Los servicios de archivo

y el concepto de usuario:
un estudio del R A M P

Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

Pars, 1984

PGI-84/WS/5
PARIS, 1984

Original ingls

LOS SERVICIOS DE ARCHIVO Y EL CONCEPTO DE USUARIO:

ESTUDIO DEL RAMP

preparado por
Hugh A. Taylor

Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas

para la Educacin,la Ciencia y la Cultura

Asiento de catlogo que se recomienda:

Taylor, Hugh A.
Los Servicios de archivo y el concepto de usuario ;
Estudio del RAMP/preparado por Hugh A. Taylor
/para el/ Programa General de Informacin y UNISIST - Pars:
Unesco, 1984. - iii, 72 pgs.; 30 cm. - (PGI-84/WS/5)
I.
II.
III.

Ttulo
Programa General de Informacin y UNISIST
Programa de Gestin de Documentos y de Archivos (RAMP)
Unesco, 1984

PROLOGO
Para atender las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los
pases en desarrollo, en los campos especializados de la gestin de documentos y la
administracin de archivos, la Divisin del Programa General de Informacin de la
Unesco ha establecido un Programa a Largo Plazo de Gestin de Documentos y de
Archivos (RAMP).
Los elementos bsicos del programa RAMP se cien a los temas generales del
Programa General de Informacin. Por ello, el RAMP comprende proyectos, estudios
y otras actividades destinados a:
1.

Promover la formulacin de polticas y planes de informacin (nacionales,

regionales e internacionales).

2.

Promover y difundir mtodos y normas para el tratamiento de la informacin.

3. Contribuir al establecimiento y desarrollo de las infraestructuras de

informacin.
4.

Contribuir al establecimiento y desarrollo de los sistemas especializados

de informacin en los campos de la educacin, de la cultura y la comunicacin y de las ciencias exactas y naturales y las sociales.

5. Fomentar la formacin de los especialistas y de los usuarios de la

informacin.
El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CA), apunta a ayudar a los archiveros y, por ende, a los especialistas de la informacin a crear, desarrollar y evaluar unos sistemas y servicios
de archivo modernos, en particular en relacin con el concepto de usuario y la funcin de ste en tales sistemas y servicios.
Se agradecer el envo de observaciones y sugerencias a la Divisin del Programa General de Informac ion (Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700 Pars), a la cual
pueden solicitarse tambin otros estudios preparados con arreglo al programa RAMP
y que se enumeran en el apndice del presente estudio.

- ii -

INDICE
Pgina
INTRODUCCIN

1.

INDOLE DEL PROBLEMA

1.1

La necesidad de comunicar en un medio ambiente frgil

1.2

Creciente percepcin de los archivos como elementos

del patrimonio

1.3

Los medios de registro y la funcin del archivero

1.4

Evolucin de los archivos

2.

3.

4.

5.

LA INFORMACIN, EL USUARIO Y EL UNIVERSO DEL SABER

10

2.1

Caractersticas de la informacin

10

2.2

El cerebro humano y la localizacin o recuperacin

de informacin

12

2.3

El universo del saber y el mtodo cientfico

12

2.4

El dilema del archivero

13

2.5

Utilizacin de la informacin

14

NECESIDADES Y COMPORTAMIENTO DE LOS USUARIOS

16

3.1

Necesidades fundamentales

16

3.2

Aspecto subjetivo de la investigacin

17

3.3

Reaccin del archivero ante el comportamiento del usuario

18

3.4

Reaccin del bibliotecario ante el comportamiento del usuario. . . .

19

3.5

Los administradores y los archiveros como usuarios

21

3.6

El acceso y los archiveros

23

EL PRELUDIO AL SERVICIO: INVENTARIOS PREVIOS, EVALUACIN Y ADQUISICIN .

25

4.1

Inventarios previos

25

4.2

Evaluacin

25

4.3

Adquisicin

26

EL USUARIO EN LA SALA DE TRABAJO:

DE LOS SISTEMAS MANUALES

PERFECCIONAMIENTO
29

5.1

El archivo tradicional

29

5.2

Posibles perfeccionamientos

30

5.3

Los "archivos totales"

31

- Ill -

Pgina

6.

7.

8.

9.

10.

5.4

Fotografas

33

5.5

Pelcula

35

5.6

Cuadros, dibujos, estampas y mapas

y sonido

36

LOS ARCHIVOS LEGIBLES EN MAQUINA

40

6.1

Problemas para el usuario

40

6.2

Problemas para el archivero

44

LA AUTOMATIZACIN EN LA SALA DE TRABAJO

47

7.1

Necesidad de la automatizacin

47

7.2

Beneficios para los investigadores

48

7 .3 Beneficios para los archiveros

49

7.4

Consecuencias para la normalizacin

49

7.5

Relaciones con los sistemas de bibliotecas automatizados. . .

50

LAS REDES

53

8.1

Orgenes

53

8.2

Tipos

53

MAS ALLA DE LA SALA DE TRABAJO: LOS SERVICIOS DE EXTENSION . . . .

56

9.1

Actitudes

56

9.2

Definicin y alcance

56

EL USUARIO EN EL FUTURO: FORMACIN E INVESTIGACIN Y DESARROLLO. .

58

10.1 Formacin

58

10.2 Investigacin y desarrollo

59

INTRODUCCIN
Por su misma naturaleza, el presente estudio ha tenido que abarcar un campo
muy extenso, para intentar situar el tema de los servicios de archivo y los usuarios en el contexto de las tcnicas de comunicacin existentes y de otras formas
anlogas de evolucin de la bibliotecologa.
He procurado abordar los aspectos ms destacados que se examinan actualmente
en las obras publicadas de modo tal que quepa considerarlos como un todo y en estrecha relacin mutua. La profesin de archivero necesita urgentemente sus propios
estudios sobre los usuarios, y espero que este anlisis preliminar tenga una cierta
utilidad prctica inmediata y suscite, adems, investigaciones especficas y cientficamente respetables sobre el particular. Lamento sobre todo que se limite casi
exclusivamente a las fuentes publicadas en ingls, a causa en gran parte de mis lagunas en el conocimiento de otras lenguas.
Estoy muy especialmente agradecido al Dr. Frank B. Evans por sus orientaciones
y a Michael Cook, de la Universidad de Liverpool, y a Michael Roper, de la Public
Record Office de Londres, que leyeron tambin el original y me aportaron muy tiles
sugerencias.

Hugh A. Taylor

- 3 -

1.

INDOLE DEL PROBLEMA

1.1

La necesidad de comunicar en un medio ambiente frgil

1.1.1 La superficie de nuestro planeta es mucho ms frgil de lo que sola

pensarse. La explotacin del medio natural nos ha puesto en una situacin de grave
peligro ecolgico. El medio ambiente estrictamente humano ha sido desestabilizado
por la destruccin de la vida en gran escala y por la creciente disparidad entre
los ricos y los pobres. A ello se suma la amenaza de nuestra aniquilacin, que no
da muestras de estar disminuyendo. A diferencia del mundo animal, nuestra voluntad
de sobrevivir como especie no es instintiva; somos todos nosotros criaturas que
han de depender de sus instituciones y costumbres culturales para mantener su existencia, y tenemos que procurar constantemente realizarnos a travs de ellas para
evitar el desastre. Pero se observan signos de percepcin del problema, as como
movimientos que podran llevarnos a un mundo ms estable, a condicin de que podamos sobrevivir y trascender los cambios de nuestros valores y prioridades, la manera
de vernos a nosotros mismos y el modo en que comunicamos. La causa esencial del
problema es la necesidad de comunicar ms plenamente, no slo con palabras y gestos
sino tambin por medio de todos nuestros sentidos y de la tecnologa de la comunicacin, que es una prolongacin de nosotros mismos.
1.1.2 Como archiveros, no debemos pensar que trabajamos aisladamente al servicio de pequeos "pblicos" esotricos, sino como parte integrante de un entorno cultural del que depende la supervivencia de la humanidad. La cultura es una palabra
casi imposible de definir, pero cabe entenderla en este contexto como lo que nos hace ms acabados y ms capaces de interactuar plenamente con los dems en nuestra
"aldea mundial".
1.1.3 Para salir airosos en nuestra funcin de conservadores del pasado, debemos ante todo ser comunicadores, no slo en el sentido limitado de propugnar un punto de vista o de mejorar nuestra imagen pblica (aunque esto puede resultar necesario a veces) sino porque ello se deriva ms bien de la impresionante tarea de
transmitir la memoria colectiva de una generacin a la siguiente, aumentando la capacidad de recordar y cargando esa memoria con los recursos dignos de ser conservados permanentemente, lo cual constituye quiz la labor ms difcil de todas. El
mejor modo de percibir el valor de nuestro trabajo consiste en imaginar un organismo que tuviera la facultad de destruir todo lo consignado en todo tipo de medios,
entre ellos el texto impreso. El resultado sera probablemente una amnesia generalizada que desembocara en la locura, por lo muy intensamente que dependemos de los
elementos que componen nuestros medios de registro para todo lo que hemos llegado
a ser y como puntos de referencia en el futuro.
1.1.4 Junto con nuestros colegas de las bibliotecas, los museos, las galeras
de arte y quienes trabajan en lugares histricos, a todos nos consta que nuestro entorno cultural entero, en su relacin con el pasado, es tambin frgil en un sentido fsico y, por ende, tambin en un sentido social. Los cidos, subproductos de
la industria, y los residuos y desechos han acelerado la destruccin de la piedra,
del papel y de otros materiales, por lo que el hecho de conservar documentos, libros
y otros objetos en los archivos no garantizar por s slo su supervivencia. A ello
se suma la destruccin provocada por la ignorancia, las guerras, la violencia y las
calamidades naturales. Es verdaderamente prodigioso que no hayamos perdido ms
cosas.

- 4 -

1.2

Creciente percepcin de los archivos como elementos del patrimonio

1.2.1 Desde hace mucho tiempo se aprecian los documentos como fuente para el
historiador y para la investigacin tradicional, pero hay una percepcin profunda y
en rpido crecimiento del valor, en el plano local, de objetos mviles y de fenmenos naturales del pasado que permanecen en su punto de creacin, o cerca de l, como bien cultural positivo, con el cual est estrechamente asociado el concepto de
"bienes culturales", y como parte integrante de una apreciacin ms holstica de la
localidad y de la poca,que implica no solamente leer sobre el pasado sino tambin,en
cierta medida, experimentar el pasado en el presente.
1.2.2 Semejante movimiento reviste una inmensa importancia para los archiveros, ya que abre rpidamente perspectivas casi infinitas de utilizacin. Al mismo
tiempo, la bsqueda de las races familiares, independientemente de que est relacionada con un temor subconsciente de extincin o con la creciente visin de la familia humana como un conjunto de clanes y tribus en el sentido prealfabeto, ha cambiado ya la faz del servicio de archivos, al responder nosotros a un nmero creciente
de consultas genealgicas. La vinculacin de la historia familiar y personal con
el movimiento en pro del patrimonio tendr resultados de gran alcance, al colaborar
nosotros ms estrechamente con nuestros colegas de las dems profesiones consagradas a la conservacin y al aumentar la aprobacin popular de nuestra existencia, de
la cual se deriva indirectamente un gran apoyo financiero. Todo ello contribuye a
llevarnos al centro de unas organizaciones sociales en el cual estuvimos antao,
como custodios de la memoria colectiva.

1.3

Los medios de registro y la funcin del archivero

1.3.1 Al describir el crecimiento de nuestra profesin, tendemos a limitarnos

a los dos ltimos siglos en Europa, pero para poder percibir nuestro pleno potencial
quiz sea til examinar el modo de conservar documentos y registros en un marco mundial y a lo largo de los siglos.
1.3.2 Nos gusta pensar que somos una de las profesiones ms antiguas, y deberamos considerar, por ello, cmo hemos evolucionado al cambiar los medios de registro cuya custodia nos han encargado desde hace miles de aos, y cmo los propios
documentos y nosotros hemos influido en nuestros usuarios. Es posible que lleguemos
a la conclusin de que la situacin que vivimos hoy tiene precedentes en el pasado,
que pueden ayudarnos a encontrar nuestro camino rumbo al futuro.
1.3.3 El presente estudio versa sobre los servicios prestados a los usuarios
y, por supuesto, en cierto sentido todo lo que hacemos constituye un servicio que
les facilitamos, directa o indirectamente. Si no hay usuarios (entre ellos nosotros
mismos), los documentos y la informacin que contienen tendrn slo un potencial,
una "energa" tensada, la cual se descarga por medio de la interaccin dinmica de
la intervencin humana con:
a)

el "portador", por ejemplo, el pergamino, el papel o la cinta magntica;

b)

la configuracin y la forma de los smbolos (alfabeto cuneiforme, pictogrfico o fontico);

c)

la propia informacin, definida en general como un "contenido".

- 5 1.3.4 Los tres elementos han incidido poderosamente en la funcin del archivero a lo largo de los siglos como custodio de documentos y, para poder comunicar plenamente con nuestros usuarios, hemos de comprender los efectos de los modos de comunicacin que forman parte del mensaje, puesto que todos los mensajes se han concebido
para producir efectos de un tipo u otro-*-) .
1.3.5 Para las comunidades no alfabetas el pasado se renueva constantemente
y se celebra mediante la reconstitucin de mitos y leyendas tribales como parte integrante de una sabidura colectiva, comunicada en parte por el shamn, y gracias a
la cual aprenden verdades perdurables sobre ellas mismas. No hay un sentido lineal
de un tiempo cada vez ms remoto, ni de un desarrollo o progreso histrico que se
las arregla para fragmentar las experiencias culturales en las sociedades alfabetizadas. Los ritos y deberes consuetudinarios se transmiten por medio de la tradicin
oral; el patrimonio de la tribu radica en la totalidad de su vida y su destreza,
arraigadas en sus tierras y recursos naturales. Puede haber en ello un mensaje para nosotros, al pasar a una era postalfabetizada que no viene configurada en la
misma medida que antes por el texto y la tirana de la palabra. Nuestros usuarios
y nosotros mismos estamos empezando a manejar una amplia gama de medios cuya interpretacin har que la "lectura literal" resulte inadecuada, como ocurre con las
fotografas^).
1.3.6 Nuestro alfabetismo ejerce una profunda influencia sobre el modo que tenemos de comunicar-^) , lo cual es muy importante a la vez para los archiveros y para
los bibliotecarios, como custodios que son de la comunicacin alfabeta. Estas ideas
pueden ayudarnos a comprender cmo percibimos los documentos, y cabe considerarlas
como una extensin del estudio de la diplomtica, forma en la cual se transmite la
informacin en los archivos textuales. Existen, por ejemplo, ciertos paralelos
interesantes en las formas de consignacin de la informacin subsiguientes al manuscrito y al libro impreso que merecen ser estudiadas por los archiveros. Las tablillas de arcilla no se escriban, sino que se grababan como con la mquina de escribir; los carretes de microfilmes recuerdan a los documentos en rollos de pergamino
y las cintas sonoras, con ciertos problemas similares en materia de localizacin o
recuperacin.
1.3.7 Se ha explicado adecuadamente el impacto de los materiales propios de
los medios de registro en la organizacin de la sociedad^) y, por ende, en los usuarios: ello puede dar a los archiveros ideas sobre la dinmica de una burocracia
cuyas pruebas proporcionan los documentos de archivo. El papiro y el papel, por
ejemplo, podan transportarse rpida y fielmente a grandes distancias, fomentando
con ello una administracin civi'l muy centralizada y las operaciones militares.
Por ltimo, los medios de comunicacin en esa forma tienen un complejo impacto en
nuestros sentidos, que no entendemos todava cabalmente. El empleo del alfabeto
fontico para transmitir informacin repercuti probablemente en nuestros sentidos,
que estn cambiando una vez ms al estar rodeados nosotros, como archiveros, de imgenes visuales que intentamos interpretar correctamente para los usuarios y para
nosotros mismos. Al mismo tiempo, la linealidad del texto impreso -la exacta repetibilidad de las lneas por medio de la imprenta- ha contribuido a moldear nuestra
concepcin de la ciencia, la perspectiva y, sobre todo, nuestra percepcin de la
historia. Es ste un vasto tema que no es posible glosar ahora, pero que repercute
poderosamente en nuestro modo de enfocar la localizacin de la informacin en era
postalfabeta, al procurar nosotros complementar los textos con una buena comprensin de las imgenes y del reconocimiento de pautas.
1.3.8 El alfabetismo textual no es sino una parte de nuestro patrimonio, puesto que somos los herederos de la produccin subsistente de todos los sistemas de
comunicacin. Nuestra misin ha consistido en ocuparnos de las actas no slo de las
familias y las burocracias pblicas, sino tambin de todas las facetas de la sociedad, del pasado reciente y (mediante la gestin de documentos) del futuro previsible.

- 61.3.9 Para un slo medio hemos reunido una montaa de papel, que es a su vez
meramente un fragmento de la produccin total de la burocracia pblica o privada
engendrada durante la era industrial, en la cual el formato repetitivo del libro
mayor, del copiador de cartas y de los expedientes parodiaba la produccin en masa
y la fragmentacin de la cadena de montaje. Acopiamos tambin imgenes, fotografas, mapas o pelculas, y nuestra funcin tradicional de conservacin de documentos ha sido configurada a la vez por los medios correspondientes a esos documentos,
antes descritos, y por otros medios de comunicacin (pictograma, ideograma, alfabeto fontico, manuscrito o pgina impresa, con toda la iconografa consiguiente). A
ello se suma la produccin de radio y televisin, la computadora y el satlite, que
puede registrarse de un modo ms o menos permanente; no es, pues, asombroso que la
evaluacin y la seleccin planteen problemas ingentes. En la actualidad, el simple
costo de la conservacin impone sus propias exigencias y nos impide quedar ahogados
en un mar de documentos. Pero estn siendo producidas y conservadas cada vez ms
cosas con un costo relativamente menor, y nos estamos acercando rpidamente a un
momento en el cual la informacin pasar a ser el principal producto bsico, y es
posible que lleguemos nosotros a nuestra apoteosis profesional.
1.3.10 Se ha dicho que la automatizacin es tan instantnea que se ha convertido en una extensin de nuestro sistema nervioso. Estamos empezando ya a darnos
cuenta de que los sistemas de localizacin, basados en formas de indizacin y descripcin textual que antes slo daban unos resultados relativamente satisfactorios,
en el mejor de los casos, son cada vez menos capaces de atender las nuevas exigencias de los cientficos e intelectuales. En la era de la computadora, entramos en
un periodo de ''tribalismo" mundial en el sentido de que, como individuos, estamos
aprendiendo a relacionarnos con nosotros mismos y con nuestro entorno muy profundamente, lo cual tiene un fiel reflejo en el estudio de quienes no forman parte de
las lites, la cuantificacin y otras novedades en relacin con la forma narrativa
referente a personas destacadas (por lo general, hombres) y sucesos. Se est descentralizando la administracin, y se est devolviendo la rpida disponibilidad de informacin y sabidura a individuos y grupos pequeos por medio del terminal de
computadora, el cual acta cada vez ms en una forma interactiva y "oral" que exige tcnicas totalmente distintas. Marshall McLuhan ha sealado que:
Al escribir, se tiende a aislar un aspecto de un tema dado y a centrar directa
y constantemente la atencin en ese aspecto. En el dilogo, hay una interaccin
igualmente natural de mltiples aspectos de cualquier asunto. Esa interaccin
de aspectos puede engendrar ideas o descubrimientos. En contraste con ello,
un punto de vista es meramente un modo de considerar algo. Pero el discernimiento es la brusca percepcin de un complejo proceso de interaccin. Es un
contacto con la vida de las formas. Quienes estudian la programacin informtica han aprendido el modo de abordar estructuralmente todos los conocimientos.
Para poder transferir a una cinta cualquier tipo de conocimiento, es necesario
entender la forma del mismo. Esto ha suscitado el descubrimiento de la diferencia bsica entre conocimiento clasificado y reconocimiento de pautas^).
1.3.11 Como archiveros que somos hemos intentado esquivar los peores excesos
de una clasificacin inapropiada, y nuestro creciente manejo de medios no textuales
constituye un desafo a nuestra aculturacin lineal y a nuestra formacin terica.
Estamos constantemente implicados en el mosaico de documentos supervivientes y
en la trama de informacin que los penetra. No buscamos una clasificacin artificialmente impuesta por temas, sino un autntico "reconocimiento de pautas" en un
orden de archivado orgnico, en la medida en que es adecuado o posible. El hecho
de trabajar con los materiales de ese modo nos depara percepciones singulares, que
procuramos transmitir a los usuarios mediante la descripcin y la indizacin en todas sus formas. Segn McLuhan:

- 7Cuando una situacin est demasiado cargada de datos, desaparecen los detalles
y se manifiesta clarsimamente la pauta de relaciones que ofrecen. Es ste uno
de los elementos de la dinmica del "fallo como progreso""'.
1.3.12 Se trata de un ejemplo bastante tpico de la manera en que McLuhan presenta como si fuera un hecho lo que es un mero sondeo; la realidad no es tan simple. El profesor Theall precisa que:
La informacin no es cosa de no especialistas. Por muy generales que sean los
procesos de programacin y el modo de almacenar materiales en una computadora,
opera nicamente mediante el suministro de material a partir de una amplia gama de fuentes especializadas. Se podra afirmar que la informacin slo pasa
a ser interesante en la medida en que consiste en materiales especializados y
diferenciados, ya que sin diferenciacin no puede haber comunicacin ni aprendizaje. McLuhan da un carcter demasiado amorfo a ese concepto de integracin
mediante la informacin, al tener exclusivamente presente el hecho de que, en
su sentido ms general, la informacin es una nocin muy abstracta y generalizada, con una tecnologa abstracta y generalizada que la gobierna. Pero el
tipo de informacin que est abrumando a la sociedad es la ingente cantidad de
detalles concretos que es preciso dominar y entender''.
- 1.3.13 En ello radica la tensin entre el archivero y el usuario, entre el mtodo de pesquisa basado en la "procedencia", utilizando la pauta del orden original
como base para la estrategia de bsqueda, y la localizacin mediante una indizacin
muy especfica por ternas^).

1.4

Evolucin de los archivos

1.4.1 Antes de examinar el tema de los servicios de archivo y el usuario en

la llamada sociedad postindustrial de hoy, puede ser til considerar la funcin del
conservador de documentos en el mundo antiguo, cuando la sociedad y los servicios
no haban sido fragmentados todava por la dominacin del racionalismo cientfico y
del progreso industrial. Es importantsimo asimismo sealar que la concepcin de
la biblioteca como depsito de escritos y de textos sobre las transacciones humanas
y otros aspectos del saber, en contraposicin a los archivos, que contenan las
actas de las propias transacciones, no pareca existir"', en parte porque su contenido estaba todo l en forma manuscrita y en parte tambin porque no haba surgido
todava la historia como una rama de investigacin basada en documentos escritos,
con su difcil bsqueda de formulaciones definitivas de lo realmente ocurrido. Haba una tradicin muy desarrollada, segn la cual los archivos estaban al servicio
de la burocracia, siendo sus principales usuarios los propios creadores, y esos documentos eran utilizados tambin por el pblico probablemente como se utilizan hoy
los registros de la propiedad, por ejemplo, pero en la medida en que el templo poda ser adems un palacio, una fortaleza, una empresa comercial y la sede del gobierno, su biblioteca se cea a sus temas de inters en lo que llamaramos hoy materiales de biblioteca y de archivo. Cabe discutir si el arte de la escritura
estabiliz la religin o viceversa, pero el que conservaba los documentos custodiaba no solamente informacin sino sobre todo sabidura. Al saber leer y escribir
poda transmitir el contenido de libros y documentos y, por consiguiente, segua
siendo un elemento capital para la administracin. Probablemente discurri la forma de los registros administrativos en la mansin de los reyes sacerdotes. La funcin de custodio y, a la vez, de administrador en la sede del poder persisti
durante siglos y siglos hasta que, con la aparicin de la "ilustracin" cientfica,
el pasado pas a ser sinnimo de oscuridad.

- 8 1.4.2 Paradjicamente, la moderna profesin de archivero naci de los decretos

de la Revolucin Francesa, la cual separ finalmente el pasado del presente y, en
cierto sentido, redujo al conservador de los registros a la condicin de servidor del
historiador. Ello constituir siempre una parte importante de nuestro trabajo, pero
tenemos que prepararnos para mucho ms si queremos actualizar todo nuestro potencial
llegando a dominar todos los medios de registro, al procurar reconquistar nuestro
puesto en el corazn mismo de los sistemas administrativos e informativos, en los
cuales es preciso tomar cada vez ms decisiones sobre la retencin permanente de documentos automatizados, y su forma ms eficaz, en el momento mismo de su creacin si
queremos que sobrevivan. Al prepararnos en esa forma, pasaremos a ser consultores
a la vez que conservadores, apreciados por nuestros conocimientos no solamente de
los archivos del pasado sino tambin de la ndole, las limitaciones y el impacto de
los documentos durante todo su ciclo vital.
1.4.3 Los elementos de esas antiguas bibliotecas merecen ser objeto de un detenido anlisis, habida cuenta de la cooperacin renovada entre archiveros y bibliotecarios. El arte de la escritura permiti la codificacin y consignacin de la
tradicin oral con lo que, al cabo del tiempo, debilit el poder de la misma. La
alfabetizacin contribuy a normalizar los conocimientos, y se empez a disponer en
las bibliotecas oficiales de textos correctos. La forma, el tamao y el material
de los documentos se normaliz tambin en cierta medida, por razones de comodidad
funcional, hasta que la aparicin del cdice suplant gradualmente al rollo. Las
tablillas de arcilla llevaban a menudo un marbete previo para su utilizacin. Las
normas impuestas y consignadas en el punto de creacin tienen un valor inmenso para
el usuario y para el conservador, y esto es particularmente cierto en el caso de
los documentos legibles en mquina.
1.4.4 Las bibliotecas del mundo antiguo eran grandes y se utilizaban bien,sus materiales estaban ordenados en general por materias; los inventarios topogrficos adecuadamente manejados, dan fe de la existencia de medios de localizacin
eficaces, en forma de una bibliografa descriptiva^-'-'' . . Se observa que la clasificacin no era tan rgida ni detallada que liquidara el carcter orgnico de los materiales de archivo. Al amparo del conservador de los documentos, los archivos y los
libros coexistan en una forma muy bien adaptada a la sociedad de aquellos tiempos.
Cabe decir de las civilizaciones sumeria, babilnica y asira que "pocas pocas hay
en la historia del hombre occidental que pongan tan claramente de manifiesto la
funcin cultural de las artes grficas de comunicacin y el valor prctico de unos
archivos y bibliotecas bien organizados"!1).
1.4.5 En siglos ms recientes, el libro impreso nos separ de nuestros colegas,
los bibliotecarios,cuyas bibliotecas crecieron a ese mismo ritmo y a menudo redujeron
a un segundo plano nuestros centros de archivo. Ello nos enfrent, a veces, pero
es ya evidente que lo que nos une es ms que lo que nos separa, y en el futuro deberamos prestarnos ms atencin mutua en nuestros esfuerzos por atender a los usuarios, recurriendo a nuestras tradiciones distintas para formular soluciones comunes
o similares, especialmente al problema de los materiales no textuales, que tenemos
en comn en la mayora de los casos.
1.4.6 La finalidad del presente estudio es explorar esas posibilidades, en
nuestro afn de restaurar la concepcin esencialmente holstica de la sabidura, el
saber y la informacin, practicados por nuestros remotos antepasados^).

- 9 -

NOTAS
1)

Hugh A. Taylor, The Media of Record: Archives in the Wake of McLuhan, Atlanta,
Georgia Archive, Vol. 6, nQ 1, 1978, pgs. 1-10.

2)

Marshall McLuhan, Understanding Media:

McGraw-Hill, 1964, 359 pgs.

3)

Marshall McLuhan, The Gutemberg Galaxy: the Making of Typographical Man,

Toronto, University of Toronto Press, 1969, 293 pgs.

4)

Harold A. Innis, The Bias of Communication, Prlogo de Marshall McLuhan,

Toronto, University of Toronto Press, 1971, 226 pgs.

5)

Innis, op. cit., pg. ix.

6)

McLuhan, The Gutemberg Galaxy, pg. 7.

7)

Donald F. Theall, The Medium is the Rear View Mirror, Montreal, McGill-Queens
University Press, 1971, pg. xv.

8)

Richard H. Lytle, Intellectual Access to Archives:

1. Provenance and Content Indexing Methods of Subject Retrieval, American
Archivist, Vol. 33, nQ 1, 1980, pgs. 64-75

the Extensions of Man, Nueva York,

Richard H. Lytle, Intellectual Access to Archives:

2. Report of an Experiment comparing Provenance and Catalogue Indexing
Methods of Subject Retrieval, American Archivist, Vol. 43, no 2, 1981
pgs. 191-207.
9)

Elmer D. Johnson, History of. Libraries in the Western World, Metuchen, N.J.,
2a. edicin, 1976, 354 pgs.
Elmer D. Johnson, Communication: an Introduction to the History of Writing,
Printing, Books and Libraries, 4a. edicin, Metuchen, N.J., The Scarecrow
Press Inc., 1973, 304 pgs.

10)

James Thompson, A History of the Principles of Librarianship, Londres, Clive

Bingley, 1977, 236 pgs.

11)

Johnson, History of Libraries, pg. 30.

12)

Vanse unas formulaciones muy meditadas sobre la profesin de archivero, as

como sobre sus relaciones con los usuarios, en los discursos del Dr. Felix
Hull, Presidente de la Society of Archivists, 1978-1983, enumerados en la
bibliografa.
Vase una exposicin general de las investigaciones relativas a los usuarios
de las bibliotecas en G. Ford, comp., User Studies: an Introductory Guide
and Select Bibliography, CRUS occasional paper 1, University of Sheffield,
1977, 92 pgs.
Adems, las actas del Consejo Internacional de Archivos de 1978 versan esencialmente sobre la utilizacin de los archivos. Se reproducen en Archivum, Vol. 29,
1982.

- 10 -

2.

LA INFORMACIN, EL USUARIO Y EL UNIVERSO DEL SABER

2.1

Caractersticas de la informacin

2.1.1 Empleamos con tanta libertad la palabra "informacin" que propendemos a

dar por sentado su significado. Anthony Debons ha escrito lo siguiente:
Hablamos de la informacin, en un sentido, como si fuera un nombre, una cosa
que podemos comprar, vender, adquirir o utilizar, pero tambin como si fuera
un verbo, esto es, como algo que hacemos: obtener informacin, desarrollar
la informacin... Yo prefiero concebir la informacin como un proceso y como
un producto, estando representados ambos por leyes diferentes pero mutuamente
relacionadasD.
2.1.2 A mi juicio, nuestra profesin percibe ms o menos esos dos aspectos
desde hace tiempo. Pero, por muy buenas que puedan ser las fichas de un ndice o
catlogo en su descripcin de un elemento de informacin, por su misma naturaleza
esos asientos son muy limitados en lo que pueden expresar. No podrn sustituir
nunca al archivero, que alimenta constantemente la operacin de acopio de informacin, a la vez que entiende la ndole y la relacin complejas de unas fuentes, que
no podrn describirse nunca con palabras escritas. Cada vez ms, las computadoras
estn en condiciones de tratar esas relaciones, pero no podremos nunca prescindir
de la mente humana, que es infinitamente ms sutil. Al hablar de sistemas, no nos
referimos meramente a listas y fichas de catlogo sino a los archiveros de referencias, cuya calidad y conocimientos pueden superar totalmente a nuestros "medios de
localizacin" materiales, hasta el punto de llegar a ser una fuente de gran vigor
para un archivo... y tambin de ciertas debilidades, por cuanto son mortales y porque acabarn jubilndose tarde o temprano.
2.1.3 En relacin con la educacin de los nios, Jean Piaget distingue con
razn entre el conocimiento figurativo y el operativo, y esto puede tener
utilidad al examinar nosotros los sistemas de localizacin. El conocimiento operativo guarda relacin con todos los tipos de destreza, como las de saber andar,
interpretar reglas sociales, escribir o pensar histricamente. La medida en la
cual nuestros usuarios poseen ese tipo de informacin incide directamente en la
medida en la cual pueden aumentar su conocimiento figurativo, que es "la informacin como hecho codificado" que conocen bien todos los que manejan medios de localizacin.
2.1.4 Es posible que deseemos que nuestros medios de localizacin hagan ms
de lo que son capaces, al suponer que basta con una proliferacin interminable de
la informacin figurativa. Segn Hans Furth:
... la importancia asignada tradicionalmente al medio simblico como portador
de conocimientos puede pasar fcilmente por alto el punto esencial en el que
descansa todo el saber, esto es, el sujeto operativo. Bsicamente, el conocimiento operativo no depende de ningn elemento simblico o figurativo especfico, mientras que la comprensin de todo contenido especfico, simblico o
no, depende siempre de la capacidad operativa de asimilar ese contenido que
tiene una persona^).
2.1.5 Llevemos ms lejos nuestro anlisis terico de la informacin. Podemos
concebirla como una forma de energa que ilumina las relaciones entre personas, lugares y sujetos (al fin y al cabo, "iluminar" es una metfora familiar). A juicio
de Klaus Otten, hay tres clases de informacin:

- 11 1. La informacin estructural, que se codifica (lingsticamente y de otros

modos) y clasifica. Un ejemplo excelente es el catlogo en fichas.
2.

La informacin probabilista es el acto de comunicar entre personas, o entre

personas y medios de localizacin (incluso cuando se "hablan" dos computadoras?) . En qu medida se transmite la informacin estructural?

3. La informacin semntica se refiere a todo el contexto de la informacin

que est siendo transmitida y a las hiptesis formuladas al crear inicialmente el sistema. Suponemos que la informacin se asimila en ciertas formas, basadas en sistemas de comunicacin anteriores. Cules son esos
sistemas? La cosa resulta ms clara cuando comparamos en inventario con
el ndice como medio de localizacin. La informacin contextual transmitida por el inventario ser probablemente mucho mayor, aunque la estructural
resulte quiz menor. En un sentido ms general, "el sistema de valores
del usuario se superpone a unas correspondencias semiarbitrariamente asignadas entre las estructuras simblicas y el significado ' .
2.1.6 Esas variedades de informacin no existen solamente en nuestros medios
de localizacin sino tambin en los documentos a los que se refieren, y hemos de
observar adems que "en materia de informacin, se llevan a cabo tres operaciones:
almacenamiento, transmisin y adopcin de una decisin". En relacin con los archivos, ello consiste en la evaluacin y retencin del documento original, el modo en
que localizamos o recuperamos el contenido (hoy en da, no tiene por qu ser con
los ojos) y -lo cual es importantsimo desde el punto de vista de los medios de
localizacin- la "adopcin de una decisin", o tratamiento. Cmo se transmitir
la informacin contenida en ese documento en una forma selectiva, condensada y abreviada? Para ello se requieren unas decisiones cruciales del archivero, con objeto
de que el resultado no quede deformado en definitiva.
2.1.7 El anlisis de los antecedentes culturales de los archivos, las bibliotecas y los medios de registro y de comunicacin pone de manifiesto que la captura
de una informacin idnea por el usuario constituye una operacin sumamente compleja. Hemos visto que el medio comunica su propio mensaje, por ejemplo si es un elemento del patrimonio fuertemente evocador de su poca o simplemente porque tiene
una forma ms pictrica que textual. As pues, hay una confrontacin del usuario
con el contenido del libro o documento que ha pedido, y en ella su experiencia no
ser idntica a la de otro usuario, por lo mismo que dos testigos observan de distinto modo el mismo accidente de circulacin.
2.1.8 Esas experiencias variarn en funcin de la formacin previa y los antecedentes del usuario y de la finalidad que vaya a tener la informacin. Cabe preguntar tambin a este respecto : en qu medida era idneo el elemento?, quedaron
plenamente atendidas las necesidades del usuario? Debido a todas esas variables y
porque, en cierto sentido, el contenido no existe antes de ser utilizado, cabra
decir que "el usuario de cualquier medio es su contenido", el cual variar de una
persona a otra. En suma, "el mensaje de todo proceso de comunicacin humana es la
totalidad de sus efectos, materiales, mentales y sociales, independientemente de
que sean deliberados o n o " ' . No podemos aceptar la teora de la comunicacin basada en el transporte^), con arreglo a la cual la informacin consiste simplemente en
que "casen" las seales enviadas y las recibidas. La transmisin por radio en una
lengua desconocida para el oyente resultar igualmente ininteligible siendo la recepcin buena o mala. Una carta puede no transmitir los sentimientos de quien la
ha escrito.

- 12 -

2.2

El cerebro humano y la Idealizacin o recuperacin de informacin

2.2.1 Los que estn en pugna son los hemisferios derecho e izquierdo del cerebro: el izquierdo sita el espacio visual en un marco de claros perfiles, con unos
centros y unos lmites fijos dentro de los cuales los procesos son lgicos, analticos y lineales, como en las operaciones de clasificacin, indizacin y bsqueda lgica de soluciones; el derecho percibe el espacio acstico, sin centros ni mrgenes,
y en l las percepciones son holsticas, simblicas, intuitivas y creadoras, y abarcan pautas abstractas y figuras complejas, como las que se producen a menudo al
hojear libros o simplemente cuando se suea despierto.
2.2.2 En su forma actual, nuestros sistemas de localizacin se han basado
intensamente hasta ahora en las dotes desarrolladas por el hemisferio izquierdo,
cuando en realidad deberamos intentar fomentar cada vez la intervencin del derecho. Cabe expresar verbalmente esto en un complejo comportamiento lingstico que
rebasa por el momento las posibilidades de> la computadora. De ah que se propugne
"una base formal, ms una capa de experiencia adquirida en interaccin con la comunidad verbal cooperativa"> . El cientfico busca un sentido preciso para cada palabra,
mientras que la mayora de los humanistas utilizan la lengua natural con todos sus
significados asociados y en toda su plenitud. En el extremo ms opuesto estn los
poetas, cuyas palabras entraan sugerencias amplias y generales.
2.2.3 Es posible que ello haya contribuido en cierta medida a indicar la razn por la cual puede resultar tan huidiza la bsqueda de informacin idnea. En
contraste con los archiveros, que han tendido a hacer hincapi en los aspectos de
su labor relacionados con la custodia y a crear sistemas de localizacin centrados
en la procedencia y en el orden orgnico, los bibliotecarios, con su mayor orientacin de servicio, disponen de muchas obras sobre los estudios relativos a los usuarios , que merecen ser cuidadosamente examinadas por los archiveros en su afn de
encontrar soluciones pero, incluso as, los datos precisos sobre las pautas de comportamiento y las estrategias de los usuarios siguen siendo muy limitados y van
asociados a una definicin incoherente de la formacin. Como dice T.D. Wilson:
El problema no parece radicar tanto en la inexistencia de una definicin nica
como en la incapacidad de emplear una definicin adecuada al nivel y a la finalidad de la investigacin. Se emplea la palabra "informacin" en el contexto
de los estudios sobre los usuarios para designar con ella una entidad o fenmeno fsico (como en el caso de las preguntas referentes al nmero de libros que
se han ledo en un periodo de tiempo dado, el nmero de suscripciones a revistas, etc.), el cauce de comunicacin mediante el cual se transfieren los men- .
sajes (como cuando hablamos de informacin oral o escrita) o unos datos fcticos,
determinados empricamente y presentados en un documento o transmitidos de
palabra'', como son los hechos, los consejos o las opiniones.
Es esta una muy valiosa advertencia, que debern tener presente los archiveros que
emprendan estudios semejantes.
2.3

El universo del saber y el mtodo cientfico

2.3.1 El quehacer fundamental de los cientficos e intelectuales ha consistido

en elaborar y acrecentar una masa coherente de conocimientos, que rebasa los recursos de una sola biblioteca y que implica la relacin contextual del propio conocimiento. Para atender tal necesidad, han surgido bibliotecas que se han especializado sin demasiada planificacin general, y algunos bibliotecarios han propugnado el
acceso a la informacin consignada mediante una metodologa de resolucin de problemas recurriendo a modelos cientficos^), la cual entraa los siguientes elementos:

- 13 1.

Individuacin del problema.

2.

Anlisis de las soluciones presentes.

3. Deteccin de los obstculos que impiden progresar.

4.

Concepcin y ensayo de nuevas soluciones, que suscitarn a su vez nuevos

problemas.

2.3.2 Todo ello presupone un acervo autnomo y objetivo de conocimientos

coherentes, elaborado con el transcurso del tiempo en forma de un corpus de leyes.
Semejante mtodo se inspira en una concepcin particular de la ciencia, segn la
cual adquirimos nuestro conocimiento del mundo al resolver los problemas que plantea, haciendo conjeturas y descartando errores, emparejando las hiptesis con la
realidad. No hay nada finalista en ello. El modo de enfocar la verdad es asinttico; no coincide nunca, plenamente, pero el resultado es una aproximacin realista. Los cientficos se incorporan al quehacer corporativo pblico mediante publicaciones, crticas y nuevas teoras.

2.4

El dilema del archivero

2.4.1 Los archiveros se identificarn fcilmente con semejante concepcin pero nuestras dificultades se agravan debido a la ndole misma de nuestros fondos.
Procuramos construir una masa coherente de conocimientos mediante la informacin
acopiada en el curso de nuestro trabajo para poder comprender mejor nuestros medios
de localizacin, y eso est vinculado muchas veces a libros, artculos, notas de
pie de pgina y citas de historiadores y de otros especialistas en un enfoque al
que se puede tener acceso, al menos en cierto grado, gracias a los sistemas de localizacin bibliogrficos. Pero existe, adems, una amplia masa de informaciones
que no han conseguido apresar nuestros medios de localizacin y un caos mayor todava de informacin potencialmente disponible merced a tcnicas de evaluacin y estrategias de adquisicin. Todo ello constituye nicamente la materia prima de "un
conjunto coherente de conocimientos" y es, pues, muy diferente de la mayora de los
materiales de biblioteca.
2.4.2 Los bibliotecarios pueden argir que tampoco ellos han conseguido apresar la informacin por falta de medios analticos y estrategias apropiadas de localizacin, pero hay (o debe haber) una coherencia a propsito del contenido de un
libro escrito sobre unas transacciones humanas que brilla por su ausencia en una
coleccin de documentos, en particular los legajos de correspondencia general referente a esas mismas transacciones en el sentido de un "acervo de conocimientos",
contrapuesto a la informacin organizada.
2.4.' Anlogamente, la mayora de los materiales que se publican, o que simplemente ve imprimen, tienen una cierta identidad gracias a su autor o su ttulo,
debido a la cual la adquisicin o, cuando menos la localizacin, resultan relativamente fciles en casi todos los casos. Lo que se imprime va destinado a ser ledo
por otros, y ha de tener por ello un cierto impacto en la sociedad. Casi nada de lo
manuscrito h: perseguido nunca esa finalidad, y es preciso buscarlo. Mientras los
archiveros nc han ordenado y descrito sus adquisiciones y dado pblicamente a conocer tal informacin por conducto de los medios ms bien limitados de que disponen
en la actualidad, su utilizacin para la construccin de una masa coherente de conocimientos es tambin limitada. Carecemos, adems, de una idea clara de lo que est
todava 'ah", en manos privadas.

- 14 2.4.4 Lo que tienen los archiveros es, en su mayor parte, un conjunto organizado de documentos, y de experiencia al respecto. En cuanto un usuario reacciona
ante esos materiales, pasa a ser el contenido, y la masa resultante de conocimientos
ser una cuestin de percepcin. Entra en juego la interpretacin, como en el caso
de la aplicacin de una serie de disposiciones legales.
2.4.5 Debido a esa falta de coherencia, la localizacin plantea un problema
infinitamente ms complejo para el archivero, pero las tcnicas de tanteo pueden
constituir la base para cierta parte de una buena metodologa, en vez de recurrir a
an mtodo aleatorios, como nos ocurre actualmente a la mayora de nosotros.
2.5

Utilizacin de la informacin

2.5.1 Se ha sealado ya"^ que la utilizacin deseada repercute mucho ms en

la informacin necesaria que la disciplina propia del usuario. Varios estudios
relativos a la informacin cientfica y tecnolgica (ICT) han puesto de manifiesto
que, para el cientfico, la ICT significa un conocimiento organizado, parte integrante del acervo coherente del saber, para el tcnico un conocimiento aplicado, y
para el especialista de la informacin quiz solamente unos hechos que hay que facilitar, sin tener demasiado en cuenta la necesidad o el problema de la utilizacin.
Tambin en este caso, los conceptos de valor pueden incidir en el sentido de expresiones clave.
El acceso "directo" a la informacin implica todos los originales
pertinentes para el investigador, compendios de puntos de vista para el planificador, y reseas y referencias para el responsable de la informacin.
2.5.2 Esos sistemas de valores diferentes, en su aplicacin a usuarios diferentes de un mismo material, merecen ser estudiados ms detenidamente por los archiveros en relacin con los niveles de detalle que manejan en sus medios de localizacin. Procede tomar en consideracin no solamente las disciplinas y profesiones de
los usuarios sino tambin sus funciones y cometidos. No se entender del mismo modo
el tratamiento de la informacin en la administracin pblica, en las empresas y en
las instituciones cientficas, ya que sus supuestos son distintos. En qu medida
podemos atender las necesidades de un pblico tan diversificado?
2.5.3 Hay que reconocer una vez ms que la calidad es una variable independiente: hasta qu punto es exacta y apropiada la informacin facilitada en nuestros
medios de localizacin? Se consumen muchas energas en las operaciones de repudio,
al comunicar informacin de un grupo de usuarios a otro. Como usuarios que son, los
archiveros viven lo mismo al evaluar los archivos pblicos o al adquirir una coleccin en vez de otra, en el sector privado, y con ello seleccionan informacin para
incorporarla a los medios de localizacin.
2.5.4 Un alto nivel de seleccin eficaz y de formulacin global puede servir
para llegar a ms personas, lo cual puede ser un factor pertinente al proceder a la
evaluacin del proceso selectivo. Pero si no se consigue la eficacia y los medios
de localizacin no estn a la altura de las necesidades, el usuario tendr que dedicar tiempo a "elevar el producto hasta el nivel que requiera la accin". Para
prevenir de antemano al investigador, habr que indicar claramente en un medio de
localizacin los sesgos y la omisin metdica y lgica de informacin.
2.5.5 Por ser todo usuario un individuo complejo, la relacin con la informacin ser multidimensional. Como dice Holmer Hall: "Cuando prospera la dicotoma, la
simplificacin excesiva pretende negar el derecho a ser diferentes". Tenemos que
saber lo ms posible sobre los usuarios, y no simplemente cules son sus campos de

- 15 -

inters inmediato. Debemos pensar tambin ms en los usuarios eventuales al elaborar nuestros medios de localizacin. Qu buscan? Ha de servir un solo medio de
localizacin para todos los tipos de usuarios? El inters que suscitan los medios
concebidos especficamente para los genelogos es verdaderamente un signo de los
tiempos ' .

NOTAS
1)

Anthony Debons, comp. Information Science:

Harcourt, Bruce, Jovanovich, 1972, pg. 13.

Search for Identity, Nueva York,

2)

Debons, op. cit., pg. 25

3)

Debons, op. cit., pg. 99

4)

Barrington Nevitt, Archivist and Comprehensivist, trabajo indito, presentado

a la Association of Canadian Archivists en 1978, pg. 2.

5)

Claude E. Shannon y Warren Weaver, The Mathematical Theory of Communication,

Urbana, University of Illinois Press, 1949, 117 pgs.

6)

J.C.R. Licklider, Libraries of the Future, Cambridge, Mass., M.I.T. Press,

1965, pg. 205.

7)

T.D. Wilson, On User Studies and Information Needs, Journal of Documentation,

Vol. 37, no 1, 1981, pg. 3.

8)

Don R. Swanson, Libraries and the Growth of Knowledge, Library Quarterly,

Vol. 49, 1979, pgs. 3-25.

9)

Homer J. Hall, Patterns in the Use of Information: The Right to be

Different, Journal of the American Society for Information Science,
marzo de 1981, pgs. 103-112.

10)

No obstante, al planificar para el futuro, no sabemos exactamente: "1) lo que

ser la sociedad entonces; 2) lo que significarn las palabras; 3) cmo reaccionar la gente; y 4) cmo interpretar los acontecimientos". Allen Kent.
"Insoluble problems", Debons, op. cit., pg. 301.

- 16 3.

NECESIDADES Y COMPORTAMIENTO

3.1

Necesidades fundamentales

DE LOS USUARIOS

3.1.1 Hasta aqu, hemos examinado e intentado definir un universo o acervo

de conocimientos y documentos que incitan por igual a los bibliotecarios y a los
archiveros a elevar al mximo su utilizacin mediante todos los cauces posibles de
informacin. Hemos visto que, en cierto sentido, el usuario pasa a ser el contenido por medio de una interaccin, y que los usuarios tienen niveles distintos de necesidades segn sus disciplinas, conceptos de valor y funciones en la sociedad.
Mientras no recurren a ese acervo de conocimientos y documentos no se puede decir
que haya una informacin en sentido dinmico; a lo largo de los siglos, los conservadores han procurado preservar esos recursos y facilitarlos, al mismo tiempo. Pero
hay que distinguir entre el acceso intelectual y el hecho de "facilitarlos" fsicamente, como hay que distinguir entre ese acceso intelectual y el hecho de que el
usuario se sienta plena o parcialmente atendido en sus necesidades. Cules son
esas necesidades y en qu medida es el conservador, ms que el usuario, el responsable de satisfacerlas?
3.1.2 En lo tocante a las humanidades y las ciencias sociales, las necesidades del usuario son esencialmente de carcter humano, y es indispensable abordar
el problema del modo ms holstico posible. En lo que atae a nuestros medios de
localizacin, a menudo tenemos que armonizar las peticiones de informacin con unas
pautas de localizacin concebidas para que resulten aplicables e idneas con respecto al mayor nmero posible de cohortes. Cuando los bibliotecarios del mundo antiguo
clasificaron sus colecciones, iniciaron una tradicin de ordenamiento de sus recursos en una forma que ha persistido hasta nuestros das. Se ha podido adaptar la
clasificacin al crecimiento de los conocimientos, y en esa medida ha constituido
una poderosa respuesta a la demanda de los usuarios, al contribuir a reducir el
campo de bsqueda. Pero, inevitablemente, la clasificacin ha fragmentado los recursos de un modo que resulta cada vez menos aceptable en nuestro mundo interdisciplinario de aprendizaje y accin. Anlogamente, los usuarios propenden a ordenar
sus "necesidades" en "listas de compra" fragmentadas, mientras que sus autnticas
necesidades slo pueden determinarse a partir de una mayor comprensin del usuario
como persona.
3.1.3 Cabe considerar la satisfaccin de las necesidades generales como una
jerarqua de medidas encaminadas a la plenitud^), lo cual puede desbordar los lmites de una pesquisa sustantiva-. Segn Maslow, nuestras necesidades fisiolgicas
deben ser las primeras que queden satisfechas y, hasta que no lo son, dominan nuestros pensamientos, como ocurre cuando sentimos constantemente hambre. Vienen despus las necesidades relativas a la seguridad, el orden y la eliminacin del miedo.
Una vez mitigado el miedo, podemos aceptar el amor y el afecto, y reaccionar con
una mayor confianza frente a los dems, a la vez que nos sentimos ms seguros de nosotros mismos. Mejora nuestra opinin propia y advertimos un mayor aprecio de los
dems para con nuestra persona, lo cual engendra una sensacin general de confianza
en uno mismo, de fuerza y de idoneidad personal. Esto trae consigo a su vez la plena realizacin personal y una autntica percepcin de lo que somos, en toda nuestra
singularidad.
3.1.4 Hemos deformado, al resumirla as, la tesis de Maslow, pero tiene un inters directo para nuestro conocimiento y comprensin de los usuarios. El deseo de
conocer y de entender, incluso en el caso de quienes tienen que satisfacer todava
sus necesidades bsicas, depende de ellas. No sabemos gran cosa en materia de psicopatologa cognoscitiva, ya que la sed de saber no suele revestir la forma de una
llamada de auxilio neurtica, pero la aplicacin de la teora de las necesidades a
nuestro caso podra ser la siguiente:

- 17 -

3.1.5 La necesidad bsica de todos los usuarios poco familiarizados con los
centros de archivo no es necesariamente la respuesta a una consulta especfica, que
puede ser una mera tentativa, sino ms bien a preguntas no formuladas como: "Es
aqu donde pueden contestar mis preguntas?", "Cmo he de comunicar en este entorno?
"Cmo puedo orientarme aqu?" o "Qu es lo que se supone que s ya?" Esencialmente , se trata de una necesidad de conocer y de entender el proceso. Una vez satisfecha esa necesidad, se tendr una sensacin de seguridad gracias a un sistema de
localizacin claro y lgico, por muy simple que pueda ser, con sus catlogos, inventarios e ndices adecuadamente ordenados. Si el usuario puede sentirse relativamente seguro y tranquilo en ese entorno en el cual se elimina la desconfianza (que es
de por s, una forma de miedo) y la atmsfera no es manifiestamente amenazadora, se
podr establecer una relacin ms personal y empezarn a aflorar las autnticas necesidades del investigador. Al quedar saciadas, ya sea mediante el empleo directo de
medios de localizacin o bien con la ayuda del personal, se crear un ambiente de
confianza y de seguridad, el personal apreciar al usuario y, en una cierta pequea
medida, habr progresado la plena realizacin de cada uno.
3.2

Aspecto subjetivo de la investigacin

3.2.1 Una vez ms, hay que hacer hincapi, primero, en las necesidades bsicas
del individuo como persona, ms que en la operacin de consulta. Tras ello, el acervo de conocimientos o documentos dejar de ser una entidad objetiva "cientficamente" impersonal, y se convertir en un recurso que no es posible comunicar plenamente
al margen del usuario (incluyendo al archivero). En una forma anloga, Maslow dice
que la ciencia no es autnoma y no se regula a s misma, sino que es fundamentalmente una criatura y una creacin del cientfico, derivada de diversas actividades,
1
que se parecen mucho a las de los archiveros y los bibliotecarios, los cuales resuelven
tambin problemas, hacen preguntas, recurren a la intuicin, formulan hiptesis,ensayan,
comprueban y verifican los resultados, procuran ampliar las generalizaciones,discurren
imtodos y tcnicas y acopian la historia y los documentos de la profesin.
3.2.2 En suma, "la ciencia es slo un medio de acceso al conocimiento de la realidad natural, social y psicolgica"^. A juicio de Patrick Wilson, a pesar del impacto
subjetivo del fsico, persiste toda una serie de constantes fsicas muy precisamente determinadas, de leyes y teoras fundamentales que contrastan radicalmente con
las ciencias sociales y del comportamiento, debido en gran parte a la complejidad
caracterstica de los seres humanos. Los motivos, las normas y los grupos sociales
cambian constantemente de un modo que no es posible contar ni medir, y toda clasificacin del comportamiento, por ejemplo, en conformista y marginal, desemboca en una
visin altamente subjetiva de lo que es normal^).
3.2.3 Wilson sugiere asimismo que puede resultar til considerar una gran parte de las investigaciones en ciencias sociales (con la salvedad de la economa) como
una especie de historia, en la cual se conciban las ciencias sociales como historia
actual, de un modo muy parecido a como cabria concebir la historia como una antropologa cultural retrospectiva. Adems, muchas investigaciones de ciencias de la
tierra tienen carcter descriptivo e histrico lo cual, a su vez, est relacionado
con la geografa y, en particular, con la geografa humana. Existe, pues, una franja muy ancha de conocimientos y de investigaciones en curso que son:
1.

Incompletos. No hay una finalidad que quepa calificar de historia

"definitiva".

2.

Poco concluyentes y que necesitan una revisin constante

3. Discutibles, ya que se basan en una interpretacin y una eleccin de

perspectivas^).

- 18 3.2.4 Lo que nos ocupa, es, de hecho, una obra de arte que apunta a producir
un efecto: el empleo de documentos y otras fuentes del saber para producir una
transcripcin coherente de la complejidad humana mediante una formulacin generalizada que pueda aprehender y utilizar el lector.
3.3

Reaccin del archivero ante el comportamiento del usuario

3.3.1 Los archiveros necesitan saber muchas ms cosas sobre el modo en que
los cientficos de las disciplinas citadas llevan a cabo sus investigaciones y
acrecientan el universo del saber. Necesitamos una ciencia del crecimiento del saber, una ciencia de la informacin que guarde con el almacenamiento y la localizacin
o recuperacin la misma relacin que la fsica con la ingeniera-^ .
3.3.2 Al igual que en el caso de otras ciencias del comportamiento, la de la
informacin es todava predominantemente histrica, con una vertiente terica dbil
y un conjunto de conceptos basados en la experiencia prctica. Esto es particularmente cierto en el caso de los archivos. Ahora bien, una ciencia de los archivos
que formulara preceptos a partir de la interfaz de los medios de las fuentes de investigacin con los estudios interdisciplinarios podra incitarnos a crear los efectos que necesitamos nosotros y los usuarios, en vez de reaccionar constantemente
ante unas causas engendradas por las necesidades especficas de los usuarios. Con
ello, habramos de interesarnos ms no slo por el contenido de los documentos (as
es como reaccionamos ante los usuarios) sino tambin por la utilidad posible de los
mismos, como parte integrante de las estrategias de adquisicin de originales y de
copias e introduciendo elementos crticos a la vez que descriptivos en los medios
de localizacin.
3.3.3 Observamos ya que, con la salvedad de las ciencias fsicas ms objetivas
y especficas, que no nos conciernen en general como archiveros, la franja restante
de lo que cabe calificar en general de investigacin histrica plantea muchos de
los problemas que tienen que resolver todos los humanistas, los cuales han de recurrir cada vez ms a bibliotecas corporativas y sistemas de bibliotecas para completar sus propias colecciones de materiales^). Del mismo modo que, en una poca de
dificultades econmicas, la poltica de adquisicin de una biblioteca ha de sopesar
los pros y los contras de las series, contrapuestas a las monografas, y los materiales retrospectivos en comparacin con los de actualidad, as tambin los archiveros imponen limitaciones a la investigacin por conducto de sus archivos, mediante
sus normas de evaluacin y acopio de manuscritos.
3.3.4 El humanista aprecia la utilidad de hojear, lo cual rebasa los lmites
de la clasificacin y del ordenamiento orgnico y permite que unas nociones vagas e
indistintas interacten con las fuentes. Puede ser necesario operar con varias fuentes simultneamente para evitar las distorsiones lineales y un enfoque estrictamente
seriado del tiempo y de la cultura. Weinstraub pregunta tambin si hay una relacin
necesaria entre una mayor cantidad de informacin y un conocimiento significativo.
Existir, pues, el peligro de amasar y localizar ms y ms sobre menos y menos?
Como archiveros, no nos ocupamos de medidas y cantidades exactas, e incluso para
los historiadores cuantitativos las series ms ricas y ms completas de archivos
tienen graves limitaciones por la ndole y las limitaciones mismas de la informacin
que contienen.
3.3.5 Cmo podremos saber si, pese a todos nuestros esfuerzos, se han satisfecho las necesidades del investigador? Esto plantear siempre un problema particularmente difcil. Las peticiones de materiales no indican necesariamente su idoneidad, la cual puede estar en proporcin inversa al nmero de elementos buscados.

- 19 3.3.6 La peticin inicial de un usuario no puede ser sino una mera conjetura,
ya que lo que le hace falta se limita a una descripcin del problema existente en
ese momento^). Puede derivarse de una cita inexacta o intrascendente. Consta que
slo se recurre a las bibliotecas cuando el xito parece probable e, incluso en tal
caso, puede ocurrir que los bibliotecarios tengan que interpretar las necesidades
por medio de conjeturas fragmentarias y un recuerdo imperfecto de "atributos localizables". Procede, pues, destacarla utilidad de un sistema que tenga en cuenta las
conjeturas. Esos atributos conjeturables son:
a)

inherentes, en el artculo o la cita;

b)

asignados, como cuando vienen proporcionados por bibliotecarios, encabezamientos, categoras de clasificacin y trminos de catlogo.

El dilogo consiste en una conjetura inicial, perfeccionada gradualmente mediante

listas de autores y ttulos y "subconjuntos de repudio" lo antes posible''.
3.3.7 Los estudios sobre el empleo de las bibliotecas por los investigadores
de ciencias humanas han tenido un xito muy limitado, a pesar de su cuidadosa planificacin, y los resultados han solido ser muy hipotticos, confirmando las impresiones adquiridas gracias a la experiencia de los propios bibliotecarios. "Hasta la
fecha, la mayora de las investigaciones han sido de carcter exploratorio o preparatorio"^) . En uno de esos estudios recientes^), menos de da mitad de los universitarios de un programa de doctorado participantes haban pedido ayuda y asesoramiento
al personal de archivo para sus investigaciones, y sus consultas se haban limitado
a hacer preguntas sobre los prstamos entre bibliotecas. En el campo de las ciencias
humanas, los materiales de investigacin no se quedan anticuados, como lo confirma
el anlisis de las pautas y los ndices de citas. Parece predominar el manejo de
monografas sobre el de series^O). Garfield afirma que los especialistas de las
ciencias humanas no se basan necesariamente de un modo lgico y directo en la obra
de sus predecesores, sino que emprenden rumbos totalmente nuevos. En todo caso, la
reinterpretacin les devuelve a los textos clsicos de un modo que se observa menos
en las investigaciones cientficas. Semejante empleo de un gran nmero de ttulos
slo puede corroborarse en general, ya que la modalidad consistente en hojear en
las estanteras desborda todos los lmites estadsticos.
3.3.8 Se han propuesto otras pautas generalizadas de comportamiento que podran convertirse tambin en la base de estudios relativos a los usuariosll) #
gn
las fuentes de informacin, habra que distinguir claramente entre los sistemas de
localizacin formales y no formales, es decir, entre las bibliotecas y las instituciones que no se dedican primordialmente a la informacin, en contraste con el hecho
de reunir de un modo no formal a individuos, en particular por conducto del "colegio
invisible"!2), de bibliotecarios y de colegas, que exigen del usuario que revele la
amplitud de sus conocimientos (o de su ignorancia) por razones de reciprocidad, pero
que pueden lastimar tambin la opinin que tenga cada uno de s mismo. Las necesidades pueden quedar modificadas por el entorno econmico de quienes son ricos o pobres en informacin. Los sistemas polticos pueden prohibir incluso ciertas categoras de informacin pura y simplemente.

3.4

Reaccin del bibliotecario ante el comportamiento del usuario

3.4.1 Tradicionalmente, los bibliotecarios han procurado ayudar a los usuarios

de dos modos!3). El primero consiste en proporcionar un producto final, en forma de
una informacin que necesita el usuario. Esto lleva a lo que se ha calificado de
teora mxima de la labor de referencias, en virtud de la cual se facilita al lector

- 20 todas las citas, monografas y materiales similares necesarios. La segunda da orientaciones a los lectores por medio de los diversos sistemas de localizacin, pero
esencialmente les deja la plena responsabilidad de encontrar el material necesario.
3.4.2 Esto sume al lector en una especie de perplejidad si la funcin del bibliotecario no resulta clara en algn caso particular. "Cunta ayuda, y de qu
tipo, puede darme el bibliotecario?". Durante cierto tiempo, algunas bibliotecas
descartaron totalmente la ayuda de ese tipo, mientras que otras insisten ahora en
ella, por razones de economa.
3.4.3 La tradicin didctica segn la cual los bibliotecarios son educadores
tiene sus orgenes en los primeros aos del movimiento de las bibliotecas pblicas
gratuitas. Se acoge de buen grado a quienes desean perfeccionarse personalmente,
ellos mismos, al paso que se parte del principio de que los estudiantes han de recibir su formacin en los centros docentes, con lo que se les acoge mucho menos favorablemente. Por ello, muchos no vuelven a la biblioteca al entrar en la vida adulta.
3.4.4 Puede ocurrir tambin que los archiveros compartan ese mismo criterio
subconscientemente y que lamenten a menudo que los profesores de segunda enseanza
y de universidad dejen que sean ellos quienes instruyan y asesoren a los estudiantes sobre sus proyectos, en proporciones desmedidas. Por sas y otras razones, ms
an que la de un solo estudiante la aparicin en los archivos de un grupo de ellos
suscita con frecuencia una actitud algo ambivalente.
3.4.5 El hecho de recurrir demasiado a la instruccin plantea el problema de
que el usuario no sabe a ciencia cierta si tiene que encontrar las respuestas a
partir de direcciones muy generales en cuanto a las fuentes, ni en qu medida el
archivero o el bibliotecario son lo suficientemente competentes como para atender
descripciones de necesidades y preguntas ms detalladas, o incluso si van a acoger
amablemente tales preguntas. Por consiguiente, la incapacidad de comunicar puede
desembocar en una sensacin de indiferencia, percibida por el usuario, lo cual no
se neutraliza con manifestaciones ocasionales de defensa del servicio pblico.
3.4.6 La resolucin de tales- problemas subraya la necesidad de dar a los usuarios una instruccin muy completa sobre los recursos y servicios de la biblioteca o
del archivo, gracias a la cual tanto el personal como ellos puedan trabajar ms
estrechamente juntos.
3.4.7 Con tal fin, se ha instado a los bibliotecarios14' a recurrir menos a
unos sistemas automatizados activos de localizacin, que pueden engendrar una fuerte proporcin de citas intrascendentes, y ms a su conocimiento personal de las
fuentes mejorando para ello los registros bibliogrficos e insistiendo ms en la
descripcin del contenido. Por ejemplo, en ciertos casos la analtica podra abarcar los encabezamientos de algunas monografas. Se describen con el grado suficiente de detalle los materiales en los catlogos temticos? De todas maneras,
debe haber siempre un mediador con formacin intelectual y conocimientos a la antigua usanza, capaz de aquilatar, volver a formular y resolver las consultas mediante
tanteos, puesto que la mayora de las bases de datos se cien a la lgica booleana,
que permite eliminar y aadir trminos pero que no puede aceptar una reformulacin.
Por ser cada vez ms compleja la localizacin automatizada, se necesitarn urgentemente mediadores: de este tipo. Shinebourne recomienda tambin que, para poder evaluar el punto de vista de un autor, tendra que haber mucha ms informacin en relacin con sus afiliaciones, su finalidad y objetivo al crear su obra, la metodologa
adoptada y el resultado y las conclusiones de todo lo que se haya encontrado, ya sea
prescriptivo o bien descriptivo. Semejante actividad sera paralela al inters del
archivero por una informacin bsica similar, tal como se detalla en las "notas sobre el alcance y el contenido" y otras introducciones similares de los inventarios.

- 21 -

3.5

Los administradores y los archiveros como usuarios

3.5.1 Resulta ya evidente que las bibliotecas y los archivos tienen muchas
cosas en comn en lo que atae a las-necesidades de los usuarios, pero existen adems ciertos problemas especiales que, en gran medida, se limitan a los archivos.
3.5.2 Se han formulado algunos conceptos y definiciones tiles15^ partiendo
del supuesto bsico de que los archivos son creados orgnicamente por personas e
instituciones en el curso de sus tareas, para sus propios fines, y no primordialmente para el uso y la informacin de otros, como en el caso de las obras editadas.
Lo que los bibliotecarios llaman a menudo "documentos oficiales", por ejemplo los
informes anuales impresos de los departamentos oficiales, son materiales de archivo
seleccionados para uso e informacin inmediatos del pblico en general por medio de
la publicacin y, como tales, pasan a ser materiales de biblioteca, si bien con
ciertos problemas de localizacin en comn con los documentos originales.
3.5.3 Delmas distingue entre el "compilador/usuario" que busca documentos con
fines jurdicos, fiscales y administrativos en general en unos "archivos administrativos", los cuales no estn al alcance del pblico, y el "lector/usuario" que busca
informacin en los "archivos histricos". A su juicio, resulta una estril repeticin establecer archivos por separado, y nos recuerda que, de hecho, los ciudadanos
privados utilizan ciertas clases de archivos administrativos que han de llevarse
reglamentariamente con fines de registro de la propiedad, tasacin fiscal, etc.
Los archivos administrativos no son utilizados nicamente por los responsables gubernamentales y los funcionarios a sus rdenes, sino tambin por dirigentes de empresas privadas interesadas por los recursos naturales, por ejemplo. Esos archivos
ayudan a menudo a los investigadores, al producir documentos informativos sobre la
situacin del momento, a los cuales puede tener acceso a veces el pblico. Tales
archivos administrativos estn muy descentralizados, y encierran una masa muy variada de informacin sobre la institucin matriz, y convendr recordar a los usuarios
la existencia de ese servicio-, que es paraarchivstico en el sentido histrico y
que, siempre que sea posible, habr que relacionar estrechamente con la gestin de
documentos y archivos histricos, de modo tal que todas esas actividades se complementen mutuamente.
3.5.4 Delmas seala tambin que los archiveros son usuarios de los archivos
cuando los someten a tratamiento o los consultan por cuenta del pblico, y que el
acceso de ste est directamente relacionado con la utilizacin pblica, lo cual
parece indicar que los estudios referentes a los usuarios deberan abarcar adems
las consultas contestadas por correo y por telfono, a propsito de las cuales cabra acopiar mucha informacin.
3.5.5 Delmas se interesa sobre todo por los usuarios de los documentos institucionales o gubernamentales en todas las fases de su vida; Berner, en cambio, subraya ciertas caractersticas de los archivos histricos, que comprenden tambin documentos del sector privado1(5); haciendo una til distincin entre la "tradicin de
archivos pblicos" (TAP) y la "tradicin de manuscritos histricos" (TMH), en su relacin con los usuarios en los Estados Unidos, pero que puede tambin tener inters
en otros pases.
3.5.6 La tcnica de tratar residuos fragmentarios de documentos de familia de
un pasado remoto (habitualmente en forma de correspondencia) por medio de la catalogacin y el control en el nivel de cada elemento segn los principios de la bibliotecologa TMH contrasta con el tratamiento de los archivos pblicos segn el rgano
u oficina de origen y por el orden original de su creacin (TAP). Berner afirma
que la ci-asificacin por temas recurriendo a la TMH da una ilusin de unidad orgnica que quiz no exista ya. Desde hace algn tiempo, las grandes colecciones de

- 22 -

documentos privados que abarcan una amplia gama de medios y que son relativamente
completas en el sentido archivstico han trado consigo la quiebra del mtodo de
tratar cada elemento por separado recurriendo a la TMH. Se estima con razn que
esas acumulaciones son orgnicamente de archivo como las de las instituciones pblicas, pero incluso en tal caso un ordenamiento demasiado limpio y simtrico puede
enmascarar el contexto original de ciertos documentos.
3.5.7 Se tiende, en general, claramente a renunciar a la descripcin por elementos (salvo en el caso de los documentos de inters excepcional) y a preparar
inventarios de las colecciones manuscritas similares a los preparados para los archivos pblicos, siendo el ttulo del legajo el nivel de descripcin ms bajo.
3.5.8 Esas dos tradiciones, complicadas por el rpido desvo que suscita la
TMH y su impacto en los sistemas de localizacin, plantean problemas a cada usuario
de un archivo y suscitan dificultades especiales para los archiveros. La mayora de
los grandes archivos habrn acumulado pues, a lo largo de los aos, un conjunto de
medios de localizacin de una calidad, una precisin y una complejidad variables,
ordenados algunos de ellos segn la TMH y otros segn la TAP. Berner seala adems
que, si existe un catlogo colectivo de personas, lugares y materias, es probable
que sea ilgico, idiosincrsico y subjetivo y que carezca de una fuerte disciplina
interna. Adems, la TMH ha calado en el modo de tratar los manuscritos en AACR II
(si bien este aspecto est siendo investigado actualmente), y en una de las principales bases de datos bibliogrficos de los Estados Unidos, que contiene tambin
informacin de archivo, a saber, la OCLC, por no hablar de la NUCMC, que no ha
sido autorizada todava.
3.5.9 Es posible que el enfoque del archivado mediante la TAP, que implica a
menudo una gestin de documentos, una fase de prearchivado u otra forma de retencin
selectiva, est dando ya una mayor coherencia a los ttulos y a la normalizacin de
los nombres propios.
3.5.10 Como los documentos de archivo son rara vez elementos concretos y dependen de su relacin contextual original para la plena comprensin de su contenido,
los archiveros de la TAP han recurrido ampliamente al ordenamiento como parte importante de la operacin descriptiva total y, por medio de l, a aclarar la forma y
la pauta de los bloques de informacin contenidos en los documentos. Salvo cuando
el inventario sea muy somero o preliminar, la descripcin del contenido no deber
rebasar la descripcin fsica, si bien ser mucho ms baja que la catalogacin
elemento por elemento, propia de la TMH. En contraste con ello, la descripcin bibliogrfica de un libro empleando las reglas AACR II se centra en la descripcin
fsica y en la identificacin de nombres. La descripcin se limita a encabezamientos aislados a partir de un tesauro como, por ejemplo, los Library of Congress
Subject Headings.
3.5.11
La inexistencia de normas constituye un grave obstculo para la automatizacin y sus ventajas consiguientes para el usuario, que examinaremos ms adelante. No obstante, los archiveros intentan familiarizarse en general con el contenido de las series y colecciones que someten a tratamiento, y es ste un factor positivo y muy constructivo. Tambin quedan al margen de toda norma los ndices, que
pueden prepararse directamente a partir de los documentos originales, de descripciones de elementos o declaraciones contenidas en los inventarios.
3.5.12 Como hasta la fecha se han adoptado pocas normas, salvo en un cierto
nmero de centros de archivo, los investigadores tienen que recurrir a la mediacin
personal del archivero, el cual ha de dirigirse a su vez a especialistas y a conocimientos especficos de orden superior. Esto no cambiar probablemente nunca, ni siquiera despus de ser aceptadas unas normas, porque los arehivos se ocupan de lo
nico y de lo especfico, por lo menos en el nivel del elemento.

- 23 3.5.13 Podemos advertir ya que el usuario sacar gran provecho del estudio por
los bibliotecarios de los mtodos de descripcin del contenido propio de los archiveros, y del estudio por los archiveros de los formatos normalizados, la construccin de
tesauros, lenguajes de indizacin y formatos normalizados, a los que han dedicado tanta
atencin los bibliotecarios y los especialistas de la ciencia de la informacin. De
momento, los archiveros han efectuado pocos estudios sobre las necesidades y el comportamiento de los usuarios. Al insistir tanto en el ordenamiento, hemos tendido a
apartarnos de la construccin textual, que es todava en gran parte descriptiva de
elementos burocrticos, en una reconstruccin de la burocracia sin los burcratas.
Esto resulta de gran utilidad, pero quiz se haya insistido demasiado en ello. Sabemos
que, en el mejor de los casos, prestamos un servicio que satisface ms o menos a nuestros clientes, pero ello se debe a que, sin un estudio ulterior, no hay modo de que
ninguno de nosotros sepamos hasta qu punto podramos ser mejores.
3.5.14 Los archiveros constituyen el vnculo entre el contenido y la orientacin
de la procedencia, especialmente cuando el acceso temtico se limita al ndice de la
gua general del archivo,y los investigadores deducen los temas o materiales a partir
de los nombres de personas que piensan que estn asociados a ellos17'. Los archiveros
suponen que los investigadores desean una precisin modesta y una alta tasa de aciertos
en unos archivos ordenados en funcin de la procedencia. Se puede mejorar esa precisin?
3.6

El acceso y el archivero

3.6.1 El servicio ms vital que puede prestar el archivero a un investigador es

probablemente el acceso a los materiales solicitados. Como este tema ha sido estudiado hace poco, lcida y largamente por Sue Holbert en su manual sobre la referencia y
el acceso1^), bastar ahora con un resumen. El acceso puede ser de tres tipos:
3.6.1.1 Acceso fsico. Est relacionado con la evaluacin y la adquisicin,
dado que el documento que se busca puede haber dejado de existir o no haber sido recibido por el archivo. Est tambin relacionado con el acceso intelectual, puesto
que un horario cmodo y una buena sala de trabajo que estimulen la reflexin y la
intuicin pasan a ser factores importantes, y los servicios de copia pueden constituir el nico modo de facilitar el acceso a distancia. Se puede negar el acceso
por razones de conservacin o porque los materiales no han sido tratados todava.
Conviene recordar que el derecho al acceso fsico no significa necesariamente una
estricta igualdad de acceso, puesto que un investigador que viva lejos del archivo
y que no est en condiciones de pagar una copia no tendr acceso en tal sentido.
Por esa misma razn, los contribuyentes reciben a veces privilegios especiales en
forma de una reduccin de los impuestos.
3.6.1.2 Acceso legal. Puede ocurrir que se restrinja el acceso a ciertos materiales por motivos de seguridad nacional o de respeto de la vida privada, pero los
archiveros deben procurar facilitar al pblico la mayor masa posible de materiales y
conseguir un plazo de aos para los dems. En cierto sentido, se puede considerar
que los materiales vedados no existen, pero el archivero ha de estar por lo menos en
condiciones de revelar su existencia en los archivos. En los archivos universitarios,
puede haber prioridad de acceso en favor de los profesores y estudiantes, dedicndose
una consideracin nicamente secundaria al pblico en general. Habr que precisar de
antemano tales normas de acceso.
3.6.1.3 Acceso intelectual. Depende de la eficacia de toda la operacin de
archivado ya que las demoras de tratamiento, la disponibilidad de medios de localizacin deficientes, unos archiveros incompetentes y unos medios de copia poco eficaces demorarn o coartarn todos ellos el acceso intelectual. Habr que procurar
muy especialmente no retirar deliberada y sistemticamente materiales, a no ser
que sean objeto de restricciones legales. Si el archivero ha hecho todo lo posible
por satisfacer al investigador y puede justificar la falta de acceso alegando retrasos en las operaciones de tratamiento, habr que explicar esto al investigador.
Todo el mosaico de la informacin recuperable o localizable en un archivo es en
gran medida subjetivo y selectivo, lo cual resulta lgico e inevitable. Quiz surja un problema cuando un investigador haya descubierto una informacin interesante

- 24 -

que no conozca el archivero, y aqul podr razonablemente reivindicar su utilizacin

exclusiva durante cierto tiempo a condicin de comunicrselo a ste. En general,
los archivos pblicos no deben conceder esa exclusividad de utilizacin.

NOTAS
1)

Abraham H. Maslow, Motivation and Personality, 2a. edicin, Nueva York,

Harper and Row, 1970, 369 pgs.

2)

Maslow, op. cit., pg. 8

3)

Patrick Wilson, Limits to the growth of knowledge: the case of the social and
behavioural sciences, Library Quarterly, Vol. 50, 1980, pgs. 4-12.

4)

Wilson, op. cit., pgs. 11-12

5)

Wilson, op. cit., pg. 16

6)

Karl J. Weintraub, The Humanistic Scholar and the Library, Library Quarterly,
Vol. 50, no 1, 1980, pgs. 22-39.

7)

Don R. Swanson, Libraries and the Growth of Knowledge, Library Quarterly,

Vol. 49, 1979, pgs. 3-25.

8)

Sue Stone, Humanities and Scholars: Information Needs and Uses, Journal of
Documentation, Vol. 38, nQ 4, diciembre de 1982, pg. 305.

9)

Cynthia Corkill y Margaret Mann, Information Needs in the Humanities : Two

Postal Surveys, Centre for Research on User Studies, University of Sheffield,
1978, 158 pgs.

10)

Eugene Garfield, Retrieval in Arts and Humanities.

no 1, 1980, pgs. 40-57.

11)

Wilson, op. cit.

12)

Blaise Cronin, The Invisible College and information transfer: a review, and
commentary, with special reference to the social sciences, Journal of Documentation, Vol. 38, no 3, 1982, pgs. 212-236.

13)

Anita R. Schiller, Reference Service: Instruction or Information, Library

Quarterly, Vol. 35, no 1, 1965, pgs. 52-60.

Library Quarterly, Vol. 50,

Vase tambin Colin Harris, "User Education and User Studies", en L.J. Taylor,
comp., British Librarianship and Information Work, Vol. 2, Londres, Library
Association, 1983, pgs 145-163.
14)

J. Shinebourne, User needs, the new technology and traditional approaches to

library services, Journal of Information Science, Vol. 2, 1980, pgs. 135-140.

15)

Bruno Delmas, User Needs and Archive Facilities: a tentative typology and analysis, mimeographed draft, Paris, Unesco, ICA, marzo de 1977, 29 pgs.

16)

Richard C. Berner, Towards National Archival Priorities: a Suggested Basis

for Discussion. American Archivist, Vol. 45., ne 2, 1982, pgs. 165-174.

17)

Mary Jo Pugh, The Illusion of Omniscience: Subject Access and the Reference
Archivist, American Archivist, Vol. 45, no 1, invierno de 1982, pgs. 33-44.

18)

Sue E. Holbert, Archives and Manuscripts: Reference and Access, Chicago, Society
of American Archivist, 1977, 30 pgs.

25 -

4.

EL PRELUDIO AL SERVICIO: INVENTARIOS PREVIOS, EVALUACIN Y ADQUISICIN

4.1

Inventarios previos

4.1.1 En una forma u otra, los inventarios previos han sido siempre una parte
del trabajo de archivero, un preludio necesario para la evaluacin, la adquisicin,
la clasificacin o la descripcin, por el afn de percibir la ndole y la magnitud
de la tarea pendiente. Son un elemento implcito en las fases iniciales de todo
nuevo archivo, cuando hay que restablecer con frecuencia la procedencia y el orden.
Resultan esenciales para determinar el nivel de descripcin subsiguiente, y constituyen el requisito previo para una programacin en materia de gestin de documentos.
4.1.2 Han servido, adems, para precisar la configuracin de los materiales
de archivo que han sobrevivido al margen de la institucin, como preludio para su
mejor conservacin y control, o simplemente para proporcionar fuentes adicionales
de informacin al usuario. Los archiveros son desde hace ya mucho tiempo miembros
honorarios del "colegio invisible", en el cual los intelectuales juzgan las citas
y fuentes de sus colegas que pueden tener utilidad para ellosi'. p e e s e mo do complementamos nuestro conocimiento de las fuentes en una forma no protocolaria y aleatoria, pero un estudio bien organizado y cuidadosamente planificado sobre un determinado tema puede extender nuestro conocimiento a zonas sin explorar todava.
Existe un til manual sobre el particular^).
4.1.3 Esencialmente, los estudios relativos a los materiales de archivo no
apuntan slo a identificar sino adems a mejorar el acceso. Han de sealar a los
propietarios el valor de lo que tienen, lo cual puede desembocar, o no, en su adquisicin por un archivo. Habr que concebirlos en general en funcin de su tema:
pueden estar relacionados con materiales de investigacin especializados en un ancho campo, o bien el estudio general intensivo de todos los documentos supervivientes puede resultar apropiado para una localidad, sobre todo en un marco rural, al
estilo de las excavaciones arqueolgicas^'.
4.1.4 En todo caso, procede hacer los mximos esfuerzos para publicar la informacin obtenida de ese modo, si no se quiere que siga siendo simplemente un medio de
localizacin en la institucin de origen y, a ser posible, habr que vincularla a
unos sistemas nacionales de informacin, automatizados o no. No obstante, se debe
recordar siempre que los materiales de archivos existentes en el sector privado e
identificados en l estn expuestos a la migracin, si no se depositan en un archivo
reconocido y, si se han ordenado antes del inventario, ese ordenamiento puede quedar
gravemente perturbado. Si estn siendo investigados, se podr autorizar el depsito
temporal en un archivo.

4.2

Evaluacin

4.2.1 Sobre este tema versa ampliamente un reciente manual muy autorizado '.
Bastar con decir que la evaluacin condena a muerte documentos con una finalidad
y una regularidad que invalida absolutamente toda posibilidad de utilizacin de los
mismos por nadie, ahora o en el futuro. Se trata de una operacin rigurosamente
necesaria, pero convendr revisar los planes de cuando en cuando, sobre todo si hay
verdaderamente probabilidades de que, en un plazo de tiempo razonable, los progresos
tecnolgicos vayan a permitir reducir el volumen y establecer un control sobre conjuntos tan grandes como los de las declaraciones fiscales y las monografas. El
muestreo es un sucedneo muy deficiente y de valor limitado para los estudios cuantitativos, por muy necesario que pueda ser hoy '.

- 26 4.2.2 No debemos dar nunca por supuesto que todos los documentos conservados
en un archivo tengan un valor permanente. Quiz fuera ms apropiado hablar de "valor persistente". Pueden existir ciertas categoras de documentos que, despus de
haber sido evaluados de nuevo, no quepa considerar dignos de ser conservados ms
tiempo, porque no hubiera habido que adquirirlos nunca o bien por haber sido objeto
de todas las investigaciones posibles en su caso. Se puede prever razonablemente
que vayan a hacer falta alguna vez en el futuro? Quedar afectado el trabajo de
un investigador si han dejado de estar disponibles? Ser la ciencia futura ms
pobre si han sido destruidos? Cualquier fragmento de documento tiene cualidades
nicas, tiles quiz para alguien. Pero no podemos conservarlo todo. Los factores
de eficacia de utilizacin y de reevaluacin deben formar parte de toda poltica
de retencin^).

4.3

Adquisicin

4.3.1 Los archiveros son adquisitivos por su misma naturaleza: son los servidores de una sociedad adquisitiva, que en el pasado ha centralizado la mayor parte
de los documentos y objetos que ms apreciaba en grandes depsitos de archivo. Esa
centralizacin era inevitable para dar plena eficacia a la conservacin y el cuidado
profesionales pero, por muy escrupulosamente que respetaran los archiveros la procedencia y el orden original, una buena parte de los materiales quedaba desgajada de
su entorno natural. En sus primeros aos de vida, los archivos tenan un espacio
que haba que llenar, vacos difciles e inestables cuya existencia tenda a ser un
patrn para calibrar el xito del archivero. A la adquisicin iban emparejados la
categora y el prestigio, y un exceso de adquisiciones, superior al espacio disponible, proporcionaba a menudo argumentos para conseguir ms espacio. Las atribuciones
eran muchas veces vagas y generales, y se tenda, especialmente en los archivos pblicos, a acopiar documentos de valor marginal, por pensar que algn da seran valiosos, en adquirir lo que llegaba ms fcilmente, y en acumular un nmero impresionante de metros lineales de documentos en las estanteras. Se conservaban probablemente por s mismos muchos documentos, procedentes tanto del sector pblico como del
privado, y se prestaba poca atencin a su posible utilizacin, cuando en realidad el
objetivo de toda adquisicin tendra que ser el acceso, y no la cantidad, aunque sta
ser siempre un factor importante, al igual que la calidad. Ms tarde, hemos empezado
a regular una y otra mediante la gestin de documentos y unos mandatos bien definidos,
concebidos siempre que es posible en cooperacin, y no en competencia, con nuestros
colegas ms prximos.
4.3.2 Queda, no obstante, amplio margen para perfeccionar las cosas, si es
que aspiramos a atender mejor al pblico. A los bibliotecarios les consta plenamente este problema,y han sopesado los costos de compra, tratamiento, prstamo y duplicacin para proporcionar varios niveles de disponibilidad, en su relacin con la
utilizacin efectiva y la prevista. Muchos archivos no tienen que hacer grandes
consignaciones presupuestarias para sus adquisiciones y, por ello, propenden a pasar
por alto el costo de las operaciones subsiguientes que se requieren para ponerlos a
la disposicin del pblico. A diferencia de las bibliotecas, no podemos buscar en
otra parte materiales idnticos. Ahora bien, deberan tener esas consideraciones
financieras un peso mayor en nuestras polticas de adquisicin y evaluacin? Es muy
posible que se pierdan hoy materiales valiossimos porque hay en nuestras estanteras muchas cosas de mucho menos valor, con un compromiso implcito de tratarlas pero
que tal vez no tengan nunca una verdadera utilidad en materia de investigacin.
Quiz proceda hacer a este respecto muy rigurosas reevaluaciones, si descubrimos
unos materiales que puede valer la pena conservar durante cierto tiempo en un archivo pero que tienen un valor menos que permanente.

- 27 -

4.3.3 Deberamos ciertamente incitar a quienes pueden crear y mantener sus

propios archivos a hacerlo, como obligacin suya para con sus descendientes y para
con la sociedad. Pesa siempre sobre nosotros una dura presin econmica, que ha
de incitarnos a repartir la carga; ha pasado ya probablemente la poca de unas
adquisiciones mal definidas y que competan intensamente entre s, y la aparicin
del principio de las redes y de las bases de datos contrarrestar cada vez ms los
posibles inconvenientes para los usuarios.
4.3.4 Ms adelantado todava est el concepto de costo social en el sector
privado, con arreglo al cual el costo de la creacin de la administracin en una
empresa ha de ser sufragado por el consumidor (de un modo muy parecido a como financia
la sociedad los costos sociales de la contaminacin industrial) y debe haber una
cierta recompensa para el pblico, en forma de unos archivos disponibles en su debido momento. As es cmo hay que abordar cada vez ms el tema de los archivos de
las grandes empresas. Por qu se va a negar a quienes han contribuido a crear
una empresa eficaz y rentable el derecho a que consten permanentemente en un archivo los esfuerzos que han realizado?
4.3.5 La era de los grandes coleccionistas y mecenas, en torno a los cuales
surgieron muchos archivos, ha conservado para siempre un fondo muy amplio y valioso,
referente a las lites sociales. En parte a consecuencia, y en parte como resultado de las tendencias de la historiografa, se ha escrito mucho sobre ellas y se han
propuesto muchas interpretaciones de la historia centradas en ellas. Pero sabemos
que eso se hizo en gran parte a expensas de una poltica de adquisiciones ms equilibrada, culturalmente representativa y sistemtica, que hemos de aplicar ahora,
antes de que sea demasiado tarde para poder atender (y estimular) la demanda de los
usuarios. Cabe citar a este respecto, como muy claros ejemplos de descuido pasado,
la historia de la mujer y de las minoras culturales. Debemos reconocer el valor
de los archivos que nos ayudan a explicar las grandes cuestiones de nuestro tiempo,
y no debemos deformarlos con indicadores que no sean representativos de nuestra
cultura''. Tendemos a cargarnos demasiado con registros burocrticos y a ignorar
los frgiles y efmeros materiales de archivo del movimiento ecolgico, por ejemplo,
que con el tiempo puede introducir en nuestra sociedad unos cambios que apenas podemos prever hoy.
4.3.6 Cmo lograr ese tipo de simetra y de alcance, habida cuenta de las
limitaciones universales de espacio y de otros recursos? Es muy posible que tengamos que reconocer pautas generales de semejanza en el desarrollo de municipios vecinos, por ejemplo, y que cada uno pueda especializarse en un aspecto de ese desarrollo, com^ la vivienda o las relaciones laborales, lo cual dara ciertas ventajas al investigador. En todo caso, debemos consultar ms a nuestros usuarios para
conocer sus intereses y necesidades, de tal modo que nuestras decisiones finales
en materia de evaluacin y adquisicin sean lo ms documentadas que resulte posible.

NOTAS
1)

Vase la nota 11 de la Seccin 3.

2)

John A. Fleckner, Archives and Manuscripts:

American Archivists, 1977, 28 pgs.

3)

Hugh A. Taylor, Family History: some new directions and their implications
for the archivist, Archivarla, Vol. 11, 1981, pgs. 228-231.

Surveys, Chicago, Society of

- 28 -

4)

Maynard J. Brichford, Archives and Manuscripts: Appraisal and Accessioning,

Chicago, Society of American Archivists, 1977, 24 pgs.
Vase tambin C M . Dollar, Appraising Machine Readable Records, American
Archivist, Vol. 41, 1978, pgs. 423-430.

5)

Felix Hull, The use of sampling techniques in the retention of records:

RAMP study with guidelines, Paris, Unesco, 1981, 64 pgs.

6)

Leonard Rapport, No Grandfather Clause: Re-appraising Accessioned Records,

American Archivist, Vol. 44, nQ 2, primavera de 1981, pgs. 143-150.

7)

Gerald F. Ham, The Archival Edge, American Archivist, Vol. 38, nQ 1, 1975,
pgs. 5-13.

- 29 -

5.

EL USUARIO EN LA SALA DE TRABAJO: PERFECCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS MANUALES

5.1

El archivo tradicional

5.1.1 En los sistemas de archivos ya establecidos, grandes o pequeos, los

archiveros heredan la sala de trabajo de sus predecesores, con sus puntos fuertes
y sus puntos dbiles. Si esos archivos adquieren a la vez los fondos de las instituciones matrices y manuscritos del sector privado, es probable que haya una mezcla
de medios de localizacin creados ad hoc, sin demasiada planificacin previa. Regirn probablemente ciertas reglas sobre el formato y la estructura de los inventarios y el tipo de informacin que deba figurar en un inventario o en el limitado
espacio de una ficha de ndice o catlogo. Los centros de archivo tienden a engendrar "estilos" propios, que evolucionan con los aos y que proporcionan una cierta
coherencia, que la competencia terica y prctica del personal puede moldear en
forma de un instrumento de investigacin plenamente eficaz.
5.1.2 Es probable que la mxima coherencia corresponda a los inventarios
creados para los documentos pblicos o institucionales, ya que se configuran en funcin de la oficina u organismo de origen y, cuando procede, segn su orden original;
adems, contienen a menudo informacin adicional, en forma de breves reseas administrativas u otros medios para indicar el alcance y el contenido. Ciertas series, o
niveles inferiores a ella, pueden haber sido objeto de un tratamiento ms detallado
hasta el punto de haberse preparado e indizado anuarios, pero este modo de proceder
est desapareciendo rpidamente, a causa de la masa creciente de nuevas adquisiciones. Los inventarios pueden indizarse por separado o en forma acumulativa, y puede
haber una lista de encabezamientos o tesauros para una mayor eficacia de funcionamiento. Como los documentos y expedientes pblicos o similares ms recientes se
conservan y mantienen fundamentalmente para uso del personal de la institucin matriz y se reciben por un orden y con una configuracin concebidos con miras a elevar
al mximo su utilizacin, los puntos de acceso atendern probablemente mejor las
necesidades burocrticas, y no las de investigacin de los estudiosos de otros
campos.
5.1.3 Las colecciones de manuscritos, en cambio, se han tratado con una mayor
flexibilidad, especialmente cuando slo ha sobrevivido la correspondencia y, en los
archivos de universidades y otros centros de enseanza superior que dan la prioridad
a los intereses en materia de investigacin de profesores y estudiantes, los materiales pueden estar ordenados por orden cronolgico o alfabtico de los creadores,
con una amplia descripcin e indizacin temtica, siguiendo la tradicin de los
anuarios. Pero se reconoce cada vez ms la ndole archivstica de las acumulaciones
de grandes familias, por lo cual, al querer preservar las relaciones internas y reducir por razones de volumen la catalogacin descriptiva, empiezan a surgir muchos
de los problemas de localizacin o recuperacin inherentes a los archivos pblicos,
y los inventarios de tales colecciones se parecen cada vez ms a los de estos
ltimos1'.
5.1.4 Otras formas de medios de localizacin globales se limitarn probablemente a una gua general de los fondos del archivo, guas temticas de categoras
como los archivos de empresas o las colecciones tnicas y, si es que existe, la
gua nacional publicada, que facilita cierta informacin sobre los intereses de investigacin atendibles en otros centros de archivo o en otras instituciones.
5.1.5 Es probable adems, que en otros archivos existan materiales en forma
de microfilmes, o algn tipo de servicio de microfilmado y fotocopia.

- 30 5.1.6 Se supone tambin que habr acumulaciones de mapas, fotografas, cuadros

y estampas o grabados e incluso algunas pelculas, que se conservarn quiz con los
textos, por colecciones, o bien en secciones especiales.
5.1.7 Con arreglo a esa configuracin tradicional, se parte del supuesto de
que los archiveros son la fuente principal de acceso temtico, puesto que solamente
ellos conocen, en cualquier tipo de archivo, la idiosincrasia del ndice temtico.
Adems, los archiveros propenden a especializarse en ciertos campos de investigacin
en funcin de sus antecedentes personales, de sus intereses o de las colecciones que
han tratado. Actan, sobre todo, como vnculo entre la clasificacin segn la procedencia de los documentos pblicos y su contenido temtico, con el que acaban familiarizndose al manejarlos ao tras ao 2 ). Suponen que el pblico desea una alta tasa
de aciertos y una precisin modesta en esos archivos que, con frecuencia, son ordenados y clasificados en una forma muy sucinta por estudiantes, supervisados por
archiveros. Tambin esto limita la descripcin, por muy lgica que pueda ser la
procedencia. Los inventarios de los archivos pblicos deben tener la mxima riqueza
informativa posible.
5.1.8 No es sorprendente que los investigadores suelan abordar su tema de estudio a travs de los nombres de las personas relacionadas con l. Los ndices de
nombres son mucho ms fciles de elaborar, y los archiveros se llevan consigo su
conocimiento de los campos temticos cuando son ascendidos o destinados a otro archivo, se jubilan o fallecen.
5.2

Posibles perfeccionamientos

5.2.1 Al usuario le resulta muy til que los sistemas de localizacin estn
lgicamente ordenados y explicados de un modo tal que, en gran parte de sus pesquisas, pueda actuar sin recurrir al archivero, se sienta a gusto con el sistema,
independientemente de cul sea su campo de investigacin, y tenga la seguridad de
que se ha efectuado la labor de actualizacin con carcter peridico^'. Los ndices
deben encauzar al investigador hacia unos inventarios en los cuales se pongan de manifiesto caractersticas adicionales y posiblemente contextos de inters, hasta
llegar a los documentos propiamente dichos. Esencialmente, todos los medios de
localizacin deben tener la mxima interrelacin posible, pero sin olvidar que muchos ndices de pocas anteriores pueden ser autnomos y exigir una tarea de localizacin por separado.
5.2.2 Hay que insistir una y otra vez en que la introduccin de elementos de.
datos normalizados en la prctica descriptiva y el empleo disciplinado de encabezamientos y la elaboracin de tesauros en la indizacin mejorarn la capacidad del
usuario de efectuar operaciones de localizacin o bsqueda sin tener que depender
del archivero, preparndose con ello el camino para una buena automatizacin.
5.2.3 Los usuarios deben disponer adems de varios niveles de detalle descriptivo, en contraste con la antigua dicotoma entre "plenamente tratado" y "parcialmente tratado". Con tal de que haya un nivel apropiado de control fsico, los usuarios podrn relacionar la muy limitada informacin referente al alcance y al contenido, y constatar que resulta adecuada para sus necesidades. Se ha sugerido^) que
incluso la informacin bsica suministrada en un registro de adquisiciones puede
ser til para los usuarios, tanto internamente como en el seno de una red^).
5.2.4 Antes, en los archivos tradicionales ya descritos, los archiveros se sentan relativamente satisfechos con los servicios que facilitaban, al igual que los
usuarios, pero las limitaciones de los viejos sistemas son cada vez ms evidentes.

- 31 5.2.5 En un experimento efectuado en el Institutional Studies Center de la

regin de Baltimore^), se intent determinar cientficamente si el usuario se senta
ms satisfecho, en lo tocante a los documentos localizados relativos a un tema especifico, mediante
1. el "mtodo de procedencia": bsqueda por medio de unos inventarios, en
los cuales hay que deducir el tema de la operacin reflejada en los documentos, pero el hecho de hojear esos inventarios pone de manifiesto tiles
pautas y facetas para la localizacin. A menudo, se hace un hincapi especial en el subgrupo con arreglo a cinco niveles de descripcin7'; o bien
2.

el "mtodo de la indizacin del contenido"": bsqueda por medio de la identificacin del contenido que interesa recurriendo a un tesauro, o a cualquier
otro modo en que est organizado el ndice temtico.

5.2.6 Se organiz el experimento de modo tal que los archiveros determinaron

todos los conjuntos interesantes sobre ciertos subtemas que pudieron localizar merced a su amplio conocimiento previo de las colecciones, lo cual constituy el control. Tras ello, se pidi a los investigadores que buscaran esos temas empleando
uno u otro de esos dos mtodos.
5.2.7 Los resultados pusieron de manifiesto un grado modesto de localizacin
con ambos mtodos, as como un pequeo traslapo de conjuntos de documentos, lo cual
parece indicar adems que un nmero muy grande de ellos eluden uno y otro mtodos de
localizacin. Esa situacin de empate result sorprendente porque los ndices temticos estaban muy desarrollados y el personal consideraba que los inventarios no
eran muy adecuados.
5.2.8 Las conclusiones generales no son en modo alguno definitivas pero parece
ms eficaz una versin mejorada del "mtodo de la procedencia", y en ambos casos la
experiencia del usuario con los dos sistemas es una variable crucial. Todo esto
lleva a la conclusin adicional de que los archiveros deben evaluar sus sistemas
suponiendo que una gran parte de lo que se conserva en los archivos no se localiza
en la medida en que imaginaban los usuarios y ellos, y destaca la necesidad de efectuar nuevas investigaciones sobre esas tcnicas. El sistema coherente de ordenamiento, descripcin e indizacin de Berner, basado en el subgrupo, merece un examen
especial");

5.3

Los "archivos totales"

5.3.1 Los documentos textuales predominan en los fondos de todos los centros
de archivo, menos los ms especializados, y es perfectamente comprensible que se dedicara antes relativamente poca atencin a los dems medios que, a menudo, se conservaban materialmente en sus colecciones de origen. Los mapas, los planos y los dibujos de arquitectura fueron probablemente los primeros en ser separados fsicamente
debido a su formato, muchas veces grande y poco manejable; colecciones enteras de
fotografas se salvaron de la destruccin pero permanecieron luego sin tratar durante aos; se estimaba que los grabados y estampas y los cuadros topogrficos tenan
ciertas cualidades archivsticas y contenido histrico, que las galeras de arte
desdeaban lgicamente; la pelcula cinematogrfica, sumamente desconcertante para
los archiveros, comparta el sino de las fotografas o era ignorada pura y simplemente.

- 32 -

5.3.2 Desde hace algn tiempo, los archiveros buscan esos medios con creciente
energa y notables xitos, pero ello ha creado complicaciones a la vez para los conservadores y para los usuarios. Al mismo tiempo, ha cambiado la funcin de los archivos, que abarcan ahora toda la gama de los documentos o registros de valor permanente, en lo que ha recibido en el Canad el nombre de "archivos totales". En un
reciente artculo, se destacan los problemas al respecto9', empezando por fijar para esos archivos totales cuatro objetivos importantes, algunos de los cuales, o todos ellos, pueden ser operativos en algn momento:
1. Adquisicin de documentos que reflejen todos los aspectos del quehacer
social.
2.

Adquisicin de todo tipo de medios.

3.

Intervencin en el ciclo vital completo de los documentos, mediante un

programa de gestin de documentos.

4.

Contribucin a la ampliacin de las redes, para un intercambio de informacin y una planificacin estratgica.

Todo ello repercute en el usuario, sobre todo en relacin con el punto 2, cuando
se crean unidades operativas especiales para administrar los materiales no textuales, o incluso para introducir una divisin entre los fondos pblicos textuales y
los manuscritos procedentes del sector privado.
5.3.3 Si no se ejerce un cuidadoso control intelectual, la separacin en funcin de los distintos medios puede dislocar la procedencia, con consecuencias irremediables. Esto es lo que ocurri, por ejemplo, al desgajar los mapas de sus series
o colecciones de origen. Es indispensable mantener un registro "en papel" de toda
la coleccin, indicando las transferencias que haya podido haber. La poltica de
transferencia tiene que ser adems coherente.
5.3.4 Surge un problema ms difcil cuando, por ejemplo, se separan fotografas de una coleccin predominantemente de manuscritos y se ofrecen a la seccin
fotogrfica, la cual piensa que son de mala calidad o de valor desdeable como documentos fotogrficos, a pesar de lo cual es posible que la seccin de manuscritos
desee conservarlas. Se requiere, pues, una cuidadosa resolucin de las distintas
polticas sectoriales de adquisicin.
5.3.5 El control de las normas reglamentarias de acceso puede ser ms difcil
de establecer cuando estn divididos los documentos o archivos a los que se aplican.
Cabe incluso la posibilidad de que sea transferida toda una seccin a otro departamento, por ejemplo los mapas a una biblioteca o los cuadros a una galera de arte,
con lo cual quedarn gravemente perturbados los sistemas de localizacin.
5.3.6 Es tambin posible que haya que duplicar los especialistas temticos de
un gran archivo en funcin de cada medio en vez de ser competentes con respecto a
toda la gama de ellos.
5.3.7 Procede abordar de frente todos estos problemas, ya que repercuten directamente en el usuario, al cual, en un plano ideal, habra que atender en una misma
sala de trabajo, provista de todos los medios, en la forma que ms le interesara.
Tambin la mayora de los archiveros querrn que sus adquisiciones sean clasificadas
y descritas en su totalidad, as como llegar a ser una autoridad en relacin con
esas colecciones.

- 33 -

5.3.8 Procede reconocer, sin embargo, que los diversos medios exigen sus disciplinas propias para poder ser administrados profesionalmente. Por ejemplo, la
conservacin, el ordenamiento, la descripcin y la interpretacin de las fotografas
son muy diferentes a los de los mapas o de los textos. Los usuarios tienen que
aceptar esto, pero les gustara estar seguros de que las relaciones entre las diferentes secciones son lgicas e implican unas consultas entre archiveros sobre problemas de evaluacin, prioridades de adquisicin y otros aspectos conexos.
5.3.9 Una solucin parcial es el servicio central de referencias, en el cual
se dispone de un mismo sitio de copias de los medios de localizacin para todas las
secciones, respaldados por el asesoramiento de archiveros especializados en las referencias. Este sistema resulta claramente inviable en el caso de los catlogos en
fichas, que no es posible reproducir fcilmente y cuyas copias en todo caso no pueden ponerse al da. Quiz fuera posible con un sistema automatizado, empleando un
formato normalizado, al menos para un nivel primario de control bibliogrfico y referencia, quizs el de la serie u otro comparable. Habra, pues, ndices y medios
de localizacin ms detallados en las diversas secciones. Se examinar ms detenidamente este tema en la Seccin 7 - "La automatizacin en la sala de trabajo"
(pgs. 47-50).
5.3.10 Existe el peligro de que, por su entusiasmo y su especializacin, las
distintas secciones de medios de un archivo aspiren a adquirir materiales que resulten ms adecuados en otro sitio, por ejemplo en una galera de arte (vase 5.6:
"Cuadros, dibujos, estampas y mapas", pgs.36-37) y de que, por carecer de idoneidad
archivstica, tales colecciones provoquen tensiones con sus colegas. La direccin
del archivo debe velar porque no ocurra tal cosa, y quienes formen a los futuros
archiveros habrn de dar a sus alumnos slidas bases de apreciacin de las dimensiones archivsticas de todos los medios.

5.4

Fotografas

5.4.1 Nos estamos dando cuenta cada vez ms claramente de que las fotografas
no son siempre lo que parecen. No es posible considerarlas nunca en s mismas, sino
que procede verlas siempre en el contexto del fotgrafo y de la tecnologa de la cmara. Ms que ningn otro medio, la fotografa da una ilusin de conocimiento, y
sin embargo esa imagen congelada y estrechamente selectiva, instantnea en el tiempo y en el espacio y que carece a menudo de color y de una definicin clara, puede
engaar tanto como informar. A pesar de todo ello, la fotografa es una imagen del
pasado, con unos elementos descriptivos que rebasan, pero complementan tambin, la
descripcin en prosa y narrativalO). Sobre todo, procede identificar el suceso o
el momento con otros medios, y entender la finalidad del fotgrafo antes de poder
aprehender las pruebas que puede aportar una cmara. La importancia que da
Schellenberg al tema de las fotografas y de otros medios pictricos, por encima
de "los orgenes funcionales y de la procedencia", armoniza esencialmente con la
tradicin literaria de interpretar las imgenes literalmente y no visualmente, y
negndoles el contexto que se requiere para una buena comprensin de los textos!1).
5.4.2 Las fotografas carecen de sintaxis y dividen el mundo en marcos de visin abordables, pero no explican nada, ni tampoco lo que ocurre y, en la medida en
que nos dan nicamente la superficie de las cosas, pueden encubrir ms de lo que
revelan. Las funciones operan en el tiempo, y esto slo puede describirse en prosa
y en una pelcula^). En cambio, al capturar momentos precisos con un gran caudal
de pormenores las fotografas contribuyen a poner de manifiesto una gestalt, posturas y gestos que los archiveros y los usuarios de las mismas han de procurar interpretar correctamente. Para poder entender cabalmente las caractersticas del suceso,
tenemos que saber lo ms posible sobre el fotgrafo y su material. Todas las

- 34 -

fotografas expresan muy literalmente un punto de vista, una intencin, y pueden retocarse con objeto de realzar esa intencin, honradamente o no, segn los casos1-*' .
5.4.3 Como dice Susan Sontag, "coleccionar fotografas es coleccionar el mundo",
lo cual plantea un notable problema de estrategias de adquisicin. Aunque una coleccin de negativos de un fotgrafo profesional, que puede tener miles de ellas, figure por su orden original y est cuidadosamente identificada, la masa de informacin adicional de las propias imgenes resulta impresionante al intentar clasificar
un detalle interesante para el usuario. Esto es particularmente cierto cuando se
tiende a estudiar a quienes no forman parte de las lites, a las "familias corrientes", las cuales, por medio de su coleccin personal de instantneas (si se identifican stas) pueden revelar muchas cosas que, en la era del telfono, no aparecern
nunca en la correspondencia. Tenemos adems toda la informacin incidental, que en
ciertas ocasiones puede ser tan importante para la posteridad como la evolucin de
la familia que se pone de manifiesto, en una forma parecida a las fotografas que
se hacen sucesivamente a intervalos fijos. Los archivos histricos de la fotografa
interesan tambin al archivero fotogrfico.
5.4.4 No es, pues, sorprendente que haya slo normas mnimas o incluso nulas,
aplicables al anlisis temtico, y ello puede deberse en parte a los actuales formatos descriptivos, que hacen hincapi en los encabezamientos y en caractersticas fsicas y que pueden no comprender imgenes en miniatura de los originales. Rara vez
existen normas aplicables a los elementos descriptivos, pero se han escrito muchos
textos sobre el empleo de los ISBD (NBM), que no comprenden, sin embargo, dispositivos de localizacin!4) _
5.4.5 Los usuarios de fotografas tienen a menudo mucha prisa, y la presin
de los editores y de los productores de cine y de televisin, que compiten para
obtener imgenes nuevas, constituye una amenaza para los materiales originales por
esa misma apresuracinlS). L a confeccin de copias de referencia en forma de positivos o en fichas de apertura resulta onerosa y tiene que ser selectiva, y puede resultar, por supuesto, engaosa, por muy cuidadosamente que se haga la seleccin.
Las copias fotostticas, que son ya de calidad relativamente buena, ofrecen una solucin prctica a condicin de que no se trate de grandes cantidades. Menos aconsejables son los conjuntos de "autoindizacin" de originales y, con frecuencia, de
copias mediocres, que siguen abundando en los archivos y cuya tasa de deterioro
puede ser muy alta. Procede dar una proteccin especial a las propias tiradas originales del fotgrafo, puesto que se reconoce ya hoy su valor, tanto desde el punto
de vista de los archivos como desde el fotogrfico. Ser muy aconsejable disponer
de copias de las imgenes ms utilizadas e importantes, fcilmente disponibles, ya.
que, si bien los fotgrafos suelen saber lo que quieren, se debe respetar a los
"hojeadores" quienesquiera que puedan ser. En todo caso, a los usuarios debe constarles la existencia de materiales no revelados, con objeto de que puedan, al menos,
conocer la existencia de fuentes posibles con fines de referencia futura '.
5.4.6 En general, los historiadores han tardado en recurrir a la fotografa,
no ya simplemente como ilustracin sino como parte integrante de sus investigaciones publicadas, aunque las pruebas fotogrficas son ya hoy tan respetables que las
admiten los tribunales. Debido a una larga tradicin y a una enseanza centrada en
el manejo de los materiales textuales, se requiere un gran esfuerzo de voluntad y
de imaginacin para abarcar tambin otros medios, y convendr tener presente esto.
En una excelente exposicin (con fotografas) de la experiencia de un historiador
en este campo*'' se precisan muy bien muchos de los problemas y decepciones de los investigadores. Debido a la inexistencia de sistemas eficaces de localizacin temtica,
los archiveros fotogrficos necesitan tener muchas cosas presentes en su cabeza, y
habr que explorar con ellos los temas de investigacin ms quiz de lo que es habitual; muchas veces, los archivos y museos pequeos cuentan con materiales

- 35 excelentes pero carecen de recursos para velar por sus frgiles y tecnolgicas caractersticas; los archiveros y los historiadores deben percibir la importancia y la
calidad de la imagen pensando en su posible publicacin; las demoras y dificultades en la comparacin de copias fotogrficas procedentes de un gran nmero de archivos pueden resultar decepcionantes, aunque sean inevitables y hoy en da es preciso
retener muchas cosas mentalmente; por ltimo el usuario aprecia siempre la oportunidad de manejar fotografas originales cuando es posible.
5.4.7 Deber dedicarse el archivero fotogrfico a la "creacin de documentos"
como en el caso de la historia oral (muchas veces vinculada ella misma a un documento fotogrfico)? Ello estar sin duda justificado si se dispone de tiempo y de
fondos, en particular cuando se van a demoler edificios o estn ocurriendo sucesos
excepcionales o para que quede constancia de la diversidad del "aqu y ahora" a
intervalos de varios aos. Caben, por supuesto, otros muchos criterios, demasiado
numerosos para mencionarlos, pero el principio es ciertamente legtimo.

5.5

Pelcula y sonido

5.5.1 Por consistir en una serie de fotos fijas, el cine es fotogrfico, pero
al ser los sonidos y movimientos secuenciales y episdicos, se asemeja mucho a la
tcnica narrativa y al libro impreso. Al igual que los libros, las pelculas
(prescindiendo de las domsticas o familiares) estn destinadas a ser "publicadas"
a travs de su distribucin. Se trata de un medio muy pblico, y su inters en relacin con la investigacin radica, como en el caso de las fotos fijas, en lo que
dice por su contenido y tambin en lo que tienen que decirnos sobre la sociedad y,
ms concretamente, los artistas que las han producido y han participado en ellas.
Por consiguiente, el cometido en materia de adquisicin de unos archivos cinematogrficos en el plano nacional puede ser muy complejo. El "contenido nacional" puede abarcar no solamente la localidad y el tema sino tambin a los intrpretes y la
produccin; debido a su inters por el cine como forma artstica, los usuarios prefieren un enfoque amplio de este tema, y a menudo desean disponer tambin de copias
del repertorio clsico internacional. El uso de extractos, contrapuesto a la proyeccin de pelculas enteras, suele estar reservado a los directores y productores
profesionales de cine y de televisin. Los derechos residuales restringen severamente el uso del cine y la televisin comercial en los centros docentes o en otras
actividades de extensin. Los investigadores pueden ver esos materiales personalmente, y con tal fin se suele transferir el original a una videocinta. En suma, el
funcionamiento de unos archivos cinematogrficos puede resultar muy caro si se
quiere mantener la calidad y, cuando se intente atender, los criterios aplicables a
la adquisicin regular de programas de televisin importantes, los costos podrn
aumentar an ms.
5.5.2 El cine est, en cambio, muy bien adaptado a la catalogacin mediante
AACR II en el nivel de cada elemento, pero, tratndose en particular de noticiarios
cinematogrficos, puede ser necesario que el investigador llegue hasta el nivel del
plano cinematogrfico. Se podran decir muchas cosas a propsito de una "catalogacin" completa de las pelculas ya que, al igual que en el caso de los rollos de
pergamino de la Edad Media, resulta muy ardua la localizacin.
5.5.3 Nos hemos referido hasta ahora al producto terminado, pero para el archivero son ms importantes la documentacin, las "sobras" y otras muchas cosas que
aportan pruebas e informacin sobre la operacin. Por todo ello, cabe preguntar si
procede considerar un archivo como un centro de investigacin en relacin con las
pelculas de argumento, los documentales, etc., o bien si ello debe incumbir a una
cinemateca como ocurre a menudo, especialmente si se facilita tambin la distribucin como un servicio. Debera haber, por supuesto, una distincin clara entre

- 36 las pelculas destinadas a la distribucin y la copia con fines de conservacin permanente, que podr ser o no lo que cabra calificar de "original" y que muchas veces
no ser fcil de identificar ya que las pelculas pueden existir en varias versiones
ligeramente diferentes. Por supuesto, puede haber archivos y bibliotecas en una misma
organizacin, pero se plantea al respecto un problema terico, que puede cobrar grandes proporciones con el tiempo. No guardamos un ladrillo con los archivos de una empresa de fabricacin de ladrillos, ni conservamos tampoco siempre un ejemplar de un
libro publicado con los manuscritos literarios y la correspondencia de un autor. Por
qu habremos de quedarnos con la copia de una pelcula en el archivo, sino procede
as la biblioteca? Desde el punto de vista del usuario y del archivero cinematogrfico, el hecho de establecer una distincin clara simplificara la labor de localizacin
y de investigacin. Pero ser preciso estudiar ms detenidamente todo este asunto.
5.5.4 Independientemente de que se trate de grabaciones de radio, de "paisajes
sonoros" o de alguna forma de "historia oral", el sonido plantea muchos problemas
similares en relacin con el catlogo y, por ende, para el usuario a efectos de localizacin, a no ser que exista una transcripcin, que ser onerosa y llevar mucho
tiempo. Se suele estimar hoy en da preferible conservar la cinta original o, por
lo menos, una muestra representativa junto con la transcripcin. El desarrollo de
una versin para los archivos del videodisco, que est siendo estudiada actualmente
en los Archivos Pblicos del Canad, ha de facilitar la localizacin de todos los
medios antes citados, a condicin de que sea posible establecer normas de descripcin y elementos de datos y automatizar el sistema.

5.6

Cuadros, dibujos, estampas y mapas

5.6.1 La iconografa y la cartografa ponen de manifiesto ms claramente

que ningn otro medio la estrecha relacin que existe entre los elementos de conservacin propios del patrimonio.
Durante siglos, la estampa y el grabado han
dado a generaciones de seres humanos su nica experiencia visual comn de las obras
de arte, de la ciencia y de lugares remotos, y los esquemas en los que se basaban completaban lo que se poda leer^). En Occidente, sus imgenes exactamente
repetibles prefiguraban la imprenta de tipos mviles con unos aos de antelacin.
El grabado permita la publicacin de mapas y las ilusiones de la proyeccin. Los
acopiaban las bibliotecas, las galeras de arte y los archivos, del mismo modo que
acopiaban mapas impresos las bibliotecas y los archivos, y globos terrqueos unas
y otras, amn de los museos. Se deba ello a que la imagen une mientras que el
texto divide? Ninguno de esos medios son de archivo stricto sensu, pero histricamente estn muy relacionados con sus homlogos pintados o dibujados a mano, y conviene recordar que no se difunden todos los materiales impresos.
5.6.2 Habida cuenta de tales anomalas, puede estar justificado considerar la
obra de un artista como esencialmente de comunicacin, y estimar que esos registros
de comunicacin son archivables con el mismo derecho que los mensajes textuales.
Encierran desde luego una informacin muy rica, y parece arbitrario disociar los
diarios, los relatos y la correspondencia de las obras de arte del artista. Todos
ellos forman un continuo de actividades consignadas. El hecho de que el artista
produzca una obra maestra, mientras que la de otro ser de calidad anodina, parece
carecer de importancia al respecto '. Pero esto no quiere decir que no deban conservarse las obras de un artista en una galera de arte para que las vea el pblico,
o que no deba estar dispersa por todo el mundo su produccin. Se trata simplemente de que, en un sentido archivstico y documental, el archivero debe intentar presentar la totalidad de las pruebas al usuario. Lo que se califique de gran valor
artstico puede variar con el tiempo, y los archivos pueden tener obras de arte en
su seccin de pintura como por aadidura. Al mismo tiempo, en las galeras de arte
hay cuadros de gran contenido histrico, cuyos detalles no es posible localizar
actualmente con fines de investigacin.

- 37 -

5.6.3 En lo tocante a la catalogacin, AACR II plantea dificultades muy reales

al archivero iconogrfico. En un manual reciente, se describe un formato ms
apropiado 2 ^.
5.6.4 Es urgentemente necesario que haya una mayor documentacin sobre esas
imgenes visuales en los catlogos en fichas mediante:
1.

una copia de la imagen;

2.

una referencia descriptiva, basada en los materiales y tcnicas utilizados

para producir la imagen;

3.

una anotacin o descripcin crtica o evaluativa;

4.

una nueva semntica, tomada de la terminologa de la teora del arte, en

contraposicin a los planes de clasificacin de las bibliotecas 2 1).

En los Archivos Pblicos del Canad se emplea una combinacin de textos y microfichas, cada una de las cuales corresponde a un artista. A juicio"de Estelle Jussim:
"La historia no es una compilacin de sucesos singulares para la cual existan
registros visuales singulares, sino ms bien un fenmeno normativo para la
evaluacin cuantitativa, en relacin con la cual el contenido de un gran nmero de documentos visuales puede aportar pruebas visuales" 22 '.
Podr la profesin de la informacin aprender a tratar esos conjuntos visuales?
5.6.5 Limtrofes a veces del arte, o bien estrechamente vinculados a croquis
y descripciones topogrficas, los mapas antiguos, impresos o manuscritos, pueden resultar tan valiosos, o tan engaosos, como los grabados y cuadros de su misma poca.
Ms recientemente, la fotografa area ha proporcionado una mayor exactitud, y esas
fotografas se conservan a menudo en las secciones de cartografa, y los carretes
nil

originales, y no los positivos subsiguientes, constituyen las copias maestras^ 0 '.

5.6.6 Es posible que, muy en breve, el investigador pueda emplear datos estadsticos y fcticos brutos, convertidos en forma numrica, que constituirn el "original" y que podrn transponerse en cualquier escala o proyeccin. Ehrenberg insiste en que "esas caractersticas tienen enormes consecuencias para los futuros investigadores, que estarn en condiciones de manejar bloques de datos contemporneos
para crear unos mapas que no existen hoy" mediante toda una serie de mtodos de reproduce ion 2 4).
5.6.7 Se est negociando actualmente un formato de ISBD para los mapas. Los
archiveros cartogrficos podrn emplear una norma que no tengan a su alcance sus colegas especializados en otros medios.

NOTAS
1)

Richard C. Berner, Manuscript Collections and Archives - a Unitary Approach,

Library Resources and Technical Services, Vol. 9, 1965, pgs. 213-220. (Berner
ha escrito varios artculos sobre este tema).

2)

Vase la nota 17 de la Seccin 3.

3)

Lydia Lucas, Efficient Finding Aids: Developing a System of Control of Archives

and Manuscripts, American Archivist, Vol. 44, nQ 1, invierno de 1981, pgs. 21-26.

- 38 -

4)

David Bearman, Towards National Information Systems for Archives and Manuscripts :
Opportunities and Requirements, Chicago, Society of American Archivists, septiembre de 1982, pg. 8.

5)

Bearman, op. cit., pgs. 14-16.

6)

Vase la nota 8 de la Seccin 1.

7)

O.W. Holmes, Archivai Arrangement: five different operations at five different

levels, American Archivist, Vol. 27, 1964, pgs. 21-42.

8)

Vase una descripcin muy reciente en University of Washington Libraries,

Manual for Accessioning Arrangement and Description of Manuscripts and Archives,
Seattle, 1982, 98 pgs.

9)

Terry Cook, The Tyranny of the Medium: A Comment on 'Total Archives',

Archivarla 9, 1980, pgs. 141-150. Vase una respuesta a este artculo en
Andrew Birrell, The Tyranny of Tradition, Archivarla 10, 1980, pgs. 249-252.
Walter Rundell, Photographs as Historical Evidence:
Archivist, Vol. 41, no 4, 1978, pgs. 373-398.

Early Texas Oil, American

T.R. Schellenberg, The Management of Archives, Nueva York, Columbia University

Press, 1965, pg. 325.
Susan Sontag, On Photography, Nueva York, Farrar Straus and Giroux, 1977,
207 pgs.
Peter Robertson, More than Meets the Eye, Archivarla 1, ns 2, 1976, pgs. 33-44.
David Mattison y Sandra Sherman, Cataloguing Historical Photographs with ISBD
(NBM), Archivarla 5, 1978, pgs. 101-108.
Richard B. Huyda, Photographs and Archives in Canada, Archivarla 5, 1978,
pgs. 7-16.
Robert Weinstein y Larry Booth, Collection, Use and Care of Historical Photographs , Nashville, American Association for State and Local History, 1977,
222 pgs.
Rundell, op. cit.
William M. Ivins, Prints and Visual Communication, Cambridge, Harvard University
Press, 1953, 190 pgs.
Hugh A. Taylor, Documentary Art and the Role' of the Archivist, American Archivist, Vol. 42, nQ 4, 1979, pgs. 417-428.
Hugh A. Taylor, The Arrangement and Description of Archival Materials, Munich,
K.G. Saur, 1980, pgs. 93-113.
Estelle Jussim, The research Uses of Visual Information, Library Trends, Abril
de 1977, pgs. 763-778.
22)

Jussim, op. cit., pg. 765.

- 39 -

23)

Ralph E. Ehrenberg, Archives and Manuscripts: Maps and Architectural Drawings,

Chicago, Society of American Archivists, 1982, 64 pgs.

24)

Puede verse un interesante estudio filosfico del mapa como forma de comunicacin "gracias a la cual adquiere un significado a partir de su confeccionador
y evoca un significado en su usuario", que puede desembocar ms tarde en "una
teora general de la cartografa", en Arthur H. Robinson y Barbara Bartz
Petchenik, The nature of maps: essays towards understanding maps and mapping,
Chicago, University of Chicago Press, 1976, 138 pgs.

NOTA ADICIONAL
La siguiente obra sobre la interpretacin de las fotografas que entraa una relacin personal, lleg a conocimiento del autor una vez terminado de escribir el texto
definitivo a mquina. Est relacionada con el prrafo 5.4.3:
Robert U. Akeret, Photoanalysis: how to interpret the hidden psychological meaning
of personal and public photographs, Nueva York, Peter H. Wyden, 1973, 250 pgs.

- 40 -

6.

LOS ARCHIVOS LEGIBLES EN MAQUINA

6.1

Problemas para el usuario

6.1.1 No cabe considerar los archivos legibles a mquina (ALM) en el contexto

de los mtodos tradicionales de archivo y de localizacin manual. En la actualidad
se trata del nico medio de uso general, para consignar datos o documentos que no
puede comunicar directamente a travs del ojo o del odo; y sin embargo, debido a
las posibilidades que ofrece de cambio y reaccin casi instantneos, se le ha comparado metafricamente con una extensin de nuestro sistema nervioso.
6.1.2 Los ALM presentan a la vez ventajas y problemas para el usuario: problemas porque la metodologa tradicional de una exploracin casi lineal por conducto de un registro caractersticamente fragmentado en los medios tradicionales, con
la ayuda de un ndice de fichas, la clasificacin y la procedencia, cede el paso a
un corpus integrado de datos que exigen unas estrategias de bsqueda, anlisis y reconocimiento de las pautas totalmente distintas. Las ventajas forman parte del problema en el sentido de que, una vez dominado el empleo de ese medio como fuente de
investigacin, su capacidad de manipular sus propios datos al servicio del usuario
es enorme, si bien no ilimitada.
6.1.3 Las investigaciones histricas, y de ciencias sociales en general, basadas en el anlisis cuantitativo, que tanto deben a la computadora (aunque su origen
radique en unos sistemas manuales, extraordinariamente laboriosos, de acopio y
tratamiento de datos brutos) est cambiando nuestro modo de percibir el pasado.
Interpretamos ahora el tiempo menos como un continuo y ms como una influencia que
configura constantemente nuestro presente, en una forma muy sutil que no advertimos
muchas veces; ms que dominarlo, estamos intentando vivir en nuestro entorno regional. Estamos intentando discernir pautas, en vez de imponerlas, y procuramos desesperadamente no confundir las partes con el todo. Samuel Hays define dos elementos
principales:
El primero es el inters por las caractersticas estructurales generales de la
sociedad y su evolucin a largo plazo..., el descontento ante el estrecho campo
de visin de segmentos limitados de tiempo y de espacio, y el deseo de que el
marco de referencia sea un conjunto de conceptos bien engarzados de cambio social. El otro es el deseo paralelo de incorporar al estudio del pasado todas
las facetas de la sociedad..., las no personas y los no sucesos, esto es: no
simplemente la masa de individuos como tal masa, sino todas las capas del orden
social, de arriba a abajo, como un todo interesan te * ' .
6.1.4 Ms especficamente, Kenneth Thibodeau pregunta si estamos viviendo una
poca de cambios profundos o superficiales. Para saberlo necesitaremos:
masas de datos, organizados de un modo coherente y organizado, en primer lugar;
en segundo lugar, medidas del cambio que sean objetivas y carentes de toda
ambigedad; en tercer lugar, la capacidad de extraer de los datos la informacin que se requiere para poder aplicar las medidas del cambio y efectuar las
pruebas consiguientes^).
6.1.5 Las tcnicas de investigacin cuantitativa y de reconocimiento de pautas
nos ayudarn a solventar el problema de que la supervivencia fragmentaria de los documentos de las lites (por no hablar de los dems) deforma nuestra visin:
Lo que se pretende con la investigacin cuantitativa no es un conocimiento cabal
de la realidad sino una aproximacin a la misma cada vez mayor: se trata de lo
que, con una metfora matemtica, se ha calificado de acercamiento asinttico
a la verdad^).

- 41 6.1.6 Toda investigacin social histrica es ms sistemtica que intuitiva,

por lo que el historiador ha perdido "el contacto" mediante su inmersin en los hechos y, en vez de ello, somete a prueba hiptesis y descripciones histricas, sondeando tctilmente por conducto de la computadora. Ahora bien, el aspecto tcnico
del juego de los nmeros no debe ocultar la importancia del concepto y del mtodo
El predominio de los estudios cuantitativos en la historia poltica y urbana de los
Estados Unidos constituye una respuesta directa a la disponibilidad de archivos
apropiados5', en gran parte por medio de la informtica, aunque conviene evitar toda ilusin utpica a propsito de lo que es posible lograr mediante una cuantificacin. Al igual que el historiador, el archivero ha aprendido a desconfiar de la
computadora.
6.1.7 Las tcnicas empleadas tienen gran inters para el archivero porque, en
el afn de llegar a una mayor objetividad, los documentos adquieren una funcin central y la interpretacin del historiador pasa a la periferia. Cada vez resulta ms
inaceptable hablar de un poltico o un empresario "tpicos" en un campo concrtelas dicotomas y las homogeneidades ("blancos y negros", "el carcter nacional") son
ya menos prominentes, como tambin lo son en los propios archivos, lo cual parece
indicar que debemos ser muy cuidadosos en nuestras tcnicas de catalogacin, y no
clasificar una informacin fuera de su contexto. Se requiere, pues, una rica gama
de documentos y descripciones desglobalizadas de todos los niveles de la sociedad.
A lo que se apunta es a encontrar unos datos que sean uniformes en todo un sistema y que pongan de manifiesto la diversidad en un cierto nmero de variables.
Tal es lo que ocurre con los datos sobre los ingresos, los bienes, la religin,
las minoras tnicas y toda una serie de otras cosas. Pero ello destaca la
necesidad de disponer de datos locales, y de tener tales datos en todo el sistema, y no simplemente en uno de sus niveles, lo cual contribuye a definir el
carcter de los archivos^).
6.1.8 Precisamente a ese respecto adquieren gran importancia los elementos de
datos uniformes, pero insignificantes por separado, de los archivos locales y centrales, especialmente en el nivel de la serie de documentos (actividades especficas
de ministerios), los expedientes jurdicos y judiciales. Se trata precisamente de
unas series que los archiveros estimaban antes muy inabordables, en parte porque no
es posible localizarlas temticamente, en parte debido a su volumen y, por ltimo,
tambin en parte por su insignificancia en relacin con cada elemento suelto si se
recurre nicamente a tcnicas de localizacin o recuperacin manuales. Nos hemos
sentido a veces reconfortados con muestras y conjuntos, pero en ninguno de los dos
casos ha reconfortado ello a nuestros clientes. La mayora de nosotros somos lo
bastante sensibles como para sentir escrpulos a propsito de esa destruccin pero,
habida cuenta de la escasez de espacio y de una indicacin hasta entonces muy limitada de que hubiera una demanda de los usuarios, no tenamos otra alternativa.
Hasta los archivos tienen que ser relativamente rentables, ms exactamente rentables
en relacin con su utilizacin. El muestreo no facilita en nada el anlisis, por
ejemplo al relacionar las declaraciones censales con las fiscales.
6.1.9 Desde un punto de vista cuantitativo, la historia regional es esencialmente interdisciplinaria y se expresa en mltiples medios, en sentido documental.
La ndole no lineal y espacial de los estudios urbanos y geogrficos se basa en mapas y fotografas, incluidas las series cronolgicas de mapas topogrficos y de
fotografas areas. Cabe tambin asociar las modificaciones de las viviendas que
ponen de manifiesto las fotografas con la evolucin de las fortunas familiares y
del modo de vida. "La retrica del gegrafo es la retrica del mapa"7), y el bloque
de fotografas proporciona una gestalt difcil de percibir de otro modo.

- 42 6.1.10 Otro fenmeno que debe estudiar el archivero es el hecho de que la

vinculacin documental constituye una especie de microbiografa^). Del mismo modo
que el anticuario nos ha transmitido el amor del documento como elemento digno de
ser apreciado por s mismo, as tambin el genelogo ha mantenido viva la idea de
que todos nosotros formamos parte de una cadena de seres, de una especie de doble
hlice universal pero, mientras que gran parte de la genealoga es una compilacin
bastante rida de un organigrama familiar con arreglo a una jerarqua fija, la vinculacin documental es la relacin lateral de una misma persona con la informacin en
un cierto nmero de legajos. El nacimiento, el matrimonio y la muerte de un individuo son un buen ejemplo de vinculacin documantal simple por medio de registros
apropiados. Cabe aadir a todo esto el domicilio, la religin, el servicio militar
y otras muchas cosas, y establecer con ello datos biogrficos sobre individuos en
grupos significativos, que se correlacionen y cuantifiquen ms tarde. Se pueden
crear as nuevos bloques enteros de informacin a partir de fuentes heterogneas.
Ahora bien, independientemente de sus implicaciones para la libertad del individuo,
tales bloques tendran cierto valor para un experto en vinculacin documental. Con
ese tipo de estudio est emparentado el anlisis de cohortes (ciclo vital), que
reconstruye la vida subsiguiente de los nacidos en un ao dado, por ejemplo. Por
supuesto, el muestreo de documentos con fines de retencin es el mayor enemigo de
la vinculacin documental.
6.1.11 Tenemos, por ltimo, la historia comparada, que podra yuxtaponer, por
ejemplo, la de las praderas canadienses con la de las estepas de la URSS, o estudiar
el problema de la urbanizacin en el mundo a travs de los ficheros que se conservan
en Berkeley, en California9'. Al cuajar en la realidad la "aldea mundial", a los
archiveros les interesar de cerciorarse que sus sistemas de catalogacin y localizacin de la informacin son compatibles en el plano internacional : UNIMARC ha sido
concebido especficamente con ese fin. Lo dicho hasta ahora se refiere a algunas
de las nuevas tendencias de los estudios histricos. Ha llegado ya el momento de
examinar ciertas caractersticas generales a propsito de la actual configuracin
de los documentos supervivientes y de la reaccin de los archiveros ante todos esos
nuevos problemas.
6.1.12 La computadora pone de manifiesto pautas de comportamiento no conocidas
antes^O), puesto que escudria su memoria en una forma no lineal, de un modo muy parecido a como desvela la pantalla de televisin su informacin al ser barrida.
Igualmente significativo es que, eon los archivos legibles en mquina, el historiador
y el administrador disponen ya de la misma fuente de informacin de datos recuperables, a condicin de conservar la documentacin^). Esto contrasta radicalmente con
los archivos tradicionales, que pueden resultar familiares para el administrador que
los ha creado y reunido, pero ese conocimiento ntimo desaparece al irse l y, cuando el historiador llega a tener acceso a ellos, es muy posible que haya de contentarse con una lnea de descripcin en un inventario que detalle una fraccin del documento original. Gracias a los ALM, la gestin de documentos y la de archivos pasan
a ser casi una misma cosa. El pasado deja de ser algo borroso y distante y, en un
cierto sentido limitado, est siempre presente. Es posible que, al abaratarse la
informtica se conserve en forma legible en mquina un mayor nmero de documentos
de valor permanente. Se crearn grandes bases de datos en los campos de la sanidad,
la seguridad social, la polica y la justicia, y el archivero tendr que cerciorarse
de que, cuando no tengan carcter incremental, esas bases se desmontan peridicamente
antes de su actualizacin, tomando con ello "instantneas" del conjunto, anlogas a
las fotografas que se hacen sucesivamente a intervalos fijos. Semejante modo de
proceder tendra una utilidad inmensa para la historia regional pero, en el caso de
los Archivos Pblicos de Canad, resulta por el momento una operacin cara y experimental. Los archiveros y los historiadores tienen que recordar asimismo que los
datos estadsticos acopiados con fines administrativos se refieren al presente y al
futuro inmediato.

- 43 -

Esto quiere decir que se hacen pocos registros histricos, y en este caso estadsticas histricas, que puedan describir cambios sociales de gran alcance. En
el mejor de los casos, pueden corresponder a un cambio social a corto plazo,
como los que son necesarios para justificar ante una fundacin o una entidad
estatal que una inversin ha resultado rentable. A muy pocas de esas organizaciones les interesa medir el rendimiento en un plazo de 50 100 aos. Al
mismo tiempo, los especialistas de las ciencias sociales se sentirn abrumadoramente obsesionados por el presente... o por el "ahora"; su inters por los
datos radica en el anlisis de problemas actuales, ms que en el cambio social.
Cabe imaginar la posibilidad de que se produzcan datos con la finalidad de describir cambios sociales a largo plazo, pero no es eso lo que ocurre. Y, como
los documentos histricos se orientan con ello hacia el presente, el propio
historiador propende a describir la historia en forma de una secuencia de sucesos de la situacin presente, y no en funcin de un cambio social. Casi ningn
historiador ha podido librarse del peso de las ideas preconcebidas en los datos
acopiados ':
6.1.13 Mientras tanto, los historiadores regionales y cuantitativos han asimilado ya desde hace tiempo los bancos de datos, y los del campo de las ciencias polticas son cada vez ms familiares para los archiveros que se ocupan de ALM. La posibilidad de registrar las tierras en bancos de datos ofrece grandes promesas*3), que
entraan, sin embargo, tremendos obstculos jurdicos, pero que cabra vincular a
su vez con la ortografa y la fotografa, para el aprovechamiento de las tierras, y
la informacin relativa a la familia que se obtiene gracias a los censos cuando entramos en el campo de la vida privada, protegida rotundamente en ciertos pases.
Todos los archiveros se interesan mucho por la proteccin de la intimidad del individuo y la defienden escrupulosamente, a la vez que reconocen el singular caudal de
informacin relativa al individuo histrico, con la que no puede parangonarse ningn
tipo de globalizacin o sustitucin nominal.. A la larga, los individuos se sienten
o bien orgullosos o bien indiferentes, con respecto al pasado remoto de su familia.
Procede conservar de un modo u otro unos documentos singulares del individuo identificado, sistemticamente acopiados y que tengan un valor sustantivo.
6.1.14 Hasta los datos que amasan los investigadores para su propio uso son
demasiado voluminosos para que puedan explotarlos, y nosotros, como archiveros que
somos, debemos percibir ms cabalmente el contenido y las posibilidades que ofrecen
los bancos de datos, como extensin de los archivos y los sistemas de localizacin
de los que somos responsables. Unos archivos de datos especializados engendran a
unas personas especializadas. "Es posible, pues, que la finalidad ms importante
de los archivos de datos no consista en acopiarlos sino en facilitar la investigac i n " . Por otra parte:
La fusin de datos procedentes de una amplia gama de fuentes creara de hecho
una nueva base de datos adaptada a nuevas tcnicas de anlisis estadstico,
que surgirn paralelamente a la nueva tecnologa informtica. Aparecern,
adems, nuevas estrategias de investigacin, ya que las exigencias de esa investigacin rebasarn los recursos de un solo estudioso. Semejante investigacin histrica del futuro correr probablemente a cargo de equipos de investigadores. En todo caso, la investigacin histrica del maana brindar maravillosas oportunidades a los historiadores que tengan imaginacin y dotes creadoras en materia de anlisis y manipulacin de los datos^S).
6.1.15 Tambin los analistas polticos han observado que los factores ambientales histricos que pone de manifiesto el anlisis cuantitativo revisten gran importancia al medir el impacto de la poltica en los individuos, en contraste con
el hincapi que puede hacerse en las teoras del comportamientolS).

- 44 6.2

Problemas para el archivero

6.2.1 Uno de los problemas ms arduos que plantean a los archiveros los ALM
es el de su evaluacin. Podemos prever los tipos de problemas que surgirn o las
teoras que sometern a prueba en el futuro los especialistas de las ciencias sociales, y crear en consonancia con ello bases de datos, o habremos de conservar simplemente el mayor nmero posible de microdatos desglobalizados de los que pueda disponerse razonablemente para unos fines de investigacin que no podemos imaginar
ahora? Lo ms juicioso ser probablemente combinar ambas variantes.
6.2.2 Hay tambin consideraciones cualitativas, en especial con respecto a
los ALM, y que podran aplicarse igualmente a los archivos tradicionales, a propsito de los cuestionarios, de su calidad de elaboracin y de la riqueza de informacin que pueden tener las respuestas. Se debera dar la mxima prioridad a esos
conjuntos de datos legibles a mquina (CDLM), los cuales tendrn un valor casi indefinido para los investigadores (por ejemplo, los datos del censo), pero habr de
pasar quizs algn tiempo antes de que se empleen muchos de ellos, por lo que es
muy difcil hacer afirmaciones concluyentes sobre el particular^). Hasta unos documentos ordinarios de ALM pueden tener utilidad, al ser completos, desglobalizados
y manipulables. Los investigadores podran proporcionar tal vez a los archiveros
de ALM unas "jerarquas de valor" para los datos de las fuentes: existe el peligro
de que un exceso de materiales disponibles resulte contraproducente, especialmente
si se recarga demasiado a los sistemas de localizacin y de referencia y no resultan tan eficaces como podran serlo.
6.2.3 Fishbein seala adems que, al igual que en los archivos tradicionales,
a los archiveros pblicos les interesan decisivamente los antecedentes funcionales
de los CDLM, los orgenes de administracin y poltica y los derechos de los individuos. Por supuesto, se estima que el valor de la informacin para otras formas
de investigacin es casi tan importante, pero queda por debajo de esas prioridades.
En cambio, los archiveros de centros de datos, establecidos primordialmente al servicio de investigadores de universidades y otros centros de enseanza superior, hacen hincapi en el valor informativo, y la estructura de los archivos y la lista de
cdigos han tendido a satisfacer a los investigadores. Pero los cuantificadores
deberan examinar la base administrativa tradicional y el origen de los conjuntos
documentales, para poder determinar su verdadero valor, y los archivaros podran y
deberan ayudarles en esa labor.
6.2.4 Con objeto de atender cumplidamente a la administracin pblica y a los
investigadores con ALM en los aos venideros, tendr que haber la mxima comprensin
mutua posible entre los organismos oficiales, los directores de servicios de archivo
y los propios archiveroslS). Hoy en da, es muy corriente que los archiveros de
ALM se pongan de acuerdo directamente con los organismos, por no tener los directores de servicios de archivos una experiencia suficiente en materia de ALM. Procede
corregir ese desequilibrio, para que el "ciclo vital" de esos registros y archivos
siga su curso normal y ni el organismo oficial ni los archivos estn atiborrados de
ficheros viejos o prematuros, respectivamente. En particular, habr que preparar y
cumplir estrictamente unas normas de documentacin aplicables a los ALM, automatizando la imayor cantidad posible de documentos e incorporndolos a los bloques de datos.
La Divisin de ALM de los Archivos Pblicos del Canad proporciona a los usuarios
que se lo piden copias, resmenes y anlisis de datos y manuales de documentacin
en microfichas. La catalogacin se hace aplicando las reglas de AACR II. El personal
est formado por tcnicos y por archiveros de datos, con lo que, en contraste con
lo que ocurre en el caso de los materiales tradicionales, el medio de registro pasa
a ser para el archivero cada vez ms etreo e inexistente. Lo que queda es una presentacin de la informacin que tiene casi todas las ventajas de la pgina impresa
pero no sus inconvenientes^)f como anuncio de lo que ser la biblioteca, y los
archivos, del futuro.

- 45 -

6.2.5 No es de sorprender que se requiera tiempo con objeto de conquistar una

clientela para ese nuevo servicio. Al cabo de diez aos, tan slo un pequeo porcentaje de los especialistas canadienses de las ciencias sociales aprovechan los recursos de los Archivos Pblicos del Canad, pero ese instrumento balbuciente promete
rebasar a todos sus antecesores 20 '.

NOTAS
1)

Samuel P. Hays, The Use of Archives for Historical Statistical Enquiry, Meyer
H. Fishbein, comp., The National Archives and Statistical Research, Athens,
Ohio Press, 1973, pg. 60.

2)

Kennetn Thibodeau, Machine Readable Archives and Future History, Computers and
the Humanities, Vol. 20, 1976, pg. 91.

3)

W.O. Aydelotte, A.G. Bogue y R.W. Fogel, The Dimensions of Quantitative Research
in History, Princeton/ Princeton University Press, 1972, pg. 11.

4)

Samuel P. Hays, Historical Social Research: Concept, Method and Technique,

Journal of Interdisciplinary History, Vol. 4, 1974, pg. 475.

5)

Charles M. Dollar, Documentation of Machine Readable Records and Research:

Historian's View, Prologue, Vol. 3, 1971, pg. 28.

6)

Hays, The Use of Archives, pg. 103.

7)

Hays, Historical Social Research, pg. 84.

8)

E.A. Wrigley,
159 pgs.

9)

Robert P. Swierenga, Computers and Comparative History, Journal of Interdisciplinary History, Vol. 5, 1974, pg. 267.

10)

J.M. Clubb y H. Allen, Computers and Historical Studies, Journal of American

History, Vol. 54, ns 3, 1967, pg. 604.

11)

Lionel Bell, The Archival Implications of Machine Readable Records, Archivum,

Vol. 26, 1979, pgs. 85-92. Vase tambin M. Roper, The changing face of the
file: machine readable records and the archivist, Archives, Vol. 14, 19791980, pgs. 145-150.

12)

Hays, The Use of Archives, pg. 63.

13)

Angus C. Hamilton, Problema in Land Registration and in Filing Environmental

Data in Eastern Canada, Tha Canadian Surveyor, Vol. 25, 1969, pg. 16.

14)

D. Nasatir, Data Archives for the Social Sciences:

Problems, Paris, Unesco, 1973, pg. 9.

15)

Dollar, op. cit., pg. 28

16)

C L . Geda, et al, comp. Archivists and Machine Readable Records, Chicago,

Society of American Archivists, 1980, pg. 22.

comp., Identifying People in the Past, London, Arnold, 1973,

Purposes, Operations and

- 46 17)

Meyer Fishbein, "The traditional archivist and the appraisal of machine readable
records", en Geda, op. cit., pg. 59.

18)

Harold Naugler, "The machine readable archives program of the PAC:

five years", en Geda, op. cit., pg. 70.

the first

19) Licklider, Libraries of the Future, pg. 4.

20)

Vase tambin un anlisis de las consecuencias de la automatizacin y de los

archivos legibles en mquina en una serie de trabajos sobre "Public History:
State of the Art 1980", en The Public Historian, Vol. 2, no 1, as como en lo
relativo a "The New History: the 1980's and beyond", en Journal of Interdisciplinary History, Vol. 12, ne 1-2, 1981, en particular los trabajos de
Bogue y Herlihy (vanse ms detalles al respecto, as como otros estudios de
J.M. Clubb, C M . Dollar, R.I. Hofferbert y otros autores, en la Bibliografa).

- 47 -

7.

LA AUTOMATIZACIN EN LA SALA DE TRABAJO

7.1

Necesidad de la automatizacin

7.1.1 Con el transcurso del tiempo, resultan cada vez ms evidentes las limitaciones de los sistemas tradicionales de administracin de archivos. Hemos hablado ya de algunas de ellas (vanse las pgs., 29-39).
Cabe citar otras varias: dificultad de poner al da en forma peridica y exacta la informacin, tanto para los
archiveros como para el pblico; probabilidad de que no se aproveche la mayora de
los ficheros y otros materiales por no haber una descripcin y una indizacin adecuadas, que las hagan idneas para los usuarios corrientes y para un pblico ms amplio;
dificultad de localizar una informacin conexa en una amplia gama de fuentes y de
medios; tiempo necesario para efectuar las pesquisas cuando hay que resignarse a
un grado modesto de precisin y se requiere una fuerte tasa de aciertos, con la esperanza quiz de que el hecho de hojear elementos marginales vaya a dar resultado.
Ahora bien, no es se el modo de hojear que aprecian los humanistas por su valor
creador y constructivo (prrafo 3.4.3). Mientras tanto, tambin los archiveros tienen que dedicar una gran parte de su tiempo a tratar sus materiales, para acabar
descubriendo que sus medios de localizacin extranormales no pueden mezclarse y
amalgamarse en beneficio de los investigadores. Se podra ahorrar mucho de ese
tiempo si fuera posible compartir una mayor cantidad de informacin para la identificacin de nombres o de encabezamientos (en una burocracia, por ejemplo). Los costos laborales siguen creciendo; si no se recurre mucho ms ampliamente a la tecnologa, los archivos tradicionales pueden convertirse en una poza de recursos culturales ampliamente desaprovechados.
7.1.2 De un equipo especial (la National Task Force) y de un simposio, de archiveros y de usuarios, respectivamente, que han ensamblado algunas de las ideas
ms interesantes sobre el particular en Amrica del Norte, se han derivado tres contribuciones recientes, en los Estados Unidos*). En gran parte, lo que se dice a
continuacin se inspira en esas fuentes, y cabe esperar que un pblico ms numeroso
saque provecho de todo ello.
7.1.3 La automatizacin de los archivos no es, por supuesto, un fenmeno nuevo,
y diversos experimentos y programas, que se iniciaron ya en el decenio de 1960, han
acumulado un buen caudal de conocimientos y de experiencia, ms valiosos quiz que
los medios de localizacin engendrados en esos aos de material y programas de informtica muy primitivos. La mayora de los productos primerizos se basaban en meras
estrategias de seleccin y fusin, y trajeron consigo unas listas e ndices, presentados en hojas de salida de computadora, que se parecan mucho a un libro y que
tenan sus mismas limitaciones prcticamente. Desde entonces, se han logrado grandes progresos, en el sentido de unos formatos normalizados, unos campos de longitud
variable, una presentacin jerarquizada y la aparicin de tcnicas de indizacin
perfeccionadas, pero, esencialmente, el producto final ha seguido siendo una operacin de edicin, por muy valiosa que pueda resultar. Entre otros ejemplos bien conocidos de los Estados Unidos cabe citar el Directory of Archives and Manuscript Repositories in the United States, de la Comisin Nacional de Documentos y Publicaciones
Histricas, y la gua sobre sus fondos, en preparacin a partir de una base de datos
empleando SPINDEX III, que no es posible consultar en conexin directa.
7.1.4 Es muy aleccionador recordar que la National Information Systems Task
Force fue creada por la Society of American Archivists para recomendar cual de los
dos sistemas deba pasar a ser el "nacional": NHPRCySPINDEX o el National Union Catalogue of Manuscripts Collection, en formato de biblioteca y sin automatizar todava.
La Task Force acab dndose cuenta de que no se trataba de escoger entre dos sistemas,
sino ms bien de la necesidad de examinar todas las repercusiones de la automatizacin para la profesin, la teora y la gestin de los archivos, incluido el naciente

- 48 fenmeno de las redes, en las cuales una buena cooperacin puede servir para mejorar
sensiblemente los sistemas manuales (vase tambin la Seccin 8 - "Las redes"
pgs. 53-55) .
7.1.5 Resulta evidente la necesidad de compartir la automatizacin, para que
pueda ser eficaz en materia de archivos. La catalogacin compartida constituy la
base de la automatizacin en las bibliotecas, y a partir de ella surgieron muchos
servicios y un buen nmero de especialistas y se consiguieron notables economas de
escala. No cabe el paralelo directo con los archivos, en los cuales es ms probable
que la automatizacin mejore los servicios en vez de reducir los costos. Cules
son entonces las ventajas esenciales?

7.2

Beneficios para los investigadores

7.2.1 Los investigadores desean disponer del equivalente automatizado, en materia de archivos, de "el libro ms adecuado en cada momento", y McCrank define "los
servicios de referencia" diciendo que comprenden los procedimientos normales relacionados con los medios de localizacin tradicionales, ms la interrogacin en
conexin directa y las pesquisas en lotes utilizando una lgica booleana para limitar la amplitud de la consulta. La bsqueda mediante resmenes en texto corriente
de los medios de localizacin, empleando un lenguaje natural como en las pesquisas
jurdicas, es tambin considerada como una operacin de "referencia", al igual que
la lectura de sustitutos de los documentos originales, presentados en una pantalla
y que omiten quiz los nombres personales en el caso de las declaraciones censales,
por ejemplo. En ese tipo de entorno, la "investigacin" se reducirla al estudio
de los propios materiales originales.
7.2.2 Ello ofrece evidentemente enormes ventajas para el investigador, que
podr emplear esas fuentes de referencia gracias al acceso a bases de datos apropiadas, ya se trate de redes locales que transmitan una informacin regional o bien
de otras dedicadas a temas o estudios especiales. No es probable que haya nunca una
sola ingente red o base de datos integrada, pero la compatibilidad por medio de la
normalizacin ha de ser cada vez ms factible, a condicin de que la obsolescencia
del material no plantee un problema. En todo caso, sera posible consultar sucesivamente varias bases de datos. Despus de haber localizado los documentos necesarios , es tambin posible que los vendedores de bases de datos estn en condiciones
de proporcionar una microficha de los mismos, a un precio mdico.
7.2.3 Es muy importante tomar exclusivamente en consideracin con tal fin los
sistemas de gestin de bases de datos generalizados, que son abiertos y pueden aceptar muy diversos formatos. Se est intentando actualmente conseguir la aprobacin
de un formato MARC revisado para los manuscritos y los documentos pblicos en asociacin con AACR II, que evita la necesidad de catalogar cada elemento. SPINDEX es probablemente el bloque de programacin ms flexible existente hoy en Amrica del Norte,
a pesar de que no permite la conexin directa.
7.2.4 Todo esto equivaldra a un "hojeo", controlado en computadora, mediante
toda una serie de recursos inimaginables en cualquier otro caso, lo cual podra resultar a la larga ms eficaz; que los mtodos tradicionales de bsqueda en los anaqueles de una biblioteca.
7.2.5 En suma,
en un punto central,
viajes) que requiere
parte del movimiento

el investigador podra efectuar un volumen de trabajo creciente

una vez ms, y evitar los cuantiosos gastos (de tiempo y en
la creciente descentralizacin de los recursos, derivada en
en pro del patrimonio.

- 49 -

7.3

Beneficios para los archiveros

7.3.1 Bearman ha sealado el afn suicida (derivado de nuestra simpata por

los usuarios) que consiste en cooperar ms cuando la cooperacin redunda en beneficio de los investigadores y menos cuando favorece a nuestras instituciones^). Las
polticas de adquisicin, por ejemplo, siguen compitiendo intensamente entre s y
carecen de todo sentido de planificacin regional. Compartimos la informacin de
un modo general sobre las colecciones existentes en nuestras instituciones, pero
rara vez nos dedicamos a comprar en cooperacin materiales o a normalizar los trminos en los ndices.
7.3.2 Bearman propone adems la interesante tesis de que la informacin de una
ficha de catlogo de biblioteca "de asiento principal" tratada con arreglo a AACR II
no se compone de informacin sobre el contenido sino de datos nominales -como el
autor, el editor, etc.- que, una vez normalizados, pueden emplearse una y otra vez.
No se han estudiado los intercambios de ese tipo de datos en los archivos, y sin
embargo hay elementos similares como, por ejemplo, el empleo y la ortografa corrientes de toponmicos y jerarquas burocrticas que cambian constantemente. Semejante
enfoque merece ser estudiado ms a fondo, y ello puede obligarnos a replantearnos
la tesis de que todos los archivos son singulares y, por ende, imposibles de catalogar en comn. Ello puede ser cierto en relacin con cada elemento, pero no referido
a las series.
7.3.3 Habida cuenta del modesto porcentaje de materiales tratados plenamente
en los centros de archivo de Amrica del Norte, y del pequeo tamao de dichos centros, todos nosotros hemos tendido a menospreciar la utilidad para el usuario de los
asientos de nuestros registros de adquisiciones u otros tipos similares de informacin de control que surgen inicialmente, sobre todo en su relacin con el acceso y
el contenido intelectual, por muy sucinto que pueda ser el asiento. Semejante informacin podra ser facilitada a una red (automatizada o no) por unos archivos muy pequeos, lo cual sera sin duda muy til a la vez para los archiveros y para los
usuarios. Cabra argir que el registro de adquisiciones de una coleccin no proporciona el grado de control suficiente para permitir la investigacin pero, en el caso
de masas muy pequeas, de unos pocos documentos, puede resultar posible,- y muchas
colecciones grandes se reciben en buen orden o, al menos, con un orden que permite
localizarlas. En todo caso, la existencia de materiales merece ser consignada como
preludio a una asistencia con miras a su ulterior tratamiento, si es necesario, y a
la planificacin de una adquisicin en rgimen de cooperacin.
7.4

Consecuencias para la normalizacin

7.4.1 Supongamos que un archivo o un grupo de archivos piensen tomar alguna medida de automatizacin. Llegados a este punto, es sin duda ya evidente que debe haber
alguna especificacin funcional que sirva de modelo, lo cual indicar varias opciones y un riguroso anlisis del sistema de gestin de cada archivo (y no simplemente
de su sistema de localizacin o recuperacin), puesto que puede haber interesantes
subproductos de la automatizacin, en materia de gestin y de custodia que impliquen,
por ejemplo, el movimiento interno de la informacin y mediante lo1 cual la retroinformacin de los usuarios traiga consigo quiz la adicin o modificacin de los trminos de un ndice.
7.4.2 La razn de ser de la automatizacin es, por supuesto, la necesidad de
normalizar, en primer trmino, los elementos de datos que describen las operaciones
efectuadas en un archivo, definiendo el elemento de dato como "la ms pequea unidad
concreta de informacin que se requiere para la actividad con respecto a la cual es
definida.- As, por ejemplo, en una receta de cocina "ingredientes" es un elemento

- 50 de dato"3'. Con tal fin, se ha redactado un diccionario de elementos de datos

(Data Element Dictionary, Society of American Archivists, 1982) , que pretende abarcar las operaciones bsicas con respecto a cualquier tipo de documento.
7.4.3 Conviene precisar que, independientemente de que se refiera a elementos
de datos o a una descripcin del contenido (tesauros), la normalizacin no significa la sumisin a una tirana mecnica, sino ms bien un lenguaje preciso y una serie
de normas, a la vez flexibles y sometidas a principios y directrices. Una descripcin exacta en un lenguaje normal puede ser una creacin elegante, un arte ms que
una ciencia.
7.4.4 Por ltimo, es posible que como punto de partida tengamos que "congelar"
la mayora de los medios de localizacin existentes en su forma manual, y empezar
de nuevo utilizando normas aceptadas. Hemos de reconocer que hemos heredado muchas
cosas de gran calidad en los sistemas de localizacin de los archivos tradicionales,
y que debemos progresar con cautela, ya que:
Segn las teoras ms modernas de la cognicin, los hombres piensan manipulando
y modificando "esquemas". No se llega a un nuevo concepto creando un nuevo
esquema ab initio... sino adoptando uno viejo o, en caso necesario ordenando varios esquemas retocados en una nueva estructura compleja... Un rumbo posible... es renunciar a los esquemas de escaln superior, esto es, los que estn
en el nivel del sistema y del subsistema, y en conservar, para su posible alteracin y reutilizacin, los esquemas de escaln inferior, es decir, los del
nivel de los componentes'*' .
Licklider prev la desaparicin de la biblioteca como sistema y del libro como subsistema, a la vez que persistirn todas las caractersticas de presentacin de la
pgina y los recursos bibliogrficos de la biblioteca en "la biblioteca del futuro":
cabra decir lo mismo de la "sala de trabajo de un archivo futuro".

7.5

Relaciones con los sistemas de bibliotecas automatizados

7.5.1 Aunque tenemos mucho que aprender de los bibliotecarios a propsito de

la dinmica de los sistemas automatizados y, en particular, de las estrategias de
bsqueda de resmenes en texto corriente y de sustitutos de documentos o colecciones, la creacin de fichas de catlogo como parte integrante de un programa de catlogo compartido perder probablemente importancia. Puede parecer econmico someter
los mtodos de tratamiento de archivos a unos formatos concebidos fundamentalmente
para las bibliotecas, pero lo nico para lo cual puede servir el asiento de un catlogo semejante es para indicar medios de localizacin manual ms detallados, no
existentes en la base de datos. No obstante, quiz resulte til en un archivo muy
grande en el cual se vaya a crear una primera lnea de control bibliogrfico para
todo el centro y que abarque todos los medios (vase el prrafo 5.3.9). Un equipo
especial de los Archivos Pblicos del Canad recomend que se hicieran nuevos ensayos de AACR II, para los que se haban preparado muestras de asientos correspondientes a cada uno de los medios. La Biblioteca de los Archivos Pblicos y la Divisin
de Archivos Legibles en Mquina venan empleando ya AACR II con pleno xito. En 1977,
ese mismo equipo especial propuso tambin PRECIS como el sistema de indizacin probablemente ms adecuado para atender las necesidades de los Archivos Pblicos, pero
sealando la necesidad de efectuar amplios ensayos previos, por supuesto.

- 51 7.5.2

Por otra parte,

al estar ya automatizada la mayora de las funciones bsicas de catalogacin

de libros y series, en el prximo decenio una de las tareas esenciales de automatizacin en la mayora de las bibliotecas de investigacin ser la terminacin del catlogo de consulta en conexin directa, mediante la integracin de
colecciones especiales, la realizacin de conversiones retrospectivas y la
vinculacin de bases de datos analticos y bibliogrficos. Cada una de esas
actividades engarza con las necesidades e intereses de los archiveros5^.
En todo caso, todos los formatos y reglas que surgieron para satisfacer las necesidades de las bibliotecas y que no se han modificado eficazmente para adaptarlas a
las de los archiveros pueden constituir una mala inversin.
7.5.3 Cualesquiera que puedan ser en un futuro inmediato las relaciones entre
las bibliotecas y los archivos y nuestra experiencia compartida en materia de automatizacin, la profesin de archivero experimentar grandes cambios a la larga. Al
entrar en lnea una masa creciente de informacin de carcter archivstico, es muy
posible que la especializacin temtica en unas estrategias de lcalizacin dirigidas a las fuentes primarias y sus sustitutos destruyan la relacin simbitica del
archivero con los propios documentos.
7.5.4 No solamente se distanciar de la labor de conservacin, tratamiento y
gestin de documentos la importancia asignada hoy a la investigacin en los archivos,
sino que es posible adems que surjan incluso unos archiveros de referencias que se
parezcan ms a los especialistas de la ciencia de la informacin que a sus colegas
dedicados fundamentalmente a adquirir, tratar y cuidar materiales de archivo. Cabe
esperar que sigan siendo funciones intercambiables, para impedir que se trocee "el
mundo nico" del archivero.
7.5.5 Es, en todo caso evidente que, al disponer de tantos recursos informativos,
el archivero se convertir quizs incluso en consultor y especialista de la evolucin
de los formatos de comunicacin con objeto de que se pueda crear el mejor archivo posible y mantenerlo en el tiempo, en colaboracin con analistas de sistemas y bibliotecarios, especialistas de la ciencia de la informacin y planificadores polticos, en
una era en la cual esas diferenciaciones parecern tal vez extravagantes y anticuadas, y en una sociedad orientada al servicio de los usuarios en la cual los materiales de archivo, tal como los conocemos hoy, se habrn convertido en valiosos elementos del patrimonio, en la medida en que hayan sobrevivido a los estragos de la acidez.

NOTAS
1)

David Bearman, Towards National Information Systems : Strategies and Frameworks,

Chicago, Society of American Archivists, junio de 1982, 27 pgs.
David Bearman, Towards National Information Systems : Opportunities and
Requirements, Chicago, Society of American Archivists, septiembre de 1982,
39 pgs.
L. McCrank, comp. Automating the Archives, American Society for Information
Science, White Plains, N.Y., Knowledge Industry Publications Inc., c. 1981,
363 pgs.
Vase tambin, en la Bibliografa, Bartle y Cook, Arad y Olsen, Roper, M. y
Cook, M. Archives^ and^ the Computer.

- 52 -

2)

Bearman, op. cit., septiembre de 1982, pg. 14

3)

Bearman, op. cit., junio de 1982, pg. ,12.

4)

Licklider, Libraries of the Future, pg. 3

5)

Bearman, op. cit., septiembre de 1982, pg. 17

- 53 -

LAS REDES
8.1

Orgenes

8.1.1 Las nacientes redes de archivos constituyen un fiel reflejo de los profundos cambios sociales que est experimentando la sociedad postindustrial. El
centralismo, con sus centros y mrgenes claramente identificables que caracterizaban
a la era del ferrocarril, y el crecimiento de las aglomeraciones urbanas industriales, est cediendo el paso a una decadencia de las ciudades, al retorno de la poblacin al campo y a una descentralizacin administrativa creciente. Estamos viviendo
una poca de fluidas coaliciones ad hoc, grupos de inters, equipos especiales y
una gestin matricial, en contraste con las antiguas jerarquas polticas y burocrticas, que todava subsisten pero que estn siendo impugnadas por doquiera. No es
sorprendente que, en un momento en el cual la informacin es ya un producto bsico,
los archivos, al igual que otras muchas instituciones, acten o se orienten en el
sentido de la creacin de redes, las cuales son un paradigma de la automatizacin y
de la propia computadora. Todo lo dicho hasta ahora a propsito"de la relacin entre el usuario y el archivero parece indicar que no se trata de dilucidar si va a
aumentar rpidamente la creacin de redes sino cundo va a producirse, habida cuenta
del actual clima econmico. No todas las redes estn automatizadas de momento, pero
procede planificarlas siempre pensando cuando menos en la perspectiva de su automatizacin^ ' .

8.2

Tipos

8.2.1 Por su misma naturaleza, las redes pueden revestir varias formas y estar
al servicio de muy diversos fines^). Se basan esencialmente en la cooperacin y la
colaboracin, por cuanto las grandes instituciones de archivo comparten sus recursos
informativos con las pequeas y mejoran sus normas. A su vez, las pequeas comunican sus fondos, de modo tal que los usuarios pueden hacerse una idea precisa de los
materiales de archivo disponibles en una regin entera para atender sus necesidades.
Tambin tiene ventajas administrativas el hecho de compartir los costos de material
y otros varios servicios en materia de formacin, conservacin, etc. (Vase asimismo la Seccin 7, "La automatizacin en la sala de trabajo", pgs. 47-52).
8.2.2 Cabe resumir cabalmente las caractersticas especiales de las redes en
la forma siguiente:
1. La institucin central puede tomar la iniciativa en relacin con casi todas
las operaciones de archivado, recurriendo a archivos satlites ms pequeos
para facilitar informacin y documentos en el plano local, incluidos los
medios locales de tratamiento, pero con una centralizacin de las operaciones de catalogacin.
2.

Los archivos pblicos pueden depositar ciertos documentos pblicos locales

que puedan haber tratado ya en una institucin local reconocida, por ejemplo una universidad situada en la regin ms adecuada, o bien puede encomendar a esa institucin que reciba directamente tales materiales de los
ayuntamientos locales, etc. Una red semejante actuara probablemente como
una federacin muy flexible.

3. Una red de grandes centros de archivo puede costear los gastos de un coordinador local y proporcionar medios importantes, en forma de espacio, fondos y tiempo del personal, para la realizacin de proyectos comunes.

- 54 -

4.

Una red puede hacer ms hincapi en unos programas de adquisicin basados

en la cooperacin, y no en la competencia.

5.

Se puede autorizar la transferencia fsica de fondos entre miembros de la

red, en beneficio de los usuarios.

6.

Un consorcio de instituciones ajenas al mundo de los archivos podra financiar un archivo central, en vez de crear sus propios pequeos archivos.

7.

Procede recordar asimismo que las delegaciones de los Archivos Nacionales

forman de hecho redes, que estn muchas veces estrechamente integradas
pero que pueden ser independientes y competir en ciertos aspectos (como en
el caso de la poltica de adquisicin de las bibliotecas presidenciales en
los Estados Unidos).

8.2.3 Cualquiera que sea el marco operativo, caben asimismo varias posibilidades preferentes :
1. La documentacin local de quienes no pertenecen a las lites mediante la
reunin de archivos locales dispersos y voluminosos en una forma descentralizada, con la perspectiva ulterior de su automatizacin.
2.

La especializacin de los miembros de la red en sectores convenidos de adquisicin en la regin, por ejemplo, en relacin con ciertos aspectos de
la historia agraria. Al mismo tiempo, todos los miembros pueden adquirir
materiales bsicos, verbigracia documentos de polticos locales.

8.2.4 Como es lgico, los usuarios y los creadores de materiales se opondrn

a que no estn ni plenamente centralizados ni conservados en su punto de creacin.
Toda red supone un modus vivendi, ya que los originales no pueden estar en dos sitios a la vez y, para resultar eficaces, ser preciso que:
1. Las instituciones de la red no queden recargadas con unos materiales que
no estn en condiciones de manejar.
2.

Las decisiones de evaluacin sean realistas en lo que atae al espacio y

al personal, con objeto de poder amoldarse a un crecimiento ms intenso.

3. Los sistemas de informacin estn normalizados al mximo posible.

4.

Las redes no se orienten exclusivamente en funcin de unos servicios. Tambin es importante la conservacin de los materiales y la administracin
econmica.

5.

Exista un acuerdo por escrito perfectamente claro, y se comprendan perfectamente las condiciones de pertenencia a la red.

6.

Haya unas contribuciones anuales, a ser posible, una vez tomada la decisin
correspondiente. Las redes no pueden mantenerse indefinidamente recurriendo a subvenciones ocasionales.

7.

La red pueda recabar los servicios de especialistas y de generalistas, para

el buen funcionamiento de los servicios tcnicos.

8.

Se aprovechen plenamente los contactos locales bsicos y las actividades

locales de divulgacin, utilizando para ello los recursos de la propia red.

- 55 -

NOTAS
1)

Bearman, op. cit., septiembre de 1982

2)

The Midwest Archivist, Vol. 6, no 2, 1982. Este nmero reproduce varios trabajos presentados en una conferencia nacional sobre las redes regionales de archivos, celebrada en Madison, Wisconsin (Estados Unidos de Amrica) en 1981. La
presente seccin se ha basado en gran parte en ese nmero.

- 56 -

9.

MAS ALLA DE LA SALA DE TRABAJO:

9.1

Actitudes

LOS SERVICIOS DE EXTENSION

9.1.1 Los archiveros solemos adoptar una actitud ambivalente ante los servicios de extensin. Por un lado, nos constan los ricos recursos de exposicin e incitacin que custodiamos y la posibilidad de presentar documentos en muy diversas
formas, como elementos culturales. Por otro, pensamos con razn que nuestra misin
principal consiste en conservar y someter a tratamiento, y en atender las peticiones
de informacin de los investigadores, con muy poco tiempo y dinero que. poder dedicar a unas actividades que pueden parecer meramente adicionales y facultativas.
Por ello, la labor de extensin gira en torno a lo esencial de las tareas ordinarias
del archivero, y se soporta con resignacin o incluso a regaadientes, sobre todo
cuando se consagran a ella demasiadas tardes o fines de semana.
9.1.2 En realidad, esas actividades encajan en una trama inconstil, siendo
cada una de ellas una "extensin" de las dems que corresponden al mandato y la
dinmica de la poltica de archivos. Los servicios de extensin son esencialmente
una prolongacin del trabajo de referencia ', y las siguientes observaciones se basan en sa y en otras tres fuentes2).

9.2

Definicin y alcance

9.2.1 En el trabajo de extensin o de "programas pblicos", como suele llamarse en Amrica del Norte, en vez de responder a una iniciativa del investigador
el archivero toma l mismo la iniciativa y ofrece nuevas experiencias y perspectivas a diversos tipos de "pblico" por medio de publicaciones, reuniones de trabajo,
y conferencias y exposiciones, que suscitarn quizs una mayor utilizacin de los
archivos y una ms intensa atencin por los usuarios, como consecuencia de la retroinformacin critica facilitada a los archiveros.
9.2.2 Con frecuencia, los archiveros dan muestras de grandes dotes latentes
para la labor de extensin y, como los programas muy complejos sern la excepcin
y no a regla general, nuestra ingeniosa intervencin ser apreciada por nuestros
clientes, que suelen vernos en papeles ms tradicionales, y adquiriremos ciertamente una muy valiosa experiencia en materia de comunicacin.
9.2.3 La mayora de los archivos se dedican a actividades de extensin sin
darse cuenta de ello, puesto que lo son prcticamente todas las relaciones con el
pblico, salvo las "de persona a persona", siendo las ms tradicionales las publicaciones, las charlas y las giras.
9.2.4 Es indispensable identificar exactamente a los usuarios eventuales de
todo programa pblico, y enfocar cuidadosamente ste en consonancia con ello. Las
exposiciones deben versar sobre temas bien definidos
las reuniones de trabajo deben responder a necesidades evidentes; y siempre ser' posible atraer a un nuevo
pblico y a nuevos investigadores, y enriquecer an m"s a los viejos amigos.
9.2.5 Los archiveros deban procurar no "ir dems; .o lejos". En vez de ello,
han de construir su programa gradualmente y, al aument. . a plantilla, salir de los
locales del archivo como centro inicial de unas activid". 33 de extensin destinadas
a grupos concretos de su localidad, actuando tras ellos - n o elemento que faciliten
la realizacin de proyectos que movilicen quizs a toda ai: comunidad, como, por
ejemplo, la presentacin de archivos tnicos.

- 57 -

9.2.6 Aunque se tengan las mejores intenciones del mundo, una relacin amplia
con los centros docentes resulta muchas veces difcil, a no ser que haya en el
archivo alguien que disponga de tiempo suficiente para colaborar estrechamente con
los maestros y profesores en la localizacin de unos documentos que armonicen con
el plan de estudios^) . Por desgracia, tambin al personal docente le resulta difcil encontrar el tiempo necesario para semejante labor preparatoria, con lo que se
desperdician inevitablemente unas oportunidades muy apasionantes.
9.2.7 Con el desarrollo de las redes, la automatizacin y, eventualmente, la
televisin interactiva, se podr descentralizar una gran parte de las actividades
de investigacin y colectivas, llevndolas incluso a cabo en el hogar, y para entonces una gran parte de lo que llamamos ahora "extensin" habr pasado a formar part
de las operaciones principales de un archivo.

NOTAS
1)

Elsie F. Freivogel, Education Programs: Outreach as an Administrative

Fonction, American Archivist, Vol. 41, nQ 2, 1978, pgs. 147-153.

2)

Gail F. Casterline, Archives and Manuscripts:

American Archivists, 1980, 70 pgs.

Exhibits, Chicago, Society oc

Ann Pederson y Gail F. Casterline, Archives and Manuscripts :

Chicago, Society of American Archivists, 1982, 94 pgs.

Public Prograir: ,

Hugh A. Taylor, Clio in the Raw: Archival Materials and the Teaching of
History, American Archivist, Vol. 35, 1.972, pgs. 317-330.
3)

Michael Cook, Teaching with Archives, International Journal of Archives,

Vol. 1, no 1, 1980, pgs. 25-36.

- 58 -

10.

10.1

EL USUARIO EN EL FUTURO: FORMACIN E INVESTIGACIN Y DESARROLLO

Formacin

10.1.1 Resulta evidente que, aun haciendo hincapi en la funcin de custodia

de la profesin, en virtud de la cual se conservan documentos para la posteridad
cualesquiera que puedan ser las necesidades inmediatas, la formacin en materia de
archivos debe desarrollar al mismo tiempo la capacidad de los archiveros de explotar
los inmensos y complejos recursos informativos que encierran sus fondos, relacionados no solamente con el pasado sino tambin con el cuasipresente.
10.1.2 Los archiveros estn empezando tambin a darse cuenta de que slo es
posible lograr una circulacin fluida de los fondos de valor permanente que contienen sus instituciones mediante una buena gestin de los mismos, principio ste que
debemos entender con toda claridad al colaborar estrechamente con los administradores.
10.1.3 En el nterin, podemos aprender muchas cosas de los bibliotecarios
(los cuales pueden tambin aprender de nosotros) a propsito del modo de apresar y
recuperar la informacin recurriendo a unos procedimientos y modalidades lo suficientemente flexibles como para abarcar todos los medios de informacin y comunicacin,
entre ellos los materiales de biblioteca.
10.1.4 Ha llegado el momento de "armonizar"^) los programas de formacin de
archiveros, bibliotecarios y documentalistas de modo tal que, cuando sea posible,
puedan tener al menos un plan de estudios bsico comn, antes de especializarse en
sus distintas disciplinas. Se ha propuesto asimismo la integracin de los estudios
histricos y de informacin^), lo cual mejorara sensiblemente la cooperacin y la
comprensin mutua, en beneficio, en particular, de los usuarios, que se interesan
fundamentalmente por la informacin independientemente de su fuente y que, en ltimo
trmino, acogern con satisfaccin la aparicin de unos sistemas integrados. Delmas
sealaba adems que puede y debe lograrse la armonizacin de los estudios, pero el
punto de partida no tiene que ser una cierta profesin ideal, sino los documentos
y colecciones de archivo, lo cual es quizs la nica concepcin prctica. Por supuesto, esa armonizacin resultara mucho ms difcil en el caso de los archivos
que tengan documentos predominantemente histricos, de una poca antigua.
10.1.5 Se ha sealado asimismo que, si mejora la actual situacin econmica
mundial, puede producirse un fuerte aumento de las actividades de archivo, tanto en
Europa como en el Tercer Mundo^', a la vez que surja la necesidad de disponer de
especialistas de tratamiento de datos, que constituyen un elemento decisivo para la
armonizacin y para la satisfaccin de los usuarios. Una nueva generacin de archiveros que avanzara con plena confianza hacia la nueva sociedad de informacin reforzara considerablemente la profesin.
10.1.6 No hace falta detallar ahora los planes de estudio aconsejables ya que
Delmas ha concebido ciertos modelos muy interesantes, pero todos los alumnos de
archivstica sacaran ciertamente gran provecho de lo que l llama la "psicosociologa de la comunicacin", tema ste totalmente descuidado por la mayora de las escuelas y programas de formacin.

- 59 -

10.2

Investigacin y desarrollo

10.2.1 Hasta ahora, la profesin de archivero ha estado privada de una vertiente de investigacin, por cuanto parecemos estar desarrollando un arte ms que
una ciencia, si bien nuestro modo pragmtico y prctico de enfocar los principios
bsicos es muy encomiable. Ahora bien, para atender mejor a los usuarios y a la
propia profesin, conviene dar desde ahora a ciertos archiveros la oportunidad de
eximirse de la vida profesional ordinaria, para poder preparar el tipo de estudios
detallados sobre experimentos de localizacin, elaboracin de formatos y anlisis
de las necesidades y del comportamiento de los usuarios, con los que han aprendido
tantas cosas los bibliotecarios. Hay que someter a prueba la teora, y trasladar
sus resultados a unos programas de formacin de archiveros de nivel universitario y
y a otros cursos, en beneficio de toda la profesin.
10.2.2 Un cierto nmero de institutos de investigacin de las principales
zonas lingsticas del mundo podran satisfacer tal necesidad. "La ciencia de los
archivos" debe contar con el respaldo de un acervo de conocimientos que sea algo
ms que la observacin personal, o incluso que una sabidura colectiva si es que
se quiere que tenga realmente pretensiones cientficas. La automatizacin proporciona ya los medios necesarios para semejante empresa. Lo nico que falta es voluntad y oportunidades.
10.2.3 Por ltimo, es tambin preciso ensear a los usuarios las nuevas metodologas y tcnicas, adecuadas a sus diversas disciplinas, y se podra hacer en parte
esto con la ayuda de archiveros y bibliotecarios, all donde el investigador entra
en la sala de lectura o se acerca al terminal. Ms an que en la actualidad, la
labor de investigacin se convertir en una bsqueda comn del archivero y del usuario, dedicando uno y otro toda su pericia a extraer conocimientos de la informacin
y sabidura de los conocimientos, en este mundo perturbado.

NOTAS
1)

Bruno Delmas, The training of archivists; analysis of the study programmes of

different countries and thoughts on the possibilities of harmonization, Paris,
Unesco, 1979, 75 pgs.

2)

L.J. McCrank, Prospects for integrating historical on information studies in

archival education, American Archivist, Vol. 42, nQ 4, 1979, pgs. 443-455.

3)

Michael Cook, The education and training of archivists : status report of

archival training programmes and assessment of manpower needs, Paris,
Unesco, 1977, pgs. 20-21.
Pueden verse otros trabajos de Cook sobre este tema en la bibliografa.

- 61 BIBLIOGRAFA
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psychological meaning of personal and public photographs.
Nueva York, Peter W". Widen, 1973, 250 pgs.
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1983. 58 pgs.
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vol.9, 1965, pgs. 213-220. (Berner ha escrito varios artculos sobre este tema).
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24 pgs.
Brooks, Philip C. Research in archives: the use of unpublished
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1969. 127 pgs.

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Burke, Frank G. The future course of archival theory in the United
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