CENTRO UNIVERSITRIO DO LESTE DE MINAS GERAIS UNILESTE-MG

Curso Computao - Sistemas de Informao

Aline Cristina Souza Silva

SADC - SISTEMA DE ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS

Coronel Fabriciano, 2012

ALINE CRISTINA SOUZA SILVA

SADC - SISTEMA DE ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS

Monografia apresentada ao curso de graduao do

Centro Universitrio do Leste de Minas Gerais, como
requisito obteno de ttulo de bacharel em
Computao Sistemas de Informao.
Professor Orientador: Mauro Morais de Miranda

Coronel Fabriciano, 2012

ALINE CRISTINA SOUZA SILVA

SADC - SISTEMA DE ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS

Monografia submetida comisso examinadora

designada pelo curso de graduao em Computao
Sistemas de Informao como requisito parcial
para obteno do ttulo de bacharel. Aprovada em
01 de dezembro de 2012.

Professor Orientador: Mauro Morais de Miranda

Titulao: Mestre em Cincia da Computao
Instituio: Centro Universitrio do Leste de Minas Gerais

Professor de Metodologia: Elizabete Marinho Serra Negra

Titulao: Mestre em Contabilidade
Instituio: Centro Universitrio do Leste de Minas Gerais

Professor Convidado: Eduardo Siqueira Martins

Titulao: Mestre em Cincia da Computao
Instituio: Centro Universitrio do Leste de Minas Gerais

Dedico a Deus, por me abenoar a todo tempo. Aos

meus pais, pela pacincia, incentivo e apoio
incondicional. minha irm Alice, minha prima
Isabella e a todos os meus amigos e familiares pela
fora, f e confiana que sempre depositaram em
mim.

AGRADECIMENTOS
A Deus por estar a todo tempo ao meu lado, por me conceder tantas graas e
bnos, por no permitir que desista dos meus sonhos e objetivos.
Aos meus pais, pelo amor, carinho, pela educao e valores que recebi. Minha me
que depositou em mim seu sonho de se formar e no pode realizar, por todo apoio e
incentivo que sempre me deram.
minha irm Alice por ser minha companheira e amiga. Por me incentivar dizendo
Voc vai conseguir Nana! todas as vezes que me desesperei.
minha prima Isabella, pela bela amizade que temos, por toda fora e incentivo.
Ao meu av, Jos Morais (em memria) que com um simples olhar dizia o quanto se
orgulhava de mim. s minhas avs Ana e Judite pela F, carinho e ajuda.
Aos meus amigos, Mariana Oliveira, Sharliel Almeida e Wilian Penaforte, pelo
companheirismo, amizade e parceria constante.
Ao professor Mauro Morais de Miranda pela orientao e apoio dado para a
concluso deste trabalho.
professora Elizabete Marinho Serra Negra pela orientao metodolgica essencial
para a concluso do trabalho.
Ao Centro Universitrio do Leste de Minas Gerais por me conceder a bolsa social
por praticamente todo o curso, sem essa oportunidade certamente no seria
possvel estudar.
Celulose Nipo-Brasileira S.A. CENIBRA, pela oportunidade de estgio durante o
ano de 2012. E a todos os colegas de trabalho pelo auxilio e ateno.

S existem dois dias no ano que nada pode ser

feito. Um se chama ontem e o outro se chama
amanh, portanto hoje o dia certo para amar,
acreditar, fazer e principalmente viver. Dalai Lama
(apud PENSADOR, 2012).

RESUMO
Este trabalho apresenta o desenvolvimento de um sistema para controle e
administrao de documentos, a fim de atender a necessidade de
migrao/atualizao do software atualmente utilizado pelo setor de Arquivo, que se
encontra alocado na Coordenao de Comunicao Corporativa e Relaes
Institucionais da Celulose Nipo-Brasileira S. A. CENIBRA. Este sistema utiliza uma
tecnologia defasada, impedindo que sejam feitas atualizaes, alteraes e
melhorias necessrias para adequar o sistema s mudanas funcionais da operao
do arquivo central. O sistema de arquivo e as funes arquivsticas facilitam a
identificao, seleo, guarda, disponibilidade ou eliminao das informaes
empresariais, de utilizao corrente, intermediria e permanente, visando a
preservao e disponibilizao de documentos para atender demandas
administrativas, fiscalizaes, processos judiciais, alm de preservar a memria da
empresa. Para tal se faz necessria a utilizao de um software que proporcione
maior interatividade, disponibilidade de recursos, maior facilidade na compreenso
das telas e manipulao de informaes. Foi feita a Reengenharia/Engenharia
Reversa do programa que o processo de exame e compreenso do sistema, uma
vez que este no possua documentao, dificultando o entendimento do processo.
A partir dessa anlise seguindo os conceitos e padres de Anlise de Sistemas e
Engenharia de Software, um novo sistema foi criado, aprimorando as
funcionalidades identificadas e implantando melhorias no processo. O software
desenvolvido permite o gerenciamento e controle total dos documentos, com o
recurso de notificao de usurios, evitando a utilizao de controles paralelos,
permitindo tambm que manutenes e melhorias que possam surgir sejam feitas de
forma mais eficiente, a partir dos diagramas da documentao gerada.
Palavras-chave: Arquivologia, Sistema de Arquivo, Reengenharia de Software,
Banco de Dados.

ABSTRACT

This research presents the development of a system for document control and
management in order to cope the need for migration / software upgrade currently
used by the file sector of Celulose Nipo-Brasileira S. A. - CENIBRA, which uses
outdated technology. That is what prevents updates and changes from being made
and also hinder necessary improvements to adapt the system to functional changing
of the central file operation. The file system and archival functions facilitate the
identification, selection, custody, disposal or availability of enterprise information of
current, intermediate and permanent use, aiming at the preservation and production
of documents to cope the administrative demands, audits, lawsuits beyond
preserving the memory of the company. For this it is necessary to use a software that
provides greater interactivity, availability of resources, greater ease in understanding
screens and manipulating information. Reengineering / Reverse Engineering of the
program has been made, which is the process of examination and understanding of
the system, since it does not have documentation hindering business understanding.
From this analysis following the concepts and patterns of Systems Analysis and
Software Engineering, a new system was created enhancing the identified
functionalities and implementing process improvements. The developed software
allows full control and management of documents, with the notification feature for
users, avoiding the use of parallel controls. It will also allow that maintenance and
improvements that may arise be made more efficiently from the diagrams and
documentation generated.
Keywords: Archival, File Systems, Software Reengineering, Database.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Camadas de Software................................................................................. 8

Figura 2 - Reengenharia de Software ....................................................................... 11
Figura 3 - Diagrama de Classe.................................................................................. 13
Figura 4 - Diagrama de caso de uso ......................................................................... 14
Figura 5 - Diagrama de Atividades ............................................................................ 14
Figura 6 - Controle de Acesso SADC ........................................................................ 21
Figura 7 - Tela Principal ............................................................................................ 22
Figura 8 Funo Exportar para Excel ..................................................................... 23
Figura 9 - Classificao Documental - Aba Funo .................................................. 24
Figura 10 - Classificao Documental - Aba Subfuno ........................................... 25
Figura 11 - Classificao Documental - Aba Atividade .............................................. 26
Figura 12 - Classificao Documental - Aba Documento .......................................... 27
Figura 13 - Ncleo de Arquivo - Aba Diretoria ........................................................... 28
Figura 14 - Ncleo de Arquivo Aba Reviso........................................................... 31
Figura 15 - Produo Documental - Incluso ............................................................ 33
Figura 16 - Consulta Produo Documental ............................................................. 34
Figura 17 - Cadastro de Disponibilizao de Caixas ................................................. 35
Figura 18 - Cpia de Dossis .................................................................................... 37
Figura 19 - Consulta Manuteno de Arquivo ........................................................... 39
Figura 20 Atualizao de N. de Caixa ................................................................... 40
Figura 21 - Recebimento de Documentos ................................................................. 40
Figura 22 - Devoluo de Documentos ..................................................................... 41
Figura 23 - Alterao de N. de Suporte.................................................................... 42
Figura 24 - Eliminao de Caixas.............................................................................. 42
Figura 25 - Controle de Emprstimos........................................................................ 43
Figura 26 Atualizao de Ncleo de Arquivo.......................................................... 44
Figura 27 - Configurao de Componentes .............................................................. 45
Figura 28 - Filtro Relatrio Dossi ............................................................................. 46
Figura 29 - Relatrio de Dossi ................................................................................. 46
Figura 30 Filtro Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo ................................... 46
Figura 31 - Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo ............................................ 47
Figura 32- Relatrio de Ncleo de Arquivo com documento a eliminar..................... 47
Figura 33 - Relatrio de Transferncia a Receber .................................................... 48
Figura 34 - Relatrio de Documentos a Microfilmar .................................................. 48
Figura 35 - Relatrio Plano de Arquivo ..................................................................... 49
Figura 36 - Relatrio Incluso de Guias de Transferncia ........................................ 49
Figura 37 - Filtro Relatrio Documentos no Arquivo .................................................. 50
Figura 38 - Relatrio Documentos no Arquivo........................................................... 50
Figura 39 - Filtro Relatrio de Emprstimo ................................................................ 51
Figura 40 - Relatrio de Emprstimo......................................................................... 51
Figura 41 - Relatrio de Lista de Eliminao de Documentos Sittico ...................... 52
Figura 42 - Relatrio de Lista de Eliminao de Documentos Analtico .................... 52

SUMRIO

1 INTRODUO ........................................................................................................ 1
2 CENRIO DO SOFTWARE .................................................................................... 3
3 DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA ..................................................................... 8
3.1 Engenharia de Software ..................................................................................... 8
3.2 Reengenharia de Software ............................................................................... 10
3.3 Engenharia Reversa ......................................................................................... 11
3.4 Linguagem UML................................................................................................ 12
3.5 Ferramentas Utilizadas ..................................................................................... 14
4 METODOLOGIA DE PESQUISA .......................................................................... 17
5 RESULTADOS E DISCUSSES .......................................................................... 19
6 CONCLUSO ....................................................................................................... 54
REFERNCIAS ......................................................................................................... 56
APNDICE ................................................................................................................ 58

1
1 INTRODUO

Em um mercado cada vez mais exigente e globalizado, o diferencial competitivo das

empresas, ocorre com a otimizao e eficcia dos recursos disponveis para a
captao, gerenciamento e qualificao de toda informao existente. As
informaes, tanto externas quanto internas, precisam estar disponibilizadas no
exato momento em que qualquer colaborador da empresa necessitar utiliz-las.

O Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran (2007, p. 8) diz que:

A Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos tcnicos e
operacionais referentes s atividades de produo, tramitao,
classificao, avaliao e arquivamento dos documentos nas fases corrente
e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento guarda
permanente.

Uma Gesto de Documentos eficaz e confivel necessria para se ter respostas

rpidas, servios eficientes e desburocratizao dos processos. Assim, as tomadas
de deciso empresarial so mais proveitosas para a organizao como um todo.

Para a execuo das atividades da empresa, diversos documentos so produzidos e

recebidos. Estes registram suas Polticas, Funes, Procedimentos e Decises da
empresa.

Toda a documentao gerada permite que as organizaes possam conduzir as

atividades de forma transparente, auxilia no processo de tomada de deciso, fornece
evidncias ou provas em aes judiciais, protege os interesses da entidade, os
direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes, assegura e documenta as
atividades de pesquisa, bem como a pesquisa histrica, alm de manter a memria
da empresa.

Para que tenham essa capacidade, os documentos arquivsticos precisam ser

confiveis, autnticos, acessveis e compreensveis, o que s possvel por meio da
implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos, que permitir a
sua preservao (CONARQ, 2011, p. 17).

2
O controle sobre toda a produo documental da organizao por meio da aplicao
de modernas tcnicas e recursos tecnolgicos necessrio para proporcionar a
melhoria dos servios arquivsticos, aumentando a eficcia na proteo, localizao
e guarda dos mesmos. Garante o armazenamento de grandes volumes de
documentos de forma organizada, permitindo que sejam recuperados em tempo
hbil para tomada de deciso, desenvolvimento de atividades ou provas judiciais.

Para fazer a gesto e controle dos documentos empresarias a Cenibra utiliza um

sistema desenvolvido em plataforma Natural. O mesmo est defasado em
tecnologia, no possui nenhuma documentao e sua base de dados precisa de
correes, esses problemas dificultam e impossibilitam manutenes e melhorias
solicitadas pelos colaboradores do Arquivo, fazendo com que eles tenham que
utilizar controles paralelos como planilhas e formulrios para auxiliar na execuo
das atividades.

A migrao do sistema Administrao de Documentos (ADC) foi definida como

projeto para a aluna durante o perodo de estgio na CENIBRA, onde foi
desenvolvido um estudo sobre o Sistema de Administrao de Documentos da
empresa para que um novo sistema pudesse ser projetado a fim de atender aos
requisitos de acordo com as necessidades breves e futuras do setor.

Pretende-se com este trabalho, o crescimento tcnico da aluna nos temas de

Anlise e Projetos de Sistemas, Engenharia de Software, Desenvolvimento de
Sistemas, e trazer benefcios empresa estudada.

3
2 CENRIO DO SOFTWARE

O trabalho de organizao dos arquivos organizacionais e da memria de uma

empresa ou instituio envolve a mobilizao de recursos materiais e humanos.
Para isso a CENIBRA mantm o Arquivo Central que promove a gesto documental
controlando e guardando o patrimnio documental a fim de atender as solicitaes
dos funcionrios em questes fiscais, administrativas e judiciais.

O Arquivo Central responsvel por todas as atividades de preservao e

disponibilizao de documentos e informaes sob sua guarda. Alm de prestar
assessoria tcnica na organizao dos arquivos setoriais.

Todo esse controle realizado pelo Arquivo Central se faz necessrio, pois a empresa
necessita armazenar grandes volumes de documentos e, principalmente, pode a
qualquer momento precisar recuperar tais documentos para tomar decises, ou para
serem utilizados como provas judiciais, evitando indenizaes.

Para fazer o controle documental da CENIBRA o setor de arquivo, utiliza um sistema

legado, o chamado ADC (Administrao de Documentos). Este sistema foi
desenvolvido em plataforma NATURAL e est defasado em tecnologia isso impede
e dificulta que sejam feitas melhorias e aprimoramentos no sistema.

Na CENIBRA os estagirios desenvolvem um projeto durante o perodo de estgio.

A Coordenao de Sistemas de Informao normalmente prope aos estagirios a
migrao de sistemas legados. Devido a diversas solicitaes de melhoria e
reclamaes feitas pelos usurios do ADC a migrao deste legado foi definida
como Projeto de Estgio do ano 2012.

Descrio do Ambiente

Quando se fala em controlar documentos a primeira coisa que se deve fazer a

Classificao Documental, formada por 4 itens sequencialmente cadastrados:
Funo, Subfuno, Atividade e Documento. A classificao utilizada para
agrupar os documentos a fim de contextualiz-los, agilizar sua recuperao e

4
facilitar tanto as tarefas de destinao (eliminao ou recolhimento dos documentos)
como as de acesso. (CONARQ, 2011, p. 36).

Os Ncleos de Arquivo representam cada Unidade Organizacional da empresa, que

so organizados em Diretoria, Gerncia, Departamento e Coordenao. Para cada
ncleo so definidas as Atividades do Ncleo bem como os Gestores do Arquivo que
so os funcionrios responsveis por manter o arquivo do setor.

O sistema utilizado atualmente, no possui um cadastro de Ncleo de Arquivo,

Atividades do Ncleo e de Gestores do Ncleo definidos de forma estruturada para
atender a necessidade dos usurios. Existe um controle para as Unidades
Arquivsticas, em que os Ncleos e Atividades so cadastrados juntos fazendo com
que haja duplicao de dados e o controle dos Gestores feita em formulrios no
Microsoft Word.

Para criar uma Unidade Arquivstica o funcionrio do Arquivo Central realiza visita ao
setor onde definido o Plano de Classificao de Documentos do Ncleo de
Arquivo. A CONARQ (2011, p. 36) com base no Conselho Nacional de Arquivos
(2005) diz que:
Um plano de classificao um esquema de distribuio de documentos
em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos,
elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e
da anlise do arquivo por ela produzido.

Aps este levantamento o Funcionrio cadastra os documentos que sero utilizados

pelo novo Ncleo. Para fazer esse controle de documentos primeiramente devem
ser cadastradas as Funes, Subfunes, Atividades e Documentos. Esse cadastro
representa as associaes dos documentos.

Definida a Classificao Documental e as Unidades Arquivsticas, feito o Controle

Produo Documental que atualmente dividido em duas telas, Suporte / Prazo de
Guarda e Arquivamento. Nesse cadastro, os documentos so associados aos
Ncleos de Arquivo. Para cada registro so informadas a forma de Arquivamento,
Disposio, Destinao Final, Descarte e Temporalidade.

5
A tabela de temporalidade e destinao um instrumento arquivstico que
determina prazos de guarda tendo em vista a transferncia, o recolhimento e a
eliminao de documentos (CONARQ, 2011, p. 36).

Os Documentos podem ser agrupados em Dossis. So definidos na funcionalidade

Suporte / Prazo de Guarda. Posteriormente so associados os documentos que iro
compor este Dossi. Sendo assim, estes documentos recebem as mesmas
caractersticas definidas para o Dossi.

A gesto de administrao de documentos dividida em dois grupos Arquivo Central

e Arquivo Setorial. Os usurios do Arquivo Central tem acesso total ao sistema. J
os gestores de arquivo (Arquivo Setorial), tm acesso apenas ao cadastro de
documentos que sero transferidos para o Arquivo Central e alguns relatrios,
sempre considerando o Ncleo de Arquivo no qual foram associados.

Para fazer essa transferncia o Gestor entra em contato com o Arquivo Central e
solicita um nmero de caixa que ser a referncia onde o documento ser
armazenado no arquivo central. Essa transferncia feita atravs da funcionalidade
Transferncia de Documentos, em que o gestor emite uma Guia de Transferncia
que lista todos os documentos a serem transferidos. O funcionrio do Arquivo
Central recebe os documentos e executa a funcionalidade de Recebimento de
Documentos, esse recurso altera o status de localizao dos documentos de a
transferir para transferido.

Quando necessrio eliminar documentos utilizado o recurso de Eliminao de

Documentos, que altera o status dos documentos de "transferido" para "eliminado
essa eliminao no exclui o registro da base de dados ela somente o desativa,
eliminando a informao das ferramentas de busca.

Existe tambm a funcionalidade Altera Nmero de Caixa que modifica o nmero de

referncia da caixa (composta por vrios registros) para outro nmero. utilizado
em situaes como quando parte dos documentos da caixa so eliminados, e ficam
vrias caixas pela metade, o contedo delas deve ser transferido unificando numa
s caixa.

6
Os documentos localizados no Arquivo Central podem ser emprestados ou
devolvidos para o Arquivo Setorial. Para o emprstimo temporrio utilizado o
recurso de Emprstimo de Documentos, tendo como base as informaes inseridas
na Manuteno do Arquivo adicionando a ele os dados do Atendimento.

A cobrana das devolues de emprstimos feita com base em relatrios de

emprstimo. Assim se faz necessrio implementao de uma rotina de notificao
para informar o usurio no qual o documento foi emprestado e os dados do
emprstimo, para devoluo do documento ao Arquivo Central.

A Devoluo de Documentos ou retorno para a rea acontece quando o Ncleo de

Arquivo necessita que o documento volte para o Arquivo Setorial permanentemente,
no s como emprstimo, voltando ao status de a transferir.

No sistema atual existem muitos relatrios que so utilizados para recuperao de

informaes cadastradas nas diversas tabelas que auxiliam o Controle e a
Manuteno dos Documentos para atendimento s Certificaes ISO 9001 e 14001.
Porm, para cada situao um relatrio utilizado, ao invs de ter um filtro para
emisso dos mesmos, diminuindo este nmero e facilitando a utilizao destes
recursos.

A diviso de funcionalidades atual a seguinte:

Classificao Documental
Funo;
Subfuno;
Atividades;
Item Documental.
Unidade Arquivstica
Alterao de Siglas das U.A.
Reviso de Documentos.

7
Produo Documental
Suporte e Prazo de Guarda;
Arquivamento;
Composio do Dossi.
Pesquisa e Recuperao
Manuteno do Arquivo Central;
Consulta e Emprstimo de Documentos.
Usurios
Transferncia de Documento
Relatrios do Sistema
Relatrios do Sistema
Com esta lista foi possvel identificar que existem muitas rotinas e atividades que
no so realizadas no sistema, o que dificulta o trabalho dos usurios, pois eles
necessitam usar planilhas e formulrios em paralelo.

8
3 DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA

Ser apresentado o referencial terico, em que o desenvolvimento deste trabalho se

baseia. Conceitos e tcnicas essenciais para a construo do projeto.

3.1 Engenharia de Software

Para entender o que engenharia de software primeiramente deve-se ter a definio

de que um software no apenas um programa de computador, mas tambm toda a
documentao associada e os dados de configurao necessrios para fazer com
que esses programas operem corretamente. (SOMMERVILLE, 2011)

A engenharia de software uma disciplina da engenharia que se ocupa de todos os

aspectos da produo de software, desde os estgios iniciais de especificao do
sistema at a manuteno desse sistema, depois que ele entrou em operao.
(SOMMERVILLE, 2011)

A Engenharia de software dividida em camadas como pode ser visto na Figura 1.

Figura 1 - Camadas de Software

Fonte: Pressman, (2002 p. 19). Adaptado

Segundo Pressman (2002 p.18), a Gesto da Qualidade total leva ao

desenvolvimento de abordagens cada vez mais amadurecidas para a engenharia de
software.

A engenharia de software tem como fundamento a camada de processos. Os

9
processos podem ser definidos como uma srie de passos que devem ser seguidos
para a construo do programa/sistema.

Sommerville (2011, p. 18) define que: um processo de software um conjunto de

atividades relacionadas que levam produo de um produto de software. As
atividades definidas por ele so: Especificao, Desenvolvimento, Validao e
Evoluo do software.

Os Mtodos so um conjunto de princpios e tcnicas de como fazer para construir o

programa, os mtodos incluem os modelos de sistemas, notaes, regras,
recomendaes de projetos e diretrizes de processos.

As Ferramentas so os programas utilizados para apoiar os processos de software,

bem como os mtodos. Conhecidas como Ferramenta CASE que contm diversos
programas que auxiliam na anlise de requisitos, na modelagem de sistema, na
depurao e nos testes.

Os modelos de softwares so a representao dos processos, dentre os modelos

existentes podem ser utilizados os seguintes:

O Modelo cascata segundo Sommerville (2011) tem como principal caracterstica a

execuo das atividades de software em uma sequncia, em que cada fase deve ser
finalizada para que a seguinte seja iniciada. So atividades do modelo: anlise e
definio de requisitos, projeto de sistema, implementao e teste unitrio,
integrao e teste de sistema, operao e manuteno.

O Modelo espiral uma srie de pequenos ciclos, cada um finalizando uma verso
de um software executvel. O modelo em espiral assume que o processo de
desenvolvimento ocorre em ciclos, cada um contendo fases de avaliao e
planejamento. Tem como vantagem a execuo de atividades de verificao ao final
de cada iterao que permitem um melhor controle gerencial sobre o projeto.

O Modelo processo de desenvolvimento iterativo e incremental divide o trabalho em

partes menores ou iteraes. Cada iterao resultar em um incremento.

10
Sommerville (2011, p.21) diz que o modelo se baseia em desenvolver uma
implementao inicial, exp-la aos comentrios dos usurios e continuar por meio da
criao de vrias verses at que um sistema adequado seja desenvolvido. Os
requisitos mais importantes normalmente so implementados primeiro e os demais
so acrescentados as novas verses.

Este modelo oferece vantagens como a

reduo de riscos, maior visibilidade sobre o processo, problemas podem ser

descobertos logo no incio alm de auxiliar na estimativa de tempo do projeto entre
outras.

O Modelo de prototipagem consiste basicamente em diversos ciclos iterativos. Um

prottipo construdo a partir de requisitos iniciais. realizada uma avaliao crtica
do prottipo a qual considera os requisitos iniciais e requisitos que no foram
mencionados inicialmente. Caso o prottipo no atenda aos requisitos pretendidos,
novas iteraes so realizadas produzindo novos prottipos. As iteraes so
finalizadas quando os requisitos so atendidos.

3.2 Reengenharia de Software

De acordo com Piekarski e Quinia (2000) a Reengenharia de software pode ser

definida como a reconstruo de um produto existente com o objetivo de buscar por
melhorias que permitam produzir um novo software de qualidade melhor ou, pelo
menos, de qualidade comparvel ao produto inicial.

Sommerville (2003, p. 533) diz que:

A reengenharia de software se ocupa de reimplementar sistemas legados,
para que sua manuteno seja mais fcil. A reengenharia pode envolver
redocumentar, organizar e reestruturar o sistema, traduzir o sistema para
uma linguagem de programao mais moderna e modificar e atualizar a
estrutura e os valores dos dados do sistema.

O objetivo da reengenharia de sistemas melhorar a estrutura do sistema e torn-la

mais fcil de ser compreendida. O custo da manuteno futura do sistema deve,
portanto, ser reduzido (SOMMERVILLE, 2003, p.546).

A Reengenharia se inicia com um sistema j existente, feita a anlise do projeto

11
para compreender como este funciona. Aps essa anlise uma nova estrutura
montada e deve funcionar exatamente como o sistema original, mas no deve ser
simplesmente uma cpia dele. O Ciclo da Reengenharia pode ser visto na Figura 2.

Figura 2 - Reengenharia de Software

Fonte: Sommerville (2003, p. 534). Adaptada.

A Reengenharia utilizada, por exemplo, para refazer sistemas legados. Com base
em Ward e Bennett, (1995) Piekarski e Quinia (2000, p. 42), afirmam que Um
software legado pode ser informalmente definido como aquele que executa tarefas
teis para a organizao, mas que foi desenvolvido utilizando-se tcnicas
atualmente consideradas obsoletas.

Segundo Sommerville (2003) a substituio de um sistema legado uma estratgia

de negcio arriscada, pois, normalmente no existe especificao completa do
sistema, as regras de negcio da empresa esto somente no software, no esto
documentadas dificultando o entendimento funcional.

Sendo assim, a partir da reengenharia de software uma nova verso de sistema

gerada, composta por funcionalidades do sistema legado, inovaes tecnolgicas e
novas funcionalidades desejadas adaptando de acordo com as novas necessidades
do processo em que est inserido.

3.3 Engenharia Reversa

A Engenharia de Software uma das atividades da reengenharia, Sommerville

(2003 p. 537) define que engenharia reversa o processo de analisar o software
com o objetivo de recuperar seu projeto e sua especificao.

Segundo Canhota Jr. (2005 p. 4):

A Engenharia Reversa uma atividade que trabalha com um produto

12
existente (um software, uma pea mecnica, uma placa de computador, etc.)
tentando entender como este produto funciona, o que ele faz exatamente e
como ele se comporta em todas as circunstncias. Fazemos engenharia
reversa quando queremos trocar, modificar uma pea (ou um software) por
outro, com as mesmas caractersticas ou entender como esta funciona e no
temos acesso a sua documentao.

Normalmente a engenharia reversa utilizada em situaes em que o sistema foi

iniciado h muitos anos, quando tem pouca documentao e est desatualizada, ou
quando os desenvolvedores do sistema deixaram a empresa e no tem quem
explique as regras de negcio existentes no sistema.

So sistemas antigos, por isso os cdigos na maioria das vezes no seguem os

princpios bsicos de programao e as linguagens de programao utilizadas so
antigas, para a qual existem poucas ferramentas e os programadores atuais
normalmente no tem treinamento/conhecimento das mesmas.

3.4 Linguagem UML

UML uma linguagem padro para elaborao da estrutura de projetos de software.
Utilizada para modelar o software sendo possvel especificar, visualizar, construir e
documentar os sistemas.

Gudwin (2010, p. 1) define a UML como:

A Linguagem UML (Unified Modeling Language) uma linguagem de
modelagem que foi criada visando-se a criao de modelos abstratos de
processos [...] Tanto podem ser processos do mundo real como processos
de desenvolvimento de software ou ainda detalhes internos do prprio
software.

A UML tem por objetivo a especificao, documentao, estruturao para a

visualizao lgica do desenvolvimento completo do sistema. A UML um modo de
padronizar as formas de modelagem. Fornece diversos modelos de diagramas que
auxiliam o desenvolvimento dos softwares, por exemplo:
Diagrama de Classes
Diagrama de Objetos
Diagrama de Componentes

13
Diagrama de Instalao
Diagrama de Pacotes
Diagrama de Caso de Uso
Diagrama de Estados
Diagrama de Atividade
Sero apresentados com mais detalhes os Diagramas que foram desenvolvidos para
a concluso deste trabalho.

Diagrama de Classe

Para o desenvolvimento Orientado a Objetos o diagrama de classes um dos

modelos principais que mostra a estrutura e os relacionamentos das classes.
Engholm Jr. (2008, p.68) diz que este diagrama registra especificamente o
relacionamento dos objetos de dados com o sistema, o relacionamento entre eles e
as operaes que cada um deles pode executar. A figura 3 apresenta um exemplo
de um diagrama de classe.

Figura 3 - Diagrama de Classe

Fonte: A autora

14
Diagrama de Caso de Uso

O diagrama de caso de uso segundo Engholm Jr. (2010) est relacionado

modelagem do sistema, anlise e levantamento de requisitos. Mostra as
associaes entre os atores/usurios e os casos de uso ou as funcionalidades do
sistema. A figura 4 apresenta um exemplo de um diagrama de caso de uso.

Figura 4 - Diagrama de caso de uso

Fonte: A autora

Diagrama de Atividades

O Diagrama de Atividades o diagrama UML que permite descrever processos ou

passos a serem percorridos para concluir uma ao. Segundo Engholm Jr. (2008),
utilizado na fase de levantamento de requisitos e na fase de design para identificar
fluxos de processos dentro do sistema. Eles se assemelham aos antigos
fluxogramas como pode ser visualizado na Figura 5.

Figura 5 - Diagrama de Atividades

Fonte: A autora

3.5 Ferramentas Utilizadas

Astah Community

Para criar os diagramas citados na seo 3.4 se faz necessria a utilizao de

ferramentas especficas para desenhar e especificar os diagramas. Um dos
softwares utilizados para a criao de diagramas de UML o Astah Community.
O Astah Community foi escolhido por ser uma ferramenta de fcil utilizao e

15
gratuita para o desenvolvimento dos diagramas UML, ele o sucessor do Jude
Community, um editor gratuito muito utilizado pela sua grandiosidade de recursos
oferecidos e por sua praticidade em elaborar diagramas completos.

Microsoft Visual Studio 2005

O Visual Studio 2005 uma ferramenta de desenvolvimento de software abrangente
para a criao e implantao rpida de uma ampla variedade de aplicativos para
Windows, Web e dispositivos mveis. (MICROSOFT, 2012 a)

Por meio do Visual Studio 2005, possvel realizar a maioria das atividades
referentes ao desenvolvimento de uma aplicao. Alm de editar, compilar e
debugar o cdigo, visualizar bancos de dados, entre diversas outras aes que
facilitam e reduzem tempo de desenvolvimento.

Segundo a Microsoft (2012 b), o .NET Framework um componente essencial do

Windows que oferece suporte criao e execuo da prxima gerao de
aplicativos e servios XML da Web.

O .NET Framework foi criado dentre outros motivos, para fornecer um ambiente de
programao orientada a objetos consistente, para fornecer um ambiente de
execuo que minimize conflitos de versionamento de publicao conforme
Microsoft (2012, p.1 b).

O Visual C# uma linguagem de programao criada para o desenvolvimento de

aplicaes, suportada pelo Visual Studio 2005. Segundo Microsoft (2012 c), C#
uma linguagem orientada a objeto e que permite aos desenvolvedores construrem
uma variedade de aplicaes seguras e robustas, compatveis com o .NET
Framework. Alm de fornecer um editor de cdigo avanado, depurador integrado
e muitas outras ferramentas que facilitam o desenvolvimento de aplicativos.

Essa ferramenta utilizada pela CENIBRA no desenvolvimento de projetos, por isso

esse padro de linguagem se mantm para a execuo deste trabalho.

16
Banco de Dados - Oracle Database 10 g Release 2
Segundo Date (2004, p.6) um banco de dados um sistema computadorizado cuja
finalidade geral armazenar informaes e permitir que os usurios busquem e
atualizem essas informaes quando as solicitar. Neste ambiente as informaes
ou dados so guardadas em tabelas definidas conforme o modelo relacional. Cada
tabela composta por uma estrutura de dados com campos ou propriedades
correspondentes aos itens que sero armazenados.

Por se tratar de uma migrao de sistema a base de dados j existe. O ADC utiliza o
sistema gerenciador de banco de dados (SGBD) Oracle Database 10 g Release
2 onde esto armazenados os dados necessrios para o funcionamento do software.
Para atender as melhorias e aos novos requisitos do sistema, foi necessrio realizar
algumas alteraes neste banco de dados.

17
4 METODOLOGIA DE PESQUISA

O desenvolvimento deste trabalho se baseou na pesquisa exploratria que segundo

Gil (2010 p. 27) tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o
problema, com vistas a torn-lo mais explcito ou a construir hipteses.

O sistema desenvolvido foi definido como projeto de estgio da aluna durante o ano
de 2012 na CENIBRA, tendo como objetivo identificar os motivos pelo qual o atual
sistema de gesto e controle do departamento de arquivo no atende s
necessidades e desenvolver um sistema para a gesto completa dos documentos.

Com base em tcnicas da pesquisa exploratria, inicialmente foi feito um estudo

literrio sobre a Gesto de Documentos que se baseou em conceitos definidos pelo
Arquivo Nacional brasileiro e em princpios da Arquivologia e da Gesto da
Informao. Foram realizadas tambm entrevistas livres com o Key-User (principal
usurio do sistema), que possibilitou a elaborao de uma descrio do negcio, em
que foi detalhado o funcionamento do sistema existente para que pudesse conhecer
os fluxos do negcio do setor.

Aps este estudo deu-se incio anlise do banco de dados. Por ser uma migrao
de sistema, a base de dados existente teve que ser analisada, pois estava com erros
e inconsistncias. Alguns campos que no so mais utilizados no haviam sido
excludos, bem como o nome dos campos no condiziam com o que ela realmente
armazenava. Esses problemas dificultaram a anlise do banco de dados.

Concluda a definio da base de dados o Diagrama de Entidade e Relacionamento

(DER) foi desenhado, para que posteriormente o Dicionrio de Dados Completo
pudesse ser feito.

Tendo como base a descrio do negcio e da anlise do banco de dados foi feito o
levantamento de requisitos, em que foram definidas as funcionalidades do novo
sistema. As principais funcionalidades foram mantidas sendo que estas receberam
melhorias, quando necessrio.

18
Uma das principais reclamaes dos usurios era ter que usar controles paralelos,
pois o sistema ADC no possua todos os recursos que so utilizados para
desenvolver suas atividades. Para resolver esta questo foram definidos os
requisitos necessrios para a incluso das novas funcionalidades.

Para cada requisito foram feitos os diagramas de Caso de Uso e a especificao de

caso de uso que descreve o comportamento do sistema e orienta todo o
desenvolvimento, permite tambm validar a compreenso dos requisitos antes do
incio do desenvolvimento do software.

Com base no DER e nos requisitos do sistema deu-se incio modelagem do

Diagrama de Classe. Com todas as classes do sistema, bem como os mtodos e
atributos utilizados, que foi atualizado com concluso do desenvolvimento do
sistema.

Com o levantamento devidamente definido, iniciou-se a prototipao das telas do

novo software, as telas foram desenhadas com base no sistema existente e nas
informaes dos levantamentos realizados. Todas foram revisadas e validadas pelo
Key-User do sistema.

Aps a prototipao deu-se incio ao desenvolvimento e implementao do sistema,

primeiramente foram feitas as alteraes necessrias no banco de dados.
Posteriormente os cadastros controles e relatrios foram desenvolvidos. Sempre
com o acompanhamento do usurio, que prontamente atendia as solicitaes
necessrias e sanava as dvidas que surgiram.

19
5 RESULTADOS E DISCUSSES

O Sistema de Administrao de Documentos (SADC) permite o gerenciamento e

controle total do ciclo de vida dos documentos, desde a produo at a destinao
final, seguindo os princpios da gesto arquivstica de documentos. Garante a
confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, alm de proporcionar
maior interatividade, disponibilidade de recursos, facilidade na manipulao de
informaes, evitando a utilizao de controles paralelos.

Por possuir uma abrangncia corporativa na empresa, o SADC alm de atender as

rotinas administrativas dos responsveis pelo Arquivo Central, atende tambm a
aproximadamente

120

Gestores

de

Arquivo

alocados

em

cada

Unidade

Organizacional da empresa.

O ADC, era composto de 7 cadastros, 8 controles, e 38 relatrios. Desses 38

relatrios 4 no funcionavam, 8 poderiam ser unificados e 5 no eram utilizados ou
no atendiam da melhor forma. Os controles de Atividades do Ncleo e Gestores de
Arquivo eram feitos atravs de relatrios no Microsoft Word. Bem como o controle de
lista de nmeros de caixas disponibilizadas.

Com a nova modelagem, todas as funcionalidades foram revisadas e receberam

melhorias e as tarefas executadas em paralelo foram includas no sistema.
Totalizando, 13 cadastros, 10 controles e os relatrios foram reduzidos para 11,
alm disso, nos grids das telas de cadastro, foi includo o recurso de exportao de
dados para o Microsoft Excel, que substituram alguns relatrios.

As funcionalidades do SADC foram divididas em 4 grupos: Cadastros, Operacional,

Relatrios e Configuraes.

Cadastros: so inseridas as informaes bsicas para o funcionamento da

aplicao, composto pelos seguintes formulrios:
o Classificao Documental;
o Ncleo de Arquivo;
o Produo Documental;

20
o Dossi;
o Disponibilizao de Caixas.

Operacional: so os formulrios para administrao e controle total dos

documentos nos Arquivos Setorial e Central. Composto pelos formulrios de:
o Manuteno de Arquivo;
Atualizao de N. de Caixa;
Recebimento de Documentos;
Devoluo de Documentos;
Alterao de N. de Caixa;
Eliminao de Caixa;
o Controle de Emprstimos;
o Atualizao de Ncleo de Arquivo;
o Alterao de Siglas.

Relatrios: So os formulrios para a emisso dos relatrios do SADC.

Sendo:
o Relatrio de Composio do Dossi;
o Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo;
o Relatrio de Ncleo de Arquivo com documento a eliminar;
o Relatrio de Transferncia a Receber;
o Relatrio de Documentos a Microfilmar;
o Relatrio de Guia de Transferncia de Documentos;
o Relatrio Incluso de Guias de Transferncia;
o Relatrio de Plano de Arquivo;
o Relatrio de Documentos no Arquivo;
o Relatrio de Emprstimo;
o Relatrio de Lista de Eliminao de Documentos.

Configurao: neste grupo existe o formulrio de Configurao de Componentes

contidos nos demais formulrios do SADC.

21

O SADC

O primeiro formulrio do SADC, exibido na Figura 6, o de Controle de Acesso,

onde so informados o usurio e respectiva senha. Ao clicar no boto Entrar, o
sistema valida os dados informados de acordo com o perfil cadastrado para o
usurio.

Figura 6 - Controle de Acesso SADC

Fonte: A autora.

Na tela principal do SADC, exibida aps a validao, as funcionalidades so

carregadas de acordo com os grupos de Tcnico de Arquivo e Gestor de Arquivo,
exibindo os menus de Arquivo, Cadastros, Operacional, Relatrios, Configuraes
para que o usurio tenha acesso a todas as funcionalidades do SADC, de acordo
com os perfis. O grupo de usurios Tcnico de Arquivo tem acesso a todas as
funcionalidades do sistema, j o grupo Gestor de Arquivo tem acesso a Manuteno
de Arquivo, Emprstimos e relatrios. Na barra de status da janela exibida a
matrcula e o nome do usurio logado, exibe tambm a data e hora do acesso
conforme demonstrado na Figura 7.

22
Figura 7 - Tela Principal

Fonte: A autora.

O primeiro cadastro a Classificao Documental. Esta funcionalidade usada para

classificar os documentos produzidos ou recebidos pelos Ncleos de Arquivo
durante a execuo das atividades. Neste cadastro o usurio monta toda a estrutura
documental da empresa, agrupando os documentos por tema de forma a agilizar sua
recuperao/localizao.

Para facilitar a manipulao dos dados, a tela foi dividida em abas, possibilitando
inserir, alterar e excluir dados de todos os itens que compem a Classificao
Documental em um s formulrio, ao contrrio do software anterior em que cada aba
era em uma tela de cadastro separada, assim o usurio tinha que acessar
individualmente cada uma delas.

Caso queira alterar ou excluir registros, o usurio dever selecion-lo dando dois
cliques na linha do grid, o sistema carregar os dados. O sistema habilita os botes
Editar e Excluir, se clicar em Editar o sistema habilita os campos que podem ser
alterados. Na medida em que os registros so inseridos, alterados e/ou excludos o
grid atualizado automaticamente.

23
Para facilitar a localizao dos registros inseridos, em todas as abas existe um grid
que exibe os registros cadastrados referentes a cada aba. Os dados do grid podero
ser exportados para o Excel em qualquer aba, atravs do boto Exportar Excel, a
Figura 8 demonstra a exportao dos dados cadastrados na aba Atividade da
Classificao Documental.

Figura 8 Funo Exportar para Excel

Fonte: A autora.

A Classificao comea na aba Funo demostrado na Figura 9, onde so inseridas

as classes principais que correspondem s grandes funes desempenhadas pelo
ncleo. Para inserir uma funo o usurio informa o cdigo, nome e uma breve
descrio da funo. De acordo com a Arquivologia todos os cdigos devem seguir
o mtodo decimal, para garantir essa regra ao clicar em salvar o sistema verifica o
nmero de dgitos informado no campo que deve ser composto por dois nmeros.
Verifica se a descrio informada j existe na base de dados, exibindo uma
mensagem de erro no topo da janela informando o problema. Essa validao e feita
nos dois casos, incluso ou alterao.

24
Ao excluir o sistema emite uma mensagem de confirmao de excluso, se o
usurio clicar em Sim, o sistema verifica se a funo est associada a alguma
subfuno, caso esteja uma mensagem de erro exibida informando que no
possvel excluir o registro.
Figura 9 - Classificao Documental - Aba Funo

Fonte: A autora.

Na aba Subfuno realizada a categorizao das funes, deve ser informada

inicialmente a funo na qual a subfuno pertencer que pode ser carregada
automaticamente de acordo com o cdigo informado ou selecionada atravs do
boto existente no campo, como pode ser visto na Figura 10. O sistema habilita os
campos de cdigo, nome e descrio da subfuno. Ao salvar, o sistema valida o
cdigo e verifica se para a funo selecionada j existe subfuno com o cdigo
e/ou descrio informados, caso exista, emite uma mensagem de erro impedindo a
gravao do registro, para incluso ou alterao.

Ao excluir, o sistema emite uma mensagem de confirmao de excluso, se o

usurio clicar em Sim, o sistema verifica se a subfuno est associada a alguma
atividade, caso esteja associada uma mensagem de erro exibida informando que
no possvel excluir o registro.

25
Figura 10 - Classificao Documental - Aba Subfuno

Fonte: A autora.

A terceira diviso da Classificao Documental feita na aba Atividade. Seguindo o

padro, a funo o primeiro campo a ser preenchido, pode ser carregada
automaticamente de acordo com o cdigo informado ou selecionada atravs do
boto existente no campo. Aps o preenchimento da funo, o campo subfuno
habilitado onde o cdigo poder ser informado da mesma forma. Este campo est
associado funo, sendo assim, ao selecion-la somente sero carregadas as
subfunes que pertencem funo informada. O sistema habilita os campos de
cdigo, nome e descrio da atividade. Ao salvar, o sistema valida o cdigo da
atividade e verifica se para a funo e subfuno selecionada j existe atividade com
o cdigo e/ou descrio informados, caso exista, emite uma mensagem de erro,
impedindo a gravao do registro conforme demonstrado na Figura 11.

Ao excluir, o sistema emite uma mensagem de confirmao de excluso, se o

usurio clicar em Sim, o sistema verifica se a atividade est associada a algum
documento, caso esteja, uma mensagem de erro exibida informando que no
possvel excluir o registro.

26
Figura 11 - Classificao Documental - Aba Atividade

Fonte: A autora.

Para finalizar, os Documentos que compem a classificao devem sem ser

cadastrados. Seguindo o padro, devem ser informadas na sequncia a funo,
subfuno e a atividade. Aps o preenchimento da funo, o campo subfuno
habilitado, tendo selecionado a subfuno, o campo atividade habilitado, que ser
carregado de acordo com a funo e subfuno informadas. O sistema habilita os
campos de cdigo, nome e gnero, previamente devem ser cadastrados os itens do
gnero na Configurao de Componentes. O cdigo do documento composto por
trs nmeros. Ao salvar, o sistema valida o cdigo e verifica se para a funo,
subfuno e atividade selecionada, existe documento com o cdigo e/ou descrio
informado, caso exista, emite uma mensagem de erro impedindo a gravao do
registro. Ao excluir o sistema emite uma mensagem para confirmao, se o usurio
clicar em Sim, o sistema verifica se o documento est associado a produo
documental, a algum dossi ou a manuteno de arquivo, se estiver associado, uma
mensagem de erro exibida informando que no possvel excluir o registro como
na Figura 12.

27
Figura 12 - Classificao Documental - Aba Documento

Fonte: A autora.

Com esses itens a Classificao Documental definida. Outra validao feita no

formulrio caso o usurio feche a janela e existam campos preenchidos em
alguma aba, o sistema emite uma mensagem de informao perguntando se deseja
sair sem salvar. Se clicar em Sim o sistema fecha a janela normalmente, se clicar
em No o sistema envia o foco para a aba com campos preenchidos para que o
usurio possa salvar o registro.

O cadastro de Ncleo de Arquivo uma das melhorias do SADC. Nele inserida a

estrutura organizacional da empresa, bem como as atividades de cada ncleo. Na
aba Gestor de Arquivo, feita a definio dos empregados responsveis por cada
atividade de ncleo associando-as aos ncleos a estrutura de cada arquivo da
empresa definida. A tela foi dividida em abas, possibilitando inserir, alterar e excluir
dados de todos os itens em um s formulrio. Para facilitar a localizao dos
registros inseridos, em todas as abas existe um grid que exibe os registros
referentes a cada aba e so atualizados na medida em que so feitas atualizaes,
na Figura 13 exibida a seguir a matrcula e nome dos responsveis foram omitidas.
Para alterar ou excluir registros, o usurio dever selecion-lo dando dois cliques na
linha do grid, o sistema carrega os dados e habilita os botes Editar e Excluir, se
clicar em Editar o sistema habilita os campos que podem ser alterados. Os dados

28
dos grids tambm podero ser exportados atravs do boto Exportar Excel.

No cadastro de Diretoria, primeira aba, conforme exibido na Figura 13, o cdigo

automtico, devem ser informados a sigla, a nomenclatura e o responsvel pelo
ncleo que busca todos os empregados da empresa. Pode ser carregado pela
matrcula ou nome e com a consulta de empregados existente no boto dos campos.
Ao salvar na alterao ou incluso de registros, o sistema valida a sigla e
nomenclatura da diretoria e verifica se j existe diretoria cadastrada com os nomes
informados. Caso exista, emite uma mensagem de erro impedindo a gravao do
registro. Ao excluir, o sistema emite uma mensagem de confirmao de excluso, se
o usurio clicar em Sim, o sistema verifica se a diretoria est associada a alguma
gerncia,

departamento,

coordenao,

gestor,

produo

documental

ou

manuteno de arquivo. Caso exista uma mensagem de erro exibida informando

que no possvel excluir o registro.

Figura 13 - Ncleo de Arquivo - Aba Diretoria

Fonte: A autora.

Na segunda aba a Gerncia cadastrada e deve estar sempre associada a uma

diretoria, que pode ser carregada informando a sigla ou atravs do boto. O cdigo
automtico, a sigla, a nomenclatura e o responsvel pelo ncleo so habilitados
aps a seleo da diretoria. Ao salvar, o sistema valida a sigla e nomenclatura da

29
gerncia verificando se j existe gerncia cadastrada com os nomes informados,
caso exista, emite uma mensagem de erro impedindo a gravao do registro. Ao
excluir, o sistema verifica se a gerncia est associada a algum departamento,
coordenao, gestor, produo documental ou a manuteno de arquivo, exibindo a
mensagem que impede a excluso, caso exista. O grid exibe todas as gerncias
cadastradas, agrupadas por diretoria.

Na terceira aba devem ser informados os Departamentos da organizao. Deve

estar sempre associada a uma diretoria, e se estiver associado a uma gerncia, ela
pode ser carregada com o filtro da sigla e estar sempre ligada a diretoria informada,
mas no obrigatria. O cdigo automtico, a sigla, a nomenclatura e o
responsvel pelo ncleo so habilitados aps a seleo da diretoria. Ao salvar, o
sistema valida a sigla e nomenclatura do departamento verificando se j existe
departamento cadastrado com os nomes informados, caso exista, emite uma
mensagem de erro impedindo a gravao do registro. Ao excluir, o sistema verifica
se existe coordenao, gestor, produo documental ou manuteno de arquivo
associados ao departamento, exibindo a mensagem que impede a excluso, caso
exista. O grid exibe os departamentos, agrupados por diretoria e gerncia.

Na aba Coordenao, a diretoria obrigatria, se estiver associado a

umagGerncia, e/ou departamento podem filtrados pela sigla e estaro sempre
ligados diretoria, mas no so obrigatrios. O cdigo automtico, a sigla,
nomenclatura e responsvel pelo ncleo so habilitados aps a seleo da diretoria.
Ao salvar, o sistema valida a sigla e nomenclatura da coordenao verificando se j
existe departamento cadastrado com os nomes informados, caso exista, emite uma
mensagem de erro que impede a gravao do registro. Ao excluir, o sistema verifica
se a coordenao est associada ao gestor, produo documental ou a manuteno
de arquivo, impedindo a excluso, quando existir. O grid exibe todas as
coordenaes, agrupadas por diretoria e gerncia.

Na aba Atividade de Ncleo, so cadastradas todas as atividades dos ncleos de

arquivo. O cdigo automtico e o usurio deve informar o nome da atividade de
ncleo. Ao salvar, o sistema verifica se o nome j existe, caso exista, emite uma
mensagem de erro impedindo a gravao do registro. Ao excluir, o sistema verifica

30
se existe gestor de arquivo associados atividade, impedindo a excluso, quando
existir.

Para definir os Gestores de Arquivo inicialmente deve ser informado o ncleo de

arquivo (diretoria, gerncia, departamento ou coordenao). A atividade do ncleo
deve ser informada a partir do cdigo ou nome. O gestor carregado a partir da
pesquisa de empregados, por matrcula ou nome. O campo localidade definido na
Configurao de Componentes, so os locais onde os arquivos se encontram
fisicamente. Ao salvar, o sistema verifica se o gestor j est associado atividade e
ao ncleo selecionado, caso esteja, emite uma mensagem de erro que impede a
gravao do registro. O empregado pode ser gestor de mais de um ncleo, porm
em atividades de ncleo distintas. Ao excluir, o sistema verifica se existe produo
documental associada ao gestor de arquivo, impedindo a excluso, quando existir.
Existe tambm no cadastro de Ncleo de Arquivo a aba Reviso, onde so feitas as
revises de cada ncleo de arquivo sempre que a estrutura do plano de arquivo
alterada. Para inserir, dever ser informado o ncleo de arquivo e atividade do
ncleo. Automaticamente o sistema carrega os dados do gestor e calcula o nmero
da prxima reviso, somando o nmero da atual reviso mais um, exibe a data atual
no campo data de reviso, soma dois anos a essa data e exibe no campo prxima
reviso, a Figura 14 demonstra uma insero de reviso.

31
Figura 14 - Ncleo de Arquivo Aba Reviso

Fonte: A autora.

A partir dos cadastros de Classificao Documental e Ncleo de Arquivo, a

Produo Documental j pode ser definida. Neste cadastro o Plano de Arquivo de
cada ncleo montado conforme os documentos produzidos pelo rgo. No antigo
sistema esse cadastro era dividido em duas telas diferentes, onde o usurio tinha
que acessar o documento duas vezes para montar a produo dele, isso causava
transtornos aos usurios uma vez que, caso ele cadastrasse em apenas uma tela,
no poderia utilizar o registro enquanto as outras informaes no fossem definidas.
Com isso o key user solicitou que os dois cadastros fossem unificados para facilitar o
trabalho.

Na Produo Documental so definidos os prazos de guarda de cada documento

nos arquivos setoriais e central. A partir desses prazos possvel definir por quanto
tempo os documentos permanecero arquivados. A tela foi dividida em pequenos
grupos para facilitar a identificao e manipulao dos campos. Todos os campos
conhecidos

como

LookUpEdit

devem

estar

previamente

cadastrados

na

Configurao de Componentes.

Para inserir um registro, deve ser selecionado inicialmente o ncleo de arquivo

(diretoria, gerncia, departamento ou coordenao), que pode ser carregado a partir

32
da sigla ou pela pesquisa existente no boto do campo. A atividade de ncleo
carregada a partir do ncleo informado, podendo ser carregada por cdigo e
descrio que pode ser filtrada com parte do nome da atividade, ou atravs do boto
de pesquisa. Automaticamente os campos gestor do arquivo e localidade so
carregados. O documento pode ser selecionado atravs do cdigo, composto pelos
quatro itens da classificao documental, para facilitar a visualizao foi colocada
uma mscara neste campo ou atravs do nome. O rgo produtor carregado
conforme o ncleo de arquivo, se o documento for um dossi dever ser marcado o
campo um Dossi?. O usurio preenche os demais grupos Arquivamento,
Destinao Final / Descarte e Disposio / Recuperao. No grupo Temporalidade
so feitas algumas validaes, os prazos podem ser definidos por dia, semana, ms,
ano, ms vigente, ano vigente, vigncia e permanente. Se o usurio selecionar um
dos tipos ms vigente, ano vigente, vigncia ou permanente, o campo para informar
o nmero fica desabilitado, se os outros tipos forem selecionados, o usurio ter que
informar o nmero referente, por exemplo, 1 ANO(S).

Ao salvar o registro o sistema verifica se os campos obrigatrios foram preenchidos,

caso haja campos em branco, uma mensagem exibida como est demonstrado na
Figura 15, informando qual o campo dever ser preenchido. Se os campos
obrigatrios estiverem preenchidos, o sistema valida se o documento j foi
cadastrado para o ncleo e atividade de ncleo selecionado, emitindo mensagem de
erro caso j exista.

33
Figura 15 - Produo Documental - Incluso

Fonte: A autora.

Os dados documentos podem ser alterados caso mude o plano de arquivo, para
facilitar a localizao dos registros, a pesquisa pode ser realizada de duas formas.
Quando o usurio souber o ncleo, atividade de ncleo e o cdigo do documento,
ele dever preencher esses campos na prpria tela de cadastro e clicar no boto
Buscar ou pressionar a tecla F7. Com esse filtro o sistema carrega os demais itens
automaticamente.

Caso o usurio queira verificar se existe produo a partir do documento, poder

pesquisar atravs do boto Consultar Produo Documental localizado na parte
inferior da janela. A tela de consulta carregada, a pesquisa pode ser feita por

34
cdigo ou descrio do documento. Ao clicar em Buscar (F7) o sistema carrega no
grid todos os registros existentes que correspondam ao filtro em todos os ncleos e
atividade de ncleo encontrados, como pode ser visualizado na Figura 16. O usurio
poder selecionar o registro dando dois cliques na linha, o sistema retorna para a
tela de cadastro carregando todos os campos conforme a busca.

Figura 16 - Consulta Produo Documental

Fonte: A autora.

A partir da pesquisa o registro poder ser alterado ou excludo. Para alterar dever
clicar em Editar e atualizar o que for necessrio. Ao salvar, o sistema realiza as
validaes feitas na insero. Ao excluir, o sistema verifica se o registro est
associado a algum dossi ou a manuteno de arquivo, exibe a mensagem caso
esteja ou exclui o registro se no houver impedimentos. Se fechar a janela e houver
campos preenchidos exibe a mensagem de informao conforme os demais
cadastros.

O cadastro de Disponibilizao de Caixas demonstrado na Figura 17 um novo

recurso inserido para controlar a disponibilizao de caixas no Arquivo Central para
que os gestores possam guardar os documentos. Esse controle era feito

35
manualmente e informado ao gestor por telefone, caso outro gestor utilizasse um
nmero passado para outro ncleo, o sistema no bloqueava a utilizao do
nmero, gerando transtorno aos usurios. Com esse cadastro, os gestores sero
informados atravs de uma rotina de e-mail automtica, com guia de transferncia
disponibilizado para ele com os respectivos nmeros de caixa. Nos demais
formulrios o nmero validado conforme o ncleo e atividades cadastradas
impedindo que outro usurio utilize as caixas indevidamente.

Figura 17 - Cadastro de Disponibilizao de Caixas

Fonte: A autora.

Para fazer a liberao das caixas, o funcionrio do arquivo central dever

disponibilizar um guia de transferncia, inicialmente, dever informar o nmero do
guia, o ncleo de arquivo e atividade de ncleo que receber os nmeros, e
automaticamente os dados do gestor do arquivo sero carregados. Os nmeros das
caixas podero ser disponibilizados de duas maneiras, quando for apenas uma
caixa, ir informar somente o campo Inicial e se for uma sequncia de nmeros, os
campos Inicial e Final devero ser informados e o sistema ir gerar a sequncia
numrica e inserir os nmeros das caixas individualmente.

Ao clicar no boto Adicionar Caixa, o sistema ir validar se o nmero do guia j

36
existe e se j foi emitido guia para o ncleo informado no mesmo dia, caso tenha,
uma mensagem disparada impedindo a gravao. O sistema Ir verificar se o
nmero da caixa j foi disponibilizado para outro ncleo ou atividade de ncleo e por
ser uma nova funo, dever verificar se o nmero da caixa j existe na manuteno
de arquivo e se o nmero j existir, o sistema emite uma mensagem de erro que
impede a gravao do nmero, caso seja uma sequncia, ele passa para o prximo
nmero da sequncia e faz o mesmo procedimento. Ao concluir a liberao,
enviado para o e-mail do gestor do arquivo uma notificao informando o guia e
nmeros de caixas disponibilizados.

O Cadastro de Dossi um recurso j existente, onde so inseridos os Dossis de

cada ncleo de arquivo, bem como os documentos que o compe. Para ser um
dossi, o documento deve ser cadastrado na Produo Documental como dossi.
Para inserir um novo registro dever informar o ncleo de arquivo, a atividade de
ncleo, e o dossi que pesquisa os documentos marcados como dossi
relacionados ao filtro informado. Ao salvar o sistema valida se todos os campos
esto preenchidos e verifica se o documento j existe no dossi, emitindo uma
mensagem informando quando j existir.

Neste cadastro existe o recurso de Cpia de Dossi, Figura 18. Esta funcionalidade
facilita a criao de dossis com estruturas parecidas. O usurio informa os dados
do dossi de origem e do dossi de destino, ao salvar o sistema insere todos os
documentos que compe o dossi de origem no dossi de destino de uma s vez.
Assim, o novo dossi ficar com a estrutura completa, podendo excluir documentos
normalmente caso algum no for necessrio no dossi criado.

37
Figura 18 - Cpia de Dossis

Fonte: A autora.

O principal controle do sistema a Manuteno de Arquivo. Nesta funcionalidade os

funcionrios dos Arquivos Setorial e Central relacionam os documentos ao suporte
onde esto armazenados. feito o controle de tudo o que est sob a guarda do
Arquivo Central. Uma das melhorias deste recurso que os gestores registravam
somente os documentos que seriam transferidos para o Arquivo Central, os
documentos que permaneciam no setor eram controlados paralelamente ao sistema.
Agora os gestores podero registrar tanto os documentos que ficaro sob sua
guarda tanto os que vo para o Arquivo Central. Para que isso acontea a utilizao
dos recursos do formulrio sero validados conforme o perfil do usurio, quando for
os administradores todas as funcionalidades do sistema ficaro liberadas, para os
gestores de arquivo acesso ser concedido somente para informaes do Ncleo e
Atividade em que esto cadastrados.

Outra melhoria do SADC que ficam sob a guarda do Arquivo Central outros tipos
de suporte como microfilme, lbuns de fotografia, trofus, etc., utilizando controles
paralelos. Foram inseridos novos campos para que esses itens tambm possam ser
cadastrados no sistema.

Para inserir um novo registro o usurio dever informar primeiramente o ncleo de

arquivo, atividade do ncleo, documento carregado conforme a produo

38
documental do ncleo. Caso seja do setorial, dever preencher o local de
arquivamento no arquivo setorial, informando o tipo de suporte, o nmero do suporte
e o local (bloco, armrio, etc.). Se for central, dever preencher o local de
arquivamento no arquivo central, com o tipo de suporte, o nmero do suporte e o
local (bloco, armrio, etc.). O gestor dever solicitar ao arquivo central um nmero
de caixa para que essa opo possa ser escolhida, que ser liberada no cadastro de
Disponibilizao de Caixas. Inserido esse nmero o sistema verifica se existe
temporalidade no arquivo central definida para o documento selecionado na
produo documental, verifica se a caixa est liberada para o ncleo e atividades
selecionadas e se o nmero j existe na manuteno do arquivo, caso alguma
verificao seja verdadeira, o sistema emite mensagem de erro informando o
ocorrido. Ao preencher os nmeros inicial e final o sistema confere se o nmero final
menor ou igual ao inicial, caso seja, emitida uma mensagem de erro. Para as
datas inicial e final o sistema confere se a final menor que a inicial impedindo o
preenchimento se for menor. Com estas datas o sistema calcula a data de previso
de eliminao, somando o ano da data final aos prazos fsicos do arquivo setorial e
central definidos para o documento na Produo Documental, somente quando for
ANO(S) a opo cadastrada no prazo. Por default o status ser sempre corrente
na insero.

Ao salvar o registro o sistema verifica se os campos obrigatrios foram preenchidos,

exibe mensagem no topo da tela com o campo que falta preencher. Se no houver
impedimentos, gera o cdigo do registro automaticamente e grava os dados.

Os dados podem ser selecionados de duas maneiras, uma informando o cdigo no

campo Registro e pressionando Enter, o sistema ir buscar a partir do nmero
informado preenchendo os dados do registro, se existir. Se o nmero no for
localizado emite mensagem informando. A outra forma de pesquisa atravs do
boto Consultar Manuteno de Arquivo, Figura 19, nesta pesquisa o usurio tem
varias formas de filtrar a busca, sendo obrigatrio informar o Status do registro. O
sistema faz a busca a partir do filtro informado e carrega no grid todos os registros
encontrados, para selecionar, basta dar dois cliques na linha desejada e o sistema
retornar com os dados para o formulrio. Assim o registro poder ser alterado ou
excludo. O Gestor s poder alterar ou excluir os registros que estiverem sob sua

39
guarda com status corrente.

Figura 19 - Consulta Manuteno de Arquivo

Fonte: A autora.

So utilizados formulrios auxiliares para atualizar e controlar algumas informaes

nesta funcionalidade. Os botes de acesso a eles esto localizados na parte inferior
do formulrio. O primeiro a Guia de Transferncia, que gera um relatrio a partir
dos dados do ncleo e da guia disponibilizada, lista todas as caixas que sero
enviadas para o Arquivo Central.

Outro recurso desta tela o de Atualizar N. de caixa, utilizado para modificar os

nmeros de caixa no Arquivo Central a partir do nmero da Caixa no Arquivo
Setorial. Ao abrir o formulrio, se estiver sido selecionado um registro na tela de
Manuteno, o sistema preenche as informaes com base nesse registro, conforme
exibido no Grupo Arquivo Setorial da Figura 20. Assim, ao clicar em Atualizar
Caixa, o sistema atualiza o tipo e nmero do suporte no arquivo central com o
nmero informado, em todos os registros associados ao tipo e nmero do suporte no
local Arquivo Setorial. Caso no tenha registro selecionado, o usurio dever
selecionar os dados para fazer a atualizao.

40
Figura 20 Atualizao de N. de Caixa

Fonte: A autora.

Para fazer o Recebimento de Documentos, o usurio dever acessar o boto

recebimento e ser carregado o formulrio onde dever ser informado o ncleo,
atividade do ncleo, e a guia de transferncia a ser recebida, Figura 21. Ao clicar em
Receber Documentos o sistema altera o status de todos os registros com o nmero
de caixa no arquivo central associado ao guia, para intermedirio, e atualiza a data
do recebimento para a data atual. Aps a atualizao, o sistema abre
automaticamente o relatrio com a lista dos registros atualizados, que poder ser
emitido em outro momento acessando diretamente o relatrio.

Figura 21 - Recebimento de Documentos

Fonte: A autora.

Para devolver documentos rea, o usurio poder acessar a funcionalidade

Devoluo de Documentos, que pode ser feita por caixa ou por registro. Para

41
devolver caixa completa, deve informar o nmero da caixa, clicando em Devolver
Documento, o sistema altera o status de todos os registros associados caixa
informada para devolvido. Poder devolver registros separados, se for somente
um, o campo registro inicial deve ser preenchido, como demostrado na Figura 22. O
sistema ir alterar somente o status do registro informado. Se for uma sequncia de
registros, devem-se informar os campos inicial e final, o sistema ir atualizar o status
de todos os registros da sequncia. Concluda a atualizao, ser carregado o
relatrio de devoluo com todos os documentos devolvidos. Se nenhum registro for
encontrado, o sistema emite mensagem de erro informando o ocorrido.

Figura 22 - Devoluo de Documentos

Fonte: A autora.

Em algumas situaes os documentos necessitam ser movidos de uma caixa para

outra, por exemplo, em uma eliminao onde ficam sobram poucos documentos,
para atualizar o nmero de referncia da nova caixa, usada a funcionalidade de
Alterar N. de Suporte onde o funcionrio informa o tipo e nmero do suporte anterior
e o nmero atual, Figura 23. Clicando em Alterar N. de Suporte, o sistema atualiza
todos os registros associados ao nmero anterior para o nmero atual, evitando que
tenha que entrar cada registro para atualizar ao concluir, exibe relatrio com todos
os registros atualizados. Caso no existam registros associados ao nmero anterior,
o sistema emite uma mensagem de erro.

42
Figura 23 - Alterao de N. de Suporte

Fonte: A autora.

O recurso Eliminao de Caixa utilizado quando se encerra o prazo de guarda do

documento. O funcionrio informa os dados do suporte e o sistema altera o status de
todos os registros associados para eliminado, figura 24.

Figura 24 - Eliminao de Caixas

Fonte: A autora.

Aps serem transferidos para o Arquivo Central os documentos podem ser

emprestados para qualquer funcionrio desde que esteja autorizado pelo Gestor do
documento. Para inserir um novo emprstimo o funcionrio deve informar
inicialmente o registro na manuteno de arquivo, com esse nmero o local de
arquivamento e os dados complementares so preenchidos. Podero ser alterados
os nmeros inicial e final e as datas inicial e final, uma vez que pode ser emprestado
somente um registros do suporte. No grupo Dados do Atendimento, deve ser

43
informada a matrcula do solicitante, o gestor que autorizou o emprstimo, a data do
atendimento, a previso de devoluo preenchida automaticamente somando 15
dias na data do atendimento, se houver custo para empresa, deve ser informado o
valor do custo, prioridade, tipo de atendimento, tempo do atendimento em minutos
este campo utilizado para gerar estatsticas do tempo gasto em cada atendimento
o tipo de entrega, quantidade de documentos emprestados, finalidade e o status
que por default pendente. Na figura 25, demonstrado um emprstimo.

Figura 25 - Controle de Emprstimos

Fonte: A autora.

Quando for devolvido o funcionrio preenche a data de devoluo e o status

alterado automaticamente para concludo. Caso o documento seja extraviado o
funcionrio dever mudar o status para extraviado, o sistema emite uma
mensagem solicitando ao usurio a atualizao do registro na Manuteno do
Arquivo.

44
Quando acontecer alteraes na estrutura organizacional da empresa, por exemplo,
quando a sigla do departamento for alterada, o funcionrio dever cadastrar a nova
sigla como um novo ncleo de arquivo e associ-lo a uma atividade de ncleo, para
atualizar os registros existentes dever ser acessado o recurso Atualizar Ncleo de
Arquivo, Figura 26, onde o usurio selecionar o ncleo anterior e o ncleo atual.
Clicando em Atualizar Ncleo o sistema atualiza todas as tabelas da base de
dados em que a sigla e atividade informadas so utilizadas para a nova sigla e
atividade selecionadas.

Figura 26 Atualizao de Ncleo de Arquivo

Fonte: A autora

Em diversas telas utilizado o componente LookUpEdit, em situaes em que o

usurio dever escolher entre um item a partir de uma lista pr-definida. Na maioria
desses campos essa lista poder sofrer alteraes constantes, por isso foi criado a
Configurao de Componentes, demonstrado na Figura 27, com este recurso o
prprio usurio poder inserir, alterar e excluir estes itens. Esse recurso um
facilitador, uma vez que se fossem definidos diretamente no cdigo os itens de cada
campo, toda vez que houvesse a necessidade de inserir um novo item o usurio
teria que abrir um chamado para manuteno do sistema, que entraria numa fila de
solicitaes e nem sempre seria atendido prontamente.

O formulrio foi dividido em duas abas, na aba Componente sero cadastrados os

componentes ou campos dos formulrios. Na aba Itens do Componente o usurio ir

45
cadastrar os itens do campo, ele ir selecionar o componente, informar a descrio
do item e colocar uma referncia, letra ou sigla que identifique o item, essa
informao que ser includa no banco quando o componente for utilizado. Essa foi
a melhor soluo encontrada, pois esses registros j existem na base de dados, e a
atualizao poderia causar transtornos.
Figura 27 - Configurao de Componentes

Fonte: A autora

Um dos relatrios gerados pelo SADC o Relatrio de Composio do Dossi, que

pode ser emitido a partir do dossi ou do documento. Para listar por dossi o
funcionrio dever selecionar o dossi conforme a Figura 28, ao emitir, o sistema
gera relatrio que exibe o dossi e todos os documentos que o compe conforme
Figura 29. Caso emita por documento, o sistema gera o relatrio com todos os
dossis que esto associados ao documento. Se no informar nenhum filtro o
sistema gera relatrio com todos os dossis cadastrados no sistema, com seus
devidos documentos. O usurio poder ainda, exportar relatrio para PDF, Excel,
Imagem, etc.

46
Figura 28 - Filtro Relatrio Dossi

Fonte: A autora

Figura 29 - Relatrio de Dossi

Fonte: A autora

O Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo, tem como filtro opcional o ncleo e
atividade e obrigatrio o tipo suporte (caixa, microfilme, lbum...), conforme
demostrado na Figura 30, ao emitir, lista os nmeros de cada suporte do arquivo
central, cadastrados na manuteno de arquivo Figura 31, exibindo no final o total
de caixas. O usurio poder exportar relatrio para PDF, Excel, Imagem, etc.

Figura 30 Filtro Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo

Fonte: A autora.

47
Figura 31 - Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo

Fonte: A autora.

O Relatrio de Ncleo de Arquivo com Documento a Eliminar, lista todos os ncleos

de arquivo em que a data de previso de eliminao dos documentos cadastrados
na manuteno de arquivo est dentro do perodo informado no filtro do relatrio.
Exibe tambm para cada ncleo encontrado os campos de para controle da
devoluo da carta de eliminao e da efetivao eliminao dos documentos,
conforme Figura 32.

Figura 32- Relatrio de Ncleo de Arquivo com documento a eliminar

Fonte: A autora.

O Relatrio de Transferncia a Receber, lista os dados do ncleo, atividade, gestor e

guia de transferncia calculando o total de caixas associadas a cada guia. Pode ser
filtrado por ncleo e atividade.

48
Figura 33 - Relatrio de Transferncia a Receber

Fonte: A autora.

O Relatrio de Documentos a Microfilmar, lista os dados dos documentos agrupados

ao ncleo e atividade, em que existe prazo para microfilme na produo do
documental, ou seja, lista os documentos que devero ser microfilmados conforme
demostrado na Figura 34.

Figura 34 - Relatrio de Documentos a Microfilmar

Fonte: A autora.

O Relatrio de Guia de Transferncia de Documentos lista os documentos inseridos

pelos gestores na manuteno de arquivo, em que existe prazo para o arquivo
central na produo documental referente ao filtro informado.

O Relatrio de Plano de Arquivo, Figura 35, exibe a relao de todos os do ncleo

de arquivo, listando as informaes de identificao, arquivamento, disposio,
temporalidade e destinao final de todos os documentos que compem o arquivo.
Para emisso dever ser informado o ncleo e atividade e poder filtrar tambm por

49
tipo de armazenamento, em que podero ser visualizados os documentos separados
em armazenamento fsico, eletrnico, etc. Para os tcnicos exibido no fim do
relatrio a Ata de Aprovao com assinatura dos responsveis. Os gestores de
arquivo tambm podero emitir o plano de arquivo do ncleo no qual esto
alocados, apenas para consulta, sem a Ata de Aprovao.
Figura 35 - Relatrio Plano de Arquivo

Fonte: A autora.

O Relatrio Incluso de Guias de Transferncia exibe o perodo de incluso em que

os registros foram includos na guia de transferncia, Figura 36. Pode ser emitido
por ncleo, atividade, gestor de arquivo ou perodo.
Figura 36 - Relatrio Incluso de Guias de Transferncia

Fonte: A autora.

50
O Relatrio de Documentos no Arquivo lista os registros cadastrados nos arquivos
central e setorial de acordo com a localizao do registro. O status o filtro
obrigatrio. A pesquisa poder ser feita tambm por ncleo, atividade, documento,
etc., como pode ser visualizado na Figura 37. Para os tcnicos sero exibidos
somente os registros localizados no arquivo central, e para os gestores sero
exibidos os registros localizados no arquivo setorial, conforme o ncleo no qual
esto alocados.

Figura 37 - Filtro Relatrio Documentos no Arquivo

Fonte: A autora.

Figura 38 - Relatrio Documentos no Arquivo

Fonte: A autora.

51
O Relatrio de Emprstimo utilizado para controlar os emprstimos realizados nos
arquivos central e setorial. Sempre dever ser informado o status do registro e para
refinar a busca normalmente informado o filtro solicitante. Os demais filtros so de
ncleo, atividade, documento, suporte, etc., conforme Figura 39 e Figura 40.

Figura 39 - Filtro Relatrio de Emprstimo

Fonte: A autora.

Figura 40 - Relatrio de Emprstimo

Fonte: A autora.

O Relatrio de Lista de Eliminao de Documentos emitido a partir do ncleo,

atividade e perodo de eliminao. Poder ser emitido no modo Sinttico ou
Analtico. O Sinttico, Figura 41, exibe um relatrio agrupado por documento com as
informaes via, valor documental, forma de eliminao datas inicial e final e
nmeros inicial e final, e conta o total de caixas e calcula peso mdio das caixas.
Exibe tambm os campos de Eliminar, Preservar e Microfilmar, para gestor defina a
destinao final do documento. O relatrio Analtico, Figura 42, mostra todos os
documentos encontrados, exibindo o tipo de suporte e nmero, o registro,

52
documento, identificadores, datas inicial e final e nmeros inicial e final e a forma de
eliminao.

Figura 41 - Relatrio de Lista de Eliminao de Documentos Sittico

Fonte: A autora.

Figura 42 - Relatrio de Lista de Eliminao de Documentos Analtico

Fonte: A autora.

53

Dificuldades Encontradas

Para o desenvolvimento do software algumas dificuldades foram encontradas,

dentre elas:

o A base de dados estava inconsistente e com problemas de modelagem, o que

dificultou a associao dos campos do banco com os itens da tela da aplicao
utilizada, perdeu-se muito tempo descobrindo onde cada informao estava
armazenada.

o O sistema no possua nenhuma documentao o que dificultou a

compreenso e definio dos processos foi, sendo necessrio fazer muitas reunies
com o usurio do sistema.
o A

plataforma

de

desenvolvimento era at

ento

desconhecida,

os

conhecimentos foram adquiridos na medida em que o sistema foi desenvolvido, por

isso em alguns momentos, foi necessrio voltar a atividades j concludas para que
fossem implementadas de forma mais correta e coerente.

54
6 CONCLUSO

Este trabalho teve como objetivo, o desenvolvimento de um software para controle e

administrao de documentos, a fim de atender a necessidade de atualizao do
software atualmente utilizado pelo setor de Arquivo da CENIBRA.

Com a dificuldade de implementar novos recursos a nica soluo encontrada pelos

funcionrios era recorrer planilhas e documentos paralelos, para auxiliar em suas
atividades, o que no garantia segurana pela facilidade de perda de dados. Alm
disso, diversas funes foram adaptadas no software para atender s solicitaes
urgentes dos usurios, sem uma especificao definida e sem a utilizao da
documentao do sistema, uma vez que o sistema no possui nenhuma
documentao.

Aps o desenvolvimento do sistema foi possvel constatar as seguintes melhorias:

as telas foram desenhadas com o acompanhamento do usurio, utilizando

recursos e componentes atuais que permitem maior interatividade e manipulao
de informaes, alm de seguir os princpios da usabilidade de sistemas;

as novas funcionalidades includas no sistema foram desenvolvidas para que

toda a gesto documental seja feita em um s lugar. Substituindo a utilizao de
diversos controles paralelos;

o controle da Manuteno de Arquivo e o controle de emprstimos foram

remodelados de forma a atender tambm ao controle dos documentos que
permanecem nos arquivos setoriais. Com isso os Gestores de Arquivo podero
manter o cadastro de registros do arquivo corrente. Alm de controlar o
emprstimo de documentos nas reas;

os relatrios do sistema anterior foram analisados de forma a levantar a real

necessidade de cada um, onde parte deles foram descartados, pois no eram
utilizados e no estavam corretos. Outros foram unificados diminuindo o nmero
de relatrios. Alm de facilitar o trabalho dos usurios, essa diminuio facilitar
tambm o trabalho dos desenvolvedores em manuteno e melhorias que
possam surgir;

55

foi implantado o mecanismo de Notificao de E-mails. Um importante recurso

para a comunicao usurios do sistema. Sero disparados e-mails quando as
Guias de transferncia forem liberadas, quando o Plano de Arquivo for concludo,
quando houver pendencias de emprstimos, etc;

a base de dados foi corrigida e ampliada. Foi feita uma varredura em todas as
tabelas existentes, eliminando campos desnecessrios e inutilizados. Foram
includas as tabelas para armazenamento dos dados das novas funcionalidades
e;

a documentao gerada dos processos de implementao, com descrio dos

fluxos e diagramas permitir que manutenes e melhorias que possam surgir
sejam feitas de forma mais segura e eficiente.

O software desenvolvido, acredita-se que ser uma eficiente ferramenta, que

permitir o gerenciamento e controle dos documentos de forma mais segura e
confivel. Porm, se faz necessrio acompanhamento da evoluo do processo
operacional do arquivo e atualizao do software. Afim de atender aos princpios do
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documento, adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos.

Este trabalho contribuiu para o crescimento tcnico da aluna, e aplicao dos

conhecimentos nos temas de Anlise e Projetos de Sistemas, Engenharia de
Software, Desenvolvimento de Sistemas, adquiridos durante o curso alm de trazer
benefcios empresa estudada. Fica claro que para concluir um desenvolvimento de
projeto dentro do prazo e cumprindo o escopo, preciso fazer um levantamento de
requisitos detalhado, definindo os possveis riscos e imprevistos que possam
acontecer.

56
REFERNCIAS
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Estado da Administrao e da Previdncia. Departamento Estadual de Arquivo
Pblico. 3. ed. Curitiba, 2007. Disponvel em:
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Organizao Cotidiana Gesto Eficiente. Revista de Gesto e Secretariado , So
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Disponvel em: <http://msdn.microsoft.com/pt-br/library/zw4w595w(v=VS.80).aspx>.

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SOMMERVILLE, Ian. Engenharia de Software. 9. ed. So Paulo: Pearson, 2011.

58
APNDICE
Lista de funes do Projeto

ID

Tipo

Requisito

Cadastro de Funo

Cadastro de Subfuno

Cadastro de Atividades

Cadastro de Documentos

Cadastro de Diretoria

Cadastro de Gerncia

Cadastro de Departamento

Cadastro de Coordenao

Cadastro de Atividades do
Ncleo de Arquivo

10

Cadastro de Gestores do
Ncleo de Arquivo

11

Cadastro de Reviso de
Ncleo de Arquivo

12

Cadastro de Produo
Documental

13

Cadastro Disponibilizao de
Caixas

14

Cadastro de Dossis

15

Cpia de Dossis

16

Configurao de
Componentes

17

Controle da Manuteno
Arquivo

18

Controle de Emprstimos

Tempo
Estimado

Tempo
Realizado

12

12

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

40

60

15

20

10

12

12

12

Incluso, Alterao, Excluso dos

Registros de Documentos nos
Arquivos Setorial e Central.

50

80

Incluso, Alterao, Excluso dos

Emprstimos de Documentos nos
Arquivos Setorial e Central.

30

30

Descrio
Incluso, Alterao, Excluso das
Funes que iro compor a
Classificao Documental.
Incluso, Alterao, Excluso das
Subfunes que iro compor a
Classificao Documental.
Incluso, Alterao, Excluso das
Atividades que iro compor a
Classificao Documental.
Incluso, Alterao, Excluso dos
Documentos que iro compor a
Classificao Documental.
Incluso, Alterao, Excluso das
Diretorias que iro compor o Ncleo
de Arquivo.
Incluso, Alterao, Excluso das
Gerncias que iro compor o Ncleo
de Arquivo.
Incluso, Alterao, Excluso dos
Departamentos que iro compor o
Ncleo de Arquivo.
Incluso, Alterao, Excluso das
Coordenaes que iro compor o
Ncleo de Arquivo.
Incluso, Alterao, Excluso das
Atividades de Ncleo de Arquivo.
Incluso, Alterao, Excluso dos
Gestores de Arquivo e Localidade dos
Ncleos de Arquivo.
Incluso, Alterao, Excluso da
Reviso Ncleos de Arquivo.
Incluso, Alterao, Excluso dos
Planos de Arquivo de cada Ncleo de
Arquivo.
Incluso, Alterao, Excluso de
Disponibilizao de Caixas no Arquivo
Central.
Incluso, Alterao, Excluso dos
Dossis (Conjunto de Documentos).
Cpia da estrutura de um Dossi para
outro Dossi.
Incluso, Alterao, Excluso de
Componentes LookupEdit e Itens de
cada Componente.

59
19

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21

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23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

Altera o nmero do suporte no Arquivo

Central (composta por vrios
registros) para outro nmero.
Altera a Sigla do Ncleo para outra
Altera Siglas
Sigla nas tabelas dependentes.
Atualiza os nmeros do suporte no
Atualizar N. de Suporte
Arquivo Central com base no nmero
do suporte no Arquivo Setorial.
Atualiza Ncleo de Arquivo e
Atualizar Ncleo de Arquivo
Atividade de Ncleo nas tabelas
dependentes.
Altera status do registro na
manuteno de Arquivo para
Devoluo de Documentos
DEVOLVIDO quando este retorna
para o Arquivo Setorial.
Altera status do registro na
Elimina Documentos
manuteno de Arquivo para
ELIMINADO.
Altera status do registro na
manuteno de Arquivo para
Recebimento de Documento
INTERMEDIRIO quando este
transferido do Arquivo Setorial para o
Arquivo Central.
Emite relao de Documentos por
Relatrio de Dossis
Dossi cadastrados no sistema de
acordo com o filtro informado.
Emite relao Nmeros de Suporte
Relatrio de Caixas
por Ncleo de Arquivo de acordo com
o filtro informado.
Emite relao Ncleo de Arquivo que
Relatrio de Ncleo de
possui registros na Manuteno de
Arquivo com Documento a
Arquivo a eliminar no perodo
Eliminar
informado no filtro.
Emite relao Documentos a serem
Relatrio de Documentos a
recebidos no Arquivo Central de
serem Recebidos
acordo com o filtro informado.
Emite relao Documentos a serem
Relatrio de Documentos a
microfilmados de acordo com o filtro
Microfilmar
informado.
Emite relao Documentos a serem
Guia de Transferncia de
transferidos para o Arquivo Central de
Documentos
acordo com o filtro informado.
Relatrio de Incluso de
Emite relao de datas de incluso de
Documentos por Guia de
registros nas guias de acordo com o
Transferncia
filtro informado.
Emite relao de Documentos que
compem o Plano de Arquivo
Relatrio de Plano de Arquivo
referente ao Ncleo de Arquivo
informado no filtro.
Emite relao registros existentes na
Relatrio de Manuteno de
Manuteno de Arquivo que
Arquivo
correspondem ao filtro informado.
Emite relao Emprstimo que
Relatrio de Emprstimo
correspondem ao filtro informado.
Emite relao de Documentos com
Relatrio de Lista de
ano de eliminao correspondente ao
Eliminao de Documentos
filtro informado.(Sinttico e Analtico)
Altera N. de Suporte

12

12

12

10

12

10

60
Restries do Projeto (Limites do Produto)
O SADC no ir englobar tecnologias de digitalizao de documentos;

Anlise de Risco do Projeto

Riscos

Probabilidade
ocorrer

Estratgias reduo de riscos

Dificuldades para aprendizagem

de linguagem de programao.

Alta

Disponibilizar contato com algum

conhecedor da linguagem e
pesquisar por materiais.

No ter disponveis
necessrios.

softwares

No conseguir configurar o
ambiente de desenvolvimento
corretamente
devido
a
complexidade do banco de dados.

Baixa

Buscar softwares alternativos.

Mdia

Buscar
conhecimentos
com
colegas de trabalho, e pesquisar
em tutorias.

Descrio dos Atores

Ator

Descrio

Os funcionrios do arquivo central so os usurios que tm

acesso a todas as funcionalidades do sistema. Eles tm como
TCNICO DO ARQUIVO
objetivo realizar tarefas dirias do arquivo, como validao de
(ARQUIVO CENTRAL)
cadastros, arquivamento, emisso de relatrios, entre outras
atividades.

GESTOR DE ARQUIVO
(ARQUIVO SETORIAL)

Os Gestores de Arquivo so os funcionrios dos arquivos

setoriais so usurios que tem como objetivo manter o arquivo
corrente das reas em que esto alocados. Realizam tarefas
como solicitao de documentos, consultas de documentos,
entre outras atividades.

61
Caso de Uso Completo

62
Mdulo Classificao Documental

Mdulo Produo Documental

63
Mdulo Ncleo de Arquivo

64
Mdulo Manuteno de Arquivo

Mdulo Relatrios

65
Requisitos Funcionais
[RF001] Cadastro de Funo
Pr-condies:
1. O Sistema est em modo de cadastro.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Classificao Documental - Aba Funo.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Funo
1. O Tcnico informa os dados da funo (Cdigo, Nome e Descrio).
2. O Tcnico aciona o comando Salvar.
3. O Sistema Valida os Dados:
3.1. Se houver alguma funo com o cdigo ou nome informado emite uma mensagem de
erro;
3.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
3.3. Se no houver impedimentos salva dados da funo e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Funo
1. O Tcnico seleciona a funo que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados da Funo.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados na Funo.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma funo com nome informado emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
3.4. Se no houver impedimentos salva dados da funo e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Funo
1. O Tcnico seleciona a funo que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados da funo.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existem subf unes associadas funo.
4.1.2. Se existir: o Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.1.3. Se no existir: o Sistema exclui a funo da base de dados.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Funo
1. O Tcnico clica no boto para seleo da funo, localizado nas telas dependentes.
2. Se O Tcnico informar o cdigo da funo.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Funo com o registro que atender ao filtro.
3. Se no informar o cdigo da funo.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Funo com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona a Funo dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados da funo selecionada para a tela de cadastro.

66
[RF002] Cadastro de Subfuno
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Funes previamente cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Classificao Documental - Aba Subfuno.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Subfuno
1. O Tcnico seleciona a funo que a subfuno ir pertencer. [RF001]
2. O Sistema carrega o cdigo e o nome da funo.
3. O Tcnico informa os dados da subfuno (Cdigo, Nome e Descrio).
4. O Tcnico aciona o comando Salvar.
5. O Sistema Valida os Dados:
5.1. Se houver alguma subfuno com o cdigo ou nome informado associado funo
informada emite uma mensagem de erro;
5.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
5.3. Se no houver impedimentos salva dados da subfuno e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Subfuno
1. O Tcnico seleciona a subfuno que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados da subfuno.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados na subfuno.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma subfuno com o com cdigo ou nome informado associado
funo informada emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos altera os dados da subfuno e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Subfuno
1. O Tcnico seleciona a subfuno que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados da subfuno.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.3. Se confirmar excluso:
4.3.1. O Sistema verifica se existem atividades associadas subfuno.
4.3.2. Se existir: o Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.3.3. Se no existir: o Sistema exclui a subfuno da base de dados.
4.4. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Subfuno
1. O Tcnico clica no boto para seleo da subfuno, localizado nas telas dependentes.
2. Se o Tcnico informar o cdigo da subfuno.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Subfuno com o registro que atender ao filtro
da subfuno e funo.
3. Se no informar o cdigo da subfuno.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Subfuno com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona a subfuno dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados da subfuno selecionada para a tela de cadastro.

67
[RF003] Cadastro de Atividades
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Funes previamente cadastradas.
3. Subfunes previamente cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Classificao Documental - Aba Atividade.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Atividade
1. O Tcnico seleciona a funo que a atividade ir pertencer. [RF001]
2. O Sistema carrega o cdigo e o nome da funo e habilita o campo subfuno.
3. O Tcnico seleciona a subfuno que a atividade ir pertencer. [RF002]
4. O Sistema carrega o cdigo e o nome da subfuno e habilita os demais campos.
5. O Tcnico informa os dados da atividade (Cdigo, Nome e Descrio).
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma atividade com o cdigo ou nome informado associado funo e
subfuno informadas emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.4. Se no houver impedimentos salva dados da atividade e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Atividade
1. O Tcnico seleciona a atividade que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados da atividade.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados na Atividade.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma atividade com o cdigo ou nome informado associado funo e
subfuno informadas emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.5. Se no houver impedimentos altera os dados da atividade e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Atividade
1. O Tcnico seleciona a atividade que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados da atividade.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existem documentos associados atividade.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui a atividade da base de dados.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Atividade
1. O Tcnico clica no boto para seleo da atividade, localizado nas telas dependentes.
2. Se o Tcnico informar o cdigo da atividade.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Atividade com o registro que atender ao filtro
da atividade, subfuno e funo.
3. Se no informar o cdigo da atividade.

68
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Atividade com os registros que atenderem
ao filtro da subfuno e funo.
3.2. O Tcnico seleciona a atividade dando dois cliques.
4. O Sistema retorna dados da atividade selecionada para a tela de cadastro.
[RF004] Cadastro de Documento
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Funes previamente cadastradas.
3. Subfunes previamente cadastradas.
4. Atividades previamente cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Classificao Documental - Aba Documento.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Documento
1. O Tcnico seleciona a funo que o documento ir pertencer. [RF001]
2. O Sistema carrega o cdigo e o nome da funo e habilita o campo subfuno.
3. O Tcnico seleciona a subfuno que o documento ir pertencer. [RF002]
4. O Sistema carrega o cdigo e o nome da subfuno e habilita o campo atividade.
5. O Tcnico seleciona a atividade que o documento ir pertencer. [RF003]
6. O Sistema carrega o cdigo e o nome da atividade e habilita os demais campos.
7. O Tcnico informa os dados do documento (Cdigo, Nome, Gnero).
8. O Tcnico aciona o comando Salvar.
9. O Sistema Valida os Dados:
9.1. Se houver algum documento com o cdigo ou nome informado associado funo,
subfuno e atividade informadas emite uma mensagem de erro;
9.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
9.3. Se no houver impedimentos salva dados do documento e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Documento
1. O Tcnico seleciona o documento que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do documento.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados no documento.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver algum documento com o cdigo ou nome informado associado funo,
subfuno e atividade informados emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos altera os dados do documento e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Documento
1. O Tcnico seleciona o documento que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados do documento.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existem associaes com a Produo Documental, Arquivo
Central e Dossis.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a

69
excluso.
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui o documento.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Documentos
1. O Tcnico clica no boto para seleo do documento, localizado nas telas dependentes.
2. Se o Tcnico informar o cdigo do documento.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Documentos com o registro que atender ao
filtro.
3. Se no informar o cdigo do documento.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Documentos com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona o documento dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados do documento selecionado para a tela de cadastro.
[RF005] Cadastro de Diretoria
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Ncleo de Arquivo Aba Diretoria.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Diretoria
1. O Tcnico informa os dados iniciais da diretoria (Sigla e Nomenclatura).
2. O Tcnico seleciona o responsvel.
3. O Sistema carrega a matrcula e o nome do responsvel.
4. O Tcnico aciona o comando Salvar.
5. O Sistema Valida os Dados:
5.1. Se houver alguma diretoria com a sigla ou nomenclatura informada emite uma
mensagem de erro;
5.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
5.3. Se no houver impedimentos salva dados da diretoria e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Diretoria
1. O Tcnico seleciona a diretoria que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados da diretoria.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados na diretoria.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma diretoria com a sigla informada emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados da diretoria e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Diretoria
1. O Tcnico seleciona a diretoria que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados da diretoria.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existe gerncia, departamento, coordenao e produo
documental, associadas diretoria.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.

70
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui a diretoria da base de dados.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Diretoria
1. O Tcnico clica no boto para seleo da diretoria, localizado nas telas dependentes.
2. Se o tcnico informar a sigla da diretoria.
2.1. O sistema exibe a tela de Pesquisa de Diretoria com o registro que atender ao filtro.
3. Se no informar a sigla da diretoria.
3.1. O sistema exibe a tela de Pesquisa de Diretoria com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona a diretoria dando dois cliques.
5. O sistema retorna dados da diretoria selecionada para a tela de cadastro.
[RF006] Cadastro de Gerncia
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Diretorias previamente cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Ncleo de Arquivo Aba Gerncia.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Gerncia
1. O Tcnico seleciona a diretoria. [RF005]
2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da diretoria.
3. O Tcnico informa os dados iniciais da gerncia (Sigla e Nomenclatura).
4. O Tcnico seleciona o responsvel. [RF010]
5. O Sistema carrega a matrcula e o nome do responsvel.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma gerncia com a sigla informada emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados da gerncia e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Gerncia
1. O Tcnico seleciona a gerncia que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados da gerncia.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados na gerncia.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma gerncia com a sigla informada emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados da gerncia e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Gerncia
1. O Tcnico seleciona a gerncia que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados da gerncia.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O Sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existe departamento, coordenao e produo
documental, associadas gerncia.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui a gerncia da base de dados.

71
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Gerncia
1. O Tcnico clica no boto para seleo da gerncia, localizado nas telas dependentes.
2. Se o Tcnico informar a sigla da gerncia.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Gerncia com o registro que atender ao filtro.
3. Se no informar a sigla da gerncia.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Gerncia com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona a gerncia dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados da gerncia selecionada para a tela de cadastro.
[RF007] Cadastro de Departamento
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Diretorias previamente cadastradas.
3. Gerncias podem ou no estar cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Ncleo de Arquivo Aba Departamento.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Departamento
1. O Tcnico seleciona a diretoria. [RF005]
2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da diretoria.
3. Se o departamento pertencer a uma gerncia
3.1. O Tcnico seleciona a gerncia. [RF006]
3.2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da gerncia.
4. Se no pertencer a uma gerencia segue fluxo normal.
5. O Tcnico informa os dados iniciais do departamento (Sigla e Nomenclatura).
6. O Tcnico seleciona o responsvel. [RF010]
7. O Sistema carrega a matrcula e o nome do responsvel.
8. O Tcnico aciona o comando Salvar.
9. O Sistema Valida os Dados:
9.1. Se houver algum departamento com a sigla e/ou nomenclatura informada associada
diretoria e/ou gerncia informadas emite uma mensagem de erro;
9.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
9.3. Se no houver impedimentos salva dados do departamento e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Departamento
1. O Tcnico seleciona o departamento que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do departamento.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados no departamento.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver algum departamento com a sigla informada associada diretoria e/ou
gerncia informada emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados do departamento e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Departamento
1. O Tcnico seleciona o departamento que deseja excluir.

72
2. O Sistema exibe os dados do departamento.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. Sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existe coordenao e produo documental, associadas
ao departamento.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui o departamento da base de dados.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Departamento
1. O Tcnico clica no boto para seleo do departamento, localizado nas telas dependentes.
2. Se O Tcnico informar a sigla do departamento.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Departamento com o registro que atender ao
filtro.
3. Se no informar a sigla do departamento.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Departamento com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona o departamento dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados do departamento selecionado para a tela de cadastro.
[RF008] Cadastro de Coordenao
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Diretorias previamente cadastradas.
3. Gerncias podem ou no estar cadastradas.
4. Departamentos podem ou no estar cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Ncleo de Arquivo Aba Coordenao.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Coordenao
1. O Tcnico seleciona a diretoria. [RF005]
2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da diretoria.
3. Se a coordenao pertencer a uma gerncia.
3.1. O Tcnico seleciona a gerncia. [RF006]
3.2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da gerncia.
4. Se a coordenao pertencer a um departamento.
4.1. O Tcnico seleciona o departamento. [RF007]
4.2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura do departamento.
5. Se no pertencer a um departamento segue fluxo normal.
6. O Tcnico informa os dados iniciais da coordenao (Sigla e Nomenclatura).
7. O Tcnico seleciona o responsvel. [RF010]
8. O Sistema carrega a matrcula e o nome do responsvel.
9. O Tcnico aciona o comando Salvar.
10. O Sistema Valida os Dados:
10.1. Se houver alguma coordenao com a sigla informada associada diretoria e/ou
gerncia e/ou departamento informado emite uma mensagem de erro;
10.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
10.3. Se no houver impedimentos salva dados da coordenao e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Coordenao
1. O Tcnico seleciona a coordenao que deseja alterar.

73
2.
3.
4.
5.
6.
7.

O Sistema exibe os dados da coordenao.

O Tcnico aciona o comando Editar.
O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
O Tcnico informa os dados a serem alterados na coordenao.
O Tcnico aciona o comando Salvar.
O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma coordenao com a sigla informada associada diretoria e/ou
gerncia e/ou departamento informado emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados da coordenao e emite mensagem
informativa.

Fluxo alternativo Excluso de Coordenao

1. O Tcnico seleciona a coordenao que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados da coordenao.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. Sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existe produo documental, associada coordenao.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui a coordenao da base de dados.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
[RF009] Consultar Ncleo de Arquivo
Pr-condies:
1. Ncleos previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de cadastro que contm o campo Ncleo de Arquivo.
2. O Tcnico inicia um cadastro.
Fluxo alternativo Seleo de Ncleo de Arquivo
1. O Tcnico clica no boto para seleo do ncleo de arquivo, localizado nas telas de
cadastro e controle.
2. O Sistema exibe a tela de Consulta de Ncleo de Arquivo com as abas Diretoria, Gerncia,
Departamento e Coordenao com todos os registros cadastrados.
3. O Tcnico seleciona um ncleo de arquivo dando dois cliques.
4. O Sistema retorna dados do ncleo de arquivo selecionado para a tela de cadastro.
[RF0010] Cadastro de Atividades do Ncleo de Arquivo
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Ncleo de Arquivo Aba Atividade Ncleo.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Atividades do Ncleo
1. O Tcnico informa os dados da atividade (Nomenclatura).
2. O Tcnico aciona o comando Salvar.
3. O Sistema Valida os Dados:
3.1. Se houver alguma atividade com a nomenclatura informada emite uma mensagem de

74
erro;
3.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
3.3. Se no houver impedimentos salva dados da atividade e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Atividades do Ncleo
1. O Tcnico seleciona a Atividade que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados da Atividade.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados na Atividade.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma atividade com a nomenclatura informada emite uma mensagem de
erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados da atividade.
Fluxo alternativo Excluso de Atividades do Ncleo
1. O Tcnico seleciona a atividade que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados da atividade.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existe gestor de arquivo, associadas atividade.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui a atividade da base de dados.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Atividade do Ncleo
1. O Tcnico clica no boto para seleo da atividade do ncleo, localizado nas telas
dependentes.
2. Se o Tcnico informar o cdigo da atividade do ncleo.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Atividades do Ncleo com o registro que
atender ao filtro.
3. Se no informar o cdigo da atividade do ncleo.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Atividades do Ncleo com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona a atividades do ncleo dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados da atividade do ncleo selecionado para a tela de cadastro.
[RF0011] Cadastro de Gestor de Arquivo
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Ncleo de Arquivo Aba Gestor de Arquivo.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Gestor de Arquivo
1. O tcnico seleciona o ncleo de arquivo. [RF009]
2. O Sistema carrega o cdigo, sigla, nomenclatura e tipo do ncleo.
3. O Tcnico seleciona a atividade do ncleo de arquivo. [RF010]
4. O Sistema carrega o cdigo, a descrio da atividade do ncleo.
5. O Tcnico seleciona o empregado gestor do arquivo.
6. O Sistema carrega a matrcula e o nome do gestor do arquivo.

75
7. O Tcnico aciona o comando Salvar.
8. O Sistema Valida os Dados:
8.1. Se para o ncleo e atividade selecionados j existir um gestor emite uma mensagem
de erro;
8.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
8.3. Se no houver impedimentos salva dados do gestor de arquivo e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Gestor de Arquivo
1. O Tcnico seleciona o registro que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do gestor de arquivo.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados para o gestor do arquivo.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se para o ncleo e atividade selecionados j existir um gestor emite uma mensagem
de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados do gestor de arquivo e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Gestor de Arquivo
1. O Tcnico seleciona o registro que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados do gestor de arquivo.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.3. Se confirmar excluso:
4.3.1. O Sistema verifica se existe produo documental, associada ao gestor.
4.3.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.3.3. Se no existir: O Sistema exclui o gestor da base de dados.
4.4. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Gestor de Arquivo
1. O Tcnico clica no boto para seleo do gestor de arquivo, localizado nas telas
dependentes.
2. Se O Tcnico informar a matrcula do gestor.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Empregados com o registro que atender ao
filtro.
3. Se no informar a matrcula do gestor.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Empregados com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona o gestor dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados do gestor selecionado para a tela de cadastro.
[RF0012] Pesquisa de Empregados (Responsveis / Gestores)
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Ncleo de Arquivo e seleciona a aba desejada.
2. O Tcnico inicia um cadastro.
Fluxo alternativo Seleo de Responsveis pela Unidade Organizacional
1. O Tcnico clica no boto para seleo do responsvel, localizado nas telas dependentes.

76
2. Se O Tcnico informar a matrcula do responsvel.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Empregados com o registro que atender ao
filtro.
3. Se no informar a matrcula do responsvel.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Empregados com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona o responsvel dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados do responsvel selecionado para a tela de cadastro.
[RF0013] Configurao de Componentes Aba Componente
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Configurao de Componentes Aba Componente.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Componente
1. O Tcnico informa os dados do Componente (Item da tela).
2. O Administrador aciona o comando Salvar.
3. O Sistema Valida os Dados:
3.1. Se houver algum componente com o nome informado emite uma mensagem de erro;
3.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
3.3. Se no houver impedimentos salva dados do componente.
Fluxo alternativo Alterao de Componente
1. O Tcnico seleciona o componente que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do componente.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados no componente.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver algum componente com o nome informado envia uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados do componente e emite mensagem
informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Componente
1. O Tcnico seleciona o componente que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados do componente.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se existe item associado ao componente.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui o componente da base de dados.
4.1.4. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Seleo de Componente
1. O Tcnico clica no boto para seleo do componente localizado na tela de item.
2. Se o Tcnico informar o cdigo do componente.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Componente com o registro que atender ao
filtro.
3. Se no informar o cdigo do componente.

77
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Componente com todos os registros.
4. O Tcnico seleciona o componente dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados do componente selecionado para a tela de cadastro.
[RF0014] Configurao de Componentes Aba Itens do componente
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Itens do componente previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Itens do componente.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Itens do componente
1. O Tcnico seleciona o componente. [RF013]
2. O Sistema carrega o cdigo e nomenclatura do componente.
4. O Tcnico informa os dados do item (Nome e Referncia).
5. O Tcnico aciona o comando Salvar.
6. O Sistema Valida os Dados:
6.1. Se houver algum item com o nome informado associado ao componente informado
emite uma mensagem de erro;
6.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
6.3. Se no houver impedimentos salva dados do item e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Itens do componente
1. O Tcnico seleciona o item que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do item.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados no item.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver algum item com o nome ou referncia informado associado ao Componente
informado emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados do item e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Itens do componente
1. O Tcnico seleciona o item que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados do item.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica existem registros cadastrados associados ao item.
4.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a excluso.
4.3. Se no existir: O Sistema exclui o item da base de dados.
4.4. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
[RF0015] Cadastro de Produo Documental
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Classificao Documental previamente cadastrada.
3. Ncleo de Arquivo previamente cadastrado.

78
4. Atividade do Ncleo previamente cadastrada.
5. Gestor de Arquivo previamente cadastrado.
6. Configurao de Componentes previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Produo Documental.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Produo Documental
1. O Tcnico seleciona o Ncleo de Arquivo. [RF009]
2. O Sistema carrega o cdigo, sigla, nomenclatura e tipo do ncleo.
3. O Tcnico seleciona a atividade do ncleo.
4. O Sistema carrega o cdigo, a descrio da atividade, a matrcula o nome do gestor da
atividade e a localidade.
5. O Tcnico seleciona o documento.
6. O Sistema carrega a cdigo e a descrio do documento.
7. O Tcnico Seleciona o rgo produtor.
8. Sistema Carrega o cdigo, sigla, nomenclatura e tipo do rgo.
9. Se o documento for um dossi:
9.1. O Tcnico ativa o campo um Dossi.
10. O Tcnico informa os dados de Arquivamento, Destinao Final/Descarte e
Disposio/Recuperao.
11. O Tcnico informa o Prazo Fsico 1 do Arquivo Setorial e seleciona o tempo de reteno
(Ano, Ano Vigente, Dia, Ms, Ms Vigente, Permanente, Semana e Vigncia).
11.1. Se o Tempo de reteno selecionado for Permanente, Ano Vigente, Ms Vigente ou
Vigencia:
11.1.1.
O Sistema desabilita e limpa o campo Prazo 1.
12. O Tcnico informa o Prazo Fsico 2 do Arquivo Setorial e seleciona o tempo de reteno
(Ano ou Ms).
13. O Tcnico informa o Prazo Eletrnico do Arquivo Setorial e seleciona o tempo de reteno
(Ano, Permanente ou Vigncia).
13.1. Se o Tempo de reteno selecionado for Permanente ou Vigncia:
13.1.1.
Sistema desabilita e limpa o campo Prazo 1.
14. O Tcnico Informa o Prazo Fsico 1 do Arquivo Central e seleciona o tempo de reteno
(Ano ou Permanente).
14.1. Se o Tempo de reteno selecionado for Permanente:
14.1.1.
Sistema desabilita e limpa o campo Prazo 1.
15. O Tcnico informa o Prazo Microfilme do Arquivo Central e seleciona o tempo de reteno
(Ano ou Permanente).
15.1. Se o Tempo de reteno selecionado for Permanente:
15.1.1.
Sistema desabilita e limpa o campo Prazo 1.
16. O Tcnico aciona o comando Salvar.
17. O Sistema Valida os Dados:
17.1. Se o documento selecionado, j estiver relacionado ao ncleo e atividade
selecionados emite uma mensagem de erro;
17.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
17.3. Se no houver impedimentos salva dados da produo documental.
Fluxo alternativo Alterao de Produo Documental
1. O Tcnico seleciona o registro que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do registro selecionado.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados na Produo Documental.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:

79
7.1. Se o documento selecionado, j estiver relacionado ao ncleo e atividade
selecionados emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados da produo documental.
Fluxo alternativo Excluso de Produo Documental
1. O Tcnico seleciona o registro que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados do registro.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso:
4.1.1. O Sistema verifica se o registro est associado ao algum dossi ou a
manuteno de arquivo.
4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
4.1.3. Se no existir: O Sistema exclui o registro da produo documental da base de
dados.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
[RF0016] Cadastro de Dossi
Pr-condies:
1. O sistema est em modo de cadastro.
2. Classificao Documental previamente cadastrada.
3. Ncleo de Arquivo previamente cadastrado.
4. Atividade do Ncleo previamente cadastrada
5. Gestor de Arquivo previamente cadastrados.
6. Produo Documental previamente cadastrada (Marcados como um Dossi).
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Dossi.
2. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Dossi
1. O Tcnico seleciona o ncleo de arquivo.
2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura do ncleo.
3. O Tcnico seleciona a atividade do ncleo.
4. Sistema carrega o cdigo e a descrio da atividade.
5. O Tcnico seleciona o documento que dossi.
6. Sistema carrega o cdigo e a descrio do dossi.
7. O Tcnico seleciona o documento que ir compor o dossi. [RF0016]
8. Sistema carrega o cdigo e a descrio do documento.
9. O Tcnico aciona o comando Salvar.
10. O Sistema Valida os Dados:
10.1. Se o documento selecionado j estiver associado ao ncleo, atividade e dossi
informado emite uma mensagem de erro;
10.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
10.3. Se no houver impedimentos salva dados do dossi.
Fluxo alternativo Alterao de Dossi
1. O Tcnico seleciona o dossi que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do dossi.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados no dossi.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.

80
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se j existirem associaes do dossi e documento ao ncleo e atividade informado
emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.3. Se no houver impedimentos salva dados do dossi.
Fluxo alternativo Excluso de Dossi
1. O Tcnico seleciona o registro que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados do registro.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O sistema emite uma mensagem para confirmao da excluso.
4.1. Se confirmar excluso: Sistema exclui o registro da produo documental da base de
dados.
4.2. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Cpia de Dossi.
1. O Tcnico seleciona os dados do dossi de origem (Ncleo, Atividade e Dossi). [RF009]
2. O Sistema carrega dados do dossi de origem.
3. O Tcnico seleciona os dados do dossi de destino (Ncleo, Atividade e Dossi). [RF009]
4. O Sistema carrega dados do dossi de destino.
5. O Tcnico aciona o comando Salvar.
6. O Sistema Valida os Dados:
6.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
6.2. Se no houver impedimentos
6.2.1. Sistema copia todos os documentos associados ao dossi de origem e insere
no dossi de destino.
Fluxo alternativo Seleo de Dossi
1. O Tcnico clica no boto para seleo do dossi.
2. Se O Tcnico informar o cdigo do dossi e/ou a descrio do dossi.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Dossi com o registro que atender ao filtro.
3. Se no informar o cdigo do documento e/ou a descrio do dossi.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Dossi com todos os dossis cadastrados.
4. O Tcnico seleciona o dossi dando dois cliques.
5. O Sistema retorna dados do dossi selecionado para a tela de cadastro.
[RF0017] Controle Manuteno de Arquivo
Pr-condies:
1. Produo Documental previamente cadastrada.
2. Configurao de Componentes previamente cadastrada.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Manuteno de Arquivo.
2. O Tcnico/Gestor informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Registro na Manuteno de Arquivo (Arquivo Setorial)
1. O Gestor informa os dados de Identificao, Armazenamento no arquivo setorial e Dados
Complementares do registro.
2. Sistema calcula a previso de eliminao somando o ano do campo data final com os anos
dos dois prazos fsicos do arquivo setorial ao prazo fsico do arquivo central, previamente
cadastrados na produo documental mais 1 ano.
3. O sistema preenche o campo status com Corrente.
4. O Gestor aciona o comando Salvar.
5. O Sistema Valida os Dados:
5.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;

81
5.2. Se no houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Insero de Registro na Manuteno de Arquivo (Transferncia para o
Arquivo Central)
1. O sistema preenche o campo status com Corrente.
2. O Gestor informa os dados de Identificao, Armazenamento no arquivo central.
3. O Sistema valida o nmero do suporte no arquivo central:
3.1. Verifica se existe temporalidade no prazo1 arquivo central, na produo documental;
3.1.1. Se no existir temporalidade envia uma mensagem de erro e impede a
continuao do cadastro;
3.2. Verifica se o nmero da caixa existe na disponibilizao de caixas.
3.2.1. Se no existir caixa disponvel envia uma mensagem de erro e impede a
continuao do cadastro.
3.3. Verifica se o nmero da caixa j existe na manuteno do arquivo associado a outro
ncleo ou outra atividade de ncleo.
3.3.1. Se a caixa j existir na manuteno do arquivo emite uma mensagem de erro e
impede a continuao do cadastro.
4. O Gestor informa os Dados Complementares do registro.
5. Sistema calcula a previso de eliminao somando o ano do campo data final com os anos
dos dois prazos fsicos do arquivo setorial ao prazo fsico do arquivo central, previamente
cadastrados na produo documental mais 1 ano.
6. O Gestor aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.2. Se no houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Registro na Manuteno de Arquivo (Arquivo Setorial)
1. O Gestor seleciona o registro que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do registro.
3. O Gestor aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Gestor informa os dados a serem alterados no registro.
6. Se o nmero do suporte for alterado:
7. Sistema valida nmero do suporte:
7.1. Verifica se existe temporalidade no prazo1 arquivo central, na produo documental;
7.1.1. Se no existir temporalidade envia uma mensagem de erro e impede a
continuao do cadastro;
7.2. Verifica se o nmero da caixa existe na disponibilizao de caixas.
7.2.1. Se no existir caixa disponvel envia uma mensagem de erro e impede a
continuao do cadastro.
7.3. Verifica se o nmero da caixa j existe na manuteno do arquivo associado a outro
ncleo ou outra atividade de ncleo.
7.3.1. Se a caixa j existir na manuteno do arquivo emite uma mensagem de erro e
impede a continuao do cadastro.
8. O Gestor aciona o comando Salvar.
9. O Sistema Valida os Dados:
9.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
9.2. Se no houver impedimentos salva dados do registro.
Fluxo alternativo Excluso de Registro na Manuteno de Arquivo
1. O Gestor/Tcnico seleciona o registro que deseja excluir.
1.1. O registro pode ser selecionado informando o campo registro, ou a partir do boto
Pesquisar.
2. O Sistema exibe os dados do registro.
3. O Gestor/Tcnico aciona o comando Excluir.
4. Sistema emite mensagem de confirmao de excluso
5. Se Gestor/Tcnico confirmar excluso:

82
5.1. O Sistema verifica se existem associaes com o Emprstimo.
5.1.1. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
excluso.
5.1.2. Se no existir: O Sistema exclui o registro da base de dados.
5.1.3. Se no confirmar excluso: Sistema cancela (aborta) a excluso.
Fluxo alternativo Atualizao do Nmero da Caixa (Arquivo Setorial)
1. O Gestor aciona a funcionalidade Atualizar N Caixa localizado na tela de manuteno do
arquivo.
2. O Gestor seleciona o suporte e informa o nmero do suporte no arquivo setorial.
3. O Gestor seleciona o suporte e informa o nmero do suporte no arquivo central.
4. O Gestor aciona o boto Salvar.
5. O Sistema Valida os Dados:
5.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
5.1.1. O Sistema verifica se o nmero do suporte no arquivo central est devidamente
disponibilizado para o ncleo e atividade selecionados.
5.2. Se no houver impedimentos:
5.2.1. O Sistema verifica em todos os registros que esto associados ao suporte
informado no arquivo setorial com status corrente e atualiza o campo nmero do
suporte em todos os registros da manuteno do arquivo, para o nmero
informado no arquivo central, salva dados do registro.
Fluxo alternativo Insero de registro na Manuteno de Arquivo Central.
1. O sistema preenche o campo status com Intermedirio.
2. O Tcnico informa os dados de Identificao, Armazenamento no arquivo central.
3. O Sistema valida o nmero do suporte no arquivo central:
3.1. Verifica se existe temporalidade no prazo1 arquivo central, na produo documental;
3.1.1. Se no existir temporalidade envia uma mensagem de erro e impede a
continuao do cadastro;
3.2. Verifica se o nmero da caixa j existe na manuteno do arquivo associado a outro
ncleo ou outra atividade de ncleo.
3.2.1. Se a caixa j existir na manuteno do arquivo emite uma mensagem de erro e
impede a continuao do cadastro.
4. O Tcnico informa os Dados Complementares do registro.
5. O Sistema calcula a previso de eliminao somando o ano do campo data final com os
anos dos dois prazos fsicos do arquivo setorial ao prazo fsico do arquivo central,
previamente cadastrados na produo documental mais 1 ano.
6. O Tcnico aciona o comando Salvar.
7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
7.2. Se no houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Registro na Manuteno de Arquivo (Arquivo Central)
1. O Tcnico seleciona o registro que deseja alterar.
2. O Sistema exibe os dados do registro.
3. O Tcnico aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico informa os dados a serem alterados no registro.
6. Se o Nmero do suporte 1 for alterado o Sistema valida nmero do suporte:
6.1. Verifica se existe temporalidade no prazo1 arquivo central, na produo documental;
6.1.1. Se no existir temporalidade envia uma mensagem de erro e impede a
continuao do cadastro;
6.2. Verifica se o nmero da caixa est disponvel para o ncleo, na disponibilizao de
caixas.
6.2.1. Se no existir caixa disponvel envia uma mensagem de erro e impede a
continuao do cadastro.

83
7. O Tcnico aciona o comando Salvar.
8. O Sistema Valida os Dados:
8.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
8.2. Se no houver impedimentos Salva dados do Registro.
Fluxo alternativo Excluso de Registro na Manuteno de Arquivo (Arquivo Central)
1. O Tcnico seleciona o registro que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados do registro.
3. O Tcnico aciona o comando Excluir.
4. O Sistema emite mensagem de confirmao de excluso.
5. Se Tcnico confirmar excluso:
5.1. O Sistema verifica se o registro est associado ao Emprstimo.
5.1.1. Se no estiver: Sistema exclui o registro.
6. Se Tcnico no confirmar a excluso:
6.1. Sistema cancela (aborta) a excluso do registro.
Fluxo alternativo Eliminao de Caixa (Arquivo Central/ Setorial)
1. O Tcnico/Gestor aciona a funcionalidade Eliminao de Documentos localizado na tela de
manuteno do arquivo.
2. O Tcnico/Gestor seleciona o suporte e informa o nmero do suporte no arquivo central.
3. O Tcnico/Gestor aciona o boto Eliminar Caixa.
4. O Sistema Valida os Dados:
4.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
4.2. O Sistema Verifica se existem registros associados ao nmero de suporte informado;
4.3. Se no existir registros associados ao nmero:
4.3.1. O Sistema emite mensagem de erro informando que a caixa est vazia.
4.4. Se no houver impedimentos:
4.4.1. O Sistema altera status de todos os registros associados ao suporte selecionado
para eliminado.
Fluxo alternativo Alterar Nmero de Suporte (Arquivo Central)
1. O Tcnico clica no boto Alterar N Caixa localizado na tela de manuteno do arquivo.
2. O Tcnico seleciona o suporte e informa o nmero do suporte no arquivo central.
3. O Tcnico aciona o boto Salvar.
4. O Sistema Valida os Dados:
4.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
4.2. Se o ncleo e atividade de ncleo associados ao nmero anterior for diferente dos
associados ao nmero atual envia uma mensagem de erro;
4.3. Se no houver registro associado ao nmero na manuteno de arquivo envia uma
mensagem de erro;
4.4. Se no houver impedimentos:
4.4.1. O Sistema altera o campo nmero do suporte de todos os registros da
manuteno do arquivo associados ao nmero anterior informado para o novo
nmero atual informado.
Fluxo alternativo Recebimento de Documentos (Arquivo Central)
1. O Tcnico aciona a funcionalidade Recebimento localizado na tela de manuteno do
arquivo.
2. O Tcnico seleciona Ncleo de Arquivo, a Atividade do Ncleo de Arquivo e Guia.
3. O Tcnico aciona o boto Receber Documentos.
4. O Sistema Valida os Dados:
4.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
4.2. Se no houver impedimentos:
4.2.1. Sistema altera status de todos os registros correspondentes ao filtro para
Intermedirio na Manuteno de Arquivo.

84
Fluxo alternativo Devoluo de Documentos (Arquivo Central)
1. O Tcnico aciona funcionalidade Devoluo localizado na tela de manuteno do arquivo.
2. Ser for devoluo de caixa:
2.1. O Tcnico informa o nmero da caixa.
3. Se for devoluo de um registro.
3.1. O Tcnico informa o registro inicial.
4. Se for devoluo de uma sequncia de registros.
4.1. O Tcnico informa o registro inicial e registro final.
5. O Tcnico aciona o boto Devolver Documento.
6. O Sistema Valida os Dados:
6.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
6.2. Se no houver impedimentos:
6.2.1. Sistema altera status do registro para devolvido na manuteno de arquivo.
[RF0018] Controle Emprstimo
Pr-condies:
1. Manuteno de Arquivo previamente cadastrada.
2. Gestores s podem emprestar documentos que esto no Arquivo Setorial.
3. Tcnicos s podem emprestar documentos que esto no Arquivo Central.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emprstimo.
2. O Tcnico ou Gestor informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Insero de Emprstimo
1. O Tcnico ou Gestor preenche os dados conforme a localidade de cada um.
2. O Sistema calcula a data de previso de devoluo somando 15 dias a data do
emprstimo.
3. O Tcnico aciona o boto Salvar.
4. O Sistema Valida os Dados:
4.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
4.2. Se no houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alterao de Emprstimo
1. O Tcnico ou Gestor seleciona o registro a ser alterado.
2. O Sistema exibe os dados do emprstimo.
3. O Tcnico ou Gestor aciona o comando Editar.
4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados.
5. O Tcnico ou Gestor informa os dados a serem alterados no registro.
6. O Tcnico ou Gestor faz as alteraes necessrias.
7. O Tcnico aciona o boto Salvar.
8. O Sistema Valida os Dados:
8.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
8.2. Se no houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Excluso de Emprstimo
1. O Tcnico ou Gestor seleciona o registro que deseja excluir.
2. O Sistema exibe os dados do registro.
3. O Tcnico ou Gestor aciona o comando Excluir.
4. O Sistema emite mensagem de confirmao de excluso.
5. Se Tcnico ou Gestor confirmar excluso:
5.1. Sistema exclui o registro.
6. Se Tcnico ou Gestor no confirmar a excluso:
6.1. Sistema cancela (aborta) a excluso do registro.

85
[RF0019] Controle Atualizao de Ncleo de Arquivo
Pr-condies:
4. Ncleos de Arquivo previamente cadastrados.
5. Atividades do Ncleo previamente cadastradas.
6. Gestor de Arquivo previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
3. O Sistema exibe a interface de Atualizao de Ncleo de Arquivo
4. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Atualizao de Ncleo de Arquivo
1. O Tcnico seleciona o ncleo de arquivo anterior.
2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura do ncleo anterior.
3. O Tcnico seleciona a atividade do ncleo anterior.
4. O Sistema carrega o cdigo e a descrio da atividade anterior
5. O Tcnico seleciona o ncleo de arquivo atual.
6. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura do ncleo atual.
7. O Tcnico seleciona a atividade do ncleo atual.
8. O Sistema carrega o cdigo e a descrio da atividade futuro.
9. O Tcnico aciona o boto Atualizar ncleo.
10. O Sistema percorre todas as tabelas que possuem o campo sigla e atividade, atualizando
os campos para o ncleo e atividade selecionados.
[RF0020] Controle Altera Sigla Unidade Arquivstica
Pr-condies:
1. Ncleos de Arquivo previamente cadastrados.
2. Atividades do Ncleo previamente cadastradas.
3. Gestor de Arquivo previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
5. O Sistema exibe a interface de Alterao de Siglas
6. O Tcnico informa a opo desejada.
Fluxo alternativo Atualizao de Ncleo de Arquivo
1. O Tcnico informa a unidade arquivstica e o ncleo e atividade atual.
2. O Tcnico aciona o boto Alterar Siglas.
3. O Sistema percorre todas as tabelas que possuem o campo sigla, atualizando o campo
para o ncleo e atividade selecionados.
[RF0021] Relatrio de Composio do Dossi
Pr-condies:
1. Dossis cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Composio do Dossi.
Fluxo alternativo Relatrio de Composio do Dossi
1. O Tcnico preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico aciona o comando Emitir Relatrio.
3. O Sistema carrega todos os dossis e os respectivos documentos que o compe, que
atendem ao filtro informado, agrupados por ncleo e atividade.

86
[RF0022] Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo
Pr-condies:
1. Manuteno de Arquivo cadastrada.
Fluxo Principal:
2. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo.
Fluxo alternativo Relatrio de Caixas por Ncleo de Arquivo
1. O Tcnico preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico aciona o comando Emitir Relatrio.
4. O Sistema carrega todos os nmeros de caixa que atendem ao filtro informado, com status
I - Intermedirio, agrupados por ncleo e atividade.
5.
[RF0023] Relatrio de Ncleo de Arquivo com Documento a Eliminar
Pr-condies:
1. Manuteno de Arquivo cadastrada.
Fluxo Principal:
2. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Ncleo de Arquivo com Documento
a Eliminar.
Fluxo alternativo Relatrio de Ncleo de Arquivo com Documento a Eliminar
1. O Tcnico informa o Perodo de Eliminao para pesquisa.
2. O Tcnico aciona o comando Emitir Relatrio.
3. O Sistema carrega todos os ncleos e atividades em que o ano no campo previso de
eliminao seja igual ao ano informado no filtro.
[RF0024] Relatrio de Transferncia a Receber
Pr-condies:
1. Manuteno de arquivo cadastrada.
Fluxo Principal:
2. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Transferncia a Receber
Fluxo alternativo Relatrio de Transferncia a Receber
1. O Tcnico preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico aciona o comando Emitir Relatrio.
3. O Sistema lista os dados do ncleo, atividade, gestor e guia de transferncia calculando o
total de caixas associadas a cada guia que atendem ao filtro informado.
[RF0025] Relatrio de Documentos a Microfilmar
Pr-condies:
1. Manuteno de arquivo cadastrada.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Documentos a Microfilmar.
Fluxo alternativo Relatrio de Documentos a Microfilmar
1. O Tcnico preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico aciona o comando Emitir Relatrio.
3. O Sistema lista os dados dos documentos agrupados ao ncleo e atividade, em que existe
prazo para microfilme na produo do documental, que atendem ao filtro informado.

87
[RF0026] Relatrio de Guia de Transferncia de Documentos
Pr-condies:
1. Manuteno de arquivo cadastrada.
Fluxo Principal:
2. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Guia de Transferncia de
Documentos.
Fluxo alternativo Relatrio de Guia de Transferncia de Documentos
1. O Tcnico preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico aciona o comando Emitir Relatrio.
3. O sistema lista os documentos contidos em todas as caixas associadas guia, em que
existe prazo para o arquivo central na produo documental que atendem ao filtro
informado.
[RF0027] Relatrio de Incluso na Guia De Transferncia
Pr-condies:
1. Manuteno de arquivo cadastrada.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Relatrio de Incluso na Guia De Transferncia.
Fluxo alternativo Relatrio de Incluso na Guia de Transferncia
1. O Tcnico preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico aciona o comando Emitir Relatrio.
1. O Sistema lista relatrio agrupado por Ncleo, Atividade de Ncleo, Gestor e Guia. Para
cada um exibe a menor e a maior data de incluso dos registros na Manuteno do
Arquivo com a caixa associada ao guia de transferncia, que atentem ao filtro informado.
[RF0028] Relatrio de Plano de Arquivo
Pr-condies:
1. Produo Documental cadastrada.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Relatrio de Plano de Arquivo.
Fluxo alternativo Relatrio de Plano de Arquivo
1. O Tcnico /Gestor preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico /Gestor aciona o comando Emitir Relatrio.
3. Se for Tcnico:
3.1. O Sistema gera o plano de arquivo com os dados de todos os documentos
relacionados ao ncleo e atividade que correspondem ao filtro, e exibe a ata de
aprovao do plano de arquivo.
4. Se for Gestor:
4.1. O Sistema gera o plano de arquivo com os dados de todos os documentos
relacionados ao ncleo e atividade do gestor.
[RF0029] Relatrio de Manuteno de Arquivo
Pr-condies:
1. Manuteno de Arquivo cadastrada.

88
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Manuteno de Arquivo.
Fluxo alternativo Relatrio de Manuteno de Arquivo
1. O Tcnico /Gestor preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico /Gestor aciona o comando Emitir Relatrio.
3. Se for Tcnico:
3.1. O Sistema carrega os dados da manuteno de arquivo que correspondam ao filtro
informado.
4. Se for Gestor:
4.1. O Sistema carrega os dados da manuteno de arquivo que correspondam ao filtro
informado, associados ao ncleo e atividade do gestor.
[RF0030] Relatrio de Emprstimo
Pr-condies:
1. Emprstimos cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Emprstimo.
Fluxo alternativo Relatrio de Emprstimo.
1. O Tcnico /Gestor preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico /Gestor aciona o comando Emitir Relatrio.
3. Se for Tcnico:
3.1. O Sistema carrega os dados dos emprstimos que correspondam ao filtro informado.
4. Se for Gestor:
4.1. O Sistema carrega os dados dos emprstimos que correspondam ao filtro informado,
associados ao ncleo e atividade do gestor.
[RF0031] Relatrio de Lista de Eliminao de Documentos
Pr-condies:
1. Manuteno de Arquivo previamente cadastrada.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emisso de Relatrio de Lista de Eliminao de
Documentos.
Fluxo alternativo Relatrio de Lista de Eliminao de Documentos
1. O Tcnico /Gestor preenche o filtro para pesquisa.
2. O Tcnico /Gestor aciona o comando Emitir Relatrio.
3. Se o tipo de relatrio for Sinttico:
3.1. O Sistema carrega os dados agrupados por documento, calculando o total e peso das
caixas de que correspondam ao filtro informado.
4. Se o tipo de relatrio for Analtico:
4.1. O Sistema carrega os dados de cada registro encontrado, agrupados por ncleo e
atividade que correspondam ao filtro informado.

89
Requisitos No Funcionais
[NF001] Usabilidade
O sistema deve apoiar a realizao de tarefas simples, diretas e objetivas, que garantam as metas
de produtividade e qualidade de trabalho do usurio deve fornecer a usurios finais e
administradores funes intuitivas e fceis de usar, que requeiram poucas aes para completar
uma tarefa padro. Dever apresentar todos os elementos obrigatrios para preenchimento das
informaes com mnima demanda para o usurio;
Prioridade: Importante.
[NF002] [NF002] Disponibilidade
O sistema deve estar disponvel durante todo o tempo. Caso seja necessria alguma manuteno
no sistema, faz-lo no ambiente de desenvolvimento, seguindo os padres da organizao, que
no est disponvel para os usurios, e ento replicar as mudanas na verso que est disponvel
para os usurios. Para que o sistema possa atender as necessidades do usurio sempre que
precisar do sistema, com rapidez e eficincia.
Prioridade: Essencial
[NF003]

Tempo de retorno aps falha

Aps uma falha que instabilize temporariamente o acesso ao sistema, o sistema

deve voltar ao ar em no mximo 3 dias.
Prioridade: Importante.
[NF004] Desempenho e escalabilidade
Tempo de resposta para os usurios
Os requisitos de desempenho enfocam a eficincia no atendimento aos usurios, de acordo com
suas expectativas quanto ao tempo de resposta. Os tempos de resposta so influenciados por
fatores externos ao SADC, como, por exemplo, infraestrutura de rede, volume de trfego de dados
e dimensionamento dos servidores e estaes de trabalho. O tempo mximo de resposta do
sistema a uma consulta simples de um usurio deve ser de at 10 segundos, para operaes
simples como exibio de pginas de cadastro ou alterao de dados 5 segundos. Por conter
relatrios robustos o tempo de resposta para os relatrios ser de 1 minuto.
Prioridade: Desejvel
Nmero de acessos
E como a capacidade de um sistema responder a um aumento do nmero de usurios e do
volume de documentos arquivsticos, mantendo o desempenho de suas respostas. O sistema
deve ser capaz de atender em mdia 120 usurios por dia, quantas vezes forem necessrias ao
longo do dia. Cerca de 20 usurios simultneos so esperados em picos de acessos.
Prioridade: Desejvel.
[NF005] Controle de Acesso
Os usurios devero informar login e senha para identificao e autenticao de usurios, o
controle de acesso baseado em grupos de usurios e em papis de usurios. O sistema dever
permitir acesso a funes do sistema somente a usurios autorizados e sob controle rigoroso da
administrao do sistema, a fim de proteger a autenticidade dos documentos arquivsticos.
Prioridade: Essencial.

90
[NF006] Linguagem de Implementao
O sistema dever ser implementado na plataforma Visual Studio 2005 utilizando a linguagem CSharp (C#), utilizando os conceitos de programao orientada a objetos.
Prioridade: Importante
[NF007] Branco de Dados
O banco de dados utilizado ser o Oracle.
Prioridade: Importante
[NF008] Plataforma de Funcionamento
O sistema deve funcionar na plataforma Microsoft .Net, independente do sistema operacional da
mquina.
Prioridade: Desejvel.

91
Diagrama de Classe

92
Diagrama de Atividade

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114
Diagrama de Entidade e Relacionamento

115
Dicionrio de Dados
ENTIDADE: DOC_SISTEMA
REGRA
VALIDAO

NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

COD_DOC_SISTEMA

CHAR(2)

Cdigo da Funo

NOT NULL

DESC_DOC_SISTEMA

CHAR(70)

Nome da Funo

99
@!

DESC_FUNCAO

CHAR(300)

Breve Descrio da Funo

@!

NOT NULL

COD_USUARIO_INC

CHAR(8)

Usurio de Incluso

99999999

NOT NULL

DATA_INC

DATE

Data de Incluso

COD_USUARIO_ALT

CHAR(8)

Usurio de Alterao

DATA_ALT

DATE

Data de Alterao

NOT NULL

NOT NULL
99999999

ENTIDADE: DOC_SUB_SISTEMA
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_DOC_SISTEMA

CHAR(2)

Cdigo da Funo

99

NOT NULL

COD_DOC_SUBSISTEMA

CHAR(2)

Cdigo da Subfuno

NOT NULL

DESC_SUB_SISTEMA

CHAR(70)

Nome da Subfuno

99
@!

NOT NULL

DESC_SUBFUNCAO

CHAR(450)

Breve Descrio da Subfuno @!

NOT NULL

COD_USUARIO_INC

CHAR(8)

Usurio de Incluso

NOT NULL

DATA_INC

DATE

Data de Incluso

COD_USUARIO_ALT

CHAR(8)

Usurio de Alterao

DATA_ALT

DATE

Data de Alterao

99999999

NOT NULL
99999999

ENTIDADE: DOC_ATIVIDADE
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_DOC_SISTEMA

CHAR(2)

Cdigo da Funo

99

NOT NULL

COD_DOC_SUBSISTEMA

CHAR(2)

Cdigo da Subfuno

99

NOT NULL

COD_DOC_ATIVIDADE

CHAR(2)

Cdigo da Atividade

NOT NULL

DESC_DOC_ATIVIDADE

CHAR(70)

Nome da Atividade

99
@!

NOT NULL

DESC_ATIVIDADE

CHAR(450)

Breve Descrio da Atividade

@!

NOT NULL

COD_USUARIO_INC

CHAR(8)

Usurio de Incluso

99999999

NOT NULL

DATA_INC

DATE

Data de Incluso

COD_USUARIO_ALT

CHAR(8)

Usurio de Alterao

DATA_ALT

DATE

Data de Alterao

NOT NULL
99999999

116
ENTIDADE: DOC_DOCUMENTO
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_DOC_SISTEMA

CHAR(2)

Cdigo da Funo

99

NOT NULL

COD_DOC_SUBSISTEMA

CHAR(2)

Cdigo da Subfuno

99

NOT NULL

COD_DOC_ATIVIDADE

CHAR(2)

Cdigo da Atividade

99

NOT NULL

COD_DOC_DOCUMENTO

CHAR(3)

Cdigo do Documento

NOT NULL

DESC_DOCUMENTO

CHAR(150)

Nome do Documento

999
@!

DOC_GENERO

NUMBER

Gnero do Documento

COD_USUARIO_INC

CHAR(8)

Usurio de Incluso

99999999

DATA_INC

DATE

Data de Incluso

COD_USUARIO_ALT

CHAR(8)

Usurio de Alterao

DATA_ALT

DATE

Data de Alterao

NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

99999999

ENTIDADE: DOC_DIRETORIA
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_SEQ_DIR

NUMBER

Cdigo da Diretoria

99999

NOT NULL

NUM_EMPREG_RESP CHAR(8)

NOT NULL

SIGLA_DIR

CHAR(5)

Matricula do Empregado Responsvel 99999999

@!
Sigla da Diretoria

DIRETORIA

CHAR(80)

Nomenclatura da Diretoria

@!

NOT NULL

TIPO_NUCLEO

CHAR(2)

Tipo de Ncleo de Arquivo

@!

NOT NULL

COD_USUARIO_INC

CHAR(8)

Usurio de Incluso

99999999

NOT NULL

DATA_INC

DATE

Data de Incluso

COD_USUARIO_ALT

CHAR(8)

Usurio de Alterao

DATA_ALT

DATE

Data de Alterao

NOT NULL

NOT NULL
99999999

ENTIDADE: DOC_GERENCIA
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_SEQ_GER

NUMBER

Cdigo da Gerncia

99999

NOT NULL

NUM_EMPREG_RESP

CHAR(8)

SIGLA_GER

CHAR(10)

Matricula do Empregado Responsvel 99999999

@!
Sigla da Gerncia

GERENCIA

CHAR(80)

Nomenclatura da Gerncia

@!

NOT NULL

COD_SEQ_DIR

NUMBER

Cdigo da Diretoria

NOT NULL

TIPO_NUCLEO

CHAR(2)

Tipo de Ncleo de Arquivo

99999
@!

COD_USUARIO_INC

CHAR(8)

Usurio de Incluso

99999999

NOT NULL

DATA_INC

DATE

Data de Incluso

COD_USUARIO_ALT

CHAR(8)

Usurio de Alterao

DATA_ALT

DATE

Data de Alterao

NOT NULL
NOT NULL

NOT NULL
NOT NULL

99999999

117
ENTIDADE: DOC_DEPARTAMENTO
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_SEQ_DEP

NUMBER

Cdigo Do Departamento

99999

NOT NULL

NUM_EMPREG_RESP

CHAR(8)

Matricula do Empregado Responsvel

NOT NULL

SIGLA_DEP

CHAR(10) Sigla do Departamento

99999999
@!

DEPARTAMENTO

CHAR(80) Nomenclatura do Departamento

@!

NOT NULL

COD_SEQ_DIR

NUMBER

Cdigo da Diretoria

99999

NOT NULL

COD_SEQ_GER

NUMBER

Cdigo da Gerncia

TIPO_NUCLEO

CHAR(2)

Tipo de Ncleo de Arquivo

99999
@!

NOT NULL

COD_USUARIO_INC

CHAR(8)

Usurio de Incluso

99999999

NOT NULL

DATA_INC

DATE

Data de Incluso

COD_USUARIO_ALT

CHAR(8)

Usurio de Alterao

DATA_ALT

DATE

Data de Alterao

NOT NULL

NOT NULL
99999999

ENTIDADE: DOC_COORDENACAO
REGRA
VALIDAO

NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

COD_SEQ_COO

NUMBER

Cdigo da Coordenao

99999

NOT NULL
NOT NULL

NUM_EMPREG_RESP

CHAR(8)

Matricula do Empregado Responsvel

SIGLA_COO

CHAR(10) Sigla da Coordenao

99999999
@!

COORDENACAO

CHAR(80) Nomenclatura da Coordenao

@!

NOT NULL

COD_SEQ_DIR

NUMBER

Cdigo da Diretoria

99999

NOT NULL

COD_SEQ_GER

NUMBER

Cdigo da Gerncia

99999

COD_SEQ_DEP

NUMBER

Cdigo Do Departamento

TIPO_NUCLEO

CHAR(2)

Tipo de Ncleo de Arquivo

99999
@!

NOT NULL

COD_USUARIO_INC

CHAR(8)

Usurio de Incluso

99999999

NOT NULL

DATA_INC

DATE

Data de Incluso

COD_USUARIO_ALT

CHAR(8)

Usurio de Alterao

DATA_ALT

DATE

Data de Alterao

NOT NULL

NOT NULL
99999999

ENTIDADE: DOC_ATIVIDADE_NUCLEO
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

COD_SEQ_ATIVIDADE

NUMBER

DESC_ATIVIDADE

CHAR(80)

SIGLA_REF
COD_USUARIO_INC
DATA_INC
COD_USUARIO_ALT
DATA_ALT

CHAR(5)
CHAR(8)
DATE
CHAR(8)
DATE

Cdigo da Atividade de Ncleo

Descrio da Atividade de
Ncleo
Referencia para atualizao do
banco
Usurio de Incluso
Data de Incluso
Usurio de Alterao
Data de Alterao

REGRA
MSCARA VALIDA
O
NOT NULL
99999
@!

NOT NULL

@!

NOT NULL

99999999 NOT NULL

NOT NULL

99999999

118
ENTIDADE: DOC_ATV_NUCLEO_GESTOR
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

COD_SEQ_ATIVIDADE
SIGLA_NUCLEO

NUMBER
VARCHAR(10)

MATRICULA_GESTOR
LOCALIDADE
COD_USUARIO_INC
DATA_INC
COD_USUARIO_ALT
DATA_ALT

CHAR(8)
NUMBER
CHAR(8)
DATE
CHAR(8)
DATE

MSCAR
A

DESCRIO

Cdigo da Atividade de
Ncleo
Sigla do Ncleo de Arquivo
Matrcula do Empregado
Gestor
Localidade do Arquivo
Usurio de Incluso
Data de Incluso
Usurio de Alterao
Data de Alterao

99999
@!

99999999
9

REGRA
VALIDA
O
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

99999999 NOT NULL

NOT NULL

99999999

ENTIDADE: DOC_REVISAO
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_REVISAO
SIGLA_NUCLEO
COD_SEQ_ATIVIDADE
DATA_REVISAO
DATA_PROXIMA_REVISAO
COD_USUARIO_INC
DATA_INC
COD_USUARIO_ALT
DATA_ALT

NUMBER
CHAR(10)
NUMBER
DATE
DATE
CHAR(8)
DATE
CHAR(8)
DATE

Cdigo da Reviso
Sigla do Ncleo de Arquivo
Cdigo da Atividade de Ncleo
Data da Reviso
Data da Proxima Reviso
Usurio de Incluso
Data de Incluso
Usurio de Alterao
Data de Alterao

99999

NOT NULL

@!

NOT NULL

99999

NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

99999999
99999999

ENTIDADE: DOC_CAIXAS
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

COD_SEQ_CAIXA

NUMBER

Cdigo da Caixa

NUMERO_CAIXA
SIGLA_NUCLEO
COD_SEQ_ATIVIDADE

NUMBER
CHAR(10)
NUMBER

NUM_GUIA

NUMBER

SITUACAO_GUIA
COD_USUARIO_INC
DATA_INC
COD_USUARIO_ALT
DATA_ALT

CHAR(1)
CHAR(8)
DATE
CHAR(8)
DATE

MSCARA

99999
999999999
Nmero da Caixa
9
Cdigo da Atividade de Ncleo 99999
@!
Sigla do Ncleo de Arquivo
Nmero do Guia de
Transferncia
99999
Situao do Guia de
@!
Transferncia
Usurio de Incluso
99999999
Data de Incluso
Usurio de Alterao
99999999
Data de Alterao

REGRA
VALIDA
O
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

119
ENTIDADE: DOC_TEMPORALIDADE
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

COD_DOC_SISTEMA
COD_DOC_SUBSISTEMA
COD_DOC_ATIVIDADE
COD_DOC_DOCUMENTO
SIGLA_NUCLEO
COD_SEQ_ATIVIDADE
SIGLA_ORG_EMISSOR
TIPO_ELIMINACAO
FLAG_DOSSIE
OBSERVAO
NUM_PRAZO_AS1
NUM_PRAZO_AS2
NUM_PRAZO_AC
NUM_PRAZO_MICROF
NUM_PRAZO_ELETR
TIPO_PRAZO_AS1
TIPO_PRAZO_AS2
TIPO_PRAZO_ELETR
TIPO_PRAZO_AC
TIPO_PRAZO_MICROF
TIPO_ARMAZENAMENTO
TIPO_DOCUMENTO
TIPO_ORDEM
TIPO_PROTECAO
TIPO_FREQ_PRODUCAO
TIPO_INFORMACAO
TIPO_VIA_DOC
TIPO_ACESSO
VALOR_DOC
DISPOSICAO
COD_USUARIO_INC
DATA_INC
COD_USUARIO_ALT
DATA_ALT

CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(3)
CHAR(25)
NUMBER
CHAR(25)
CHAR(1)
CHAR(1)
CHAR(50)
CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(3)
CHAR(3)
CHAR(3)
CHAR(3)
CHAR(3)
CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(1)
CHAR(15)
CHAR(2)
CHAR(1)
CHAR(1)
CHAR(1)
CHAR(1)
CHAR(20)
CHAR(8)
DATE
CHAR(8)
DATE

Cdigo da Funo
Cdigo da Subfuno
Cdigo da Atividade
Cdigo do Documento
Sigla do Ncleo de Arquivo
Cdigo da Atividade de Ncleo
Sigla do rgo Emissor
Tipo de Eliminao
Flag do Dossi
Observao
Prazo 1 no Arquivo Setorial
Prazo 2 no Arquivo Setorial
Prazo no Arquivo Central
Prazo Microfilme
Prazo Eletronico
Tipo Prazo no Arquivo Setorial
Tipo Prazo no Arquivo Central
Tipo Prazo Eletronico
Tipo Prazo Arquivo Central
Tipo Prazo Microfilme
Tipo de Armazenamento
Tipo de Documento
Tipo de Ordem
Tipo de Proteo
Freqncia de Produo
Tipo Informao
Tipo Via do Documento
Tipo de Acesso
Valor do Documento
Disposio
Usurio de Incluso
Data de Incluso
Usurio de Alterao
Data de Alterao

99
99
99
999
@!

99999
@!

99999999
99999999

REGRA
VALIDAO
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

120
ENTIDADE: DOC_DOC_DOSSIE
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

COD_DOS_SISTEMA
COD_DOS_SUBSISTEMA
COD_DOS_ATIVIDADE
COD_DOS_DOCUMENTO

CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(2)
CHAR(3)

COD_DOC_SISTEMA

CHAR(2)

COD_DOC_SUBSISTEMA

CHAR(2)

COD_DOC_ATIVIDADE

CHAR(2)

COD_DOC_DOCUMENTO

Cdigo da Funo do Dossi

Cdigo da Subfuno do Dossi
Cdigo da Atividade do Dossi
Cdigo do Documento do Dossi
Cdigo da Funo do
Documento
Cdigo da Subfuno do
Documento
Cdigo da Atividade do
Documento
Cdigo do Documento do
Documento

COD_SEQ_ATIVIDADE

CHAR(3)
VARCHAR
(25)
Sigla do Ncleo do Dossi
Cdigo da Atividade de Ncleo
NUMBER do Dossi

COD_USUARIO_INC
DATA_INC

CHAR(8)
DATE

SIGLA_NUCLEO

COD_USUARIO_ALT
DATA_ALT

CHAR(8)
DATE

Usurio de Incluso
Data de Incluso
Usurio de Alterao
Data de Alterao

REGRA
MSCAR
VALIDA
A
O
NOT NULL
99

99
99
999
99
99
99
999

NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

9999999
NOT NULL
9
NOT NULL

9999999
9

121
ENTIDADE: DOC_ARQUI_CENTRAL
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

COD_DOC_SISTEMA
COD_DOC_SUBSISTEMA
COD_DOC_ATIVIDADE
COD_DOC_DOCUMENTO
NUM_ARQUIV_CENTRAL

VARCHAR(2)
VARCHAR(2)
VARCHAR(2)
VARCHAR(3)
NUMBER(7)

99
99
99
999
99999

SIGLA_NUCLEO

VARCHAR(25)

@!

NOT NULL

COD_SEQ_ATIVIDADE

NUMBER

99999

NOT NULL

NUM_DOC_INICIAL
NUM_DOC_FINAL

VARCHAR(10)
VARCHAR(10)

LOCALIZACAO

CHAR(1)

SUPORTEAC

VARCHAR(1)

NUM_SUPORTEAC

NUMBER(6)

LOCAL_CENTRAL

VARCHAR(30)

SUPORTEAS

VARCHAR(1)

NUM_SUPORTEAS

NUMBER

LOCAL_SETORIAL
OBS_ARQUI_CENTRAL

STATUS
DATA_PREVISAO
DATA_EFET_ELIMIN
DATA_INICIAL
DATA_FINAL
PIGMENTACAO
VISTA
RESOLUCAO
DIMENSAO
CONSERVACAO
RESTRICAO
ASSUNTO
AUTOR
DURACAO
COD_USUARIO_INC
DATA_INC
COD_USUARIO_ALT
DATA_ALT

VARCHAR(30)
VARCHAR(70)
VARCHAR(40
0)
VARCHAR(1)
DATE
DATE
DATE
DATE
CHAR(3)
CHAR(3)
CHAR(15)
CHAR(15)
CHAR(3)
CHAR(3)
CHAR(3)
CHAR(120)
CHAR(15)
VARCHAR(8)
DATE
CHAR(8)
DATE

Cdigo da Fuo
Cdigo da Subfuno
Cdigo da Atividade
Cdigo do Documento
Nmero do Registro
Sigla do Ncleo de
Arquivo
Cdigo da Atividade de
Ncleo
Numero Inicial
Nmero Final
Localizao (Arquivo
Central / Setorial)
Tipo de Suporte no
Arquivo Central
Nmero do Suporte no
Arquivo Central
Local Arquivo Central
Tipo de Suporte no
Arquivo Setorial
Nmero do Suporte no
Arquivo Setorial
Local Arquivo Setorial
Observao

REGRA
VALIDAO
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

COD_USUARIO_REC

CHAR(8)

DATA_REC
COD_USUARIO_DEV
DATA_DEV

DATE
CHAR(8)
DATE

IDENTIFICADORES

NOT NULL

Identificadores
Status do Registro
Previso de Eliminao
Data de Eliminao
Data Inicial
Data Final
Pigmentao
Vista
Resoluo
Dimenso
Conservao
Restrio
Assunto
Autor
Durao
Usurio de Incluso
Data de Incluso
Usurio de Alterao
Data de Alterao
Usurio de
Recebimento
Data de Recebimento
Usurio de Devoluo
Data de Devoluo

99999999
99999999
99999999
99999999

NOT NULL
NOT NULL

122
ENTIDADE: DOC_EMPRESTIMO
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

NUM_EMPRESTIMO_DOC
NUM_ARQUIV_CENTRAL
TIPO_ATENDIMENTO
NUM_DOC_INICIAL
NUM_DOC_FINAL

NUMBER(7)
NUMBER(7)
CHAR(1)
CHAR(10)
CHAR(10)

99999
99999

MATR_SOLICITANTE
PRIORIDADE
STATUS
CUSTO_EMPRESA
DATA_ATENDIMENTO

CHAR(8)
CHAR(6)
CHAR(1)
CHAR(1)
DATE

DATA_PREVISTA_DEV
DATA_DEVOLUCAO
TEMPO_ATENDIMENTO
OBS_EMPRESTIMO_DOC
COD_USUARIO_INC
DATA_INC
DATA_INICIAL
DATA_FINAL
TIPO_ENTREGA
FINALIDADE

DATE
DATE
NUMBER(5,2)
VARCHAR(75)
CHAR(8)
DATE
DATE
DATE
CHAR(1)
CHAR(1)

QTD_DOCUMENTO

NUMBER(10)

MATR_AUTORIZADO
VALOR_CUSTO
IDENTIFICADORES

CHAR(8)
CHAR(20)
CHAR(400)

Nmero do Emprstimo
Nmero do Registro
Tipo de Atendimento
Nmero Inicial
Nmero Final
Matricula Empregado
Solicitante
Prioridade
Status
Custo para empresa
Data do Atendimento
Data Prevista para
Devoluo
Data de Devoluo
Tempo de Atendimento
Observao
Usurio de Incluso
Data de Incluso
Data Inicial
Data Final
Tipo de Entrega
Finalidade
Quantidade de
Documentos
Matricula Empregado
Autorizao
Valor do Custo
Identificadores

REGRA
VALIDA
O
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL
NOT NULL

ENTIDADE: DOC_ITEM_SELECAO
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_DOC_ITEM
DESC_DOC_ITEM

NUMBER
CHAR(30)

Cdigo do Componente
Descrio do Componente

99999

NOT NULL

@!

NOT NULL

ENTIDADE: DOC_SUBITEM_SELECAO
NOME DO ATRIBUTO

TIPO

DESCRIO

MSCARA

REGRA
VALIDAO

COD_DOC_SUBITEM
COD_DOC_ITEM
DESC_DOC_SUBITEM
REF_DOC_SUB

NUMBER
NUMBER
CHAR(40)
CHAR(3)

Cdigo do Item do Componente

Cdigo do Componente
Descrio do Item
Referencia do Item

99999

NOT NULL

99999

NOT NULL

@!

NOT NULL

@!

NOT NULL