Unidad 2.

Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras.
1. Diseo del programa de auditoras: el programa de auditora que disee
debe contener lo siguiente:
a) Objetivos y alcance del programa de auditora.
Objetivo
Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de
verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la
calidad se est ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est
acorde con las polticas administrativas y legales, para asegurar el control del
cumplimiento de las actividades dela alcalda de Florencia, realizando
recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de
cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como
tambin oportunidades de mejora a la operacin de las actividades; apoyando
a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las desviaciones
presentadas.
Alcance
Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin,
as como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten
de las auditoras internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin
de la calidad en la alcalda de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.
b) Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.
Actividades

Elaborar el programa de auditoria

Elaborar planes de auditoria
Preparar la auditoria
Realizar reunin de apertura
Recoleccin de informacin
Preparar conclusiones de la auditoria
Ejecutar reunin de cierre
Inform de auditoria
Distribuir el informe
Realizar seguimiento

c) Criterios de auditora.
ENTRADAS
Proveedor
Dependencia
s
Organismos
de control
de
la entidad
Alta direccin

ACTIVIDADES
Programa de auditoria
Plan de auditoria
Proceso de la entidad
Planes de mejoramiento
Auditorias anteriores
Elaborar el programa de
auditoria
Elaborar el plan de
auditoria
Realizar reunin de
apertura
Recoleccin de la
informacin
Preparar conclusiones de
la auditoria
Ejecutar reunin de cierre
Inform de auditoria
Distribuir el inform
Realizar seguimiento
Evidencias de auditoria
Hallazgos
Acciones correctivas y
preventivas
Informes de auditorias
Planes de mejoramiento
continuo

SALIDAS
Cliente

RESPONSABLE
Alta direccin

Alta
direccin

Dependencia
procesos de
entidad
Organismos
control

y
la

de

Jefe de control
interno

d) Auditores seleccionados por procesos.

Auditor en jefe
Auditor encargado
Auxiliar de auditoria
Encargados de rea
e) Recursos necesarios.
RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno
Auditores de calidad de la entidad
FINANCIEROS Viticos Papelera y tiles
TECNOLOGICOS
Hardware: equipos de cmputo e impresoras

Software: internet, aplicativos

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para
desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno.
f) Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora

RIESGO

Incumplimiento

Inexactitud

DESCRIPCIN
DEL RIESGO

POSIBLES
MANEJO DE
CONSECUENCIA
RIESGO
S
Que el programa Deficiencia en el Facilitar a los
de auditoria no se seguimiento a la auditores todo lo
cumpla en su gestin y calidad
requerido
para
totalidad
que
esto
no
ocurra.
Informes
no Decisiones
Establecer
basados en las equivocadas
controles
para
evidencias reales basadas
en verificar
la
informes
no calidad de la
ajustados
a
la informacin
realidad
de
la
entidad

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe

contener lo siguiente:
a) objetivos y alcance de la auditora.
Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de
la Procuradura Regional Choco.
Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2015 por el concepto de
gastos generales, del nivel central.
b) procesos a ser auditados.
Procesos estratgicos:

Planeacin estratgica
Desarrollo de plan estratgico
Desarrollo de planes operativos anuales

Procesos misionales:

Proceso preventivo
Proceso de intervencin
Proceso disciplinario
Procesos de apoyo conexos:

Procesos de relatora
Proceso centro atencin al pblico
Proceso registro de sanciones
Tramite de acciones jurdicas

Procesos de apoyo:

Proceso estratgico
Proceso de contratacin
Proceso financiero
Proceso de gestin humana
Proceso de seleccin y carrera
Procesos administrativos

Procesos de evaluacin y control:

Sistemas de gestin de calidad

c) Criterios de auditora y documentacin de referencia.

I.

Elaborar

el

plan

de

visita

de

auditoria.

Precisar los detalles de auditoria tales como:

Determinacin del tipo de auditoria.
Determinacin de equipos y medios de almacenamiento elctrico a
utilizar.
Consideracin y definicin de fechas de inicio y terminacin de
actividades.
Asignacin de tareas al equipo auditor.
Determinacin de recursos necesarios.
II.
III.
IV.

Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la

Oficina de Control Interno.
Generar comunicaciones necesarias.
Abrir archivo documental de la auditoria.
d) Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de
auditora.

Cronograma: Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de

la auditoria.
Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2011 Directrices para la
Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas
prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la
siguiente:
Preparacin del Plan de Auditora.
Asignacin de las tareas al equipo auditor.
Preparacin de los documentos de trabajo.
Realizacin de la reunin de apertura.
Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin.
Generacin de hallazgos de la auditora.
Preparacin de las conclusiones de la auditora Realizacin de la reunin de
cierre.
Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora Aprobacin y distribucin del informe de
auditora.
e) Mtodos de auditora a utilizar
Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:
1. Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar
2. Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptacin.
3. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
4. Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
5. Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en
conjunto
f) Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor
1. Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito
asignado, en coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.
2. Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes
programados, tomando encuentra para su integracin, entre otros

3.

4.

5.

6.

aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia,

habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos,
tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin,
nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre
otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el
propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora
especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del
trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de
reas crticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras

el desarrollo de esta actividad.
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente
comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima
cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la
misma.