Sunteți pe pagina 1din 147

Studiu privind implementarea unui sistem informatic unei firme de

distributie

1. INTRODUCERE

Apariia calculatoarelor electronice i constituirea ca tiin a "Informaticii",


reprezint al treilea moment important n istoria informaional a omenirii, dup limbaj i
tipar.
Calculatorul electronic a produs o adevrat revoluie n societatea uman, n
ansamblul ei, cu implicaii deosebite n sfera informaional (prin modificarea activitii
intelectuale a omului), cu preponderen n activitatea managerial.
Dezvoltarea echipamentelor de calcul i ndeosebi a calculatoarelor electronice a
contribuit la perfecionarea modelelor economice, ceea ce a fcut posibil apariia sistemelor
informatice i de conducere. Utilizarea modelelor economice cu ajutorul sistemelor
electronice de calcul a permis formalizarea i adaptarea deciziilor la nivel macro sau
microeconomic. n aceste condiii, informatica a devenit un instrument forte de investigare i
cunoatere tiinific a fenomenelor i proceselor desfurate n toate domeniile de activitate
social, cu implicaii fundamentale n domeniul economic.
Indiferent de tipul agentului economic (regie autonom, societate comercial),
activitatea de informatic presupune existena unei dotri corespunztoare cu calculatoare
electronice i cu personal capabil s proiecteze/utilizeze sisteme informatice specifice
activitii agentului economic.
Acest cadru tehnico-organizatoric confer activitii de proiectare i realizare a
sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implic mbinarea cunotinelor
de marketing, financiar-contabile cu cele de informatic.
Aceast lucrare sintetizeaz cunotinele de baz referitoare la sistemele informatice
pentru management, plecnd de la premisa c este dificil conducerea unei organizaii

Pagina 5 din 147

moderne fr un minim de cunotine din domeniul sistemelor informatice, i prezint modul


de elaborare al unui sistem informatic adecvat unei firme de distribuie.
O percepie clar a sistemelor informatice este esenial pentru managerii de azi,
deoarece majoritatea organizaiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a
supravieui i a prospera. n plus, gestiunea informaiilor a devenit o responsabilitate foarte
mare pentru manageri. Acetia sunt interesai n a construi sisteme informatice pentru
colectarea informaiilor, nregistrarea, stocarea i procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la
realizarea obiectivelor organizaionale.
Scopul lucrrii este acela de a pune n eviden toate aspectele realizrii unui sistem
informatic adecvat desfurrii activitii unei firme de distribuie.
n ceea ce privete coninutul lucrrii, sunt prevzute 5 capitole, primul fiind
reprezentat de introducere, respectiv prezentarea lucrrii.
Al doilea capitol este alocat prezentrii firmei pentru care este conceput sistemul
informatic ct i a prezentrii sistemului su informaional i a componentelor sale.
Prin definiie, sistemul informaional al unei organizaii este ansamblul datelor,
informaiilor, fluxurilor, circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a
informaiilor necesare bunei desfurri a activitii organizaiei.
Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicii clasificate pe o anumit baz pentru a
fi stocate, procesate sau regsite atunci cnd este necesar. Informaiile, n schimb, sunt date
care au relevan pentru nevoile managerilor i contribuie la exercitarea funciilor
manageriale.
Circuitul informaional reprezint traseul parcurs de informaie de la generarea pn
la eliminarea sa, fiind condiionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informaiei,
capacitatea canalelor de comunicaie.
Fluxurile de informaii configureaz traiectoria datelor ntre procese, entitile externe
ale sistemului i punctele de stocare a datelor i informaiilor. Entitile externe iniiaz sau
primesc fluxurile de informaii. Ele constau din clieni, furnizori, agenii guvernamentale,
angajai sau departamente din interiorul organizaiei aflate n afara sistemului informatic
existent. n acest context, organizaia poate fi vzut n oricare din urmtoarele trei ipostaze:
generator, purttor sau consumator de informaie.

Pagina 6 din 147

Sistemele informaionale sunt clasificate n sisteme care se bazeaz pe utilizarea


calculatoarelor sisteme informatice i sisteme care se bazeaz pe prelucrri manuale
folosind tehnologii bazate pe hrtie i creion sisteme manuale. Sistemele manuale servesc
rezolvrii unor nevoi importante pentru organizaie, dar nu constituie un subiect al lucrrii de
fa, care trateaz sistemele informaionale care se bazeaz pe utilizarea tehnologiei
calculatoarelor. n terminologia european, acestea se numesc sisteme informatice i
reprezint ansamblul de echipamente conectate ntre ele, care lucreaz mpreun, folosind
tehnici i proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea i diseminarea
informaiilor, n vederea susinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control,
analiz i monitorizare a activitilor organizaionale. Componena fizic a unui sistem de
calcul, programele de calculator aferente mpreun cu reelele de telecomunicaii formeaz
infrastructura informatic a unei organizaii. Componena fizica (hardware) a unui calculator
const dintr-un ansamblu sau o colecie de dispozitive fizice care alctuiesc sistemul de calcul
i este format din ase categorii de componente eseniale: unitatea central, memoria intern
(principal), memoria extern (secundar), dispozitivele de intrare/ieire, dispozitivele pentru
comunicaii i magistralele de comunicaii interne. Softul poate mri sau diminua
performanele unei organizaii, n funcie de instrumentele software selectate i de modul n
care sunt folosite. Instrumentele software trebuie s fie uor de nvat de ctre specialitii n
informatic din organizaie. Ele trebuie s fie stabile i flexibile, astfel nct s poat fi
dezvoltate o dat cu organizaia. Softul (software) const din programe care conin
instruciuni ce asigur realizarea controlului operaiilor unui sistem de calcul. Fr soft, un
calculator nu poate realiza sarcinile pe care le solicit utilizatorii. Un program de calculator
reprezint o succesiune de instruciuni ordonate logic, astfel nct s poat realiza obiectivele
pentru care a fost proiectat.
Al treilea capitol trateaz aspectele de realizare i proiectare a sistemului informatic,
conceperea sistemului, elementelor componente ale acestuia, structura lor i modul de
realizare. Datorit complexitii, proiectarea sistemului informatic este descompus n dou
etape:
Proiectarea de ansamblu;
Proiectarea de detaliu.
Principalele activiti realizate n faza de proiectare de ansamblu privesc definirea
obiectivelor, structura sistemelor informatice, definirea ieirilor, definirea intrrilor, definirea

Pagina 7 din 147

coleciilor de date, alegerea modelului matematic i a programelor aferente, alegerea


soluiilor tehnice de realizare, listarea necesarului de resurse.
Activitile fazei de proiectare detaliat privesc componentele principale ale oricrui
sistem informatic, respectiv baza de date, interfeele (formulare, rapoarte) i programele.
Desfurarea acestor activiti nu este secvenial ci, mai curnd, paralel i iterativ. Baza de
date trebuie s reflecte specificaiile de proiectare privind formularele i rapoartele din
sistem, iar proiectarea formularelor i rapoartelor nu poate fi finalizat fr ca schema bazei
de date s fie clar definit. Totui, baza de date reprezint nucleul oricrui sistem
informatic, n jurul su gravitnd celelalte componente, motiv pentru care a fost prezentat
mai nti problematica proiectrii bazelor de date.
Prin modelarea conceptual a datelor se urmrete construirea unui model al datelor
care s asigure transpunerea exact a realitii din domeniul analizat, fr a lua n considerare
cerinele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relaional), criteriile
de calitate privind organizarea datelor, cerinele nefuncionale ale sistemului i criteriile de
performan privind stocarea i accesarea datelor.
Proiectarea logic presupune organizarea datelor n tabele i coloane, conform
regulilor modelului relaional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor).
Modelul fizic al datelor, rezultat n urma proiectrii fizice, este invizibil utilizatorilor
i programatorilor. El specific modul de stocare fizic i accesare a datelor, utiliznd
facilitile oferite de un anumit SGBD.
Proiectarea structurii bazelor de date structura bazei de date reprezint un model al
datelor exprimat n concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date
(SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date s reprezinte transpunerea modelelor
conceptuale n termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model
ierarhic, reea, relaional, funcional.
n capitolul patru este prezentat implementarea sistemului informatic. Aceasta const
n realizarea fizic a proiectului folosind diverse limbaje. Sistemul informatic pentru firmele
de distribuie este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access,
limbajul structurat pentru interogarea bazelor de date relaionale SQL i limbajul orientat pe
obiecte i pe evenimente VBA. Tot n aceast parte a lucrrii sunt prezentate rezultatele
obinute, mai exact prezentarea sistemului informatic, opiunile oferite de acesta ct i modul
de lucru.

Pagina 8 din 147

Capitolul cinci prezint concluziile lucrrii.


n ceea ce privete semnificaia i valoarea aplicativ a lucrrii trebuie specificat
faptul c ideile reflectate n lucrare au avut i valoare practic, fapt ce se confirm prin
utilizarea sistemului informatic de ctre firma de distribuie JADER S.R.L.

2. SISTEMUL INFORMAIONAL AL
FIRMEI JADER S.R.L.
2.1. Prezentarea firmei JADER S.R.L.
2.1.1. Forma juridic a firmei
S.C. JADER S.R.L. este una din principalele firme de distribuie din Prahova,
comercializnd produse nealimentare.
Sediul societii este n comuna Drgneti, sat Belciug, judeul Prahova i poate fi
schimbat n alt localitate din Romnia, n baza hotrrii asociailor, conform legii. Firma i
desfoar principalele activiti la punctul de lucru din localitatea Ploieti, str. Pompelor
nr.4; poate avea sucursale, filiale, reprezentane, agenii, situate i n alte localiti din ar sau
din strintate.
Din punct de vedere juridic, orice afacere aparine uneia dintre urmtoarele categorii:
ntreprinztor individual
societate de persoane
societate cu rspundere limitat
cooperativ.
Societatea comercial JADER este ncadrat n cadrul societilor cu rspundere
limitat. n acest context, cuvntul limitat nseamn c rspunderea asociailor pentru
plata datoriilor este limitat la suma cu care au fost de acord s contribuie la capitalul
social. n consecin, dac societatea d faliment, bunurile personale ale asociailor nu pot fi
confiscate pentru a se plti datoriile contractate. n aceasta const marea atracie exercitat de
acest mod de a nfiina o firma. Totui, exist i unele dezavantaje, dup cum se va vedea mai
jos. O societate cu rspundere limitat are o personalitate juridic total separat de cea a
acionarilor ei. La fel ca o persoan fizic, firma nsi poate ncheia contracte cu alte
Pagina 9 din 147

persoane fizice sau juridice, poate da n judecat sau poate fi dat n judecat i poate fi
urmrit n justiie, fr ca acionarii ei s fie implicai n aceste proceduri. Mai simplu spus,
odat ce o societate cu rspundere limitat a fost nfiinat, ea exist de drept i va continua s
existe un timp nedefinit, chiar dac i nceteaz activitatea, pn cnd se ntreprind aciuni
care s duc la lichidarea ei.
O societate cu rspundere limitat poate fi format de cel puin un asociat. Trebuie
numit att un director, care s fac parte dintre acionari, ct i un secretar, care poate s nu
fie acionar. n cazul unei firme mici, acesta este, de obicei, contabilul sau consilierul juridic.
n plus, pentru a putea fi nregistrat, o societate cu rspundere limitat trebuie s elaboreze i
apoi s aprobe dou documente fundamentale: contractul de societate i statutul.
Contractul de societate stabilete obiectul de activitate al societii. De obicei,
obiectul de activitate are o form destul de cuprinztoare pentru a permite firmei ca, pe
msur ce se extinde, s-i diversifice gama de produse i servicii pe care le vinde sau le
produce. Contractul prezint, n detaliu, capitalul subscris de asociai.
Statutul cuprinde reguli suplimentare n funcie de care va fi condus societatea. n
multe privine, acesta este similar n coninut, dar nu i ca stil de redactare, cu unele pri din
contractul societilor de persoane.
Avantajele oferite de o societate cu rspundere limitat:
Rspundere financiar limitat
Un prestigiu mare sau o imagine bun
Structura conducerii societii este bine definit
Activitatea nu este afectat dac asociaii mor sau dau faliment
Transferul sau achiziia de pri sociale se poate face ntr-un mod simplu.
Dezavantajele pe care le prezint o societate cu rspundere limitat:
Rspunderea limitat tinde s-i piard din importan, deoarece, n ultimul timp, tot
mai multe instituii care acord mprumuturi pretind garanii personale din partea directorilor
i asociailor principali
Constituirea societii poate fi costisitoare
Firma va trebui s publice rezultatele financiare, ceea ce nseamn c vor putea afla
concurenii care au fost vnzrile, costurile, activele i pasivele pe anul care a trecut
Activitatea poate fi nceput doar dup ce societatea s-a constituit n mod
corespunztor.
Pagina 10 din 147

Asociatul unic al societii este Marcu Vasilica iar firma este reprezentat n relaiile
cu terii de ctre Marcu Liviu Bogdan, n calitate de administrator.
Capitalul social subscris este de 5.000 lei n numerar.
Capitalul social este divizat n 500 de pri sociale egale n valoare nominal de 10 lei
fiecare.
n toate actele, facturile, anunurile, publicaiile i alte acte emannd de la societate,
denumirea societii va fi precedat sau urmat de cuvintele societate cu rspundere
limitat sau de iniialele S.R.L., de capitalul social i de codul unic de nregistrare.
Durata societii este nelimitat, cu ncepere de la data nregistrrii la Camera de
Comer i Industrie, 12.11.2001.

2.1.2. Obiectul de activitate


Firma i desfoar activitatea n conformitate cu legile romne i cu statutul
societii.
Obiectul de activitate al societii, conform statutului n baza cruia firma s-a nfiinat
n data de 12 noiembrie 2001 este urmtorul:
Comer cu ridicata (cu excepia autovehiculelor i motocicletelor)
Comer cu ridicata al produselor alimentare, al buturilor i al tutunului
Comer cu ridicata al zahrului, ciocolatei i produselor zaharoase
Comer cu ridicata cu cafea, ceai, cacao i condimente
Comer cu ridicata nespecializat al produselor alimentare, buturilor i tutunului
Comer cu ridicata al bunurilor de consum, altele dect cele alimentare
Comer cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare
Comer cu ridicata al produselor intermediare neagricole i al deeurilor
Comer cu ridicata al produselor chimice admise de lege.
Domeniul principal de activitate al societii este :
Comer cu ridicata (cu excepia autovehiculelor i motocicletelor)
Comer cu ridicata al bunurilor de consum altele dect cele alimentare
5145. Comer cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare.
Pagina 11 din 147

Conform statutului, S.C. JADER SRL se regsete din punct de vedere al obiectului
activitii n domeniul comerului. Din varietatea de forme n care se poate practica aceast
latur a economiei, s-a optat pentru comerul en-gross, concretizat prin ceea ce se numete
distribuie.
DISTRIBUIA reprezint repartizarea uniform a unuia sau a mai multor produse
venite de la furnizori printr-o magistral de aprovizionare ctre clienii finali, prin reeaua
proprie.

2.1.3. Activitatea curent


De la nceputul activitii pn la sfritul anului 2002 firma a funcionat ca
microntreprindere, iar n anul 2003 a devenit macrontreprindere (conform bilanului de la
sfritul anului 2002, firma avea o cifr de afaceri de 1.658.780 lei).
Cifra de afaceri a crescut continuu nc de la nfiinarea firmei estimndu-se ca n anul
2006 aceasta s ajung la valoarea de 6.000.000 lei. Evoluia cifrei de afaceri n perioada
2001 2005 conform situaiilor financiare ntocmite este afiat n figura 2.1.

5,000,000.00
4,000,000.00
Fig.2.1. Evoluia cifrei
de afaceri a firmei JADER
S.R.L.
PERIOADA
CIFRA DE AFACERI
3,000,000.00
NOV.2001 - DEC.2001
125,678.91
2,000,000.00
IAN.2002 - DEC.2002
1,658,780.05
Firma
este
pltitoare
de
TVA
i
de
impozit
pe
profit.
IAN.2003 - DEC.2003
2,592,478.64
1,000,000.00
IAN.2004 - DEC.2004
3,924,789.23
Portofoliul firmei cuprinde n totalitate produse nealimentare,
fiind bine
0.00
IAN.2005 - DEC.2005
5,000,000.00
CIFRA DE
pe sectorul cosmetic-chimic.
AFACERI

NOV.2001 DEC.2001
IAN.2002 DEC.2002
IAN.2003 DEC.2003
IAN.2004 reprezentat
DEC.2004

IAN.2005 DEC.2005

Aprovizionarea se face sptmnal, cea mai mare parte a furnizorilor asigurnd


transportul produselor proprii ctre depozitul firmei.
Furnizori:
PRODCOM T. produse chimice de uz casnic
ROMIRA COSMETICS cosmetice (Geroroyal), detergeni (MAX)
PRESTIGE TRADING cosmetice (Loncolor)
TORDAI HAIR COSMETICS - cosmetice (Kallos)
GEROCOSSEN cosmetice (Gerocossen)
Pagina 12 din 147

PATRIAPLAST mase plastice


OVERSEAS detergeni (Interstar)
MERT - spunuri
EROSTAR - detergeni (Benfatto)
RESOURCE - cosmetice (Nivea)
Din punct de vedere al organizrii, firma i desfoar activitatea pe raza a trei judee
(PRAHOVA, BUZAU, DMBOVIA).
La momentul actual suportul logistic este asigurat de trei autoutilitare DACIA, o
autoutilitara DAMAS, o autoutilitara MERCEDES, dou autoturisme DACIA, dou
autoturisme MATIZ, un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO i dou autoturisme
VOLSWAGEN GOLF. Pentru un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO i dou
autoturisme VOLSWAGEN GOLF se pltesc lunar rate, acestea fiind achiziionate n sistem
leasing.
Din punct de vedere al clienilor, firma lucreaz cu aproape toi clienii care pot oferi
spre desfacere produsele comercializate. Ca numr, firma colaboreaz cu aproape 1000 de
societi comerciale, lucrul cu acestea fcndu-se pe baz de precomenzi.
n funcie de anumii parametrii, sunt oferite termene de plat variate i discounturi,
comenzile fiind onorate n maxim 48 de ore.
Att gestiunea ct i situaia soldurilor sunt realizate prin reea computerizat, fapt ce
ofer posibilitatea de a fi la curent n orice moment cu situaia economico-financiar a firmei.

2.1.4. Situaia organizatoric


Principalele structuri care apar n organizarea intern a activitii firmei sunt:
departamentul financiar contabil, departamentul aprovizionare desfacere i departamentul
resurse umane, dup cum se vede n figura 2.2.

Asociat unic
Director
Fig.2.2. Organigrama firmei JADER
S.R.L. general
Evaluarea pers.

Instruirea pers.

Baz de transp.

Analiz ec-fin.

Compartimentul financiar contabil reprezint unul din centrii nervoi ai firmei, al


Salarizare

Vnzri

Pagina 13 din 147

Marketing

Depozite

Aprovizionare

Preuri

Contabilitate

crui rol este


de a dirija i regla relaiileAprov.-desfacere
economice interne i externeResurse
ale acesteia.
Pe plan
Dep.fin.-contabil
umane

intern, compartimentul financiar contabil prezint informaii cu privire la gestionarea


financiar a patrimoniului firmei, iar pe plan extern permite informarea terilor, inclusiv a
statului despre rezultatele economico financiare ale societii.
O delimitare clar i precis ntre serviciul financiar i serviciul contabilitate nu se
poate efectua datorit faptului c exist anumite operaiuni contabile i financiare care sunt
strns legate intre ele.
Principalele seciuni ale organizrii activitii financiare existente n cadrul S.C.
JADER S.R.L. sunt reprezentate de previziunea financiar, ordonanarea actelor de ncasri i
pli, salarizare, asigurarea resurselor financiare necesare ndeplinirii programului economic,
achitarea obligaiilor fa de buget, bnci i alte persoane juridice i fizice, i de inere la zi a
evidenei informaiilor financiare.
Seciunile serviciului contabilitate sunt:
Contabilitatea capitalurilor efectuarea lucrrilor contabile ce privesc nregistrarea
operaiunilor legate de capitalurile firmei cum ar fi: constituirea societii, modificarea
capitalului social, constituirea i utilizarea rezervelor, fondurilor proprii cu scop determinat,
provizioanelor reglementate, diferenelor din reevaluare, rezultatului reportat, provizioane
pentru riscuri i cheltuieli, credite bancare pe termen mediu i lung;
Contabilitatea activelor imobilizate nregistrarea i evidenierea tuturor operaiilor
contabile legate de intrarea, amortizarea i ieirea activelor imobilizate; aceast seciune se
mparte n dou subseciuni:
Contabilitatea imobilizrilor corporale
Contabilitatea imobilizrilor necorporale i financiare;
Contabilitatea stocurilor de mrfuri reprezint domeniul cel mai important al
activitii contabile din cadrul S.C. JADER S.R.L. deoarece furnizeaz informaii referitoare
la situaia i micarea stocurilor. De menionat este faptul c pentru evaluarea mrfurilor
ieite se utilizeaz metoda F.I.F.O. primul intrat primul ieit, conform creia bunurile
ieite din gestiune se evalueaz la costul de achiziie al primei intrri, iar pe msura epuizrii
lotului, stocurile ieite se evalueaz la costul de achiziie al lotului urmtor n ordine
cronologic.

Pagina 14 din 147

Contabilitatea decontrilor cu terii evideniaz operaiile contabile generate de


relaiile de decontare cu furnizorii pentru aprovizionrile de bunuri materiale, lucrri i
servicii prestate; cu debitorii unitii pentru creanele comerciale legate de vnzarea de
mrfuri; decontarea cu salariile cuvenite angajailor; decontarea impozitelor i taxelor
datorate bugetului de stat i bugetelor locale;
Contabilitatea trezoreriei reprezint partea din serviciul Contabilitate unde are loc
nregistrarea n contabilitate i evidenierea operaiunilor de ncasri i pli efectuate att prin
conturile de la bnci ct i prin casieria unitii.
Toate aceste seciuni ale serviciului Contabilitate sunt realizate de trei persoane
autorizate n acest sens i sunt coordonate de ctre un contabil ef, post de conducere ce
necesit cunoaterea att a practicii contabile ct i a celei financiare.
Forma de contabilitate practicat de Compartimentul financiar contabil al S.C.
JADER S.R.L. este o adaptare a contabilitii pe jurnale prin folosirea echipamentelor
electronice de calcul (calculatoare, imprimante, program informatic specific). Schema formei
de contabilitate pe jurnale poateDOCUMENTE
fi observat nJUSTIFICATIVE
figura 2.3.
PRELUARE, VERIFICARE,
CONTARE

Fig.2.3. Schema formei de contabilitate pe jurnale


NREGISTRARE
CRONOLOGIC I
SISTEMATIC

Compartimentul aprovizionare desfacere se afl n strns legtur cu cel financiar


contabilFIE
deoarece
pentru a se face aprovizionarea
cu mrfuri iJURNALE
pentru stabilirea
I SITUAII
SITUAII PENTRU
PENTRU diferitelor
PENTRU EVIDENA

DEBITUL UNOR

EVIDENTA SINTETIC,

strategii deANALITICA
vnzare este necesar studiul rapoartelor
CONTURI de vnzri. UNEORI I ANALITIC
Ca i n cadrul compartimentului financiar contabil, nici aici nu se poate face o
delimitare clar ntre cele dou servicii, aprovizionare i desfacere, acestea fiind strns legate
CENTRALIZARE I

CENTRALIZARE I
VERIFICARE

ntre ele. VERIFICARE

Nu se poate spune precis crui serviciu aparine depozitul de mrfuri (aprovizionare


I
sau desfacere), angajaii din aceastCENTRALIZARE
seciune ocupndu-se
att de stabilirea necesarului de
VERIFICARE

marf, conform rapoartelor de vnzri, ct i de livrarea mrfurilor ctre clienii firmei. n


MARE
cadrul acestei seciuni a compartimentului
aprovizionare desfacereCARTEA
sunt patru
angajai: trei
BALANA CONTURILOR
gestionari i un gestionar ef. Gestionarul ef stabilete aprovizionarea cu mrfuri necesare n
GRUPARE I CENTRALIZARE
Pagina 15 din 147

BILAN CONTABIL

vederea realizrii obiectului de activitate, fundamentnd necesarul de aprovizionare pe baza


rapoartelor de vnzri i de stoc, verific mrfurile primite de la furnizorii firmei conform
facturilor primite de la acetia, ulterior semnnd nota de intrare recepie ntocmita n cadrul
departamentului financiar contabil, verific mrfurile ce ies din depozit pentru a ajunge la
clienii firmei astfel nct marfa sa fie conform documentelor de ieire (aviz de nsoire a
mrfurilor sau factur) i coordoneaz activitatea celor trei gestionari care se ocup de
aranjarea mrfurilor n pachete conform comenzilor primite de la agenii de vnzri.
De la depozit marfa este preluat de ctre oferii firmei care ulterior o livreaz ctre
clieni. oferii trebuie s pstreze o legtura strns cu agenii de vnzri pentru a le
comunica acestora condiiile n care marfa a fost livrat ctre clieni, dac au fost sau nu
probleme n momentul livrrii (exist cazuri cnd marfa este refuzat de ctre client sau
acesta refuz s emit instrument de plat pentru mrfuri datorit lipsei de disponibiliti).
Att oferii ct i agenii de vnzri trebuie s ntocmeasc zilnic foi de parcurs i
ordine de deplasare, documente pe care le nmneaz inginerului bazei de transport. Tot
acestuia i aduc la cunotin i eventualele probleme privind funcionarea, utilizarea i
exploatarea n deplin siguran a mijloacelor de transport, pentru prevenirea i eliminarea
ntreruperilor datorate defeciunilor n funcionarea acestora, ct i necesitatea efecturii
operaiilor de ntreinere, revizii i reparaii.
Fora de vnzare este format din opt ageni de vnzri i doi supervisori. Agenii de
vnzri sunt cei care formeaz puntea de legtur ntre firm i clieni, ei sunt cei care se
ocup de vnzarea efectiv a mrfurilor i de ncasarea contravalorii acestora. Activitatea
acestora este coordonat i controlat de ctre cei doi supervisori.
Seciunea marketing se ocup cu studierea pieelor de desfacere, de contractarea de
produse cu beneficiarii i de stabilirea diverselor strategii menite creterii vnzrilor totale (n
general) sau a produselor greu vandabile (n particular).
Compartimentul resurse umane are ca principale sarcini stabilirea necesarului de
personal pe meserii i profesiuni, selecionarea i ncadrarea personalului conform calificrii,
organizarea formelor de perfecionare a pregtirii profesionale, asigurnd orientarea
profesional pentru meseriile specifice sau a altor activiti de ridicare a nivelului profesional,
evidenierea timpului lucrat al salariailor, pe baza foilor colective de prezen.
Tot n cadrul acestui compartiment se realizeaz examinarea reclamaiilor i
propunerilor fcute de salariai n vederea mbuntirii activitii i informarea acestora
asupra modului de rezolvare.
Pagina 16 din 147

Activitile din cadrul tuturor compartimentelor sunt coordonate i controlate de ctre


directorul general, funcie care n cazul societii JADER S.R.L. este ndeplinit de ctre
administratorul societii.
Relaiile de serviciu ntre persoanele ncadrate n munca n cadrul societii sunt relaii
de ierarhie administrativ i relaii de subordonare operativ, stabilite prin organigrama
societii.
n cadrul relaiilor de ierarhie administrativ, fiecare salariat este subordonat direct
unui singur ef ierarhic, conform schemei de organizare a societii.

2.1.5. Aspecte privind evoluia n perspectiv a societii comerciale JADER S.R.L.


Echipa managerial aflat la conducerea S.C. JADER S.R.L. i propune efectuarea
unor lucrri de investiii avnd drept scop creterea cifrei de afaceri i modernizarea firmei.
Pentru a crete cifra de afaceri va fi mrita piaa de desfacere a mrfurilor prin
acapararea clienilor din judeele Arge, Braov i Ialomia, ncepnd din luna iulie 2006, i
din alte judee din anul 2007 (prin deschiderea altor puncte de lucru).
n scopul realizrii acestui obiectiv, firma i propune achiziionarea de noi
autoturisme i a unei autoutilitare cu o capacitate de ncrcare mai mare pentru a putea fi
asigurat transportul de mrfuri de la furnizori i ntre depozitul central i celelalte puncte de
lucru.
Un alt obiectiv al politicii de investiii este achiziionarea de echipamente moderne de
calcul pentru transmiterea n timp real a comenzilor de mrfuri i ulterior pentru a menine o
legtur permanent ntre punctele de lucru i depozitul central.
Pentru o imagine profesional, agenii de vnzri vor fi dotai cu sisteme de calcul
portabile, cu ajutorul crora vor prelua de la clieni comenzile de mrfuri, eliminnd
prezentarea produselor cu ajutorul pliantelor. n acest sens este necesar implementarea unui
nou sistem informatic, cel pe care l utilizeaz firma n momentul actual neputnd fi adaptat
la cerinele actuale. Acest sistem informatic va fi realizat de ctre utilizatorul final deoarece
aceast metod prezint importante avantaje pe care le aduce organizaiei:

Pagina 17 din 147

Determinarea mai bun a cerinelor informaionale. Cnd utilizatorii realizeaz singuri


propriul sistem informatic, se bazeaz mai puin pe ajutorul specialitilor n domeniu pentru
analiza cerinelor i, ca atare, eventualele erori de interpretare se vor diminua considerabil;
Implicarea i satisfacia utilizatorilor. Utilizatorii vor utiliza mai bine sistemul, dac
acesta este proiectat i realizat de ctre ei;
Utilizatorii exercit controlul asupra procesului de dezvoltare a sistemului informatic.
Existena instrumentelor software d posibilitatea utilizatorilor de a avea un rol mai activ n
procesul de realizare a sistemului. Ei pot realiza aplicaii ntregi sau cu asisten minimal din
partea specialitilor n domeniu. Utilizatorii joac un rol esenial n crearea aplicaiilor;
Reducerea sarcinilor nerezolvate. O parte din aplicaiile nerezolvate pot fi transferate
de la specialitii n domeniul sistemelor informatice utilizatorilor finali. n felul acesta se
poate obine o cretere a productivitii realizrii unui sistem informatic.
Reducerea timpului de livrare a aplicaiei. Considernd c utilizatorul posed
experien pentru a realiza proiectul cu succes, se poate evita implicarea specialitilor TI.
Proiectul poate fi iniiat peste noapte i n funcie de complexitatea proiectrii poate fi realizat
n cteva ore sau cteva sptmni. Cu ct sistemul este pus mai repede n funciune, cu att
organizaia poate obine mai multe avantaje.
Este eliminat din faza de analiz a sistemului activitatea de identificare i formalizare
a cerinelor utilizatorilor. Utilizatorii sunt adesea incapabili s-i exprime verbal cerinele cu
acelai grad de claritate cu care le pot percepe. n realizarea sistemului informatic de ctre
utilizatorul final, analistul i utilizatorul sunt aceeai persoan. Aceasta faciliteaz
transformarea rapid a cerinelor utilizatorului ntr-un prototip de lucru.
Unele probleme de implementare pot fi eliminate prin transferarea procesului de
implementare la utilizator. Adesea probleme de comunicare ntre analist i utilizatori apar n
timpul etapei de implementare. n cazul realizrii unui sistem informatic de ctre utilizatori,
utilizatorul este familiarizat imediat i n detaliu cu modul de operare al sistemului informatic
i-l poate utiliza cu minim de efort i timp.
Avantajul final al dezvoltrii sistemului informatic de ctre utilizatori este o
consecin a celor trei avantaje anterioare i anume costul sczut al dezvoltrii. Reducerea
timpului i a resurselor organizaiei duce la o reducere semnificativ a costurilor pentru
organizaie.

2.2. Prezentarea sistemului informaional


Pagina 18 din 147

2.2.1. Informatizarea o caracteristic a economiei moderne


Pragul mileniului III este dominat de schimbrile produse n planul informaiei i al
comunicrii. Revoluiile tehnologice la care asistm (sau despre care aflm) de cteva decenii
conduc rapid la o societate informaional (bazat pe informaie i cunoatere) precum i la
eliberarea barierelor de comunicare. Societatea planetar se schimb, economiile naionale se
schimb, ntreprinderile de asemenea, oamenii la rndul lor ca mentaliti i mod de via.
Indiferent de sistemul economic, nici o ar nu poate ignora aceast for colosal de
remodelare socio-economic, dect cu riscul de a rmne n preistorie.
n aceast micare global care consolideaz dominaia tehnologiilor informatice i de
comunicare, i firmele romneti se confrunt cu provocarea de proporii pe care o reprezint
schimbarea paradigmei informaionale i de comunicare. Problema nu este teoretic; nici
ipotetic. n cei zece ani de tranziie multe uniti economice au prsit scena. Altele sunt
sufocate, multe se zbat n incertitudine. Au aprut, ns, i noi actori economici, n ramuri
tradiionale sau n noi cmpuri de activitate. Muli dintre acetia dovedesc o capacitate
superioar de adaptare ntr-un mediu n care informaia i comunicarea urc vertiginos n
ierarhia argumentelor concureniale.
ntr-o societate informaional exist schimbri de substan ale modului de existen
a informaiei:
Cmpul de informaii care pot fi puse n micare (n circulaie) s-a extins spre infinit,
n timp ce enorma varietate a mijloacelor disponibile multiplic diversitatea soluiilor
posibile;
Spre deosebire de sistemul mainist tradiional, protezele intelectuale de astzi
(calculatoarele, de pild) nu sunt specializate. Transferarea ctre computer a unor proprieti
ale creierului uman permite ncredinarea ctre main a unui numr mare de decizii
rezervate, pn mai ieri, indivizilor umani;
Informaia circul quasi instantaneu, indiferent de distan, i poate fi stocat n
cantiti uriae, cu preuri derizorii pentru ambele operaiuni. Problema stocajului de
informaii este generat de urmtoarele aspecte: creterea volumului de informaii
susceptibile de a fi stocate; multiplicarea formelor de stocaj; posibilitatea distribuirii

Pagina 19 din 147

geografice a stocajului; generalizarea depozitelor al cror scop este de a permite accesul la


alte depozite de informaii.
Tehnologiile informaionale contribuie la apariia simultan a muzeului i
efemerului. Altfel spus, informaia n lumea modern ajunge rapid n zona de tezaurizare
istorica, iar valoarea sa se epuizeaz cu rapiditate.
Asistm, de asemenea, la apariia unei duble concurene/ complementariti ntre
limbajele dominante ale civilizaiei actuale: limbajul scris, limbajul vizual, limbajul
electronic. Aceste limbaje prelucreaz i organizeaz n mod diferit realitatea: ele se
concureaz ntr-o relaie de complementaritate.
Tehnologiile informaionale conduc la o cretere spectaculoas a complexitii
sistemelor. Ele permit o mare varietate de arhitecturi, tratarea poate fi centralizat sau
distribuit, o anumit funcie (parte) a sistemului, poate fi deschis sau nchis etc. Ca o
concluzie, aceste tehnologii stau la baza unor construcii greu de neles, a cror baz de
cunotine se transmite cu dificultate chiar i ntre specialiti.
Este vdit c, n condiiile revoluiei informaionale, expansiunea i circulaia
informaiilor poteneaz materia prima pentru inovaii de tot felul. Abundena informaiilor,
transgresivitatea lor dintr-un domeniu n altul, posibilitatea ca o persoan sau un grup mic de
persoane s aib acces la informaii variate, multe n timp real, sporete potenialul inovativ al
speei umane, n genere. Acest suport relaional este consolidat pn la limite greu de
ntrezrit de baza tehnologic n continu perfecionare. Nu numai c informaiile sunt mai
numeroase, mai diverse, pot fi obinute de tot mai multe persoane, dar componentele moderne
prelund funcii ale creierului uman prelucreaz, organizeaz, structureaz, combin
aceste informaii ntr-un numr infinit de combinaii, multiplicnd la modul concret
capacitatea

intelectului

uman.

Prin noua paradigm

informaional-comunicaional

capacitatea creativ i de inovare a fiinei umane face un salt calitativ.


Aceste aprecieri generale pot fi mai bine ancorate n concret dac le filtrm prin
universul ntreprinderii. De mai mult vreme, n economiile dezvoltate se particularizeaz o
sub-populaie de ntreprinderi denumit a ntreprinderilor inovative. Fr a fi riguros
surprins conceptual i statistic, aceast categorie include firme dinamice, deschise spre

Pagina 20 din 147

inovare, capabile s opereze modificri sistemice pe ntreaga filier a produsului sau


serviciului de la concepie la vnzare.
n viaa noastr de zi cu zi, calculatoarele sunt ceva obinuit, ba chiar indispensabil n
unele cazuri. Se poate spune, pe drept cuvnt c trim ntr-o societate informatizat. n zilele
noastre, ntlnim calculatoare peste tot, de la firmele mici, care i in evidenele cu ajutorul
unui PC i pn la companiile multinaionale. Peste tot sunt calculatoare, legate eventual ntre
ele i formnd astfel reele de calculatoare. Toate acestea se datoreaz faptului c ne dm
seama din ce n ce mai mult c PC-ul ne uureaz munca. Dar trebuie subliniat faptul c un
calculator este de fapt o mainrie care prelucreaz o serie de informaii pe care i le dm.
Informaia, este elementul esenial din acest ntreg lan. De fapt, n practic ntlnim, printre
altele, dou concepte legate de aceasta i anume sistemul informaional i sistemul
informatic.

2.2.2. Sistemul informaional al firmei


Un sistem informaional este ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor, circuitelor
informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la
stabilirea i realizarea obiectivelor societii.
Sistemul informaional al firmei se impune ca un subsistem vital al acesteia. Vital
ntruct o entitate economica orict de simpl (asemeni organismelor vii) nu poate funciona
fr un sistem (o structur, o reea) informaional, orict de rudimentar ar fi acesta.
Modalitatea de evaluare a sistemului informaional al firmei este apropiat de cea anatomic:
sistemul exist n mod natural n organism (cum ar fi, de pild, sistemul sanguin); parametrii
si de stare i de funcionare pot fi descoperii n urma unor cercetri n adncime. Tot aa,
prin analogie, orice firm din momentul nfiinrii sale ca entitate juridic dispune de
schia unui sistem informaional. Acesta se dezvolt n timp, face parte din nsi istoria
firmei. Etapele de cretere ale firmei i, atunci cnd este posibil, de decalaj calitativ pozitiv n
raport cu ntreprinderi concurente, focalizeaz atenia spre aspectul constructiv, de proiectare
i realizare a sistemului.
Scopul sistemului informaional este acela de transmisie a informaiilor ntre diferite
elemente. n cadrul unei uniti economice acest obiectiv se materializeaz n asigurarea cu
informaii a persoanelor de conducere, pentru fundamentarea deciziilor acestora, i transferul
deciziilor respective la persoanele executante.
Pagina 21 din 147

Deci, la baza sistemului informaional sunt elementele originare, datele i


informaiile, urmtorul nivel de articulare a sistemului fiind circuitele i fluxurile
informaionale. Colectarea, transmisia i prelucrarea datelor se preteaz foarte bine la
automatizare, sau mai bine zis, la informatizare, o mare parte a activitilor desfurate n
cadrul sistemului informaional putnd fi realizate automat. De exemplu, n locul
transportului manual al documentelor de la un compartiment la altul se poate recurge la
transportul electronic al datelor pe cablu (folosindu-se o reea local de calculatoare).
Centralizarea datelor, adic alctuirea fiierelor cumulative din mai multe documente
primare, se poate realiza foarte repede i sigur cu ajutorul tehnicii de calcul. Informaiile care
sunt stocate n depozite pline de dulapuri pot fi accesate la o singur apsare a butonului
mouse-ului. Prin urmare, n cadrul sistemului informaional, o serie de activiti se pot
desfura automat, cu ajutorul tehnicii de calcul. Aceast parte a sistemului informaional
care folosete pentru manipularea informaiilor tehnica electronic de calcul o reprezint
sistemul informatic.

Sistemul informaional

Fig.2.4. Locul sistemului informatic in sistemul informaional

Sistemul informatic

Datele i informaiile

Informaia reprezint suportul material al deciziei. Informaiile pe care le primesc


managerii influeneaz semnificativ deciziile luate de acetia care, la rndul lor, influeneaz
activitile ntreprinse
n organizaie,
determinnd
succesul sau
eecul unei firme.
Totalul
activitilor aceasta
informaionale
(automatizate
i manuale)
Activitile
informaionale
Procesul de dobndire
a informaiilor
ncepeautomatizate
prin culegerea anumitor fapte sau
statistici, care se numesc date. Acestea sunt culese, analizate, prelucrate n diferite modaliti,
fiind preschimbate n informaii.
De exemplu, managerii culeg date privind salariile pe care le primesc angajaii n
diferite sectoare de activitate pentru a dobndi informaii legate de modul n care pot s
stabileasc salarii competitive, precum i date despre aspectele demografice ale clienilor
pentru a dobndi informaii privind cererea viitoare de produse.
Din punct de vedere al funciilor pe care le ndeplinete informaia n procesul
economic, sunt identificate cinci ipostaze, a cror detaliere susine activiti distincte ale
ntreprinderii:
Pagina 22 din 147

informaia factor de producie; informaia apare ca rezultant a activitilor de


inovare i de capitalizare a experienei de producie;
informaia suport al proceselor de analiz-decizie-control;
informaia resurs intangibil a firmei; informaia este considerat un activ al firmei;
cu utilitate specific, implicnd procese complexe de organizare i costuri semnificative;
informaia forma de reprezentare i capitalizare a cunoaterii organizaionale;
informaia mediu al comunicrii i integrrii organizaionale;
n literatura de specialitate sunt definite mai multe tipologii aplicabile informaiei.
Informaiile pot fi organizate dup urmtoarele criterii i tipologii:
dup modul de exprimare: informaii orale, scrise i audio-vizuale;
dup gradul de prelucrare: informaii primare (de baz), intermediare i finale;
dup direcia vehiculrii: informaii cu sens descendent, ascendent i orizontal;
dup modul de organizare a nregistrrii i prelucrrii: informaii tehnico-operative, de
eviden contabil, statistice;
dup provenien: informaii exogene i endogene;
dup destinaie: informaii interne i externe;
dup obligativitatea pentru adresant: informaii imperative i nonimperative;
dup natura informaiei: informaie tiinific, tehnologic, tehnic, economic,
financiar, politic, de marketing, juridic, social, sociologic, etc.;
dup natura proceselor reflectate: informaii privind activitatea de cercetaredezvoltare, comercial, de producie, financiar-contabil, de personal.
Informaiile au o anumit valoare, n funcie de avantajul care poate fi obinut de
organizaie prin folosirea lor.
Valoarea informaiilor este determinat de o serie de factori cum ar fi:
oportunitate, respectiv obinerea informaiei n timp real, deoarece ntrzierea lurii
unor decizii creeaz perturbaii n cadrul sistemului organizaional;
actualitate, informaia trebuie s fie actual n momentul transmiterii;
relevana, const dintr-o informaie clar i concis, care s asigure exprimarea
sintetic i clar a mesajului informaional, n caz contrar aprnd ambiguiti, confuzii,
pierderi de timp n descifrarea mesajului;
realism, const n calitatea informaiei de a reflecta realitatea aa cum este;
dinamism, respectiv reflectarea situaiilor, a faptelor n evoluia lor;
complexitate nseamn informaie complet care identific toi factorii cheie a unei
probleme;
Pagina 23 din 147

fiabilitate, adic extragerea i conservarea informaiei semnificative pentru trecutul,


prezentul i perspectiva sistemului productiv, n caz contrar aprnd lips de continuitate,
inconsecven decizional.
Valoarea ateptat a informaiilor este comparat cu costul ateptat pentru obinerea
acestor informaii. De aceea este necesar un proces de evaluare a informaiilor, prin care se
stabilete dac se justific sau nu efortul depus pentru obinerea informaiilor.
Circuitele i fluxurile informaionale
Circuitul informaional reprezint traseul parcurs de informaie de la generarea pn
la eliminarea sa, fiind condiionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informaiei,
capacitatea canalelor de comunicaie.
Fluxul de informaii se refer la desfurarea unei anumite operaiuni, aciuni sau
activiti. Se caracterizeaz prin: coninut, volum, frecven, calitate, form, suport, proces de
obinere i cost.
De cele mai multe ori, o activitate economica sau de alt natura este nsoit de un
flux informaional (de informaii). De exemplu, n cadrul unei uniti economice care
desfoar o activitate productiv ntr-un anumit domeniu, orice operaie de prelucrare este
consemnat ntr-un document, pe baza cruia se ine evidena activitii desfurate. Prin
urmare, n paralel cu operaiile de prelucrare, n unitatea economic respectiv au loc i
fluxuri de documente i, deci, fluxuri de informaii (deoarece documentele sunt purttoare de
informaii). Fluxurile informaionale nu au loc numai n cadrul unitilor economice ci i ntre
acestea i mediul extern.
Sistemul de comunicaii constituie un ansamblu de elemente care permite transmiterea
unui mesaj de la un emitor la un receptor. Aa cum se vede n figura 1, schema clasic a
unui sistem de comunicaii implic existena unui emitent, a unui purttor de informaie i a
unui receptor.

Emitent

Purttor de informaie

Receptor

Fig.2.5. Schema unui sistem de comunicaii

ntreprinderea poate fi vzut n ipostaza oricruia dintre cele trei elemente ale
sistemului de comunicaii: generator, purttor i consumator de informaii.

Pagina 24 din 147

ntreprinderea generator de informaie


Cea mai simpl observaie evideniaz aptitudinea particular a firmei comerciale
(agentului economic) de a produce informaii. Prin prezena sa n mediul economic, prin
comportamentul su, prin produsele i serviciile pe care le realizeaz, ntreprinderea creeaz
informaii unele cu caracter spontan, altele ca suport (nsoitor) al unor activiti principale.
n acelai timp, ntreprinderea deine un sistem (mai dezvoltat sau mai simplu, n
funcie de complexitatea sa de ansamblu), care produce informaii n mod sistematic,
organizat. De regul, n elaborarea acestor structuri informaionale sunt angajate servicii i
persoane specializate.
n acest context, sunt identificate cinci categorii de informaii:
informaii despre starea ntreprinderii;
informaii necesare la nivelul de ansamblu al societii comerciale sau pe proiecte
individualizate;
informaii pentru instituii exterioare societii, cu atribuii de eviden, urmrire i
control;
informaii destinate ncunotinrii acionarului asupra principalelor elemente de
diagnostic i evaluare privind societatea;
informaii cu destinaie public, de natur preponderent comercial.
Informaiile de stare provin, n proporie majoritar, din studii, sinteze, analize
denumite generic analiz economic. Fie c are un caracter de regularitate, fie c este
realizat n condiii speciale, atunci cnd se caut un diagnostic al ntreprinderii n ntregul
su ori a unei activiti (sector) analiza economic trebuie s ofere informaii riguroase cu
privire la starea intern a ntreprinderii. Principalele informaii interne, n special financiare,
se obin din documente de sintez: bilanul, contul de profit i pierdere, anexe. mpreuna cu
celelalte informaii privind producia, costurile, distribuia, utilizarea factorilor de producie
etc., se organizeaz blocul informaional intern al ntreprinderii.
Informaia intern de natura analizei economice reprezint nucleul informaional al
ntreprinderii. Acest statut este conferit, pe de o parte, de senzitivitatea indicatorilor folosii
de regul indicatori compleci, cu caracter sintetic iar pe de alt parte caracterul cumulativ,
ntruct astfel de analize se efectueaz cu o periodicitate care permite desenarea unor evoluii
istorice a principalelor corelaii, comparaii, decupaje informaionale etc.
Importana acestui trunchi de informaii al ntreprinderii rezult i din multiplele sale
utilizri. Generate de ntreprindere, n mod constant, informaiile de stare sunt utile
analizelor interne, deciziilor manageriale, informrii acionarilor, comunicrilor oficiale ctre
Pagina 25 din 147

felurite instituii cu rol de eviden, urmrire, control etc. Acurateea unor asemenea
informaii, preponderent sintetice, depinde de organizarea bazei de informaii primare.
Funcia ntreprinderii de generator de informaii este mai cuprinztoare dect cea
filtrat de analiza economic (de regul sunt folosii n aceast matrice urmtorii indicatori:
indicatori ai potenialului tehnico-economic, indicatori ai potenialului financiar, indicatori ai
rezultatelor economico-financiare, indicatori ai eficienei utilizrii potenialului tehnicoeconomic i financiar). ntreprinderea este o organizaie, este o entitate dinamic a crei via
se sprijin pe oamenii care o populeaz. Tocmai de aceea, o multitudine de informaii din
firm i despre firm depesc structura tehnic i, pentru muli, ermetic a indicatorilor
economici i a diagnozelor economico-financiare care se alctuiesc n temeiul acestora.
n cadrul informaiilor atipice pot fi remarcate urmtoarele:
Informaii de pia n sens larg informaii referitoare la furnizori, clieni, produse,
etc.;
Informaii istorice acele aspecte referitoare la evoluia (involuia) firmei, la
momente semnificative ale istoriei organizaiei.
Informaii de poziie locul firmei n bran, poziia n plan teritorial, informaii
viznd nivelul tehnologic, capacitatea concurenial, etc.
Toate aceste trunchiuri informaionale sunt, n esena lor, de tip universal, n dou
sensuri: pe de o parte, ele pot fi utilizate pentru diferite scopuri utilizate ca atare; pe de alt
parte aceste feluri de informaii se produc, de regul, n aceiai parametrii, n cadrul quasitotalitii organizaiilor economice. Producerea lor form, mod de agregare, periodicitate,
corelare etc. sunt, n bun parte, stabilite prin acte normative din sfera financiar-contabil.
Creterea gradului de autonomie al agenilor economici concomitent cu multiplicarea
situaiilor patrimoniale i economice n care acetia se pot afla a mrit importana unor
produse informaionale speciale, cu destinaie special sau cu alegerea anumitor momente
din evoluia societii comerciale.
ntreprinderea, pe parcursul existenei sale, se confrunt cu nenumrate situaii, multe
fiind neprevzute. Firmele fiind nfiinate, de regul, prin voin privat, sunt angrenate ntrun sistem ciclic care le pune, n diverse momente, n situaii de:
modificare a acionarului;
modificare a structurii activelor;
absorbii, preluri, asocieri, fuziuni;
privatizri, naionalizri pariale;
dizolvri, lichidri;
Pagina 26 din 147

cotri la burs;
trecerea de la statutul de societate nchis la cel de societate deschis.
Toate aceste operaiuni juridice i patrimoniale, ncadrate n categoria evenimentelor
de parcurs n viaa unei firme, reprezint i un prilej (dorit sau nu) de exteriorizare a unor
informaii despre firm. Aceste informaii sunt, dup mprejurare, structurate n fel i chip.
Toate au la baz informaii de natur economico-financiar i nregistrri contabile, alte
informaii de de stare. n astfel de mprejurri, de situaii conjuncturale, informaiile despre
ntreprindere nu mai sunt de utilitatea exclusiv a managementului ntreprinderii, ci sunt
adresate i mediului extern. Aceste informaii sunt structurate n formulare sintetice precum
evalurile, audit-urile i lucrrile speciale.
Evalurile sunt folosite n situaii de expansiune (mrirea capitalului social), de
fuziune, de angajare a unor proiecte de anvergur, etc. Evaluarea unei ntreprinderi vizeaz
stabilirea valorii afacerii la un moment dat, msurarea avuiei (bogiei) reale i a
potenialului acesteia de a-i mri bogia. Aceasta nseamn c evaluarea ntreprinderii nu
reprezint doar stabilirea valorii unor proprieti sau bunuri din patrimoniul acesteia, ci i
determinarea capacitii firmei de a genera fluxuri (profit, cash-flow, etc.) la dispoziia
proprietarului su, avndu-se n vedere c obiectul evaluat (firma) este un bun care are
capacitatea de a crea alte bunuri.
Audit-urile (expertizele economico-financiare) sunt utilizate n cazurile n care se
impune un diagnostic asupra strii generale sau a unei componente de activitate a
ntreprinderii. Audit-urile sunt efectuate de specialiti din afara ntreprinderii (firme
specializate, experi contabili acreditai); analizele lor se bazeaz, ns, pe datele primare i
sintetice existente (acumulate) n mod uzual n cadrul societii comerciale auditate. Aceast
operaiune este necesar n situaii dintre cele mai diverse: de la solicitarea de audit formulat
de managementul societii, prin care se dorete confirmarea public a performanelor
ntreprinderii, pn la solicitri formulate de acionari (n cadrul unor intenii de vnzare, de
privatizare, de restructurare) sau de ctre creditori, n cazul unor proceduri de dizolvarelichidare.
Lucrrile speciale sunt tot de domeniul sintezelor economico-financiare (adesea mai
extinse) a cror ntocmire este realizat cu un scop bine determinat. ntre astfel de scopuri
punctuale sunt de menionat: inteniile de angajare a unor mprumuturi bancare, documentaia
necesar nscrierii pentru cotare la Bursa de Valori, iniierea unor emisiuni publice de aciuni
(sau nfiinarea unor societi comerciale prin subscripie publica), ori cazul particular de
conduit al ntreprinderilor cu caracter public (societi comerciale deschise).
Pagina 27 din 147

ntreprinderea consumator de informaie


n structura input-urilor firmei, partea ce revine informaiei crete progresiv. Lumea
nconjurtoare (mediul extern) devine tot mai bogat i divers. Ritmul schimbrii crete. Se
accelereaz propriul puls, volumul de informaii (sub diverse forme) provenind din propriul
organism se mrete. Supus acestor presiuni multiple, echilibrul ntreprinderii este permanent
ameninat. Sistemul decizional este, de cele mai multe ori, pus n dificultate: presiuni interne,
presiuni externe, o pia cu evoluii contradictorii, reguli nc nesedimentate, concuren
neloial. Toate compun ansamblul de fore de presiune, n buna msur structurate pe
componenta informaie.
Relaia dintre mediul informaional i ntreprindere nu are la baz un cuplaj automat.
Altfel spus, componenta informativ evolueaz dup legi proprii, n timp ce reacia firmei la
aceast evoluie poate include comportamente variate. Simplificnd, aceast palet
comportamental se ntinde de la asumarea de ctre ntreprindere a funciei active de creare i
structurare a universului informaional (pe segmente definite, evident) pn la un
comportament pasiv sau chiar un blocaj de absorbie informaional voluntar.
Problema de fond care se pune nu este cea a volumului de informaii absorbit,
prelucrat i utilizat de fiecare ntreprindere n parte. n logica diversitii de societi
comerciale i domenii de activitate, necesarul de informaii uzuale difer substanial.
ntreprinderile care activeaz n ramuri dinamice, deschise progresului tehnic i concurenei
internaionale, vor avea un nivel nalt al minimului informaional; de asemenea,
ntreprinderile cu organizare complex, cu structur ramificat (filiale, structuri tip holding
etc.). Pe de alt parte, firme mici (gen S.R.L., de pild) sau cu activitate localizat consum
puin informaie.
Important este ca oricare societate comercial indiferent de mrime sau
complexitate s contientizeze universul informaional n care activeaz; s-i defineasc
poziia i s-i ncadreze interesul; s-i organizeze veghea informaional. Acest ultim
aspect este important din dou raiuni practice: pe de o parte asigur un flux constant (i pe
ct posibil sistematic, cuprinztor) de informaii despre evoluia domeniului principal n care
activeaz firma i, pe de alt parte, asigur baza informativ pentru eventualele dezvoltri de
perspectiv ale ntreprinderii fie ca diversificare de produse, fie ca penetrare pe alte piee
(inclusiv ntr-o politic de preluri de firme sau preluarea controlului asupra acestora).
Schind o structur a universului informaional, din perspectiva ntreprinderii n
calitate de consumator (absorbant) de informaie, primul nivel l reprezint informaia intern.
Pagina 28 din 147

Informaiile pe care societatea le produce n mod obligatoriu (situaii financiar-contabile, cu


caracter de document oficial) suport un anumit grad de interpretare. Managementul
ntreprinderii, n mod firesc, are o component subiectiv: exploateaz situaiile favorabile i
le interpreteaz partizan pe cele defavorabile. Mai mult dect att, este posibil ca echipa de
conducere s fie prizoniera unor abloane de judecat i comportament; ea este, n acelai
timp, un microgrup cu toate complicaiile umane pe care le genereaz aceast situaie.
Pentru a atinge un grad sporit de obiectivitate, managementul trebuie s dobndeasc
acea capacitate de ascultare a semnalelor adesea ntmpltoare, fragmentate, dar
semnificative care provin din interior. Starea de spirit a salariailor, corectitudinea
structurilor organizatorice, eficiena structurilor ierarhice etc., sunt surse de informaii interne
care arat starea general a societii comerciale. Capacitatea manageriala se confirm i prin
abilitatea de a sesiza i interpreta corect acest gen de informaii n situaii de criz.
Informaiile externe reprezint, ns, sursa cea mai important, deoarece
ntreprinderea se mic permanent ntr-un univers informaional. Acest univers este n
continu expansiune, dezvoltare i cunoate noi forme de expresie. Firma absoarbe informaii
din mediul extern prin multiple pori de intrare: att la nivelul comandamentului strategic,
ct i la nivelul acionarilor, salariailor, partenerilor de afaceri etc. Nici una din componente
nu deine, din acest punct de vedere, adevrul absolut.
n mod logic i real, raportul dintre informaia intern i cea extern este constant
dezechilibrat. Informaia extern are tendina de multiplicare spre infinit, pe cnd cea intern
este fatalmente limitat.
Problema care apare este de alt natur: informaia extern (prezent n mediul
exterior ntreprinderii) este de o calitate diferit. De multe ori informaia este difuz,
contradictorie, cu fiabilitate redus, nestructurat, i, de multe ori, neimportant pentru
ntreprindere. Valoarea unei ntreprinderi const i n capacitatea de a organiza aceast
informaie, n propriul folos.
n cadrul zonelor informaionale cu care ntreprinderea stabilete contacte (mai mult
sau mai puin intense) se ncheag tipuri de informaii i fluxuri informaionale care, n cele
din urm, reprezint temelia unor judeci de esen decizional. Cmpurile informaionale se
refer predilect la informaia extern a firmei, informaie care, prin caracterul i volumul su,
impune nevoia unei sistematizri. Aceste cmpuri informaionale sunt, practic, decupaje
conceptuale operate n universul informaional general. ntruct acest univers se extinde
permanent, devine tot mai complex i vdete influene dintre cele mai diverse, folosirea
cmpurilor permite o minim poziionare n raport cu ntreprinderea. Mai exact, prin
Pagina 29 din 147

identificarea acestora, ntreprinderea poate realiza dou scopuri importante: pe de o parte,


determinarea necesarului propriu de informaie la un moment dat, iar pe de alt parte
pregtirea anticipat pentru situaii conjuncturale care pot surveni n viitor. Exist multiple
tipuri de cmpuri informaionale care pot prezenta interes la un moment dat, principalele
fiind:
Cmpurile ndeprtate i cmpurile apropiate;
Cmpurile ndeprtate sunt acele zone de informaie care privesc ansamblul mediului
economic concret. Astfel de elemente informative au o valoare pentru ntreprindere ntruct
pot sugera similitudini sau pot reliefa tendine, evoluii, rigiditi etc. la nivelul economiei
naionale; semnale (indicii) despre micri ample sau evenimente care pot avea, ntr-o
conjunctur dat, o ncrctur problematic semnificativ. Un exemplu elocvent n acest
sens este criza economic ce a afectat, n cursul anului 1998, o parte din rile Asiei de sudest sau perturbrile nregistrate n America Latin dezechilibre macroeconomice la nivelul
unor ri precum Brazilia i Argentina. Informaii de aceast natur nu au importan practic
nemijlocit asupra agenilor economici din Romnia. Cu toate acestea, n momentul n care
ri (i implicit modele economice) considerate super performante se dovedesc fragile, apar
semne de ntrebare cel puin la nivel intelectual asupra stabilitii unor variante de
dezvoltare economic, semnificative pentru orientarea macro-economic naional.
Cmpurile apropiate (unele chiar de contact nemijlocit) sunt, pentru majoritatea
ntreprinderilor, cele legislativ-instituionale interne. De asemenea, o presiune semnificativ
exercit relaiile cu furnizorii i clienii. n cazul ntreprinderilor cu activitate de comer
exterior, cmpul apropiat devine nsui climatul economic din rile cu care desfoar relaii
comerciale.
Cmpurile generale i cmpurile de specialitate;
Pstrnd, ca referin, economia naional, cel mai bine ilustreaz acest nivel
informaiile despre starea economiei, despre politicile economice i iniiativele legislative etc.
Informaiile speciale descriu, n esen, starea economic a unui domeniu anume cel
n care o firm i desfoar activitatea. Sunt semnificative din acest unghi, de pild,
informaiile privind regimul economic i de fiscalitate; schimbrile la nivelul cererii,
schimbrile n legtur cu furnizorii i reelele de distribuie, micarea concurenial etc. Un
Pagina 30 din 147

exemplu elocvent este cazul modificrilor de accize la produse din cafea, buturi alcoolice,
tutun, care, n pofida zarvei pe care au produs-o, intereseaz un anumit segment de ageni
economici; la consumator, efectul se concretizeaz n scumpirea produselor, iar pentru alte
domenii de activitate economic aceste presiuni fiscale nu prezint, pur i simplu, interes.
Cmpurile cu impact constant i cmpurile tangeniale;
Legislaia (sfera reglementrilor economice, n general) reprezint un cmp
informaional cu impact constant. Mai ales n contextul fluiditii legislative, informaia de
aceast natur devine o obsesie, o surs de stres. Din aceeai categorie fac parte evoluiile din
sfera bancar, monetar, a cursului de schimb. Astfel de informaii prezint anumite
particulariti: influeneaz quasi-totalitatea populaiei de ageni economici, au, de cele mai
multe ori, un caracter imperativ i sunt intermediate de diverse instituii ale statului (instituii
ale administraiei financiare, instituii de control etc.).
Cmpurile informaionale tangeniale sunt, unele, conjuncturale politici de stat
care influeneaz ntreaga economie (cum ar fi scderea puterii de cumprare a populaiei),
politici monetare, politici din domeniul bunurilor de capital, etc. i altele normale, n
sensul c, n domenii colaterale activitii de baz a unei ntreprinderi se petrec schimbri
care, n anumite mprejurri, pot avea influene directe (evoluii tehnologice, modificri n
structura furnizorilor etc.)
Cmpurile active n timp real i cmpurile de perspectiv;
Informaiile n timp real reprezint baza deciziilor operative. Acestea provin att din
zona autoritilor de reglementare, ct i din viaa economic cotidian. Evoluia vnzrilor,
structura aprovizionrii, echilibrul (dezechilibrul) financiar, etc., susin aceast categorie de
informaii.
Cmpurile de perspectiv se suprapun, n buna msur, peste ceea ce specialitii
denumesc marketing anticipativ. Este vorba de tendine sau chiar evenimente care au o
probabilitate ridicat de a se produce i care, n eventualitatea confirmrii realitii lor, vor
influena semnificativ starea ntreprinderii. Un bun exemplu n acest sens este susinerea de
ctre stat a dezvoltrii unor domenii prin proiecte finanate. n condiii de adjudecare, pe
baze competitive, firmele specializate i pot orienta dezvoltarea n funcie de astfel de
proiecte. Acordurile internaionale la care Romnia a aderat reprezint un alt exemplu de
informaie cu inciden practic, dar de viitor. Este cazul acelor nelegeri prin care se prevede
Pagina 31 din 147

reducerea taxelor vamale. ntreprinderile care nu ntocmesc un calendar judicios se pot trezi
fie descoperite, fie pot pierde anumite avantaje comerciale.
Cmpurile informaionale cu valoare operaional i cmpurile informaionale de
esen cultural;
Cmpurile culturale se refer la dinamica profund a cunotinelor dintr-un domeniu
care are legtur cu ntreprinderea. Dac urmrirea celor mai recente realizri tehnologice
dintr-un anumit proces de fabricaie poate oferi informaii operaionale (care stau la baza unor
decizii operative ale echipei manageriale), cmpul cultural se refer la practica inovrii, la
gestiunea schimbrii tehnologice, la modalitatea de interpretare a implicaiilor unor
cunotine tiinifice de dat recent. La fel, urmrirea schimbrilor de metode n domeniul
vnzrilor se ncadreaz n sfera informaiilor operative, n timp ce studiul psiho-sociologic al
stilului de via al unor categorii de populaie face parte din cmpul cultural.
Aceast sistematizare a cmpurilor informaionale ne permite o mai bun ncadrare a
tipurilor i fluxurilor informaionale ale firmei, cele care, n final, constituie baza practic a
strategiilor informaionale, a alctuirii patrimoniului informaional al ntreprinderii.
ntreprinderea purttor de informaii
Aceast a treia calitate nu este pe deplin acoperitoare, n sensul c ea nu se exercit, n
toat plenitudinea sa, n mod direct pe suportul ntreprindere.
Elementul de comunicare a informaiei, n raport cu ntreprinderea, se realizeaz, n
cea mai mare parte prin intermediul unei structuri distincte mediul economic din care
ntreprinderea, ca individualitate i ca grup, face parte organic. Mediul economic este cel
care preia, filtreaz, transmite, direcioneaz informaia.
Analiza a ceea ce nseamn mediu economic, din perspectiva informaiei i
comunicrii, este relevant din mai multe puncte de vedere. n primul rnd, se va detaa o alt
percepie asupra circulaiei informaiei economice (n sens larg), care nu este nici pe departe
ncadrat ntr-un traseu liniar. Pe de alt parte, calitatea mediului informaional economic este
o msur i, deopotriv, o condiie a organizrii economiei n ansamblu, a gradului su de
organizare.
Informaia economic nu are o circulaie prestabilit i automat. Mai curnd, ntr-un
recipient care este mediul economic (de tip cutie neagr) numeroase surse deverseaz
informaie, numeroi intermediari preiau fragmente i le combin dup reete proprii, iar
Pagina 32 din 147

receptorii finali se orienteaz n funcie de interese, de capacitatea proprie de a identifica,


procura, prelua, gestiona i folosi informaia.
n pofida schemei intuitive pe care o sugereaz comunicarea: emitor transmitor
receptor (o schem simpl, direct, liniar) comunicarea informaional filtrat prin mediul
economic are o cu totul alt schem de baz. Ea poate fi reprezentat ca un lichid oarecare,
ncrcat cu suspensii; masa acestor particule, pe de o parte, este sporit prin aportul
informaional, iar pe de alt parte, este micorata prin consumul de informaie. Exista
particule n aceasta sup informaional care se aeaz, se sedimenteaz (reprezentnd
patrimoniul informaional), altele n continu micare (pn la urm i pierd puterea
informativ) iar altele care genereaz ele nsele particule i fascicule informaionale.
n acest mediu turbulent, n continu expansiune i diversificare, se alctuiesc
uneori spontan, uneori dirijat coridoare de comunicare; unele cu caracter constant, altele
efemere.
Aceast sup informaional este specific mediilor dinamice, diversificate,
segmentate medii proprii economiei de piaa. Nu este singura structur posibil: n
economiile centralizate, sistemul traseelor de comunicare i natura fluxurilor informaionale
erau predeterminate, standardizate, controlate. Diferena dintre cele dou realiti sistemul
centralizat i cel de pia poate fi sugerat i prin urmtoarea paralel: n timp ce, n
domeniul comerului alimentar (de pild), populaia era adunat la centrele de vnzare, n
economiile concureniale, sistemele de distribuie sunt orientate ctre cumprtor acolo
unde este i cnd este el.
Informaia presupune, ca modus vivendi, micarea. Stagnant, ea se pietrific, i
pierde proprietile, moare. Acest proces cu consecine fatale se petrece chiar i n acele
structuri de colectare i sistematizare cum ar fi bazele de date.
Vectorul de micare a informaiei (poate nu singurul, dar n mod cert cel mai
important) este comunicarea. Tocmai de aceea noiunile informaie comunicare merg
pereche. n fond, componena fluxurilor informaionale a oricrui sistem informaional
surprinde aceast dimensiune.
O ntreprindere exist prin transfer permanent de informaie. Acest transfer poate fi
privit prin similitudine cu sistemul nervos central i cu sistemul nervos vegetativ, care
funcioneaz n conexiune n cadrul organismelor evoluate. Altfel spus, fie c exist intenie,
fie nu, ntreprinderea, din momentul n care funcioneaz ca entitate, produce i absoarbe
informaie, i exercit funcia de comunicare; sistemul nervos central ar fi similar cu

Pagina 33 din 147

strategia de comunicare a firmei (deci o construcie logic), n timp ce nivelul vegetativ ar


corespunde schimbului de informaii prin sisteme de comunicare.
Sistemul informatic
n cadrul sistemului informaional, majoritatea activitilor se pot desfura cu
ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare i apoi, rezultatul poate fi transferat
mai departe, ctre alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face i el pe cale
electronic, prin intermediul unei reele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.
Ansamblul de elemente implicate n tot acest proces de prelucrare i transmitere a
datelor pe cale electronic reprezint un sistem informatic.
ntr-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte
componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploateaz tehnica de
calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc.
Componentele hardware sunt dispozitive fizice care alctuiesc sistemul de calcul. Se
poate vorbi de ase categorii de componente eseniale: unitatea central, memoria intern
(principal), memoria extern (secundar), dispozitivele de intrare/ieire, dispozitivele pentru
comunicaii i magistralele de comunicaii interne.
Unitatea central de procesare a datelor este cea mai complex component a unui
sistem de calcul. Ea prelucreaz datele de intrare i controleaz celelalte componente ale
sistemului. Unitatea central execut instruciunile elementare precum adunarea, mprirea,
nmulirea sau compararea i interpreteaz instruciunile de program i genereaz comenzi
pentru celelalte componente ale sistemului de calcul, pentru a ndeplini astfel cerinele de
programare.
Memoria intern sau memoria principal are rolul de a stoca temporar datele i
instruciunile de program. Ea este compusa din circuite logice digitale i poate memora att
poriunea curent a programului aflat n execuie, ct si datele sau informaiile necesare n
acel moment pentru execuie.
Memoria extern are rolul de a stoca aplicaiile si datele pe o durat nelimitat, fiind
permanent i nevolatil. Principalele dispozitive care compun memoria extern sunt hard
discul, unitatea de dischet i unitatea de CD.
Dispozitivele de intrare/ieire sunt utilizate pentru comunicarea om-calculator. Prin
intermediul acestora se asigur un transfer bidirecional de date, informaii sau instruciuni.
Dispozitivele de intrare sunt acele periferice care permit introducerea datelor sau a
comenzilor. Principalele dispozitive de intrare sunt tastatura, mouse-ul, track-ball-ul, scanerul
Pagina 34 din 147

i ecranul sensibil. Aceste dispozitive realizeaz conversia datelor i a instruciunilor ntr-un


format electronic acceptat de sistemul de calcul. Dispozitivele de ieire permit transpunerea
informaiei din calculator pe un suport extern (hrtie, folie, calc, film) sau afiarea
elementelor vizuale grafice, valori numerice, texte, etc. Principalele dispozitive de ieire
sunt monitorul i imprimanta.
Dispozitivele de comunicaii realizeaz conexiunile dintre calculator i reelele de
comunicaie. Magistralele de comunicaii sunt medii fizice folosite pentru a transmite datele
i semnalele ntre diferite componente ale sistemului de calcul.
O aplicaie (software) este un program de calculator care este semnificativ pentru un
utilizator final. Ea poate fi un program scris de utilizator pentru a ndeplini o funcie specifica
sau un pachet de programe (software) scris de o firm specializat i vndut apoi mai multor
companii. Programul aplicaie este scris de programatori n cod surs.
Succesiunea generaiilor de limbaje de programare dezvoltate este corelat cu
succesiunea n timp a generaiilor de calculatoare. Limbajul main a fost prima generaie de
limbaje de programare. A doua generaie de limbaje de programare cuprinde limbajele de
asamblare conform crora fiecare operaie n asamblare corespunde unei operaii n cod
main (1950). A treia generaie de limbaje de programare (1950 1970) a constat n apariia
primelor limbaje de nivel nalt conform crora fiecare instruciune n cod surs genereaz mai
multe instruciuni la nivel de cod main.
A patra generaie de calculatoare a aprut prin anii 70 i se afl n plin desfurare.
Limbajele de programare din a patra generaie constau dintr-o varietate de instrumente
software care permit utilizatorilor finali s dezvolte aplicaii software cu asisten tehnic
minim sau chiar fr a fi asistai. De asemenea, ele pot contribui la creterea productivitii
programatorilor profesioniti. Exist cteva categorii de limbaje de generaia a patra: limbaje
de interogare, generatoare de rapoarte, limbaje grafice, generatoare de aplicaii, limbaje de
programare de nivel foarte nalt, pachete software de aplicaii i instrumente software pentru
PC-uri.
Sistemele informatice acoper cele mai diverse domenii. Pe de alt parte, principiile,
tehnicile, fenomenele care stau la baza acestor sisteme sunt i ele numeroase. Pentru a avea o
imagine global asupra tipurilor de sisteme informatice existente este necesar o clasificare a
acestora.
n funcie de gradul de specializare, putem avea sisteme informatice :
Pagina 35 din 147

specializate, adic orientate spre rezolvarea unui anumit tip de probleme, dintr-un
domeniu restrns;
de uz general, prin intermediul crora sunt rezolvate mai multe tipuri de probleme,
dintr-o clas mai larg.
Datorit preteniilor tot mai ridicate ale utilizatorilor i, ca o consecin, a
performanelor tot mai ridicate impuse sistemelor informatice, se tinde spre o specializare din
ce n ce mai accentuat.
Facilitile de folosire n comun a resurselor de ctre mai muli utilizatori reprezint
un alt criteriu de clasificare. Conform acestui criteriu, putem avea sisteme informatice:
locale datele i programele se afl pe un singur sistem de calcul, pe care se execut
i prelucrrile;
pe reea, sistemul informatic funcioneaz ntr-o reea de calculatoare, n care datele i
programele pot fi distribuite pe mai multe staii de lucru ale reelei.
Tendina actual este cea a dezvoltrii sistemelor informatice cu facilitai de lucru n
reea, multiutilizator, avantajele fiind evidente: transfer de date ntre staii foarte rapid, costuri
minime, etc.
n funcie de localizarea datelor ntr-o reea de calculatoare, putem avea sisteme
informatice:
cu date centralizate datele se afl pe un singur sistem de calcul;
cu date distribuite datele se afl distribuite pe mai multe calculatoare n reea;
n funcie de locul n care sunt efectuate prelucrrile ntr-o reea de calculatoare,
putem avea sisteme informatice:
cu prelucrri centralizate prelucrrile au loc pe un singur calculator, indiferent dac
datele se afl pe acel sistem de calcul sau se afl distribuite pe mai multe calculatoare;
cu prelucrri distribuite mai multe calculatoare dintr-o reea i mpart sarcinile de
prelucrare, n vederea creterii vitezei operaiilor respective, a micorrii traficului pe liniile
de legtur dintre calculatoare etc.
Dup domeniul n care funcioneaz, sistemele informatice pot fi:
de baze de date specializate n gestiunea unor cantiti mari de date (organizate n
baze de date);
Pagina 36 din 147

pentru prelucrri grafice specializate n prelucrarea de imagini (captare, stocare,


prelucrare, generare etc.);
pentru calcule tiinifice specializate pe diferite domenii tiinifice, cum ar fi
inginerie, fizic, calcule matematice complexe, chimie etc.;
pentru

conducerea

proceselor

tehnologice

concepute

pentru

conducerea

inteligent a unor maini, unelte, scule implicate ntr-un proces tehnologic;


Dup nivelul ocupat n ierarhia programelor pentru sisteme de calcul, putem avea
sisteme informatice:
la nivelul sistemelor de operare nsi sistemele de operare reprezint sisteme
informatice complexe, fr de care calculatoarele nu ar putea funciona;
utilitare care se afl deasupra sistemului de operare, folosindu-se de acesta pentru
realizarea sarcinilor de prelucrare. Aceste sisteme automatizeaz anumite operaii complexe,
care nu au fost prevzute (sau implementate nesatisfctor) n sistemul de operare;
de aplicaie restul programelor realizate de utilizatori pentru un anumit sistem de
calcul, pentru un anumit sistem de operare.
Dup nivelul ierarhic ocupat de sistemele informatice (economice) n structura
organizatoric a societii, putem avea:
sisteme informatice pentru conducerea activitilor la nivelul unitilor economice;
sisteme informatice la nivelul organizaiilor cu structur de grup;
sisteme informatice teritoriale;
sisteme informatice la nivel de ramur i subramur i la nivelul economiei naionale;
sisteme informatice de uz general.
Dup activitatea automatizat n cadrul unei uniti economice, sistemele informatice
pot fi:
pentru conducerea produciei;
pentru activitatea comercial (aprovizionare i desfacere);
pentru evidena contabil;
pentru evidena materialelor i mrfurilor;
pentru evidena personalului i salarizare;
pentru evidena mijloacelor fixe ale unitii etc.

Pagina 37 din 147

Aceste sisteme au o aplicare imediat n cadrul rezolvrii unor probleme de natur


economic. Deci, una dintre ramurile cele mai informatizate este economia.
nc din cele mai vechi timpuri, omul, chiar fr s tie, era preocupat de acest
domeniu economia. Omul avea nevoie, pentru a tri, de o serie de elemente indispensabile,
cum ar fi apa, hrana, arme pentru a se apra de animale; odat cu evoluia lui, au crescut i
necesitile, pe lng cele vechi au aprut i altele: haine, mijloace de transport, unelte, etc.
Astfel, apare conceptul de interes economic.
Pentru a satisface anumite nevoi, este necesar s se consume anumite bunuri, anumite
resurse. Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poart numele
de resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunztor, n
vederea satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stringente.
Astfel apare problema economic general care reprezint munca depus de om n
vederea alegerii i folosirii resurselor pentru a-i satisface ct mai bine nevoile.
Activitatea desfurat de om pentru gsirea i prelucrarea resurselor economice se
numete activitate economic.
Aceast lege se regsete i n zilele noastre, n sensul c omul, muncete pentru a-i
procura cele necesare traiului. Cu ct ctig mai mult, cu att cresc i nevoile acestuia.
n cazul ntreprinderilor, acestea desfoar o activitate de producie, veniturile
obinute din valorificarea resurselor permind acestora continuarea activitii i chiar a
dezvoltrii. Aici, nevoile sunt cele de a rmne n competiie pe pia, iar resursele sunt
constituite din materia prim folosit, fora de munc, mijloacele de producie, etc. Criteriul
satisfacerii nevoilor n cazul unei ntreprinderi se transform n elul urmrit de aceasta
obinerea de profit maxim.
Pentru realizarea acestei dorine, unitile economice trebuie s-i perfecioneze
continuu activitatea. Utilizarea tehnicii de calcul, mrete considerabil eficiena economic.
Unul dintre mijloacele prin care activitatea economic este automatizat este dat de sistemele
informatice de gestiune economic (domeniul activitilor ce fac obiectul sistemului
informatic este cel economic).
n cadrul unitilor economice sunt o multitudine de activiti ce pot fi supuse
informatizrii. Acestea pot fi mprite n grupe, n funcie de compartimentele n care se
desfoar.
Putem considera o structur organizatoric standard a unitilor economice, structur
n care se ncadreaz majoritatea unitilor.

Pagina 38 din 147

C o n d u c e re
P r o d u c t ie

C o m e r c ia l

P e rs o n a l

F in a n c ia r c o n t a b il

Fig.2.6. Structur
organizatoric
standard
a unitilorF i neconomice
D e s fa c e r e
E v id e n t a
S a la r iz a r e
a n c ia r

A p r o v iz io n a r e

C e rc e ta re d e z v o lt a r e

A d m in is t r a t iv

C o n t a b il

p e rs o n a l

n cadrul compartimentelor puse n eviden n organigrama de mai sus pot fi


informatizate o serie de activiti specifice. De exemplu, n cadrul compartimentului
producie se poate informatiza activitatea de stabilire a structurii produciei (ce se produce) i
de dimensionare a sa (ct se produce), programarea i urmrirea produciei (stabilirea
planului pe perioade de timp i urmrirea ndeplinirii sale) etc. n cadrul compartimentului
financiar-contabil, activitatea ar putea fi informatizat aproape n totalitate, la fel ca i
activitatea din cadrul compartimentului personal-salarizare. Fiecare dintre compartimentele
unei uniti economice poate fi informatizat ntr-o msur mai mare sau mai mic, ideal ns
ar fi ca toate acestea s fie nglobate ntr-un sistem informatic global de gestiune economic
la nivelul ntregii ntreprinderi.

2.2.3. Sistemul informaional actual al S.C. JADER S.R.L


i direcii de mbuntire a acestuia
Fie c este considerat la reala sa importan, fie c nu, problema exist: orice firm,
pentru a funciona eficient i competitiv, trebuie s-i organizeze un sistem informaional
adecvat.
Schind o structur a universului informaional, din perspectiva societii comerciale
JADER S.R.L. n calitate de absorbant de informaie, primul nivel l reprezint informaia
intern. n cadrul informaiilor interne informaia contabil deine rolul esenial. Statutul
respectiv este argumentat prin faptul c, n majoritate, informaiile vehiculate n economia
firmei sunt de natur contabil i, fiind exprimate n etalon bnesc, ofer posibilitatea unei
msurri exacte a fenomenelor i proceselor economice. Informaiile pe care societatea le
produce n mod obligatoriu (situaii financiar-contabile, cu caracter de document oficial) sunt
folosite de managementul ntreprinderii, pentru a exploata situaiile favorabile i pentru a le
putea evita pe cele defavorabile. Principalele informaii interne, n special cele financiare, se
obin din documente de sintez: bilan, cont de profit i pierdere, anexe. Numeroase rapoarte
ce evideniaz aprovizionrile, vnzrile, stocurile de marf, costurile, ncasrile i plile

Pagina 39 din 147

sunt, deasemenea, generatoare de informaie intern. Toate aceste informaii formeaz mediul
informaional intern al firmei JADER.
Informaiile externe reprezint, ns, sursa cea mai important, deoarece firma
aparine mediului economic din care absoarbe informaii. Mediul informaional extern al
firmei JADER este compus dintr-o multitudine de emiteni de informaie, dintre care cei mai
importani sunt: clienii, furnizorii, concurenii, autoritile administraiei publice centrale i
locale.
Blocul informaional CLIENI
Clientul, n accepiune generic, este aezat n centrul procesului decizional. Firmele
eficiente i concentreaz energiile i atenia spre exterior, spre nevoile i satisfacerea
clienilor, i nu n mod unilateral spre interior, spre produse. ntruct clienii cumpra utiliti,
respectiv soluii pentru problemele pe care le au, mijlocite de produse i servicii, cercetarea
cererii prin intermediul nevoilor devine obligatorie.
Nucleul blocului informaional CLIENI l reprezint "Profilul clienilor". n acest
nucleu, de regul se urmrete obinerea unor informaii valide despre:
compoziia (structura) socio-economic-demografic-cultural a clienilor;
beneficiile pe care le urmresc clienii;
obinuinele de cumprare (achiziionare) ale clienilor.
Profilul clienilor unei firme se poate recompune aflnd rspunsul la un numr relativ
precis de informaii cu caracter generic, pe care orice companie, indiferent de mrime trebuie
s i le procure. ntrebrile pentru schia "portretului robot" al clientului ar fi urmtoarele:
Cine cumpr produsele firmei?
Cine influeneaz o achiziie?
La ce nivel se ia decizia de cumprare?
Care sunt criteriile de cumprare (calitate, pre, performane, livrare, asistena, etc.)
De ce clientul are nevoie n primul rnd de aceste produse?
Cnd devine clientul contient de o anumit nevoie?
Ce funcie ndeplinete produsul?
De ce nu ar fi alte tipuri de produse mai bune?
Ce servicii ateapt clientul?
De ce clientul prefer o marc n locul alteia?
Ce avantaje obin clienii de pe urma produsului?
Ce canal de vnzare prefer clientul?
Pagina 40 din 147

Ct dureaz procesul de cumprare?


Ct de mare este dorina clientului de a cheltui?
De unde obine clientul informaii despre produsul dumneavoastr?
Cu ce frecven achiziioneaz clientul produse noi?
S.C. Jader S.R.L. i asigur un plus de ans prin cunoaterea clienilor (att a
firmelor care achiziioneaz produsele pentru a le revinde ct i a clienilor finali, a
consumatorilor produselor), prin anticiparea problemelor acestora, prin gsirea unor soluii
pentru a-i sprijini, meninndu-i astfel "baza de clieni", cererea solvabil, piaa.
Blocul informaional FURNIZORI
Situaia lor poate influena capacitatea ntreprinderii de a-i onora obligaiile.
Evaluarea gradului de disponibilitate a acestora reprezint un barometru informaional
constant - ritmicitatea livrrilor, calitatea, gradul de sindicalizare, situaia financiara etc. Un
element informaional important l reprezint estimarea evoluiei preurilor la principalele
variabile de intrare.
Blocul informaional CONCUREN
Orice firm, pentru a avea succes de pia, a avea clieni, a avea profit trebuie s-i
compare n mod constant produsele, preurile, canalele de distribuie i aciunile de
promovare cu cele ale concurenei. Numai n acest fel ea poate localiza avantajele i
dezavantajele n confruntarea pe pia, i poate construi o strategie competitiv adecvat.
Din punct de vedere informaional, pot fi individualizate urmtoarele axe strategice
ale cercetrii concurenei:
Identificarea concurenilor firmei. Se opereaz o distincie n identificarea
concurenilor: din punct de vedere al industriei sau din punct de vedere al pieei.
Identificarea strategiilor concurenilor. Cei mai importani concureni ai unei firme
urmresc cucerirea acelorai piee-int, prin utilizarea aceleiai strategii.
Determinarea obiectivelor concureniale. Obiectivele concurenilor pot fi diferite sau
definite printr-un mix (combinaie) de obiective: maximizarea profiturilor poate fi, de pild,
subordonat obiectivului creterii, n timp, a cotei de pia. Cunoaterea mix-ului de obiective
al unui concurent permite a ti dac acesta este mulumit de rezultatele sale i cum ar putea
reaciona la diverse presiuni de natur concurenial.
Identificarea punctelor tari i a punctelor slabe ale unui concurent. Datele de baz
pentru realizarea unei asemenea diagnoze sunt considerate: vnzrile, cota de pia deinut,
Pagina 41 din 147

marja de profit, eficiena investiiilor, fluxul de numerar, noile investiii, utilizarea


capacitilor de care dispune. Aceste informaii ajut firma s se decid pe cine urmeaz s
atace pe pia, sau de cine trebuie s se protejeze n mod special.
Aprecierea reaciei concurenilor. Profiluri de concureni n funcie de reacii posibile
sunt considerate, la modul general, urmtoarele: concurent pasiv (relaxat); concurent selectiv;
concurent - tigru; concurent imprevizibil.
Alegerea concurenilor de atacat i de evitat. O strategie de firm trebuie s-i
fundamenteze opiunile n funcie de perechile dihotomice: concureni slabi - concureni
puternici; concureni "ri" - concureni "buni"; concureni direci - concureni indireci.
Cunoaterea concurenei, n multitudinea laturilor sale, presupune proiectarea i
realizarea unui sistem informaional competitiv. Informaiile trebuie culese, interpretate,
transmise n sistem i utilizate. Se apreciaz c, dei costul unei asemenea operaiuni este
ridicat, preul neefecturii sale este i mai mare.
Blocul informaional COMPETENE INSTITUIONALE
Printre cei mai importani emiteni informaionali instituionalizai sunt autoritile
administraiei publice - centrale i locale - precum i instituia de legiferare a rii Parlamentul. Prin documente diverse, aceste instituii transmit agenilor economici informaii
cu caracter obligatoriu. n cazul Guvernului - ordonane, ordonane de urgen, hotrri; n
cazul Parlamentului - legi.
Acestei structuri principale i corespunde un nivel secund de competene
instituionale. Ministerele sau, mai nou, ageniile specializate, sunt mputernicite s elaboreze
reglementri n domeniul de competen sau norme, metodologii etc. de aplicare a unor
reglementri cu caracter mai general, emise de Guvern i Parlament. Impactul lor concret
este, adesea, mai substanial dect cel al reglementrilor generale, datorit caracterului
practic, procedural i, n mod egal, capitolului de sanciuni pe care l conin.
n funcie de mediul informaional (intern i extern), sistemul informaional al firmei
JADER poate fi reprezentat n figura 2.7.

Pagina 42 din 147

Mediul informaional extern

Mediul informaional
extern

Mediul informaional intern

Clieni
Furnizori
Concuren
Competene instituionale

Mediul informaional
intern
Financiar Contabil
Aprovizionare

Sistemul informatic

Depozitare i livrri
Vnzri Marketing

Sistemul informatic al
firmei
Tehnica de calcul
Baze de date
Software
Personal

Fig.2.7. Sistemul informaional al firmei JADER S.R.L.


Sistemul informaional al societii este structurat n dou medii informaionale:
mediul informaional extern format din patru blocuri informaionale principale: clieni,
furnizori, concuren i competene instituionale i mediul informaional intern structurat
n patru activiti principale: financiar-contabil, aprovizionare, depozitare-livrri i vnzrimarketing. Toate aceste activiti i blocuri informaionale genereaz principalele informaii
i fluxuri informaionale care sunt modelate i structurate n baze de date i mpreun cu
tehnica de calcul i personalul ce o exploateaz ofer infrastructura necesar funcionrii i
dezvoltrii sistemului informatic.
Mijloacele automatizate de tratare a informaiilor de care dispune n prezent SC
JADER SRL sunt prezentate n tabelele urmtoare:
Nr.

Nr. de buc.

Configuraie

Crt.
1

computere
1

IBM PC Intel PIII 800

Pagina 43 din 147

HDD 40GB
Memorie 256MB
2

SO Windows NT4
IBM PC Intel PIII 800
HDD 40GB
Memorie 128MB

SO Windows 98
IBM PC Intel PIII 800
HDD 10GB
Memorie 64MB
SO Windows 98

Nr.

Nr. de buc.

Tip

Crt.
1

imprimante
1

Imprimant de reea matriceal

EPSON LX 300+
Imprimant de reea cu laser

CANON LASER SHOT LBP-1120


Cele trei sisteme de calcul PENTIUM III, n reea, se afl n dotarea departamentului
financiar contabil care transmite informaii organizate sub form de rapoarte celorlaltor
departamente. Se urmrete ca, n viitor, s fie achiziionate i alte sisteme de calcul pentru
dotarea celorlaltor departamente precum i achiziionarea unor sisteme de calcul portabile ce
vor fi folosite de ctre agenii de vnzri. De asemenea se dorete ca n viitor s se realizeze o
conexiune permanent la INTERNET, fapt ce va ajuta, n primul rnd la o comunicare mai
ampl cu mediul extern al societii. Comenzile vor putea fi transmise de ctre ageni n timp
real, principalul avantaj fiind creterea randamentului activitii prin monitorizarea
permanent a agenilor de vnzri dar i eliminarea orelor suplimentare i de noapte ale
gestionarilor (se are n vedere faptul c, n momentul de fa, agenii de vnzri aduc
comenzile seara, iar oferii trebuie s ncarce marfa dimineaa, fapt ce implic ore
suplimentare de noapte pentru gestionari).
n cadrul firmei Jader S.R.L., n momentul actual nu exist distinct serviciul
Tehnologia Informaiei (IT). Atribuiile serviciului IT sunt preluate, n prezent, de angajaii
departamentului financiar-contabil, n msura n care acetia au pregtirea necesar
ndeplinirii sarcinilor specifice. Atunci cnd apar probleme ce nu pot fi rezolvate de ctre
acetia, se apeleaz la intervenia unor persoane specializate, din afara firmei. Deoarece

Pagina 44 din 147

numrul de calculatoare din dotarea firmei este mic i nu a aprut foarte des necesitatea
interveniei unui specialist, pn n momentul de fa nu s-a simit lipsa serviciului IT. Avnd
n vedere faptul c, n viitorul apropiat, se urmrete achiziionarea mai multor sisteme de
calcul ct i implementarea unui alt program informatic de gestiune va fi necesar angajarea
unui specialist IT. Principalele atribuii ale acestuia vor fi:
asigurarea prelurilor de date (importuri, exporturi de date dintr-un format n altul);
asigurarea administrrii bazelor de date pe serverele firmei;
asigurarea primului nivel de intervenie i asistare a echipamentelor de calcul;
asigurarea tehnoredactrii la nivel superior, pentru scopuri de reprezentare;
actualizarea n permanen a aplicaiilor folosite n conformitate cu modificrile
legislative;
instruirea angajailor n privina utilizrii echipamentelor de calcul precum i a
aplicaiilor folosite.
Programul informatic de contabilitate i gestiune care se folosete este
NEOMANAGER. Acest program este achiziionat de la firma TRANSART, este implementat
utiliznd MS-Access i este alctuit din patru module: administrare, gestiune, contabilitate i
salarizare.
Modulul de Administrare permite gestionarea firmelor (deschidere, reconfigurare,
tergere), a utilizatorilor (parole, drepturi de acces), precum i ntreinerea datelor
(salvare/restaurare, reparare, testare consisten). De asemenea n cadrul modulului se
realizeaz legtura ntre modulul de Gestiune i cel de Contabilitate prin generarea automat
a notelor contabile, iar prin operaiile de nchidere de lun se face trecerea la luna urmtoare.
Sistemul programabil de back-up automat al datelor ofer o siguran deosebit
aplicaiei.
Modulul de Salarii din cadrul aplicaiei permite prelucrarea datelor legate de
drepturile salariale aferente fiecrui angajat. Fiabilitatea programului const ntr-o rapiditate
deosebit la procesarea datelor, complexitatea rapoartelor oferite (Realizri Salarii, Dispoziii
de Plata, Contare Sume Salarii, Centralizator Sume, toate tipurile de obligaii, etc.) iar gradul
ridicat de parametrizare precum i comunicarea perfect cu celelalte module, ofer o privire
ct mai ampl asupra situaiei financiare a firmei.
Modulul de Contabilitate permite att importul de note contabile din celelalte module
ct i introducerea de note contabile diverse. n cadrul modulului de Contabilitate exist
posibilitatea de a lucra pe dou luni concomitent, respectiv se pot introduce i prelucra notele
contabile pe luna urmtoare naintea nchiderii lunii curente. Acest modul permite
Pagina 45 din 147

automatizarea unor operaii ca nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli i a conturilor de


TVA, ntocmirea declaraiilor privind obligaiile de plat la buget, bilanului i anexelor la
bilan, realizarea automat a documentelor de control i de sintez, ca de exemplu balana
lunar, registrul jurnal, cartea mare, fia contului. Un alt avantaj al acestui modul este acela
c, dac utilizatorul posed o alt aplicaie care are reflectare i n contabilitate prin generri
de note contabile, acestea vor putea fi grupate ntr-un fiier din care programul NeoManager
va putea prelua aceste informaii.
Modulele de Gestiunea stocurilor, Facturare i Pli realizeaz activitatea de gestiune
n timp real a stocurilor, urmrirea plilor i a ncasrilor i permite obinerea, n orice
moment, de situaii exacte att cantitativ ct i valoric. Aceste module sunt ntr-o strns
interdependen i permit, dup caz, generarea automat sau nregistrarea urmtoarelor
documente: Documente pentru preluarea stocurilor la inventar, Note de intrare recepie i
Note de intrare recepie pentru Import, Fie de magazie i Fie de magazie centralizatoare,
Facturi, Avize de nsoire a mrfii, Chitane simple, Bon de casa, Ordine de plat, Dispoziii
de plat, Extrase de cont. Acest modul prezint ns i unele dezavantaje. n primul rnd nu
exist n cadrul aplicaiei nici o posibilitate de nregistrare a comenzilor, lucru absolut necesar
n momentul transmiterii acestora n timp real. Un alt dezavantaj l constituie faptul c nu
ofer posibilitatea realizrii automate a multor rapoarte deosebit de importante ce ofer
informaii menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor societii. Aceste
rapoarte sunt obinute, n momentul de fa, prin exportul de date n Excel sau Access i
prelucrarea acestora. Din acest motiv, un alt obiectiv al firmei este realizarea i
implementarea unui nou sistem informatic care s corespund cerinelor actuale.

3. PROIECTAREA SISTEMULULUI INFORMATIC


3.1. Proiectarea schemei de ansamblu
Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale,
timp, etc., ceea ce implic n final costuri ridicate. Din aceast cauz, modul de abordare a
problemei proiectrii este foarte important. n decursul timpului s-au cristalizat cteva
metodologii standard de proiectare. Una dintre principalele etape de parcurs pentru realizarea
unui sistem informatic este proiectarea schemei de ansamblu.
Principalele activiti n proiectarea de ansamblu sunt:
Pagina 46 din 147

definirea obiectivelor;
structura sistemelor informatice;
definirea intrrilor;
definirea ieirilor;
definirea coleciilor de date;
alegerea modelului matematic i a programelor aferente;
alegerea soluiilor tehnice de realizare;
listarea necesarului de resurse.

3.1.1. Obiectivele sistemului informatic


n general, obiectivele unui sistem informatic reprezint scopuri imediate i de
perspectiv ale perfecionrii activitii economice i de conducere, n vederea ridicrii
nivelului de informare operativ i previzional a structurilor organizatorice, a perfecionrii
metodelor i proceselor tehnico-informaionale i de conducere pentru asigurarea maximizrii
eficienei unitii economice.
Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea i rezolvarea informatic a unor
probleme cu caracter sintetic i analitic, ntr-o manier sistemic, pentru asigurarea scopurilor
propuse. Aceste obiective sunt difereniate, avnd caracteristici generale i specifice,
subordonate cadrului legislativ-normativ, dotrii cu tehnic de calcul i cerinelor dezvoltrii
imediate i de perspectiv a societii comerciale JADER S.R.L.
n acest context, pentru elaborarea unui sistem informatic privind activitatea de baz
n cadrul societii comerciale JADER S.R.L. putem delimita urmtoarele categorii de
obiective:
a) Obiective generale, obiective ce vizeaz probleme cu caracter global ale conducerii
unitii i compartimentele funcionale, n scopul realizrii atributelor conducerii i ale
funciunilor unitii.
Aceste obiective sunt fundamental dependente de specificul activitii de distribuie i
n acest context ne propunem s atingem urmtoarele obiective n realizarea sistemului
informatic:
realizarea activitii de gestiune a stocurilor i urmrire a plilor i ncasrilor;
nregistrarea cronologic i sistemic a tuturor operaiunilor efectuate;

Pagina 47 din 147

obinerea, n orice moment, de situaii absolut necesare pentru desfurarea n condiii


optime a activitii de distribuie;
acuratee n realizarea situaiilor.
Toate aceste obiective trebuie s asigure utilizarea eficient i extensiv a sistemelor
electronice de calcul viznd, n special, creterea vitezei de circulaie a informaiilor i
reducerea ciclului informaional i a timpului de rspuns ca urmare a realizrii acestui sistem
informatic.
b) Obiective specifice, care au n vedere realizarea tuturor prelucrrilor ntr-un cadru
unitar, care s conduc la creterea gradului de prelucrare a informaiilor din baza de date prin
multiplele posibiliti de sintetizare i corelare a datelor, prelucrarea integrat a unor
operaiuni, n strns legtur cu exploatarea concomitent a tuturor aplicaiilor informatice
componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existena unei baze
de date la care s poat avea acces persoanele implicate n exploatarea acesteia.
Realizarea complet a obiectivelor acestui sistem informatic presupune existena i
funcionarea cel puin a unui calculator personal, PC-AT de preferin i a unei imprimante
proprii, prin intermediul cruia s se poat declana toate tranzaciile externe asupra bazei de
date, privit ca un fond centralizat de date.

3.1.2. Structura sistemelor informatice


Structura sistemelor de informatice este o etap necesar, datorit:
numrului mare de elemente i legturi ce compun de regul un sistem informatic;
implementarea simultan a tuturor componentelor sistemelor informatice ntr-o
unitate economic apare ca o activitate deosebit de dificil n cazul n care nu are loc
structurarea sistemului;
prioritatea unor obiective;
cantitatea limitat de resurse umane i materiale fac imposibil proiectarea n bloc a
sistemului informatic.
Cerine ale structurrii sistemelor informatice n etape de proiectare de ansamblu:
pe fiecare nivel al structurrii trebuie asigurat unicitatea criteriului de descompunere
a sistemului;

Pagina 48 din 147

structurarea realizat trebuie s permit constituirea ulterioar a ntregului sistem prin


agregarea modulelor separate;
structura creat nu trebuie s conin ntretieturi.

3.1.3. Definirea intrrilor sistemului informatic


Prin "intrrile" unui sistem informatic vom nelege totalitatea datelor primare
necesare obinerii informaiilor de ieire ale sistemului, n urma prelucrrii.
Datele primare reflect starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice din
unitatea economic i sunt necesare crerii i populrii bazei de date i obinerii
rezultatelor/rapoartelor finale de control fiscal.
Definirea intrrilor trebuie s includ toate elementele necesare realizrii tehnice
ulterioare a documentelor de intrare i s ofere soluii pentru prelucrarea datelor n sistemul
informatic.
Adaptarea sistemului informatic n funcie de documentele primare de intrare este o
faz important n cadrul activitii de proiectare deoarece n documente se consemneaz
starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice desfurate n unitatea economic i
reflectate prin intermediul sistemului informatic. Datele consemnate n documentele de
intrare sunt introduse n sistemul informatic prin intermediul tranzaciilor externe efectuate
asupra coleciilor de date organizate n fiiere.
Concordana cu structura general de funcionare a unui sistem informatic,
documentele n care sunt consemnate operaiile economice din societatea comercial,
reprezint documentele de intrare n raport cu structura sistemului informatic.
Tipuri de documente de intrare
Documentele de intrare n care se consemneaz starea i dinamica fenomenelor i
proceselor economice pot fi structurate n funcie de:
a) sfera de utilizare;
b) frecvena de utilizare;
c) regimul de gestionare;
d) tipul tranzaciilor externe;
e) formatul de prezentare, cum se poate observa i din figura 3.1.

Pagina 49 din 147

Sfera de
Fig.3.1. Tipologia documentelor deutilizare
intrare

COMUNE
SPECIFICE

a) Sfera de utilizare a documentelor de intrare permite gruparea acestora


n dou
TIPRITE
Frecvena de
NETIPRITE
categorii:
utilizare
1. Documente de intrare COMUNE, utilizate pentru nregistrarea datelor privind
procesele
tehnico-economice din activitile desfurate n toate tipurile de uniti economice,
Tipologia
Tipul
CREAREA ENTITIILOR
documentelor
indiferent
de domeniul de activitate (exemplu:
nota
de
contabilitate,
factura fiscal, stat
tranzaciilor
ACTUALIZAREA
de intrare
ENTITILOR
salarii);
2. Documente de intrare SPECIFICE, folosite pentru nregistrarea datelor ce
caracterizeaz anumite procese tehnico-economice
ramuri sau
Regimul de desfurate n cadrul unor
UZUAL
gestionare
SPECIFICAT
subramuri;
b) Frecvena de utilizare i ponderea informaiilor fixe coninute n documentele de
intrare permit gruparea acestora n dou categorii:
INDIVIDUALE
Format de
COMUNE
prezentare
1. Documente de intrare TIPRITE, caracterizate printr-o utilizare general
la nivelul
MIXTE
tuturor unitilor economice, ceea ce justific din punct de vedere economic multiplicarea lor
cu regim special (exemplu: factura, NIR, aviz de expediie);
2. Documente de intrare NETIPRITE, caracterizate printr-o utilizare special numai
la nivelul unor anumite unitii economice.
c) Regimul de gestionare a documentelor de intrare impune gruparea acestora n dou
categorii:
1. Documente de intrare cu REGIM UZUAL, sunt caracterizate printr-o folosire i o
eviden similar cu cele tiprite n vederea utilizrii generale, fr restricii exprese din punct
de vedere legal;
2. Documente de intrare cu REGIM SPECIAL, a cror gestionare, folosire i eviden
sunt impuse de reglementrile n vigoare, cu precizarea c n coninutul lor este tiprit
meniunea "Regim special".
d) Tipul tranzaciilor externe asigur gruparea documentelor de intrare n dou
categorii:

Pagina 50 din 147

1. Documente care redau starea iniial a fenomenelor i proceselor economice, prin


care se asigur cuantificarea elementelor patrimoniale ale unitii economice n momentul
lansrii n execuie a sistemului informatic;
2. Documente care reflect dinamica fenomenelor i proceselor economice ce
modific elementele patrimoniale ntr-o anumit perioad de gestiune.
Documentele de intrare din prima categorie permit constituirea iniial a coleciilor de
date n momentul lansrii n funciune a sistemului informatic. Aceste documente surprind
starea iniial a fenomenelor i proceselor economice prin intermediul valorii reale a
atributelor cu caracter convenional-constant, nregistrate prin intermediul nomenclatoarelor.
Documentele din a doua categorie permit constituirea coleciilor de date curente
(operative), n care se vor reflecta actualizrile de atribute cu caracter convenional constant
(actualizarea nomenclatoarelor), ct i dinamica fenomenelor i proceselor economice
desfurate n unitatea economic ntre dou momente aferente versiunilor succesive ale
coleciilor de date.
e) Formatul de prezentare al documentelor permite gruparea documentelor de intrare
n trei categorii:
1. Documente de intrare individuale asigur redarea denumirii i valorii atributelor
prin amplasarea acestora pe ntreaga suprafa n funcie de succesiunea logic a operaiei
economice rezultate (factura);
2. Documente de intrare comune reflect denumirile i valorile atributelor prin
ordonarea acestora sub form de tabel n cadrul cruia succesiunea atributelor este
determinat de relaiile de apartenen i incluziune dintre mulimile specifice ale atributelor;
3. Documente de intrare mixte, permit ordonarea numrului i valorii atributelor att
n format individual ct i n format comun, pentru a furniza ntr-o form eficient,
dispunerea atributelor n structura documentelor de intrare.
Documentele de intrare prezentate constituie sursa principal a tranzaciilor externe
utilizate ntr-un sistem informatic pentru gestiunea coleciilor de date, ct i sursa secundar
pentru generarea tranzaciilor interne n cadrul nucleului sistemului informatic.
Definirea intrrilor trebuie s includ toate elementele necesare realizrii ulterioare a
documentelor de ieire i s ofere soluii pentru prelucrarea datelor n sistemul informatic.
Intrrile unui sistem sunt condiionate de ieirile acestuia att pe plan logic ct i pe
plan fizic.

Pagina 51 din 147

Intrrile sistemului informatic privind activitatea de distribuie fiscal sunt culese din
documentele primare (facturi, note de intrare - recepie, documente pli, documente
ncasri), aa cum se poate vedea n figura 3.2, i introduse n ferestrele de culegere a datelor.

Note de
Pli
Comenzi
Fig. 3.2. Intrrile sistemului informatic
intrare furnizori
clieni
recepie

Facturi
clieni

ncasri
clieni

3.1.4. Definirea ieirilor sistemului informatic

ncasri
ncasri
cu
prin
numerar
banc
satisfacerea cerinelor informaionale ale structurilor organizatoricenumerar
i ale conducerii
din
banc
Pli cu
Pli
prin
Realizarea
practic
a obiectivelor
sistemului informatic se caracterizeaz prin

unitatea beneficiar, utilitatea i viabilitatea unui sistem informatic fiind determinat de


coninutul i operativitatea cu care se transmit situaiile de ieire la factorii de decizie
implicai.
Putem privi ieirile sistemului informatic din trei puncte de vedere: structural,
funcional i tipologic.
Din punct de vedere structural, ieirile sistemului informatic reprezint a treia
component din triada ce caracterizeaz structura general a oricrui tip de sistem INTRRI
- PRELUCRRI - IEIRI.
Din punct de vedere funcional, ieirile unui sistem informatic concretizeaz
obiectivele generale i specifice ale sistemului proiectat.
Din punct de vedere tipologic, ieirile sistemului informatic pot fi redate sub form
de:
a) rapoarte sintetice privind stocurile, vnzrile i urmrirea plilor i ncasrilor;
b) liste/situaii de ieire analitice privind analiza stocurilor, vnzrilor, plilor i
ncasrilor;
c) ieiri ctre alte sisteme informatice transmise prin intermediul suporturilor externe
(magnetice/optice) sau prin intermediul reelei locale de calculatoare.
Proiectarea ieirilor este un domeniu n care utilizatorul trebuie s joace un rol
important, cu toate c el are nevoie de asistena profesional a analistului de sistem care s
descrie caracteristicile operaionale ale diferitelor moduri de producere a ieirilor i s-l
asigure c cerinele lui sunt realizabile.
Pagina 52 din 147

Lucrnd mpreun, analistul i utilizatorul trebuie s defineasc urmtoarele aspecte:


- tipul ieirilor (pe ecran, listate pe hrtie, pe suport magnetic/optic);
- coninutul;
- formatul (machetele tabelelor);
- aezarea n pagin;
- frecvena;
- timpul de rspuns cerut.
Proiectarea situaiilor finale are ca rezultat ntocmirea specificaiilor de ieire, care
trebuie s conin, pentru fiecare situaie, macheta acesteia precum i detalii i indicaii
tehnice de realizare.
Pe baza cerinelor informaionale reieite din studiul i analiza sistemului existent se
vor realiza machetele de ieire care vor cuprinde titlul, date de identificare, capul de tabel,
date elementare i totalurile.
Alegerea tipului de suport fizic de ieire se face n funcie de timpul de rspuns
solicitat, amplasarea utilizatorului fa de calculator i dorina de a pstra informaiile
obinute.
n vederea definitivrii situaiilor finale s-a inut seama de o serie de considerente
practice:
- respectarea unor cerine ale factorilor de conducere privind macheta situaiei finale,
oblignd la o anumit structurare a informaiilor prezentate;
- restricii tehnice datorate performanelor tehnice ale echipamentelor precum numrul
de caractere pe rnd acceptate de monitor sau imprimant, numrul de rnduri vizibile pe un
monitor;
- elemente de eficien privind reducerea timpului calculator asumat pentru editarea
diferitelor situaii de ieire, a economiei consumabilelor;
- utilizarea monitoarelor ca suport de ieire, situaiile putnd fi obinute n timp scurt,
n regim conversaional, utilizndu-se ecrane de tip informativ, de asistare i cu informaii
propriu-zise.
Centralizator
Jurnale
Situaii
Situaii
Situaii
documente
contabile
stocuri
vnzri
ncasri
Ieirile sistemului informatic privind activitatea de distribuie sunt prezentate in figura
cumprri
plai
3.3.
NIR-uri

Jurnal de
cumprri

Balana
stocurilor

Facturi

Scadenier
pli ncas.

Cumprri

Jurnal deinformaticOferta
Fig. 3.3. Ieirile sistemului
produse
vnzri
Pli
ncasri

Vnzri

Top produse

Pagina 53 din 147

Necesar

aprovizionare

Top ageni

Fia client furnizor


Pli
ageni

3.1.5. Definirea coleciilor de date


Principalele criterii pe baza crora se pot grupa datele sunt legate de sfera de
cunoatere, de domeniul de activitate, de stabilitatea coninutului datelor i de rolul datelor n
procesul prelucrrii.
Dup sfera de cunoatere:
date primare;
indicatori tehnico-economici cu caracter operaional;
indicatori tehnico-economici cu centralizare media;
indicatori sintetici.
Dup domeniul de activitate
colecia furnizori;
colecia beneficiari;
colecia contracte;
colecia produse;
colecia repere;
colecia lucrri;
colecia personal;
colecia pli;
colecia ncasri.
Dup stabilirea datelor
colecii de date convenional-constante;
colecii de date variabile.
Clasificarea coleciilor de date convenional-constante: coleciile de date cu caracter
normativ dein 50-60% din volumul total de informaii care circul n procesul informaional
al unei uniti economice.
Principalele colecii de date cu caracter normativ:
normativele de fabricaie;
normativele tehnologice;
normativele de munc;
normativele materiale.
Dup prelucrarea datelor
Pagina 54 din 147

colecii de date de baz;


colecii de date pentru tranzacii;
colecii de date intermediare sau de lucru;
colecii de date statistice;
colecii de date istorice.
Coleciile de date ale sistemului informatic privind activitatea de distribuie sunt
prezentate in figura 3.4.

Clieni

Furnizori

Ageni

Delegai

Fig. 3.4. Coleciile de date ale sistemului informatic

Grupe
Produse

Produse

3.1.6. Alegerea modelelor economico-matematice


Modelele matematice folosite n perfecionarea

activitii

economice sunt

urmtoarele:
modele de programare liniar problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip
de modele privesc optimizarea planului de producie, repartizarea sarcinilor de producie i
folosirea optim a resurselor;
modele de programare problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de
modele sunt determinarea minimului global/local pentru o funcie real.
metodele de programare dinamic problemele economice ce se pot rezolva cu aceste
modele sunt realizarea analizei secveniale a proceselor de luare a deciziilor, rezolvarea
problemelor de nlocuire a utilajelor.
modele de teoria grafurilor problemele economice ce pot fi astfel rezolvate sunt cele
legate de determinarea drumurilor cu valoare optim, determinarea fluxului maxim;
modele de gestiune a stocurilor problemele economice ce se pot rezolva cu aceste
modele privesc optimizarea activitilor de aprovizionare, de producie i de desfacere;
modele de simulare problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt
simularea evoluiei fenomenelor i proceselor economice n funcie de caracterul lor;

Pagina 55 din 147

modele de teoria deciziilor problemele economice rezolvate n acest mod sunt legate
de fundamentarea deciziilor multidimensionare, fundamentarea deciziilor n condiii de risc i
incertitudine.
modele de ateptare problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele
privesc minimizarea timpului de ateptare concomitent cu minimizarea cheltuielilor
ocazionate de ateptare.
Avnd n vedere ieirile sistemului informatic realizat, acesta se ncadreaz n
categoria modelelor de gestiune a stocurilor.

3.1.7. Alegerea tehnologiilor de prelucrare


Tehnologiile pot fi clasificate n funcie de:
metodele, tehnicile i echipamentele utilizate;
modul n care se structureaz i se organizeaz datele pentru prelucrare;
procedeele de introducere a datelor n calculator;
metodele i tehnicile de prelucrare i de redare a rezultatelor obinute.
Din punct de vedere al performanelor tehnico-funcionale respectiv, dup timpul de
rspuns al sistemelor informatice, tehnologiile se pot diferenia n:
tehnologii cu rspuns ntrziat;
tehnologii n timp real.
Dup modul de structurare i organizare a datelor, tehnologiile de preluare automat a
datelor se clasific n:
tehnologii care utilizeaz fiierele clasice;
tehnologii care utilizeaz fiierele clasice i/sau fiiere integrate;
tehnologii care utilizeaz baze de date.
Dup locul amplasrii calculatorului electronic n raport cu punctele de generare a
datelor i cu funciile de valorificare a informaiilor obinute din prelucrare:
tehnologii pentru sisteme informatice centralizate;
tehnologii pentru sisteme informatice distribuite.
Sistemul informatic realizat se ncadreaz n urmtoarele categorii:
tehnologii n timp real;
tehnologii care utilizeaz baze de date;
tehnologii pentru sisteme informatice centralizate.
Pagina 56 din 147

3.1.8. Estimarea necesarului de resurse


Elementele determinante pentru configuraia fiecrui echipament de prelucrare sunt:
Memoria intern estimarea necesarului de memorie intern se face pe baza relaiei
de calcul M=M1+M2 unde:
M=necesarul total de memorie,
M1=necesarul de memorie pentru folosirea sistemului de operare ales,
M2=necesarul de memorie pentru execuia programelor aplicative.
Necesarul de memorie intern pentru programe aplicative este:
M2=max(Ma,Mb,. .,Mn)
Estimarea necesarului de echipamente periferice ale sistemului central de prelucrare
se realizeaz n funcie de echipamentele de intrare-ieire i de unitile de memorie extern.
Numrul echipamentelor periferice necesare se stabilete n raport de factorii:
fluxul de intrare-ieire;
volumul de date ce se cere a fi stocat n memoria extern;
modul de exploatare;
numrul de programe ce se execut n paralel.
Estimarea necesarului de personal de specialitate personalul de specialitate necesar
realizrii i exploatrii sistemului informatic se determin n raport cu volumul de munc
cerut de complexitatea proiectului i volumul de munc cerut de ntreinerea i exploatarea
sistemului informatic.
Estimarea necesarului de produse program se realizeaz:
din ansamblul de programe care nsoesc calculatorul electronic;
prin preluarea de elemente tipizate;
prin preluarea altor programe de la alte centre de informatic;
prin elaborarea softului cu eforturi proprii.

3.2. Proiectarea bazei de date


Organizarea datelor n vederea prelucrrii pe calculator este o activitate tot aa de
important ca i realizarea programelor. Cele dou componente ale unui sistem informatic:
Pagina 57 din 147

datele i programele, se gsesc ntr-o strns interdependen. Un program, orict de elaborat


i rafinat ar fi, nu va produce rezultatele scontate, dac va lucra cu o structur de date
depit. Tot aa de bine, o structur de date bine pus la punct nu va putea suplini carenele
unui program care o prelucreaz.
Trebuie fcut distincie ntre date, informaii i cunotine. Din punct de vedere al
prelucrrii pe calculator, datele sunt definite de trei elemente: un identificator, atribute i
valoare. Exemplu: cantitate (identificator), numr real i pozitiv (atribute), 50.5 (valoare).
La modul cel mai simplu, informaia este un mesaj care are caracter de noutate, altfel
spus care nltur o nedeterminare (necunoatere). Informaiile se obin n urma prelucrrii
datelor. Cunotinele reprezint informaii simple sau agregate, pe care le dobndim de-a
lungul timpului, relativ la obiecte, fenomene sau procese din lumea real. n ultimul timp se
vorbete tot mai mult de organizarea acestora n baze de cunotine.
Organizarea datelor din punct de vedere informatic are dou componente:
organizarea datelor n memoria intern a calculatorului, care cuprinde structurile de
tip: list, coad, stiv i decoad;
organizarea datelor pe memoria extern, care cuprinde structurile de tip fiier i baz
de date.
Organizarea datelor pe memoria extern a parcurs n timp mai multe stadii: fiiere,
fiiere cu legturi i a culminat cu bazele de date actuale. Majoritatea sistemelor informatice
actuale lucreaz cu baze de date.
O baz de date poate fi definit ca un ansamblu de date elementare sau structurate,
accesibile unei comuniti de utilizatori. Mai concret, o baz de date, este un ansamblu de
fiiere intercorelate, care conine nucleul de date necesare unui sistem informatic (aplicaie
informatic).
Un fiier este un ansamblu de nregistrri fizice, omogene din punct de vedere al
coninutului i al prelucrrii (figura 3.5). O nregistrare fizic este unitatea de transfer ntre
memoria intern i cea extern a calculatorului. Aceasta este format din una sau mai multe
nregistrri logice. O nregistrare logic este unitatea de prelucrare din punct de vedere al
programului utilizat. Aceasta este format dintr-un ansamblu de cmpuri, care descriu o
nregistrarea
nregistrarea
.........
nregistrarea
anumit realitate.
fizic 1
fizic 2
fizic n

Fiier
nregistrare

nregistrarea
fizic 1

nregistrarea
fizic 2

.........

Pagina 58 din 147

Cmp 1

Cmp 2

.........

Cmp n

fizic

nregistrare
logic

Fig. 3.5. Organizarea datelor n fiiere


Tipologia bazelor de date. Extinderea utilizrii tehnologiilor informaionale n
procesele operaionale i de decizie a dus la tipizarea bazelor de date n funcie de rolul lor.
La nivelul organizaiilor se pot identifica urmtoarele tipuri de baze de date:
Bazele de date operaionale stocheaz datele cu privire la principalele sisteme
operaionale din organizaie. Interdependena datelor din bazele de acest tip conduce la o
abordare structural a bazei de date la nivel organizaional. Acest aspect rezid din faptul c
bazele de date operaionale sunt legate funcional (corespunztor funciilor firmei) sau
procesual, n funcie de procesele principale care au loc n organizaie. Bazele operaionale
sunt agregate pentru a forma o baz de date la nivel organizaional. De exemplu, baza de date
de gestiune a produciei, baza de date a resurselor umane etc. Bazele de date operaionale
constituie nucleul sistemelor informaionale din organizaii.
Bazele de date pentru management stocheaz, de regul, rezultate ale prelucrrii
datelor din bazele de date operaionale i/sau din bazele de date externe.
Bazele de date multidimensionale sunt baze de date integrate, nevolatile i istorizate,
organizate pentru a ajuta n procesul de management al unei organizaii. Ele regrupeaz i
integreaz date din surse interne sau surse externe i din perioade diferite. Sursele interne
sunt constituite din bazele de date operaionale din diferite domenii de activitate, iar cele
externe sunt baze de date online sau baze de date ale altor organizaii. Timpul reprezint o
dimensiune de baz n analiza datelor, iar evoluia n timp este esenial. Nevolatilizarea se
refer la faptul c datele nu fac obiectul actualizrii, adic o interogare efectuat la momente
diferite trebuie s conduc la acelai rezultat.
Bazele de date externe pot conine date comerciale sau date statistice i pot fi accesate
online sau offline.
Dup modul de accesare, bazele de date pot fi:

Pagina 59 din 147

colective, accesate de ctre mai muli utilizatori (eventual simultan). Majoritatea


bazelor de date din organizaii sunt colective;
individuale, accesate exclusiv de ctre cel care le gestioneaz.
Dup modul de localizare, bazele de date pot fi:
locale, stocate de regul pe serverul unei reele locale de calculatoare i utilizate de
mai multe calculatoare client;
distribuite, stocate parial sau total n diferite puncte ale unei reele distribuite de
calculatoare ca, de exemplu, n cazul instituiilor bancare.
Dup tipul datelor gestionate i specificitatea lor, bazele de date pot fi:
convenionale, ce conin date alfanumerice clasice;
multimedia, ce conin date multimedia (imagini, sunete, etc.);
textuale, ce conin documente.
Privitor la arhitectura bazelor de date, ANSI (American National Standards Institute)
i SPARC (Standards Planning and Requirements Committee) au propus trei nivele:
conceptual;
logic;
fizic.
Proiectarea bazei de date se face pe aceste trei nivele ale arhitecturii.
Prima faz de proiectare se realizeaz pe nivelul conceptual. Proiectarea conceptual
const n crearea unui model conceptual al bazei de date, independent de detaliile de
implementare, de programele de aplicaie, sistem de operare, elemente hardware etc.
Proiectarea logic reprezint a doua faz de proiectare a bazei de date i const n
rafinarea modelului conceptual i transpunerea acestuia ntr-un model de date logic,
cunoscnd tipul de SGBD int (relaional, ierarhic, n reea sau orientat-obiect).
Cele dou etape sunt eseniale pentru obinerea unui model al bazei de date complet,
care s permit definirea tuturor vederilor utilizatorilor i meninerea integritii bazei de
date.
A treia etap de proiectare, proiectarea fizic a bazei de date, const n descrierea
modului de implementare a bazei de date, a structurilor de stocare n capacitatea de stocare
secundar i metodele de acces la date.

3.2.1. Nivelul conceptual (modelul conceptual)


Pagina 60 din 147

Nivelul conceptual este nivelul central care reflect datele structurate astfel nct
acestea s poat fi preluate i prelucrate.
Schema conceptual st la baza modelului conceptual care va permite definirea
proprietilor elementare ale obiectelor care intereseaz dintr-o ntreprindere (de exemplu:
model de pantof, culoare, mrime, etc.), gruparea acestora, n funcie de criterii de
Ageni

omogenitate stabilite, n scopul descrierii obiectelor lumii


reale (comanda, articole de
Nr. Agent
Nume

nclminte, livrare) i a relaiilor dintre ele (cantitatea i preul


Zon fiecrui articol livrat). Sunt
Telefon
definite regulile de care trebuie s se in seama n manipularea
datelor existente.
Comision

Aadar, prin modelarea conceptual a datelor se urmrete construirea unui model al


Prin
datelor careSes asigure transpunerea
exact a realitii din domeniul analizat, fr a lua n
ntocmesc

intermediul

Delegai

considerare cerinele specifice unui model de organizareNr.a Delegat


datelor (cum este modelul
Nume

Serie cerinele
BI
relaional), criteriile de calitate privind organizarea datelor,
nefuncionale ale
Numr BI

Teri
sistemului
i criteriile de performan privind stocarea i accesarea
Eliberat datelor. n acest sens, se
Nr. ter

CNP

construiete
Denumire diagrama entitate-relaie, care evideniaz entitile
Mijl.de
de date
transp.din sistem, atributele
Adres

acestora,
precum i legturile dintre entiti. Modul n careNr.mj.
vor de
fi transp.
implementate legturile
Jude
Cod fiscal

dintre
entiti, de exemplu, nu intereseaz n acest moment, atenia fiind ndreptat doar spre
Reg.Com.

Produse
Nr. Produs
Banc
Denumire
TelefonCerinele informaionale ale sistemului informatic
conceput sunt urmtoarele: Grupe
pentru
Descriere
Produse
Fax
Comenzi
Imagine
Nr. grup
teri
(clieni sau furnizori)
se ntocmesc documente UM
i comenzi de mrfuri prin intermediul
Email
Nr. Comand
Care
aparin
Denumire
Conin
Web
Data
Pre intrare
Descriere
unor
ageni i a unor
delegai.
Comenzile
au
un
anumit
coninut
reprezentat
printr-o
anume
Cantitate
Tip ter
Data Scadent
Pre vnzare
Imagine
Pre
Zile scaden
Facturat
Adaos
cantitate
comandat
a
unor
produse
care
aparin
unor
grupe
de
produse.
Documentele
pot Limit
fi
Stoc
Rabat
Credit Curent
Valoare fr TVA
Stoc Final
Pre real
TVA
Stoc Limit
deCredit
mai Maxim
multe feluri
(facturi, NIR-uri, documente
ncasri,
documente pli). Ele pot conine
Suma
Cont bancar i descrierea lor.
identificarea

cantitile unor produse care aparin grupelor de produse i totodat genereaz o micare a

plilor (creeaz oDocumente


crean/datorie, terge
o crean/datorie). Produsele aparin unor grupe de
Conin
Nr. Document
Cantitate
Numristoric
intern al achiziiilor
produse, au un anumit
necesar descrcrii gestiunii i au un anumit pre
Pre
Serie
Rabat achiziiei
Istoric
Fixare
pre
de vnzare care poate
sauintrri
ulterior. Modelul
conceptual
al
Data fi fixat n momentul
Pre real
Nr.Doc.Intrare
Denumire produs
Data Scadent
Tip
datelor este prezentat
n figura 3.6.
Pre intrare
Cantitate
Observaie
Cantitate
Pre intrare vechi
Dat facturare
PV Fixat
Adaos vechi
Or facturare
Pre vnzare vechi
Valoare fr TVA
Micri
Pre intrare nou
TVA
pli
Adaos nou
Suma
Suma
Pre vnzare nou
Rest de plat

Fig. 3.6. Modelul conceptual al datelor


Tip Document
Nr. Tip
Denumire
Tip document
Contor
Serie
Observaie

Pagina 61 din 147

3.2.2. Nivelul logic (modelul relaional)


Proiectarea logic presupune organizarea datelor n tabele i coloane, conform
regulilor modelului relaional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor).
Proiectarea logic a bazei de date presupune transformarea modelului conceptual al datelor
prin aplicarea regulilor i conceptelor specifice modelului relaional i a criteriilor de calitate
aplicabile modelului logic al datelor, aspecte ignorate n etapa modelrii conceptuale. Scopul
urmrit const n obinerea unui model relaional pur, adic neafectat de cerinele
nefuncionale i cele de performan n accesarea datelor, nici de facilitile oferite de diferite
SGBD-uri existente pe pia. Toate aceste aspecte sunt nglobate n etapa proiectrii fizice a
bazei de date.
Principalele criterii de calitate utilizate n evaluarea modelului logic al datelor sunt:
Completitudine. Modelul logic trebuie s conin toate datele necesare prelucrrilor i
obinerii ieirilor din sistem.
Neredundan. Redundana datelor genereaz probleme privind integritatea datelor i
solicit procese suplimentare pentru ntreinerea datelor (vor trebui actualizate toate copiile
existente pentru o dat). De aceea, modelul logic trebuie s fie format dintr-un set de tabele
normalizate.
Reutilizabilitate. Schema logic a bazei de date trebuie conceput astfel nct ea s
satisfac nu doar cerinele anticipate ale sistemului ci i cele ale altor poteniali utilizatori sau
eventualele cerine viitoare care apar inevitabil. Dac datele sunt organizate avnd n minte
doar cerinele actuale, atunci reorganizarea datelor determinat de apariia unor noi cerine
funcionale va fi foarte costisitoare.
Stabilitate i flexibilitate. Aceste criterii vizeaz uurina adaptrii bazei de date la
modificrile ulterioare ale cerinelor sistemului. Un model al datelor este considerat stabil
dac eventualele modificri ale cerinelor funcionale nu determin modificarea sa. Schema
bazei de date va fi considerat mai stabil sau mai puin stabil n funcie de amploarea
modificrilor generate de schimbarea cerinelor. Flexibilitatea unui model al datelor este dat
de uurina extinderii sale pentru nglobarea noilor cerine cu impact minim asupra structurii
existente.
Simplitate i elegan. Modelul logic al datelor trebuie s ofere o clasificare natural
i elegant a datelor. De exemplu, este inadecvat existena tabelelor Furnizor i Client att
timp ct unii parteneri de afaceri pot fi att furnizori, ct i clieni. Aceeai situaie poate

Pagina 62 din 147

aprea n cazul facturilor, fiind neelegant conceperea a dou tabele, una pentru facturi emise
i alta pentru facturi primite.
Modelul relaional al datelor corespunztor sistemului informatic realizat este
prezentat n figura 3.7.
Teri

ID_Tert, Tert, Adresa, Judet, CodFiscal, RegCom, ContBancar, Banca,


Telefon, Fax, Email, Web, Flags, ZileScadenta, ID_Agent, CreditCurent,
CreditMaxim
ID_Agent, Agent, Zona, Numar telefon, Comision1, Termen ncasare1,

Ageni

Comision2, Termen ncasare2, Comision3, Termen ncasare3,


Delegai

Comision4, Termen ncasare4


ID_Delegat, Delegat, SerieBI, NrBI, Eliberat, CNP, MijlDeTransp,

Comenzi

NrMijlDeTransp
ID_Comanda, Data, ID_Tert, ID_Agent, ValoareFaraTVA, TVA, Suma,

Documente

Facturata, Data Scadenta


ID_Document, Data, Numar, Serie, ID_Tert, ID_TipDocument,
ID_Agent, Observatie, ID_Delegat, DataFactuare, Ora Facturare,

Tip documente

ValoareFaraTVA, TVA, Suma, RestPlata, Data Scadenta


ID_TipDocument, DenumireDocument, TipDocument, Contor, Serie,

Linii comenzi

Observatie
ID_Miscare, ID_Comanda, ID_Grupa, ID_Produs, Pret, RabatProdus,

Micri stocuri

PretReal, Cantitate
ID_Miscare, ID_Document, ID_Grupa, ID_Produs, NumarIntern, Pret,

Micri pli
Nomenclator produse

Rabat Produs, PretReal, Cantitate, Tip


ID_MiscarePlata, Suma, ID_Document, ID_RefDoc
ID_Produs, DenumireProdus, DescriereProdus, ID_Grupa, Imagine,

Grupe produse
Stocuri
Fixare pre vnzare

UM, PretIntrare, PretVanzare, Adaos, StocFinal, StocLimita


ID_Grupa, Grupa, Descriere, Imagine Grupa
ID_Miscare, ID_Produs, Numar, Pret, Cantitate, PVFixat
ID_Produs, ID_Grupa, Denumire Produs, Cantitate, Pret Intrare Vechi,
Adaos Vechi, Pret Vanzare Vechi, Pret Intrare Nou, Adaos Nou, Pret
Vanzare Nou

Fig. 3.6. Modelul relaional al datelor


Structurarea datelor n fiiere este o operaie de definire a structurilor logice, de
descriere a coninutului informaional pe articole. Structurarea logic se prezint ca un ir de
caractere constituit prin concatenarea mai multor elemente informaionale.
Pagina 63 din 147

Proiectarea structurilor logice const n stabilirea elementelor informaionale care


compun articole inndu-se seama de coninutul real al intrrilor informaionale, de rolul
fiecrui fiier n procesul prelucrrii. Structura datelor din fiier implic definirea coninutului
informaional al articolelor.
Prin precizarea caracteristicilor logice de utilizare analistul stabilete caracteristicile
descriptive specifice datelor i modul lor de existen i utilizare.
Caracteristica logic a elementului informaional
Atribut posibil
Natura datelor
Numeric-alfanumeric-alfabetic
Tipul datelor
ntreg-real-complex
Precizia datelor
Simpl-dubl-extins
Mrimea datelor
n caractere
Factorul de repetitivitate
n operaii
Caracteristica principal pe baza creia se stabilete formatul articolelor este factorul
de repetitivitate al anumitor elemente informaionale din structur. Indicatorii de activitate ai
fiierelor sunt obligatoriu de definit i respectat deoarece nivelul lor este o condiie esenial a
realizrii urmtoarelor operaii:
stabilirea necesarului de suporturi tehnice de date;
estimarea duratelor de exploatare a fiierelor;
planificarea operaiilor de culegere i control.
Indicatori pentru fiiere cei mai reprezentativi indicatori folosii pentru gestiunea
datelor a cror nivele maxime trebuie estimate la momentul proiectrii logice sunt:
n (numrul de articole estimate n perioadele de vrf din activitate)
ns (numrul de articole terse la momentul actualizrii unui fiier)
na (numrul de articole noi adugate la momentul actualizrii unui fiier)
ne (numrul de articole exploatate la momentul unei prelucrri automate)
nm (numrul de articole modificate la momentul actualizrii unui fiier)
Un indicator utilizat frecvent pentru caracterizarea stabilitii n timp, stabilitate
specific pentru fiecare tip de colecie n parte este ponderea (m) a articolelor actualizate ntro perioad de timp.
Pentru caracterizarea modului de utilizare al articolelor din fiier, n procesul
prelucrrii, se poate calcula indicele de utilizare al articolelor din fiier (Iu)
Descrierea structurii coleciei de tabele din aplicaia realizat este relevat n figurile
3.7.- 3.19.

Pagina 64 din 147

Cmp

Explicaie

Tip

1
ID_Tert

2
Cheia primar a tabelei

3
4
AutoNumbe Long

e
5
-

Denumirea terului
Adresa terului
Judeul de care aparine terul
Codul fiscal al terului
Nr. de nreg. la Reg.Com. al terului
Contul Bancar la terului
Banca cu care lucreaz terul
Telefonul terului
Fax-ul terului
Adresa de e-mail a terului
Web-ul terului
Tipul terului respectiv client,

r
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Hyperlink
Hyperlink
Number

Tert
Adresa
Jude
CodFiscal
RegCom
ContBancar
Banca
Telefon
Fax
E-mail
Web
Flags

furnizor sau client/furnizor (ia


ZileScadenta

valorile 1,2 i 3)
Termenul de plat cu care se lucreaz

Lungime

Integer
50
50
50
50
50
50
50
50
50
Long

Zecimal

Integer
Number

Long

ID_Agent

pentru respectivul ter


ID_ul agentului care se ocup n mod

Number

Integer
Long

CreditCurent
CreditMaxim

uzual de terul respectiv


Creditul curent al terului
Creditul maxim care poate fi acceptat

Number
Number

Integer
Double
Double

2
2

Lungime

Zecimal

pentru terul respectiv


Fig.3.7. Structura tabelei tbl_Terti

Cmp

Explicaie

Tip

1
ID_Agent

2
Cheie primar a tabelei

3
4
AutoNumbe Long

e
5
-

Agent
Zona
Numr telefon
Comision 1

Numele agentului
Zona pe care acioneaz
Numrul de telefon al agentului
Valoarea comisionului care se aplic

r
Text
Text
Text
Number

Integer
50
50
50
Double

Number

Long

ncasrilor ce nu depesc termenul


Termen ncasare

de ncasare 1
Termenul maxim de ncasare pentru
Pagina 65 din 147

1
Comision 2

care se aplic comisionul 1


Valoarea comisionului care se aplic

Number

Integer
Double

Number

Long

Number

Integer
Double

Termen ncasare

de ncasare 3
Termenul maxim de ncasare pentru

Number

Long

3
Comision 4

care se aplic comisionul 3


Valoarea comisionului care se aplic

Number

Integer
Double

Number

Long

ncasrilor ce nu depesc termenul


Termen ncasare

de ncasare 2
Termenul maxim de ncasare pentru

2
Comision 3

care se aplic comisionul 2


Valoarea comisionului care se aplic
ncasrilor ce nu depesc termenul

ncasrilor ce nu depesc termenul


Termen ncasare
4

de ncasare 4
Termenul maxim de ncasare pentru

care se aplic comisionul 4


Fig.3.8. Structura tabelei tbl_Agenti

Integer

Cmp

Explicaie

Tip

1
ID_Delegat

2
Cheia primar a tabelei

3
4
AutoNumbe Long

e
5
-

Numele delegatului
Seria BI a delegatului
Numrul BI al delegatului

r
Text
Text
Number

Integer
50
50
Long

Text
Text
Text

Integer
50
13
50

Text

50

Tip

Lungime

Zecimal

Delegat
SerieBI
NrBI
Eliberat
CNP
MijlDeTransp

Unitatea emitent a BI
CNP-ul delegatului
Tipul mijlocului de transport folosit

Lungime

Zecimal

de delegat pentru livrare (exemplu:


NrMijlDeTransp

auto)
Numrul mijlocului de transport

folosit de delegat pentru livrare


Fig.3.9. Structura tabelei tbl_Delegati

Cmp

Explicaie

Pagina 66 din 147

1
ID_Comanda

2
Cheia primar a tabelei

3
4
AutoNumbe Long

e
5
-

Data
ID_Tert

Data comenzii
ID-ul terului de la care s-a luat

r
Date/Time
Number

Integer
Long

ID_Agent

comanda de marf
ID-ul agentului care a luat comanda

Number

Integer
Long

ValoareFaraTVA
TVA
Suma
Facturata

Valoarea fr TVA a comenzii


Valoarea TVA-ului
Suma total a comenzii
Yes n cazul n care comanda s-a

Number
Number
Number
Yes/No

Integer
Double
Double
Double
-

2
2
2
-

Data Scadenta

facturat i No n caz contrar


Data la care terul se oblig s achite

Date/Time

Tip

Lungime

Zecimal

marfa ce i se va livra
Fig.3.10. Structura tabelei tbl_Comenzi

Cmp

Explicaie

1
ID_Document

2
Cheia primar a tabelei

3
4
AutoNumbe Long

e
5
-

Data
Numr

Data documentului
Numrul intern al documentului

r
Date/Time
Number

Integer
Long

0
0

Serie

Seria documentului

Number

Integer
Long

ID_Tert

ID-ul terului pentru care s-a ntocmit

Number

Integer
Long

ID_TipDocument

documentul
ID-ul tipului de document

Number

Integer
Long

ID_Agent

corespunztor
ID_ul agentului care a mediatizat

Number

Integer
Long

vnzarea sau ncasarea (dac este

Integer

Observatie
ID_Delegat

cazul)
Observaia ce apare pe document
ID_ul delegatului ce face livrarea

Text
Number

255
Long

DataFacturare

(dac este cazul)


Data n care se emite factura (doar

Date/Time

Integer
-

Pagina 67 din 147

OraFacturare

pentru facturi)
Ora la care se emite factura (doar

Date/Time

ValoareFaraTVA

pentru facturi)
Valoarea fr TVA a documentului

Number

Double

TVA
Suma
RestPlata

(dac este cazul)


Valoarea TVA-ului (dac este cazul)
Valoarea total a documentului
Restul de Plat (doar pentru facturi i

Number
Number
Number

Double
Double
Double

2
2
2

DataScadenta

NIR-uri)
Data la care clientul se oblig s

Date/Time

Tip

Lungime

Zecimal

achite marfa livrat (pentru facturi) i


cea la care firma trebuie s achite
marfa recepionat (pentru NIR-uri)
Fig.3.11. Structura tabelei tbl_Documente

Cmp

Explicaie

1
ID_Miscare

2
Cheia primar a tabelei

3
4
AutoNumbe Long

e
5
-

ID_Grupa

ID-ul grupei de care aparine

r
Number

Integer
Long

ID_Produs

produsul din cuprinsul comenzii


ID-ul produsului din cuprinsul

Number

Integer
Long

Pret
RabatProdus

comenzii
Preul de vnzare al produsului
Rabatul aplicat asupra preului de

Number
Number

Integer
Double
Double

2
2

PretReal
Cantitate

vnzare al produsului
Preul real de vnzare al produsului
Cantitatea comandat din produsul

Number
Number

Double
Long

2
0

ID_Comanda

respectiv
ID-ul comenzii din cuprinsul creia

Number

Integer
Long

face parte linia respectiv


Fig.3.12. Structura tabelei tbl_LiniiComenzi

Cmp
1

Explicaie

Integer

Tip

Pagina 68 din 147

Lungime

Zecimal

e
5

ID_Miscare

Cheia primar a tabelei

AutoNumbe Long

ID_Grupa

ID-ul grupei de care aparine

r
Number

Integer
Long

ID_Produs

produsul din cuprinsul documentului


ID-ul produsului din cuprinsul

Number

Integer
Long

Numar Intern

documentului
Numrul intern al documentului de

Number

Integer
Long

Pret

intrare/ieire
Preul de intrare/vnzare al

Number

Integer
Double

RabatProdus

produsului
Rabatul aplicat asupra preului de

Number

Double

PreReal

intrare/vnzare al produsului
Preul real de intrare/vnzare al

Number

Double

Cantitate

produsului
Cantitatea intrat/ieit din produsul

Number

Long

ID_Document

respectiv
ID-ul documentului din cuprinsul

Number

Integer
Long

Yes/No

Integer
-

Lungime

Zecimal

Tip

cruia face parte linia respectiv


Yes pentru intrri i No pentru ieiri
Fig.3.13. Structura tabelei tbl_MiscariStocuri

Cmp

Explicaie

Tip

1
ID_MiscarePlata

2
Cheia primar a tabelei

3
4
AutoNumbe Long

e
5
-

Suma

Suma ce a creat obligaie de plat

r
Number

Integer
Double

Number

Long

sau un drept de crean sau care a


ters o obligaie de plat sau un
ID_Document

drept de crean
ID-ul documentului ce a creat
obligaie de plat sau un drept de

Integer

crean sau care a ters o obligaie


ID_RefDoc

de plat sau un drept de crean


ID-ul documentului la care se refer Number

plata sau ncasarea


Fig.3.14. Structura tabelei tbl_MiscariPlati

Pagina 69 din 147

Long
Integer

Cmp

Explicaie

Tip

Lungime

Zecimal

3
4
AutoNumbe Long

e
5
-

DenumireDocumen Denumirea documentului

r
Text

Integer
50

t
TipDocument
Contor

Text
Number

50
Long

0
0

1
ID_TipDocument

2
Cheia primar a tabelei

Tipul documentului (FC, NIR, etc.)


Numrul intern al documentului

Observatie

Observaia uzual pentru

Text

Integer
255

Serie

respectivul tip de document


Seria documentului

Number

Long
Integer

Fig.3.15. Structura tabelei tbl_TipDocumente

Cmp

Explicaie

Tip

Lungime

Zecimal
e
5
-

1
ID_Produs

2
Cheia primar a tabelei

3
4
AutoNumbe Long

DenumireProdus
DescriereProdus
ID_Grupa

Denumirea produsului
Descrierea produsului
ID-ul grupei de care aparine

r
Text
Text
Number

Integer
50
50
Long

Imagine
UM
PretIntrare

produsul
Imaginea produsului
Unitatea de msur a produsului
Ultimul pre de intrare al

OLE Object
Text
Number

Integer
50
Double

PretVanzare

produsului
Ultimul pre de vnzare al

Number

Double

Adaos
StocFinal

produsului
Ultimul adaos practicat
Stocul actual (produsele sunt

Number
Number

Double
Long

2
0

grupate indiferent de intrare, apar si


StocLimita

cele cu stoc 0)
Stocul limit al produsului

Integer
Number

Long
Integer

Pagina 70 din 147

Fig.3.16. Structura tabelei tbl_NomenclatorProduse

Cmp

Explicaie

1
ID_Grupa

Tip

2
Cheia primar a tabelei

Grupa
Denumirea grupei
Descriere
Descrierea grupei
Imagine Grupa
Imaginea grupei
Fig.3.17. Structura tabelei tbl_GrupeProduse
Cmp

Explicaie

Lungime

3
4
AutoNumbe Long

Zecimal
e
5
-

r
Text
Text
OLE Object

Integer
50
153
-

Tip

Lungime

Zecima

1
ID_Produs

2
ID-ul produsului cruia i se fixeaz

3
Number

4
Long

le
5
0

DenumireProdus

preul de vnzare
Denumirea produsului cruia i se

Text

Integer
50

Cantitate

fixeaz preul de vnzare


Cantitatea pentru care se fixeaz

Number

Long

PretIntrareVechi
AdaosVechi
PretVanzareVechi
PretIntrareNou
AdaosNou
PretVanzareNou
ID_Grupa

preul de vnzare
Preul de intrare anterior
Adaosul anterior
Preul de vnzare anterior
Preul de intrare actual
Adaosul actual
Preul de vnzare actual
ID-ul grupei de care aparine

Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number

Integer
Double
Double
Double
Double
Double
Double
Long

2
2
2
2
2
2
0

produsul cruia i se fixeaz preul

Integer

de vnzare
Fig.3.18. Structura tabelei tbl_FixarePretVanzare

Cmp

Explicaie

Tip

Lungime

Zecimal

1
ID_Micare

2
ID-ul micrii conform

3
Number

4
Long Integer

e
5
0

ID_Produs

creia a intrat produsul


ID-ul produsului intrat

Number

Long Integer

Pagina 71 din 147

Numar

Numrul intern al

Number

Long Integer

Pre

documentului de intrare
Preul de intrare al

Number

Double

Cantitate

produsului
Cantitatea intrat n funcie

Number

Long Integer

PVFixat

de achiziie
Yes n cazul n care i s-a

Yes/No

fixat preul de vnzare i No


n caz contrar
Fig.3.19. Structura tabelei tbl_Stocuri

3.2.3. Nivelul fizic (modelul fizic)


Modelul fizic al datelor, rezultat n urma proiectrii fizice, este invizibil utilizatorilor.
El specific modul de stocare fizic i accesare a datelor, utiliznd facilitile oferite de un
anumit SGBD. De exemplu, date din tabele diferite pot fi stocate fizic mpreun pentru a
putea fi transferate n memoria calculatorului printr-o singur operaiune. Luarea n
considerare a acestor aspecte implic alterarea modelului logic (adic a modelului
relaional pur), presupunnd uneori prejudicierea aspectelor calitative amintite anterior.
Soluia ideal ar presupune obinerea performanelor cerute n condiiile pstrrii aspectelor
calitative ale modelului logic.
Obiectivul principal al proiectrii fizice const n optimizarea performanelor bazei de
date n ce privete stocarea fizic i accesul la date. n unele situaii timpii de acces cerui pot
fi obinui prin intermediul indecilor ns, de multe ori este necesar modificarea structurii
logice a datelor prin procesul denormalizrii. Dac la proiectarea schemei logice s-a urmrit
prezervarea integritii datelor prin procesul de normalizare, acum poate deveni necesar
introducerea unui anumit nivel de redundan a datelor sau introducerii n schema bazei de
date a cmpurilor calculate. Principala provocare const n gsirea compromisului optim ntre
uurina pstrrii integritii datelor i performanele bazei de date. Denormalizarea implic
selectarea proceselor dominante (interogare i actualizare a datelor) pe baza frecvenei,
volumului de date i prioritii acestora, evaluarea costurilor totale ale operaiunilor de
actualizare, interogare i stocare a datelor, precum i evaluarea efectelor determinate de
pierderea integritii datelor.

Pagina 72 din 147

De asemenea, la proiectarea fizic vor fi luate n considerare i facilitile oferite de


SGBD-ul ales. Diferenele dintre diferite SGBD-uri se refer adesea la tipurile de date
suportate, reprezentarea sau nu a relaiilor dintre clase i subclase, implementarea relaiilor
recursive.
Prin urmare, schema logic a bazei de date poate diferi, mai mult sau mai puin, de
schema fizic a bazei de date.
Structura bazei de date reprezint un model al datelor exprimat n concepte specifice
unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei
de date s reprezinte transpunerea modelelor conceptuale n termenii unui model al datelor
suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, reea, relaional, funcional.
Determinarea legturilor dintre coleciile de date i a modului de reprezentare a
acestora se realizeaz pe baza legturilor naturale dintre obiectele descrise cu ajutorul
entitilor identificate. Presupunem entitile gestiuni i materiale, relaiile dintre entiti
pot fi de 3 tipuri:
Relaii de tipul unu la unu atunci cnd ntr-o gestiune se poate afla un singur
material iar un material aparine unei singure gestiuni;
Relaii de tipul unu la muli atunci cnd ntr-o gestiune se pot afla unul sau mai
multe materiale, iar un material aparine unei singure gestiuni.
Relaii de tipul muli la multi atunci cnd ntr-o gestiune se pot afla unul sau mai
multe materiale, iar un material poate aparine uneia sau mai multor gestiuni.
Pentru entitile gestiuni i materiale, pot exista gestiuni care nu dein nici un
material, reprezentnd gestiunile de produse finite dar nu poate exista un material care s nu
aparin nici unei gestiuni.
n aceast etap a proiectrii sistemului informatic adecvat firmei de distribuie, au
fost transformate relaiile de baz identificate n modelul logic avnd n vedere caracteristicile
SGBD-ului utilizat i s-a ntocmit documentaia referitoare la proiectarea relaiilor de baz
pentru respectivul SGBD.
SGBD-ul utilizat este MS Access care permite crearea de tabele, formulare, rapoarte
i interogri pentru aplicaii BD personalizate, rulate pe un singur calculator sau ntr-o reea
de calculatoare cu utilizatori multipli.
Tabelele corespunztoare modelului relaional din Microsoft Access sunt prezentate n
figura 3.20.

Pagina 73 din 147

Fig. 3.20. Modelul fizic al datelor

3.3. Proiectarea formularelor


ntr-o baz de date se pstreaz structurat sub form de tabele un mare volum de
informaie. Prin programe se asigur crearea i actualizarea nregistrrilor din tabele folosind
proceduri activitate prin comenzi procedurale, prin meniuri sau prin interfee grafice.
Interfaa grafic, este un termen cu neles larg care se refer la toate tipurile de
comunicare vizual ntre un program i utilizatorii si. Interfaa cu utilizatorul se refer nu
numai la ceea ce utilizatorul vede pe ecran ci la toate mecanismele de comunicare ntre acesta
i program. Interfaa pentru utilizator este poate cea mai important parte a aplicaiei
deoarece este cea care se vede cel mai mult. Pentru utilizatori, interfaa este aplicaia nsi,

Pagina 74 din 147

unii nefiind nici mcar contieni de codul care este executat n spatele interfeei. Nu are
importan ct de mult timp i efort este consumat pentru scrierea i optimizarea codului,
fiabilitatea aplicaiei st n interfa.
Interfaa principal ntre utilizator i o aplicaie este reprezentat de ctre formulare,
acestea fiind machete (ferestre) folosite n scopul adugrii, modificrii, tergerii sau
consultrii datelor n/din tabelele bazei de date. Introducerea datelor direct ntr-un tabel
prezint un dezavantaj n cadrul unor baze de date cu multe cmpuri deoarece introducerea
datelor ar deveni mult mai complex i urmrirea nregistrrilor din cmpuri ar deveni mult
mai dificil. Folosirea formularelor uureaz mult munca i ajut la o mai mare flexibilitate n
gestionarea datelor.
Utilizarea formularelor prezint urmtoarele avantaje:
Interfa prietenoas - realizat cu ajutorul diferitelor controale;
Posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul
tabelelor;
Posibilitatea actualizrii mai multor tabele printr-un singur formular.
n cadrul unei aplicaii, formularele pot ndeplini mai multe funcii:
Afiarea i editarea datelor. Aceasta este cea mai des ntlnit form de utilizare a
formularului. De fapt, formularul permite afiarea datelor n forma dorit de proiectantul
aplicaiei. De asemenea, datele afiate n cadrul formularelor pot fi modificate sau terse.
Controlul operaiilor realizate de aplicaie. Se pot proiecta formulare care, mpreun
cu anumite comenzi sau coduri, s realizeze afiarea automat a anumitor date sau executarea
automat a unui ir de operaii cum ar fi deschiderea unui subformular dintr-un formular.
Introducerea de date
Afiarea de mesaje. Formularele pot afia informaii privind modul n care aplicaia
poate fi utilizat sau despre operaiile ce urmeaz a fi executate.
Tiprirea informaiilor. Chiar dac mai rar, formularele pot fi totui folosite i pentru
tiprirea de informaii la imprimant.
Pagina 75 din 147

n principiu, crearea unui formular presupune urmtoarele lucruri:


Crearea unei suprafee de afiare (cum ar fi o fereastr) pe care vor fi aezate
obiectele grafice care servesc la comunicarea cu utilizatorul (butoane, controale de editare,
texte, etc.);
Crearea i aezarea obiectelor grafice pe suprafaa de afiare n poziiile
corespunztoare;
Definirea unor aciuni care trebuie s se execute n momentul n care utilizatorul
interacioneaz cu obiectele grafice ale aplicaiei;
"Ascultarea" evenimentelor generate de obiecte n momentul interaciunii cu
utilizatorul i executarea aciunilor corespunztoare aa cum au fost ele definite. Deoarece
interfaa grafic servete interaciunii cu utilizatorul, de cele mai multe ori programul trebuie
s fac o anumit prelucrare n momentul n care utilizatorul a efectuat o aciune i, prin
urmare, obiectele grafice trebuie s genereze evenimente n funcie de aciunea pe care au
suferit-o (aciune transmis de la tastatura, mouse, etc.).
n faza de proiectare a interfeelor s-au identificat principalele formulare care sunt
necesare pentru sistemul informatic pentru activitatea de distribuie astfel nct utilizatorii s
poat folosi cu uurin opiunile aplicaiei. n figurile 3.21. - 3.32. sunt prezentate
principalele formulare ale aplicaiei cu informaiile pe care acestea trebuie s le conin, n
funcie de cerinele utilizatorului final.

Denumirea agentului
Fig. 3.21. Structura formularului de actualizare a agenilor
Numrul de Ter
telefon al acestuia
Adres

Jude

Zona pe care activeaz


Denumirea delegatului
Cod Fiscal

Nr.nreg. la Reg.Com

Fig. 3.22.
Structura
formularului
de actualizareTermenul
a delegailor
Valoarea
procentual
a comisionului1
maxim de ncasare1
Seria i numrul de buletin
Unitatea care a eliberat actul de identitate
Cont bancar
Banca
Telefon
Fax
Valoarea procentual a comisionului2 Termenul maxim de ncasare2
Codul numeric personal
Email
Web
Zile scaden
Agent
Valoarea procentual a comisionului3 Termenul maxim de ncasare3
Pagina 76 din 147Numrul
Mijlocul
de transport
de
transport
Valoarea
a comisionului4
Termenul
maxim
declient/furnizor)
ncasare4
Credit
curent procentual
Credit maxim
Tipul terului
(client,mijlocului
furnizor,

Fig. 3.23. Structura formularului de actualizare a terului


Tipul documentului

Denumirea documentului

Numrul intern
Seria
Observaia
Fig. 3.24. Structura formularului de actualizare a documentelor
Denumirea grupei
Descrierea grupei
Fig. 3.25. Structura formularului de actualizare a grupelor de produse
Imaginea grupei
Denumirea produsului
produsului
Fig. 3.26. Structura formularuluiDescrierea
de actualizare
a produselor

Furnizorul

Grupa de care aparine


Data Nir-ului

Data scadent

Imaginea produsului
Numrulformularului
Intern al Nir-ului
documentului nsoitor
Fig. 3.27. Structura
de nregistrareSeria
a Nir-urilor
Stocul limit
Unitatea de msur
Clientul
Agentul
Data comenzii
Data scadent
Cuprinsul Nir-ului:
Denumirea produselor primite | Cantitatea primit | Preul | Rabatul |
Vizualizarea
imaginilor
produselor i a caracteristicilor acestora pentru
Valoarea fr
TVA | TVA
a putea fi ofertate de ctre ageni direct din opiunea Comenzi
Fig. 3.28. Structura formularului de nregistrare a comenzilor
Valoarea fr TVA
Valoarea
Valoarea total a
Cuprinsul
comenzii:
a Nir-ului
TVA - ului
Nir-ului
Denumirea produselor comandate | Cantitatea comandat | Preul |
Clientul
Data facturii
Data scadent
Rabatul
| Valoarea frAgentul
TVA | TVA
Fig. 3.29. Structura formularului de nregistrare a facturilor
Numrul
Seria Valoarea Delegatul Valoarea
Datatotal
i oraa
Valoarea
fr TVA
facturii
facturii TVA - ului
facturrii
a comenzii
comenzii
Clientul
Agentul
Data ncasrii
Furnizorul
Data
plii n cazul n care
Observaia ce trebuie
s apar n
Numrul
comenzii
cuprinsul facturii
a fost nregistrat anterior
de
Seria
documentului
Tipul ncasrii
Fig. 3.30.Numrul
Structuradoc.
formularului
de nregistrare
a ncasrilor
Numrul ncasare
doc. de plat
Seria de
documentului
plii
ncasare de
(casTipul
/ banc)
Cuprinsul facturii:
plat
(cas / banc)
Denumirea produselor vndute | Cantitatea vndut | Preul | Rabatul |
Cuprinsul
documentului
Valoarea fr
TVA | TVAde ncasare:
Numrul
i seria facturilor
din care s-a ncasat | Data facturii ncasate |
Cuprinsul
documentului
de plat:
Valoarea
facturii
|
Restul
de
Numrul i seria facturilor din ncasat
care s-a| Suma
pltit ncasat
| Data facturii pltite | Valoarea
Valoarea
fr
TVA
Valoarea
Fig.facturii
3.31. Structura
formularului
de
nregistrare
a
plilor Valoarea total a
| Restul de plat | Suma achitat
a facturii
TVA - ului
facturii
Valoarea documentului de ncasare
Pagina 77 din 147

Valoarea documentului de plat

Denumirea produselor pentru care se fixeaz sau schimb preul


Fig. 3.32. Structura formularului de fixare / schimbare a preurilor
Cantitatea pentru care se fixeaz / schimb preul de vnzare
n afara formularelor prezentate, aplicaia necesit i folosirea altor formulare cu
Preul
vechi
vechi
Preul
de vnzare
vechidate n
ajutorul crora
vordefiintrare
introdui
parametriiAdaosul
de filtrare
utilizai pentru
afiarea
anumitor
rapoarte.
Preul de intrare
nou

Adaosul nou

Preul de vnzare
nou

3.4. Proiectarea rapoartelor


Rapoartele sunt produse finale ale aplicaiilor cu baze de date. Ele sunt obiecte ce se
folosesc la afiarea/tiprirea datelor din tabele sau interogri. Spre deosebire de formulare,
datele aflate n rapoarte nu sunt editabile.
Cele mai multe rapoarte au o form excelent de prezentare, cnd se apeleaz la
instrumentele grafice. Cantiti mari de date pot fi condensate n cteva pagini de rapoarte
grafice, ce pot fi mult mai uor interpretate dect rapoartele cu coloane. Pachetele de
programe moderne au o multitudine de faciliti de lucru n mod grafic.
Rapoartele pot fi clasificate dup mai multe criterii:
Dup sursa de date:
Rapoarte legate conin date furnizate de o tabel sau o interogare;
Rapoarte nelegate nu sunt ataate unor surse de date i sunt, de obicei, folosite drept
containere pentru subrapoarte construite pe tabele/interogri ntre care nu au fost definite
relaii;
Dup forma de afiare:
Rapoarte de tip Columnar afieaz datele unei nregistrri pe o singur coloan;
Rapoarte de tip Tabular afieaz fiecare cmp n coloan distinct;
Rapoarte de tip Chart conin diferite tipuri de grafice (2D, 3D)
n funcie de momentul elaborrii rapoartelor:

Pagina 78 din 147

Rapoarte programate (la termen) au un coninut predeterminat i formatul lor este


dinainte stabilit; aici se ncadreaz rapoartele realizate lunar pentru fiecare compartiment,
analizele sptmnale ale vnzrilor, precum i drile de seam financiar-contabile.
Rapoarte de analiz neprogramate cu rol special deseori numite i rapoarte ad-hoc,
nu au coninutul i forma dinainte stabilite i nu sunt realizate conform unor programri
anterioare. Ele sunt elaborate ca rspuns la ntrebrile managerilor privind anumite probleme
de planificare managerial.
Rapoartele declanate de excepii. Au un coninut predeterminat i un format anume,
dar sunt elaborate numai cnd sunt realizate unele condiii de excepie (depirea costurilor,
stocuri supradimensionate, etc.).
Rapoartele la cerere - au coninut i form predeterminate dar sunt elaborate numai ca
rspuns la cererea managerilor sau a altor angajai. Att rapoartele declanate de excepii, ct
i cele la cerere explic puterea sistemelor bazate pe calculatoare de a fi deosebit de eficiente
n procesul conducerii.
Principalele asemnri ntre formulare i rapoarte sunt:
Controalele disponibile la proiectarea rapoartelor sunt aceleai cu cele folosite la
crearea formularelor.
Subrapoartele pot fi definite n acelai mod n care sunt definite subformularele.
Principalele deosebiri ntre formulare i rapoarte:
Rapoartele sunt destinate numai afirii sau tipririi datelor, deci datele coninute de
acestea nu pot fi editate.
Chiar dac suport aceleai controale ca i formularele, trebuie precizat c nu toate
controalele vor fi funcionale.
Proprietile de Event nu sunt disponibile pentru controale, ci numai pentru rapoarte i
seciunile acestora.
n aceast etap a proiectrii au fost identificate principalele rapoarte pe care aplicaia
trebuie s le conin astfel nct datele de ieire s poat fi prezentate ntr-un format atrgtor.
n figurile 3.33. - 3.40. sunt prezentate principalele rapoarte ale aplicaiei cu informaiile pe
care acestea trebuie s le conin, n funcie de cerinele utilizatorului final.
Pagina 79 din 147

Nr.
Crt.
1.

Ter

Data

Liavi SRL

Data scadent Numr

19/08/2006

26/08/2006

intern
443

Serie

Suma

Sold

doc.
255669

236.50

136.50

Valoarea

Valoarea

total a

total a

sumelor

soldurilor

scadente
Fig. 3.33. Structura raportului Scadenier Recepii
Nr.
Crt.
1.

Ter
Liavi

Data

Data

Numr

Serie

Suma

Sold

Agent

19/08/2006

scadent
26/08/200

intern
443

doc.
2556699

236.50

136.50

Bz.

Total

Total

Suma

Sold

SRL

Fig. 3.34. Structura raportului Scadenier Facturi


Nr.

Grupa

Denumire

UM

Pre

Stoc

Stoc

Crt.
1.

Burei

produs
Mop XXL

Buc

intrare
1.56

final
12

limit
42

Suprastoc
Cant. Val.

Necesar
Cant.
Val.

24

Total

0.00

37.44

Valoare

Valoar

total

e
total

Fig. 3.35. Structura raportului Necesar Aprovizionare


Nr.
Crt.
1.

Grupa

Denumire

Henkel

produs
Pur 500

UM
Buc

Stoc

Pre vnzare

Pre vnzare

Valoare

Valoare

fr TVA
2.56

cu TVA
3.05

fr TVA
12.8

cu TVA
15.25

Valoarea

Valoare

ml
Total

Pagina 80 din 147

total

total

Fig. 3.36. Structura raportului Lista Inventar


Nr. Factura sau documentul

Total Neimpozabile

Exp

Cr

fact.

ort

nlocuitor legal aprobat


Dat Num Cumprtor

1.

cu

ar

Total Din care


scutite
cu
fr

TVA

Den

Cod

u-

fisca

dedu

mire

-cere -cere

10/

a
4325 Liav

R19

08/

621

4222 64

185.

dedu

(TV
A
cota
0)
0

Vnzri
Cota 0

Cota 19%

Baza

Valo

Baza

Valo

de

a-rea de

impo-

TVA impo- TVA

zitare
0

a-rea

zitare
156.0

29.6

06
Total
Fig. 3.37. Structura raportului Jurnal pentru Vanzari
Nr.

Factura sau documentul

Total

Neim Cumprri

Import cu

Crt.

nlocuitor legal aprobat


Data Num

fact.

certificat de

Cu

poza-

TVA

bile

ar

Cota 0

Cota 19%

Baza

Valo

Baza

Valo

amnare
Baza Valoa

de

a-rea

de

a-rea

de

-rea

mire

impo

TVA

impo

TVA

impo

TVA

zitare

zitare

zitare

Denu Cod
-

fiscal

Total
Fig. 3.38. Structura raportului Jurnal pentru Cumprri
Nr.
Crt.
1.

Data
03/07/2006

Tip Document
NIR

Numr
416

Serie

Suma

Suma

PH

debitoare
350.00

Creditoare
0.00

Valoarea

Valoarea

Total:

Pagina 81 din 147

total a

total a

sumelor

sumelor

debitoare

creditoare

Serie

Suma

Suma

4325604

debitoare
1768.46

creditoare
0.00

Valoarea

Valoarea total

total a

a sumelor

sumelor

creditoare

Fig. 3.39. Structura raportului Fi furnizor


Nr.
Crt.
1.

Data

Tip

Numr

20/07/2006

Document
FC

21

Total:

debitoare
Fig. 3.40. Structura raportului Fi client
Nr.

Data

Tert

Numr

Serie

Valoare fr

TVA

Suma

Agent

Crt.
1.

09/08/2006

Liavi SRL

intern
38

doc.
4235566

TVA
125.50

23.84

149.34

DB.

Valoarea

Valoa- Suma

total fr

rea

TVA

TVA

Total

total

Fig. 3.41. Structura raportului Centralizator Documente


Nr.

Ter

Grupa

Crt.
1.

Liav
i

Henkel

Denumire

Data

Num Serie

Canti-

produs

doc.

tate

Pur 500

10/08/20

doc.
38

32562

10

ml

06

Total

Pre

Valoare

Agent

15.6

156.00

DB.

0
Valoarea
total a
vnzrilo
r

Pagina 82 din 147

Fig. 3.42. Structura raportului Centralizator Vnzri


Nr.
Crt.
1.

Ter
TDG

Grupa

Denumire

Henkel

Produs
Silan 500ml

Data

Numr

Serie

Canti-

03/07/200

doc.
416

doc.
452233

tate
12

Pre

Valoa-

4.00

re
48.00

6
Total

Valoare
total

Fig. 3.43. Structura raportului Centralizator Cumprri


Agent
Necunoscut

Vnzare
334.98

ncasare
250.00

Total

Valoarea total a vnzrilor

Valoarea total a ncasrilor

Fig. 3.44. Structura raportului Top Ageni


Grupa
Henkel

Denumire produs
Silan Balsam 500 ml

Numr clieni
3

Total

Cantitate
612

Valoare
62356.20

Numrul total de

Valoarea total a

buci vndute

produselor
vndute

Fig. 3.45. Structura raportului Top Produse


Numele agentului
Bondarenco Rzvan

Termene de

Procent

ncasare
30
21
14
8
Total

comision
1.50 %
2.00 %
2.50 %
3.00 %

Fig. 3.46. Structura raportului Comision Ageni

Pagina 83 din 147

ncasri

Comision

50.00
0.00
0.00
0.00
50.00

0.75
0.00
0.00
0.00
0.75

4.

IMPLEMENTAREA

SISTEMULUI

INFORMATIC

REZULTATELE

OBINUTE
4.1. Implementarea utiliznd MS-Access
Pentru arhitectura datelor nivelul de implementare se refer de fapt la limbajul de
definire utilizat pentru a construi baza de date. Pentru multe din componentele tehnice,
implementarea se exprim n metadate, o specificaie de extragere sau un set de parametri
pentru instrumentul de interogare. Deci implementarea bazelor de date i a aplicaiilor const
n realizarea fizic a proiectelor acestora folosind diverse limbaje. Astfel, sistemul informatic
este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access, limbajul
structurat pentru interogarea bazelor de date relaionale SQL i limbajul orientat pe obiecte i
pe evenimente VBA.
MS-Access
Access este un sistem de gestiune a bazelor de date relaionale pentru Microsoft
Office care funcioneaz sub sistemul de operare Windows. Din punct de vedere al
creatorului soft realizarea sistemelor informatice este relativ facil. Modelul relaional al
datelor este obinut rapid prin aplicarea regulilor de trecere la modelele semantice.
Utilizarea datelor stocate ntr-un singur fiier (MDB) asigur o lips de redundan
a tabelelor simultan cu integritatea i accesibilitatea datelor.
Schema bazei de date este constituit din coleciile de tabele i poate fi exploatat prin
manipularea interogrilor. Baza acestor interogri o constituie limbajul standard SQL
(Structured Query Language).
Sistemul Access se bazeaz pe un sistem relaional definit ca un ansamblu format din
structura relaional a datelor i mulimea operatorilor relaionali.
Prin folosirea limbajului de programare Visual Basic pentru aplicaii (VBA) i prin
adugarea bibliotecilor legate dinamic (DLL), este posibil scrierea unor aplicaii care
comunic cu sistemul de gestiune a bazelor de date, trimind comenzi scrise n limbajul de
manipulare a datelor. Sistemul Access are facilitatea de a exporta structuri de tabele, definiii
de interogri, formulare, rapoarte i module. De asemenea, poate s scrie direct n baza de
date FoxPro, dBASE, Paradox sau n foile de calcul de tip Lotus 1-2-3 sau Excel. De
asemenea, acest sistem poate manipula i date externe fie prin importul lor direct, fie prin
crearea unei legturi la baza de date extern, datele rmnnd n fiierele lor originale.
Pagina 84 din 147

Construirea sistemelor informatice care modeleaz situaii reale face ca cerina


componentelor standard care pot fi reutilizate, s creasc. Pentru a rspunde acestor cerine,
utilizatorii Access au posibilitatea de a defini obiecte, entiti cu identitate proprie, care
respect tehnicile orientrii pe obiecte. Astfel, acest sistem lucreaz cu colecii de obiecte.
Interfaa Access permite monitorizarea modului de proiectare al cmpurilor, tabelelor
i de exprimare a relaiilor care formeaz structura unei baze de date. Prin intermediul
formularelor, interogrilor i rapoartelor se uureaz operaiile de extragere a datelor. Se va
dezvolta ulterior interfaa utilizator, aprofundnd proprietile i evenimentele controalelor,
formelor i rapoartelor.
n cazul n care beneficiarul solicit activitatea simultan a mai multor utilizatori
asupra bazei de date, existnd n structura organizatoric staii de lucru conectate permanent,
Access reprezint o alegere corect datorit acceptrii duplicrii bazei de date i sincronizrii
acesteia. Prin filtrare i sortare se permite ca setul curent de nregistrri s fie limitat.
Access permite rspunsul rapid la o ntrebare formulat bazei de date. n momentul n
care se pornete la construcia unei interogri trebuie s existe o viziune de ansamblu asupra
datelor dorite a se regsi exprimate prin cmpuri, tabele, criteriile de selecie i eventual
ordinea de sortare. Construirea unei interogri n Access reprezint un proces simplu i rapid
de aezare a tabelelor i a cmpurilor necesare pe o gril (Query by Example) care reprezint
o modalitate facil de regsire a datelor.
Deoarece transferarea datelor din baza de date se poate cere n regim text, fiecare rnd
este considerat ca fiind o nregistrare iar caracterele care delimiteaz sunt virgula sau
marcajele tabulare.
VBA
Limbajul VBA (n unele lucrri fiind descris precum Visual Basic pentru Aplicaii iar
n altele precum Visual Basic pentru Access) este un limbaj orientat pe obiecte i pe
evenimente. Aa cum se tie, limbajul VBA este instrumentul de programare pentru aplicaiile
informatice dezvoltate cu ajutorul pachetului Office. Obiectele Access se caracterizeaz prin
metode i proprieti. Cu ajutorul metodelor se acioneaz asupra strii unui obiect, iar
proprietile indic starea acestuia.
Modulele din Access sunt obiecte ale bazei de date care permit scrierea de rutine n
limbajul VBA. Acestea pot fi constituite din: declaraii de variabile, tipuri de date utilizator,
proceduri i/sau funcii, etc.

Pagina 85 din 147

VBA este mult mai puternic dect AccessBasic, i face simite facilitile oferite
dezvoltatorului software dar i utilizatorului.
Programatorului i sunt oferite noi tipuri de date, posibiliti de compilare
condiionat, operaii OLE extinse. VBA permite ca tipurile definite de utilizator s cuprind
la rndul lor alte categorii (standard sau definite explicit) i ca datele returnate prin rspuns al
funciilor s fie corespunztoare acestor tipuri. Prin utilizarea tabloului de parametrii
(ParamArray) dezvoltatorul poate realiza funcii cu argumente opionale, funcii cu un numr
variabil de argumente opionale.
Supravegherea execuiei n faza de testare este posibil prin fereastra Watch existnd
posibiliti de anulare a comenzilor anterioare pe mai multe niveluri, reliefarea cuvintelor
cheie prin selecia culorilor, precum i introducerea comentariilor, extrem de utile n
momentul depanrii i dezvoltrii soft.
Avantajul VBA oferit beneficiarului de sistem rezult din cerinele moderate hard i
implicit costul echipamentelor. Cu un efort minimal persoanele cu sarcini de exploatare pot
interveni pentru personalizarea, modernizarea sistemului datorit programelor de asisten
disponibile implicit. Cu siguran vor apare disensiuni ntre proiectant, executant al
sistemului i beneficiar. n acest moment suita de avantaje oferite beneficiarului se exprim
pe poziia programatorului ca puncte conflictuale.
SQL
Sistemul de gestiune a bazelor de date MS-Access accept utilizarea limbajului de
interogare SQL (Structured Query Language). Existena tehnicii grafice QBE (Query by
Example interogare prin exemplu) permite proiectarea facil a unor interogri complexe.
Informaia definit pe grila QBE va fi automat transformat ntr-o instruciune SQL. Dialectul
Access conine unele particulariti n raport cu standardul ANSI SQL, fiind conceput mai
mult pentru crearea interogrilor de selecie.
SQL este unul dintre cele mai puternice limbaje structurate pentru interogarea bazelor
de date relaionale. Acesta a devenit chiar un standard pentru o gam din ce n ce mai larg de
sisteme de gestiune a bazelor de date. Limbajul SQL permite o comunicare complex i
rapid a utilizatorului cu bazele de date, n funcie de cerinele i restriciile acestuia. Pe lng
manipularea i regsirea datelor, se efectueaz i operaii complexe privind actualizarea i
administrarea bazei de date. SQL pune la dispoziia programatorului sau a administratorului
de baze de date urmtoarele faciliti:
Posibilitatea de modificare a structurii bazei de date;
Pagina 86 din 147

Posibilitatea schimbrii valorilor de configurare pentru securitatea sistemului;


Permite stabilirea i modificarea drepturilor date utilizatorilor asupra bazelor de date
sau a tabelelor;
Permite interogarea unei baze de date;
Ofer faciliti multiple referitoare la actualizarea coninutului unei baze de date.
Limbajul SQL este nainte de toate un limbaj neprocedural sau declarativ deoarece
utilizatorul lui descrie numai informaiile pe care vrea s le obin n urma interogrii, fr a
fi nevoie s stabileasc modalitile de a ajunge la rezultatele dorite. n acelai timp, SQL nu
poate fi considerat un limbaj de programare sau unul de sistem ci, mai curnd, face parte din
categoria limbajelor de aplicaii, fiind orientat pe mulimi. Foarte frecvent, limbajul SQL este
utilizat n administrarea bazelor de date client/server, aplicaia client fiind aceea care
genereaz instruciunile SQL.
Exist un anumit grad de standardizare a limbajului SQL, mai multe sisteme de
gestiune a bazelor de date recunoscnd principalele instruciuni de folosire ale acestuia (de
exemplu: Oracle, Sybase, Access, etc.). Pe plan mondial, standardul n domeniu este
considerat ANSI SQL care are n vedere att aspectele de definire, interogare, manipulare a
datelor, procesare a tranzaciilor, ct i caracteristicile complexe privind integritatea
informaiilor, cursoarele derulante sau jonciunile externe. Muli productori de sisteme de
gestiune a bazelor de date furnizeaz propriile extensii ale limbajului SQL, asigurndu-i
astfel exclusivitatea.
Se cunosc n literatura de specialitate trei metode de baz privind implementarea
limbajului SQL i anume: cea prin apelare direct (Direct Invocation), cea modular (Modul
Language) i, n sfrit, cea de tip ncapsulat (Embedded SQL). Prima metod const n
introducerea instruciunilor SQL de la prompter, cea de-a doua folosete anumite proceduri
apelate de programele aplicaiei, iar cea de-a treia variant de implementare are n vedere
instruciuni ncapsulate n codul de program, fiind de tip static i dinamic.
Cea mai utilizat form de SQL este cea ncapsulat care presupune c instruciunea
SQL este compilat n cadrul aplicaiei i nu poate fi modificat n timpul execuiei
programului.
Instruciunile SQL, n funcie de rolul lor n manipularea datelor i tranzaciilor, pot fi
grupate astfel:
instruciuni de definire a datelor care permit descrierea structurii bazei de date;
instruciuni de manipulare a datelor n sensul adugrii, modificrii i tergerii
nregistrrilor;
Pagina 87 din 147

instruciuni de selecie a datelor care permit consultarea bazei de date;


instruciuni de procesare a tranzaciilor care privesc unitile logice de prelucrare i
constituie n fapt operaii multiple de manipulare a datelor;
instruciuni de control al cursorului;
instruciuni privind controlul accesului la date.
Consider c SQL reprezint numitorul comun al VBA i Access acordnd prin cumul
avantajele prezentate i eliminnd deficienele acestora.
n figurile 4.1. - 4.4. sunt prezentate tabelele, interogrile, formularele i rapoartele
stabilite n faza de proiectare i implementate cu ajutorul SGBD-ului Access 2000. n afara
interogrilor prezentate s-au folosit i alte interogri folosind limbajul SQL inclus n codul
VBA iar acestea apar n Anexa 1 Listing cod surs sistem informatic.
Exemplu de interogare SQL inclus n codul VBA:
DoCmd.RunSQL "INSERT INTO [tbl_TemporarMiscariStocuri] ( [ID_Grupa],
[ID_Produs],

[Pret],

[RabatProdus],

[PretReal],

[Cantitate],

[ID_Document],

[Tip],

[NumarIntern] )" & _


"SELECT

[tbl_LiniiComenzi].[ID_Grupa],

[tbl_LiniiComenzi].[ID_Produs],

[tbl_LiniiComenzi].[Pret], [tbl_LiniiComenzi].[RabatProdus], [tbl_LiniiComenzi].[PretReal],


[tbl_LiniiComenzi].[Cantitate]," & Me.ID_Document.Value & " , No, " & Me.Numar.Value
&""&_
"FROM [tbl_LiniiComenzi]" & _
"WHERE [tbl_LiniiComenzi].[ID_Comanda]= " & Me.Combo115.Value & " "

Pagina 88 din 147

Fig. 4.1. Tabelele sistemului informatic

Fig. 4.2. Interogrile sistemului informatic

Pagina 89 din 147

Fig. 4.3. Formularele sistemului informatic

Fig. 4.4. Formularele sistemului informatic

Pagina 90 din 147

Toate formularele i rapoartele conin coduri VBA care sunt prezentate n anexa 1 a
lucrrii. n figura 4.5. este prezentat formatul ecranului de introducere a codului VBA.

Fig. 4.5. Videoformatul de introducere a codului VBA

4.2. REZULTATE OBINUTE

Aplicaia realizat este un produs care ar putea fi folosit de orice firm de distribuie,
deoarece permite urmrirea la nivel de document a situaiei creanelor, datoriilor, stocurilor,
vnzrilor i achiziiilor. Fiabilitatea produsului const n rapiditatea deosebit la procesarea
datelor i rapoartele oferite de aplicaie. O alt caracteristic a sistemului informatic realizat
este faptul c este ergonomic - interfaa de tip Windows este prietenoas, iar programul poate

Pagina 91 din 147

fi asimilat uor chiar i de ctre cei care nu sunt familiarizai cu acest mod de lucru.
Securitatea este o problem de maxim importan pentru oricine deine date confideniale.
Programul ofer protecie la rulare prin testarea unei parole, n momentul iniializrii
aplicaiei. n fig.4.6. este afiat prima fereastr din aplicaie:

Fig.4.6. Logarea n momentul deschiderii aplicaiei


Utilizatorul alege cu ajutorul unui combo-box numele i tasteaz parola. n cazul n
care parola este incorect apare un mesaj de eroare i utilizatorul trebuie s introduc parola
corect. Aplicaia permite introducerea a trei parole eronate, dup care utilizatorul este scos
din aplicaie. Dup introducerea parolei corecte aplicaia este iniializat, aprnd meniul
principial, aa cum se poate vedea n figura 4.7.

Pagina 92 din 147

Fig.4.7. Meniul principal al aplicaiei


Pentru a uura lucrul cu aplicaia, meniul a fost structurat astfel:
- Nivelul 1 - meniul principal format din urmtoarele 7 module:
- Parametrii;
- Documente;
- Comenzi;
- Rapoarte;
- Parola;
- Administrare;
- Ieire.
- Nivelul 2 - conine submeniurile fiecrui modul.
- Nivelul 3 - n cadrul unor opiuni din submeniu exist mai multe variante.
Structura nivelurilor din

Nivelul 2 al meniului

cadrul meniului aplicaiei


informatice este redat n
figura 4.8.:
Nivelul 1 al meniului
Parametri

Teri

Pagina 93 din 147

Nivelul 3 al meniului

Documente

Comenzi
Rapoarte

Grupe Produse
Nomenclator Produse
Ageni
Delegai
Tip Documente
Facturi
Note de Intrare Recepie
ncasri
Pli
Fixare pre vnzare
Schimbare pre vnzare
nregistrare Comenzi
Centralizator Documente
Listri Documente
Documente Contabile

Situaii stocuri
Situaii Vnzri/Cumprri

Situaii ncasri/Pli
Parola
Administrare

Nota de Intrare Recepie


Facturi
Jurnal de Cumprri
Jurnal de Vnzri
Fia Client
Fia Furnizor
Lista Inventar
Necesar aprovizionare
Centralizator Vnzri
Centralizator Cumprri
Top Produse
Top Ageni
Scadenier Facturi
Scadenier Recepii

Comision Ageni
Modificare Parola
Administrare Utilizatori
Administrare Baza de Date

Ieire
Fig.4.8. Nivelurile meniului principal al aplicaiei

4.2.1. Modulul Parametri


Teri
Introducerea sau modificarea datelor despre clienii i furnizorii firmei se face
selectnd opiunea Teri din meniul Parametri.
Fereastra care se deschide la actualizarea terilor este prezentat n figura de mai jos:

Pagina 94 din 147

Fig.4.9. Formularul de actualizare a terilor


n fereastra care se deschide pe ecran, se stabilesc urmtoarele caracteristici ale unui
ter:
Denumirea;
Adresa, judeul;
Codul fiscal, Numrul de nregistrare n Registrul Comerului;
Contul bancar i banca;
Numrul de telefon i fax;
Adresa de E-mail, respectiv de Web;
Agentul;
Zile scaden (adic n cte zile de la emiterea facturii, ea trebuie achitat);
Creditul maxim se folosete doar dac terul este client i reprezint valoarea maxim
a facturilor emise ctre clientul respectiv fr ca acestea s fie achitate. Valoarea implicit
care apare n acest cmp este 0. Daca nu se completeaz o valoare n acest cmp (rmne 0 )
atunci nseamn c terul nu are credit maxim, adic i se poate factura orice sum. n

Pagina 95 din 147

momentul facturrii se calculeaz creditul curent care este diferena dintre suma facturilor
emise i totalul ncasrilor de la client. Dac creditul curent plus valoarea facturii care se
ntocmete ar depi creditul maxim, se afieaz un mesaj de atenionare;
Se va marca caseta corespunztoare tipului su: furnizor sau/i client;
Se va introduce datoria iniial ca furnizor sau ca i client, dac este cazul.
Dup introducerea acestor date despre un ter, pot fi nregistrate acionnd butonul
nregistrare.
Butonul Modificare sau tergere devine activ numai n momentul n care terul
introdus exist deja n baza de date iar cel de nregistrare atunci cnd terul nu a mai fost
introdus anterior.
Butonul Renunare nu salveaz modificarea fcut asupra nregistrrilor, golind
formularul de date pentru a putea aduga sau modifica ali teri.
Butonul Terminare realizeaz nchiderea formularului, dar nu salveaz datele dect
dac anterior a fost acionat butonul nregistrare.
Grupe de produse
Pentru o ct mai bun organizare a produselor din stoc, este recomandabil ca acestea
s fie mprite pe grupe, n funcie de anumite proprieti care le caracterizeaz.
Pentru adugarea, modificarea sau tergerea unei grupe sau a anumitor caracteristici
ale acesteia, se va selecta opiunea Grupe din meniul Parametri.
Fereastra n care se vor actualiza grupele de produse este prezentat n figura
urmtoare:

Pagina 96 din 147

Fig.4.10. Formularul de actualizare a grupelor de produse


n fereastra deschis se pot introduce:
Denumirea grupei de produse;
Dac grupa cu aceast denumire a mai fost introdus, este suficient s fie introdus
numele acesteia, restul caracteristicilor afindu-se automat;
O scurt descriere a caracteristicilor sale;
Imaginea grupei (aceast opiune este necesar deoarece n opiunea Comenzi vor
putea fi prezentate clienilor grupele de produse i produsele);
Dac dorii doar schimbarea denumirii unei grupe, n cmpul Denumire nou
introducei noua denumire a grupei;
Grupa setat astfel poate fi adugat, modificat sau tears, fiecreia dintre aceste
aciuni corespunzndu-i un buton special pe ecran.
Nomenclatorul de produse

Pagina 97 din 147

Dup ce s-au stabilit grupele de produse, se poate trece la urmtorul pas care este
stabilirea nomenclatorului de produse corespunztoare fiecrei grupe.
Pentru a completa nomenclatorul cu noi componente, sau pentru a le modifica pe cele
existente selectai opiunea Nomenclator din meniul Parametri.
Fereastra n care se va introduce nomenclatorul, este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.11. Formularul de actualizare a nomenclatorului de produse


n fereastra deschis se vor introduce urmtoarele date pentru fiecare denumire din
nomenclator:
Denumire produs, o denumire poate fi ntr-o singur grup;
Grupa din care face parte;
Unitatea de msur;
Descrierea produsului ;
Denumire nou , daca se dorete schimbarea acesteia;

Pagina 98 din 147

Stocul Limit adic cantitatea de produse necesare astfel nct s fie evitate out-ofstock-urile.
Ageni comerciali
Avnd n vedere c firma realizeaz vnzrile produselor prin ageni comerciali, vor
trebui introduse datele despre fiecare dintre acetia. Operaia de introducere a datelor despre
agenii comerciali se realizeaz selectnd opiunea Ageni din meniul Parametri.
Fereastra corespunztoare actualizrii agenilor de vnzri este prezentat mai jos:

Fig.4.12. Formularul de actualizare a agenilor de vnzri


n fereastra de actualizare a agenilor de vnzri se vor introduce urmtoarele
informaii despre ageni: denumirea, zona pe care acesta activeaz, telefonul i comisioanele
pe care acesta le ncaseaz din preul de vnzare al produselor intermediate de el (fr TVA).
Avnd n vedere faptul c exist termene de ncasare diferite, pentru a evita ntrzierea
ncasrilor se pot stabili comisioane diferite n funcie de perioada trecut de la livrarea
mrfurilor pn la ncasarea acestora.
Dac s-a greit la introducerea denumirii sau codului agentului, se va selecta agentul
cu numele greit introdus dup care se va introduce n cmpul Denumire nou, denumirea
corect a agentului. Pentru nregistrarea datelor despre agent se va aciona butonul Adugare
sau Modificare, n funcie de natura operaiei efectuate.

Pagina 99 din 147

Pentru a terge datele corespunztoare unui agent, se va selecta denumirea agentului


dup care se va aciona butonul tergere.
Delegai
Pentru uurarea facturrii, programul permite ncrcarea unei baze de date cu delegai.
Delegaii se vor introduce prin opiunea Delegai din meniul Parametri. Dup selectarea
acestei opiuni, pe ecran va aprea o fereastr n care se vor introduce urmtoarele informaii
despre delegai: denumirea, poliia emitent a Buletinului de Identitate, CNP-ul, seria BI,
numrul BI, mijlocul de transport, numrul mainii.
Dac s-a greit la introducerea denumirii delegatului, se va selecta delegatul cu
numele greit introdus dup care se va introduce n cmpul Denumire nou, denumirea
corect a delegatului. Pentru nregistrarea datelor despre delegat se va aciona butonul
Adugare sau Modificare, n funcie de natura operaiei efectuate.
Pentru a terge datele corespunztoare unui delegat, se va selecta denumirea
delegatului dup care se va aciona butonul tergere.
Fereastra corespunztoare actualizrii delegailor este prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.13. Formularul de actualizare a delegailor


Tip Documente
n cadrul acestei opiuni se pot actualiza observaiile care vor aprea pe documente, se
poate iniializa sau modifica contorul de la care vor porni numerele interne sau seria

Pagina 100 din 147

documentelor n cazul n care exist o plaj de serii pentru a nu fi necesara introducerea


manual a seriei pe fiecare document.
Fereastra corespunztoare acestei opiuni este prezentat mai jos:

Fig.4.14. Formularul de actualizare a observaiilor, seriilor i numerelor interne ale


documentelor

4.2.2. Modulul Documente


Reguli generale de completare a documentelor
Informaiile care se completeaz pe un document sunt n general interdependente.
Dac se selecteaz pentru un cmp o anumit informaie, atunci n cmpul urmtor este
permis s fie selectate doar informaii compatibile cu informaia selectat anterior. Acest
lucru este benefic deoarece mpiedic introducerea informaiilor inconsistente pe un
document.
n continuare sunt prezentate cteva reguli generale pentru completarea documentelor:
n cadrul unui document se recomand introducerea informaiilor n cmpurile
corespunztoare acestora n ordinea n care ele apar n document. O informaie introdus ntrun cmp determin accesul n cmpul urmtor doar la informaiile compatibile cu aceasta. De
exemplu, n cazul completrii unei facturi, programul nu permite completarea cuprinsului
facturii nainte de a completa cmpurile corespunztoare antetului facturii (clientului pentru

Pagina 101 din 147

care aceast factur va fi emis, seria i numrul intern, scadena, data, delegatul, etc.). n caz
contrar se semnaleaz eroare i aplicaia nu permite continuarea dect n momentul
completrii cmpurilor.
Numerele interne ale documentelor pot fi gestionate automat selectnd opiunea Tip
Documente din meniul Parametri.
Se vor introduce date corecte: programul nu permite livrarea unor cantiti negative
sau egale cu zero, dar nici a unor cantiti mai mari dect cele din stoc.
La acionarea butonului Renunare se golesc toate cmpurile din documentul deschis
fr a fi salvate (deci se renun la operaia curent). Nu se prsete fereastra activ.
La acionarea butonului Terminare se prsete fereastra activ, dar n prealabil
trebuie acionat butonul nregistrare pentru a nregistra documentul introdus.
La acionarea butonului nregistrare se determin nregistrarea documentului introdus
n fereastra activ pe ecran.
Documentele fiscale au dou cmpuri de identificare: serie fiscal i numr intern. n
ferestrele de listare, aceste documente se pot selecta att dup serie ct i dup numr.
Facturile i NIR-urile pot fi listate imediat dup nregistrare fr a mai fi necesar
ieirea dintr-o opiune i utilizarea alteia. Astfel, dup nregistrare, pe ecran va aprea un
mesaj care va ntreba daca se dorete listarea documentului.
Facturi
Pentru a nregistra o factur se va selecta opiunea Facturi din meniul Documente.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 102 din 147

Fig.4.15. Formularul de nregistrare a facturilor


n fereastra de nregistrare a facturilor se vor parcurge urmtorii pai:
Se alege clientul cruia i se livreaz marfa;
Se introduce agentul (n momentul alegerii clientului, programul selecteaz automat
agentul care a fost introdus n actualizarea terilor pentru respectivul client; avnd n vedere
faptul c este posibil ca vnzarea s fie intermediat de un alt agent, se poate alege denumirea
acestuia);
Se introduce data i data scadent a facturii;
Se introduce seria si numrul intern al facturii;
n continuare se completeaz datele privind expediia. n momentul n care se alege un
delegat din combo-box-ul Delegat, datele personale ale delegatului i ale mijlocului de
transport se vor completa automat.

Pagina 103 din 147

Dac se dorete modificarea observaiilor implicite (cele nregistrate n opiunea Tip


Documente), se va completa textul dorit la Observaii.
Se va selecta grupa i denumirea produselor care urmeaz s fie livrate; daca se
dorete, se poate alege direct denumirea produsului, fr s fie aleas grupa, iar programul va
identifica grupa n care se gsete, n caz c produsul exist.
Se vor completa cantitile i preurile de vnzare (implicit este propus preul de
vnzare fixat iniial);
Se va completa rabatul iar programul va calcula automat preul real de vnzare,
valoarea fr TVA a produselor i TVA-ul aferent.
Dup completarea informaiilor de pe factur, se va nregistra acionnd butonul
nregistrare;
Mai precizez faptul c la nregistrarea facturii se calculeaz dac se depete creditul
maxim acordat clientului (facturile nencasate plus factura nregistrat s nu depeasc
creditul maxim). n cazul n care acesta se va depi prin emiterea acestei facturi, se afieaz
un mesaj de atenionare, prin care se cere confirmarea depirii creditului. Numai dac
utilizatorul confirm acest lucru se va nregistra factura.
La nregistrarea facturii, aplicaia va face automat o verificare a stocurilor existente
astfel nct s nu se efectueze o vnzare a unui stoc egal cu zero sau a unuia mai mare dect
cel disponibil. n cazul n care la verificare apare o eroare de acest gen (utilizatorul va fi
ntiinat asupra ei cu ajutorul unui mesaj) se vor face modificrile necesare i apoi va fi
acionat din nou butonul nregistrare.
n momentul n care anterior au fost nregistrate comenzi de marf, operaiunea este
facil, utilizatorul trebuind s aleag numrul comenzii pe care dorete s o factureze din
combo-box-ul Comanda iar aplicaia va ncrca automat datele de pe comand n opiunea
facturi. n acest caz se va mai completa doar delegatul i se vor modifica anumite date n
situaia n care se dorete.
Nota de Intrare Recepie

Pagina 104 din 147

Pentru a nregistra o not de intrare recepie, selectai opiunea Nota de Intrare


Recepie din meniul Documente.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura
urmtoare:

Fig.4.16. Formularul de nregistrare a NIR-urilor


Pentru nregistrarea unei recepii se vor parcurge urmtorii pai:
Se selecteaz din list furnizorul; dac acesta nu exist, se poate aduga pe loc;
Se introduce numrul documentului (sau se trece mai departe dac numerotarea este
automat);
Se introduce data de nregistrare a documentului i data de scaden a plii;
Se completeaz seria i numrul documentului nsoitor;
Se selecteaz grupa de produse;
Se selecteaz denumirea produsului dorit;

Pagina 105 din 147

Dac se dorete, n loc de ultimii doi pai, se poate alege direct denumirea produsului,
fr a se alege grupa, iar programul va identifica grupa n care se gsete, n caz c produsul
exist.
Se introduce cantitatea, preul i rabatul produselor nregistrate;
Programul va calcula automat Preul Real, Valoarea i TVA-ul corespunztor acestora;
Se acioneaz butonul nregistrare pentru a nregistra documentul introdus.
Preul la care intr produsele n stoc este dup cum urmeaz:
a. Rabat 0% - preul este cel de pe documentul nsoitor;
b. Rabat x% - preul este cel de pe documentul nsoitor minus rabatul (discount-ul)
acordat de furnizor.
Dup nregistrarea unui NIR, produsele intr n stoc ns nu devin livrabile dect dup
ce se fixeaz preul de vnzare.
Programul ofer posibilitatea listrii NIR-ului imediat dup nregistrare, n cazul n
care se dorete.
ncasri
Prin nregistrarea unei ncasri se realizeaz ncasri n numerar sau n contul curent
de la clieni.
Suma ncasat reprezint contravaloarea la facturile care se vor preciza.
Aceast operaie se realizeaz selectnd opiunea ncasri din meniul Documente.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura
urmtoare:

Pagina 106 din 147

Fig.4.17. Formularul de nregistrare a ncasrilor


Se vor completa datele necesare pentru nregistrarea ncasrii:
Se selecteaz felul ncasrii (prin cas sau prin banc);
Se selecteaz clientul;
Se selecteaz agentul:
Se completeaz numrul, data i seria documentului de ncasare;
Se completeaz suma total a ncasrii;
Se selecteaz facturile care se ncaseaz i eventual se va modifica suma ncasat n
cmpul Achitat (n cazul n care factura nu se ncaseaz integral). n cazul n care se introduce
n cmpul Achitat o valoare mai mare dect cea din cmpul Rest de Plat programul va afia
un mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui s modifice aceast sum. O alt condiie care
trebuie ndeplinit este ca totalul ncasrilor de pe facturi s fie egal cu suma documentului
(cea introdus n partea de sus a ferestrei).
Se va nregistra documentul acionnd butonul nregistrare.
Pli

Pagina 107 din 147

Prin nregistrarea unei Pli se realizeaz pli cu numerar sau din contul curent ctre
furnizori.
Suma pltit reprezint contravaloarea la facturile care se vor preciza.
Aceast operaie se realizeaz selectnd opiunea ncasri din meniul Documente.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura
urmtoare:

Fig.4.18. Formularul de nregistrare a plilor


Se vor completa datele necesare pentru nregistrarea plii:
Se selecteaz felul plii (prin cas sau prin banc);
Se selecteaz furnizorul;
Se completeaz numrul, data i seria documentului de plat;
Se completeaz suma total a plii;

Pagina 108 din 147

Se selecteaz facturile care se pltesc i eventual se va modifica suma pltit n


cmpul Achitat (n cazul n care factura nu se achit integral). n cazul n care se introduce n
cmpul Achitat o valoare mai mare dect cea din cmpul Rest de Plat programul va afia un
mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui s modifice aceast sum. O alt condiie care
trebuie ndeplinit este ca totalul plilor de pe facturi s fie egal cu suma documentului (cea
introdus n partea de sus a ferestrei).
Se va nregistra documentul acionnd butonul nregistrare.
Fixare preuri de vnzare
Pentru vnzarea mrfii achiziionate trebuie stabilit un pre de vnzare. Prima stabilire
a preului de vnzare se numete fixare pre vnzare, iar urmtoarele stabiliri de pre se vor
numi schimbare pre vnzare.
Fixarea preului de vnzare marcheaz disponibil (pentru descrcare) stocul pentru
care se fixeaz preul de vnzare, adic devine livrabil.
Pentru aceasta, se selecteaz opiunea Fixare pre vnzare din meniul Documente.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei operaii este prezentat n figura
urmtoare:

Fig.4.19. Formularul de fixare a preului de vnzare

Pagina 109 din 147

n fereastra care apare pe ecran, se vor completa preurile de vnzare ale produselor.
Se vor afia doar produsele i cantitile pentru care nu au fost nc fixate preurile de
vnzare. Informaiile care se pot vizualiza despre aceste produse sunt:
Denumirea i cantitatea intrat de la ultima fixare de preuri pentru vnzare;
Ultimul pre de achiziie (deci corespunztor stocului din produsul respectiv pentru
care au fost deja introduse preurile de vnzare);
Adaosul anterior (corespunztor stocului din produsul respectiv pentru care au fost
deja introduse preurile de vnzare);
Preul de vnzare anterior (corespunztor stocului din produsul respectiv pentru care
au fost deja introduse preurile de vnzare);
Noul pre de intrare.
n aceast fereastr trebuie fixat noul pre de ieire sau noul adaos (care va fi calculat
n funcie de noul pre de intrare).
Schimbare pre vnzare
Aceast operaie stabilete preul de vnzare al stocului.
Pentru aceasta, se va selecta opiunea Schimbare pre vnzare din meniul Documente.
Utiliznd aceast opiune se pot vizualiza i schimba preurile de vnzare a stocurilor
existente, n funcie de grupa aleas.
Modul de realizare al acestei operaii este similar cu cel de fixare a preurilor de
vnzare.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei operaii este prezentat n figura
urmtoare:

Pagina 110 din 147

Fig.4.20. Formularul de schimbare a preului de vnzare


4.2.3. Modulul Comenzi
nregistrarea comenzilor
Aceast opiune este una dintre cele mai importante, ea fcnd programul adecvat n
special firmelor de distribuie deoarece permite ofertarea produselor direct prin intermediul
aplicaiei.
Pentru a nregistra o comand se va selecta opiunea nregistrare Comenzi din meniul
Comenzi. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opiuni este prezentat n figura
urmtoare:

Pagina 111 din 147

Fig.4.21. Formularul de nregistrare a comenzilor


n fereastra de nregistrare a comenzilor se vor parcurge urmtorii pai:
Se alege clientul cruia i se oferteaz marfa;
Se introduce agentul (n momentul alegerii clientului, programul selecteaz automat
agentul care a fost introdus n actualizarea terilor pentru respectivul client; avnd n vedere
faptul c este posibil ca vnzarea s fie intermediat de un alt agent, se poate alege denumirea
acestuia);
Se introduce data, termenul de plat i data scadent a comenzii;
Se ncepe ofertarea grupelor de produse defilndu-se printre acestea cu ajutorul
butoanelor; dac respectivele grupe au introduse imagini, acestea pot fi vzute de ctre clieni
deci se evit utilizarea pliantelor;
n momentul n care clientul dorete ofertarea produselor dintr-o anumit grup, dup
alegerea acesteia n partea stng a formularului se vor prezenta produsele cu ajutorul
butoanelor de defilare. Alte informaii ce pot fi vizualizate n aceast faz sunt descrierea
produsului, unitatea de msur, cantitatea livrabil, preul de vnzare fr TVA i cel cu TVA;

Pagina 112 din 147

Atunci cnd clientul dorete s comande unul din produsele ofertate este necesar s se
introduc cantitatea comandat de produs i rabatul i s se acioneze butonul Adaug Produs
n Comand;
Dac se dorete vizualizarea produselor comandate sau modificarea acestora ct i a
rabatului sau termenului de plat se va aciona butonul Vizualizare Comand. Fereastra care
se deschide la accesarea acestei opiuni este urmtoarea:

Fig.4.22. Formularul de vizualizare a comenzilor ce vor fi nregistrate


Aplicaia va calcula automat valoarea comenzii pentru a putea fi comunicat
clientului;
Dup completarea tuturor informaiilor, se va nregistra comanda acionnd butonul
nregistrare din formularul principal;

4.2.4. Modulul Rapoarte


Centralizator Documente
Rapoarte centralizate se genereaz pentru toate tipurile de documente:

Pagina 113 din 147

Nota de Recepie;
Factura;
Chitana;
ncasri bnci;
Chitana furnizor;
Plai.
Aceste rapoarte centralizate conin toate documentele dintr-un interval de timp dat.
Pentru a vizualiza aceste rapoarte se va selecta din meniul Rapoarte, opiunea
Centralizator Documente.
Fereastra care se deschide la accesarea acestei opiuni este urmtoarea:

Fig.4.22. Formularul de alegere a filtrelor pentru vizualizarea raportului Centralizator


Documente

Pagina 114 din 147

Datele se pot filtra dup: Document, Ter, Agent, Interval i pot fi ordonate dup
numele terului sau dup dat. Dup modificrile filtrelor butonul Aplic trebuie acionat
pentru a se afia raportul. Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport
de hrtie, se acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Unul din rapoartele afiate (respectiv Centralizatorul Facturilor) este prezentat
n

figura

Fig.4.23. Raportul Centralizator Documente

Pagina 115 din 147

urmtoare:

Documente Contabile
Jurnal de Vnzri
Acest document servete la nregistrarea operativ a vnzrilor, pe baza actelor
justificative, avnd forma cerut de Ministerul Finanelor.
Acest jurnal se arhiveaz de ctre unitate, care este obligat s-l pstreze mpreun cu
documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.
Se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opiunea Jurnal de Vnzri. La
alegerea acestei opiuni se va deschide fereastra urmtoare:

Fig.4.24. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Vnzri


Datele se pot filtra dup Interval (de timp). Butonul Aplic trebuie acionat dup
fiecare modificare de filtru.
Se va aciona butonul Terminare cnd se dorete ieirea din aceast opiune.
Raportul conine urmtoarele cmpuri:
Nr. curent, Data, Nr. document;
Cumprtor (Denumire, Cod fiscal);
Val. Total, Val. Neimpozabil, Val. Export;
Baza de impozitare;
Valoare TVA;
Raportul care va aprea pe ecran este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 116 din 147

Fig.4.25. Raportul Jurnal pentru Vnzri


Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Jurnal de Cumprri
Acest document servete la nregistrarea operativ a cumprrilor, pe baza actelor
justificative, avnd forma cerut de Ministerul Finanelor.
Acest jurnal se arhiveaz de ctre unitate, care este obligat s-l pstreze mpreun cu
documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.
Aceast opiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opiunea Jurnal
de Cumprri. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n figura
urmtoare:

Pagina 117 din 147

Fig.4.26. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Cumprri


Datele se pot filtra dup Interval (de timp). Butonul Aplic trebuie acionat dup
fiecare modificare de filtru.
Se va aciona butonul Terminare cnd se dorete ieirea din aceast opiune.
Raportul conine urmtoarele cmpuri:
Nr. curent, Data, Nr. document;
Vnztor (Denumire, Cod fiscal);
Val. Total, Val. Neimpozabil;
Cumprri (baza de impozitare, val. TVA);
Importuri cu certificat de amnare(baza de impozitare, val. TVA);
Raportul care va aprea pe ecran este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 118 din 147

Fig.4.27. Raportul Jurnal pentru Cumprri


Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Fi Client/Fi Furnizor
Aceast opiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opiunea Fi
Client respectiv Fi Furnizor.
La alegerea acestor opiuni se vor deschide urmtoarele ferestre:

Pagina 119 din 147

Fig.4.28. Formularul de alegere a clientului pentru Fia Client

Fig.4.29. Formularul de alegere a furnizorului pentru Fia Furnizor


Datele se pot filtra dup denumirea Clientului, respectiv Furnizorului. Butonul Aplic
trebuie acionat dup modificarea de filtru, pentru a se deschide raportul. Acest raport este
foarte important deoarece permite vizualizarea documentelor pentru respectivul ter i soldul
acestuia. Rapoartele care se deschid sunt urmtoarele:

Pagina 120 din 147

Pagina 121 din 147

Fig.4.28. Raportul Fia Client

Pagina 122 din 147

Pagina 123 din 147

Fig.4.30. Raportul Fi Furnizor


Rapoartele conin urmtoarele cmpuri:
Data Documentului;
Tipul Documentului;
Nr. Document;
Serie Document;
Suma Debitoare;
Suma creditoare.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Listare Documente
Nota de intrare recepie / Factura
Programul permite listarea documentelor n dou moduri:
la nregistrarea documentului. Dup operaia de nregistrare a unui document este
propus i cea de listare a documentului nregistrat;
n orice alt moment, dac este selectat explicit efectuarea operaiei de listare a
documentului specificat. Pentru aceasta, se va selecta din meniul Rapoarte, Listri
Documente, opiunea dorit respectiv Factura sau Nota de Intrare Recepie. Ferestrele care se
vor deschide la alegerea acestor opiuni sunt prezentate n figurile urmtoare:

Fig.4.31. Formularul de alegere a NIR-ului pentru Listare

Pagina 124 din 147

Fig.4.32. Formularul de alegere a facturii pentru Listare


Dup alegerea numrului documentului se va aciona butonul Aplic pentru a fi afiat
raportul pe ecran. Rapoartele afiate sunt prezentate n figurile urmtoare:

Pagina 125 din 147

Fig.4.33. Raportul Nota de intrare recepie

Pagina 126 din 147

Pagina 127 din 147

Fig.4.34. Raportul Factura


Raportul Factura nu conine liniile de tabel deoarece acesta va fi tiprit direct pe un
formular tipizat.
Dac se dorete tiprirea efectiv la imprimant a documentului, se alege din meniul
Tiprire, opiunea Print. Putei seta anumite caracteristici ale imprimantei selectnd opiunea
Page Setup din meniul Tiprire.
Situaii Stocuri
List Inventar
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea inventarului pentru o anumit grup
sau pentru toate grupele.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Stocuri opiunea List Inventar.
Fereastra care se deschide la accesarea acestei opiuni este prezentat n figura
urmtoare:

Fig.4.35. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afiarea Liste de Inventar


Datele se pot filtra dup grupa de produse. Butonul Aplic trebuie acionat dup
fiecare modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este
prezentat n figura urmtoare:

Pagina 128 din 147

Fig.4.36. Raportul Lista Inventar


Raportul Lista Inventar conine urmtoarele cmpuri:
Grupa i denumirea produsului;
Unitatea de msur;
Stocul curent;
Preul de vnzare fr TVA;
Preul de vnzare cu TVA;
Valoarea fr TVA a produselor din stoc;
Valoarea cu TVA a produselor din stoc.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Necesar Aprovizionare
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea necesarului de produse cu care ar
trebui aprovizionat firma.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Stocuri opiunea Necesar
Aprovizionare.

Pagina 129 din 147

Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n figura


urmtoare:

Fig.4.37. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afiarea Necesarului de


aprovizionare
Datele se pot filtra dup grupa de produse. Butonul Aplic trebuie acionat dup
fiecare modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este
prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.38. Raportul Necesar Aprovizionare


Raportul Necesar Aprovizionare conine urmtoarele cmpuri:
Grupa i denumirea produsului;
Pagina 130 din 147

Unitatea de msur;
Ultimul pre de intrare fr TVA;
Stocul actual;
Stocul limit;
Cantitatea ce reprezint Suprastoc i valoarea acesteia;
Cantitatea Necesar, deci cea cu care trebuie fcut aprovizionarea i valoarea
acesteia.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Situaii Vnzri/Cumprri
Centralizator Vnzri
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia
vnzrilor dintr-o perioad.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Vnzri/Cumprri, opiunea
Centralizator Vnzri.
Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este urmtoarea:

Pagina 131 din 147

Fig.4.39. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Centralizatorului de Vnzri


Datele se pot filtra dup grupa produse, ter, agent, interval. Butonul Aplic trebuie
acionat dup fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afiat la acionarea acestui buton
este prezentat n fereastra urmtoare:

Fig.4.40. Raportul Centralizator Vnzri

Pagina 132 din 147

Raportul conine urmtoarele cmpuri:


Clientul;
Grupa i denumirea produsului;
Cantitatea vndut;
Preul unitar de vnzare;
Valoarea;
Date despre documentul de ieire: numrul, seria, data, tipul;
Agentul.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Centralizator Cumprri
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia
achiziiilor dintr-o perioad.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Vnzri/Cumprri, opiunea
Centralizator Cumprri.
Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este urmtoarea:

Fig.4.41. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Centralizatorului de


Cumprri
Datele se pot filtra dup grupa produse, ter, interval. Butonul Aplic trebuie acionat
dup fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afiat la acionarea acestui buton este
prezentat n fereastra urmtoare:

Pagina 133 din 147

Fig.4.42. Raportul Centralizator Cumprri

Raportul conine urmtoarele cmpuri:


Furnizorul;
Grupa i denumirea produsului;
Cantitatea achiziionat;
Preul unitar de achiziie;
Valoarea;
Date despre documentul de intrare: numrul, seria, data, tipul.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Top Produse
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia
vnzrilor realizate de fiecare agent, defalcat pe produse, ntr-o anumit perioad.

Pagina 134 din 147

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Vnzri/Cumprri opiunea Top
Produse.
La alegerea acestei opiuni, fereastra care se deschide este urmtoarea:

Fig.4.43. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Topului Produse


Datele se pot filtra dup: grupa produse, ter, agent, interval. Butonul Aplic trebuie
acionat dup fiecare modificare de filtru. La acionarea acestuia se deschide urmtoarea
fereastr:

Pagina 135 din 147

Fig.4.44. Raportul Top Produse


Raportul Top Produse conine urmtoarele cmpuri:
Grupa i denumirea produsului;
Numrul de clieni ce au achiziionat respectivul produs;
Cantitatea vnduta de agent;
Valoarea avizat de agent;

Pagina 136 din 147

Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se


acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Acest raport este deosebit de important deoarece majoritatea furnizorilor solicit, la
sfritul lunii, un raport ce conine cantitatea vndut pe fiecare produs n parte i numrul de
clieni.
Top Ageni
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia
vnzrilor i ncasrilor realizate de fiecare agent, ntr-o anumita perioad.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii Vnzri/Cumprri opiunea Top
Ageni.
La alegerea acestei opiuni se deschide urmtoarea fereastr:

Fig.4.45. Formularul de alegere a intervalului pentru afiarea Topului Ageni


Datele se pot filtra dup intervalul dorit. Butonul Aplic trebuie acionat dup fiecare
modificare de filtru. La acionarea acestuia se deschide urmtoarea fereastr:

Pagina 137 din 147

Fig.4.46. Raportul Top Ageni


Raportul Top Ageni conine urmtoarele cmpuri:
Agent;
Total facturat;
ncasat n perioada;

Pagina 138 din 147

Raportul este ordonat n funcie de agentul care a intermediat cea mai mare vnzare.
i acest raport este deosebit de important deoarece poate afia ct a vndut i ct a ncasat
fiecare agent ntr-o anumit perioad, fr a se mai folosi calcule manuale, sau fr a se
genera alte rapoarte pe fiecare agent n parte pentru a fi grupate ulterior.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Situaii ncasri/Pli
Scadenier Facturi
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia
facturilor nencasate scadente pn la o anumit dat.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii ncasri/Pli opiunea
Scadenier Facturi. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n
figura urmtoare:

Fig.4.47. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Scadenierului de Facturi


Datele se pot filtra dup: ter, agent, data scadent, interval. Butonul Aplic trebuie
acionat dup fiecare modificare de filtru.
Observaie: Data de nceput i data de sfrit se refer la data facturilor, nu la data
plilor. Plile sunt operate pn la zi, adic se iau n considerare toate plile introduse.
La acionarea butonului Aplic se va deschide urmtoarea fereastr:

Pagina 139 din 147

Fig.4.48. Raportul Scadenier Facturi


Raportul conine urmtoarele cmpuri:
Terul;
Data Facturii;
Data de scaden;
Numrul i seria facturii;
Valoarea facturii;
Soldul facturii.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
Scadenier Recepii
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia
facturilor neachitate scadente pn la o anumit dat.

Pagina 140 din 147

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaii ncasri/Pli opiunea


Scadenier Recepii. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n
figura urmtoare:

Fig.4.49. Formularul de alegere a filtrelor pentru afiarea Scadenierului de Recepii


Datele se pot filtra dup: ter, data scadent, interval. Butonul Aplic trebuie acionat
dup fiecare modificare de filtru.
Observaie: Data de nceput i data de sfrit se refer la data recepiilor, nu la data
plilor. Plile sunt operate pn la zi, adic se iau n considerare toate plile introduse.
Raportul conine urmtoarele cmpuri:
Terul;
Data NIR-ului;
Data de scaden;
Numrul i seria NIR-ului;
Valoarea NIR-ului;
Soldul NIR-ului.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.
La acionarea butonului Aplic se va deschide urmtoarea fereastr:

Pagina 141 din 147

Fig.4.50. Raportul Scadenier Recepii

Comision Ageni
Aceast opiune permite vizualizarea i listarea unor informaii referitoare la situaia
comisionului agenilor pentru o anumit perioad.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte opiunea Comision Ageni. Fereastra care
se deschide la alegerea acestei opiuni este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 142 din 147

Fig.4.51. Formularul de alegere a intervalului pentru afiarea Comisionului pentru


Ageni
Datele se pot filtra dup intervalul dorit. Dup alegerea intervalului se va aciona
butonul Aplic. Raportul care se va deschide este prezentat n figura urmtoare:

Pagina 143 din 147

Pagina 144 din 147

Fig.4.52. Raportul Comision Ageni


Raportul conine urmtoarele cmpuri:
Agentul;
Intervalele de ncasare i comisioanele aferente fiecrui agent (cele introduse la
actualizarea agenilor);
Valoarea ncasat n fiecare interval i comisionul aferent;
Totalul ncasrilor i a comisionului cuvenit agentului.
Dup afiare, n cazul care se dorete listarea raportului pe suport de hrtie, se
acioneaz opiunea Tiprire/Print din submeniu.

4.2.5. Modulul Parola


Modificare Parola
Fiecare utilizator are posibilitatea s-si modifice propria parola. Pentru aceasta se va
selecta opiunea Modificare parol din meniul Parola. La alegerea acestei opiuni se va
deschide urmtoarea fereastr:

Fig.4.53. Formularul de modificare a parolei


n cmpul "Utilizator" se va alege numele utilizatorului. Nu vor fi afiai dect
utilizatorii ce au fost introdui anterior.
n cmpul "Parola veche" se introduce vechea parol.
n cmpul "Parola Nou" se introduce noua parol.
n cmpul "Parola Nou" se reintroduce noua parol, pentru verificare.
Pagina 145 din 147

Se acioneaz butonul Modificare.


n cazul n care se dorete abandonarea modificrii, se acioneaz butonul Renunare.
La acionarea butonului Terminare se nchide formularul de modificare a parolei.
n continuare, pentru a accesa aplicaia, se va folosi noua parola.

4.2.6. Modulul Administrare


Administrare Utilizatori
Utilizatorii acestui sistem pot s nu aib drepturi depline de acces la toate opiunile
existente. Drepturile fiecrui utilizator pot fi acordate doar de ctre administratorul
sistemului, selectnd meniul Administrare, opiunea Administrare utilizatori.
Pe ecran va aprea fereastra de dialog prezentat n figura urmtoare:

Fig.4.54. Formularul de actualizare a utilizatorilor


n continuare, se pot executa urmtoarele operaiuni:
Dac se dorete tergerea unui utilizator, se selecteaz utilizatorul din lista derulant i
se acioneaz butonul tergere;
Dac se dorete adugarea unui utilizator, se introduce numele acestuia (n momentul
n care sistemul nu recunoate utilizatorul ca fiind existent, se activeaz butonul Adugare);
se va alege Tipul Utilizatorului pentru a se stabili nivelul de acces; se tasteaz parola pe care
o va folosi utilizatorul; se acioneaz butonul Adugare.
n lista derulanta Tip Utilizator apar trei valori: Administrator, Contabilitate i
Ageni. Utilizatorul ce are ca tip de nivel valoarea Administrator poate accesa orice opiune
din aplicaie. Utilizatorul ce are ca nivel de acces valoarea Contabilitate poate accesa orice

Pagina 146 din 147

opiune din aplicaie, mai puin cea de Administrare Utilizatori i Administrare Baza de Date.
Utilizatorul care are ca nivel de acces valoarea Ageni nu poate accesa n meniul Parametri
dect opiunea Teri, nu poate accesa meniul Documente (pentru a evita introducerea eronat
a unor parametrii sau a unor documente) i nu poate accesa meniul Administrare. n rest,
toate celelalte opiuni pot fi accesate.
Administrare baza de date
Cu ajutorul acestei opiuni se poate vedea fereastra bazei de date i meniul standard
Access. Pentru aceasta se va selecta opiunea Administrare Baza de Date din meniul
Administrare. La alegerea acestei opiuni va aprea ecranul urmtor:

Fig.4.55. Formularul de administrare a bazei de date


n continuare, se pot efectua urmtoarele operaii:
Se acioneaz butonul Activai fereastra bazei de date pentru a se vedea tabelele,
interogrile, rapoartele, formularele i codurile de programare;
Se acioneaz butonul Activai meniul Access pentru ca acesta s poat deveni
disponibil;
Se acioneaz butonul Terminare pentru a nchide formularul curent.
Aceast opiune prezint o importan deosebit deoarece cu ajutorul acesteia se poate
modifica sau dezvolta ulterior aplicaia.

5. CONCLUZII

Pagina 147 din 147

Asistm astzi, n lume, la afirmarea unei noi revoluii industriale bazat pe evoluia
extrem de rapid i spectaculoas a componentelor electronice, calculatoarelor i
comunicaiilor.
Impactul acesteia asupra ntregului ansamblu de activiti economico-sociale s-a
resimit pregnant n ultimul deceniu i se ateapt a fi principalul motor de cretere
economic n urmtoarele decenii, punndu-se astfel bazele societii informatizate a
secolului XXI. Unele elemente definitorii ale acestei societi pot fi distinse nc din perioada
actual, constnd n introducerea calculatoarelor att n activitatea economic actual ct i n
celelalte sfere ale vieii sociale.
O societate modern nu poate fi conceput fr existena unor posibiliti extinse de
comunicare n vederea unui schimb de informaii primare sau a unor informaii complexe
obinute ca urmare a prelucrrii unor date pe calculatoarele electronice.
Complexitatea mereu crescnd a vieii moderne determin ca n cvasitotalitatea
ramurilor de activitate economic i social s fie tot mai pregnant necesitatea introducerii
unor mijloace economice rapide, moderne, eficiente i fiabile care s clasifice, s stocheze, s
prelucreze date i s informeze prompt pe utilizatori.
n final, dup elaborarea acestei lucrri, se pot desprinde cteva concluzii :
- n momentul elaborrii proiectului, n cadrul societii comerciale JADER S.R.L. nu
exista o aplicaie informatic menit s uureze munca desfurat de ctre agenii comerciali
n activitatea de preluare a comenzilor de la clieni i care s ajute managementul societii la
fundamentarea unor decizii prin consultarea unor rapoarte privind activitatea de achiziie
comercializare. Urmare a acestui fapt, n cadrul societii se impunea existena unui sistem
informatic pentru eficientizarea acestor activiti.
- innd cont de cele artate mai sus i de faptul c pe msura trecerii timpului
volumul de date va crete, este evident c partea hardware a sistemului va trebui s fie din ce
n ce mai performant (att din punct de vedere al creterii vitezei de prelucrare ct i a
mrimii capacitii de stocare a datelor, chiar i n condiiile pstrrii softului utilizat);
- tehnica de calcul i tehnica de teleprelucrare pot nlocui cu succes, acolo unde este
cazul, munca manual mai puin productiv (n special cea a agenilor).

Pagina 148 din 147

n urma realizrii acestui sistem informatic se pune problema eficienei economice a


soluiei propuse, eficiena reprezentnd obiectivul principal al oricrui sistem informatic.
Eficiena reprezint raportul dintre efecte economice i resurse economice.
Sistemul informatic este specializat pe asistarea agenilor comerciali n preluarea
comenzilor. Mai concret sistemul informatic efectueaz ntr-un timp foarte scurt o serie de
operaii care n prezent sunt efectuate manual de ctre agenii comerciali.
Avantajele sistemului informatic:
eliminarea erorilor de calcul;
efectuarea de calcule complexe ntr-un timp scurt prin studiul rapoartelor obinute;
ntocmirea automatizat a diverselor jurnale contabile precum Jurnalul de Vnzri i
Jurnalul de Cumprri ;
eliminarea nenelegerilor care au drept cauz anumite erori precum nelegerea
greit a produselor i cantitilor comandate de ctre clieni sau greelile de facturare n
urma comenzilor preluate;
reducerea timpului necesar pentru preluarea comenzilor, eliminnd prezentarea ofertei
cu ajutorul cataloagelor, acest fapt ajutnd la creterea randamentului agenilor comerciali;
mobilitate - poate rula pe orice calculator care are ca sistem de operare Windows i
suita Office.
Cerine minime software:
- sistem de operare Windows 98;
- Microsoft Access 2000.
Cerine minime hardware:
- calculator PC:
- procesor ncepnd cu PII;
- memorie 128 Mb;
- hard disc 20 Gb.;
Pagina 149 din 147

- plac video SVGA 800x600;


- imprimant cu ace;
- imprimant cu jet de cerneal;
- PDA-uri (palmtop-uri) sau sisteme de calcul mobile - notebook pentru agenii
comerciali.
Avnd n vedere dinamica modificrilor legislative din ultimii ani, aplicaia trebuie n
permanen modificat pentru a rspunde cerinelor firmei de distribuie. Aceste actualizri se
pot realiza de un angajat cu specializare n domeniul informatic.
Activitile prin care se face instalarea i conversia vechiului sistem informatic n cel
nou au n vedere, n primul rnd, pregtirea personalului i a organizaiei.
Pregtirea personalului din organizaie se refer la informarea angajailor cu privire la
implementarea sistemului informatic, cu scopul de a prentmpina o reacie negativ din
partea acestora. Personalul poate percepe sistemul informatic ca o ameninare a locurilor de
munc sau o modificare a modului obinuit de lucru, ntr-o manier pe care ei nu o doresc.
Managerii pot percepe introducerea metodelor de conducere care folosesc calculatoarele ca o
ameninare asupra puterii i influenei lor n organizaie, sau se poate manifesta o lips a
dorinei de a se instrui n domeniul calculatoarelor. Astfel de temeri pot conduce la
resentimente, la o lips de cooperare sau la o rezisten total n implementarea unui sistem
informatic. Oricare din aceste reacii pot afecta reuita implementrii sistemului informatic.
Este important a se prezenta angajailor avantajele pe care acesta le aduce i modul n
care noul sistem i poate ajuta s-i realizeze mai bine sarcinile de serviciu. Se va accentua
faptul c sistemul informatic poate induce o cretere a salariilor i a promovrilor n
organizaie, inclusiv o mbuntire a condiiilor de munc pentru posturile unde acesta poate
produce influene semnificative.
De asemenea, este foarte important ca personalul care se va ocupa de exploatarea
sistemului informatic s fie instruit pentru a vedea, n primul rnd c utilizarea acestuia este
relativ facil.
Din cele artate mai sus se poate trage concluzia c implementarea i ntreinerea
sistemului informatic se realizeaz cu nite costuri mai mici sau cel puin egale dect n cazul
metodei utilizate n prezent avnd avantajele artate mai sus.
Sistemul informatic realizat ce ar putea fi inclus n cadrul sistemului informaional ar
reui n timp real s asigure culegerea, verificarea, stocarea, transmiterea i prelucrarea
automat a datelor. Acesta ar imprima valene sporite sistemului informaional, att sub
Pagina 150 din 147

Tip
Document
Nr. Tip
Denumire
Tip document
Contor

aspect cantitativ ct i calitativ printr-o cretere a capacitii de calcul sub aspectul volumului
datelor prelucrate i a operaiilor efectuate, creterea exactitii informaiilor, sporirea
complexitii situaiilor de informare-raportare, cuantificarea rezultatelor, utilizarea eficient
a agenilor comerciali.

Pagina 151 din 147

Evaluare