MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DEFINICIONES DE CARGO DE LA

EMPRESA LAP S.A.S

OLGA YAZMIN DIAZ PULIDO

EDNA TATIANA FERNANDEZ
GERMAN RICARDO BAUTISTA
YENCY ALEJANDRA MALAGON
LUCENITH RODRIGUEZ DE LA HOZ

CENTRO DE LA EMPRESA, LA INDUSTRIA Y LOS SERVICIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
(809270)
NEIVA

Contenido
JUSTIFICACIN............................................................................................................ 3
POLTICAS................................................................................................................ 4
NORMAS...................................................................................................................... 4
DEFINICIN DE MANUAL DE FUNCIONES......................................................................5
DESCRIPCIONES DE CARGOS.................................................................................... 10
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO................................................................................ 11
PARTICIPANTES......................................................................................................... 12
PERIODICIDAD........................................................................................................... 13
PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL...............................................................14
INSTRUMENTOS DE MEDICIN...................................................................................15
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIN DEL MANUAL......................................................16

JUSTIFICACIN

El presente Estudio permite plantear la gran importancia ya que podr dotarse a la

empresa de una herramienta tcnica y moderna de fcil manejo para los departamentos
de la empresa logrando as los objetivos propuestos por la comercializadora LAP.

La tarea de planificar es un proceso de anlisis de las necesidades del personal en una

organizacin y el desarrollo de un programa que satisfaga las insuficiencias de la
empresa eso con lleva a tener un manual de funciones que facilite el proceso de
reclutamiento, seleccin y contratacin, definiendo as cual es el perfil mnimo requerido
y a la vez cual es la descripcin detallada de todas las competencias, experiencias,
funciones, nivel acadmico, etc.

POLTICAS

Mantener una Imagen Corporativa buena

Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa,
para lo cual debern conocerlos procedimientos a fin de orientarlos. Todos los
integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento tico.
Los puestos de trabajo en la empresa son de carcter poli funcional; ningn
trabajador podr negarse a cumplir una actividad para la que est debidamente
capacitado.
La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto ms importante y est
enfocada en la satisfaccin del cliente.
Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.

NORMAS
Todo trabajador que ingrese a la empresa se entiende sometido a perodo de
prueba, con el objeto de apreciar sus aptitudes y desempeo de acuerdo con el
oficio para el que se desea contratar
La empresa reconocer sobre remuneracin por horas extras y dems beneficios
que la ley determine para tales efectos
Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y
compaeros

DEFINICIN DE MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO

DEPENDENCIA
NUMERO DEL CARGO

IDENTIFICACION DEL CARGO

GERENTE GENERAL
GERENCIA
1

Funciones Esenciales

Planifica: el gerente comercial es el encargado de planificar las funciones,

proyectos y dems actividades que se realizan en la empresa.

Supervisa: conoce a la perfeccin las tareas que realizan da a da sus

vendedores y supervisa el trabajo del equipo.

Escucha: saber escuchar es parte de las claves de toda gestin comercial.

Lidera: representa a sus vendedores, frente al directorio y los clientes.

Respalda y defiende las gestiones realizadas y acompaa al equipo en la
ardua tarea de vender y captar nuevos clientes.

Selecciona personal: el gerente comercial, es el responsable de contratar y

despedir a los vendedores.
Entre otras.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO

Director
financiero
administrativo

DEPENDENCIA

ADMINISTRACIN

NUMERO DEL CARGO

Funciones Esenciales

El papel del financiero va desde la presupuestacin, la prediccin y el manejo de

efectivo, hasta la administracin crediticia, el anlisis de inversiones y el procura
miento de fondos.

Administrar los fondos que ingresaren de los proyectos de prestacin de

servicios as como los fondos de los proyectos financiados por organismos del
exterior, de acuerdo a las leyes, reglamentos y al Manual de Procedimientos
de la Empresa Pblica ESPOL- TECH. 2.

Supervisar los registros contables de los recursos nacionales e

internacionales de cada uno de los proyectos y programas de acuerdo a los
Principios de contabilidad generalmente aceptada y el cumplimiento de lo
prescrito en los contratos.

Realizar los pagos imputables con recursos de los proyectos y con recursos
de la contraparte local cumpliendo los requisitos legales y los establecidos en
los contratos y convenios de entendimiento respectivo.

Presentar los informes financieros a los organismos de control superior

correspondiente de acuerdo a lo establecido en la ley Orgnica de las
Empresas Pblicas.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO

Director de Logstica

DEPENDENCIA
NUMERO DEL CARGO

rea operativa
1

Coordinar las diferentes a rea de almacn (entrada, reposicin, preparacin

de pedidos y preparacin delos mismos).

Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de pedidos.

Optimizar procesos de trabajo.

Gestin y supervisar al personal a su cargo.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO

Coordinador de comercial y
mercadeo

DEPENDENCIA
NUMERO DEL CARGO

rea de venta
1

Realizar la organizacin y lanzamiento de los productos del comercial LAP.

Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear nuevos

comercios comerciales y seguimiento permanente a los actuales.

Cumplir con el cumplimiento presupuestales asignados

Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluaciones de actividades

Disear promociones con actividades de marca.

Impulsar al mercado y las fuerzas de ventas mensuales
Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de venta.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO

Coordinador talento humano

DEPENDENCIA

rea de recursos humano

NUMERO DEL CARGO

Desarrollo de programas de bienestar de la compaa.

Proceso de seleccin y contratacin de personal nuevo

Coordinar de charlas y capacitar al personal de diferentes temas

Apoyo en temas de cumplimiento de horarios, permisos de trabajo,

incapacidades, ausentismo, etc.

Ejecutar y coordinar las actividades de seleccin para dotar a las reas de la

empresa del personal idneo para cada puesto de trabajo.

Coordinar con reas y llevar a cabo los procesos de promocin, capacitacin,

vacaciones, licencias, recome, reconocimientos, temas disciplinario y retiros
de personal.

Ejecutar las actividades relacionadas con la seleccin, contratacin e

induccin del personal nuevo.

Hacer seguimiento al desarrollo desempeo del personal vinculado.

Coordinar las actividades de bienestar y beneficios que otorga la compaa

Coordinar el diseo, aprobacin, adquisicin y entrega de uniforme y

dotacin de personal.

Mantener actualizado el archivo de hojas de vida y de elegibles

Coordinar los remplazos en casos de ausencias.

Coordinar todo lo referente a salud ocupacional

Elaborar las liquidaciones de nmina, seguridad social y parafiscales

Coordinar la liquidacin de contratos

Reclamos, retiros entre otros

DESCRIPCIONES DE CARGOS
Nombre: Fernando Prez
Cargo: Director de logstica y ventas
Edad: 49 aos
Tiempo de servicio: 5 aos
Estudios acadmicos: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logstica.
Responsabilidades: Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la
empresa (transporte, almacenaje, distribucin) con el fin de garantizar la satisfaccin
del cliente.

Desarrollar y aplicar procedimientos operativos para recibir, manejar, almacenar y

enviar mercancas y materiales.

Garantizar que las estructuras estn en su lugar para vigilar el flujo de mercancas
(por ejemplo, sistemas informticos de niveles de existencias, tiempos de entrega,
costes de transporte y valoracin del rendimiento).

Coordinar y controlar los procesos de comercializacin de productos.

Asignar y gestionar los recursos de la plantilla conforme a las necesidades

(cambiantes).

Servir de enlace y negociar con otros departamentos, proveedores, fabricantes,

empresas de transporte, clientes y minoristas.

Controlar la calidad, el costo y la eficiencia en reas de venta y logstica

empresarial.

Situacin problema: Se esfuerza por innovar, controlar y poseer gran sentido de

pertenencia y liderazgo, A veces se muestra temeroso para tomar alguna decisin,
busca apoyarse en alguien para que las cosas le salgan bien.

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

Mejor coordinacin y organizacin de las actividades de la empresa.

Designa responsabilidades en la ejecucin de las tareas.

Ayuda a definir y repartir mejor las cargas de trabajo.

Nos proporciona informacin detallada de las obligaciones y caractersticas de

cada puesto.
Nos ayuda a detectar posibles duplicidades de tareas en los puestos de

trabajo y corregirlas.
A la persona que ocupa ese puesto de trabajo, le hace conocer con precisin y

seguridad las tareas que debe realizar.

Hace que resalten los mritos de la persona que ocupa el puesto de trabajo e

indica tambin los fallos y aciertos.

Facilita los procesos de seleccin y contratacin de personal, ya que indica
las aptitudes y competencias que debe tener la persona que ocupa el puesto de

trabajo.
Proporciona buena informacin a la hora de realizar evaluaciones de
desempeo.

PARTICIPANTES
Nombre: Ricardo Vargas
Cargo: Director Financiero y Administrativo
Edad: 55 aos
Tiempo de servicio: 20 aos
Estudios: Contador Pblico y Tecnlogo en contabilidad y finanzas del SENA.
Responsabilidades: Tiene a su cargo los Auxiliares Contables y el Coordinador de Cartera.
Nombre: Fernando Prez
Cargo: Director de Logstica
Edad: 49 aos
Tiempo de servicio: 5 aos
Estudios: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logstica y Cadena de
Suministros.
Responsabilidades: De l depende todo lo que tiene que ver con distribucin y transportes.
Nombre: Carlos Rodrguez
Cargo: Coordinador Comercial
Edad: 50 aos
Tiempo de servicio: 31 aos como vendedor y 20 de ellos con la empresa
Estudios: Tecnologa en mercadeo y publicidad
Responsabilidades: Encargado de las ventas y las planillas de pago por comisiones para
todos los vendedores de la empresa.

Nombre: Carolina Prieto

Cargo: Coordinadora de Talento Humano
Edad: 36 aos
Tiempo de servicio: 10 aos
Estudios: Tecnloga en Gestin del Talento Humano
Responsabilidades: Gestin de la nmina, el reclutamiento y la seleccin de talento humano.

PERIODICIDAD
Periodo Inicial
La distribuidora empez funcionando en una bodega alquilada, en un sector
popular de la ciudad de fcil acceso para todos. Para transportar los productos
compr, a crdito, una camioneta Ford 1970. Los primeros 10 aos fueron de
trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo buenos resultados
econmicos a la familia.
Periodo Intermedio
En los ltimos 10 aos el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido y
ascendente. Esto les permiti hacer presencia en seis ciudades intermedias con un
Centro de Distribucin (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho
camiones y otros trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal
directa de 18 personas, que se encargan de las reas administrativa y comercial. Otros
empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25, estn encargados de la
bodega.
Han pasado los aos y recientemente el Seor Preciado ha sido diagnosticado con
presin arterial alta y riesgo de infarto, lo que lo oblig a dar un paso al costado para
destinar tiempo a cuidar de su salud, disminuyendo el nivel de estrs propio del negocio.

Periodo Final
En este periodo encontramos la decada de la empresa puesto que algunos de los
mejores vendedores han abandono la empresa y decidieron irse para la competencia
obteniendo as una mejor retribucin econmica y algunos beneficios que la empresa no
le ofreca.
Adems Encontramos que la empresa no posee alta vocacin al servicio, reactividad e
innovacin y que las ventas han disminuido notoriamente.

PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Paso 1 DEFINA EL CONTENIDO

Realizar una introduccin e identificar el objetivo de las reas en las que se piensa aplicar el
manual. Para ello debes aclarar quienes sern los responsables en cada rea para
implementarlo
Paso 2 RECOPILACION DE LA INFORMACION
Se necesita documentar, de manera lgica, cada detalle operativo de las reas, para ello se
recomienda realizar un estudio preliminar de cada una.

Paso 3 ESTRUCTURARLO
La Estructura debe ser limpia, con una redaccin legible y lgica para aqul que lo lea. Tambin es
importante cuidar la ortografa y los siguientes detalles.

Paso 4 COMUNICARLO

Objetivo primordial ser difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de

comunicacin para que cada colaborador est enterado de ello y tambin dar las
herramientas para su fcil acceso.
Como recomendacin, el experto asegura que estos manuales deben contar con
lugar y fecha de la elaboracin, as como los responsables de su realizacin y
aquellos que lo autorizan. Tambin es importante cuidar los formatos en los que se
presentan para cada rea y que la informacin sea clara para cada persona que
pueda tener acceso a ella.

INSTRUMENTOS DE MEDICIN
INSTRUMENTOS DE MEDICION

Es un medio o mecanismo que permite a las organizaciones determinar cules son sus
fortalezas y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su produccin,
Enfocado en la mejora contina de toda la empresa de manera armnica y activa, con
el propsito de mejorar la calidad y la productividad de la misma.
En la empresa LAP se aplicaran los siguientes instrumentos de medicin para evaluar e
identificar las habilidades y posibles falencias en la organizacin.
Listas de chequeo
Encuestas
Entrevistas
Investigaciones
Foros

IN0STRUCTIVO PARA LA UTILIZACIN DEL MANUAL

Todos los empleados de la empresa LAP debern consultar permanentemente este
manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado,
ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de presentar sugerencias tendientes
a mejorar los procedimientos.
Los jefes de las diferentes reas o departamentos porque podrn evaluar objetivamente
el desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de
la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.
Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medicin
del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido
establecidos para prevenir prdidas o desvos de bienes y recursos, determinando los
niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo
bases slidas para la evaluacin de la gestin en cada una de sus reas y operaciones.