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Automatizacin del proceso de gestin de facturas recibidas

La automatizacin del proceso de gestin de facturas recibidas permite:

Acortar a unos pocos das el proceso de aprobacin de las facturas.


Evitar extravos y tener un control total del proceso.
Minimizar errores y aumentar la productividad con lo que se reduce a su vez el coste de
gestin.

Las soluciones de Tecnomedia Sistemas combinan los productos especializados ms avanzados del
mercado internacional para construir plataformas altamente robustas, integrables y escalables.
Con ellas podr automatizar el procesamiento de facturas recibidas que abarca desde su recepcin,
lectura automtica de datos contables, distribucin, imputacin, aprobacin, archivo hasta la
transferencia del asiento contable y la orden de pago al ERP.

Lectura de Datos Contables


Admite el proceso de facturas de diferentes medios, electrnicos o papel, para obtener datos tiles y
las imgenes.
Para el caso de las facturas en papel, un sistema inteligente y predefinido basado en reglas,
permite la extraccin de campos de forma automtica, desde el primer momento, con un elevado
grado de reconocimiento.
Incorpora un sistema de auto-aprendizaje, que en tiempo de produccin, permite al operador refinar
an ms la lectura.
Circuito Electrnico de Aprobacin
Todas las facturas se reciben en un registro de entrada gestionado por el departamento de cuentas
a pagar, donde de forma automtica se intenta conciliar la factura para asignarle una propuesta de
contabilizacion y una propuesta de aprobacin. A partir de aqu, las facturas se distribuyen a lo
largo de la organizacin de forma electrnica.

El sistema incluye diferentes mtodos de conciliacin: basado en la informacin del pedido y


albarn, a partir de un contrato o segn una referencia.
Incorpora un sistema de autorizaciones basado en reglas que permite implementar complejos
modelos de aprobacin.
Se pueden definir plantillas de codificacin de cuentas y distribucin de centros de coste.
Los aprobadores reciben avisos y recordatorios en forma de correo electrnico y pueden acceder con
su navegador de internet para aprobar las facturas.
Archivo Electrnico
Integrado dentro de la solucin, permite la bsqueda de facturas por datos contables, aadir
comentarios y anexos. Adems, acceso directo al registro de aprobacin de la factura.
Integracin
Facilita la integracin con todos los sistemas de Compras y Contables mediante mecanismos
simples (XML y ficheros planos), as como servicios web para sincronizacin en tiempo real.

Registro de entrada de documentos


El registro de entrada de documentos, tanto en papel como electrnico, es la solucin que permite:

La distribucin electrnica y disponibilidad inmediata del documento dentro de la


organizacin.

La eliminacin del uso irracional del papel, evitando copias duplicadas.


La disminucin de los problemas de seguridad al establecer permisos de acceso restringido
y avanzado.
La reduccin y uso ms eficiente del espacio y la optimizacin de la organizacin de los
archivos fsicos.

Componentes
La implantacin de una solucin de registro de entrada de documentos, desde el punto de vista
tecnolgico, se basa en tres componentes:
La estacin de captura, es la herramienta que captura los documentos, convirtindolos a digital y
con caractersticas de indexacin automtica basada en cdigo de barras.
La estacin de reconocimiento avanzado, para aquellos documentos que adems de indexarlos
queremos capturar su informacin contenida para acelerar un proceso de registro, se pueden
procesar con tecnologas avanzadas.
El archivo electrnico de consulta, es el componente donde quedan archivados los documentos para
que posteriormente se puedan recuperar, tanto desde el entorno desktop como web.

Ejemplo de Aplicacin:

Windream es un intuitivo sistema de gestin de documental (DMS) que no requiere interface de


usuario, ya que est completamente integrado en el sistema operativo.

La tecnologa patentada subyacente, VFS (Virtual File System) asegura que los documentos se
almacenen en el sistema de ficheros de Windream va Windows Explorer. Como resultado de esta
tecnologa, los documentos pueden ser almacenados a travs del dispositivo de Windream
directamente en el DMS.
Este enfoque ingeniosamente simple permite que Windream sea usado desde cualquier programa
ejecutado bajo Windows, al mismo tiempo que mantiene toda la funcionalidad del sistema
operativo. Los documentos se pueden mover o copiar por medio de Windows Explorer utilizando el
mtodo drag&drop de siempre. Todos los enlaces de los documentos basados en OLE funcionan sin
limitaciones. Los documentos se manejan en el entorno ya conocido de Windows sin ningn
programa especial de interface, caracterstica que incrementa enormemente la aceptacin por parte
de los usuarios.
Como sistema de gestin de documentos, Windream ofrece el interface de usuario ms amable.

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