SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE TEXTIL

Y CUERO.
SICAS
CONTROL DE ACCESO SENA

INTEGRATES:

SENA CENTRO DE MANUFACTURAS EN TEXTILES Y CUERO

Anlisis y Desarrollo de Sistemas de Informacin
Bogot. Abril de 2011.

SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE TEXTIL
Y CUERO.

SICAS
CONTROL DE ACCESO SENA

Presentado por:

Presentado a:
Carlos Cetina
Instructor SENA ADSI

SENA CENTRO DE MANUFACTURAS EN TEXTILES Y CUERO

Anlisis y Desarrollo de Sistemas de Informacin
Bogot. Abril de 2011.
INTRODUCCION

Los sistemas de informacin en la actualidad son herramientas de gran ayuda

para las empresas, ya que estos les ayuda a optimizar sus procesos,
proveyendo

una administracin de los recursos, orden, agilidad, control,

reportes, estadsticas entre otros, los cuales le beneficiara en gran manera.

Para el SENA el sistema de informacin SICAS (Sistema de informacin control
de acceso de herramientas tecnolgicas al Servicio Nacional de Aprendizaje) le
aportara una optimizacin de sus procesos en el desarrollo de ingreso y salida
de herramientas tecnolgicas al SENA.

SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE TEXTIL
Y CUERO.

SICAS
CONTROL DE ACCESO SENA

AREA DE INVESTIGACION.
SENA Centro de Manufactura de textil y cuero
GENERALIDADES DE LA EMPRESA A ANALIZAR

El Centro de Manufactura en Textiles y Cuero tiene las siguientes funciones para

atender los requerimientos de los sectores de calzado, marroquinera y
confecciones:

Impartir Formacin Profesional Integral basada en competencias

laborales; contribuyendo as al desarrollo socio - econmico del pas en
los sectores productivos competitivos.

Dar Formacin continua para atender las necesidades especficas de

capacitacin y actualizacin del talento humano vinculado a las
empresas; para contribuir a elevar la productividad y competitividad de las
organizaciones, mejorar su capacidad para enfrentar los constantes
cambios tecnolgicos, y participar en los mercados internacionales; de
forma efectiva, productiva y pertinente.

Brindar Formacin complementaria para la cual se ofrecen modalidad

presencial, combinada y virtual.

Asesorar a microempresarios, aprendices y cualquier persona interesada

en proyectos de emprendimiento.

Misin
Liderar el avance tecnolgico de los subsectores, de Confecciones, Calzado,
Marroquinera propendiendo por el desarrollo humano, tcnico y social de los
trabajadores colombianos y el mejoramiento y desarrollo de las empresas, mediante
acciones de Formacin Profesional Integral, Formulacin de proyectos de
innovacin y desarrollo tecnolgico y la prestacin de Servicios Tecnolgicos.
Visin
Para el ao 2006 - 2010, el Centro se convertir en un polo nacional de diseo de la
manufactura textil y del cuero y de desarrollo tecnolgico para la formacin
profesional integral, la productividad y competitividad empresarial, a travs de
procesos tcnicos, tecnolgicos y pedaggicos innovadores.

Descripcin situacin actual

La administracin de herramientas tecnolgicas que ingresan al SENA por parte de

aprendices, instructores y visitantes se lleva de forma manual por medio de una
minuta en papel y lpiz diligenciada por los guardas de seguridad con su puo y
letra, lo cual ha sido un proceso un poco demorado y tedioso; se requiere de
mejoramiento para beneficio de todos que nos lleve un desarrollo mas tecnolgico y
sistematizado.
Se requiere tener un sistema que administre los diferentes ingresos y salidas de
herramientas tecnolgicas ajenas al SENA, mitigu las posibilidades de robo,
ofrezca mayor seguridad en el flujo de movimientos y proporcione una identificacin
detallada de cada equipo y de su propietario, generando una mayor rapidez en cada
registro de entrada y salida.

DEFINICIN DEL PROBLEMA

Debido a las diferentes estructuras fsicas de algunos centros del SENA, y el actual
control y registro manual del ingreso y salida de las diferentes herramientas
tecnolgicas, produciendo que el desarrollo de su tramite sea inconsistente e
inseguro para sus actores, ya que el actual registro se hace por una sola portera y
a travs de un libro minuta, haciendo que fraudes y los hurtos se presenten de
manera constate.
La administracin sobre ingresos y salidas de herramientas tecnolgicas en la
actualidad son funcional pero no es el mejor control para la seguridad, la cual se ha
de ver comprometida y en tela de juicio para cuando se presente una novedad de
robo.
Es necesario crear un ambiente de mayor agilidad y seguridad para que cada
visitante, instructor y aprendiz se sienta ms tranquilo al llevar su herramienta
tecnolgica al SENA.

JUSTIFICACION

Por seguridad, control, confiabilidad y agilidad se requiere de un sistema de

informacin que maneje los diferentes ingresos y salidas de partes & equipos
provenientes de los aprendices, instructores, visitantes entre otros; proporcionando
una mayor rapidez y facilidad en el momento de hacer el registro, generando una
ficha donde se incluyan los datos ms importantes de cada herramienta, y tambin
se incluya la informacin general del propietario como su nombre completo cedula
entre otros.
En este proceso se debe proveer un mayor control como por ejemplo donde se exija
que quien ingresa la herramienta es el nico autorizado para sacarlo (a) y as no
permitir el hurto de estos mismos, ya que por no tener una ficha que especifique las
caractersticas del equipo o parte e indique su propietario se puede prestar a que
all algn tipo de cambalache u otra novedad que permita el hurto de estos.

Se necesita de un programa que permita llevar un control detallado de cada entrada

y salida, de los equipos que ingresan a los centros del Sena, por lo tanto este
sistema esta adaptado a la necesidad de nuestros clientes y en beneficio de cada
centro del Sena con el fin de mitigar hurtos, robos o cualquier tipo de novedad que
all se presente.

Este sistema permite que el flujo de informacin que se maneje, sea confiable y
verdico. Este programa va interconectado a un conjunto de equipos y accesorios
catalogados como estaciones de trabajo, as por cada reporte que reciba cada una
de ellas por medio del sistema informacin quedara en las otras estaciones
inmediatamente, se va alimentando de manera global a un servidor y este
administrara la informacin actualizada a cada usuario.

Este programa se adaptara a la medida del cliente y de acuerdo a las necesidades

de cada empresa, para el Sena ser un programa que beneficia a cada centro y a
cada propietario por medio de este sistema no tendrn problema a la hora de la
salida o entrada de cada computador o equipo que ingrese, para ello nuestro
programa tendr en cuenta adaptar portera una estacin de trabajo con el
programa SICAS para no tener ningn inconveniente en algn punto de salida de
cada centro.

El manejo de SICAS ser muy sencillo y prctico, se proporcionara capacitacin a

sus diferentes usuarios. Se excluirn del registro en SICAS las memorias USB y los
diferentes modelos de celulares por ser de uso comn y mayor cantidad.

OBJETIVO GENERAL

Disear e implementar un sistema de informacin que permita tener un control

diario de cada equipo o parte que ingresa al centro o sale de el; obteniendo una
mayor agilidad y control en el registro de estos movimientos 24/7. Mejorar la
tramitologa diaria de manera ms gil. Esto facilitara a la hora de un robo su
reporte inmediato y su recuperacin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Administrar el flujo y el control de entradas y salidas de herramientas

tecnolgicas al SENA mediante un sistema de informacin.

Registrar de una manera efectiva, eficiente y eficaz, los diversos

elementos que ingresan y salen por cada uno de los accesos de la
infraestructura.

Proveer una identificacin nica a cada uno de los elementos que

interactan en cada uno de los accesos de las dependencias a visitar.

Verificar y autorizar mediante cada estacin trabajo, de cada portera la

salida de las herramientas tecnolgicas.

ALCANCE

Implementar el sistema SICAS en cada centro del SENA y capacitar a sus

usuarios, proporcionando al SENA una solucin efectiva y eficiente para el
manejo del ingreso y salidas de las diferentes herramientas tecnolgicas.
El cual facilitara su manejo de manera sencilla, ordena, rpida, segura y efectiva
de los accesos y movimientos diarios de cada portera las 24 horas.

LIMITACIONES

La aprobacin del proyecto por el SENA.

Tener acceso a la red del SENA y a sus equipos

Se considera el factor econmico para adquirir los equipos y las

diferentes tecnologas necesarias para su implementacin.

La disponibilidad de los guardas de seguridad para el manejo del sistema.

REQUERIMIENTOS

Objetivo::Administrar el flujo y el control de entradas y salidas de

herramientas tecnolgicas al SENA mediante un sistema de informacin.
Requerimiento: Aplicacin del SI.
Proceso: programacin

Proceso elemental: diagramas de flujo

Salida: Programa
Objetivo.: Registrar de una manera efectiva, eficiente y eficaz, los diversos
elementos que ingresan y salen por cada uno de los accesos de la
infraestructura.
Requerimiento: Registro, dirige la informacin a las bases de datos.
Proceso: Almacenamiento de datos. Estructura, almacena y muestra
informacin actualizada en cada puesto de trabajo
Proceso elemental: elaboracin de tablas de informacin. Tener un informe
seguro por medio de cada estacin de trabajo.
Salida: Base de datos elementos.
Objetivo.:.Proveer una identificacin nica a cada uno de los elementos que
interactan en cada uno de los accesos de las dependencias a visitar.
Requerimiento: Identificar.
Proceso: generacin cdigo de barras.
Proceso elemental: creacin de cdigos.
Salida: tabla de seguimiento elementos.
Objetivo. Verificar y autorizar mediante cada estacin trabajo, de cada
portera la salida de las herramientas tecnolgicas.
Requerimiento: control de entradas y salidas.
Proceso: consulta de los movimientos presentados por cada herramienta
tecnolgica.
Proceso elemental: registrar cada movimiento y llevarlo en histrico de cada
herramienta tecnolgica.
Salida: tabla movimientos

Otros

Oe

Identificar los hurtos que se presenten con las diferentes herramientas

tecnolgicas.

Generar un registro diario sobre el acceso y salidas de las herramientas

tecnolgicas.

Mantener un seguimiento de cada equipo llevando una estadstica de los

diferentes movimientos.

GRAFICA OBJETIVO

MATRIX DOFA SICAS

DOFA

Fortaleza

No existe un SI en el
CMCT para el
manejo de ingreso
de herramientas
tecnolgicas en el
CMCT.
Fcil de
implementar en los
diferentes centros
del SENA.
Fcil de Utilizar.
Gran ayuda para
seguridad de las
herramientas
tecnolgicas.
Control diario de las

Oportunidades
No existe un control
de acceso de de las
herramientas
tecnolgicas al
centro mediante un
SI
Proceso inadecuado
para el control de
ingreso y salida de
equipos de cmputo.
Informacin
descentralizacin de
la informacin sobre
el acceso y salida de
las diferentes
herramientas y
equipos tecnolgicos
en el CMCT.
Accesos controlados
en las diferentes
porteras para
Ingresos de esas
herramientas
tecnolgicas.
FO
No existe un control
sistematizado del
ingreso y salida de
herramientas
tecnolgicas del
CMCT
Sistema de
informacin
necesario y til para
este tipo de control.
Adaptable a los
diferentes centros
del SENA e
institucin que tenga
un flujo concurrido
de este tipo de

2. Amenaza
Costos en la
compra de
equipos de
cmputo,
impresoras,
lectoras de
cdigos.
Posible proyecto
en otro grupo de
aprendices ADSI.

FA
Inversin en
equipos
tecnolgicos para
solo este tipo de
sistema de
informacin.

entradas y salidas
de las herramientas
tecnolgicas.

movimiento en la
herramientas
tecnolgicas.

Debilidad

Adecuacin de un
equipo de computo
una pistola lectora
de cdigos,
impresora zebra en
cada una de las
diferentes porteras
de acceso al CMCT.
Falta de
conocimiento de
herramientas con
este tipo de alcance.

DO
Control inapropiado
de registro de
ingreso y salida de
herramientas
tecnolgicas
(minutas).
Posibles prdidas de
herramientas
tecnolgicas en el
CMCT por control
inapropiado sobre
los diferentes
movimientos diarios
de las herramientas
tecnolgicas.

Elaborado por: ______________________

Revisado por: _______________________
Aprobado por: _______________________

DA
Flujo intermitente
de entrada y
salida de personal
con herramientas
tecnolgicas en
los diferentes
centros.

Fecha: _____________
Fecha: _____________
Fecha:_____________

ENCUESTA 1

La siguiente encuesta se elaboro con el fin de conocer los diferentes registros de

entradas y salidas de las herramientas tecnolgicas que ingresan a diario al SENA.

Esta entrevista consta de 9 preguntas las cuales sern contestadas por los aprendices
del SENA de forma abierta.

(Dirigida para aprendices, instructores y visitantes)

MARQUE CON UNA (X) segn sea el caso.

1. Indique que tipo de herramientas tecnolgicas maneja.

( )Porttiles.
( )Discos Usb Ext.
( )Lectoras
( ) Todos
() Otros
Cual?:__________________________________________________________
__
________________________________________________________________
________________________________________________________
___________

2. Hace usted uso de sus herramientas tecnolgicas dentro de las instalaciones del
SENA.
SI __ NO __

3. Indique cuales son las herramientas tecnolgicas que con mayor frecuencia ingresa
al SENA.
( )Porttiles.
( )Discos Usb Ext.
( )Lectoras
( )Otra.
Cual?:__________________________________________________________
__
________________________________________________________________
________________________________________________________
___________

4. Describa como es el proceso de ingreso de sus herramientas tecnolgicas al centro.

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________

5. Considera este proceso de ingreso?

( ) Alto
( ) Medio
( ) Bajo
( ) Otra (cual:

________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
______

6. Describa como es el proceso de salida de sus herramientas tecnolgicas, al

abandonar las instalaciones del SENA.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________

7. Considera este proceso de salida es:

( ) Alto
( ) Medio

( ) Bajo
( ) Otra
Cual?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____
__________________________________________________________________

8. Se genera algn tipo de registro para su ingreso y su salida; describa como el

proceso:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________

9. Describa si hay algn tipo de control interno por parte del SENA para el manejo de
sus herramientas tecnolgicas.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________

CUESTIONARIO 2.

El siguiente cuestionario se elabora por solicitud de nuestro proyecto SICAS el

cual permitir que registre de entradas y salidas de las herramientas
tecnolgicas

El cuestionario consta de 9 las cuales sern contestadas por las personas

requeridas de forma abierta.

(Dirigida al servicio de seguridad).

Cuales son las herramientas tecnolgicas que registran en el proceso de entrada

al centro de manufactura, porttil, discos USB, lectores etc.

1. Indique cual es la forma en la que registran las herramientas tecnolgicas

(elementos), que ingresan a los centros de enseanza por parte de los
instructores, aprendices y visitantes.
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________________________________________________________________
________________________________________________________________
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2. Dnde quedan almacenados los registros de las herramientas tecnolgicas

que ingresan?
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3. Especifique que datos toman de cada elemento.

________________________________________________________________
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__________
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__

4. Estos datos son suficientes. Si o No, porque.

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________________________________________________________________
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5. Este mtodo le proporciona un control efectivo, practico, gil y confiable,

SI ___ NO ___

Por qu?
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________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
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6. Indique si el desarrollo de este proceso es sencillo, rpido, fcil, gil y

prctico.
SI ___ NO ___

Por qu?
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________________________________________________________________
________________________________________________________________
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7. Describa como es el proceso de salida de las herramientas tecnolgicas.

(Elementos)
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8. Indique que tipo de control se lleva para la salida de las herramientas

tecnolgicas. (Elementos).
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