Unidad 1 - Mdulo 4- Clase 3

Produccin de informes y manejo

de la informacin

Contextualzate
La produccin de informes en un proceso de interventora es un aspecto relevante
ya que son el medio para comunicar al cliente o dueo de la obra el balance de su
ejecucin, aspectos del contrato de construccin y acciones especficas del
interventor.

Introduccin
Para qu se realizan los informes?
Los informes se llevan a cabo para garantizar que la interventora, desde una
perspectiva integral y preventiva, comunique al cliente el contenido, la calidad y la
oportunidad de su gestin.
De esta manera se definen la forma y el contenido de los informes para el contrato
de construccin y de interventora para que cuenten con el desarrollo requerido y
concreto para su seguimiento y control.

Elaboracin

Recoleccin
de la
informacin

Para ello tenemos en cuenta:

Edicin final

Tipos de informes:

Informe
mensual de
gestin de la
interventora

Informe
mensual de
obra

Infome final
de contrato
de obra e
interventora

Informe
diario

Contenido
1. Informe mensual de gestin de la interventora
Se presenta al dueo de la obra o cliente.
Contiene el avance mensual de la gestin interventora, con relacin al
estado actual proyectado y ejecutado en cuanto a costos y recursos,
acciones realizadas y ajustes del mes analizado.
Qu debe tener un informe mensual de gestin de interventora?
Resumen ejecutivo: no debe sobrepasar tres pginas. Es conciso y
grfico, est destinado a la gerencia o direccin y corresponde al
resumen del contenido del informe, con los datos relevantes del
mismo.
Gestin del contrato: se sintetizan las actividades administrativas
desarrolladas en el mes segn el contrato de interventora, teniendo
en cuenta acuerdos realizados con el dueo de la obra.
Actividades realizadas: descripcin general de las acciones realizadas
por cada rea funcional de interventora
Recursos humanos: Personal dispuesto por la Interventora para
desarrollar el servicio. Se debe tener en cuenta la relacin del personal,
el tiempo laborado y los pagos de salarios y obligaciones parafiscales.
Recursos fsicos: relacin de recursos fsicos que dispone la
organizacin interventora.
Costos de la interventora: resumen de los costos incurridos en el mes,
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clasificados en costos de personal y directos. Comportamiento de la

facturacin mensual.
Anexos: los que se consideren convenientes para complementar la
informacin.
2. Informe mensual de obra
Reporta el avance del contrato de construccin de la obra. Se presenta la
descripcin de las obras ejecutadas en el mes y una evaluacin de su
estado de avance. Igualmente la gestin de calidad, riesgos, salud
ocupacional, seguridad, gestin ambiental y social.
El informe se elabora con fecha de corte para pago al contratista (por lo
general el 25 de cada mes).
Qu debe tener un informe mensual de obra?
Resumen ejecutivo: Sintetiza el cuerpo del informe, con el estado
actual del avance del contrato, lo presupuestado y programado (plazo,
precio, facturacin, cronograma y aspectos jurdicos). No debe
sobrepasar tres pginas.
Concepto interventor: Anlisis de los aspectos relevantes del desarrollo
del contrato de la obra a la que hace referencia el informe, con
relacin a los costos y plazos de construccin.
Localizacin y descripcin de la obra: Descripcin general de la obra
en construccin en cuanto a las caractersticas y magnitud. Incluye un
esquema general de la obra.
Avance: Descripcin de las actividades realizadas y tabla de
seguimiento de avance: porcentajes de avances parciales y
acumulados.
Incluye tambin registro fotogrfico: actividades ejecutadas como
evidencia, seguimiento del programa (avance de ejecucin de cada
actividad) y personal (relacin del personal y el equipo utilizado por el
contratista para ejecutar la obra).
Programa de construccin: seguimiento y anlisis de todo el programa
de obra. Debe mostrar el anlisis por parte del interventor acerca de
los retrasos o adelantos de la misma.
Flujo de inversiones: facturacin realizada en el mes y control de
manejo del anticipo, obras extra y actas de reajuste.
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 Personal empleado: presentacin del personal segn cargos y

procedencia.
Gestin del contrato: descripcin de aspectos relacionados con el
manejo del contrato:

Actas de
modificacin
bilateral del contrato

Control de
reclamaciones
generadas por el
contratista

Control de cambios: Relacin de los cambios que se hayan generado

en los planos de construccin y las especificaciones tcnicas en el mes
de elaboracin del informe, aprobados previamente por el dueo de la
obra.
Control de calidad de los materiales: Relacin de las actividades
realizadas por el contratista en cuanto a gestin de calidad.
Reporte de actividades gestin: En temas de indicadores propios de
riesgos, salud ocupacional y seguridad.
Gestin ambiental y social: Acciones desarrolladas durante la
construccin de la obra en cuanto a manejo de residuos, tratamiento
de aguas, y aspectos de gestin social.
Anexos: Los que se consideren convenientes para complementar la
informacin.
Para tener en cuenta
El seguimiento al programa de construccin permite la elaboracin de tablas y
grficos que dejan visualizar el seguimiento y control que realiza el interventor.
3. Informes finales de gestin de la interventora y de obra
Se elaboran cuando ha finalizado la construccin de la obra. Deben presentar
un resumen de toda la informacin generada desde el inicio hasta su
finalizacin. Tiene los mismos apartados de los informes mensuales, con el
contenido ms condensado.

Informe final de interventora

descripcin de
procedimientos
seguidos por el
contratista y
resumen de los
avances
mensuales.

informe final de la obra

aspectos de
costos, personal y
actividades
desarrolladas por
el interventor

4. Informes diarios de obra

Se realizan dependiendo del tipo de proyecto, para mostrar el avance de
las actividades da a da, su presentacin en grfica y digital.
Cmo se presentan los informes?
Se recomienda la Norma Tcnica colombiana NTC 3588, que sugiere la
siguiente estructura:

Portada: logos, objeto, nmero del contrato y ttulo

Concepto del interventor

Tabla de
contenido

Resumen
ejecutivo

Cubierta
anterior

Nucleo del informe: captulos y

subdivisiones.

Cubierta
posterior

Material complementario

Diseo y presentacin:

Definir el tipo de letra.

Mrgenes.
Espacios.
Aspectos de escritura.
Subdivisiones y vietas.

5. Elaboracin de los informes: paso a paso

Programacin para realizar el informe
Se recopila y revisa la informacin para que llegue de manera oportuna al
rea encargada de producir los informes.
No olvides: Se debe elaborar un formulario de la programacin:
elaboracin, revisin, edicin y entrega de cada informe.
Recoleccin de la informacin y pre-informes
Cada rea (ingenieros, gestin de riesgos, ambiental y social,
aseguramiento de la calidad) recolecta el contenido para elaborar el
informe.
Procesamiento de la informacin
Se deben actualizar datos como grficas y tablas de seguimiento y
realizar los comentarios pertinentes al avance del programa de
construccin de la obra.
Borrador inicial
El rea de operacin realiza el borrador del informe con la informacin
suministrada por cada rea y el apoyo del rea tcnica.

2 revisin

1 revisin

Ingeniero
interventor

Jefe de
control
tcnico y
jefe de
operaciones

3 revisin

Revisiones
Residente
general de la
interventora

Despus de la lectura y revisiones se elabora el concepto del interventor

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acerca del avance del contrato de construccin (costo, plazo y calidad).

Edicin
Despus de tener claras y ajustadas las observaciones realizadas al
informe, el rea funcional de operacin desarrolla la versin final y edita,
para ser enviada al dueo de la obra, impresa y en magntico.
6. Control en la produccin de informes
Es la medida del desempeo en cuanto al cumplimiento, veracidad y
utilidad de los informes.
Cada uno de ellos debe incluir una evaluacin de la produccin del
informe, que realiza el dueo de la obra o cliente, en el cual manifiesta su
confiabilidad y aceptacin.
QU SE EVALA EN LA PRODUCCIN DEL INFORME?

Cumplimiento de
la entrega

Presentacin del
informe y
contenido

Valoracin del
concepto general

Despus de tener esta evaluacin por parte del cliente, la interventora

realiza acciones correctivas o preventivas, desde el enfoque integral.
7. Manejo de la informacin
En la interventora, el manejo de informacin y el sistema de archivo de
los documentos es de especial relevancia, en cuanto a su uso en mbitos
administrativos, legales y financieros. Igualmente puede ser til como
evidencia, referencia o fuente de investigacin.

Entre la informacin hallamos:

Actas de reuniones.
Informes.
Correspondencia.
Programas de obra.
rdenes de pago.
Facturas.
Documentos del contrato (pliegos y planos de construccin).
Manuales, procedimientos y metodologas.
Para tener en cuenta:
El manejo de informacin y sistema de archivo tiene por objeto definir los
procesos para la codificacin, seguimiento y control, y resguardo de la
documentacin
Se tienen en cuenta las siguientes acciones:
Codificacin y nomenclatura
Esto permite una facilidad de consulta como fuente de informacin y
referencia durante el proceso de construccin de la obra. Puede estar
constituido por caracteres numricos o alfanumricos, dependiendo del
sistema seleccionado. Se puede organizar de la siguiente manera.
1. Nmero del contrato.
2. Tipo de documento: se puede asignar letra o nmero de identificacin
segn el documento elaborado (actas, correspondencia, formato,
programa, informe, ficha de seguimiento, fotografa o registro
audiovisual).
3. Frente de trabajo o control.
4. Temtica: se asigna una letra o nmero segn tema especfico (control
tcnico, Gestin, Reclamos, Equipos, Personal, Planos, Informes, Actas).
5. Consecutivo: asignacin del nmero de identificacin del documento.
8. Registro de la documentacin
Toda la documentacin debe ser registrada, clasificada y sistematizada en
el archivo dispuesto por la interventora.
Registro: La informacin debe registrarse en el sistema de archivo.
Puede darse en registro digital o fsico.
Clasificacin Y Sistematizacin: Se debe tener en cuenta el nmero
del contrato y el consecutivo respectivo. (Por ejemplo, un
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consecutivo para correspondencia enviada y otro para la recibida).

9. Seguimiento, control y respuesta de la correspondencia
Esta organizacin garantiza atencin oportuna.
Recepcin: Toda correspondencia debe ser sellada con la hora y
fecha de recibimiento. Hay un sello llamado constancia de recibo
(o trminos similares).
Seguimiento Y Control: Se direcciona la correspondencia o
informacin al rea responsable de atencin y respuesta. Lleva una
informacin bsica: fecha y hora, recibida por, codificacin,
definicin de si requiere respuesta y prioridad de esa respuesta.
Toda la correspondencia debe ser leda por el residente general de la
interventora.
Prioridad de respuesta
La prioridad de respuesta de una comunicacin puede ser Normal y Alta.
Normal: Mximo quince das.
Alta: Dentro de los dos das siguientes a su recibo.
Para tener en cuenta
Desde el sistema de archivo de la interventora:
Se debe controlar si la comunicacin en proceso requiere respuesta y dejar
constancia del registro el nmero de comunicacin con la cual fue respondida. De
esta forma, el encargado del archivo podr tener un reporte de las comunicaciones
pendientes de respuesta.
10. Seguimiento y control a la gestin de calidad
La organizacin interventora debe velar por el cumplimiento de los
requisitos especificados en cuanto a gestin de calidad, que deben ser
verificados de manera permanente.
Para ello, la interventora verifica:
El plan se ajuste segn la Norma ISO 9001.
Los procedimientos necesarios del sistema de gestin de calidad y
su aplicacin, procedimientos particularizados para la construccin
de la obra y procedimientos de control de calidad de los
materiales, por parte del contratista.
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 La disposicin de los recursos humanos y fsicos para la ejecucin

y control de sus procedimientos.
La implementacin de acciones de mejora continua de sus
procedimientos o el plan de calidad de construccin de la obra.

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