ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

1. INDICE:

1.

INDICE:2 ..................................................................................................... 2

2.

DEDICATORIA: .......................................................................................... 3

3.

INTRODUCCIN: ....................................................................................... 4

4.

OBJETIVOS: .............................................................................................. 5

5.

MARCO TEORICO: .................................................................................... 6

5.1. CUENTAS POR COBRAR: .................................................................. 6
5.2. EL CRDITO: ....................................................................................... 6
5.3. UNA ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR EXITOSA:... 9
5.3.1. PRIMERA ETAPA: DISEO DE LAS POLTICAS DE CRDITO. 9
5.3.2. SEGUNDA ETAPA: ANLISIS Y OTORGAMIENTO DE
CRDITO. ................................................................................................. 12
5.3.3. TERCERA ETAPA: SEGUIMIENTO DE LA CARTERA. ............. 19

6.

CONCLUSION: ......................................................................................... 26

7.

BIBLIOGRAFIA: ....................................................................................... 27

8.

ANEXOS: .................................................................................................. 28

2. DEDICATORIA:

Este trabajo est dedicado a Dios, a nuestros padres y al docente

del curso con mucho respeto y agradecimiento de nuestro corazn

3. INTRODUCCIN:

Muchas veces las empresas requieren de acceder a ms capital, sobre todo las
MYPES, sin embargo estas talvez no pueda acceder a opciones disponible
como crditos bancarios, ampliar su inventario, incrementar su produccin u
otros.
Qu hacer entonces?
Ante esta situacin una buena oportunidad para que las empresas amplen su
acceso a capital mediante los crditos, ya que en su mayora las ventas se
hacen al contado, porque no brindar ventas al crdito? esto ayudara a ampliar
la cartera de clientes, las ventas y por supuesto los ingresos, sin embargo
como todo actividad comercial implica un riesgo permanente.
Es por eso que el siguiente trabajo trata de ilustrar al lector sobre estos temas,
esperando que sea de utilidad, mostrando as manual para que puedan
introducirse en el mundo de las cuentas por cobrar y el crdito mostrando as
como estos pueden ayudar a proporcionar ms ingresos a la empresa,
mejorando as sus flujos de efectivo y aumentar su ganancia.

4. OBJETIVOS:

o Dar a conocer los principales conceptos sobre la administracin de

cuentas por cobrar.
o Brindar un manual sencillo para que cualquier empresa pueda comenzar
a otorgar crditos comerciales.
o Explicar los aspectos principales a tener en cuenta al momento de
otorgar un crdito.

o Afianzar nuestros conocimientos sobre los procesos implcitos a la hora

de otorgar un crdito.

5. MARCO TEORICO:
5.1. CUENTAS POR COBRAR:
Las cuentas por cobrar son los derechos adquiridos por una entidad, de
exigir a terceros el cumplimiento de obligaciones provenientes de la venta de
bienes, otorgamiento de prstamos, prestacin de servicios al crdito, o de
cualquier otro concepto anlogo y representa un beneficio futuro esperado.
Estas constituyen una de las alternativas ms viables para el crecimiento de
las entidades, incrementan sus utilidades (provecho o beneficio), lo que les
permite desarrollarse, sin embargo, tambin implican un riesgo permanente a
ellas por la morosidad de los clientes lo que afecta la liquidez, pero para ello,
en muchos casos, se opta por realizar auditoras. Ninguna entidad puede tener
certeza del pago de sus clientes, dado que por diversos motivos, ajenos o no a
su control, estos no pueden cancelar sus deudas y por consiguiente una alta
inversin en cuenta por cobrar puede volver insolvente la organizacin.
5.1.1. Importancia
La importancia est relacionada directamente con el giro del negocio y la
competencia.
En las tiendas de autoservicio no tiene importancia debido a que la venta
en este giro de negocios se efecta de contado, mientras que en tiendas
departamentales

su

importancia

depende

de

la

orientacin

que

la

administracin le da a la operacin del negocio. Algunos operan bsicamente

en operaciones de contado, otros tienen una mezcla de contado y crdito y
existen otros negocios que su venta principal es a crdito.
En algunos giros, principalmente en productos perecederos (duracin
limitada) a pesar de una alta competencia las operaciones se realizan de
contado, como: la leche, pan, legumbres y productos relacionados con
alimentos de la canasta bsica de una familia.
5.2. EL CRDITO:
5.2.1. Antecedentes:
A lo largo de toda la evolucin del riesgo crediticio y desde sus inicios el
concepto de anlisis y criterios utilizados han sido los siguientes: desde
principios de 1930 la herramienta clave de anlisis ha sido el balance. A

principios de 1952, se cambiaron al anlisis de los estados de resultados, lo

que ms importaban eran las utilidades de la empresa.
Desde 1952 hasta nuestros tiempos el criterio utilizado ha sido el flujo de
caja. Se otorga un crdito si un cliente genera suficiente caja para pagarlo, ya
que los crditos no se pagan con utilidad, ni con inventarios ni menos con
buenas intenciones, se pagan con caja.
5.2.2. Etimologa:
La palabra crdito proviene del latn credititus (sustantivacin del verbo
credere: creer), que significa "cosa confiada". As "crdito" en su origen
significa entre otras cosas, confiar o tener confianza. Se considerar crdito, el
derecho que tiene una persona acreedora a recibir de otra deudora una
cantidad en numerario para otros.
En la vida econmica y financiera, se entiende por crdito, la confianza
que se tiene en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y solvencia
de un individuo, por lo que se refiere al cumplimiento de una obligacin
contrada.
5.2.3. Qu es Crdito?
Un negocio resulta ser tan profesional como lo haga su propio
administrador particular, se ayuda mejor as mismo cuando sirve mejor a su
clientela, cuando comercia, no solo en vender sus productos y servicios, sino
tambin en satisfacer los deseos y necesidades humanas.
Se le llama crdito al permiso para usar el capital de otro. El poder para
obtener bienes o servicios por medio de la promesa de pago en una fecha
determinada en el futuro, es decir, es un derecho presente, a pago futuro. Para
tener una apreciacin abstracta del crdito como entidad, solo debemos fijar
nuestra atencin en el significado de crdito, que quiere decir confianza.
Crdito sin confianza es inconcebible.
El crdito comercial consiste en el ofrecimiento de crdito por parte de
un proveedor de productos y servicios, a su cliente, permitindole pagar por
ellos ms adelante, es decir, en el futuro. Ambos pactan una fecha de pago que
obviamente el cliente deber respetar y cumplir porque de lo contrario puede
caberle alguna accin legal en su contra por no respetar conforme el plazo
estipulado.

La enorme difusin debemos atribuirla a que esta accin le permite al

cliente hacerse una mercadera que necesita ya en su comercio y pagarla ms
adelante. Probablemente esa misma mercadera ya vendida le permitir ser
parte del pago de la misma al proveedor. En este caso el aporte que realiza el
crdito

comercial

est

orientado

directamente

ser

un

destacado

financiamiento de la empresa.
Ahora bien, es importante que destaquemos que este tipo de acciones
tendrn un cierto impacto en las finanzas de la empresa que compra a pagar y
por lo tanto deber dejarlo asentado en sus cuentas para evitar complicaciones
futuras a la hora de pagar.
5.2.4. Utilidad y Ventaja del Crdito:
El crdito juega un papel esencial en nuestra economa, hace ms
productivo el capital, acelerando el movimiento de los bienes del productor al
consumidor y aumenta el volumen de los bienes producidos y vendidos.
Una gran ventaja del crdito en los negocios es la conveniencia, los
instrumentos del crdito lo convierten en una simple transferencia de grandes
cantidades de dinero. Otra ventaja del crdito consiste en que eleva el nivel de
los negocios y les presta dignidad; mostrndose a s mismo el mrito de tener
confianza, con el tiempo el hombre de negocios inspira respeto a sus iguales y
al pblico. En virtud del gran poder del crdito y los importantes beneficios
acumulados por su aplicacin, no es sorprendente que el noventa por ciento de
las ventas realizadas son hechas a crdito. El volumen de crdito del
consumidor muestra que el crdito ejerce una muy significativa influencia sobre
nuestra economa nacional.
5.2.5. Objetivos del Otorgamiento de un Crdito:
Desde el punto de vista empresarial, el establecer un sistema de crditos
tiene como objetivo principal incrementar el volumen de las ventas mediante el
otorgamiento de facilidades de pago al cliente, pudiendo ser este comerciante,
industrial o pblico consumidor que no presente disponibilidad para comparar
bienes o servicios con dinero en efectivo y de esta forma, cumplir con el
objetivo principal de la organizacin el cual es generar mayores ingresos y
rentabilidad para la empresa.

1. Incremento del consumo, ya que permite que ciertos sectores de la

poblacin (generalmente de bajos ingresos) adquieran bienes y servicios
que normalmente no podran adquirir en pago de contado.
2. Fomento de uso de todo tipo de bienes y servicios.
3. Ampliacin y apertura de nuevos mercados, al dotar de poder de
compra.
4. Efecto multiplicador en la economa, por aumentar el consumo y
estimular la produccin.
5.3. UNA ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR EXITOSA:
5.3.1. PRIMERA ETAPA: DISEO DE LAS POLTICAS DE CRDITO.
5.3.1.1.

Polticas de Crdito:

Son todos los lineamientos tcnicos que utiliza el gerente financiero de

una empresa, con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un determinado
cliente. La misma que implica la determinacin de la seleccin de crdito, las
normas de crdito y las condiciones de crdito.
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si
debe concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe
solo ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la
utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito. Deben
desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de
crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para
la administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin
inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una
poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos
5.3.1.1.1.

Tipos de Polticas:

a) Poltica restrictiva: Caracterizadas por la concesin de crditos en

perodos sumamente cortos, normas de crdito estrictas y una poltica
de cobranza agresiva. Esta poltica contribuye a reducir al mnimo las
prdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversin movilizacin de
fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de polticas
pueden traer como consecuencia la reduccin de las ventas y los
mrgenes de utilidad, la inversin es ms baja que las que se pudieran

tener con niveles ms elevados de ventas, utilidades y cuentas por

cobrar.
b) Poltica liberal: Como oposicin a las polticas restrictivas, las polticas
liberales tienden a ser generosas, otorgan crditos considerando la
competencia, no presionan enrgicamente en el proceso de cobro y son
menos exigentes en condiciones y establecimientos de perodos para el
pago de las cuentas. Este tipo de poltica trae como consecuencia un
aumento de las cuentas y efectos por cobrar as como tambin en las
prdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de poltica
no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.
c) Poltica racional: Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal
manera que se logre producir un flujo normal de crdito y de cobranzas;
se implementan con el propsito de que se cumpla el objetivo de la
administracin de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en
general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la
inversin de la empresa
Se conceden los crditos a plazos razonables segn las caractersticas
de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en
consideracin los cobros a efectuarse obteniendo un margen de
beneficio razonable.
5.3.1.1.2.

Los contenidos de las Polticas de crdito:

Una declaracin de cul es la misin de la compaa, su estrategia

global y de cules son sus objetivos, as como una definicin de cul es
la poltica de crditos que va a seguir la empresa.

Las condiciones de venta que se van a aplicar a los clientes,

diferenciando si es procedente por las distintas categoras de clientes.

Los plazos de cobro y condiciones de pago de la empresa por tipologa

de clientes.

La utilizacin de algn tipo de cobertura a los riesgos crediticios

mediante un seguro de crdito y el tipo de cobertura que se va a utilizar.

La utilizacin del descuento de efectos como forma de financiacin de

las partidas de clientes.

Los criterios a seguir para determinar los lmites de riesgo.

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Los lmites de crdito mximos que se pueden conceder a los nuevos

clientes segn su categora (administraciones pblicas, gran distribucin,
mayoristas, distribuidores, minoristas).

Las garantas adicionales y medidas precautorias que se van a tomar y

en qu circunstancias.

Las modalidades y canales de cobro que se van a utilizar.

Los sistemas de control del riesgo vivo.

Los criterios para bloquear pedidos cuando el riesgo se halle excedido.

Las actuaciones ante el impago de facturas vencidas por parte de los

clientes.
5.3.1.1.3.

Procedimientos para establecer polticas de crdito y

cobranza:
La poltica de crditos que es expresada en trminos de procedimiento sobre
como otorgar crditos y como realizar las cobranzas es un trabajo ordenado
que obedece a la siguiente secuencia y que necesariamente debe constar por
escrito porque ello favorece a que el personal tenga plena conciencia del
trabajo que realiza. A continuacin se menciona los pasos para establecer la
poltica de Crdito:
1. Identificacin de los objetivos por alcanzar.
2. Lineamientos previos o borradores de lo que ser la poltica de
crditos.
3. Discusin y revisin de esos lineamientos con las personas de las
reas involucradas: ventas, finanzas, contabilidad, legal etc.
4. Redaccin definitiva de las polticas de crditos.
5. Aprobacin de la Gerencia.
6. Difusin dentro de la empresa, de la poltica de crditos entre todos
los responsables de su ejecucin.
7. Implementacin o puesta en marcha de la poltica de crditos
aprobada y difundida.
8. Control de los resultados para verificar si las polticas estn
contribuyendo al logro de los objetivos o para aplicarse las medidas correctivas
si fueran necesarias.

11

5.3.1.1.4.

Ventaja de Tener Polticas de Crdito:

Permite clarificar a los comerciales (y a todos los empleados que tengan

relacin con los clientes) cuales son las normas para el crdito
comercial.

Minimiza los conflictos entre comercial y finanzas.

Es el manual de instrucciones para todo el personal y facilita la

formacin de los nuevos empleados.

En caso de ausencia temporal del credit manager los empleados tienen

una normativa a seguir que les ofrece soluciones a las situaciones de
crdito.

Mitiga las disfunciones que se puedan producir en el caso que el credit

manager se marche de la empresa.

Evita las actuaciones arbitrarias y las decisiones subjetivas.

Elimina las condiciones especiales que se suelen conceder a algunos

clientes privilegiados o por amiguismo con el jefe de ventas.

Crea un consenso en la forma de tratar las operaciones comerciales.

5.3.2. SEGUNDA

ETAPA:

ANLISIS

OTORGAMIENTO

DE

CRDITO.
5.3.2.1.

Pasos para otorgar un crdito:

Dar crdito a los clientes (vender al crdito) es una forma de aumentar las
ventas o de mantener relaciones comerciales con un cliente; sin embargo,
puede tambin significar problemas de liquidez o la posibilidad de que el cliente
al que se le otorg el crdito no llegue a pagarlo.
Por lo que antes de tomar la decisin de dar crdito a los clientes es necesario
establecer una poltica clara de crditos y cobranzas, evaluar bien al cliente
que nos solicita el crdito, es decir, la capacidad de pago del solicitante en
base a sus ingresos y que, a su vez, est definida fundamentalmente por su
flujo de caja y sus antecedentes crediticios, algunos conceptos a considerar
son los siguientes:

Etapa de la venta de bienes, otorgamiento de prstamos, prestacin de

servicios al crdito: en esta etapa se establece el primer contacto con el
cliente.

12

Etapa de Evaluacin: evaluamos la situacin de pago del cliente,

definida por su flujo de ingresos, patrimonio, etc.

Etapa de Recuperacin del Crdito: tiene por finalidad el pago de un crdito por
parte de un deudor.
5.3.2.2.

Las 5Cs del crdito:

Cules son los aspectos que tradicionalmente han tomado en cuenta los
intermediarios financieros para otorgar un crdito?
a) Capacidad
El que el solicitante de un crdito tenga la capacidad de pago suficiente
para hacer frente a sus obligaciones es tal vez lo ms importante. Para
determinar dicha capacidad, el intermediario financiero investiga cmo es que
el solicitante del crdito pretende hacer frente a sus obligaciones, considerando
cuidadosamente sus flujos de efectivo, el calendario de pagos, su experiencia e
historial de crdito. En la medida en que haya cumplido puntual y cabalmente
con los crditos que haya contratado en el pasado, se espera que sea ms
probable que lo haga en el futuro y, por lo tanto, el intermediario deber estar
ms dispuesto a otorgar el crdito.
b) Capital
El capital del solicitante est constituido por los recursos que
personalmente tenga invertidos en el negocio para el cual ha solicitado el
crdito. En la medida en que tenga invertidos ms recursos personales en el
proyecto, tendr ms incentivos para ser ms prudente en el manejo de los
recursos del crdito, favoreciendo con ello las posibilidades de que cumpla
cabalmente con el mismo.
c) Colateral
Para otorgar un crdito, suele requerirse la entrega de una garanta
colateral, en forma de bienes muebles o inmuebles, como inventarios o
edificios, que sern aplicados para hacer frente a las obligaciones contradas
por el solicitante, en caso de que ste no pueda hacerlo por medios propios.
d) Carcter
Para que un solicitante reciba un crdito, no basta con que cumpla con los
requisitos anteriores; es necesario tambin que de la impresin al intermediario
financiero de que es una persona confiable, que cuenta con el carcter
13

necesario para cumplir cabalmente con las obligaciones que contraiga. Por lo
general, se considera que una buena reputacin tanto en los negocios, como
en la vida social, es signo de un buen carcter.
e) Conveniencia
Finalmente, la conveniencia de un crdito se refiere a que tanto el deudor,
como el intermediario, deben estar en posibilidades de obtener un rendimiento
adecuado de los crditos otorgados. Cuando la probabilidad de recuperacin
del crdito sean ms elevadas, le convendr ms al intermediario otorgarlo.
5.3.2.3.

Anlisis de clientes:

Para evaluar el crdito, los administradores deben considerar:

1. La Solvencia moral del acreditado,
2. La Capacidad financiera de pago,
3. Las Garantas especficas,
4. Las Condiciones generales de la economa
5. La Consistencia del cliente
6. La Cobertura
La informacin se obtiene de varias fuentes incluyendo la experiencia
anterior. Si la cuenta es nueva es una prctica normal el solicitar: estados
financieros dictaminados, declaraciones de impuestos si no se tienen estados
financieros, cartas de solvencia de las instituciones de crdito con las que
opera. Es prctica usual y muy recomendable el establecer comunicacin con
otros proveedores del Cliente.
La Solvencia moral del acreditado: Es una medida cualitativa y
representa la probabilidad de que el cliente pague puntualmente sus
obligaciones. Este factor es muy importante: El cliente har un esfuerzo
si es necesario para pagar sus deudas? O el cliente es incumplido en
sus vencimientos? La formalidad de los tratos comerciales clienteproveedor tiene un significado muy importante en el otorgamiento del
crdito y en los negocios.
La Capacidad financiera de pago: Es una medida cuantitativa y
representa la capacidad del cliente para pagar. Se examina a travs de
informacin financiera del cliente, interpretndose a travs de la tcnica
de anlisis financiero para conocer el resultado de las razones de

14

liquidez, solvencia y otras, tomando en cuenta en su caso la experiencia

que se ha obtenido en las relaciones comerciales. Cuando los montos
son muy significativos, es necesario obtener informacin del cliente
sobre la generacin de flujos de efectivo futuros para medir la capacidad
de pago que el cliente tiene para cubrir el crdito solicitado.
Las Garantas especficas: Pueden constituirse con las propias garantas
del bien o con otros bienes dados en garanta como seguridad de pago
del crdito solicitado. Estas garantas apoyan en forma importante el
crdito solicitado.
Las Condiciones generales de la economa en que opera: Tiene un
significado especial y reconoce las tendencias generales de la empresa
o de ciertas reas de la economa que puedan influir en la capacidad del
cliente para cumplir con sus obligaciones, como recesiones del pas,
restricciones del gasto pblico, apertura o cierre de fronteras, etctera.
La Consistencia del cliente: se puede decir que es la Duracin,
constancia y permanencia del cliente, de conformidad con los giros
mercantiles y actividad que desarrolla.
La Cobertura: Son los Seguros que tiene la empresa, o que exige a su
cliente, para compensar las posibles prdidas por cuentas incobrables.

La informacin anterior se obtiene de:

Experiencias anteriores con el cliente,
Sentido comn del gerente de crdito,
Informacin interna respecto a cliente,
Informacin externa respecto al cliente.

Clasificacin de los clientes en base al anlisis crediticio:

a) Cliente Bueno: Aquel que en forma habitual paga en la fecha convenida,
tambin se les conoce como clientes cumplidos.
b) Cliente Regular: Aquel que paga sus facturas fuera de la fecha
convenida.

15

c) Cliente Malo: Aquel que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no

avisa los motivos de su atraso y, generalmente no cumple con lo que
promete, tambin se les conoce como clientes morosos.
d) Cliente Dudoso: Aquel que por sus antecedentes, no podemos
clasificarlo como bueno, regular o malo.
e) Cliente Nuevo: Aquel que no ha efectuado operaciones con la empresa.

5.3.2.4.

Riesgo crediticio:

Un principio fundamental es que el riesgo del crdito comercial aparece

ante cualquier operacin con pago diferido y persiste hasta que se ha cobrado
ntegramente el importe de la venta. Las nicas ventas que no presentan un
riesgo de crdito son aquellas operaciones que se realizan al o bien mediante
el pago de la factura realizado con anterioridad al envo de los bienes
(prepago). Cualquier otra modalidad de pago, supone la aparicin de un riesgo
de crdito, es decir existe la contingencia del cumplimiento de la obligacin de
pagos por parte del cliente.
El riesgo crediticio o riesgo de crdito es la posible prdida que asume la
empresa

como

consecuencia

del incumplimiento

de

las obligaciones

contractuales que incumben a las contrapartes con las que se relaciona.

Es importante tener presente que al momento de otorgar un crdito se puede
incurrir en tres tipos de riesgo:
a) Riesgo de Iliquidez: evoca la falta de dinero por parte del deudor para el
pago, este se refleja en el incumplimiento de no poder realizar el pago
en el plazo estimado.
b) Riesgo Legal: este se refiere a la falta de precaucin que pudiera haber
en la celebracin del contrato.
c) Riesgos de Solvencia: en este se podra incurrir si no se realiza un buen
anlisis del cliente.
Todo esto debera poder evitarse con un buen procedimiento de
investigacin, anlisis del crdito y del cliente, as tambin una poltica de
crdito bien diseada y aplicada disminuye riesgos.
Sin embargo el mercado siempre est predispuesto a sufrir cambios
producto de muchas situaciones y circunstancias, es por eso que la

16

empresa debera estar preparada para modificar sus polticas para

acomodarse a las circunstancias.
Importante en este proceso es estar al pendiente de lis sntomas y
seales del comportamiento de nuestra cartera crediticia, esto nos
proporcione una mejor clasificacin de los clientes actuales y futuros, para
ello

hay

metodologas

tcnicas

analticas,

que

mediante

el

comportamiento histrico de un cliente, nos permita determinar la perdida

esperada sobre la base de la probabilidad de incumplimiento, el nivel y
severidad de la perdida. Para el clculo de estos componentes se debe
disponer de una base de datos mnima de tres aos inmediatos anteriores,
que contenga elementos suficientes para el clculo de prdidas esperados.
a) Perdida Esperada:
PE = E * Pi * (1 r)
Entendindose que:
Probabilidad de incumplimientos (Pi): Es la posibilidad de que ocurra
el incumplimiento parcial o total de una obligacin de pago o el
rompimiento de un acuerdo del contrato de crdito.
Nivel de exposicin del riesgo de crdito (E): Es el valor presente al
momento de producirse el incumplimiento de los flujos que se espera
recibir de las operaciones crediticias.
Tasa de recuperacin (r): Es el porcentaje de la recaudacin
realizada sobre las operaciones de crdito que han sido incumplidas.
Severidad de la prdida (1 r): Es la medida de la prdida que
sufrira la entidad despus de haber realizado todas las gestiones
para recuperar los crditos que han sido incumplidos. En este
momento se ejecutan las garantas o se deber recibirlas como
dacin en pago. Cabe anotar que la severidad de la prdida es igual
a (1 - Tasa de recuperacin);
Prdida esperada (PE): Es el valor esperado de prdida por riesgo
crediticio en un horizonte de tiempo determinado, resultante de la
probabilidad de incumplimiento, el nivel de exposicin en el momento
del incumplimiento y la severidad de la prdida.

17

Para la mitigacin de los riesgos crediticios es frecuente tener en cuenta

que a travs de la informacin obtenida del cliente y de la relacin comercial
aparece una serie de alarmas que deben ser investigadas y analizadas
correctamente:
Atrasos en el pago de recibos.
Expansin galopante en corto tiempo (Se debe contrastar su
capacidad financiera).
Pedidos superiores a consumo habitual.
Solicitud reiterada de renovaciones (Evaluar cada peticin
exigiendo garantas a las mismas.)
Impago de impuestos
Gastos desproporcionados a la actividad.
Desmejoramiento en la presentacin del local.
De estas surgen las Provisiones especficas, del anlisis individual de
cada sujeto de crdito como estimaciones de prdida, que son constituidas
sobre un segmento del portafolio, en aplicacin de la normatividad vigente de
cada pas.
El ejecutivo de como parte de su proceso operativo debera tener en cuenta
siempre:
Cada solicitud de crdito es una oportunidad.
No prejuzgar, sino escuchar con inters
Conceder el Crdito con Suavidad y Humildad (No darlo como un
favor)
Las reglas pueden enriquecer los conocimientos
Cerciorarse de que el cliente conoce los plazos las condiciones
contractuales.
Ser justo y uniforme en materia de descuento y recargo
No permitir que el cliente seale las condiciones de negociacin
Cerciorarse de que las cifras estn correcta

18

5.3.3. TERCERA ETAPA: SEGUIMIENTO DE LA CARTERA.

5.3.3.1.
La

Determinacin de las cuentas por cobrar:

administracin

polticas

de

crdito

estn

estrechamente

relacionadas con el giro del negocio y la competencia del mercado en que la

empresa opera.
Dependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el crdito a
los clientes, el cual representa el tiempo que transcurre entre la fecha de la
venta y la fecha en que se cobra, o se recibe en efectivo el importe de la venta.
Por lo tanto, las ventas a crdito se transforman en Cuentas por Cobrar
representando generalmente en la empresa una importante inversin del activo
circulante.
Algunos giros de negocios como las tiendas de autoservicio no otorgan
crdito, su venta es al contado y esto ha sido su estrategia de comercializacin
para vender a precios reducidos, debido a la eliminacin del costo de
financiamiento de los inventarios porque se realiza a travs de crdito de
proveedores que otorgan a la empresa sin ningn costo, sin que se utilice el
capital de la empresa, adems los inventarios tienen una alta rotacin y los
trminos de pago son generalmente coincidentes o mayores con la venta de los
inventarios.
La inversin de las Cuentas por Cobrar se determina por el volumen de
las ventas a crdito y por el promedio de das que transcurren entre las fechas
de venta y la cobranza.
Para medir la inversin en Cuentas por Cobrar se efectan pruebas de
liquidez. Se calcula generalmente la relacin que existe entre las Cuentas por
Cobrar y las ventas y la rotacin de las Cuentas por Cobrar como sigue:
a) Cuentas por Cobrar a Ventas
La empresa Administracin Financiera, S.A. de C.V., desea determinar
la relacin de sus Cuentas por Cobrar contra Ventas y saber cunto ha
recuperado, proporciona la informacin siguiente:
Ejemplo:
Cuentas por Cobrar (neto)

12,300

Ventas Netas

34,370

35.7%

El resultado representa el porciento de las ventas anuales que estn

pendientes de ser liquidadas por los19
clientes.

Para ser una medida correcta deben tomarse las ventas netas a crdito,
las cuales

estn relacionadas con las Cuentas por Cobrar a clientes; sin

embargo, es aceptable tomar el total de ventas netas siempre y cuando no

hubiera una influencia importante de ventas de contado.
En algunas ocasiones en el numerador se emplea el promedio de
Cuentas por
Cobrar, aunque es ms correcto usar el saldo de fin de ao o periodo.
b) Rotacin de Cuentas por Cobrar
El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado
de la razn de "Cuentas por Cobrar a Ventas" multiplicado por los das del ao
(365) para obtener los das de crdito, o por 12 para obtener los meses.
Ejemplo:
Cuentas por Cobrar a Ventas x das en el ao = das cartera
0.357

365

130

O bien:
Cuentas por Cobrar a Ventas x meses en el ao = mes cartera
0.357

12

4.3

Esta medida es vlida en empresas cuyo ciclo financiero no implica

variaciones importantes en sus ventas mensuales promedio.
De cualquier manera, los das cartera pueden relacionarse con los
plazos que la empresa ofrece y de esta manera calificar la inversin en
Cuentas por Cobrar.
Los cambios en la razn pueden indicar cambios en la poltica de crdito
o Cambios en la capacidad de la cobranza, o bien una combinacin de ambas.
El promedio de los das que transcurren entre las fechas de la venta y la
cobranza depende en parte de las condiciones econmicas y de factores
controlables conocidos como variables de las polticas de crdito.
La buena o mala administracin de las Cuentas por Cobrar afecta
directamente la liquidez de la empresa, ya que un cobro es el final del ciclo

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comercial donde se recibe la utilidad de una venta realizada y representa el

flujo del efectivo generado por la operacin general, adems de ser la principal
fuente de ingresos de la empresa base para establecer compromisos a futuro.
5.3.3.2.

Cobranza:

Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por

concepto de la compra de un producto o el pago de algn servicio.
Esto incluye el pago de documentos como:

Facturas

Letras de cambio

Pagares

Otros ttulos valores

Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es tan

cierta esta frase que cualquier empresa comercial mantiene un adecuado
capital de trabajo , cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes ,
por lo tanto se considera la labor de cobranza de gran importancia en la
administracin

5.3.3.2.1.

Polticas de Cobranza

Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta

sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas
La efectividad de las polticas de cobro de la empresa se puede evaluar
parcialmente examinando el nivel de estimacin de cuentas incobrables. Una
efectiva labor de cobranza est relacionado con efectiva una poltica de
crditos por lo que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difciles o de
dudosa recuperacin
Una poltica de cobranza debe basarse en su recuperacin sin afectar la
permanencia del cliente .La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado
agresiva en su gestin de cobros
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa estn
determinados por su poltica general de cobranza. Cuando se realiza una venta
a crdito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza
de que el cliente pague sus cuentas en los trminos convenidos para asegurar
as el margen de beneficio previsto en la operacin. En materia de poltica de
cobranza se pueden distinguir tres tipos, las cuales son; polticas restrictivas,
polticas liberales y polticas racionales.
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5.3.3.2.2.

Tcnicas de cobro

Normalmente se emplean varias tcnicas de cobro. A medida que una

cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms personal y ms
estricta. Los procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el orden que
normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Cartas: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha
de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa
enva una carta en buenos trminos, recordndole al cliente su
obligacin. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado
despus del envo de la carta, se enva una segunda carta ms
perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de
cobros de cuentas vencidas.
Llamadas telefnicas: Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de
la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el
cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para
prorrogar el periodo de pago.
Utilizacin de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las
cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que
las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de
gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un
porcentaje mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento legal: Este es el paso ms estricto en el proceso de
cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El
procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al
deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la posibilidad de
futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los
traslados.
Existe un punto ms all del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen
un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
As terminamos este ciclo de la administracin de las cuentas por cobrar,
que son de gran importancia para la empresa y para los responsables del rea
financiera y contable.

22

5.3.3.3.

Insolvencia:

Incapacidad de pagar las deudas. Una empresa deviene en insolvente

cuando no puede hacer frente al pago de sus obligaciones en los
correspondientes vencimientos. Existen, sin embargo, diferentes tipos o grados
de insolvencia. Se denomina insolvencia tcnica o suspensin de pagos a
aquella situacin en la que, aun siendo el activo superior al pasivo, la empresa
no puede hacer frente al pago de sus deudas por falta de liquidez. Cuando
adems de sobreseer o cesar en el pago de sus obligaciones, el pasivo es
superior al activo y, por consiguiente, el neto patrimonial negativo, se dice que
la empresa se halla en la situacin de insolvencia econmica o quiebra tcnica.
Al igual que ocurre con la suspensin de pagos, para que exista quiebra
legal o simplemente quiebra, sta habr de ser declarada formalmente por una
autoridad judicial competente, a instancia del propio empresario o por solicitud
fundada de un acreedor legtimo, de acuerdo con el correspondiente
procedimiento.
Mientras que la quiebra supone la muerte o desaparicin de la empresa,
esto es, su liquidacin, por medio del procedimiento de la suspensin de pagos
lo que se trata de evitar es precisamente la desaparicin definitiva de la
empresa, haciendo que sta y los acreedores lleguen a algn tipo de acuerdo,
consiste normalmente en el aplazamiento o moratoria para el pago de sus
deudas, en una quita o rebaja de las mismas, o en ambas cosas a la vez. A la
quiebra tambin se le denomina bancarrota y falencia en algunos pases de
Amrica del Sur.
5.3.3.4.

Control de cuentas por cobrar:

5.3.3.4.1.

Control Interno:

Es el conjunto de actividades puesta en prctica en una empresa para que

sustentadas en mtodos sistemticos se logre alcanzar los siguientes objetivos:
-

Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilizacin.

Evite que sean contrados pasivos indebidamente.

Aumentar las eficiencias en las operaciones.

Alcanzar exactitud y contabilidad en la informacin financiera.

Lograr que se cumplan las polticas establecidas en la empresa.

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Si bien es cierto hay varios grupos de cuentas por cobrar (por venta de
bienes o servicio, por venta de activos, prestamos al personal, etc) la fuente
principal de ingresos seria la proveniente de ventas de bienes y servicios. Ello
implica que las cuentas por cobrar es solo una parte de todo el ciclo de
operaciones.
Cobranza

Analisis y
otorgamiento
del credito

Venta

Despacho de
mercaderia
Factura
cin

De esta manera el control debera efectuarse en cada una de las etapas:

a) Durante el proceso de la venta:
Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisin y aprobacin antes
del despacho de la mercanca. Esta revisin debe ser hecha por:
- El departamento de ventas en cuanto a condiciones.
- El departamento de crdito en cuanto a la determinacin de riesgos.
b) Durante el despacho de la mercadera:
- Insistiendo en la separacin de funciones, las personas encargadas
del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercanca en
el almacn.
- Los empleados de la seccin de despacho no deben tener acceso al
almacn.
- Las cantidades fsicas a despachar deben ser verificadas con las que
se mencionan en la nota de despacho al cliente.
- Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un
control sobre la secuencia de las mismas.
c) Respecto a la facturacin:
- Deben estar separadas las funciones del departamento de facturacin
de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por
cobrar.

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Se establecern los controles necesarios para asegurarse de que

todas las notas de despacho de mercancas son facturadas.

- Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado
de su existencia y uso.
- Una vez elaborada la factura se proceder a verificada en cuanto a
precio, exactitud aritmtica, rebajas etc.
d) Respecto al anlisis y otorgamiento del crdito:
-

Verificar que las polticas de crdito de la empresa estn siendo

cumplidas.

El anlisis del cliente sea hecho adecuadamente.

Haya un acuerdo mutuo con el cliente respecto a los trminos y

condiciones de su crdito.

e) Durante la cobranza:
-

Se debe tener registros auxiliares que permitan un mejor control del

proceso de cobranza.

Es una prctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a

los clientes.

Debe

haber

una

coordinacin

precisa

constante

entre

departamentos de ventas, crdito y caja.

-

Debe hacerse un anlisis por antigedad con el saldo en el mayor.

25

los

6. CONCLUSION:
En conclusin podramos decir que crdito es la capacidad de obtener bienes o
servicios a cambio de una promesa de pago a futuro, en la que se considera la
solvencia del cliente; mediante el crdito se usa el capital de otro, lo que le
permite al cliente hacerse de algo que necesita en su negocio y pagarla luego.
El crdito debe ser registrado adecuadamente para evitar problemas
financieros ms adelante.
Este proceso de que una empresa empiece a usar el crdito comercial,
conlleva un proceso en el cual una parte esencial seran las polticas de crdito,
ya que estas dirigen los lineamientos y condiciones a tomar en cuenta para
otorgar un crdito; otro aspecto importante tambin es que para poder otorgar
un crdito se debe hacer un anlisis al cliente, ya que como hemos visto hay
ciertos esquemas que definen cual es un cliente apto para el otorgamiento de
un crdito y quien no, esta informacin se obtiene de experiencias anteriores
con el cliente, sentido comn del gerente de crdito, informacin interna y
externa respecto a cliente.
As tambin hemos estudiado sobre la cobranza que en resumen es el proceso
por el cual se efecta el cobro de una cuenta por cobrar, este a su vez para ser
ejecutado necesitan polticas de cobro y tcnicas, las cuales pueden llegar a
ser agresivas, en caso de que el cliente no pueda solventar sus deudas se
procede a declararlo insolvente, lo que ocasionara perdidas a la empresa.
Por otro lado y para evitar algunos problemas ya mencionados hemos visto que
realizar un adecuado control interno, el cual debe ser continuo, en el cual
debemos lograr que todos los departamentos implicados en el proceso
crediticio cooperen entre s para lograr que todo el proceso de cobranza sea
eficiente y aminorar los riesgos y evitar prdidas a la empresa. Concluimos que
el crdito comercial aplicado correctamente puede aumentar los ingresos y
ventas de las empresas.
Si se quiere obtener una opinin externa sobre el correcto funcionamiento de
los procesos internos se puede contratar los servicios de un auditor externo.

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7. BIBLIOGRAFIA:

Blanco Escobar, L. G., Gomez Martinez, J. A., & Herrera Landa, H. (1995).
Administracin de Cuentas por Cobrar. Veracruz: Univesidad
Veracruzana.
Brachfield, P. (Noviuembre de 2012). Pere Brachfield. Obtenido de
http://www.perebrachfield.com/el-blog-de-morosologia/riesgo-decredito/los-riesgos-del-credito-comercial
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http://m.monografias.com/trabajos28/politicas-credito/politicascredito.shtml
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https://debitoor.es/glosario/definicion-credito
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Obtenido de http://jhonyagomez.blogspot.pe/2012/10/finanzas-las-5-cdel-credito.html
Lara, O., Marn, N., & Salazar, S. (Diciembre de 2010). Monografias.com.
Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos93/control-internocuentas-cobrar/control-interno-cuentas-cobrar2.shtml
Wikipedia. (s.f.). Obtenido de
https://es.wikipedia.org/wiki/Riesgo_de_cr%C3%A9dito#Soportado_por_
empresas
Zona Economica. (Febrero de 2008). Obtenido de
http://www.zonaeconomica.com/riesgo-crediticio

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8. ANEXOS:
8.1. Mapa Mental:

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8.2. Ficha de Evaluacin:

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