Mthode : Calculer le pourcentage de chaque poste de dpenses par
rapport aux recettes totales (recettes pour un poste/ recettes totales *100).
Mthode : Visualiser toutes ces informations dans un tableau.
Poste
% des recettes totales
Commentaires
Votre association
Sponsors
Subventions
Autres
Total acquis
Quel est le total collect la

date du budget prvisionnel
?
TOTAL TTC
Conseil : Intgrer ce budget prvisionnel les apports matriels en

traduisant ceux-ci par une somme d'argent. Si c'est le cas, n'oubliez pas
d'intgrer cette dpense matrielle dans le tableau des dpenses.
Exemple : Une entreprise d'informatique vous fournit un ordinateur pour le
temps du projet. Incluez dans le tableau de recettes et de dpenses cet
ordinateur en indiquant sa valeur marchande que vous aurez trouve dans
le plus proche magasin informatique.
III - Synthse
L'objectif de ce tableau de synthse est d'avoir un rsum des informations
dveloppes dans les deux premiers tableaux.
Attention : Votre budget prvisionnel doit toujours tre quilibr (recettes dpenses) = 0. S'il est ngatif c'est que votre projet n'est pas viable, s'il est
positif c'est que vous avez survalu les subventions20 ou le sponsoring18.
Intrts :
-
Visualiser d'un seul coup d'oeil les principales donnes du budget

prvisionnel.
Permettre d'quilibrer recettes et dpenses.
Mthode : Reportez les informations principales des deux premiers

tableaux dans un troisime tableau.
2002 UTC
Postes principaux
41
Commentaires
DEPENSES
RECETTES
Votre association
Sponsors
Subventions
Autres
P
h
a
s
e
Total Dpenses
Total Recettes
RESULTAT
PREVISIONNEL
Recettes - Dpenses
2
Attention : Le budget prvisionnel va s'affiner au fur et mesure du
droulement du projet, il faut donc l'actualiser rgulirement. C'est
galement ce document qui servira de base au budget final.
Conseil : Un logiciel type Excel facilite la mise en forme de ce type d'outils
(cf. outil vide).
2002 UTC
42
C - Analyser les risques

Vous avez structur le droulement du projet avec le planning prvisionnel, vous
avez valu combien le projet va coter avec le budget prvisionnel. Il s'agit
maintenant de mesurer les risques17 qui psent sur le bon droulement du projet.
Objectif :
Analyser les risques qui empcheront le bon droulement du projet par une
analyse prliminaire des risques visualise dans un tableau.
Intrt : Anticiper les drapages pour optimiser la rapidit et la qualit des solutions
apporter.
Actions
Inventorier les situations potentiellement dangereuses pour prendre
conscience de l'ensemble des risques17 auxquels est expos le projet.
Enoncer les effets sur le projet pour en valuer la gravit.
En dduire des actions correctives pour viter au maximum ces risques.
Outils
Outil 1 : Analyse prliminaire des risques

Prsentation
Explication : L'analyse prliminaire des risques permet d'identifier les
risques17 encourus par le projet et de proposer des solutions appropries.
Intrts :
2002 UTC
43
Prendre du recul sur tout ce qu'on a dfini dans les outils prcdents.
Tenir compte par la suite des risques potentiels pour le projet.
Analyse prliminaire des

risques
P
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a
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e
2
1- Lister les risques

Mthode : Runissez-vous, faites un brainstorming3 avec le maximum de
participants au projet et lister tous ce qui pourrait provoquer un effet nfaste
sur le droulement du projet : les risques.
Conseil : Ecrivez tous les risques mme ceux qui vous paraissent
saugrenus. Vous les classerez plus tard.
Remarque : Tenez compte de l'exprience de projets antrieurs.
2- Classer les risques
Mthode : Ne retenez que les risques qui vous semblent pertinents et
liminez les doublons.
3- Mesurez les effets sur le projet.
Mthode : Dans ce mme tableau, notez l'impact qu'aurait le risque sur le
projet s'il se ralisait.
Conseil : Vous pouvez classer les risques par un code couleur : rouge =
effets intolrables, bleu = effets supportables, vert = effets ngligeables.
4- Enfin, dduisez et crivez pour chaque risque la solution qui vous
semble approprie pour viter ce risque.
Mthode : Qu'est ce que vous allez faire pour viter ce risque ?
Attention : Les risques ne sont pas tous vitables totalement, l'objectif est
surtout de limiter les effets nfastes.
Conseil : Vous pouvez afficher bien en vue pour toute l'quipe et tout au
long du projet cette analyse des risques, cela vitera certaines dcisions
htives ou au contraire en prcipitera certaines. De plus vous pourrez
complter cette analyse si certains risques apparaissent au cours du projet.
2002 UTC
44
Risques
Qu'est ce qui menace le bon
droulement du projet ?
Effets sur le projet

Que se passe-t-il si cela arrive?
Solutions prventives
Que peut-on faire pour viter ce risque
?
2002 UTC
III
Raliser le projet
Vous avez termin tous les outils qui vont vous permettre de suivre au mieux la
ralisation du projet. Il s'agit de suivre pas pas cette ralisation pour viter les
drapages.
Objectif :
Suivre la ralisation du projet
en mettant en forme des documents de suivi au cours des
runions : tableau de bord, planning de suivi, budget de suivi.
en communiquant sur le projet vers les partenaires12 potentiels et
les mdias au moyen de la plaquette de prsentation.
en suivant tous les contacts pris par le projet grce aux fiches
contact.
en communiquant entre vous au sein de l'quipe du projet.
en sachant apprhender un gros blocage du projet avec la
runion SOS et la fiche de modification.
Explication : Les outils de ralisation constituent une aide au suivi. L'objectif
est d'anticiper et au pire de prendre conscience des problmes mais aussi
des russites pour ragir en consquence.
Attention : Dans un projet associatif, le principal facteur de russite c'est la
force de votre quipe et la bonne communication entre ses membres, tous
ces documents aident cette communication.
Attention : Il est important d'adapter le rythme des mises jour des outils de
suivi aux besoins du projet.
Attention : Vous avez normalement tout prvu au cours des phases de
2002 UTC
46
prparation et de structuration du projet, mais votre projet va voluer et

connatre des changements tout au long de la ralisation. Ne restez pas
bloqus sur vos premires dfinitions du projet, il peut et il va voluer.
2002 UTC
Raliser le projet
47
A - Suivre l'avancement
Lors des deux premires phases vous avez dfini et structur le projet. Tout est prt
pour se lancer dans la ralisation. Lors des nombreuses runions de suivi du projet, il
va falloir surveiller l'avancement du projet au niveau qualit, temps et argent.
Objectif :
Suivre pas pas le projet
par l'organisation des runions de suivi.
par la mise jour du tableau de bord, du planning de suivi et du
budget de suivi.
Explication : Le suivi du projet consiste analyser la situation un instant
donn de la ralisation. Cette analyse sera effectue partir des
informations fournies par l'quipe.
Intrt : Bien mettre en forme ce suivi vous permettra de ne rien oublier en cours de
projet et de prvenir les ventuels problmes.
Attention : Une bonne ambiance dans l'quipe est une des conditions de
russite du projet. Pensez au cours de runions de suivi rester l'coute
de tous et leur communiquer les informations. Tenez compte des capacits
et des disponibilits de chacun. Faire tout, tout seul, n'est pas une solution.
Remarque : Ne ngligez pas les runions qui ont pour seul objectif de crer
une ambiance "sympa" au sein de l'quipe. Cette ambiance est souvent un
plus pour la russite du projet.
Actions
Suivre l'avancement des tches pour mesurer ce qui a t fait et ce qui
reste faire.
Suivre l'volution des dpenses et des recettes pour ajuster le cot
prvisionnel du projet et rviser ventuellement les prtentions la hausse
ou la baisse.
Mettre jour le planning prvisionnel pour ajuster la rpartition des tches
dans le temps et valider la disponibilit des responsables.
Dcider des modifications apporter au projet. pour prendre en compte
l'avancement du projet et ses volutions.
2002 UTC
P
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3
48
Outils
Outil 1 : Tableau de bord du ../../..

Prsentation
Explication : Avec la liste des tches, vous avez inventori tout ce qu'il y
avait faire pour le projet. Pour composer le tableau de bord il suffit de
constater la date de la runion de suivi l'tat effectif de l'avancement des
tches.
Intrts :
-
Donner une vision claire de l'tat d'avancement des tches32.

Percevoir les drapages par rapport aux contraintes de dlais.
En dduire les modifications, ce qu'il ya faire en consquence et qui va
assurer la ralisation de ces modifications.
Prendre conscience ensemble de ce qui est fait mais aussi de ce qui
reste faire.
Servir de document de base pour communiquer vers des partenaires sur
l'avancement du projet.
Remarque : Cet tat d'avancement se fait au cours des nombreuses

runions de suivi qui ponctuent le projet depuis sa dfinition jusqu' son
achvement.
Tableau de bord du ../../..
1- Reprendre la liste des tches.

Remarque : Si vous avez fait votre liste sous format informatique, cette
"reprise" sera plus simple (un "copier-coller" suffira) mais rien n'empche de
continuer sous le mode papier si c'est comme cela que vous avez
commenc. L'outil vide propos est calqu sur la liste des tches sous
forme de tableau Excel.
2002 UTC
Raliser le projet
49
2- Ajoutez des nouvelles informations

Mthode : La tche est-elle ralise la date laquelle vous tablissez le
tableau de bord ? Quels sont les rsultats rels de la tche ? Quel
commentaire avez-vous faire sur cette tche ?.
Conseil : Le commentaire peut-tre une analyse sur le mode de ralisation,
une constatation sur le temps de ralisation (dpassement des dlais ou au
contraire gain de temps non prvu) ou enfin d'ventuelles modifications sur
d'autres tches suite aux rsultats obtenus.
Conseil : Essayez de garder le classement des tches par catgorie, cela
facilitera l'organisation du droulement de la runion.
Catgories
de tche
Tches
raliser
Fait
Cochez la
case si la
tche est
effectue la
date du
tableau de
bord.
Avant quand
?
Par qui ?
Quelle est la
date limite de
ralisation ?
(cf. liste des
tches)
Rsultats
Commentaires
Qu'est ce qui
tait bien dans
le mode de
ralisation, ce
qui n'tait pas
bien, le retard
sur le dlai,
l'avance sur le
dlai, etc. ?
Attention : Essayez de garder chaque version du tableau de bord pour les

mettre disposition des projets futurs.
Conseil : Vous pouvez indiquer par une couleur les tches qui tardent
tre ralises et qui mettent en pril le projet afin de ne pas les oublier.
Vous pouvez galement mettre en valeur les tches en cours.
Conseil : Si vous prenez des dcisions suite l'laboration de ce tableau
de bord, n'oubliez pas de les notifier dans le plan d'action13 du compte-rendu
de runion.
Outil 2 : Planning de suivi du ../../..

Prsentation
Explication : Grce au tableau de bord, vous savez o vous en tes dans le
projet. Il s'agit maintenant de noter les rpercussions de cet avancement sur
le planning de suivi en mettant jour le planning prvisionnel.
Intrt : Visualiser et matriser le droulement du projet dans le temps.

2002 UTC
P
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3
50
Planning de suivi du ../../..
1- Ajuster les donnes relatives chacune des tches du planning

prvisionnel.
Ajuster les dates de dbut et de fin effectives.
Modifier les dures prvisionnelles des tches si ncessaire.
Actualiser les responsabilits des tches.
2- Comparer avec le planning de rfrence.
Superposer le nouveau planning au planning de rfrence.
Intrts :
-
Reprer les drapages importants.

Tenir compte de ces drapages par une rorganisation du projet.
Attention : Que vous les ayez raliss sous format papier et informatique,
gardez le planning prvisionnel initial et certaines versions des plannings de
suivi. Cela sera utile pour votre projet et les projets futurs de votre
association.
2002 UTC
Raliser le projet
51
Outil 3 : Budget de suivi du ../../..

Prsentation
Explication : Au cours de votre runion, vous avez fait l'tat d'avancement
grce au tableau de bord et au planning de suivi, place au suivi du budget.
Le budget de suivi indique, la date de son laboration, les dpenses relles
et les recettes relles du projet en les comparant au budget prvisionnel.
Intrts :
-
Reprer les dpenses trop importantes.

Reprer les recettes trop peu importantes.
Dduire de ces informations d'ventuelles modifications apporter au
projet.
Remarque : Cet outil se fait avec le trsorier qui gre l'argent du projet.
Budget de suivi du ../../..
I - Mthode
Mthode : Reprendre les informations de votre budget prvisionnel.
Mthode : Recopier ou faites un "copier-coller" des informations contenues
dans les trois tableaux du budget prvisionnel : recettes, dpenses,
synthse.
Conseil : Garder une copie de votre budget prvisionnel d'origine en vue de
l'archivage du projet.
Remarque : Le pourcentage de chaque poste par rapport au total n'est pas
2002 UTC
P
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3
52
primordial pour le suivi du budget. L'outil vide propose de ne pas garder

cette information.
Mthode : Ajoutez trois types d'informations : les dpenses et les recettes
relles la date ou vous tablissez le budget de suivi et des commentaires.
Intrt : Le fait de garder les sommes prvisionnelles et les sommes relles

sur la mme feuille vous permettra de reprer les carts de budget par
rapport aux prvisions.
Attention : Il y a toujours des carts de budget par rapport aux prvisions
et c'est tout fait normal, l'important est de savoir si cet cart est d des
erreurs dans la gestion du projet ou aux prvisions qui taient mal tablies
puis d'en dduire d'ventuelles modifications sur les actions mener.
Mthode : Visualiser toutes les informations sous la forme de trois tableaux
calqus sur ceux du budget prvisionnel : dpenses, recettes, synthse.
II - Les dpenses
Poste
Montant rel TTC
Catgorie de dpenses
Commentaires
Indiquez ici la justification
des chiffres rels (rfrence
une facture, etc.), les
consquences sur le projet
de l'cart entre le
prvisionnel-rel.
TOTAL TTC
III - Les recettes

Poste
Montant rel TTC

date du budget prvisionnel
?

date du budget de suivi ?
Commentaires
Votre association
Sponsors
Subventions
Autres
Total acquis
TOTAL TTC
IV - Synthse
2002 UTC
Raliser le projet
Postes principaux
Montant rel TTC
53
Commentaires
DEPENSES
RECETTES
Votre association
Sponsors
Subventions
Autres
Total Dpenses
Total Recettes
RESULTAT
(Recettes - Dpenses)
(Recettes-Dpenses)
Attention : Les montants rels vont se prciser au fur et mesure du

droulement du projet. C'est ce document qui servira de base au budget
final.
Conseil : Un logiciel type Excel facilite la mise en forme de ce type d'outils
(cf. outil vierge).
2002 UTC
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3
54
B - Dbloquer le projet
Dsormais vous savez assurer le suivi du projet en vous aidant du tableau de bord,
du planning de suivi, et du budget de suivi. Mais parfois ce simple suivi ne suffit plus
lorsqu'un problme met en pril l'existence mme du projet.
Objectif :
Rsoudre un problme grave qui bloque le projet
en identifiant les problmes au cours d'une runion SOS.
en cherchant une solution adapte.
en suivant cette modification importante grce la fiche de
modification.
Explication : Votre projet est novateur et risqu. Au cours de la ralisation,
vous tes amen modifier le projet continuellement en incluant ces
modifications dans vos documents de suivi. Parfois le projet bloque, le
problme peut vous apparatre trs clair ou au contraire difficile dfinir.
Dans tous les cas, une raction s'impose, cette tape est l pour vous
conseiller sur la manire de ragir ensemble face un problme grave.
Attention : S'il n'y a pas de blocage de votre projet, vous pouvez sauter
cette tape.
Conseil : Dans ces moments l, la participation de toute l'quipe est
indispensable, plus que jamais communiquez entre vous.
Actions
Identifier ce qui bloque le projet pour dfinir les caractristiques du
problme.
Rechercher et choisir des solutions pour trouver la meilleure parade
possible afin de continuer le projet.
Expliquer cette modification dans un document pour disposer de la fiche
de modification comme document de rfrence.
Mettre jour les documents pour disposer d'une documentation jour pour
la suite de la ralisation.
Motiver l'quipe pour appliquer au mieux la solution choisie.
2002 UTC
Raliser le projet
55
Outils
Outil 1 : Runion SOS

Prsentation
Explication : Cet outil est une liste de conseils pour prparer, animer et
conclure une runion SOS. Cette runion est un des moyens de ragir
ensemble lorsqu'un problme remet en cause l'existence mme du projet.
P
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3
Intrts :
-
Analyser ensemble les causes du problme.

Tenter de trouver une solution un problme apparemment insoluble.
Mettre en oeuvre cette solution.
Redynamiser l'quipe autour de cette solution.
Attention : Cet outil ne garantit pas de sauver le projet mais il peut y aider.
Remarque : Dans cet outil ne sont pas repris les conseils d'ordre gnriques
pour l'organisation d'une runion.
Runion SOS
Comment prparer la runion ?

Prciser dans l'ordre du jour la nature du problme grave rencontr.
Insister sur l'importance de ce problme et sur le fait qu'il remet en cause
l'existence du projet.
2002 UTC
56
Dans l'ordre du jour, insister sur l'importance de la runion et la ncessit de la

prsence de tous.
Etre raliste dans l'expos du problme et sa gravit, sans exagrer son
ampleur. Attention de ne pas dmotiver toute l'quipe la seule lecture de
l'ordre du jour.
Se munir de tous les documents rdigs prcdemment dans la phase de
dfinition et de structuration du projet.
Comment animer la runion ?

Choisissez un animateur qui a des qualits d'coute et de matrise du dbat
particulirement dveloppes, la runion va tre difficile mener. Il est
ncessaire qu'il connaisse bien le projet dans son ensemble.
Plus que pour toute autre runion, faire s'exprimer chaque participant, viter
que certains ne s'accaparent la parole, et mettre en valeur l'apport de chacun.
Expliciter clairement le problme. (manque d'argent, trop peu de personnes
pour la ralisation, trop de retard dans les dlais) et ses incidences sur le
projet.
Chercher ensemble les causes du problme. Le problme vient-il de :
- la dfinition du projet ? (trop ambitieux, pas assez, dsaccord dans l'quipe
sur les objectifs) avec l'aide de la note de clarification.
- la communication interne ? (personne n'est au courant de rien, aucun partage
des informations) avec l'aide du plan de communication interne.
- l'quipe du projet ? (manque de disponibilit, manque de motivation, manque
de communication, mauvaise rpartition des rles) avec l'aide de la liste des
tches et des tableaux de bord.
- la planification du projet ? (erreur d'estimation, retard pris sur certaines
tches) avec l'aide du planning de suivi.
- l'valuation des dpenses et des recettes ? (estimation trop faible des
dpenses, estimation trop importante des recettes) avec l'aide des diffrentes
versions du budget prvisionnel et des budgets de suivi.
2002 UTC
Raliser le projet
57
- les partenaires du projet ? (blocage d'un partenaire, non-respect des contrats

et des conventions) avec l'aide des fiches contact.
Le problme est maintenant clairement identifi, rflchissez ensemble sur la
nouvelle stratgie adopter pour le projet.
Choisissez ensemble parmi les ides proposes celles retenir. Soyez le plus
raliste possible, ni trop pessimiste ("on annule tout"), ni trop optimiste ("je vais
bien, tout va bien").
P
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Dcider des actions pour appliquer cette stratgie.

Classer ces actions suivant leur urgence et leur importance.
3
Planifier et donner un responsable pour chacune de ces tches.
Prvoir une runion pour estimer la russite de ce changement de stratgie.
Comment conclure la runion ?

Soigner le compte-rendu de runion.
Remplir la fiche de modification.
Remettre jour les outils de suivi : tableau de bord, planning de suivi, budget
de suivi.
Travailler en quipe pour raliser les actions correctives.
Outil 2 : Fiche de modification

Prsentation
Explication : La runion SOS vous a permis d'identifier un problme grave
et de proposer une solution. La fiche de modification rsume le problme, la
solution propose, les rsultats prvus pour cette solution et les rsultats
rels.
2002 UTC
58
Intrts :
-
Disposer d'un document synthtique de rfrence pour toute l'quipe en

cas de nouveau problme.
Faire bnficier aux projets suivants de l'association de cette
douloureuse mais intressante exprience.
Remarque : La dernire partie de cette fiche ne pourra tre remplie qu'une

fois les rsultats de la modification connus.
Fiche de modification
I - Date du problme
Quand le problme est-il survenu ?
II - Problme rencontr
Quel est le problme ?
Exemple : Trs peu de sponsors19.
III - Incidences sur le projet
Quelles sont les consquences sur le projet ?
Exemple : risque d'annulation par manque d'argent.
IV - Causes du problme
Qu'est ce qui a provoqu ce problme ?
Exemple : mauvaise dmarche sponsoring18.
V - Solution et modifications envisages
Quelle nouvelle stratgie adopter pour viter la catastrophe ?
Exemple : amliorer l'efficacit de la dmarche sponsoring.
VI - Actions mener pour appliquer cette solution et responsables de
ces actions
2002 UTC
Raliser le projet
59
Comment faire pour appliquer cette nouvelle stratgie ?

Exemple : mettre plus de monde sur la dmarche sponsoring, mieux cibler
les sponsors potentiels, amliorer le contact tlphonique, amliorer les
supports de communication telle que la plaquette de prsentation.
VII - Rsultats prvus
Quels sont les rsultats prvus suite cette modification ?
Exemple : Trouver plus de sponsors.
VIII - Rsultats rels
Explication : Aprs application, quels sont les rsultats de la modification ?
Exemple : Meilleure dmarche sponsoring, plus de rentres d'argent,
finalisation du projet.
2002 UTC
P
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3
60
C - Communiquer avec l'extrieur

Une des tches les plus importantes de votre projet est de trouver des partenaires12,
financiers, mdiatiques, logistiques pour russir. Vous savez assurer le suivi et
dbloquer le projet, voici maintenant une aide pour savoir "vendre" son projet.
Objectif :
Assurer la communication externe du projet
en prsentant le projet de faon synthtique et attrayante grce
une plaquette de prsentation.
en assurant le suivi des contacts grce aux fiches contact.
Explication : Durant tout le projet, vous tes amens devoir convaincre
des personnes, et des organismes d'investir du temps, de l'argent ou du
matriel dans votre projet. La crdibilit de votre projet passe par une bonne
prsentation et un suivi des contacts pris rigoureux.
Attention : Ayez toujours en tte que les personnes auxquelles vous vous
adressez sont des professionnels avec des horaires et des exigences
importantes. Il s'agit de leur montrer que projet associatif ne veut pas dire
"projet bidon".
Actions
Faire une liste des partenaires potentiels contacter pour prparer la
rdaction de la plaquette de prsentation.
Rdiger une plaquette de prsentation du projet pour communiquer et
promouvoir le projet.
Faire le suivi des contacts pour assurer une communication externe
efficace.
Outils
Outil 1 : Plaquette de prsentation

2002 UTC
Raliser le projet
61
Prsentation
Explication : La plaquette de prsentation du projet est un document
synthtique, original et esthtique qui dcrit clairement les caractristiques
du projet en cherchant le promouvoir pour obtenir des fonds ou tout
simplement pour communiquer avec les mdias.
Intrts :
-
Prsenter de faon synthtique et attrayante le projet.

Disposer d'un outil de communication externe crdible et efficace.
Trouver des partenaires12.
Attention : Tous les lments ncessaires la conception de cette plaquette

de prsentation sont dj prsents dans les documents internes que vous
avez dj labors. Il s'agit de reformuler et de prsenter ces informations
sous une forme diffrente et attrayante.
Plaquette de prsentation
I - Travail pralable
1 - Lister les partenaires potentiels et leurs attentes.
Lister toutes les personnes qui vous allez l'adresser et essayer de deviner
l'intrt qu'ils auraient investir du temps, du matriel, de l'argent ou autre
chose dans votre projet.
Intrt : Deviner sous quels aspects prsenter le projet pour plaire.

Conseil : Pensez aux sponsors19 privs, aux organismes de subvention11
publique, aux nombreux concours pour gagner des bourses, aux fondations.
Conseil : Certaines villes ont des centres de documentation-information
jeunesse qui peuvent vous aider chercher et trouver les informations que
vous cherchez. Profitez aussi de l'exprience de votre association en la
matire. Toute association a un jour cherch des ressources.
2 - Petits conseils
Voici une liste non exhaustive de conseils lire avant de rdiger la
plaquette.
2002 UTC
P
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3
62
Attention : L'objectif n'est pas de faire une version diffrente par

interlocuteur mais au contraire d'employer le ton le plus neutre possible afin
que chacun d'entre eux comprenne. Evitez les tournures trop familires ou
celles trop "coinces".
Attention : Certaines collectivits publiques (Conseil Gnral, Conseil
Rgional, Mairie, etc.) ou concours pour gagner des bourses ont des
formulaires pr-imprims remplir, une reformulation de votre plaquette est
ncessaire pour "rentrer dans les cases".
Attention : Imaginez que votre interlocuteur tudie des dizaines de
dossiers la suite, il faut donc sortir du lot au premier coup d'oeil. C'est
pourquoi une plaquette originale et attrayante dans sa forme (format,
couleur, reliure, qualit du papier, etc.) a plus de chance d'attirer et donc
d'tre lue.
Conseil : Ecrivez des phrases courtes, vitez les tournures ngatives,
faites un document de 6/7 pages maxi hors annexes. Votre lecteur a
souvent trs peu de temps consacrer la lecture de votre oeuvre donc
soyez efficace, mettez les informations primordiales en valeur. Vous pouvez
imaginer d'envoyer dans un premier temps une page recto-verso qui
"accroche" votre destinataire. Cette fonction d'accroche peut aussi tre
remplie par la lettre d'accompagnement de la plaquette.
Conseil : Mettez-vous la place de votre partenaire potentiel pour essayer
de deviner ce qu'il attend du projet, cela vous permettra de vous adapter
dans votre formulation et votre proposition de partenariat.
Conseil : En cas de demande de sponsoring, pensez une page
personnalise par partenaire ou au moins par type de partenaire. En effet,
vous n'allez pas demander la mme chose un commerce local ou
chane d'hypermarch.
Conseil : L'intrt premier d'un organisme s'investir dans votre projet est
la publicit qui va se faire autour, alors pensez faire parler de votre projet.
Conseil : Mettez en avant l'originalit du projet, cela le distinguera de ceux
avec lesquels vous serez en comptition.
Conseil : N'oubliez pas d'accompagner votre plaquette par une lettre
d'introduction.
Conseil : Vous allez tre amen faire cette plaquette en plusieurs
exemplaires, pensez aux moyens de reproduction (photocopieuse couleur
ou noir et blanc ? Quel format est-il possible d'imprimer ? etc.) simples dont
vous disposez.
II - Le contenu
Voici le plan type d'une prsentation d'un projet.
2002 UTC
Raliser le projet
63
1 - Page de garde
La page de garde est la couverture de votre projet. Elle est compose au
minimum du nom de votre projet.
Conseil : La couverture est la premire chose que voit le lecteur, il est donc
ncessaire qu'elle soit agrable et accrocheuse. Pensez l'agrmenter
d'images et du logo de votre projet. Si vous pouvez, faites cette page en
couleur.
Conseil : Il est important pour le lecteur de savoir comment vous contacter,
deux solutions : soit vous mettez toutes les coordonnes du projet sur cette
page de garde, soit sur le dos de la plaquette. Dans tous les cas choisissez
un endroit bien visible.
Conseil : Si vous avez des partenaires dj acquis, n'oubliez pas de faire
apparatre leur logo dans la plaquette.
P
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3
2 - Sommaire
Indiquez les titres importants de votre dossier et le numro de page
correspondant.
Remarque : Ce sommaire permet votre lecteur de "naviguer" plus vite
dans votre document.
3 - Origine du projet
Quelle est l'ide qui a fait natre le projet ? Quel est le contexte qui a permis
de passer du stade de l'ide celui de projet ?
Conseil : N'insistez pas trop sur l'historique du projet. Ce paragraphe doit
tre court et raconter une histoire qui donne envie de lire la suite.
Conseil : Inspirez-vous du paragraphe contexte de votre note de
clarification.
a - L'association
Vous pouvez prsenter rapidement l'association en mettant en valeur son
dynamisme.
4 - Les ralisateurs
Qui a eu l'initiative du projet ? Quels sont les responsables principaux ?
Quels sont leurs rles au sein du projet ?
Intrts :
-
Mettre en valeur les comptences de chacun pour mener bien le

projet.
2002 UTC
64
Crdibiliser le projet en montrant que vous avez pens la structuration

de l'quipe.
Conseil : Vous pouvez ajouter des mini-cv en mettant en avant les qualits
qui vous semblent ncessaires pour que chacun remplisse son rle.
Attention : Indiquez bien les responsables du projet et non pas de
l'association. La plaquette est l pour promouvoir le projet avant tout.
Conseil : Inspirez-vous de la liste des participants au projet.
5 - Objectifs et dates
Quels sont les objectifs du projet ?
Quelles sont les chances au niveau des dates ?
Conseil : Vous avez juste reformuler tous les lments du paragraphe
objectifs et rsultats prvus de la note de clarification.
6 - Les actions
Comment pensez-vous arriver remplir vos objectifs ?
Quels sont les actions principales menes pour remplir vos objectifs ?
Conseil : Inspirez-vous de la note de clarification et de la liste des tches
pour rdiger ce paragraphe.
7 - Budget prvisionnel
Quelle est l'valuation prvisionnelle des dpenses et des recettes ?
Conseil : Utilisez le budget prvisionnel que vous avez dj tabli.
Attention : Si votre plaquette est une demande d'aide financire ou
logistique n'oubliez pas d'inclure aux recettes l'aide que vous esprez de
votre partenaire potentiel. Cela vous amne faire plusieurs versions du
budget prvisionnel en fonction du sponsor vis.
Conseil : De mme incluez toutes les aides dj obtenues ou attendues,
les sponsors aiment bien vrifier que d'autres ont fait confiance au projet
avant lui, c'est un gage de srieux.
Conseil : Demandez plus car vous obtiendrez moins mais soyez
raisonnable !
8 - Votre partenaire et le projet
Cette dernire partie permet de personnaliser votre plaquette en fonction de
2002 UTC
Raliser le projet
65
votre interlocuteur. Vous allez exposer la proposition concrte de

partenariat que vous fates au sponsor auquel vous vous adressez en
particulier.
Explication : Cette partie est facultative et prend du temps mais elle
permet, d'une part de montrer l'intrt particulier que l'on porte au partenaire
vis, d'autre part de dtailler clairement la demande d'argent ou de matriel.
Exemple : Pour 1500 Euros, l'entreprise X pourra poser son logo sur tous
les supports de communication du projet (tracts, affiches, programmes).
Remarque : L'exemple ci-dessus est trs classique, essayez avec toute
l'quipe de trouver des ides originales pour faire la promotion d'un
organisme travers votre projet.
Conseil : Faites cette partie pour les partenaires les plus probables.
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9 - Annexes
Ajoutez votre plaquette tous les documents qui vous semblent pertinents
pour complter les informations de la plaquette (plan, spcificits
techniques, planning, etc.)
a - Lettres de soutien
Certaines personnes importantes vont vous apporter un soutien moral.
Demandez ces personnes de vous faire une lettre exprimant ce soutien,
ce sont des preuves de la crdibilit de votre projet.
Exemple : Si vous faites partie d'une association tudiante, n'hsitez pas
demander une lettre de ce type votre Prsident d'Universit.
b - Mdiatisation
Vous avez fait la "une" du journal de votre association, dcroch un article
dans la presse locale, donn une interview pour une radio nationale, tout
cela doit tre relat dans cette partie.
Conseil : Pensez photocopier les articles qui vous sont consacrs et
garder un original du journal dans vos archives.
Outil 2 : Fiche contact

Prsentation
Explication : Depuis le dbut du projet, vous tes amens avoir des
2002 UTC
66
contacts plus ou moins rguliers avec certains organismes ou personnes

extrieures l'quipe projet. La fiche de contact, tablie pour chacun de ces
interlocuteurs, permet de suivre l'volution des relations.
Intrts :
-
Pour savoir qui ?, quand ?, comment ?, s'est pass le dernier contact

avant de relancer.
Permettre plusieurs personnes de s'occuper du mme interlocuteur
tout au long du projet.
Avoir un endroit fixe o trouver les informations lmentaires
(coordonnes, raison du premier contact) des acteurs1 externes au
projet.
Fiche contact
I - Coordonnes
Nom
Organisme
Prnom
Catgorie d'organisme
Fonction
Tl professionnel
Tl standard
Tl perso
Fax
email
Site Internet
Adresse postale de
l'organisme
II - Raison du contact
Pourquoi cet organisme ou cette personne a-t-il t contact la premire
fois ?
III - Suivi des contacts
Quand ?
Quand s'est pass le dernier
contact ?
Qui ?
Qui de l'quipe projet s'est
occup de ce dernier
contact ?
Comment ?
Avec quel moyen ce contact
a-t-il eu lieu ? (tl., fax,
lettre, etc.)
Rsultats
Quel tait le rsultat de ce
dernier contact ?
Conseil : C'est souvent difficile pour des questions de disponibilits, mais

essayez de faire en sorte qu'il n'y ait qu'un seul interlocuteur de l'quipe
projet par organisme. En effet, cela facilite les contacts.
2002 UTC
Raliser le projet
67
Conseil : Mme si un coup de tlphone n'aboutit rien (absence ou autre)

pensez le prciser juste pour savoir qu'un contact a t tent.
Conseil : Le nombre d'organismes contacter va tre trs important, il va
vous tre difficile de tenir jour informatiquement ces fiches contacts, le
plus simple est de rentrer les informations gnrales (coordonnes et raison
du premier contact) puis de sortir une version papier tenir jour. Vous
pouvez classer ces organismes par catgorie plus ou moins dtaille
(entreprises, collectivits publiques6, etc.) et les ranger dans un classeur
accessible prs du tlphone et des autres moyens de communication.
P
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3
2002 UTC
68
2002 UTC
IV
Finir le projet
Votre projet a abouti. Mais ce n'est pas totalement termin. Place au bilan et
l'archivage qui permettra de clore le projet ensemble et de servir d'exemple pour les
futurs projets de votre association.
Objectif :
Finir ensemble votre projet
en animant une runion finale avec toute l'quipe.
en faisant le bilan de trsorerie, le bilan des contacts et le bilan
global du projet.
en archivant la documentation et en dcrivant cet archivage dans
le tableau d'archivage de la documentation.
Explication : La ralisation du projet a permis de faire un certain nombre de
choses. Il s'agit de mesurer maintenant la russite du projet, ses points forts,
ses points faibles et faire profiter les projets futurs de cette exprience
accumule.
Intrts :
-
Prendre un peu de recul sur l'organisation et remercier au passage tous

les participants.
Bien finir le projet.
Reprer les points faibles et les points forts du projet.
Finir le projet comme il a commenc : ensemble.
Faire bnficier de votre exprience les autres projets de votre
association. Cela permettra aux suivants de s'organiser plus facilement,
de rditer vos russites ou au contraire de ne pas faire les mmes
2002 UTC
70
erreurs.
Attention : Cette phase de passage d'exprience est encore plus importante

dans le cas o votre projet a permis la mise en place d'un vnement qui se
rpte priodiquement (annuel, mensuel, etc.).
Attention : Motivez l'quipe ds le dbut du projet sur l'importance de cette
phase. En effet, il est trs difficile de revenir sur un projet sur lequel on vient
de dpenser normment d'nergie.
Remarque : Si vous avez utilis les outils des premires phases, cette
phase de finition va vous paratre trs rapide mettre en oeuvre.
2002 UTC
Finir le projet
71
A - Faire le bilan
Vous tes arriv au terme de votre projet. Il s'agit prsent d'analyser avec toute
l'quipe du projet son droulement et ses rsultats pour en dduire certaines
amliorations pour d'autres projets d'association (la votre ou celles de votre
environnement proche).
Objectif :
Synthtiser l'exprience acquise sur la conduite et les rsultats du projet.
en organisant avec l'quipe une runion de fin de projet.
en ralisant ensemble un bilan global du projet.
en proposant des volutions pour les projets futurs.
P
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Intrts :
-
Clturer le projet ensemble.

Les projets futurs et l'association profiteront de l'exprience acquise.
Attention : Cette runion est difficile organiser et raliser car la phase de

ralisation est finie et tout le monde tendance dlaisser totalement le
projet. A vous de prvenir ds le dbut du projet de l'importance de cette
runion.
Actions
Finir ensemble le projet pour partager les points de vue sur le droulement
du projet.
Faire le bilan de trsorerie pour clore la trsorerie et analyser le rsultat.
Faire le bilan des contacts pour bien terminer le projet avec vos
partenaires12.
Faire le bilan global du projet pour analyser l'exprience acquise.
Outils
2002 UTC
72
Outil 1 : La runion finale

Prsentation
Explication : Vous avez men votre projet terme avec plus ou moins de
bonheur. Cet outil liste tous les conseils pour vous permettre de conclure le
projet par une runion. Elle est ncessaire pour analyser ensemble les plus
et les moins du projet. Cela permettra aux projets futurs de bnficier de
votre exprience.
Intrts :
-
Faire ensemble le bilan du projet.

Prparer l'archivage des documents.
Attention : Que le projet se soit bien ou mal droul, cette runion est
ncessaire car elle permet de conclure ensemble le projet.
La runion finale
Prparer la runion finale.

Prvoir rapidement la runion aprs la fin du projet avant que tout le monde ne
se dsintresse du projet.
Prvoir un temps dtermin pour la runion et annoncer ventuellement qu'il y
aura un temps de dtente aprs.
Choisir un lieu de runion diffrent, pourquoi pas un restaurant ou un caf.
Dans l'ordre du jour, demander chacun des responsables de ranger et classer
les documents qui concernent la partie du projet dont ils s'occupent avant la
runion pour aider faire un bilan (exemples : factures et devis pour le
2002 UTC
Finir le projet
73
trsorier, les fiches contacts pour le responsable de la communication, etc.).

Dans l'ordre du jour, demander l'quipe de rflchir avant la runion ce que
chacun pense du droulement et des rsultats du projet.
Demander au trsorier de rgulariser la situation comptable (dans la mesure du
possible), qu'elle soit positive ou ngative, et de prsenter un bilan de
trsorerie.
Animer la runion finale.

L'un des principaux objectifs de la runion est de synthtiser tous les avis sur le
bilan du projet et surtout sur les erreurs ne pas refaire, les bonnes pratiques
garder, et les amliorations apporter. Donc il s'agit d'couter avec attention
les remarques faites.
Faire la liste des rsultats du projet.
P
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4
Communiquer les rsultats de trsorerie.

Mesurer l'cart de ces rsultats avec les objectifs prvisionnels et les rsultats
attendus de la note de clarification.
Chercher les raisons de ces carts.
Demander chaque membre de l'quipe ce qui s'est bien pass et ce qui s'est
mal pass pour eux dans le droulement du projet.
Essayer de classer ces remarques par ordre d'importance et par type de tche
(gestion de projet, logistique, trsorerie, communication interne, communication
externe). Aidez-vous de la liste des tches.
Reporter toutes ces infos sur le bilan du projet.
Si le projet s'est bien pass, il va falloir insister pour avoir des conclusions
intressantes sur le projet, ne ngligez pas de pointer les petits problmes qui
se sont poss.
Si le projet s'est mal pass, essayez de motiver les gens pour faire un bilan
constructif pour l'avenir de l'association et l'exprience personnelle de chacun.
2002 UTC
74
Vous pouvez finir par un cocktail ou un repas avec toute l'quipe quel que soit
le rsultat du projet, le travail fait ensemble mrite une rcompense.
Aprs la runion
Votre compte-rendu de runion sera le bilan du projet.
Penser remercier tous les gens qui ont particip au projet au moins par un
petit mot, voire par un rsum du projet avec une belle photo. Soigner les
sponsors et les organismes de subvention, ce genre d'attention est trs bien vu,
voire obligatoire dans certains cas si on veut qu'ils renouvellent leur confiance
dans d'autres projets associatifs.
Ne pas oublier de prvoir les derniers rglements de trsoreries, recettes ou
dpenses, pour avoir des comptes propres et ne pas empcher un projet
suivant de voir le jour.
Classer tous vos documents papier et informatiques dans des lieux identifis,
accessibles pour l'association et reporter ce classement dans le tableau
d'archivage de la documentation.
Penser faire un bilan de vos contacts et surtout ceux qui sont susceptibles
d'avoir des suites pour d'autres projets associatifs (sponsors, mdias,
subventions, etc.). Intgrer cette analyse dans le bilan des contacts.
Outil 2 : Le bilan de trsorerie

Prsentation
Explication : Le bilan de trsorerie prsente l'tat final des recettes et
dpenses. Cet outil intgre aussi une analyse des carts entre le budget
prvisionnel et final et des commentaires.
Intrts :
-
Clturer de faon exacte les comptes du projet.

Evaluer et analyser les carts entre budget prvisionnel et budget final.
Disposer d'un document de base pour communiquer sur la gestion de la
trsorerie du projet.
2002 UTC
Finir le projet
75
Attention : Ce bilan de trsorerie est indispensable lgalement en cas de

contrle fiscal mais ne ngligez pas pour autant le bilan du projet.
Le bilan de trsorerie
I - Mthode
Ranger soigneusement les factures et autres documents comptables qui
pourront tre l'objet de contrles lgaux par la suite.
Reprendre votre dernier budget de suivi
Mettre jour ce dernier budget de suivi.
Attention : Prendre en compte les chques non dbits, les factures non
rgles, les recettes non encaisses.
Ajouter une colonne qui mesure l'cart entre le budget prvisionnel et rel.
Expliquer les raisons des ventuels carts.
Conseil : La runion finale vous permettra de complter ou modifier les
explications de ces carts par les interventions des responsables
concerns.
II - Les dpenses
Poste
Montant
prvisionnel
TTC
% du total
Catgorie
de
dpenses
Montant
rel TTC
% du total
Ecart
rel-prv.
Montant rel
- montant
prvisionnel.
Raisons de Commentaires
l'cart
Exemple :
fournisseur
reprendre
ou
liminer.
TOTAL TTC
III - Les recettes
2002 UTC
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Poste
Montant
prvisionnel
TTC
% du total
Montant
rel TTC
% du total
Ecart
rel-prv.
l'cart
% du total
Montant
rel TTC
% du total
Ecart
rel-prv.
l'cart
Votre
association
Sponsors
Subventions
Autres
TOTAL TTC
IV - Synthse
Poste
Montant
prvisionnel
TTC
DEPENSES
RECETTES
Votre
association
Sponsors
Subventions
Autres
Total
Dpenses
Total
Recettes
RESULTAT
Recettes Dpenses
Recettes-Dpenses
Outil 3 : Le bilan des contacts

Prsentation
Explication : Aprs le bilan de trsorerie, il s'agit de faire le bilan des
contacts pris pour en dduire la suite donner ces contacts.
Intrts :
-
Visualiser sur un seul document pour ne pas avoir chercher dans la

pile des fiches contacts les partenariats importants du projet, les
rsultats obtenus grce ces contacts et la suite donner ces
contacts au sein de l'association.
Faire un suivi srieux et crdible des partenaires12 aprs la fin du projet.
En effet, ce suivi est important pour la crdibilit de l'association aux
2002 UTC
Finir le projet
77
yeux de ces partenaires.

Prparer certains contacts tre partenaires sur de nouveaux projets.
Garder dans la mmoire de l'association ces contacts pris.
Aider les projets futurs dans leur communication externe.
Remarque : Indiquez aussi les partenaires qui n'ont pas particip ce projet
l mais qui paraissaient motivs pour participer d'autres projets.
Le bilan des contacts
1- Slectionner les contacts pertinents.

Parmi vos fiches contacts, il s'agit de slectionner les personnes ou les
organismes avec lesquels le projet lui-mme a encore des relations mais
aussi ceux que certains projets futurs pourraient intresser.
Mthode : Commencer par tous ceux qui ont particip de prs ou de loin au
projet : les sponsors, les organismes de subventions, les administrations
lgales, les mdias, les fournisseurs, etc.
Intrt : Les projets futurs utiliseront non seulement les coordonnes de ces
contacts mais profiteront surtout de votre exprience (bonne ou mauvaise).
Attention : L'objectif de ce tableau d'archivage des contacts n'est pas de
faire une liste exhaustive de tous les contacts mais plutt d'analyser
comment se sont passs les contacts qui vous semblent intressants pour
les projets futurs.
Remarque : Il est possible que vous trouviez que tous vos contacts peuvent
tre utiles. Ce qui est important est d'indiquer en quoi, mme quand cela
vous parat vident. En effet, vous pourriez l'oublier par la suite ou cela
pourrait ne pas paratre vident pour quelqu'un qui ne participait pas au
projet.
2- Recopier les coordonnes principales de ces contacts
Copier dans le tableau ci-dessous les coordonnes principales du contact.
Remarque : Dans l'outil propos, ont t choisis nom, prnom, organisme,
email, tl. direct, mais choisissez ce qui vous semble le plus pertinent par
rapport votre association.
2002 UTC
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3- Analyser les rsultats de ces contacts.

Pour chaque contact slectionn, dgagez les points positifs et ngatifs qui
ressortent de la relation entre le projet et ces derniers.
4- Indiquer quelle suite donner ce contact.
Deux possibilits : soit votre projet a encore des obligations envers certains
de ces contacts la date laquelle vous faites ce tableau, soit vous pensez
qu'un suivi rgulier par l'association peut tre effectivement utile pour les
projets futurs.
Explication : Certains organismes de subventions et sponsors demandent
un retour du projet sous forme de feuille-bilan ou d'entretien avec les
responsables.
Attention : Il est important de respecter ce genre d'obligations pour que
l'association tout entire garde ou gagne en crdibilit auprs de ses
partenaires.
Remarque : Certains partenaires ne vous demandent rien mais cela ne
vous dispense pas de leur faire parvenir un bilan du projet (surtout s'il est
positif) par respect pour leur aide mais aussi pour que l'association et donc
les projets futurs gardent ou amliorent leur image.
Conseil : Pour ce document-bilan, inspirez-vous du bilan du projet en le
mettant sous une forme attrayante.
Conseil : Ne refaites pas un document aussi long que la plaquette de
prsentation, une simple lettre accompagne d'une photo et de
remerciements peut suffire.
Nom
Prnom
Organisme
Type de
partenaire
email
tl. direct
Points
positifs
Points
ngatifs
La suite ?
Sponsor ?
Fournisseur
? Mdias
?
Organisme
de
subventions
? Autres ?
Remarque : L'outil vide a t fait avec le logiciel Excel par souci de facilit.
En effet, Excel permet des tris par ordre alphabtique ou par type
d'organisme. Cependant vous pouvez copier ce tableau sous un logiciel de
traitement de texte (type Word).
Outil 4 : Le bilan global du projet

2002 UTC
Finir le projet
79
Prsentation
Explication : Le bilan du projet est un document concis. Il prsente les
rsultats du projet, les principaux points positifs et ngatifs de son
droulement et enfin des amliorations si c'tait refaire. Il est rdiger au
cours de la runion finale ou juste aprs car il s'inspire des ractions et du
bilan de toute l'quipe sur le droulement du projet.
Intrts :
-
Relever les points fondamentaux du droulement du projet.

Mettre disposition des projets futurs un document synthtique qui
rsume le projet et son droulement.
Proposer des amliorations pour les projets futurs au sein de
l'association.
Remarque : Ce document est l pour viter aux quipes des projets futurs
d'avoir une vue globale du projet en 3/4 pages. Cela leur vite de devoir
passer des heures chercher des informations dans toutes les archives du
projet avant de parvenir en retirer des enseignements fondamentaux pour
leur propre projet.
Remarque : Ce document vient en complment de la note de clarification du
projet. Les deux documents consults permettent d'avoir une trs bonne
vision du projet dans son ensemble.
Le bilan global du projet
I - Nom et dates du projet

Quel est le nom du projet ?
Quelles sont les dates principales de droulement du projet ?
II - Sommaire
Ce sommaire peut tre ncessaire si votre bilan est plutt volumineux (+ de
3 pages).
III - Rsum du projet
Rsumez en moins d'une page votre projet.
2002 UTC
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Intrt : Avoir une vision du projet en une page pour accrocher le lecteur et
lui assurer qu'il a raison de lire fond ce bilan.
IV - Objectifs prvus/ Objectifs atteints
Objectifs de dparts
Objectifs atteints
Quels sont les objectifs de dpart

dcids ensemble et nots sur la fiche
des objectifs ?
Quels sont les objectifs atteints par le

projet ?
Commentaire
Quelles sont les diffrences entre
objectifs atteints et prvus ? Quelles
sont les raisons de ces diffrences ?
V - Rsultats du projet.
Ce paragraphe permet d'exposer les rsultats du projet et les comparer
avec les rsultats prvus.
Rsultats prvus
Quels taient les rsultats esprs en dbut de projet en
vous inspirant de la note de clarification.
Rsultats obtenus
Quels sont les rsultats du projet ce jour ? Complter
l'nonc de ces rsultats par un commentaire ventuel.
VI - Bilan de trsorerie
Reprenez le tableau de synthse du bilan de trsorerie.
VII - Qu'est ce qui a bien fonctionn au cours du projet ?
Mthode : Pensez faire ce bilan par catgorie de tches de la
classification issue de la liste des tches.
VIII - Qu'est ce qui a mal fonctionn au cours du projet ?
Mthode : Pensez faire ce bilan par catgorie de tches de la
classification issue de la liste des tches.
IX - Propositions pour amliorer les projets futurs.
Quelles sont les choses amliorer pour faciliter et russir mieux les projets
futurs ?
Conseil : Mettez-vous la place des futurs organisateurs du mme type de
projet que le vtre, de quels conseils auriez-vous eu besoin pour que le
projet se soit mieux pass ?
Conseil : Si votre liste d'amlioration est longue, pensez les classer soit
par catgorie soit par ordre d'importance.
2002 UTC
Finir le projet
81
B - Archiver le projet
Le projet est ralis, le projet est cltur, grce au bilan vous avez rsum son
droulement, ses dfauts et ses qualits, il s'agit maintenant de finaliser
l'organisation des documents produits au cours de votre projet pour en faire profiter
l'association et les projets futurs.
Objectif :
Archiver l'ensemble des documents du projet
en rassemblant tous les documents.
en liminant les documents inintressants.
en indiquant o et comment trouver ces documents grce
au tableau d'archivage des documents.
Intrts :
-
P
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4
faciliter l'accs l'exprience acquise.

faire profiter de l'exprience acquise l'association entire.
Attention : Certaines rgles d'archivage sont peuvent tre dj dfinies

dans votre association, profitez-en.
Remarque : Certains projets futurs peut-tre une nouvelle dition de
l'vnement auquel le projet a abouti (exemples : concerts, sminaires,
soires, etc.).
Actions
Centraliser les documents papier et informatiques pour disposer d'une
documentation exhaustive sur la totalit du projet.
Dfinir o et comment ranger ces documents pour trouver facilement les
documents pertinents sur le projet.
Expliquer dans un document le systme d'archivage. pour faire connatre
toute l'association et aux futurs projets l'existence et les conditions simples
d'accs l'exprience acquise.
Outils
2002 UTC
82
Outil 1 : Tableau d'archivage de la documentation

Prsentation
Explication : Le bilan du projet est termin. Le tableau d'archivage consiste
lister les documents informatiques et papier disponibles et intressants
pour les projets futurs et la manire d'y accder.
Intrts :
-
Faire profiter les projets futurs de l'exprience acquise.

Faciliter l'accs aux documents
Tableau d'archivage de la
documentation
1- Rassembler tous les documents papier.

Un grand nombre de documents est produit tout au long du projet puis
stock dans une armoire du local. Si vous avez respect votre plan de
communication interne, tout est bien class dans les classeurs et les
dossiers attitrs. Sinon il est ncessaire de rassembler tous les documents
qui tranent dans le local.
2- Eliminer les documents inutiles.
Mthode : Garder les documents lgalement indispensables (comme les
factures, les conventions de partenariat, etc.) et ceux qui vous paratraient
utiles pour aider sur des projets futurs.
Les documents "lgalement indispensables" sont ces documents qu'on
vous demande lors d'un contrle fiscal par exemple. Ces contrles peuvent
tre faits un certain temps aprs la fin du projet. Il est ncessaire de justifier
toute rentre et sortie d'argent sur votre compte par des justificatifs. Pour
toutes ces informations, renseignez-vous auprs de la prfecture ou du
centre de documentation et d'information jeunesse le plus proche qui
dispose souvent de livres sur le sujet des obligations lgales des
2002 UTC
Finir le projet
83
associations.
3- Classer les documents.
Cette classification peut-tre trs simple si vous avez respect votre plan de
communication interne. Sinon reprenez les documents, classez les par
catgories et mettez les dans des classeurs ou des pochettes.
Conseil : Mettez-vous la place des responsables des projets futurs en
cherchant un systme de classement le plus accessible possible pour eux.
4- Dcrire ce systme de classement.
Ecrire dans le tableau ci-dessous o se trouve chaque type de doc.
5- Archiver les documents sous format informatique.
Refaire les mme tches que pour les documents papier mais cette fois-ci
sur l'ordinateur.
Mthode : Reprenez la structure de dossiers que vous avez choisis dans
votre plan de communication interne.
6- Sauvegarder les fichiers informatiques.
L'ordinateur dont vous vous tes servis tout au long du projet peut-tre
amen disparatre ou tomber en panne, le mieux est donc de prvoir
une sauvegarde externe (disquette ou CD) et de le laisser disposition non
loin des archives papiers.
7- Mettre en vidence le bilan financier et le bilan global du projet.
D'une manire ou d'une autre, arrangez-vous pour que les premiers
documents que les responsables des projets futurs trouvent soient le bilan
financier, le bilan des contacts, le bilan global du projet. En effet, ils n'auront
peut-tre pas le temps ou le courage de consulter toutes les archives mais
ces trois documents leur permettront d'avoir une vue d'ensemble du projet.
Attention : Cela ne veut pas dire que toute la classification des documents
n'a servi rien. La vue d'ensemble leur donnera envie de rentrer dans les
dtails et donc de chercher dans les archives qui seront facilement
accessibles.
2002 UTC
P
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4
84

Nom du document ou type de
document
Format (informatique ou papier)
O le trouver ?
Suivant le format du document, c'est
un lieu physique ou un support
informatique (ordinateur, disquette,
CD-Rom).
DOCS - GESTION DE PROJET

-Dfinition initiale du projet
Fiche des objectifs
Plan de communication interne
DOCS - GESTION DE PROJET Structures du projet
Liste des participants au projet
Analyse de l'environnement humain
Liste des tches
Plannings prvisionnels
Budgets prvisionnels
Analyse prliminaire des risques
DOCS GESTIONS DE PROJET Ralisation du projet
Ordres du jour
Comptes-rendus de runion
Tableaux de bord
Plannings de suivi
Budgets de suivi
Fiches de modification
Plaquettes de prsentation
Fiches contacts
DOCS BILAN DU PROJET
Bilan de trsorerie
Bilan des contacts
Bilan global
documentation
DOCS TRESORERIE
Devis
Bons de commandes
Factures
Ordres de mission
Talons de chques
AUTRES
Lettres de soutien
Articles de journaux
Attention : La liste des documents dans le tableau est loin d'tre

exhaustive. A vous de l'adapter votre projet.
2002 UTC
Finir le projet
85
P
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2002 UTC
86
2002 UTC
Dfinitions
87
Dfinitions
1
Acteur
est considr comme acteur, toute personne de l'association ou
pas, qui ralise le projet ou influe sur sa ralisation. Les partenaires font
l'objet d'une dfinition part dans ce lexique mais ce sont galement
des acteurs du projet.
Animateur
L'animateur est charg de diriger les dbats dans une runion.
Brainstorming
Technique de rflexion, de cration et de recherche collective
fonde sur la mise en commun des ides et des suggestions des
membres d'un groupe, sans opposition ni critique l'gard des ides ou
suggestions exprimes. La slection des ides se fait par la suite.
L'objectif est de favoriser la crativit de chacun des membres du
groupe en permettant la libre expression des ides, sans contrainte.
Capitalisation
Action d'accumuler des connaissances pour les besoins futurs du
projet lui-mme mais galement pour que des projets futurs de
l'association s'amliorent en profitant de ces connaissances.
Charge
Quantit de travail ncessaire pour raliser une tche particulire.
Cette quantit se mesure en units de temps (le plus souvent des
heures ou des jours) pour une seule personne qui travaille (ex :
jour/homme). Cette notion est distinguer de la notion de dure d'un
travail puisqu'une mme tche peut tre faite sur une dure diffrente
suivant le nombre de personnes qui la ralisent.
Collectivit publique
Collectivit forme par l'tat, les collectivits locales (mairies ou
autres), les rgions, les provinces. Ces collectivits publiques travaillent
frquemment avec les associations par des apports financiers,
logistiques, techniques, etc. Elles donnent galement les autorisations
88
lgales ncessaires pour les activits de l'association. Il faut donc bien

les connatre et si possible tre en bon terme avec eux.
7
Contrainte
Terme gnral dsignant tout lment susceptible de conditionner
la ralisation des tches, et leur planification : contraintes logiques (une
tche doit succder telle autre mais par contre doit tre faite avant
telle autre), contraintes de charges de travail, contraintes de dates,
contraintes de ressources.
Devis
Proposition d'un fournisseur contenant l'ensemble de prescriptions
ncessaires la fabrication d'un objet ou la prestation d'un service
ainsi que le cot de ces prescriptions. Au cours du projet, vous tes
appels faire des demandes de devis auprs de fournisseurs.
L'tablissement de devis vous permet de savoir combien va vous coter
la ralisation d'une tche par un fournisseur et par la suite de comparer
les propositions de plusieurs fournisseurs pour cette mme tche.
L'objectif est de choisir la meilleure proposition (meilleur rapport
qualit/prix).
Equipe du projet
L'quipe du projet est compose des acteurs qui participent
directement la ralisation du projet. Cette quipe est principalement
constitue des membres de votre association.
10
Runion de lancement
La runion de lancement est la premire que vous organisez pour
permettre le dmarrage du projet. C'est lors de cette runion que les
personnes prsentes doivent se mettre d'accord sur les objectifs
communs du projet et dfinir le contexte, les risques et les contraintes.
Cette runion devrait vous permettre de remplir la note de clarification
et de connatre les motivations de chacun participer au projet.
11
Organisme de subvention
Organismes susceptibles d'apporter une subvention votre projet.
Ce sont les collectivits publiques (mairie, conseil gnral, conseil
rgional, ministre) ou d'autres associations de droit priv ou public (ex.
: les fondations d'entreprises qui subventionnent certaines actions
artistiques ou autres).
12
Partenaire
Organismes ou personnes qui aident votre projet par un apport
financier, matriel ou mme de conseil. Les sponsors et les organismes
de subventions sont des partenaires.
13
Plan d'action
Plan dcrivant les actions mener et les moyens ncessaires
Dfinitions
89
(responsables, moyens matriels) pour atteindre certains objectifs dans

le projet. Un plan d'action est ncessaire la fin de vos comptes-rendus
de runions.
14
Plan de communication
Plan qui prvoit les moyens mis en oeuvre (documents et autres)
pour communiquer entre les membres de l'quipe du projet
(communication interne) et vers les partenaires (communication
externe).
15
Poste
Dans un budget, lment d'information constitu d'un intitul et du
montant correspondant.
16
Projet
Ralisation unique compose d'un ensemble d'actions avec un
objectif atteindre, par des acteurs, dans un contexte prcis, dans un
dlai donn, avec des moyens dfinis.
17
Risque
vnement prjudiciable, plus ou moins prvisible, qui peut
affecter la ralisation d'une action et donc de votre projet.
18
Sponsoring
Soutien matriel apport une manifestation, une personne,
un produit ou une organisation en vue d'en retirer des avantages
publicitaires directs.
19
Sponsor
Personne physique ou morale qui apporte un soutien matriel ou
financier une manifestation, une personne, un produit ou une
organisation en vue d'en retirer des avantages publicitaires directs.
Pour une association, les entreprises sont les principaux sponsors. Ces
aides se font contractuellement avec la garantie que vous remplissiez
votre part du contrat. N'oubliez pas que l'entreprise attend une action
publicitaire de votre part.
20
Subvention
Aide financire que l'tat, les associations de droit public ou priv
accordent une association, une entreprise ou un particulier.
Souvent ces subventions s'obtiennent sur concours entre diffrents
projets. Les critres de slection sont varis suivant les organismes
concerns.
21
Chef de projet
Personne physique charge, dans les limites d'une mission,
d'assumer la matrise du projet, c'est--dire de veiller sa bonne
ralisation en respectant les objectifs de technique, de cot et de
90
dlais. On l'appelle aussi matre d'oeuvre.

22
Jalon
Date cl du projet pour laquelle une validation intermdiaire est
effectue. Ces vnements sont fixs l'avance dans le planning
prvisionnel et les plannings de suivi. Ils peuvent tre fixs en fin de
phase du cycle de vie ou en cours d'une phase. Ils permettent de
s'assurer qu'une tche, un document, un produit, une fourniture
correspond bien ce qui a t pralablement dfini.
23
Matre d'oeuvre
Personne physique ou morale qui le matre de l'ouvrage confie
la direction ou le contrle de l'excution des travaux. Organisme
responsable contractuellement de la matrise de toutes les activits
ncessaires la ralisation d'un produit, en particulier de la qualit, des
dlais et du prix. Lorsque le matre d'oeuvre est une personne
physique, il s'agit du chef de projet.
24
Matre d'ouvrage
Personne physique ou morale qui commande la ralisation du
projet et en valide les rsultats (intermdiaires et dfinitifs). Trs
souvent le matre d'ouvrage dans le cadre d'un projet associatif est
galement matre d'oeuvre. En effet, il est souvent l'initiative de l'ide
qui a fait natre le projet et tient en assurer la ralisation.
25
Document de rfrence qui prcise les caractristiques du projet
en termes d'objectifs atteindre, de contraintes de dlais, de cots et
de performance. Elle est diffuse en interne toutes les personnes
impliques dans le projet.
26
Personne morale
Entit (exemple : entreprises, associations, etc.) dote, dans les
conditions prvues par la loi, de la personnalit juridique, et donc
capable, l'instar d'une personne physique, d'tre titulaire de droits et
d'obligations.
27
Personne physique
Dans le langage du droit, la personne physique dsigne une
personne humaine comme personne dtentrice de droits. S'oppose la
notion de personne morale.
28
Planification
La planification consiste tablir une logique de construction des
tches de ralisation du produit.
29
Planning
Document de matrise des dlais et de communication dont la
Dfinitions
91
forme doit s'adapter aux messages transmettre et aux dcisions

prendre. Il peut aller d'un simple positionnement des tches sur un
calendrier jusqu' faire ressortir l'enchanement logique des tches, les
jalons, les ressources.
30
Produit du projet
Rsultat d'une opration de production ou d'une prestation de
service. Le produit, rsultat d'une activit, peut tre un matriel, un
service, un systme, un processus industriel, un processus administratif
ou une combinaison de ces produits. Il peut entrer dans la fabrication
d'un autre produit ou constituer un produit fini.
31
Rfrentiel projet
Ensemble de la documentation produite dans le cadre de la
gestion du projet associatif et permettant de suivre l'avancement de ce
dernier.
32
Tche
Action lmentaire raliser pour atteindre les objectifs du projet.
92
Annexes
Annexes
Annexe 1
.........
Fiche des objectifs
Annexe 2
.........
Annexe 3
.........
Annexe 4
.........
Ordre du jour
Annexe 5
.........
Compte rendu de runion du ../../..
Annexe 6
.........
Annexe 7
.........
Annexe 8
.........
Liste des tches
Annexe 9
.........
Annexe 10 . . . . . . . . .
Budget prvisionnel
Annexe 11 . . . . . . . . .
Annexe 12 . . . . . . . . .
Annexe 13 . . . . . . . . .
Annexe 14 . . . . . . . . .
Annexe 15 . . . . . . . . .
Runion SOS
Annexe 16 . . . . . . . . .
Annexe 17 . . . . . . . . .
Annexe 18 . . . . . . . . .
Fiche contact
Annexe 19 . . . . . . . . .
La runion finale
93
94
Annexe 20 . . . . . . . . .
Annexe 21 . . . . . . . . .
Annexe 22 . . . . . . . . .
Annexe 23 . . . . . . . . .
documentation
Annexe 1
Fiche des objectifs
EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE

Fiche des objectifs
AD R E S S E D U D O C U M E N T
AU T E U R S C R E A T I O N
AU T E U R M O D I F I C A T I O N
pdmfdo.doc
Xavier Hennequin
Xavier Hennequin
F ICHE
VE R S I O N
1
DA T E D E C R E A T I O N
20/09/99
D ATE DE MODIFICATION 30/09/99
DES OBJECTIFS
Objectifs gnraux du projet

Faire un tour du monde d'une dure de 1 an pour recueillir des tmoignages et
dcouvrir des cultures diffrentes.
L'objectif n'est pas uniquement de faire du tourisme mais de faire profiter le maximum de
monde rest en France de l'enrichissement issu de nos rencontres.
Nous avons longuement hsit sur les personnes en France qui nous voulions raconter
notre voyage avant et aprs. Notre public prfrentiel sont les enfants de 8 13 ans. C'est
pourquoi nous avons dcid de visiter des coles primaires travers le monde. En effet,
l'cole constitue un des sujets favoris des enfants.
Objectifs secondaires
Catgories
dobjectifs
Personnels
Listes des objectifs par catgorie

Vivre une aventure hors du commun.
Avant le voyage
Prparer au mieux le voyage et l'exploitation de nos

documents aprs
Pendant le voyage
Recueillir tmoignages et ambiances sonores/vidos.

Donner loccasion aux personnes rencontres de raconter
une journe de leur vie travers leur musique et des images
quils choisiront.
Etudier le fonctionnement dune classe dans une cole
chacune de nos tapes et essayer den ramener des lments
nouveaux non mis en valeur jusquici dans la pdagogie.
Partager notre exprience avec le maximum de monde rest
en France.
Aprs le voyage
1/1
Annexe 2

P D M N D C V 3.D O C
LOC ALEJANDRO
LOC ALEJANDRO
N OTE
VE R S I O N
3
25/09/98
DE CLARIFICATION
Intitul du projet ____________________________________________________1

Contexte___________________________________________________________2
Dfinition du projet et objectifs _________________________________________2
Objectifs gnraux ________________________________________________2
Objectifs secondaires ______________________________________________2
Rsultats prvus du projet __________________________________________3
Dbut et fin du projet ______________________________________________4
Premire valuation des dpenses a engager ____________________________4
Acteurs du projet ____________________________________________________4
Responsables du projet_____________________________________________4
Equipe pressentie pour la ralisation du projet _________________________4
Partenaires pressenties pour le projet _________________________________4
Risques ___________________________________________________________4
Contraintes respecter _______________________________________________5
Contraintes de dlais ______________________________________________5
Contraintes de cots _______________________________________________5
Contraintes de performances ________________________________________5
Intitul du projet
Poignes de Monde
L'intitul Poignes de Monde a t choisi pour deux raisons :
-
la poigne de main symbolise la notion de rencontre.

La poigne dans le sens d'chantillon symbolise notre volont de rassembler des
chantillons (sonores, vidos, etc.) du monde que l'on aura visit.
1/5

Contexte
Ce projet est n d'un rve commun beaucoup de monde : faire le tour du monde.
Nous sommes tous les trois en passe de finir nos tudes et donc nous nous sommes dit
que c'tait un moment idal pour accomplir ce rve l. De plus nous avons particip de
nombreuses associations et projets associatifs et nous savons que beaucoup de choses
sont possibles.
Poignes de Monde est une association cre pour l'occasion en profitant des structures
associatives de l'UTC.
Dfinition du projet et objectifs

Objectifs gnraux
Faire un tour du monde d'une dure de 1 an pour recueillir des tmoignages et

dcouvrir des cultures diffrentes.
L'objectif n'est pas uniquement de faire du tourisme mais de faire profiter le maximum de
monde rest en France de l'enrichissement issu de nos rencontres.
Nous avons longuement hsit sur les personnes en France qui nous voulions raconter
notre voyage avant et aprs. Notre public prfrentiel sont les enfants de 8 13 ans. C'est
pourquoi nous avons dcid de visiter des coles primaires travers le monde. En effet,
l'cole constitue un des sujets favoris des enfants.
Objectifs secondaires
Catgories
dobjectifs
Personnels
Listes des objectifs par catgorie

Avant le voyage
Prparer au mieux le voyage et l'exploitation de nos

documents aprs
Pendant le voyage
Recueillir tmoignages et ambiances sonores/vidos.

Donner loccasion aux personnes rencontres de raconter
une journe de leur vie travers leur musique et des images
quils choisiront.
Etudier le fonctionnement dune classe dans une cole
chacune de nos tapes et essayer den ramener des lments
nouveaux non mis en valeur jusquici dans la pdagogie.
Aprs le voyage
Partager notre exprience avec le maximum de monde rest

en France.
2/5

Rsultats prvus du projet

Pdagogies
Tout au long de notre voyage, nous ferons des tapes dans des coles pour y tudier la
pdagogie. Cette tude est prpare avec des enseignants et des chercheurs en pdagogie
de lUTC. Les rsultats seront exploits par ces mmes chercheurs et permettront de
fournir des lments nouveaux non mis en valeur jusquici dans la pdagogie.
CDRom
A notre retour, nous raliserons un CDRom destin aux enfants qui pourra servir de
support pdagogique aux enseignants. Il sera ralis en collaboration avec des
professionnels de multimdia (CRDP dAmiens) et des chercheurs en pdagogie. Le
CDRom pourra tre distribu via le rseau de lEducation Nationale. Il sera aussi la
disposition de tous dans les mdiathques et bibliothques.
CD audio
Pendant le voyage, nous ferons des enregistrements audio de tmoignages, dambiances

sonores et de musiques dans le but de raliser un CD. Lobjectif pour les personnes
enregistres sera de raconter, en musique ou par un choix de sons, une journe de leur
vie. Chaque squence de ce CD sera couple un document crit prsentant les
conditions et lhistoire de lenregistrement de la squence. Le CD sera mis la disposition
de tous comme le CDRom.
Site Internet
Pendant les 11 mois du voyage, nous tiendrons jour un site Internet aliment
rgulirement de commentaires sur le priple et de photos. Ainsi, toute la communaut
internaute pourra nous suivre.
Vido
Nous raliserons des documents vidos en suivant deux thmes :

+ une journe avec ... : pendant une journe nous suivrons un personnage hors
du commun en tentant de faire avec lui toutes les activits de sa journe. Souvent,
ces personnages seront des coliers.
+ le making-off de notre voyage dans lequel nous raconterons ce que nous
faisons et ce qui nous arrive.
+
Confrences
Pour faire partager notre exprience, nous organiserons aussi des confrences au sein de
maisons de retraite, associations, et entreprises, en utilisant les produits que nous aurons
raliss (vido, CD audio, CDRom).
Suivi des coles
Tout au long du priple, nous garderons le contact, grce Internet, avec une dizaine
dtablissements scolaires de France. Nous enverrons des messages racontant notre
voyage, et nous rpondrons aux questions des lves.
3/5

Dbut et fin du projet
Septembre 1998 : lancement du projet.

Sept.98 - Juillet 99 : prparation du voyage
Juillet 1999 - Juillet 2000 : voyage.
Juillet 2000 - fvrier 2001 : partage de notre exprience
Premire valuation des dpenses a engager
D'aprs une rapide valuation base sur l'exprience de voyageurs au long cours : 300000
F pour le voyage et le matriel ncessaire pour capter des images et des sons.
Acteurs du projet
Responsables du projet
En l'occurrence les responsables sur le projet sont au nombre de trois : Xavier

Hennequin, Loc Alejandro et Valentin Clrisse qui sont aussi les trois voyageurs.
Chacun est habilit signer les papiers (administratifs et de trsorerie) au nom de
l'association Poignes de Monde.
Equipe pressentie pour la ralisation du projet
Voyageurs : Xavier, Loc et Valentin

Le reste de l'quipe est dfinir notamment pour la partie ralisation et entretien du site
Internet.
Partenaires pressenties pour le projet
La radio Graf'Hit (radio de l'UTC) pour la mdiatisation radio sur Compigne.

Les partenaires financiers habituels du BDE comme la Socit Gnrale par exemple.
Les autres partenaires seront trouver en fonction de nos besoins.
Risques
Le plus grand risque est de ne pas avoir d'argent pour raliser le projet mais il doit y en
avoir d'autre.
Le second est de pas avoir des rsultats suffisamment bons au niveau de nos tudes pour
que l'UTC nous laisse partir.
Le troisime est de grer nos obligations militaires d'une manire ou d'une autre pour
viter de devoir faire notre service militaire au moment du voyage.
Les autres nous y rflchirons plus tard.
4/5

Contraintes respecter
Contraintes de dlais
Notre voyage doit obligatoirement se terminer avant septembre 2000 car nous aurons
alors des obligations par rapport nos tudes . Donc si on veut partir un an il faut quitter
la France avant septembre 1999.
Contraintes de cots
Cela doit nous coter le moins cher possible sauf si nous gagnons au millionnaire ou si
nous dcrochons un gros sponsor. Par contre le maximum que nous pouvons investir par
personne est de 30000F donc au total nous pouvons investir 90000 F pour le projet.
Contraintes de performances
Nous aimerions bien avoir tous les rsultats esprs dans cette note de clarification et ce
sera dj pas mal.
5/5
Annexe 3

P D M _P C I .D O C
VE R S I O N
1
28/09/99
X A V I E R HE N N E Q U I N
PLAN DE COMMUNICATION INTERNE

Comment
utiliser
les
moyens
de
communication
interne
pour votre projet ?

Liste des moyens de communications
communiquer en interne du projet:
disposition
de
l'quipe
projet
pour
- Tlphone : Le projet Poignes de Monde bnficie d'un code tlphone qui lui permet d'appeler de n'importe quel tlphone
interne de l'universit pour tlphoner vers l'extrieur, bien entendu tous nos appels nous sont facturs. Le numro de tlphone donn
pour le projet est le numro de portable de Loc.
- Mail : le meilleur moyen de communiquer de personne personne, pratiquement toute l'quipe le regarde tous les jours.
- Panneau d'affichage : nous disposons d'une partie d'un panneau en lige dans le local du Bureau des Etudiants pour afficher des
messages.
- Fax : nous disposons d'un fax qui est celui du BDE mais nous devons payer chaque envoi.
- Adresse postale : Le projet Poignes de Monde dispose d'une bote aux lettres dans le local du Bureau des tudiants, il s'agit donc de
relever le courrier rgulirement.
-
Runions : on a un local pour le projet dans l'UTC pour faire nos runions plutt le soir que tout le monde soit l.
Infos complmentaires :
+ Le fax et les envois de courrier sont rserver pour la communication externe.
+ Tous les documents informatiques sont nomms en commenant par pdm (comme Poignes de Monde) puis les initiales du type
de document puis la date si c'est important : ex. pour un compte-rendu de runion : PDMCRR201199. Enfin s'il y a plusieurs
versions du mme document on ajoute v1, v2, v3, etc.
1/3

Le projet bnficie d'un ordinateur et d'un lecteur Zip. Pour plus de scurit nous enregistrons les documents sur le disque dur de
l'ordinateur et une sauvegarde rgulire sur une cartouche zip.
+
Quel moyen de
Nature de
communication
l'information
utiliser ?
Message
tlphonique en
absence
Qui est l'auteur de

l'information ?
Un membre de Poignes de
Monde ou d'une autre
association tudiante qui s'est
Post-it sur un
trouv dans le local de
panneau d'affichage
Poignes de Monde et qui a
reu un coup de tlphone
qui ne lui tait pas adress
Tous types d'infos

qui peut attendre
Message par mail
d'tre lue durant
un jour ou deux
Quel moyen de
Nature de
communication
l'information
utiliser ?
Informations sur Document

le suivi du projet : informatique par
A qui est destine

l'information ?
Un des membres de
Poignes de Monde
absent au moment du
coup de tlphone
Quel est le modle

de document
utiliser ?
Post-it avec contenu du

message
O se range ce
document ?
Le post-it est punaiser sur

le panneau en lige.
L'un des membres du projet
Un ou plusieurs membres
du projet
Penser crer une adresse

mail pour le projet si un
message est adress pour
toute l'quipe, l'une pour
l'quipe qui voyage
(Valentin, Loc et Xavier)
- L'autre pour l'quipe
qui reste en France
(ralisateurs du site)
Qui est l'auteur de

l'information ?
A qui est destine

l'information ?
Quel est le modle

de document
utiliser ?
O se range ce
document ?
Document avec en-tte

L'un des membres du projet Les autres membres de
Poignes de Monde et les comme celui-ci, modle
Dans l'ordinateur de
l'association.
2/3

compte-rendu de
runion, ordre du
jour, note
d'information
technique ou
pas,etc.
mail + document
papier
ventuellement sur
le panneau
d'affichage
Message faire
Tlphone
parvenir d'urgence
futurs projets de
l'association
L'un des membres du projet
Un ou plusieurs membres
du projet
cre sous Word
Voici le systme de dossiers sur le Zip Poignes de Monde pour classer les documents informatiques :
"Contact et correspondances" contient toutes les lettres envoys d'autres destinataires que les organismes de
subventions et sponsors.
"Docs avancement projet" contient tous les documents qui concernent le suivi du projet.
"Documents type et utiles" sont les modles de documents ncessaires pour le projet.
"Graphisme" contient toutes les images ncessaires pour la communication interne et externe.
"Plaquette de prsentation" contient tout ce qui concerne cette plaquette (images et plaquettes elles-mme).
"Polices TDM" contient les polices utilises pour les documents de Poignes de Monde.
"Presse" contient tous les articles de presse scanns parus sur Poignes de Monde.
"Subventions et sponsors" contient toutes les donnes sur les subventions et sponsors.
"Technique audio" contient toutes les donnes concernant les choix techniques qui concernent l'audio.
"Trsorerie" contient toutes les donnes ncessaires pour l'tablissement du budget et les budgets prvisionnels et de suivis.
3/3
Annexe 4
Ordre du jour

Ordre du jour de la runion du 12/09/98
O RDRE
P D M O D J 120998
VE R S I O N
1
05/09/98
VA L E N T I N C L E R I S S E
VA L E N T I N C L E R I S S E
DU JOUR DU
12/09/98
Informations gnrales
Date de la runion : 12 septembre 1998
Heure : 19H
Lieu : Bureau des tudiants
Documents de rfrences : fiche des objectifs ( lire avant la runion)
Informations complmentaires : code BDE : 56n26
Personnes invites
Nom
Fonction
Organisme
Loc Alejandro
Technique vido
Etudiant UTC
Xavier Hennequin
Valentin Clrisse
Communication-trsorerie
Technique audio
Etudiant UTC
Etudiant UTC
Ordre du jour
-
Dfinir ensemble les caractristiques du projet
- Premire liste des tches et planification

- Prparation de la prsentation du projet M. Peccoud prsident de l'Universit pour
avoir son accord pour partir.
1/1
Annexe 5
Compte rendu de runion du ../../..

Compte-rendu de la runion du 12/09/99
P D M C R R V 1150999
XAVIER HENNEQUIN
VE R S I O N
1
13/09/99
XAVIER HENNEQUIN
C OMPTE - RENDU DE REUNION

12/09/99
DU
Personnes prsentes
Nom
Fonction
Organisme
Loc Alejandro
Technique vido
Etudiant UTC
Xavier Hennequin
Valentin Clrisse
Communication-trsorerie
Technique audio
Etudiant UTC
Etudiant UTC
Points abords
-
- Premire liste des tches et planification

- Prparation de la prsentation du projet M. Peccoud prsident de l'Universit pour
avoir son accord pour partir.
Synthse de la sance
Nous avons rempli ensemble la note de clarification afin de se mettre d'accord sur toutes
les caractristiques du projet. Cf. le rsultat dans la note de clarification.
Premire liste des tches et planification
Les premires actions entreprendre doivent tre faites pour tre sr que le projet va se
faire :
-
rgler le problme de l'incorporation par l'arme
- avoir l'accord de l'UTC

La solution serait de rester tudiant durant le temps du voyage. Nous devons voir si c'est
possible auprs de Monsieur Chrtien, responsable de la pdagogie l'UTC et nanmoins
le plus attir par ce genre de projet. Ce sera l'occasion de prsenter le projet une
personne haut plac de l'UTC. Si lui est d'accord, nous esprons qu'il convaincra la
prsidence.
1/2

Compte-rendu de la runion du 12/09/99
Prparation de la prsentation du projet M.

Peccoud prsident de l'UTC pour avoir son accord
pour partir.
Exposer notre projet M. Peccoud n'est pas urgent, il vaut mieux avancer un peu dans le
projet pour tre sr de son accord. Il ne nous laissera pas partir en vacances !
En revanche, il faudrait avoir l'appui du BDE, il faut donc leur prsenter le projet.
Dcisions/actions
Dcisions prises
Actions raliser
Responsable
Dlais
Prsenter le projet au BDE
Rdiger un document qui

rsume le projet partir de
la note de clarif
Convenir d'une runion avec
le BDE
Valentin
Avant 1
semaine
Loc
Prendre rdv avec sa

secrtaire
Rflchir chacun de son ct
avant la prochaine runion
Xavier
Avant 1
semaine, rdv
le plus vite
possible
Le rdv avant
1 mois
Avt 1
semaine
Prsenter le projet
Chrtien
Lister les tches pour
prparer
Runions hebdomadaires
tous les lundis soirs pour
suivre de prs le projet
Tous
Prochaine runion
Date : 19/09/99
Heure : 19h
Lieu : BDE
Ordre du jour : rsultats des actions entreprises
2/2
Annexe 6
Poignes de Monde
Valentin Clrisse
septembre 1998
EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE - Xavier Hennequin - 15/09/98
LISTE DES PARTICIPANTS AU PROJET

Qui ?
Rle
Tlphone
e-Mail
Adresse postale
Fax
(facultatif)
(facultatif)
Disponibilit.
Xavier Hennequin Voyageur
Valentin Clrisse
Loc Alejandro
Communication
06 25 56 32 56 x_hennequin@yahoo.fr
Trsorier
Voyageur
Logistique
06 58 22 33 89 v_clerisse@yahoo.fr
Technique audio
Voyageur
Responsable itinraire
06 55 25 84 55 x_hennequin@yahoo.fr
Technique vido
35, rue de la Fort

60200 Compigne
le midi (de 12h 14h30) et le

soir aprs les cours vers 19h
08, rue de la Plisse

60200 Compigne

soir aprs les cours vers 19h
56, rue de Bouvines

60200 Compigne

soir aprs le stage vers 19h
Ce document a t distribu aux trois acteurs du projet, c'est la liste au dbut du projet, elle a t complte au fur et mesure du projet notamment avec
les ralisateurs du site Internet.
1/1
Annexe 7

A NALYSE
PDMAEHV 3
XA V I E R H E N N E Q U I N
VE R S I O N
3
15/06/99
DE L ENVIRONNEMENT HUMAIN
Identifications des motivations et comptences personnelles

Qui ?
Quest ce quil sait faire ?
Qu'est ce qu'il veut faire ?
Xavier Hennequin
Bonne exprience de la gestion de projets

associatifs notamment communication et
trsorerie
Voyager et rencontrer des gens, organiser un

tour du monde, apprendre les techniques audio
et vido
Loc Alejandro
Bonne exprience de la gestion de projets Voyager et rencontrer des gens, organiser un

associatifs et bonnes connaissances de la tour du monde, pouvoir filmer pendant le tour
technique vido
du monde.
Valentin Clrisse
Voyager et rencontrer des gens, organiser un

Bonne exprience de la gestion de projets
tour du monde, pouvoir enregistrer de la
associatifs et bonnes connaissances de la
musique et des ambiances sonores pendant le
technique audio
tour du monde
1/2

Analyse des relations en interne

L'analyse prsente est celle remise jour au cours du projet lors de l'intgration dans l'quipe de la premire quipe de ralisation du site
en juin 1999 aprs l'intgration de l'quipe de ralisateurs du site Internet :
Hlne Cron, Sbastien Pousse, Nadjean Geslain, Lucie Daly.
Qui et
qui?
Tous
Particularit de
leur relations
Quel effet sur le projet ?
Comment ragir ?
Facilite les relations mais pose problme lorsque les

Bien planifier les tches et bien les rpartir entre
taches ne sont pas faites, il n'est pas vident de demander
Ce sont tous des amis
les gens pour que l'un n'ait pas plus de travail que
un ami de travailler plus surtout lorsque ce travail est
l'autre
bnvole
Ont dj travaill
Nadjean et
ensemble, ce fut un
Lucie
chec
Quand ils ont un boulot faire deux, ce n'est pas fait ou

mal fait.
Ne pas leur donner une action raliser deux.

S'arranger pour qu'il y ait toujours un autre
membre de l'quipe qui travaille avec eux.
2/2
Annexe 8
Liste des tches
Poignes de Monde
Xavier Hennequin
oct 98
Liste des tches
Catgories de tche
ADMINISTRATIF
DEVISES
LISTE DES TACHES OCT 98
Tches raliser
Avant quand ? Par qui ?
Dfinir les papiers ncessaires pour le passage aux frontires
dc-98
Loc
du matriel audio-vido
Chercher une assurance pour le voyage
dc-98
Valentin
Obtenir le statut d'tudiant et viter l'arme
Fin octobre 1998
Xavier
Lettre d'acceptation du projet par l'UTC
Fin octobre 1998
Xavier
Monter l'association Poignes de Monde
Fin octobre 1998
Loc
Lettre officiel du ministre de l'ducation
Fin octobre 1998
Valentin
Quel banque pour le projet?
oct-98
Xavier
Ouvrir un compte Poignes de Monde
Choisir entre carte bleue, travellers check et liquide US $
RECHERCHES DE
PARTENAIRES
oct-98
2 mois avant le
dpart
le plus vite possible
nov-98
dc-98
Xavier
Xavier
avant le dpart
dc-98
Tous
Tous
Liste des mdias locaux
dc-98
Xavier
Liste de mdias nationaux
dc-98
Xavier
Liste des mdias spcialiss en voyage
dc-98
Xavier
janv-99
toute l'anne
Tous
Xavier
Lister les partenaires potentiellement intresss

Faire la plaquette
Comment ne pas payer les envois postaux ?
Faire les envois postaux
Suivre la recherche de partenariat
Faire un modle de convention de partenariat
MEDIAS
Liste de boites d'assurances et tarifs.

carte d'tudiant et remplissage du formulaire pour le report
lettre officiel affirmant le soutien au projet
statut juridique de Poignes de Monde
lettre tamponne ministre de l'ducation
Liste de banques possibles avec leur taux de change avec le
partenariat possible
Liste des moyens utiliser pour avoir de l'argent liquide
disponible tout au long du voyage.
Liste des partenaires potentiels par catgories
Solution pour viter de devoir payer les timbres (UTC ?)
Envoyer les plaquettes et les lettres aprs coup de tlphone
Choisir un sens de rotation en fonction de ses envies, de la

mto et des possibilits de billets d'avion et des situations
gopolitiques
Lister les pays o on veut aller
Confronter l'itinraire avec des globe-trotters expriments
oct-98
Loc
Faire les suivi des contacts

Document modle de convention, dfinir partir d'exemples
de l'association Objectifs
Liste par catgorie de mdias (tlvision, Internet, journaux,
radio, etc.)
radio, etc.)
radio, etc.)
Lettre plus plaquette de prsentation
insrer une encart dans le journal tudiant tous les mois sur
l'avance des projets.
carte avec itinraire prvisionnel
oct-98
dec 98
Loc
Tous
carte avec itinraire prvisionnel

changement de l'itinraire initial ou pas
Chois d'un itinraire dfinitif
juin-99
Tous
Contacter ces mdias

Communiquer sur l'universit
ITINERAIRE
Tous
Tous
Xavier
Tous
Rsultats prvus
Liste de papiers obtenir et comment les obtenir ?
1/2
Poignes de Monde
Catgories de tche
ADMINISTRATIF
CD ROM
CD AUDIO
VIDEO
SITE WEB
EQUIPEMENT
TRANSPORTS
GESTION DE PROJET
Xavier Hennequin
oct 98
Liste des tches
Tches raliser
Rassembler tous les contacts sur place et ceux des gens qui
ont dj voyag dans ces pays
criture du scnario avec des profs de l'UTC
Avant quand ? Par qui ?

Rsultats prvus
dc-98
Tous
prendre des contacts auprs d'associations de globe trotters et
nos amis de France et d'ailleurs
avant le dpart
Valentin contacts avec les profs et runions, puis criture d'un scnario
prvisions de moyens techniques pour la production aprs le

voyage
prvisions des documents rapporter pour faire le CD-Rom
avant le dpart
Valentin
avant le dpart
Tous
prvision de la diffusion dans les coles en France au retour

du voyage
Choix des moyens techniques
Formation pour tous les trois l'enregistrement
Quels sons rapporter ?
avant le dpart
Valentin
juin-99
avant le dpart
avant le dpart
Valentin
Valentin
Tous

Quels images rapporter ?
juin-99
avant le dpart
Loc
Tous
Formation pour tous les trois au tournage

Choix du webmestre
avant le dpart
mai-99
Loc
Valentin
Conception du site
avant le dpart
Valentin
mai-99
mai-99
mai-99
Valentin
Valentin
Tous
mai-99
mai-99
mai-99
oct-98
jusqu'en dcembre
nov-98
oct-98
Loc
Tous
Loc
Tous
Valentin
Xavier
Loc
Organiser les dossiers pour ranger les documents
oct-98
Loc
Afficher un panneau au mur pour noter les risques

potentiels d'annulation du voyage
tout de suite
Xavier
Liste de l'quipement audio-vido

Liste de l'quipement perso
Achat de l'quipement planifier en fonction des rentres
d'argent
Contacter les agences de voyage
Choisir les billets d'avion
Acheter les billets d'avion
Planifier les tches partir de la date de dpart
Planifier les runions
Etablir le budget prvisionnel
Faire les documents types
contacts avec des tudiants pour le raliser en collaboration

liste des thmes sur lesquels rapporter des documents + listes
de documents correspondants aprs brainstorming
choix d'un moyen de diffusion ou au moins liste des moyens de
le diffuser
quel micro ? Quel enregistreur ? Quel casque ?
formation pour les autres par Valentin
quel camra ? Quels cassettes ? Etc.
formation par Loc pour les deux autres
solution pour raliser et suivre l'entretien du site pendant le
voyage
runions avec des spcialistes de conception web pour la
rdaction du story board du site
planning prvisionnel
liste des runions prvues jusqu'en dcembre
tableau excel
reprendre le plan de communication interne pour faire ces
documents
reprendre le plan de communication interne pour prparer ces
dossiers
runion tous ensembles pour lister ces risques
2/2
Annexe 9
Poignes de Monde
Valentin Clrisse
septembre 1998
1998
POIGNEES DE MONDE
prparation du voyage 1
Date de dbut : 01/09/1998

1/9
Catgories de tche
Tches raliser
GESTION DE PROJET Dfinir le projet travers la note de clarif
Planifier les tches jusqu' la fin de l'anne et
prvoir un macro-planning de l'anne 1999
ADMINISTRATIF
ARGENT
GESTION DE PROJET
ITINERAIRE
ITINERAIRE
SITE WEB
TRANSPORTS
RECHERCHES DE
PARTENAIRES
Responsables
Tous
Tous
15/9
29/9
PLANNING PREVISIONNEL
05/01/1999
13/10
27/10
10/11
24/11
8/12
5/1
22/12
Tous
Tous
Planifier les runions jusqu' la fin de l'anne

98
Organiser les dossiers pour ranger les
documents
Afficher un panneau au mur pour noter les
risques potentiels d'annulation du voyage
Ouvrir un compte poignes de Monde
Dfinir comment grer les changements de
devises au cours du voyage
Tous

Choisir un sens de rotation en fonction de ses
envies, de la mto et des possibilits de
billets d'avion et des situations gopolitiques
X
L

Confronter l'itinraire avec des globe-trotters
expriments
Rassembler tous les contacts sur place et ceux
des gens qui ont dj voyage dans ces pays
L
L
noter touts les ides pour le site

Faire la plaquette
Lister les partenaires potentiellement
intresss
DEBUT DE LA RECHERCHE DE
PARTENARIATS
Date de fin :
V
V
X
Tous
V
V
X
L
V
V
V
X
X
X
L
V
V
V
X
X
X
X
L
L
L
V
V
V
L
L
Tous
X
X
Tous
V
L
L
Tous
X
X
Tous
1/2
Poignes de Monde
1998
POIGNEES DE MONDE

1/9
Catgories de tche
Tches raliser
GESTION DE PROJET Faire un modle de convention de partenariat
MEDIAS
ADMINISTRATIF
Valentin Clrisse
septembre 1998

Contacter ces mdias
Dfinir les papiers ncessaires pour le passage
aux frontires du matriel audio-vido
Responsables
V
29/9
05/01/1999
13/10
27/10
10/11
24/11
8/12
5/1
22/12
Tous
X
X
X
Tous
Chacun son tour
V
X
X
X
Tous
Chacun son tour
V
V
1/9
DATE PREVUE DE
DEPART :
15-juil-99
Lgende :
Tche dont le responsable est Xavier X
Tche dont le responsable est Valentin V
Tche dont le responsable est Loc L
Tous
15/9
Date de fin :
15/9
29/9
13/10
27/10
10/11
24/11
8/12
22/12
5/1
Tche dont les responsables sont XVL
Jalons ou dates cl du projet
2/2
Annexe 10
Budget prvisionnel
Xavier Hennequin
30/10/98
Budget prvisionnel
Poignes de Monde
BUDGET PREVISIONNEL
DEPENSES
Poste
Montant
prvisionnel
TTC
% du total
Commentaires
TOTAL TRANSPORT
66 000,00 F
25,7%
1500 f par mois par personne
TOTAL NOURRITURE
22 000,00 F
8,6%
TOTAL LOGEMENT
26 400,00 F
10,3%
600 f par mois et par personne
TOTAL EQUIPEMENT
avant le dpart
30 800,00 F
12,0%
500 f par mois et par personne - visas, vaccins, pharmacie, sac dos ...-
TOTAL DIVERS
17 600,00 F
6,8%
400 f par personne par mois - soins sur place, vtements ...-
7 800,00 F
1 000,00 F
500,00 F
5 000,00 F
3,0%
0,4%
0,2%
1,9%
300,00 F
1 000,00 F
0,1%
0,4%
17 300,00 F
10 000,00 F
2 300,00 F
5 000,00 F
6,7%
3,9%
0,9%
1,9%
estimation partir de divers catalogues spcialiss

92 f la k7 de 1h
Carte liaison ordinateur comprise dans le prix
20 500,00 F
20 000,00 F
- F
500,00 F
8,0%
7,8%
0,0%
0,2%
Netscape Navigator gratuit et Telnet compris dans windows

Winword (logiciel type Word)
- F
- F
- F
13 800,00 F
3 000,00 F
10 000,00 F
800,00 F
0,0%
0,0%
0,0%
5,4%
1,2%
3,9%
0,3%
25 000,00 F
9,7%
25 000,00 F
9,7%
0,0%
10 000,00 F
3,9%
COMMUNICATION
avant le dpart
Courrier avant le voyage
Photocopies
Tlphone avant le voyage
Impression du papier-entte
Achat de livres et de guides
VIDEO PHOTO
Camra numrique
K7 mini dv
Appareil photo numrique
Chargeur de batterie solaire
INFORMATIQUE
Ordinateur portable
Logiciels Internet
Traitement de texte
Logiciel pour le traitement
d'image
Modem
Fournisseur d'accs Internet
PRISE DE SON
Micro
Enregistreur DAT
K7 DAT
TELEPHONIE
Portable
Communication
IMPREVU
TOTAL
########
500 exemplaires trois couleurs, 77,50 les 500 en plus
Graphic Converter distribu gratuitement

Compris dans le prix du portable
Utilisation du serveur de l'UTC
Microreportage stro
Tascam
80 f la K7
Systme IRIDIUM, voire aussi systme globalstar 7-10000f le

portable
15f la minute, GLOBALSTAR : 7F
100,0%
1/3
Budget prvisionnel
BUDGET PREVISIONNEL
RECETTES
Poste
Montant
prvisionnel TTC
% du total
Poignes de Monde
40 200,00 F
15,6%
Sponsors
107 000,00 F
41,6%
Subventions
110 000,00 F
42,8%
257 200,00 F
100,0%
TOTAL
Commentaires
2/3
Budget prvisionnel
BUDGET PREVISIONNEL
Postes principaux
Montant
prvisionnel TTC
Commentaires
DEPENSES
Voyage (vie, transport et quipement)

Communication
Matriel audio-vido
Imprvu
162 800,00 F
7 800,00 F
76 600,00 F
10 000,00 F
RECETTES
Poignes de Monde
Sponsors
Subventions
110 000,00 F
107 000,00 F
40 200,00 F
TOTAL Dpenses
TOTAL Recettes
257 200,00 F
257 200,00 F
RESULTAT PREVISIONNEL
3/3
Annexe 11

A NALYSE
PDM_R I S Q U E S
VALENTIN CLERISSE
VALENTIN CLERISSE
VE R S I O N
1
15/11/98
PRELIMINAIRE DES RISQUES
EN FOND GRIS LES RISQUES LES PLUS IMPORTANTS

Cette liste est affiche dans la local de l'association afin de la complter tout au long du projet
Risques
Effets sur le projet
Solutions prventives
RISQUES SUR LA PREPARATION

Engagement dans l'arme en septembre 1999
Annulation du voyage
Grer avec l'Universit pour rester tudiant et

ainsi obtenir un report
Manque de temps des trois voyageurs pour

Mauvaise prparation du voyage
prparer
Bien planifier les tches, organiser au mieux

son emploi du temps personnel
Manque de sponsors
Soigner la recherche de sponsors et de

subventions : cibler correctement les
organismes viss et faire une plaquette concise
et attrayante, avoir des lettres de soutien et
travailler la mdiatisation
Modification ou annulation du voyage
Abandon d'un des voyageurs pour raison

Il y en a un qui ne peut pas partir
personnelle
Prvoir le coup si jamais l'un de nous trois ne

peut pas venir
Manque d'argent personnel pour investir dans Modification ou annulation du voyage pour un Essayer de travailler pour gagner de l'argent, se
le projet
ou plusieurs d'entre nous
renseigner sur les possibilits de prts
Oubli d'un lment indispensable pour voyager Modification ou annulation du voyage pour un Se renseigner un maximum auprs de grands
(comme le passeport)
ou plusieurs d'entre nous
voyageurs pour ne pas oublier l'indispensable
1/3

RISQUES PENDANT LE VOYAGE

Problmes de sant
Problmes de visas aux frontires
Penser aux vaccins et une liste complte de

Abandon du voyage par un ou plusieurs d'entre mdicaments pour la trousse pharmacie,
nous
l'assurance
rapatriement,
s'inspirer
d'expriences de grands voyageurs
Blocage la frontire
Problme de manque d'argent au cours du

Retour en France
voyage
Prvoir ventuellement de prendre des visas en

France, se renseigner sur les modalits de
passage de pays pays avec l'aide d'un guide de
voyage
Essayer de bien prvoir les dpenses, ne pas
trop dpenser au dbut du voyage pour en
garder sous le pied
Vol de matriel
D'un achat qui pourrait coter cher au retour Se renseigner sur les "trucs" des voyageurs
en France si on se fait tout voler
pour viter les vols
Agression
Eviter les pays trop dangereux, bien se

Du simple traumatisme au rapatriement
renseigner lorsqu'on arrive dans les lieux
sanitaire
sensibles? Et ne pas jouer aux cow-boys
Impossibilit de communiquer avec les gens

des pays visits
Retravailler l'anglais et l'espagnol avant de

Impossibilit de pouvoir discuter et donc de partir et prvoir d'apprendre deux-trois mots
pouvoir filmer et enregistrer
de la langue locale dans le guide de voyage
avant de rentrer dans un pays
Faire une liste de thmes prcis sur lesquels

Filmer et enregistrer des choses compltement CD-Rom, Cd audio et autres produits post
enregistrer et filmer, se renseigner sur les
inutiles
voyage sans intrts
techniques professionnelles
2/3

RISQUES PENDANT LE VOYAGE

Prvoir ventuellement des contacts avant de
Impossibilit de rentrer dans les coles dans les Impossibilit de visiter les coles et donc de partir, se renseigner sur les conditions lgales
pays visits
faire des enregistrements
ventuelles avant de pouvoir filmer dans les
coles dans les pays visits
APRES LE VOYAGE
Manque de moyens de post-production pour
les produits du tour du monde (CD-Rom, film, Impossibilit de faire les produits
etc.)
Prvoir une convention avec un studio audiovido (penser celui de l'universit) avant de
partir
3/3
Annexe 12
Poignes de Monde
Valentin Clrisse
12/12/98
Tableau de bord
EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE- Loc Alejandro - 12/12/98
TABLEAU DE BORD DU 12/12/98

Les tches avec fond gris clair sont raliser suite l'tablissement de ce tableau de bord, ce tableau de bord a t fait sur la base de la liste des tches tablie le 10/10/98, dans la colonne "fait" la croix
"X" signifie que la tche est faite, le slash "/" signifie que la tche est en cours
Catgories de tche
ADMINISTRATIF
Tches raliser
Fait Avant quand ? Par qui ?
Rsultats et commentaires
Dfinir les papiers ncessaires pour le passage aux
dc-98
Loc
En attente de l'itinraire dfinitif, mais il faut au moins les
frontires du matriel audio-vido
factures des appareils.
dc-98
Valentin A moiti fait, assurance sur la carte bleue mais insuffisante, il
faut choisir entre plusieurs assurances de rapatriement.
Xavier
OK, lettre de l'UTC et lettre de rforme de l'arme.
X Fin octobre 1998
DEVISES
Quelle banque pour le projet?

Ouvrir un compte Poignes de Monde
X
X
X
X
X
Choisir entre carte bleue, travellers check et liquide US $

RECHERCHES DE
PARTENAIRES
Lister les partenaires potentiellement intresss
Fin octobre 1998

Fin octobre 1998
Xavier
Loc
Fin octobre 1998
Valentin
oct-98
Xavier
oct-98
Xavier
2 mois avant le
dpart
le plus vite possible
Xavier
nov-98
Tous
dc-98
Xavier
Faire la plaquette
/
X
Tous
Suivre la recherche de partenariat

Faire un modle de convention de partenariat
MEDIAS

X
X
avant le dpart
Tous
dc-98
Tous
dc-98
Xavier
dc-98
Xavier
dc-98
Xavier
Choix de la Socit Gnrale puisque c'est la banque qui gre

les associations tudiantes de l'universit
Fait mais aprs novembre
En cours, cela dpend encore de l'itinraire mais pour l'instant
l'ide est d'emporter un peu de tout.
Liste des partenaires potentiels tablis avec adresse, n de
tlphone, reste les contacter maintenant, attention aux dates
butoirs pour les bourses et concours divers
Premire version faite mais amliorer, runion la semaine
prochaine ce propos
L'UTC nous les paye
Envoyer les plaquettes et les lettres aprs coup de
tlphone URGENT budget de fin d'anne
Faire les suivi des contacts
Modle de base inspir du BDE, retravailler en fonction de
chaque cas.
Liste disponible dans le classeur contacts, intercalaire contacts
janv-99
Tous
Liste disponible dans le classeur contacts avec adresse et n de

tlphone
radio, etc.)
Lettre plus plaquette de prsentation
toute l'anne
Xavier
un article est insr environ tous les mois dans Le Fil
oct-98
Loc
on part vers l'Est, c'est mieux au niveau mto
oct-98
Loc
carte avec itinraire prvisionnel mais srement pas dfinitif,

nous devons demander l'avis des experts-voyageurs
Confronter l'itinraire avec des globe-trotters expriments
dc-98
Tous
en cours
Choix d'un itinraire dfinitif
juin-99
Tous

Contacter ces mdias
ITINERAIRE
Tous
OK, lettre officielle de l'UTC.

Poignes de monde est une association maintenant avec des
statuts et un bureau
OK, lettre officielle du Ministre ne pas oublier d'emmener.
Choisir un sens de rotation en fonction de ses envies, de la

mto et des possibilits de billets d'avion et des situations
gopolitiques
/
X
X
1/2
Poignes de Monde
Valentin Clrisse
12/12/98
Tableau de bord
Catgories de tche
ADMINISTRATIF
CD ROM
CD AUDIO
Tches raliser
Fait Avant quand ? Par qui ?
Rsultats et commentaires
Rassembler tous les contacts sur place et ceux des gens qui
dc-98
Tous
en cours, cf. classeur contacts, intercalaire "voyageurs" et "sur
ont dj voyage dans ces pays
place"
criture du scnario avec des profs de l'UTC
avant le dpart
Valentin en cours, contact pris avec Nicolas Salzmann et Franck
Ghitallla
prvisions des moyens techniques pour la production aprs
avant le dpart
Valentin en cours
le voyage
prvisions des documents rapporter pour faire le CDavant le dpart
Tous
en cours
Rom
prvision de la diffusion dans les coles en France au
avant le dpart
Valentin en cours
retour du voyage
juin-99
Valentin quel micro ? Quel enregistreur ? Quel casque ?, en cours mais
pas de chois dfinitif pour l'instant
Formation pour tous les trois l'enregistrement
avant le dpart
Valentin formation pour les autres par Valentin
Quels sons rapporter ?
VIDEO

Quels images rapporter ?
Formation pour tous les trois au tournage
SITE WEB
Choix du webmestre
TRANSPORTS
GESTION DE PROJET
Tous
juin-99
Loc
avant le dpart
Tous
avant le dpart
Loc

quel camra ? Quels cassettes ? Etc., en cours mais pas de
choix dfinitif pour l'instant
dbut de liste de thmes fait ensembles mais discuter avec
les profs
formation faite par Loc mais infos redonner avant de partir
mai-99
Valentin
piste de confier le site des tudiants
avant le dpart
Valentin
Liste de l'quipement audio-vido
mai-99
Valentin
Liste de l'quipement perso
mai-99
Valentin
dbut de rflexion entre nous ce propos, il faut acclrer car

c'est important pour notre communication
la liste est commence mais les modles du matriel ne sont
pas arrts
commenc
Achat de l'quipement planifier en fonction des rentres

d'argent
mai-99
Tous
pas commenc
mai-99
Loc
en cours
mai-99
Tous
Acheter les billets d'avion
mai-99
Loc
Planifier les tches partir de la date de dpart
oct-98
Tous
jusqu'en dcembre
Valentin
nov-98
Xavier
oct-98
Loc
oct-98
Loc
tout de suite
Xavier
Conception du site
EQUIPEMENT
avant le dpart
/
Planifier les runions
Organiser les dossiers pour ranger les documents
Afficher un panneau au mur pour noter les risques
potentiels d'annulation du voyage
X
X
X
X
planning prvisionnel fait partir de la liste des tches

jusqu'en dcembre 1998, faire le reste du planning la
prochaine runion sur la base de ce tableau de bord
une runion hebdomadaire avait t prvue jusqu'
maintenant, indispensable mais suffisant
premier budget fait le 30/10/98, un suivi fait rgulirement
(cf. budget s de suivi)
tout est class peu prs au bon endroit, nous avons not tout
a dans le plan de communication interne
tout est class peu prs au bon endroit, nous avons not tout
a dans le plan de communication interne
nous avons list les risques potentiels mais nous voulons avoir
un grand panneau dispo tout moment pour le complter
2/2
Annexe 13
Poignes de Monde
Valentin Clrisse
30/10/98
1998
POIGNEES DE MONDE

1/9
Catgories de tche
Tches raliser
GESTION DE PROJET Dfinir le projet travers la note de clarif
Planifier les tches jusqu' la fin de l'anne
et prvoir un macro-planning de l'anne
1999
Planifier les runions jusqu' la fin de
l'anne 98
documents
ADMINISTRATIF
ARGENT
GESTION DE PROJET
ITINERAIRE
ITINERAIRE
SITE WEB
TRANSPORTS
RECHERCHES DE
PARTENAIRES
Responsables
Tous
Tous
Date de fin :
15/9
29/9
05/01/1999
13/10
27/10
10/11
24/11
8/12
22/12
5/1
Tous
Tous
Tous
V
V
Tous
V
V
X
X

L
V
V

V
X
X
X

Choisir un sens de rotation en fonction de
ses envies, de la mto et des possibilits
de billets d'avion et des situations
gopolitiques
Confronter l'itinraire avec des globetrotters expriments
Rassembler tous les contacts sur place et
ceux des gens qui ont dj voyage dans ces
pays
Faire la plaquette
intresss
PARTENARIATS
X
L
L
V
V
V
X
X
X
X
L
L
L
L
L
V
V
V
L
L
Tous
X
V
L
L
Tous
X
1/4
Poignes de Monde
1/9
Catgories de tche
Tches raliser
Responsables
GESTION DE PROJET Comment ne pas payer les envois postaux ?
X
MEDIAS
ADMINISTRATIF
Valentin Clrisse
30/10/98

Faire un modle de convention de
partenariat
Contacter ces mdias
Dfinir les papiers ncessaires pour le
passage aux frontires du matriel audiovido
29/9
13/10
27/10
10/11
24/11
8/12
Tous
22/12
5/1
Tous
V
Tous
V
X
X
X
Tous
Chacun son tour
V
X
X
X
Tous
Chacun son tour
V
V
1/9
DATE PREVUE DE
DEPART :
15-juil-99
Lgende :
Tous
15/9
15/9
29/9
13/10
27/10
10/11
24/11
8/12
22/12
5/1
2/4
Poignes de Monde
1998
EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE - Loc Alejandro - 12/12/98
POIGNEES DE MONDE
PLANNING DE SUIVI DU 12/12/98
Date de fin :
05/01/1999
1/9
Catgories de tche
GESTION DE PROJET
Tches raliser
Dfinir le projet travers la note de clarif
Planifier les tches jusqu' la fin de l'anne et
prvoir un macro-planning de l'anne 1999
Planifier les runions jusqu' la fin de
l'anne 98
documents
ADMINISTRATIF
ARGENT
GESTION DE PROJET
ITINERAIRE
ITINERAIRE
SITE WEB
TRANSPORTS
RECHERCHES DE
PARTENAIRES
MEDIAS
Valentin Clrisse
12/12/98
Planning de suivi
Responsables
Tous
Tous
Tous
V
V
13/10
27/10
10/11
24/11
8/12
22/12
5/1
Tous
Tous
V
V
X
X

V
X
X
X

Choisir un sens de rotation en fonction de
ses envies, de la mto et des possibilits de
billets d'avion et des situations gopolitiques
X
L

Confronter l'itinraire avec des globetrotters expriments
Rassembler tous les contacts sur place et
ceux des gens qui ont dj voyage dans ces
pays
Faire la plaquette
intresss
PARTENARIATS
L
L
de
29/9
Tous

Faire un modle de convention
partenariat
15/9
L
V
V
V
X
X
X
X
L
L
L
V
V
V
L
L
Tous
X
V
L
L
Tous
X
Tous
V
X
X
Tous
V
X
X
3/4
Poignes de Monde
1998
POIGNEES DE MONDE
Date de dbut :
Contacter ces mdias

Dfinir les papiers ncessaires pour le
passage aux frontires du matriel audiovido
01/09/1998
1/9
ADMINISTRATIF
Date de fin :
15/9
29/9
05/01/1999
13/10
27/10
PLANNING DE SUIVI DU 12/12/98

10/11
24/11
8/12
22/12
5/1
Tous
Chacun son tour
V
Tous
Chacun son tour
V
V
1/9
DATE PREVUE DE
DEPART :
Valentin Clrisse
12/12/98
Planning de suivi
15/9
29/9
13/10
27/10
10/11
24/11
8/12
22/12
5/1
15-juil-99
ATTENTION : ce planning de suivi tient compte des information du tableau de bord de la mme date.
Lgende :
Tous

Tche faite
Tche en cours
Tche en retard
4/4
Annexe 14
Poignes de Monde
Budget de suivi du 12/12/98
Xavier Hennequin
BUDGET DE SUIVI DU 12/12/98

DEPENSES
Poste
Montant
Montant rel TTC
prvisionnel TTC
Commentaires
TOTAL TRANSPORT
66 000,00 F
TOTAL NOURRITURE
22 000,00 F
- F 500 f par mois par personne
TOTAL LOGEMENT
26 400,00 F
- F 600 f par mois et par personne
TOTAL EQUIPEMENT
avant le dpart
15 000,00 F
- F visas, vaccins, pharmacie, sac dos ..
TOTAL DIVERS
17 600,00 F
- F 400 f par personne par mois - soins sur place, vtements ...-
COMMUNICATION avant
le dpart
Courrier avant le voyage
Photocopies
Tlphone avant le voyage
Achat de livres et de guides
VIDEO PHOTO
Camra numrique
K7 mini dv
Appareil photo numrique
INFORMATIQUE
Ordinateur portable
Passage dans les cybercafs
Logiciels Internet
Traitement de texte
Logiciel pour le traitement
d'image
Modem
Fournisseur d'acces Internet
PRISE DE SON
Micro
Enregistreur DAT
K7 DAT
TELEPHONIE
Portable
9 200,00 F
2 000,00 F
1 000,00 F
5 000,00 F
1 200,00 F
2 420,00 F
500,00 F
500,00 F
1 000,00 F
420,00 F
12 000,00 F
10 000,00 F
2 000,00 F
- F
- F
1 500,00 F
- F
- F
TOTAL
envois divers pour la prsentation du projet

facture de septembre novembre 98
facture de septembre novembre 98
achat du guide sur l'Asie du Sud-Est
estimation partir de divers catalogues spcialiss

25 cassettes mini DV de 1h
on se sert de la camra comme appareil photo numrique
1 000,00 F
- F
500,00 F
solution trop chre, on trouvera des ordinateurs sur place

50 F par pays pour 20 pays visits, calcul sur les bases d'expriences
de voyageurs
- F Netscape Navigator gratuit et Telnet compris dans windows
- F Winword (logiciel type Word)
- F
- F
- F
8 800,00 F
3 000,00 F
5 000,00 F
800,00 F
F
F
F
F
F
F
F
Graphic Converter distribu gratuitement

inutile sans le portable
inutile sans le portable
Microreportage stro
baladeur DAT Sony
80 f la K7
- F
- F
- F
Systme IRIDIUM, voire aussi systme globalstar 7-10000f le

- F portable, envisageable seulement si partenariat
- F 15f la minute, GLOBALSTAR : 7F
Communication
IMPREVU
10 000,00 F
- F
188 500,00 F
2 420,00 F
1/3
Poignes de Monde
Xavier Hennequin

RECETTES
Poste
Montant
prvisionnel TTC
Montant rel
TTC
Commentaires
nous trois
Poignes de Monde
45 000,00 F
2 420,0 F
Sponsors
71 750,00 F
- F
contacts en cours, pas de promesse pour l'instant
Subventions
71 750,00 F
- F
contacts en cours, pas de promesse pour l'instant
TOTAL
188 500,00 F
2 420,00 F
2/3
Poignes de Monde
Xavier Hennequin

Postes principaux
Montant
prvisionnel TTC
Montant rel
TTC
Commentaires
DEPENSES
Voyage (vie, transport et quipement)

Communication
Matriel audio-vido
Imprvu
147 000,00 F
9 200,00 F
22 300,00 F
10 000,00 F
- F
2 420,00 F
- F
- F
71 750,00 F
71 750,00 F
45 000,00 F
- F
- F
2 420,00 F
188 500,00 F
188 500,00 F
2 420,00 F
2 420,00 F
RECETTES
Poignes de Monde
Sponsors
Subventions
TOTAL Dpenses
TOTAL Recettes
RESULTAT PREVISIONNEL
3/3
Annexe 15
Runion SOS

Runion SOS
REUNION
SOS
En juin 1999, le projet a t en phase trs critique. En effet, au vue du manque de

sponsors et de subventions, il paraissait difficile de partir.
Il a t dcid de faire une runion sur les raisons du manque d'argent, et comment ragir.
Les rsultats de cette runion ont t reports sur la fiche de modification.
1/1
Annexe 16

PDM_F D M
CLERISSE
V A L E N T I N CLERISSE
VALENTIN
F ICHE
VE R S I O N
1
25/06/99
DE MODIFICATION
Date du problme
Juin 1999, 1 mois avant le dpart prvu.
Problme rencontr
Manque d'argent pour partir par manque de sponsors et de subventions.
Incidences sur le projet

Risque de manque financiers et donc cela met en danger le dpart mme.
Causes du problme
Manque de ciblages des sponsors.
Les projets d'ordre culturels sont moins mdiatiques donc moins susceptibles d'attirer les
organismes qui financent.
Solution et modification envisages

Se concentrer sur la dmarche de recherche de sponsors et de subventions. En effet de
nombreuses tractations sont en cours et nous ne les suivons pas bien.
Si nous n'avons pas l'argent on ne peut pas partir. De toutes faons, nous avons dcid de
mettre chacun 30000 F (au lieu des 15000 initiales) dans le projet pour pouvoir partir.
Conclusion : ON PART DANS TOUS LES CAS mais plus tard en SEPTEMBRE 1999
au lieu du 15 JUILLET 1999.
Actions
mener
pour
appliquer
cette solution et responsables

Rappeler les organismes de subventions : Xavier.
Rappeler les entreprises qui ne nous ont pas dit non : Loc.
Chercher d'autres solutions de financements : Valentin.
1/2

Rsultats prvus
Obtention de fonds rapidement.
Rsultats rels
On verra cela d'ici deux mois; A remplir lors du bilan du projet.
2/2
Annexe 17
Poignes de Monde
3 tudiants tendent l'oreille autour du monde
Normal.dot
Antoine Frappier
Antoine Frappier
version
Date de cration
Date de modification
Contact :
Loc Alejandro
Valentin Clrisse
Xavier Hennequin
Association POIGNEES DE MONDE

Universit de Technologie de Compigne
BP 60319
60206 Compigne Cedex
tel. 06 62 30 74 06
fax. 03 44 20 03 65
ttour99@etu.utc.fr
wwwetu.utc.fr/~ttour99
1/10

Sommaire
SOMMAIRE ................................................................................ 2
ORIGINE DU PROJET ................................................................ 3
QUI ? ....................................................................................... 3
QUOI, OU, POURQUOI ? ............................................................ 3
COMMENT ? ............................................................................. 3
QUAND ?.................................................................................. 3
OBJECTIFS ET DATES DU PROJET ............................................ 4
LASSOCIATION........................................................................ 4
LES REALISATEURS: LES 3 VOYAGEURS .................................. 4
NOS ACTIONS ........................................................................... 6
PEDAGOGIES ............................................................................... 6
CDROM ..................................................................................... 6
CD AUDIO .................................................................................. 6
SITE I NTERNET ............................................................................ 6
NOS ACTIONS (SUITE) ............................................................. 7
RADIO ....................................................................................... 7
VIDEO ....................................................................................... 7
CONFERENCES ............................................................................. 7
COMMUNICATION ......................................................................... 7
BUDGET PREVISIONNEL........................................................... 8
ANNEXES .................................................................................. 9
I TINERAIRE PREVUE....................................................................... 9
REVUE DE PRESSE......................................................................... 9
LES SOUTIENS ........................................................................... 10
2/10

Origine du projet
QUI ?
Nous sommes quatre tudiants lUniversit de Technologie de Compigne. Cette

universit dispense une formation dingnieur. Les particularits de notre cursus nous ont
permis daborder de nombreux domaines : scientifiques, techniques mais aussi
philosophiques, culturels, linguistiques ou encore conomiques. Lune des forces majeures
de l UTC est la diversit de ses associations tudiantes. Elles dveloppent en chaque
tudiant motiv le got (puis lexprience) des projets originaux ainsi que la curiosit
pour notre socit et son fonctionnement.
QUOI, OU, POURQUOI ?
Larrive du troisime millnaire et notre got pour la dcouverte des diffrentes cultures
motivent depuis une anne un projet commun :
faire le tour du monde.
Nous partons pour recueillir des tmoignages au gr de nos rencontres. Nous
voulons dcouvrir leur environnement travers leurs yeux. Il ne sagit pas de dresser un
catalogue exhaustif des cultures rencontres, mais simplement den ramener des
chantillons.
Ecouter, voir, communiquer, aider, et faire partager cette aventure ceux qui sont rests,
voil notre but principal.
COMMENT ?
Nous raliserons ce priple avec les moyens de transport qui favorisent au mieux les
rencontres : train, bus, auto-stop et randonne pdestre pour les courtes distances.
Nous nous arrterons au moins quinze jours dans un mme endroit. Ainsi les
tmoignages recueillis seront le fruit dun vritable change.
Nous avions dcid demployer les outils technologiques les plus innovants. Nos
comptences, la recherche de la qualit et lentre du monde dans lre du toutnumrique nous ont convaincu dutiliser les techniques numriques.
QUAND ?
Notre dpart est prvu dbut septembre 1999 et notre retour en juillet 2000. Le mois
daot suivant notre retour en France sera consacr rassembler les informations sonores,
visuelles, ou autres et les communiquer autour de nous.
Deux lments majeurs ont dtermin ces dates :
- nous arrivons tous les quatre en fin du cursus universitaire.
- une anne de prparation nous permet de finaliser soigneusement notre projet.
3/10

Objectifs et dates du projet

Septembre 1998 - Juillet 1999 :
Prparation du voyage et de l'exploitation des documents aprs le voyage.
Juillet 1999 - Juillet 2000 :
Visite d'une vingtaine de pays, tour du monde.
Septembre 2000 - Mars 2001 :
Confrences, montage du film, production du CDRom et du CD Audio.
Lassociation
Nous avons cr l'association Poignes de Monde pour pouvoir raliser ce projet.
Cependant nous avons fond cette association sur notre exprience associative.
Les ralisateurs: les 3 voyageurs

Xavier HENNEQUIN, n le 22/03/77, 21 ans. Originaire du Nord-Pas-de-Calais.
Communication et partenariat.
Etudiant en Gnie Mcanique, filire Acoustique et Vibrations l'Universit de
Technologie de Compigne.
Langues pratiques : Anglais courant.
Expriences associatives :
+ 1997-1998 : responsable communication de Sous-Sol Productions : association
daide lautoproduction audiovisuelle.
+ 1996-1997 : responsable de l'organisation de la soire des 25 ans de l'universit :
projet Etuville.
+ 1995-1997 : prsident de l'association Larsen Mutin, qui organise des concerts
mensuels.
Voyage : Espagne, Belgique, Hollande.
Sports : Football : comptition. Randonnes en montagne.
Vocation : multimdia, communication et vnementiel dans le domaine culturel
4/10

Valentin CLERISSE, n le 31/10/76, 22 ans. Originaire du Pays Basque.

Technique audio et logistique.
Etudiant en Gnie Mcanique, filire Acoustique et Vibrations l'Universit de
Technologie de Compigne.
Langues pratiques : Anglais et espagnol courants.
Expriences associatives :
+ 1998-1999 : Vice-prsident et responsable technique audio numrique de SousSol Productions.
+ 1996-1997 : organisateur de la soire des 25 ans de lUTC : projet Etuville.
+ 1995-1996 : sonorisateur de lassociation Larsen Mutin qui organise des concerts mensuels.
Voyages : depuis 1993 : USA, Grce, Espagne, Angleterre, Maroc, Mauritanie, Sngal.
Sports : Randonnes en montagne, Judo et football de comptition.
Musique :Batterie : concerts et enregistrement dun album en studio
Photo : Photographe amateur
Vocation : audio dans le domaine culturel
Loc ALEJANDRO, n le 12/12/76, 22 ans, Originaire de Provence.

Technique vido et itinraire.
Etudiant en Gnie Mcanique, filire Design Industriel l Universit de Technologie de
Compigne.
Langues pratiques : Anglais et espagnol courants.
Activits associatives :
1998-1999 : responsable technique vido numrique de Sous-Sol Productions.
1996-1999 : Animateur sur la radio GrafHit.
1996-1997 : Prsident du Bureau Des Etudiants.
1995-1996 : Responsable des activits vidos du Bureau Des Etudiants.
Voyages : USA, Pologne, Grce. Espagne (1 an).
Sports : Volley-ball : Champion de France Grandes Ecoles 1996, Ski de randonne.
Vocation : multimdia, vido, audio
5/10

Nos actions
Pdagogies
Tout au long de notre voyage, nous ferons des tapes dans des coles pour y tudier la
pdagogie. Cette tude est prpare avec des enseignants et des chercheurs en pdagogie
de lUTC. Les rsultats seront exploits par ces mmes chercheurs et permettront de
fournir des lments nouveaux non mis en valeur jusquici dans la pdagogie.
CDRom
A notre retour, nous raliserons un CDRom destin aux enfants qui pourra servir de
support pdagogique aux enseignants. Il sera ralis en collaboration avec des
professionnels de multimdia (CRDP dAmiens) et des chercheurs en pdagogie. Le
CDRom pourra tre distribu via le rseau de lEducation Nationale. Il sera aussi la
disposition de tous dans les mdiathques et bibliothques.
CD audio
Pendant le voyage, nous ferons des enregistrements audio de tmoignages, dambiances

sonores et de musiques dans le but de raliser un CD. Lobjectif pour les personnes
enregistres sera de raconter, en musique ou par un choix de sons, une journe de leur
vie. Chaque squence de ce CD sera couple un document crit prsentant les
conditions et lhistoire de lenregistrement de la squence. Le CD sera mis la disposition
de tous comme le CDRom.
Site Internet
Pendant les 11 mois du voyage, nous tiendrons jour un site Internet aliment
rgulirement de commentaires sur le priple et de photos. Ainsi, toute la communaut
internaute pourra nous suivre.
6/10

Nos actions (suite)
Radio
Nous allons emporter avec nous un tlphone satellite (Globalstar ou Iridium). Nous
sommes en contact avec des radios nationales pour faire des interventions rgulires en
direct lantenne. Le Mouv (Radio France) est daccord.
Nous avons aussi mont un partenariat mdiatique avec la radio GrafHit qui diffusera
nos interventions tlphoniques la radio et dans la Frarock (fdration regroupant 25
radios sur toute la France).
Vido
Nous raliserons des documents vidos en suivant deux thmes :

une journe avec ... : pendant une journe nous suivrons un personnage hors du
commun en tentant de faire avec lui toutes les activits de sa journe. Souvent, ces
personnages seront des coliers.
le making-off de notre voyage dans lequel nous raconterons ce que nous faisons et ce
qui nous arrive.
La chane cble Voyage est intresse pour diffuser ces documents.
Confrences
Pour faire partager notre exprience, nous organiserons aussi des confrences au sein de
maisons de retraite, associations, et entreprises, en utilisant les produits que nous aurons
raliss (vido, CD audio, CDRom).
Communication
Tout au long du priple, nous garderons le contact, grce Internet, avec une dizaine
dtablissements scolaires de France. Nous enverrons des messages racontant notre
voyage, et nous rpondrons aux questions des lves.
7/10

Budget prvisionnel
DEPENSES
Poste
% du
total
Commentaires
25,7%
Transport, nourriture, logement, quipement, divers (soins sur place,

vtements) : 3500 F par personne ( bas sur l'exprience de voyageurs).
7 800,00 F
3,0%
Courrier, photocopies, tlphone avant le voyage.
Matriel vido Photo
17 300,00 F
6,7%
Camra, cassettes, appareil photo numriques.
Matriel informatique
20 500,00 F
8,0%
Ordinateur portable plus logiciels
Prise De Son
13 800,00 F
5,4%
Micro de reportage, magntophone numrique, cassettes.
Tlphonie
25 000,00 F
9,7%
Tlphone satellite.
Imprvu
10 000,00 F
3,9%
Total Voyage
Communication
TOTAL
Montant
prvisionnel TTC
66 000,00 F
257200,00 F
100,0%
RECETTES
Poste
Montant
prvisionnel TTC
% du
total
Commentaires
40 200,00 F
15,6%
Investissement personnel
Sponsors
107 000,00 F
41,6%
Entreprises privs
Subventions
110 000,00 F
42,8%
Collectivits territoriales, fondations, bourses, concours.
Poignes de Monde
TOTAL
257 200,00F
100,0%
Ce budget est une prvision. Les chiffres seront affins. Vous serez inform des modifications apportes au chapitre recettes comme au chapitre dpenses.
8/10

Annexes
Itinraire prvu
Pays que nous sommes susceptibles de traverser :

Inde, Npal, Chine, Thalande, Vietnam, Cambodge, Laos, Malaisie, Indonsie, EtatsUnis, Venezuela, Colombie, Equateur, Prou, Bolivie, Brsil, Paraguay, Argentine, Afrique
du Sud, Mozambique, Zimbabwe, Madagascar, Tanzanie.
Cet itinraire est provisoire.
Revue de presse
. Article Le Parisien du 13-14 fvrier 99
9/10

Les soutiens
Nicolas HULOT
Animateur sur TF1 :
Jai t trs sensible louverture desprit quil (notre projet) incarne, votre objectif qui
est en quelque sorte de prendre le pouls de la plante, de tendre la main la varit de ses
habitants...
J.F. CHRETIEN
Directeur aux enseignements et la pdagogie de lUTC :
Le projet ci-joint... sinscrit parfaitement dans les principes de formation qui sont ceux
de lUTC... LUniversit de Technologie de Compigne suit avec un grand intrt cette
initiative originale quelle soutient et encourage vivement
Paul ROBERT
Producteur Dlgu de France Culture :
Cest avec beaucoup dintrt que nous avons pris connaissance de votre projet
Poignes de Monde. Nous vous invitons venir le prsenter dans notre mission qui
vous sera entirement consacre...
Patrice MANCINO de la radio GrafHit :
GrafHit est trs heureuse de vous apporter son soutien quant votre expdition
Poignes de Monde ... Appelez-nous et nous vous relaierons vis--vis de nos auditeurs...
une fois revenus, nous raliserons une mission spciale... GrafHit se propose de vous
relayer sur le rseau de la Frarock... et ainsi rpercuter votre entreprise sur toute la
France...
Bernadette PERONA
Responsable de la rsidence pour personnes ges Prclin :
... Leur ide me parat intressante et peut apporter des lments danimation prcieux
pour les personnes ges de la rsidence. Nous nous sommes mis daccord sur
lorganisation dune confrence dans la rsidence sur lanne de leur voyage...
Christel ROUSSEL
Directeur de la rsidence Tiers-Temps.
Nous recevra pour une confrence.
10/10
Annexe 18
Fiche contact

Fiche contact
Nom
Prnom
Borget
Phillipe
Organisme
Catgorie
dorganisme
Le Vieux Campeur
Fonction
Responsable sponsoring
Tel professionnel
Tel perso
01 45 56 25 33
06 65 20 15 48
Tl standard
Fax
01 45 56 56 56
01 45 56 56 01
email
p.borget@vieuxcampeur.fr Site internet
Adresse postale
organisme
48, rue des Ecoles

75002 Paris
Entreprise
RAISON du contact : Possibilit de bourse -20 %

Quand ?
Qui ?
Comment ?
Rsultats
25/09/98
Xavier
Tl
Premier contact, lui envoyer

la plaquette
05/10/98
Xavier
Courrier
Envoi de la plaquette
25/10/98
Xavier
Tl
Raction positive sur

plaquette, est intress
05/01/99
Xavier
Tl
OK pour lui, prsente le

projet la commission en
mars
05/02/99
Xavier
Tl + courrier
OK on a les - 20 %
la
1/1
Annexe 19
La runion finale

Runion finale
REUNION FINALE
La runion a t organise le 30 juin 2001 aprs 1 an de prparation, 1 an de voyage et 1
an de confrences et de montage du film.
Nous avons ralis cette runion avec les tudiants chargs de la maintenance du site et
les profs qui nous ont aid dans la prparation.
Au vu de la russite du projet, nous avons prfr commencer par un temps de runionbilan dans le local de l'association puis nous avons migr vers un bon petit restau, histoire
de fter a.
1/1
Annexe 20
Xavier Hennequin
05/09/00
Bilan de trsorerie
Poignes de Monde
BILAN DU BUDGET 05/09/2000

DEPENSES
Poste
Montant
prvisionnel TTC
(12/06/99 juste
avant le dpart)
% du total
Montant rel TTC
% du
total
12 500,00 F
8%
14 693,36 F
Sacs de couchage
3 000,00 F
1 500,00 F
Moustiquaire
1 500,00 F
Chaussures
1 500,00 F
2%
1%
1%
1%
0%
1%
2%
1%
0%
1 245,60 F
Matelas
24 157,02 F
500,00 F
16%
5%
1%
1%
3%
2%
0%
Cassettes vido DV
2 500,00 F
2%
2 429,00 F
2%
Cassettes audio DAT
1 800,00 F
1 680,00 F
1%
1%
662,10 F
3 079,00 F
0%
2%
Equipement voyage
Blousons
Filtre a eau
1 000,00 F
Sacs a dos
3 000,00 F
Vaccins
1 000,00 F
Divers quipement
Audio-video-photo
26 160,00 F
Camscope numrique
8 000,00 F
Logiciel
1 000,00 F
Batterie
1 000,00 F
Magntophone DAT
5 000,00 F
Microphone stro
3 000,00 F
Casque
Dveloppement photos
1 680,00 F
955,20 F
840,00 F
948,00 F
2 397,60 F
559,20 F
2 941,60 F
2 350,00 F
2 456,16 F
7 993,00 F
1 000,00 F
590,00 F
4 499,88 F
2 351,94 F
890,00 F
9%
Ecart
rel-prv.
2 193,36 F
choix d'un sac de couchage peu

1% -1 754,40 F chaud donc moins cher
1%
-544,80 F
1%
-660,00 F
1%
-552,00 F
1% 2 397,60 F
0%
-440,80 F
2%
-58,40 F
1% 1 350,00 F
2% 2 456,16 F
15% -2 002,98 F
5%
-7,00 F
1%
0,00 F
0%
-410,00 F
3%
-500,12 F
1%
-648,06 F
1%
390,00 F
achetes au cours du voyage donc
-71,00 F moins cher qu'en France
-1 137,90 F moins cher qu'en France
1 399,00 F raliss au cours du voyage
-1 017,90 F un peu - cher
80,00 F
1%
0%
662,10 F
0,00 F
80,00 F
0%
0%
Tlphone (avant voyage)
3 750,00 F
2%
4 500,00 F
3%
Courrier (avant voyage)
3 750,00 F
2%
2 000,00 F
1% -1 750,00 F
112 650,00 F
71%
115 890,16 F
Pellicules photo
Divers
Dpenses lies au voyage
Nourriture
72%
15 750,00 F
10%
21 306,39 F
13%
9 450,00 F
3 780,83 F
Avions intercontinentaux
43 800,00 F
18 900,00 F
6%
28%
12%
43 440,78 F
Transports interurbains
22 273,72 F
2%
27%
14%
Internet
2 100,00 F
1%
1 163,14 F
1%
Visas
9 000,00 F
6%
3 770,00 F
2%
Commissions bancaires
3 000,00 F
3 150,00 F
2%
2%
5%
2 895,99 F
Envoi expresse en France

Assurance
5 400,00 F
2%
2%
3%
Autres
3 000,00 F
2%
8 743,40 F
5%
158 810,00 F
100%
161 240,54 F
100%
Hbergement
TOTAL TTC
7 500,00 F
3 115,91 F
Raisons de l'cart
750,00 F
3 240,16 F
Commentaires
les dpenses d'quipement tiennent

compte des 20% offerts par le Vieux
Campeur
facture Vieux campeur
facture Cobra
facture Cobra
facture Cobra
facture Cobra
facture Cobra
facture Cobra
facture Cobra (10 cassettes) + 10 cassettes
en cadeau + le reste achets au cours du
voyage.
facture Cobra
accessoires pour les diffrents appareils

facture de l'asso sur l'anne 1998-99
estimation car paiement perso
sur la fin du voyage nous nous sommes
fait plaisir
sur la fin du voyage, nous nous

sommes fait plaisir au niveau
budget et notamment au niveau
5 556,39 F nourriture
680F par mois et par personne
nous avons log souvent chez
l'habitant donc gratuitement et les
chambres d'htel se sont rvls
-5 669,17 F moins chers que prvus.
120F par mois et par personne
-359,22 F
3 373,72 F
les cybercafs ont t moins cher
que prvu, nous avons profit des
alliances franaises et autres centres
-936,86 F culturels pour squatter Internet
les visas se sont rvls moins chers
-5 230,00 F qu'annoncs dans le guide
6 visas par personnes
nous avons retir de l'argent le moins
souvent possible pour payer moins de frais
-104,01 F
fixes
-34,09 F
10 envois rembourss par Voyage
-2 100,00 F
dans divers sont compris les cadeaux, les
5 743,40 F
soins, les achats de livres, etc.
2 430,54 F
1/3
Xavier Hennequin
05/09/00
Bilan de trsorerie
Poignes de Monde

RECETTES
Poste
Montant prvisionnel
TTC (12/06/99)
% du
total
Votre association
Apport personnel
Prt personnel
58 810,00 F
25 060,00 F
30 000,00 F
37%
Sponsors
VOYAGE
ADAUC
Voy-Voy
Jean Christophe Nol
La cauette bires
Carrefour
Ecole St Joseph
50 000,00 F
31%
Subventions
Dfi jeunes
Tremplin des initiatives du Var
CROUS
CEVU
50 000,00 F
Autres
0,00 F
Dons personnels
0,00 F
16%
19%
31%
0%
Montant rel TTC % du total
95 813,68 F
75 813,50 F
20 000,00 F
57%
22 021,00 F
13 121,00 F
5 000,00 F
1 000,00 F
1 000,00 F
400,00 F
500,00 F
1 000,00 F
13%
30 000,00 F
10 000,00 F
10 000,00 F
5 000,00 F
5 000,00 F
18%
3%
-20 000,00
10 000,00
10 000,00
5 000,00
5 000,00
21 000,00 F
12%
21 000,00
21 000,00 F
12%
21 000,00
168 834,68 F
100%
Total acquis
TOTAL TTC
Ecart
rel-prv.
45%
12%
8%
3%
1%
1%
0%
0%
1%
6%
6%
3%
Raisons de l'cart
37 003,68
50 753,50
-10 000,00
-27 979,00
13 121,00
5 000,00
1 000,00
1 000,00
400,00
500,00
1 000,00
Commentaires
prt du grand-pre de Loc
globalement les projets

objectifs culturels n'apportent
pas un soutien mdiatique et
donc des sponsors suffisants.
Notre dmarche sponsoring
aurait pu tre plus efficace
mais nous ne savons pas
exactement les erreurs
commises.
dons du pre de Valentin, de Nicolas

larousse, du grand-pre de Loc.
0%
158 810,00 F
100%
2/3
Xavier Hennequin
05/09/00
Bilan de trsorerie
Poignes de Monde

Poste
% du
total
Montant rel TTC
% du
total
DEPENSES
Ecart
rel-prv.
Equipement voyage
Audio-video-photo
12 500,00 F
26 160,00 F
3 750,00 F
3 750,00 F
8%
16%
2%
2%
14 693,36 F
22 378,02 F
4 500,00 F
2 000,00 F
8%
8%
8%
2 193,36 F
-3 781,98 F
750,00 F
112 650,00 F
71%
115 890,16 F
71%
3 240,16 F
Raisons de l'cart
Commentaires
les dpenses d'quipement tiennent

compte des 20% offerts par le Vieux
Campeur
facture de l'asso sur l'anne 1998-99
sur la fin du voyage nous nous
sommes fait plaisir
RECETTES
Votre association
Sponsors
58 810,00 F
50 000,00 F
37%
31%
95 813,68 F
22 021,00 F
57%
13%
37 003,68 F
-27 979,00 F
Subventions
Autres
50 000,00 F
0,00 F
31%
0%
30 000,00 F
21 000,00 F
18%
12%
-20 000,00 F
21 000,00 F
158 810,00 F
158 810,00 F
100%
100%
159 461,54 F
168 834,68 F
95%
100%
651,54 F
10 024,68 F
TOTAL Dpenses
TOTAL Recettes
RESULTAT
0,00 F
9 373,14 F
9 373,14 F
globalement les projets objectifs

culturels n'apportent pas un soutien
mdiatique et donc des sponsors
suffisants.
Cet argent va nous permettre de rgler

les dpenses concernant les
confrences et la production des
produits audio-vidos.
3/3
Annexe 21
Poignes de Monde
Loc Alejandro
septembre 2000
BILAN DES CONTACTS
EXEMPLE D'UTILISATION POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE

Ce tableau est le rcapitulatif des feuilles de contacts runis dans le mme classeur, pour avoir des prcisons sur les dmarches entreprises et l'volution des relations, il faut aller voir dans ce classeur. De mme le dtail des coordonnes
est dans ce mm classeur.
BILAN DES CONTACTS

Rsultats du contact
Coordonnes non dtailles

Nom
Prnom OrganismeType de partenaire
email
tel direct
Positif
La suite ?
Ngatif
SPONSORS et SUBVENTIONS OK
Mr ZIEGLER
Luc
CEVU
tudiant UTC
Mr DUPONTET
Dfi Jeunes
Dpartemental
Mr GOBEAUX
Dfi Jeunes Local Organisme de subvention
le CEVU est un organisme qui dpend

directement de l'UTC, Ziegler est secrtaire de
l'UTC, grand ami des tudiants associatifs et
membre dirigeant du CEVU, nous ont donn
5000F
envoi d'un dossier rcapitulatif du voyage et des actions
le contact dpartemental a t prs aprs accord

avec le correspondant local, nous ont donn
10000 F sur10000F
dossier et entretien
entreprises dans le cadre du projet + confrence et

expo dans l'UTC
entreprises dans le cadre du projet

Mr MOUTON
Mme SEMREN
Christophe
Dominique
VOYAGE
CROUS
Mdia Tlvison
tudiant
Mr NOEL
JC Noel Audition Commerce compignois
10000 F plus remboursement des frais d'envoi

des cassettes contenant les rushes en change de
mise disposition des rushes pour montage de
programmes courts
5000 F apors dossier et entretien auprs de la

commission culture-action
1000 F contre distribution de tracts pour les

maisons de retraite
entreprises dans le cadre du projet + distribution des

tracts dans les maisons de retraites o on fait des
confrences
Voy Voy
Commerce compignois
Conseil gnral
1500 F, don gracieux

du Var Tremplin
10000 F grce aux contacts de Loc dans son

dpartement natal : le Var
association des anciens de l'UTC, 5000 F contre

passage chez les anciens de l'UTC dans le monde
la cauette bires est le fournisseur du Picolo,

bar tudiant de l'UTC et galement un ami, don
de 400 F
bon de 500F
des initiatives du
Var
LAROUSSE
Nicolas
ADAUC
Association
Jean Paul
La cauette
Commerce compignois
bires
Carrefour
Supermarch
Compigne
compignois
Socit gnrale
Banque
Le Vieux
Compigne
Michel
Entreprise
Campeur
2000 F et cartes bleues gratuites en change de

nos compte chez eux et du logo sur les supports
de communication
rduction de 20% sur tout le magasin, bourse

obtenue sur dossier
entreprises dans le cadre du projet + expo dans

l'agence de Compigne
ENTREPRISES qui n'ont pas rpondu (manque de suivi ou rponse trop tardive) ou pas intresss
ORNOY
Chantal
3M
ENTREPRISE
Aroports de
ENTREPRISE
01 45 38 95 33
pas intress
Air France
ENTREPRISE
01 43 37 32 04
ne sponsorisent que des trucs de transports

ariens
sans rponse
ALTEN
ENTREPRISE
01 46 08 70 06
pas intress
Paris
DESCAZEAUX
GUILLONET
Pierre
Poignes de Monde
Loc Alejandro
septembre 2000
BILAN DES CONTACTS
Rsultats du contact

Nom
MOUTON

Florence
BEAUFILS
Andersen
email
tel direct
01 53 23 63SPONSORS
13
ENTREPRISE
La suite ?
Positif
Ngatif
et SUBVENTIONS OK
sans rponse
Consulting
Apple computer
pas intress
ENTREPRISE
France
SELLOS
Sandrine
dossier bien fait leur got mais sans rponse
Bacardi Martini
ENTREPRISE
BASSI
Benetton Italie
ENTREPRISE
00 390 423 678 697
sans rponse
LEJEUNE
BNP
ENTREPRISE
03 44 38 63 01
accord finalement avec La socit Gnrale

opticien, pas intress
CEAF
Philippe
Boll
ENTREPRISE
LESCANDE
Paul
C&A
ENTREPRISE
03 44 12 60 40
sans rponse
Carrefour national ENTREPRISE
01 69 47 51 50
pas intress
Casino
ENTREPRISE
04 77 45 33 12
pas intress
CE de BOSCH
ENTREPRISE
TISSIER
CE de Colgate
ENTREPRISE
03 44 85 30 13
pas intress
CARPENTIER
CE d'EDF-GDF
ENTREPRISE
01 40 42 20 20
sans rponse
CE d'Essilor
ENTREPRISE
01 49 77 43 50
pas intress
CE Fila France
ENTREPRISE
pas intress
CE Gnrale des ENTREPRISE
pas intress
MESTRINI
VAN TUIJN
SINTES
Florence
Odette
TIBLILINE
SALTZMANN
Claude
pas intress
Eaux
BEQUE
CE Lee Cooper
ENTREPRISE
sans rponse
NOIZET
CE Mercedes
ENTREPRISE
sans rponse
CE Moet et
ENTREPRISE
sans rponse
PASCUAL
Simon
Chandon
FOURNIER
Teddy
ENTREPRISE
06 61 07 18 69
pas intress
CE SNCF
ENTREPRISE
01 53 04 33 99
sans rponse
CE Vdette
ENTREPRISE
CE Segafredo
zanetti
VANIER
MESSMER
Pia
pas intress
industries
RANNOU
Franois
POLY
sans rponse
Chronopost
ENTREPRISE
Club Internet
ENTREPRISE
01 55 45 47 25
sans rponse
Coates Lorilleux
ENTREPRISE
03 44 90 60 98
sans rponse
Coca-Cola
ENTREPRISE
pas intress
CAPUTO
Rossella
Colgate palmolive ENTREPRISE
pas de budget
BENAZZI
Firas
Easynet
ENTREPRISE
sans rponse
LENA
Bruno
Ecila
ENTREPRISE
pas intress
ROINET
Clarisse
Elf-aquitaine
ENTREPRISE
pas intress
FASSE
Denis
Encyclopdia
ENTREPRISE
sans rponse
sans rponse
Universalis
Epson France
ENTREPRISE
VILCOCQ
Christine
France Net
ENTREPRISE
JACOB
Franois
France tlcom
ENTREPRISE
01 44 44 79 12
pas intress
DE COMERAS
Guy
France Tlcom ENTREPRISE
01 41 33 26 36
sans rponse
MEYNIAL
Anne-Laure Gaz de France
ENTREPRISE
GUINARD
Franck
Globalstar
ENTREPRISE
Heineken
ENTREPRISE
DELORT
Claude
IBM
ENTREPRISE
Imaginet
ENTREPRISE
pas intress
multimdia
MARGURITE
01 47 54 38 58
franck.guinard@globals
tar.com
l'entreprise a dpos le bilan en 1999

pas intress
01 49 05 60 51
pas intress
sans rponse
Poignes de Monde
Loc Alejandro
septembre 2000
BILAN DES CONTACTS
Rsultats du contact

Nom
email
tel direct
01 69 64 12SPONSORS
49
Positif
et SUBVENTIONS OK
La suite ?
Ngatif
sans rponse
THUILLER
Frdric
Intermarch
ENTREPRISE
GRIPPO
Valentine
Iridium
ENTREPRISE
LHERIEAU
Vronique
Kickers
ENTREPRISE
ROSSOCELO
Daniel
Kronembourg
ENTREPRISE
BERTRAND
Lydie
lafuma
ENTREPRISE
pas intress
GARCIA
Orianne
Lokace
ENTREPRISE
sans rponse
TAUPIN
Marie-Laure Lyonnaise Cable
MONNERIE
Michelin
ENTREPRISE
valentinegruppo@iridium.it
00 390 641 728 386
pas intress car problmes financiers

sans rponse
06 15 20 51 92
01 53 44 83 47
sans rponse
pas intress
sans rponse
ENTREPRISE
sans rponse
MATLEGA
Batrice
Microsoft France ENTREPRISE
LEGAREC
Eric
Naonet
ENTREPRISE
OK pour l'hbergement du site mais cela ne nous

intresse pas
Nestl
ENTREPRISE
pas intress
WENDLING
Marc-Olivier OSRAM
ENTREPRISE
pas intress
FORTUNATO
Antonio
Panzani
ENTREPRISE
sans rponse
MARRAPODI
Stphane
Peter Stuyvesant ENTREPRISE
01 53 53 46 90
sans rponse
01 42 21 94 82
sans rponse
Travel
CHOPIN
Nicole
TAFFIN
Petit Bateau
ENTREPRISE
Philip Morris
ENTREPRISE
pas intress
Pioneer
ENTREPRISE
sans rponse
03 44 78 84 96
sans rponse
Plante
ENTREPRISE
RAYNIER
Nicole
Primagaz
ENTREPRISE
pas intress
JEANNE
Jean-
Puma France
ENTREPRISE
pas intress
Franois
pas intress
MOLLET
Mathieu
Rank Xerox
ENTREPRISE
PREL
Claude
RATP
ENTREPRISE
01 44 68 31 25
pas intress
Reuter
ENTREPRISE
01 42 21 54 61
pas intress
Rover France
ENTREPRISE
pas intress
SAGEM
ENTREPRISE
sans rponse
Schweppes
ENTREPRISE
sans rponse
SCV
ENTREPRISE
fournisseur mais pas sponsor pour le micro
Seita
ENTREPRISE
pas intress
SMI
ENTREPRISE
pas contact
SNCF
ENTREPRISE
pas intress
Socit gnrale
ENTREPRISE
DURIAUD
GARDEL
Fabrice
MAHI
France
BOURGEOIS
Fabrice
ARMURIER
STERN
Renaud
01 42 14 78 77
pas intress
sans rponse
National
pas intress
Sony
ENTREPRISE
PERRIN
Franois
St Yorre
ENTREPRISE
01 41 73 82 09
GRIMENEZ
Pascale
Unilever
ENTREPRISE
01 41 96 62 04
pas intress
CARINI
Muriel
Unilog
ENTREPRISE
01 40 68 42 58
sans rponse
CHOURAQUI
Alexia
Unisys
ENTREPRISE
01 46 69 54 39
sans rponse
GILLET
Isabelle
Usinor
ENTREPRISE
01 41 25 97 53
LICOYS
Galle
Vivendi
ENTREPRISE
BRIGOT
Xavier
Volkswagen
ENTREPRISE
pas intress
sans rponse
03 23 73 80 23
pas intress
Poignes de Monde
Loc Alejandro
septembre 2000
BILAN DES CONTACTS
Rsultats du contact

Nom
ANGOT

Corinne
Yves Saint
ENTREPRISE
email
tel direct
01 41 43 34SPONSORS
10
La suite ?
Positif
Ngatif
et SUBVENTIONS OK
pas intress
Laurent
BOURSES ET ORGANISMES DE SUBVENTIONS qui ont t sollicits mais qui n'ont pas retenu le projet
Bourse sur concours
01 42 22 15 15
envoi du dossier avant la date limite mais non
de l'initiative
retenu
Anima-Fac Prix
tudiante
Bourse sur concours
01 43 26 97 52
on ne remplissait pas les critres de slection
Bourse sur concours
05 62 14 90 74
Reporter Europe
Bourse sur concours
01 42 32 90 00
Coup de pouce
Bourse sur concours
01 40 61 00 50
03 44 06 60 60 (4239)
dossier plus entretien mais projet non retenu,

Madame Floriani est la secrtaire du prsident de
la fondation des jeunes Mr Fontaine
03 22 97 37 37 (3013)
dossier envoy mais refus ds le premier jury (pas

d'entretien)
Bourse de
l'aventure de la
Mairie de Paris
Concours
rouletabille
des guides Let's

Go
Mme FLORIANI
Conseil gnrale
de l'OiseFondation des
jeunes
Mme MALIVOIR
Sylvie
Conseil Rgional
de Picardie Bourse aux
initiatives
Mr BADOCHE
SCERAMA
06 68 91 99 89
pas retenu
Tremplin Nescaf Bourse sur concours
01 44 43 79 81
dossier non retenu
Fondation BMW Bourse sur concours
01 53 33 86 70
dossier envoy trop tard
Fondation pour la Bourse sur concours
01 45 01 29 28
rserv au solitaire
01 40 63 38 38
trop compliqu et trop long, on a abandonn en

chemin
03 44 40 72 00
ne nous donne pas un rond mais en parle la

mairie de Compigne
03 44 23 45 55
pas gagn
01 44 21 31 00
renvoi d'autres bourses type dfi jeunes
Picardie CSTI
Fabien
vocation
Union
Europenne
Mairie de
Compigne
Mme MAURY
Nicole
Rotary Club - prix Bourse tudiante sur

de l'initiative
concours
Fondation de
Bourses et prts
France
MEDIAS cf. Les dtails des relations dans le classeur contacts

JANICOT
Stphanie
Mlle DEVODDER
La 7, ARTE
tl
01 55 00 77 77
sans rponse
Astrapi
magazine jeunesse
01 44 35 60 43
sans rponse
Atout Magazine
magazine jeunesse
03 44 20 72 20
sans rponse
ROBILLIARD
Didier
Bayard Presse
ditons jeunesse
01 44 35 60 60
HAUTERIVE
Christine
Compigne Notre journal de la ville
03 44 40 72 56
deux articles avant de partir

article avant de partir
article faire au retour
Ville
MENNEL
Bertrand
Le Courrier
journal local
03 44 40 04 44
JOUAN
Eric
Eureka
magazine jeunesse
01 44 35 62 08
pas intress aprs rdv avec le rdac chef
article faire au retour
Europe 1
radio
01 42 32 90 00
pas intress
France 3
tl
03 44 48 28 20
pas le temps
Fun Radio
radio
01 40 70 48 48
pas intress
Grands
magazine Voyage
04 76 70 54 11
pas intress avant le dpart
Beauvais
reportages
envoyer les rsultats du projet (liste des conf expos et

autres, Cdrom) pour savoir si a peut les intresser
DIEUDONNE
Frdric
L'Autre Voyage
magazine Voyage
01 45 23 82 80
sans rponse
BEIGNON
Romain
Le Mouv'
radio
05 62 30 70 00
pas intress avant le dpart
les contacter au lancement du CD-Rom
Poignes de Monde
Loc Alejandro
septembre 2000
BILAN DES CONTACTS
Rsultats du contact

Nom
LATRURE
Florent
Libration
journal
ANGOT
Patrice
Notre temps
magazine pour personnes
BONNET
Loc
NRJ Paris
email
latrure@liberation.fr
tel direct
Positif
SPONSORS et SUBVENTIONS OK
La suite ?
Ngatif
sans rponse
Florent Latrive est un ancien de lUTC spcialiste des

NTIC Lib
01 44 35 61 45
sans rponse
ges
radio
01 40 71 42 96
interview tlphonique diffuse avant le dpart (dure 1
pas d'enregistrement de l'mission, dommage
minute)
VINANT
NRJ Compigne
radio
03 44 86 63 00
participation au concours 1 minute pour 1 projet avec une

bourse ventuelle de 10000F, on a perdu mais a nous a
fait de la pub
RIZZO
Julien
NRJ Amiens
radio
03 22 97 90 90
interview tlphonique diffuse avant le dpart (dure 1
BONNET
Loc
NRJ National
radio
01 40 71 40 00
TROUSSELLES
Daniel
OISE HEBDO
journal local
03 44 20 27 15
SEVAUX
Nicolas
LE PARISIEN
journal
03 44 36 33 50
BADINTER
Michel
Plante
TV
01 46 10 11 12
sans rponse, trop occup
ANDRY
Patrice
RINO
journal local
03 44 92 75 75
sans rponse
DEUN
Emmanuel
RMC
radio
0 037 793 151 857
sans rponse
JOUVE
Frdric
RTL2
radio
01 40 70 70 00
programmation musical, pas intress
Skyrock
radio
01 44 88 82 00
programmation musical, pas intress
Terre sauvage
Magazine
01 53 23 08 50
TV
minute)
sans rponse
sans rponse
article du 14 fvrier 1999
inclure dans le dossier de presse

possibilit d'article c'est nous qui avons mal gr
pas intress
PROUST
Catherine
TF1
un de leur grand reporter nous a aid
BARRET
Serge
VOYAGER
MANCINO
Patrice
graf'Hit
RUET
Christophe
VSD
BOUCHER
Patrick
VOYAGEURS
01 30 99 83 30
infos pratiques sur le voyage et le matos
CHARLET
Emmanuel
VOYAGEURS
01 40 88 06 56
GARANT
Christine
VOYAGEURS
01 42 64 94 78
GENTIL
Paul
VOYAGEURS
03 44 20 43 42
HULOT
Nicolas
VOYAGEURS
KERSALE
Patrick
VOYAGEURS
01 42 64 94 78
LIEGIER
Antoine
VOYAGEURS
03 44 20 07 74
PEYRON
Stphane
VOYAGEURS
04 96 14 07 00
01 41 08 05 05
sans rponse
MAGAZINE
03 44 23 46 75
Magazine
interviews tlphoniques durant tout le voyage
01 56 99 50 11
mission non assure au retour, pourquoi pas plus tard

pas intress
VOYAGEURS ET GLOBE TROTTERS
lettre de soutien
pas le temps de s'occuper de nous
DIVERS
Institut Alfred
01 40 78 26 68
assure les vaccins
03 44 40 72 32
infos sur les pays trangers
01 43 17 93 53
infos sur les pays trangers
UPRES
03 22 82 73 97
charg des sciences de l'ducation la fac d'Amiens
Inspection
03 44 23 57 10
Fournier
LORREN
Jean-Pierre Mairie de
Compigne
Ministre des
affaires
trangres
EMBEZA
Laurent
acadmique de
l'Oise
n'a pas paru trs intress

n'a pas rappel suite une demande de prise de contact
avec une cole de Compigne
Annexe 22

Bilan du projet
VE R S I O N
D ATE DE MODIFICATION
B ILAN
DU PROJET
Sommaire
SOMMAIRE ........................................................................................................................... 1
NOM ET DATES DU PROJ ET ......................................................................................... 1
RESUME DU PROJET........................................................................................................ 2
OBJECTIFS PREVUS / OBJECTIFS ATTEINTS ........................................... 3
RESULTATS DU PROJET .......................................................................................... 5
BILAN DE TRESORERIE.................................................................................................. 7
QUEST CE QUI A BIEN FONCTIONNE AU COURS DU PROJ ET ?................. 9
S UR LA PREPARATION :........................................................................................................ 9
S UR LE VOYAGE LUI -MEME :............................................................................................... 9
S UR L' APRES -VOYAGE : ....................................................................................................11
QUEST CE QUI A MAL FONCTIONNE AU COURS DU PROJET ? ...............12
S UR LA PREPARATION :......................................................................................................12
P ENDANT LE VOYAGE ........................................................................................................12
APRES LE VOYAGE : ...........................................................................................................13
PROPOSITIONS POUR AMELIORER LES PROJETS FUTURS .......................13
P ENDANT LE VOYAGE ........................................................................................................14
S UR L' APRES VOYAGE ........................................................................................................14
Nom et dates du projet

POIGNEES DE MONDE
Septembre 1998 - Septembre 1999 : Prparation du tour du monde.
15 Septembre 1999 - 30 Juillet 1999 : Voyage.
30 juillet 1999 - 30 juin 2000 : Confrences, film, site, etc.
1/14

Bilan du projet
Rsum du projet
Le 15 septembre 1999, alors tudiants de lUniversit de Technologie de Compigne,
nous (Loc Alejandro, Valentin Clrisse et Xavier Hennequin) partions pour raliser un
tour du monde de 10 mois et demi. (Pays traverss : Inde, Npal, Thalande, Laos, Chine,
Vietnam, Cambodge, Colombie, Equateur, Prou, Chili, Brsil, Argentine, Afrique du
Sud, Namibie, Botswana, Zambie, Tanzanie, Kenya).
Lobjectif du projet tait de visiter des coles pour montrer aux coliers et lves de
France, au retour, plusieurs exemples de ce que peut tre une cole loin de notre pays,
ainsi que leur environnement.
Au total, 12 coles ont t visites : 4 dans chaque continent (Asie, Amrique du Sud,
Afrique). Une grille dtude labore laide de chercheurs et denseignants de lUniversit
de Technologie de Compigne a permis de faire des observations soignes sur diverses
classes.
U site Internet (wwwetu.utc.fr/poigneesdemonde) nous permettait dtre en contact avec
une dizaine dtablissements scolaires de France de divers niveaux pendant le voyage.
Avant le dpart, pour une meilleure cohrence dans la matire rcolte (vido, son, photo,
texte, objets), une liste de thmes avait t tablie. Pour chaque thme, chaque tape, il
sagissait de recueillir le plus de matire possible via diffrents mdias.
Les principaux partenaires de Poignes de Monde pour le voyage taient : lUniversit de
Technologie de Compigne, le Vieux Campeur, la chane cble Voyage, Dfi Jeunes, le
Conseil Gnral du Var, le CROUS de Picardie, Le CRDP dAmiens, et lassociation des
anciens de lUTC.
2/14

Bilan du projet
Objectifs prvus / Objectifs atteints

Objectifs de dpart
Objectifs atteints
Commentaires
(objectifs de la note de clarif)
10 mois et demi pour faire le tour du monde, c'est On le conseille tout le monde
un peu l'aventure.
Prparer au mieux le voyage et Nous avons russi bien prpare le voyage Un an de prparation est suffisant pour
l'exploitation de nos documents aprs
logistiquement parlant, nous avons t moins prparer au mieux sachant que nous
efficaces sur le sponsoring.
avions chacun des obligations en parallle
de la prparation du tour du monde.
Recueillir tmoignages et ambiances Nous avons 50h de vido, 20 h d'audio et 1500 Attention, la majorit des gens que nous
sonores/vidos.
photos analogiques. Le matriel n'a jamais t avons films ou enregistrs taient des
cass. Les gens rencontrs se sont montrs trs amis. Nous avons dlibrment (pour des
enclins participer.
raisons thiques) vit de filmer ou
d'enregistrer des gens que nous ne
connaissions pas.
Donner loccasion aux personnes Films sur la journe d'un fermier au Npal, d'un Nous n'avons pas russi aussi bien que
rencontres de raconter une journe de colier au Laos, d'un danseur toile Rio de nous voulions pour deux raisons
leur vie travers leur musique et des Janeiro. Ces journes ont t filmes par nous - principales :
images quils choisiront.
mmes, nous avons du nous loign de l'ambition trouver des gens motivs pour tre films
de faire filmer les gens.
toute la journe du lever au coucher est
trs difficile.
Il est difficile pour quelqu'un de raconter
par des images et des sons quand ce n'est
pas son mtier sa vie sur une journe.
3/14

Bilan du projet
Objectifs de dpart
Objectifs atteints
Commentaires
(objectifs de la note de clarif)
Etudier le fonctionnement dune classe Nous avons fait une "tude pdagogique" des
dans une cole chacune de nos tapes douze coles que nous avons visites au cours du
et essayer den ramener des lments voyage.
nouveaux non mis en valeur jusquici
dans la pdagogie.
Petit regret : nous avons mal prpar le

retour au niveau recherche pour ces
informations. Nous avons quatre cahiers
remplis de notes sur le fonctionnement
pdagogique et nous ne savons pas
comment l'exploiter.
Partager notre exprience avec

maximum de monde rest en France.
Les coles ont t contentes du partenariat

avec Poignes de Monde.
Tous ceux qui ont assist aux confrences
ont plutt apprci.
Les produits ne sont pas dfinitivement
abandonns mais nous n'avons pas eu le
temps pour l'instant.
le Nous avons atteint notre objectif au niveau des

confrences.. Nous avons t moins bons sur les
produits et ce jour part le film, ni le CD-Rom,
ni le CD audio n'ont vu le jour par manque de
moyen et de ressources.
4/14

Bilan du projet
Rsultats du projet
Aprs le voyage
Pendant le voyage
RESULTATS PREVUS
RESULTATS OBTENUS
Site internet relatant notre voyage et faisant lcho de nos Le site wwwetu.utc.fr/poigneesdemonde est en service depuis le 15 septembre
observations culturelles.
1999 et compte aujourdhui plus de 14000 visites. Il a servi de base de ressources
pdagogiques pour plusieurs classes allant de lcole primaire au lyce.
Interviews rgulires la radio Compiegnoise GrafHit. Nous avons fait en moyenne une intervention de 30 minutes tous les 2 mois.
Chacune passait en direct la radio et tait enregistre pour une diffusion sur
internet.
Visite dune dizaine dcoles primaires dans les pays 12 coles primaires ont t visites, chaque fois pendant des sjours de 15 jours
traverss.
en moyenne.
Prise de sons, de photos et de vidos sur les cultures Nous sommes revenus avec 20 heures denregistrements sonores sur DAT, 50
rencontres.
heures de vido au format DV, et 1500 photos argentiques donnant voir ou
couter sur divers aspects de lenvironnement des sjours effectus.
Ralisation de panneaux dexposition prsentant le
projet, le voyage, les rencontres et les coles visites.
Ralisation du film du tour du monde en collaboration
avec la chane cble Voyage.
9 panneaux plastifis 80*60 cm ont t raliss. Ils ont servi dans toutes les
confrences. (voir plus bas).
Le film a t mont, il dure 45 minutes, mais il na pas t diffus par Voyage car ils
nont pas pu participer au montage. Cependant nous sommes en contact avec la
socit de production VM productions pour en faire une nouvelle version.
Confrences dans des maisons de retraite de Compigne. Samedi 17 fvrier 2001 :
Confrence la rsidence des personnes ges "Tiers-Temps" de Compigne
(Oise).
Mardi 20 fvrier 2001 :
Confrence la rsidence des personnes ges "Prclin" de Compigne (Oise).
5/14

Bilan du projet
Confrences dans des tablissements scolaires de Classes qui nous avaient suivies :
France, en particulier, ceux qui nous avaient suivis Mardi 30 janvier 2001 : Confrence l'cole primaire Jean Jaurs Brignoles
pendant le voyage.
(Var).
Mercredi 31 janvier 2001 : Confrence au lyce Ste Jeanne d'Arc Brignoles
(Var).
Samedi 10 fvrier 2001 : Confrence l'cole primaire d'Armancourt (Oise).
Samedi 17 mars 2001 : Confrence l'cole primaire de Chivres-Val (Aisne).
Samedi 31 mars 2001 : Confrence l'cole primaire St Joseph de Vires
(Oise).
Samedi 07 avril 2001 : Confrence au lyce Robert Desnos de Crpy-enValois (Oise).
Autre tablissement :
Vendredi 20 avril 2001 :
Confrence au lyce Aristide Briand de Saint-Nazaire .
Autres expositions et confrences :
Du lundi 19 au vendredi 23 mars 2001 :
Exposition des panneaux la Bibliothque de l'Universit de Compigne
(BUTC) (Oise).
Ralisation dun CDRom donnant accs En pause.
lintgralit des documents de Poignes de Monde.
6/14

Bilan du projet
Bilan de trsorerie
Poste
Montant prvisionnel % du total Montant rel % du total

TTC
TTC
Ecart
rel-prv.
DEPENSES
Equipement voyage
12 500,00 F
8%
14 693,36 F
8%
2 193,36 F
Audio-video-photo
26 160,00 F
16%
22 378,02 F
8%
-3 781,98 F
3 750,00 F
2%
4 500,00 F
8%
750,00 F
3 750,00 F
2%
2 000,00 F
112 650,00 F
71%
115 890,16 F
71%
3 240,16 F
RECETTES
Poignes de Monde
58 810,00 F
37%
95 813,68 F
57%
37 003,68 F
Sponsors
50 000,00 F
31%
22 021,00 F
13%
-27 979,00 F
Subventions
50 000,00 F
31%
30 000,00 F
18%
-20 000,00 F
0,00 F
0%
21 000,00 F
12%
21 000,00 F
Autres
SYNTHESE
TOTAL Dpenses
158 810,00 F
100%
159 461,54 F
95%
651,54 F
TOTAL Recettes
158 810,00 F
100%
168 834,68 F
100%
10 024,68 F
RESULTAT
0,00 F
9 373,14 F
9 373,14 F
7/14

Bilan du projet
Globalement les projets objectifs culturels n'apportent pas un soutien mdiatique et donc des sponsors suffisants.
Pour les dpenses durant le voyage, on peut considrer que nous ne nous privions plus trop sur la fin du voyage.
L'argent restant va nous permettre de rgler les dpenses concernant les confrences et la production des produits audio-vidos.
Tous les dtails du budget final sont dans le bilan de trsorerie "PDM_bilantresorerie".
8/14

Bilan du projet
Quest ce qui a bien fonctionn au cours du projet ?

Sur la prparation :
Sponsors et subventions
L'ide du fax de prsentation sur une page fonctionne bien et cela vite de devoir envoyer une plaquette de prsentation entire ds qu'on
veut parler du projet.
Prparation de l'itinraire et logistique
C'est les conditions mto puis les pays que nous voulions visiter puis les billets d'avion qui ont dict notre itinraire. Le choix n'tait pas si
mauvais. Rien ne vaut l'exprience de globe-trotters (cf. site www.abm.fr) pour connatre tous les bons plans et ceux foireux.
Nous avons privilgi l'achat de bon matriel au dtriment de l'conomie. C'tait un bon choix. En effet, la seule petite conomie que nous
ayons faite est sur le filtre eau et celui-ci s'est cass au tiers du parcours. Tout le reste a tenu le coup.
Gestion de projet
Tous les outils de gestion de projet nous ont pris un peu de temps mettre en forme mais cela nous a permis de ne rien oublier et de bien
planifier.
Communication interne
Une bonne entente est indispensable pour pouvoir partir aussi loin et aussi longtemps mais pour prparer un tel voyage aussi. Nous tions
trois , ce qui a facilit les relations entre nous.
Notre motivation et notre amiti ont permis un bon droulement du projet du dbut la fin.
Sur le voyage lui-mme :
Le budget
Partir trois c'tait le bon plan notamment pour avoir une chambre double pour trois : c'est moins cher !
9/14

Bilan du projet
Nous nous sommes tenus au budget prvisionnel, nous avons mme conomis.
Tous les bons plans sont sur le site pays par pays.
Les relations entre nous
Partir trois c'est aussi plus facile pour ne pas hsiter, les dcisions se prennent la majorit.
La visite des coles
L'accueil des coles a t globalement positif sur place. Dans les pays d'Afrique, il a fallu aller chercher des autorisations auprs des
administrations comptentes de l'ducation nationale.
Les coles sont un nud social norme dans les villages et les villes, ce qui nous a permis de rencontrer beaucoup de monde et de bien
connatre le fonctionnement des villages et quartiers de villes visits.
Internet
Nous avions peur d'avoir des problmes pour se connecter l'autre bout du monde. Premire leon, les pays sont souvent bien, fourni en
cybercaf au moins dans les villes principales et touristiques. Au pire nous trouvions une solution avec des expatris franais ou avec les
alliances franaises de l'tranger.
Les relations avec l'UTC
Il est fondamental si un projet se renouvelle de s'inquiter du soutien de l'UTC. En effet, grce a, nous avons eu le statut tudiant
pendant toute la dure du tour du monde.
10/14

Bilan du projet
Les relations avec les coles franaises

Globalement, les dix coles qui nous ont suivis par mail interpos ont apprci le mode de communication, notamment le fait que nous
soyons alls voir certaines d'entre eux avant de partir. La motivation tait plus grand puisque l'identification plus forte pour les lves qui
nous ont vus en chair et en os avant de partir.
Le matriel audio-vido
Le numrique est vraiment avantageux par rapport l'analogique. C'est :
+ moins cher.
+ plus petit donc plus discret quand vous filmez ou que vous enregistrez et moins effrayants pour les personnes concernes. Plus
discret pour les voleurs, nous avons transport le matriel dans des botes tupperwaere pour les protger de la chaleur, du sable et de
l'humidit. De plus cela attire moins les voleurs.
+ De presque aussi bonne qualit. La qualit est un peu limite pour passer la tlvision mais avec une bonne lumire c'est
largement acceptable.
Sur
l'aprs voyage :
Vido
Le film mont entre notre arrive en juillet 2000 et mars 2001 a t un excellent support de confrence. Un film est trs accrocheur pour
permettre de lancer les sujets de discussions et viter de faire des discours trop longs..
Les confrences
Trs bon accueil de tous ceux qui ont assist aux confrences surtout les coliers. La vido en introduction permettait une bonne accroche
et de bonnes bases de discussions. Nous avons montr des objets de partout dans le monde, cela a eu aussi un bon impact.
11/14

Bilan du projet
Les coles
Les coles qui nous ont suivi ont t enchantes du partenariat, c'est de bonne augure pour les projets futurs. Un des instituteurs qui a le
plus travaill sur le projet nous a invits participer leur association qui cherche utiliser les nouvelles technologies dans l'enseignement
primaire.
Quest ce qui a mal fonctionn au cours du projet ?

Sur la prparation :
La recherche de sponsors n'a pas t trs concluante. Nous n'avons pas assez cibl les entreprises dmarches et nous avons perdu
beaucoup d'nergie sur des contacts sans intrts. De plus les dmarches culturelles payent beaucoup moins que les dmarches
humanitaires ou sportives. En effet, cela attire, moins les mdias donc moins les sponsors potentiels. En fin certains organismes de
subvention (dfi-jeunes ) ont t effrays par la quantit d'objectifs annoncs dans la plaquette.
Les billets d'avion
Nous avons rencontr des voyageurs qui nous ont dit que l'on aurait pu payer moins cher. Notre recherche a peut-tre t insuffisante.
Pendant le voyage
L'itinraire
Petit regret : nous n'avons eu ni le temps ni l'argent de rester dans des pays riches. Cela a manqu pour pourvoir notamment voir une autre
vision de l'cole et de la culture. En effet nous sommes globalement passs dans des pays en vois de dveloppement.
12/14

Bilan du projet
Aprs le voyage :
Le CD Audio
Nous avons ralis un CD pour la fte de rentre et dont nous nous sommes servis comme support de nos confrences. Mais nous avons
jug qu'il tait trop difficile de chercher distribuer le CD Audio par manque de temps et de qualit d'enregistrement au vu de la svre
concurrence en ce domaine.
Le CD-Rom
Le produit raliser tait trop ambitieux.
Propositions pour amliorer les projets futurs

Sur la prparation :
1 an pour prparer ce genre de projet n'est pas trop. Ce qui prend le plus de temps c'est la recherche de sponsors et de subventions. C'est
difficile, c'est beaucoup d'nergie parfois pour pas grand chose mais l'argent c'est ce qui permet de partir. Voici quelques rgles de base que
nous avons eues du mal respecter :
-
Prsenter le projet de faon claire, rapide et la plus belle possible.

Cibler au mieux vos sponsors et subventions en vous demandant quelles entreprises pourraient tre intresses par votre projet.
Cela permettra notamment de limiter le cot des communications (courrier et tlphone).
Ne ngligez pas les commerant locaux qui donnent moins mais qui donnent au moins.
Pensez toujours ainsi : les entreprises travers votre projet doivent faire parler d'eux leurs clients en bien, les collectivits
publiques leur lecteurs. Essayez de proposer des trucs originaux qui cadrent avec votre projet rpondre ces attentes
lmentaires.
13/14

Bilan du projet
C'est un peu mesquin de dire cela, mais l'humanitaire ou l'exploit sportif pour ce type de projet permet d'avoir plus d'argent que ce soit
auprs des bourses et des fondations diverses ou auprs des sponsors privs qui cherchent de la publicit moindre cot.
Pendant le voyage
Si vous avez le mme type de projet, essayez de passer par des pays riches pour avoir des comparaisons intressantes. C'est un de nos
regrets pour l'tude pdagogique.
Sur l'aprs voyage
Ds le dbut du projet, prvoyez au retour un temps de radaptation plus le temps ncessaire d'exploitation de vos documents. En effet, si
nous ne faisons pas le CD-Rom et le CD Audio c'est aussi parce que nous n'avons pas le temps. Pensez notamment au temps de
distribution des produits et ventuellement de ventes.
Nous n'avons qu'une seule chose dire pour conclure : tout le monde peut partir et devrait le faire, c'tait une exprience fantastique.
14/14
Annexe 23
documentation

Tableau darchivage des documents
P D M _T A D .D O C
VE R S I O N
1
15/06/01
A RCHIVAGE
DES DOCUMENTS
Tous les documents informatiques ont t archivs sur une mme disquette Zip disponible dans le local de l'association.
document
Format
O le trouver ?
(informatique ou papier)
(support informatique ou
lieu physique)

Dfinition initiale du projet
Fiche des objectifs
informatique
Dossier Docs avancement projet

Fichier : pdm_fdo.doc
informatique

Fichier : pdm_ndc.doc
informatique

Fichier : pdm_pciv1 6.doc
informatique

Fichier : pdm_lpp.doc
informatique

Fichier : pdm_aeh v18.doc
Liste des tches
informatique

Fichier : pdm_ldtv1 10.xls

Structure du projet
1/4


document
Format
O le trouver ?
lieu physique)
informatique
Dossier Docs avancement projet/planning

Fichier : pdm_pprv1 10.xls
informatique
Dossier Trsorerie/budget
Fichier : pdm_bpr + date.xls
informatique

Fichier : pdm_risques.doc
Ordres du jour
Informatique
Dossier Docs avancement projet/runions

Fichiers : pdm_odj+date.doc
Comptes-rendus de runion
Informatique

Fichiers : pdm_crr+date.doc
Tableaux de bord
Informatique

Fichier : pdm_tdb+date.doc
Plannings de suivi
Informatique
Dossier Docs avancement projet/planning

Fichier : pdm_pds+date
Budgets de suivi
Informatique

Fichier : pdm_budget+date
Fiches de modification
Informatique

Fichier : pdm_modif.doc
Plaquettes de prsentation
Informatique
Dossier Plaquette de prsentation
Plannings prvisionnels
Budgets prvisionnels
Ralisation du projet
2/4


document
Format
O le trouver ?
lieu physique)
Fichier : pdm_plaquette.doc
Fiches contact
Papier
Classeur CONTACTS
Bilan de trsorerie
Informatique
Dossier bilans
Fichier : pdm_bdt.xls
Bilan des contacts
Informatique
Dossier bilans
Fichier : pdm_bdc.doc
Bilan global
Informatique
Dossier bilans
Fichier : pdm_bdp.doc
Tableau d'archivage de la documentation
Informatique
Dossier bilan
Fichier : pdm_tad.doc
DOCS BILAN DU PROJET
MODELES DE DOCUMENTS
Fax de prsentation du projet
Informatique
Dossier : documents types et utiles

Fichier : pdm_faxpres.doc
DOCS TRESORERIE
Devis
papier
Classeur TRESORERIE dans l'armoire du local
Bons de commandes
papier
3/4


document
Format
O le trouver ?
lieu physique)
Factures
papier
Ordres de mission
papier
Talons de chques
papier
Lettres de soutien
papier
A la fin du classeur CONTACTS dans l'armoire du local
Lettres de soutien scanns
Informatique
Dossier Divers
Articles de journaux
Papier
Classeur REVUE DE PRESSE
Articles de journaux scanns
Informatique
Dossier Presse
AUTRES
4/4

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Projet Asso - Formation

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

C - Analyser les risques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

III - Raliser le projet........................................................ 45

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

Dfinir ensemble les caractristiques du projet.

Prparer ensemble le projet

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

Outil 1 : Fiche des objectifs

Lister des objectifs explicites, comprhensibles et hirarchiss.

Attention : Les objectifs initiaux du projet volueront certainement au cours

Fiche des objectifs

I - Mthode de dfinition des objectifs

Prparer ensemble le projet

noter individuellement la liste des objectifs qu'ils associent personnellement

2 - Identifier les objectifs gnraux et secondaires du projet.

Liste des objectifs par catgorie

Outil 2 : Note de clarification

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

Dfinir le projet sous ses principaux aspects.

Attention : Pour obtenir les informations ncessaires la rdaction de cette

Intrt : Il peut tre utile d'avoir des informations relatives l'environnement

Prparer ensemble le projet

correspondants d'aprs la fiche des objectifs.

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

dcisions tout seul, elles se prennent en groupe mais certaines ncessitent

Prparer ensemble le projet

enfants. Les contraintes de performances sont les suivantes : attirer au

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

B - Prparer la communication interne

Tenir compte des ides de toute l'quipe.

Prparer ensemble le projet

Outil 1 : Plan de communication interne

Ne ngliger aucun moyen de communiquer entre vous et votre quipe.

Remarque : Souciez-vous avant tout de la communication interne, les

I - Comment utiliser les moyens de communication interne pour votre

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

Qui est l'auteur

L'auteur est , soit

dans le local prs

Exemple : Moyens de communication : le tlphone, les botes aux lettres,

Crer une cohrence entre tous les documents.

Prparer ensemble le projet

Conseil : N'hsitez pas travailler sur le ct esthtique de vos en-ttes et

Outil 2 : Ordre du jour

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

Cet ordre du jour permet chacun d'organiser son emploi du temps.

Remarque : L'organisme de rattachement est souvent votre propre

Prparer ensemble le projet

Outil 3 : Mthode d'organisation d'une runion

Mthode d'organisation d'une

Comment prparer la runion ?

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

Convoquer toutes les personnes concernes sans en oublier.

Comment animer la runion ?

Prparer ensemble le projet

Comment conclure la runion ?

Outil 4 : Compte rendu de runion du ../../..

Disposer de documents traant l'volution du projet .

Compte rendu de runion du

Projet Asso - Formation la gestion de projet associatif

Nom de la personne prsente

Fonction de la personne prsente au