Ravensbourne College of Design and Communications

Financial Regulations & Financial Procedures

Staff Checklist 

Note:  This  checklist  acts  as  an  aide­memoir  only.  It  does  not  absolve  staff  and  students  from  their 
responsibility in reading, and complying with, the full Financial Regulations and Financial Procedures. 
Compliance is mandatory for all staff and students. The full reports can be found on the finance pages 
on the intranet.

1. Procument 
1.1.  Purchasing of all goods and services must always be undertaken with the objective of securing 
value money. See the college’s Value for Money policy for guidance.

2. General 
2.1.  All  cash  and  cheques  received  must  be  deposited  with  the  Finance  Office  intact  on  day  of 
receipt. 
2.2.  Payments must not be dispersed out of receipts. 
2.3.  College  sales  invoices  may  only  be  issued  by  the  finance  department,  departments  and 
faculties must not issue their own invoices. 
2.4.  No  member  of  staff  should  give  any  indemnity  for  any  purpose  without  first  consulting  the 
Director of Finance.

3. Travel & Subsistence 

3.1.  Travel and subsistence payments shall be made through the payroll. Claims must be submitted 
within six months from the date of travel. 
3.2.  Reasonable  amounts  of  expenditure  for  hospitality  and  entertaining  may  be  expended  only 
when incurred in the course of College business. Such claims must contain – 
o  Names of those present and the organisation they represent 
o  The purposes of the entertainment. 
3.3.  Hotel Bills – Staff are expected to stay at hotels which are suitable for the occasion and to pay 
for all extras such as private telephone calls, newspapers and bar costs. 
3.4.  Public Transport – Second class rail or saver is the expected method of travel where possible 
and practical. 
3.5.  Staff may travel by their own car on college business if they prefer, but cars must be shared 
where appropriate. Staff must arrange appropriate motor insurance cover for such journeys as 
the College does not accept any liability in this respect. 
3.6.  Travel and subsistence rates claimable on college business – 
o  Car mileage 32p per mile 
o  Meals – 
§  Breakfast  £4.00 
§  Lunch  £6.00 
§  Evening Meal  £10.00 
Meal  costs  in  excess  of  these  rates  may  be  claimed  in  situations  where  there  is  no  suitable 
alternative, provided a receipt is obtained. 
3.7.  Charges  for  meals  and  accommodation  are  to  be  moderate  and  in  keeping  with  proper 
stewardship of public funds.
4. Entertainment & Hospitality 
4.1.  Staff entertaining guests from external bodies at lunch time should normally use the College’s 
catering facilities. Where this is not the case, reasons must be provided when submitting the 
claim for reimbursement. 
4.2.  Entertainment of staff should not be undertaken unless specifically in budget. 
4.3.  The finance director must be notified of all gifts and hospitality in excess of £50 received by 
any  member  of  staff.  These  will  be  included  in  the  Register  of  Gifts  and  Hospitality.  Staff 
should  not  accept  any  gift,  reward  or  hospitality  where  they  might  be  deemed  by  others  as 
influencing a business decision.

5. Overseas Travel 
5.1.  All arrangements for overseas travel must be pre­approved by the Director, any related cash 
advance  must  also  be  pre­approved  by  the  Director  and  accounted  for  within  one  week  of 
return to the College.

6. Intellectual Property 
6.1.  The  Finance  and  General  Purposes  Committee  (FGPC)  is  responsible  for  dealing  with  any 
patents that might accrue to the College from inventions and discoveries made by staff in the 
course of their research.

7. Salaries 
7.1.  Salaries are paid directly into employees’ bank accounts under the BACS system.