Gestion de Informacion y Archivos

Charla sobre gestin de archivosMaterial Informativo
La responsabilidad se establece cuando es posible ofrecer pruebas de lo que los

funcionarios pblicos saban, de lo que hubieran debido saber, qu medidas
tomaron y el resultado de sus actividades. Los documentos testimonian el
cumplimiento de leyes, reglas y procedimientos. Los documentos confiables
pueden servir de prueba para establecer abusos de posicin, mal uso de los
recursos e incumplimiento de los reglamentos financieros. Los documentos ofrecen
pruebas verificables de fraude y pueden conducir a los investigadores a las races
de la corrupcin. Los documentos bien administrados pueden obrar como una
restriccin eficiente en funcin de su costo. Prevenir un fraude es ms barato que
el costo que la corrupcin y su enjuiciamiento tienen para el estado.
Los documentos sustentan acciones actividades y el normal desarrollo de estas en
un mbito jurdico estable o normal, ello alude a la demostracin de la verdad de
un hecho, de su existencia o inexistencia. Es el establecimiento, por los medios
legales, de la exactitud de un hecho que sirve de fundamento a un derecho que
se reclama. En otro aspecto el documento se confiere a los medios de prueba, o
sea, los medios de conviccin, considerados en si mismos.
Se habla de la prueba para referirse al hecho mismo de su produccin, a la
circunstancia de hacerla valer ante los tribunales. En este sentido, por ejemplo, se
dice que la prueba incumbe al actor o al demandado, esto se encuentra reflejado
en el principio de onus probandi. 1 La llamada prueba diablica de los hechos
negativos no determina la conservacin total de nuestros documentos.
Segn Bordieu, P. (2010) las formas de relaciones que existe entre las distintas
clases de productores de bienes simblicos (entindanse cultura), se mantiene con
las diferentes significaciones disponibles en un momento dado (acto) y, por ello,
con la clase de obras (documentos) que produce, que dependen directamente de
la posicin que ocupa en el interior del sistema de produccin y circulacin de
estos en su conjunto y, correlativamente, en la jerarqua propiamente cultural de
los grados de consagracin, posicin que implica una definicin objetiva de su
prctica y de los productos de su prctica. 2 De esta forma todos los gestores
documentales estn involucrados en la gestin, tratamiento, ordenamiento, proteccin y
desarrollo.
Sin documentos que ofrezcan una prueba documental de sus actividades, ningn gobierno
u organizacin podr asumir una responsabilidad, no existiera inicio o fin de una funcin o
gestin, independientemente del soporte (la mayora constituido en papel) los documentos
reflejan los actos, procedimientos y desarrollo de las actividades generadas en torno al
marco de una funcin general o especfica. La responsabilidad se establece cuando es
posible ofrecer pruebas de lo que los funcionarios pblicos saban, de lo que hubieran
debido saber, qu medidas tomaron y el resultado de sus actividades. Los documentos
1 El fundamento del onus probandi radica en un viejo aforismo de derecho que expresa
que lo normal se entiende que est probado, lo anormal se prueba. Por tanto, quien
invoca algo que rompe el estado de normalidad, debe probarlo (affirmanti incumbit
probatio: a quien afirma, incumbe la prueba). Bsicamente, a lo que se refiere este
aforismo es a que la carga o el trabajo de probar un enunciado recae en aquello que
contradice el estado de normalidad (el que afirma poseer una nueva verdad sobre un
tema).
2 BORDIEU P(2010) El Sentido Social del Gusto. Mxico: Siglo XXI Editores.
Ayacucho, Noviembre del 2015
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testimonian el cumplimiento de leyes, reglas y procedimientos. Los documentos confiables
pueden servir de prueba para establecer abusos de posicin, mal uso de los recursos e
incumplimiento de los reglamentos financieros. Los documentos ofrecen pruebas
verificables de fraude y pueden conducir a los investigadores a las races de la corrupcin.
Los documentos bien administrados pueden obrar como una restriccin eficiente en
funcin de su costo. Prevenir un fraude es ms barato que el costo que la corrupcin y su
enjuiciamiento tienen para el estado.
Los documentos sustentan acciones actividades y el normal desarrollo de estas en un

mbito jurdico estable o normal, ello alude a la demostracin de la verdad de un hecho, de
su existencia o inexistencia. Es el establecimiento, por los medios legales, de la exactitud
de un hecho que sirve de fundamento a un derecho que se reclama. En otro aspecto el
documento se confiere a los medios de prueba, o sea, los medios de conviccin,
considerados en si mismos. Se habla de la prueba para referirse al hecho mismo de su
produccin, a la circunstancia de hacerla valer ante los tribunales. En este sentido, por
ejemplo, se dice que la prueba incumbe al actor o al demandado, esto se encuentra
reflejado en el principio de onus probandi. 3 La llamada prueba diablica de los hechos
negativos no determina la conservacin total de nuestros documentos.
Segn Bordieu, P. (2010) las formas de relaciones que existe entre las distintas clases de
productores de bienes simblicos (entindanse cultura), se mantiene con las diferentes
significaciones disponibles en un momento dado (acto) y, por ello, con la clase de obras
(documentos) que produce, que dependen directamente de la posicin que ocupa en el
interior del sistema de produccin y circulacin de estos en su conjunto y,
correlativamente, en la jerarqua propiamente cultural de los grados de consagracin,
posicin que implica una definicin objetiva de su prctica y de los productos de su
prctica.4
LA ARCHIVSTICA
La prctica surgi antes que la ciencia; los archivos han existido desde antes que exista la
escritura en las ms antiguas sociedades la necesidad de documentar hechos. La teora
archivstica surge para que los archiveros trabajen de una manera concertada en cualquier
territorio.
La definicin de Archivstica segn el Consejo Interno de Archivos (CIA) rgano
gubernamental que regula la materia archivstica y que depende de la UNESCO es:
3 El fundamento del onus probandi radica en un viejo aforismo de derecho que expresa
que lo normal se entiende que est probado, lo anormal se prueba. Por tanto, quien
invoca algo que rompe el estado de normalidad, debe probarlo (affirmanti incumbit
probatio: a quien afirma, incumbe la prueba). Bsicamente, a lo que se refiere este
aforismo es a que la carga o el trabajo de probar un enunciado recae en aquello que
contradice el estado de normalidad (el que afirma poseer una nueva verdad sobre un
tema).
4 BORDIEU P(2010) El Sentido Social del Gusto. Mxico: Siglo XXI Editores.
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El estudio tcnico y prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes
a las funciones de los archivos
Existe una divisin entre la Archivstica terica y la Archivstica prctica, de esta forma la
archivstica terica estudia la historia, el objeto, el mbito de actuacin y la metodologa,
en tanto que la Archivstica prctica, entiende las tcnicas y procedimientos para la
conservacin de documentos y para la difusin de la informacin contenida en los mismos.
Histricamente ser la Archivstica francesa la que ms avanz en ambos aspectos durante
la Ilustracin, cuando se plantea que los archivos no podan estar organizados por
voluntarios o polticos que tenan intereses creados. Se teoriz para que los archiveros
siguieran un procedimiento establecido y no dejarlo al libre albedro de cualquier canciller,
Chamberlain, etc.
GESTIN DOCUMENTAL Y GESTIN DE ARCHIVOS
La Gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr
economa y eficiencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de los
documentos de una organizacin durante todo su ciclo de vida y de hacer que la
informacin que contienen est disponible en apoyo del quehacer de esa organizacin y de
los usuarios externos a ella que lo requieran.
Casas, A. archivera uruguaya, seala que Cuando los sistemas documentales no funcionan
apropiadamente hay consecuencias graves para el gobierno y los ciudadanos en general.
Por ejemplo: Los funcionarios se ven obligados a tomar decisiones sobre una base ad hoc
sin la ventaja de una memoria institucional; No es posible probar un fraude ni realizar
informes ni auditora significantes; Las acciones del gobierno no son transparentes; Los
ciudadanos no pueden exigir o proteger sus derechos; Los ciudadanos no pueden hacer
una contribucin informada al proceso de gobierno; Se menoscaba la memoria colectiva de
la nacin.
De esta forma agrega:
Uno de los retos de hoy es asegurar que de la masa de datos y de informacin creados en
papel y en forma electrnica sea posible obtener pruebas confiables de transacciones de
negocios. Que las pruebas sean accesibles y que sea posible darlas de baja cuando ya no
son necesarias.
El objetivo de la teora archivstica, es decir, lo que debe saber un archivero son unos
principios cientficos. Los archiveros estn vinculados a las estructuras jurdicoadministrativas de cada pas, de su desarrollo tecnolgico, del contexto social y cultural.
Los archivos son un instrumento del poder.
Los mbitos de la teora archivstica segn Michel Duchein: Archivos generales aplicables
a todas las categoras y tipos de archivos, Archivos especiales aplicables a cada categora
de documento o servicio de archivos, Archivos nacionales dependientes de la legislacin
de cada pas.
Para Duranti (1997), la teora archivstica es el conjunto de ideas que los archivistas
poseen acerca de lo que es el material archivstico; la metodologa archivstica es el
conjunto de las ideas que los archivistas poseen sobre cmo tratarlo; mientras que la
prctica archivstica es la aplicacin de las ideas, tanto tericas como metodolgicas a
situaciones reales y concretas5
5 Santelices C. y Guzmn C. (1997) la construccin terica en archivstica en el

contexto investigativo de la sociedad del conocimiento. Introduccin. Pag. 1
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La Archivstica y la Gestin Pblica
Entendemos como gestin pblica a las acciones, polticas, procedimientos, modelos y

planteamientos que tiene el estado en bsqueda del mayor beneficio para el mayor
nmero de ciudadanos a los que sirve, protege, ayuda, asiste y representa. Ello Implica,
asimismo, que el Estado y su administracin pblica no anteponen intereses particulares
de ningn grupo social, por importante que ste sea, a los de la mayora de la poblacin. El
inters general es un concepto que pertenece a la tica y a la moral pblica, si la
administracin pblica o alguno de sus integrantes se proponen servir a intereses distintos
del general, entendido de manera directa o indirecta, entonces no es la funcin pblica
sino de intereses o lobbies particulares. Este concepto se halla en la raz del Estado y de su
administracin, corresponde a su justificacin. Es una explicacin de la existencia del
propio Estado en tanto que la sociedad le confiere la calidad de garante de este. 6
La accin pblica se desarrolla en varias dimensiones que actan
Simultneamente. Estas dimensiones son7:
a. En trminos de las relaciones de poder que se establecen entre los grupos sociales que
actan en instituciones determinadas, su estudio le corresponde a la Ciencia Poltica y la
Sociologa.
b. En trminos jurdicos, cuando se considera a la Administracin pblica como una persona
jurdica que tiene derechos y obligaciones, su estudio le corresponde al Derecho,
c. En trminos administrativos, cuando se ocupa de los mtodos de trabajo y organizacin
interna, su estudio le corresponde a las Ciencias de la Administracin y la ingeniera.
Segn La Gestin Pblica es la gestin con las limitaciones derivadas del carcter pblico
del cometido. Gestin refiere, segn el contexto, tanto una prctica (gestin con
minscula) como un conjunto de disciplinas (Gestin con mayscula). Se considera la
gestin como prctica y como disciplina, con particular atencin al papel de la Economa.
Las limitaciones derivadas del carcter pblico del cometido pueden clasificarse en no
abordables por esenciales (satisfacen objetivos sociales superiores al de la eficiencia) y
abordables bien por la investigacin bien por la accin. As se llega a otra forma de
contemplar la gestin pblica: la accin sobre dos familias de limitaciones mitigables - falta
de incentivos organizativos y falta de incentivos individuales- mediante dos grupos de
actuaciones: introduccin de mecanismos de competencia y aplicacin de tcnicas de
gestin, respectivamente.
Si entendemos que los enfoques de modernizacin de la gestin pblica demanda nuevas
polticas de gestin, anlisis y simplificacin de procesos (enfoque de gestin por
procesos), mejora en la atencin al ciudadano, gestin por resultados (produccin real), y
conocemos que la produccin de gestin se mide por la produccin documental como
recurso y conocimiento.
6 Pichardo Pagaza I. (2004) Modernizacin administrativa, propuesta para una reforma

inaplazable, Mxico: El Colegio Mexiquense.
7 Instituto para la Democracia y la Asistencia Electoral (2008) Gestin Pblica Material de Trabajo. Asociacin Civil Transparencia
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La gestin de los servicios pblicos, en el Per, est dirigido por del Poder Ejecutivo. Es a
travs de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) y de los Ministerios en los asuntos
de sus competencias donde se planifican y acciona su ejecucin 8. Asimismo, toda gestin
de calidad en los servicios pblicos se enmarcan de acuerdo a lo expresado el art. 4 de la
Ley N 27658 (Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado), del 30 de enero del
2002, expresando que la modernizacin de la gestin pblica en el Estado busca la
obtencin de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, con la finalidad de lograr
una mejor atencin a los ciudadanos, priorizando y optimizando el uso de los recursos
pblicos.
El archivo, clasificacin y caractersticas

Es evidente que no puede describirse exhaustivamente el archivo de una sociedad, de una
cultura o de una civilizacin; ni aun sin duda el archivo de toda una poca. Por otra parte,
no nos es posible describir nuestro propio archivo, ya que es en el interior de sus regias
donde hablamos, ya que es l quien da a lo que podemos decir y a si mismo, objeto de
nuestro discurso sus modos de aparicin, sus formas de existencia y de coexistencia, su
sistema de acumulacin de historicidad y de desaparicin. Michel Foucault. Arqueologa
del Saber.
Toda organizacin o dependencia, persona natural, jurdica, coleccionista particular
nosotros mismos elaboramos diariamente documentos, en su conjunto estos documentos
conforman una agrupacin documental, una totalidad documental o un grupo sin relacin
alguna de documentos. La utilidad, existencia y perdurabilidad de estos en el tiempo y
sobre todo la frecuencia de su consulta determinarn si el documento se debe o no se
debe conservar eliminar, pero en definitiva de acuerdo a las funciones del productor, se
debe archivar.
En la gestin pblica o privada, los documentos tradicionalmente son considerados como
activos o pasivos; Por ello durante y despus del proceso administrativo se remiten los
documentos a los archivos. Esta forma de pensar en las unidades de gestin (oficinas) ha
ido evolucionando en el tiempo, as los documentos archivados son considerados de
acuerdo a su naturaleza, actividad y empleo, como para los ajustes de cuentas.
Las normas establecen sanciones contra el cumplimiento de la entrega de los documentos
de una gestin a otra.9
8 Art. 119 de la Constitucin Poltica

9 Recientemente para el caso de los documentos de gestin municipales la Oficina
Anticorrupcin de la Contralora General de la Repblica public la Directiva
N008-2014-CAC-CGR Normas para la transferencia de Gestin Municipal y
Regional. (29.10.2014) donde incluye procedimientos archivsticos. En ese
contexto la contralora es gestora del proyecto de ley n 3829/2014 CGR,
justificando como necesario la incautacin de documentos e informacin, por tener
un sistema normativo de control gubernamental limitado en la capacidad de
acceder a la informacin que se requiere para el ejercicio de los servicios de
control debido a la carencia de mecanismos que le permitan acceder directamente
y cautelar la conservacin de informacin que poseen las entidades, cuando estas
incumplen con proveerla, pese a los requerimientos formulados y pueda
presumirse razonablemente su existencia.
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Qu es un archivo?
En forma integral se define el archivo, como agrupacin o conjunto, otra caracterstica
importante es que existe organizacin, jerarqua, funciones, competencias, temtica
asuntos y es acumulable.
T. Schellenberg (1956) sealaba como archivo:
Aquellos registros (documentos) de cualquier institucin pblica o privada que hayan sido
considerados ameritar (valorados) para su preservacin permanente, con fines de
investigacin o para referencia y que hayan sido depositados o escogidos (seleccionados)
para guardarse en una institucin archivstica.
La ley francesa de archivos de 3 de enero de 1979 entiende por archivos al
Conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material,
producidos o recibidos por toda persona fsica o moral y por todo servicio u organismo
pblico o privado, en el ejercicio de su actividad
M. Pescador Del Hoyo (1988) citando a Michael Cook, archivero britnico seala que los
archivos son necesarios para la gestin de nuestras administraciones10
J. Cerd (2002) apunta a definir algunos conceptos relacionados con la implementacin de
nuevas tecnologas para la conformacin de archivos, as expone el trmino 11
Archivo virtual: Sistema de gestin de documentos, archivos o fondos de archivo

que se hacen accesibles a travs de la web, sin que necesariamente tengan como
referencia un centro o sistema de archivos. Es un archivo ex novo, creado por y para la
red, o editados electrnicamente. Gracias a la facilidad de edicin, comunicacin y
reproduccin de los nuevos soportes se agrupan virtualmente documentos sobre
determinado tema, persona, territorio o periodo cronolgico. Son los archivos donde mejor
se puede aplicar la desmaterializacin del documento y del archivo tradicional
En esa pauta va mas all con la presentacin de otra definicin que para la archivstica
tradicional sera osada de esta forma:
Archivo digital: Sistema de gestin de documentos basado en la captura y

procesamiento de imgenes digitales, creadas a partir de cualquiera de los dispositivos
existentes (escner o cmara digital), desde su soporte original (papel, microfilm,
negativos, diapositivas, placas de cristal, etc), y dirigido a su posterior implementacin en
un sistema de bsqueda y recuperacin donde quedan asociadas las imgenes digitales
con la descripcin de los documentos.
Asimismo en esas diferencias propone una definicin para el archivo electrnico:
10 PESCADOR DEL HOYO, Mara (1988) El Archivo Instalacin y Conservacin.

Ed. Norma. Madrid Pg. 3
11 CERD DAZ, Julio (2002): Desarrollo de sistemas de acceso on line a fondos
de archivo. Propuesta metodolgica en INFO 2002: Congreso Internacional de
Informacin, La Habana (Cuba), Febrero 2002.
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Archivo electrnico: Sistema de gestin de documentos que lleva implcito en su
tratamiento y recuperacin un medio electrnico o informtico, en cualquiera de sus
variantes. Tienen cabida tanto imgenes digitales como otro tipo de documentos,
particularmente los que utilizan el formato de caracteres ASCII, despus de someter un
fichero digital a OCR1, documentos directamente elaborados en un procesador de textos o
editados en html, sgml, xml, o tecnologas especficas como el sistema COLD2 . Es por
tanto un concepto ms global y ms adecuado para definir las mltiples posibilidades y
variables de este nuevo entorno tecnolgico.
De esta forma un archivo en esencia debe tener presente la organizacin (ordenamiento y
clasificacin), Sin ello no podemos entender sus funciones, necesidades, divisiones y por
consiguiente su racionalizacin. De esta forma para que se pueda hablar de archivo, los
documentos han de estar organizados y su informacin recuperable para su uso 12
El trmino archivo tan diverso y a veces confuso, tiene terminolgicamente triple concepto
(significado), contamos como primer trmino, el archivo que define:
1. El contenido documental que genera uno varios productores en el mbito de sus funciones.
Por ejemplo alguna entidad, que gestiona y genera o produce documentos con un
propsito, posee un productor general que es la propia entidad y una serie de
subdivisiones que de acuerdo a su naturaleza llamaremos secciones documentales
resultado de asuntos principales, funciones especficas o generales que se orientan al
propsito principal de la entidad. En otra acepcin, un archivo es la dependencia o entidad
que custodia informacin y en otro archivo es la unidad o expresin mnima de informacin
documental. El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones, tantas como
archiveros (Heredia, 2011, 46),
Una de las primeras nociones que conocemos de archivo es la que aporta Fermn Abella,
(1877), quien no limita al archivo "como slo la reunin o conjunto de papeles,
documentos, libros y registros de una oficina, corporacin o casa particular cuando estn
metdicamente ordenados, sino tambin al lugar en el que se conservan y custodian para
que sirvan de consulta".
Es decir, se refiere al conjunto organizado de documentos que prestan servicio y tambin

del lugar en el que se conservan. Ahora el archivo se genera en forma inexcusable de esta
manera se genera en un proceso natural por una persona o institucin, pblica o privada,
en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y los
recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia,
como testimonio e informacin, por las personas responsables de tales asuntos y sus
sucesores.13
En nuestro pas, la visin es contrastable con la gestin documental, incluso con la

aprobacin de Metodologa de Simplificacin Administrativa (Decreto Supremo N 0112011-PCM) se conoce al archivo como una fase de todo trmite administrativo,
definindola como aquella donde se deben identificar las acciones orientada a archivar
12 CRUZ MUNDET (1994) : Manual de Archivstica Pg. 94

13 GARCA RUIPEREZ Mariano (2012) Archivstica y Gestin Documental. Ayuntamiento
de Toledo. Curso de Preservacin del Patrimonio Documental. UNIA Espaa
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documentos o expedientes; de esta forma detectar si se archivan demasiados documentos
o expedientes, para sugerir y analizar si realmente es necesario solicitar documentos
(requisitos) o elaborar documentos (trmites). Es decir la racionalizacin de la creacin del
documento, la existencia de los archivos, depende de ello.
De esta forma el trmino archivo subyace a nivel estatal al de Patrimonio Cultural y ms

especficamente al de Patrimonio Cultural Archivstico, definido como
conjunto de documentos de cualquier poca, manifestada en todas sus expresiones, en

lenguaje natural y cualquier expresin grafica, sonora o en imagen, recogidas tanto en
soporte convencional o informtico, generados y/o recibidos en cumplimiento de las
competencias y actividades de las entidades pblicas o privadas del mbito nacional. Los
documentos cuya procedencia institucional se haya perdido o pertenecen a personas
naturales, formarn series fcticas (artificiales) o colecciones, segn sea el caso. 14
Pero volviendo al concepto de archivo, se ha utilizado el trmino archivo para definir un
conjunto organizado de documentos, el lugar donde se conservan y la institucin que los
gestiona. Entender como archivo el espacio fsico, es decir el continente, tiene cada vez
menos defensores pues la mayora de los autores prefieren utilizar en la actualidad en su
lugar expresiones como repositorios, depsitos o centros de archivo. Este Conjunto
orgnico de documentos que se acumulan en el proceso de una gestin administrativa,
realizada por una persona o institucin pblica o privada, que se conserva respetando su
procedencia y orden originales, para servir de testimonio e informacin o como fuente para
la historia. 15
En el Per tambin es tpico conocer el trmino microarchivo, que corresponde al
documento electrnico propiamente. As el Decreto Legislativo N 681, los define como
Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte o
almacenamiento portadores de micro formas grabados, provisto de sistemas de ndice y
medios de recuperacin que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en
copias exactas los documentos almacenados como microformas.16
ARCHIVOS Y REPOSITORIOS, MBITO DE COMPETENCIA Y FUNCIONES

Es importante reconocer otras caractersticas que tienen los archivos y es su competencia
y funciones, porque con ello podemos identificar el mbito de nuestro trabajo a la hora de
trabajar con documentos. 17 Por ejemplo las funciones que tradicionalmente se han
sealado como propias de los archivos son: recoger conservar y servir los documentos.
14 MINISTERIO DE EDUCACIN (2011) Art. 69 del Reglamento de la Ley N

28296, Ley General del Patrimonio Cultural, aprobado mediante Decreto Supremo
N 011-2006-ED
15 VILLANUEVA BAZN Gustavo (2012) La Archivstica una ciencia en busca de s
misma (Mxico 1915 1945) Universidad Internacional de Andaluca. Tesis doctoral
16 Legislacin Peruana. Decreto Legislativo N 681 Ley de Microformas y Nuevas

Tecnologas en la gestin documental.
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Cada una de estas funciones involucra una multiplicidad de actividades y tareas, que
conceptualmente han variado con el paso del tiempo y que el personal a cargo de los
documentos tiene que realizar. 18
Se cuenta con distintos tipos de repositorios de documentos que comprueban que existen
documentos bajo custodia. 19
De esta forma si se consulta a cualquier persona sobre la utilidad de un archivo, sta
tendr una idea ms o menos vaga, asociada al concepto de "papeles viejos y
polvorientos, en el mejor de los casos, al de "alguna cosa similar a una biblioteca".
De esta forma las equivocaciones se encuentran Y hay que maravillarse verdaderamente
del escaso conocimiento general en temas de archivos, si se considera que sin el archivo,
sin la "memoria", no existira una sociedad organizada: es ms, si queremos avanzar ms,
podemos decir que sin la memoria no existira la vida, por lo menos como nosotros la
conocemos. 20
En ese sentido se ha confundido muchas veces al archivo con la biblioteca y debemos
diferenciar en torno que las bibliotecas se encargan de compilar y de conservar, para
ofrecerlas a la lectura, obras que son el producto de una actividad intelectual que se basta
a s misma. Con ello, el bibliotecario escoge los libros en funcin de las necesidades o de
los gustos del pblico que frecuenta su establecimiento. Anlogas son las preocupaciones
de los documentalistas, cuya labor estriba principalmente en la compilacin, que se
propone ser exhaustiva, y en la seleccin de informaciones, con miras a atender
necesidades actuales o previsibles respecto al uso de la documentacin. Lo que cuenta es
la utilizacin que se prev en un campo definido; se trata de preocupaciones limitadas y a
corto plazo.
La funcin de los archivos es muy distinta y no ha dejado de ampliarse a lo largo de los
siglos. Al principio brindaban servicios de cancillera: eran los custodios de los ttulos y de
los derechos del Estado. Muy pronto pasaron a ser tambin, por una evolucin Mgica, la
memoria de las instituciones y los custodios de los documentos capitales de su historia.
Hoy en da, con el desarrollo del mundo moderno y la proliferacin de documentos de todo
tipo, tienen una nueva misin. En efecto, cuanto ms aumenta la masa de documentos
17 Recientemente la Biblioteca Nacional del Per emiti la Resolucin Directoral N 0712013-BNP, mediante el cual registran colecciones documentales de funcionarios y
presidentes de la repblica peruana, documentos generados muchos de ellos en el mbito
de su competencia contradiciendo lo sealado en el Decreto Ley N 19414, donde estos
deban formar parte del acervo documentario que deba ser transferido al Archivo General
dela Nacin del Per.
18 CASAS DEL BARRAN A y otros (2003) Ibdem Pg. 16.

19 Mediante la Ley N 30035 se regula el repositorio nacional digital de ciencia, tecnologa
e innovacin lugar donde se mantiene informacin digital resultado de la produccin en
ciencia, tecnologa e innovacin (libros, publicaciones, artculos de revistas especializadas,
trabajos tcnicos cientficos, programas informticos, datos procesados y estadsticas de
monitoreo, tesis acadmicas y similares), lo que no se define que esta informacin es
resultado de una actividad.
20 LODOLINI Elio (1988) el problema fundamental de la archivstica: La naturaleza y el

ordenamiento del archivo. En Archivstica, Material de enseanza de la Facultad de Letras y
Ciencias Humanas. PUCP. Lima. Pg. 30
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orgnicamente producidos por un servicio administrativo, tanto ms se eleva la proporcin
de los documentas carentes de significacin histrica. Esa masa intil no solamente
representa una pesada carga sino que adems inunda en cierto sentido los documentos
que s tienen valor histrico.21
Para el caso por ejemplo de los archivos colombianos la funcin de los archivos busca
unificar criterios sobre: mtodos de organizacin de los fondos documentales, Sistemas de
codificacin y clasificacin usados dentro de la Direccin de incorporacin, creacin de
mecanismos de accin que propenden a la conservacin documental, y el mantenimiento y
seguridad de los fondos documentales. 22
Si tenemos que referenciar el trabajo archivstico tenemos que remontarnos al pasado es
as que la suerte de los archivos ha corrido una suerte aciaga o que ha pasado por una
suerte de desmembramiento, destruccin y en muchos casos prcticas que han calado
enormemente en la falta de sentido de pertenencia propio de una mentalidad arcaica.
G. Lohmann (2000:137) seala que como inicio de la gesta de archivos en el Per tenemos
a inicios de siglo XVII al secretario del Marqus de Montesclaros, don Sancho de Salinas o
mejor dicho Sancho de Crdoba y Salinas (Buenaventura de Salinas) cuado de Alonso
Fernndez de Crdoba Secretario Mayor de Gobernacin del Virreinato. Quien con el apoyo
de dos amanuenses logr que lo que antes fuera un confuso laberinto con solo el nombre
de archivo, qued tan claro y distinto por tiempos aos y materias que el papel que no se
hallaba ni en cuatro meses daban despus con l en un da. 23
Varias de las caractersticas de la conservacin de nuestros documentos se relacionan con
la sobrevivencia a varios sucesos aciagos.24
21 DELMAS, Bruno (1998): Introduccin a la Planificacin de los archivos. En
Archivstica, Material de enseanza de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas. PUCP.
Lima. Pg. 30
22 POLICA NACIONAL DE COLOMBIA (2013) Cartilla de del Programa de

Control Documental
23 Seala Buenaventura de Salinas que este servicio al virreinato acab por determinar el
camino que deba escoger en la vida Finalmente vine a conocer en aquel Archivo, y
Gouierno de las Indias que Dios me yba disponiendo, con los clarsimos exemplos de la
piedad, y zelo de tan santos reyes: y darme aquella alta, y secreta voz de su vocacin
eterna, con que me aua de traer a la Religin de mi serfico
24 como los sismos ocurridos en nuestro pas, de los que se tiene registro el
terremoto del 13 de noviembre de 1655, que destruy el palacio virreinal, ms
adelante el 28 de octubre de 1746 que destruy todas las oficinas de la
administracin virreinal En 1865 la comisin present los resultados del inventario
de los documentos existentes en ese lugar: cerca de mil legajos que contenan
20,000 cuadernos. A pesar del avance del proceso de inventario el Presidente
Mariano Ignacio Prado decidi suprimir el archivo nacional por causar gastos al
erario nacional, adems dispuso el traslado de los papeles al local de la biblioteca
nacional. El gobierno de Jos Balta restaur la vigencia de la ley de 1861 y mand
elaborar un nuevo reglamento para el archivo nacional. Hacia 1878 el inventario
del archivo mencionaba 1,401 legajos y 726 libros. Manuel Mara Bravo fue
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Como pas emancipado, los archivos de la Secretara del Virreinato y de la Audiencia de
Lima, por mandato gubernamental, pasaron al Convento de San Agustn de esta capital, en
donde quedaron en lamentable abandono hasta el ao en que el Gral. Manuel de
Mendiburu Bonet (Lima, 20 de octubre de 1805 - 21 de enero de 1885), consigui del
gobierno del General Echenique la expedicin del Decreto Supremo 14 de setiembre de
1859 25disponiendo el establecimiento de un Archivo Nacional, reuniendo los diversos
archivos de la Colonia, y tomando por base el depositado en el Convento de San Agustn.
Con tal motivo, el propio decreto dispona el establecimiento de una comisin compuesta
por el referido General Mendiburu, don Jos Dvila Condemarn y don Jos Antonio de
Lavalle, y encargada de reunir los archivos y proponer al Gobierno el local ms aparente
para depositarlos, redactando, al efecto, el Reglamento que deba regir la marcha y
desenvolvimiento de la institucin que por este decreto se creaba.
En el Per, a travs del Archivo General de la Nacin se cumplen funciones relacionadas
con la integracin de los archivos a nivel nacional pero tambin la proteccin del
Patrimonio Documental y la emisin de normas para el Sistema Nacional de Archivos. Todo
ello se encuentra reflejado en su Reglamento de Organizacin y Funciones 26
director del archivo hasta 1881. La labor de catalogacin se detuvo cuando las
tropas chilenas ingresaron a Lima. Publicado en "Rincn de Historia Peruana"
(www.historiadordelperu.blogspot.com)
25 El citado decreto supremo seala Siendo importante la conservacin de los antiguos
archivos del Per y que se aprovechen los considerables datos que contienen materias
histricas, econmicas y polticas; deseando el Gobierno que cuanto antes se consiga el
depsito ordenado de estos documentos, para los usos a que estn llamados en beneficio
pblico se resuelve: 1 Procdase al establecimiento de un Archivo Nacional que estar a
cargo y bajo la responsabilidad del jefe que se nombre al efecto, con los oficiales
necesarios, debiendo ser todos elegidos de entre las personas que gravan al erario en las
listas civil y militar, hasta que, dndose cuenta al Congreso, delibere sobre la creacin de
estas plazas y su estabilidad. 2 Nmbrese una comisin compuesta por el general. Don
Manuel Mendiburu del administrador general de la renta de correos, Don Jos Dvila y del
sndico de la Municipalidad de esta capital Don Jos Antonio Lavalle, quienes propondrn al
Gobierno el local conveniente y verificarn la reunin de los antiguos archivos del
virreinato, intendencias, temporalidades, ramos y establecimientos supresos, y de los
dems depsitos de papeles antiguos que existen y no corresponden al giro administrativo
y peculiar de las oficinas y dependencias del Estado. 3 Dicha comisin formar el
Reglamento que haya de regir en el Archivo Nacional y lo someter al examen y
aprobacin del Gobierno, comprendiendo en l el sistema que deba seguirse, para el
acopio de noticias y documentos de inters pblico que dan reunirse, por lo que hace a la
poca posterior a la Independencia del Per y a lo sucesivo G trabajar igualmente la
instruccin que convenga observar para el rgimen interior y mtodo de labores del
Archivo, as para su organizacin, como para su manejo posterior. Dnse las rdenes
necesarias al cumplimiento de esta disposicin que se comunicar a quienes corresponda.
Comunquese.
26 Todo ello se encuentra estipulado en el Art. 4 de la Resolucin Ministerial N

197-93-JUS que aprueba el Reglamento de Organizacin y funciones del Archivo
General de la Nacin, asimismo se expresa en el Art. 10 del Decreto Supremo N
008-92-JUS, Reglamento de la Ley N 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de
Archivos en el Per.
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Establecer los lineamientos de poltica nacional en materia de archivos;
Impulsar el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos;
Formular y emitir normas tcnicas sobre organizacin y funcionamiento de los

archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.
Asesorar, supervisar y evaluar el funcionamiento de los archivos integrantes del

Sistema Nacional de Archivos.
Normar sobre la produccin y administracin de los documentos de los archivos

pblicos a nivel nacional;
Calificar, defender, conservar, organizar, describir, seleccionar y servir el Patrimonio

Documental de la Nacin que custodia y recepcionar la transferencia de la documentacin
proveniente del Sector Pblico Nacional y Notaras, con sujecin a la legislacin sobre la
materia;
Garantizar la puesta en servicio del Patrimonio Documental de la Nacin, con

excepcin de los documentos cuya naturaleza comprometen la seguridad nacional;
Promover, apoyar y realizar la formacin profesional y capacitacin especializada en

archivstica;
Velar por el cumplimiento de las normas legales en materia de archivos y

documentos;
Realizar y fomentar la investigacin archivstica;
Registrar, inspeccionar y supervisar los archivos privados que se adhieren al

Sistema y que custodien documentos de valor histrico;
Calificar y autorizar la aplicacin de la tecnologa moderna en los archivos

integrantes del Sistema Nacional de Archivos;
Imponer sanciones a las personas naturales o jurdicas que contravengan las

normas que protegen el Patrimonio Documental de la Nacin;
Ejercer el derecho de preferencia en la adquisicin de documentos de inters y el

derecho de retracto en casos de transferencia; y
Las dems que le corresponde de acuerdo a Ley.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

En el Per los archivos se encuentran integrados en un Sistema Nacional, En 1991 se cre
el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y
funcionalmente a los archivos de las instituciones pblicas, al Archivo General de la Nacin
y a los Archivos Departamentales (hoy regionales), a travs de la aplicacin de principios,
normas tcnicas y mtodos de archivo, con el propsito de garantizar la defensa,
conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin.
La norma de creacin es la Ley N 25323. Esta norma constituy desde un inicio un
sistema administrativo que integr a la totalidad de archivos del Sector Pblico, as como a
los archivos notariales y estableci niveles o una jerarqua entre los diferentes archivos de
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las entidades. 27 El Archivo General es instituido como rgano o ente rector y central del
Sistema, dotado de facultades normativas en materia de archivos y documentos y
facultades sancionadoras para hacer cumplir las disposiciones existentes. El sistema de
archivos se encuentra compuesto por el Archivo General de la Nacin, los Archivos
Departamentales (Regionales) y los archivos pblicos. La normatividad peruana seala
cuales son las funciones de este sistema nacional:
Definir polticas y emitir normas sobre la proteccin y defensa del Patrimonio

Documental de la Nacin;
Contribuir a optimizar la gestin pblica y privada en apoyo al desarrollo nacional,

permitiendo la oportuna toma de decisiones;
Promover y participar en el fomento de la identidad nacional. a travs del

Patrimonio Documental de la Nacin; y
Propender a la adopcin de las normas que aseguren la uniformidad y ejecucin de

los procesos tcnicos archivsticos de la Repblica
EL ARCHIVO DE GESTIN
La Definicin ha sido largamente estudiada, incluso A.Tanodi (Manual de Archivologa)
seala a estos como Archivos Vivos, comparndolos con los records del mundo
anglosajn y los registratur del mundo germnico. La creacin de un archivo de oficina
responde a las necesidades de evocar prcticamente y funcionalmente el documento en la
gestin, de esta forma los expedientes y series generadas en la oficina no han de ser
concluidos o precavidamente e inmediatamente conservados en la oficina. Agrega Tanodi,
que los archivos de gestin incluso son divisibles en archivos de formacin o corrientes y
archivos de depsitos. Los primeros no son propiamente archivos estructurados,
acundole el trmino de embrionables que crecen con el correr de las actividades
corrientes y que producen y reciben la archivala en potencia, son de consulta diaria y est
sujeta a modificaciones y ampliaciones.
Toda informacin es poder, el poder de gestin de tiempo oportuno, gestin del
conocimiento y disposicin de la informacin de la manera ms eficaz. Los responsables
del archivo de gestin disponen de ese poder y por lo tanto de mejorar continuamente y
ser esenciales en la gestin administrativa en una entidad pblica. Este poder conlleva a
tener una gran responsabilidad sobre la memoria institucional y de las actividades que son
frecuentes en ella. Por lo mismo se atribuyen a los responsables de los archivos de gestin
una serie de obligaciones y oportunidades para salvaguardar informacin de la entidad,
entre las cuales tenemos:
1. Brindar acceso a los documentos del archivo a los distintos usuarios que requieren
informacin, entindase por accesibilidad a la disponibilidad de los documentos para la
27 Lamentablemente en la estructura del Estado Peruano no se incluye al Sistema

Nacional de Archivos como un Sistema Administrativo, lo cual se ve reflejado en la
Ley Orgnica del Poder Ejecutivo Ley N 29158. Sin embargo no se desconoce el
rango de ente rector que tiene el Archivo General de la Nacin. De esta forma de
acuerdo al Art. 44 de la ley, los Sistemas estn a cargo de un Ente Rector que se
constituye en su autoridad tcnico-normativa a nivel nacional; dicta las normas y
establece los procedimientos relacionados con su mbito; coordina su operacin
tcnica y es responsable de su correcto funcionamiento en el marco de la presente
Ley, sus leyes especiales y disposiciones complementarias.
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consulta mediante la funcin de servicio que realiza todo archivo. referida a todos los
documentos que conforman el Patrimonio Documental de la Nacin, sean estos pblicos o
privados, de acuerdo a las normas administrativas vigentes sobre el particular con
excepcin de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional y a
la privacidad o intimidad personal. 28 29
2. Los encargados deben velar por resguardar la informacin contenida en los documentos de
archivo, velando por su conservacin y evitando la destruccin o prdida de informacin Es
responsabilidad crear y mantener registros pblicos de manera profesional para que el
derecho a la informacin pueda ejercerse a plenitud. En ningn caso se podr destruir la
informacin que cada archivo posea. La entidad de la Administracin Pblica deber remitir
oportunamente al Archivo Nacional toda informacin que obre en su poder, en los plazos
estipulados por la Ley de la materia. 30
3. Los encargados de los archivos de gestin que dispongan la siguiente informacin
contenida en los documentos debern remitirla oportunamente al encargado de
transparencia y acceso a la informacin para su respectiva difusin:
a. Las declaraciones Juradas de Ingresos, Bienes y Rentas de los funcionarios o

servidores obligados a presentarlas, de acuerdo a la legislacin sobre la materia.
b. La informacin detallada sobre todas las contrataciones de la Entidad.
c. La unidad orgnica u rgano encargado de las contrataciones, los nombres de
quienes elaboran las bases para la contratacin de bienes y servicios y de los que
integran los comits correspondientes.
d. La informacin sobre contrataciones, referidos a los montos por concepto de
adicionales de las obras, liquidacin final de obra e informes de supervisin de
contratos, segn corresponda.
e. Los saldos de balance.
f. Los laudos y procesos arbitrales, as como las actas de conciliacin y procesos de
conciliacin.
g. La informacin detallada sobre todos los montos percibidos por las personas al
28 MINISTERIO DE JUSTICIA (1992) Decreto Supremo N 008-92-JUS. Reglamento del
SNA. Artculos 34, 35 y 36
29 PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS (2002) El Art, 15B Ley N 27806, Ley
de Transparencia y Acceso a la Informacin, seala que la informacin vinculada a
investigaciones en trmite referidas al ejercicio de la potestad sancionadora de la
Administracin Pblica, en cuyo caso la exclusin del acceso termina cuando la resolucin
que pone fin al procedimiento queda consentida o cuando transcurren ms de seis (6)
meses desde que se inici el procedimiento administrativo sancionador, sin que se haya
dictado resolucin final.
30 Segn la ley el Archivo Nacional podr destruir la informacin que no tenga

utilidad pblica, cuando haya transcurrido un plazo razonable durante el cual no se
haya requerido dicha informacin y de acuerdo a la normatividad por la que se
rige el Archivo Nacional. Entindase que se aplique el proceso de eliminacin de
documentos en el Archivo General de la Nacin (Resolucin Jefatural N 173-86AGN/J que aprueba la Directiva N 006-86-AGN Normas para la eliminacin de
documentos de los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional).
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servicio del Estado, identificando a las mismas, independientemente de la
denominacin que reciban aquellos o el rgimen jurdico que los regule.
h. El registro de visitas en lnea de las entidades de la Administracin Pblica.
i.
j.
Los enlaces a otros registros en lnea sobre informacin pblica, entre ellos, el
correspondiente al Registro de Informacin sobre Obras Pblicas del Estado -INFObras- a
cargo de la Contralora General de la Repblica.
Las recomendaciones de los informes de auditora orientadas al mejoramiento de la
gestin de las entidades pblicas, efectuadas por los rganos de Control Institucional, as
como el estado de implementacin de dichas recomendaciones, de acuerdo a lo dispuesto
en las normas del Sistema Nacional de Control que regulan la publicidad de dichos
informes.
4. Cualquier evaluacin que se haga del cumplimiento de las obligaciones de publicar

informacin en los portales, tomar en cuenta en su valoracin, el incremento de los
niveles de transparencia respecto de la obligacin mnima establecida expresamente en
las normas correspondientes.
5. Cumplir y hacer cumplir las directivas del Archivo Central (rgano de Administracin de
Archivos), las normas del Sistema Nacional de Archivos (Archivo General de la Nacin). 31
6. Identificar, denominar y organizar los documentos en series documentales, ordenando su
secuencia y conservando la integridad de los expedientes y documentos a remitir. En ese
sentido debern velar porque cada ejemplar de los documentos (originales y copias) se
conserven en forma integra.
7. Valorar los documentos de acuerdo a su jerarqua, importancia, necesidad y funciones, de
esta forma procedern los encargados a su disposicin final (eliminacin total, eliminacin
parcial, conservacin total)
8. Son los encargados de elaborar de instrumentos de control de informacin (inventarios,

fichas, bases de datos, ndices, registros, etc.). En el caso de PROVIAS DESCENTRALIZADO,
alimentar al sistema SIGAR de Archivo Institucional.
9. Preparar las transferencias de documentos al Archivo Central, de esta forma dar

continuidad a los parmetros establecidos en PROVIAS DESCENTRALIZADO, en ese sentido
registrar la transferencia de acuerdo al Sistema Integral de Archivos.
10. Organizar y conservar los documentos que van generando cada trabajador en el rea y
recibiendo (expedientes).
31 PROVIAS DESCENTRALIZADO (2011) Pg. 29

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11. Mantener la informacin disponible para los usuarios internos y externos, previo
requerimiento de los mismos, sea por trmites regulados en la entidad (TUPA)
transparencia en la gestin pblica.32
12. Registrar la informacin que ingresa y egresa en la oficina, para que el derecho a la
informacin pueda ejercerse a plenitud. En ningn caso la entidad de la Administracin
Pblica podr destruir la informacin (vigencia administrativa) que posea. 33
13. Contar con un responsable de la custodia, servicio y control de los documentos que genera
en el ejercicio de sus funciones.
14. El Archivo de Gestin debe mantenerse ordenado, limpio y bien ubicado, no puede estar en
el piso, en cajas de cartn, en azoteas, en paquetes o apilado en sillas, mesas, etc.
15. Monitorear los prstamos e informacin brindada a los usuarios del rea (internos), otras
reas y entidades pblicas, privadas, clientes o pblico en general (externos).
16. Brindar informacin sobre el contenido documental a las auditoras. En ese sentido las
Normas de Auditora Gubernamental (NAGU) sostienen el trmino Archivo Permanente
que es la informacin bsica de la entidad o rea a auditar, sobre la cual se deber
mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, su
estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, as como, las reas
crticas, los componentes sujetos a examen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin
de efectuar un planeamiento y programacin de auditora efectiva. La documentacin
bsica que conforma el Archivo Permanente, se detalla en el Manual de Auditora
Gubernamental.
17. El trabajador encargado del Archivo de Gestin, deber entregar oportunamente los
documentos consignando el respectivo inventario, sobre los documentos que custodian al
ser rotados, cambiados, suspendidos destituidos de la entidad. 34
18. Los funcionarios pblicos, sea cual fuere su nivel no podrn conservar en su poder
documentos generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al
archivo respectivo.
32 PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS (2013).S. 070-2013-PCM Modificatoria

del D.S. 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin.
Art. 6
33 PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS (2002) Ley N 27806 de

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Art. 18
34 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (2008) Resolucin Jefatural N 076-2008-AGN/J,
que aprueba el Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas por Infracciones en
contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin. Art. 10
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19. Los encargados de los archivos de gestin tienen el derecho a:

a. Recibir la debida capacitacin tcnica y certificacin correspondiente. (Art. 6.3 Ley N
27815)
b. Tener autoridad para solicitar a los gestores documentales (servidores) la entrega
inmediata de los documentos del archivo de gestin, en caso no se cumplan con el
tratamiento correspondiente en los manuales de procedimientos y tratamiento tcnico.
c. Participar activamente en la Reconstruccin del expediente (Art. 153 Ley 27444) y
elaboracin de procedimientos para la simplificacin administrativa de la gestin
documental (35)
d. Condiciones de salud ocupacional y laboral de acuerdo a su trabajo.
Principios Bsicos de los Archivos de Gestin
1. Responsabilidad Funcional.- Todos los archivos de gestin deben contar con un
responsable (funcionario, archivero o secretaria servidor) que incluya en sus funciones la
responsabilidad de archivo que le corresponda.
2. Espacio adecuado.- Todos los archivos de gestin deben contar con espacio para la
ubicacin de los muebles de custodia de los documentos (credenzas, archiveros metlicos,
armarios, estantes, etc), como tambin de espacio para la revisin de los documentos
(mesas de trabajo, escritorios), espacio para desplazamiento (se recomienda no menos de
un metro entre mueble) y espacio de evacuacin ante cualquier siniestro.
El Archivo Perifrico:
El Archivo Perifrico es el nivel de archivo responsable del mantenimiento y uso de la
documentacin proveniente de los archivos de gestin y de transferirlos al Archivo Central,
35 De esta forma participacin activa en la definicin de:
A. Procesos estratgicos o para la gestin de una organizacin. Incluyen procesos relativos
a la planificacin estratgica, establecimiento de polticas, fijacin de objetivos, provisin
de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones
por la direccin.
B. Procesos operativos o de realizacin. Son los procesos relacionados con las funciones
sustantivas de la entidad, es decir aquellas ejercidas directamente sobre su mbito de
competencia e indispensables para el cumplimiento de su finalidad resultando en la
prestacin de servicios a la poblacin o la regulacin o promocin de determinada
actividad social o econmica, tambin conocidos como procesos esenciales.
C. Procesos de apoyo o para la gestin de recursos. Incluyen todos aquellos procesos para
la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, operativos y
de medicin de la entidad.
D. Procesos de medicin, anlisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios para
medir y recopilar datos para realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y
la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora, acciones correctivas
y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, operativos y de apoyo.
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y estn constituidos cuando la complejidad de funciones, niveles de especializacin y
ubicacin fsica de las unidades orgnicas as lo requieran.
1. Bsicamente en los archivos de gestin los responsables y el personal de apoyo, debe
buscar salvaguardar los documentos que custodian, sin embargo aprender tambin a
discriminar o distinguir los documentos de apoyo informativo.
2. El responsable del Archivo de Gestin y/o Secretarial deber formular y proponer y brindar
el nombre de las SERIES DOCUMENTALES correspondientes a su unidad orgnica, las
mismas que entregar al archivo central para conocimiento y proyeccin.
3. El responsable del archivo de gestin deber ordenar los documentos que conforman cada
SERIE DOCUMENTAL mediante el sistema ms conveniente (Alfabtico, Numrico,
Cronolgico). En algunos casos, dependiendo de la naturaleza de la documentacin se
podrn combinar los tipos de ordenamiento.
4. De conservar documentacin referente a una OBRA ESPECIFICA o CONTRATO,

agrupndolos en EXPEDIENTES, este deber agruparse tomando en consideracin el
contrato siguiendo y reuniendo toda la documentacin que genere y reciba de dicho
contrato en su oficina, y ser clasificada dentro de uno o varios files segn su capacidad,
rescatando el nombre de la Obra y numero de contrato, Departamento y ao en parte
visible del lomo de file o caja.
5. El responsable del Archivo de Gestin DEBER rotular o describir cada unidad de archivo
(files de Manila, files de palanca, cajas, paquetes, etc) con los siguientes datos bsicos:
Nombre de la Unidad Gerencial, Sub Unidad, si lo hubiera, Serie, nmero de correlativo de
la unidad documental, Ao, Cdigo,
6. En todos los archivos de gestin debern agruparse los documentos de acuerdo a la

naturaleza del documento y el asunto principal de la serie documental.
a. Expedientes sometidos a procedimiento reglado
b. Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin que pretendan la resolucin
administrativa de un asunto (informes, estadsticas)
c. Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un rgano Administrativo con
otros rganos o personas fsicas o jurdicas.
d. Registros, que son el testimonio de la actividad de control administrativo, dan valor jurdico
a la documentacin que contienen y certifican la existencia de un documento que asent
en su da.
7. El responsable del archivo de Gestin foliar 36 cada file paquete por pieza documental al
trmino de cada unidad de conservacin y colocar las unidades de archivo en las gavetas,
36 Se foliara slo la correspondencia emitida de cada oficina y /o documentacin que

amerite ser foliada por seguridad y para los casos de control a futuro
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estanteras, armarios o mobiliario adecuado, de cuerdo al cuadro de Clasificacin de Series
Documentales. Para este punto se tendr en cuenta la Directiva N005-2008-AGN/DNDAAI,
dictada por ente rector en archivos AGN,
8. El responsable del archivo de Gestin adems de ser el responsable de la organizacin,
Conservacin y Uso de la documentacin de su unidad orgnica, tambin es el responsable
de transferir esta documentacin al archivo Central del PROVIAS DESCENTRALIZADO al
cumplirse su plazo de retencin.
9. El responsable del archivo de Gestin secretara ser la persona responsable de transferir

al archivo central u rgano de Administracin de Archivos toda documentacin que por
Resolucin corresponda al archivo central su custodia como por ejemplo los originales de
los Expedientes Tcnicos, Liquidaciones entre otros documentos que fueran mencionados
en una Resolucin Directoral para custodia en el archivo central o planoteca.
10. Sera de uso obligatorio la aplicacin del programa SIGAR para la transferencia de
documentos al Archivo Central de los Archivos de Gestin o Perifricos (oficinas de
Coordinacin).
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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
El documento de archivo es
QUE SON LOS ARCHIVOS?
Los Archivos son centros de concentracin de documentos y de informacin
valiosa para el desarrollo de las actividades y procedimientos funcionales y
administrativos propios de una gestin, con la influencia de nuevos esquemas y
tratamiento documental se encuentran supeditados a un marco normativo,
procesal y conocimientos que permiten disponer de la informacin necesaria,
suficiente y utilitario para alcanzar los fines organizacionales.
Los archivos pblicos tienen como precepto fundamental para su constitucin la
accesibilidad, en ello se debe concebir que el acceso a la informacin orientada
hacia el registro constituyndose como evidencia de decisiones y acciones a
efectos de responsabilidad y memoria, constituidos en los documentos de archivo.
De esta forma velar porque la informacin del documento de archivo se presente
con:
Autenticidad: El documento es autntico cuando se puede probar: es decir probar
que es lo que afirma; identificando a la persona que lo ha creado o enviado; y que
ha sido elaborado y enviado en el momento que se afirma.
Fiabilidad: El documento es fiable cuando el contenido puede ser considerado una
representacin completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos de los
que da testimonio.
Integridad: esta caracterstica del documento corresponde cuando est completo o
es inalterado. Es necesario que un documento est protegido contra
modificaciones no autorizadas.
Disponibilidad: Un documento disponible es aquel que puede ser localizado,
recuperado, presentado e interpretado. (RTA 2014:7) 37
GESTIN DOCUMENTAL
NORMAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Un paso importante para conocer si realmente existe desarrollo en la
estructuracin de nuestros archivos es la presencia de una legislacin en nuestro
pas. Segn Millar, L (2003: 1) El paso de acceso a la legislacin de informacin en
un pas es a menudo visto como una seal de un cambio desde una cultura de
secretismo y ocultacin hacia una cultura de apertura y transparencia. Las leyes
de acceso estn diseadas para promover la rendicin de cuentas y la
transparencia en el gobierno por ofrecer a los ciudadanos un derecho legalmente
exigible para obtener informacin completa y precisa sobre las actividades y
37 Red de Transparencia y Acceso a la Informacin (2014). G02/D01/G Directrices Acceso

a los documentos pblicos. Versin 1.0. Madrid.
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decisiones de su gobierno.38 En el Per existen distintos niveles de legislacin y
normas que rigen los destinos y acciones en los archivos. As tenemos:
Art. 21 de la Constitucin Poltica del Per
Los yacimientos y restos arqueolgicos, construcciones, monumentos, lugares,
documentos bibliogrficos y de archivo, objetos artsticos y testimonios de valor histrico,
expresamente declarados bienes culturales y provisionalmente los que se presumen como
tales, son patrimonio cultural de la Nacin, independientemente de su condicin de
propiedad privada o pblica. Estn protegidos por el Estado. La ley garantiza la propiedad
de dicho patrimonio. Fomenta conforme a ley, la participacin privada en la conservacin,
restauracin, exhibicin y difusin del mismo, as como su restitucin al pas cuando
hubiere sido ilegalmente trasladado fuera del territorio nacional.
Decreto Ley N 19414 Defensa,

Patrimonio Documental de la Nacin.
Conservacin
Incremento
del
Artculo 1 Declararse de utilidad pblica la defensa, conservacin e incremento del

Patrimonio Documental existente en el pas y que por razn de su procedencia o de su
inters constituye Patrimonio Nacional que el Estado est obligado a proteger.
Artculo 2.- El Patrimonio Documental de la Nacin est constituido por la Documentacin
existente en los archivos de todas las reparticiones y organismos del Sector Pblico
Nacional; en los archivos histricos, notariales, eclesisticos, parroquiales y de conventos,
en los archivos particulares y en general por el material documental, aun de origen
privado, que sirve de fuente de informacin para estudios histricos y de desarrollo
cultural, social, econmico, jurdico o religioso de la Nacin. Para que las cartas privadas,
previa evaluacin integren el Patrimonio Documental se requiere que haya transcurrido
cien aos desde que fueron escritas.
Artculo 4.- Los documentos y expedientes con ms de 30 aos de antigedad existentes
en los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Pblico Nacional, que se
consignan en el artculo segundo, sern transferidos al Archivo General de la Nacin o a los
Archivos Departamentales (hoy regionales) de acuerdo a lo que seale el Reglamento
Artculo 10.- Los Documentos Administrativos de los archivos de las reparticiones y
organismos del Sector Pblico Nacional, Cuya conservacin sea innecesaria, podrn ser
eliminados o incinerados previo inventario, evaluacin y autorizacin del Archivo General
de la Nacin, con opinin favorable del Concejo Tcnico de Archivos.
Artculo 14.- El archivo General de la Nacin dictar normas para la buena clasificacin,
ordenamiento, conservacin y depuracin de los archivos de las reparticiones y
organismos del Sector Pblico Nacional.
Decreto Supremo N 022-75-ED Reglamento del Decreto Ley N 19414
Artculo 1- El Patrimonio Documental de la Nacin est constituido: a. Documentos y
expedientes existentes en los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Pblico
Nacional y en los Archivos Histricos, notariales, eclesisticos y parroquiales y, b.
Documentos y expedientes existentes en los archivos particulares y cualquier material
documental de origen privado que sirva de fuente de informacin para estudios histricos
y sobre el desarrollo cultural, social, econmico y jurdico del pas.
Artculo 2- Los documentos y expedientes referidos en el inc. a) del artculo anterior,
integran el Patrimonio Documental de la Nacin sin necesidad de calificacin expresa. Para
que los documentos y expedientes referidos en el inc. b) del artculo anterior integren el
Patrimonio Documental de la Nacin se requiere que, previa evaluacin, sean declarados
38 MILLAR, L. (2003) The right to information, the right to records. The relationship
between record keeping, access to information, and government accountability [en
lnea]. Nueva Delhi: Commonwealth Human Rights Initiative. [Consulta: 15
diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.humanrightsinitiative.org/programs/ai/rti/articles/record_keeping_ai.pdf
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parte integrante del mismo por el Archivo General de la Nacin, rgano de ejecucin del
Instituto Nacional de Cultura (hoy Ministerio de Cultura). Se presume que estos
documentos y expedientes integran el Patrimonio Documental de la Nacin, cuando tienen
una antigedad de cien aos o ms.
El trmino "documento" se entiende en su acepcin extensiva y comprende, entre otros,
material impreso, manuscrito, mecanografiado, grfico, fotogrfico, sonoro, flmico y
audiovisual.
Las colecciones constituyen un todo indivisible que no puede ser desmembrado ni dividido
por derecho hereditario, debiendo mantenerse como bien indiviso.
Artculo 5- Las reparticiones y organismos del Sector Pblico Nacional que posean
documentos y expedientes integrantes del Patrimonio Documental de la Nacin de una
antigedad mayor de treinta aos estn obligados a transferirlos al Archivo General de la
Nacin o al Archivo Departamental correspondiente de acuerdo al siguiente procedimiento:
a. Dentro de los noventa das de vigencia del presente Reglamento las reparticiones y
organismos del Sector Pblico Nacional comunicarn al Archivo General de la Nacin la
existencia de esos documentos y expedientes y adjuntarn informacin sumaria sobre los
mismos. b. El Archivo General de la Nacin tomar las acciones pertinentes para verificar
dichos fondos documentales. c. Los documentos y expedientes de conservacin,
necesariamente sern transferidos al Archivo en el trmino de treinta das contados a
partir de la fecha en que sean requeridos por ste: los dems podrn ser eliminados,
previo el trmite establecido en el artculo 24 del presente Reglamento.
Artculo 23- En el trmino de noventa das contados a partir de la vigencia del presente
Reglamento, las reparticiones y organismos del Sector Pblico Nacional informarn al
Archivo General de la Nacin sobre el sistema de ordenamiento y clasificacin de sus
respectivos archivos. Asimismo, remitirn copia de las disposiciones dictadas sobre
clasificacin, ordenamiento, conservacin y depuracin de los mismos.
Artculo 24- Para la eliminacin de documentos administrativos cuya conservacin, de
acuerdo al artculo 10 del Decreto Ley N 19414 se considere necesario se seguir el
siguiente procedimiento:
a. La reparticin u organismo correspondiente solicitar al Archivo General de la Nacin
autorizacin para eliminar los documentos que considere innecesarios. b. El Archivo
designar a uno o ms funcionarios para que, junto con los que designe la reparticin u
organismo correspondiente, inventaren la documentacin respectiva y emitan informe
sobre la procedencia o improcedencia de la solicitud. c. En el caso de informe favorable, el
expediente pasar a dictamen del Consejo Tcnico de Archivos, a base del cual el Director
del Archivo General de la Nacin emitir resolucin sobre el asunto. d. La eliminacin () 39
de documentos integrantes del Patrimonio Documental se har en presencia de un
funcionario designado por el Archivo General de la Nacin o del Archivo Departamental
correspondiente.
Artculo 25.- Las reparticiones y organismos del Sector Pblico Nacional en posesin de
documentos o expedientes con antigedad menor de treinta aos, que considere
innecesarios pero que no deben ser eliminados, podrn transferidos a repositorios que al
efecto organizar el Archivo General de la Nacin en coordinacin con esas reparticiones u
organismos. Dichos repositorios se denominarn Archivos Intermedios, dependern del
Archivo General de la Nacin y estarn sujetos a sus disposiciones.
39 El texto de la norma seala tambin la incineracin, pero el echo es un dao contra el medio
ambiente industria Papelera para fabricar una tonelada de papel se cortan alrededor de 14 rboles
puede consumir hasta 4,000 millones de rboles al ao Se vierte hasta 950,000 toneladas mtricas
de organoclorados. 20,000 toneladas de cloroformo. Constituye el 40% de la basura que se produce
en el mundo. Se emiten a la atmsfera 100,000 toneladas mtricas de bixido de azufre El bixido
de azufre es uno de los principales responsables de la lluvia cida y se liberan alrededor de cinco
kilos por tonelada de pasta producida.
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El artculo 230 del Cdigo Penal TITULO VIII DELITOS CONTRA EL PATRIMONIO
CULTURAL CAPITULO UNICO, DELITOS CONTRA LOS BIENES CULTURALES,
El que destruye, altera, extrae del pas o comercializa, sin autorizacin, bienes culturales
previamente declarados como tales, distintos a los de la poca prehispnica, o no los
retorna al pas de conformidad con la autorizacin que le fue concedida, ser reprimido con
pena privativa de libertad no menor de dos ni mayor de cinco aos y con noventa a ciento
ochenta das-multa.
El artculo 430 del Cdigo Penal, TITULO XIX DELITOS CONTRA LA FE PUBLICA,
CAPITULO I, FALSIFICACION DE DOCUMENTOS EN GENERAL Sobre supresin,
destruccin u ocultamiento de documentos dispone:
El que suprime, destruye u oculta un documento, en todo o en parte de modo que pueda
resultar perjuicio para otro, ser reprimido con la pena sealada en los artculos 427 y
428, segn sea el caso. La destruccin de documentos sin autorizacin del AGN queda
comprendida en el referido artculo. En la destruccin de documentos de los archivos
pblicos, siempre ser afectada la sociedad en general y el titular del documento en
particular.
Ley N 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin,
Artculo 2 Ttulo Preliminar Se entiende por bien integrante del Patrimonio Cultural de la
Nacin toda manifestacin del quehacer humano material o inmaterial que por su
importancia, valor y significado paleontolgico, arqueolgico, arquitectnico, histrico,
artstico, militar, social, antropolgico, tradicional, religioso, etnolgico, cientfico,
tecnolgico o intelectual, sea expresamente declarado como tal o sobre el que exista la
presuncin legal de serlo. Dichos bienes tienen la condicin de propiedad pblica o privada
con las limitaciones que establece la presente Ley.
Artculo 3 Ttulo Preliminar Se presume que tienen la condicin de bienes integrantes del
Patrimonio Cultural de la Nacin, los bienes materiales o inmateriales, de la poca
prehispnica, virreinal y republicana, independientemente de su condicin de propiedad
pblica o privada, que tengan la importancia, el valor y significado referidos en el artculo
precedente y/o que se encuentren comprendidos en los tratados y convenciones sobre la
materia de los que el Per sea parte. La presuncin legal queda sin efecto por declaracin
expresa de la autoridad competente, de oficio o a solicitud de parte.
Artculo 7 Ttulo Preliminar Organismos competentes del Estado El Instituto Nacional de
Cultura, la Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nacin, estn encargados de
registrar, declarar y proteger el Patrimonio Cultural de la Nacin dentro de los mbitos de
su competencia.
Artculo 5 del captulo II rgimen de los bienes integrantes del patrimonio cultural de la
nacin.- Bienes culturales no descubiertos, Los bienes culturales integrantes del Patrimonio
Cultural de la Nacin, muebles o inmuebles no descubiertos, son de exclusiva propiedad
del Estado. Aquellos que se encuentren en propiedad privada, conservan tal condicin,
sujetndose a las limitaciones y medidas sealadas en la presente Ley.
Artculo 28.- Gobiernos Regionales En concordancia de las funciones y atribuciones
establecidas en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, stos prestarn asistencia y
cooperacin a los organismos pertinentes para la ejecucin de proyectos de investigacin,
restauracin, conservacin y difusin de los bienes integrantes del Patrimonio Cultural de
la Nacin ubicados en su jurisdiccin. Los organismos a que se refiere el artculo 19 de la
presente Ley estarn encargados de la aprobacin y supervisin de los proyectos que se
ejecuten con tal fin.
Artculo 29.- Municipalidades. 29.1 En concordancia con las competencias y funciones
establecidas en la Ley Orgnica de Municipalidades, corresponde a las municipalidades en
sus respectivas jurisdicciones: a) Cooperar con el Instituto Nacional de Cultura, la
Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nacin en la identificacin, inventario,
registro, investigacin, proteccin, conservacin, difusin y promocin de los bienes
muebles e inmuebles integrantes del Patrimonio Cultural de la Nacin. b) Dictar las
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medidas administrativas necesarias para la proteccin, conservacin y difusin de los
bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nacin de su localidad, en concordancia
con la legislacin sobre la materia y las disposiciones que dicten los organismos a que se
refiere el artculo 19 de esta Ley. c) Elaborar planes y programas orientados a la
proteccin, conservacin y difusin de los bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la
Nacin de su localidad, en coordinacin con los organismos a que se refiere el artculo 19
de la presente Ley. 29.2 Las ordenanzas, resoluciones, acuerdos y reglamentos emitidos
por las municipalidades que se refieran a quienes integrantes del Patrimonio Cultural de la
Nacin requieren opinin previa del organismo competente, en caso contrario sern nulas
de pleno derecho.
Artculo 31.- Funcionarios pblicos. Todo funcionario pblico tiene la obligacin
de adoptar las medidas necesarias para impedir la alteracin, deterioro o
destruccin de los bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nacin que
se encuentren bajo su administracin o custodia; el incumplimiento de la
presente obligacin acarrear responsabilidad administrativa, sin perjuicio de
las acciones civiles y lo penales a que hubiera lugar.
Decreto Supremo N 011-2006-ED Reglamento de la Ley N 28296
Artculo 4.- Proteccin de los bienes culturales La identificacin, registro, inventario,
declaracin, proteccin, restauracin, investigacin, conservacin, puesta en valor y
difusin de los bienes culturales, y su restitucin en los casos pertinentes es de inters
social y necesidad pblica e involucra a toda la ciudadana, autoridades y entidades
pblicas y privadas.
Artculo 5.- Entes rectores, El INC, la BNP y el AGN constituyen los entes rectores de la
gestin de los bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nacin, y en consecuencia
les corresponde, dentro de los mbitos de su competencia, las siguientes atribuciones: 1.
Definir la poltica nacional de la gestin del patrimonio cultural. 2. Dictar las normas que
sean necesarias para la gestin y uso sostenible del patrimonio cultural y en consecuencia
para el registro, declaracin, proteccin, identificacin, inventario, inscripcin,
investigacin, conservacin, difusin, puesta en valor, promocin y restitucin en los casos
que corresponda, dentro del marco de la Ley y el presente reglamento; y aprobar las
normas administrativas necesarias para ello. 3. Promover la capacitacin e investigacin
relativas al patrimonio cultural y su gestin. 4. Elaborar y mantener actualizado el
inventario de bienes culturales. 5. Llevar el Registro de Bienes Integrantes del Patrimonio
Cultural de la Nacin. 6. Velar por el cumplimiento de la normatividad vigente respecto de
los bienes culturales 7. Fiscalizar, supervisar y monitorear las actividades que se realicen
respecto a los bienes culturales. 8. Dictar las sanciones administrativas que correspondan
en caso de infracciones. 9. Promover la coordinacin interinstitucional entre las
instituciones pblicas del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales e
instituciones privadas que actan, intervienen o participan, directa o indirectamente, en la
gestin del patrimonio cultural. 10. Conducir la gestin de los bienes culturales sea en
forma directa o a travs de terceros dentro de los alcances de la Ley. 11. Aprobar los
planes de gestin de los bienes culturales cuando corresponda. 12. Proponer a la instancia
correspondiente, la tramitacin ante UNESCO para la declaracin e inscripcin o
reconocimiento de bienes culturales como patrimonio mundial. 13. Velar para que se
promueva y difunda en la ciudadana, la importancia, valoracin, respeto y significado del
Patrimonio Cultural de la Nacin como fundamento y expresin de nuestra identidad
nacional.
Artculo 11.- Declaracin que deja sin efecto la presuncin De oficio, o a iniciativa de parte,
podr dejarse sin efecto la presuncin legal de un bien cultural mediante declaracin
expresa del organismo competente, previo informe tcnico sustentatorio.
Artculo 47.- Extincin de la condicin de bien cultural La condicin de bien cultural slo se
extingue en mrito a la declaracin que efecte el organismo competente. Dicha
declaracin se efectuar mediante resolucin que identifique de manera indubitable el
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bien sobre el que la extincin de la condicin de bien cultural ha operado. Estos bienes se
sujetan a las normas legales ordinarias.
Artculo 49.- Inspeccin de bienes culturales muebles Es obligacin del propietario o
poseedor de bienes culturales muebles, ya sean stos declarados o sobre los que opere la
presuncin a que se refiere el artculo II y III del Ttulo Preliminar de la Ley, permitir a los
inspectores y personal de los organismos competentes, debidamente acreditados, la
supervisin de los bienes de su propiedad cuando as haya sido solicitado con una
anticipacin no menor de 3 das. En caso de urgencia, declarada por el organismo
competente, o a solicitud del Ministerio Pblico, no se requerir de solicitud previa al
propietario o poseedor.
Artculo 50.- Ejecucin de conservacin necesaria Los organismos competentes podrn
ordenar al propietario de bienes culturales muebles, la ejecucin de labores que impidan el
deterioro de los mismos.
Artculo 51.- Traslado de bienes culturales Est permitido el traslado de bienes culturales
muebles dentro del territorio nacional. Dicho traslado deber ser comunicado previamente
a la sede del organismo competente del lugar donde se encuentran tales bienes,
indicndose el lugar de destino y las medidas de seguridad que se adoptarn para
salvaguardar su integridad. Cuando los bienes lleguen a su lugar de destino, deber
comunicarse tal hecho al organismo competente del lugar en el plazo de dos das, para la
verificacin del estado de conservacin de los mismos. El organismo competente
consignar el traslado del bien en el registro administrativo correspondiente, ya sea que se
trate de un traslado temporal o definitivo.
Artculo 52.- Denegatoria de traslado de bienes culturales El organismo competente slo
podr denegar el traslado de un bien cultural en los casos en que el estado de
conservacin del mismo presente un grado de deterioro tal que impida su traslado a
cualquier otro lugar, o cuando las medidas para salvaguardar su integridad no sean
adecuadas, pudiendo requerirse al propietario o a quien traslade los bienes la
implementacin de medidas de seguridad adicionales.
Artculo 69.- Patrimonio Cultural Archivstico, Es el conjunto de documentos de
cualquier poca, manifestada en todas sus expresiones, en lenguaje natural y
cualquier expresin grafica, sonora o en imagen, recogidas tanto en soporte
convencional o informtico, generados y/o recibidos en cumplimiento de las
competencias y actividades de las entidades pblicas o privadas del mbito
nacional. Los documentos cuya procedencia institucional se haya perdido o
pertenecen a personas naturales, formarn series fcticas (artificiales) o
colecciones, segn sea el caso.
Artculo 70.- Tratamiento tcnico de los archivos Los documentos de archivo
deben ser administrados por una unidad orgnica de archivos, dependiente
tcnica y normativamente del AGN. El tratamiento tcnico de los documentos de
archivo, es sistmico; conformando dentro de una entidad el sistema
institucional de archivos. (SIA)
Artculo 93.- Infracciones y sanciones
Los organismos competentes, emitirn las disposiciones necesarias para reglamentar sus
respectivos procedimientos sancionadores y los criterios para la imposicin de sanciones.
Artculo 94.- Tipo de sancin administrativa Se consideran sanciones: la multa, el decomiso
y la demolicin. 1. Multa.- Sancin pecuniaria establecida de acuerdo a la gravedad de la
infraccin y determinada sobre la base de a Unidad Impositiva Tributaria (UIT). No puede
ser menor de 0.25 de la UIT ni mayor de 1000 UIT. 2. Decomiso.- Prdida de la propiedad
del bien cultural en favor del Estado. 3. Demolicin.- Es la destruccin parcial o total de
obra ejecutada en inmuebles integrantes o vinculados al Patrimonio Cultural de la Nacin
cuando se realizo sin contar con la autorizacin previa o cuando contando con la
autorizacin se compruebe que la obra se ejecuto incumpliendo las especificaciones
tcnicas aprobadas por el INC.
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Disposicin complementaria nica.- Las entidades competentes: Instituto Nacional de
Cultura, Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nacin, emitirn las directivas
correspondientes a sus reas de competencia que resulten necesarias para la mejor
aplicacin de la Ley N 28296 y el presente reglamento.
Ley N 25323 del Sistema Nacional de Archivos
Artculo 1.- Crase el "Sistema Nacional de Archivos" con la finalidad de integrar
estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas existentes
en el mbito nacional. Mediante la aplicacin de principios, normas, tcnicas y mtodos de
archivo, garantizando con ello la defensa, conservacin, organizacin y servicio del
"Patrimonio Documental de la Nacin".
Articulo 2.- Son funciones del Sistema Nacional de Archivos, los siguientes: a. Proteger y
defender el "Patrimonio Documental de la Nacin"; b. Contribuir a la eficiente gestin
pblica y privada en apoyo al desarrollo nacional; Cautelar y difundir los valores de la
identidad nacional: c. Fomentar la investigacin cientfica y tecnolgica a travs del
servicio de los fondos documentales; y d. Asegurar la uniformidad y eficiencia de los
procesos tcnicos archivsticos en la Repblica.
Artculo 3.- El "Sistema Nacional de Archivos" est integrado por: a. El Archivo General de
la Nacin; b. Los Archivos Regionales; y c. Los Archivos Pblicos
Artculo 4.- El Archivo General de la Nacin, es el rgano Rector y Central del Sistema
Nacional de Archivos de carcter multisectorial; goza de autonoma tcnica y
administrativa y depende del Ministerio de Justicia (en la actualidad del Ministerio de
Cultura). El Poder Ejecutivo, nombra al Jefe del Archivo General de la Nacin por un periodo
de tres aos; el nombramiento es prorrogable.
Artculo 5.- Son fines del Archivo General de la Nacin, los siguientes: a. Proponer la
poltica nacional en materia archivstica y supervisar y evaluar su cumplimiento; b. Normar
y racionalizar la produccin administrativa y eliminacin de documentos en la
Administracin Pblica a nivel nacional; c. Proponer las medidas de preservacin del
Patrimonio Documental de la Nacin y efectuar los servicios de restauracin y reprografa
de documentos a nivel nacional; Organizar, supervisar y evaluar a nivel nacional la
formacin, capacitacin y especializacin cientfica y tcnica del personal de archivo; d.
Normar el acceso a toda clase de documentos estableciendo los trminos y modalidades
de uso en concordancia con los dispositivos legales pertinentes; y e. Velar por el
cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre archivos y documentos,
imponiendo sanciones de acuerdo a ley, en los casos de violacin y denuncindolos ante
las autoridades competentes.
Decreto Supremo N 008-92-JUS Reglamento de la Ley N 25323
Artculo 1.- El Sistema Nacional de Archivos integra a las Entidades e Instituciones de
carcter pblico, que realizan funciones de archivo en el mbito nacional para alcanzar
objetivos en la defensa, conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio Documental
de la Nacin, aplicando principios, normas, tcnicas y mtodos de archivos
Artculo 2.- Entindase por archivos pblicos los pertenecientes a las Entidades del
Estado, cualquiera fuere su naturaleza, rgimen legal y dependencia, sean regionales o
locales, y archivos notariales.
Artculo 3.- Documento pblico es el otorgado o extendido por instituciones o personas en
el ejercicio de una actividad o funcin pblica con el que se afirma, prueba o justifica algn
hecho y que sirven para la defensa de los derechos.
Artculo 4.- El Patrimonio Documental de la Nacin es el conjunto de documentos de valor
permanente y forma parte del Patrimonio Cultural de la Nacin conservados en los archivos
pblicos y privados del mbito nacional que sirven como fuente de informacin para la
investigacin en los aspectos histricos, sociales, econmicos, polticos y legales. No es
materia de transferencia a ningn ttulo sin conocimiento y autorizacin expresa del
Archivo General de la Nacin a excepcin del heredero.
Artculo 5.- Documento archivstico es aquel que contiene una informacin de cualquier
fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurdica, institucin
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pblica o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como
resultado del avance tecnolgico.
Artculo 8.- El Sistema Nacional de Archivos est integrado por: a. El Archivo General de la
Nacin; b. Los Archivos Regionales; c. Los Archivos Pblicos; y Los Archivos comprendidos
en el Artculo 2 del Decreto Ley N 19414.
Artculo 16.- Corresponde a la Direccin Nacional de Archivo Intermedio aplicar los
procesos archivsticos de la documentacin proveniente de la Administracin pblica o
archivos confortantes del Sistema Nacional de Archivos, cuyo ciclo de vida administrativa
no ha concluido y transferirla al Archivo Histrico cuando adquiera su valor permanente,
as como controlar, supervisar y asesorar los archivos del Sistema. Expide copias y certifica
los documentos que custodia.
Artculo 17.- Corresponde a la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico establecer en
el mbito nacional las normas y procedimientos de los procesos archivsticos y la
racionalizacin de la produccin documentaria en la gestin administrativa. Promueve y
conduce la investigacin archivstica.
Artculo 23.- Los Archivos Regionales tienen por finalidad la defensa, conservacin,
incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin existente en la Regin.
Dependen () tcnica y normativamente del Archivo General de la Nacin. Conducen las
actividades archivsticas del Sistema en su Jurisdiccin.
Artculo 24.- Son objetivos y funciones de los archivos Regionales: Adecuar y
aplicar las normas y polticas que emite el rgano rector del Sistema Nacional de
Archivos en el mbito de su jurisdiccin; Autorizar la eliminacin de documentos
declarados innecesarios pertenecientes a las entidades conformantes del
Sistema, previa opinin favorable de la Comisin Tcnica Regional de Archivos y
con conocimiento de la Comisin Tcnica Nacional de Archivos;
Artculo 27.- Los Archivos Pblicos estn integrados por los archivos pertenecientes a los
poderes del Estado, entes autnomos, ministerios, instituciones pblicas descentralizadas,
empresas estatales de derecho pblico y privado, empresas mixtas con participacin
accionara del Estado, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y las Notaras.
Artculo 28.- La relacin de los Archivos Pblicos con el Sistema Nacional de Archivos es
de carcter tcnico normativo, de asesoramiento, de supervisin y de control.
Artculo 29.- Los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos estn
obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de
poltica dictados por el rgano Rector del Sistema.
Artculo 30.- Los funcionarios pblicos, sea cual fuere su nivel no podrn
conservar en su poder documentos generados en el ejercicio de sus funciones,
estando obligados a remitirlos al archivo respectivo.
Artculo 31.- La prestacin de servicios archivsticos, se har en concordancia a
las disposiciones administrativas y legales vigentes.
Artculo 32.- Son faltas graves y posibles de sancin las siguientes: a. La salida ilegal del
pas de documentos de valor permanente; b. La extraccin no autorizada de documentos
de los archivos conformantes del Sistema Nacional; c. Los daos al Patrimonio Documental
por negligencia o por accin u omisin deliberada; d. La apropiacin ilcita de documentos
por parte de funcionarios y servidores pblicos; e. La eliminacin de documentos sin
observar las disposiciones legales vigentes; f. El incumplimiento de los plazos por parte de
las entidades conformantes del Sistema, de los administradores de los documentos
notariales y de los escribanos a transferir la documentacin que por Ley debe pasar al
Archivo General de la Nacin o Archivo Regional; y g. La transferencia del Patrimonio
Documental de la Nacin a terceros sin observar los dispositivos legales vigentes.
Artculo 33.- Las faltas o transgresiones a las normas establecidas en el presente
Reglamento y aquellas que dicte el Sistema Nacional de Archivos, sern sancionados de
acuerdo a las disposiciones administrativas existentes, sin perjuicio de las acciones civiles
o penales a que hubiere lugar.
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Artculo 34.- Entindase por accesibilidad a la disponibilidad de los documentos para la
consulta mediante la funcin de servicio que realiza todo archivo.
Artculo 35.- La accesibilidad a la informacin est referida a todos los documentos que
conforman el Patrimonio Documental de la Nacin, sean estos pblicos o privados.
Artculo 36.- Todos los documentos que custodian los archivos integrantes del Sistema
Nacional son accesibles al pblico en general de acuerdo a las normas administrativas
vigentes sobre el particular con excepcin de aquellos que puedan atentar contra los
intereses y la seguridad nacional y a la privacidad o intimidad personal. El procedimiento
se establecer de acuerdo a las normas dadas por el Sistema Nacional de Archivos.
Artculo 38.- Los archivos que conservan documentos que tienen que ver con la privacidad
de las personas, debern establecer sus tablas de clasificacin para que al cumplimiento
de las mismas, se garantice su libre acceso.
Artculo 39.- Los Archivos Privados que se integren al Sistema Nacional estipularn en sus
respectivos convenios con el Archivo General de la Nacin, los trminos de accesibilidad a
la informacin de sus documentos.
Disposiciones Transitorias tercera.- Los Archivos Regionales y Subregionales estarn a
cargo de Directores vinculados con la actividad archivstica, que renan las mismas
condiciones para ser Jefe del Archivo General de la Nacin.
MARCO NORMATIVO DE SELECCIN DOCUMENTAL EN EL PER
La eliminacin de unidades y series documentales tiene que realizarse en el marco del
procedimiento archivstico que identifica aquellos documentos que se van a destruir
conforme a los plazos establecidos en la fase de valoracin. La destruccin fsica siempre
se har de aquellas unidades o series documentales que hayan perdido su valor
administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan
desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos o testimoniales
significativos.
La eliminacin tiene obviamente una connotacin fsica, puesto que lo que se destruye es
el soporte y con l la informacin que contiene. Si se trata de documentos de archivo en
papel, soporte e informacin forman un todo, y destruyendo el primero destruimos
tambin el segundo, pero si nos referimos a documentos electrnicos el resultado no es
tan sencillo. En estas directrices se incluirn recomendaciones para la destruccin de todo
tipo de documentos, con independencia del soporte.40
El documento de archivo, cualesquiera que sean su forma y su procedencia, en primer
lugar es, en su origen, un documento creado con un objetivo prctico, destinado a
transmitir y a conservar una informacin esencialmente utilitaria, y el primer deber del
archivero es poner esta informacin a disposicin de los que la necesitan para sus fines
prcticos: actuar segn la necesidad del responsable poltico o administrativo que busca
los antecedentes de un asunto que debe tramitar, o del simple ciudadano que viene a
buscar las pruebas de un derecho que posee o cree poseer.41
Conocemos que el Archivo General de la Nacin del Per, es el rgano rector y central del
Sistema Nacional de Archivos en el Per, es una entidad de carcter multisectorial; que
goza de autonoma tcnica y administrativa de acuerdo a lo sealado en el art. 4 de la Ley
N 25323 del Sistema Nacional de Archivos (SNA), asimismo el lit. b del artculo 5 de la
citada norma que seala adems que uno de sus fines es el de normar y racionalizar la
produccin administrativa y eliminacin de documentos, lo que se seala tambin en el lit.
e del art. 10 del Decreto Supremo N 008-92-JUS, reglamento de la ley del SNA. Tambin
lo detallado en el art. 1 del Decreto Legislativo N 583 que modifica varios artculos del
Decreto Legislativo N 120 Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin seala que es
40 Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de

Transparencia y Acceso a la Informacin (RTA) 2014
41 DUCHEIN, Michel (1999) La profesin del Archivero entre el pasado y el futuro.

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una institucin pblica descentralizada de nivel central (), por lo cual es la entidad
encargada de proponer y, en su caso, ejecutar la poltica de defensa, conservacin,
registro, archivo e incremento del patrimonio documental de la Nacin, y supervisar y
evaluar su cumplimiento, tambin propone y, en su caso, emite la normatividad
correspondiente sobre organizacin y funcionamiento de los archivos pblicos y archivos
regionales, Asimismo el artculo 2 de la citada norma seala que son funciones del Archivo
General de la Nacin: a) Proponer, para la aprobacin () la poltica nacional en materia de
archivos, y supervisar y evaluar su ejecucin; b) Formular y, en su caso, emitir normas
tcnicas sobre organizacin y funcionamiento de los archivos pblicos y archivos
regionales; c) Proponer la poltica de aranceles de derechos de archivos y fijar, con sujecin
a dicha poltica, los que correspondan a los que tiene a su cargo; d) Calificar, acopiar,
conservar, organizar, describir y servir la documentacin histrica con valor permanente y
trascendente para la Nacin y la documentacin proveniente de la administracin pblica
central, con sujecin a la legislacin sobre la materia; e) Controlar y supervigilar los
archivos de la administracin del Gobierno Central, poderes del Estado y organismos
autnomos; f) Llevar, sin perjuicio de lo que la ley reserva a la autoridad del Gobierno
Regional, el inventario del patrimonio documental de las regiones y publicarlo; g) Promover
y apoyar a los gobiernos regionales, otros organismos del Estado y entidades privadas que
lo soliciten en la realizacin de programas de formacin, calificacin y capacitacin de
personal especializado en archivos; y, h) Absolver las consultas que le formulen en los
asuntos de su competencia." Por otra parte el artculo 9 seala que corresponde al Archivo
Intermedio acopiar y conservar la documentacin proveniente de la administracin pblica
central y calificarla y transferirla al Archivo Histrico dentro del plazo de ley, as como
controlar y supervisar el funcionamiento de los archivos de la administracin del Gobierno
Central, poderes del Estado y organismos autnomos e intervenir en la eliminacin de los
documentos a cargo de dichos archivos conforme a ley y expida las copias notariales de los
registros y protocolos notariales y expedientes judiciales que conserva. Asimismo,
establece criterios para la calificacin y disposicin de los documentos a cargo de los
archivos regionales. Por otra parte Artculo 2 de la Resolucin Ministerial N 197-93-JUS
Aprueban el Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo General de la Nacin Son
fines del Archivo General de la Nacin: a) Proponer la poltica nacional en materia
archivstica, supervisar y evaluar su cumplimiento; b) Normar y racionalizar la produccin
documental y autorizar la eliminacin de documentos innecesarios del Sector Pblico
Nacional; c) Proponer las medidas de conservacin y reprografa del Patrimonio
Documental de la Nacin y efectuar los servicios competentes de su mbito a nivel
nacional; d) Organizar, supervisar y evaluar a nivel nacional la formacin, capacitacin y
especializacin cientfica y tcnica del personal de archivo; e) Normar el acceso a toda
clase de documentos estableciendo los trminos y modalidades de uso en concordancia
con los dispositivos legales pertinentes; f) Servir el Patrimonio Documental de la Nacin
que custodia; y g) Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre
archivos y documentos, imponiendo sanciones de acuerdo a Ley en los casos de violacin y
denuncindolos ante las autoridades competentes. De esta forma El artculo 1del Decreto
Legislativo 120 anterior a la ley del SNA defini la estructura del AGN como una institucin
pblica descentralizada de nivel central del Sector Justicia, encargada de proponer y, en su
caso, ejecutar la poltica de defensa, conservacin, registro, archivo e incremento del
patrimonio documental de la Nacin, y supervisar y evaluar su cumplimiento. Propone y,
en su caso, emite la normatividad correspondiente sobre organizacin y funcionamiento de
los archivos pblicos y archivos regionales y se le confiere la rectora del Sistema Nacional
de Archivos. Por otra parte el artculo 39, inc. g) de la Resolucin Ministerial N 197-93JUS, Reglamento de Organizacin y Funciones del AGN a tenor del cual: son recursos del
AGN, entre otros, los provenientes de la comercializacin de documentos considerados
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innecesarios por los organismos del sector pblico y de las entidades del sector privado en
los que el Estado tenga capital accionario.
De acuerdo al Decreto Supremo N 004-2013-PCM que aprueba la Poltica Nacional de
Modernizacin de la Gestin Pblica al 2021 (PNMGP). se incluye entre sus objetivos la
implementacin de la gestin por procesos y promocin de la simplificacin administrativa
en las entidades pblicas con el fin de generar resultados positivos en la mejora de los
procedimientos y servicios a los ciudadanos y empresas; de esta forma asegurar la
transparencia, rendicin de cuentas, relevancia de informacin brindada, que esta este
completa, sea confiable y objetiva a lo largo del tiempo, entre otros. Todos estos
compromisos del Estado demandan documentos de archivo.
El cdigo de comercio, del 15 de Febrero de 1902 seala en su Artculo 49.- Conservacin
de libros y correspondencia comercial, que los comerciantes y sus herederos o sucesores
conservarn los libros, telegramas y correspondencia de su giro en general, por todo el
tiempo que ste dure y hasta cinco aos despus de la liquidacin de todos sus negocios y
dependencias mercantiles. Los documentos que conciernan especialmente a actos o
negociaciones determinadas, podrn ser inutilizados o destruidos, pasado el tiempo de
prescripcin de las acciones que de ellos se deriven; a menos que haya pendiente alguna
cuestin que se refiera a ellos directa o indirectamente, en cuyo caso debern conservarse
hasta la terminacin de la misma. Concordancias con los arts. 41, 42.
Segn el artculo 61 sobre Derechos protegidos consignados en el ttulo IV Proceso de
Hbeas Data, seala que este procede en defensa de los derechos constitucionales
reconocidos por los incisos 5) y 6) del artculo 2 de la Constitucin. En consecuencia, toda
persona puede acudir a dicho proceso para: 1) Acceder a informacin que obre en poder de
cualquier entidad pblica, ya se trate de la que generen, produzcan, procesen o posean,
incluida la que obra en expedientes terminados o en trmite, estudios, dictmenes,
opiniones, datos estadsticos, informes tcnicos y cualquier otro documento que la
administracin pblica tenga en su poder, cualquiera que sea la forma de expresin, ya
sea grfica, sonora, visual, electromagntica o que obre en cualquier otro tipo de soporte
material. de la misma forma 2) Conocer, actualizar, incluir y suprimir o rectificar la
informacin o datos referidos a su persona que se encuentren almacenados o registrados
en forma manual, mecnica o informtica, en archivos, bancos de datos o registros de
entidades pblicas o de instituciones privadas que brinden servicio o acceso a terceros.
Asimismo, a hacer suprimir o impedir que se suministren datos o informaciones de carcter
sensible o privado que afecten derechos constitucionales.
El artculo 10 del Decreto Ley N 19414 ley de Defensa Conservacin e Incremento del
Patrimonio Documental de la Nacin seala que los documentos administrativos de los
archivos de las reparticiones y organismos del Sector Pblico Nacional, Cuya conservacin
sea innecesaria, podrn ser eliminados o incinerados previo inventario, evaluacin y
autorizacin del Archivo General de la Nacin, con opinin favorable del Concejo Tcnico de
Archivos.
Asimismo el artculo 24 del Decreto Supremo N 022-75-ED, reglamento de la Ley de
Defensa Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin seala que
para la eliminacin de documentos administrativos cuya conservacin, de acuerdo al
artculo 10 del Decreto Ley N 19414 se considere necesario se seguir el siguiente
procedimiento: a. La reparticin u organismo correspondiente solicitar al Archivo General
de la Nacin autorizacin para eliminar los documentos que considere innecesarios. b. El
Archivo designar a uno o ms funcionarios para que, junto con los que designe la
reparticin u organismo correspondiente, inventaren la documentacin respectiva y
emitan informe sobre la procedencia o improcedencia de la solicitud. c. En el caso de
informe favorable, el expediente pasar a dictamen del Consejo Tcnico de Archivos, a
base del cual el Director del Archivo General de la Nacin emitir resolucin sobre el
asunto. d. La eliminacin o incineracin de documentos integrantes del Patrimonio
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Documental se har en presencia de un funcionario designado por el Archivo General de la
Nacin o del Archivo Departamental correspondiente.
Segn lo sealado en capitulo V Disposiciones Generales de la Directiva N 005-86AGN/DGAI norma aprobada mediante Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J Normas para la
eliminacin de documentos en los archivos del Sector Pblico Nacional, la eliminacin de
documentos es un procedimiento archivstico que consiste en la destruccin de los
documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nacin, Mas adelante
sealan: ..Los archivos de nivel desconcentrados solicitarn la eliminacin de documentos
al archivo departamental correspondiente, quien observar las disposiciones de la presente
directiva.
El art. 39 del Captulo I disposiciones generales, ttulo II Del procedimiento administrativo
de la Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General; seala en el nm. 39.1
Solamente sern incluidos como requisitos exigidos para la realizacin de cada
procedimiento administrativo aquellos que razonablemente sean indispensables para
obtener el pronunciamiento correspondiente, atendiendo adems a sus costos y beneficios.
El artculo N 430 del Decreto Legislativo N 635 que promulga el Cdigo Penal Peruano
seala que quien suprime, destruye u oculta un documento, en todo o en parte de modo
que pueda resultar perjuicio para otro, ser reprimido con la pena sealada en los artculos
427 y 428, segn sea el caso. Los citados artculos sealan que si de su uso puede resultar
algn perjuicio, tendrn una pena privativa de libertad no menor de dos ni mayor de diez
aos y con treinta a noventa das-multa si se trata de un documento pblico, registro
pblico, ttulo autntico o cualquier otro trasmisible por endoso o al portador y con pena
privativa de libertad no menor de dos ni mayor de cuatro aos, y con ciento ochenta a
trescientos sesenta y cinco das-multa, si se trata de un documento privado.
Los literales c y g del art. 9, del Reglamento de Infracciones y Aplicacin de Sanciones
contra del Sistema Nacional de Archivos, aprobado mediante Resolucin Jefatural N 4422014-AGN/J, seala como infracciones graves, daar el Patrimonio Documental de la
nacin, por negligencia o por accin u omisin deliberada, asimismo eliminar documentos
sin observar las disposiciones legales vigentes.
El artculo 18 de la Ley N 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin, seala
en el rubro de conservacin de la informacin, que es responsabilidad del Estado crear y
mantener registros pblicos de manera profesional para que el derecho a la informacin
pueda ejercerse a plenitud. En ningn caso la entidad de la administracin pblica podr
destruir la informacin que posea. La entidad de la administracin pblica deber remitir al
Archivo Nacional [entindase Archivo General de la Nacin], la informacin que obre en su
poder, en los plazos estipulados por la ley de la materia. El Archivo Nacional podr destruir
la informacin que no tenga utilidad pblica, cuando haya transcurrido un plazo razonable
durante el cual no se haya requerido dicha informacin y de acuerdo a la normatividad por
la que se rige el Archivo Nacional.
El Art. Artculo 16del Decreto Legislativo N 681 seala que es facultativo de sus
propietarios la eliminacin de documentos de los archivos particulares, una vez
incorporadas sus microformas al correspondiente micro archivo, se prohbe la incineracin.
Toda persona, antes de eliminar los originales de la documentacin que ha sido
micrograbada, tiene la obligacin de seleccionar, separar y conservar aquellas piezas que
tengan valor histrico o cultural. Para este efecto, antes de proceder a la eliminacin de un
lote de documentos, lo avisar por escrito al Director del Archivo Regional o Local,
adjuntando un catlogo de aquellos. El Director en un plazo de tres meses, pueden sealar
qu documentos pueden ser entregados al archivo. El propietario de ellos puede oponerse
si considera que son documentos confidenciales cuya publicidad puede perjudicarlo.
Vencido el plazo, podr disponer de los documentos, salvo de los sealados como
histricos por el Director del Archivo. El Artculo 8 de la citada norma seala Los medios
portadores de las microformas con arreglo a lo dispuesto en esta Ley, sustituyen a los
expedientes y documentos originales micro grabados en ellos, para todos los efectos
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legales. Estos medios han de ser archivados, mejores condiciones de seguridad
documentos en papel. Siempre que las disposiciones legales exijan la conservacin de
documentos y archivos por cierto plazo o hasta un trmino sealado, se entiende que tal
obligacin puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformas
obtenidos conforme a esta Ley. La fecha en que el documento fue micro grabado, que
consta en el acta de cierre de la grabacin, extendida por quien da fe de ella, se reputa
como fecha cierta.
El Artculo 5 del Decreto Legislativo N 827 Modificatorio del Decreto Legislativo N 681,
seala que la documentacin del Archivo Nacional de la Repblica [entindase Archivo
General de la Nacin], as como de los Archivos Regionales y Archivos Locales cuya
conservacin en original no se considere necesaria para preservar su valor histrico y
cultural, puede ser sustituido por las correspondientes microformas, con las precauciones y
conforme a las pautas que, para tal efecto se seala el Ministerio de Justicia. Aun cuando la
dependencia pblica decida mantener los documentos en originales, queda obligada a
tomar microformas de ellos, las mismas que debern conservarse en el local aparte,
protegidas de todo riesgo de siniestro como medida de seguridad. Asimismo el artculo 6
de la citada norma seala que toda eliminacin de documentos resultante de la aplicacin
del este Decreto Legislativo deber ceirse al procedimiento legal establecido para las
eliminaciones de documentos en general previstos en las leyes especiales aplicables al
Sector Pblico Nacional y por Decreto Legislativo No. 681, sus normas modificatorias y
reglamentarias. En caso de incumplimiento de esta disposicin. Se aplicarn las sanciones
administrativas y penales correspondientes.
El art. 189 de la Ley 26612 que modifica el Decreto Legislativo N 681 seala Las
empresas y entidades del Sistema Financiero estn obligadas a conservar sus libros y
documentos por un plazo no menor de diez aos. Si dentro de ese plazo, se promueve
accin judicial o administrativa contra ellas, la obligacin en referencia subsiste en tanto
dure el litigio o procedimiento, respecto de todos los documentos que guarden relacin con
la materia controvertida. Para los fines de lo dispuesto en este artculo, puede hacerse uso
de las microformas bajo la modalidad de microfilm, de documento informtico u otro medio
anlogo, de conformidad con el Decreto Legislativo No 681, normas modificatorias y
complementarias.
El Artculo 183 de la Ley 26702 Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de
Seguros y Orgnica de la Superintendencia de Banca y Seguros, seala como plazo de
conservacin de documentos que las empresas del sistema financiero estn obligadas a
conservar sus libros y documentos por un plazo no menor de diez (10) aos. Si, dentro de
ese plazo, se promueve accin judicial contra ellas, la obligacin en referencia subsiste en
tanto dure el proceso, respecto de todos los documentos que guarden relacin con la
materia controvertida. Para los fines de lo dispuesto en este artculo, puede hacerse uso de
microfilms u otros medios anlogos, con aplicacin de la ley de la materia.
El Artculo 5 del ttulo Uso de Microformas como medio de conservacin de expedientes
administrativos del Decreto Supremo N 001-2000-JUS, Reglamento del Decreto Legislativo
N 681, seala que las entidades pblicas que hayan adoptado el sistema de microformas,
de acuerdo a lo establecido en la ley, podrn utilizarlos para la conservacin de los
expedientes administrativos, sin perjuicio de ello y de conformidad con lo establecido en el
Artculo 3 del Decreto Legislativo N 827, deben conservar los expedientes originales en
trmite por lo menos 12 meses de terminado el expediente. El expediente se considerar
concluido a partir de que exista una resolucin definitiva o consentida o, en su caso, a
partir de la fecha en que haya operado el abandono del procedimiento.
El Nm. 5 de la Norma Tcnica N 022-MINSA/DGSP-V.02 Norma Tcnica de la Historia
Clnica de los establecimientos del Sector Salud, que seala la depuracin de Historias
Clnicas.VI. 2.1 proceso tcnicoadministrativo, sostiene que la depuracin del archivo de
Historias Clnicas deber ser un proceso constante, debiendo evaluarse anualmente el
movimiento de las historias. Despus de 15 aos de inactividad de la historia en el archivo
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pasivo, se proceder a su destruccin selectiva, para aquellos casos con episodios de
hospitalizacin y destruccin total para aquellos casos que slo tengan consultas externas.
Para el caso de la depuracin selectiva se conservar de manera definitiva en forma
original o en medio magntico los siguientes formatos: Hojas de consentimiento informado,
Hojas de retiro voluntaria, Informes quirrgicos y/o registros de parto, Informes de
anestesia, informes de exploraciones complementarias, epicrisis, informes de necropsia,
hoja de evolucin y de planificacin de cuidados de enfermera, el proceso de destruccin
parcial o selectiva de Historias, Clnicas del primer nivel, deber ser avalado por el Comit
de Historias Clnicas de la Direccin Regional de Salud, para el I nivel, y para los niveles II y
III por el Comit de Historias Clnicas del Hospital. Registrando este acuerdo en un Acta, as
como la lista de Historias Clnicas depuradas. En caso de que los pacientes demanden
atencin de salud posterior a la destruccin de su historia clnica, los formatos conservados
sern los documentos que reinicien su Historia Clnica manteniendo el nmero asignado
originalmente.
El Artculo 17 de la Ley N 27287 Ley de Ttulos Valores, Devolucin del ttulo valor
pagado, especficamente en num 17.1 que seala que el tenedor de un ttulo valor queda
obligado a devolverlo a quien cumpla totalmente la prestacin contenida en l. En su caso,
entregar tambin la cuenta de gastos y ser de su cargo obtener la constancia del
incumplimiento del ttulo valor, asimismo el num. 17.2, seala que las partes interesadas
podrn acordar la destruccin del ttulo valor pagado totalmente, prescindiendo de su
devolucin fsica. La carga de la prueba de tal acuerdo, as como la responsabilidad por la
falta de destruccin, corresponde al obligado a la devolucin.
El lit. a del artculo 141 de la Ley N 27291 Ley que modifica los artculos 141 y 1374 del
Cdigo Civil, correspondiente a la formalidad, en los casos en que la ley establezca que la
manifestacin de voluntad deba hacerse a travs de alguna formalidad expresa o requiera
de firma, sta podr ser generada o comunicada a travs de medios electrnicos, pticos o
cualquier otro anlogo. Tratndose de instrumentos pblicos, la autoridad competente
deber dejar constancia del medio empleado y conservar una versin ntegra para su
ulterior consulta.
El lit. i del Art. 42 de la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de
la Contralora General de la Repblica, seala infraccin sujeta a la potestad sancionadora
de la Contralora General de la Repblica el Incumplir con mantener al da sus libros,
registros y documentos, ordenados de acuerdo a lo establecido por la normativa, por un
perodo no menor de 10 aos.
De acuerdo al artculo 61.1 del Cdigo Procesal Constitucional, el derecho de acceso a la
informacin consiste en acceder a informacin que obre en poder de cualquier entidad
pblica, ya se trate de la que generen, produzcan, procesen o posean, incluida la que obra
en expedientes terminados o en trmite, estudios, dictmenes, opiniones, datos
estadsticos, informes tcnicos y cualquier otro documento que la administracin pblica
tenga en su poder, cualquiera que sea la forma de expresin, ya sea grfica, sonora,
visual, electromagntica o que obre en cualquier otro tipo de soporte material. Y en lo
referente al derecho de autodeterminacin informativa, de conformidad con el artculo 61.2
del referido cdigo, consiste en conocer, actualizar, incluir y suprimir o rectificar la
informacin o datos referidos a su persona que se encuentren almacenados o registrados
en forma manual, mecnica o informtica, en archivos, bancos de datos o registros de
entidades pblicas o de instituciones privadas que brinden servicio o acceso a terceros.
Asimismo, a hacer, suprimir o impedir que se suministren datos o informaciones de
carcter sensible o privado que afecten derechos constitucionales.
En el mbito del derecho laboral, el Decreto Supremo No. 001-98-TR establece que los
empleadores estn obligados a conservar las planillas, boletas de pago y constancias
correspondientes hasta 5 aos despus de efectuado el pago, a excepcin de las planillas
de remuneraciones que debern ser remitidas a la Oficina de Normalizacin Previsional
(ONP).
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En concordancia con lo anterior, el artculo 5 del Decreto Ley 25988, Ley de
Racionalizacin del Sistema Tributario Nacional y de la Eliminacin de Privilegios y
Sobrecostos, establece que las empresas, cualquiera que sea su forma de constitucin y
siempre que no formen parte del Sector Pblico Nacional, estn obligadas a conservar los
libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad
empresarial, por un perodo que no exceder de cinco (5) aos contados a partir de la
ocurrencia del hecho o la emisin del documento o el cierre de las planillas de pago, segn
sea el caso. Por tanto, pasado el plazo de cinco (5) aos, las empresas pueden disponer de
dichos documentos para su reciclaje o destruccin.
En el mbito tributario, el artculo 87 del Cdigo Tributario establece que los deudores
tributarios estn obligados a conservar los libros y registros, sean llevados en sistema
manual o mecanizados, as como los documentos y antecedentes de las operaciones o
situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, mientras el
tributo no est prescrito (4 aos, 6 aos si no se declar, y 10 aos si se retuvo y no se
pag), lo que incluye a documentos relacionados con la obligacin de aportar al Sistema de
Seguridad Social en Salud (EsSalud), y la retencin y pago del aporte al Sistema Nacional
de Pensiones (ONP) y del Impuesto a la Renta de quinta categora. De esta forma tambin
el artculo 56.- Sobre medidas cautelares previas al procedimiento de cobranza coactiva
seala que excepcionalmente, cuando por el comportamiento del deudor tributario sea
indispensable o, existan razones que permitan presumir que la cobranza podra devenir en
infructuosa, antes de iniciado el Procedimiento de Cobranza Coactiva, la Administracin a
fin de asegurar el pago de la deuda tributaria, y de acuerdo a las normas del presente
Cdigo Tributario, podr trabar medidas cautelares por la suma que baste para satisfacer
dicha deuda, inclusive cuando sta no sea exigible coactivamente. Para estos efectos, se
entender que el deudor tributario tiene un comportamiento que amerita trabar una
medida cautelar previa, cuando incurra en cualquiera de los siguientes supuestos () d)
Destruir u ocultar total o parcialmente los libros o registros de contabilidad u otros libros o
registros exigidos por las normas tributarias u otros libros o registros exigidos por ley,
reglamento o Resolucin de Superintendencia o los documentos o informacin contenida
en soportes magnticos u otros medios de almacenamiento de informacin, relacionados
con la tributacin. e) No exhibir y/o no presentar los libros, registros y/o documentos que
sustenten la contabilidad, y/o que se encuentren relacionados con hechos susceptibles de
generar obligaciones tributarias que hayan sido requeridos en forma expresa por la
Administracin Tributaria, en las oficinas fiscales o ante los funcionarios autorizados,
dentro del plazo sealado por la Administracin en el requerimiento en el cual se hubieran
solicitado por primera vez. Asimismo, no exhibir y/o no presentar, los documentos
relacionados con hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, en las oficinas
fiscales o ante los funcionarios autorizados, en el caso de aquellos deudores tributarios no
obligados a llevar contabilidad. Para efectos de este inciso no se considerar aquel caso en
el que la no exhibicin y/o presentacin de los libros, registros y/o documentos antes
mencionados, se deba a causas no imputables al deudor tributario;
En forma concreta el artculo 647 del Cdigo Procesal Civil, seala en lo que corresponde
al secuestro conservativo sobre bienes informticos, que en caso de que se dicte secuestro
conservativo o embargo, sobre soportes magnticos, pticos o similares, el afectado con la
medida tendr derecho a retirar la informacin contenida en ellos, quedan a salvo las
dems disposiciones y las medidas que puedan dictarse sobre bienes informticos o sobre
la informacin contenida en ellos.(artculo incorporado por el Artculo 1 de la Ley N 26925,
publicada el 05-02-98. El Artculo 2 de la misma ley establece que lo dispuesto en el
Artculo 1 es de aplicacin a los procesos que se siguen conforme al Cdigo de
Procedimientos Civiles, es decir, es de aplicacin a los procesos en curso). Del mismo
modo el artculo 665en lo que corresponde al Embargo en forma de intervencin en
informacin se indica que cuando se solicite recabar informacin sobre el movimiento
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econmico de una empresa de persona natural o jurdica, el Juez nombrar uno o ms
interventores informadores, sealndoles el lapso durante el cual deben verificar
directamente la situacin econmica del negocio afectado y las fechas en que informarn
al Juez.
Del mismo modo cuando del anlisis de la informacin proveniente de las declaraciones
del propio deudor o de terceros o de los libros, registros o documentos que la SUNAT
almacene, archive y conserve en sus sistemas, se compruebe que parte, uno o algunos de
los elementos de la obligacin tributaria no ha sido correctamente declarado por el deudor
tributario, la SUNAT podr realizar un procedimiento de fiscalizacin parcial electrnica de
acuerdo a lo dispuesto en el artculo 62.- Facultad de Fiscalizacin que indica que la
facultad de fiscalizacin de la Administracin Tributaria se ejerce en forma discrecional, de
acuerdo a lo establecido en el ltimo prrafo de la Norma IV del Ttulo Preliminar. El
ejercicio de la funcin fiscalizadora incluye la inspeccin, investigacin y el control del
cumplimiento de obligaciones tributarias, incluso de aquellos sujetos que gocen de
inafectacin, exoneracin o beneficios tributarios. Para tal efecto, dispone de las siguientes
facultades discrecionales: a) Sus libros, registros y/o documentos que sustenten la
contabilidad y/o que se encuentren relacionados con hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias, los mismos que debern ser llevados de acuerdo con las normas
correspondientes. b) Su documentacin relacionada con hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias en el supuesto de deudores tributarios que de acuerdo a las
normas legales no se encuentren obligados a llevar contabilidad. c) Sus documentos y
correspondencia comercial relacionada con hechos susceptibles de generar obligaciones
tributarias. Slo en el caso que, por razones debidamente justificadas, el deudor tributario
requiera un trmino para dicha exhibicin y/o presentacin, la Administracin Tributaria
deber otorgarle un plazo no menor de dos (2) das hbiles. Tambin podr exigir la
presentacin de informes y anlisis relacionados con hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias en la forma y condiciones requeridas, para lo cual la
Administracin Tributaria deber otorgar un plazo que no podr ser menor de tres (3) das
hbiles.
El artculo 1 del Decreto Supremo N 244-EF-2014, que modifica el Art. 34 del
Reglamento de la Ley General de Aduanas, aprobado mediante Decreto Supremo N 0102009-EF Conservacin de la documentacin aduanera, que seala que la documentacin
de los despachos debe ser conservada durante cinco (5) aos, computados a partir del 1
de enero del ao siguiente de la fecha de numeracin de la declaracin, transcurrido dicho
plazo, puede ser destruida salvo que dicha documentacin est vinculada: a) Un rgimen
aduanero de admisin temporal para reexportacin en el mismo estado o de admisin
temporal para perfeccionamiento activo, cuyas obligaciones tributarias no se encuentren
prescritas. b) Un requerimiento efectuado por la Administracin Aduanera para la entrega
de documentacin y ste no haya sido atendido por el agente de aduana. c) Un proceso
administrativo en trmite, incluyendo los procesos de fiscalizacin realizados por la SUNAT.
d) Una investigacin policial o fiscal o a un proceso judicial en trmite. La documentacin
que se encuentre en los supuestos antes sealados, transcurrido el plazo de cinco (5) aos,
ser entregada conforme lo establezca la Administracin Aduanera.
El Art. 39.4 de la ley general del sistema concursal Ley N 27809, seala que para el
reconocimiento de los crditos de origen laboral, y siempre que se haya acreditado el
vnculo laboral de los trabajadores, se reconocer los crditos invocados, en mrito a la
autoliquidacin presentada por el solicitante, salvo que el deudor acredite haberlos pagado
o, de ser el caso, la inexistencia de los mismos. En caso de que haya vencido el plazo
sealado obligatoriamente para la conservacin de documentos, se invertir la carga de la
prueba en favor del deudor.
En Materia del Derecho Constitucional, el Tribunal Constitucional ha expresado mediante
sentencia (Expediente N 00451-2013-PHD/TC Expediente seguido por JUANA TRELES DE
COLUMBUS, del 11.07.2013) que mediante la autodeterminacin informativa se busca y
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debe proteger los datos de toda persona a fin de evitar la manipulacin indebida de los
mismos, no debiendo confundirse dicho atributo con el derecho a la intimidad, personal o
familiar, ya que mientras esta ltima se refiere a los aspectos propios de la vida afectiva,
conyugal y sexual, el derecho a la autodeterminacin informativa busca garantizar la
facultad de todo individuo de poder preservar sus propios datos ejerciendo un control en el
registro, uso y revelacin de los mismos. El derecho a la autodeterminacin informativa
tambin garantiza que una persona pueda hacer uso de la informacin privada que exista
sobre l, ya sea que sta se encuentre almacenada o en disposicin de entidades pblicas
o de carcter privado. En ese sentido, parece razonable afirmar que una persona tiene
derecho a obtener copia de la informacin particular que le concierne, al margen de si sta
se encuentra disponible en una entidad pblica o privada. Mediante el EXP. 7440-2005PHD/TC Juan de Dios Olivares Torres contra Corte Superior de Justicia de Huaura, del
07.12.2005, El Tribunal Constitucional seala adems que no se puede denegar
informacin por el hecho de que la misma no obre en los archivos, encontrndose obligada
la entidad a un mnimo comportamiento diligente y respetuoso del derecho fundamental
que ejerce quien as lo requiere, indicando, bajo responsabilidad, qu entidad posee la
informacin por haberla procesado o por ser de conocimiento pblico donde se encuentra.
El Tribunal Constitucional Exp. N 04762-2007-PA/TC Alejandro Tarazona Valverde contra la
Segunda Sala Civil de la Corte Superior de Justicia del Santa, de fecha 12.07.2007 seala
que el demandante con la finalidad de generar suficiente conviccin en el juez de la
razonabilidad de su petitorio puede adjuntar a su demanda como instrumento de prueba,
los siguientes documentos: certificado de trabajo, las boletas de pago de remuneraciones,
los libros de planillas de remuneraciones, la liquidacin de tiempo de servicios o de
beneficios sociales, las constancias de aportaciones de ORCINEA, del IPSS o de Essalud,
entre otros documentos. Dichos instrumentos pueden ser presentados en original, copia
legalizada o fedateada, mas no en copia simple. Del mismo modo la Ley 29711 seala que
son medios probatorios idneos y suficientes para demostrar perodos de aportaciones, los
certificados de trabajo, las boletas de pago de remuneraciones, la liquidacin de tiempo de
servicios o de beneficios sociales, las constancias de aportaciones de la Oficina de Registro
y Cuenta Individual Nacional de Empleadores Asegurados (ORCINEA), del Instituto Peruano
de Seguridad Social (IPSS) o de EsSalud y cualquier documento pblico conforme al
artculo 235 del Cdigo Procesal Civil. Carece de sustento el no reconocimiento por parte
de la ONP de perodos de aportaciones acreditados con los medios antedichos,
argumentando que estos han perdido validez, que hay una doble condicin de asegurado y
empleador, o que, segn la Tabla Referencial de Inicio de Aportaciones por Zonas,
establecida por el IPSS, en esa zona an no se empezaba a cotizar.
El inc. 7 del art. 87 del Titulo IV Obligaciones de los Administrados del Cdigo Tributario
seala almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual,
mecanizada o electrnica, as como los documentos y antecedentes de las operaciones o
situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que
estn relacionadas con ellas, mientras el tributo no est prescrito. El deudor tributario
deber comunicar a la administracin tributaria, en un plazo de quince (15) das hbiles, la
prdida, destruccin por siniestro, asaltos y otros, de los libros, registros, documentos y
antecedentes mencionados en el prrafo anterior. El plazo para rehacer los libros y
registros ser fijado por la SUNAT mediante resolucin de superintendencia.
El Art. 50 de la Ley 27444 del Procedimiento Administrativo General, seala como sujetos
del procedimiento para los efectos del cumplimiento de las disposiciones del Derecho
Administrativo, a: 1. Administrados: la persona natural o jurdica que, cualquiera sea su
calificacin o situacin procedimental, participa en el procedimiento administrativo.
Cuando una entidad interviene en un procedimiento como administrado, se somete a las
normas que lo disciplinan en igualdad de facultades y deberes que los dems
administrados. 2. Autoridad administrativa: el agente de las entidades que bajo cualquier
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rgimen jurdico, y ejerciendo potestades pblicas conducen el inicio, la instruccin, la
sustanciacin, la resolucin, la ejecucin, o que de otro modo participan en la gestin de
los procedimientos administrativos.
El inc 6.6.3. Archivo y Conservacin e Informacin, de la Directiva General N 008-2011MINDEF/SG-UAIP aprobada mediante Resolucin Ministerial N 392-2011-DE/SG seala que
es responsabilidad de las entidades del Sector Defensa, crear y mantener registros de
manera profesional para que el Derecho a la informacin pueda ejercerse a plenitud. En
ningn caso podr destruir la informacin que posea, correspondiendo esta facultad
solamente al Archivo General de la Nacin. Los documentos administrativos de las
entidades del Sector Defensa, cuya conservacin sea innecesaria, podrn ser eliminados o
incinerados previo inventario, evaluacin y autorizacin del Archivo General de la Nacin,
con opinin favorable del Consejo Tcnico de Archivos. [Entindase Comisin Tcnica
Nacional de Archivos].
El Artculo 42.- Infracciones, de la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Control y de la Contralora General de la Repblica, (13-julio-2002), seala que constituyen
infracciones sujetas a la potestad sancionadora de la Contralora General (...) i) Incumplir
con mantener al da sus libros, registros y documentos, ordenados de acuerdo a lo
establecido por la normativa, por un perodo no menor de 10 aos. Asimismo para
garantizar la seguridad de la informacin que custodian los archivos. Asimismo es
necesario precisar que las Normas Bsicas para las Actividades de Control Gerencial
tipificado en el numeral 3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos, aprobado
mediante Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno (30-Oct2006) seala que el acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado
que sea responsable por la utilizacin o custodia de los mismos. La responsabilidad en
cuanto a la utilizacin y custodia debe evidenciarse a travs del registro en recibos,
inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo
sobre los recursos o archivos. La citada ley del Sistema Nacional de Control seala Son
medios de prueba tpicos: 1. La declaracin de parte; 2. La declaracin de testigos; 3. Los
documentos; 4. La pericia; y 5. La inspeccin judicial. Art. 192 del Cdigo Procesal Civil
asimismo Salvo disposicin legal diferente, la carga de probar corresponde a quien afirma
hechos que configuran su pretensin, o a quien los contradice alegando nuevos hechos.
Art. 196 del Cdigo Procesal Civil.
El que suprime, destruye u oculta un documento, en todo o en parte de modo que pueda
resultar perjuicio para otro, ser reprimido con la pena sealada en los artculos 427 y 428,
segn sea el caso. Artculo 430.- Supresin, destruccin u ocultamiento de documentos,
Cdigo Penal aprobado mediante Decreto Legislativo N 635
Segn el artculo 5 de la Ley de racionalizacin del sistema tributario nacional y de
eliminacin de privilegios y sobrecostos Decreto Ley N 25988, los empleadores o las
empresas cualquiera que sea su forma de constitucin y siempre que no formen parte del
Sector Pblico Nacional, estarn obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros
documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un perodo que
no exceder de 5 (cinco) aos contado a partir de la ocurrencia del hecho o la emisin del
documento o cierre de las planillas de pago, segn sea el caso. Transcurrido el perodo a
que se refiere el prrafo anterior, los empleadores podrn disponer de dichos documentos
para su reciclaje o destruccin, a excepcin de las planillas de pago que debern ser
remitidas a la Oficina de Normalizacin Previsional. En todo caso, inclusive en lo relativo a
materia laboral, luego de transcurrido el mencionado perodo, la prueba de los derechos
que se pudieran derivar del contenido de los documentos citados, ser de quien alegue el
derecho. Lo establecido en el presente artculo se aplicar sin perjuicio de las disposiciones
referidas a obligaciones en materia tributaria contenidas en el Cdigo Tributario.
De esta forma en el artculo 56, medidas cautelares previas del Cdigo Tributario, Decreto
Supremo N 135-99-EF, seala que excepcionalmente, cuando por el comportamiento del
deudor tributario sea indispensable o, existan razones que permitan presumir que la
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cobranza podra devenir en infructuosa, antes de iniciado el Procedimiento de Cobranza
Coactiva, la Administracin a fin de asegurar el pago de la deuda tributaria, y de acuerdo a
las normas del presente Cdigo, podr trabar medidas cautelares por la suma que baste
para satisfacer dicha deuda, inclusive cuando sta no sea exigible coactivamente. Para
estos efectos, se entender que el deudor tributario tiene un comportamiento que amerita
trabar una medida cautelar previa, cuando incurra en cualquiera de los siguientes
supuestos: () d) Destruir u ocultar total o parcialmente los libros o registros de
contabilidad u otros libros o registros exigidos por las normas tributarias u otros libros o
registros exigidos por ley o los documentos relacionados con la tributacin;
Mediante la Sentencia del Tribunal Constitucional del 19.03.2013 (Segunda Sala del
Tribunal Constitucional) a la demanda expresada mediante expediente. N 03207-2012PHD/TC, LIMA LIBORIO LVAREZ MURILLO, se ha expuesto sobre el principio de la
autodeterminacin informativa mediante el cual se busca proteger a la persona en s
misma, no nicamente en los derechos que conciernen a su esfera personalsima, sino a la
persona en la totalidad de mbitos; por tanto, no puede identificarse con el derecho a la
intimidad, personal o familiar, ya que mientras ste protege el derecho a la vida privada, el
derecho a la autodeterminacin informativa busca garantizar la facultad de todo individuo
de poder preservarla ejerciendo un control en el registro, uso y revelacin de los datos que
le conciernen. En este orden de ideas, el derecho a la autodeterminacin informativa
protege al titular del mismo frente a posibles abusos o riesgos derivados de la utilizacin
de los datos, brindando al titular afectado la posibilidad de lograr la exclusin de los datos
que considera sensibles y que no deben ser objeto de difusin ni de registro; as como le
otorga la facultad de poder oponerse a la transmisin y difusin de los mismos.
En otra accin constitucional por ejemplo el hbeas data procede en defensa de los
derechos constitucionales reconocidos por los incisos 5) y 6) del artculo 2 de la
Constitucin. En consecuencia, toda persona puede acudir a dicho proceso para: 1)
Acceder a informacin que obre en poder de cualquier entidad pblica, ya se trate de la
que generen, produzcan, procesen o posean, incluida la que obra en expedientes
terminados o en trmite, estudios, dictmenes, opiniones, datos estadsticos, informes
tcnicos y cualquier otro documento que la administracin pblica tenga en su poder,
cualquiera que sea la forma de expresin, ya sea grfica, sonora, visual, electromagntica
o que obre en cualquier otro tipo de soporte material. 2) Conocer, actualizar, incluir y
suprimir o rectificar la informacin o datos referidos a su persona que se encuentren
almacenados o registrados en forma manual, mecnica o informtica, en archivos, bancos
de datos o registros de entidades pblicas o de instituciones privadas que brinden servicio
o acceso a terceros. Asimismo, a hacer suprimir o impedir que se suministren datos o
informaciones de carcter sensible o privado que afecten derechos constitucionales. Art.
61.1 y 61.2 del Cdigo Procesal Constitucional, Ley N 28237. Por otra parte en sentencia
Segn el Num. 14 de la Resolucin del Tribunal Constitucional del 11.04.2011 Exp. N
03808-2010-PHD/TC Lima JESS GONZALO BARBOZA CRUZ () a juicio de este Colegiado
la informacin relativa a las aportaciones a EsSalud correspondientes a don Hernn
Gonzalo Barboza Gonzlez durante su tiempo de servicios ante la Polica Nacional del Per,
es informacin referida a su intimidad, pues se trata de informacin vinculada a su
remuneracin, contenida en sus boletas de pago, () Se trata, pues, de informacin de
carcter personal de don Hernn Gonzalo Barboza Gonzlez, sobre la que tiene derecho a
controlar su uso y revelacin, en virtud del derecho a la autodeterminacin informativa
(Cfr. Expediente N 4739-2007-PHD/TC, fundamento 3), por lo que no se encuentra dentro
del campo del derecho de acceso a la informacin pblica, conforme a la excepcin
sealada por el citado inciso 5 del artculo 17 del Texto nico Ordenado de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
De acuerdo al Artculo 16 del Decreto Legislativo N 681 normas que regulan el uso de
tecnologas avanzadas en materia de archivo de documentos e informacin, () es
facultativo de sus propietarios la eliminacin de documentos de los archivos particulares,
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una vez incorporadas sus microformas a los correspondientes microarhivos. Se prohbe la
incineracin. Toda persona, antes de eliminar los originales de la documentacin que ha
sido micrograbada, tiene la obligacin de seleccionar, separar y conservar aquellas piezas
que tengan valor histrico o cultural. Para este efecto, antes de proceder a la eliminacin
de un lote de documentos, lo avisar por escrito al director del archivo regional o local,
adjuntando un catlogo de aqullos. El director, en un plazo de tres meses, puede sealar
qu documentos deben ser entregados al archivo. El propietario de ellos puede oponerse si
considera que son documentos confidenciales cuya publicidad puede perjudicarlo. Vencido
el plazo, podr disponer de los documentos, salvo de los sealados como histricos por el
director del archivo. De la misma forma el artculo 17 indica que los cheques bancarios
pagados pueden ser devueltos a los clientes en forma mensual o peridica, previa marca
que los anule, sin los requisitos sealados en este artculo ni sujecin al plazo indicado. Y
tambin el artculo 18 indica que lo dispuesto en este captulo (de la ley) no impide
eliminar o devolver a los clientes los documentos cuya conservacin no sea obligatoria
conforme a ley.
Para el acceso a la informacin y conservacin de los documentos se contempla lo
sealado en el artculo 10 de la Ley Orgnica del Poder Judicial (Decreto Supremo N 01793-JUS), referente al Principio de Publicidad. Seala que toda actuacin judicial es pblica,
con las excepciones que la Constitucin y las leyes autorizan. Tienen el mismo carcter los
registros, archivos y copias de los actuados judiciales fenecidos que se conserven, de
acuerdo a ley. Cualquier persona debidamente identificada puede acceder a los mismos
para solicitar su estudio o copia certificada, con las restricciones y requisitos que establece
la ley. Cualquier decisin judicial, recada en un proceso fenecido, puede ser objeto de
anlisis y crtica, con las limitaciones que expresamente la ley seala. Todas las sentencias
emitidas por los jueces se publican en la pgina web del Poder Judicial, bajo
responsabilidad de la Corte Suprema y/o de las Cortes Superiores, segn corresponda. Los
jueces tienen el deber de remitir sus sentencias a los rganos correspondientes en tiempo
oportuno."
Con respecto al acuerdo si la partida de matrimonio religioso es o no documento idneo
para acreditar la existencia de la posesin constante de estado, respecto a lo cual el
Tribunal Constitucional a travs de la sentencia del Expediente N
498-99-AA/TC
Cajamarca entiende que dicho documento, aun cuando no genera efectos civiles en virtud
del artculo 2115 del Cdigo Civil, s puede acreditar perfectamente, como lo hace en el
caso sub jdice, la existencia de una unin de hecho, conservando pues mrito probatorio
aun cuando carezca de efectos civiles. Ciertamente, debe precisarse que la presente
consideracin se efecta sin perjuicio de la conviccin suficiente que respecto a la
existencia de la citada unin de hecho genera el resto de documentos citados en el
fundamento precedente.
El comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la prestacin de servicios. Slo se consideran comprobantes de pago,
siempre que cumplan con todas las caractersticas y requisitos mnimos establecidos en el
presente reglamento, los siguientes: a) Facturas, b) Recibos por honorarios, c) Boletas de
venta, d) Liquidaciones de compra, e) Tickets o cintas emitidos por mquinas
registradoras, f) Los documentos autorizados en el numeral 6 del artculo 4, g) Otros
documentos que por su contenido y sistema de emisin permitan un adecuado control
tributario y se encuentren expresamente autorizados, de manera previa, por la SUNAT. h)
Comprobante de Operaciones Ley N 29972. Por otra parte segn el artculo 11
Obligaciones para la emisin y archivo de los documentos de la Resolucin de
Superintendencia N 007-99/SUNAT, actualizado al 22 de agosto del 2015 con la Resolucin
de Superintendencia N 223-2015/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago seala
que la segunda copia de las facturas se entregarn conjuntamente con el original al
adquirente o usuario, quien deber mantenerla en un archivo clasificado por proveedor y
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ordenado cronolgicamente; salvo en los casos de operaciones de exportacin en los
cuales la segunda copia ser entregada a la Superintendencia Nacional de Aduanas (hoy
SUNAT) () 2. La segunda copia de los recibos por honorarios se entregar conjuntamente
con el original al usuario, quien deber mantenerla en un archivo clasificado por proveedor
y ordenado cronolgicamente, nicamente si requiere sustentar gasto o costo para efecto
tributario. () 3. La segunda copia de las liquidaciones de compra y de Comprobantes de
Operaciones Ley N 29972 permanecer en poder del adquirente o usuario, quien deber
mantenerla en un archivo clasificado por proveedor y ordenado cronolgicamente.
Segn el art. 5 del Decreto Ley N 25988, modificado por Ley N 27029, la cual seala
que las empresas cualquiera sea su forma de constitucin y siempre que no formen parte
del Sector Pblico Nacional, estarn obligadas a conservar los libros, correspondencia y
otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un
periodo que no exceder de 5 aos contados a partir de la ocurrencia del hecho o la
emisin del documento. Adems tambin hay que observar lo estipulado en el numeral 7,
del art. 87 del Cdigo Tributario; en el cual se indica que los deudores tributarios deben
conservar los libros, registros contables y documentos mientras el tributo no este prescrito.
De esta forma tambin tenemos normas del poder judicial as mediante Resolucin
Administrativa N 029-2012-CE-PJ se Autoriza la incineracin de los Cuadernos de
Apelacin sin efecto suspensivo que se encuentren resueltos definitivamente, siempre que
se cumplan las siguientes condiciones: a) Deben referirse a cuadernos de apelacin de
procesos concluidos de manera definitiva por haberse emitido sentencia firme o resolucin
que pone fin de modo definitivo al mismo; b) Que hayan transcurrido cuando menos dos
aos con posterioridad a la resolucin que puso fin de manera definitiva a la apelacin; c)
Que se verifique que los documentos contenidos en los cuadernos de apelacin, en cada
caso, se hayan incorporado al expediente principal; y, d) Que se comunique a los sujetos
procesales, participantes en los cuadernos de apelacin, acerca de esta decisin, y que,
como consecuencia de ello van a ser eliminados.
En los casos de exportacin, en los cuales no existan bienes fsicos sujetos a revisin o
registro en ADUANAS, la segunda copia ser archivada por el emisor. Los sujetos que
realicen las operaciones por las que se excepta de la obligacin de otorgar comprobantes
de pago conforme al numeral 2 del Artculo 7 del presente Reglamento, debern archivar
los comprobantes de pago no entregados en forma cronolgica.
El artculo 701 del Cdigo Civil Peruano (aprobado mediante Decreto Legislativo N 295, a
travs de su 14 Edicin emitida mediante Resolucin Ministerial N 0187-2014-JUS)
seala en la materia de Custodia y presentacin judicial de testamento cerrado que El
notario bajo cuya custodia queda el testamento cerrado, lo conservar con las seguridades
necesarias hasta que, despus de muerto el testador, el juez competente, a solicitud de
parte interesada que acredite la muerte del testador y la existencia del testamento, ordene
al notario la presentacin de este ltimo. La resolucin del juez competente se har con
citacin de los presuntos herederos o legatarios.
El artculo 119 sobre solicitud de informacin del ttulo XI Disposiciones Generales
aplicables a los Procedimientos ante el Tribunal Constitucional, del Cdigo Procesal
Constitucional (Ley N 28237) seala que el Tribunal puede solicitar a los poderes del
Estado y a los rganos de la Administracin Pblica todos los informes y documentos que
considere necesarios para la resolucin de los procesos de su competencia. En tal caso, el
Tribunal habilita un plazo para que las partes conozcan de ellos y puedan alegar lo que
convenga a su derecho () el Tribunal dispone las medidas necesarias para preservar el
secreto que legalmente afecta a determinada documentacin, y el que, por decisin
motivada, acuerda para su actuacin. En concordancia a lo expresado en la R.A. N 0952004-P-TC, Reg. Normativo del T.C., Art. 20, Num. 2. Asimismo el artculo 63 Ejecucin
Anticipada seala que de oficio o a pedido de la parte reclamante y en cualquier etapa del
procedimiento y antes de dictar sentencia, el Juez est autorizado para requerir al
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demandado que posee, administra o maneja el archivo, registro o banco de datos, la
remisin de la informacin concerniente al reclamante; as como solicitar informes sobre el
soporte tcnico de datos, documentacin de base relativa a la recoleccin y cualquier otro
aspecto que resulte conducente a la resolucin de la causa que estime conveniente. La
resolucin deber contener un plazo mximo de tres das tiles para dar cumplimiento al
requerimiento expresado por el Juez.
El Artculo 192 del Cdigo Procesal Civil seala que son medios de prueba tpicos: 1. La
declaracin de parte; 2. La declaracin de testigos; 3. Los documentos; 4. La pericia; y 5.
La inspeccin judicial.
El Artculo 161 del cdigo penal seala que el que abre, indebidamente, una carta, un
pliego, telegrama, radiograma, despacho telefnico u otro documento de naturaleza
anloga, que no le est dirigido, o se apodera indebidamente de alguno de estos
documentos, aunque no est cerrado, ser reprimido con pena privativa de libertad no
mayor de dos aos y con sesenta a noventa das-multa. Por otra parte el "Artculo 314.Responsabilidad de funcionario pblico, seala que por otorgamiento ilegal de derechos
aquel servidor pblico que sin observar leyes, reglamentos, estndares ambientales
vigentes se pronuncia favorablemente en informes u otro documento de gestin sobre el
otorgamiento, renovacin o cancelacin de autorizacin, licencia, concesin, permiso u
otro derecho habilitante en favor de la obra o actividad a que se refiere el presente Ttulo,
ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de cuatro aos ni mayor de siete
aos, e inhabilitacin de un ao a siete aos conforme al artculo 36 incisos 1, 2 y 4
De acuerdo al artculo 314-B.- Responsabilidad por informacin falsa contenida en
informes, El que, conociendo o pudiendo presumir la falsedad o la inexactitud, suscriba,
realice, inserte o hace insertar al procedimiento administrativo, estudios, evaluaciones,
auditoras ambientales, planes de manejo forestal, solicitudes u otro documento de gestin
forestal, exigido conforme a ley, en los que se incorpore o avale informacin falsa o
inexacta, ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de cuatro aos ni mayor
de seis aos, e inhabilitacin de uno a seis aos, conforme al inciso 2 y 4 del artculo 36.
ser reprimido con la misma pena todo aquel que, hace uso de un documento privado falso
o falsificado o conteniendo informacin falsa como si fuese legtimo, con fines de evadir los
procedimientos de control y fiscalizacin en materia forestal y de fauna silvestre relativos
al presente Ttulo, incluyendo los controles tributarios, aduaneros y otros. El presente texto
se encuentra expreso en el Decreto Legislativo N 1237, publicado el 26.Set.2015
Sobre la conservacin de documentos existe el artculo 359.- Atentados contra el derecho
de sufragio, de esta forma ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de dos
ni mayor de ocho aos el que, con propsito de impedir o alterar el resultado de un
proceso o favorecer o perjudicar a un candidato u organizacin poltica, realiza cualquiera
de las acciones siguientes:"
1. Inserta o hace insertar o suprime o hace suprimir,
indebidamente, nombres en la formacin de un registro electoral. 2. Falsifica o destruye,
de cualquier modo, en todo o en parte un registro electoral, libretas electorales o actas de
escrutinio u oculta, retiene o hace desaparecer los documentos mencionados, de manera
que el hecho pueda dificultar la eleccin o falsear su resultado. 3. Sustrae, destruye o
sustituye nforas utilizadas en una eleccin antes de realizarse el escrutinio. 4. Sustrae,
destruye o sustituye cdulas de sufragio que fueron depositadas por los electores. 5.
Altera, de cualquier manera, el resultado de una eleccin o torna imposible la realizacin
del escrutinio. 6. Recibe, siendo miembro de una mesa de sufragio, el voto de un
ciudadano no incluido en la lista de electores de esa mesa o rechaza injustificadamente el
voto de un elector incluido en dicha lista. 7. Despoja a un ciudadano, indebidamente, de su
libreta electoral o la retiene con el propsito de impedirle que sufrague. 8. Realiza cambio
de domicilio o induce a realizarlo a una circunscripcin distinta al de su residencia habitual,
induciendo a error en la formacin del Registro Electoral. (Numeral adicionado por el
Artculo nico de la Ley N 29287, publicada el 06 diciembre 2008.)
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El Artculo 372 del Cdigo Penal Peruano, sobre el Atentado contra documentos que sirven
de prueba en el proceso seala que aquel que sustrae, oculta, cambia, destruye o inutiliza
objetos, registros o documentos destinados a servir de prueba ante la autoridad
competente que sustancia un proceso, confiados a la custodia de un funcionario o de otra
persona, ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de uno ni mayor de
cuatro aos. Si la destruccin o inutilizacin es por culpa, la pena ser privativa de libertad
no mayor de un ao o prestacin de servicio comunitario de veinte a cuarenta jornadas.
De la misma forma el artculo 427 del Captulo I Falsificacin de Documentos en general,
del ttulo XIX Delitos contra la fe pblica, del Decreto Legislativo N 635 que promulga el
Cdigo Penal (Concordancias: D.S. N 096-2007-PCM, Art. 8 Decreto Supremo que regula
la fiscalizacin posterior aleatoria de los procedimientos administrativos por parte del
Estado) seala que aquel que hace, en todo o en parte, un documento falso o adultera uno
verdadero que pueda dar origen a derecho u obligacin o servir para probar un hecho, con
el propsito de utilizar el documento, ser reprimido, si de su uso puede resultar algn
perjuicio, con pena privativa de libertad no menor de dos ni mayor de diez aos y con
treinta a noventa das-multa si se trata de un documento pblico, registro pblico, ttulo
autntico o cualquier otro trasmisible por endoso o al portador y con pena privativa de
libertad no menor de dos ni mayor de cuatro aos, y con ciento ochenta a trescientos
sesenta y cinco das-multa, si se trata de un documento privado. El que hace uso de un
documento falso o falsificado, como si fuese legtimo, siempre que de su uso pueda
resultar algn perjuicio, ser reprimido, en su caso, con las mismas penas. Omisin de
consignar declaraciones en documentos
Asimismo el artculo 429 del Captulo I Falsificacin de Documentos en general, del ttulo
XIX Delitos contra la fe pblica, del Decreto Legislativo N 635 que promulga el Cdigo
Penal seala que aquel que omite en un documento pblico o privado declaraciones que
deberan constar o expide duplicados con igual omisin, al tiempo de ejercer una funcin y
con el fin de dar origen a un hecho u obligacin, ser reprimido con pena privativa de
libertad no menor de uno ni mayor de seis aos.
El Artculo 233 del Cdigo Procesal Civil seala que el documento es todo escrito u objeto
que sirve para acreditar un hecho, asimismo el artculo 234 seala que Son documentos
los escritos pblicos o privados, los impresos, fotocopias, facsmil o fax, planos, cuadros,
dibujos, fotografas, radiografas, cintas cinematogrficas, microformas tanto en la
modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informticos, y otras
reproducciones de audio o video, la telemtica en general y dems objetos que recojan,
contengan o representen algn hecho, o una actividad humana o su resultado. De esta
forma segn el artculo 235 seala sobre documento pblico que es aquel otorgado por
funcionario pblico en ejercicio de sus atribuciones; y la escritura pblica y dems
documentos otorgados ante o por notario pblico, segn la ley de la materia,
adicionalmente cabe sealar que la copia del documento pblico tiene el mismo valor que
el original, si est certificada por Auxiliar jurisdiccional respectivo, notario pblico o
fedatario, segn corresponda; ms adelante en el artculo 236 Sobre el documento
privado la norma seala que es el que no tiene las caractersticas del documento pblico,
as la legalizacin o certificacin de un documento privado no lo convierte en pblico.
Sobre las cuestiones de inicio de la eficacia jurdica el artculo 245 seala como tal aquella
por la que un documento privado produce eficacia jurdica como tal en el proceso desde: 1.
La muerte del otorgante; 2. La presentacin del documento ante funcionario pblico; 3. La
presentacin del documento ante notario pblico, para que certifique la fecha o legalice las
firmas; 4. La difusin a travs de un medio pblico de fecha determinada o determinable; y
5. Otros casos anlogos. Excepcionalmente, el Juez puede considerar como fecha cierta la
que haya sido determinada por medios tcnicos que le produzcan conviccin.
El Artculo 2 del Decreto Supremo N 096-2007-PCM Entidades obligadas a efectuar la
fiscalizacin posterior, seala que todos los rganos y dependencias de las entidades a que
se refiere el Artculo I del Ttulo Preliminar de la Ley N 27444 ante los cuales se tramiten
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procedimientos previstos en sus respectivos Textos nicos de Procedimientos
Administrativos (TUPA) estn obligados a comprobar mediante el sistema de muestreo la
autenticidad y veracidad de las declaraciones, documentos, informaciones y traducciones
presentadas por los administrados.
El num 5. de las disposiciones generales sealadas en la Directiva N 008-2009/OSCE-CD
disposiciones que regulan la emisin de decretos del Tribunal de Contrataciones del Estado
y su notificacin, as como la programacin de audiencias y lectura de expedientes seala
que luego de expedida la resolucin y/o acuerdo que pone fin a los procedimientos
administrativos que el Tribunal tiene a su cargo, las Entidades convocantes tienen la
obligacin de recabar sus antecedentes administrativos dentro del plazo de treinta (30)
das calendario; en caso contrario, sern enviados al Archivo del OSCE para su custodia por
un plazo de seis (6) meses, luego de vencido el cual dichos documentos sern remitidos al
Archivo General de la Nacin.
Una comisin multisectorial es un rgano adscrito a una entidad pblica del poder
ejecutivo, sin personera jurdica ni administracin propia, cuyos miembros son
representantes de diversos sectores, y que puede cumplir las funciones de seguimiento,
fiscalizacin, propuesta o emisin de informes tcnicos, las mismas que junto con el
tiempo que se establezca que demandar su cumplimiento, definen si su naturaleza es
temporal o permanente. Constituye un mecanismo de coordinacin horizontal que facilita
la colaboracin y cooperacin multisectorial.
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Organizacin,
Documentos
Seleccin
Eliminacin
de
Los Archivos son de por si unidades organizadas
ARCHIV
trmit
O
gestor
es
es
norma
econo
s
ma
archiv
Se entiende por documento a toda informacin registrada en cualquier soporte,

sea textual, cartogrfico, audiovisual, automatizado, tctil y otros de semejante
naturaleza que se generen en los organismos y reparticiones del Sector Pblico
Nacional, como resultado de sus actividades.
SNA 01 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS en NORMAS GENERALES DEL SNA aprobado con
Resolucin Jefatural N 073-85-AGN/J
ORGANIZACIN
Es el procedimiento de identificacin, clasificacin, ordenamiento y
signacin de los documentos que se generan en el ejercicio de una
funcin o actividad propia de una entidad pblica.
Es un proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto
de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de
cada unidad orgnica de la (municipalidad). Directiva N 001-2013AGN/DNDAAI
Es un proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto
de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de
cada entidad. SNA 02 Organizacin de Documentos RJ N 073-85-AGN/J
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Con el ingreso de la informtica en la gestin documental, algunas personas
consideran innecesaria la organizacin de los documentos, pero eso es un error,
en virtud que los documentos deben organizarse fsica y lgicamente
(virtualmente) para disponer de la informacin nica y relacionada, acurdense
que el proceso de extraer toda la informacin puede ser una labor tan dilatada en
tiempo que puede tomar mucho de este para concluir la ubicacin de cada
documento. Por ello la organizacin es imprescindible.
SI USTED NO ORGANIZA SUS DOCUMENTOS Y PIENSA NICAMENTE EN

DIGITALIZARLOS,
NO PODR:
Empecemos precisando que para organizar debemos seguir una secuencia:

AGRUPACIONES
IDENTIFIC VALORARLOS, TRANSFERIRLOS, ELIMINARLOS.
ARCHIVOS
DOCUMENTALES
FUNCIONES
AR
(archivos)
CLASIFICA
FUNCIONES
SERIES
DOCUMENTOS
R
ORDENAR
JERARQUAS
INICIO - FIN
ALFABTICAMENTE
CRONOLGICAMENTE
NUMRICAMENTE
SIGNAMO
S
ARCHIVOS
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
(SERIES)
DOCUMENTOS
Ejercicio:
Definicin de entidad
Entidad encargada de normar y dirigir la actividad
empresarial del Estado, ejercer la titularidad de las acciones
representativas del capital social de todas las empresas
(creadas o por crearse) en las que participa el Estado y
administrar los recursos provenientes de dicha titularidad.
Es el ente rector encargado de observar las polticas socio
laborales y promocin del empleo, cuyo personal se
encuentra sujeto tanto al rgimen de la actividad pblica
como al rgimen de la actividad privada.
Es el responsable de dirigir, supervisar y evaluar las
diferentes acciones de fomento y desarrollo de las
actividades de Comercio Exterior, Turismo y Artesana de la
regin, en concordancia con los lineamientos de poltica
nacional, regional y sectorial.
Es el ente rector de la cooperacin tcnica internacional y
tiene la responsabilidad de conducir, programar, organizar,
priorizar y supervisar la cooperacin internacional no
reembolsable, que se gestiona a travs del Estado y que
proviene de fuentes del exterior de carcter pblico y/o
privado, en funcin de la poltica nacional de desarrollo.
Nombre del Fondo

La Agencia Peruana de
Cooperacin Internacional
(APCI)
Direccin
Turismo
Regional
de
Fondo
Nacional
de
Financiamiento
de
la
Actividad Empresarial del
Estado FONAFE
Direccin
Trabajo
Regional
de
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgnicamente y/o acumulados y utilizados por
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a.
b.
a.
b.
c.
d.
e.
una persona fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y

funciones como productor. Por ejemplo
Municipalidad Distrital de Huamanga
Proyecto de Cooperacin para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnologa
Direccin Regional de Transportes
SECCIN DOCUMENTAL O SUBFONDO.- Es la subdivisin del fondo, consistente
en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las
subdivisiones administrativas (o funcionales) de la institucin u organismo que lo
origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas,
funcionales o similares de la propia documentacin. Cuando el productor posee
una estructura jerrquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos
o subsecciones subordinadas como sean necesarias para reflejar los niveles de la
estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria subordinada (NORMA
ISAD G) Por ejemplo:
Logstica
Abastecimiento
Control Patrimonial
Serenazgo
SERIE DOCUMENTAL: Entindase por serie al Conjunto de documentos que
tienen caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y
que, por consiguiente, son archivados, usados, transferidos o eliminados como
unidad. SNA 002-AGN RJ N 073-85-AGN/J
Plan Anual de Adquisiciones
Inventarios Fsicos de Bienes
Contratos de Locaciones y Conduccin
rdenes de Servicio
rdenes de Compra
Cuadros de Necesidades
Correspondencia
IDENTIFICACIN DE ARCHIVOS
Un archivo es el conjunto de documentos generados producidos (emitidos y
recibidos) por una institucin pblica en el ejercicio de sus funciones
Existen por su naturaleza
Archivos Pblicos
Archivos Privados
Por su Ciclo Vital (vlido en el Per):
Archivos de Gestin
Archivos Perifricos
Archivos Centrales
Archivos Intermedios
Archivos Histricos
TODO DOCUMENTO GENERADO O PRODUCIDO (EMITIDO Y RECIBIDO) EN
EL EJERCICIO DE UNA FUNCIN PBLICA (Incluso un borrador, minuta,
IDENTIFICACIN DE FONDOS DOCUMENTALES
proyecto, texto) SEA CONFIDENCIAL, CLASIFICADO, ES DOCUMENTO DE
Bsicamente para ello debemos conocer la estructura del Estado (si las entidades son
ARCHIVO
COMO
TAL,
ES seala
PROPIA
LA entidad
LEGISLACIN
ARCHIVSTICA
pblicas).
El Y
Art.
1 de la
Ley LE
27444
como
o entidades
de la administracin
pblica al Poder Ejecutivo, incluyendo Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados;
El Poder Legislativo; El Poder Judicial; Los Gobiernos Regionales; Los Gobiernos Locales;
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Los Organismos a los que la Constitucin Poltica del Per y las leyes confieren autonoma.
Las dems entidades y organismos, proyectos y programas del Estado, cuyas actividades
se realizan en virtud de potestades administrativas y, por tanto se consideran sujetas a las
normas comunes de derecho pblico, salvo mandato expreso de ley que las refiera a otro
rgimen; y las personas jurdicas bajo el rgimen privado que prestan servicios pblicos o
ejercen funcin administrativa, en virtud de concesin, delegacin o autorizacin del
Estado, conforme a la normativa de la materia
IDENTIFICACIN DE LOS SUBFONDOS O SECCIONES DOCUMENTALES
Bsicamente para ello identificamos la estructura orgnica de una entidad, de esta forma
los rganos y unidades orgnicas. Para ello empleamos el Reglamento de Organizacin y
Funciones
IDENTIFICACIN DE LAS SERIES DOCUMENTALES
Aqu empezamos a distinguir a los documentos en sus distintas agrupaciones de acuerdo a
su tipologa y asunto principal.
SNA 02 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:
El rgano de Administracin de Archivos en coordinacin con la Oficina de Racionalizacin
o la que haga sus veces elaborarn la Gua de Organizacin de Documentos de la
Institucin de conformidad con las directivas que emita el Archivo General de la Nacin.
Los Archivos de gestin son las unidades administrativas productoras y/o acopiadoras de la
documentacin que resulten de sus propias funciones o competencias; cuya
responsabilidad recae en el jefe de esa oficina. estn conformados por los documentos
desde su inicio hasta el final de su tramitacin: es el responsable de la organizacin,
conservacin y uso de la documentacin recibida o producida por la institucin; adems de
transferirla al Archivo Perifrico o al OAA (Archivo Central)
NORMAS TCNICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos (Resolucin Jefatural N
073-85-AGN)
SNA 01 Administracin de Archivos
La administracin de archivos es un conjunto de principios, mtodos y procedimientos
orientados a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de los archivos. Es funcin
archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o
conservacin permanente de acuerdo a su ciclo vital.
El Sistema de Archivos en los organismos y reparticiones del Sector Pblico
Nacional estar constituido por dos niveles.
NIVEL CENTRAL
1. rgano de Administracin de Archivos.- Es el responsable de planificar, organizar,
dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivsticas a nivel
institucional, as como de la conservacin y uso de la documentacin proveniente de los
archivos de gestin y perifricos e intervenir en la transferencia y eliminacin de
documentos en coordinacin con el Archivo General de la Nacin.
2. Archivo Perifrico.- Es el responsable del mantenimiento y uso de la documentacin
proveniente de los archivos de gestin y de transferirlos al rgano de Administracin de
Archivos o al Archivo Intermedio del Archivo General de la Nacin, previa coordinacin con
el rgano de Administracin de Archivos. Se constituir cuando la complejidad de
funciones, nivel de especializacin y ubicacin fsica de las unidades orgnicas as lo
requieran.
3. Archivo de Gestin.- Es el responsable de la organizacin, conservacin y uso de la
documentacin recibida o producida por una entidad orgnica y de transferirla al Archivo
Perifrico o al rgano de Administracin de Archivos.
Nivel Desconcentrado
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rgano de Administracin de Archivos Desconcentrados.- Es el encargado de las
actividades archivsticas en los rganos desconcentrados a nivel regional zonal o
departamental de organismos y reparticiones del Sector Pblico. Coordinar sus
actividades con el rgano de Administracin de Archivos del nivel central y el Archivo
Departamental correspondiente y de no existir ste con el Archivo General de la Nacin.
Organo de
Administracin de
Archivos
Desconcentrado
Archivo Regional del

Per
Archivo General de
la Nacin
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Gestion de Informacion y Archivos

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Establecer los lineamientos de poltica nacional en materia de archivos;

Impulsar el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos;

Formular y emitir normas tcnicas sobre organizacin y funcionamiento de los

Asesorar, supervisar y evaluar el funcionamiento de los archivos integrantes del

Normar sobre la produccin y administracin de los documentos de los archivos

Calificar, defender, conservar, organizar, describir, seleccionar y servir el Patrimonio

Garantizar la puesta en servicio del Patrimonio Documental de la Nacin, con

Promover, apoyar y realizar la formacin profesional y capacitacin especializada en

Velar por el cumplimiento de las normas legales en materia de archivos y

Realizar y fomentar la investigacin archivstica;

Registrar, inspeccionar y supervisar los archivos privados que se adhieren al

Calificar y autorizar la aplicacin de la tecnologa moderna en los archivos

Imponer sanciones a las personas naturales o jurdicas que contravengan las

Ejercer el derecho de preferencia en la adquisicin de documentos de inters y el

Las dems que le corresponde de acuerdo a Ley.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Ayacucho, Noviembre del 2015

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Definir polticas y emitir normas sobre la proteccin y defensa del Patrimonio

Contribuir a optimizar la gestin pblica y privada en apoyo al desarrollo nacional,

Promover y participar en el fomento de la identidad nacional. a travs del

Propender a la adopcin de las normas que aseguren la uniformidad y ejecucin de

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