CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS.

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en 7:40 PM

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Contabilidad

INVENTARIO Y CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

Hoy en da resulta sumamente importante que todas la empresas sin

importar si son industriales, comerciales o de servicio tienen que establecer
mecanismos de control para verificar la existencia real del activo fijo y que
dichos datos podamos verificarlos o cotejarlos con el aspecto contable en
cualquier momento o periodo con la satisfaccin de que todo est en orden
y al da.
Esto aunque parezca sencillo y prctico, es un dolor de cabeza para muchas
empresas que han optado por el descuido, el dejar las cosas para ltima
hora o bien por no seguir el debido proceso para el control de las entradas,
salidas y del control diario que requieren ciertos activos fijos de acuerdo a
su rol dentro de la actividad econmica de la empresa.
Si bien en cierto que podemos accesar a un programa de activo fijo, lo cual
sera una excelente opcin si tomamos en cuenta la disponibilidad que
tenga la empresa para ese tipo de desembolsos, eso s, en caso de que la
empresa quisiera ahorrarse algunos dlares, o bien somos una pequea
empresa de emprendedores podemos optar por la siguiente alternativa.
Como establecer guas de accin para un buen control del
inventario de activo fijo?
En ese sentido es conveniente que cada empresa establezca un sistema de
captacin y control de activo fijo. Dentro de los objetivos principales del
sistema tenemos:
Inventariar de forma peridica los bienes de la propiedad planta y equipo.
1. Codificar o etiquetar los activos fijos.

2. Controlar las entradas y salidas del activo fijo

3. Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes
muebles e inmuebles.
CRITERIOS PARA CONSIDERAR UN BIEN COMO ACTIVO FIJO O
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Existe el criterio convencional el cual se ha manejado por muchos aos y el
cual consiste:
Por su costo.
Cuando el bien tiene un costo considerable de $500 dlares o ms y que no
sea consumible, considerado en forma unitaria, o bien aquellos muebles que
tengan un valor inferior a dicha cifra, pero que por sus caractersticas y
volumen se considere como activo fijo
Por su durabilidad.
Cuando se considera que dicho activo es durable, permanente o que su
funcionamiento ser de ms de un ao a partir de la fecha en que es
utilizado por primera vez.
Segn las NIIF para Pymes Seccin 17 de la Propiedad, Planta y Equipo,
considera como criterio los siguientes.
1. Son aquellos activos tangibles que posee la empresa para ser utilizados
en:
A. En la produccin o suministro de bienes y servicios
B. Para ser alquilado a terceros
C. Para propsitos administrativos
2. Se espera ser utilizado durante ms de un periodo econmico
CLASIFICACION DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, INMOBILIZADO
MATERIAL O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.

QUIENES INTERVIENEN EN EL INVENTARIO Y CONTROL DEL ACTIVO

FIJO.
A. Jefes o encargados de las dependencias o unidades productivas
B. Personal del departamento de Contabilidad
C. Personal del departamento de Auditora Interna

FUNCIONES
Jefes o encargados
Corresponde a ellos sealar y difundir las polticas y procedimientos para el
control y captacin del activo fijo. Proporcionar las facilidades necesarias
para que en coordinacin con el personal encargado del inventario de activo
fijo se realice el levantamiento y la revisin peridica
Departamento de Contabilidad
Corresponde a este departamento proporcionar los datos relativos a las
adquisiciones, costos, responsables de todos los bienes, as como tambin
coordinar en las fechas indicadas el levantamiento de los inventarios de
activos fijos. Promover el alta y baja de los activo fijos, de acuerdo a las
necesidades o requerimientos de las unidades productivas u operativas y
generar entre todo el personal la cultura empresarial de la entrega
recepcin y por supuesto mantener actualizado el sistema.
Departamento de Auditoria
Corresponde a este departamento verificar que el inventario sea realizado
de acuerdo a la normativa vigente e informar de cualquier anomala durante
el desarrollo del mismo. En caso de prdidas o deterioros, realizar las
acciones necesarias para su recuperacin o bien determinar
responsabilidades, siguiendo el debido proceso.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA.
1) Realizar inventario.
2) Cotejo.
3) Revisin.
4) Procesamiento de datos.
5) Emisin de resguardos y etiquetas.
6) Pegado de etiquetas.
7) Archivo
Realizar el inventario.
Este consiste bsicamente en la localizacin y toma de los datos del bien,
asignndole a cada uno un nmero fijo e intransferible para su respectivo
control. Dicho inventario lo practica el personal de contabilidad asignado
para tal efecto, el de auditora y los jefes o encargados de los
departamentos o unidades productivas.
Cotejo.
Esto consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en
existencia.
Revisin.
Consiste en corregir y completar la informacin desarrollada en el
inventario.
Procesamiento de datos.
Consiste en capturar en el sistema de inventarios la informacin recolectada
por el personal designado en las fichas recolectoras y emitir listado de
activos ya depurados.

Emisin de resguardos y etiquetas.

El sistema emite los resguardos de los activos correspondientes a la
Propiedad, Planta y Equipo, inventariados con todos los datos que a estos
describen. Emitindose tambin la etiqueta de cdigo de barras con el
numero de inventario.
Pegado de etiquetas.
El personal designado, vuelve al lugar donde recolecto la informacin del
bien y le adhiere la etiqueta en un lugar visible para su fcil visualizacin.
Archivo.
El departamento de Contabilidad quien es la encargado de efectuar el
inventario, archiva el resguardo original, acompaado de su correspondiente
ficha de captacin, entregando una copia al encargado del departamento y
otra al departamento de auditora.
NORMAS PARA EFECTUAR EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.
Para efectos del inventario de activo fijo, todas las dependencias, secciones
o departamentos sern incluidos en su totalidad, para que dicha gestin
sea incluyente, responsable y en especial que sea fiable.
ETIQUETADO.
Esta operacin se realiza por medio de etiquetas de cdigo de barras en el
cual se le asigna un nmero de identificacin del bien. Esta etiqueta se
adhiere al bien.
FORMAS DE ETIQUETADO.
Este proceso est en funcin de la filosofa de la empresa, aunque una
aproximacin podra ser la siguiente:

LOGISTICA PARA EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

De acuerdo a la planificacin estratgica de la empresa, se envan
memorndum a todas las dependencias y reas de que se efectuara dicho
inventario y se les pide la total colaboracin para que den todas las
facilidades al personal encargado para que dicho inventario sea bien
elaborado.
El Gerente administrativo, debe reunirse con todos los jefes o encargados de
reas para informar de los objetivos, acordar el calendario de trabajo y
establecer de comn cuando inicia y termina dicho inventario.
TIPOS DE REPORTE.

El siguiente es un ejemplo sencillo de cmo establecer un formato que nos

ayude a tener un reporte actualizado de lo que es el inventario de la
Propiedad, Planta y Equipo, de nuestra empresa a una fecha determinada.
Dicho reporte tiene que ir avalado por los responsables directos de dicho
inventario.

PAUTAS PARA UN BUEN CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y

EQUIPO, O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.
Quizs una de las principales actividades que tiene que ver con el xito o
fracaso de un buen control de activo fijo, consiste en la logstica a
implementar en el da a da, es decir con la parte operativa de poder
establecer mecanismos de control que nos den la confianza de que todo lo
concerniente a dicho control se est realizando de la mejor manera.
En la prctica se necesita una buena dosis de comunicacin, buena voluntad
de hacer las cosas de acuerdo a la normativa y seguir el debido proceso.
Esto se complementa con el uso responsable de parte de las personas
encargadas en el manejo y control de las fichas de las entradas y salidas del
activo fijo.
ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.

Los bienes de activo fijo adquiridos por el departamento de compras de la

empresa son dados de alta e incorporados al inventario de la dependencia
correspondiente, una vez se verifican los datos, se le asigna un numero,
inclusive se le etiqueta con su cdigo de barras y posteriormente es enviado
a la dependencia donde ser utilizado para fines administrativos o en su
caso para los procesos productivos. De esta documentacin una copia le
queda al departamento de auditora, otra para el departamento de
contabilidad y otra para la gerencia administrativa.
Todas las entradas por concepto de reparacin, permuta o prstamos deben
ser tramitadas por los encargados de las dependencias con la gerencia
administrativa y comunicar de esto mediante informe escrito al
departamento de auditora y contabilidad.
El estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos, permite
tener actualizados los registros de inventarios.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO.

Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento del
departamento de contabilidad y auditora, mediante informe avalado por la
gerencia administrativa. Esta normativa permitir llevar un buen control de
todos los bienes de activo fijo que la empresa posea a una fecha
determinada.
SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN
OTRA MANERA DE CONTROL.
Algunas empresas para el logro de sus fines, tienen que adquirir equipo de
transporte, el cual de acuerdo a la actividad econmica, resulta vital e
imprescindible. Claro est, que este tipo de activo fijo necesita de
mecanismos de control que estn acordes a una realidad que establezca

responsabilidad en el uso de las unidades, cuidado y mantenimiento

adecuado para que dicho activo fijo siempre este en optimas condiciones
para su uso.

Este tipo de control tiene que ser de manera responsable, en el sentido de

tener los informes necesarios por parte del vigilante de turno de cualquier
anomala que tenga que ver con el uso y cuido de las unidades de
transporte.