EL ACTA DE PROTOCOLIZACIN.

a) Definicin.
Entonces para los estudiosos del derecho el acta de protocolizacin es la
incorporacin material y jurdica, es decir que su objeto material es buscar la
incorporacin del documento dentro del protocolo; su objeto jurdico en este
caso sera la incorporacin que se realiza a travs de la redaccin del acta en el
protocolo, y una vez incorporado el documento pasa a ser protocolizado, estos
dos van entrelazados pues pasan a ser uno solo, y as mismo debern
extenderse las copias y testimonios, que segn la ley guatemalteca, deben ir
al final y no entre los instrumentos.
b) documentos que se protocolizan.
Artculo 63. Podrn protocolarse:
1. LOS DOCUMENTOS O DILIGENCIAS CUYA PROTOCOLACIN ESTE
ORDENADA POR LA LEY O POR TRIBUNAL COMPETENTE. (Lo har el
notario por si ante s)
Ordenadas por Ley o por Tribunal

Al ser casos donde la misma ley ordena, se entiende que dentro del acta
el notario deber indicarlo
Estas actas las realiza POR MI ANTE MI.
No comparece nadie mas que el notario.

2. LOS DOCUMENTOS PRIVADOS CUYAS FIRMAS HUBIEREN SIDO

PREVIAMENTE LEGALIZADAS. (Basta con la comparecencia de la persona a
cuyo favor se suscribir el documento)
Protocolacion de documentos con firmas legalizadas:

La protocolacion se realiza a requerimiento de una persona particular, la

persona a cuyo favor se suscribe el documento.
Ac la certeza va orientada a la existencia del documento a partir de
determinada fecha.

3. LOS DOCUMENTOS PRIVADOS SIN RECONOCIMIENTO O

LEGALIZACIN DE FIRMAS.
(Es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento.)
Protocolacion SIN firma legalizada.

Existe un documento privado el cual carece de legalizacin de firmas, por lo

que ac es necesario que concurran todos los que hayan firmado el
documento.
No toma efectos de instrumento publico
ANTE MI, porque hay alguien que esta requiriendo que hagamos un
instrumento pbico
Existe reconocimiento de autenticidad del documento que eventualmente
puede ser usado como prueba

c) requisitos.
Se har en papel del protocolo, recomienda tambin que se realice en el folio
que antepone a aquel que quedara intercalado en el documento.
Los requisitos estn contenidos en el artculo 64 del Cdigo de Notariado,
siendo estos:
1. El nmero de orden del instrumento.
2. El lugar y la fecha.
3. Los nombres de los solicitantes, o transcripcin en su caso, del mandato
judicial.
4. Mencin del documento o diligencia, deber indicarse el nmero de hojas
que contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, segn la foliacin y los
nmeros que correspondan a la primera y ltima hojas.
5. La firma de los solicitantes, en su caso y la del Notario, si el mismo
Notario fuese el otorgante debe ir precedida la firma de este por las palabras
por m y ante m, y si lo hicieran nicamente los solicitantes ser precedido por
las palabras ante m, segn lo indica el Cdigo de Notariado en el artculo 29.
d) Efectos jurdicos.
Se determin que como consecuencia de la protocolacin el documento
autorizado posee plena validez, y a causa de esto dicho documento se
constituir como plena prueba y de una presuncin de veracidad la cual obtiene
los instrumentos pblicos. Es entonces la protocolizacin de documentos la que
contribuye a la conservacin del documento, posibilita su reproduccin
mediante el testimonio y as mismo gozarn de efectos legales y probatorios.

Obligaciones notariales consecuencia del acta de protocolacion:

Se extiende el testimonio
Se remite el testimonio especial al Director del Archivo General de
Protocolos.
o Timbre notarial de Q.10
o Timbre Fiscal de Q.0.50
o
Clausula de Protocolacion:

Cuando las partes deciden protocolizar en un documento que se relaciona

directamente con el negocio jurdico contenido en la escritura .

DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO

Documentos provenientes del exterior Todo documento que proviene del
extranjero, y que ha sido autorizado por Notario Guatemalteco, y el cual ha de
surtir sus efectos en Guatemala no deber sufrir pases de ley, pues por el
simple hecho de ser autorizado por Notario guatemalteco habilitado,
nicamente deber protocolizarse para que dicho documento tenga plena
validez en Guatemala y surta sus efectos.

Ahora bien la ley guatemalteca es clara al establecer el procedimiento para los

documentos que han sido autorizados por un Notario o autoridad extranjera, y el
cual necesita hacerse valer en Guatemala este documento si debe sufrir de
pases legales. El objeto es cumplir con las distintas legalizaciones de firma de los
funcionarios por los que ha pasado el documento.
a) Si el documento viniera en otro idioma diferente al espaol, deber
realizarse la traduccin por un traductor jurado; los documentos que
provienen del extranjero sern admisibles y surtirn sus efectos siempre y
cuando sean legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
b) Si se tratase de un documento que deba inscribirse ante los Registros
Pblicos, debern ser protocolizados ante Notario y las autoridades
actuaran con base en los respectivos testimonios.
CONCLUSION
Protocolacion de documento proveniente del extranjero:
Para que sean admisibles es necesario que sean legalizados los
documentos por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Deben estar redactados en espaol o vertidos al espaol por un traductor
jurado autorizado en la Republica.
De manera obligatoria los documentos que deben protocolizarse de manera
obligatoria son:
o Poderes o mandatos
o Documentos que procesa inscribir en los registros pblicos.
Obligaciones posteriores a la protocolacion del documento proveniente del
extranjero:

Aviso al Archivo General de Protocolos dentro de los 10dias a

protocolizarlo.
Que debe contener:
o Fecha y lugar donde fue expedido el documento
o Funcionario que se autorizo
o Objeto del acto
o Nombres y apellidos de los otorgantes
Impuestos pagados

DOCUMENTOS AUTORIZADOS POR NOTARIO GUATEMALTECO EN EL

EXTRANJERO
En Guatemala la Ley del Organismo Judicial, lo regula en el artculo 43 en donde
se habla acerca de la actuacin notarial en el extranjero, explicando que los
funcionarios diplomticos y consulares guatemaltecos que sean Notarios,
siempre y cuando estn facultados como tal, har constar hechos que presencie y
las circunstancias que le consten, as como podrn, autorizar actos y contratos en
el extranjero que hayan de surtir efectos en Guatemala. Dejando tambin esta
normativa un campo libre a los Notarios guatemaltecos de autorizar actos y
contratos que vayan a surtir sus efectos en Guatemala, y todos lo harn en
papel simple, surtiendo sus efectos legales como acto notarial la cual deber
protocolizarse en la forma que establece la Ley del Organismo Judicial en el

artculo 38, dichos documentos surtirn sus efectos legales a partir de la fecha
en que fueran protocolizados en Guatemala. Se puede entonces decir que la nica
excepcin a la normativa anteriormente descrita es la que exige al Notario, que
este tenga su domicilio en la Repblica de Guatemala, a lo que se le conoce
como (deber de residencia), el cual es un requisito habilitante para poder ejercer la
profesin, salvo en el caso de los Cnsules o agentes diplomticos, que desde
luego sean Notarios.
CONCLUSION
Actuacin Notarial en el Extranjero:
Los cnsules y agentes diplomticos de la Republica acreditados.
Los notarios estn facultados para hacer constar hechos que presencien y
circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos en el extranjero
que surjan efectos en Guatemala. Art.38 LOJ
No serian necesarios todos los pasos de ley.

ACTA DE LEGALIZACION:

No todos los documentos son redactados por notario por lo que para validar
la firma de los signatarios para que este produzca efectos probatorios.
En estos casos siempre tenemos que tener en cuenta que el notario no es
responsable del contenido del documento, no la redaccin del mismo.
En este tipo de actas lo que limita la fe publica del notario es relacionada a
las firmas que aparecen suscritas en el documento corresponden a las
personas que dice en el texto.

Definicin:

Legalizacin es la certificacin dada por un notario o por un funcionario que

asegura la autenticidad de una firma.
La certificacin extendida pr el notario en donde hace consta que
determinada persona firmo a su presencia tanto el documento como el acta
que al efecto se levante en el protocolo.

LEGALIZACION DE FIRMA: es el acto por medio del cual un Notario, autentica la

firma que aparece en un documento que se le presenta, la cual es reconocida por
una persona que se dice su autora o que la signa del profesional.

ACTAS DE LEGALIZACIN (FIRMA Y DOCUMENTO).

La certificacin que facciona un notario en el documento que se le

presenta o en una hoja anexa en donde hace constar de acuerdo a las
formalidades de la ley que se reconoce o firma en presencia del profesional.

De firma "Consisten en la declaracin del notario, a veces llamada 'autntica', de

que las firmas que figuran en el documento son verdaderas por conocer a los
firmantes y haber estos firmado en su presencia.
Acta de Legalizacin de Firmas No es un acta notarial, como algunas veces,
en forma errnea se cree. Es por medio de la cual, el Notario da fe que una firma
que ha sido puesta o reconocida en su presencia es autntica, y que l conoce al

signatario o bien que lo identific por los medios legales, siendo responsable el
profesional de la firma y fecha de la legalizacin.
Artculo 54. Los notarios podrn legalizar firmas cuando sean puestas o
reconocidas en su presencia. Asimismo, podrn legalizar fotocopias,
fotostticas y otras reproducciones elaboradas por procedimientos anlogos,
siempre que las mismas sean procesadas , copiadas o reproducidas del
original, segn el caso, en presencia del Notario autorizante.

CONTENIDO Y FORMALIDADES: ARTCULO 55 CN.

Artculo 55. El acta de Legalizacin contendr:
a) Cuando sea de firmas:

El lugar y la fecha;
Los nombres de los signatarios;
Su identificacin por medios establecidos en el inciso 4. del Artculo 29 de

esta ley, si no fueren conocidos por el Notario;

o DPI
o PASAPORTE
o TESTIGO
o CONOCIMIENTO
Fe de que las firmas son autenticas,

DOY FE: que las firmas que anteceden son autenticas, por haber sido puestas o
reconocidas a mi presencia.

Firmas de los signatarios

Deben formar a continuacion del acta al pie seguido del notraio con la palabra
ANTE MI . y

Las firmas de los testigos si los hubiere: ACTAS DE LEGALIZACIN (FIRMA Y

DOCUMENTO).

La certificacin que facciona un notario en el documento que se le

presenta o en una hoja anexa en donde hace constar de acuerdo a las
formalidades de la ley que se reconoce o firma en presencia del profesional.

Firman despus de los signatarios antes del notario.

EJEMPLO
En la ciudad de Guatemala, el trece de marzo de dos mil quince, como notaria,
DOY FE. Que la firma que antecede es AUTENTICA, por haber sido puesta el dia
de hoy en mi presencia por el Senor JUAN GABRIEL CARDONA, quien es
persona de mi conocimiento y quien firma nuevamente la presente acta de
legalizacin.
FIRMA
ANTE MI:

Firma y sello del Notario.

b) Cuando sea de fotocopias, fotostticas u otras reproducciones
elaboradas procedimientos anlogos:

el lugar y la fecha;
fe de que las reproducciones son autnticas y
una breve relacin de los datos que consten en las hojas anteriores a
aquella en que se consigne el acta o de todo el documento legalizado,
cuando materialmente sea imposible levantarla sobre el propio documento,
todas las hojas anteriores a la ltima debern ir firmadas y selladas por el
Notario.

En ambos casos el acta deber llevar la firma y sello de Notario procedidas ,

en el primer caso de las palabras: ante mi y en el segundo caso de las
palabras: por mi y ante mi."
Artculo 56. Si la firma hubiere sido puesta por una persona a ruego de otra que
no supiere o no pudiere firmar, ambas comparecern al acto; para el caso de
reconocimiento, ser ligado, lo que har constar el notario. La persona que no
supere o no pudiere firmar pondr su impresin digital al pie del acta.
VALIDEZ DEL DOCUMENTO
Artculo 57. La autntica no prejuzga acerca de la validez del documento ni de la
capacidad ni personeras de los signatarios o firmantes.

Esto es porque el notario no es responable de su redaccin.

Tampoco prejuzga la capacidad ni la personera de los signatarios.
Continua siendo la naturaleza privada.
nicamente se limita acreditar la autoria que reconoce una persona

respecto de una firma plasmada en un documento.

Titulo ejecutivo 327 CPCYM documentos prvados con legalizacin notarial.

IMPUESTOS:
Las actas de legallizacion de firma estn afectadas al pago de dos impuestos:
timbre fiscal y timbre notarial.

TIMBRE FISCAL: Tarifa determinada de Q5.00 por cada legalizacin (Art

5n. 7 LEY timbre fisal)

TIMBRE NOTARIAL: la tarifa de timbre notarial es fija, de Q10.00 (Art 3, n y
2 ley de timbre forense notarial)

Artculo 58. El notario firmar y sellara la o las hojas anteriores a la en que se

encuentre suscrita el acta de autentica, haciendo constar en la misma esta
circunstancia. Si el acta de autntica se escribiere en hoja independiente del
documento, y har relacin de esta en el acta.

LAS HOJAS SE FIRMARAN Y SELLARAN EN EL ADVERSO DE TODAS POR EL

NOTARIO, SI FUERA MAS DE UNA Y EN ESPECIAL SI NO PUEDE
REDACTARSE EL ACTA EN LA MISMA HOJA.
OBLIGACIONES POSTERIORES:

Toma de razn en el protocolo TERMINO NO EXEDA DE 8 dias

Remisin del testimonio especial al director General de Protocolo.
Entrega de testimonio al interesado.

RAZON DE LEGALIZACION DE FIRMA:

Es el instrumento publlico protocolar que el notario debe facciones dentro del
plazo que no exedad de ocho das posterioires a la legalizacin de firma, para
establecer u control sobre la persona que reconocio la firma y proveer certeza en
cuanto a la fecha del acto.
Artculo 59. De cada acta de legalizacin el notario tomar razn en su propio
protocolo dentro de un trmino qu no exceder de ocho das, haciendo
constar.
1. Lugar y fecha.
2. Nombre y apellidos de los signatarios.
3. Descripcin breve y substancial del contenido documento que autoriza la firma o
firmas que se legalizan, con indicacin del valor, nmeros y quinquenio de las
hojas de papel sellado en que estn escritos, tanto el documento, como el acta de
autntica o mencin de la clase de papel en que estn escritos.
Estas razones se asentaran siguiendo el orden y numeracin del protocolo y sern
firmadas nicamente por el notario
REQUISITOS Y CONTENIDO DE LA RAZON DE LEGALIZACION DE FIRMA:
Numero de orden
Lugar y fecha de donde y cuando se toma razn en el protocolo
Los nombres y los apellidos de los signatarios
Breve descripcin del contenido del documento en el cual aparecen las
firmas legalizadas.
Descripcin de la clase de papel en la que se redacta el acta de
legalizacin
Firma del notario. Sello precedido POR MI ANTE MI.

ACTAS NOTARIALES.( EXTRAPROTOCOLAR)

No se establecen ni se hacen constar manifestaciones de voluntad que

inciden en relaciones jurdicas
No suple a la escritura matriz
Son utilizadas por todo tipo de personas, y lo que se busca es hacer contar
hechos

Definicin de Acta Notarial:

Es el instrumento publico en que no se contienen relaciones de derecho, no

hay vinculo que engendre obligacin. Contiene solamente hechos cuyo
recuerdo conviene conservar por la fe del autorizante, o hechos
relacionados con el derecho que pueden producir acciones no exigibles por
la propia virtud del acta, si no por hechos que constan para pedir a los
tribunales o autoridades cumpliendo del derecho.

Objeto:

Articulo 60. El notario, en los casos en que intervengan por disposicin de

la ley o a requerimiento de parte, levantara actas notariales en las que har
constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten.
Por lo que debemos entender que es un instrumento extra protocolar en
donde constan hechos o circunstancias con requisitos establecidos en ley
para su redaccin
Clasificacin:

Actas Notariales de presencia: en estas se espera que el notario se

desempee como un observador, de un hecho o circunstancia que ocurre
frente a sus ojos y donde no puede ni debe intervenir en forma alguna,
limitndose a ser receptor viendo, oyendo, para narrar fielmente lo sucedido
o descrito.
o Actas de presencia:
Las que acreditan estado fsico de cosas o cualidades
Las de terminacin de obra
Las de subasta
Las de fe de vida o supervivencia
Las de unin de hecho.
Actas Notariales de Referencia: En esta clase de actas el Notario recibe
todo aquello que pueda manifestar o declarar una personas, en relacin a
determinados hechos o circunstancias e inclusive deseos, propsitos etc.
Son tiles para manifestaciones de tipo personal como declaraciones
juradas de testigos en lo que respecta a hechos o circunstancias que han
presenciado. El notario no es responsable sobre las declaraciones
realizadas en el acta solo interviene como fedante.
Actas Notariales de Requerimiento: son las que sirven para solicitar
pedir a otra persona que haga o deje de hacer algo. En el medio notarial
guatemalteco se utilizan en asuntos de jurisdiccin voluntaria. Consta una
declaracin de voluntad por parte del requirente se ha afirmado que estas
constituyen un documento notarial intermedio de acta y la escritura. En los
asuntos de jurisdiccin voluntaria el requirente con base en los establecido
en la ley como un derecho facultativo, acudir al notario a plantear su
solicitud.
Actas Notariales de Notificacin: de acuerdo con el 33 y el 71cpym. El
notario es auxiliar del juez por lo que puede ser encomendado para que
realice determinados actos dentro de lo que se incluye lo relacionado a las
notificaciones. A solicitud de parte se asigna al notario para que notifique
por lo que el valor probatorio de la notificacin realizada es pleno. Se
cumple al hacer saber a una persona y ponerle en conocimiento legal el
contenido de una resolucin judicial y los documentos que pudieren
acompaarle con todos los efectos procesales que deriven de ello.
Actas Notariales de Notoriedad: Acta notarial que tiene por objeto el fijar
y comprobar hechos notorios sobre los que pueden fundarse y declararse
derechos y cualidades con trascendencia jurdica. Ej. Desaparicin de una
persona, posesin provisional de bienes, rectificacin errores en
consignacin de una persona en actos jurdicos diversos.

Estructura del acta Notarial:

Rogacin, audiencia o requerimiento que se realiza al notario

Expresin del objeto, finalidad o propsito de la rogacin o requerimiento
formulado al Notario.
Narracin del hecho por el notario
Autorizacin del instrumento por el notario.

Rogacin:

Debe ser requerida en base al 61cn

Se refleja la rogacin en el acta:
o Lugar
o Fecha
o Hora
o Nombre del notario
o Nombre del requirente
o Identificacin del requirente
o Direccin donde se encuentran constituidos
o Municipio y departamento

Objeto de la Rogacin:

Tiene como base la voluntad del requirente

Puede ser: notificar, recibir la declaracin testimonial de una persona, dejar
constancia de los acuerdos de una asamblea de accionistas, sobrevivencia
de una persona etc.
o Representa una condicin necesaria para la relacin especifica de
autenticacin que debe de darse en el acta
o Debe ser expresa con claridad y precisin
o Es libre al notario que se dirige.

Narracin de Hecho:

La narracin se narra mediante puntos en orden ordinal

Consigna el documento en manera veraz lo que en realidad sucede sin
alterar desde su perspectiva lo que es.

Cierre y Autorizacin:

La autorizacin se da con la firma y la impresin del sello del notario

Mediante la firma y sello del notario nace a la vida legal el instrumento
publico en el caso del acta notarial.

Diferencias entre acta notarial y escritura matriz

Numero de orden
Papel
Hora de inicio y de finalizacin del instrumento
Direccin del lugar en donde se autoriza el instrumento
Clausulas y puntos
Conservacin del instrumento
Posibilidad de reproduccin

Entrega del instrumento

Tipo del documento
Funcin asesora del notario
Uso de timbres y notariales.

Normativa relacionada a las actas notariales:

Art. 61cn
Protestos. Art. 480ccomercio
Inventarios: Art. 558 cpcym
Notificacin: Art 72 cpcym
Matrimonio: Art. 93 y 101codigo civil
Notoriedad: Art. 442cpcym