GESTION DE INFORMACION EMPRESARIAL

La Gestin de Informacin Empresarial: un enfoque

sistmico
Por: Carlos Alberto Zapata. Profesor de las especializaciones de
Redes de Informacin Documental y Archivstica de la Pontificia
Universidad Javeriana y de la carrera de Sistemas de
Informacin y Documentacin de la Universidad de la Salle.

El concepto de Gestin de Informacin (GI) empez a usarse hace ms de 200

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aos en el campo de la estrategia militar ; sin embargo, sus orgenes pueden

situarse incluso en el mismo establecimiento de los cuerpos militares en la Europa
medieval, pues la informacin y el conocimiento siempre han sido un elemento
importante de la estrategia para la guerra. Sin embargo, desde el punto de vista
del concepto de informacin, este comenz a ser estudiado por diferentes hasta
hace menos de 100 aos, con la aparicin de disciplinas como la bibliotecologa,
la archivstica, la documentacin

y ms recientemente las Ciencias de la

Informacin, incluidas la ingeniera de sistemas y el periodismo, entre otras.

El inters por el estudio de la informacin, unido al desarrollo del concepto de
empresa y de organizacin, junto con el desarrollo acelerado de las tecnologas de
la Informacin (TI) se fue estructurando en una sub-disciplina denominada Gestin
de Informacin (GI); paralelamente, con la aparicin y evolucin de los sistemas
de informacin (SI) se fue creando un nuevo escenario en el cual la organizacin,
en su concepto ms amplio, y los sistemas de informacin no pueden separarse.

CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestin de Informacin en la Organizaciones. Murcia : Universidad de

Murcia, 2000. Pgina 11

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De acuerdo con Chan , se evoluciona desde los sistemas de informacin de las

organizaciones a la consideracin de la organizacin como un sistema de
informacin
Esta nueva concepcin implica una dinmica en la cual la informacin circula sin
ningn tipo de reglas preconcebidas, es decir que los flujos de informacin no
dependen en si de una estructura rgida (vertical horizontal - vertical), sino de las
caractersticas propias del sistema administrativo - social en la cual se genera,
recibe y procesa la informacin.

En este sentido,

se debe entender que la informacin en cualquier entorno

organizacional produce lo que podramos denominar un efecto de cascada , dentro

del cual, se producen a su vez diferentes efectos, producidos por la interaccin de
los diferentes ncleos de informacin presentes en la organizacin. Si analizamos
la forma como una determinada informacin (un documento por ejemplo) se
procesa en una empresa, es posible observar que en la medida en que dicho

Ibid, pg 13.

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documento es tramitado genera a su vez ms informacin (documentos)

relacionado con el mismo trmite; tomemos el ejemplo de un pedido de compra.
Cuando una determinada oficina advierte una necesidad de un bien o un servicio
necesario para desarrollar sus actividades, puede optar por uno de varios
caminos: remitir un memorando a la oficina responsable de procesar su solicitud,
enviar un correo electrnico o diligenciar una forma preestablecida. En cualquier
caso, se ve enfrentada al manejo de informacin. Conforme el pedido va
circulando

se

agregan

otros

documentos

(ms

informacin)

que

complementan el trmite. Estos documentos proceden a su vez de otras oficinas,

obedeciendo a un camino preestablecido por la misma organizacin a travs de
sus procedimientos administrativos. De igual forma, los nuevos documentos, se
relacionan con otros, que a su vez crean mas documentos, en cuyo trmite
intervienen otras oficinas; esta espiral de informacin se va volviendo an ms
compleja en tanto ms complejo resulte el procedimiento.
En el ejemplo del pedido, al memorando se pueden agregar las solicitudes de
cotizacin, que resultan en cotizaciones, que al ser recibidas deben ser
registradas, analizadas y posteriormente presentadas en cuadros comparativos o
en informes para facilitar la decisin de compra, la cual una vez adoptada se
traduce en una solicitud u orden de compra o en un contrato para el proveedor
favorecido; esta orden de compra o contrato termina con la entrega del bien o
servicio solicitado, al cual se acompaan ordenes de remisin, plizas, etc.; una
vez recibido el artculo se generan documentos como la nota contable de
inventario, la factura, la orden de pago, un cheque, etc.; este tipo de flujos se
presenta de manera repetitiva en las organizaciones. De hecho, al desarrollar las
actividades de un determinado negocio, la informacin va conformando una

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especie de tejido complejo en el cual los diferentes circuitos se entrecruzan y

repiten una y otra vez.
Este ambiente tiene las mismas particularidades que un sistema natural, en el cual
cualquier cambio en el ecosistema genera una reaccin en alguno de sus
componentes; no obstante, resulta difcil establecer donde empieza y donde
termina el ciclo, el cual podramos entender como espiral interminable de circuitos
de informacin, la cual es articulada por la redes de informacin.

Adaptacin del modelo de Cano Martnez.

Es evidente que nos enfrentamos entonces a un sistema que para funcionar

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necesita informacin . Desde el punto de vista de las organizaciones se distinguen

tres tipos de informacin: ambiental, interna y corporativa (A. Cornell).
Consideraremos que la informacin ambiental es aquella que procede del entorno
externo y en la cual se ubican fuentes como los medios de comunicacin, Internet,
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CHAIN. Op. Cit. pg 73.

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publicaciones especializadas, las bibliotecas externas, etc.; las fuentes internas

son las que la organizacin procesa: comunicaciones personales, medios internos
de comunicacin, formularios, archivos, etc.; la informacin corporativa es aquella
que la organizacin proyecta hacia el entorno: informes econmicos, financieros y
tecnolgicos, marketing y publicidad, publicaciones, etc.
Ahora bien, dentro de esta misma perspectiva la circulacin de informacin se
presenta como una compleja estructura de

organizaciones, caracterizada por el

traspaso permanente de informacin de una organizacin a otra, en donde la

informacin tiene un doble camino de ida y vuelta, agregando ms informacin a la
informacin durante este proceso de transformacin. Lo anterior tiene serias
implicaciones en el diseo de los sistemas de informacin y ms especficamente
en la configuracin de las redes de informacin, por cuanto resulta indispensable
definir reglas claras que permitan gestionar adecuadamente la informacin,
facilitando su control, almacenamiento, distribucin, comparticin, recuperacin,
eliminacin, clasificacin, etc.
BIBLIOGRAFIA.
CANO MARTINEZ. Jeimy. UN modelo terico para el diagnstico de la incorporacin de
tecnologa informtica en las organizaciones: una visin sistmica. Newport Beach:
Escuela de Administracin de Negocios de New Port University, 2000.
CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestin de Informacin en la Organizaciones. Murcia:
Universidad de Murcia, 2000.
DAVENPORT. Thomas. Ecologa de la Informacin. Mxico: Oxford University Press,
1999.

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