Instituto Politcnico Nacional

Escuela Superior de Comercio y Administracin

Unidad Tepepan

Herramientas Administrativas

Samuel Acevedo Martnez

Oswaldo Contreras Flores
Mara Fernanda Caldern Segovia
Jacqueline Isabel Maziel Gmez Aguirre
Aarn Lancelot Gonzlez Huerta
Dulce Mara Romero Balderas
Vernica Lissette Vega Fernndez.

Equipo N. 6

2CV5

Los Subsistemas de una Organizacin

El modelo sistmico permite captar las interrelaciones al interior de la organizacin
y de sta con el medio ambiente. En ese sentido, la organizacin se vuelve un
sistema que estimula transformaciones, donde los recursos se combinan con
actividades para producir los servicios comprometidos en la misin que ella tiene.
A su vez, el medio ambiente circunda toda la organizacin y la influye de diversas
maneras, especialmente inspirndole su misin, proporcionndole su objeto de
trabajo (los recursos humanos, materiales, financieros, energticos e informativos
necesarios) para la ejecucin de sus servicios.
Esta manera de concebir a la organizacin permite entender sus interrelaciones
con el medio ambiente.
El lder debe identificar los principales subsistemas de su organizacin y evaluar
sus fortalezas y sus debilidades.
El modelo descriptivo ilustrado a continuacin resalta los elementos constitutivos
de la organizacin, partiendo del anlisis de los campos de fuerzas que afectan a
la organizacin. Una insuficiencia o un cambio en uno u otro de los cinco
subsistemas (Razn de Ser, Gerencial, Estructural, Psicosocial y Tecnolgico)
influyen en todos los dems.
Los factores del medio ambiente tienen tambin un impacto sobre los subsistemas
de la organizacin. Por ejemplo, si una Organizacin del Desarrollo Social (ODS)
se encuentra frente a una solicitud creciente de servicios en el momento en que
las Organizaciones de Cooperacin para el Desarrollo (OCD) reducen
significativamente su contribucin, sus lderes debern tomar las medidas que se
imponen para encontrar nuevas contrapartes, movilizar una mayor cantidad de
recursos locales, compartir recursos con otras ODS, etc.
Es necesario que los lderes y el conjunto de los miembros de las organizaciones
estn atentos a los cambios del entorno (interno y externo) con el objeto de
efectuar los ajustes requeridos ante tales situaciones. Por ello, es importante que
los lderes se tomen el tiempo necesario para visualizar su organizacin como un
sistema.
Bajo esta condicin este modelo puede volverse una herramienta de gestin
poderosa y eficaz. o El entorno (demandas, competencias, presiones) o Las
personas (individual y grupal) o La estructura (puestos y relaciones) o El
comportamiento organizacional. o Las tecnologas (maquinarias y hardware) Para
llevar a cabo la misin institucional, sea cual fuere el tamao de la organizacin,

se requiere de un conjunto de actividades que deben ser organizadas, a fin de

dirigir a la institucin de manera eficiente.
De ah la idea que una Organizacin sea un sistema complejo donde se requiere
el estudio de diversos subsistemas que en ella se encuentran, como son:

Subsistema Razn de ser

Este subsistema proporciona a la organizacin su orientacin, precisando:
la misin o la funcin institucional en la sociedad, los valores a favorecer,
los objetivos generales, las polticas, las zonas de servicios y las categoras
de los beneficiarios.
Subsistema Tecnolgico
Incluye el conjunto de los medios tcnicos utilizados para la transformacin
de los recursos en servicios. Subsistema Estructural La estructura formaliza
la especializacin y la coordinacin de las tareas y de las actividades en la
organizacin. Este subsistema se observa a travs del organigrama, la
descripcin de las tareas, de los procedimientos y de los reglamentos, as
como de los mecanismos formales de comunicacin e interrelacin. RAZN
DE SER ESTRUCTURA TECNOLOGA PSICOSOCIAL GERENCIAL.
Subsistema Psicosocial
Est constituido por fenmenos individuales y colectivos que afectan los
comportamientos de las personas pertenecientes a la organizacin. Entre
otros, la motivacin y el rendimiento, los status y roles, el clima, los
fenmenos de grupo, el liderazgo y la influencia, los conflictos y las
comunicaciones informales.

Subsistema de Direccin o Gerencial

Representa el elemento central de la organizacin. Tiene una doble
responsabilidad: asegurar relaciones equilibradas en su medio ambiente y
sinergticamente las interrelaciones entre los diferentes componentes
externos. La gerencia se ejerce a travs de: o Planificar, organizar, dirigir,
controlar y evaluar

Estas son las funciones tradicionales de la direccin que posibilitan el

cumplimiento de la misin de la organizacin.
La funcin de planificacin consiste en establecer objetivos a corto y a largo
plazo, as como estrategias para lograr los objetivos institucionales.
La funcin de organizacin consiste en reunir al personal y las tareas en el
seno de una misma estructura, no solamente para efectuar el trabajo, sino
tambin para que se sientan satisfechos los que lo realizan.
A medida que las organizaciones se vuelven ms grandes la necesidad de
direccin es ms urgente porque: las diversas especialidades deben ser
coordinadas e integradas; hace falta una funcin de control para mantener
la organizacin en el buen camino y para tomar medidas correctivas si algo
no funciona adecuadamente.
Finalmente, hace falta una funcin de evaluacin para determinar si las
metas han sido alcanzadas. o Integrar la organizacin a la sociedad global
de la cual forma parte.
Toda organizacin forma parte de un sistema global.
Todo cambio en el sistema tendr repercusiones sobre la organizacin en
cuestin y todo cambio en la organizacin repercutir sobre el sistema
global. Por ello es necesario observar la relacin entre la organizacin y su
medio ambiente con el objeto de ayudarla a reajustarse y a adaptarse a los
cambios. o Asegurar la disponibilidad de los recursos Esta funcin es una
de las ms importantes porque si ciertas fuentes de aprovisionamiento
comenzaran a desaparecer resulta necesario encontrar otras. Si la
organizacin no tiene esto presente y se contenta con agotar los recursos
disponibles, en algn momento perecer.
Las organizaciones sin fines de lucro dependen particularmente para su
financiamiento de organizaciones donantes, por ello es vital establecer una
poltica. Sin embargo, el recurso principal de las organizaciones sin fines de
lucro son las personas y por ello es importante que stas estn
sensibilizadas con la misin, los objetivos y la eficiencia institucional o tener
acceso a los beneficiarios Todas las ODS han sido creadas para responder
a requerimientos externos de sus beneficiarios.
Mientras las organizaciones respondan a las necesidades oportunas de la
poblacin meta no existen grandes problemas, pero sucede que algunas
pierden ese sentido y responden a una necesidad que ya no existe o se
orientan hacia otros segmentos poblacionales o establecer o actualizar la

misin de la organizacin Cada organizacin tiene una misin y un objetivo

a largo plazo.
Al sistema de gerencia le corresponde precisar esa misin y comunicarla
tanto al interior como al exterior de la organizacin. En su formulacin la
misin debera enunciar los aspectos ms importantes: los servicios
ofrecidos, a qu categora de beneficiarios responde, los resultados
esperados, el uso que se hace de los recursos, tanto fsicos como
financieros, la responsabilidad pblica, as como tambin la innovacin y la
creatividad o Integrar los subsistemas: psico-social, estructural, tecnolgico
y razn de ser.
El subsistema psico-social asegura la captacin y la motivacin de recursos
humanos para efectuar el trabajo.
El subsistema estructural organiza el trabajo y determina las tareas
especficas de esa fuerza de trabajo.
Estos dos subsistemas corren constantemente el riesgo de entrar en
conflicto. Es el subsistema gerencial el que se ocupa de la integracin de
los mismos.
Existen instituciones donde la organizacin del trabajo ha perjudicado la
motivacin del personal. Cuando esto se produce es difcil mantener un
personal calificado estable.
Por otra parte, para cumplir con su tarea el personal necesita una
tecnologa adaptada; el rol del subsistema de gerencia es el de asegurar la
adecuacin entre las tareas a efectuar y la tecnologa necesaria para
llevarlas a cabo.
Finalmente, el subsistema razn de ser dar un sentido al trabajo que hay
que realizar y los objetivos darn al personal una idea del nivel de
rendimiento que se espera de l.
Est claro que todos estos elementos son componentes esenciales de una
organizacin, y la realizacin de estas funciones se llama gerencia.

Sistemas de Informacin Administrativa

Conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar,
manipular y diseminar datos e informacin y para proveer un mecanismo de
realimentacin en pro del cumplimiento de un objetivo.

Definicin

Un S.I.A es la combinacin de equipos de comunicacin y otros dispositivos

diseados para manejar datos. Un sistema de informacin administrativa
totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la
informacin conforma la necesita; produce informes y copias segn sea el
requerimiento.
El S.I.A es el proceso de transformar los datos en informacin de calidad,
que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y
cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

Caractersticas
1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener
trminos y smbolos adecuados para que el receptor lo interprete
debidamente.
2. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y
comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisin.
3. Relevancia: debe ser esencial para el rea de responsabilidad de actuacin
del administrador.
4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita
para tomar decisiones y resolver problemas.
5. Concisin: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la informacin
clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relacin con el
sistema de informacin administrativa.
6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea
necesaria para la actuacin del administrador, pues anticipada podra ser
olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
7. Calidad: es el grado de precisin con el cual la informacin retrata la
realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribucin.
Aplicacin dentro de una organizacin
Muchas empresas y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la
implantacin y uso de los Sistemas de Informacin. De esta forma, constituyen un
campo esencial de estudio en administracin y gerencia de empresas.
Por lo tanto, la administracin apropiada de los sistemas de informacin es un
desafo importante para los gerentes. Algunas de las aplicaciones de los SIA son:

Tener un rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan

importante para el xito empresarial como las funciones de contabilidad,
finanzas, administracin de operaciones, marketing, y administracin de
recursos humanos.

Colabora ampliamente en la eficiencia operacional, la productividad y la

moral del empleado, y el servicio y satisfaccin del cliente.

Es una fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma

de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

Tambin representa un ingrediente importante para el desarrollo de

productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una
ventaja estratgica en el mercado global.

Es una oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para millones

de hombres y mujeres.