2.1.1.

1 GESTIN Y ADMINISTRACIN DEL CONTRATO

La direccin Regional Agraria una vez firmado el contrato, entonces el proceso de la
gestin est terminado, en la cual la direccin regional agraria tiene la responsabilidad
de asegurarse que el producto de software sea entregado en el tiempo pactado con la
empresa, para gestionar en forma adecuada los contratos se deben seguir una serie de
fases que son las siguientes.
a) NEGOCIACIN Y PUESTA EN MARCHA
El entendimiento de la direccin regional agraria y la empresa proveedora deben
enfocarse en el entendimiento para llegar al objetivo de la negociacin, que es llevar
a cabo de forma satisfactoria la adquisicin del software.
Las reuniones de negociacin deben darse con la empresa en la cuales deben
tomarse en cuenta algunos aspectos como:
Responsabilidad
Roles
Entregables
Punto clave
No conformidades
Presupuesto
Informes
Hitos
Planes de pago (penalidades)
Para tener xito en el proyecto es importante la comunicacin que es la clave de
xito del proyecto, se debe especificar la informacin deseada para informar a los
proveedores.
b) MONITORIZACIN DE LOS RESULTADOS
El objetivo de la concesin de un contrato es el control del riego, esta debe
mantenerse en tomo momento en el proyecto, asegurndose los cumplimiento de los

requisitos, tiempo, costo, seguimiento y aceptacin de los entregables, para esto se

tiene algunas buenas practicas que son
Resolucin de problemas: Debe existir un responsable encargado de supervisar la
resolucin de los problemas y de prever la posible desviacin del proyecto debido a
los mismos.
Seguimiento y aceptacin de entregables: Los criterios de aceptacin as como
dnde y bajo qu circunstancias operativas se llevar a cabo la aceptacin deben
quedar bien definidos en el contrato.
Gestin de pagos: Debe hacerse un buen seguimiento de las facturas, el proceso de
pago y los resultados. Nadie debe eludir sus responsabilidades en este aspecto.
Gestin de costes: La gestin del coste empieza antes de la firma del contrato, en las
fases de negociacin de la oferta, y contina durante todo el ciclo de vida del
contrato. La documentacin almacenada relacionada con este proceso debe de ser
clara y fcil de encontrar.
Revisiones: Hay que asegurarse de hacer revisiones internas de una forma regular.
Asimismo, se deben organizar revisiones peridicas con todas las partes
participantes en el proyecto.

c) GESTIN DEL PROCESO DE CONTROL DE CAMBIOS DEL

CONTRATO
Cuando se tiene un cambio durante el ciclo de vida en el contrato, la direccin
regional agraria debe tener procedimientos estndar para realiza el cambio, este
procedimiento debe ser comunicado de ambas partes, tanto la direccin regional y la
empresa quien realiza el software, para esto se necesita la fecha de la propuesta de
cambio, numero de identificativo del cambio, origen de la propuesta de cambio,
descripcin, reas afectadas y costos previstos
d) CONTROL Y MONITORIZACIN DE LOS RIESGOS
Los responsables de la gestin de riesgos relacionados con la negociacin deben
entender los impactos de sus actividades, ser conscientes de la disponibilidad de
herramientas y tcnicas, y desarrollar habilidades y conocimientos personales
necesarios para obtener buenos resultado, para esto existe buenas prcticas para
seguir que son:
Entender los impactos

Para los malos contratos distinguir:

Que sean inapropiados para la situacin.
Que estn construidos y redactados pobremente.
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Ser conscientes de herramientas y tcnicas
Su uso aumenta la calidad de la gestin de riesgos. Se deberan utilizar estas
herramientas para reducir el tiempo en desempear las tareas, generar nuevas ideas
y evitar la repeticin de errores pasados.
Posesin de la gestin de riesgos
Los riesgos en muchas compaas se dividen en compartimentos. Los expertos
funcionales ven su conocimiento como una fuente de control y poder, en vez de
utilizarlo para mejorar la organizacin con innovacin y creatividad, no slo para
evitar riesgos inoportunos.

2.1.1.2 CIERRE DEL CONTRATO

La direccin regional agraria verificara el trabajo completo de forma satisfactoria y
correcta, tambin implica actividad administrativa como la actualizacin de los registros
para reflejar los resultados finales y el archivo de la informacin para su uso del futuro.
La aceptacin puede ocurrir a diferentes niveles
Aceptacin incondicional: significa que el producto o servicio cumple con los requisitos
contemplados en el contrato
Aceptacin parcial: solo algunas partes son aceptadas
Aceptacin completa con condiciones: el contratante tiene obligaciones sobre el
producto tras la entrega
Rechazo total: el producto falla en algunos de los requisitos contractuales
fundamentales