1.1.

- Programa Dirigido A
Tipos de empresas que pueden aplicar este TractoSoft.
2.2.- Licencias
Garanta y Contrato.
Certificado de Licencia
1 Certificado de licencia para la empresa y sucursales de la misma.
Entrega del programa
Envo, Empaques, y Documentacin
Discos de Instalacin
1 disco de Instalacin
Actualizaciones
Actualizaciones
3.3.- Requerimientos
Requerimientos de Equipo de cmputo, Requerimientos de Redes, Requisitos para el
usuario.
4.4.- Capacitacin
Temas incluidos en la capacitacin.
5.5.- Soporte Tcnico
Requisitos al solicitar soporte tcnico.
6.6.- Modificaciones y Adecuaciones.
Como solicitar modificaciones
7.7.- Tarifas y formas de cobro
Tarifas
8.8.- Instalacin
Instalacin
Instalacin en red de rea local (LAN)
Acceso al sistema

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9.- Iniciemos con TractoSoft

Llenado de registros y formularios
Herramientas
Impresiones
Exportar a Word, Excel
Envo a de informacin por correo electrnico
10.
10.- Mdulos
Administracin
1.1.- Ventas
2.- Consulta de Ventas
4.- Catlogos
5.- Bsquedas
8.- Abonos
9.- Cobranza
10.
10.- Cargos a Operadores
11.
11.- Prestamos / Impuestos
12.
12.- IAVE
13.
13.- Combustible
14.
14.- Liquidaciones
15.
15.- Utileras

Mantenimiento
1.- Catlogos
2.- Bsquedas
3.- Servicio
4.- Consultas
5.5.- Requisiciones
6.- Compras
7.- Inventario
8.- Pagos
9.- Reportes
10.
10.- Combustible
11.
11.- Llantas
12.
12.- Utileras

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1 TractoSoft
Software para el control integral de la administracin y mantenimiento de empresas de transporte de
carga y paquetera, cuya finalidad es ofrecer a la empresa, la facilidad de controlar el rea
administrativa, y los historiales de mantenimientos realizados a las unidades, as como la inversin
realizada a travs de manos de obra, piezas de reemplazo del almacn, Tambin reparaciones
externas. Teniendo acceso a reportes que facilitan la toma de decisiones, que se reflejan en dinero
bien invertido.
TractoSoft est dirigido a cualquier empresa de transporte que cuente con su propia flotilla de
vehculos y/o maneje servicio de terceros.
El beneficio de utilizar TractoSoft, se ve reflejado a corto-mediano plazo, cuando una vez registrados
los mantenimientos realizados, y los prximos mantenimientos, se puede consultar los periodos en
los que estos sern requeridos, disminuyendo hasta en un 30% los mantenimientos correctivos que
son ms caros. De esta forma aumentara el periodo de vida til de sus unidades. En el rea
administrativa, tendr un control mayor al conocer en el momento, la cobranza de sus clientes, ventas
realizadas, utilidad de viajes, control de gastos a operadores y as realizar oportuna y rpidamente las
liquidaciones de los viajes a sus operadores.

2 CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL

IMPORTANTE. LEA DETENIDAMENTE: este Contrato de Licencia para el Usuario Final ("CLUF") constituye un acuerdo legal entre usted (sea
persona fsica o jurdica) y TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V.

El TRACTOSOFT incluye TractoSoft de TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. y puede incluir medios relacionados,
materiales impresos, documentacin "en pantalla" o electrnica y servicios basados en Internet. Tenga en cuenta, sin embargo, que todo el software,
documentacin o servicios Web incluidos en TRACTOSOFT, o que sean accesibles a travs de TRACTOSOFT, y que estn acompaados de sus
propios contratos de licencia o condiciones de uso, se rigen por esos contratos o condiciones de uso en lugar de por este CLUF. Los trminos de una
copia impresa del CLUF, que puede acompaar a TRACTOSOFT, sustituyen y anulan los trminos de todo CLUF "en pantalla". Este CLUF es vlido y
concede los derechos de licencia para usuario final SLO si TRACTOSOFT es genuino y se incluye un Certificado de Autenticidad original como parte
de TRACTOSOFT. Para obtener ms informacin acerca de cmo identificar si su TractoSoft es original, visite http://www.tractosoftcom/.
Al instalar, copiar, descargar, tener acceso o de otra manera utilizar TRACTOSOFT, usted acepta quedar obligado por los trminos de este CLUF. Si
no est de acuerdo con estos trminos, no podr utilizar ni copiar TRACTOSOFT y deber ponerse en contacto cuanto antes con el Fabricante, para
obtener instrucciones acerca de cmo devolver el producto o los productos no utilizados de acuerdo con los requisitos de devolucin del Fabricante.

LICENCIA DEL PRODUCTO TRACTOSOFT - El trmino "EQUIPO" tal como se utiliza en el presente significar el HARDWARE, si en el caso de que
el HARDWARE sea un nico sistema informtico o de computacin, o significar el sistema informtico o de computacin en el que funciona el
HARDWARE, en el caso de que el HARDWARE sea un componente de un sistema informtico o de computacin.

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1. OTORGAMIENTO DE LICENCIA - El Fabricante le concede los siguientes derechos, con la condicin de que cumpla todos los trminos y
condiciones de este CLUF:
* Instalacin y uso. Excepto en lo dispuesto expresamente de otra forma en el presente CLUF, usted puede instalar, utilizar, tener acceso, exhibir y
ejecutar slo una (1) copia de TRACTOSOFT por EQUIPO. Limitndose a los equipos que se encuentran fsicamente en su empresa y sucursales de
la misma.
* TractoSoft como componente del equipo: transferencia. NO PODR COMPARTIR, TRANSFERIR NI USAR SIMULTNEAME con terceros u otras
empresas.
* Activacin obligatoria. ESTE SOFTWARE DISPONE DE MEDIDAS TECNOLGICAS DISEADAS PARA IMPEDIR EL USO SIN LICENCIA O
ILEGAL DEL MISMO. Los derechos de licencia concedidos en el presente CLUF estn limitados a los primeros veinticinco (25) das despus de
ejecutar por primera vez TRACTOSOFT, a menos que suministre la informacin necesaria para activar la copia con licencia de la manera descrita
durante la secuencia de instalacin (salvo si el Fabricante la activ por usted). Puede activar TRACTOSOFT a travs de Internet o por telfono; los
gastos de llamada pueden ser por su cuenta. Si modifica el hardware del equipo o altera TRACTOSOFT quiz tenga que volver a activar el
TRACTOSOFT.
* Copia de seguridad o de respaldo. Si el Fabricante no ha incluido una copia de seguridad o de respaldo de TRACTOSOFT en un medio fsico (por
ejemplo, un CD o una unidad de disco duro con particiones), podr hacer una nica copia de seguridad del TRACTOSOFT que podr utilizar
nicamente con fines de archivo y para reinstalar el TRACTOSOFT en el EQUIPO. Excepto en lo dispuesto expresamente en el presente CLUF o por
la legislacin local, no podr hacer de ninguna otra manera copias del TRACTOSOFT, incluidos los materiales impresos que acompaan a
TRACTOSOFT. No podr prestar, alquilar, arrendar o de otra manera transferir el CD o la copia de seguridad a otro usuario.
* Uso de versiones de TractoSoft anteriores. En lugar de instalar y usar TRACTOSOFT "TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de
C.V. ", puede instalar, usar, tener acceso, exhibir y ejecutar UNA de las versiones siguientes: "TractoSoft", ("TractoSoft de Cambio a Versiones
Anteriores") en el EQUIPO, siempre que (1) usted acepte que NO se proporcionar soporte para el TractoSoft de Cambio a Versiones Anteriores por
parte del Fabricante, TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V., sus filiales o filiales: (2) usted acepta que ni el Fabricante, ni
TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. le proporcionarn el TractoSoft de Cambio a Versiones Anteriores o el medio en que
se contiene o; (3) usted no podr prestar, alquilar, arrendar o de otra manera transferir el CD o la copia de seguridad de TractoSoft, Software Para
Empresas de Transporte S.A. de C.V. a otro usuario, excepto en lo dispuesto de otra forma en las disposiciones de transferencia del presente CLUF y
(4) dicho TractoSoft de Cambio a Versiones Anteriores se debe considerar "TRACTOSOFT" a efectos de este CLUF y se debe usar en cumplimiento
con todos los trminos del presente CLUF.
* Reserva de derechos. El Fabricante, TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. y sus proveedores (incluyendo TractoSoft,
Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V.)Se reservan todos los derechos que no le son concedidos expresamente a usted en el presente
CLUF.

2. DESCRIPCIN DE OTROS DERECHOS Y LIMITACIONES.

* Consentimiento para utilizar los datos. Usted acepta que TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. y sus filiales pueden
recopilar y utilizar la informacin tcnica recopilada de cualquier manera como parte de los servicios de soporte tcnico que se le proporcione, si los
hubiera, relacionados con el TRACTOSOFT. TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. y sus filiales podrn usar dicha
informacin slo para mejorar sus productos o para proporcionarle tecnologas o servicios personalizados. TractoSoft, Software Para Empresas de
Transporte S.A. de C.V. y sus filiales podrn revelar esta informacin a otros, pero no de manera que lo identifique a usted personalmente.
* Caractersticas de uso/actualizacin por Internet. Si elige utilizar las caractersticas de uso o actualizacin por Internet dentro del TRACTOSOFT,
ser necesario utilizar cierta informacin del sistema, hardware y TractoSoft para implementarlas. Al utilizar estas caractersticas, autoriza
explcitamente a TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. y/o sus agentes designados a usar esta informacin slo para
mejorar nuestros productos, con el fin de proporcionarle tecnologas o servicios personalizados. TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte
S.A. de C.V. podrn revelar esta informacin a otros, pero no de manera que lo identifique a usted personalmente.
* Componentes de servicios basados en Internet. TRACTOSOFT contiene componentes que permiten y facilitan el uso de ciertos servicios basados en
Internet. Usted reconoce y acepta que TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. o sus filiales pueden comprobar
automticamente la versin del TRACTOSOFT y/o sus componentes que est utilizando, y puede proporcionar actualizaciones o complementos al
TRACTOSOFT que se descargarn automticamente en su EQUIPO.
* TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. y sus filiales se reservan el derecho a dejar de suministrar los servicios basados en
Internet de TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. proporcionados a usted o puestos a su disposicin mediante el uso del
TRACTOSOFT.

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* Limitaciones en materia de ingeniera inversa, des compilacin y des ensamblaje. Usted no podr utilizar tcnicas de ingeniera inversa, descompilar
ni desensamblar el TRACTOSOFT, excepto y nicamente en la medida en que dicha actividad est expresamente permitida por la legislacin
aplicable, no obstante la presente limitacin.
* Separacin de componentes. TRACTOSOFT se concede bajo licencia como un nico producto. Sus partes componentes no pueden separarse para
su utilizacin en ms de una empresa.
* CLUF nico. El paquete de TRACTOSOFT puede contener mltiples versiones de este CLUF, tales como mltiples traducciones o versiones en
distintos medios (por ejemplo en la documentacin de usuario y en el TractoSoft). En este caso, slo se le concede licencia para utilizar una (1) copia
del TRACTOSOFT.
* Terminacin. Sin perjuicio de cualquier otro derecho, el Fabricante o TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. podrn
resolver este CLUF si usted no cumple los trminos y condiciones del mismo. En dicho caso, usted deber destruir todas las copias del TRACTOSOFT
y todas sus partes componentes.
* Marcas comerciales. Este CLUF no le concede ningn derecho en relacin con las marcas comerciales o marcas de servicio del Fabricante, o sus
proveedores (incluido TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V.)

3. ACTUALIZACIONES - Si TRACTOSOFT est marcado como actualizacin, deber tener la licencia del producto identificado por TractoSoft,
Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. como apto para la actualizacin con el fin de poder usar el TRACTOSOFT ("Producto apto"). Slo
con fines de actualizacin, "HARDWARE" significar el sistema informtico o de computacin o el componente de sistema informtico o de
computacin con el que recibi el Producto apto. El TRACTOSOFT marcado como actualizacin sustituye o complementa (y puede deshabilitar, si es
una actualizacin de un producto de TractoSoft de TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V.) al producto que le facultaba para
la actualizacin y que acompaaba al HARDWARE. Tras la actualizacin, ya no podr utilizar el TRACTOSOFT que era la base de la actualizacin (a
menos que se especifique lo contrario). Usted podr utilizar el producto actualizado resultante slo de conformidad con los trminos de este CLUF y
slo con el HARDWARE. Si TRACTOSOFT es actualizacin de un componente de un paquete de programas de TractoSoft adquirido por usted en
licencia como producto nico, TRACTOSOFT slo podr usarse y transferirse como parte de dicho paquete de producto nico y no podr separarse
para ser utilizado en ms de un equipo o PC.

4. DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL - La titularidad y derechos de propiedad intelectual con respecto a TRACTOSOFT (incluyendo, pero
sin limitarse a, imgenes, fotografas, animaciones, vdeo, audio, msica, texto, etc. o subprogramas incorporados a TRACTOSOFT), los materiales
impresos que lo acompaan y toda copia de TRACTOSOFT son propiedad de TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. o de
sus proveedores (incluido TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V.). TRACTOSOFT se otorga bajo licencia y no es objeto de
venta. La titularidad y los derechos de propiedad intelectual correspondientes al contenido que no forman parte del TRACTOSOFT, pero a los que se
puede tener acceso mediante la utilizacin de TRACTOSOFT, son propiedad del respectivo propietario del contenido y pueden estar protegidos por las
leyes y tratados sobre derechos de autor y propiedad intelectual aplicables. El uso de los servicios "on line" a los que se puede tener acceso a travs
de TRACTOSOFT, puede regirse por los respectivos trminos de uso relativos a dichos servicios. Si TRACTOSOFT contiene documentacin que se
proporciona slo en forma electrnica, usted podr imprimir una copia de dicha documentacin electrnica. No podr copiar los materiales impresos
que acompaan a TRACTOSOFT.
5. SOPORTE TCNICO DE PRODUCTO. El soporte tcnico de TRACTOSOFT para TRACTOSOFT es proporcionado por TractoSoft, Software Para
Empresas de Transporte S.A. de C.V., o sus filiales.
DURACIN: El soporte tcnico tiene una vigencia de 1 mes despus de la compra del TRACTOSOFT, o la duracin de la PLIZA Anual de
servicios y respaldos
COSTOS: Vea tarifas actualizadas en www.tractosoft.com

6. DISPOSICIONES ADICIONALES. CON RESPECTO A LAS GARANTAS LIMITADAS, LA LIMITACIN DE RESPONSABILIDAD Y OTRAS
DISPOSICIONES ESPECIALES, CONSULTE LAS DISPOSICIONES ADICIONALES PROPORCIONADAS A CONTINUACIN Y/O DE OTRO
MODO CON EL TRACTOSOFT. DICHAS GARANTAS LIMITADAS, LIMITACIN DE RESPONSABILIDAD Y DISPOSICIONES ESPECIALES SON
PARTE INTEGRAL DE ESTE CLUF.

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GARANTA LIMITADA Y DISPOSICIONES ESPECIALES PARA MXICO

GARANTA LIMITADA - El Fabricante de PC garantiza (a) que el PRODUCTO DE CMPUTO funcionar sustancialmente de acuerdo con los
materiales escritos que acompaan al PRODUCTO DE COMPUTO, por un perodo de noventa (90) das a partir de la fecha de su entrega; y (b) que
todos los productos perifricos de TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. que acompaan al PRODUCTO DE COMPUTO,
estarn libres de defectos por lo que se refiere a sus materiales y mano de obra, bajo condiciones normales de uso y servicio, por un perodo de un (1)
ao a partir de la fecha de su entrega. Todas las garantas implcitas respecto del PRODUCTO DE COMPUTO y de los productos perifricos de
TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. estn limitadas a noventa (90) das y un (1) ao, respectivamente.
AUSENCIA DE RESPONSABILIDAD POR DAOS INDIRECTOS - En ningn caso, el Fabricante de PC o sus proveedores sern responsables por
daos de cualquier naturaleza (incluyendo, sin limitar, daos directos o indirectos por lesiones personales, prdidas de utilidades, interrupcin de
operaciones, prdida de informacin comercial u otros daos pecuniarios) que se deriven del uso o de la imposibilidad de uso del producto, aun cuando
se haya sido informado sobre la posibilidad de dichos daos. En cualquier caso, la responsabilidad de este Contrato estar limitada al importe que
efectivamente usted haya pagado por concepto del PRODUCTO DE COMPUTO y/o de los productos perifricos de TractoSoft, Software Para
Empresas de Transporte S.A. de C.V...
Este Contrato de Licencia de PRODUCTO DE COMPUTO estar regulado por las leyes del estado de Jalisco, Mxico.

LA PRESENTE GARANTIA LIMITADA SE REGIRA POR LAS LEYES DE MEXICO

GARANTA LIMITADA - Garantiza que el TRACTOSOFT funcionar de forma substancial de conformidad con lo establecido en los materiales escritos
que lo acompaan durante un perodo de sesenta (60) das a contar desde la fecha de su recepcin, y (b) todo hardware de TractoSoft, Software Para
Empresas de Transporte S.A. de C.V. que acompae a TRACTOSOFT estar libre de defectos en el material y en la confeccin, con un uso y servicio
normales, durante un perodo de un (1) ao a contar desde la fecha de su recepcin. Cualesquiera garantas tcitas del TRACTOSOFT y del hardware
TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. estn limitadas a sesenta (60) das y a un (1) ao, respectivamente.
NO HAY MAS GARANTIAS. En la mxima medida permitida por la legislacin mexicana , TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de
C.V. y sus proveedores renuncian a todas las dems garantas, expresas o tcitas, incluyendo, entre otras, garantas implcitas de comerciabilidad e
idoneidad para un determinado fin con respecto al TRACTOSOFT, los materiales escritos adjuntos al mismo y el hardware que lo acompae. La
presente garanta limitada le concede a usted derechos legales especficos y podrn competirle otros conforme a la legislacin mexicana.
NO HAY RESPONSABILIDAD POR DAOS EMERGENTES - En la mxima medida permitida por la legislacin mexicana, ni TractoSoft, Software
Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. ni sus proveedores se responsabilizarn de daos (incluyendo, entre otros, daos directos o indirectos por
lesiones a las personas, lucro cesante, interrupcin de actividad comercial, prdida de informacin comercial o cualquier otra prdida pecuniaria) que
se derive del uso o incapacidad de usar este producto, incluso si el Fabricante de PCs ha sido informado de la posibilidad de tales daos. En cualquier
caso, toda la responsabilidad de TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. y sus proveedores en virtud de cualquier estipulacin
de este contrato se limitar a la cantidad efectivamente pagada por usted por TRACTOSOFT y/o el hardware de TractoSoft, Software Para Empresas
de Transporte S.A. de C.V.
ESTIPULACIONES ESPECIALES - Desmontado: Usted no podr utilizar tcnicas de ingeniera inversa, descompilar ni desensamblar TRACTOSOFT
salvo en la medida y para los fines expresos autorizados por la legislacin y tratados internacionales.
El presente Contrato de Licencia de TractoSoft se rige por las leyes y tratados internacionales.

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Entrega del sistema

El Software de instalacin de TractoSoft se puede descargar va Internet, de nuestro FTP
http://www.plz.com.mx/tractosoft/

El paquete de compra incluye:

1 Disco CD-ROM con el instalador del software TractoSoft, los manuales en archivo de formato PDF,
1 Factura Original y Certificado de propiedad amparando la compra por el nmero de licencias
adquiridas sistema.

Manuales y Documentacin
Estos manuales describen a detalle cada uno de los mdulos de TractoSoft, as como muestran la
mejor manera de utilizarlo, sacando provecho de todas sus ventajas. Este manual cambia
constantemente, debido a las versiones del sistema TractoSoft y estar disponible actualizado en
nuestra pgina www.tractosoft.com segn sean liberadas.
Los manuales estn disponibles en formato PDF para Acrobat Reader.
En caso de requerir documentacin impresa, favor de especificar el nmero de manuales solicitados.
(Limitado a 1 manual impreso por empresa)

Actualizaciones
TractoSoft es un software que se modifica continuamente, estas modificaciones estarn disponibles
sin cargo en nuestra pgina de internet www.tractosoft.com

I.I.- Tipos de Actualizaciones

1.1.- Actualizaciones sin cargo

TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. les ofrece actualizaciones
sin cargo. Estas actualizaciones son las nuevas versiones disponibles en el mercado.
Estas actualizaciones se entregan como son, sin cambios ni modificaciones y ser la descarga e
instalacin responsabilidad del cliente.
cliente . Los cambios ah representados en el Software, pueden alterar
el actual funcionamiento del sistema Tractosoft, por lo que le recomendamos antes de actualizar
enterarse de que cambios estn incluidos.

2.2.- Actualizaciones
Actualizaciones con cargo
En caso de que requiera algn cambio, reporte o modificacin, le ser cotizado en horas
programacin (Consultar lista de precios vigente).

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3 Requerimientos
Requerimientos de Hardware para equipos Servidores. (Equipo
(Equipo que har la funcin de servidor)
servidor)
Procesador de 2 GHz. o superior.
System Operative: Windows 2000 Server SP4, XP Professional, Windows Server 2003, Windows
Vista (no versiones HOME), Windows Server 2008 y Windows 7 (no versiones HOME) en 32 o 64 bits
Memoria: 2 G.B. en RAM.
40GB en Disco Duro
Red: Tarjeta de red 10/100/1000 Mbps.

Requerimientos de Hardware para equipos Clientes (Maquinas que NO son servidores)

Procesador 1.5 GHZ o superior.
Sistema Operativo: Windows 2000 Server SP4, XP Profesional, Windows Server 2003, Windows
Vista (no versiones HOME), Windows Server 2008 y Windows 7 (no versiones HOME) en 32 o 64 bits
Memoria: 1 G.B. en RAM.
Red: Tarjeta de red 10/100 Mbps.

Requerimientos de Redes

Requerimientos de Redes Locales

Redes configuradas con direcciones IP usando el protocolo TCP/IP
Tarjeta de Red 10/100 MBPS o inalmbrica
Switch 10/100/1000.

Requerimientos
Requerimientos Internet
Conexin a Internet que nos proporcione IP publica, fija o variable con velocidad mnima de 2 Mbps.
Ruteador configurable.
En caso de tener acceso a Internet, hacerlo solo a travs de un Ruteador, y NO usando un servidor
Proxy.

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Requisitos para el usuario

Conocimientos
Es recomendable, contar con conocimientos de Windows, llenado de registros en cualquier otro
programa de base de datos, as como el manejo bsico de Word y Excel.

Perfil
Este sistema ha sido diseado en forma especial, para personas con poco conocimiento en el uso de
sistemas de cmputo, ha sido implementado en varias empresas de transporte de diferentes
modalidades en toda la repblica. El funcionamiento e implantacin del sistema depende un 75% en
el usuario y la capacidad de este a recibir un nuevo sistema y usarlo como se indique. Apoyamos a
nuestros clientes con cursos, capacitacin, manuales impresos, as como apoyo por Internet y va
telefnica.

Accin
Se requiere de personal que est dispuesto a usar y sacar provecho al nuevo sistema que se
implante en la empresa y a ser parte de la implantacin. Primero utilizando el sistema al 100%,
ofreciendo opiniones para adaptarlo a sus necesidades, y buscando soluciones a sus dudas en el
manual impreso, antes de emitir una opinin.

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4 Capacitacin
La capacitacin del sistema TractoSoft se determina dependiendo del paquete o cantidad de licencias
adquiridas, incluye 1 manual de uso y aplicacin detallados para su uso e implementacin en formato de PDF.
Contamos con servicio de capacitacin en nuestras oficinas y oficinas del cliente a un costo adicional por da,
solicite su cotizacin.

Temas mostrados en la capacitacin.

Instalaciones
Instalacin en Servidor, Instalacin en Clientes, Configuracin para uso en Internet siempre y cuando
se cuente con la conexin y el equipo requerido para efectuar la misma.

Sistema
Estructura del sistema, Mdulos y Funciones del programa y Niveles de seguridad.

Caso practico
Se realiza un ejercicio prctico dentro del sistema para su mejor comprensin.

Actualizaciones
Como aplicar actualizaciones del sistema y base de datos.

Preguntas y Respuestas:
Tiempo abierto para preguntas y respuestas.

Se recomienda este servicio de capacitacin, una vez que cuenten con el sistema instalado y con una
pequea evaluacin por parte de los usuarios para comentarios posteriores.
Verificar costos en pgina Web, o solicitar cotizacin a TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte
S.A. de C.V.
Se requiere programar la capacitacin por lo menos de 2 das antes del evento.
Este servicio se aplica a clientes con sistemas TractoSoft adquiridos.

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5 Soporte Tcnico
Soporte Tcnico: AYUDA, GUIA, CONSULTA, sobre el manejo correcto del sistema TractoSoft NO es para
solicitar modificaciones o cambios al sistema.

Duracin del soporte Tcnico:

TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. Ofrece 60 das de soporte tcnico
va Internet posterior a la compra de TractoSoft. (Soporte remoto, Accediendo a su computadora)..

Costos adicionales:
Una vez excedido de los 60 das y si no cuenta con pliza de servicio, se generara un cargo por
evento extra, el cual ser cotizado y enviado va correo electrnico para su pago. El costo puede ser
solicitado a TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V.

Pliza de soporte, actualizacin y respaldo:

Nuestra pliza tiene una vigencia de un ao a partir de la fecha de pago de la misma y tiene un trato
preferencial de soporte (solicita informes de los beneficios que te da esta pliza a TractoSoft,
Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V.).

I.I.- Le recomendamos contar con lo siguiente al solicitar soporte tcnico va telefnica.

1.- Contar con el equipo de cmputo encendido y a la mano, con el sistema instalado en l.
2.- Contar con acceso a Internet disponible. (Alta Velocidad)
3.- Identificar la duda, o problema previo a la consulta.
4.- Si es posible hacer una lista por escrito de las dudas, y enviarlas previamente por correo
electrnico a soporte@tractosoft.com con el propsito de tener una posible solucin al recibir su
llamada.
5.- En caso de que cuente con algn problema con su equipo de cmputo, perifricos o la red de
datos le recomendamos solucionarlo previa a llamada, de esta forma podremos optimizar tiempos
de trabajo.
6.- Verificar previamente en el manual del usuario, para eliminar cualquier cargo que se pueda
generar de esta consulta.
7.- En caso de que la consulta sea de un tercero dentro de la empresa, favor de invitarlo a que se
encuentre cerca para comunicarnos con l en caso de que sea necesario.

Horario de Soporte Tcnico:

Lunes a Viernes: de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00 hrs.
Sbados: de 10:00 a 13:30 hrs.

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6 Modificaciones y Adecuaciones.
El sistema TractoSoft le ofrecemos el servicio de programacin y desarrollo personalizado, el cual puede
aplicarse a su sistema.
ESTE SERVICIO ESTA RESERVADO A CLIENTES CON 5 O MAS LICENCIAS DEL SOFTWARE.
Contctenos para mayor informacin.

Antes de solicitar una modificacin.

Enviar la solicitud por Escrito.
Todas las solicitudes de modificaciones sern por escrito para llevar un control de las
solicitudes realizadas y solicitudes pendientes de entrega.

Enviar la solicitud autorizada por el jefe de proyecto.

Antes de solicitar cualquier cambio, es necesario que este sea autorizado por el jefe de
proyecto, o encargado de proyecto.

Enviar papelera de consultas y ejemplos.

Es recomendable adjuntar a los cambios solicitados, ejemplos, ya sean documentos
realizados manualmente, o mediante archivos de Word, o Excel, as como documentos
escaneados para una mejor recopilacin de informacin y desarrollo del mismo.

Tiempos de entrega.
El tiempo de entrega de las modificaciones vara segn la dificultad de las mismas, y se les
notificara el tiempo de entrega una vez evaluados los cambios solicitados.

Costos.
Toda modificacin se cotizara en horas programacin.

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7 Tarifas
TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V. ofrece las siguientes formas de cobro por sus
servicios.

Tarifa por evento:

evento:
El costo es por evento, esto solo aplica al soporte tcnico va Internet. Este es cuando
remotamente tenemos acceso a su equipo para ayudarle con su problema.

Tarifa por hora:

El costo es por hora o fraccin de servicio ofrecido, ya sea soporte tcnico, capacitacin o
programacin.

Tarifa por Da:

El costo es por da o fraccin. (8 Horas por da), ya sea ofreciendo soporte tcnico o
capacitacin.

Tarifa por Proyecto:

El costo es por desarrollo completo, o por un mdulo con las caractersticas solicitadas. No
importa el tiempo el tiempo utilizado para el desarrollo de los mdulos solicitados.
Este es un precio fijo por solicitud.

Servicio OnSite
Servicios OnSite (En su empresa) tiene un cargo adicional por concepto de traslado, y
viticos en caso de que aplique.

Lista de Precios:
La lista de precios vigente se encontrara en el sitio http://www.tractosoft.com o solicita tu cotizacin en
sopote@tractosoft.com

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Instalacin

El software TractoSoft, requiere de dos programas. TractoSoft es el programa que funciona como interface e
interacta con la base de datos, TractoSoft se instala en todos los equipos a utilizar y el servidor de base de
datos (SQL server) solo se instala en equipo que funge como servidor.
Para instalar el programa TractoSoft, siga los siguientes pasos:
Nota: No es necesario tener un equipo servidor exclusivamente para esto, eso significa que una PC puede
hacer la funcin de servidor y cliente. Esto es, se instala el servidor y la aplicacin en una misma
computadora.
Primera Parte
1.- Cierre todos los programas que tenga abiertos
2.- Inserte el Disco CD en su computadora
3.- Espere a que inicie el men principal, y seleccione la opcin de Instalar
Instalar programa
programa
4.- La pantalla se cerrara, y comenzara la instalacin del sistema TractoSoft.
5.- Presione el botn de Siguiente, esto lo llevara a la siguiente pantalla.
6.- Este software se instalara como una versin Demo con una duracin de 25 das de uso. En el cdigo de
validacin, se dejara la palabra Demo.
7.- Presionar el botn de Siguiente
8.- Dejar la ruta de instalacin tal y cual se muestra.
9.- Continuar con la instalacin hasta terminar la misma.
Segunda Parte
La instalacin del servidor de base de datos.
Este programa a instalar, es el que manejara la base de datos de su programa TractoSoft.
Este software se instalara solamente en 1 (una) computadora, la cual fungir como servidor, y por este motivo,
deber siempre estar encendida para el funcionamiento del programa TractoSoft, adems de estar conectada
a la red local.
Para instalar el programa del servidor SQL Server,
Server siga los siguientes pasos:
1.- Cierre todos los programas que tenga abiertos
2.- Seleccione la opcin de Instalar
Instalar Servidor
Servidor
3.- La pantalla se cerrara, y comenzara la instalacin del Servidor de Microsoft Desktop Engine.
4.- Si est utilizando Windows Vista o Windows 7 le saldr la siguiente leyenda Este
Este programa tiene
problemas de compatibilidad conocidos seleccione la opcin de Ejecutar programa
5.- La pantalla se cerrara, y comenzara la instalacin del Servidor de Microsoft Desktop Engine.
6.- Al terminar la instalacin, DEBER DE REINICIAR SU EQUIPO para completar la instalacin.

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Tercera parte.
Conexin del programa al servidor.
Inicie TractoSoft desde el icono que se cre en el escritorio. (Si est utilizando Windows Vista o Windows 7
deber hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el icono de TractoSoft que se encuentra en el escritorio
y seleccionar la opcin de ejecutar como administrador)
administrador).
Al entrar al programa le mostrara este mensaje. Al cual usted har un clic en aceptar Le preguntara si desea
configurar el servidor en este momento. Har un clic en Si
Servidor: Aqu pondr el
nombre del equipo que es el
servidor de su programa
TractoSoft. En caso de que sea
el mismo equipo en el que se
encuentra, entonces introduzca
(local) con todo y parntesis
En el campo Clave: introduzca
la palabra plzadm
plzadm
plzadm

Haga clic en instalar base de datos, SOLO si es la primera vez que va a instalar la base. Aparecer una
pantalla indicando la ruta donde se guardara la base de datos. Solo haga clic en Aceptar
Aceptar
Aceptar Se mostrara un
mensaje, informando que se instal satisfactoriamente.
NOTA: si ya est instalada la Base de Datos
Datos y usted oprime el botn de instalar la base de datos, su Base de
Datos ser reemplazada por una base en blanco borrando de esta forma toda la informacin que tenga en
ella.
Haga clic en Conectar
Conectar
Conectar Esto creara la conexin y lo enviara a la seccin de permisos.
En usuario escriba: Administrador
Administrador
Administrador
En la contrasea: 123
123
123

Posteriormente, Cuando acceda al sistema solo tendr que introducir el ejecutivo registrado y la clave de
acceso. Que en la primera instalacin es:
El ejecutivo elija: Administrador
Administrador
Administrador
En la contrasea: 123
123
123

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Cuarta parte.
Para finalizar Configure los orgenes de datos en Windows (ODBC)
Actualizacin de Estructura de Base de Datos:
1.- Ir al panel de control
Herramientas Administrativas
Orgenes de datos (ODBC)
Aqu hay que elegir DNS Sistema, hacer clic en AGREGAR y luego se escoge el controlador de SQL
Server y el botn de finalizar para empezar con la configuracin.
NOTA: Si se cuenta con un sistema operativo de 64 bits (Windows de 64 Bits) la ruta de configuracin es:
Ir al panel de control
BDE administrator (32bits)
Object
ODBC Administrator
Orgenes de datos
(ODBC)
Aqu hay que elegir DNS Sistema, hacer clic en AGREGAR y luego se escoge el controlador de SQL
Server y el botn de finalizar para empezar con la configuracin.

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2.- Se asigna en el nombre de la conexin y la descripcin TractoSoft, como se ve en la imagen, dar clic en
siguiente.
En el rengln de servidor si se est haciendo este procedimiento desde la maquina servidor, escribir entre
parntesis: (Local), si es a travs de red, escribir el nombre del equipo donde est la BD

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Luego se elige la autenticacin de SQL SERVER y se coloca sa en inicio de sesin y la contrasea plzadm.
plzadm

Se selecciona Establecer al siguiente base de datos y se escoge TractoSoft, los dems se dejan los default
Dar siguiente

Se da clic en finalizar

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Se oprime probar origen de datos

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Si se configuro bien la conexin muestra la siguiente pantalla

A continuacin se le da aceptar a las tres, Cerramos el cuadro y con esto damos por terminada la instalacin
de TractoSoft.

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Programas que se instalan.

En la instalacin, quedan en su equipo el siguiente software: Ms Access XP (Versin Runtime), SQL
Server, nuestro sistema TractoSoft. y adems de Actualiza TractoSoft DV.

Archivos que se instalan.

FondoTractoSoft.bmp

Imagen de Fondo del programa TractoSoft

LogRpt.bmp

Imagen que se imprimir en todos los reportes.

TractoSoft.bmp

Imagen que aparecer al iniciar

TractoSoft_Data.MDF

Base de Datos.

TractoSoft_Log.LDF

Movimientos en base de datos.

TractoSoft.ade

Archivo Principal. Contiene todos los Formularios, Reportes y Consultas.

System.mdw

Archivo para acceder con seguridad.

TractoSoft.ico

Icono del sistema.

TractoSoftMi

Motor de Impresin.

Cartaporte1.fr3

Cadas de impresin (cartaporte1.fr3 cartaporte2.fr3 y cartaporte3.fr3)

Para cambiar el fondo de pantalla del sistema TractoSoft, hay q reemplazar el archivo
C:\Tratosoft\FondoTractosoft.bmp, por uno con las mismas caractersticas:
-Archivo .bmp
(Mapa de Bits)
-Mismo nombre: FondoTractosoft.bmp
-Resolucin: 1024 x 768
-Mismo directorio: C:\Tractosoft
Se recomienda antes de reemplazar el archivo, guardar con otro nombre el fondo anterior, para q este no se
elimine.
Para cambiar el Logotipo de los reportes del sistema TractoSoft, hay q reemplazar el archivo
C:\Tratosoft\LogRpt.bmp, por uno con las mismas caractersticas:
-Archivo .bmp
-Mismo nombre: LogRpt.bmp
-Resolucin: 110 X 110 Pixeles
-Mismo directorio: C:\Tractosoft
Se recomienda antes de reemplazar el archivo, guardar con otro nombre el Logotipo anterior, para que este no
se elimine.
Para que se apliquen los cambios, deber salir de TractoSoft y volver a entrar.

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Sugerencias de Seguridad

Para evitar ataques a travs de Internet

Debido a que al contar con una conexin a Internet de alta velocidad permanente, es posible
recibir ataques para tratar a acceder al equipo, sugerimos ampliamente contar con un
Firewall o Corta Fuegos, que protege en gran nivel de estos ataques.

Programas peer to peer o Persona a Persona.

Estos programas que permiten compartir archivos como msica en formato MP3
generalmente se encuentran llenos de Spyware o programas espa, que abren puertas,
para permitir a personas no autorizadas a ver informacin de su equipo. Recomendamos no
usar, o instalar este tipo de programas.

Ancho de banda
Al momento de usar el sistema TractoSoft en Internet, es recomendable no estar bajando
archivos de gran tamao, escuchar msica en lnea, o ver videos directamente de Internet,
ya que esto consume casi el 100% de su ancho de banda.

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Iniciemos con TractoSoft.

Para iniciar la utilizacin del sistema TractoSoft debemos identificarnos con un usuario y una contrasea,
TractoSoft cuenta con el usuario inicial que es administrador con la contrasea 123 con la cual podremos
ingresar a la segunda pantalla que es la identificacin de ejecutivo.

123

El ejecutivo es la identificacin o firma electrnica (nombre) de la persona que utiliza el sistema TractoSoft
cuenta con el ejecutivo inicial que es administrador con la contrasea 123.
123.

123

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Ingresando correctamente los dados de identificacin acezamos a TractoSoft. En nuestra primera pantalla
elegimos el modulo a utilizar: Administracin o Mantenimiento, en este caso entraremos al mdulo de
administracin para configurar el programa a nuestras necesidades.

Conozcamos un poco de TractoSoft.

Barra de herramientas:
La barra de herramientas es una ventaja fundamental del sistema, y a continuacin presentamos cada una de
las herramientas y sus ventajas.

Buscar: Herramienta para bsqueda de datos. Se aplica nicamente en los formularios, y nos permite buscar
informacin en diferentes formas.

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Pasos a seguir:
1.- Acceder al formulario donde se desea buscar la informacin.
2.- Posicionarse en el campo que desea buscar la informacin.
3.- Presionar el botn de Buscar.
4.- Introducir el texto a buscar.
5.- Seleccionar hacia que registro desea buscar. (Arriba Abajo Todas direcciones)
6.- Seleccionar la opcin de criterio. (Hacer que coincidan todo el campo, cualquier parte del campo, comienzo del
campo.)
7.- Presionar Buscar. Esto nos llevara a un registro que contenga informacin

Guardar: Esta opcin se aplica una vez que hayamos realizado algn cambio a un formulario, y guardara los
cambios.

Imprim ir: Esta opcin es para usarse exclusivamente dentro de los reportes o vistas previas de impresin.
Este botn nos lleva a seleccionar una impresora para enviar el documento.

Zoom: Esta herramienta nos permite hacer un acercamiento a nuestro documento que estamos por imprimir. Solo
funciona en reportes de vista previa de impresin.

Zoom %: Esta herramienta nos permite hacer un acercamiento a nuestro documento que estamos por
imprimir. Podemos especificar el porcentaje a aumentar. Solo funciona en reportes de vista previa de impresin.

Impresin: Esta opcin es para usarse exclusivamente dentro de los reportes o vistas previas de impresin. Este
botn enva directamente el documento a impresin. (Impresora predeterminada).

Mrgenes: Nos permite modificar mrgenes de impresin en nuestras vistas previas de impresin. Estos cambios NO
son permanentes, y regresaran a predeterminados la prxima vez que se abra la vista previa.

Exportar Word: Para exportar nuestros reportes de vista previa de impresin, a MS Word.

Exportar Excel: Para exportar nuestros formularios a MS Excel, as como algunas vistas previas de impresin.

Desplazamiento en registros: Estos botones nos permiten navegar entre registros de los
formularios. Ir al Primero. Ir al Anterior, Ir al Siguiente, Ir al ltimo, Agregar Nuevo Registro, Eliminar Registro.

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Envo por ee-mail: Nos permite enviar por correo electrnico archivos adjuntos de nuestros reportes o vistas previas de
impresin. Es para usarse dentro de uno de estos reportes o vistas previas de impresin exclusivamente. Abrir tu cliente
de correo electrnico, y tendr listo un correo con el archivo adjunto del reporte en que te encuentras.

Copiar: Nos permite copiar datos de un campo en un formulario. Esta opcin es para uso exclusivo de formularios.
1.- Acceder al formulario donde deseamos copiar esta informacin.
2.- Seleccionar y marcar con el Mouse el texto que deseamos copiar.
3.- Presionar el botn de copiar.

Pegar: Nos permite pegar informacin previamente copiada de cualquier otro programa,
formulario del sistema.

en un campo de un

Cortar: Corta datos de un formulario, (A su vez se elimina) y es posible pegarlo en otro campo.

Remplazar: Este es un comando que se puede usar para cambiar datos masivamente, por ejemplo reemplazar la
informacin en un campo como el de Estado, donde la informacin es N.L. puedes reemplazarla por Nuevo Len. Este
comando solo funciona en formularios.

Deshacer: En ciertos procesos nos permite deshacer, o regresar de algn proceso en la captura, no siempre est
disponible este comando.

Orden ascendente:
ascendente Esta opcin se aplica exclusivamente en los formularios, y nos permite ordenar los datos en
orden ascendente. Los pasos a seguir son los siguientes:
1.- Acceder al formulario.
2.- Posicionar el cursor en la Celda o Campo que deseas ordenar, y haciendo un click dentro del campo.
3.- Presionar el botn de Orden ascendente, y listo!
Este cambio NO es permanente, y regresara el formulario a su orden inicial la prxima vez que sea abierto.

Orden descendente: Esta opcin se aplica exclusivamente en los formularios, y nos permite ordenar los datos en
orden descendente. Los pasos a seguir son los siguientes:
1.- Acceder al formulario.
2.- Posicionar el cursor en la Celda o Campo que deseas ordenar, y haciendo un click dentro del campo.
3.- Presionar el botn de Orden descendente, y listo!
Este cambio NO es permanente, y regresara el formulario a su orden inicial la prxima vez que sea abierto.

Filtro por seleccin: Nos permite filtrar en un formulario informacin como la que seleccionemos de ejemplo.

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Filtro por
por formulario: Si necesitamos usar ms de un valor para filtrar registros es mejor usar esta opcin:
1. Seleccionamos Filtro en el men Registros y elegimos Filtro por Formulario. Nos aparecer la ventana del filtro por
formulario. Abajo tendremos la pestaa Buscar y una o ms pestaas Or.
2. Definimos los filtros seleccionando entradas en los campos de la pestaa Buscar. Podemos seleccionar ms de un valor.
Tambin podemos definir filtros alternativos seleccionndolos en la pestaa Or (por ejemplo si queremos ver en nuestra
tabla los proveedores de dos o ms pases).
3. Pulsamos "Aplicar filtro u ordenar" en el men Filtro.

Quitar filtro: Permite quitar los filtros aplicados al formulario. Cerrando el formulario quita tambin los filtros aplicados
para la prxima vez que se acceda a l.

Cerrar: Permite cerrar el formulario o reporte en el que nos encontremos. Este comando NO cerrara el programa,
solo las ventanas activa.

Impresin Directa:

Esta impresin se obtiene al estar en la vista previa de impresin, y presionando el botn que cuenta
con la imagen de una impresora. (Este botn se encuentra en la barra de herramientas) Esto enviara el
reporte a impresiona la impresora predeterminada.
Seleccionar Impresora:

Esta opcin la obtenemos al estar en la vista previa de impresin, y presionando el texto

Imprimir, el cual nos abrir un cuadro para seleccionar la impresora en la que deseamos enviar a imprimir
nuestro documento. Esta puede ser una impresora local, o de red.

Exportar a Word y Excel

TractoSoft cuenta con la opcin de exportar datos y reportes y consultas a otros programas, como lo
son Word, Excel y a un archivo de texto de una manera sencilla y rpida.

Requisitos:
Es necesario que cuente con los programas previamente instalados de Word o Excel. Estos sistemas
funcionan independientemente de TractoSoft.

Que podemos exportar a Word ?

Se recomienda exportar solo los reportes, o vistas previas de impresin, ya que estas son como hojas
con datos como se puede apreciar, muy parecidas a las que se pueden crear en Word.
Esto no impide exportar reportes o vistas previas de impresin a Excel.

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Que podemos exportar a Excel?

Se recomienda exportar solo catlogos o formularios, ya que estos son como celdas que contienen
datos como en las hojas que se pueden crear en Excel.
Esto no impide de exportar catlogos o formularios a Word.

Exportar a Word.

Para exportar a Word, simplemente accedes al reporte o vista previa de impresin que deseas
exportar, y presionas el botn W que se encuentra en la barra de herramientas, y comenzar el
proceso de exportacin. Se abrir Word y podrs editar este archivo.
Nota Importante: NO AFECTA LOS CAMBIOS
CAMBIOS REALIZADOS EN EL ARCHIVO DE WORD A LA
BASE DE DATOS DE LA EMPRESA. SON INDEPENDIENTES.
Una vez en Word, podrs guardar el archivo con el nombre que desees, y manejarlo a tus
posibilidades.

Exportar a Excel.

Para exportar a Excel, simplemente accedes al catlogo o formulario que deseas exportar, y
presionas el botn X que se encuentra en la barra de herramientas, y comenzar el proceso de
exportacin. Se abrir Excel y podrs editar este archivo.
Nota Importante: AFECTA LOS CAMBIOS REALIZADOS EN EL ARCHIVO DE MS WORD A LA
BASE DE DATOS DE LA EMPRESA. SON INDEPENDIENTES.
Una vez en MS Excel, podrs guardar el archivo con el nombre que desees, y manejarlo a tus
posibilidades.

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Envo a de informacin por correo electrnico

La opcin de envo de informacin por correo electrnico, est disponible NICAMENTE en equipos de
cmputo que tengan configurado un cliente de correo electrnico, como lo son OUTLOOK EXPRESS,
OUTLOOK, EUDORA, Entre otros.
Para enviar la informacin, en este caso se aplica a reportes, o las vistas previas de impresin, siga los
siguientes pasos:
1.- Entre en formulario o reporte que desee consultar.
2.- Pase a la vista previa de impresin.

3.- Presiona el botn de Envo

4.- Seleccione el formato en el que desea enviar el reporte.

HTML: Para enviarlo como formato de pgina Web.

Este formato es compatible con todas las PCs.
Microsoft Excel: Convertir el archivo en formato de
Excel, y lo enviara como archivo adjunto.
MsMs-Dos Text: Enviar el reporte en formato de Texto
DOS. Algunas letras cambiaran, No es recomendable.
Rich Text Format: (Formato RFT) o Formato de Word, y
lo enviara como archivo adjunto.
Formato Recomendado por TractoSoft.
SnapShot: Enva el reporte como archivo adjunto. El archivo es una foto, y no es modificable por el
usuario. Generalmente solo podrn abrirlo usuarios con Office.

5.- Listo! El correo estar listo para enviarse a la direccin electrnica que usted le asigna.

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Mdulos Incluidos en el sistema TractoSoft.

TractoSoft. (Seccin de Administracin)
1.1.- Ventas
En este mdulo iniciamos con el proceso generando las cartas porte que pueden ser
Facturas (CFD, CFDI, CBB Y Facturacin Tradicional) o Remisiones (Sin valides Fiscal).

2.- Consulta de Ventas

Aqu podemos realizar bsquedas y emitir reportes de todos nuestros movimientos que se
generaron por medio de una carta porte.

4.- Catlogos
Ficha que contiene los catlogos a usar en ese sistema. Es muy importante contar con los
catlogos formados, previamente a comenzar a llenar formularios.

5.- Bsquedas
Si queremos buscar o editar alguna informacin relacionada con los catlogos, cartas porte
y viajes, este es el lugar correcto.

8.- Abonos
Modulo en el cual registramos todos los pagos de nuestros clientes para mantener al da
nuestra cobranza.

9.- Cobranza
En este mdulo llevamos el control de los saldos y adeudos de nuestros clientes

10.
10.- Cargos a Operadores
Mdulo para registrar los depsitos y cargos generados a los operadores para llevar el
control hasta la liquidacin.

11.
11.- Prestamos / Impuestos
Como en el mdulo anterior aqu se registraran prestamos e impuestos que el operador debe
pagar y estas cuentas se llevan hasta la liquidacin.

12.
12.- IAVE
Cuando se tiene contratado las tarjetas IAVE para los cruces de las unidades aqu
registramos y controlamos estos gastos.

13.
13.- Combustible
Modulo que nos permite el control y la conciliacin de combustible hacia todas nuestras
unidades.

14.
14.- Liquidaciones
Este mdulo nos permite realizar las liquidaciones a los operadores y poder reportear los
resultados de operacin.

15.
15.- Utileras
Mdulo de configuraciones y especificaciones generales del sistema TractoSoft.

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Este es el men a donde nos llevara el programa inicialmente.

Para poder iniciar a utilizar TractoSoft primero debemos personalizarlo.

Ingresamos a la pestaa de Utileras.

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Y damos un clic a preferencias, en donde llenaremos el formulario con los datos fiscales de la empresa.

Despus de haber llenado este formulario estamos listos para llenar los catlogos.

Catlogos

NOTA IMPORTANTE: Recuerde que accediendo desde los botones en la ficha catlogos, solo podr dar de
alta registros . No podr eliminar, modificar, o acceder a ellos. Para consultarlos en forma seguida, puede
acceder a ellos solo a travs de la barra de mens o la pestaa de las bsquedas.

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Ejecutivos
Ejecutivo No.:
No.: Este campo es auto numrico
no debe de ser llenado.
Password: Este ser la contrasea con la
que accedan al sistema para registrar todos
los movimientos realizados por este mismo
ejecutivo utilizado como firma digital. (Por
default la clave es: 123)
Nombre: Introduzca el nombre completo del
ejecutivo, o usuario del sistema.
Departamento: Departamento, Seccin, o
rea de Trabajo a la que pertenece el
ejecutivo.
Calle: Calle y Numero de la direccin.
Colonia: Colonia, Fraccionamiento, o Zona.
Ciudad: Ciudad donde radica el empleado.
Estado: Estado de la Republica (Pas)
Fecha Ingreso: Fecha en la que ingreso a laborar
Radio: Numero de Radio o ID de Nextel para su contacto.
Correo: Direccin de Correo electrnico.
Messenger: Direccin de correo Messenger.
Comentarios: Comentarios sobre el ejecutivo.

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RFC: Registro Federal de Contribuyentes.

(Registro Fiscal)
CURP: Clave nica del Registro de Poblacin.
Lada: Numero de rea Local (Telefnica)
Telfono: Nmero Telefnico
Celular: Nmero de Telfono Celular
Cesado: Ya no labora en la empresa Si/No
Fecha Cese: Fecha en la que dejo de prestar
sus servicios en la empresa.

Fotografa: En esta ficha se indica la ruta donde

est ubicado el archivo que contiene la fotografa
del ejecutivo.
Para indicar la ruta, solo tiene que presionar el
botn que dice Fotografa, Este le permitir
seleccionar la ruta y el archivo especifico.
Como indica en el formulario, se recomienda un
tamao de la foto de 170 x 165 Pxeles. En
formato BMP, o JPG

Consultas: Esta es una impresin del catlogo. (Vea tambin exportar a Word y Excel).

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Operadores
Id Operador: Campo auto numrico.
Nivel: Tipo o Clasificacin del Operador. (Dado de
alta directamente en este campo. Ejemplo:
Operador de Tracto, Camioneta, etc.
Nombre: Nombre completo del operador.
Apodo: Apodo o Alias como se le conoce al
operador.
Calle: Nombre de la calle y numero
Colonia: Nombre
fraccionamiento.

de

la

colonia,

zona,

Ciudad: Ciudad donde radica el operador.

Estado: Estado donde radica el operador.
Cdigo Postal: Numero de cdigo postal
RFC: Registro Fiscal
(Identificacin Fiscal)

de

Contribuyentes.

CURP: Clave nica de Registro de Poblacin

(Identificacin Fiscal).
Fecha Ingreso: Fecha en la que comenz a laborar el operador.
Celular: Numero Telfono de Celular
Radio: Numero de identificador de Radio o Nextel
Licencia No: Nmero de Licencia
Licencia Vence:
Vence Fecha de vencimiento de la licencia del operador.

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Limite Depsitos: Limite de Cantidad a Depositar para

gastos.
Cuenta Deposito:
Deposito Nmero de cuenta, Banco, y CLABE
para depsitos, y/o transferencias.
Lada: Numero de rea telefnica
Telfono: Nmero telefnico de casa para contactarlo
IMSS: Numero del Instituto Mexicano del Seguro Social
Fotografa: En esta ficha se indica la ruta donde est
ubicado el archivo que contiene la fotografa del
operador.
Para indicar la ruta, solo tiene que presionar el botn
que dice Fotografa, Este le permitir seleccionar la
ruta y el archivo especifico.
Como indica en el formulario, se recomienda un
tamao de la foto de 170 x 165 Pxeles. En formato
BMP, o JPG

Comentarios: Campo para comentarios sobre el

operador.
Tipo de Sangre: Tipo de Sangre del operador
Fecha Nacimiento: Fecha de Nacimiento del Operador.
Alergias: Sustancias a las que es alrgico el operador.
Urgencias Contacto: Nombre de la persona a contactar
en caso de urgencia relacionada con el operador.
(Familiares)
Urgencias
Telfono: Nmero
telefnico para
comunicarse en caso de urgencias relacionadas con el
operador.
Cancelado: Marcar en caso de que el operador ya no
se encuentre activo.
Fecha Terminacin: Fecha en la que termino de
laborar en la empresa.
% sobre el Flete: Porcentaje de comisin que recibe
sobre el flete trasladado.
Cuenta Contable: Nmero de cuenta contable para posibles exportaciones de datos.

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Sueldo Diario: Sueldo diario asignado para liquidacin.

Infonavit Tipo: Indica el tipo de pago de infonavit. Ya sea por cuota fija, cuota fija diaria o por porcentaje.
Infonavit Valor:
Valor: En caso de que se pague por %, introducir el porcentaje a pagar o la cuota fija.
ISR Tipo: Indica el tipo de pago de ISR. Ya sea por cuota fija, cuota fija diaria o por porcentaje.
ISR Valor:
Valor: En caso de que se pague por %, introducir el porcentaje a pagar o la cuota fija.
IMSS Tipo: Indica el tipo de pago de IMSS. Ya sea por cuota fija, cuota fija diaria o por porcentaje.
IMSS Valor:
Valor: En caso de que se pague por %, introducir el porcentaje a pagar o la cuota fija.

Inventario: Esta ficha nos muestra todos los vales de salida emitidos a un operador en especfico, las cuales
fueron marcadas como prstamos a operadores. Esto nos sirve para llevar un control de equipo prestado a
operadores.
Ficha consultas: Aqu contamos con 2 reportes que nos muestran el vencimiento de licencias, as como el
catlogo completo de operadores.

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Aseguradoras
Id:
d: Folio Auto numrico
Aseguradora: Nombre de la aseguradora
Lada: Numero de rea telefnica
Ext.: Numero de extensin telefnica para
contacto.
Telfono: Nmero telefnico
Telfono 1 800: Nmero gratuito
Agente: Persona que atiende a la empresa.
Radio: Numero de radio o ID Nextel
Messenger: direccin de correo para contacto
en Messenger.
Direccin: Direccin postal de la aseguradora.
Ciudad, Edo: Ciudad y Estado donde se ubica
la empresa.
WebSite: Direccin de sitio Web para consultas.

Clases de Unidades
En este formulario registraran las
clasificaciones de las unidades con las
que cuentan en su empresa.
Ejemplo:
Clase Unidad: Camioneta 3.5 Toneladas
Especificaciones: Camioneta con caja
cerrada
Clase Unidad: Tractocamin
Especificaciones: Tractocamin 5. Rueda para arrastre de remolque

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Remolques
Remolque: Indique el nmero econmico
del remolque. (No use los mismos nmeros
para remolque y para unidades).
Es Dolly: Marcar para indicar que este es
un dolly, o unin para remolques.
Placas: Nmero de placas. (Matricula)
Tipo: Seleccione el tipo de remolque de la
lista.
Marca: Marca Comercial del remolque.
Modelo: Indique si existe modelo.
No. Serie: Nmero de serie del remolque
Cp. Peso: Capacidad de Carga (En Peso)
Cp. Vol.: Capacidad de Volumen a cargar.
Pies Largo: Pies de Largo del remolque.
Aseguradora: Empresa con la
encuentra asegurado el remolque.

que

Seguro Vence: Fecha en la que vence el

contrato de seguro.
Especificaciones: Campo para comentarios o especificaciones sobre el remolque.
Catlogo de remolques:
remolques en este icono podr emitir e imprimir un catlogo de todos sus remolques.
Informacin del registro:
registro Obtendremos los datos de creacin y actualizacin del registro estos datos sern
ingresados en automtico y no se podrn editar.

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Unidades
Nota: los Thermos de las cajas refrigeradas debern ser dados de alta en el catlogos de unidades adems
de los remolques ya que cuentan con un motor que consumen diesel y se les generara su respectivo vale de
combustible por separado para que no afecte los rendimientos de las unidades.
Unidad: Numero econmico de la unidad. (Si maneja
IAVE recuerde que el nmero econmico de la
unidad deber ser idntico en TractoSoft y IAVE
para poder ligar los gastos de cruces a las
unidades.)
Unidad Clase: Clase de Unidad. Del catlogo de
clases.
Ao: Ao de fabricacin.
Es Thermo?: Seleccionar si la unidad es un Thermo.
Marca: Marca manufacturera
Modelo: Modelo de Marca
Placas: Matricula, Placas
No. Serie: Nmero de serie de la unidad.
Motor: Marca del motor
Motor2: Nmero de serie del motor
Operador: Operador asignado a la unidad.
Combustible: Tipo de combustible que usa la unidad.
Tanque Lts: Capacidad de almacenaje de combustible.
Rendimiento: Rendimiento establecido para la unidad.
Capacidad Peso:
Peso: Capacidad de Peso del Equipo
Capacidad
Capacidad Mt3:
Mt3 : Capacidad de carga, Arrastre/Levante
Pies Largo: Medida de longitud.
Centro de Costo:
Costo: Medida
Kms. Mantenimiento:
Mantenimiento: intervalo de Kilmetros para Mantenimiento.
Das Programacin:
Programacin cantidad de Das para Programar Mantenimiento

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Aseguradora: Nombre de la aseguradora

Pliza No: Numero de contrato de pliza de
seguro
Pliza Vence: Fecha en que vence la pliza
No. T. Circ.: Nmero de Tarjeta de Circulacin.
T. Circulacin:
Circulacin Fecha en la que vence la tarjeta
de circulacin
Revista: Fecha de vencimiento de revista
vehicular
Verificacin:
Verificacin

Fecha

de

vencimiento

de

Remolque: Remolque asignado a la unidad.

Dolly:
Dolly : Dolly asignado a la unidad cuando esta
opera como Full.
Remolque 2: Dolly asignado a la unidad cuando
esta opera como Full.
Liga Fotos: En esta seccin podremos incluir hasta 4
fotografas por unidad.
Para incluir las fotografas, es necesario indicar la ruta
donde se encuentran las fotos. Recomendamos que
mantengan las fotografas en el servidor, en una
carpeta con permisos exclusivamente de lectura. De
esta forma, podrn ver las fotografas todos los
usuarios, pero no tendrn la oportunidad de borrar o
hacer modificaciones a la misma. Admite formatos
JPG, y BMP. No importa el tamao.
Para agregar fotos solo siga los siguientes pasos:
1.- Haga click sobre los puntos azules. (.)
2.- Se abrir una ventana, para que indique cual es el
archivo a hacer referencia.
3.- Seleccione el archivo y listo. Esto lo traer de
regreso, e incluir la ruta en el campo.
Para ver la foto, solo haga doble click sobre el campo, y esto abrir la imagen en su visor predeterminado de
imgenes.

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En este mdulo, se capturara la informacin que la

unidad les presenta cada vez que esta es revisada
para lecturas.

Las lecturas puedes ser capturadas manualmente, e incluir informacin importante para su empresa, y
gurdala como historial.
Valor1 al Valor4. Estos campos son para guardar informacin que su empresa indique como requerida para
las lecturas. Estas leyendas las podrs cambiar directamente en la ficha de Utileras , en el formulario de
preferencias, Inventario.
Inventario.
Horas: Indica las horas que la unidad estuvo trabajando. Solo en caso de que desees llevar un control de
horas trabajadas, as como su mantenimiento sea administrado por horas. De otra forma, dejarlo como esta.
Kilometraje: capture el kilometraje que indica la unidad, esto con el fin de actualizar el kilometraje actual en la
unidad.

NOTA: De esta seccin tomara el valor ms reciente para los criterios

criterios de mantenimientos a aplicar.
Las lecturas pueden ser diarias o cada que tenga planeado el encargado de taller.

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Clientes
Folio: Este es un campo auto
numrico
Persona: Tipo de persona fiscal.
Fsica, Moral o Extranjero ya que
esta condicin va ligada a la ley
del IVA para cuestiones de
facturacin.
Razn Social: Nombre fiscal
Calle: Calle y nmero exterior e
interior
Colonia: Zona, o Fraccionamiento
Ciudad: Ciudad
Estado: Estado de la Republica
Cdigo Postal: Numero postal
Oficina Alta: Oficina que dio de
alta a este cliente.
RFC:
RFC: Registro Federal de Contribuyentes. (Identificacin fiscal)
CURP: Clave nica de Registro de Poblacin.
Lada:
Lada Nmero de rea Telefnica
Telfono: Nmero telefnico
Pas:
Pas Pas de residencia en donde se deber sealar si nuestro cliente es extranjero.
Web: Direccin de pgina Web del cliente.
Password
Web: Contrasea para que
nuestro cliente pueda acceder al portal y
consultar informacin en lnea.
Pliza Seguro: Numero de seguro.
Factor Seguro: Factor de seguro a aplicar
en sus documentos.
Estado Crdito:
Crdito Indica estatus crediticio del
cliente si est abierto o cancelado.
Das Crdito: Das de que crdito que se le
ofrecen por default al cliente en las cartas
porte.
Fecha Ingreso: Fecha
registrado.

en

que

fue

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Comentarios: Comentarios sobre el cliente en general.

Das / hora Revisin: Das en que el cliente recibe documentos a revisin.
Das / Horas Pago: Das que el cliente realiza pagos a proveedores.

La Ficha contactos: incluye datos de contacto para este cliente, donde podremos indicar contactos de
departamentos de compras, pagos y trfico, as como tambin asignar un ejecutivo que atienda al cliente.

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La ficha Cuentas, contiene el campo que podr ser usado posteriormente en caso de personalizacin del
sistema, para general plizas para algn sistema contable, o para la referencia.

Esta ficha,
ficha es una de las secciones del
programa que nos permitir manejar tarifas
o convenios por cliente.
Aqu podremos dar de alta (una por una)
los convenios por CLIENTE por ruta, donde
primeramente seleccionaremos la ruta del
viaje a convenir (seleccionado del catlogo
de rutas), adems podremos hacer
comentarios sobre esta ruta, (tales como

indicar condiciones o tiempos de entrega),

tendremos que indicar el tipo de unidad con
la cual se dar el servicio para este viaje,
posteriormente se llenaran los campos de
Flete, Maniobras, Recoleccin Entregas,
Otros. Adems existe un campo llamado C
X Ton. Cuota por Tonelada el cual nos da
la oportunidad de establecer una cuota por
tonelada por ruta, y por tipo de unidad.

Esta informacin la podremos seleccionar posteriormente en la carta porte, al momento de realizar el

documento.

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Rutas
Este catlogo nos permitir dar
de alta nuestras rutas, las
cuales podremos seleccionar
posteriormente en el mdulo de
viajes, y as tambin como en
nuestros convenios con los
clientes.
IdRuta: Este es un campo auto
numrico
Origen: ciudad desde donde
sale el viaje.
Destino: ciudad hacia donde se
dirige el viaje.
Ruta: Es la unin de origen y
destino.
Descripcin: podr servir para identificar la ruta.
Km:
Km: Kilmetros del recorrido.
Sencillo y Full, son datos validos solo para comisin al operador en donde se puede manejar un porcentaje,
una cuota fija y una comisin mixta al combinar una cuota por tonelada con un costo por kilmetro recorrido. El
contenido de default es N/A, porque si es diferente suple la forma de liquidacin del operador por la
determinada en este campo.
Nota: si estos campos se encuentran vacos, en la liquidacin no podr darse en automtico el sueldo del
operador
Reportes:

En esta ficha tendrn la oportunidad de ver las vistas previas de impresin del catlogo completo de rutas.

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Bsquedas

La opcin de bsquedas le
ayuda
a
encontrar
fcilmente registros de los
catlogos
previamente
llenados.
La forma para realizar
bsquedas es la siguiente:
1.- Acceda al formulario
que
contiene
la
informacin que desea.
Para buscar Ejecutivos,
acceda a la bsqueda de
ejecutivos. Para buscar Unidades, acceda a la bsqueda de unidades, as sucesivamente.
Una vez dentro del formulario, puede ver todos los registros del catlogo. De ah usted podr filtrar
informacin introduciendo en el campo que est en la parte superior, el texto que usted desea encontrar.
Tambin puede introducir una pieza de la frase, y le mostrara la informacin que cumple con el criterio
introducido. Le recordamos que para actualizar los datos que se muestran, es necesario presionar el botn de
Buscar que se encuentra en la parte superior derecha o podr sacar un reporte de la informacin requerida
cliqueando en el icono de la impresora y de esa forma podr imprimir el reporte o exportarlo a Excel, Word o
guardarlo como archivo de texto.
Una vez encontrado el registro que busca, puede acceder al registro completo, haciendo un doble click sobre
el registro seleccionado. (No olvide que todo lo que se encuentra en amarillo, con un doble click puede ir a
otro formulario mostrando ms informacin)

En todos los registros de TractoSoft se tendrn los datos de fecha y hora de

creacin y modificacin as como usuario y equipo desde donde se realiz la creacin y/o modificacin.

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Ventas

Como hacer una Carta Porte.

Porte .
Es uno de los formularios donde comienza todo, pues de aqu se generaran datos para futuros mdulos,
consultas y reportes. A continuacin les mostraremos una breve introduccin al mdulo de Carta Porte.

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Oficina: Se elegir de la lista, la oficina que est emitiendo la carta porte. Al seleccionar la oficina del catlogo
de oficinas, esta indicara cual es porcentaje de IVA a aplicar en esta carta porte, adems de indicar si la carta
porte es una remisin, o una carta porte con valor fiscal. (Si es remisin, nos permitir posteriormente
agruparla en una carta porte para hacer un concentrado y presentarla a nuestro cliente)
Folio: Al seleccionar la oficina, esta nos dar el nmero de la ltima carta porte realizada ms 1. Lo que nos
indica cual es la carta porte que sigue, mas no necesariamente tendr que ser ese folio. Lo podrn cambiar
manualmente, y posteriormente seguir con los folios que le continan numricamente.
Ticket: este campo es por decirlo as un comodn en el cual podremos poner un identificador para rastreo de la
carta porte que puede ser un nmero de ticket de una bscula, una orden de embarque de nuestro cliente etc.
Oficina Responsable: Por default nos da la misma oficina que emite la carta porte, y lo que hace es indicar
cul es la oficina que se har responsable de la cobranza de este documento.
Fecha Emisin: Esta es la fecha en que se realiza o documenta la carta porte.
Fecha Remisin: Es la fecha en que presento a revisin la carta porte, y de esta fecha comienzan a contar los
das de crdito. Por default la fecha de Remisin, es la misma que la de emisin. Para cambiar estos
parmetros es necesario ir a la seccin de Preferencias del sistema y ajustarlo a nuestra necesidad.
Cancelar: Nos permite hacer la cancelacin de la carta porte en caso de que se requiera, Nos permite indicar
el motivo de cancelacin, as como indica que ejecutivo cancelo el documento.
Cerrado: esta opcin es un estatus que al momento de seleccionarla nos congela los datos de nuestra carta
porte negndonos efectuar algn cambio posterior a activarlo y a la vez si no est aplicado este estatus no
podremos realizar la impresin de nuestro documento y el mismo no podr ser utilizado para un viaje/informe.
Moneda:
Moneda Puedes seleccionar el tipo de moneda en el que se realizara la carta porte. Por default la opcin es
Nacional.
Tipo de Cambio: En caso de que sea en Dlares, puede indicar el tipo de cambio del da, solo para tenerlo de
referencia.
Identificacin IFE: Esta identificacin es totalmente opcional, y manejada en las Preferencias del sistema.
Sirve para poner los datos del remitente, esto se aplica ms en paquetera, cuando los usuarios de su servicio
se aprovechan y envan substancias ilegales a travs de su lnea de transporte.
Remitente:
Remitente Al seleccionar el remitente del catlogo de clientes, nos traer los datos capturados en el catlogo
de clientes, o si el cliente no se encuentra en la lista, tendremos la opcin de darlo de alta directamente desde
este sitio. (Recuerde que los datos trados para este campo y para Destinatario, pueden ser cambiados por
usted, y no afecta al catlogo de clientes solo se guardan en la carta porte)
Destinatario:
Destinatario seleccionar el destinatario del catlogo de clientes, nos traer los datos capturados en el
catlogo de clientes, o si el cliente no se encuentra en la lista, tendremos la opcin de darlo de alta
directamente desde este sitio.
Cobro: Seleccionamos el tipo de cobro, ya sea Flete Pagado, el cual el cargo se le hace al remitente, Flete
Por Cobrar, donde se le cobra al Destinatario, y Flete por Cobrar al Regreso, donde el cargo se le hace al
Remitente. Al seleccionar una de estas opciones, nos enva al campo Cargo A el cliente que estar pagando
la factura, o bien, podemos seleccionar un tercero de nuestro catlogo de Clientes.

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Cargo A: Este campo es automtico segn se haya seleccionado el tipo de cobro, pero podemos seleccionar
un tercer cliente de nuestra lista quien se quedara con la deuda en el sistema.
Pliza: El campo es para indicar el nmero de pliza de seguro del cliente. Es automtico al seleccionar el
que va a pagar si esta est dada de alta en el catlogo de Clientes.
Valor Declarado: Introducimos el valor de la mercanca a transportar que declara el remitente. Esto nos
servir para aplicar el cargo por seguro. En caso de dejarlo en cero, 0, en la impresin aparecer, Valor No
Declarado. El cargo que har ser el siguiente: Valor Declarado / 1000 y luego lo multiplicara por el factor
seguro aplicado en el catlogo de este cliente. Este resultado se ir al campo SEGURO para su cobro.
Das de Crdito: Das de crdito ofrecidos para esta carta porte. Es un valor predeterminado, trado de los
datos del cliente al cual se le hace el cargo. Es un campo modificable y nos afectara cuentas por cobrar
vencidas.
Cuota x Tonelada: Este campo es un campo de referencia, trado desde el modulo tarifas por cliente.
Calculara la cuota por tonelada por el peso a transportar. El resultado nos dar el flete. (Peso en Kgs. /1000
luego Esas toneladas por la CUOTA POR TONELADA.) El resultado se almacena en el FLETE.
Peso en Kg.: Es campo automtico, ya que es trado por la suma del peso en kilogramos del detalle de carta
porte.

Cantidad: Cantidad de embalaje a transportar.

Embalaje: Tipo de empaque, envoltura, o agrupacin.
Contenido: Declara el remitente que contiene el envo en el cual tenemos dos renglones, el primero es un
campo que podemos seleccionar dado de alta previamente en la base de conceptos ubicada en la pestaa de
Utileras y el otro es un rengln de texto libre en donde podremos escribir el contenido a transportar.
Peso Kg.: Pesos total de producto a transportar.
Mt3: Metros Cbicos a transportar.
Peso Estimado:
Estimado campo automtico que nos indica cunto pesa cada uno de los embalajes.
Cuota X ton individual: cantidad a cobrar por tonelada exclusiva para este contenido (si utilizamos varios
conceptos en una misma carta porte cada concepto podr tener su propio valor para cobro por tonelada)
Flete: Valor del Flete por concepto en carta porte. (Utilizando estos campos con presionar la tecla F2 de
nuestro equipo llevaremos en automtico los costos de flete al campo del mismo.)

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Flete: Aqu se introduce el importe a cobrar por el

servicio de transporte.
Este campo aplica la
retencin si el cliente es persona moral. Puede
meterse
el
importe
manualmente,
o
automticamente, segn se configure, por
convenios, por ruta y por cliente.
Con un doble click, tendremos la opcin de
seleccionar el tipo de cobro que se le har.
Seguro: Es un campo automtico, pues cuando se
introduce el valor declarado, nos trae el importe del
seguro a cobrar segn la tarifa que manejemos con
nuestro cliente.
Carga: Maniobras de carga. Manual o automtico,
segn si se selecciona de un convenio por cliente.

Descarga:
Desca rga: Maniobras de descarga. Manual o automtico, segn si se selecciona de un convenio por cliente.
Recoleccin: Recoleccin de carga. Manual o automtico, segn si se selecciona de un convenio por cliente,
este campo tambin nos genera retencin si el cliente es persona moral ya que la recoleccin se considera
parte del flete.
Repartos: Reparto de carga. Manual o automtico, segn si se selecciona de un convenio por cliente.
Autopistas: En caso de que el cliente solicite el desglose de casetas por separado.
Rastreos: Opcin para empresas que deseen cobrar un importe extra al cliente por el concepto de rastreo de
cartas porte a travs de Internet, utilizando datos del programa en tiempo real.
Doble Operador: Cargo por uso de 2 operadores.
Otros: Este campo es para indicar cualquier otro concepto que uno desee agregar, adems de que la leyenda
Otros es configurable as como el cargo de IVA y Retencin exclusivamente para este concepto.
Comisi Dscto y Otros Dscto: Estos campos son para descontarle la cantidad digitada en los mismos al valor
del flete, nica y exclusivamente para la comisin del operador en la liquidacin, no afecta la carta porte ni la
impresin.

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Operador: Nombre del operador al que se le asigna la carta porte.

Unidad: Unidad a la cual se le asigna la carta porte. Esta unidad puede ser otra que no est registrada en
nuestro catlogo de unidades, con el fin de poder asignar unidades de terceros.
Remolque: Remolque asignado
Dolly: En caso de que sea un full, se puede asignar un Dolly de igual manera.

En caso de que en el catlogo de unidades se le all asignado operador, remolque, dolly y segunda
unidad, al seleccionar el nombre del operador estos datos sern llenados en automtico
permitiendo ser cambiados de forma manual.
Remolque 2: Numero de 2. Remolque en caso de que sea full.
Comentarios: Puede introducir cualquier comentario que desee que este impreso en su carta porte.
Instrucciones: Cualquier instruccin esta no se imprimir en la carta porte, al menos que se solicite.
Documentado Por: Nos indica que ejecutivo fue el que documento la carta porte. No es opcional, y lo trae
automtico al momento de la creacin de la carta porte.
Impreso: Se llena al momento que hacemos click en la impresin directa o vista previa de impresin. Nos
indica la fecha y hora de la impresin del documento.
Ms Opciones de la carta porte

Log: En todos los registros de TractoSoft se tendrn los datos de fecha y hora de creacin y modificacin as
como usuario y equipo desde donde se realiz la creacin y/o modificacin.

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Info: Informacin adicional sobre la carta porte, y documentos relacionados.

Pagos: Nos muestra todos los registros de abonos que se han recibido en relacin al documento que estamos
consultando en este momento.

Control: Podemos guardar informacin adicional sobre la carta porte, donde indicamos fechas y horarios de
movimientos de unidades exclusivos para este documento. Tales datos son fechas de carga, descarga,
movimientos.

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Entregas: Esta seccin es muy importante, pues si llenamos los datos de este formulario, nuestro cliente
podrn consultar a travs de Internet, cual es el estado de su carta porte, tanto las fechas y horas de entrega,
as como persona recibiendo su envi y comentarios.

Valores: Podremos personalizar hasta 4 campos en nuestra carta porte, indicando que son destinados para
alguna informacin que nosotros requerimos almacenar constantemente y que el sistema no cuenta con ese
campo en especial, aqu lo podrn personalizar.

Agrega Remisiones:
Las remisiones son documentos exactamente iguales a las cartas porte, pero sin validez fiscal, podemos
hacer el cambio por carta porte factura o carta porte concentradora en donde con barias remisiones haremos
una factura. Aqu lo que haremos, primeramente, es una carta porte, y una vez que tengamos llenos los
campos requeridos, podremos presionar el botn de Agregar Remisiones, y nos mostrara todas las remisiones
hechas al cliente que le vamos a facturar, y que estn pendientes de relacionar con una carta porte. Esto nos
permitir solo presentarle una carta porte, en vez de un alto nmero de remisiones.
Las remisiones se van a cobranza automticamente, pero cuando se anexan a una carta porte, estas
desaparecen de cobranza, porque ahora la carta porte concentradora, es la que tomara su papel. Aun as, se
tendrn que liquidar las remisiones, pues estn relacionadas con un operador en especfico.

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Convenios por Ruta por Cliente y Cuotas por Tonelada: Seleccionara el tipo de convenio a aplicar, ya sea una
cuota por tonelada, un convenio por ruta o un convenio mixto que nos puede ayudar a cobrar el flete por
Kilmetro recorrido.
Seleccionara la ruta a consultar, as como el tipo de unidad a utilizar en el viaje.
En la seccin de color amarillo, le mostrara todos los convenios establecidos con el cliente que va a ser el
retenedor de la factura, y seleccionara el convenio que requiera, y luego presionara el botn de aplicar, el cual
mandara los valores a la carta porte y se realizara el clculo.

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Para finalizar con la carta porte, se realiza la impresin de la carta porte, ya sea impresin directa, la cual
enva la carta porte a la impresora que tiene predeterminada su computadora en Windows, o seleccionar la
vista previa de impresin, la cual le permitir seleccionar la impresora que tenga configurada en Windows.
Para realizar la impresin se utiliza el motor de impresin que nos permite configurar hasta tres formatos
diferentes de cada de impresin configurados a los formatos pre impresos.

Puede continuar con la captura de documentos, esto haciendo click en el botn de agregar registro, o puede
cerrar la carta porte continuar con otros movimientos.

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Cartas Porte a Revisin:

Este mdulo nos sirve para presentarle a nuestros clientes, las cartas porte para su revisin. Adems de
llevar un control de que cartas porte estn pendientes de presentar a revisin. Ya que si la fecha de revisin
en la carta porte est vaca, no aparecer en el mdulo de cobranza, ya que no tiene una fecha para comenzar
a correr su periodo de crdito para su pago.
Oficina: Seleccionando la oficina que emite el documento.
Folio: El folio que le corresponde a la oficina que documenta el concentrado.
Fecha: Nos indica la fecha en que se realizar el documento
Fecha Recibida: Este campo es muy importante, ya que actualiza la fecha de Remisin a todas las cartas
porte relacionadas a este documento, para que puedan tener una fecha confirmanda. Esta fecha est vaca, y
usted la tendr que llenar cuando ya se le haya entregado al cliente el concentrado.
Documentado por: Ejecutivo que realizo el concentrado.
Cliente: Seleccionado del catlogo de clientes, y al seleccionar al cliente, nos mostrara solo las cartas porte
pendientes de presentarle a este cliente.
Atencin A: Esta dirigido por default a la persona de compras, pero podemos cambiar el campo, y poner
alguna otra informacin.
Encabezado y Pie de Pgina: Son campos con leyendas predeterminadas, ya establecidas en
PREFERENCIAS DEL SISTEMA, y es lo que aparecer en la impresin.
Carta Porte: Le mostrara las cartas porte pendientes de presentar al cliente, y podremos agregarlas
presionando el botn de AGREGAR, o quitarlas de la lista, seleccionndolas de las parte amarilla, y
presionando el botn de REMOVER.

Viaje / Informe

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Los viajes son importantes para el correcto manejo del sistema, cuya funcin es la de concentrar cartas porte
para un viaje, y tambin ser una referencia para depsitos, notas de cargo, combustible, etc. Posteriormente,
se liquidaran los viajes, y no las cartas porte como tal, sino, los valores totales del viaje.

Oficina: Indicamos la oficina que arma el viaje.

Folio: folio del viaje de la oficina seleccionada.
Fecha Emisin: La fecha en la que se llena el documento
Fecha Salida: Fecha en la que sale la unidad al viaje.
Fecha Llegada: Fecha en la que arriba la unidad a su destino final.
Documentado por: Ejecutivo que llena el viaje.
Liquidacin No: campo bloqueado, y nos indica el folio donde se liquid el viaje, o este vaci, si no ha sido
liquidado el viaje.
Comentario: Cualquier comentario que se desee agregar al viaje.
Operador: Nombre del operador asignado para el viaje.
Unidad: Unidad asignada al viaje
Remolque: Remolque asignado a la unidad
Dolly: En caso de que sea un full, puede asignar un dolly. En su defecto, dejarlo vaci.
Remolque2: Indicar el nmero del segundo remolque, o dejarlo vaco en su defecto.

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Cerrado: esta opcin es un estatus que al momento de seleccionarla nos congela los datos de nuestro
Informe/Viaje negndonos efectuar algn cambio posterior a activarlo y a la vez si no est aplicado este
estatus no podremos realizar la impresin de nuestro documento ni podr ser utilizado para una liquidacin.
Cancelar: Nos permite hacer la cancelacin del Viaje/Informe en caso de que se requiera, Nos permite indicar
el motivo de cancelacin, as como indica que ejecutivo cancelo el documento.

Armado de Viaje:
Aqu indicaremos las rutas a manejar en el viaje. Podemos indicar desde una ruta. sea un viaje completo de
punto a punto, en caso de que sea un viaje SIN REPARTOS, podemos indicar un nmero ilimitado de rutas, o
en caso de que sea un viaje consolidado determinar en donde se requiere hacer paradas.
Armado de Viaje
Ruta: Indica la ruta a seguir segn su catlogo de rutas.
Kilometraje: Nos indicara el kilometraje de la ruta.
Tipo: Si es un viaje de vaco, de carga completa o consolidado.
Instrucciones: Cualquier indicacin al operador para esta ruta en especial. Lugares de entrega, condiciones,
etc.
Salida:
Salida : Fecha en la que se retir a ese punto.
Llegada:
Llegada: Fecha en la que llego a ese punto.
Cartas Porte Anexadas:

En esta seccin relacionaremos las cartas porte que realizamos previamente a un viaje. Primeramente dimos
de alta las rutas, y seleccionamos de la lista, (campo ruta) la ruta que tomara la carta porte que vamos a
asignar.

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Carta porte: Aqu nos aparecern las cartas porte que no han sido relacionadas con un viaje siempre y cuando
no sea una carta porte concentradora. Seleccionamos una carta porte de la lista, y presionamos el botn de
agregar.
NOTA: NO OLVIDE ASIGNAR UNA RUTA PREVIAMENTE EN LA SECCIN DE ARMADO DE VIAJE.
Posteriormente seleccionar la ruta en la seccin CARTAS PORTE ANEXADAS. Esta parte es muy importante
y delicada ya que con esta operacin estamos asignando la comisin del operador para su liquidacin.
Una vez anexada la carta porte, el viaje ya est armado y listo para impresin. Donde ya se le asign al
operador su viaje, unidad para ese viaje, y cartas porte. El siguiente paso ser hacerle cargos al viaje, ya sea
por depsitos, notas de cargo o vales de combustible, etc. Al final del viaje, o regreso a base, se podr
liquidar el viaje, con los depsitos realizados a este mismo, as como el pago al operador. Todo esto en
relacin al VIAJE, no a la carta porte.
Consultas:
La seccin de consultas, nos mostrara todos los cargos hechos en relacin al viaje que estamos consultando
en ese momento. Adems de contar con una vista previa de impresin.

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Consultas de Ventas

Las consultas de cartas portes, son una herramienta muy til para consultar informacin en diferentes formas
de una manera muy rpida y sencilla. Las podemos consultar inmediatamente despus de contar ya con
informacin previamente cargada en el mdulo de cartas porte.
La forma de trabajar en las consultas es igual para todas las consultas en este sistema. Simplemente accede
a una consulta, establece el periodo de tiempo que deseas consultar, y en caso de que haya algn otro
parmetro llenarlo. Nos mostrara la informacin en pantalla, la cual podemos acceder a ese registro haciendo
un doble click sobre el registro seleccionado, o acceder al reporte con la vista previa de impresin en donde
recordemos adems de imprimirlo podremos exportarlo a Word Excel y a un archivo .TXT.

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Cobranza

La ficha de cobranza, es una ficha donde podemos consultar la cobranza que existe en ese momento, as
como tambin filtrarla por cliente, por unidad por ejecutivo y por antigedad, consultar cartera vencida y ms
informacin.
Las consultas son automticas, y en algunas hay que seleccionar un criterio para ver la informacin.

La informacin mostrada pantalla, podemos accederla, directamente a sus registros haciendo un doble click
sobre el registro seleccionado, o acceder al reporte con la vista previa de impresin en donde podremos
imprimirlo.

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Abonos

La ficha de abonos, es una ficha donde podemos consultar los abonos que existe en ese momento, as como
tambin consultar movimientos adicionales sobre los mismos, pudiendo hacer consultas de los abonos por un
periodo determinado, por cliente por oficina por unidad o hacer una bsqueda de algn abono especifico
Registro de Abonos:
En este mdulos se registraran los abonos a la carta porte, la cual afectara la cobranza automticamente.
Oficina: Oficina que recibe y registra el
abono
Folio: Folio interno.
Fecha: Fecha de documentacin.
Documentado Por: Ejecutivo
documentando el movimiento.

que

est

Cliente: Razn social del cliente que nos

est realizando el pago.
Comentarios: Cualquier comentario
general sobre el registro del pago.

en

Carta Porte: Nos muestra solo las cartas

porte pendientes de pago del cliente
seleccionado, y nos trae tambin el Importe
pendiente.
Tipo de Pago: Seleccionamos el tipo de
pago que estamos aplicando. Efectivo,
cheque, etc.
Cuenta Bancaria:
Bancaria Seleccionada del catlogo de cuentas bancarias.

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Comentarios: Es requerido indicar un comentario

Cerrado: esta opcin es un estatus que al momento de seleccionarla nos congela los datos de nuestro
documento negndonos efectuar algn cambio posterior a activarlo y a la vez si no est aplicado este estatus
no podremos realizar la impresin de nuestro documento.
Llenando esto y cerrado el documento, podemos agregar el depsito al abono, y una vez registrado ya nos
afectara la cobranza. La carta porte pagada, desaparece de la cobranza automticamente.
Cancelar: Nos permite hacer la cancelacin del documento en caso de que se requiera, Nos permite indicar el
motivo de cancelacin, as como indica que ejecutivo cancelo el documento.
Estado de cuenta
En esta opcin podremos generar un estado de cuenta por cliente, en donde se nos mostrara los movimientos
de carta porte por oficina y abonos a las mismas obteniendo un saldo final del mismo.

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Cargos a Operadores

Esta ficha contiene mdulos para realizar cargos a operadores y sus consultas relacionadas. Estos cargos
sern posteriormente comprobados o aplicados en la liquidacin a operadores.
Depsitos a Operadores
Este mdulo nos permitir registrar todos los depsitos de
dinero realizados a los operadores, ya sea de forma de
Viaje: en este campo se asigna el nmero de viaje/informe para
casarse con los gastos del mismo y que en la liquidacin sea
agregado automticamente el depsito.
Importe: se digita la cantidad a depositar
Tipo: transferencia electrnica, documento o efectivo.
Los campos de comentario, folio de la transferencia y cuenta
bancaria son informativos
Cerrado: esta opcin es un estatus que al momento de seleccionarla nos congela los datos de nuestro
documento negndonos efectuar algn cambio posterior a activarlo y a la vez si no est aplicado este estatus
no podremos realizar la impresin de nuestro recibo ni podr ser utilizado para una liquidacin.
Notas de Cargo a Operadores:
Nos permite realizar cualquier cargo a un operador por diversos conceptos, como adeudos en liquidaciones
anteriores, accidentes, perdida de equipo de trabajo o faltante de mercancas.

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En este caso tambin se utiliza el estatus de cerrado, se puede cancelar y tambin se puede imprimir un
recibo o pagare para ser firmado por el operador.

Cargos de Prestamos e Impuestos a Operadores

Esta pestaa contiene mdulos para realizar prstamos a operadores o cobros de impuestos y las consultas
relacionadas. Estos cargos sern posteriormente comprobados o aplicados en la liquidacin a operadores.

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Prstamos a Operadores:
Registra los prstamos otorgados a los operadores para su futura aplicacin en la liquidacin y llevar un
registro de las fechas en que se debern de cobrar dichos prstamos.
Como en los anteriores documentos lleva una
oficina y un folio nombre del operador e importe.
Concepto: motivo por el cual se realiza el prstamo
al operador
En este caso tambin se utiliza el estatus de
cerrado, se puede cancelar y tambin se puede
imprimir un recibo o pagare para ser firmado por el
operador.
Nota: en el caso de prstamos a operadores no
se relaciona con ninguna liquidacin por tal
motivo al momento de liquidar al operador se
deber revisar la existencia de los prstamos
para liquidarlos.
Es importante resaltar que el pago de estos vales no puede realizarse por parcialidades solamente pago total,
por tal motivo deber conveniarse el pago del mismo con anticipacin y en caso de hacerse en varias
exhibiciones se realizaran, la cantidad de vales necesarios para completar el pago del prstamo.

Impuestos a Operadores:

Este formato es como un prstamo y aplican las

mismas condiciones a las del vale anterior ya que
sirve para cobrarle al operador impuestos que
son pagados por la empresa o patrn, que deben
ser pagados por el operador, como por ejemplo
IMSS o INFONAVIT.

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IAVE

Vales IAVE
Esta seccin nos permitir importar del sistema IAVE, los archivos de los registros los cuales accedemos a
travs de Internet. Esto nos eliminara la captura de todos los registros de forma manual. Adems de que
podremos consultar los gastos por unidades, por Periodo, y as como tambin anexar los gastos a las
liquidaciones para tomar en cuenta los gastos que tenemos y as tener un saldo de operacin ms fidedigno
en las liquidaciones.
Para Importar los datos, es necesario contar con el archivo de IAVE en formato de texto, delimitado por |
Un ejemplo de formato es el siguiente:
CPFI00121580..
CPFI00121580.. | TT -18

| 2011/5/10 | 00:00:43 | FUNDICION 1

| 122.2 |

O bien pueden llenar manualmente los registros IAVE en la seccin de captura.

Nota: para que no exista ningn problema en la relacin de los registros con las unidades es necesario que los
nombres o nmeros econmicos de las mismas coincidan completamente en el sistema IAVE y en TractoSoft.

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Combustible

En esta seccin controlaremos el combustible de nuestras unidades y podremos sacar reportes de gastos por
periodo, unidad y por operador. As como tambin controlar el rendimiento de nuestras unidades.

Precio Mensual de Combustible.

Combustible.
Aqu se registrara el costo del combustible
mensualmente o cada que cambie el costo del
mismo. Esto para que en los vales de combustible
nos indique los costos correctos al momento de
llenar la informacin.
Mes: Numero del Mes que se est registrando.
Ejemplo: 1, Enero. 2, Febrero. 3, Marzo. etc.
Ao: Ao en que se guarda el registro.
Interior / Frontera: Precios del interior del Pas.
Precios de la frontera del pas. (Para diferenciar los
costos)
Diesel: Costo por litro del Diesel
Gas: Costo por litro del Gas LP
Magna: Costo por litro de gasolina Magna.
Premium: Costo por litro de gasolina Premium.

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Vales de Combustible
En este formulario se darn de alta todos los
vales de combustible a las unidades.
Posteriormente podrn ser consultados desde
diferentes formularios.
Folio: Campo Auto numrico
Compra No: Pueden hacer referencia a la
compra en la que se paga este vale.
Folio Estacin: Nmero de folio que entrega la
estacin.
Zona Fronteriza:
Fronteriza Se elige esta opcin si la
carga de combustible es en la zona fronteriza
para que se apliquen los impuestos
correspondientes.
Fecha: Fecha en que se gener el vale.
Documentador: Ejecutivo que realizo el vale.
Operador: Nombre del operador de la unidad.
Operador al que se le entrega el vale.

Informe:
Informe: en este campo se asigna el nmero
de viaje/informe para casarse con los gastos
del mismo y que en la liquidacin sea
agregado automticamente el vale.
Unidad: Unidad a la que se le genera el vale
Kms Unidad: Kilmetros registrados en la
unidad (Kilometraje del odmetro).
Litros: Cantidad de litros a surtir con el vale.
Lts. Abiertos: Cantidad Mxima de litros a
surtir
Costo Litro: Costo del Litro de combustible.
Combustible: Tipo de combustible a surtir.
Estacin: Nombre de la estacin en donde se
surtir el vale.
Proveedor: nombre fiscal de nuestro proveedor
para hacer el conciliado de vales de
combustible, este se dar de alta en el mdulo
de mantenimiento en los catlogos de
proveedores.
Factura: Numero de factura al momento de
conciliar vales de combustible.
IVA: Porcentaje de IVA para ese documento.
Importe: Importe total del vale.

Vales de combustible que imprime TractoSoft.

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LIQUIDACIONES

En este mdulo es donde concluye todo el proceso interno de facturacin, y comprobacin de gastos y como
todos nuestros mdulos tenemos los reportes necesarios para nuestro control adecuado.
Para liquidar a un operador ingresaremos a una nueva liquidacin.

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Documentado Por: Nos indica que ejecutivo fue el que documento la carta porte. No es opcional, y lo trae
automtico al momento de la creacin de la carta porte.
% IVA: Indica el porcentaje correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.
Elaboracin:
Elaboracin: Nos indica la fecha en la que fue elaborada nuestra liquidacin.
Liquidacin: es el nmero asignado a nuestra liquidacin. (Campo auto numrico)
Operador: Nombre del operador al que se liquidara.
Unidad: Unidad asignada a el operador a liquidar.
Desde:
Desde : Se elegir la fecha de inicio del o los viajes a liquidar
Hasta:
Hasta : Fecha de trmino del ltimo viaje a liquidar.
Kms. Iniciales:
Iniciales: Se digitara el kilometraje de la unidad al momento de iniciar el primer recorrido.
Kms. Finales:
Finales : Se digitara el kilometraje al momento de terminar el ltimo recorrido de la unidad.
Kms. Recorridos:
Recorridos Es la cantidad de kilmetros que recorri la unidad.
Kms. Cargado y Kms. Vaco:
Vaco Son la cantidad de kilmetros que recorri la unidad con carga o vaco, segn el
armado de viaje y las rutas.
% Operador: nos indica el porcentaje del flete que corresponde al operador de comisin, segn lo capturado
en el catlogo de operadores.
Cerrado: esta opcin es un estatus que al momento de seleccionarla nos congela los datos de nuestro
documento negndonos efectuar algn cambio posterior a activarlo y a la vez si no est aplicado este estatus
no podremos realizar la impresin de nuestro reporte de liquidacin.
Cancelar: Nos permite hacer la cancelacin del documento en caso de que se requiera,

INGRESOS:
En esta parte debemos oprimir el botn Relacin de Viajes para acceder a los viajes del operador a liquidar

Informe Agregar: en esta pestaa se desplegaran los informes pendientes de liquidar del operador al que se
va a liquidar y seleccionndolos los podremos Agregar. Podemos agregar la cantidad de informes que se
requieran liquidar del mismo operador. Terminado esto serramos el cuadro de informes a liquidar con la X de
la esquina superior derecha en donde nos desplegara el siguiente mensaje.

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Seleccionamos S y nos desplegara los menus

correspondientes a los valesque se liquidaran.

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En estos mens se agregaran de forma automtica los vales a los que se le agrego el folio del viaje/ informe y
los dems casos se podrn agregar siempre y cuando estn vinculados los vales con el operador y/o la
unidad.
Estas cantidades se mostraran en la parte de gastos con vales.
En el caso de IAVE se oprimira el boton de traer
Registros por periodo el cual nosva aagregar todos
los registros IAVE correspondientes a la fecha de
duracion de este viaje a liquidar y que
correspondana la unidad a liquidar, previamente
capturados
estos datos en la caratula de la
liquidacion.

Ir a Pagina 2
Con este icono continuamos con nuestra liquidacion.

Rendimiento de Combustible: nos da un resumen del rendimiento del combustible, basado en los litros de
combustible tomados de los vales y de combustible en efectivo y los kilmetros recorridos por la unidad y
haciendo un comparativo con el rendimiento establecido en el catlogo de la unidad determina si se le debe
cobrar al operador alguna cantidad por diferencia de combustible.

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Combustible de Termo:
Termo : para poder separar el combustible utilizado por el termo o unidad refrigerada,
debemos de alta las unidades refrigeradas en el catlogo de Unidades y activar la casilla es termo? En el vale
de combustible este como unidad y seleccionarla en el recuadro de termo. Por ltimo oprimir el botn
Actualiza Valores del Termo y as separara los consumos de combustible de la unidad y el termo.
Comprobacin de Vales:

En esta seccion solamente se

capturan los totales de los gastos
comprobados o reconocidos a los
operadores hechos con los depositos
que se le realizaron.
En el caso del combustible es muy
importanta que aparte de los costos
sea capturado el campo de litros ya
que estos afectan el rendimiento de
la unidad y/o el termo.

Resultado de operador:
operador:
Esta es la parte en donde se termina de calcular el
sueldo neto de un operador calculado en base a su
sueldo su comprobacin de depsitos, si tiene cargo por
diferencia de combustible y cobros por INFONAVIT, ISR
O IMSS y en donde dependiendo de las polticas de
liquidaciones tambin se le puede asignar un Bono al
operador dndonos de manera automtica todo el
clculo de su liquidacin por ese o esos viajes.
En el icono nombrado recibo 1 se puede imprimir el
recibo de impuestos correspondientes al IMSS, ISR E
INFONAVIT.

Por Ultimo y para poder tener un saldo de operacin ms real, se pueden agregar los gastos generados a la
unidad por medio de los vales de salida.

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Teniendo ya todos los datos se actualizan resultados y nos genera el resumen de la liquidacin, que nos dice
cuales fueron nuestros ingresos de este viaje, egresos y finalmente cuanto nos que do de saldo de operacin
en Pesos y en porcentaje, por ultimo debemos aplicar el estatus de cerrado para poder hacer las impresiones
de los reportes y el recibo de nmina del operador, concluyendo as con el proceso Administrativo de un Viaje.

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Utileras

Oficinas
En esta parte daremos de alta las oficinas
responsables de Facturas o Remisiones
las cuales quedaran definidas por una o
dos letras y tambin en caso de tener
sucursales se darn de alta aqu.
Ciudad estado es importante ya que es de
aqu de donde toma los datos para la
impresin de la factura
Determinar si esta oficina factura o
remisin, tomando en cuenta la moneda a
utilizar y los porcentajes de impuestos y
retenciones.

Informacin del Registro: En todos

los registros de TractoSoft se
tendrn los datos de fecha y hora
de creacin y modificacin as
como usuario y equipo desde
donde se realiz la creacin y/o
modificacin.

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Nota:
Nota
En esta pestaa debemos llenar la informacin
si y solo si es una sucursal y la informacin es
diferente a la que se llen en las preferencias.

Estos campos son de control y son ligados a la

base de datos de facturacin digital cuando
esta se est usando y es en donde se indica el
control de la oficina sobre la programacin de
la factura digital para su creacin por medio del
CFDpro.

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Preferencias del sistema

Aqu ingresaremos informacin que ser usada posteriormente en todo el ambiente del sistema. Son datos de
registro, as como preferencias en el uso, generalmente datos Fiscales.

General
Empresa: Nombre de la empresa que usa el sistema
Calle: Nombre de la calle donde se ubica la empresa.
No.
No. Exterior:
Exterior Nmero oficial del Predio No Interior:
Interior En caso de Existir.
Colonia: Nombre de la colonia o Zona donde se ubica la empresa.
Ciudad: Ciudad o Municipio donde se ubica la empresa.
Estado: Seleccione el Estado.
Cdigo Postal: Numero de Cdigo Postal
WebSite: Direccin de pgina Web de la empresa.
Lada: Numero de rea telefnica.
Telfono: Nmero Telefnico
Telefono2: Segundo Nmero Telefnico Opcional
R.F.C:
R.F.C: Registro Federal de Contribuyentes.
% de Manejo:
Manejo : Porcentaje en caso de cobro de seguro.
Ruta Exportacin: Direccin que se usa por default para algunas operaciones del sistema, tales como exportar
informacin.
Editar folios: esta opcin nos habilita la edicin de folios en cartas porte.

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operador:
rador: esta opcin nos habilita las casillas
Aplicar Descuento al flete al clculo de comisin de ope
correspondientes a descuento aplicable al flete nicamente para el clculo de comisiones al operador cuando
a este se le paga conforme a un porcentaje del flete y se paga alguna comisin por flete conseguido.
Manejo
Manejo Fecha de Reportes:
Reportes Configura las fechas en los reportes 1 te da la fecha en automtico del da 1 del
mes al da actual. 2 maneja la fechas del 1 del ao al da actual.

Carta porte
En esta parte de las preferencias se configuran las opciones de la carta porte y algunas etiquetas
de recuadros de informacin de las mismas y del motor de impresin con el que podemos
configurar los formatos de impresin de las cartas porte.

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Inventario

Tipo de Inventario: Esto nos sirve para traer a las compras y a los vales de salida, el costo del producto. Ya
sea ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS, -o- PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS, -oCOSTO PROMEDIO.
Valores de etiquetas en lecturas de unidades:
unidades En esta parte podemos determinar los valores que tomaremos
en cuenta para el llenado de las bitcoras de mantenimiento en lecturas de los catlogos de unidades.
Costos de mantenimiento:
mantenimiento: en esta opcin configuramos si los costos de mano de obra son fijos por servicio o
si el sueldo del mecnico se divide en 8 Hrs. y se asigna segn el tiempo de reparacin.
Compra valida Fac/remisin: esta opcin permite validar que en las compras no podamos duplicar un nmero
de factura o remisin de alguno de nuestros proveedores.
Existencias
Existencias Valida Existencias: esta opcin aplicndola no es permitido elaborar vale de salida si no hay
existencias.
Control de centros de costos:
costos Habilita el manejo de centros de costo en unidades, requisiciones, rdenes de
compra y Compras
Alertas de almacn,
almacn, Mostrar alertas de almacn: esta opcin nos habilita las alertas de mnimos cuando
usuarios asignados entran al sistema.
Usuarios: aqu se dan de alta los usuarios ya registrados que se les reflejara las alertas de mnimos. (Estos
debern ser digitados y separados con comas en caso de configurar ms de uno)

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Requisiciones
Requisiciones de Compras
Usuario de primera Validacin:
Validacin Aqu se dan de alta los usuarios ya registrados que podrn autorizar las
requisiciones. (Estos debern ser digitados y separados con comas en caso de configurar ms de uno)
Monto de Segunda Validacin:
Validacin En este espacio se determinara el monto a partir del cual ser necesario una
segunda Validacin o Autorizacin.
Usuario de segunda Validacin:
Validacin Cuando se requiera una segunda autorizacin, aqu se dan de alta los
usuarios ya registrados que podrn autorizar las requisiciones que sobrepasen el monto previamente
establecido. (Estos debern ser digitados y separados con comas en caso de configurar ms de uno)
Vales de combustible
Vale salida de combustible
combustible:
ible Este Casillero deber estar activado para poder emitir vales de combustible en
caso de tener Autoconsumo de combustible ya que el Diesel se controlara desde un almacn como un
producto.
Almacn:
Almacn Numero de almacn en el que se encuentra el Diesel.
Producto:
Producto Nombre con el que se dio de alta el Diesel en el almacn.
Afectar Lecturas de Unidad:
Unidad Este casillero nos habilita que cuando generamos un vale de combustible el
kilometraje actual de la unidad que alimentamos en el vale nos genere en automtico un registro en las
lecturas registradas de nuestra unidad el cual aparte de llevarnos un record de los kilometrajes nos sirve para
detonarnos los mantenimientos programados.
Invertir Clculo de Horas:
Horas cuando utilizamos en el uso de las unidades Horas en lugar de Km. La medicin es
de Horas por litro, esta opcin nos invierte la medicin a Litros por Hora.

Liquidacin
% Descuento Casetas y
Federales:
Federales Porcentaje que le
ser descontado al operador
de Casetas y Federales.
Diesel
en
Thermos
Liquidacin: Esta otra opcin
nos habilita en la liquidacin
la
separacin
del
combustible utilizado por las
unidades refrigeradas para
que
no
afecten
el
rendimiento de las unidades
principales.
Editar
IMSS,
ISR
e
INFONAVIT: esta opcin nos
INFONAVIT
permite
editar
en
la
liquidacin directamente los
valores de estos impuestos.
Editar Rendimiento:
Rendimiento Habilita
la
opcin
de
editar
directamente el rendimiento
de la unidad directamente en
la liquidacin.
Llevar fecha de descarga:
descarga nos muestra la fecha de descarga en la liquidacin.

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Seguridad
Seguridad
Iniciar Sesin y/o Cambio de
Usuario: Este mdulo sirve para
cambiar de usuario en el sistema.
Esto en caso de que se requiera
segn los permisos
Cambiar Clave: Introducir el
nombre usuario que desea cambiar
clave. Posteriormente, introduzca la
clave actual, y finalmente la nueva
clave.
Asignar Permisos: Aqu modificaras
o asignaras permisos a cada uno de
los usuarios, o a grupos de
usuarios. Solo selecciona el tipo, ya
sea USUARIO, o GRUPO, a que le
dar permiso.
Posteriormente
seleccionar el nombre del usuario.
Luego le mostrara todas las
pantallas del sistema, y usted podr elegir los formularios a los cuales podr acceder, as como que tipos de
acceso.
Grupos: Podr crear grupos, para asignar permisos a grupos de usuarios completamente. No recomendamos
usar permisos por grupos, sino permisos por usuario en especfico.
Usuarios: Aqu crearas los usuarios del sistema, para el control de permisos. Solo hay que introducir el
nombre el nuevo usuario, e incluir una contrasea. (Especificar Minsculas y Minsculas)

Utileras
Conexin de bases de datos: Es donde
podremos indicar al programa a que equipo
conectarse, y con qu clave. Por default, la
base de datos se llama TractoSoft
Manejo de Base de Datos: Es un mdulo muy
importante para el sistema, ya que aqu podr
tener acceso a programar dentro del sistema.
Tendr la opcin de Respaldar la Base de
Datos, Dar mantenimiento al sistema, ver
informacin de conexin, as como enviar
comandos SQL a la base de datos.
Imagen de fondo:
fondo: en este icono nos permite el
cambio del fondo de TractoSoft imagen de
1024X768 pixeles.

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Factura Digital (CFD)

Este es nuestro panel de configuracin para facturacin electrnica, para poder utilizarlo debemos
instalar previamente el modulo CFDpro con su Base de Datos correspondiente para la generacin
de Comprobantes Fiscales Digitales. Actualmente TractoSoft trabaja en los dos esquemas
electrnicos actuales. 2010 Medios propios CFD y 2011 Por medio de un PAC (Proveedor
Autorizado de Certificacin) CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
Nota: Por medio de TractoSoft puedes emitir tu facturacin por todos los esquemas actualmente
permitidos por el SAT.
CFD
CFDI
CBB (medios propios y/o pre impresos)
Facturas pre impresas por Impresores autorizados antes del 31 de Dic 2010
Carta Porte Remisin sin validez fiscal.

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Mantenimiento

Mostrar alertas de mantenimiento:

mantenimiento Cuando tenemos programados mantenimientos y estos ya estn
en tiempo de realizarse activando las alertas de mantenimiento estas se mostraran a los usuarios
configurados en esta seccin.
Usuarios de alerta de mantenimiento:
mantenimiento : aqu se dan de alta los usuarios ya registrados que se les reflejara las
alertas de mantenimiento. (Estos debern ser digitados y separados con comas en caso de configurar ms de
uno)
Servicio
Activa auto programacin:
programacin en esta opcin activamos la auto programacin de un servicio previamente
configurado, vasado en el principio que todas las unidades debern tener este servicio programado.

Servicio:
Servicio Aqu elegimos el servicio que se utilizara en la auto programacin.

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Estados

En este formulario se registraran los Estados (Delimitaciones Geogrficas) del pas. (Estados de la Republica)
Estos se usaran posteriormente en algunos catlogos relacionados.
Cuando se tienen clientes de otros pases es aqu en donde se debern dar de alta los estados de los mismos.

Conceptos

En este formulario daremos de alta la base de conceptos que utilizaremos en el contenido de

nuestras cartas porte.

Estado Sobre WAN

Este mdulo es una utilera que nos permite conocer informacin de nuestro equipo sobre la red en Internet, o
IP publica que estamos utilizando.
Nos muestra:
Direccin IP. Esta direccin es la direccin de nuestra empresa en Internet. Esto nos servir para conocer la
direccin a la que nos conectaremos en caso de hacer a travs de Internet

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Estado Local

Aqu veremos informacin de nuestra red local.

Nombre de Equipo:
Direccin IP del Equipo:
Direccin de la puerta de Enlace:
Computadoras en el grupo de trabajo:

Esta informacin es muy importante para el uso del sistema, y aunque lo puede consultar desde su equipo en
diferentes formas, pero le ofrecemos toda esta informacin en una sola pantalla.

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Mdulo de Mantenimiento

Mdulos Incluidos en el sistema TractoSoft.

TractoSoft. (Seccin de Mantenimiento)
1.- Catlogos
Ficha que contiene los catlogos a usar en ese sistema. Es muy importante contar con los
catlogos formados, previamente a comenzar a llenar formularios.

2.- Bsquedas
La forma ms fcil de buscar y editar la informacin de nuestros catlogos.

3.- Servicio
Este mdulo nos permite realizar las ordenes de servicio y programar los servicios
preventivos de nuestras unidades as como dar de alta las secciones y tipos de servicios que
les daremos a nuestras unidades.

4.- Consultas
En este mdulo podremos generar los reportes necesarios del mantenimiento, gastos de las
unidades y hasta comparativos de las mismas.

5.5.- Requisiciones
Este mdulo nos permitir realizar un comparativo de opciones y costos entre hasta 3
proveedores para la compra de productos y refacciones, pasando por autorizaciones previas
de las compras.

6.- Compras
Modulo en el cual manejamos las rdenes de compra y las compras directas que nos
afectaran el inventario de nuestro(s) almacenes y daremos de alta nuestro catlogo de
productos.

7.- Inventario
Aqu levamos el control de nuestro(s) almacn en base a las entradas y salidas de
productos.

8.- Pagos
Nos ayuda a llevar el control de cuentas por pagar hacia nuestros proveedores.

9.- Reportes
Podemos emitir Reportes de vencimientos de licencias de los operadores y Plizas de
seguros de las unidades y remolques.

10.
10.- Combustible
Este mdulo nos ayuda a llevar el control del combustible con las unidades y los
proveedores, con la conciliacin de vales de combustible.

11.
11.- Llantas
Modulo en el cual llevaremos el control total de las llantas en almacn y en las unidades.

12.
12.- Utileras
Aqu configuramos todas las opciones de nuestro sistema.

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Catlogos:

En este mdulo se comparten catlogos con el mdulo de administracin solamente se agregan Mecnicos,
Proveedores y Almacenes.

NOTA IMPORTANTE: Recuerde que accediendo desde los botones en la ficha catlogos, solo podr dar de
alta registros . No podr eliminar, modificar, o acceder a ellos. Para consultarlos en forma seguida, puede
acceder a ellos solo a travs de la barra de mens o la pestaa de las bsquedas.

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Ejecutivos
Ejecutivo No.:
No.: Este campo es auto numrico
no debe de ser llenado.
Password: Este ser la contrasea con la
que accedan al sistema para registrar todos
los movimientos realizados por este mismo
ejecutivo utilizado como firma digital. (Por
default la clave es: 123)
Nombre: Introduzca el nombre completo del
ejecutivo, o usuario del sistema.
Departamento: Departamento, Seccin, o
rea de Trabajo a la que pertenece el
ejecutivo.
Calle: Calle y Numero de la direccin.
Colonia: Colonia, Fraccionamiento, o Zona.
Ciudad: Ciudad donde radica el empleado.
Estado: Estado de la Republica (Pas)
Fecha Ingreso: Fecha en la que ingreso a laborar
Radio: Numero de Radio o ID de Nextel para su contacto.
Correo: Direccin de Correo electrnico.
Messenger: Direccin de correo Messenger.
Comentarios: Comentarios sobre el ejecutivo.

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RFC: Registro Federal de Contribuyentes.

(Registro Fiscal)
CURP: Clave nica del Registro de Poblacin.
Lada: Numero de rea Local (Telefnica)
Telfono: Nmero Telefnico
Celular: Nmero de Telfono Celular
Cesado: Ya no labora en la empresa Si/No
Fecha Cese: Fecha en la que dejo de prestar
sus servicios en la empresa.

Fotografa: En esta ficha se indica la ruta donde

est ubicado el archivo que contiene la fotografa
del ejecutivo.
Para indicar la ruta, solo tiene que presionar el
botn que dice Fotografa, Este le permitir
seleccionar la ruta y el archivo especifico.
Como indica en el formulario, se recomienda un
tamao de la foto de 170 x 165 Pxeles. En
formato BMP, o JPG

Consultas: Esta es una impresin del catlogo. (Vea tambin exportar a Word y Excel).

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Operadores
Id Operador: Campo auto numrico.
Nivel: Tipo o Clasificacin del Operador. (Dado de
alta directamente en este campo. Ejemplo:
Operador de Tracto, Camioneta, etc.
Nombre: Nombre completo del operador.
Apodo: Apodo o Alias como se le conoce al
operador.
Calle: Nombre de la calle y numero
Colonia: Nombre
fraccionamiento.

de

la

colonia,

zona,

Ciudad: Ciudad donde radica el operador.

Estado: Estado donde radica el operador.
Cdigo Postal: Numero de cdigo postal
RFC: Registro Fiscal
(Identificacin Fiscal)

de

Contribuyentes.

CURP: Clave nica de Registro de Poblacin

(Identificacin Fiscal).
Fecha Ingreso: Fecha en la que comenz a laborar el operador.
Celular: Numero Telfono de Celular
Radio: Numero de identificador de Radio o Nextel
Licencia No: Nmero de Licencia
Licencia Vence:
Vence Fecha de vencimiento de la licencia del operador.

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Limite Depsitos: Limite de Cantidad a Depositar para

gastos.
Cuenta Deposito:
Deposito Nmero de cuenta, Banco, y CLABE
para depsitos, y/o transferencias.
Lada: Numero de rea telefnica
Telfono: Nmero telefnico de casa para contactarlo
IMSS: Numero del Instituto Mexicano del Seguro Social
Fotografa: En esta ficha se indica la ruta donde est
ubicado el archivo que contiene la fotografa del
operador.
Para indicar la ruta, solo tiene que presionar el botn
que dice Fotografa, Este le permitir seleccionar la
ruta y el archivo especifico.
Como indica en el formulario, se recomienda un
tamao de la foto de 170 x 165 Pxeles. En formato
BMP, o JPG

Comentarios: Campo para comentarios sobre el

operador.
Tipo de Sangre: Tipo de Sangre del operador
Fecha Nacimiento: Fecha de Nacimiento del Operador.
Alergias: Sustancias a las que es alrgico el operador.
Urgencias Contacto: Nombre de la persona a contactar
en caso de urgencia relacionada con el operador.
(Familiares)
Urgencias
Telfono: Nmero
telefnico para
comunicarse en caso de urgencias relacionadas con el
operador.
Cancelado: Marcar en caso de que el operador ya no
se encuentre activo.
Fecha Terminacin: Fecha en la que termino de
laborar en la empresa.
% sobre el Flete: Porcentaje de comisin que recibe
sobre el flete trasladado.
Cuenta Contable: Nmero de cuenta contable para posibles exportaciones de datos.

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Sueldo Diario: Sueldo diario asignado para liquidacin.

Infonavit Tipo: Indica el tipo de pago de infonavit. Ya sea por cuota fija, cuota fija diaria o por porcentaje.
Infonavit Valor:
Valor: En caso de que se pague por %, introducir el porcentaje a pagar o la cuota fija.
ISR Tipo: Indica el tipo de pago de ISR. Ya sea por cuota fija, cuota fija diaria o por porcentaje.
ISR Valor:
Valor: En caso de que se pague por %, introducir el porcentaje a pagar o la cuota fija.
IMSS Tipo: Indica el tipo de pago de IMSS. Ya sea por cuota fija, cuota fija diaria o por porcentaje.
IMSS Valor:
Valor: En caso de que se pague por %, introducir el porcentaje a pagar o la cuota fija.

Inventario: Esta ficha nos muestra todos los vales de salida emitidos a un operador en especfico, las cuales
fueron marcadas como prstamos a operadores. Esto nos sirve para llevar un control de equipo prestado a
operadores.
Ficha consultas: Aqu contamos con 2 reportes que nos muestran el vencimiento de licencias, as como el
catlogo completo de operadores.

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Aseguradoras
Id:
d: Folio Auto numrico
Aseguradora: Nombre de la aseguradora
Lada: Numero de rea telefnica
Ext.: Numero de extensin telefnica para
contacto.
Telfono: Nmero telefnico
Telfono 1 800: Nmero gratuito
Agente: Persona que atiende a la empresa.
Radio: Numero de radio o ID Nextel
Messenger: direccin de correo para contacto
en Messenger.
Direccin: Direccin postal de la aseguradora.
Ciudad, Edo: Ciudad y Estado donde se ubica
la empresa.
WebSite: Direccin de sitio Web para consultas.

Clases de Unidades
En este formulario registraran las
clasificaciones de las unidades con las
que cuentan en su empresa.
Ejemplo:
Clase Unidad: Camioneta 3.5 Toneladas
Especificaciones: Camioneta con caja
cerrada
Clase Unidad: Tractocamin
Especificaciones: Tractocamin 5. Rueda para arrastre de remolque

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Remolques
Remolque: Indique el nmero econmico
del remolque. (No use los mismos nmeros
para remolque y para unidades).
Es Dolly: Marcar para indicar que este es
un dolly, o unin para remolques.
Placas: Nmero de placas. (Matricula)
Tipo: Seleccione el tipo de remolque de la
lista.
Marca: Marca Comercial del remolque.
Modelo: Indique si existe modelo.
No. Serie: Nmero de serie del remolque
Cp. Peso: Capacidad de Carga (En Peso)
Cp. Vol.: Capacidad de Volumen a cargar.
Pies Largo: Pies de Largo del remolque.
Aseguradora: Empresa con la
encuentra asegurado el remolque.

que

Seguro Vence: Fecha en la que vence el

contrato de seguro.
Especificaciones: Campo para comentarios o especificaciones sobre el remolque.
Catlogo de remolques:
remolques en este icono podr emitir e imprimir un catlogo de todos sus remolques.
Informacin del registro:
registro Obtendremos los datos de creacin y actualizacin del registro estos datos sern
ingresados en automtico y no se podrn editar.

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Unidades
Nota: los Thermos de las cajas refrigeradas debern ser dados de alta en el catlogos de unidades adems
de los remolques ya que cuentan con un motor que consumen diesel y se les generara su respectivo vale de
combustible por separado para que no afecte los rendimientos de las unidades.
Unidad: Numero econmico de la unidad. (Si maneja
IAVE recuerde que el nmero econmico de la
unidad deber ser idntico en TractoSoft y IAVE
para poder ligar los gastos de cruces a las
unidades.)
Unidad Clase: Clase de Unidad. Del catlogo de
clases.
Ao: Ao de fabricacin.
Es Thermo?: Seleccionar si la unidad es un Thermo.
Marca: Marca manufacturera
Modelo: Modelo de Marca
Placas: Matricula, Placas
No. Serie: Nmero de serie de la unidad.
Motor: Marca del motor
Motor2: Nmero de serie del motor
Operador: Operador asignado a la unidad.
Combustible: Tipo de combustible que usa la unidad.
Tanque Lts: Capacidad de almacenaje de combustible.
Rendimiento: Rendimiento establecido para la unidad.
Capacidad Peso:
Peso: Capacidad de Peso del Equipo
Capacidad
Capacidad Mt3:
Mt3 : Capacidad de carga, Arrastre/Levante
Pies Largo: Medida de longitud.
Centro de Costo:
Costo: Medida
Kms. Mantenimiento:
Mantenimiento: intervalo de Kilmetros para Mantenimiento.
Das Programacin:
Programacin cantidad de Das para Programar Mantenimiento

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Aseguradora: Nombre de la aseguradora

Pliza No: Numero de contrato de pliza de
seguro
Pliza Vence: Fecha en que vence la pliza
No. T. Circ.: Nmero de Tarjeta de Circulacin.
T. Circulacin:
Circulacin Fecha en la que vence la tarjeta
de circulacin
Revista: Fecha de vencimiento de revista
vehicular
Verificacin:
Verificacin

Fecha

de

vencimiento

de

Remolque: Remolque asignado a la unidad.

Dolly: Dolly asignado a la unidad cuando esta
opera como Full.
Remolque 2: Dolly asignado a la unidad cuando
esta opera como Full.
Liga Fotos: En esta seccin podremos incluir hasta 4
fotografas por unidad.
Para incluir las fotografas, es necesario indicar la ruta
donde se encuentran las fotos. Recomendamos que
mantengan las fotografas en el servidor, en una
carpeta con permisos exclusivamente de lectura. De
esta forma, podrn ver las fotografas todos los
usuarios, pero no tendrn la oportunidad de borrar o
hacer modificaciones a la misma. Admite formatos
JPG, y BMP. No importa el tamao.
Para agregar fotos solo siga los siguientes pasos:
1.- Haga click sobre los puntos azules. (.)
2.- Se abrir una ventana, para que indique cual es el
archivo a hacer referencia.
3.- Seleccione el archivo y listo. Esto lo traer de
regreso, e incluir la ruta en el campo.
Para ver la foto, solo haga doble click sobre el campo, y esto abrir la imagen en su visor predeterminado de
imgenes.

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En este mdulo, se capturara la informacin que la

unidad les presenta cada vez que esta es revisada
para lecturas.

Las lecturas puedes ser capturadas manualmente, e incluir informacin importante para su empresa, y
gurdala como historial.
Valor1 al Valor4. Estos campos son para guardar informacin que su empresa indique como requerida para
las lecturas. Estas leyendas las podrs cambiar directamente en la ficha de Utileras , en el formulario de
preferencias, Inventario.
Inventario.
Horas: Indica las horas que la unidad estuvo trabajando. Solo en caso de que desees llevar un control de
horas trabajadas, as como su mantenimiento sea administrado por horas. De otra forma, dejarlo como esta.
Kilometraje: capture el kilometraje que indica la unidad, esto con el fin de actualizar el kilometraje actual en la
unidad.

NOTA: De esta seccin tomara el valor ms reciente para los criterios de mantenimientos a aplicar.
Las lecturas pueden ser diarias o cada que tenga planeado el encargado de taller.

Almacenes:
Este icono nos genera la cantidad de almacenes que requiramos, ya
sea para separar mercncias o almacenes fisicos diferrentes.
Nombre: el nombre del almacn.
Responsable: Nombre del responsable de este almacn.

Direccin: Domicilio del almacn.

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Mecnicos

Id Mecnico:
Mecnico: Campo auto numrico.
Nombre: Nombre completo del mecnico.
Apodo: Apodo o Alias como se le conoce al
mecnico.
Calle: Nombre de la calle y numero
Colonia: Nombre de la colonia, zona, o
fraccionamiento.
Ciudad: Ciudad donde radica el mecnico.
Estado: Estado donde radica el mecnico.
Telfono:
Telfono : Nmero de telfono en donde se le
pueda localizar.
Sueldo Diario:
Diario: sueldo que se le paga al da.
Fecha Ingreso: Fecha en la que comenz a
laborar el mecnico.
Responsable:
Responsable Esta opcin se habilita para que en la orden se servicio, en el campo de responsable de recibir
la unidad podamos seleccionar a este mecnico.

Ficha consultas: Aqu contamos con los reportes que

nos muestra el catlogo completo de mecnicos, as
como podemos utilizar una ruta para fotografas de
los mecnicos.

Inventario: Esta ficha nos muestra todos los vales de

salida emitidos a un mecnico en especfico, las
cuales fueron marcadas como prstamos a
mecnicos. Esto nos sirve para llevar un control de
equipo y herramienta prestado a mecnicos.

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Proveedores
Proveedor: Folio auto numrico
Nombre: Nombre o Razn Social del
Proveedor.
Direccin: Domicilio del Proveedor.
Ciudad, Edo.: Ciudad y Estado donde se
encuentra el proveedor.
Lada: Numero de rea telefnica
Telfono: Nmero telefnico
Radio: Numero de radio
Fax: Nmero telefnico de fax
Das Crdito: Das de crdito que ofrece
este proveedor.
Cta. CLABE Banco: Clave interbancaria.
(Para transferencias)
Cta. Bancaria
depsitos.

Banco:
Banco

Cuenta

para

Cuenta Contable: Nmero de cuenta para propsitos de contabilidad

Tipo:
Tipo: Se elige entre gasolinera y proveedor normal

Contacto: Persona que nos atiende

Telfono 2:
2 Segundo nmero telefnico
Web: Direccin de sitio Web.
Correo: Direccin de correo electrnico
Messenger:
Messenger.

Direccin

de

correo

para

Fecha Ingreso: Fecha en que se iniciaron

tratos.
Lnea Producto:
Producto Opcin para elegir la lnea de
productos que nos surte este proveedor.
rdenes de compra:
compra : estos datos nos sirven
para el comparativo en las requisiciones.
Condiciones:
Condiciones Condiciones de compra
Tiempo de entrega
entrega:
ga Tiempo que se lleva de la orden a la entrega.
Entrega: A domicilio o recoger con proveedor.
Distancia:
Distancia Km. De distancia con el proveedor.

Consultas: icono para poder imprimir catlogo completo de Proveedores.

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BUSQUEDAS

La opcin de bsquedas le
ayuda
a
encontrar
fcilmente registros de los
catlogos
previamente
llenados.
La forma para realizar
bsquedas es la siguiente:
1.- Acceda al formulario
que
contiene
la
informacin que desea.
Para buscar Ejecutivos,
acceda a la bsqueda de
ejecutivos. Para buscar Unidades, acceda a la bsqueda de unidades, as sucesivamente.
Una vez dentro del formulario, puede ver todos los registros del catlogo. De ah usted podr filtrar
informacin introduciendo en el campo que est en la parte superior, el texto que usted desea encontrar.
Tambin puede introducir una pieza de la frase, y le mostrara la informacin que cumple con el criterio
introducido. Le recordamos que para actualizar los datos que se muestran, es necesario presionar el botn de
Buscar que se encuentra en la parte superior derecha o podr sacar un reporte de la informacin requerida
cliqueando en el icono de la impresora y de esa forma podr imprimir el reporte o exportarlo a Excel, Word o
guardarlo como archivo de texto.
Una vez encontrado el registro que busca, puede acceder al registro completo, haciendo un doble click sobre
el registro seleccionado. (No olvide que todo lo que se encuentra en amarillo, con un doble click puede ir a
otro formulario mostrando ms informacin)

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Servicios

En esta ficha, se registraran los servicios a realizar a la unidades, as como la planeacin del mantenimiento
de las mismas.

1.- Se tiene que dar de alta las Secciones de Servicio.

En este catlogo dar de alta las secciones de
sus unidades. Esto servir para clasificar todas
las secciones y posteriormente clasificar los
servicios.
Por ejemplo:
Seccin: Transmisin,
Descripcin: Motor de Transmisin
Motor de Maniobra: (Esto es solo en caso de que la unidad tenga ms de 1 motor)
2.- Ahora tendr que dar de alta el Catlogo de Servicios.
En este catlogo dar de todas las reparaciones que
se le pueden realizar a las unidades. Aqu nos
relacionaremos con el previo catlogo de Secciones
de Unidades
Por ejemplo:
Servicio:
Servicio: Cambio de Aceite
Seccin:
Seccin: Motor Principal
Duracin hrs.: 1 Hora.
Mano de Obra: Costo por realizar este servicio.

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Planeacin de Mantenimientos

En este formulario podremos asignar los prximos servicios a realizar para cada una de nuestras unidades.
Ya sea a una fecha especfica, horas de trabajo, o kilometraje. Recuerda que para que se muestren las
planeaciones, es necesario tener previamente capturado el kilometraje, o las horas de trabajo en el catlogo
de unidades en la seccin de lecturas.
Planeacin No: Es un campo auto numrico. El cual lleva un consecutivo del folio.
Fecha: Nos muestra la fecha en que se capturo el movimiento.
Ejecutivo: Registra automticamente que ejecutivo realizo el documento.
Comentarios: Es importante pasar por este campo, para poder continuar con el llenado, si no tenemos ningn
comentario podremos pasar a otro campo con el tabulador y de esta forma automticamente nos mostrara la
leyenda: Sin Comentarios.
En el detalle de la programacin continuamos con los siguientes campos:
Unidad:
Unidad: Registros del Catlogo de Unidades.
Planeacin:
Planeacin : Nos muestra la fecha planeada para realizar el servicio.
Kilometraje: Kilometraje al que tendr que llegar para realizar dicha reparacin.
Horas: Horas de trabajo que tendr que reunir la unidad para estar en el criterio de unidades que requieren
atencin.
Tipo: Indica si el servicio es Preventivo, o Correctivo.
Reparacin: Reparacin que se tendr que realizar cuando cumpla con cualquiera de los criterios antes
mencionados.
Seccin: Automticamente aparecer segn el servicio.
Especificacin:
Especificacin Podr hacer comentarios o recomendaciones sobre este servicio.
Auto programacin: este botn nos lleva a un sub men que muestra todas aquellas unidades que no tienen
programado algn servicio, partiendo de que todas las unidades lo deben de tener.

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Auto Programacin

En este formulario solamente completamos los datos y sealamos el casillero para programar los
mantenimientos de las unidades que no lo tengan.

Prximos Servicios

Muestra las unidades y el nmero de kilometraje o de horas de trabajo que faltan para que se les realice su
mantenimiento programado.
Tambin muestra las horas excedidas. En caso de que aplique.

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Servicios Pendientes de Realizar.

En este reporte podremos ver todos las planeaciones que ya estn dentro de los rangos de Kilometraje, Horas,
y Fecha, y que requieren ser aplicados en el siguiente servicio.

Servicios

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Mejor conocido como orden de trabajo formulario en donde se registraran todos los servicios a realizarse a las
unidades. Al llenar este formulario nos permitir el sistema hacer consultas de los mantenimientos realizados,
vales de salida de almacn y gastos de mano de obra, as como reparaciones externas.
Servicio No. Es el folio del formulario. Este es un campo auto numrico,
Fecha: Fecha en la que se captura el registro. (Automtico)
Hora: Hora en la que se capturo el registro. (Automtico)
Ejecutivo Documentador: Persona que captura. (Automtico)
Mano de Obra: Es un campo bloqueado. Este nos indica cual fue el costo de mano de obra del servicio
completo.
Unidad: Numero de la unidad al ingresar a taller.
Kms: Kilometraje de la unidad al ingresar a taller.
Operador: Nombre del operador que uso el equipo por ltima vez.
Especificaciones: Comentarios sobre el mantenimiento en general.
Fecha Promesa: Fecha que se indica estar lista la unidad.
Hora: Hora en la que se indica estar lista la unidad.
Responsable: Mecnico responsable de recibir la unidad. (cabe mencionar que para poder recibir la unidad, se
tiene que sealar en el catalog de mecnicos como responsable)

Detalle de Servicio:
Traer servicios: Al llegar a los detalles de la reparacin, podremos utilizar el botn traer servicios con el cual
aparecer una pantalla, mostrando todos los servicios pendientes de realizar a la unidad seleccionada.
Podrs agregar los servicios desde esta pantalla, solo seleccionando el servicio a aplicar, y presionando el
botn de Aplicar Servicio. Esto traer el servicio pendiente a la orden de servicio, y lo eliminar de los
servicios pendientes de realizar.
Servicios: Tipo de servicio a realizar a la unidad.
Seccin: Seccin a la que pertenece el servicio.
Especificacin: Comentario o especificacin sobre este servicio a realizar.
Prioridad: Tipo de prioridad. (Normal / Urgente)
Tipo: Tipo de Servicio. (Preventivo / Correctivo)
Mecnico: Mecnico asignado a la reparacin especifica.
Duracin: Duracin estimada para la mano de obra. (Campo bloqueado. Viene la informacin del catlogo de
servicios)
Mano de Obra: (Costo trado, segn se maneje en las preferencias del sistema. Ya sea el sueldo divido entre
las 8hrs de trabajo, o por servicio en especfico.
Seccin Naranja
Compra: En caso de que sea una reparacin externa, indique el nmero de folio de la compra en que se paga
al proveedor del servicio.
Factura: Numero de factura con la que se cobr el servicio externo.
Taller Externo: Nombre del proveedor que realizo el servicio externo.

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Servicios pendientes de terminar.

En esta seccin se nos mostraran los servicios pendientes de terminar de las unidades que se encuentran en
el taller.

Inicio de Servicios.
Servicios .

Cuando se presiona el botn. Inicia Servicio. Esto

marcara la fecha y hora de inicio, deber ser por
parte del mecnico o encargado de taller y esto
servir para la medicin de tiempo del servicio.

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Terminacin de Servicios

Para marcar los servicios como terminados, es

necesario ir al formulario de terminacin de servicios.
Ah encontraran todos los servicios marcados sin
terminar. Ah tendr que seleccionar el servicio que
desea marcar como terminado, o introducir el nmero
del
servicio
a
marcar
como
terminado.
Posteriormente, una vez seleccionado el registro,
presione el botn de terminacin de servicio. Donde
presionara el botn. Finalizar Servicio. Esto marcara
la fecha y hora de terminacin, as como incluir
cualquier comentario sobre la terminacin. Por default
marcara el Documentador de este registro.

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Consultas

En este mdulo podremos realizar las consultas correspondientes a los servicios y gastos
realizados por los mismos.
Servicios por Periodo

Aqu podrn consultar todos los servicios ya marcados como terminados de un periodo establecido por el
usuario.

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Servicios por Unidad

Aqu podrn consultar todos los servicios realizados a una unidad en especfico, ya marcados como
terminados de un periodo establecido por el usuario, adicionalmente nos dar un reporte de los gastos
realizados en esa unidad en especfico con el tipo de gasto y los importes de los mismos.

Servicios por Seccin

Aqu podrn consultar todos los servicios realizados a una seccin de la unidad en especfico o a todas las
secciones separando por seccin en el reporte imprimible, ya marcados como terminados de un periodo
establecido por el usuario.

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Servicios por Mecnico

Aqu podrn consultar todos los servicios realizados por un mecnico en especifico o por todos los mecnicos
separados en el reporte imprimible por mecnico siempre y cuando que ya estn marcados como terminados
de un periodo establecido por el usuario.

Costo Mano de Obra por Servicio

Aqu podrn consultar todos los servicios realizados y consultar el costo de mano de obra en especifico, en
servicios ya marcados como terminados y en un periodo establecido por el usuario

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Egresos por Unidad

Aqu encontraremos los gastos de compras, vales de combustibles, mano de obra, y vales de salida, por una
unidad en especfico, as como en un periodo establecido.

Comparacin de Mantenimientos

Esta consulta les permitir comparar los gastos de 2 unidades. Esto en un periodo de tiempo establecido por
el usuario.

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Vales de Salida por Servicio

Reporte para consultar todos los vales de salida del inventario, aplicados a un mantenimiento y su costo.
Servicios Preventivos y correctivos

Consulta que nos permitir ver todas la reparaciones efectuadas, y mostrar cuales han sido preventivas y
cuales correctivas. Estableciendo el periodo de tiempo.

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Requisiciones.

Las requisiciones de compra se utilizan para generar una orden de compra de un producto o servicio a partir
de la necesidad del mismo pero esto llevara a un proceso de seleccin de proveedor tomando en cuenta las
cotizaciones y algunos otros aspectos como crdito, condiciones de entrega, disponibilidad etc. y debe ser
autorizado hasta por dos personas con la autoridad requerida para ello, dependiendo del monto de la compra.
Dentro de las requisiciones podemos manejar hasta tres proveedores diferentes con todos sus datos que
obtienen de los catlogos de proveedores, adicionalmente el sistema nos informa la cantidad de compras que
hemos realizado a este proveedor y en las condiciones que se han realizado o los convenios de crdito y/o
descuentos que se tienen con l.

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Finalmente se puede obtener el comparativo para poder decidir al proveedor que se le va a asignar la compra.

Podemos consultar las requisiciones de compra que tienen alguna autorizacin pendiente.

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Este es el proceso de autorizacin se elige al proveedor y si es requerida la segunda autorizacin el sistema lo

pide

Cuando se realiza la segunda autorizacin si es requerida se genera en automtico una orden de compra que
esta lista para enviarse al proveedor seleccionado.
NOTA: esta orden de compro que se genera por medio de una requisicin nace con el concepto de cerrado ya
aplicado, esto obedece a que por el proceso ya pasado no se le pueden hacer ningn cambio.

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Compras

En este modulo daremos de alta todos los productos que manejaremos en los diferentes
almacenes y que podamos utilizar en las compras.

Lneas

Este catalogo es para dar de alta las clasificaciones o familias de los productos que se usaran posteriormente
en el catalogo de productos.

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Productos

Este catalogo es muy importante ya que es donde daremos de alta los productos que se usaran para llevar un
control de inventario. Estos productos una vez dados de alta, se recomiendan que no sean eliminados, ya que
se lleva un control de los movimientos de cada producto.
Id Producto: Es un campo auto numrico nico y para uso interno.
Cdigo Interno: Es un cdigo que deber de asignar usted para el control e identificacin de este producto.
Las claves pueden ser en nmero, letra, y smbolos. No recomendamos el uso de smbolos, ya que no son
soportados por algunos cdigos de barras.
Cdigo de Barras: Aqu puede ir el cdigo de barras que el producto tenga incluido en su empaque o podra
asignarle un cdigo directamente para los productos que no cuentan con l en su empaque.
Nombre: Nombre comercial del producto.
Descripcin: Aqu puede incluir informacin ms a detalle del producto, tal como especificaciones y unidades
a donde aplica.
Lneas: Lnea o Clasificacin a la que pertenece.
Ultimo Costo: Esta informacin se actualiza con cada compra, ya que cuando se registra una compra,
actualiza el ltimo precio en el que se adquiri.
ltima Compra: Tambin es actualizado con cada compra, ya que indica la fecha en que se realizo la ltima
compra.
Ubicacin: Este campo nos indica la ubicacin del producto en nuestro almacn. Especificando estante y
repisa, etc.
Botn Existencias: Este botn nos lleva a otro formulario que nos permite cambiar las existencias a nuestro
antojo. Este botn nos abre el formulario, pero recuerda que este formulario puede bloquearse con los
permisos de usuarios.

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Consultas

Ficha Consultas: Esta ficha

incluye una variedad de reportes
con vista previa de impresin.
Como son los catlogos de
productos, existencias, mnimos,
capital y lneas.

Existencias:
Muestra
existencias de este producto
ese momento para cada uno
los almacenes dados de alta
como los mximos y minimos
producto para cada uno de
almacenes.

las
en
de
asi
del
los

Mximos: Cantidad mxima a

tener de este producto en el
inventario.
Mnimos: Cantidad mnima a tener
de este productos en el inventario.
NOTA: las existencias de los
productos
solo
se
pueden
modificar por medio de los vales
entrada, compras o Auditoria de
Inventarios.

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Orden de Compra

Las rdenes de compra, son mdulos para solicitar las compras de productos, muchos proveedores la
solicitan para poder surtir mercanca Es una compra previa, pero sin afectacin de inventario. Estas rdenes
se podrn pasarse a Compras ahorrando trabajo de captura.
Orden No: Folio auto numrico
Fecha: Fecha en que se registro la Orden de Compra
Unidad: Numero econmico de la unidad a la que se le realiza la orden de compra. NOTA IMPORTANTE: Al
momento que seleccionas una UNIDAD, la compra no afectar el inventario, ya que los productos no entraran al
inventario, sino que pasaran directamente el cargo a la unidad.
Ejecutivo: Usuario que esta documentando la orden de compra.
Proveedor: Proveedor al que se le solicitarn los productos.
Das Crdito: Das de crdito que ofrece el proveedor para esta compra. Por default enva los das de crdito
que se capturo en el catalogo de proveedores con el proveedor seleccionado.
Surtida En: Indica si esta orden de compra ya fue surtida en alguna compra.
Almacn: se indica el almacn a donde se asignara estos productos solicitados.
Cancelada: Marca esta orden de compra para cancelarla, y no aparecer como pendiente de autorizar en las
compras.
Cerrado: es el estatus que debemos aplicar despus de terminar la realizacin de nuestra orden de compra
que nos congelara la informacin sin permitir cambios de la misma y nos habilita la imprecion del formato de la
orden de compra.

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Comentarios: Comentarios sobre la orden de compra.

IVA: Porcentaje de IVA con la que se maneja la compra.
Retencin: Retencin que se aplica en la compra, pero solo al modificar el valor.
Detalle de rdenes de Compra
Cantidad:
Cantidad: Cantidad de productos a solicitar.
Cdigo Interno: Cdigo interno del producto. (Cdigo que se usa del producto en la empresa.)
Cdigo de Barras: Cdigo de barras del producto. (Cdigo que trae impreso el producto de fbrica.)
Descripcin: Al solicitar el cdigo, nos traer la descripcin, o podrn escribir cualquier descripcin sin la
necesidad de seleccionar un cdigo.
No. Serie: Numero de serie del producto.
Costo: Costo del producto (este es el campo que se requiere modificar cuando hay algn cambio de precio.
Descuento: % de Descuento en caso de que se requiera.
Descontado: Es un campo calculado, el cual muestra cual es el importe descontado.
P. Unitario: Nos muestra el precio unitario del producto. (Ya con descuento incluido)
Importe: Importe total. Cantidad por Precio Unitario.

Orden de Compra sin Surtir

Nos muestra todas las rdenes de compra que no han sido pasadas a una compra, o no han sido surtidas.
Para marcarlas como surtidas, es necesario ir al modulo de compras, y seleccionar orden de compra a pasar a
compras y ejercerla.

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Compras

Las compras son el modulo donde los registros que hagamos, afectaran nuestro inventario, as como tambin
las cuentas por pagar. Lea los campos a llenar.
Nota: Las compras afectan al inventario, as tambin cuando se elimina un registro, o se cancela, este afecta
al inventario.
Compra No: Folio auto numrico
Fecha: Fecha en que se registro la Compra
Orden de Compra: Numero de la orden de compra que se aplica a esta compra. (Al seleccionar la orden de
compra, nos traer el proveedor, y las partidas de la orden de compra.
Unidad: Numero econmico de la unidad a la que se le realiza la orden de compra. NOTA IMPORTANTE: Al
momento que seleccionas una UNIDAD, la compra no afectar el inventario, ya que los productos no entraran al
inventario, sino que pasaran directamente el cargo a la unidad.
Ejecutivo: Usuario que esta documentando la orden de compra.
Proveedor: Proveedor al que se le solicitarn los productos.
Factura/Remisin: Numero de factura que entrega el proveedor.
Fecha Factura: Fecha de la factura que entrega el proveedor para que comiencen los das de crdito.
Das Crdito: Das de crdito que ofrece el proveedor para esta compra. Por default enva los das de crdito
que ofrece el proveedor seleccionado previamente dado de alta en el catalogo de proveedores para cada uno
de ellos.
Cancelada: Marca esta compra cancelada y no afectara cuentas por pagar ni inventario.

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Cerrado: es el estatus que debemos aplicar despus de terminar la realizacin de nuestra compra ya que nos
congelara la informacin sin permitir cambios de la misma y nos habilita la impresin del formato de la compra.
Comentarios: Comentarios sobre la compra.
IVA: Porcentaje de IVA con la que se maneja la compra.
Retencin: Retencin que se aplica en la compra, pero solo al modificar el valor.

Detalle de la Compra
Cantidad: Cantidad de productos a solicitar.
Cdigo Interno: Cdigo interno del producto. (Cdigo que se usa del producto en la empresa.)
Cdigo de Barras: Cdigo de barras del producto. (Cdigo que trae impreso el producto de fbrica.)
Descripcin: Al solicitar el cdigo, nos traer la descripcin, o podrn escribir cualquier descripcin sin la
necesidad de seleccionar un cdigo.
No. Serie: Numero de serie del producto en caso de que cuente con el.
Costo: Costo del producto, en caso de que haya tenido alguna variacin es en este campo en donde se debe
de dar de alta el nuevo costo ya que con la informacin de este campo se validara en la base de datos de los
productos y modificara los costos en el capital en inventario.
Descuento: % de Descuento en caso de que se requiera.
Descontado: Es un campo calculado, el cual muestra cual es el importe descontado.
P. Unitario: Nos muestra el precio unitario del producto. (Ya con descuento incluido)
Importe: Importe total. Cantidad por Precio Unitario.

Compras por Unidad

Unidad

Las compras por unidad, nos muestran todas las compras realizadas directamente a una unidad especfica o a
todas las unidades, esto porque las compras a unidad, no afectan al inventario, pues los productos se van
directo a la unidad y no pasan por el almacn.

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Compras por Periodo

Consultaras las compras realizadas en un periodo establecido por el usuario.

Compras por Producto

Nos muestra todas las compras, donde se adquiri un producto en especfico en un periodo determinado.

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Compras por Proveedor.

Podrn consultar todas las compras realizadas a un proveedor en especfico en un periodo determinado.

Vales de Entrada por Producto

La consulta nos mostrara todos los vales de entrada al almacn que se hicieron de un producto en especial.
Esto se aplica cuando hay devoluciones o sobrantes de productos y se puede obtener por un producto
especifico o por todos los productos que hayan ingresado al o los almacenes por vale de entrada.

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Inventario

En este modulo tendremos la administracin de nuestro o nuestros almacenes. Entradas y salidas reportes de
productos, existencias, productos en mnimos y capital invertido en el o los almacenes.

Existencias de productos

Muestra todo el catalogo de productos y sus existencias, pudiendo filtrar la informacin por tipo de existencia
(no cero) productos en existencia (igual a cero) productos sin existencia, adicionalmente por lnea de
productos i/o por almacn (cuando estos campos se encuentren en blanco la informacin es igual a todos).

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Productos en Mnimos

Aqu aparecern solo los productos que necesitan ser reabastecidos para mantener el inventario completo de
acuerdo con los mnimos y mximos establecidos para cada producto y en cada almacn. Este formulario se
puede configurar como alerta indicando uno o varios usuarios especficos para cuando el usuario inicia sesin
en automtico se abra este reporte y as poder tomar decisiones de compras

Capital en Inventario

Muestra todo el inventario, y el valor de cada producto, para consultar la cantidad de inversin en el inventario,
de todos los almacenes o de un almacn en especfico.

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Vales de Entrada

Los vales de entrada, son la manera de ingresar existencias al inventario ya sea por inicio de inventario, o
devolucin de partes al almacn.
Nota: Si borra un registro del vale, esto afectara al inventario. sea que si registra un vale de entrada, esto se
afectara aumentando el inventario, pero si decide borrar ese registro, disminuir el inventario nuevamente.
En este caso nuevamente estamos utilizando el estatus de cerrado que nos congela la informacin despus
de aplicarlo y nos habilita la imprecion.

Vales de Entrada por Periodo

Consultara todos los vales de entrada al almacn en un periodo que usted indique.

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Vales de Salida

Aqu se generaran los vales de salida, los cuales afectan al inventario, disminuyendo las existencias del
almacn.
Vale No: Nmero de Vale. Es un campo auto numrico
Fecha: Fecha en que se genera el vale.
Tipo: Tipo de vale, si es de salida normal, o es un vale a prstamo. Cuando el vale es a prstamo se refleja en
el operador o mecnico, en el rea de inventario del catalogo correspondiente.
Almacn: determina el almacn de donde se descontaran las partes
Ejecutivo: Persona que realiza el llenado de los datos.
Operador: Operador al que se le hace el cargo.
Mecnico: Mecnico al que se le hace el cargo.
Mantenimiento: Mantenimiento al que se le relaciona el vale.
Unidad: Unidad a la que se le hace el cargo de las piezas.
Importe: Importe total del valor de los productos a retirar del almacn.
Observaciones: Comentarios, y observaciones sobre el vale.
Cantidad: Cantidad de productos a solicitar.
Cdigo Interno: Cdigo interno del producto. (Cdigo que se usa del producto en la empresa.)
Cdigo de Barras: Cdigo de barras del producto. (Cdigo que trae impreso el producto de fbrica.)
Descripcin: Al solicitar el cdigo, nos traer la descripcin, o podrn escribir cualquier descripcin sin la
necesidad de seleccionar un cdigo.
No. Serie: Numero de serie del producto.

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P. Unitario: Nos muestra el precio unitario del producto

Importe: Importe total. Cantidad X Precio Unitario.
Regresado: Indica la fecha y hora cuando se regreso el producto en caso de que haya sido a prstamo.
Recibi Regreso: Persona que recibi los productos de regreso al almacn. Aqu automticamente toma el
Documentador.

Vales de Salida a Prstamo

Consulta para mostrar todos los vales a prstamo generados en un periodo establecido por el usuario.

Vales de Salida por Producto

Vales de salida que se han realizado en un periodo establecido por el usuario, as tambin especificando el
producto o todos los productos separados en el reporte por producto.

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Vales de Salida por Periodo

Muestra todos los vales de salida realizados en un periodo de tiempo establecido por el usuario.

Vales de Salida por Unidad

Muestra todos los vales de salida que se generaron con cargo a una unidad, as como tambin indicando su
costo en un periodo establecido.

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Vales de Salida por Operador

Vales de salida emitidos a un operador o a todos los operadores en un periodo especifico, separando en el
reporte impreso nombre del operador seguido de los vales de salida otorgados.

Vales de Salida por Mecnico

Vales de salida emitidos a un mecnico o a todos los mecnicos en un periodo especifico, separando en el
reporte impreso nombre del mecnico seguido de los vales de salida otorgados.

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Kardex

El Kardex nos sirve para saber todos los movimientos que un producto ha tenido, entradas, salidas y la
existencia real de un producto especifico

Auditoria y revisin de Inventario

Esta es una herramienta que nos permite la revisin de existencias reales en el inventario vasado en los vales
de entrada, salida, compras y nos permite ajustar para corregirlos inventarios.

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Pagos

Modulo para consultar pagos, y cuentas por pagar. La forma de manejo, son las siguientes:

Cuentas por Pagar

Aqu nos mostrara todas las compras registradas en nuestro sistema, las cuales no han sido liquidadas a sus
respectivos proveedores. Cuenta con impresin de consulta, la primera opcin nos da un informe por
proveedor y la segunda un informe general.

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Cuentas por Pagar Vencidas

Muestra todas las compras realizadas, cuyo periodo de gracia, o das de crdito, han sobre pasado este
criterio y ya deben ser liquidadas.

Cuentas por Pagar por Proveedor

Nos muestra todas las compras pendientes de pago a un proveedor especfico que seleccionemos de la lista.

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Pagos a Proveedores

En este formulario es en donde se registran los abonos o pagos que tu empresa realiza a los proveedores por
las diferentes compras. Los pagos registrados afectaran automticamente al estado de cuenta. Al momento
de Liquidar la cuenta, depositando el importe total de la factura, la cuenta por pagar se eliminara de la consulta
de cuentas por pagar.
Pago No: Folio auto numrico
Fecha: Fecha en que se registra el abono
Ejecutivo: Usuario que registra el abono.
Proveedor: Proveedor al que se le hacer el abono.
Factura Proveedor: El numero de factura que entrego el proveedor. Aqu solo mostrara las facturas del
proveedor seleccionado en la parte superior.
Compra: Numero de compra. En caso de que no se tenga el nmero de factura.
Tipo de Pago: Especificar la forma en que se realizo el pago.
Importe: Importe a abonar. Por default, trae el importe total, pero es modificable si se tiene que pagar alguna
parcialidad
Comentario: Comentario abierto sobre el pago.
Observaciones: Cualquier comentario en general sobre el pago.

Cerrada:
errada: es el estatus requerido para la aplicacin del pago y que nos habilita la impresin de la
pliza de este pago.
Cancelar: nos cancela el pago y toda aplicacin y nos regresa el saldo a cuentas por pagar.

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Pagos por Periodo

La consulta nos muestra todos los pagos realizados a los proveedores. En este caso, hay que introducir el
periodo de tiempo a consultar.

Pagos por Proveedor

A diferencia del anterior formulario, este otro, nos permite emitir un reporte de todos los pagos a un proveedor
en especfico o a todos los proveedores en un periodo de tiempo.

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Reportes

Estos reportes/consultas, muestran informacin importante en modo de vista previa de impresin, las cuales
pueden ser exportadas a Word y Excel, as como enviadas por correo electrnico.
Es de suma importancia revisar la informacin generada en estos reportes por lo menos una vez al mes ya
que es de relevancia que todos los operadores cuenten con licencia vigente y las unidades como los
remolques cuenten con su pliza de seguro vigente.

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Combustible

Precio Mensual de Combustible.

Combustible .

Aqu se registrara el costo del combustible mensualmente o cada que cambie el costo del mismo. Esto para
que en los vales de combustible nos indique los costos correctos al momento de llenar la informacin.
Mes: Numero del Mes que se est registrando. Ejemplo: 1, Enero. 2, Febrero. 3, Marzo. etc.
Ao: Ao en que se guarda el registro.
Interior / Frontera: Precios del interior del Pas. Precios de la frontera del pas. (Para diferenciar los costos)
Diesel:
Diesel: Costo por litro del Diesel
Gas: Costo por litro del Gas LP
Magna: Costo por litro de gasolina Magna.
Premium: Costo por litro de gasolina Premium.

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Vales de Combustible
En este formulario se darn de alta todos los
vales de combustible a las unidades.
Posteriormente podrn ser consultados desde
diferentes formularios.
Folio: Campo Auto numrico
Compra No: Pueden hacer referencia a la
compra en la que se paga este vale.
Folio Estacin: Nmero de folio que entrega la
estacin.
Zona Fronteriza:
Fronteriza Se elige esta opcin si la
carga de combustible es en la zona fronteriza
para que se apliquen los impuestos
correspondientes.
Fecha: Fecha en que se gener el vale.
Documentador: Ejecutivo que realizo el vale.
Operador: Nombre del operador de la unidad.
Operador al que se le entrega el vale.

Informe:
Informe: en este campo se asigna el nmero
de viaje/informe para casarse con los gastos
del mismo y que en la liquidacin sea
agregado automticamente el vale.
Unidad: Unidad a la que se le genera el vale
Kms Unidad: Kilmetros registrados en la
unidad (Kilometraje del odmetro).
Litros: Cantidad de litros a surtir con el vale.
Lts. Abiertos: Cantidad Mxima de litros a
surtir
Costo Litro: Costo del Litro de combustible.
Combustible: Tipo de combustible a surtir.
Estacin: Nombre de la estacin en donde se
surtir el vale.
Proveedor: nombre fiscal de nuestro proveedor
para hacer el conciliado de vales de
combustible, este se dar de alta en el mdulo
de mantenimiento en los catlogos de
proveedores.
Factura: Numero de factura al momento de
conciliar vales de combustible.
IVA: Porcentaje de IVA para ese documento.
Importe: Importe total del vale.

Vales de combustible que imprime TractoSoft.

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Conciliacin de vales
En esta seccin conciliaremos los vales de combustible contra la factura de nuestro proveedor, para checar
que todos los cargos en nuestra factura sean procedentes.

Ingresemos a la opcin de conciliacin y en seleccin elegiremos Revisin y el periodo que deseamos revisar,
seleccionaremos el vale y tomaremos el lpiz de la parte inferior de nuestro formulario y en ese momento nos
abrir el vale de combustible.
en donde completaremos la informacin del vale
principalmente el espacio del proveedor y el numero de
factura as como registrar el cuadro de conciliado para que
me pueda reportar correctamente los litros reportados y la
cantidad a pagar en la factura de mi proveedor.

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Este es el reporte emitido para el correspondiente pago de mi factura de combustible.

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Llantas

Tipos de Llantas
Catalogo para definir los tipos de llantas:
Ejemplo:
Tipo: Radia, Convencional, Traccin,
Arrastre, Direccin. Etc.

Marcas de Llanta
Catalogo para dar de alta las marcas de
llantas usadas.
Marca: Goodyear, Michellin, Pirelli,
BFGoodrige, Uniroyal, etc.

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Causas de Movimiento
Catalogo para dar de alta las causas de
movimiento.
Causas: Pinchadura, Reparacin, Ajuste,
Alineado, Balanceo, Rotacin, Etc.

Causas de Desecho
Catalogo para generar las causas de desecho.
Causas de Desecho: Defecto Fsico, Daada,
Tronada, Desgaste, etc.

Llantas
El catlogo de llantas es donde se darn de
alta las llantas antes de entrar al control de
almacn de llantas.
Solo las llantas que estn registradas aqu,
se podrn controlar.

Id: Campo de identificacin nico.

Llanta No: Numero econmico de la llanta.
No. Serie: Nmero de serie de la llanta.
Medida: Medida Altura, Rin
Marca: Seleccionar del catlogo de Marcas
Tipo de Llanta: Seleccionar del catalogo
Mms Inicio: Milmetros de profundidad de la
llanta.

Aqu podrn
consultar todo
el historial de
movimientos
de cada una
de las llantas,
adems
de
realizar
impresin de
la
misma.

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Llantas Desechadas

Aqu podrn encontrar todas las llantas que hayan sido marcadas como desechadas por cualquier motivo

Llantas con Poco Dibujo

Esta consulta muestra todas las llantas que tienen una profundidad igual o menor a la especificada en el
campo que es editable.

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Bsqueda de Llantas

En esta bsqueda podremos localizar cualquier llanta por su nmero econmico.

Llantas en Almacn

Este es un mdulo especial, ya que es nuestro almacn de llantas. Toda llanta que demos de alta, aparecer
primero aqu, ya que cuando se carga la llanta, automticamente se enva al almacn.
De aqu podremos enviar nuestras llantas a diferentes servicios o acciones, guardando su historial.
Algunos de los eventos son: Enviar a Renovado, Regresar de Renovado, Enviar a Reparacin y su Regreso,
as como el desecho de la llanta.
Cuenta con impresiones del inventario, as como tambin consulta directa al historial.

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Asignacin de Llantas

La asignacin de llantas es una parte vital para el registro de los eventos de las llantas. Aqu indicaremos a
las llantas a que unidad asignarse, as como tambin hacer los movimientos que uno requiera.
1.- En la parte superior izquierda aparecern todas las unidades y remolques dados de alta en el sistema, ya
que son las unidades a las cuales se les puede asignar llantas.
2.- Al seleccionar una unidad, nos mostrara en la parte inferior, todas las llantas asignadas a esa unidad.
Nosotros podremos mover las llantas ya asignadas a esa unidad, o podremos asignar nuevas llantas.
3.- Para agregar llantas, primero seleccionamos la unidad a afectar, despus seleccionamos del campo llantas
disponibles, la llanta que deseamos agregar a la unidad. Presionamos el botn Agregar Llanta a Unidad, y
llenamos el siguiente formulario para completar el historial y listo.

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Llantas por Unidad

Consulta para ver todas las llantas con las que cuenta una unidad en especfico o todas las unidades
separando en el reporte imprimible las llantas por unidad. Consulta practica para cotejar los nmeros del
sistema con las llantas fsicas.

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Preferencias del sistema

Aqu ingresaremos informacin que ser usada posteriormente en todo el ambiente del sistema. Son datos de
registro, as como preferencias en el uso, generalmente datos Fiscales.

General
Empresa: Nombre de la empresa que usa el sistema
Calle: Nombre de la calle donde se ubica la empresa.
No.
No. Exterior:
Exterior Nmero oficial del Predio No Interior:
Interior En caso de Existir.
Colonia: Nombre de la colonia o Zona donde se ubica la empresa.
Ciudad: Ciudad o Municipio donde se ubica la empresa.
Estado: Seleccione el Estado.
Cdigo Postal: Numero de Cdigo Postal
WebSite: Direccin de pgina Web de la empresa.
Lada: Numero de rea telefnica.
Telfono: Nmero Telefnico
Telefono2: Segundo Nmero Telefnico Opcional
R.F.C:
R.F.C: Registro Federal de Contribuyentes.
% de Manejo:
Manejo : Porcentaje en caso de cobro de seguro.
Ruta Exportacin: Direccin que se usa por default para algunas operaciones del sistema, tales como exportar
informacin.
Editar folios: esta opcin nos habilita la edicin de folios en cartas porte.

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Aplicar Descuento al flete al clculo de comisin de operador: esta opcin nos habilita las casillas
correspondientes a descuento aplicable al flete nicamente para el clculo de comisiones al operador cuando
a este se le paga conforme a un porcentaje del flete y se paga alguna comisin por flete conseguido.
Manejo Fecha de Reportes:
Reportes Configura las fechas en los reportes 1 te da la fecha en automtico del da 1 del
mes al da actual. 2 maneja la fechas del 1 del ao al da actual.

Carta porte
En esta parte de las preferencias se configuran las opciones de la carta porte y algunas etiquetas
de recuadros de informacin de las mismas y del motor de impresin con el que podemos
configurar los formatos de impresin de las cartas porte.

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Inventario

Tipo de Inventario: Esto nos sirve para traer a las compras y a los vales de salida, el costo del producto. Ya
sea ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS, -o- PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS, -oCOSTO PROMEDIO.
Valores de etiquetas en lecturas de unidades:
unidades En esta parte podemos determinar los valores que tomaremos
en cuenta para el llenado de las bitcoras de mantenimiento en lecturas de los catlogos de unidades.
Costos de mantenimiento:
mantenimiento: en esta opcin configuramos si los costos de mano de obra son fijos por servicio o
si el sueldo del mecnico se divide en 8 Hrs. y se asigna segn el tiempo de reparacin.
Compra valida Fac/remisin: esta opcin permite validar que en las compras no podamos duplicar un nmero
de factura o remisin de alguno de nuestros proveedores.
Existencias Valida Existencias: esta opcin aplicndola no es permitido elaborar vale de salida si no hay
existencias.
Control de centros de costos:
costos Habilita el manejo de centros de costo en unidades, requisiciones, rdenes de
compra y Compras
Alertas
Alertas de almacn, Mostrar alertas de almacn: esta opcin nos habilita las alertas de mnimos cuando
usuarios asignados entran al sistema.
Usuarios: aqu se dan de alta los usuarios ya registrados que se les reflejara las alertas de mnimos. (Estos
debern ser digitados y separados con comas en caso de configurar ms de uno)

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Requisiciones de Compras
Usuario de primera Validacin:
Validacin Aqu se dan de alta los usuarios ya registrados que podrn autorizar las
requisiciones. (Estos debern ser digitados y separados con comas en caso de configurar ms de uno)
Monto de Segunda Validacin:
Validacin En este espacio se determinara el monto a partir del cual ser necesario una
segunda Validacin o Autorizacin.
Usuario de segunda Validacin:
Validacin Cuando se requiera una segunda autorizacin, aqu se dan de alta los
usuarios ya registrados que podrn autorizar las requisiciones que sobrepasen el monto previamente
establecido. (Estos debern ser digitados y separados con comas en caso de configurar ms de uno)
Vales de combustible
Vale salida de combustible:
combustible Este Casillero deber estar activado para poder emitir vales de combustible en
caso de tener Autoconsumo de combustible ya que el Diesel se controlara desde un almacn como un
producto.
Almacn:
Almacn Numero de almacn en el que se encuentra el Diesel.
Producto:
Producto Nombre con el que se dio de alta el Diesel en el almacn.
Afectar Lecturas de Unidad:
Unidad Este casillero nos habilita que cuando generamos un vale de combustible el
kilometraje actual de la unidad que alimentamos en el vale nos genere en automtico un registro en las
lecturas registradas de nuestra unidad el cual aparte de llevarnos un record de los kilometrajes nos sirve para
detonarnos los mantenimientos programados.
Invertir Clculo de Horas:
Horas cuando utilizamos en el uso de las unidades Horas en lugar de Km. La medicin es
de Horas por litro, esta opcin nos invierte la medicin a Litros por Hora.

Liquidacin
% Descuento Casetas y
Federales:
Federales Porcentaje que le
ser descontado al operador
de Casetas y Federales.
Diesel
en
Thermos
Liquidacin: Esta otra opcin
nos habilita en la liquidacin
la
separacin
del
combustible utilizado por las
unidades refrigeradas para
que
no
afecten
el
rendimiento de las unidades
principales.
Editar
IMSS,
ISR
e
INFONAVIT: esta opcin nos
INFONAVIT
permite
editar
en
la
liquidacin directamente los
valores de estos impuestos.
Editar Rendimiento:
Rendimiento Habilita
la
opcin
de
editar
directamente el rendimiento
de la unidad directamente en
la liquidacin.
Llevar fecha de descarga:
descarga nos muestra la fecha de descarga en la liquidacin.

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Seguridad
Iniciar Sesin y/o Cambio de
Usuario: Este mdulo sirve para
cambiar de usuario en el sistema.
Esto en caso de que se requiera
segn los permisos
Cambiar Clave: Introducir el
nombre usuario que desea cambiar
clave. Posteriormente, introduzca la
clave actual, y finalmente la nueva
clave.
Asignar Permisos: Aqu modificaras
o asignaras permisos a cada uno de
los usuarios, o a grupos de
usuarios. Solo selecciona el tipo, ya
sea USUARIO, o GRUPO, a que le
dar permiso.
Posteriormente
seleccionar el nombre del usuario.
Luego le mostrara todas las
pantallas del sistema, y usted podr elegir los formularios a los cuales podr acceder, as como que tipos de
acceso.
Grupos: Podr crear grupos, para asignar permisos a grupos de usuarios completamente. No recomendamos
usar permisos por grupos, sino permisos por usuario en especfico.
Usuarios: Aqu crearas los usuarios del sistema, para el control de permisos. Solo hay que introducir el
nombre el nuevo usuario, e incluir una contrasea. (Especificar Minsculas y Minsculas)

Utileras
Conexin de bases de datos: Es donde
podremos indicar al programa a que equipo
conectarse, y con qu clave. Por default, la
base de datos se llama TractoSoft
Manejo de Base de Datos: Es un mdulo muy
importante para el sistema, ya que aqu podr
tener acceso a programar dentro del sistema.
Tendr la opcin de Respaldar la Base de
Datos, Dar mantenimiento al sistema, ver
informacin de conexin, as como enviar
comandos SQL a la base de datos.
Imagen de fondo:
fondo: en este icono nos permite el
cambio del fondo de TractoSoft imagen de
1024X768 pixeles.

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Factura Digital (CFD)

Este es nuestro panel de configuracin para facturacin electrnica, para poder utilizarlo debemos
instalar previamente el modulo CFDpro con su Base de Datos correspondiente para la generacin
de Comprobantes Fiscales Digitales. Actualmente TractoSoft trabaja en los dos esquemas
electrnicos actuales. 2010 Medios propios CFD y 2011 Por medio de un PAC (Proveedor
Autorizado de Certificacin) CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
Nota: Por medio de TractoSoft puedes emitir tu facturacin por todos los esquemas actualmente
permitidos por el SAT.
CFD
CFDI
CBB (medios propios
propios y/o pre impresos)
Facturas pre impresas por Impresores autorizados antes del 31 de Dic 2010
Carta Porte Remisin sin validez fiscal.

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Mantenimiento

Mostrar alertas de mantenimiento:

mantenimiento Cuando tenemos programados mantenimientos y estos ya estn
en tiempo de realizarse activando las alertas de mantenimiento estas se mostraran a los usuarios
configurados en esta seccin.
Usuarios de alerta de mantenimiento:
mantenimiento : aqu se dan de alta los usuarios ya registrados que se les reflejara las
alertas de mantenimiento. (Estos debern ser digitados y separados con comas en caso de configurar ms de
uno)
Servicio
Activa auto programacin:
programacin en esta opcin activamos la auto programacin de un servicio previamente
configurado, vasado en el principio que todas las unidades debern tener este servicio programado.

Servicio:
Servicio Aqu elegimos el servicio que se utilizara en la auto programacin.

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Estados

En este formulario se registraran los Estados (Delimitaciones Geogrficas) del pas. (Estados de la Republica)
Estos se usaran posteriormente en algunos catlogos relacionados.
Cuando se tienen clientes de otros pases es aqu en donde de debern dar de alta los estados de los mismos.

Empresas del Centro de Costos

Cuando se emplean centros de costo con diferentes

empresas se requiere darlas de alta en este
formulario ya que de aqu se tomara los datos para
los reportes en Requisiciones, Orden de Compra y
Compras.

Nombre de los centros de costo que se

asignara y se asociara a alguna de las
empresas dadas de
de alta.

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Estado Sobre WAN

Este mdulo es una utilera que nos permite conocer
informacin de nuestro equipo sobre la red en Internet, o IP
publica que estamos utilizando.
Nos muestra:
Direccin IP. Esta direccin es la direccin de nuestra
empresa en Internet. Esto nos servir para conocer la
direccin a la que nos conectaremos en caso de hacer a
travs de Internet

Estado Local

Aqu veremos informacin de nuestra red local.

Nombre de Equipo:
Direccin IP del Equipo:
Direccin de la puerta de Enlace:
Computadoras en el grupo de trabajo:

Esta informacin es muy importante para el uso del sistema,

y aunque lo puede consultar desde su equipo en diferentes
formas, pero le ofrecemos toda esta informacin en una sola
pantalla.

Este documento es propiedad intelectual de TractoSoft, Software Para Empresas de Transporte S.A. de C.V.
TractoSoft es una Marca registrada.
registrada.

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