Estados financieros bsicos

La empresa puede elaborar infinidad de estados financieros segn sean las necesidades de
cada momento, de cada situacin, no obstante, la norma ha considerado unos estados
financieros que ha denominado como bsicos, y en razn a ellos es preciso elaborarlos
siempre.
En Colombia, el decreto 2649 de 1993, en su artculo 22, ha establecido claramente cules
son los estados financieros bsicos:
Son estados financieros bsicos:
1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambios en la situacin financiera, y 5. El estado de flujos de efectivo.
En principio, todas las personas o empresas obligadas a llevar contabilidad, estn
obligadas a elaborar estos 5 estados financieros considerados bsicos, excepto las
empresas contempladas por el artculo 1 del decreto 1878 de 2008 que dice:
Adicinese un pargrafo al artculo 22 del Decreto 2649 de 1993 con el siguiente tenor:
"Pargrafo. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en
el numeral 3 del artculo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el artculo 2 de la Ley
905 de 2004, o la norma que lo sustituya, as como aquellas entidades de naturaleza no
comercial que estn obligadas u opten por llevar contabilidad en los trminos del artculo
1 del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este artculo, en
materia de estados financieros bsicos slo estarn obligadas a llevar y aportar los
indicados en los numerales 1 y 2 del presente artculo; tambin estarn obligadas a
presentar el estado financiero de propsito especial, determinado en el artculo 28 de
este decreto".
Desafortunadamente, en nuestro medio no se elaboran todos los estados financieros,
especialmente los dos ltimos, estos es el estado de cambios en la situacin financiera y el
estado de flujos de efectivo, tal vez por su nivel de complejidad, aunque quizs son los
ms aportan valor en el anlisis financiero y hasta en la planeacin estratgica.

Balance general
Qu es el Balance General?
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo
que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.

Al elaborar el balance general el empresario obtiene la informacin valiosa sobre su

negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero
en el momento o en un futuro prximo
1.1 Qu partes conforman el balance general :
Activos
Pasivos
Patrimonio
ACTIVOS
Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:
El dinero en caja y en bancos.
Las cuentas por cobrar a los clientes
Las materias primas en existencia o almacn
Las mquinas y equipos
Los vehculos
Los muebles y enseres
Las construcciones y terrenos
Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes
categoras: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.
ACTIVOS CORRIENTES
Son aquellos activos que son ms fciles para convertirse en dinero en efectivo durante el
perodo normal de operaciones del negocio.
Estos activos son:
a. Caja
Es el dinero que se tiene disponible en el cajn del escritorio, en el bolsillo y los cheques al
da no consignados.
b. Bancos
Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.
c. Cuentas por Cobrar
Es el saldo de recaudar de las ventas a crdito y que todava deben los clientes, letras de
cambio los prstamos a los operarios y amigos. Tambin se incluyen los cheques o letras
de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las
personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
d. Inventarios
Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas,
productos en proceso y productos terminados de una empresa.

En empresas comerciales y de distribucin tales como tiendas, graneros, ferreteras,

drogueras, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso.
Slo se maneja el inventario de mercancas disponibles para la venta, valoradas al costo.

Existen varios tipos de Inventarios:

a. Inventarios de Materias Primas
Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboracin del balance,
valoradas al costo.
b. Inventario de Produccin en Proceso
Es el valor de los productos que estn en proceso de elaboracin. Para determinar el costo
aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas,
los pagos directos involucrados hasta el momento de realizacin del balance. Por ejemplo,
la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o
destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada,
torneada, desbastada, bordado, estampado, etc.
Inventario de Produccin Terminada
Es el valor de la mercadera que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de
produccin
Activos Fijos
Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven
para desarrollar sus actividades.
- - Maquinaria y Equipo
- - Vehculos
- - Muebles y Enseres
- - Construcciones
- - Terrenos
Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta
aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el
balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisicin se utiliza el valor de
compra.
Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de
depreciacin

OTROS ACTIVOS
Son aquellos que no se pueden clasificar en las categoras de activos corrientes y activos
fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.
PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden
de exigibilidad en las siguientes categoras.
Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos.
1. 1. Pasivos corrientes
Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un perodo menor a un ao.
a. a. Sobregiros:
Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realizacin del balance.
b. b. Obligaciones Bancarias
Es el valor de las obligaciones contradas (crditos) con los bancos y dems entidades
financieras.
c. c. Cuentas por pagar a proveedores
Es el valor de las deudas contradas por compras hechas a crdito a proveedores.
d. d. Anticipos
Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo an no entregado.
e. e. Cuentas por pagar
Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los
prstamos de personas particulares. En el caso de los prstamos personales o crditos de
entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
f. f. Prestaciones y cesantas consolidadas
Representa el valor de las cesantas y otras prestaciones que la empresa le debe a sus
trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas
obligaciones en el momento
g. g. Impuestos por pagar
Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realizacin del balance.
2. 2. Pasivo a largo plazo
Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un perodo mayor a un ao, tales
como obligaciones bancarias, etc.
3. 3. Otros pasivos
Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categoras de pasivos corrientes y
pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.
a. a. Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realizacin del balance. Este
se clasifica en:
Capital
Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.
Utilidades Retenidas
Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa.

 Utilidades del Perodo Anterior

Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el perodo inmediatamente
anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el ltimo
estado de prdidas y ganancias.
Reserva legal.
Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse.
El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operacin:
El Activo es igual a PASIVOS ms PATRIMONIO

Estado de resultados
ESTADOS DE RESULTADOS DE PASOS MLTIPLES
Un estado de resultado de pasos mltiples obtiene su nombre de una serie de pasos cuyos
costos y gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de los bienes
vendidos es deducido de las ventas netas para determinar el subtotal de utilidad bruta.
Como segundo paso, los gastos de operacin se deducen para obtener un subtotal
llamado utilidad operacional (o utilidad de operaciones). Como paso final, se considera
el gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones no operacionales para llegar a la
inters neta.
Observe que el estado de resultados est dividido en cuatro grandes secciones:
1. Ingresos
2. Costo de los bienes vendidos
3. Gastos de operacin
4. Reglones no operacionales
Los estados de resultados de pasos mltiples se destacan por sus numerosas
secciones y por el desarrollo de subtotales significativos.
La SECCIN DE INGRESOS: En una compaa comercializadora, seccin de ingresos del
estado de resultados generalmente slo contiene una lnea, denominada ventas. (Otros
tipos de ingresos, de existir, aparecen en la seccin final de los estados).
Los inversionistas y los gerentes estn muy interesados en la tendencia de las ventas
netas. Un medio para evaluar esta tendencia es, con frecuencia, calcular el cambio
porcentual de las ventas netas de un ao al siguiente. Un cambio porcentual es el valor del
cambio en una medicin financiera, expresado como un porcentaje; se calcula dividiendo
el valor del incremento o de la disminucin por el valor de la medida antes de que
ocurriera el cambio. (Los cambios no se pueden expresar como porcentajes si el valor de

los estados de los estados financieros en el periodo anterior es cero o ha cambiado de una
suma negativa a una positiva).
SECCIN DE COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS: La segunda seccin del estado de
resultados de una empresa comercializadora muestra el costo de los bienes vendidos
durante el periodo. El costo de los bienes vendidos generalmente aparece como un solo
valor, el cual incluye renglones incidentales tales como fletes y prdidas por
disminuciones normales.
UTILIDAD BRUTA: UN SUBTOTAL CLAVE. En un estado de resultado de mltiples pasos, la
utilidad bruta aparece como un subtotal. Esto facilita que los usuarios de los estados de
resultados el clculo del margen de utilidad bruta de la empresa (taza de utilidad bruta).
La taza de utilidad bruta es la utilidad bruta expresada como un porcentaje d e las ventas
netas.
Al evaluar el margen de utilidad bruta de una empresa en particular, el anlisis debe
considerar las tazas obtenidas en periodos anteriores y tambin las tazas obtenidas por
otras empresas de la misma industria. Para la mayora de las empresas comercializadoras,
las tazas de utilidad bruta generalmente se encuentran entre el 20% y el 50%,
dependiendo del tipo de producto vendido. Las tazas generalmente resultan en
mercancas de alta rotacin, como son los comestibles, y las tazas altas se encuentran en
productos de marca y novedosos.
Bajo condiciones normales, el margen de utilidad bruta de una empresa tiende a
permanecer razonablemente estable de un periodo al siguiente. Los cambios significativos
en esta taza pueden proporcionar a los inversionistas una indicacin temprana de una
demanda cambiante del consumidor por los producto de la empresa.
SECCION DE GASTOS DE OPERACIN: se incurre en gastos de operacin con el fin de
producir ingresos. Frecuentemente, los gastos se subdividen en las clasificaciones de
gastos de venta y gastos de generales y administrativos. La subdivisin de los gastos de
operacin en clasificaciones funcionales ayuda a la gerencia y a otros usuarios de los
estados financieros a evaluar separadamente aspectos diferentes de las operaciones de la
empresa. Por ejemplo, los gastos de venta aumentan con frecuencia y se reducen en
forma directa con los cambios en las ventas netas. Por otra parte los gastos
administrativos, generalmente permanecen constantes de un periodo al siguiente.
UTILIDAD OPERACIONAL: OTRO SUBTOTAL CLAVE: Parte de los ingresos y gastos de un
negocio provienen de actividades diferentes de las operaciones de negocios bsicos de la
empresa. Como ejemplos comunes est el inters obtenido sobre lasa inversiones y el
gasto por impuesto a la renta.
La utilidad operacional (o utilidad proveniente de las operaciones) muestra las relaciones
entre los ingresos obtenidos de clientes y los gastos en los cuales se incurre para producir

estos ingresos. En efecto, la utilidad operacional mide la rentabilidad de las operaciones

de negocios bsicos de una empresa y deja por fuera otros tipos de ingresos y gastos.
RENGLONES NO OPERACIONALES: El ingreso y los gastos que no estn relacionados
directamente con las actividades principales de los negocios de la compaa, se enumeran
en una seccin final de los estados de resultado despus de determinar la utilidad
operacional.
Dos renglones no operacionales significativos son el gasto de intereses proviene de la
manera en la cual los activos son financiados, no de la manera en la cual son utilizados
estos activos en las operaciones del negocio. El gasto de impuesto a la renta no esta
incluido en los gastos de operacin porque el pago de estos impuestos no ayuda a
producir ingresos. Los ingresos no operacionales, tales como el inters y los dividendos
obtenidos en inversiones, tambin se relacionan en esta seccin final de estado de
resultados.
UTILIDAD NETA: La mayora de los inversionistas patrimoniales consideran la utilidad neta
(o la perdida neta) como las cifras mas importantes en el estado de resultados. El valor
representa un incremento global (o reduccin) en el patrimonio de los propietarios,
resultante
de
las
actividades
del
negocio
durante
el
periodo.
Con frecuencia, los analistas financieros calculan la utilidad neta como un porcentaje de
las ventas netas (la utilidad neta dividida por las ventas netas). Esta medida proporciona
un indicador de la capacidad de la gerencia para controlar gastos y de retener una porcin
razonable de su ingreso como utilidad.
La razn normal de utilidad neta varia bastante segn la industria. En alguna industrias,
se puede tener xito si se obtiene una utilidad igual al 2% o al 3% de las ventas netas. En
otras industrias, la utilidad neta puede ascender a cerca del 20% o 25% de la utilidad neta
de ventas.
UTILIDAD POR ACCION: La evidencia de la propiedad de una sociedad esta constituida por
acciones de capital. Qu significa la utilidad neta de una sociedad para alguien que
posee, por ejemplo, 100 acciones del capital de una sociedad? Para ayudar a los
accionistas individuales a relacionar la utilidad neta de la sociedad con la propiedad de sus
acciones, las grandes sociedades calculan las utilidades por accin y muestra estos valores
al final de sus editados de resultados.
En trminos ms simple, la utilidad por accin es la utilidad neta, expresadas en trminos
de accin.
ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS (anexo 3)

El termino utilidades retenidas se refiere a la porcin del patrimonio de accionistas

derivada de operaciones rentables. Las utilidades retenidas aumentan mediante la

obtencin de utilidades netas y se reducen al incurrir en perdidas netas y mediante la
declaracin de dividendos.
Adicional al balance general, al estado de resultado y al estado de flujos de efectivo, un
juego completo de estados financieros incluye un estado de utilidades retenidas.
AJUSTE DE PERIODO ANTERIOR: Ocasionalmente una empresa puede descubrir que un
error material fue cometido el le medicin de la utilidad neta en un ao anterior. Puesto
que la utilidad neta se cierra en la cuenta utilidades retenidas, un error en la utilidad neta
reportada ocasionar un error en el valor de las utilidades retenidas que aparece en todos
los balances generales siguientes. Cuando tales errores salen a la luz, ellos deben ser
corregidos. La correccin, denominada ajuste de periodo anterior, se muestra en el
estado de utilidades retenidas como un ajuste al saldo de las utilidades retenidas a
principios del ao actual. El valor del ajuste se muestra neto de cualquier afecto de
impuesto sobre la renta.
Los ajustes del periodo anterior rara vez aparecen en los estados financieros de las
grandes sociedades annimas abiertas. Los estados financieros de estas empresas son
auditados anualmente por auditores y n o es probable que contengan errores materiales
que posteriormente pueden requerir correccin por ajustes por periodos previos. Es
mucho ms probable que tales ajustes aparezcan en los estados financieros de aquellas
empresas no obligadas a ser auditados.
ESTADO DE RESULTADOS (Esquema)
VENTAS
(-) Devoluciones y descuentos
INGRESOS OPERACIONALES
(-) Costo de ventas
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL
(-) Gastos operacionales de ventas
(-) Gastos Operacionales de administracin
UTILIDAD OPERACIONAL
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
UTILIDAD NETA ANTES DE
IMPUESTOS
(-) Impuesto de renta y complementarios
UTILIDAD LQUIDA
(-) Reservas
UTILIDAD DEL EJERCICIO

Estado de flujos de efectivo

El flujo de efectivo es uno de los estados financieros ms complejos de realizar y que
exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo
desarrollar.
Segn el Consejo Tcnico de la Contadura, se entiende que el flujo de efectivo es un
estado financiero bsico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de
operacin, inversin y financiacin. Para el efecto debe determinarse el cambio en las
diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo.
El objetivo del flujo de efectivo es bsicamente determinar la capacidad de la empresa
para generar efectivo, con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos
de inversin y expansin. Adicionalmente, el flujo de efectivo permite hacer un estudio o
anlisis de cada una de las partidas con incidencia en la generacin de efectivo, datos que
pueden ser de gran utilidad para la el diseo de polticas y estrategias encaminadas a
realizar una utilizacin de los recursos de la empresa de forma ms eficiente.
Es importante que la empresa tenga claridad sobre su capacidad para generar efectivo, de
cmo genera ese efectivo, para as mismo poderse proyectar y tomar decisiones acordes
con su verdadera capacidad de liquidez.
Por regla general, se considera efectivo los valores contabilizados en el grupo 11 del plan
de cuentas comercial, esto es caja, bancos, remesas en trnsito, cuentas de ahorro y
fondos, por lo que los saldos de estas cuentas deben coincidir con el resultado arrojado
por el estado de flujos de efectivo.
Estructura del estado de flujo de efectivo
De la definicin que el Consejo Tcnico de la Contadura, advertimos tres elementos muy
importantes que conforma un estado de flujo de efecto: actividades de Operacin,
Inversin y Financiacin. Veamos a grandes rasgos que significa y que comprende cada
una de esas actividades.
Actividades de operacin. Las actividades de operacin, hacen referencia bsicamente a
las actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de la empresa, esto es a la
produccin o comercializacin de sus bienes, o la prestacin de servicios.
Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancas. Los pagos de
servicios pblicos, nmina, impuestos, etc. En este grupo encontramos las cuentas de
inventarios, cuantas por cobrar y por pagar, los pasivos relacionados con la nmina y los
impuestos.

Actividades de inversin. Las actividades de inversin hacen referencia a las inversiones

de la empresa en activos fijos, en compra de inversiones en otras empresas, ttulos
valores, etc.
Aqu se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los inventarios y a
gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de la
empresa. Hacen parte de este grupo las cuentas correspondientes a la propiedad, planta y
equipo, intangibles y las de inversiones.
Actividades de financiacin. Las actividades de financiacin hacen referencia a la
adquisicin de recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros [pasivos] o de sus
socios [patrimonio].
En las actividades de financiacin se deben excluir los pasivos que corresponden a las
actividades de operacin, eso es proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc.
Bsicamente corresponde a obligaciones financieras y a colocacin de bonos.
Es una actividad de financiacin la capitalizacin de empresa ya sea mediante nuevos
aportes de los socios o mediante la incorporacin de nuevos socios mediante la venta de
acciones.
Elementos necesarios para desarrollar el flujo de efectivo
Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar el balance general de los dos ltimos
aos y el ltimo estado de resultados. Los balances los necesitamos para determinar las
variaciones de las cuentas de balance [Balance comparativo].
Es esencial contar tambin no las notas a los estados financieros en donde conste ciertas
operaciones que hayan implicado la salida o entrada de efectivo, o de partidas que no
tienen efecto alguno en el efectivo.
Desarrollo del estado de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo se puede hacer utilizando dos mtodos: El mtodo directo y
el Mtodo indirecto.

DOCUMENTO
DOCENTE JORGE GARZON ORJUELA