Spotlight

Eventos empresariales

Evento Corporativo:

Enfocados en
vos

Misin : Es hacer de cada evento algo nico en su clase, para lo que contamos
con un extenso abanico de empresas especializadas en su medio, para realizar
estas tareas.

Visin : Es llegar a ser una empresa lder en el mercado local y llegar a

expandir nuestras lneas de servicios.
Nuestro Staff:

Gabriela Daponte, Lic. en Comunicacin Social.

Juan Pablo Bosio, Organizador de Eventos y Espectculos.
Matas Mendz, Lic. en Comunicacin Audiovisual.
Rodrigo Pareja, Lic. en Publicidad.
Marcelo Gonzlez, Lic. en Marketing.
Matas Carri, Lic. en Relaciones Pblicas

RESUMEN EJECUTIVO
Nuestra empresa de Eventos presenta una alternativa para todas aquellas
empresas que realizan eventos corporativos frecuentemente, ofrecindoles un
servicio personalizado para la coordinacin de cada uno de los detalles que
conlleva la organizacin de un evento.
El objetivo fundamental de este estudio es desarrollar un plan de marketing
para la realizacin de un Evento Corporativo para nuestra empresa
contratante, que en este caso es CLARO SA, aplicando los principios del
marketing para su correcta implementacin.
Nuestro proyecto plantea una solucin a pequeas, medianas o grandes
empresas para una mayor comodidad y seguridad al momento de realizar sus
eventos corporativos, ya sean estos: lanzamientos de productos, nuevas
campaas publicitarias, fidelizacin con los clientes, etc.
Normalmente las empresas no cuentan con un departamento que se dedique
exclusivamente a organizar estos eventos, algunas porque piensan que es un
gasto innecesario y otras porque se lo asignan a otros departamentos como el
de Relaciones Pblicas o al de Marketing.
Para lograr este evento, se utilizarn herramientas tanto de marketing como
financieras para poder establecer sus oportunidades, amenazas y riesgos
dentro del mercado.
El evento est apuntado al Mercado Empresas/ Corporativo, Clientes VIP ya
existentes con servicios contratados de fija y mvil potenciales adquisidores
del servicio Cloud del Partido de la Costa, Pcia de Bs As , la seleccin fue en
conjunto entre los Ejecutivos de Cuenta y sus Jefes directos , tambin
primaban las Empresas con renombre en la seleccin para ser convocados,
estos datos nos fueron brindados a nuestra empresa para que nos
encarguemos de contactarlos, generando mailing con la invitacin que era
mediante registracin .
El objetivo de CLARO es
diferenciarse de la competencia, enfocando
directamente a la CALIDAD de su servicio, fidelizando con sus principales
clientes VIP y adems ofrecerles un valor agregado a los servicios contratados
y actualizarlos con las ltimas tecnologas. A su vez poder realizar un impacto a
nivel medios para mostrar el inters de escuchar a los clientes y reforzar su
confianza en CLARO.
Por tal motivo, decidimos organizar un Evento Corporativo, en una sede
importante en la ciudad de Mar del Plata, captando la atencin y el inters para
que asistan los invitados, consiguiendo premios y sorteos de la ltima
tecnologa de Nokia. Ademas mostrndole a los clientes vip que abrimos un
canal de comunicacin para que puedan expresarse y plantear sus

necesidades, asi mismo tienen la ventaja de ser los primeros en acceder a los
nuevos servicios de valor agregado que CLARO
ofrece con precios
preferenciales.
El evento fue costeado econmicamente en su totalidad por Nokia, principal
sponsor y a su vez la sede se consigui por canje, por lo tanto el presupuesto
pasado a la direccin de CLARO , fue aprobado ya que no haba una inversin
de su empresa, solo costeaban los viticos de sus empleados .

SITUACIN DE MARKETING
Hoy en da el mercado de la organizacin de eventos es un mercado que
muestra crecimiento y es sumamente demandado en nuestro pas, debido a
que en Argentina se realiza un gran nmero de eventos ya sea por tradicin o
cultura, tales como la organizacin de fiestas de sociales , culturales , como
corporativas etc.
Dentro de la red corporativa que posee Claro Argentina, se destaca la relacin
cotidiana y directa con sus clientes. Aquellos que depositan su confianza ao
tras ao, obligan a la empresa a aplicar planes adicionales a los que ofrecen
otras compaas. En esta oportunidad el mercado seleccionado son las cuentas
VIP que posee Claro, con claras intenciones de mantenerlos en la zona de
confort que la empresa brinda.
Ante las encuestas de satisfaccin realizada, se reconoci que los
consumidores necesitan sistemas amplios de comunicacin y seguridad
informtica para continuar su emprendimiento sin inconvenientes. Que la
compaa de telefona celular le de soporte y garanta en todo momento, y
adems sacarle provecho a las innovaciones.
Ante la visible conducta de apoyo hacia las ideas tecnolgicas, hemos
analizado que realizar este tipo de eventos y hacerles llegar con anticipacin
las novedades de los productos estrella se va a fortalecer el vnculo y la
confianza que los une con la empresa contratante.
Un Evento Corporativo es un acto en vivo organizado en funcin de los
intereses comerciales o empresariales de una compaa o de una marca con el
fin de trasladar un mensaje determinado a un pblico concreto para provocar
una respuesta o generar una actitud. Se han convertido en un elemento de
marketing imprescindible para muchas empresas, de alto rendimiento.
Los eventos son un excelente medio de publicidad no tradicional, creando
entornos que orientan y fortalecen la comunicacin de la empresa, permitiendo
mejorar la proyeccin de su imagen.

Claro constantemente organiza eventos de todo tipo, por eso decide llevar
adelante esta idea y establece que una manera amigable y distinta de
demostrar sus servicios y su filosofa corporativa. A lo largo de su rica historia
esta clave de eventos dej mrgenes altamente favorables, que impactaron
directamente en las ventas y renovacin de cartera de clientes. En la mayora
de ellos se manejaron presupuestos similares pero con la firme idea de ser
lderes en innovacin y creacin.
Con respecto al historial de este evento; ya fue realizado en el norte del pas, y
el resultado fue sumamente positivo. Un %60 de las empresas presentes, se
interesaron en los sistemas adicionales. Eso explica que la conjuncin del
evento y los servicios arroj un buen indicador.
Uno de los aspectos ms importantes a tener en cuenta es la relacin costobeneficio. Los eventos de alto impacto deben estar siempre orientados a lograr
resultados. Est claro que el lugar debe estar impecable, la comida debe ser
perfecta y el lugar bien ambientado. Pero la esencia del evento pasa por lo que
se quiere trasmitir en l, el contenido que se le pueda dar para garantizar que
el mensaje llegue a destino.
El hecho de mantener los canales con estos clientes importantes, no garantiza
que se est en una zona de riesgo constante, naturalmente por el vrtigo que
cada empresa lleva balance tras balance, mes a mes. En este sentido, CLARO
debe conocer su lugar en el mercado y saber dnde estn parados los
competidores respecto de ella. En el pas las dos empresas que siguen su lnea
son Movistar y Personal. A travs de la expansin de productos intentar
distanciarse y generar una imagen mental de primera lnea para sus clientes
VIP. A lo largo del evento se realizarn actividades para identificar qu es lo
que necesitan, ya que mismo entre las empresas hay vnculos de negocio.
Generar as, una red entre clientes y organizacin, que se nutra da a da, y
genere cierta relacin de necesidad mutua para crecer en conjunto.
El evento permite realizar un acercamiento con los potenciales actuales
clientes facilitando los objetivos de fidelizacin frente a los competidores del
segmento.

Segn el ultimo estudio por una consultora externa , se evalo el primer

semester del ao 2013 y se midio el nivel de satisfaccin de los clientes de las
3 compaias de celulares de Argentina a nivel nacional, haciendo una
encuesta en forma telefonica y personalmente en cada centro de atencin.
Adems se detectaron los principales reclamos de los clientes acerca de la
cobertura, los precios y la mala atencin.
En base a esto pudimos sacar la conclusion que CLARO tiene la mayor
aceptacin y es elegida sobre las otras dos compaias competidoras, pero que
el mayor problema actual que hay que seguir trabajando es en los cliente
insatisfechos que el porcentaje fue mayor que el resto.

ANLISIS DE OPORTUNIDADES Y ALTERNATIVAS

Anlisis FODA

Fortalezas

Liderazgo en telecomunicaciones
en la regin
Personal calificado
Asesoramiento sobre nuevos
medios de comunicacin para
grandes empresas y soporte
tcnico de alta tecnologa.
Clientes corporativos objetivos y
amplia base de datos de
segmento meta
Los CEO participaron de
numerosos eventos
Acceso al canje y premios con
sponsors.

Oportunidades

Debilidades

Problema de cobertura en todas

las reas de la regin
La casa matriz no se ubica en el
partido de la Costa.
Soporte tcnico en la localidad de
Mar del Plata.
Desconocimiento del objetivo de
este tipo de eventos.

Utilizar el evento como un

soporte de comunicacin para
optimizar sus servicios
Fidelizar con clientes VIP y atraer
nuevas propuestas y alianzas
para ampliar nuestro cartera de
negocios
Evitar la migracin a la
competencia.
Impacto en los medios sobre el
evento.
Gracias a las alianzas
estratgicas podran fusionarse
con otras empresas que cuenten
con tecnologa necesaria para
desarrollar su negocio.
Amenazas
La novedad del servicio puede
generar resistencia al
consumidor
Potencial competencia de
empresas con nuevas o
diferentes tecnologas
Nuevas tendencias de proteccin
medioambiental y tecnolgica
(aparatos, antenas, bateras)
Mala Imagen y reputacin de
algunos clientes hacia la
empresa.
La no asistencia al evento del
cliente por desinters.
Relacionar las malas
experiencias con las marcas de
los equipos ( Nokia, Motorola,
Samsung, etc) haciendo
responsable a CLARO.

En nuestroa anlisis FODA tuvimos en cuenta, tanto la imagen y reputacin de

nuestro cliente CLARO como a la realizacin de un evento corporativo de esta
temtica. Y sacamos como conclusin que nuestra mayor fortaleza es que la
imagen de CLARO como empresa es fuerte en el mercado y que los clientes VIP
que son en general los CEO de las principales empresas del partido de la Costa,
estn acostumbrados a asistir a numerosos eventos , por lo tanto tuvieron
rpida aceptacin ante nuestra invitacin, adems al tener canje con el Hotel
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Costa Galana y acceder a premios para los invitados de la empresa NOKIA, nos
facilita aumentar el inters y le dan prestigio a nuestro evento.
En contrapartida identificamos como principal debilidad las falencias que tiene
como empresa CLARO en el Partido de la Costa y el malestar de algunos
clientes por sus faltas de respuesta o solucion rpida, sumado a que como hay
muchos eventos que son exclusivamente de lanzamientos de productos o de
ventas de servicios, cuesta poder trasmitir que la finalidad de este evento es
otro.
Por ltimo como Oportunidades, focalizamos lograr los principales objetivos
que tiene CLARO con su nueva campaa de fidelizacin de sus cliente vip y
ademas poder vender sus nuevos productos de valor agregado, mostrndolos
como un beneficio exclusivo y de bajo costo para los presentes en este evento.
Adems poder abrir el canal de comunicacin y lograr un seguimiento de las
principales necesidades de los clientes. Y lograr un gran impacto en los medios
para que genere una buena imagen tanto de CLARO como de la realizacin de
nuestro evento. Logrando que se tome como ejemplo para otras organizaciones
y que nuestro mercado de eventos siga creciendo.
Y las Amenazas principales, tiene que ver con la mala imagen o reputacin que
tienen algunos clientes sobre CLARO y el desinteres de algunos invitados para
asistir al evento, por no entender su finalidad o por no creer que un evento
puede ser un buen canal de comunicacin.

Barreras de Ingreso y Salida al mercado

Consideramos que una de las barreras fundamentales a la entrada de nuevas

empresas al mercado es la informacin imperfecta que se dispone sobre los
clientes, oferentes y contactos para brindar un eficiente servicio, ademas se
necesita personal altamente capacitado y proveedores responsables,
realizando una inversin significativa para comenzar a gestionar cualquier
evento de estas envergaduras. Sin embargo, a priori no es una condicin
excluyente a la entrada de nuevos competidores.
Por otro lado, los costos incurridos en la actividad se desglosan en salarios del
personal y costos directos sobre el plan en ejecucin, no observamos costos
hundidos por lo que la barrera de salida no presentara una fuerte imposibilidad
financiera, ya que la mayora de los inmuebles, tecnologa y prestaciones son
tercearisadas por proveedores externos.

Situacin del Macroambiente

Actualmente en la Argentina la empresa CLARO S.A. de telecomunicaciones
se encuentra correctamente posicionada, debido al cumplimiento del conjunto
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de leyes de las agencias gubernamentales que influyen y norman la conducta

de la organizacin y personas en la sociedad.
Segn las creencias, valores, normas, leyes, costumbres y hbitos de la
sociedad, es un mercado ptimo de aceptacin y fcil adaptacin para las
nuevas tecnologas ya que logramos a travs de esta, un mejor desarrollo de
las comunicaciones tanto internas como externas de las organizaciones a las
que pertenecen, brindndoles la confiabilidad y seguridad que necesitan. As
mismo contamos con un plan de adaptabilidad de nuestros servicios en caso de
que la situacin econmica y financiera del pas u organizacin se viese
afectada, aunque los servicios que ofrecen son de fcil acceso y costos muy
bajos de mantenimiento, lo cual brinda seguridad econmica a los
consumidores. Actualmente ninguna empresa de la competencia cuenta con
los servicios que brindamos, con el alcance, crecimiento y bio sustentabilidad
que nuestro soporte le puede brindar a las comunicaciones de la regin.
Hay muchos de aspectos a tener en cuenta para lograr un evento de calidad,
que pueden organizarse a partir de dos ejes: el comunicacional, y el logstico.
En el eje comunicacional, habr que considerar cul es el plan de
comunicaciones internas de la Compaa; cul es la cultura organizacional; qu
se quiere comunicar; cul es el resultado de la ltima encuesta de clima, y
cmo se puede aprovechar este momento para dar algn tipo de respuesta o
devolucin; En el eje logstico, habr que analizar la cantidad de asistentes, la
necesidad de una misma empresa de realizar eventos simultneos; la duracin
del evento, los requerimientos de seguridad e higiene, el tipo de show, la
acreditacin, etc.
En resumn, tenemos en cuenta que el Mercado de Eventos esta en plena
expancin y hoy es una herramienta fundamental en la Comunicacin
institucional, por lo tanto los principales obstculos son el econmico por la
situacin de inestabilidad e inflacin que afecta a nuestro pas y adems que
muchas empresas no contratan a empresas organizadoras de eventos y lo
delegan a departamentos internos de sus empresas que no estan aptas para
realizarlos correctamente.

FIJACIN DE OBJETIVOS

1- Demostrar para que sirven los eventos deportivos y cmo

podemos utilizarlos para cumplir los objetivos de marketing de
la empresa
2- Conseguir minimamente el 75 % de la asistencia al evento de
los clientes seleccionados por Nivea
3- Medir la satisfaccin real de los clientes de las empresas del
partido de la costa y generar un feedback
4- Captar la atencin de nuestro mercado meta para la
contratacin de nuestros productos de valor agregado
5- Medir cuantitativa y cualitativamente el impacto de la accin
en los medios

ESTRATEGIAS
De la estrategia que se utilice depende la aceptacin del evento a realizar y
del tiempo que este permanezca dentro de los medios de comunicacin
De la estrategia que se utilice depende la aceptacin del producto o servicio y
del tiempo que este permanezca dentro del mercado, debido a que si no hay
una buena estrategia de posicionamiento el consumidor no tendr dentro de
sus posibilidades de compra el producto o servicio que estamos ofreciendo, lo
que llevara a que las ventas no sean significativas y en un corto plazo que el
producto sea retirado del mercado, por tal motivo nosotros hicimos hincapi
principalmente en este punto y queremos que cada evento que realicemos,
cumpla su objetivo y deje una impronta en cada cliente que nos elige.
Lo que queremos lograr en la mente de nuestro cliente de NIVEA es que la idea
de que contratar a una compaa que preste el servicio de organizacin de
eventos deportivos es un gasto muy til para la empresa, ya que el contar con
una prestacin que agilice y facilite la organizacin de un evento significa una
ventaja frente a sus competidores.
Enfocndonos en nuestro plan de marketing para el evento, la estrategia de
posicionamiento que vamos a emplear es la de Precio/Calidad (que va?). Con

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esta, vamos a concentrarnos en mostrar a nuestros clientes que todos nuestros

servicios tienen un costo accesible con una excelente calidad.
Y ademas nuestro inters de abrir un canal de comunicacin, mediante este
evento para que sean escuchados y poder satisfacer sus necesidades junto a
esto contaremos con personal altamente capacitado para brindarles un servicio
de excelente calidad.
Adicionalmente a esta estrategia debemos hacer hincapi en los factores que
nos diferencian de la competencia al momento de posicionarnos. De estos, la
exclusividad, es el factor de diferenciacin ms importante y en el que
debemos concentrarnos ms para lograr superar a la competencia.
Inicialmente trabajamos conjuntamente con una consultora externa que hizo
un relevamiento del nivel de satisfaccin de los clientes de telefona celular de
nuestro pas , haciendo incapie en el partido de la Costa que era nuestro
mercado meta en este momento, de esta manera nos pudimos interiorizar en
el posicionamiento en el mercado de nuestro cliente y como manejarnos ante
las problematicas y necesidades que tienen los usuarios.
Asi mismo, se trabajo en buscar un incentivo para lograr la mayor asistencia,
buscando premios y una sede atractiva para generar el inters y prestigio.
Se realizara en encuestas de satisfaccin y conocimientos de los productos de
CLARO, para lograr un Feedback real con el cliente y adems tener datos de la
informacin que manejan.
Se organizar un exposicin de especialistas , tcnicos y comerciales, para que
realicen una explicacin clara y concisa de los nuevos productos de valor
agregado que pueden acceder a precios preferenciales los invitados al evento.
Y por ltimo se invitar a la prensa local y a la de Buenos Aires, para que
cubran el evento y tenga repercusin en los medios graficos empresariales.

PLAN DE ACCIN
A nivel interno Spotlight analiz los requerimientos y puede llevar a cabo el
evento que nuestro cliente necesita. Contamos con los recursos necesarios
para afrontar el armado del evento y ante esto se desarroll un plan de trabajo
especfico para que el evento sea exitoso y se pueda respetar los lineamientos
solicitados.
Luego de hacer un relevamiento sobre las localidades del partido de la Costa,
proponemos Mar del Plata. Esta ciudad surgi del imaginario del equipo de
planificacin por varias razones: est preparada para desarrollar eventos de
gran envergadura, excelencia en sus recursos humanos y una importante
infraestructura disponible.

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En adicin, se destaca por:

Ubicacin estratgica en Partido de la Costa
Accesibilidad
Instalaciones adecuadas para la realizacin de eventos
Servicios de alta calidad
. Hospitalidad
Profesionalismo y cordialidad
Diversidad de atracciones tursticas en los alrededores
Amplia oferta de actividades recreativas
En cuanto a la fecha y duracin del evento propusimos hacerlo el 28 de
noviembre del corriente durante la maana con una duracin de 5:30 hs. Una
de las razones es que el mes de diciembre es muy complicado para conseguir
sede y coordinar que los invitados puedan asistir por las numerosas
celebraciones que se realizan por fin de ao a nivel empresarial y personal.
Como adicional, sostenemos que es una buena poca, ya que es temporada
baja; los precios son ms convenientes y hay mayor disponibilidad hotelera.

Sede: Hotel Costa Galana, Mar del Plata, Pcia de Buenos Aires.
Horario: 9 a 13.30hs.
Asistentes: 50
Armado: Mesas redondas con frente libre para 6 persona, con
escenario armado hasta para 3 oradores, con podio.
Foyer: Se dispondr de un foyer contiguo para la ubicacin de las
promotoras, los banners y dems materiales promocionales.
Desayuno de hasta 45 minutos: Servicio de desayuno Premium,
compuesto por caf, variedad de ts, leche, agua, jugos y gaseosas,
acompaado por medialunas, tostadas, masas, budines, tortas y frutas.
Horario a definir.
Coffee break de hasta 30 minutos: Servicio de coffee break
Premium, compuesto por caf, variedad de ts, leche, agua, jugos y
gaseosas, acompaado por masas y scons dulces y salados.
Audio y video: Servicio de proyeccin de audio y video con un
proyector, una pantalla, dos LCDs, dos micrfonos inalmbricos y un
operador. Con tres conexiones HDMI y micro/min HDMI.
Wi-Fi sin cargo disponible para todos los asistentes, ms una conexin
wi-fi exclusiva para los oradores.

Como disertante para la charla y explicacin de lo productos nuevos se eligio al

Gerente de Servicios de Valor Agregado (Mariano Freysselinard) realiza una breve
descripcin del servicio Cloud y luego de ello se realiza un Roll Play en vivo y en
directo de la contratacin de un empleado de una bodega (Cliente de Claro) del
servicio mencionado, todo se desarrolla on line, la contratacin, activacin y

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aprovisionamiento. Presentacin Nokia mostrando las ventajas del su nuevo

equipo para la utilizacin de este nuevo servicio.
Tambin conjuntamente con el area de marketing y publicidad de CLARO se
confecciono una encuesta de satisfaccin ( se adjunta) para evaluar los
conocimientos de los servicios ofrecidos y observaciones acerca del evento y para
incentivar su participacin , adicionamos al final de la encuesta un taln para el
sorteo que se realizar al final del evento de productos de Nokia. ( smarthphones
y Tablets)
Para confirmar la asistencia al evento, se realizo un mailing exahustivo,
conjuntamente con el area comercial, quien los ejecutivos de cuenta se contaron
para hablar con sus clientes y darle a conocer este evento y darnos la oportunidad
que nosotros tambin nos podamos contactar y explicar un poco sobre la temtica
y los beneficios de asistir.
Y por ltimo se trabajo junto con el rea de Prensa de CLARO para invitar
formalmente a los medios y adems que tengan la misma atencin con respecto a
los invitados para que puedan apreciar la organizacin y xito del evento.
1.

CONTROLES EL DIA PREVIO AL EVENTO:

I.
Repasar Requerimientos de Sistema y Equipo con el Contacto
del Costa Galana:
Servicio de proyeccin de audio y video con un proyector y pantalla.
2 micrfonos inalmbricos + una conexin para amplificar la salida de
audio de una PC/Laptop. NO estaramos necesitando los 2 mics
adicionales.
2 LCDs o LEDs de 40/50 con puerto HDMI
3 cables de conexin HDMI de por lo menos 3 metros de extensin
Un adaptador micro-HDMI a una interfaz que sea compatible con la
entrada del proyector (tanto para audio como para video)
Wifi con 2 redes, una con clave exclusiva para Claro (Wi-Fi con 2 SSID
diferentes)

II.
Coordinar Entrega de LCD (con sonido) + mobiliario tipo living
con la Agencia
Probar el funcionamiento del Reel

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2.

EL DIA DEL EVENTO:

Las 2 promotoras debern usar zapatos negros + los uniformes Claro
Colocar Banners, afiches, y flyers
Armar bolsas Claro con Inserts de CLARO/ MICROSOFT/ NOKIA +
Merchandising
Confirmar la agenda con el contacto del Costa Galana, a saber:
9:00 a 9:45
Recepcin/ Desayuno
10:00 a 11:30
Presentacin
11:30 a 12:00
Coffee Break
12:00 a 13:30
Presentacin/ Encuestas de Satisfaccin/
Sorteo
Pasar el Reel en LCD al ingreso
Las promotoras debern realizar la registracin de TODOS los
clientes
Realizar al final de la Jornada Encuestas de Satisfaccin y Sorteo
Sacar Fotos (promotoras/ presentaciones/ catering/ decoracin)

Programa de Actividades
9:00 a 9:45
10:00 a 11:30
11:30 a 12:00
12:00 a 13:30
365)/
CIERRE:

3.

Recepcin y acreditacin/ Desayuno

Presentacin de Claro Cloud/Preguntas
Coffee Break
Presentacin de Nokia (en conjunto con Microsoft, servicio
Encuestas de Satisfaccin/ Sorteo Nokia

Despes del evento

Informe acerca de las encuestas de satisfaccin de los invitados.
Anlisis de la repercusin de los medios, diarios, portales
empresariales de internet.
Reunin con los directivos de CLARO para la devolucin del evento.

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