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Luis Carlos Trillanes Gallardo

Ocho disciplinas
Para la resolucin de problemas

oda empresa debe garantizar que sus puntos crticos del xito
se ejecuten con calidad. Actualmente hay herramientas que
ayudan a resolverlos, en este artculo hablaremos sobre el mtodo de las ocho disciplinas para solucionarlos, usado frecuentemente por ingenieros de calidad y otros profesionales.
Amables lectores, cuando hablamos de los puntos crticos de una Pyme,
siempre nos referimos al eje: comprasmanufacturadistribucin, y es aqu
donde frecuentemente se presentan 80% de los problemas operativos.
Este mtodo se basa en seguir una secuencia lgica para el anlisis y resolucin de un problema, garantiza su efectividad al realizar cada etapa en
forma completa, sin omisiones.
Haciendo un poco de historia, durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno de Estados Unidos, para resolver problemas en las lneas de produccin, implement una metodologa para el control de las desviaciones y en las no conformidades del producto denominndolo Military Standard 1520, tambin llamado
Correc tive action and Disposittion System for Noconnforming Material (en espaol: Accin correctiva y sistema de disposicin para material no conforme).
Al trmino de la guerra, y con el crecimiento de la industria automotriz, la
empresa Ford aplica esta disciplina a sus lneas de produccin y la convierte
en una metodologa para la solucin de problemas.
El mtodo 8D se usa para identificar, corregir y eliminar problemas. Esta
metodologa es de gran utilidad en la mejora de productos y procesos. Establece una prctica estndar basada en hechos. Se concentra en el origen del
problema mediante la determinacin de la causa raz.
A fines de la dcada de los 90, Ford cre y aprob una nueva versin del
8D, denominada oficialmente como Global 8D (G8D), que sirve como estndar actual en Ford y en muchas otras compaas del sector del automvil.
Preliminares:
Paso inicial D0 (D-Cero). En D0, el equipo documenta los sntomas que
dieron paso a las actividades iniciales junto con actividades de emergencia
para la contencin del problema ejecutadas antes de comenzar formalmente
con el G8D. D0 tambin incorpora preguntas estndar de evaluacin para determinar si es necesario llevar al cabo el G8D completo. De esta forma se dedican los recursos en las actividades para las que son realmente necesarias.

Las ocho disciplinas

1. D1. Formacin de un equipo de expertos que cubran todas las funciones.
2. D2. Definicin integral del problema.
3. D3. Implementar y verificar una accin de contencin provisional.

mtodo 8D
Usualmente, el mtodo 8D se usa
para identificar, corregir y eliminar
problemas. Esta metodologa es
de gran utilidad en la mejora de
productos y procesos, estableciendo
una prctica estndar basada en
hechos. Se concentra en el origen
del problema mediante la
determinacin de la causa raz.
4. D4. Identificar y verificar la causa
raz.
5. D5. Determinar y verificar acciones correctivas permanentes. As
como definicin de acciones preventivas para evitar que un problema similar surja de nuevo.
6. D6. Implementar y verificar las acciones correctivas permanentes.
7. D7. Prevenir la re-ocurrencia del
problema y/o su causa raz.
8. D8. Reconocer los esfuerzos del
equipo (vase figura 1).

D 1. Establecer el equipo
Funcin del lder
Crear un grupo pequeo y diversificado
de personas con conocimiento del producto y del proceso, que posean conocimiento en las reas tcnicas correspondientes y que cuenten con el tiempo
y autoridad necesarios para tomar acciones que resuelvan el problema.
Efectividad del equipo
El lder debe:
Crear ambiente de seguridad y de
cooperacin, no de competencia.
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El mtodo 8D se usa para

identificar, corregir y eliminar problemas.
Esta metodologa es de gran utilidad en la
mejora de productos y procesos
Cuando sea aplicable, establecer
acciones inmediatas, enmendar
el problema: reparar, retrabajar,
segregar, identificar para no utilizar, informar, cambiar o sustituir
el producto; en caso de servicio,
ofrecer otras alternativas para
que se proporcione nuevamente,
cmo reponerlo sin costo, etctera.
Definir, implementar y verificar la
efectividad de acciones temporales para aislar a los clientes
del proceso del efecto del problema.

Figura 1. secuencia 8D

D 4. Definir y verificar
la causa raz

Obtener compromiso para trabajar.

Permitir que las tareas, y no las
ambiciones personales, determinen los procedimientos.
Tambin:

Describe un enfoque especfico.

Describe metas realistas.
Es claro, comprensible y breve.
Es inspirador y vigorizante.
Da un sentido de direccin.

D 2. Describir el problema
El propsito es describir el problema tan detalladamente como sea
posible, que sea conceptualizado y
entendido (problema real), se deben hacer las preguntas clave, utilizando los siguientes cuestionamientos:
Quin? (Who).
Qu? (What).
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Cundo? (When).
Dnde? (Where).
Por qu? (Why).
Cunto? (How much).
Cmo? (How).

Definir el problema
Un problema bien definido es un
problema medio resuelto.
Muy pocas veces la descripcin
del problema hecha al inicio del 8D
es totalmente completa y no requiere revisiones posteriores.

D 3. Acciones internas
de contencin
Implementar y verificar acciones
contenedoras:
Definir e implementar acciones
para contener y aislar el efecto
del problema de cualquier cliente interno/externo, hasta que la
accin correctiva sea implementada.

Identificar las causas potenciales

que podran haber ocasionado el
problema.
Aislar y verifica la causa raz, probando cada causa potencial a travs de la descripcin del problema
y la prueba de datos.
Identificar acciones correctivas alternativas para eliminar la causa
raz.
Algunas herramientas que nos
ayudan a identificar las causas potenciales de un problema son:
Lluvia de ideas.
Diagrama de causa-efecto o
diagrama de pescado.
Los cinco por qu.
Verificacin de las causas
del problema
Comprobacin de teoras:
Inventarios semanales.
Reduccin de urgencias (material
de ltima hora).
Confirmacin de cantidades en
sistema por muestreo.

A fines de la dcada de los 90,

Ford cre y aprob una nueva versin
del 8D, denominada oficialmente
como Global 8D (G8D)
D 5. Elegir y verificar las acciones
correctivas permanentes (PCA)
Implementar acciones correctivas, elaborar un programa
que contenga actividades, responsable(s) y fechas compromiso de conclusin.
Implementar las mejores acciones para solucionar el
problema, en forma definitiva, con un plan de accin que
indique:

Responsabilidades.
Tiempo.
Recursos requeridos.
Retiro de las acciones de contencin que fueron definidas inicialmente y elegir controles que aseguren que
no se presente nuevamente la causa.
Si pueden utilizarse indicadores del proceso del servicio, reportes de desperdicios, de horas extra, etctera.

Capacitacin del personal.

Que el equipo confirme cuantitativamente que las acciones resolvern el problema para el cliente y no causarn efectos secundarios no deseados.
Evaluacin objetiva de cada accin posible en relacin
con un criterio de decisin predeterminado, por parte
del equipo.
Por parte del equipo, probar que la accin correctiva eliminar el problema conduciendo pruebas de verificacin.

D 6. Implementar y validar
las acciones correctivas permanentes

Verificar que las acciones hayan sido las apropiadas

para la eliminacin de la causa raz (constatar que no
se haya presentado nuevamente el problema).
Establecer qu informacin o estadsticas sern recopiladas y analizadas.

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Foto: Alexandr Denisenko/Dreamstime.com

Figura 2

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El paso final de un esfuerzo de solucin

de problemas, orientado a trabajo de equipo,
es reconocer los esfuerzos colectivos del
equipo para la solucin de un problema
Tambin es importante la verificacin de los efectos adversos que
pudieran ser causados por las acciones tomadas (vase figura 2).

Coordinacin con proveedores.

Entrenamiento del personal.

Acciones correctivas
Determinar acciones necesarias:

Prevenir su reincidencia
y documentar
Consiste en evaluar la efectividad de
la accin, y en caso de detectar que
el problema se sigue presentando,
establecer otras acciones.
Debido a que los problemas iguales o similares presentan una tendencia a repetirse, la disciplina de la prevencin est enfocada a la
identificacin y eliminacin de:

Eliminar la causa, aumentar la robustez.

Viabilidad y costo.
Problemas potenciales resultantes.
Definir plan de accin, quin
har qu?, para cundo?
La planificacin debe considerar los
siguientes aspectos:
Disposicin de piezas defectuosas
ya producidas.
Cambio de producto o herramientas.
Revisin de sistemas operativos
deficientes.
Actualizacin de todos los documentos.

D 7. Prevenir la repeticin

Prcticas.
Procesos.
Diseos.
Procedimientos (operativos o administrativos) que pudieran contribuir a que el problema se repita.

Dnde encontrar los puntos dbiles? (vase figura 3):

D8. Reconocer al equipo

y las contribuciones individuales

El paso final de un esfuerzo de solucin de problemas, orientado a trabajo de equipo, es reconocer los esfuerzos colectivos del equipo para la
solucin del problema y mostrar gratitud aplaudiendo las contribuciones
individuales.
Ventajas:
Crea un buen ambiente para interacciones futuras.
Refuerza las fortalezas del trabajo
en equipo.
Fortalece a la empresa.
Mejora la autoestima.
Contribuye al crecimiento profesional.

Conclusin
Si su empresa es proveedora de las
industrias automotriz, farmacutica,
aeroespacial u otras y le exigen mantener una metodologa de control de
sus operaciones, la aplicacin de estas ocho disciplinas le proporcionar
un soporte que garantice la eficacia y
eficiencia de sus procesos.

Figura 3

Nuestro autor:
Luis Carlos Trillanes Gallardo es administrador de empresas por la Universidad Tecnolgica. Cuenta con posgrado en
calidad total. Ha implementado
programas de calidad total ISO
9000 en diversas empresas de
Mxico y Amrica Latina. Director de la consultora Faculty
Talent. www.facultytalent.mx,
ctrillanes@facultytalent.mx
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