RESUMEN

El presente trabajo de Investigacin tiene como objetivo analizar y mejorar la Gestin de

Control que realiza la Direccin de Contrataciones del Material de la Marina de Guerra del
Per del Ministerio de Defensa en la Ejecucin de las contrataciones y adquisiciones de
bienes, servicios y obras dentro de los plazos contractuales establecidos a fin de garantizar el
abastecimiento continuo y equipamiento de las Unidades y Dependencias as como la
ejecucin presupuestal asignada a la Sub-Unidad Ejecutora 13: Material y Abastecimiento.
La Direccin de Contrataciones del Material viene aplicando una gestin de control en la
ejecucin de sus Contratos, sin embargo dicho proceso de control en la actualidad no
satisface completamente las necesidades de la Institucin es decir al cumplimiento de las
prestaciones de bienes, servicios de los Contratos, dentro del plazo contractual establecido, a
esto suma la gran envergadura de los contratos suscritos durante el ao en curso y de los
aos 2014 y 2013 que an se encuentran vigentes, y del personal que se encuentran a cargo
de la ejecucin de los mismos, que no llegan abastecerse por la carga laboral y a falta de
cubrir la planta orgnica.

Es por esta razn, que el presente trabajo de investigacin tiene como objeto explorar,
describir, explicar y determinar de qu manera el proceso de control y monitoreo
sistematizado incidira en la ejecucin de los contratos suscritos por el estado a cargo de la
Direccin de Contrataciones del Material (DIRCOMAT), para ello se realizar un anlisis y
diagnstico de los procesos de adquisiciones y contrataciones que son llevados a cabo por
DIRCOMAT, as como los esfuerzos que se vienen realizando en el seguimiento y control de
la ejecucin de los Contratos en el cumplimiento de los mismos dentro de los plazos
contractuales establecidos, con el diagnstico obtenido, se plantearn alternativas de mejora
que optimicen el proceso de estos procesos con respecto a tiempos y costos.
Asimismo, se explorar y describir la importancia del correcto control interno administrativo
dentro del marco del proceso de control y monitoreo de los contratos suscritos por el estado,
tambin permitir conocer en qu medida una Gestin de Recursos Humanos por
Competencias contribuir en la mejora del proceso de control y monitoreo de los contratos
suscritos y por ltimo se explicar en qu manera una adecuada supervisin influir en el
correcto proceso de control y monitoreo de los contratos suscritos por el estado a cargo de la
Direccin de Contrataciones del Material - (DIRCOMAT).

INTRODUCCIN
El trabajo de investigacin propuesto comprende el estudio y anlisis de qu forma se
mejorara el proceso de control y monitoreo de los Contratos de Bienes y Servicios suscritos
por el Estado a Cargo de la Direccin de Contrataciones del Material (DIRCOMAT) de la Base
Naval del Callao, de tal forma que stos se ejecuten de manera eficiente y eficaz en el manejo
de los recursos en tiempo y costos.
Para realizar el anlisis y mejora del proceso de control es necesario en primer lugar
desarrollar el Marco Terico que englobe los temas relacionados a las adquisiciones y
contrataciones que realiza la Direccin de Contrataciones del Material, para ello
empezaremos por describir el planteamiento y justificacin del problema de la investigacin
que abarca desde la realidad problemtica, formulacin del problema, objetivos de la
Investigacin y su Justificacin, limitaciones del Estudio, Formulacin de la Hiptesis, las
variables de Estudio, antecedentes de la Investigacin y las bases tericas en donde se
realizan las definiciones conceptuales que son necesarias conocer as como la gestin de
compras y su ejecucin contractual de los Contratos suscritos a cargo de la Direccin de
Contrataciones del Material, a fin de entender el sistema de control que emplea la Direccin,
que es la material principal de estudio de la presente Investigacin.
En la segunda parte abarcaremos las consideraciones Metodolgicas empleadas durante el
proceso de la Investigacin, as como el tipo, nivel, diseo, poblacin y muestra, la
operacionalizacin de las variables, las tcnicas de recoleccin de datos utilizada en la
misma.
Como tercera parte finalmente tenemos las conclusiones de nuestra investigacin descriptiva
y explicativa as como las recomendaciones y o sugerencias que se encuentran basadas en
nuestras hiptesis, as tambin se adjunta las bibliografa utilizada y los anexos en los cuales
est la matriz de consistencia de la investigacin y nuestro proyecto de mejora como
alternativa de solucin a nuestro proyecto de investigacin.

El presente Trabajo de Investigacin se encuentra estructurado en tres partes, los mismos

que a continuacin se detallan:
Parte I, se desarrolla la fundamentacin del planteamiento del problema, aqu
haremos un breve anlisis de la problemtica y al mismo tiempo plantearemos varias
interrogantes que ms adelante sern respondidas a travs de las hiptesis, del mismo
modo tambin presentamos la justificacin y los objetivos del estudio, tambin se expone el
Marco Terico los antecedentes de la investigacin, las bases tericas, las definiciones
conceptuales y la formulacin de la hiptesis.
Ms adelante en el mismo captulo iremos despejando dudas y citaremos algunos
antecedentes con relacin al tema tratado para posteriormente desarrollar el marco terico
como parte del sustento de nuestra investigacin.
Parte II, se desarrolla las consideraciones metodolgicas de la investigacin
incluyendo el tipo, mtodo y diseo de investigacin y la definicin de trminos bsicos.
Parte III, se desarrolla la interpretacin y anlisis de la investigacin, ser un anlisis
terico, y practico pues ya se dio un previo avance con la especialidad tcnica de electrnica
del instituto de educacin tecnolgico naval CITEN. Las reflexiones presentadas a
continuacin se gestaron durante el desarrollo de uno de los proyectos nacionales del
Programa Integral de Desarrollo de la Educacin Superior correspondiente a los
Procedimientos de Admisin y Acreditacin de la Educacin Superior, que tena entre sus
objetivos analizar dichas etapas escolares con el fin de elaborar propuestas orientadas a su
mejoramiento en las instituciones de educacin superior.
Discusin, conclusiones y recomendaciones, se trabaj desde la discusin, donde se
analizan e interpretan los resultados, para luego en las conclusiones considerar el resultado
de cada una de las contrastaciones de la hiptesis, y as en la parte final plantear
recomendaciones a manera de sugerencias.
Finalmente, la Tesis en cuanto a su estructura, permiti el trabajo metodolgico en cada uno
de los captulos, como tambin en la presentacin de la informacin; terminando con las
fuentes de informacin que acrediten que la investigacin se encuentra sustentada por una
amplia bibliografa de diferentes especialistas, que con sus aportes han enriquecido las
variables.

En los anexos, se adjuntan la matriz de consistencia, la ficha de entrevista y encuesta

correspondientes.
Seguidamente, presentamos las conclusiones y recomendaciones del estudio para finalizar
con la bibliografa y los anexos utilizados para el desarrollo del trabajo.

I PARTE:
MARCO TERICO

1. PLANTEAMIENTO Y JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN:

El presente trabajo de Investigacin tiene como objetivo analizar y mejorar la Gestin de
Control que realiza la Direccin de Contrataciones del Material de la Marina de Guerra del
Per del Ministerio de Defensa en la Ejecucin de las contrataciones y adquisiciones de
bienes, servicios y obras dentro de los plazos contractuales establecidos a fin de garantizar
el abastecimiento continuo y equipamiento de las Unidades y Dependencias as como la
ejecucin presupuestal asignada a la Sub-Unidad Ejecutora 13: Material y Abastecimiento.
La Direccin de Contrataciones del Material es una Dependencia creada en enero del ao
2013 y en la actualidad se encuentra estructurada por UNA (1) Sub-Direccin y en sus
rganos de Asesora (UNA (1) Asesora Legal y UNA (1) Oficina de Planes Programas y
Presupuestos), en sus rganos de Apoyo (UNA (1) Oficina de Secretara y
Comunicaciones, UNA (1) Oficina de Informtica, UNA (1) Oficina de Informes
Institucionales, UNA (1) Oficina de Administracin), as como el Departamento de
Adquisiciones y el Departamento de Contratos, los mismos que se encuentran
conformados por la Divisin de Abastecimiento, Divisin de Alistamiento de Material,
Divisin de Infraestructura y Divisin de Transporte, respectivamente.
Hoy en da la Direccin de Contrataciones del Material tiene como visin ser una Direccin
Tcnica Especializada en adquisiciones y Contrataciones del rea del material
centralizando los requerimientos de las Direcciones Tcnicas, efectuando una eficaz
gestin de compras, adquiriendo bienes, servicios y obras de calidad, regulados a travs
del cumplimiento de los principios generales del derecho pblico, es por esta razn que
esta Entidad en el transcurso de los aos desde su creacin se ha ido fortaleciendo en la
creacin y aplicacin de sus normativas as como en sus procedimientos, planta orgnica,
capacitaciones y la implementacin de sus jefaturas, Divisiones y consecuentemente en su
infraestructura.
En tal sentido resulta de gran importancia aplicar un proceso de control y monitoreo
sistematizado en la ejecucin de los contratos suscritos por el estado a cargo de la
Direccin de Contrataciones del Material y surge el inters de garantizar una eficiente y
eficaz gestin de compras, asegurando la ptima ejecucin de los recursos presupuestales
asignados para tal fin.
Si bien es cierto la Direccin de Contrataciones del Material viene aplicando una gestin de
control en la ejecucin de sus Contratos, sin embargo dicho proceso de control en la

actualidad no satisface completamente las necesidades de la Institucin es decir al

cumplimiento de las prestaciones de bienes, servicios de los Contratos, dentro del plazo
contractual establecido, a esto suma la gran envergadura de los contratos suscritos
durante el ao en curso y de los aos 2014 y 2013 que an se encuentran vigentes, y del
personal que se encuentran a cargo de la ejecucin de los mismos, que no llegan
abastecerse por la carga laboral y a falta de cubrir la planta orgnica.
Partiendo desde la premisa que toda organizacin se desarrolla en un ambiente lleno de
cambios, polticas y normas que debe aplicarse para alcanzar sus objetivos de manera
efectiva, debe de alguna forma proporcionar una serie de procedimientos administrativos,
la complejidad de estos, van a depender de la magnitud y el tipo de actividad a que se
dedique la Institucin. A su vez dichos procedimientos se descomponen de diversas
maneras, tratando siempre de realizar una tarea especfica quedando una relacin y
secuencia cronolgica en sus resultados.
La necesidad de realizar procedimientos de forma sistemtica y ordenada se ha convertido
en algo absolutamente indispensable. Dentro de la Institucin, un sistema permite reunir
toda la informacin procedente tanto de su interior como de su exterior y ponerla a servicio
de cualquier otro elemento del sistema que lo necesite e informar a otras Dependencias del
entorno.
Es por esta razn, que el presente trabajo de investigacin tiene como objeto explorar,
describir, explicar de qu manera se mejorara el proceso de control y monitoreo por el
estado a cargo de la Direccin de Contrataciones del Material (DIRCOMAT), para ello se
realizar un anlisis y diagnstico del Control que realiza al Seguimiento de los Contratos
que son llevados a cabo por DIRCOMAT, as como los esfuerzos que se vienen realizando
para el cumplimiento de los mismos dentro de los plazos contractuales establecidos, con el
diagnstico obtenido, se plantearn alternativas de mejora que optimicen el proceso con
respecto a tiempos y costos.

2.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN:
2.1

Objetivo General:
Explorar, Describir y Explicar de qu manera se mejorara el proceso de
control y monitoreo de los contratos suscritos por el estado a cargo de la
Direccin de Contrataciones del Material - (DIRCOMAT) ubicado en la Base
Naval del Callao.

2.2

Objetivos Especficos:

Explorar

y describir

la importancia del correcto control interno

administrativo dentro del marco del proceso de control y monitoreo de los

contratos suscritos por el estado a cargo de la Direccin de
Contrataciones del Material - (DIRCOMAT).

Determinar y conocer en qu medida una Gestin de Recursos Humanos

por Competencias contribuir en la mejora del proceso de control y
monitoreo de los contratos suscritos por el estado a cargo de la Direccin
de contrataciones del material-(DIRCOMAT).

Explicar en qu manera una adecuada supervisin influir en el correcto

proceso de control y monitoreo de los contratos suscritos por el estado a
cargo de la Direccin de Contrataciones del Material - (DIRCOMAT).

3. HIPTESIS Y VARIABLES:
3.1

HIPTESIS:
3.1.1

Hiptesis General:
El proceso de control y monitoreo de los contratos suscritos por el
estado a cargo de la Direccin de Contrataciones del Material (DIRCOMAT), se mejorara aplicando un correcto control interno
administrativo con la debida supervisin, contando con los recursos
humanos competentes que faciliten a la sistematizacin del
proceso.

3.1.2

Hiptesis Especficas:

El correcto control interno administrativo implica el adecuado

empleo de los Instrumentos de Gestin para optimizar los
Recursos del Estado dentro del Marco del proceso de control y
monitoreo de los Contratos suscritos por el Estado a cargo de
la direccin de contrataciones del material - (DIRCOMAT).

La gestin de recursos humanos por Competencias permitir

contar con personal capacitado e idneo con destrezas en su
desarrollo

profesional

buen

desempeo

laboral

que

contribuya en la mejora del proceso de control y monitoreo de

los contratos suscritos por el estado a cargo de la Direccin de
contrataciones del material-(DIRCOMAT).

Una adecuada supervisin influir positivamente en la revisin,

verificacin,

seguimiento

evaluacin

constante

del

cumplimiento de los objetivos del proceso de control y

monitoreo de los contratos suscritos por el Estado a cargo de la
Direccin de Contrataciones del material (DIRCOMAT).
3.2 VARIABLES DE ESTUDIO:
Presentamos las siguientes variables con sus respectivas categoras a ser
estudiadas, que se desprenden de la variable General de acuerdo al
contexto siguiente:
3.2.1 Variable General:
Proceso de Control y Monitoreo de los Contratos suscritos por el Estado.

VG. 1.

PROCESO DE CONTROL Y MONITOREO DE LOS

CONTRATOS SUSCRITOS POR EL ESTADO

VARIABLES ESPECIFICAS

CATEGORIAS

V.E. 1 Control Interno

Administrativo.

V.E.2 Gestin de recursos

Humanos por
Competencias

V.E.3 Supervisin del proceso

de control y monitoreo de
los contratos

V.E.4 Sistematizacin del

Proceso de Control y
Monitoreo de los
Contratos.

10

Empleo de los Instrumentos de

Gestin
Optimizar los Recursos del Estado
.
Personal Capacitado e Idneo
Destrezas
en
Desarrollo
Profesional
Buen Desempeo laboral

Revisin y verificacin
Seguimiento
y
evaluacin
constante
Cumplimiento de los objetivos

Prevencin de riesgos en el
cumplimiento contractual.
Evitar reelaborar los procesos
Simplificacin
de
Trmites
Administrativos
Facilitar resultados esperados

4. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN:
Para el presente trabajo de Investigacin se ha efectuado las indagaciones y bsqueda
respectiva con respecto a las variables de estudio, encontrando investigaciones
realizadas sobre el problema propuesto, los cuales han sido de gran aporte significativo
para el desarrollo de presente trabajo de investigacin, dentro de estos trabajos tenemos
los siguientes:
Gua de Implementacin para la Implementacin del Sistema de Control Interno de
las Entidades del Estado, que fue aprobada mediante Resolucin de Contralora N
458-2008-CG por el Contralor General de la Repblica con fecha 28 de octubre de
2008, en la se aprueba como documento orientados para la Gestin Pblica y el control
gubernamental, sin perjuicio de la legislacin que emitan los distintos niveles de gobierno,
as como las normas que dicten los rganos rectores de los sistemas administrativos.

11

Al respecto, el citado documento fue de gran aporte a la investigacin debido a que

establece las pautas para la implementacin supervisin y sistematizacin.
Milla Gmez, Julio Basilio (2002), present la tesis titulada La Auditoria operativa
en el control de la gestin empresarial del Estado, para el grado de Magster en la
Universidad de San Martn de Porres y lleg a la siguiente conclusin:
La finalidad fundamental del control no es la de descubrir errores o irregularidades sino
que sta debe tender a crear y mantener un ambiente de correccin en los actos
administrativos y de acatamiento a las normas legales que den estructura a las
sociedades modernas, todo ello condicionado a que se cumplan los fines para los cuales
fueron creados los servicios pblicos y entidades en los cuales el Estado sea participe.
Herbert Augusto Venegas Guerra; present la Tesis sobre Anlisis y Mejora de los
Procesos de Adquisiciones y Contrataciones de una Empresa del Estado en el
Sector Hidrocarburos - ao 2013; mediante la cual se identificaron las actividades que
generan los mayores retrasos en los procesos logsticos de la empresa, gracias al
anlisis de los tiempos y las actividades generadoras de altos costos, gracias a la
metodologa del costeo ABC, la mencionada tesis desarrolla una serie de propuestas
entre otros los impactos operacionales que se presentan en los tiempos de ejecucin del
proceso por lo que recomienda desarrollar un ciclo de mejora continua a fin de reducir
fallas o reprocesos para brindar un servicio de calidad y eficiente a los clientes internos
de la empresa y a los proveedores.
Mario a. Chvez muoz present la Propuesta de mejoramiento de la gestin de
procesos para asegurar la calidad final de las obras publicas ao 2006
Resumen:
Estamos frente a un proceso de descentralizacin, para el cual se han aprobado varias
leyes (Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y
Ley Orgnica de Municipalidades), que no establecen una clara distribucin de
competencias entre los tres niveles de gobierno, proyectando as una visin poco clara
sobre adnde nos lleva el proceso de descentralizacin; y estamos ingresando a la
sociedad del conocimiento de manera desigual y rezagada, resultado de las lamentables
polticas de ciencia y tecnologa que han resultado insuficientes para afrontar los enormes
desafos que hoy nos impone el mundo globalizado, tal es as, que recin contamos con
una Ley Marco de Ciencia,

12

Tecnologa e Innovacin desde Julio del 2004 y por primera vez en el Per, en Enero del
2006 se formula el Plan Nacional Estratgico de Ciencia, Tecnologa e Innovacin para la
competitividad y Desarrollo Humano (PNCTI) de largo plazo, con proyeccin al ao 2021
El objetivo:
Dar propuestas de mejoramiento de la gestin de procesos para asegurar la calidad de
las obras pblicas, como resultado de un anlisis y diagnstico realizado dentro del
marco legal vigente y los recursos organizacionales del sector estatal y del sector privado
involucrados en las contrataciones y adquisiciones del Estado peruano
De las tesis expuesta hemos podido comprender que en todo pas existe procedimientos
de adjudicacin que permiten salvaguarda una serie de principios que no estn
directamente relacionados con el objeto del contrato, sino con la naturaleza de la
Administracin, es decir, los procedimientos deban servir para adjudicar los contratos de
forma imparcial y objetiva como corresponde a las instituciones que tutelan el inters
pblico y gestionan los recursos de todos los ciudadanos.

5. SUSTENTO TERICO DE LAS VARIABLES DE ESTUDIO:

El sustento terico del presente trabajo de investigacin est relacionado al proceso
de control y monitoreo de los contratos suscritos por el Estado a cargo de la Direccin
de Contrataciones de Contrataciones del Material (DIRCOMAT).
5.1 Control Interno Administrativo:
5.1.1 Instrumentos de Gestin:
Dentro de los Instrumentos de Gestin podemos observar los siguientes:
5.1.1.1 Plan Estratgico Institucional:
El plan estratgico es la gua y el insumo bsico para preparar
planes operativos anuales para cada una de las unidades del nivel
tctico-operativo de la institucin. El punto de partida son los
objetivos operativos contenidos en el Plan estratgico. Estos
debern desglosarse hasta el nivel de actividades y a partir de

13

ellas, establecer la secuencia de ejecucin; la cuantificacin y

asignacin

de

los

recursos

requeridos:

humanos,

fsicos,

institucionales, financieros, etc.

Los aspectos ms relevantes que deben tomarse en cuenta para
preparar el plan estratgico institucional, incluyen la definicin de
la visin y la misin de la Marina de Guerra del Per; el anlisis
FODA de la institucin: fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas; la definicin de los objetivos estratgicos para cumplir
con la misin institucional; el desglose analtico de los objetivos,
hasta el nivel de objetivos operativos.
5.1.1.2

Plan Operativo Institucional:

El Plan Operativo Institucional es una herramienta que sirve para
la identificacin de los objetivos institucionales considerados en el
Plan Estratgico Institucional y los Planes de Desarrollo
Concertado, orientando la asignacin de recursos a la ejecucin
de actividades y proyectos considerados de vital importancia para
el desarrollo de la organizacin.

5.1.1.3

Plan Anual de Contrataciones:

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Marina de
Guerra del Per es el programa detallado de todas las licitaciones,
concursos y adjudicaciones directas entre otros, que van a
ejecutarse durante un ejercicio presupuestal en una determinada
Entidad es decir para diferentes dependencias, pudiendo o no
incluir a las adjudicaciones de menor cuanta.
Su importancia radica en que permite prever y organizar una
eficiente administracin de los recursos de la Entidad,

5.1.1.4

Organigrama de la Direccin de Contrataciones del

Material:

14

5.1.1.5

Manuales y Reglamentos:
Normativas Externas:
- Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante D.L.
No.1017 y su Reglamento, aprobado por D.S. No.184-2008-EF.
- Ley No. 29873 - Ley que modifica el Decreto Legislativo 1017
que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado. (Publicado el
1 de Junio del 2012).
- D.S. No.138-2012-EF - Modificacin del Decreto Supremo
No.184-2008-EF que aprueba el Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado. (Publicado el 7 de Agosto del
2012).
- Manual N 001-2011-MINDEF/SG/VRD del Ministerio de
Defensa Contrataciones de bienes y servicios en el mercado
extranjero y sus diferentes modalidades, de fecha 27 de julio
del 2011, aprobado con RM N 767-2011-DE/SG del Ministerio
de Defensa, de fecha 27 de julio del 2011.
Normativas Internas:

15

- DIRECTIVA PARA NORMAR LOS PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIONES DEL AREAL DEL MATERIAL DE FECHA
31 ENERO DEL 2014 (DIRCOMAT N 001-2014).
- DIRECTIVA QUE NORMA LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR
POR

LOS

COMITES

ADQUISICIONES

ESPECIALES

COMITES

CONTRATACIONES

EN

DE
EL

EXTRANJEROS, DESIGNADOS PARA LA ADQUISICIN DE

BIENES, CONTRATACION DE SERVICIOS Y OBRAS Y
ENCARGADO DEL SEACE DE FECHA 16 JUNIO DEL 2014
(DIRCOMAT N 002-2014).
- OTROS

DISPOSITIVOS

LEGALES

COMO

RDENES

INTERNAS Y PERMANENTES.
5.1.1.6 Organizacin
Adquisiciones

de
y

Funciones

Contrataciones

Procedimientos
en

la

de

las

Direccin

de

Contrataciones del Material:

Segn el Artculo 107 del RECAMAR 13113 REGLAMENTO DE
CONTRATACIONES DE LA MARINA DE GUERRA DEL PER
AO 2012, establece lo siguiente:
a. Representar en la contratacin administrativa a la Marina de
Guerra del Per ante el Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado (OSCE); as como, en la contratacin
internacional que hubiere lugar en la Institucin.
b. Actuar como rgano tcnico especializado del sistema de
contrataciones de la Marina, formulando o proponiendo normas,
directivas y documentos sobre contrataciones.
c. Mantendr una base de datos actualizada sobre regulaciones de
la Contrataciones del Estado, teniendo en cuenta las directivas y
Resoluciones emitidas por el OSCE.
d. Dispondr que los comits tcnicos operaciones evalen,
analicen y realicen los informes tcnicos operacionales de los

16

procesos de contratacin de bienes, servicios u obras que se

encuentren considerados en el proyecto de presupuesto del Ao
Fiscal siguiente, dispuestos por el Estado Mayor General de la
Marina.
e. Supervisara el funcionamiento de la Junta Revisora del presente
reglamento.
f. Las dems necesarias en su calidad de rgano tcnico
especializado en las contrataciones de la Marina.
Actualmente la Direccin de Contrataciones del Material no cuenta
con un Reglamento Orgnico de Funciones (ROF) ni tampoco con
un manual de procedimientos (MAPRO), Sin embargo se ha emitido
rdenes internas en las cuales se establece las funciones del
personal como algunos procedimientos esto es el caso para el
procedimiento de la custodia y control de las Cartas Fianzas que
son presentados por las empresas Contratistas para garantizar el
fiel cumplimiento del Contrato.

5.1.2

Recursos del Estado:

Segn lo mencionado en el prrafo anterior como sabemos el PAC
comprende todas las contrataciones de bienes, servicios y obras
que se requerirn durante el ao fiscal, estos vendras ser los
recursos del Estado.
Segn El artculo 76 de la Constitucin Poltica del Per dispone
que la contratacin de bienes, servicios u obras con fondos
pblicos se efecte obligatoriamente por licitacin o concurso, de
acuerdo con los procedimientos y requisitos sealados en la ley.
Ello, con la finalidad de lograr el mayor grado de eficacia en las
contrataciones pblicas, esto es, que las Entidades obtengan los

17

bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de sus

funciones, al menor precio y con la mejor calidad, de forma
oportuna- y la observancia de principios bsicos que aseguren la
transparencia en las transacciones, la imparcialidad de la Entidad,
la libre concurrencia de proveedores, as como el trato justo e
igualitario. (1).
Al respecto, debe indicarse que todo proceso de contratacin
regulado por la normativa de contrataciones del Estado se
desarrolla en ciertas etapas, que pueden ser agrupadas en tres
fases:
1) Fase de Programacin y actos preparatorios, la cual comprende:
i) la definicin de necesidades y la aprobacin del respectivo Plan
Anual de Contrataciones, ii) la realizacin de un estudio de
posibilidades que ofrece el mercado y la determinacin del tipo de
proceso de seleccin a convocarse; iii) la designacin del Comit
Especial encargado de llevar a cabo la contratacin; y, iv) la
elaboracin y aprobacin de las Bases del proceso de seleccin;

..........................................................
1. Sentencia del Tribunal Constitucional del 17.05.04. Expediente N 020-2003-AI/TC.

2) Fase de Seleccin, que se desarrolla en ocho etapas (2): i)

convocatoria; ii) registro de participantes; iii) formulacin y
absolucin

de

consultas;

iv)

formulacin

absolucin

de

observaciones; v) integracin de Bases; vi) presentacin de

propuestas; vii) calificacin y evaluacin de propuestas; y, viii)
otorgamiento de la Buena Pro.
3) Fase de Ejecucin contractual, que comprende desde la
celebracin del contrato respectivo hasta la conformidad y pago de
las prestaciones ejecutadas, en el caso de los contratos de bienes

18

y servicios, y con la liquidacin y pago correspondiente, tratndose

de contratos de ejecucin o consultora de obras.
Conforme a lo expuesto, en el presente captulo se desarrollar la
Fase de Seleccin: se explicar los tipos de procesos de seleccin,
as como sus etapas. Se expondr con detalle los procedimientos
que deben emplearse, utilizando para dicho efecto los criterios
esbozados por el OSCE en la aplicacin de la normativa de
contrataciones, especficamente lo referido a esta fase de la
contratacin pblica.
Por otro lado, considerando que existen una infinidad de temas que
son transversales al tema que nos aboca, esto es, la fase de
Ejecucin Contractual, se ha incluido el punto en el cual se
explicar de cmo es llevado a cabo el proceso del control y
monitoreo de los Contratos en su etapa de ejecucin contractual
dentro de las cual existe algunas temas que tienen tal connotacin,
tales como Resolucin del Contrato por incumplimiento, la
aplicacin de mora a la empresa contratista, entre otros.

..........................................................
2. No obstante, cabe precisar que conforme a lo dispuesto en el artculo 22 del Reglamento,
los procesos de Adjudicacin Directa y de Adjudicacin de Menor Cuanta para obras y
consultora de obras se desarrollan en siete (7) etapas, mientras que los procesos de
Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y servicios se realizan en cinco (5) etapas.

Para armar el Expediente de Contratacin se requiere que exista

disponibilidad presupuestal:

19

5.1.2.1

5.2

Tipos de Procesos y Montos:

Gestin de Recursos Humanos por competencias:

Se trata de un abordaje sistmico que se enfoca hacia el aprendizaje y la mejora

del desempeo organizacional e individual, se considera a las competencias como
una unidad de referencia o unidad de gestin para los procesos tcnicos de:

20

Descripcin de puestos, reclutamiento y seleccin, desarrollo y aprendizaje

permanente, desarrollo de carrera, evaluacin de desempeo, sistemas de
compensacin, etc.
Este modelo parte del principio de que son las competencias el factor clave que
permite a las personas desempearse con xito en sus funciones.

Gestin por competencias

La Gestin por competencias consiste en atraer, desarrollar y mantener el talento
mediante la alineacin consistente de los sistemas y procesos de Recursos
Humanos, en base a las capacidades y resultados requeridos para un desempeo
competente.
Para esto es necesario primero que nada, definir la visin de la empresa (hacia
dnde vamos), los objetivos y la misin (que hacemos), y a partir de los
lineamientos generados por los mximos organismos de direccin de la empresa
desarrollar un lenguaje comn, competencias laborales que se estructuran en
torno a los perfiles. Estas competencias resultantes deben ser validadas para dar
paso al diseo de los procesos de recursos humanos por competencias.
Mediante el sistema de competencias se consigue una informacin necesaria y
precisa con la cual contar en momentos de cambio. Adems, la reduccin de las
tensiones generacionales y la obtencin de una mayor integracin del trabajo
hacen que las personas se comprometan ms con la organizacin, reduciendo as
la resistencia al cambio y se logre ms fcilmente la aceptacin de nuevas
medidas.
La Gestin por Competencias es una herramienta estratgica indispensable para
enfrentar los nuevos desafos que impone el medio. Es impulsar a nivel de
excelencia las competencias individuales, de acuerdo a las necesidades
operativas. Garantiza el desarrollo y administracin del potencial de las personas,
"de lo que saben hacer" o podran hacer. La gestin por competencias busca a
partir de la definicin de un perfil de competencias y de posiciones dentro del
perfil, que los momentos de verdad entre una empresa y sus empleados sean
conscientes y apunten en definitiva, a aumentar la contribucin de cada empleado
a la generacin de valor de la empresa.

21

La gestin es efectuar acciones para el logro de objetivos. La competencia es

aptitud; cualidad que hace que la persona sea apta para un fin. Suficiencia o
idoneidad para obtener y ejercer un empleo. Idneo, capaz, hbil o propsito para
una cosa. Capacidad y disposicin para el buen desempeo. Gestin por
competencias es la herramienta estratgica indispensable para enfrentar los
nuevos desafos que impone el medio. Es impulsar a nivel de excelencia las
competencias individuales, de acuerdo a las necesidades operativas. Garantiza el
desarrollo y administracin del potencial de las personas de lo que saben hacer
o podran hacer.
Las Competencias de los trabajadores incluyen:
LO QUE ES: que son caractersticas Personales
LO QUE HACE: Funciones que Realiza
LO QUE ES CAPAZ: Su Potencial
Cmo opera la Gestin por Competencia?
La Gestin por competencia operacionaliza a travs de un conjunto de procesos, y
espacios de enseanza aprendizaje evaluacin, articulados al propsito
comn de transformar el potencial humano en competencias para el logro de los
objetivos organizacionales.

5.2.1 Concepto de Recursos Humanos:

Se denomina como tales a los grupos de personas destinadas a
cumplir las funciones necesarias para lograr los objetivos de la
organizacin.

Estos

grupos

de

personas

cumplen

roles

predeterminados y en su relacin con la organizacin se debe tener

en cuenta tanto las obligaciones de los empleados, como los
pertinentes a los empleadores y al Estado, en la relacin laboral,
generndose as, dos grupos de derecho: a. Derecho Individual:
Contrato de trabajo: Documentado o presunto. b. Derecho Colectivo:
Relaciones

laborales,

huelgas

Negociacin colectiva: Arbitraje.

22

con

anticipacin,

pacificas.

5.2.2 Administracin de Personal de la Direccin de Contrataciones

del Material:
Grupo de actividades que deben ser efectuadas para lograr que las
personas puedan alcanzar el propsito de la organizacin.
Comprende:
-

El planeamiento de las acciones y la determinacin de las

necesidades.

Evaluacin de los puestos de trabajo.

Seleccin

del

personal,

entrenamiento

desarrollo

capacitacin.
-

Sueldos y salarios.

Evaluacin y Desempeo.

Seguridad Ocupacional.

Incentivos.

Aplicacin de la Legislacin individual y colectiva.

5.2.2.1 Cuadro de Asignacin de Personal:

El Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) es un documento

tcnico normativo de gestin institucional que contiene los cargos
necesarios de una dependencia para su ptimo funcionamiento en
base a la estructura de la organizacin y ROF vigente.
El Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) deber ser utilizado
como un documento de previsin de la planta orgnica de una
Entidad para un periodo definido, asimismo, como un documento
de regulacin para la previsin de plazas contenidas en el

23

Presupuesto

5.2.2.2

Analtico

del

Personal

(PAP).

Personal Capacitado:
Personal capacitado es aquel empleado que sabe cmo actuar,
qu hacer y cmo conseguir el xito de una empresa, todo ello se
logra en gran medida gracias a la capacitacin.
La capacitacin es un proceso educacional de carcter estratgico
aplicado de manera organizada y sistmica, mediante el cual los
colaboradores

adquieren

desarrollan

conocimientos

habilidades.
La capacitacin es algo realmente importante, algo que permite
mejorar los conocimientos, habilidades o conductas y
actitudes del personal de una empresa o negocio. As, capacitar
al personal es una tarea que deber tener en cuenta el gerente o
dueo. Una inversin que deber realizar si quiere conseguir
empleados ms competentes, y por tanto, mejores.
La capacitacin es una herramienta fundamental para la
Administracin de Recursos Humanos, que ofrece la posibilidad
de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, permitiendo a
su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias que se
presentan

tanto

dentro

como

fuera

de

la

organizacin.

Proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir mayores

24

aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus

competencias, para desempearse con xito en su puesto. De
esta manera, tambin resulta ser una importante herramienta
motivadora.
Mtodos de entrenamiento
Capacitacin en el puesto:

Rotacin de puestos

Adiestramiento

Entrenamiento o mentor

Capacitacin fuera del puesto:

Seminarios

Ejercicios vivenciales

Simulaciones

Estudios de casos

5.2.2.3 Cualidades y Destrezas en el perfil del Personal:

Cualidad es un concepto que designa cada uno de los
caracteres que distinguen y definen a las personas, los seres
vivos y, en general, a todas las cosas y objetos.
La destreza es la habilidad que se tiene para realizar
correctamente algo. No se trata habitualmente de una pericia
habitualmente de una pericia innata, sino que normalmente es
adquirida.
Un buen perfil del personal debe presentar las siguientes
cualidades y destrezas:
-

Actitud positiva hacia el trabajo y la vida

Facilidad para la comunicacin

Capacidad para relacionarse con los dems

Confianza

Capacidad de anlisis y resolucin de problemas

Adaptabilidad

Auto-motivacin

25

Liderazgo

Trabajo en equipo

Conocimientos en el rea especfica que se trate

5.2.2.4 Desempeo del Personal en el Campo laboral:

Es el conjunto de conocimientos y habilidades para un puesto de
trabajo que se ofrecen en el rea operativa.
Saber aprender no debe hacerse solo en relacin mismo, a que si
aprendi algo, sino tambin en cuanto a que ha sido su aportacin
a los objetivos perseguidos por la organizacin.
Evidencias del desempeo:
La reaccin del participante hacia la capacitacin recibida.
Evaluacin del desempeo
La evaluacin del desempeo de la entidad constituye el proceso
por el cual se determinan los resultados de la entidad a nivel
global, lo que implica la combinacin de los resultados a nivel
individual, de grupo y de la propia entidad, con la finalidad de
estimar el desempeo institucional sobre la base de los objetivos
previstos en los planes estratgicos institucionales. Los resultados
de la evaluacin de desempeo de la gestin permitirn
implementar una serie de medidas correctivas que constituirn un
mecanismo de retroalimentacin para la mejora continua de la
gestin pblica.
En un contexto de mltiples necesidades aunadas a restricciones
de recursos se debe maximizar la eficacia del control en la
utilizacin de los recursos disponibles. Esto supone conocer los
resultados obtenidos respecto de las metas planteadas. Si no se
evala los resultados no ser posible realizar las correcciones
necesarias.
El seguimiento y evaluacin de los planes estratgicos requiere
disponer de sistemas de informacin que permitan contar con
datos confiables y oportunos para medir el avance de los
indicadores de desempeo.

26

Existen muchos indicadores de desempeo en atencin al tipo de

logro que se desea medir, todos ellos orientados al monitoreo de
los objetivos estratgicos de la entidad.
Asimismo, estos indicadores deben estar encaminados al
cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia, economa, y
legalidad.
El proceso de formulacin para la medicin de desempeo que a
continuacin se presenta corresponde a la visin genrica de un
proceso que puede diferir de una entidad a otra. Las entidades
pueden adaptar libremente las etapas que a continuacin se
identifican para un mejor ajuste:

Identificar el flujo del proceso. ste es el primer y, quizs, el

ms importante paso. Si los funcionarios no estn de
acuerdo con sus procesos, entonces no pueden medir
efectivamente o utilizar adecuadamente las salidas.

Identificar las actividades crticas que deben ser medidas. La

actividad crtica es esa actividad culminante donde se define
una medida de desempeo individual dentro del proceso.

Establecer metas de desempeo o estndares. Todas las

mediciones de desempeo deberan estar vinculadas a una
meta predefinida.

Establecer medicin de desempeo. En este paso se debe

seguir construyendo el sistema de medicin de desempeo,
por la identificacin de las medidas individuales.

Identificando partes responsables. Una entidad especfica

(como un funcionario o un equipo) necesitan ser asignados
como responsables para cada paso en el proceso de
medicin de desempeo.

27

Coleccin

de

datos.

La

informacin

necesita

ser

personalizada en un estilo oportuno para observar cualquier

tendencia temprana y confirmar que el sistema de coleccin
de datos es adecuado y posteriormente debe ser registrada.

Analizar e informar el desempeo actual. En este paso

los datos brutos son formalmente convertidos dentro
de las medidas de desempeo, desplegados de unas
maneras comprensivas y distribuidas en la forma de
un informe.

Comparar el actual desempeo con las metas. Este

paso es para determinar las variaciones.

Determinar si son necesarias las acciones correctivas.

Dependiendo

de

la

Contralora

General

de

la

Repblica.

Gua para la implementacin del SCI de las entidades

del Estado 87 magnitud entre las mediciones y las
metas, alguna forma de accin correctiva debe ser
necesaria.

Hacer cambios para recuperar la alineacin con las

metas. Este paso solamente ocurre si las acciones
correctivas son necesarias. La determinacin actual de
las acciones correctivas es parte del proceso de
mejoramiento y no del proceso de medicin de
desempeo.

Este

paso

est

principalmente

relacionado con el mejoramiento del sistema de

gestin.

Necesidad de nuevas metas. Incluso en sistemas

exitosos los cambios pueden ser necesarios para
revisar, en orden a establecer esos desafos en los
recursos de una organizacin, pero no para exigirlos
demasiado. Las metas y los estndares necesitan

28

perodos de evaluacin para actualizarlos a los ltimos

procesos de la organizacin.

5.3 Supervisin del proceso de control y monitoreo de los contratos:

Supervisin
Proceso dinmico permanente de orientacin, gua, educacin y apoyo tcnico al
personal para que se desarrolle, supere y realice su trabajo en forma eficiente. Es
inherente a la accin directriz o ejecutiva de todo jefe y se sustenta en
mecanismos de enseanza aprendizaje que permite el intercambio de
experiencias entre supervisor y supervisado.
Implementacin del componente supervisin.
El presente componente permitir cerrar el proceso de control interno dentro de
una entidad buscando garantizar la adecuada implantacin de los controles y su
funcionamiento. A continuacin se desarrollan lineamientos que podran
considerarse en su implementacin.
En el Anexo 13, se establecen algunos conceptos, polticas y buenas prcticas
que las entidades podrn implementar para este componente, tomando en cuenta
la naturaleza de sus operaciones.
El sistema de control interno debe ser sujeto de supervisin para valorar la
eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su
retroalimentacin.
La supervisin, identificada tambin como seguimiento, comprende un conjunto
de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la
entidad, con fines de mejora y evaluacin.
Monitoreo oportuno de Control Interno La implementacin de las medidas de
control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad, debe ser objeto
de monitoreo oportuno con el fin de determinar su vigencia, consistencia y
calidad, as como para efectuar las modificaciones que sean pertinentes para
mantener su eficacia.
5.1.1 Diagnstico del Proceso de Control:
En la actualidad cmo se lleva el proceso de control?

29

El Diagnstico se presenta como un medio de anlisis para determinar el

estado situacional actual del SCI, con respecto a lo establecido por las NCI
aprobadas por la CGR. En este sentido, la informacin obtenida constituye
el insumo principal para la implementacin de la SCI.
Habindose establecido los compromisos de la Alta Direccin para el
proceso de implementacin del SCI, el Comit de Control Interno tendr a
su cargo la realizacin de un Diagnstico que, mediante la recopilacin,
estudio y anlisis del sistema de control interno existente en la entidad,
permitir tomar conocimiento de su situacin actual y de su grado de
desarrollo.
El Diagnstico que constituye una etapa previa al proceso de
implementacin del SCI en todos los niveles de la organizacin, debe ser
realizado bajo el enfoque conocido como top down (descendente, de lo
general hacia lo particular), esto quiere decir que se empieza con un
diagnstico de los controles que estn a un nivel general de la entidad,
para luego pasar de manera progresiva a los controles que estn a nivel de
procesos o actividades.
Los resultados del Diagnstico deben permitir a la entidad conocer las
acciones necesarias a seguir para dar inicio a la etapa de implementacin
del SCI. Para ello, como parte del diagnstico, se deber evaluar, entre
otros aspectos: (i) el nivel de desarrollo y organizacin del SCI; (ii) los
elementos de control que conforman el sistema existente; (iii) las
deficiencias, vacos y oportunidades de mejora que presenta el sistema;
(iv) los ajustes o modificaciones que deben desarrollarse; (v) los
componentes y normas de control que deben ser implementados; (vi) las
prioridades en la implementacin (identificacin de los principales procesos
crticos); (vii) una estimacin de los recursos econmicos, materiales y de
personal requeridos para la
5.1.2 Prevencin y Monitoreo:
El Monitoreo o supervisin: (revisin y verificacin)
Es el proceso sistemtico de control, seguimiento, evaluacin, orientacin,
asesoramiento y formacin; de carcter administrativo y educativo; que
lleva a cabo una persona en relacin con otras, sobre las cuales tiene una
cierta autoridad dentro de la organizacin; a fin de lograr la mejora del

30

rendimiento del personal, aumentar su competencia y asegurar la calidad

de los servicios.
Es un proceso

que comprueba

que se mantiene

el adecuado

funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue

mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o
una combinacin de ambas cosas. La supervisin continuada se da en el
transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de
direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el
personal en la realizacin de sus funciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern
esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los
procesos de supervisin continuada. Las deficiencias detectadas en el
control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que
la alta direccin y el consejo de administracin debern ser informados de
los aspectos significativos observados.
Es

preciso

supervisar

continuamente

los

controles

internos

para

asegurarse de que el proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy

importante porque a medida que cambian los factores internos y externos,
controles que una vez resultaron idneos y efectivos pueden dejar de ser
adecuados y de dar a la direccin la razonable seguridad que ofrecan
antes.
El alcance y frecuencia de las actividades de supervisin dependen de los
riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la direccin el
proceso de control. La supervisin de los controles internos puede
realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos
empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la
direccin, de la funcin de auditora interna o de personas independientes.
Las actividades de supervisin continua destinadas a comprobar la eficacia
de los controles internos incluyen las actividades peridicas de direccin y
supervisin, comparaciones, conciliaciones, y otras acciones de rutina.
5.1.3 Monitoreo oportuno de Control Interno: (Seguimiento y Evaluacin
constante)

31

Las evaluaciones puntuales, a diferencia de las continuas, estn

orientadas a la calidad y eficacia de los controles en una etapa predefinida
de los procesos y operaciones de la entidad. Ello tambin permitir
verificar la eficiencia y eficacia en la ejecucin de dichas operaciones y de
ser el caso, permitir formular la recomendacin de medidas correctivas
para optimizar los resultados esperados.
Durante el monitoreo se deben desarrollar las siguientes acciones:
Identificar fallas en el diseo y en el plan de ejecucin de las
operaciones.
Establecer si las operaciones se estn realizando conforme al plan.
Investigar los factores contextuales que puedan afectar las operaciones,
Determinando el riesgo de no cumplir con los objetivos.
Evaluar la posibilidad de que las estrategias utilizadas en la
consecucin de los objetivos, no conduzcan al logro del propsito
general.
Identificar problemas recurrentes que necesitan atencin.
Recomendar ajustes a las operaciones.
Investigar posible soluciones a los problemas presentados.
5.1.4 Seguimiento de Resultados:
SEGUIMIENTO DE RESULTADOS
2.1. Reporte de deficiencias:
Las deficiencias encontradas durante el seguimiento continuo o a travs de
evaluaciones puntuales deben ser registradas y comunicadas de manera
oportuna, a travs de reportes con la finalidad que se tomen acciones
correctivas.
Este documento provee informacin necesaria para la mejora continua de
los procesos de la entidad. En tal sentido, permite identificar las
deficiencias, causas y efectos o consecuencias que ocurren en el
desarrollo de los procesos con el objetivo de establecer medidas
correctivas apropiadas.

32

A continuacin, en el Cuadro 1, se presenta un modelo de formato que

puede utilizarse para dicho fin.

5.1.5 Cumplimiento de los objetivos:

En el plan de mejoramiento se detallarn las acciones de mejoramiento
que a nivel de sus procesos deben operar en la entidad para un buen
desempeo institucional en el cumplimiento de su rol, misin y logro de sus
objetivos previstos en concordancia con su norma de creacin. El
establecer un plan de mejoramiento implica lo siguiente:
Analizar las causas de cada debilidad sealada; se debe contestar la
pregunta: de qu depende lo que est mal?
Listar las posibles acciones que permitiran subsanar las debilidades
detectadas
Analizar la viabilidad de cada accin en tiempo, costo, apoyo poltico,
proveedores, recursos tcnicos, entre otras
Escoger las acciones factibles de cumplirse e indicar en qu proporcin
permitirn superar la debilidad y el plazo en que se llevarn a cabo. A
continuacin, en el Cuadro 2, se presenta un modelo de formato de Plan
de mejoramiento.
5.2
5.3

Sistematizacin:

5.4

Sss

5.5 Sistematizacin:
Sistematizacin
Es un proceso que utiliza la descripcin, la documentacin, el anlisis y la
evaluacin de los diferentes aspectos de los proyectos, experiencias
sociales, programas, etc. Permite identificar aciertos, errores, dificultades,
aportes, cambios y reajustes, teniendo como referente el marco terico y la
propuesta inicial del proyecto, la experiencia, etc.
Concepto
Componentes del Sistema de Control
5.5.1.1

Ambiente de Control:
De acuerdo con las NCI, la importancia de este componente radica
en el establecimiento de una cultura de control interno mediante el
ejercicio de lineamientos y conductas apropiadas. El ambiente de

33

control es la base que sostiene a los dems componentes del

control interno. Sin un slido ambiente de control el adecuado
establecimiento de los dems componentes resulta ineficaz, tal
como en toda buena construccin es fundamental colocar buenos
cimientos, ya que sin ellos sera imposible que una construccin
sea estable y duradera.
Es preciso sealar que los controles que se establecern en este
componente son aquellos que afectarn a toda la organizacin
(nivel de entidad).
En el Anexo 9, se establecen algunos conceptos, polticas y buenas
prcticas que las entidades podrn implementar para este
componente, tomando en cuenta la naturaleza de sus operaciones.
5.5.1.2 Evaluacin de Riesgos:
Para implementar el presente componente se disear y aplicar
una metodologa para la administracin de riesgos, identificando,
analizando, valorando y dando respuesta a los riesgos que est
expuesta la institucin, optimizando los recursos disponibles a
travs de la minimizacin de las prdidas que pudieran presentarse
como por la no consecucin de sus objetivos.
Es preciso sealar que el presente componente permitir la
identificacin de riesgos a nivel de entidad y a nivel de procesos,
para el primer caso estarn en funcin a los objetivos institucionales
de carcter general y el segundo en funcin de los objetivos de
cada proceso.
En el Anexo 10, se establecen algunos conceptos, polticas y
buenas prcticas que las entidades podrn implementar para este
componente, tomando en cuenta la naturaleza de sus operaciones.
5.5.1.3

Actividades de Control Gerencial

Implementacin del componente actividades de control
gerencial

34

La implementacin del componente actividades de control

gerencial estar relacionada con el anterior componente de
evaluacin de riesgos y deber ser aplicada de manera
conjunta y en forma continua. Asimismo, las actividades de
control gerencial que se presentan en la NCI podrn ser
implementados tanto a nivel de entidad como a nivel de
procesos.
En el Anexo 11, se establecen algunos conceptos, polticas y
buenas prcticas que las entidades podrn implementar
para este componente, tomando en cuenta la naturaleza de
sus operaciones.
5.5.1.4

Informacin y Comunicacin
La informacin est constituida por un grupo de datos ya
supervisados y ordenados, que sirven para construir un
mensaje basado en un cierto fenmeno o ente. La
informacin permite resolver problemas y tomar decisiones,
ya que su aprovechamiento racional es la base del
conocimiento.
La comunicacin es la actividad consciente de intercambiar
informacin entre dos o ms participantes con el fin de
transmitir o recibir significados a travs de un sistema
compartido de signos y normas semnticas. Los pasos
bsicos de la comunicacin son la formacin de una
intencin de comunicar, la composicin del mensaje, la
codificacin del mensaje, la transmisin de la seal, la
recepcin de la seal, la decodificacin del mensaje y,
finalmente, la interpretacin del mensaje por parte de un
receptor.

5.5.2

Sistemas de Informacin:
Los sistemas de informacin incluyen la captura y el procesamiento
de datos, as como el intercambio oportuno de la informacin

35

resultante de las operaciones realizadas por la entidad permitiendo

la conduccin y el control de su gestin. Para ello se sugiere
considerarse la implementacin de polticas de control en la gestin
de los sistemas de informacin, tal como se muestra en algunos de
los lineamientos desarrollados a continuacin.
5.5.3

Descripcin y Anlisis del Servicio de Informacin:

Los servicios de informacin son las diferentes formas de brindar
acceso a la informacin, variando sus atributos en dependencia de
la ubicacin relativa del proveedor con respecto al consumidor, y de
las tecnologas y fuentes de informacin utilizadas. Por otro lado
son la integracin de todas las actividades que se desarrollan en
una organizacin de informacin, o cualquier otra institucin
dedicada a satisfacer las demandas de informacin del usuario
individual como del usuario colectivo.
Servicio de Informacin es la razn del usuario, es por ello que
todas sus funciones se encaminan a la satisfaccin de sus
necesidades de informacin. Esta relacin usuario/institucin se
establece a travs de los servicios, como actividades identificables
e intangibles, que el profesional de la informacin ofrece al usuario.
La funcin principal de un servicio de informacin es la de ser
utilizado de enlace entre una poblacin de usuarios y el universo de
los recursos de informacin que posea cualquier institucin
aportando la informacin oportuna en el momento adecuado, sin
importar el tipo de formato en que esta se encuentra.

5.5.4

Plan del Sistema de Informacin:

El rea de sistemas deber implementar un plan de sistemas de
informacin con el objeto de prever que el desarrollo de sus
actividades contribuya al logro de los objetivos institucionales.

5.5.5

Controles de datos fuentes, de operacin y de salida

Funciones y Caractersticas de la Informacin:

36

La funcin principal de un servicio de informacin es la de ser

utilizado de enlace entre una poblacin de usuarios y el universo de
los recursos de informacin que posea cualquier institucin
aportando la informacin oportuna en el momento adecuado, sin
importar el tipo de formato en que esta se encuentra.
5.5.6

Controles de acceso:
Se sugiere el diseo de controles con el propsito de salvaguardar
los datos fuente, operaciones de proceso y salida de informacin
procesada por la entidad.
Para implementar los controles sobre datos fuente es necesario que
la entidad designe a los usuarios encargados de salvaguardar los
datos. Para ello debern establecerse polticas que definan las
claves de acceso.
Los controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados
por procedimientos estandarizados y formales que se hacen
efectivos. Los controles de salida de datos deben proteger la
integridad de la informacin, para cuyo efecto es necesario tener en
cuenta algunos controles, tales como los que se muestran en el
Cuadro 8.

37

PARTE II
CONSIDERACIONES METODOLGICAS
DE LA INVESTIGACIN

38

1.

METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

El presente grupo de trabajo, durante el desarrollo de la investigacin, ha identificado dos

mtodos cientficos: la metodologa cuantitativa y la metodologa cualitativa.
Tericamente, la diferencia entre los mtodos cuantitativos y cualitativos, radica en que
los mtodos cuantitativos se basan en el positivismo y lo importante es la fiabilidad1;
mientras que la metodologa cualitativa asume que la realidad se construye socialmente y
lo importante es la autenticidad2.
En el presente trabajo de investigacin, se ha considerado conveniente la utilizacin de
una Metodologa Cualitativa, ya que se busc conocer el proceso de control y monitoreo
de los contratos suscritos por el estado a cargo de la direccin de contrataciones del
material - (DIRCOMAT) de la base naval del callao.
Por lo tanto, el potencial que la metodologa cualitativa tiene en el campo de la
Administracin, lo hemos relacionado en la Marina de Guerra del Per, en particular, en
los procedimientos que se necesitara para identificar y determinar el proceso de control y
monitoreo de los contratos suscritos por el estado a cargo de la direccin de
contrataciones del material - (DIRCOMAT) de la base naval del callao, observando que
tradicionalmente no se viene dando la debida importancia a este tema muy relevante.
Este mtodo nos ha permitido identificar y entender los factores sujetos de estudio.
Otro motivo por el cual se ha visto conveniente emplear la metodologa cualitativa para el
desarrollo de la presente investigacin fue porque este mtodo se acondiciona a la
situacin en donde no se da la debida importancia o se sabe poco sobre los proceso de
control y monitoreo de los contratos suscritos por el estado a cargo de la direccin de
contrataciones del material - (DIRCOMAT) de la base naval del callao.
Es muy importante sealar adems que la metodologa cualitativa est siendo cada vez
ms aceptada como instrumento en el campo de la direccin estratgica empresarial y
universal, ya que se tiene acceso a informacin de las personas que intervienen en los
procesos y, por lo tanto, se pueden comprender mejor la toma de decisiones de las
organizaciones y analizarlas con suficiente profundidad.
1

Fiabilidad: Desconfianza, confabulacin.

Autenticidad: Realidad, veracidad, legitimidad, propiedad.

39

Como se mencion anteriormente, el presente estudio utiliz datos cualitativos, aunque

en los estudios del caso no se descarta la posibilidad de haber combinado los mtodos
cuantitativos y cualitativos.
2.

TIPO, NIVEL Y DISEO DE LA INVESTIGACIN

2.1

Tipo de Investigacin

Segn los estudios efectuados es preciso sealar que en el campo de la

investigacin cientfica se consideran dos tipos de investigacin:

Investigacin Cientfica Bsica

Investigacin Cientfica Aplicada

El tipo de investigacin empleada durante el proceso de investigacin del presente

trabajo fue la investigacin cientfica bsica, en el cual se ha investigado una
problemtica latente relacionada al proceso de control y monitoreo de los contratos
suscritos por el estado a cargo de la direccin de contrataciones del material (DIRCOMAT) de la base naval del callao.
2.2

Nivel
Para identificar el nivel de la investigacin en el presente trabajo se ha tenido en
cuenta que existen los siguientes niveles:

Nivel Exploratorio

Nivel Descriptivo

Nivel Explicativo

De acuerdo a la naturaleza del estudio de la presente investigacin y al haber

indagado sobre el proceso de control y monitoreo de los contratos suscritos por el
estado a cargo de la direccin de contrataciones del material - (DIRCOMAT) de la
base naval del callao, se ha determinado que el presente trabajo rene las
caractersticas de un estudio cientfico de nivel descriptivo y explicativo.

40

De nivel descriptivo porque identifica y describe el proceso de control y monitoreo

de los contratos suscritos por el estado a cargo de la direccin de contrataciones
del material - (DIRCOMAT) de la base naval del callao.
De nivel explicativo porque nos va a ayudar a entender mejor el contenido que
encierra cada uno de los factores identificados para el

proceso de control y

monitoreo de los contratos suscritos por el estado a cargo de la direccin de

contrataciones del material - (DIRCOMAT) de la base naval del callao.
Diseo
En el presente trabajo se ha aplicado el diseo no experimental transversal de la
investigacin, en el cual se han tratado temas que tienen su origen en una
problemtica real en la Institucin, que viene ser proceso de control y monitoreo de
los contratos suscritos por el estado a cargo de la direccin de contrataciones del
material - (DIRCOMAT) de la base naval del callao.

a. Variables de Estudio
SISTEMA DE VARIABLES
VARIABLE GENERAL
VG. 1. PROCESO DE CONTROL Y MONITOREO DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR EL
ESTADO
VARIABLES ESPECIFICAS
V.E. 1 Control Interno

CATEGORIAS

Administrativo.

Empleo de los Instrumentos de Gestin

Optimizar los Recursos del Estado
.

V.E.2 Gestin de recursos Humanos por

Competencias

V.E.3 Supervisin del proceso de control y

monitoreo de los contratos

V.E.4 Sistematizacin del Proceso de

Control y Monitoreo de los
Contratos.

Personal Capacitado e Idneo

Revisin y verificacin

Prevencin de riesgos en el cumplimiento

Destrezas en Desarrollo Profesional

Buen Desempeo laboral

Seguimiento y evaluacin constante

Cumplimiento de los objetivos

contractual.

41

Evitar reelaborar los procesos

Simplificacin de Trmites Administrativos
Facilitar resultados esperados

III PARTE
INTERPRETACION DE ANALISIS DE LA INFORMACION
CONSULTADA

3.1

Resultados

42

La encuesta fue realizada a 60 personas que laboran en la Direccin de

Contrataciones del Material, teniendo como resultado las siguientes
interpretaciones:
TABLA N 1

EXISTE MANUAL DE PROCEDIMIENTO QUE PERMITA

RECONOCER LOS PROCESOS E IDENTIFICAR LAS
OPERACIONES QUE REALIZAR CADA REA O PUESTO?

Si
No
No sabe
total

Frecuencia
0
44
16
60

Porcentaje
0,0
73,3
26,7
100,0

INTERPRETACIN
De los 60 encuestados, 40 indican que no existe manual de
procedimiento que permita reconocer los procesos e identificar
las operaciones que realizar cada rea o puesto la cual
representa el 73.3 %, quienes afirman que solo se basan en las
Directivas dispuestas por la Direccin de Contrataciones del
Material as como su Ordenes Internas y a las Directivas de la
Comandancia General de la Marina y a la del Ministerio de
Defensa 16 de los encuestados no saben si existe manual de
procedimiento que permita reconocer los procesos e identificar
las operaciones que realizar cada rea o puesto debido a que
por la misma especialidad no estn informado sobre temas
relacionados a contrataciones con el estado las cuales vienen

43

ser las especialidades de procesamiento de datos, telemticos,

chofer, grficos, mayordomos, servicios, lavanderos y sastre, la
cual representa 26.7%.
TABLA N 2

CUADRO NUMRICO POR GRADOS DE PLANTA ORGNICA

VS. EFECTIVO ACTUAL DE PERSONAL SUPERIOR
GRADO

P.O

P.A

DIF.

Calm.

C de N

C de F

C de C

-4

Tte 1

Tte 2

A.de F

TOTAL

18

15

-3

INTERPRETACIN
En este grfico estadstico se observa que existe un dficit de
Efectivo Actual de Personal Superior, principalmente el grado de
Capitn de Corbeta, cuyo cargo es ocupado por un Teniente
Primero ocasionando sta, recarga administrativa, por la poca
experiencia con que cuenta el oficial subalterno.

TABLA N 2.1 CUADRO NUMRICO DE PLANTA ORGNICA VS. EFECTIVO

ACTUAL POR ESPECIALIDADES DE PERSONAL SUPERIOR
ESPEC.

P.O

44

P.A

DIF.

CG.
CJ.
ADM.
TOTAL

4
7
7
18

4
5
6
15

0
-2
-1
-3

INTERPRETACIN
En este grfico estadstico se observa que existe un dficit de
Efectivo Actual de Personal Superior, principalmente en la
especialidad de Cuerpo Jurdico y Administradores ocasionando
sta, recarga administrativa, por la poca disponibilidad de tiempo
con que cuentan.
TABLA N 2

CUADRO NUMRICO POR GRADOS DE PLANTA ORGNICA

VS. EFECTIVO ACTUAL DE PERSONAL SUBALTERNO

GRADO

P.O

P.A

DIF.

TS1
TS2
T1
T2
T3
OM1
OM2
OM3
TOTAL

0
1
11
10
5
17
12
6
62

2
2
6
7
6
15
18
4
60

2
1
-5
-3
1
-2
6
-2
-2

45

INTERPRETACIN
En este grfico estadstico se observa que existe un dficit de
Efectivo Actual de Personal Subalterno, principalmente en el
grado de Tcnico Primero y Tcnico Segundo, cuyos cargos son
asumidos por Personal de Oficial de Mar 1 ocasionando sta,
recarga administrativa, por el cargo y responsabilidad que tienen
en

la

organizacin,

quienes

cumplen

doble

funcin

administrativa.
TABLA N 2.1 CUADRO NUMRICO DE PLANTA ORGNICA VS. EFECTIVO
ACTUAL
POR
ESPECIALIDADES
DE
PERSONAL
SUBALTERNO

ESPEC.
PDA
SAD
ABA
TEL
SON
IMA
SE
MAU
PON
SEA
ARS
MOA
CHA
GRA
MAY
SVC
ADM
LAV
MAN
SAS
TOTAL

P.O
2
16
13
4
0
0
0
0
2
0
0
0
4
0
1
1
17
2
0
0
62

46

P.A
2
12
10
4
2
3
1
1
2
1
1
1
4
1
1
1
9
2
1
1
60

DIF.
0
-4
-3
0
2
3
1
1
0
1
1
1
0
1
0
0
-8
0
1
1
-2

INTERPRETACIN
En este grfico estadstico se observa que existe un dficit de
Efectivo Actual de Personal Subalterno, principalmente en las
especialidades de Secretario Administrativo, Abastecimiento y
Administrativos, ocasionando sta recarga administrativa por
ende no se da cumplimiento a los plazos establecidos.
Asimismo, se observa que existe un excedente de personal
subalterno de otras especialidades.

TABLA N 3

SE EFECTA LA SUPERVISIN DEL PROCESO

CONTROL Y MONITOREO DE LOS CONTRATOS

Si
No
No sabe
total

Frecuencia
44
0
16
60

47

Porcentaje
73,3
0,0
26,7
100,0

DE

INTERPRETACIN
De los 60 encuestados, 44 indican que si se efecta la
supervisin del proceso de control y monitoreo de los contratos
la cual representa el 73.3 %, quienes afirman que el control es
que se realiza es da a da a travs de la revisin de la
mensajera del correo interno, sin embargo la gran envergadura
de los Contratos no permiten tener un mapeo y monitoreo
actualizado, 16 de los encuestados no saben si se efecta la
supervisin del proceso de control y monitoreo de los contratos
debido a que por la misma especialidad no estn informado
sobre temas relacionados a contrataciones con el estado las
cuales vienen ser las especialidades de procesamiento de datos,
telemticos, chofer, grficos, mayordomos, servicios, lavanderos
y sastre, la cual representa 26.7%.
TABLA N 4

EXISTE UN SISTEMA DEL PROCEDIMIENTO DE EJECUCIN

CONTRACTUAL

Si
No
No sabe
total

Frecuencia
15
29
16
60

INTERPRETACIN

48

Porcentaje
25,0
48,3
26,7
100,0

De los 60 encuestados, 15 indican que si existe un sistema de

procedimiento de ejecucin contractual la cual representa el 25%,
quienes afirman debido a que se lleva dicho control a travs de
una hoja en Excel, 29 indican que no existe un sistema de
procedimiento de ejecucin contractual ya que no se cuenta con
un flujograma del proceso de seguimiento que seale y facilite los
procedimientos representando el 48.3 % debido a no existe un
sistema que permita un control adecuado y oportuno. Asimismo,
16 de los encuestados no saben si existe un sistema de control
debido a que por la misma especialidad no estn informado sobre
temas relacionados a contrataciones con el estado las cuales
vienen ser las especialidades de procesamiento de datos,
telemticos, chofer, grficos, mayordomos, servicios, lavanderos y
sastre, la cual representa 26.7%.

CONCLUSIONES

49

No existe un Manual de Procedimiento que permita reconocer los procesos e identificar

las operaciones que realizar cada rea o puesto.
La Direccin de Contrataciones del Material no cuenta con personal suficiente para cubrir
la planta orgnica conforme a las funciones que se desempean.
No existe un Manual de Procedimientos que describa, grafique y sistematice en forma
detallada las acciones que se siguen en la ejecucin de los procedimientos para la
realizacin de las funciones de la Direccin de Contrataciones del Material y en especial
de la Divisin de Alistamiento de la Direccin de Contrataciones del Material, en donde se
efecta la etapa de la ejecucin contractual que es el objeto de estudio.
La Direccin de Contrataciones del Material no cuenta con un Texto nico de
Procedimientos Administrativos (TUPA), que unifique y estandarice los procedimientos
administrativos que se siguen ante sus distintas instancias y rganos desconcentrados,
garantizando los derechos e intereses de los administrados.
No existe un Cuadro de Asignacin de Personal que establezca los cargos necesarios
conforme al Reglamento Orgnico y Funciones.
Actualmente falta personal que cubra el Cargo del Seguimiento de las Cartas de Crditos,
en razn a que el personal anteriormente a cargo fue destacado con regularizacin de
traslado a la Agencia de Compras del Ministerio de Defensa, la funcin de este personal
ha recado dividido en los TRES (3) Seguimientos Contractuales generando una funcin
adicional a los que ya tienen.
Sobre el Personal la Direccin de Contrataciones del Material a travs de la Direccin de
Educacin de la Marina, actualmente se est capacitando al Personal en relacin a la Ley
de Contrataciones del Estado y su Reglamento, sin embargo an se cuenta con personal
no especialista en razn de que han sido asignados recientemente a la Direccin de
Contrataciones del Material.

50

RECOMENDACIONES Y/O SUGERENCIAS

Elaborar un manual de procedimiento que permita reconocer los procesos e identificar las
operaciones que realizar cada rea o puesto, fin llevar un correcto control interno
administrativo.
Gestionar ante la Direccin de Administracin del Personal el incremento del Efectivo
Actual de Personal Subalterno en las especialidades de Administrativos, Secretario
Administrativo y Abastecimiento, fin cubrir la Planta Orgnica y as cumplir con los plazos
establecidos.
Gestionar ante la Direccin de Administracin del Personal el incremento del Efectivo
Actual de Personal Superior en las especialidades de Administracin y Cuerpo Jurdico,
fin cubrir la Planta Orgnica.
Gestionar ante la Direccin de Educacin de la Marina la Capacitacin del personal no
especialista quienes han sido asignados recientemente a la Direccin de Contrataciones
del Material, asimismo, capacitar y actualizar al personal especialista en forma
permanente.
Elaborar un Cuadro de Asignacin de Personal que establezca los cargos necesarios
conforme al Reglamento Orgnico y Funciones.
El rgano de Control Institucional, debe efectuar la supervisin de los procesos de
control y monitoreo de los contratos permanentemente por lo menos 3 veces al ao fin
tener un control adecuado.

BIBLIOGRAFIA

51

 El Proyecto de Modernizacin del Estado como estudio de caso de restricciones

en las transformaciones estatales Lic. Christian G. Asinelli, N de legajo: 4631.
Problemtica del mbito Subjetivo de la Ley de Contratos Hecho por Robert P.
Cortell Giner.
Fundamentos de Contratacin Pblica para proyectos sociales Jean-Jacques
Rousseau.
Gua de Seguimiento de la Ejecucin Contractual (Macroproceso: Gestin
Administrativa y Financiera).
Tesis de Sistema de Gestin para Resultados en el Per Hecho por JAIME
REYES MIRANDA Lima, Per 2010.
BUENAS PRCTICAS DE TRANSPARENCIA EN LA GESTIN CONTRACTUAL
Bruno Moro diciembre 2011
Manual de Buenas Prcticas para la Gestin Contractual Publica Hecho por
Santiago Montenegro Trujillo diciembre del 2004.
Cmo Ejercer Control Sobre la Gestin contractual del Estado? Realizado por
Mara Lorena Cuellar Cruz
REVISIN CRTICA DEL TRATO O CONTRATACIN DIRECTA COMO
MODALIDAD DE CONTRATACIN ADMINISTRATIVA Ley 19.886 Sobre Bases
de Contratos Administrativos y Prestacin de Servicios. Hecho por Jaime Jara
Schnettler.
Revista Oficial del Osce OSCErbando edicin especial 2010 Secretaria General
Estructura de las redes de corrupcin en los procesos de seleccin de obras pblicas
Sandro Hernndez Diez Lima, octubre de 2012. Transparencia y lucha contra la
corrupcin como mecanismos de inclusin social en las contrataciones pblicas.
Hecho por Gonzalo Neyra Novoa.
SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES Jos
Gregorio Guerra Tovar
PROCESO DE CONTROL Y SU INCIDENCIA EN LAS COMPRAS DIRECTAS EN
LOS ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS De Lima 2012 2013
presentada por Julissa Mercedes Paredes Silvera.
Sobre LA Simplificacin Administrativa Y LA Perversin de las Solicitudes
Generadas

Electrnicamente

que

Neutralizan

la

Reduccin

de

Cargas

Administrativas producido por Dolores Rego Blanco.

Incongruencias en la Ley orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
y su reglamento" Hecho por Dr. Carlos Alberto Bustamante Bustamante.

52

 El portal de compras pblicas, anlisis del sistema actual y posibles alternativas

para mejorar la contratacin pblica a travs de este sistema. Ing. Jos Andrs
Riera Campos

53

ANEXOS

54

55

DIAGRAMA N 7

56

DIAGRAMA N 8

57

PROYECTO/PROPUESTA DE MEJORA

Nombre del Proyecto:

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL Y MONITOREO DE

LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR EL ESTADO A TRAVS DE UNA
GESTIN POR PROCESOS

Responsables del Proyecto:

ALUM 3 ADM LLANOS MUOZ KILDER

ALUM 3 ADM MOSQUERA PERALES JEAN CARLOS
ALUM 3 ADM MEDINA RENGIFO JORGE

rgano o Institucin responsable del Proyecto:

Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Pblico Naval CITEN

Ubicacin:

El proyecto se ubica en el IESTPN-CITEN de la base naval del callao.

Fundamentacin:
Este proyecto ser de suma importancia para las funciones que realiza el personal
se podr observar un cuadro real de la cantidad de procedimientos que realiza el
encargado de ejecucin contractual as de poder efectuar la verificacin y revisin
de los procesos, se podr captar las necesidades o requisitos que establece la
entidad as como planificar la calidad de las caractersticas programas y ejecutar
los procesos para entregar como resultado un producto o servicio que tenga la
calidad esperada. Si se le dio al cliente un servicio con las caractersticas que
satisfacen sus requisitos entonces se brind calidad.
Objetivos (del Proyecto de Mejora):

SISTEMATIZAR EL CONTROL Y MONITOREO DE LOS CONTRATOS

SUSCRITOS POR EL ESTADO A TRAVS DE UNA GESTIN POR
PROCESOS
SIMPLIFICAR EL TRAMITE ADMINISTRATIVO
EVITAR EELABORAR LOS PROCESOS
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN CONSTANTE
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS

Descripcin del Proyecto:

58

Se sustenta en base a los flujograma de los procesos para el control y monitoreo

de los Contratos suscritos por el Estado a cargo de la Direccin de Contrataciones
del Material a travs de una Gestin por Procesos
Diseo, Elaboracin y Presentacin del Proyecto:

Objetivos de la Sistematizacin:
El objetivo de implementar un proceso de sistematizacin es facilitar que los
actores de los procesos de desarrollo se involucren en procesos de
aprendizaje y de generacin de nuevos conocimientos o ideas de proyectos e
iniciativas de polticas/estrategias a partir de las experiencias documentadas,
datos

informaciones

anteriormente

dispersos.

Los

procesos

de

sistematizacin permiten:
Describir y a entender qu sucedi durante una experiencia de desarrollo y
las razones de las acciones pasadas. Los resultados de una experiencia son
fundamentales, y describirlos es parte importante de toda sistematizacin,
pero lo que ms interesa en el proceso de sistematizacin es poder explicar
por qu se obtuvieron esos resultados, y extraer lecciones que nos permitan
mejorarlos en una experiencia futura.

Qu es lo que se desea Sistematizar?

El objetivo propuesto es el control y monitoreo que se realiza a los contratos
suscritos por el Estado a cargo de la Direccin de Contrataciones del Material,
pero debido a la gran envergadura de sus funciones, se ha limitado la zona de
estudio a los Contratos Nacionales que realiza la Divisin de Alistamiento del
Departamento de Contratos, para ello debemos saber los procesos y
procedimientos que realiza la Divisin de Alistamiento, que es lo que
deseamos sistematizar
Para ello es importante saber diferenciar el concepto de Procedimiento y
Proceso, segn la Norma ISO 9000:2005, Procedimiento es la forma
especfica de llevar a cabo una actividad o proceso.
Si analizamos las definiciones, podremos darnos cuenta que estas no
incluyen los limites respecto a cuanto un conjunto de actividades conforman
un proceso y cuando la conforman un procedimiento, por lo que la definicin

59

de esos lmites, la deber ejecutar la misma organizacin al momento de

documentar los procesos.
La extensin de la documentacin (cantidad de procesos y procedimientos),
tambin depender del tamao y la complejidad de la Institucin en este caso
de la Divisin de Alistamiento del Departamento de Contratos de la Direccin
de Contrataciones del Material.
Para nuestro Proyecto se ha efectuado un anlisis en relacin a los Procesos
Estratgicos y Procesos de Apoyo o Soporte en razn a lo siguiente:
Procesos Estratgicos: Brindan lineamientos generales objetivos a todos los
dems procesos. Que caracterizan porque:
- Determinar y aseguran el cumplimiento de las polticas, estrategias,
objetivos y metas de la entidad.
- Brindan lineamientos, polticas y prcticas en forma de documentos como
Directivas y Resoluciones.
Ejemplos:
1.- Elaboracin del P.E.I
2.- Elaboracin del P.O.Ietc.
Procesos de Apoyo o Soporte: Permiten que los procesos misionales (los
objetivos institucionales) se ejecuten de manera fluida y les dan soporte
tecnolgico, logstico, entre otros por que realizan actividades de apoyo, lo
que involucra lo siguiente:

1.

Gestin tecnologa e informacin

2.
3.

Mantenimiento
Gestin de recursos humanos

Sistematizacin del Control y Monitoreo de los Contratos a travs de una

Gestin por Procesos:
Es un enfoque metodolgico que sistematiza actividades y procedimientos,
tareas y formas de trabajo contenidas en una cadena de valor, para
convertirlas en una secuencia, que asegure que los bienes y/o servicios
pblicos generen resultados e impactos positivos para el ciudadano, en
funcin de los recursos disponibles.
La gestin por procesos, a diferencia de la gestin por areas o tradicional,
exige captar las necesidades o requisitos de cliente (El Estado), planificar la
calidad de las caractersticas programas y ejecutar los procesos para entregar

60

como resultado un producto o servicio que tenga la calidad esperada. Si se le

dio al cliente un servicio con las caractersticas que satisfacen sus requisitos
entonces se brind calidad.
Los procesos se ejecutan a travs de las distintas areas que conforman el
organigrama de la organizacin. Por ejemplo en el grafico N 7se observa el
proceso de emisin de licencias de funcionamiento de una municipalidad, que
puede pasar por las areas de trmite documentario, desarrollo urbano y
tesorera.

GRAFICO N 7

Para la Sistematizacin del Control y Monitoreo de los Contratos de la

Direccin de Contrataciones del Material (Divisin de Alistamiento) a
travs de una Gestin por Procesos:
Para el siguiente proyecto se ha efectuado lo siguiente:
Como primer paso se ha efectuado el Anlisis y el Propsito de la Entidad
DIRECCIN DE CONTRATACIONES DEL MATERIAL:

Misin
Ejecutar el Plan Anual de Contrataciones del rea
del material en los plazos programados,
garantizando el abastecimiento continuo y
equipamiento de las Unidades y Dependencias as
como la ejecucin presupuestal asignada a la subunidad ejecutora 13 material y abastecimiento.

61

Visi
Ser una Direcci T nica especializada en
adquisiciones y contrataciones del ea del
material, centralizando los requerimientos de las
Direcciones T nicas, efectuando una eficaz
gesti de compras, adquiriendo bienes,
servicios y obras de calidad, regulados a trav
del cumplimiento de los del derecho p lico.

Como 2do paso Identificar las necesidades y expectativas de la Entidad as

como los bienes y servicios que la Entidad contrata y las funciones que
realiza para efectuar el seguimiento de los mismos:
A travs de encuentas e indagaciones e investigaciones se ha identificado las
funciones que cumple el Personal de la Jefatura de la Divisin de Alistamiento
del Departamento de Contratos, de las cuales hemos centrado nuestro objeto
de estudio al proceso de Control y Monitoreo de la Ejecucin de los
Constratos firmados a cargo de la Divisin de Alistamientos en donde se
observan todos los Contratos que inicialmente fueron procesos requeridos por
la Comandancias de Fuerza de Submarinos, Comandancia de la Fu , cuya
accin recae al encargado del Seguimiento Contractual y cuyas funciones son
las siguientes:
-

Encargado del Seguimiento Contractual de los Contratos Nacionales

Encargado del Seguimiento Contractual de los Contratos Internacionales

Encargado del Seguimiento Contractual de los Contratos Adicionales y

Reducciones de los Contratos Primigenios

Encargado de recabar los documentos sustentatorios para efectos de

pago de los Contratos.

Encargado de efectuar el control de los pagos de los Contratos

Internacionales y Nacionales (Cartas de Crditos)

Encargado de ordenar la devolucin de las Cartas Fianzas una vez

firmada el Acta de Conformidad.

Encargado de elaborar el Certificado de Usuario Final

Encargado de elaborar la Prestacin de Servicio

62

Como 3er paso Se realiz un mapeo de los procesos siendo estas las
siguientes:

Como 4to paso una vez identificando los procesos, es importante contar con
el Diagrama de Flujo de los procedimientos donde se pueda apreciar no solo
la secuencia de actividades que los conforman, sino tambin las reas y los
puestos de trabajo que participan en el procedimiento ejecutando dichas
actividades.
Cabe sealar, que si en la caracterizacin del proceso falt elaborar algn
diagrama de flujo, entonces este debe ser elaborado en la documentacin del
procedimiento, por eje
Identificar el proceso que se necesita analizar
Identificar las entradas del proceso y analizar los procesos de donde
provienen (procesos proveedores).
Identificar la salida del proceso, es decir a quien se entrega un producto
Y/o servicio, que viene a ser el cliente (interno y/o externo) (en este caso la
Entidad)
Identificar si las entradas y salidas necesitan cumplir especificaciones que
requiere el cliente (interno y/o externo) (en este caso la Entidad)
Ejemplo de Flujograma para el procedimiento de las Prestaciones Adicionales,
Reducciones (25%) y Complementarias (30%)

63

64

 Fecha de inicio del Proyecto:

AGOSTO 2015

Fecha de trmino o puesta en marcha del Trabajo Propuesto:

Noviembre del 2015

Beneficiarios directos o indirectos:

DIVISIN DE ALISTAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE CONTRATO DE LA

DIRECCIN DE CONTRATACIONES DEL MATERIAL

Metas resultados y efectos esperados del proyecto:

Metas resultados y efectos esperados del proyecto
Mejorar resultados, ms coherentes y predecibles
Identificar los destinarios del proceso y sus expectativas
Integrar y alinear los procesos para permitir el logro de los resultados planificados
Producir eficacia y eficiencia
Identificar oportunidades de mejora

65

 Satisfacer a los clientes

Mejorar la productividad de la organizacin
Optimizar de forma continua su funcionamiento global

Administracin del Proyecto:

El proyecto ser administrado por la Direccin de Contrataciones del Material
DIRCOMAT
Presupuesto:
El presupuesto del proyecto lo determinar segn convenio con las instituciones.
Financiamiento:
El financiamiento se har con recursos de la Institucin (IESTPN-CIENTE)
Continuidad y sostenibilidad del Proyecto:
El proyecto ser sostenible siempre y cuando se aplique los principios de
modernizacin es decir mejorar los Procesos de la entidad en lo que se refiere a
eficiencia, eficacia y adaptabilidad, teniendo que considerar algunas buenas
prcticas o principios tales como:
Eliminacin de trabas burocrticas
Eliminacin de duplicidad de actividades
Evaluacin de valor agregado
Simplificacin del tiempo de los procesos
Prueba de errores
Eficiencia en la utilizacin de equipos
Lenguaje simple
Estandarizacin, que todos realicen la misma actividad del mismo modo,
todas las veces
Alianza con proveedores. Implica mejorar el INPUT de sus proveedores
Mejoramiento de situaciones importantes Automatizacin, sistematizacin.

66