COMO ELABORAR UN STAND

Antes del Evento

Busca el evento adecuado a tu stand. Si puedes asistir a un evento similar

como miembro del pblico, hazlo. Date cuenta qu estn haciendo otros
presentadores de stands. Lleva algo para tomar notas sobre lo que te gusta
de algunos expositores y lo que crees que otros stands podran haber hecho
mejor. Cuando lo hagas, ten en mente a tu pblico. Las actividades, los
juegos y los regalos para los adultos sern muy diferentes que aquellos de
otra generacin y otros grupos.

Inscrbete con tiempo. Averigua por adelantado cuales son los

requisitos para poder tener un stand en el evento al que quieres
asistir. Solictalo y tambin paga las cuotas por adelantado con
tiempo.
Ahora es el momento de contactar con los organizadores del evento
para cualquier peticin especial. Por ejemplo, si necesitas iluminacin
o electricidad en el puesto, asegrate de pedirlo por adelantado. Si
necesitas un sistema de sonido, refrigeracin, acceso para vehculos
o cualquier cosa adicional al espacio asignado, solictalo justo ahora!
Si puedes elegir el lugar del stand, elige uno que tenga mucho
movimiento comercial. Si eso no fuera posible, tratar de estar cerca de
otros stands que atraigan a la misma clientela que t quieres.
Sigue el rastro a todos los gastos asociados el evento, eso incluye los
alquileres de stand, viajes, hoteles, regalos, comida, cuotas,
etc. Cuando la exposicin haya terminado querrs comparar sus
costos y los resultados con otros eventos para decidir si quieres
volver a hacerlo.

Haz las reservas. Si tienes que viajar, reversa el alojamiento, el vuelo y

confirma el coche de alquiler. Los grandes eventos podran llenar por
completo todas las instalaciones cercanas del lugar de reunin, as
que confirma los alojamientos tan pronto como tengas la seguridad
que poder asistir.
Rene o fabrica tus productos. Tus productos dependern de saber
con exactitud la naturaleza del evento y de lo que quieres
promocionar, pero piensa en seguir lo siguiente
Carteles y letreros. Como mnimo, ten un gran anuncio publicitario que
diga claramente a quin o qu ests promocionando. Los carteles

adicionales sirven para informar el pblico. No esperes que la gente

lea un texto muy grande mientras caminan por la feria. En su lugar,
usa grficos que sean llamativos y ahrrate los detalles para la
publicidad. Una apariencia y un aspecto coherente entre los distintos
carteles servirn para dar coherencia al stand, dando una sensacin
de perfeccin.

Regalos. Una manera clsica de atraer gente al stand es dar algo que
se puedan llevar. Muestras de algo que est relacionado con tu
mensaje es una buena idea. Cosas prcticas (bolgrafos, camisetas,
bolsas) con el nombre o el logotipo impreso en ellos puede ser algo
que les haga acordarse por mucho tiempo e incluso pueden ser unos
anuncios andantes. Incluso merece la pena invertir unos pocos
dlares en caramelos o en poner algo de picar, esto puede atraer a la
gente.
Literatura. Si quieres que la gente contacte contigo y se acuerde de ti
despus del evento, piensa en entregar tarjetas comerciales,
publicidad o un folleto relacionado con tu mensaje. Lleva ms de los
que creas que vas a necesitar.
Demostraciones. Si puedes hacer una demostracin de algo
relacionado con tu organizacin (como un producto o un servicio) o
mostrar los resultados de un proyecto o de una actividad exitosa,
llvalo para mostrarlo y para contarlo. Mejor an, deja que los
visitantes participen de alguna manera, quizs probando lo que
promocionas.
Actividades. salas para atraer gente al stand. Tener un dibujo de un
gran premio puede servir para captar un montn de contactos. Incluso
cuando la actividad es tirar bolitas y colarlas en un agujero o jugar al
golf porttil, estos juegos puede atraer a gente y que se queden ms
tiempo y as podrs hablar con ellos, dejar que te conozcan y sepan
porqu ests all.
Una marquesina. Si la exposicin se realiza en el exterior, usar una
marquesina porttil, una tienda o un dosel es indispensable para
protegerte del sol y/o de la lluvia. Tambin sirve para parecer ms
oficial y profesional. Puede combinar con los colores de tu empresa o
tan solo tener unos colores llamativos. Esto servir para a que se note
ms an tu presencia. Asegrate de saber por adelantado cuanto
espacio te permitirn ocupar.

Una mesa y unas sillas. De nuevo, los organizadores de la exposicin

podran proporcionarlos o no. Si no ests segura, pregunta.
Impermeabilizar por el tiempo. Si el stand es en el exterior, podras
necesitar pisa papeles para que las hojas no se vuelen o unos clips,
alfiles, ganchos para mantener los manteles y cualquier cartel sin que
se los lleve el viento, y as por el estilo. Por supuesto, vstete de
manera adecuado segn el tiempo que pueda haber.
Lleva herramientas para montar. Si sabes que vas a tener que montar
tu propio stand, tu mesa o los carteles, asegrate de traer las
herramientas necesarias. Deberas tener a mano un destornillador,
unas tenazas y una llave de ajuste. Unas tijeras, cinta de embalar,
alfileres o clavos y una cuerda tambin son buenas ideas. Si no ests
seguro de tener que montar tu stand, haz una simulacin por
adelantado en casa o a en oficina. Debido a todas las prohibiciones en
los vuelos, debes asegurarte de poner todas las herramientas en tu
equipaje, no las lleves encima y evita cualquier altercado. NO hay nada
peor que tener que dejar las herramientas que sern tan tiles en la
exposicin, se queden confiscadas debido a las restricciones de
seguridad.
Una carretilla o una plataforma rodante. Especialmente si es una
exposicin grande. No pienses que podrs aparcar en cualquier lugar
cerca del stand. Una carretilla de mano o una plataforma rodante te
ayudar a cruzar el agujero.
Luces. Si crees que necesitars luces, asegrate de tener una fuente
de electricidad.
Tomar agua. Hablars mucho y podra ser caro o incmodo visitar las
instalaciones de la exposicin.

Consigue ayuda. Si el stand est funcionando bien, tendrs que hablar

con mucha gente sobre la exposicin. No trates de hacer que sea el
espectculo de una persona. Alguien puede ayudarte a mantener tu
compostura y tu voz intacta. Si tu puesto es bastante popular, querrs
tener la ayuda de alguien para que la gente interesada pueda ser
atendida y no tengan que hacer fila. Si es posible, organiza el horario
de trabajo en turno cortos con algunas personas. Es muy cansado
estar en el stand mucho tiempo y estar diciendo lo mismo una vez y
otra vez.
Prepralos para ayudarte. Djales saber qu es lo que estn
ofreciendo al pblico, a quien se estn acercando y cmo. Dnde

estn las diferentes instalaciones ms cercanas y cuando hay que

llegar. Ellos hablarn de tu empresa como expertos y captarn ms
profesionales si estn bien informados, incluso si son voluntarios.
Vstete para tener xito! Procura tener personal en el stand que sean
atractivos, que se arreglen de manera apropiada, eso llama la
atencin. Esto har que tu empresa, tu organizacin, tu stand
destaque del resto de los stands y sers parte de la exposicin.
Si tu empresa usa uniforme aunque sea una camiseta, pntela y anima
a los compaeros a hacer lo mismo. Personalizar las camisetas no es
muy caro de hacer, incluso en pequeas cantidades.
Vestir de manera similar. Incluso si acuerdas sencillamente llevar unos
jeans y una camiseta con el color de la organizacin, dar ms la
impresin de que deseas estar all.
Viste de manera profesional. Un traje de negocios dir que eres serio y
ser un mensaje muy impactante.
Usa un disfraz o un traje temtico. Si hay un ambiente festivo o tu
grupo es teatral, usa un traje de payaso, bolas, sombreros grandes y
tontos podran atraer la atencin.
Usa modelos profesionales para promocionar. Las personas atractivas
que saben cmo "trabajar" con multitudes pueden ser una importante
manera de captar la atencin hacia tu stand y hacia tu empresa.
Asegrate de usar gente profesional que comprendan como deben
comportarse

Durante el Evento

Prepara la exposicin pronto. Ve con bastante tiempo para preparar el

stand y para conocer las instalaciones antes de que se llene de gente.
Preparar el stand tan pronto como las puertas se abran significa que
no perders el tiempo rebuscando los letreros o las cajas en lugar de
estar transmitiendo lo que quieres.
Mira t stand desde fuera. Una vez que est listo, vete hacia fuera y
observa el stand desde el punto de vista del visitante. Se ven los
letreros con claridad desde distintas direcciones por dnde la gente
vendr? Es atrayente tu stand? Hay alguna cosa que pueda
distraer?

Piensa por donde vendr el pblico. Quieres estar detrs de la mesa

con el pblico delante, o quieres que la mesa est detrs del stand y
as puedes acercarte a la gente e invitarlas a que entren?
Se amigable. Habla con tus clientes. Cuando ellos llegan al stand,
permteles unos segundos y diles: "Hola". Probablemente ellos
tambin te dirn hola. Despus sonre, y hblales de tu expositor.
Normalmente si comienzas a hablar de cualquier cosa, como el buen
da que hace o lo guapo que es su nio, podrs pasar ms tiempo con
ellos y se distraern de los regalos. Cuando comiences una
conversacin podrs hablar sobre estas cosas. Recuerda sonrer y
decir: "Gracias, vuelva cuando quiera! ". Entrgales tambin una
tarjeta de visita si tienes e infrmales dnde ser el siguiente sitio que
estars.
Transmite tu mensaje.Sin embargo, al atraer personas al stand debes
asegurarte que ellas aprendan algo bsico de porqu ests all cuando
se vayan.
Pregunta a las persona qu es lo que les interesa. Esto hace que se
metan en la conversacin y esto te servir para saber qu tono usar.
Que sea tono informativo, o comercial o algo entre ambos

Distribuye la publicidad, los folletos u otras hojas sueltas. Estas cosas

har que la gente recuerde tu empresa, la informacin de contacto y
recordarn el mensaje despus de que haya terminado y pasado la
excitacin el momento y el evento.

Intercambia informacin con los contactos. Diles a los visitantes

interesados cmo pueden seguirte y cmo los puedes seguir t.
Despus, asegrate que alguien en tu empresa les siga la pista con
prontitud. Sigue rastreando la pista y as podrs comparar la relativa
efectividad de un evento con otro.

Recoge tu rea. Ponte en la piel del personal de un gran evento o de

una gran reunin. Despus, desmantela tu propio stand al finalizar el
evento y asegrate de dejar en el contenedor de basura cualquier
resto. Es una muestra de buenos modales y tambin es una forma de
poner de tu lado a los organizadores y al personal del evento.

Escribe tu experiencia. Si jams estars en un stand de nuevo, escribe

algunas notas acerca de tu experiencia en esta ocasin. Anota qu
trajiste, qu deberas traer la siguiente vez, qu es lo que podras
haber hecho sin haberlo tenido. Escribe que fue efectivo y que no lo
fue y escribe cualquier cosa que has aprendido de este evento. La
prxima vez, puedes usar tus notas para hacer que algunas cosas
funcionen mejor con ms suavidad. Si alguien ms dirige el siguiente
stand, podrs darles algn consejo con facilidad de los que has
aprendido.

Consejos

Lee las normas del evento y del sitio de reunin. Los eventos a gran
escala funcionan con muchsima ms suavidad cuando todo el mundo
hace lo que les corresponde.
Ten unas expectativas racionales; no pienses que por estar en una
muestra sers el presentador ms famoso/ o el ms importante en
todo el saln. Presentadores experimentados en 'exposiciones' saben
que llegar a obtener un 3-5% de beneficio de la inversin es un buen
resultado. Lo que significa: que deberas obtener unas ganancias de
un 5% a pesar de los gastos generados en la exposicin (por ejemplo:
el espacio, el alquiler del stand, obsequios, gastos fijos, viajes). Si
ests vendiendo un servicio, esa aparente nfima cantidad del 5%
debera ser recuperada con las ventas posteriores.
Divirtete. Si disfrutas hablando con la gente, esto te saldr en la
exposicin y ser ms atrayente.
Coopera con los organizadores del evento, del lugar de reunin, con el
personal de seguridad y con los vecinos de los puestos. Demuestra
tener buenos modales y as podr ayudarte a hacer nuevas relaciones
que te beneficien!
Combina tus actividades y los regalos con el pblico que quieres
atraer. Ests intentando atraer a nios, a profesionales o al pblico
en general? Corresponden los regalos y la publicidad con este
propsito?
Si distribuyes informacin de contacto para tus organizadores, hazlo
teniendo en mente un plan para poder responder las preguntas
cuando ellos lleguen las siguientes semanas. Haz un seguimiento
rpido para que las personas que se ocupan de preguntar puedan
tener una relacin continua con tu organizacin.

Consigue un stand que sea "plegable", hay eventos que se realizan en

pueblos que tienen "Sindicatos" donde no puedes ni siquiera usar tu
propio destornillador o el representante sindical te cobrar una prima
por tener uno. En los casos en los que tienes que pagar una cuota al
"Sindicato", hazlo con una tarjeta de crdito.
Prueba diferentes maneras de acercarte al pblico para ver qu es lo
que funciona mejor y qu es lo que genera ms beneficios. Adapta la
conversacin al pblico. Si ves que alguien acaba de llegar o que
acaba de familiarizarse con tu empresa, adapta la presentacin segn
las circunstancias.
Haz siempre unas faldas o cubre con tela alrededor de la mesas.
Sujtalo con cinta adhesiva o con chinchetas o clips, para que puedas
poner fuera de la vista cosas debajo de la mesa.
Mejora la presentacin. Ya que, probablemente, estars repitiendo lo
mismo a una gran cantidad de personas diferentes, usa esta
oportunidad para ajustar y adaptar lo que dices.
Coloca las cosas que no mejoran la apariencia del stand fuera de la
vista. Ponlas detrs de tu mesa. (Por ejemplo la chaqueta que te has
quitado, una caja de cartn llena de publicidad extra, etc.).
Acta como si fueras parte de la exposicin. Comprtate de manera
profesional, usa la mejor sonrisa, y se parte del evento mientras dura.
Usa unos zapatos tan cmodos que puedas salir corriendo. La
mayora de los sitios de convenciones tienen suelos de cemento, los
suelos de la parte final superior se cubren con una moqueta industrial
muy fina. Sin relleno. Si has elegido unos malos zapatos, despus de
estar uno o tres das de pie y caminando podras tener dolor de pies el
finalizar el evento.
Comprueba tu obsesin por recoger cosas robadas. Por alguna razn,
con el buen ambiente que hay en una exposicin, te llevas la dcima
alfombrilla para el ratn, el juguete tpico para apretar en la oficina y
aliviar el estrs u otra cosa que tenga el logotipo empresarial, o
cualquier cosa sin valor que te puede parecer atractiva, as como
todos los collares de plstico barato y las monedas de hojalata del
Krewe of Venus hasta que llegas a casa y comienzas a sacarlas
todas. Ahrrate transportarlas todas durante una semana, tan solo di
que no.
Seala tu equipo de manera visible y con algo indeleble. No dejes el
stand o el equipo sin vigilancia. Hay muchas historias de equipos
"caminando" en las exposiciones, especialmente durante el caos de la
instalacin y el cese, es muy comn esto. Asegura las cosas de valor

para poder rastrear el equipo, ejemplo si tienes una notebook,

llvatelas a la habitacin al terminar el da.
Cuando sea posible, llvate de vuelta los equipos. Por ejemplo: los
monitores, los equipos, los ordenadores, los sistemas de redes o el
equipo A/V. Los equipos tambin se pueden alquilar en el pueblo cerca
de las instalaciones, pero normalmente a un precio altsimo, como un
50% ms al precio habitual de alquiler durante los tres das el evento.
Lleva una caja con los materiales de la presentacin. Llvala contigo;
comprubala. Reparte copias de los CDs o de los DVDs con la
presentacin entre varios miembros de tu equipo, por si acaso se
pierde una copia o que alguien del equipo se retrasa. Podras enviar
un equipo de emergencia con los materiales la noche anterior desde la
oficina, puede ser dudoso hacer la entrega durante el da de la
exposicin. Si tienes que entregarlo, entrgalo siempre en tu
habitacin del hotel, nuca en el sitio de la exposicin, dnde puede
terminar en algn cuarto donde dejan tirados y olvidados los envos.
Estos son los mismos que no te dejarn ejercer tu derecho a usar tu
destornillador, mralo arriba. Probablemente no encontrars tu
paquete antes del cierre de la exposicin, en caso de que lo enves a la
exposicin.
Usa unas cortinas opacas para cubrir las superficies en cualquier
momento que tengas que dejar el stand y que no lo puedas atender,
especialmente cuando termines de trabajar. De esta manera, si llegas
tarde ser menos probable que te roben los productos y la gente que
quiera habla contigo sabr que ests fuera temporalmente y no se
enfadarn tratando de saber dnde ests.
Piensa en llevar una botellas de batidos con alimento los precios de
la comida y del agua sern muy caros, y te conducirn al profundo
mundo de la fritanga. Una pequea nevera es ideal para refrescarte y
se puede esconder en la mesa. Lleva mentas, y un espejito para
comprobar los dientes! Ests hablando con la gente!
Es una buena idea llevarte a un amigo o a un socio contigo al evento!
Por si tienes que ir al almacn o al bao, etc.

Advertencias

Las personas que inevitablemente que quieren hablar contigo, te

suelen contar historias inapropiadas o te atosigan, pero casi siempre
las puedes despedir si las escuchas un rato con educacin. Diles una
frase que les indique que la conversacin ha terminado, como: "Bien,
Cmo va eso! Que tengas buen descanso!", y centra toda tu atencin
en otra persona, o vuelve a arreglar tus cosas. Interrumpe los si
debes. Tu falta de atencin en ellos normalmente har que se vayan.
Sinceramente, las personas malvadas necesitan una sonrisa amable y
unas firmes palabras como "Seor, le agradezco su opinin, pero
realmente tengo que dejarlo ahora". El paso final es "tengo entendido
que en estos eventos contratan personal de seguridad", dilo bastante
alto para llamar la atencin. Si la caseta de seguridad est cerca de ti,
enva a una persona para pedir seguridad.
NO todos los que pasen por ah pondrn inters en tu organizacin.
En lugar de perder el tiempo intentando atraer gente que no estn
interesados en tu stand, sencillamente djalos pasar y acrcate al
siguiente visitante.
Las campanas y los silbatos suelen atraer a la gente, pero puedes
estar seguro que ellas no ahoguen lo que deseas transmitir con tu
stand.
No creas que tus pertenencias estarn seguras en el stand. Llvate las
cosas de valor contigo cuando salgas. Si es posible, evita dejar el
puesto sin atender mientras hay pblico. Cubre siempre las mesas
con una tela que no se vea a travs de ella siempre que salgas.
NO dejes que te hieran los sentimientos las personas que no estn
interesadas, o que solo malas. Acepta todas las excusa tontas por no
detenerse delante de algo valioso. Dirige su atencin a la siguiente
persona.