CASO PRCTICO

Pactiv aumenta la rentabilidad y mejora la

productividad con Winshuttle
Con el ahorro de tiempo que hemos logrado gracias a
Winshuttle no hemos tenido que contratar nuevo personal,
aun cuando la empresa no ha dejado de crecer.

Joseph Wieczorek, director de la organizacin de datos maestros

Reynolds Leveraged Services

Fundada en 1965 con el nombre de Tenneco, Pactiv Corporation es el mayor

fabricante y distribuidor del mundo de productos de envasado de alimentos y de
servicios alimenticios.
La empresa sirve a las cadenas de restaurantes y distribuidores ms importantes
de Estados Unidos como, por ejemplo, McDonalds, Wendys y Burger King.
Reynolds Consumer Products fabrica y comercializa papel de aluminio, bolsas de
basura, bolsas de conservacin de alimentos y cubertera de plstico en el mercado
de consumidores a travs de marcas muy conocidas, como Reynolds y Hefty.
Ambas empresas tienen su sede central en Lake Forest, Illinois.

El desafo
En Reynolds Consumer, no todos los productos se ajustan a los mismos perfiles.
Cuando la empresa enva un cargamento de bolsas de basura Hefty CinchSak a
las distintas cadenas de supermercados, normalmente los diseadores tienen que
efectuar leves cambios en el empaquetado para adaptarlo a las necesidades propias
de cada establecimiento. Sin modificaciones a medida realizadas para cada cliente,
el sistema de etiquetado podra ocultar, de forma involuntaria, informacin esencial
del producto.
Este tipo de modificaciones suele recibir el nombre de copias similares a artculos o
like-item copies. Durante aos, las copias similares a artculos exigan la generacin
de una peticin de creacin de producto totalmente nueva, tanto si el cambio era mnimo
como si era de mayor magnitud. La creacin de un nuevo maestro de materiales era
una tarea tediosa, comenta Joseph Wieczorek, director de la organizacin de datos
maestros de Reynolds Leveraged Services. Conllevaba un proceso de workflow de
varios pasos con los que se creaban datos manualmente en varias pantallas y en
distintos departamentos. El equipo de ingenieros tena que coordinarse con el de
aprovisionamiento para adquirir los materiales. El departamento de previsin enviaba
una consulta al jefe de producto para determinar dnde se fabricara el producto.
Y todos recopilaban toda esta informacin al comienzo del proceso. Este panorama
provocaba que tardramos una media de 28 das en completar una nica peticin de
creacin de producto (PCR).
En muchos casos, un plazo de entrega de cuatro semanas supona importantes
prdidas en los ingresos potenciales. En palabras de Wieczorek, como necesitbamos
28 das para tener una copia similar a artculo en el mercado, estbamos dejando
pasar oportunidades y perdiendo ventas. Estaba claro que tenamos que encontrar
una nueva forma de hacer las cosas.

La solucin
Wieczorek y su equipo ya usaban Winshuttle Transaction para automatizar la entrada
de datos en SAP, pero no eran conscientes de que la tecnologa Winshuttle era capaz
de simplificar tambin el proceso de workflow de creacin con mltiples pasos de
copias similares a artculos. Hace poco, nuestro equipo asisti a un seminario
web sobre las soluciones para formularios y procesos de workflow de Winshuttle,
explica. Ya habamos probado distintas formas de acelerar la creacin de copias

Sector

Servicios alimenticios y productos de envasado

de alimentos para consumidores

El desafo

Ajustes leves en las caractersticas del producto

exigan la creacin de nuevos registros en el
maestro de materiales
Los procesos con datos maestros eran tediosos e
incmodos; tenan que efectuarse numerosos
pasos a travs de distintas pantallas en
mltiples departamentos
Una sola peticin de creacin de producto (PCR)
tardaba una media de 28 das en completarse, por
lo que se perdan tanto oportunidades como ventas

Soluciones

Winshuttle Central, Workflow,

Server, Transaction y Runner

Resultados

Reduccin de la configuracin de productos en

el maestro de materiales de 28 das
a dos semanas
Mejora en las ganancias e ingresos, al reducir
a la mitad el tiempo necesario para crear
nuevos productos de empaquetado
Obtencin de mejoras en productividad
equivalentes a 25.360 horas anuales, o un
ahorro de costes por productividad de 1,3
millones de dlares

Versin de SAP

ECC 6.0

Mdulos de SAP

MM

Tipos y transacciones SAP

MM01, MM02, MR21, CK11, CK24, CK74

Los beneficios han sido mucho mayores que la inversin

en Winshuttle. De hecho, en los primeros meses de 2014,
multiplican varias veces la inversin realizada.
Joseph Wieczorek, director de organizacin de datos maestros
Reynolds Leveraged Services

Resultados
similares a artculos. Una de ellas fue usar InfoPath en SharePoint,
pero exiga demasiado desarrollo a medida. Winshuttle automatiza
gran parte del desarrollo a medida de SharePoint al proporcionar
una plataforma de diseo dotada de sencillas herramientas de
generacin de diagramas con solo arrastrar y soltar.
Poco despus del seminario web de Winshuttle, Wieczorek se reuni
con el equipo de gestin de productos para celebrar una sesin de
tormenta de ideas. Tras mucho debatir, llegamos a la conclusin de
que puede que estuviramos haciendo las cosas al revs. En lugar
de recopilar la informacin en el front-end y crear el artculo en el
back-end, por qu no automatizarlo todo en el front-end y ejecutarlo
en el back-end? De esta forma, los jefes de producto podran iniciar
el proceso de workflow, enviar un formulario electrnico a SAP y
ajustar los campos que fueran necesarios. A partir de ese punto,
los datos podran estar a disposicin del cliente en cuestin de
horas. Mientras el cliente realiza los preparativos necesarios en
su sistema, podramos redirigir la peticin de creacin de producto
a travs de los departamentos de aprovisionamiento, diseo e
ingeniera.
Con Winshuttle, todas las partes interesadas en el proceso
reciben un correo electrnico en el que se indican los hitos que
cabe esperar, y los jefes de departamento pueden supervisar el
estado de las peticiones de creacin de producto que haya en
curso. Cuando llega el momento en el que debe completarse un
hito determinado, la persona responsable del mismo hace clic en
un enlace a travs del que se aprueba el formulario electrnico.
electrnico, Antes de contar con Winshuttle, el jefe de producto
reciba una notificacin por correo electrnico, iniciaba sesin en
Lotus Notes, buscaba el nmero de peticin de creacin de producto
y se mova de un sistema a otro para coordinar las tareas de cada
departamento, explica Wieczorek. Ahora toda la informacin est
en un mismo correo electrnico, y todas las tareas necesarias
pueden ejecutarse con solo hacer clic en el enlace correspondiente.
Para ayudar a Wieczorek y a su equipo a disear e implementar un
proceso de workflow ptimo, Winshuttle recomend colaborar con
MPS Partners, un galardonado proveedor de servicios profesionales
de Microsoft y premier partner de Winshuttle. MPS Partners ofrece
experiencia empresarial y tcnica en la creacin de soluciones
con la plataforma Winshuttle/SharePoint para clientes de SAP.
Los consultores de MPS trabajaron codo con codo con las partes
interesadas en el proceso para disear plantillas de Winshuttle
que reflejaran todos y cada uno de los aspectos del proceso de
workflow de peticin de creacin de producto. Estamos hablando
de la automatizacin de un proceso increblemente complejo y
que tiene repercusiones muy importantes para las empresas,
cuenta Wieczorek. Necesitbamos que el resultado fuera el
esperado, y MPS estuvo a la altura de las circunstancias.

Gracias a la tecnologa de formularios y procesos de workflow de

Winshuttle, sobre la plataforma SharePoint de Microsoft, el equipo de
Pactiv ahora es capaz de crear el maestro de materiales de una copia
similar a artculo en dos semanas, en lugar de 28 das. Hay casos
en los que nuestros jefes de producto son capaces de configurar el
material en tan solo 10 minutos, afirma Wieczorek. Lgicamente,
seguimos necesitando unos das para completar el proceso de
workflow de ejecucin. Sin embargo, en la mayora de los casos
podemos enviar al cliente los datos del producto el mismo da en el
que se efecta la peticin, y esto les permite iniciar su estrategia de
previsin inmediatamente.
Para los jefes de producto, este enfoque gil o lean de los datos
maestros es un avance espectacular. Las copias similares a artculos
suponen alrededor de un 30 % de todas las peticiones de creacin
de producto, lo que significa que el nuevo proceso de workflow de
Winshuttle permite que el equipo de direccin de productos dedique ms
tiempo a tareas estratgicas, incluso en periodos de gran crecimiento.
Siempre estamos en modo adquisicin, nos cuenta Wieczorek. Antes,
adquirir otra empresa implicaba contratar ms gente para gestionar el
inevitable influjo de datos. Sin embargo, con el ahorro de tiempo que
hemos logrado gracias a Winshuttle, no hemos tenido que contratar
ms personal.
Estos ahorros se acumulan. Wieczorek calcula que, al reducir el
proceso de peticin de creacin de producto de 28 das a dos semanas,
Reynolds Consumer y Pactiv han conseguido ingresos adicionales
durante los primeros 10 meses de implementacin que hubieran
sido impensables con el sistema antiguo. Lo cierto es que nuestros
productos llegan al mercado mucho ms rpido, y esto se traduce en
importantes oportunidades de reconocimiento de ingresos. Adems,
la productividad ha mejorado en 25.360 horas al ao, lo que se traduce
en un ahorro aproximado en costes de personal de 1,3 millones de
dlares. A esto tenemos que sumar el ahorro anual aproximado de
525.000 dlares que se obtiene al inscribir los documentos de cuentas
a cobrar antes que nunca. Por ello, podemos afirmar que con Winshuttle
hemos recibido un gran retorno en nuestra inversin. Los beneficios
que va a suponer para nuestra empresa multiplicarn varias veces la
inversin realizada.

Planes para el futuro

Para Wieczorek y su equipo, el prximo desafo es automatizar la
creacin de un maestro de materiales totalmente nuevo; en lugar de
una copia similar a artculo. Si vamos a fabricar una taza en una planta
distinta, debera ser posible recuperar una lista de materiales (BOM)
de esa planta y ajustarla, afirma. Tenemos ante nosotros todo un
mundo de posibilidades, y vistas las ventajas que hemos logrado hasta
ahora, sera un error no buscar otras formas en las que Winshuttle
puede facilitarnos nuestra labor.

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