Microsoft Access

1. Les tables

Table : structure et donnes

vMode cration (structure)

vMode visualisation (donnes)

Cration des tables ACCESS

vDeux tapes dans la cration dune table :
1. Cration de la structure de la table
2. Saisie des enregistrements (donnes) dans la table

vCration de la structure de la table

l

consiste crer les champs (aussi appels attributs) de la table et dfinir leurs
proprits : format daffichage, ...

vSaisie des enregistrements dans une table peut tre ralise :

l

par la saisie directe de donnes dans le mode visualisation de donnes de la table

par des formulaires de saisie

par import de donnes provenant dautres fichiers : EXCEL, WORD,

par programmation

Types de donnes des champs

vTexte : texte contenant au maximum 255 caractres
vMmo : texte contenant au maximum 65 000 caractres
vNumrique :
l
l
l
l
l

Octet : entier entre 0 et 255

Entier : entier entre - 32 768 et 32 767
Entier long : entier entre -2 .1010 et 2 .1010
Rel simple : rel entre -3,4 .1038 et 3,4 . 1038 en prcision simple
Rel double : rel entre -1,8 . 10308 et 1,8 . 10308 en prcision double

v Montaire : donne numrique comprenant au plus 4 dcimales

v Date/heure : date et heure
v NumroAuto : numro squentiel unique gnr automatiquet par Access
v Oui/Non : valeur logique (ou boolenne)
v Objet OLE : feuille de calcul Excel, document Word, graphique,
v Lien hypertexte : accs des objets Microsoft ou documents Internet
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Format daffichage de la valeur dun champ

vFormat : spcifie comment saffiche la valeur dun champ
l

pour les dates :

jour
j : jour sur un chiffre
jj : jour sur deux chiffres
jjj : 3 car. du jour (lun,...)
jjjj : nom du jour (lundi,...)

mois
m : mois sur un chiffre
mm : mois sur deux chiffres
mmm : 3 premiers car. du mois
mmmm : nom du mois

anne
aa : anne sur 2 chiffres
aaaa : anne sur 4 chiffres

exemple : 1er fvrier 2003

jj/mm/aa
jjj j mmm aaaa
jjjj jj mmmm aaaa
l

01/02/03
lun 1 fv 2003
lundi 01 fvrier 2003

pour les champs numriques :

, (virgule)
0
#
%

sparateur dcimal
espace rserv un chiffre. Affiche un chiffre ou 0
espace rserv un chiffre. Affiche un chiffre ou rien
pourcentage. La valeur est multiplie par 100 et suivie du signe %

exemple : 3600
00 000
#0 000,00

03 600
3 600,00
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Lgendes associes aux champs

vLgende : libell du champ utilis lors de laffichage des donnes de la table, dans
une requte, dans un formulaire ou un tat

Autres proprits des champs

vValeur par dfaut : valeur propose lors de la saisie lutilisateur, que ce
dernier peut modifier
exemple : champ pays pour des clients

vValide si : expression devant tre vrifie par la valeur du champ

exemple: code postal franais: >= 1000 et <= 99000
l

les expressions utilisables sont similaires celles utilisables dans les requtes
dans certains cas, un champ peut rester vide : utiliser la condition Est Null. Par
exemple, pour un code postal franais : Est Null ou (>= 1000 et <= 99000)

vMessage si erreur : texte du message derreur qui apparat si le champ ne

satisfait pas la proprit "Valide si"
exemple : code postal franais: "code postal incorrect"

vIndex : la pose dun index sur un champ acclre les recherches sur ce champ
mais augmente la taille de la BD et ralentit les mises jour

Cl dune table
vCl (primaire) dune table : ensemble de champs de la table dont la valeur
est ncessairement diffrente pour chaque enregistrement de la table
vPour dfinir la cl dune table :
1. Slectionner le(s) champ(s) de la cl
2. Cliquer sur:

vRemarques :
l

cause des formulaires, il est souvent plus pratique davoir une cl constitue dun seul
champ ; au besoin, crer un champ cl de type NumroAuto
Si un champ cl est de type NumroAuto dans une table correspondant une entit, il
doit tre dclar dans les autres tables correspondant des associations avec le type
Entier long (et non NumroAuto)

Liste droulante dans une table

On peut dfinir des listes droulantes dans les tables pour faciliter la saisie

vListe de valeurs :

Liste des valeurs, spares par

des points-virgules

vListe d'aprs une table ou une requte :

Requte gnrant la liste de

choix
10

Relations entre tables

vRelation : relie les champs communs des tables adjacentes dans le modle
entit-association
vIntrt des relations :
l
l

facilite la construction des requtes et formulaires

fournit le schma global de la base de donnes

vCrer des relations entre des tables :

1. menu Outils / Relations...
2. faire glisser le nom du champ dune table sur son quivalent dans une autre table

vExemple :

avant relations

aprs relations
11

2. Les requtes

12

Requte
vRequte : instruction donne ACCESS sur une BD pour :
l

interroger le contenu dune ou plusieurs table(s)

modifier le contenu de champ(s) dune ou plusieurs table(s)

supprimer des enregistrements dune ou plusieurs table(s)

ajouter des enregistrements dans une ou plusieurs table(s)

crer une nouvelle table partir de donnes provenant dautres tables

vDeux moyens de crer des requtes dans ACCESS :

l

langage graphique dACCESS

langage SQL

Ce document ne traite que du langage graphique dACCESS

13

Requte - exemple
vListe des crivains de langue anglaise trie en ordre alphabtique sur le nom
Requte

Feuille de rponses

excution de la
requte

14

Mise en uvre dune requte

vRequte slection : requte permettant dinterroger le contenu dune ou
plusieurs tables
l

ce sont les plus frquentes

lessentiel de ce chapitre traite ce type de requte

vDeux tapes dans la mise en uvre dune requte slection :

1. Construction de la requte
2.Visualisation des rponses la requte

vLa construction de la requte passe elle-mme par trois tapes :

1. Choix de la (des) table(s) sur la(es)quelle est base la requte
2. Choix des champs impliqus dans la requte
3. Dfinition des critres de slection et daffichage des donnes
15

Construction de la requte : choix de la (des) table(s)

1
2
4: choisir
une table

vPour une requte base sur plusieurs tables, rpter les tapes 4 et 5
vRemarque : une requte peut tre base sur dautres requtes
16

Construction de la requte : choix des champs

v Grille de dfinition de la requte :

v Champ : champ provenant dune table sur laquelle est base la requte
v Un champ peut tre utilis comme critre pour 3 raisons :
pour poser une condition sur la valeur de ce champ
exemple: on veut seulement les crivains franais
pour trier des rponses la requte
exemple: on veut la liste des crivains tris sur le prnom
pour afficher la valeur de ce champ dans la feuille de rponses
exemple: on veut la liste des noms des crivains

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Construction de la requte : choix des champs (suite)

vPlacer un champ comme critre :

glisser

ou

1. clic dans
la cellule

2. Slectionner
le champ dans
la liste propose

vTri : spcifie lordre daffichage des enregistrements dans la rponse la requte

l

lors dun tri sur plusieurs champs, le champ le plus gauche dans la grille est le critre
primaire de tri

vAfficher : si la case est coche, la valeur du champ est affiche dans la feuille de
rponses
18

Dfinition des critres de slection

vCritre : condition de slection dun enregistrement
l

seuls les enreg. vrifiant cette condition figurent dans la feuille de rponses

vLe critre de slection est une expression pouvant contenir :

l

comparaison numrique :

> <

>= ()

<= () <> () = (facultatif)

exemple : anne de parution suprieure

ou gale 1993

comparaison de dates : les dates sont notes #jj/mm/aa#

exemple : livraisons effectues au plus tard
le 31 oct. 2000

comparaison sur les chanes de car. : = (facultatif) <> () >

exemple :

< >= () <= ()

crivains dont la langue nest

pas le franais
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Dfinition des critres de slection (suite)

v Le critre de slection est une expression pouvant contenir (suite) :
l

comparaison avec un motif : Comme "motif" o motif contient:

?
un caractre quelconque
*
une suite quelconque de caractres (ventuellement vide)
#
un chiffre quelconque
exemple :

loprateur Est Null signifiant que le champ nest pas rempli

exemple:

crivains dont le nom

commence par D

diteurs dont le code postal

nest pas rempli

condition complexe utilisant des oprateurs logiques : et / ou / pas

exemple:

ouvrages parus entre

1995 et 2000

20

Dfinition des critres de slection (fin)

vLa ligne Ou dans la grille de requte :

vACCESS ralise un ou entre les lignes et un et lintrieur dune ligne

exemple :
dont le nom commence
par D et est franais
ou
dont le nom commence
par D et est de langue
franaise

21

Excuter et enregistrer une requte

excuter la requte:
ou

modifier la
requte:

vRemarque : si plusieurs lignes de la feuille de rponses sont identiques, ACCESS les

duplique
l

Pour viter cela : menu Affichage/Proprits - Valeurs distinctes: Oui

vEnregistrer une requte :

l

ce ne sont pas les donnes de la feuille de rponses que lon enregistre, mais la formule
permettant de les obtenir
22

Modification dune requte : ajout et retrait dune table

vAjouter une table une requte :

puis choisir une table

vSupprimer une table dune requte :

1. cliquer dans len-tte de la table

2. taper sur Suppr

23

Modification dune requte : suppression et dplacement

dun champ
vSupprimer un champ dans une requte :
1. cliquer dans lentte du champ supprimer (le curseur devient )
2. taper sur Suppr

vDplacer un champ dans une requte :

2. faire glisser le champ lendroit voulu
1. cliquer dans lentte du champ dplacer

24

Requtes portant sur plusieurs tables

vJointure entre les tables :
lorsquune requte porte sur plusieurs tables, ces tables doivent tre jointes (relies)
sur les champs qui doivent tre gaux
l

exemple :

vLorsque les champs dans les deux tables ont le mme nom, la jointure seffectue
automatiquement par Access, sinon il faut la faire manuellement
l

pour joindre manuellement deux tables sur un champ, cliquer sur lun des deux champs
et le faire glisser sur lautre

25

Requtes portant sur plusieurs tables (suite)

vSi une requte comporte deux tables non adjacentes sur le modle entitassociation, il faut prendre aussi toutes les tables intermdiaires et les relier
exemple:

crivains ayant crit des ouvrages classs en "finances publiques"

il est ncessaire dintroduire ECRIRE et OUVRAGE pour relier ECRIVAIN et

CLASSIFICATION

26

Requte base sur une autre requte

vIl est possible de baser une requte sur une (ou plusieurs) autre(s) requte(s) :

seuls les champs affichs dans la(les) requte(s) qui ser(ven)t de base peuvent tre
utiliss

27

Calculs dans les requtes

vParfois, on ne veut pas afficher les enregistrements vrifiant certains critres, mais
excuter des calculs sur ces enregistrements
vExemples

un champ dune table contient un prix HT et on voudrait le prix TTC

on cherche le nombre douvrages crits par chaque crivain, ...

vIl est possible deffectuer des calculs dans les requtes

vDeux types de calculs :
l

champ (colonne) calcul : une colonne est calcule en fonction dautre(s) colonne(s) et/
ou delle-mme. Ex : prix TTC en fonction du prix HT
calculs sur les enregistrements (lignes) : on effectue une opration sur un ou plusieurs
enregistrements. Ex: nombre douvrages pour chaque crivain

28

Champ calcul dans une requte

vUn champ calcul est dfini dans la ligne Champ de la grille de la requte au
moyen de lexpression :
nom du champ calcul: expression de calcul

vLes expressions de calcul utilisent :

l
l
l
l

des constantes (numriques, chanes de car., )

des oprateurs et fonctions : +, -, *, ...
des noms de champ placs entre [ et ]
des fonctions Visual-BASIC

Exemple : dans la table ARTICLE(REF,PRIXHT), on veut pour chaque article, le prix

TTC (TVA 19,6%)
nom du champ calcul

expression de calcul

29

Champ calcul en fonction dune condition

vLexpression de calcul peut tre une expression conditionnelle. Pour cela on utilise
la fonction VraiFaux, dont la syntaxe est :
VraiFaux(condition ; valeur si vrai ; valeur si faux)
l

exemple : on veut pour chaque ouvrage, indiquer si cet ouvrage est une nouveaut,
cest--dire sil a t publi aprs 2004

30

Calculs sur un ensemble denregistrements

vIl est possible deffectuer des calculs sur un ensemble denregistrements : nombre
denregistrements, somme sur un champ, valeur min. ou max., ...
vRaliser des oprations sur des enregistrements :
F la ligne Opration apparat

v Principales oprations :
l
l
l
l

Compte : nombre denregistrements

Somme : somme des valeurs du champ (numrique) sur un ensemble denreg.
Moyenne : moyenne des valeurs du champ (num.) sur un ensemble denreg.
Min, Max : valeur min. et max. dans l ensemble denregistrements
Ne pas confondre Compte et Somme
exemple :

18
31

Calculs et slection sur un ensemble denregistrements

vIl est possible de combiner slection et calculs sur un ensemble

denregistrements :
l

utiliser lopration O (tel que) pour raliser la slection

exemple : nombre dcrivains franais

32

Regroupements denregistrements
vRegroupement : possibilit de grouper des enregistrements sur un champ dont
la valeur est identique
l

exemple :

vUne fois des enregistrements regroups, il est possible deffectuer des oprations
sur chaque groupe
l

exemple: on cherche le nombre de dpts dans chaque ville

33

Requte analyse croise

vAnalyse croise :
requte prsente sous forme dune table deux (ou plus) entres, et non pas
uniquement de colonnes
l

exemple : tableau qui, pour chaque dpt et chaque rubrique de classification, donne la
quantit douvrages en stock
rubrique de classification r

dpt d

stock pour la rubrique r et le dpt d

34

Cration dune requte analyse croise

vCrer une requte analyse croise :
1. crer une requte slection
2. menu Requte / Analyse croise
une nouvelle ligne "Analyse" apparat

3. spcifier les champs devant apparatre en ligne, et en colonne ainsi que lexpression
correspondant la valeur dans dans la tableau

35

Requte paramtre
vRequte paramtre :
requte dont certaines parties peuvent tre dtermines en dehors de la requte, par
exemple en interrogeant lutilisateur

vExemple :

lors de lexcution de cette requte :

1. Access demande la valeur du paramtre "numro de rubrique"

2. dtermine la liste douvrages dont le champ NUMRUB vaut la valeur saisie

36

Requtes pour la modification de donnes

vRequte modification de donnes : modifie la valeur de certains champs
denregistrements spcifis par la requte
exemple : on veut augmenter le prix des ouvrages dits chez Eyrolles de 10%

vCrer une requte modification de donnes :

1. crer une requte slection spcifiant les enregistrements modifier
2. menu Requte / Requte mise jour ; une nouvelle ligne "Mise jour" apparat
3. spcifier la nouvelle valeur dans la ligne "Mise jour"
4. visualiser les modifications :

(les donnes ne sont pas modifies)

5. excuter les modifications:

!

les donnes sont modifies de faon

irrmdiable

37

Requtes pour la suppression de donnes

vRequte suppression de donnes : supprime les enregistrements dune
table qui vrifient certaines conditions
exemple : on veut supprimer les ouvrages dont la rubrique de classification est 7

vCrer une requte suppression de donnes :

1. crer une requte slection des enregistrements supprimer
2. menu Requte / Requte suppression
3. visualiser les enregistrements slectionns :
supprimes)

(les donnes ne sont pas

4. excuter les suppressions :

les donnes sont supprimes de faon

irrmdiable

38

Requtes cration de tables

vRequte cration de table : permet de crer une table partir de la feuille
de rponses une requte
l

utile pour crer des sauvegardes partielles du contenu dune BD

la table peut tre cre dans une autre BD

vCrer une requte cration de table :

1. crer une requte slection
2. menu Requte / Requte cration de table
3. nommer la table cre
4. Faire la requte de
remplissage de la
table

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Requtes cration de tables

4. Faire la requte de remplissage de la table

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