Funciones del Departamento de Servicios

Administrativos

Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, as como los
servicios generales que la Direccin necesita para el desarrollo de sus funciones.

Tramitar y controlar ante la Direccin de Capital Humano, los movimientos y las incidencias del
personal de la Direccin, as como entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y
personal de la Direccin, recabar las firmas en las nminas correspondientes.

Difundir el programa de capacitacin para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a

la educacin de la Direccin.

Formular e integrar el anteproyecto del Programa de Presupuesto de los programas Operativo

Anual y Estratgico de Desarrollo de Mediano Plazo, efectuar su trmite ante las instancias
competentes y supervisar su desarrollo.

Realizar y tramitar ante las direcciones de Programacin y Presupuesto y de Recursos

Financieros del Instituto, las conciliaciones, transferencias y dems operaciones necesarias para
garantizar la administracin transparente de los recursos disponibles.

Ejercer el presupuesto asignado a la Direccin con criterios de racionalidad, austeridad y disciplina

presupuestal, con estricto apego a la normatividad establecida en la materia.

Efectuar la consolidacin de los informes financieros y presupuestales de la Direccin, de acuerdo

con las normas aprobadas, los procedimientos y las disposiciones emitidas por la Direccin de
Recursos Financieros.

Adquirir, almacenar y suministrar oportunamente los materiales, mobiliario, equipo, refacciones y

artculos en general, necesarios para el funcionamiento de la Direccin.

Controlar el activo fijo asignado a la Direccin, as como realizar los trmites de altas, bajas,
donaciones, transferencias y enajenaciones de los bienes ante la Direccin de Materiales y
Servicios del Instituto.

Programar, organizar y controlar los trabajos de mantenimiento y conservacin de los bienes

muebles, inmuebles y los sistemas y equipos de cmputo de la Direccin.

Elaborar e integrar los informes que se requieran, en el mbito de su competencia, e informar a la

Direccin del desarrollo y resultados de las acciones a su cargo.

Atender las dems funciones que se requieran dentro de su mbito de competencia.

ORGANIZACIN: Las funciones de cada departamento en la

empresa

En

resumen, una

empresa

que

funciona es

aquella

en

la

que:

1- El dpto Comercial/Ventas consigue vender los objetivos de ventas planteados para que la
empresa

consiga

una

rentabilidad,

atendiendo

fidelizando

los

clientes.

2- El dpto de Produccin fabrica la produccin ms el stock objetivo que luego

ser comercializado

por

Ventas

cumpliendo

los

objetivos

de

gastos.

3- El dpto de Compras adquiere buenas materias primas a buen precio siempre cuando es
necesario,

sin

roturas

de

stock.

4- El dpto de Administracin contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los

clientes, paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas
correspondientes.

5- El dpto Financiero consigue financiacin para las necesidades de la empresa (inversiones

o circulante), planifica para que sta siempre tenga dinero para afrontar sus pagos
puntualmente y tenga una situacin patrimonial saneada (balance solvente), y controla que la
actividad

resulte

rentable

(cuenta

de

PyG

con

beneficios).

6- El dpto de Control de Gestin supervisa y vigila que todos los departamentos cumplan
sus

objetivos,

reportando

la

direccin

general.

7- El dpto de Marketing colabora con el Comercial para conseguir ms ventas y atender

mejor

los

clientes.

8- El dpto de Recursos Humanos gestiona a las personas para garantizar el cumplimento de

las distintas funciones en cada jornada y que los puestos estn siempre cubiertos, aplica las
frmulas de contratacin ms adecuadas en cada caso, remunera a los trabajadores y los
mantiene

motivados.

9- La Direccin/Gerencia marca los objetivos estratgicos a alcanzar por la empresa, y

funcionales a alcanzar por cada departamento, y supervisa y coordina su cumplimiento,
asignando

La

recursos

creacin

presupuestos

de

un

para

cada

departamento

uno.

concreto

La teora de organizacin de empresas nos dice que la estructura organizativa de una

empresa depende de su estrategia: es decir, primero hay que definir la estrategia a seguir
(misin, visin y objetivos estratgicos) para despus organizar internamente la empresa de
tal

forma

que

facilite

la

consecucin

de

dichos

objetivos.

Por ejemplo, si somos una empresa en la que la parte comercial y la relacin con el clientefidelizacin tiene una especial relevancia, y en la que comercializamos un producto de gran
consumo dirigido a miles de clientes, es lgico pensar en la creacin de un departamento
especfico de

Atencin

al

Cliente.

La creacin de un departamento concreto para asumir una serie de funciones, viene

justificado:
1) bien por la estrategia de la empresa, que decide crear un departamento propio que

desarrolle

funciones

generadoras

de

valor

para

el

negocio;

2) o bien porque el volumen de trabajo correspondiente a una determinada rea sugiere su

creacin (por ejemplo, si una empresa empieza a tener un gran volumen de demandas o
diversos casos de naturaleza jurdica en los que un abogado es fundamental, quizs sea
interesante crear un departamento jurdico propio; o si el volumen de facturacin crece, quizs
sea interesante contratar a un contable y crear un departamento contable propio).
Por tanto, la estructura que adopte una empresa depender de su estrategia y del volumen de
trabajo que requiera cada funcin para ser desarrollada. Algunos departamentos tambin
habituales en el las empresas pueden ser los siguientes:

A)FUNCIONESDELDPTODEMARKETING

1)INVESTIGACINDEMERCADOS
AnlisisdeClientes,Mercado/SectoryCompetencia
Realizacin,tabulacinyanlisisdeencuestas(fuentesprimarias)
AnlisisderegistrosINE,IGE,estudiossectoriales,etc.(fuentessecundarias)
Interpretacinypresentacinderesultados

2)SEGMENTACINDELMERCADO
Cuantificacindelmercado
Eleccinsegmentosobjetivo
Obtencinperfilestipoconsumidores

Estimacindelademandaydelacuotademercado
Anlisisyseguimientodelastendenciasydemandasdelmercado

3)ANLISISESTRATGICO:POSICIONAMIENTOYDIFERENCIACIN
Anlisisestratgicointerno(empresa)yexterno(entorno)
AnlisisDAFOyPlanDirector
EstrategiadePosicionamiento(enbasealasFortalezasdelaempresa)yDiferenciacin(enbaseal
mercadoylacompetencia)

4)POLTICASDEMARKETNGMIX
4.1.PRODUCTO
Anlisisnecesidades/demandasdeclientes
Organizacinyclasificacindelacarteradeproductos:familias,gamas,lneas,etc.
CodificacinsegncriteriosAECOC(EANGTIN)
Desarrollodenuevosproductos
Bsquedaynegociacinconproveedoresparaeldesarrollodenuevosproductos
Diseodepackagingsyformatosdeproductos

4.2.PRECIOYPROMOCIN
Fijacindepreciosenbaseacostes,mercadoycompetencia
Actualizacinyrevisindetarifas
Anlisisrentabilidaddeproductos:mrgenes,costes,
NegociacinconclientesPVPsymrgenes
Diseoeimplementacindeaccionespromocionalesparaestimularlademanda(ofertas,descuentos,
promotorasdeventas,muestrasgratuitas,etc.)yclculodesuimpactoeconmicoysurentabilidad

4.3.DISTRIBUCIN

Eleccindecanalesdedistribucin
Bsquedadedistribuidoresynegociacindeprecios,mrgenesycondiciones
Clculoderentabilidadporcanal

4.4.PUBLICIDAD/COMUNICACIN
Planificacin,diseoyrealizacindeaccionespublicitarias(plandemedios)
Diseoyejecucindeanuncios(publicidadexterior,rotulacinvehculoscomerciales,anunciosen
prensa y revistas especializadas, publicaciones internas, PLV publicidad en el punto de venta,
expositores,folletospublicitarios,merchandising,etc.)
Creacinymantenimientodepginaswebyaplicaciones(blog,redessociales,foros,analytics,trends,
etc.)
Marketing Ferial: organizacin, gestin y control asistencia a ferias sectoriales (diseo stand,
contratacinserviciosadicionales,atencinalpblico,etc.)
Gestinrelacionespblicas(bocaaboca,prensa,radio,etc.)

5)CREACINIMAGENYPERSONALIDADDEMARCA
Diseodelogosynaming(diseodenombres)
TrmitesregistrodemarcasyrespuestaaopositoresantelaOEPM

6)BASEDEDATOSDECLIENTES(CRM)
Anlisisclientes:rentabilidad,repeticin,etc.
MatrizABC

7)COMERCIAL
Seguimientoobjetivosdeventasyrentabilidadporproducto
Supervisinevolucinenpuntosdeventa
Atencinaclientesygestindequejas
Serviciopostventa

8)PLANDEMARKETING
Elaboracin
Resumenestrategiasyobjetivos
ElaboracindelpresupuestodeMarketing
Presentacin

9)EVALUACINYCONTROLDERESULTADOS
Medicindelresultadodelainversinenmarketing
Anlisisconsecucinobjetivosfijados

Conocimientosyaptitudes:
Estadstica(Excel,TablasDinmicas,SPSS,media,moda,mediana)
Investigacionesdemercado(registrosoficiales)
Finanzasycontabilidad(mrgenes delos productos,costesfijosy variables,clculorentabilidades,
anlisiscuentaderesultadosporproductos,porcentros,)
Creatividad
Idiomas

Programas/aplicaciones:
SPSS
Excel(tabulacinyanlisisdeencuestas,datosyusodetablasdinmicas)
AECOCDatayMedia
Dreamweaver(creacindepginasweb)
Diseogrfico:Photoshop,FreeHand,etc.

B) FUNCIONES DEL DPTO DE ADMINISTRACIN / CONTABILIDAD

1)

Facturacin
Emitir albaranes y facturas a clientes/deudores (y envo a destinatarios)
Recibir

albaranes/facturas

de

proveedores/acreedores
Recibir

extractos

bancarios

otros

documentos
2)

Registro

contable
Elaboracin

y
Orden

Contabilidad

financiera

de

las

operaciones

de

la

empresa

presentacin

de

Cuentas

Anuales

conservacin

documentos

legales

3)

Cobros

Pagos
Cobros

clientes

deudores
Pagos

proveedores

acreedores
Pagos

personal
Pagos

impuestos
Comprobacinimportescorrectos
Control movimientos cuentas corrientes de la empresa y sus saldos
4) Fiscalidad y trmites con administraciones y Hacienda
IVA, IRPF, Retenciones alquileres, registro operaciones intracomunitarias, exportaciones, etc.
Libros obligatorios actualizados y en orden: libros deIVA (facturas emitidas yfacturas recibidas),
libros de inventarios, tesorera, libros de actas, libros de socios, libro de visitasinspecciones, etc.
5)
Subvenciones,
6)
Recepcin
Atencin
Programas
Programas
ERPs

Trmites
licencias,

Atencin
de

de

permisos,

llamadas
al

/
gestin(contabilidad,

al

facturacin,

varios
etc.
cliente
pedidos
pblico
aplicaciones:

etc.)