Implementacion de Control Interno Inventarios

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS

CONTABILIDAD Y AUDITORIA
RESUMEN
Implementacin del Sistema de Control Interno de los
inventarios de: Muebles, equipos, materiales y
suministros en el Colegio Fiscomisional Experimental
Asuncin durante el ao lectivo 2007-2008
La modernidad y los procesos de globalizacin exigen
romper paradigmas tradicionales y con urgente creatividad
definir nuevos modelos de gestin para que
stos
contribuyan a mejorar la calidad de los productos y

servicios, generando competitividad entre empresarios,
industriales, comerciantes o educadores.
Se ha considerado los aspectos ms importantes que la
Administracin debe tomar en cuenta para implementar un
Sistema adecuado de Control Interno para los Inventarios,
que van a ser mantenidos o consumidos en el momento de
prestar servicios; determinar la seguridad razonable,
cumplimiento
informacin
de
el
objetivos, la confiabilidad de la
financiera,
el
cumplimiento
de
leyes
reglamentos que regulan una institucin.

El Colegio Asuncin cuenta con un sistema de control
basado en las Normas de Calidad IS0 9001-2000; esta
decisin forma parte de su plan estratgico; con el
Certificado se garantiza que los requerimientos de los
grupos
de
inters
(alumnos,
padres
de
familia,
universidades y sociedad) se cumplen satisfactoriamente

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR
/ 2008
dentro de un proceso de mejora continua. Estas Normas

colaboran directamente con el Control Interno, evaluando
los procesos mediante
Auditorias Internas y Externas.
El departamento Guardalmacn a pesar de mantener el

Sistema de Gestin de Calidad
presenta
algunas
desviaciones que debilitan su control Interno.

El sistema de Informacin y las actividades de Control son
los
componentes del Control Interno sumado a las
Polticas,
Normas,
Leyes
Reglamentos
son
fundamentales para implementar un Sistema de Control

Interno que benefician tanto a la Bodega como a la
Institucin. Para la bodega la implementacin va dirigida a
su organizacin, procesos y codificacin
PALABRAS CLAVES: Mtodo C.O.S.O, Sistema de
control Interno, polticas, normas, inventarios, procesos,
procedimientos, normas de calidad, no conformidades,
mejora continua, codificacin, organizacin, guardalmacn,
diagrama de flujo, baja.
INDICE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
INTRODUCCIN
CAPTULO I
10
1
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN
1.1 Antecedentes
10
/ 2008
1.2 Filosofa institucional

3 1.2.1 Misin
1.2.2 Visin
1.2.3 Valores Institucionales
1.2.4 Objetivos de Calidad
1.2.5 Poltica de Calidad
12
12
12
12
12
13
CAPITULO II
2 EL CONTROL INTERNO
14
2.1 Concepto.- (COSO)
14
2.2 Objetivos generales del control interno
15
2.3 LOS INVENTARIOS
20
2.3.1 Antecedentes
20
2.3.2 Definicin
21
2.3.3 Objetivo
21
2.3.4 Componentes del Control Interno
22
2.3.4.1 Actividades de Control
22
2.3.4.2 Sistema de Informacin y
Comunicacin
24
2.4 LAS POLITICAS DE CONTROL INTERNO
25
2.4.1 Definicin
25
2.4.2 Importancia
25
CAPITULO III
3 LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
26
3.1 Aplicacin de Polticas
26
3.1.1 EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 29
3.1.2 Generalidades
29
3.1.3 Clases de Procesos
32
3.1.4 Implementaciones al Sistema de Control Interno
de Inventarios
36
3.1.4.1 Organizacin
37
3.1.4.2 Procesos
39
3.1.4.3 Codificacin
41
CAPITULO IV
4.1 CONCLUSIONES
45
/ 2008
4.2 RECOMENDACIONES
48
4.2 GLOSARIO
48
4.3 BIBLIOGRAFA
56
4.4 ANEXOS
58
4.4.1 Solicitud de requerimiento de suministros
59
4.4.2 Formulario para registro de proveedores
60
4.4.3 Registro de calificacin de proveedores
61
4.4.4 Acta de entrega recepcin
62
4.4.5 Acta de constatacin fsica de inventario
63
4.4.6 Acta de baja de bienes
64
4.4.7 Macroprocesos de la Institucin
65
4.4.8 Diagrama de Flujo- Procedimiento de Compras 67
4.4.9 Listado de Proveedores
68
4.4.10 Registro de evaluacin de proveedores
71
4.4. 11 Matriz general de indicadores y resultado de
ndices
72
4.4.12 Resultado de encuestas y cuestionario de Control
Interno
73
4.4.13 Fotografas de la Bodega
77
/ 2008
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y

ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE

CONTADOR PBLICO- AUTORIZADO
TEMA:
Implementacin del Sistema de Control
Interno de los inventarios de:
Muebles, equipos,
materiales y suministros en el Colegio Fiscomisional
Experimental Asuncin durante el ao lectivo 20072008
TUTOR- DIRECTOR: ING. COM. GENARO PEA

CORDERO
AUTOR: PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR
CUENCA, MAYO DE 2008
/ 2008
DEDICATORIA
A DIOS porque gracias a su MISERICORDIA y a su AMOR
infinito, hace que todo sea posible, que cuando se quiere
se puede siempre que se haga con amor y dedicacin.
A mi ESPOSO Olmedo quien desde el primer momento
respald mi decisin, brindndome
su apoyo y
comprensin.
A mis HIJOS: Juan Pablo y Mara Jos por su cario y
colaboracin al realizar este trabajo arduo. Dios les
bendiga.
A mis PADRES: Pedro y Estela quienes me brindan todo su
amor, apoyo y cario en todas las etapas de mi vida.
A mis HERMANAS: Ing. Com. Mara Augusta y Dra. Anita
Cecilia unas mujeres profesionales gracias por darme su
ejemplo a seguir, que Dios las bendiga
A mis SOBRINOS: Beln, Paz, Pedrito, Gaby, Dome, July,
Sebas, Dany y Carito la ms pequea, gracias por esa
energa y optimismo.
A mi suegra la Sra. GLORITA por estar pendiente de mis
logros y fracasos brindndome su apoyo y afecto.
/ 2008
AGRADECIMIENTO
A mi FAMILIA que siempre ha estado all en todo momento
brindndome
su apoyo, gracias por su ayuda y
comprensin.
A mi cuada MARA DEL CARMEN por su colaboracin en
los momentos difciles que hemos compartido.
A mis COMPAERAS de trabajo Lcda. Rosario Tobar y
Dra. Roco Vicua quienes han estado pendientes de mis
logros, gracias por toda esa capacitacin impartida en
estos aos de trabajo.
A mi COMPAERO DE TRABAJO Lcdo. Clber Montero
por su paciencia en mi adiestramiento.
A mi COMPAERA DE TRABAJO Econ. Mnica Cobos por
haber llegado en el momento apropiado para brindarme sus
consejos.
A las Autoridades del Colegio ASUNCIN por la
formacin docente recibida durante veinte y un aos de
trabajo.
A mi TUTOR- DIRECTOR de Tesina Ing. Com. Genaro
Pea Cordero por su disposicin, asesora y orientacin en
la elaboracin de este informe de investigacin.
/ 2008
INTRODUCCIN
Es indiscutible que la modernidad y los procesos de
globalizacin exigen romper paradigmas tradicionales y con
urgente creatividad definir nuevos modelos de gestin para
que
stos contribuyan a mejorar la calidad de los
productos y servicios, generando competitividad entre

empresarios, industriales, comerciantes o educadores. Es
necesario reconocer que estamos insertados en la misma
va histrica que recorre el llamado primer mundo y nos
conviene acortar las distancias de calidad de vida que nos
separan de las sociedades que llevan la delantera. En las
organizaciones surge la necesidad de revisar y mejorar las
operaciones para obtener excelentes resultados por lo que
se hace necesario implementar un Sistema de Control
Interno como clave del xito para mantener su continuidad.
Para el desarrollo del trabajo se ha considerado los
aspectos ms importantes que se deben tomar en cuenta
para implementar un Sistema adecuado de Control Interno
para los Inventarios a fin de determinar la seguridad
razonable
de
los
objetivos,
la
confiabilidad
de
la
informacin financiera y el cumplimiento de leyes y

reglamentos
que
regulan
la
Institucin.
Esta
investigacin contiene (4) captulos:
/ 2008
El Captulo I, presenta los ASPECTOS GENERALES DE

LA
INSTITUCIN:
Antecedentes.-
La
Filosofa
Institucional: Misin, visin, valores, objetivos, poltica de

Calidad.
El Captulo II, contiene NOCIONES GENERALES sobre: El
Control Interno.- Los Inventarios.- Las Polticas de Control
interno.
El Captulo III, trata sobre la APLICACIN DEL CONTROL
INTERNO A LOS INVENTARIOS.- El Sistema de Gestin
de Calidad IS0 9001-2000.- Implementaciones al Sistema
de Control Interno de Inventarios.
El
Captulo
IV,
presenta
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES, finalmente
la BIBLIOGRAFA,
GLOSARIO Y ANEXOS del trabajo de investigacin.
/ 2008
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN
ANTECEDENTES.- El Colegio " La Asuncin" de la
Ciudad de Cuenca, en calidad de particular naci en 1963,
funcion con un grupo de religiosas de la Comunidad
Asuncin.
En este mismo ao, guiados por el objetivo de
integrar a todas las clases sociales, a este nuevo sistema,

consiguieron la modalidad de Fiscomisional. En 1981, las
Madres del Colegio "La Asuncin", ofrecen su Institucin a
la PUCE. (Actual Universidad del Azuay).
El 4 de Agosto de 1983, mediante convenio con el
Ministerio de Educacin y Cultura, el Colegio adquiri el
carcter de Experimental. En Octubre de 1988, el Colegio
consciente de que la co-educacin conlleva a la formacin
integral, adquiri la modalidad de mixto.
Como implantacin de una poltica de Estado las
instituciones educativas experimentales tenan que rendir
cuentas de sus actividades, la institucin consciente de la
necesidad de crear un sistema de rendicin de cuentas de
su labor educativa a la sociedad, se acogi al Sistema de
Evaluacin y Acreditacin para Planteles Experimentales
/ 2008
10
(SEAPE), se nombr un Comit de Calidad interno que

gestione un sistema de control basado en las Normas IS0
9001-2000.
A partir del ao 2002 todo el personal de la institucin
particip
en
seminarios
de
capacitacin;
cada
departamento fue redactando sus procesos, registrando en

formularios, aprobando, revisando, codificando, ordenando
y protegindolos como evidencia de la realidad del proceso.
En Mayo de 2006 se recibi el Certificado de Calidad ISO
9001:2000, por ser ste aplicable a las organizaciones
que proveen servicios educativos estatales o privados; fue
una decisin que form parte del plan estratgico de la
Institucin; con esta acreditacin se garantizara que los
requerimientos de los grupos de inters (alumnos, padres
de familia, universidades y sociedad)
se cumplieran
satisfactoriamente dentro de un proceso de mejora

continua.
La
Norma
de
Calidad
Internacional
considera
indispensables realizar Auditorias Internas y Externas,

la labor de stas es
inspeccionar cada una de las
dependencias y de acuerdo a las clusulas de la Norma

reportar las no conformidades encontradas. Las Auditorias
/ 2008
11
Internas, actan dos veces al ao y las Externas enviadas

por la empresa Bureau Veritas cumplen su funcin una vez
al ao.
FILOSOFA INSTITUCIONAL
VISIN.-
Nos proyectamos al futuro como Unidad
Educativa que ofrece un modelo alternativo de educacin

por competencias, basado en los principios de singularidad,
autonoma, socializacin y trascendencia, con apertura a
los cambios que la realidad del momento lo exija.
MISIN.- Nuestra misin es la formacin de nios y
jvenes competentes que respondan a los perfiles del
estudiante asuncionista, con habilidades, conocimientos y
valores slidos para continuar sus estudios superiores y su
transformacin personal y social.
VALORES INSTITUCIONALES.- Respeto, compromiso,
solidaridad,
honestidad,
responsabilidad,
tolerancia,
coherencia, justicia, perseverancia y equidad.

OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Implementar el Proyecto Educativo Institucional, a
travs de la educacin por
competencias.
/ 2008
12
2. Mejorar continuamente el servicio educativo, de

acuerdo al perfil del bachiller asuncionista.
3. Incrementar el nmero de servidores actualizados y
capacitados de acuerdo a las necesidades institucionales
4. Estandarizar los procedimientos en cada una de
las dependencias de la Institucin.
5. Poseer una infraestructura funcional y debidamente
financiada
POLTICA DE CALIDAD
Identificar constantemente los requerimientos de
nuestros clientes (universidades, sociedad y padres
de familia) en relacin a los servicios ofertados, para
la satisfaccin plena de sus necesidades.
Disear estrategias que permitan articular el perfil de
la Educacin Bsica y Bachillerato asuncionista, con
el perfil de ingreso a las universidades.
Revisar
permanentemente
los
procesos
institucionales para generar una mejora continua.
/ 2008
13
CAPITULO II
EL CONTROL INTERNO
CONCEPTO.- (COSO)1
Es el proceso realizado por el
Consejo de Directores, administradores y otro personal de

una
entidad,
diseado
para
proporcionar
seguridad
razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las

siguientes categoras:
Efectividad y eficiencia de las
operaciones.
- Confiabilidad de la informacin financiera
- Cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicadas.
El control interno se basa en la proteccin a travs de todos

los instrumentos pertinentes., la cobertura adecuada de las
posibles contingencias y la verificacin de los sistemas de
preservacin y registro. El control interno es efectuado por
la gerencia y el personal, para enfrentarse a los riesgos,
dar una seguridad razonable de que en la consecucin de
/ 2008
14
la misin de la entidad se alcanzarn los objetivos

gerenciales que son:
Ejecucin ordenada, tica, econmica, eficiente y
efectiva de las operaciones
Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Salvaguarda de los recursos para evitar prdidas, mal
uso y dao.
1
C
COMITEE
OF
S
O
SPONSORING
ORGANIZATION OF THE TREEADWAY COMMISSION.
OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

La direccin o mxima autoridad debe establecer, aprobar
y divulgar los objetivos del control interno para las distintas
actividades que desarrolla la entidad.
/ 2008
15
a)
La direccin de las entidades deben limitar las tareas
de sus unidades y servidores, de modo que exista

independencia
separacin
entre
funciones
incompatibles. Es conveniente evitar que todos los

aspectos fundamentales de una transaccin u operacin se
concentren en manos de una sola persona o unidad
operativa,
dado
que
por
tratarse
de
funciones
incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse

en errores, despilfarros, actos irregulares o ilcitos.
b) En toda transaccin de bienes o servicios, as como en
las dems actividades de gestin, deber tenerse presente,
el criterio de economa.
La adquisicin econmica
implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad

apropiada, y al menor costo posible.
c) Todos los bienes que adquieran
la entidad, deben
ingresar fsicamente a travs de la Unidad de Almacn,

antes de ser utilizados. Los ambientes asignados para el
funcionamiento
de
los
adecuadamente
ubicados,
almacenes,
contar
deben
con
estar
instalaciones
seguras, y tener el espacio fsico necesario, que permita el

arreglo y disposicin conveniente de los bienes, as como
el control e identificacin de los mismos.
Las personas a
cargo del almacn tienen la responsabilidad de acreditar en
/ 2008
16
documentos, su conformidad con los bienes que ingresan.

Para el control de los bienes se debe establecer un sistema
adecuado de registro permanente del movimiento de stos,
por unidades de iguales caractersticas. Slo las personas
que laboran en el almacn deben tener acceso a sus
instalaciones, y distribuir los bienes segn requerimiento.
d) Cada entidad debe practicar anualmente inventarios
fsicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su
existencia fsica y estado de conservacin.
La toma de
inventario, es un proceso que consiste en verificar

fsicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una
fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La
toma de inventarios permite contrastar los resultados
obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de
establecer su conformidad, investigando las diferencias que
pudiera existir y proceder a las regularizaciones del caso.
El personal que interviene en la toma de inventarios fsicos,
debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo
el registro y manejo de los activos, salvo para efecto de
identificacin.
e) Solamente el personal autorizado debe tener acceso
a los bienes de la entidad, el que debe asumir
responsabilidad por su buen uso, conservacin, y custodia,
/ 2008
17
de ser el caso.
Acceso, es la facultad que tienen las
personas autorizadas para poder utilizar los bienes de una

dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso es la
accin de utilizacin permanente de un bien, asignado a
una persona por el cuidado fsico de un bien.
Los
servidores que laboran en una determinada dependencia

deben ser los nicos autorizados para utilizar los bienes
asignados, quienes estn en la obligacin de utilizarlos
correctamente, y velar por su conservacin.
f) Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han
perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja
oportunamente. La baja de bienes, es un proceso que
consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos
que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber
sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como
las siguientes:
Obsolescencia tcnica
Inoperancia de los bienes, producidos por
los
cambios y avances tecnolgicos.

Dao y/o deterioro
Desgaste o afectacin de los bienes debido al uso
continuo.
/ 2008
18
Prdida y/o robo

Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los
controles, y/o circunstancias sustraccin.
Destruccin
Afectacin de los bienes por causas ajenas al manejo
institucional, (inclemencias del tiempo, actos de
violencia, etc.)
Excedencia
Bienes operativos que no se utilizan y se presume que
permanecern en la misma situacin por tiempo
indeterminado.
Mantenimiento y/o reparacin onerosa
Cuando el costo de mantenimiento y/o reparacin de
un bien es significativo, en relacin a su valor real.
Reembolso y/o reposicin
Opera para los bienes asegurados cuando los
documentos contractuales correspondientes as lo
determinan.
Corresponde a la entidad establecer los procedimientos
administrativos para el tratamiento de la baja de bienes por
las causales invocadas anteriormente, en concordancia con
las
normas
legales
vigentes.
Igualmente,
tales
procedimientos deben regular las acciones que deben

adoptar las entidades para los casos de transferencia,
/ 2008
19
subasta, incineracin y/o destruccin o donacin de su

patrimonio mobiliario.
g) Cumplir con de leyes, reglamentos y otras normas
gubernamentales. Este objetivo se refiere al buen uso de
los recursos pblicos
h)
Elaborar informacin financiera vlida y confiable
presentada con oportunidad. Se relaciona con las polticas,

mtodos y procedimientos dispuestos por la administracin
para asegurar que la informacin financiera elaborada por
la entidad es vlida y confiable, al igual que sea revelada
razonablemente en los informes. Una informacin es vlida
porque se refiere a operaciones o actividades que
ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser
considerada como tal; en tanto que una informacin
confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza.
LOS INVENTARIOS
ANTECEDENTES.- Desde tiempos inmemorables, los
egipcios
acostumbraban
dems
pueblos
almacenar
de
grandes
la
antigedad,
cantidades
de
alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de
/ 2008
20
calamidades. Es as como surgen o nacen los inventarios,

como una forma de hacer frente a los periodos de escasez,
asegurar la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales.
Los inventarios son considerados dentro del Activo Fijos,
su valor representa uno de los ms onerosos de una
organizacin.
El inventario aparece tanto en el Balance
General como en el Estado de Resultados.

DEFINICIN.-
El inventario es el conjunto de bienes o
artculos que tiene la
institucin para ser mantenidos o
consumidos en el momento de prestar servicios

OBJETIVO.- Proveer o distribuir adecuadamente los
materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a
disposicin en el momento indicado, para as evitar
aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo
satisfacer correctamente las necesidades reales de la
empresa, a las cuales debe permanecer constantemente
adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser
atentamente controlada y vigilada.
/ 2008
21
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Entre los Componentes de Control Interno estn: las
Actividades de Control, Sistema de
Informacin y
comunicacin.
ACTIVIDADES DE CONTROL.-
Son las acciones que
realiza la administracin para cumplir con las funciones

asignadas en toda la organizacin.
Implica la forma
correcta de hacer bien las cosas, son actividades de

deteccin y prevencin; tambin son las polticas y
procedimientos establecidos para disminuir los riesgos y
lograr los objetivos.
Entre las actividades de control de deteccin y prevencin
estn las siguientes:
- Procedimientos
de
autorizacin
aprobacin
- Segregacin de funciones
- Controles sobre acceso de recursos y
archivos
- Verificaciones, constataciones fsicas
- Revisin de desempeo operativo
- Revisin de procesos, operaciones y
actividades.
/ 2008
22
El control interno de los inventarios se inicia con el

establecimiento de un departamento de compras, que
deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo
un procedimiento.
Un buen control interno sobre los inventarios incluyen
las siguientes medidas:
1.- Conteo fsico de los inventarios peridicamente, no
importa que sistema se utilice
2.- Confrontar los inventarios fsicos con los registros
contables.
3.- Mantenimiento eficiente de procedimientos en compras
y recepcin
4.- Almacenamiento para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin
5.- Permitir el acceso al inventario solamente al personal
que no tiene acceso a los registros contables
6.- Comprar el inventario en cantidades econmicas
7.- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de dficit.
8.- No mantener un inventario almacenado demasiado
tiempo, evitar el gasto en artculos innecesarios
9.- Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
/ 2008
23
SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN.- Los

mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras
de una entidad. La calidad y oportunidad de la informacin
afecta la capacidad de la mxima autoridad para adoptar
decisiones
adecuadas
que
permitan
controlar
las
actividades y preparar informacin confiable. El sistema de

informacin permite a la mxima autoridad evaluar los
resultados de su gestin en relacin a su nivel de
desempeo.
Los factores que conforman un sistema de informacin y
comunicacin son:
-Estrategias y sistemas integrados de informacin
- La calidad y oportunidad de la informacin
- Comunicacin e informacin interna y externa
- Medios para la comunicacin
- Evaluacin
La evolucin de los sistemas de informacin es tal que en
un momento debern idearse mtodos de control para
stos como los siguientes:
- Sistema en lnea proveedor-cliente
- Sistemas de inventario permanente
- Sistemas de informacin general
- Sistema de informacin como herramienta de control
/ 2008
24
POLTICAS DE CONTROL INTERNO

DEFINICIN.-
Son planes permanentes que establecen
parmetros generales para la toma de decisiones.

Es una orientacin verbal escrita e implcita que fija la
frontera en los lmites y direccin general en la cual se
desenvuelve la accin administrativa. Son guas amplias
dinmicas y elsticas que necesitan interpretacin para
poder utilizarse. Stoner y otros (1995 pag. 244).
IMPORTANCIA.-
Las
polticas
que
adopten
las
instituciones son esenciales para lograr el xito de un plan

adems por:
Facilitar la delegacin de autoridad
Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre
albedro ciertas decisiones
Evitan prdidas de tiempo a los Auditores al minimizar
las consultas innecesarias que puedan hacer sus
colaboradores
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones
en determinadas actividades
Contribuyen a lograr objetivos de la empresa
Proporcionan uniformidad y estabilidad en la toma de
decisiones
Facilitan la induccin del nuevo personal
/ 2008
25
CAPTULO III
LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
APLICACIN DE POLTICAS.- El Colegio Fiscomisional
Experimental Asuncin mantiene las siguientes polticas
de Control Interno para administrar sus inventarios.
1.- El tratamiento de bienes fiscales como particulares se
basan en las siguientes Leyes, normas, reglamentos y
manuales.
- Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador.
Reg. Oficial febrero de l997
- Reglamento General de Bienes del sector pblico.
Reg. Oficial 3 octubre de 2006
- Reglamento para la distribucin de bienes muebles
obsoletos. Reg. Oficial agosto de 1985
- Reglamento para enajenacin de activos improductivos.
Reg. Oficial
abril de l993
- Normas de Control Interno.
Reg. Oficial octubre de
2002
- La Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control
(LOAFYC)
- Ley de Presupuestos del Sector Pblico.
- Manual General de Contabilidad Gubernamental
/ 2008
26
- Normas para el clculo y registro de la depreciacin y

correccin monetaria Reg. Oficial de julio de 1996
- Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico. Reg. Oficial mayo de 1997
- En la Norma ISO 9001-200, de los Procedimientos de
Recursos
Guardalmacn,
Humanos,
Infraestructura,
Servicio
al
Cliente
Ambiente de Trabajo. Marzo 2006

- Manual de Funciones Colegio Asuncin
7 de abril
de 2008.
2.- En el mes de mayo se solicita a las reas utilizar el
formulario de requerimiento de materiales para el siguiente
ao lectivo; las autoridades analizan y definen prioridades.
ANEXO 1
Solicitud de requerimientos de materiales y
suministros
3.- El presupuesto anual aprueban el Consejo Directivo, la
Colectora y la Contadora; cada ao se aprueba el Plan de
adquisiciones.
4.-Al solicitar bienes que no consta en el plan de
adquisiciones, el Sr. Rector autoriza la dotacin de
recursos de forma directa, siempre y cuando los montos no
exceden al 0,8 por mil ($1.500) del presupuesto global del
/ 2008
27
ao, caso contrario se deben seguir los procedimientos

establecidos para el efecto.
5.- La Solicitud de requerimiento de bienes debe ser
dirigida al Sr. Rector o al Consejo Directivo.
6.- En el departamento de Guardalmacn se registran los
proveedores
ANEXO 2
Formulario para registro de
proveedores
7.- Una comisin autorizada califica a los proveedores de
acuerdo a requisitos establecidos.
ANEXO 3
Registro de calificacin de proveedores

8.- Los egresos del Departamento de Guardalmacn se
registran mediante
recepcin
ANEXO 4
recibos en o actas de entregaActa de entrega-recepcin
9.- En forma mensual el Guardalmacn
informa a
Colectura el total de egresos.

10.- El Consejo Directivo nombra comisiones para las
constataciones fsicas en los departamentos queda como
constancia la respectiva acta.
ANEXO 5 Acta de
constatacin fsica
/ 2008
28
11.- Los bienes obsoletos, inservibles, deteriorados se dan

de baja siguiendo los procedimientos que exige la ley, tanto
para los bienes particulares como fiscales.
ANEXO 6
Ejemplo de Acta de baja de bienes

12.- En algunos departamentos realizan auditorias en forma
quimestral y anual
Auditorias Internas e Externas
respectivamente.
EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
GENERALIDADES.- Las Normas de la familia ISO 9.000,
ISO 14.000 (Gestin Ambiental) y de la familia ISO 18.000 (
Seguridad industrial y salud ocupacional), son el resultado
del trabajo interactivo de comits tcnicos formados por
profesionales de universidades, empresas y entes oficiales
de
174
pases,
coordinados
en
la
Internacional
Stadardization Organization (ISO) con sede en Ginebra.

En estas normas se percibe cada vez ms fuertemente,
una energa homocentrista que da la pauta para el futuro
de la tecnologa de Calidad. Rosero (2004- pag. 29)
Vivimos en un mundo donde el cliente asume, cada vez
ms el rol de testigo, fiscal y juez, pues al decidir qu
/ 2008
29
comprar define si una empresa o institucin sigue en el

mercado; las probabilidades de xito de stas ya no
dependern del nivel de calidad de sus procesos, sino ms
bien de la velocidad con que
procesen su informacin,
tanto internamente como con sus clientes

La cultura de calidad es imprescindible en los gerentes del
siglo XXI: el ser anticipativos.
Si la velocidad de la
informacin ser el paradigma de las prximas dcadas,

preparmosle la pista de aterrizaje viviendo a fondo el
paradigma del cambio de siglo que es la calidad de los
productos y servicios. Rosero (2004- pag. 30)
El Sistema de Calidad es aplicable a todo tipo de
organizacin
que
provea
servicios
educativos
tanto
estatales como privados, la Norma ISO 9001-2000 respeta

la independencia del usuario de construir su propio servicio.
La Norma contiene
8 clusulas siendo estas las
siguientes:
CLASULAS GENERALES
0
Introduccin
Objeto y Campo de
aplicacin de la Norma
/ 2008
30
Referencias Normativas
Trminos y
definiciones
CLUSULAS OPERATIVAS
4
Sistema de gestin de calidad
Realizacin del Servicio

5
Responsabilidad de la Direccin
Medicin, anlisis y mejora

6
Gestin de los recursos
Para que una organizacin funcione en forma eficaz se

tiene que identificar y realizar
Procesos, stos transforman los elementos de entrada
en resultados Ejemplo:
/ 2008
31
Modelo de gestin
MEJORA CONTNUA DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
C
L
I
E
N
T
E
R
E
Q
U
I
S
I
T
O
S
GESTIN DE LOS
RECURSOS
MEDICIN, ANLISIS
Y MEJORA
REALIZACIN DEL PRODUCTO
ENTRADAS
El xito
PROCESOS
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
PRODUCTO
C
L
I
E
N
T
E
SALIDAS
de un Proceso est basado en el denominado
crculo de Deming que contempla cuatro pasos: Planificar,

hacer, verificar y actuar.
PLANIFICAR
HACER
ACTUAR
VERIFICAR
CLASES DE PROCESOS.
- Macroprocesos.- Son procesos globales, vitales
inciden en la calidad del servicio (Proceso de
Planificacin acadmica), son realizados por el
Consejo Directivo y el Comit de calidad, para cumplir
/ 2008
32
con los objetivos y polticas institucionales. Se refiere

a la planificacin estratgica y los lineamientos de
accin bsicos, la estructura organizacional y la
gestin de calidad entre otros.
- Procesos claves.- Son los que monitorean y dan
soporte al Macro proceso, son esenciales en la
institucin, destinados a llevar a cabo actividades para
ejecutar las polticas y estrategias relacionados con
los servicios que ofrecen a sus clientes. (Proceso de
Gestin Administrativa, Procesos de Planificacin,
asignacin y control de recursos, Procesos de
Compras).
- Procesos de soporte o paralelos.- Son los que
ayudan a los procesos claves se encargan de
proporcionar personal competente, reducir los
riesgos de trabajo, preservar la calidad de los
materiales, equipos y herramientas, mantener las
condiciones de funcionamiento, coordinar y controlar
la eficacia del desempeo administrativo y
optimizacin de los recursos.
(Proceso de
mantenimiento de instalaciones elctricas y sanitarias;
Proceso
del
departamento
de
informtica;
mantenimiento del Hardware y Software). Ejemplo:
ANEXO 7 Macroprocesos Institucionales
Para desarrollar un Proceso se hace necesario numerosas
actividades relacionadas entre s a las que se les denomina
Procedimientos; se debe utilizar una representacin
grfica simblica denominada Flujograma. En este grfico
se muestra cada actividad en forma secuencial,
proporcionando al lector experimentado una imagen clara
del sistema; tambin se puede observar claramente a los
responsables, fuentes, registros de respaldo y distribucin
de documentos. Ejemplo: ANEXO 8
/ 2008
33
Las clusulas de la Norma ISO 9001-2000 que se

relacionan
directamente
con
el
Departamento
de
Guardalmacn son la 7 y 8; a continuacin se sintetiza su

contenido.
Dentro la clusula operativa 7
REALIZACIN DEL
SERVICIO est el Proceso de Compras La organizacin

debe asegurarse de que el producto adquirido cumple con
los requisitos de compra especificados; debe evaluar y
seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad
para suministrar productos; deben establecerse criterios
para la seleccin, evaluacin y reevaluacin; deben
mantenerse los registros de los resultados
de las evaluaciones.
Rosero (2004 pg. 122).
La
Institucin mantiene el control de los inventarios como

sugieren las Leyes del Sector pblico, el Reglamento
General de Bienes, las Normas y Polticas de Control
Interno; progresivamente ha ido incorporando registros
para el proceso de compras, elaborando flujogramas.
La clusula
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
la
organizacin debe llevar a cabo auditorias internas

tomando en cuenta el rea a auditar, la objetividad e
imparcialidad; el procedimiento debe ser documentado para
/ 2008
34
analizar e informar de los resultados; tomar acciones sin

demora
para
eliminar
no
conformidades
mediante
acciones correctivas y preventivas siempre con el afn

de una mejora continua en cada proceso.
A partir de abril de 2006, fecha de la Certificacin se fue
organizando en forma paulatina algunos los procedimientos
relacionados con el proceso de compras como es la
calificacin de los proveedores, se cuenta con 47 empresas
proveedoras
calificadas
ANEXO
Listado
de
Proveedores.
En el mes de abril de 2007 luego del informe de Auditoria
Externa, las autoridades vieron la necesidad de que exista
un Supervisor para Proveedores; de all a la fecha se
evala a los proveedores en forma mensual como se
puede observar en el ANEXO 10 Registro de evaluacin
de proveedores
En el mes de marzo del presente ao, se efectu la
Auditoria Externa a algunas dependencias, esta vez se
detect no conformidades menores en el Departamento
de Guardalmacn:
/ 2008
35
1.- La
evaluacin a proveedores contiene parmetros
cualitativos se
debe seleccionar aquellos que sean
cuantitativos para efectos de comparacin.

El departamento de Calidad junto al Guardalmacn y el
Supervisor de Proveedores dieron solucin, elaborando un
nuevo formato en el que se pueden registrar valores en
porcentajes. ANEXO 11 Indicadores
IMPLEMENTACIONES AL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DE INVENTARIOS
El Colegio Asuncin cuenta con oficinas y dependencias
como el Departamento de Guardalmacn que fue creado
por resolucin del Consejo Directivo en el ao 1989 siendo
ste anexo a Colectura, en esa poca el control de los
inventarios se los realizaba en forma manual utilizando
tarjetas de Kardex, desde esa fecha hasta hoy ocupa el
cargo de custodio de los bienes el Sr. Clber Montero.
Desde el ao 1996 por
el avance de la tecnologa y
crecimiento del establecimiento se comenz a utilizar

programas
informticos
sencillos
los
mismos
que
facilitaban las labores de registro, contabilidad y control.
/ 2008
36
Este departamento es clave en la Institucin, se encarga

de adquirir, distribuir y salvaguardar los bienes necesarios
para brindar el servicio educativo.
Para implementar
el Sistema de Control Interno de los
inventarios se utilizaron
las Tcnicas de: Observacin
directa, a las actividades que se desarrollaban en el

departamento. Entrevista a los
departamentos de
Contabilidad, Colectura y Guardalmacn. Recoleccin de

informacin por medio de una encuesta de 6 preguntas a
20 departamentos (mes de diciembre) para conocer sobre
el trabajo que realiza el Guardalmacn y las actividades
de control que ejerce;
los resultados constan en el
ANEXO 12 Encuesta a departamentos y Cuestionario de

Control Interno.
A continuacin se hace referencia
a tres aspectos
importantes que servirn para Implementar el Control

Interno de los Inventarios de muebles, equipos, materiales
y suministros del Colegio Asuncin.
ORGANIZACIN
El departamento de Guardalmacn funciona en el horario
7:00 a 15:00. Entre algunas actividades que se desarrollan
estn:
/ 2008
37
- Obtener pro-formas
- Realizar adquisiciones determinadas por las autoridades
- Participa en la entrega recepcin de bienes
- Elabora diariamente recibos o actas de entrega-recepcin.
- Archivo de actas por departamentos.
- Realiza constataciones fsicas.
- Mantiene actualizado los registros de ingresos y egresos
de cada artculo
- Prepara informes para trasladar, reparar o dar de baja los
bienes
- Informa a contabilidad en forma mensual sobre los gastos
y traspaso de bienes en los departamentos
Muchas veces el custodio debe cumplir con sus tareas,
dentro y fuera de la institucin por lo que el departamento
permanece cerrado sin atencin.
Para solucionar este
inconveniente se debera:
a)
Reorganizar
el departamento
nombrando un
ayudante; de tal forma que sustituya en la atencin.

b) Colocar un horario de atencin para
que los
usuarios se rijan a l y no se interrumpan las dems

actividades, adems para que el custodio pueda
/ 2008
38
desplazarse dentro de la institucin
sin causar
inconvenientes.
Los materiales y suministros permanecen colocados en
estantes sin ninguna identificacin:
a)
Se
debera
colocar
dentro
sealizacin, para distinguir entre
de
la
bodega
stock de bienes
particulares y fiscales.
PROCESOS
En un proceso de compra se dan los siguientes
procedimientos:
autorizacin,
designacin
de
una
comisin, solicitud de pro formas, anlisis comparativo de

la mejor oferta y finalmente adquisicin.
-
La Comisin de Finanzas consta en el Manual de

Funciones del 2008 como la encargada directa de
algunas de las actividades citadas; en la actualidad
no participan en ninguna de ellas por lo tanto
autoridades
las
debera solicitar su colaboracin o
enmendar dicho Manual. En el Sistema de Gestin

colabora
el
Supervisor
de
proveedores
podra
integrarse tambin a este equipo.
/ 2008
39
Para el suministro de materiales el Guardalmacn revisa la

existencia y procede a ingresar los datos en forma digital,
completa el procedimiento con la firma del interesado;
algunos servidores no acuden personalmente, envan a
otras personas en su lugar, no se puede registrar su firma
en el recibo; sin embargo el custodio da paso a la solicitud.
- Esta situacin genera malestar, confusin, olvido y el
hecho de tener que ubicar al funcionario dentro del
plantel; debe comunicarse a todos sobre la necesidad
de acudir en forma personal.
Algunas empresas se hacen presentes para ofertar sus
productos, se les indica que se la Institucin cuenta con el
Sistema de Gestin de Calidad por lo que se les solicita
documentos; para ser calificados deben alcanzar como
mnimo el 70/100.
- Considero que el porcentaje es alto, se debe reducir
al 50% para dar opcin a empresas pequeas que
tienen excelentes ofertas, muchas de ellas no
regresan ya que miran esto como una traba.
/ 2008
40
Cuando la Institucin debe adquirir bienes costosos decide

pedir ofertas a las que estn calificadas, se pide en sobres
cerrado, la comisin asignada decide la mejor oferta.
- Se debera tener como poltica agradecer por escrito
a cada una de las empresas participantes; se nota que en
las siguientes oportunidades ya no tienen la voluntad para
participar.
Para receptar las compras el Sr. Guardalmacn debe estar
presente.
- Cuando se trate de la compra de muebles y equipos,
adems del custodio se debe exigir la presencia de
la comisin que estuvo encargada de todo el proceso,
deben comunicar el da y la hora de la recepcin para
todos acudan a verificar las caractersticas solicitadas.
Las autoridades deben concientizar a todos los miembros
de la institucin sobre la importancia del cuidado y
responsabilidad en el manejo de los bienes.
CODIFICACIN
En las Bodegas se tienen almacenados diferentes bienes
de acuerdo a sus caractersticas, al entregar siempre se
producen confusiones entre lo fiscal y particular.
/ 2008
41
- Se debe proceder a sealizar en los estantes esto

evitara confusiones.
Los bienes muebles, equipos de oficina y equipos de
computacin tanto de lo fiscal como de lo particular se los
codifica con una letra F y con una P, el custodio explica
que
es por falta de tiempo,
no encuentra un mtodo
sencillo y eficaz para marcarlos.

- Se deber realizar la codificacin de los bienes
muebles, equipos de oficina y equipos de computacin de
manera inmediata a la recepcin. En algunos bienes se
observa el cdigo anterior
42-01-001-5432 CAF.
- Para la codificacin de bienes Muebles, equipos de

oficina y computacin de la Escuela y del Colegio, se
deber tomar en cuenta que existen bienes fiscales y
particulares.
Con el paso de los aos los cdigos de
muchos bienes se han desvanecido por el uso.
Se
debe volver a codificar todos.

- La Codificacin debera ser de la siguiente manera:
contener al inicio abreviaturas de Escuela o Colegio;
Fiscal o Particular, el
grupo pertenece (muebles,
/ 2008
42
equipos de oficina o computacin); si es un bien fiscal

la numeracin comenzar con 14.101.000000001 que
es como se registra el rubro de bienes en la
contabilidad Gubernamental. Un ejemplo sera:
Si se adquiere un computador para el colegio con fondos

fiscales y un escritorio para la escuela con
fondos
particulares.
a) C.A.F.E.C. 14.101.000000002
b) E.A.P.M. 1.2
000000000001
El control interno de los equipos de computacin es
complejo, existen en la institucin alrededor de 150
unidades, estn ubicados en oficinas, departamentos y
aulas. Son bienes que tienen una vida til de tres a cinco
aos, la inversin en estos activos es onerosa pero
indispensable; en la actualidad no se tiene claro
un
procedimiento para el tratamiento de estos bienes, sugiero

que se deben considerar los siguientes aspectos:
-
Se deben cerciorar del tiempo de
garanta de los
componentes del equipo, por posibles reclamos.
/ 2008
43
- Al adquirir se debe verificar todos los nmeros de

series de los componentes internos (disco duro,
memoria Ram, procesador) y de las partes externas
(monitor, teclado, mouse, impresora, parlantes) (Se lo
realiza tomando una muestra indistintamente para ver
si coincide la numeracin que viene desde el
almacn). Mantener registros de manera impresa y
digital.
- Se debe grabar el cdigo con un pequeo esmeril.
-
Al igual que en los bienes muebles se debe

diferenciar con cdigos, para su ubicacin.
- Se debera comunicar por escrito al Sr. Guardalmacn

y en forma mensual sobre los cambios realizados en
los componentes internos de los equipos por dao,
obsolescencia, de igual manera si se ha hecho un
movimiento de un departamento a otro. Esto no se lo
hace, trae muchas dificultades en el momento de la
toma fsica del inventario
- Para dar de baja se debe nombrar una comisin
integrada por un miembro del rea de Computacin o
de personas que tengan conocimiento al respecto.
Actualmente se nombra a personas en forma indistinta
muchas veces desconocen de tecnologa.
/ 2008
44
- El nuevo programa informtico SINET asegura que

el departamento de
Computacin tendr acceso en
red con el departamento de Guardalmacn,
de esta
manera en forma automtica los cambios ocurridos.

Todava no est activa esta opcin.
CAPTULO IV
CONCLUSIONES
El Control Interno en la actualidad se ha tornado
indispensable en las empresas e instituciones, hoy en da
se existen nuevas metodologas que plantean su eficiencia
para que la Direccin consiga los objetivos que persigue.
El Sistema de Gestin de Calidad a travs de las Normas
ISO 9001-2000 colabora directamente con el control
interno, fomenta la evaluacin de los procesos mediante
Auditorias Internas y Externas.
El criterio de los auditores
cuenta en el momento de decidir que informacin amerita

ser reportada a las partes interesadas, as como la
responsabilidad de que el reporte sea sustentado por
documentacin veraz.
/ 2008
45
En el Departamento de Guardalmacn del Colegio

Asuncin a pesar de mantener el Sistema de Gestin de
Calidad se presentan algunas desviaciones que debilitan su
control Interno.
- Inadecuada separacin de funciones
concentra
actividades en una sola persona como es el caso del

Guardalmacn que puede provocar ocultamiento de
fraude, error, omisin.
- Los procedimientos para el tratamiento de los Equipos
de Computacin no son claros.
- En los departamentos de Computacin, laboratorios
de Fsica, Ciencias Naturales y Qumica es necesario
hacer la toma fsica del Inventario, se han elaborado
actas de entrega- recepcin en aos atrs.
- No se realizan toma fsica en forma peridica de todos
los inventarios
- Falta de comunicacin, se desconoce el lugar donde
se puede ubicar al custodio para solicitar materiales.
/ 2008
46
De lo antes sealado se tiene que la causa que origina

tales desviaciones es el
hecho de que la Institucin
que crecido de tal manera que una sola persona no puede

abarcar con tantas actividades al mismo tiempo.
Otras de las causas que han originado las desviaciones en
el Control Interno del Colegio es que no se contaba con el
Manual de Funciones y el que existe tiene algunos errores
por consiguiente ste se debe modificar.
Considero que a pesar de todos los errores que se puedan
generar en el tratamiento de los inventarios, en la
institucin se controla de mejor manera que en otras; el
custodio posee registros al da, conoce de la procedencia y
ubicacin de todos los bienes, se puede aseverar que los
inventarios
estn
correctamente
organizados
controlados.
No
est
por
dems
hacer
rectificaciones
los
procedimientos en forma inmediata como sugiere la Norma

ISO para que el Control Interno resulte eficaz.
/ 2008
47
RECOMENDACIONES
La Comisin de Finanzas est conformada por un
grupo cinco personas que son elegidas por las autoridades
al inicio del ao lectivo; desde hace algunos aos atrs no
se le permite participar en ninguna de las actividades que
cita el Manual de Funciones.
Se sugiere a las autoridades tomar en cuenta el trabajo
que puede desarrollar esta Comisin ya que todas las que
nombra el Manual, las est realizando el Supervisor de
Proveedores, el trabajo resulta no ser equitativo.
- Al momento de solicitar la adquisicin de bienes se
debe observar
la lista de proveedores calificados, la
misma que se mantiene en el Departamento de Gestin de

Calidad y Guardalmacn
-Ver la posibilidad de que otra persona colabore
directamente en el Departamento de Guardalmacn para
que en ese el lugar se atienda ininterrumpidamente;
muchas de las veces por tantas solicitudes al mismo tiempo
suele confundir el registro de egresos
- Es
necesario socializar las disposiciones legales
respecto al buen uso y mantenimiento de los bienes que

pertenecen a la institucin especialmente aquellos que
/ 2008
48
pertenecen al fisco, la falta de conocimiento al respecto lo

que hace que se cometan irregularidades que pueden ser
motivo para una glosa.
-
Se debe buscar el mecanismo para que se
comunique del traslado bienes a otros departamentos, el

custodio lleva registros por separado de lo que existe en
cada dependencia, por movilizar a otro se
originan
conflictos el momento de una toma fsica.

- Tambin debe encontrar
un mecanismo para
comunicar a los servidores sobre el lugar donde se puede

localizar al custodio si se lo necesita con urgencia.
GLOSARIO
Actividades.- Conjunto de tareas desarrolladas en una
organizacin
Actividades de control: Se refieren a las acciones que
realiza la Gerencia y otro personal de la entidad para
cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son
importantes porque en si mismas implican la forma
correcta de hacer las cosas, as como tambin porque el
/ 2008
49
dictado de polticas y procedimientos y la evaluacin de su

cumplimiento, constituyen el medio ms idneo para
asegurar el logro de objetivos de la entidad.
Actuar.- Tomar acciones para mejorar continuamente el
desempeo de los
procesos
Accin preventiva.- Son acciones para eliminar las causas

de las no conformidades
Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas
a la ubicacin temporal de los bienes en un espacio fsico
establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean
trasladados a las dependencias que los soliciten.
Aplicacin.- Procedimientos programados a travs de
alguna
herramienta
tecnolgica,
que
permite
la
administracin de la informacin y la oportuna toma de

decisiones.
Auditoria ..- Examen, objetivo, sistemtico, profesional e
independiente, aplicado a una organizacin por un auditor
completo.
/ 2008
50
Autorizacin.- Es la forma de asegurar que slo se

efectan operaciones y actos administrativos vlidos, y de
acuerdo con lo previsto por la direccin.
Baja de bienes: Es un proceso que consiste en retirar
todos aquellos bienes de activo fijo, que han perdido la
posibilidad de ser utilizados por la entidad, por haber sido
expuestos
acciones
de
diferente
naturaleza
(obsolescencia, deterioro, prdida o destruccin).

Calidad.- Grado en el cual un conjunto de caractersticas
inherentes cumple con
los requisitos.
Crculo de Deming.- Proceso en forma circular que tiene

cuatro pasos: planificar, hacer, verificar y actuar.
Cliente.- Organizacin o persona que recibe un producto o
un servicio (padres de familia, los educandos y las
entidades pblicas y privadas que contratan un curso o un
seminario para sus empleados)
Confidencialidad.- Es la garanta de que slo el personal
autorizado accede a la informacin preestablecida.
Control Interno.- Proceso realizado por el Consejo de
Directores, administradores y otro personal de una entidad,
/ 2008
51
diseado para proporcionar seguridad razonable, mirando

el cumplimiento de los objetivos.
Diagrama de Flujo.- Es una representacin grfica
simblica de un sistema o serie de procedimientos
mostrando cada uno de ellos de forma secuencial,
proporciona al lector experimentado una imagen clara del
sistema, muestra la divisin de responsabilidades, fuentes
y distribucin de documentos.
Eficacia.- Capacidad de un producto o servicio de lograr
los resultados esperados.
Eficiencia.- Capacidad de usar la menor cantidad posible
de recursos para obtener el resultado esperado.
Evaluacin.- Capacidad de analizar, estudiar y considerar
lo examinado.
Hacer.- Implementar los procesos
Informacin.- Cualquier forma de registro electrnico,
ptico,
magntico
en
otros
medios,
previamente
procesado a partir de datos que pueden ser almacenados,
/ 2008
52
distribuidos y sirven para anlisis, estudios y toma de

decisiones.
Indicadores.-
Medicin
para
saber
cmo
se
est
cumpliendo el proceso.
ndices.- Porcentaje o valor real obtenido al final de un
proceso.
Infraestructura.- Instalaciones que permiten alojar los
recursos
fsicos
relacionados
con
la
tecnologa
de
informacin.
Insumo.- Es el conjunto de materiales, datos o informacin
que sirven como entrada a un proceso Rosero
Manual de normas y procedimientos.- Expresa de forma
analtica las actividades administrativas a travs de las
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, as
como la enunciacin de normas bsicas que regirn cada
una de las actividades
Mejora
continua.-
Se
consigue
con
las
acciones
preventivas, correctivas y el respaldo de todos los
/ 2008
53
funcionarios
trabajadores
de
la
entidad
comprometindose a no reincidir.
No conformidad.- Es el producto que se presenta en el
proceso o al final de ste; posee fallas, problemas, errores,
debilidades, etc.
Organizacin.- Conjunto de personas e instalaciones
ordenadas segn un esquema de responsabilidades,
autoridades y relaciones.
Planificar.-
Establecer
los
objetivos
procesos
necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los

requisitos del cliente y las polticas de la organizacin
Proceso.-Conjunto
de
actividades
mutuamente
relacionadas o interactuantes, las cuales transforman

elementos de entrada en resultados.
Producto.- Resultado de un proceso (el educando, pues en
l radican y cristalizan los buenos y malos resultados del
proceso educativo; constituyen la primera y ltima razn de
ser de la educacin; es imposible separar la persona de la
evaluacin de resultados) Marcelo Rosero
/ 2008
54
Procedimiento.- Es el mtodo que especifica los pasos a

seguir para cumplir un propsito determinado.
Poltica de Calidad -
Son planes permanentes que
establecen
generales
parmetros
para
la
toma
de
decisiones.
Seguridad de la informacin.- Mecanismos implantados
que
garantizan
la
confidencialidad,
integridad
disponibilidad de la informacin y los recursos relacionados

con ella.
Verificar.- Realizar el seguimiento y medicin de los
procesos y los productos
respecto a las polticas, los
objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre

los resultados.
/ 2008
55
BIBLIOGRAFA
Referencias de fuentes impresas
Leyes
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Reglamento
General de Bienes del sector pblico
Reg. Oficial
octubre de 2006.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Curso de
Control de Bienes en el Sector
Pblico
Direccin Regional 2- Cuenca 22 de abril de
2005.
Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico
Registro Oficial 7 de
mayo de 1997.
Manual de Contabilidad Gubernamental
para los
Colegios ao 2001
COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual
de Procedimiento Interno
para Inventarios Diciembre de 2007
COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual
de Funciones marzo 2008
Libros
ROSERO Aguirre Marcelo
El da en que los ngeles
perdieron las alas
/ 2008
56
Gua para implantar un sistema de Calidad ISO 9000 en la

Educacin Primaria, Media y Universitaria
EMAAP-Q
Quito-Ecuador 2004
STONER, FREEMAN Y GILBERT Administracin Editorial
Prentice Hall 1995
CASHIN J. y otros Enciclopedia de la Auditoria Tomo 1,
Editorial Ocano, edicin 1993 Espaa.
Tesis Publicada
Patricia Quezada, Catalina Romero 2006 Tesina sobre
Teora del control Interno aplicado a la empresa Los
Cofanes
previo a la obtencin del ttulo de Contador
Pblico Autorizado, Universidad de Cuenca.
Pginas de Internet
www.contralora.gov.ec/normativa/NTCI-PRES-INDICE
www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMASTECNICAS-DE-CONTROL-INTERNO
www.monografias.com/trabajos11/conin.shtml64
/ 2008
57
ANEXO No. 1
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"

SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DE SUMINISTROS Y MATERIALES
RGA-7.4-01
FECHA: .
N ..
DEPARTAMENTO:
CANTIDAD
DESCRIPCIN
Escuela
Almohadillas Pelikan
Archivador tamao oficio
Archivador tamao telegrama
Borradores BR-40
Borradores blancos PZ 20
Borradores de pizarrn
Cajas de Acuarelas
Cajas de Alfileres
Cajas de Chinchetas
Cajas de clips andino
Cajas de crayones
Cajas de grapas grandes
Cajas de grapas pequeas
Cajas de hojalillos
Cajas de pinturas a colores
Cajas de temperas
Carpetas plsticas
Cartulina negra pliegos
Cartulina bristol pliegos
Cartulina tamao A 4
Cinta masking tape
Cinta Scosh
Cinta de embalaje
CD Grabable
CD Regrabable
Compases pequeos con tornillo
Cuadernos 100 hojas pequeos espirales
Cuadernos 100 hojas universitarios
Cuadernos 60 hojas
Cuadernos 60 hojas espirales pequeos
Cuchillas grandes
Cuchillas pequeas
Diskettes Maxel
Esferos Bic punta fina
Esferos Bic punta media
Folder Nacional o Carpeta de cartulina
Frascos de Peganol o Gomeros
Frascos de tinta para Almohadilla
Paquetes de 500 hojas de papel bond
Paquetes de 50 hojas de papel perforado a cuadros
Pliegos de Fomix de varios colores
/ 2008
58
Colegio
Tijeras
Lapiz con borrador
Frascos de liquido corrector pluma
Juegos de marcadores de 12 colores
Marcadores de pizarrn
Marcadores punta fina
Marcadores resaltadores
Marcadores de cartulina Snowman 400 gruesos
Marcadores para fomix
Pinceles Nro. 2
Pinceles Nro. 6
Cajas de plastilina
Pega Stick en barra
Pliegos de papel bond 120 gramos
Pliegos de papel de brillo
Pliegos de papel de seda
Plegos de papel peridico
Registros de control
Reglas plasticas grandes 50 cmt
Reglas pequeas 30 cmt
Tiza blanca
Tiza de colores
Laboratorios, Conserjes, Audiovisuales, Imprenta, Dpto.

Mdico, Dpto. Odontolgico, Guardalmacn, Dibujo anote a
continuacin listado de requerimientos de suministros
propios de su rea:
/ 2008
59
ANEXO No. 2
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN"
FORMULARIO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES
Sr. Proveedor:
Informamos a Ud.(s) que el Colegio Fiscomisional Experimental "La Asuncin", ha implementado un Sistema de Gestin de
Calidad bajo la norma ISO 9001:2000, y ha establecido que las compras que sean necesarias realizar se las efectuar a
proveedores calificados
EVALUACIN
ASPECTOS A EVALUAR
POR
LA
DATOS
LLENADOS
POR
EL
UNIDAD EDUCATIVA
PROVEEDOR
ADJUNTANDO
(Espacio a ser llenado
DOCUMENTOS DE RESPALDO
por el Plantel)
REQUISITOS LEGALES
Razn social
Representante legal
N de cdula
RUC
N Carn profesional o artesanal vigente ( en caso
de proveedores de servicios)
REQUISITOS DE CALIDAD: Adjuntar listado de
productos o servicios que puede ofrecernos y sus
marcas
SERVICIO DE ENTREGA: Indicar si cuenta con
servicio de entrega o atencin a domicilio
SERVICIOS DE POST VENTA: Indicar si su
empresa o negocio ofrece este servicio y detallar
en que consiste
RELACIN COMERCIAL PREVIA: Indicar si ha
mantenido o mantiene una relacin comercial con
nuestra Institucin (hace cunto tiempo?)
RECOMENDACIONES: Adjuntar certificados de
clientes que acrediten que han recibido de su parte
un buen servicio o producto
Si el proveedor es de materiales didcticos, previo
a la compra se adjuntar un informe del Jefe de
rea
Si es proveedor nico de bienes o servicios ser
calificado automticamente
PARA CAPACITADORES
Los capacitadores de la Direccin de Educacin o
los del Plantel son calificados directamente
Otros capacitadores deben adjuntar justificativos
de su experiencia en el tema
Nota: Sr. Proveedor le informamos que anualmente o antes, si es necesario, estos datos deben ser
actualizados y que al momento de recepcin de las adquisiciones, evaluamos si los productos estn
dentro de las especificaciones establecidas, si se cumple co
Atentamente,
Lcdo. Walter Auquilla Tern

RECTOR
POR POLTICA DE LA INSTITUCIN, EST PROHIBIDO AL

PERSONAL DEL PLANTEL DE SOLICITAR O RECIBIR
OBSEQUIOS O COMISIONES A NIVEL PERSONAL EN
COMPRAS. EL INCUMPLIMIENTO DE ESTA DISPOSICIN
SER CAUSA PARA SUSPENDER NUESTRA RELACIN
COMERCIAL.
/ 2008
60
No. 3
FACULTAD DEANEXO
CIENCIAS ECONMICAS
Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD
Y AUDITORIA
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN
UNIDAD EDUCATIVA
"LA ASUNCIN
REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES
P unt a je
O bt e nido
C rit e rio s :
P unt a je
O bt e nido
C rit e rio s :
Nom bre del Proveedor: Comercial Salvador Pacheco

Mora
- Requisitos legales:
Nom bre del Proveedor:DISCOMSA
Representante legal, razn social, RUC,
20 Puntos.
20 Puntos.
20
- Requisitos de calidad:
* Productos que ya han sido utilizados y de marcas

reconocidas dentro de la
institucin.... 30 Puntos.

30
20
30
* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcas

reconocidas ... 20 puntos.

- Servicios ofrecidos por la em presa:
* Entrega de productos en la institucin

...20 puntos

...20 puntos
* Entrega de productos en sus locales comerciales

..10 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, en
cuanto a prestacin de servicios de post venta
........20 puntos
20
10

..10 puntos
20

........20 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,

aunque no ofrece servicios de post venta
.........15 puntos

.........15 puntos
- Recom endaciones
- Recom endaciones
Presenta recomendaciones de otras instituciones o

empresas 10 puntos

empresas 10 puntos
10
TOTAL
80
TOTAL
80
P unt a je
O bt e nido
C rit e rio s :
Nom bre del Proveedor: SAOREDES
N o m bre de l P ro v e e do r :Luis eduardo Frez M atute
P unt a je
O bt e nido
C rit e rio s :
20 Puntos.
20
20 Puntos.





...20 puntos
20

...20 puntos

..10 puntos

..10 puntos

........20 puntos

........20 puntos
20

.........15 puntos

.........15 puntos
- Recom endaciones
- Recom endaciones

empresas
10
puntos SALAZAR
PATRICIA
MARISTELA ABRIL
10 /

2008empresas 10 puntos 61
20
20
ANEXO No. 4
ACTA DE ENTREGA RECEPCION
MUEBLES FISCALES, ENTRE EL
MONTERO
GUARDALMACN
DE
EDUCATIVA ASUNCION, Y EL SEOR
ING. JAIME ZEAS, LABORATORISTA
ASUNCION.
DE BIENES
(Sr.) KLBER
LA
UNIDAD
PROFESORES:
DEL COLEGIO
En la Ciudad de Cuenca, a los veinte das del mes de

Marzo del 2007 los suscritos: Sr. Clber Montero O.
Guardalmacn de la Unidad Educativa Asuncin, y el Sr.
Ing. Jaime Zeas, Laboratorista del Colegio, Asuncin,
respectivamente, se constituyen en la Bodega del Plantel a
fin de suscribir el acta de ENTREGA-RECEPCION de los
bienes que corresponden a este Departamento,
los
mismos que se detallan en el anexo correspondiente
y
son propiedad de la Unidad Educativa Asuncin.
Al efecto presente las mencionadas partes proceden a la
constatacin fsica y conteo de los bienes.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben la
presente acta en original y copia las personas que han
intervenido.
Lcdo. Walter Auquilla T.
RECTOR
GUARDALMACEN
Sr. Clber Montero O.
Ing. Jaime Zeas.

RECIBI CONFORME
/ 2008
62
ANEXO No. 5
ACTA DE CONSTATACION FSICA DEL INVENTARIO DE
SUMINISTROS Y MATERIALES FISCALES
DE
PROPIEDAD DE LA UNIDAD EDUCATIVA ASUNCION
En la Ciudad de Cuenca, a los dos das del mes de Enero
del 2007, se constituyen los seores: Lcdo. Walter Auquilla
T. Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia
Argudo, Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.
Samantha Ulloa. Contadora de la Unidad Educativa
Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de la
Unidad Educativa Asuncin, con la finalidad de realizar la
constatacin
fsica del Inventario de Suministros y
Materiales Fiscales con la presencia de su custodio Sr.
Klber Montero O.
Luego de la constatacin fsica y control realizados se
indica que los Inventarios estn en orden y no se
determina observacin alguna.
presente acta en original y copia las personas que han
intervenido
Lcdo. Walter Auquilla
Montero O.
RECTOR
GUARDALMACN
Sr. Klber
Sra. Patricia Argudo

Samantha Ulloa
COLECTORA
CONTADORA
Srta.
/ 2008
63
ANEXO No. 6
ACTA DE BAJA DE BIENES MUEBLES PARTICULARES
DEL COLEGIO FISCO MISIONAL EXPERIMENTAL
ASUNCION
En la Ciudad de Cuenca, a los veinte y dos das del mes de
Noviembre del 2007, los suscritos Lcdo. Walter Auquilla T.
Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia
Argudo Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.
Samantha Ulloa, Contadora de la Unidad Educativa
Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de la
Unidad Educativa Asuncin, Prof. Maria Eugenia Soto
delegada del H. Consejo Directivo se constituyen en el local
donde funciona la Bodega del Plantel a fin de suscribir el
acta de baja del bien que se detallan a continuacin: en
cumplimiento a lo dispuesto en el oficio Nro.582 SG/CA del
16 de Noviembre del 2007, suscrito por el Sr. Rector con
aprobacin del H. Consejo Directivo.
_______________________________________________
_____________
DETALLE
CANT.
PRECIO
VALOR
UNITARIO
TOTAL
_______________________________________________
_____________
- Pedestales micrfono TE-13-08
3
2,66
7,97
Deck
Tocacassette
marca
SANSUI
1
31,87
31,87
- Micrfono Shure 14HCL
1
11,36
11,36
Micrfonos
marca
shure
con
cables
2
13,28
26,56
Y plubs
/ 2008
64
_______________________________________________
____________
Suman:
..$.
77,76 dlares
Los Bienes que se dan de baja tienen el valor de (Setenta
y siete dlares con setenta y seis centavos)
Valor que se procede a dar de baja y destruir en los
terrenos adjuntos al Plantel.
presente acta las personas que han intervenido en dos
ejemplares de igual tenor
Lcdo.
Walter
Ing. Patricia Argudo
RECTOR
COLECTORA
Sra.
Sr. Clber Montero
CONTADORA
GUARDALMACEN
Auquilla
Samantha
/ 2008
T.
Ulloa
65
Prof. M. Eugenia Soto

DELEGADA DEL H.C.D
ANEXO No. 7
4.1 MACRO PROCESOS DEL COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL " LA ASUNCIN "
/ 2008
66
C d i g o : PGA - 7.4 - 0 1
ANEXO No. 8
PR OC ED I M I EN T O D E C OM PR A S D E M A T ER IA LES D I D C T I C O S,
B IEN ES M U EB LES, M A T ER IA LES Y SU M IN IST R OS, M A T ER IA LES D E
C O N ST R U C C I N Y SER V I C I OS
5.Docum entos
Asociados
En base a los requerimientos recibidos, definimos compras a realizar o
servicios a contratar, elaboramos el plan de adquisiciones ( de acuerdo
a lo aprobado por el Rector y C. Directivo en base al presupuesto) y
designamos a colaboradores responsables de las adquisiciones.
El Colaborador
Presupuesto
R ev. N o . : 1da. emisin
6.Registros
Generados
Plan
de Rector
C. Directivo
aduisiciones
C. Designado
Proformas
Si designado obtiene
C. Designado
Rector
proformas del listado de

proveedores, y
elegimos la ms
conveniente.
El monto de compra
puede aprobar el
Rector?
7.
Responsable
No
Plan
de Rector
C. Directivo
aduisiciones
aprobado
Informamos al H.C.D. para su aprobacin o modificacin
Se aprueba?
Aplicamos reformas
necesarias
No
Si
El Colaborador o comisiones especializadas designadas, obtienen
proformas del listado de proveedores calificados, para elegir la ms
conveniente. Cuando sean proveedores nicos, sern seleccionados
automticamente. En caso de compras de equipos o materiales
didcticos especializados, se unir a la Comisin un experto en el
rea requerida . Los miembros de la comisin no debern tener
parentesco o relacin comercial alguna con los ofertantes.
Se adquiere el bien o servicio y/o en caso de ser necesario se

elabora un contrato
C. Designado
Proformas
J. de rea
C. Especial
Proformas
elegidas
Rector
Contrato
( triplicado)
Secretara
Proveedor
Guardalmacn
La
compra
realiza da
est
conforme ?
Si
Se devuelve la
adquisicin para cambio
C. Designado
No
Se anula pedido
El responsable de la adquisicin avaliza con su firma en la factura la

recepcin y conformidad de la compra realizada y pasa a
colectura para que se realice el pago. En el caso de bienes que
deban ser inventariados, se envia la compra a la dependencia
C. Designado
Rector
Colectora
Inventarios
El solicitante llena la
solicitud de
requerimientos
Guardalmacn
J. departamento
Es
necesario
realiza r
compras
que no constan en
el cronograma de
dotacin ?
Contadora
/ 2008
67
Solicitud
de Solicitante
requerimientos
ANEXO No. 9
LISTADO DE PROVEEDORES
Materiales, bienes muebles, medicamentos equipos materiales de construccin
Construccin y mantenimiento
Materiales didcticos y servicios de capacitacin
Fecha:30 de noviembre de 2007
Cdigo: RRE-7.4-01-03
REPRESENTANTE LEGAL O
PERSONA NATURAL (Cuando
se trata de prestacin de
servicios de capacitacin o
construccin y mantenimiento)
CEDULA DE C.
AUSTROCOPY S. A.
Mauricio Contreras
010215706-2
019157598-001
Av. Las Amricas

Edificio Horizontes
Local 9
2832994
2838397
Papelera
coninsq2@etapaonline 90
Accesorios y Equ.
.net.ec
De Computacin
BAZAR LA VICTORIA Ulloa

Pacheco Cia. Ltda.
Marcelo Ulloa
010196950-9
0190158748-001
Gran Colombia
7-34 y Borrero
2822951
2843407
lavicto@cunetsatnet.n 60 Equ. De
Video Ut. De of. Y
et
Computacin
COMERCIAL LUNA
PAZMIO CIA.LTDA.
Luca Luna Pazmio
050174322-3
190168824-001
Ave.Pichincha s/n y
Lorenza Piedra
72882-158
1791263685-001
Telefax
Toms Ordoez 9-18
(593-7)2821y Bolivar
434
0190048365-001
Luis Cordero 9-70

72842388
Ave. Huayna Cpac 280-5763
9-40
Cel.093127304
010094737-3
01009473730001
Francisco
Moscoso y Av.
27 de febrero
2888417
2480148
No
098256599
RAZN SOCIAL (Cuando se trata

de empresas o instituciones)
COMERCIO Y
Eco. Jimmy Antonio
ASESORA "COMASE"
Rivadeneira Flor
CIA.LTDA.
140016494-1
COMERIAL SALVADOR Bolivar Clodoveo

Muoz Jara
PACHECO MORA
COMERCIAL VIVAR
Jhenny Vivar
RUC
DIRECCIN
COMPUTECHNOLOGIES
Ing. Arturo Sacoto
010249691-6
Jos Fajardo
0190155390-001 1-244 y P.
Matovelle
CONSTRUMUEBLE
Csar Matute Barros
010281613-9
0102816139-001 Chilcapamba
/ 2008
TELFONO
CALIFICACIN Y
TIPO DE BIENES Y
SERVICIOS
E-MAIL
80 Materiales de
Construccin y
Ferretera
comase@cosinet.net
80
Soluciones
audiovisuales,
sistemas de
proteccin elctrica
cableado,
asistencia tcnica
cap@cspmsa.com
90
Equi. de
Computacin,
pinturas, tubera,
equ. De audio y
video
Sin nmero No
85
Ferretera
65
Equipos de
Computacin
Sotware,
ventas@computecnolol.com
Suministros de
oficina
65 Muebles de
oficina
68
DIGITOP
Josefina Cruz Lpez
170302753-8
DISCOMSA
Claudio Verdugo
DISMAREX
Fernando Durn
010252199-4
DITECRAL
Ruben Ochoa M.
ELECTRONICA
TORRES
Virgil Matas E70170327538-001 724 y El Morln

Quito
2811714 digitop@yahoo.com
60
Fotocopiadoras,
impresoras, equi.
de imprenta,
duplicadoras
Juan Len Mera 3-88 72825111

Fax 2860367
70 Materiales y
suministrso de
oficina y
computacin
0102521994-001
Edwin Sacoto y
calle del Batn
2810880 No
80 Mantenimiento
y recarga de
extintores
010147579-6
0101475796-001
Fasayn 3-41 y
Altar Urco
2808762
Juan Torres
010130319-5
No
Juan Jaramillo
9-49
2834306 No
86
Equipos de
audio y video,
mantenimiento y
reparacin
ESTRELLITA
Carmen Gmez
010157655-1
0101576551-001
2805020 No
75
Cera para
pisos de madera
FEDERACIN
DEPORTIVA
Delia Bravo Delgado
010222709-7
FERROMATERIAL
Violeta Brito
030082914-1
0300829140-001
Guapondlig y
Juan Jos Flores
2800987 No
95
FLORISTERA AZUAY
Rosa L. Pintado
010160347-0
0101603470-001
Sucre 14-60 y
Coronel Tlbot
2834155 No
65
FRIOSABORES CIA.
LTDA.
Marco Durn
010281065-2
GYGA COMPUTERS
Freddy Serrano G.
010345436-9
IMPORSOPAPEL
PAPELERA G. SOTO
Hernn Soto Cepeda
010082039-8
INFOLINK
Boris Torres Almeida
010205965-6
LAKSMI SONIDO
Edison Berrezueta
1023478040 1023478040-001 y Juan Jos Flores
010231644-5
Yaruqui S/N y
Janahurco
Av. 12 de abril
0102227097-001 S/N y Unidad
Nacional
Cajas 1-87 y
0190168697-001 Avenida de los
Andes
P. Crdova 180103454369-001 42 y Benigno
Malo
Mariscal Lamar
0190153142-001
13-60
010205965-001
Paucarbamba 197 y Doce de

Abril
012316445-001
Av. De las
Amricas 9-202
/ 2008
Diseo
matuco@etapa.net.co 70
tcnico de alumnio
m.ec
y cristal
80
Implementos
2882775 deliabd@hotmail.com deportivos
28008059 No
55
Materiales y
suministros de
limpieza
2832847 gig@computers
75
Equipos de
computacin,
proyectores
2823718
imposo@ecua.net.ec
2834363
95
Papelera y
suministros de
oficina
65
Equipos de
computacin,
2816033 infoklin@vio.satnet.net suministros, papel y

tinta
72386928 No
75
Servicio de
amplificacin
69
LISTADO DE PROVEEDORES
Materiales, bienes muebles, medicamentos equipos materiales de construccin
Materiales didcticos y servicios de capacitacin
Construccin y mantenimiento
Fecha:30 de noviembre de 2007

RAZN SOCIAL (Cuando se trata
de empresas o instituciones)
EDITORIAL DON
BOSCO
Cdigo: RRE-7.4-01-03
REPRESENTANTE LEGAL O
PERSONA NATURAL (Cuando
se trata de prestacin de
servicios de capacitacin o
construccin y mantenimiento)
CEDULA DE C.
Lcdo. Jorge Snchez
019000513-5
0190005135-001
010167453-9
Av. Del Tejar

0190043797-001
S/N y Pelileo
IMPRENTA MONSALVE Fernando Monsalve

Moreno
MORENO
RUC
DIRECCIN
Vega Muoz y
General Torres
/ 2008
TELFONO
No
CALIFICACIN
E-MAIL
70
No
90
Papel,
romulo@imprentamon impresin,
2858800
suministros para
salve.com
fotocopiadora
70
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL " LA ASUNCIN"
REGISTRO DE EVALUACIN DE PROVEEDORES
ANEXO No. 10
RRE-7.4-01-04
M ateriales, bienes muebles, medicamento s equipo s materiales

de co nstrucci n: Co nsidera cumplimineto de especificacio nes, y
tiempo de entrega
M ateriales didctico s: co nsidera tiempo de entrega.Servicio s de

capacitaci n:evaluaci n po r parte de lo s asistentes co n un de mnimo 75%
Co nstrucci n y mantenimiento : co nsidera tiempo de entrega de la o bra y cumplimiento

co n las especificacio nes de co nstrucci n
x
FECHA
PROVEEDOR
12/02/2008 DITECRAL
DETALLE DE LA COMPRA Y/O TRABAJO

REALIZADO
Cancelacin por elaboracin de pupitres y
cerramiento del parqueadero $ 1.582,70
C ON F OR M E
NO
C ON F OR M E
O B S E R V A C IO N E S
Permanece en la lista
15/02/2008 SERVICIOS Y COMERCIO
Compra de fusor para impresora de secretara del

Rector $ 100,80
18/02/2008 REFILLEXPRESS
Compra de tinta para impresora $ 441,oo
21/02/2008 PC EXPERTOS
Compra de parlantes para audiovisules segn plan

de adquisicin $ 201,30
Compra de balones para donacin a escuela

Hermano Miguel $ 68,30
CASA DEPORTIVA
29/02/2008 IMPORSOPAPEL S.A.
Compra de engrapadora elctrica $ 49,63
PC EXPERTOS
Compra de pen drives $ 47,oo
CASA DE LA CORTINA
Compra de coritnas $ 241,50
Solicitar que se califique
FERRETERIA VASQUEZ BRITO
Compra de soldadora Indura 1250 $ 388,57
Es la primera vez que se adquiere
REFILL EXPRESS
Compra de tinta para impresora $ 432,38
RESPONSABLE DE EVALUACIN: .
/ 2008
71
ANEXO No. 11
MATRIZ GENERAL DE INDICADORES
2007-2008
RAD-RE-8.4-01
MES
PROCESO
REA
DEPARTAMENTAL
O ACADMICA
META
INDICADOR
RESPONSABLE
MN. SATIS. MX.
fin de c/mes
Gestin de Recursos:
Econmicos
Compras
Patricia Abril
% de compras a proveedores calificados
80%
90% 100%
fin de c/mes
Gestin de Recursos:
Econmicos
Compras
Patricia Abril
% de productos entregados acorde a especificaciones de

90%
compra
95% 100%
fin de c/mes
Gestin de Recursos:
Econmicos
Compras
Patricia Abril
% de entregas dentro del tiempo previsto
95% 100%
90%
Cuenca, . de abril de 2008

Dra. Roco Vicua Flores
Coordinadora de S.G.C.
Su despacho
Para los fines pertinentes envo a UD. resultados de ndices de gestin obtenidos respecto a los siguientes
indicadores:
1.
% de compras realizadas a proveedores calificado
I.G.= N compras realizadas a proveedores calificados x 100 =

N total de compras
2.
...90.....%
% de productos entregados de acuerdo a especificacin de compra

I.G.= N de productos entregados de acuerdo a especificacin de compras x 100 =
N total de productos entregados
3.
100. %
% de productos entregados de acuerdo a especificacin de compra

I.G.= N de productos entregados de acuerdo a la fecha prevista x 100 =
N total de productos entregados
100. %
Atentamente,
C.P.A. Patricia Abril S.
/ 2008
72
RESULTADOS
ANEXO No. 12
1.- Seale Con qu regularidad visita el Departamento de Guardalmacn?
TABLA No. 1
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
2
8
4
3
3
20
SEMANAL
QUINCENAL
MENSUAL
TRIMESTRAL
ANUAL
TOTAL
10%
40%
20%
15%
15%
100%
- El personal de los departamentos acuden en forma regular para aprovisionarse de los materiales
necesarios, solo el 15% solicita al inicio del ao y no lo vuelve a hacer.
2.- Siempre que solicita materiales el Sr. Guardalmacn le hace firmar el recibo, o el
acta de entrega recepcin correspondiente?
Seale
TABLA No. 2
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
SI
20
NO
TOTAL
20
100%
100%
- El Sr. Guardalmacn tiene la precaucin de hacer firmar los documentos de respaldo por los egresos,
aunque muchas veces no sea en forma inmediata, en ocasiones son varias solicitudes y todas al mismo
tiempo.
3.- Cuando requiere de suministros el Sr. Guardalmacn se encuentra en su oficina

TABLA No. 3
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
SI
12
60%
NO
TOTAL
8
20
40%
100%
/ 2008
73
Si su respuesta es Negativa. Ud. cree que se encuentra:
TABLA No. 3
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
..en otro lugar
25%
50%
2
8
25%
100%
de la Institucin
..realizando
compras
..otras actividades
TOTAL
- De las respuestas obtenidas a 8 personas que representan el 25% no le encuentra en su lugar de trabajo,
opinan que debe est realizando otro tipo de actividades, esta ausencia ha originado algunas veces
malestar en las personas que requieren materiales en forma inmediata dndose quejas al respecto. Se ha
confirmado que todas las veces el Guardalmacn se encuentra ausente pero dentro del establecimiento
haciendo sus labores; cuando sale de los predios informa a la Inspectora General.
4.-
Ha requerido algn tipo de material adicional al solicitado al inicio del ao lectivo
que no haya sido tomado en cuenta? Escriba la clase de material que ha requerido.
TABLA No. 4
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
2
2
6
10
20
computadora
cmara de fotos
proyector
nada extra
TOTAL
10%
10%
30%
50%
100%
- Los materiales que se entregan al inicio del ao constan en el presupuesto que se realiza en el mes de
enero, con ello se elabora el cronograma de adquisiciones, cuando no se las ha hecho a tiempo la opcin
es solicitar a las autoridades pero algunas veces las prioridades son otras.
5.- Hace cunto tiempo se realiz en su departamento una constatacin fsica de los
bienes?
TABLA No. 5
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
al inicio del ao
no recuerda
hace dos meses
hace un ao
TOTAL
8
3
4
5
40%
15%
20%
25%
20
100%
/ 2008
74
- Por el crecimiento de la Institucin se han creado aulas y departamentos, es difcil realizar una toma
fsica a cada uno de los departamentos pues se debe volver a hacer actas de entrega recepcin cuando se
adquieren nuevos bienes. Los tres departamentos que no recuerda afirman que no se ha hecho en aos. El
Guardalmacn explica que algunos se dejan para realizar en el tiempo de vacaciones, por ejemplo en los
talleres de Computacin, laboratorios de Qumica, Fsica.
6.- Cmo calificara el trabajo que realiza el Sr. Guardalmacn? Seale

TABLA No. 6
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
Muy satisfactorio
Satisfactorio
Poco satisfactorio
Nada satisfactorio
TOTAL
8
7
3
2
20
40%
35%
15%
10%
100%
- El trabajo realizado por las personas no siempre es visto por las dems como eficiente, posiblemente en
este caso se relaciona con el hecho de que constantemente coincide que al momento de solicitar cualquier
bien, el custodio no se encuentra en su lugar de trabajo.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
AREA /PREGUNTAS
ACTIVOS FIJOS: MUEBLES, EQUIPOS DE OFICINA Y COMPUTACIN
FACTOR DE RIESGO DE CONTROL
SI NO OBSERVACIONES
La persona responsable del inventario es otra diferente del

tenedor de libros?
Se realizan inventarios fsicos peridicamente?
Se mantienen archivos de inventario permanente?
Existe polticas establecidas para la compra de
activos Fijos?
Existe responsables para autorizar la adquisicin de los
Activos Fijos?
Se ha comprobado la existencia fsica de los Activos Fijos en

cada unos de los departamentos?
Se emplean rdenes de compras?
La persona que realiza las compras, es diferente del tenedor
de libros?
/ 2008
Realiza la Contadora
X
X
X
X
En la mayora, no en
todos
X
X
X
75
FACTORES DE RIESGO INHERENTE

1
2
Existe cobertura de los seguros para la totalidad

de los Activos Fijos?
Existen montos significativos en la cuenta Activos Fijos?
El edificio es
seguro.
Existen las debidas seguridades para el cuidado de los Activos X

Fijos?
La persona responsable del inventario es otra diferente a la que

realiza adquisiciones?
Puertas con
seguridades
guardin privado
Realiza ambas
actividades
el Sr. Guardalmacn
Las respuestas de la encuesta en su mayora son positivas; coinciden las respuestas

que dieron tres departamentos en lo referente a que no se realiza la toma fsica de
inventarios a algunas dependencias. El Sr. Guardalmacn explica que en algunos de
ellos no se dan cambios sustanciales; considera que al ao se hace la toma fsica en un
80%.
Tambin sale a relucir que el tema separacin de funciones, indica que l realiza
personalmente las compras cuando son urgentes, cuenta con la autorizacin respectiva,
manifiesta que cuando se designa una comisin en vez de ser gil se vuelve un
obstculo.
La Institucin no ha contratado pliza de seguros contra incendios o contra robos;
dentro de la misma hay zonas de seguridad que mantienen extintores, el personal est
capacitado en el uso de stos, se realizan constantemente simulacros de evacuacin. En
lo que respecta a las seguridades se cuenta con protecciones en las puertas y ventanas,
adems se tiene contratado Servicio de Guardiana.
/ 2008
76
/ 2008
77
/ 2008
78

Implementacion de Control Interno Inventarios

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UNIVERSIDAD DE CUENCA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS

contribuyan a mejorar la calidad de los productos y

reglamentos que regulan una institucin.

universidades y sociedad) se cumplen satisfactoriamente

dentro de un proceso de mejora continua. Estas Normas

Auditorias Internas y Externas.

El departamento Guardalmacn a pesar de mantener el

desviaciones que debilitan su control Interno.

componentes del Control Interno sumado a las

fundamentales para implementar un Sistema de Control

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

1.2 Filosofa institucional

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE

TUTOR- DIRECTOR: ING. COM. GENARO PEA

AUTOR: PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

CUENCA, MAYO DE 2008

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

stos contribuyan a mejorar la calidad de los

productos y servicios, generando competitividad entre

informacin financiera y el cumplimiento de leyes y

investigacin contiene (4) captulos:

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

El Captulo I, presenta los ASPECTOS GENERALES DE

Institucional: Misin, visin, valores, objetivos, poltica de

GLOSARIO Y ANEXOS del trabajo de investigacin.

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

En este mismo ao, guiados por el objetivo de

integrar a todas las clases sociales, a este nuevo sistema,

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

(SEAPE), se nombr un Comit de Calidad interno que

departamento fue redactando sus procesos, registrando en

satisfactoriamente dentro de un proceso de mejora

indispensables realizar Auditorias Internas y Externas,

inspeccionar cada una de las

dependencias y de acuerdo a las clusulas de la Norma

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

Internas, actan dos veces al ao y las Externas enviadas

Nos proyectamos al futuro como Unidad

Educativa que ofrece un modelo alternativo de educacin

coherencia, justicia, perseverancia y equidad.

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

2. Mejorar continuamente el servicio educativo, de

institucionales para generar una mejora continua.

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

Es el proceso realizado por el

Consejo de Directores, administradores y otro personal de

razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las

Efectividad y eficiencia de las

El control interno se basa en la proteccin a travs de todos

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

la misin de la entidad se alcanzarn los objetivos

OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

La direccin de las entidades deben limitar las tareas

de sus unidades y servidores, de modo que exista

incompatibles. Es conveniente evitar que todos los

incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse

implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad