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Comunicacin y Liderazgo
MDULO DE APRENDIZAJE N 17 .-

Documentos formales.Integrando los elementos anteriormente estudiados, a continuacin revisaremos los

principales documentos utilizados en la vida laboral. La mayora de ellos son de
modalidad lgica.

Memorndum

Documento que se usa para asuntos administrativos o tcnicos, sea para ordenar,
instruir o informar. Es una comunicacin de carcter breve, menos formal que una carta,
que se emite de funcionario a funcionario o de puesto a puesto.

Su estructura est

normalizada en el caso de la empresa pblica. En la empresa privada, en cambio, se rige

por la costumbre o norma de la empresa. Sea cual sea la disposicin de los elementos,
siempre contempla los siguientes aspectos:

a) Membrete.
b) Palabra MEMORNDUM y nmero si corresponde.
c) Lugar y fecha de emisin.
d) DE; nombre y/o cargo del remitente.
e) A : nombre y/o cargo del receptor.
f) REF. o MAT. : sntesis del contenido, siempre en tercera persona gramatical.
g) Vocativo: opcional.
h) Texto.
i) Frase de despedida (no olvidar la coma)
j) Pie de firma.
k) Iniciales de responsabilidad

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Editorial "ESTRELLA"
MEMORNDUM N001/
Santiago, agosto 7 de 2000
A
: Jefe administrativo.
DE
: Encargado de sueldos.
REF. : Solicita nmina

Con el fin de actualizar informacin y agilizar elaboracin de

planillas, solicito a Ud. que en el transcurso de la tarde, me haga
llegar una nmina del personal, indicando AFP e Isapre.
Atentamente,
Diego Sonfuente Lisboa.
DSL/

Circular:
Documento utilizado para impartir instrucciones, comunicar normas o
informaciones a todo o gran parte del personal. Si es de carcter interno suele utilizar el
formato memorndum, reemplazando este nombre por la palabra Circular. Si su objetivo
implica comunicar al exterior de la empresa, utiliza el formato carta, desplazando la
direccin interior al margen inferior, como en el caso de las cartas publicitarias, cambios
de domicilio, ofertas, avisos, etc. Su estructura es:
a) Membrete
b) Palabra CIRCULAR y nmero de orden si corresponde.
c) Lugar y fecha de emisin.

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d) Datos de destinacin y referencia: A: D E: REF.:
e) Texto: Fundamentacin, Orden, informacin o instruccin, sugerencia o
recomendacin.
f) Frase de saludo.
g) Pie de firma.
h) Iniciales de responsabilidad.
i) Inclusos, si corresponde.

EJEMPLO:

ACME CHILE
Depto. Personal,
CIRCULAR
Santiago, agosto 9 de 2000
A
: Todos los funcionarios.
DE : Departamento de Personal.
REF. : Cambio horario colacin.
_______________________________________________________________
Debido a la aglomeracin de personal que se produce en el casino a la hora de
colacin, por existir un nico turno, esta Jefatura ha determinado la realizaci6n
de dos turnos. En consecuencia, a partir del 12 prximo, los operarlos harn
uso del primer turno (12:30 - 13:30 has.) y la planta administrativa del segundo
(1320 - 14:30 has.) Es imprescindible que todos respeten el nuevo horario.

Atentamente,
Luis Francisco Arcos.
LFA/

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Citacin
Es una comunicacin mediante la que una empresa, representada por su gerencia o
directiva, convoca a reunin a un grupo de personas, con la finalidad de entregarle
informacin o toma recuerdos acerca de asuntos que interesen a los citados. Este
documento puede presentarse en el formato ad-hoc que se utiliza en el prximo ejemplo,
o bien formatearse como memorndum, reemplazando el nombre del documento. Su
estructura es:
a) Membrete
b) Palabra CITACIN.
c) Clase de reunin: ordinaria, extraordinaria o especial.
d) Personas citadas.
e) Fecha, lugar y hora.
f) Tipo de citacin: 1' y nica o 1' y 2' citacin.
g) Tabla.
h) Lugar y fecha de emisin.
i) Nombre y cargo de quien cita a reunin.

AFP UNIN
CITACIN
Se cita a todos los Agentes de Ventas a una reunin especial, para el mircoles 14 de
este mes, a las 14:00 horas en primera y nica citacin, a realizarse en la sola de
capacitacin, Providencia 871, 8` piso.
TABLA:
- Charla Ley 3.500.
Francisco O'Ryan G.
GERENTE GENERAL
SANTIAGO, agosto 13 de 2000
Para consultarGarca Castillo, Nemesio (1975) Curso de redaccin comercial, Santiago:
Cooperativa de Cultura.

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Notas verbales.Los contactos entre las empresas son fundamentales, como tambin lo es saber
relacionarse formalmente con otras personas.

Esta es la funcin de las notas verbales,

comunicaciones breves que tienen por objeto expresar saludos, invitaciones,

agradecimientos, psames, excusas, etc., en general, asuntos de carcter social.
Siempre deben redactarse en tercera persona gramatical, en dos prrafos y en tarjetas
ad-hoc (formato espaol o americano). Su estructura es:
a) Nombre completo en maysculas, cargo y firma del emisor.
b) Saludo de cortesa.
c) Nombre y/o cargo del receptor.
d) Objetivo de la nota.
e) Reiteracin de los apellidos,
f) Lugar y f echa de emisin.
*, Opcionalmente, en el caso de invitaciones, se escribe, S.C.A (Srvase comunicar
asistencia), o R. S. V, P. (Respetuosamente srvase visar

EJEMPLO:

presencia)

CLAUDIO IGNACIO FERNNDEZ ESPINOSA, Jefe de Personal, XIFER,

saluda cordialmente al seor Luis A. Blanco Sez y le hace llegar sus ms
sinceros sentimientos de dolor, ante la lamentable prdida de su seor Padre.
Fernndez Espinosa, hace extensivas sus condolencias a toda la familia y confa
en que pronto recuperen la tranquilidad y alegra, hoy ausentes.
SANTIAGO, agosto 17 de 2000

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Solicitud.
Es una comunicacin de uso frecuente en las empresas y oficinas. Se utiliza para
gestionar un beneficio de carcter. personal, como pedir traslados, postular a empleos,
solicitar permisos, reclamar cobros indebidos, congelar estudios, solicitar oportunidades
de gracia, etc.
Su estructura difiere de otras comunicaciones, por cuanto no emplea vocativo,
desplaza la direccin interior al margen inferior izquierdo, utiliza la'. tercera persona
gramatical y es sumamente formal y protocolar. Actualmente, la mayora de las
empresas, utiliza impresos en los que slo hay que completar datos. Sin embargo, no
cabe duda de que para lograr un objetivo se necesita redactar en forma convincente.
a)
b)
c)

Referencia
Lugar y fecha de emisin
Texto

'Nombre e identificacin completa del peticionario (ttulo, cargo, grado,

nacionalidad,

estado

civil,

cdula.

de

identidad,

domiciliado

en

calle,nmero,comuna, al seor nombre y/o cargo del receptor, respetuosamente

expone, expresa, seala, indica, etc.

Considerandos o exponendos: Secuencia de pequeos prrafos encabezados por

la expresin "Queque exponen de manera ordenada (desde el punto de vista
secuencial o cronolgico) los fundamentos, razones o causas que nos lleven a
pedir algo, pero sin pedirlo. Cada considerando se termina con punto y coma,'
excepto al final.

Peticin o solicitacin consecuencial: Se inicia la lnea con expresiones en

maysculas como: POR CONSIGUIENTE, EN CONSECUENCIA, POR
TANTO, EN ATENCIN A LO EXPUESTO, SOBRE LA BASE DE ESTOS
ANTECEDENTES, etc. En la lnea siguiente, el nombre del peticionario, viene
en solicitar a usted tenga a bien (autorizar, otorgar, conceder, proceder, etc.) y
recin enunciar la peticin.

d)

Despedida: En lugar de las despedidas tradicionales se utiliza alguna de las

siguientes expresiones, dependiendo del objetivo:

ES GRACIA, si lo solicitado es un favor.

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e)
f)

ES LEY, si lo solicitado est manifestado como tal.

ES JUSTICIA, si exigimos algn derecho.

Firma del peticionario.
Direccin interior

SANTIAGO, agosto 27 de 2000

Ref. : Solicita permiso con goce de sueldo
Seor:
Juan Garrido
Gerente General
Empresas Pfizer
PRESENTE
Estimado seor Garrido:
Mara Ins Aliaga Figueroa, Secretaria Departamento Personal, C. de Identidad
10.257.231-3, domiciliada en Los Pajaritos 321, Santiago, al seor Jefe de Personal,
respetuosamente expone:
Que, labora en esta empresa desde hace tres aos a la fecha, no habiendo hecho uso, durante
este tiempo, de permisos ni licencias;
Que, debe viajar al sur con el objeto de autorizar por escrito y en forma personal, la
intervencin quirrgica, de un familiar, por ser su pariente vivo ms directo;
Que, evidentemente este viaje no estaba considerado en su presupuesto y con toda seguridad
deber incurrir en gastos adicionales.
EN ATENCIN A LO EXPUESTO,
Mara Ins Aliaga, viene en solicitar a usted, tenga a bien
conceder un permiso con goce de sueldo, por tres das, a partir del 29 del presente.
ES GRACIA

Carta conductora.

Mara Ins Aliaga Figueroa

Secretaria
Departamento de Personal

Cumple un propsito introductorio, prepara la atencin del destinatario. Se adjunta el

Currculum Vitae, documento de disposicin estandarizada que contiene los

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antecedentes del postulante. Se enva por razones de cortesa y su objetivo principal es
el de obtener una entrevista personal, que haga posible demostrar los antecedentes y
mritos expuestos por el o la solicitante.
a) Lugar y fecha de emisin.
b) Referencia.
c) Direccin interior.
d) Vocativo.
e) Texto Indica medio a travs del que se toma conocimiento de la vacante. Ofrece
servicios y argumento, idoneidad e inters por el trabajo. Seala que adjunta
currculum vitae, fotocopias de certificados y solicita entrevista. Opcionalmente,
puede indicar pretensiones de renta.
f) Frase de saludo.
g) Nombre y firma de la persona solicitante.
Santiago, agosto 19 de 2000
Ref.: Solicita vacante.
Seor
Jefe de Recursos Humanos ACME
PRESENTE.
Estimado seor:
A travs de un aviso aparecido en el peridico "El Mercurio", del 5 del presente, me
enter de que necesitan contratar los servicios de un Analista de Sistemas y un
Administrador.
El gran inters que siento por esta rea, me ha llevado a realizar diversos cursos de
perfeccionamiento, con el propsito de mantener actualizados mis conocimientos y
complementar mi formacin profesional.
Adjunto Currculum Vitae, fotocopias de Certificados y espero poder ratificar toda esta
informacin en la entrevista personal, que solicito a Ud. a travs de esta carta.
Saluda atentamente a Ud.,
JULIA. LISBOA MADRID

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Currculum Vitae.
Este documento tiene como finalidad la presentacin organizada de los
datos de un postulante. Su estructura en la actualidad difiere dependiendo del tipo de
trabajo al cual se desea enviar ste. Considerando lo anterior, presentamos el
formato ms utilizado:
CURRCULUM VITAE
I. ANTECEDENTES PERSONALES
NOMBRE

: Completo en maysculas

DOMICILIO

: Nombre calle, nmero, Comuna, fono.

Cdula de identidad

: xxxxxxx-x

NACIONALIDAD

: Chilena (siempre femenino)

ESTADO CIVIL

: En Chile, slo tres (casado, soltero o

viudo) .

FECHA DE NACIMIENTO

: Mes escrito y en minscula

(por ejemplo, 25 de junio de 1972)

SITUACIN MILITAR

: Slo si corresponde

FONO

: xxxxxxxx

E-MAIL

: xxx@xxxx.xx

II. ANTECEDENTES ACADMICOS

Desde hasta

: Enseanza Bsica

Desde hasta

: Enseanza Media

ESTUDIOS SUPERIORES
Desde hasta

: Nombre, Carrera, Facultad, Universidad y/o Instituto,

Sede.

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OTROS ESTUDIOS (Cursos de capacitacin o perfeccionamiento)
Desde hasta

: Nombre, curso, lugar

III. TTULOS OBTENIDOS

Fecha de obtencin

: Nombre ttulo, nombre entidad otorgante

IV. EXPERIENCIA LABORAL

Desde - hasta

: Cargo, departamento o seccin, Lugar.

V. REFERENCIAS PERSONALES (Tambin pueden ser laborales)

Nombre, cargo, domicilio y fono laboral. (A lo menos 3)

FIRMA
NOMBRE Y APELLIDOS

Para consultar:
Garca Castillo, Nemesio (1975) Curso de redaccin comercial, Santiago: Cooperativa
de Cultura.