MEJORES PRCTICAS PARA EL

CONTROL DE INVENTARIOS

El correcto orden y administracin de inventarios es uno de los principales

factores que inciden en el desempeo de las empresas y en las ganancias
que se obtienen. Por lo cual es de vital importancia para las compaas contar
con un inventario bien administrado y controlado. El enfoque en esta rea debe
ser el de mantener un nivel ptimo para no generar costos innecesarios.

La gestin de los inventarios est compuesta por el control y la planificacin de los mismos,
en trminos generales se trata de entender tres factores importantes:
1 Con qu frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artculo?
2 Cundo debe colocarse un pedido al proveedor?
3 Cul es la cantidad ptima a ordenar?

El seguimiento y control de inventarios

es una actividad medular en tu empresa ya que al tener una
visibilidad confiable del mismo puedes tomar mejores decisiones
adems de reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de
mercanca y por lo tanto ofrecer un mejor servicio a tu cliente.
Adems, el tener niveles ptimos de inventario te puede ayudar a
liberar flujo de efectivo.

QU ES UN SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIOS?
Un sistema de control de inventario es el mecanismo (proceso) a travs del cual una
empresa lleva la administracin eficiente del movimiento y almacenamiento de las
mercancas y del flujo de informacin y recursos que surge a partir de esto. Al contar con
un sistema para gestionar tu inventario te encontrars con dos agentes importantes de
decisin que son: la clasificacin del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir,
es tan importante saber qu cantidad tienes en existencia como el tener bien identificados
cada uno de los productos que manejan en tu empresa.

INDICADORES DEL CONTROL DE

INVENTARIOS

Stock Mximo
Es la cantidad mxima de un determinado artculo que deseas mantener en tu
almacn segn el costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma
en venderlo a tus clientes. Ciertas compaas consideran conveniente contar
con un inventario grande en casos especficos como:
a) El producto es de muy alta rotacin o se tiene identificada una
temporalidad definida.
b) El costo de almacenamiento es bajo y el de transportarlo alto.
c) El tiempo de surtido por parte del proveedor es largo.
d) Se especula sobre incrementos en el precio de los productos y/o
materiales.

Stock Mnimo
Es la cantidad mnima de determinado artculo que deseas mantener en tu
almacn, la cual, en caso de ser rebasada, puede generar un problema de
abastecimiento importante y prdidas para la empresa.
Cundo a una empresa le interesa mantener su nivel de inventarios bajo?
a) Cuando el tiempo de entrega por parte de tu proveedor es inmediato.
b) Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar
frecuencia o cantidad.
c) Al identificar el artculo como de bajo movimiento y en ocasiones con alto
costo.
d) Cuando se tienen acuerdos de mucha confianza con los proveedores.
Se especula que habr decremento en los precios del bien.

Punto de Reorden
Es el nivel de existencias donde se debe de realizar el pedido para resurtir el
almacn contemplando los tiempos de los proveedores y no tener problemas
de abastecimiento.

QU BENEFICIOS TIENE PARA TU EMPRESA CONTAR

CON UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS?
La gestin y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las
reas operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administracin
ya que cuando no lo tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor
inversin/efectivo.
Cuando la competencia es muy fuerte, las compaas no se pueden dar el lujo de tener
dinero detenido en forma de mercancas en su inventario, ni tampoco ser incapaces de
ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto.

El objetivo es lograr ese equilibrio

entre la oferta y la demanda, as
como tener confiablidad en los
tiempos de recepcin de
mercanca de tu proveedor como
en la entrega a tus clientes.

Contar con un Sistema de gestin de inventarios trae

consigo mltiples ventajas para tu compaa al brindar
informacin trascendente y oportuna en tiempo real que te
ayudar a tener una mejor planeacin y a tomar las
decisiones pertinentes para ser ms eficiente.

BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS

Vigilar la calidad de
los productos

Reducir costos de tus

fletes

Reconocer robos y
mermas

Sistema de Control de Inventarios

Control de entradas y
salidas

Elevar el nivel del

servicio al cliente

Mejorar el flujo de
efectivo

Identificar estacionalidad

a) Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la prdida de venta

a por falta de mercanca y generando una mayor lealtad a tu compaa.
b) Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera ms
s eficiente y contar con una mayor rotacin de inventarios se provocar que el dinero
a no est sentado en tu almacn sino trabajando.
c) Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudara a planear mejor.
d) Detectar fcilmente artculos de lento movimiento o estancados para elaborar
a estrategias para poder desprenderse de ellos fcilmente.

BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS
e) Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeacin y reduccin de las
compras de emergencia.
f) Vigilar la calidad de los productos al tenerlos bien identificados y monitoreados
g) Reconocer robos y mermas.
h) Liberar y optimizar el espacio en tus almacenes para incrementar la rentabilidad
por metro cuadrado del mismo.
i ) Control de entradas, salidas y localizacin de la mercanca, requisicin de
mercancas para un manejo de tus bodegas ms profesional.

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS
Una vez que has decidido optimizar la gestin de tu inventario a travs de un sistema
de control, es importante que antes de iniciar el proceso conozcas los pasos que son
necesarios para llevar a cabo con xito la implementacin.
Los pasos que puedes seguir para lograr una eficiente implementacin de tu sistema de
control de inventarios son los siguientes:

Organizar y complementar la informacin de tus inventarios

Este paso es fundamental ya que te permitir tener una visin ms real de tu
situacin de tus inventarios y a partir de esto optimizarlos. Es muy importante
contar con un catlogo actualizado y depurado de tus productos. Es
primordial eliminar los productos que ya no manejas y los productos que se
encuentran repetidos en tu catalogo.

Organizar y complementar la informacin de tus inventarios

Es fundamental tambin tenerlos debidamente clasificados en familias y/o

grupos de artculos y relacionados con cada uno de tus proveedores. Todo
esto para tener una buena base de informacin para llevar a cabo los
siguientes pasos.

Tu inventario se encuentra

organizado y clasificado?

Clasificar tus productos en al menos 3 categoras.

Despus de haber organizado la informacin de tu inventario actual, tu

siguiente tarea ser clasificarlo en 3 categoras principales las cuales te
darn un panorama ms amplio del tipo de productos con los que cuentas
y cmo debern ser gestionados cada uno. Las categoras en las que
puedes clasificarlos son las siguientes:
1) Productos de Alta Rotacin: Este tipo de producto tiene un nivel de
venta constante durante todo el ao y debido a esto, se colocan al
menos 6 compras por ao para resurtirlo.
2) Productos de Temporalidad: En esta categora se cuentan los
productos que no tienen un nivel constante de venta sino que por
temporadas puede aumentar o disminuir su rotacin, las compras se
realizan mes a mes segn se vaya requiriendo y previendo el
comportamiento de su demanda.
3) Productos especiales o sobre pedido: Esta clasificacin abarca los
productos que se puede decir que son ventas eventuales por alguna
requisicin extraordinaria, en este caso solamente se ordenan cuando
se realiza el pedido por parte del cliente, son productos de los cuales no
te conviene tener inventario detenido ya que no se puede saber con
certeza cundo se vendern.

Establecer los das de inventarios de tus productos.

Cunto tiempo tardas en tener

el producto disponible para tu cliente?

Para definir este dato, tienes que tomar en

cuenta dos factores importantes:
Tiempo de entrega del proveedor: Este concepto se refiere al tiempo que
una vez colocado el pedido, tarda el producto en llegar a tu bodega y
est listo para ofrecerse al cliente. Este dato lo puedes obtener de
manera fcil viendo el histrico de entrega de los productos por parte de
tu proveedor. Es importante que si tu producto lleva alguna adecuacin o
preparacin (etiquetado, embalaje, ensamblado, etc.) previa a poder ser
ofrecida al cliente, sea considerado en este tiempo.
Frecuencia de compra: Este concepto se refiere a cada cuntos das
puedes o quieres estar colocando una orden de compra a este proveedor
por este producto. Para obtener este dato, revisa en tu histrico de
ventas cunto tarda en venderse en promedio el producto que ests
ofreciendo por cada compra realizada as podrs definir qu cantidad es
la que se debe comprar. Considerando las dimensiones, costos y la
rotacin del producto puedes decidir comprar ms frecuente o menos

Obteniendo estos datos, puedes definir los das de inventarios, por ejemplo si
quisieras tener inventario de 60 das tendras que realizar el siguiente clculo:

15 das
lo que tarda en surtir
el proveedor

45 das
frecuencia de compra

60 das

Las compras se realizaran cada 45 das en base a embarques, descuentos y capacidad de almacn.

Calcular mximos, mnimos y puntos de re-orden.

Basndote en el dato calculado en el paso anterior puedes definir tus

mximos, mnimos y puntos de re-orden. Cmo se hace? A continuacin
te lo explico:

Continuacin con el ejemplo anterior de un inventario referente a un

periodo de 60 das, el clculo se hace de la siguiente manera:
1) Calcula el stock mximo de un producto tomando como referencia los
60 das de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de
mayor demanda, supn que este monto es de 100 unidades, este ser tu
mximo, es decir la cantidad mayor permitida de ese producto en tu
inventario.

2) Calcula el stock mnimo de un producto tomando como referencia los

60 das de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de
menos demanda, considera que el monto es de 22 unidades, las cuales
representan la cantidad mnima a tener de tu producto para no correr el
riesgo de desabasto.

3) Define el punto de re-orden, es decir el nivel de existencias en el cual

es necesario realizar un pedido, lo que debes hacer es obtener el
promedio de tu mximo y tu mnimo, en este caso sera de 61 unidades,
esto quiere decir que cuando tengas esta cantidad en existencia es
momento de colocar una orden.

As mismo, toma en cuenta que con los productos de

temporalidad, es importante considerar con mucho
cuidado el nivel mximo para evitar un exceso de
inventario que te genere costos de almacenamiento
si el producto tarda en ser vendido.

Compara la informacin obtenida con tus inventarios actuales

En esta etapa es primordial que consideres que la informacin de tus

inventarios que tu sistema te est proporcionando sea la correcta. Al
analizar los datos identifica todos aquellos productos que se encuentren
en un nivel de unidades mayor al mximo calculado, esto con el fin de que
puedas tomar decisiones como podra ser realizar una estrategia o
promocin de ventas para que el producto empieza a tener ms demanda
y se alcancen los niveles ptimos de mercanca segn lo que a
tu empresa le convenga ms.
De igual manera, con los productos que reconozcas que estn por debajo
de tus niveles mnimos aceptables valida que el clculo sea correcto y en
los casos en que aplique, comienza a planear de manera ms eficiente las
compras para llegar al nivel sugerido y no correr el riesgo de sufrir
desabasto.

Monitorea tus inventarios en tiempo real.

Ahora que tus inventarios estn bajo control, lo recomendable es que cada
vez que un producto llegue al nivel mnimo o al punto de re-orden planees
una compra. En este proceso es muy importante la funcin de tu equipo de
compras ya que cada producto tiene su propio comportamiento en cuanto
a demanda y rotacin, por lo que debern estar preparados para tomar
decisiones importantes para hacer ms eficiente la compra, por ejemplo
cuando se tenga que comprar un producto en especfico podrn identificar
qu otros estn tambin cercanos a llegar a su nivel mnimo para con este
dato seleccionarlos y poder aprovechar el espacio y costo del transporte
en lugar de hacer varias compras individuales al momento de requerir cada
producto por separado.

Actualizacin constante de la informacin.

Las tendencias y situaciones de los productos tienden a cambiar, por lo

que es muy importante tener revisiones peridicas de la informacin y
actualizar constantemente los niveles mnimos y mximos que tiene la
compaa. Este anlisis es recomendable que lo realices anualmente o
en caso de que la industria y mercado en que se desempee tu negocio
lo requiera, puede llevarse a cabo varias veces al ao para que puedas
asegurarte de contar con informacin confiable para tomar todas las
decisiones importantes.

SAP Business One te ayudar a contar con la

informacin oportuna, certera y en tiempo real
que tu empresa necesita para lograr un manejo
ptimo de tus inventarios.

Recuerda que para poder llevar con xito esta estrategia debes contar
con catlogos de productos depurados, informacin confiable de tus
existencias, compras y ventas de tus artculos y un mantenimiento
accesible, flexible y fcil de esta informacin para que puedas realizarlo
de manera proactiva. As mismo, es muy importante que tomes en
cuenta que una vez que ya ests llevando a cabo tu control de
inventarios no pierdas de vista que el monitoreo y seguimiento del
mismo es pieza clave para su xito.

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ERRORES QUE DEBES EVITAR EN LA

GESTIN DE INVENTARIOS

El manejo y administracin de inventarios es uno de los temas ms importantes en

la gestin estratgica de las empresas ya que existe la posibilidad de que
desencadenen problemas relacionados con los mismos, ya sea que no coincida el
conteo con las existencias fsicas, que exista desabasto, o te quedes con mercanca
que no se vende, es muy importante que se tomen cartas en el asunto lo antes
posible ya que stos pueden llegar a representar prdidas de dinero muy
importantes para tu empresa.

Es por esto que te compartimos un listado de 7 errores que son muy comunes en la
gestin de tus almacenes para que evites incurrir en ellos ya que como lo hemos
comentado con anterioridad, el inventario es uno de los principales factores en
el desempeo de las empresas y en la manera en que obtienen ganancias. Su
control y ptima gestin son clave para la eficiencia de tu organizacin.

No considerar el tiempo de reabastecimiento de tus proveedores

Cuando se planea la demanda esperada, la empresa puede incurrir en el

error de no considerar para sus fechas de pedidos y reorden el tiempo
de respuesta del proveedor, el cual consiste en la capacidad (en das) del
mismo para realizar un abastecimiento a tu empresa.
No tomar en cuenta este tiempo que tarda tu proveedor en entregar el
producto puede causar que en caso de escasez del producto, de una
demanda extraordinaria y otras situaciones puedas quedarte sin el
producto y no poder cumplir con tu cliente, lo que redituara en una
prdida de venta, mala imagen y posiblemente puedas perder un cliente
por no tener la capacidad de respuesta. Es importante que consideres la
cantidad de inventario que debes tener de un producto si el tiempo de
respuesta de tu proveedor es tardado para evitar complicaciones con
los clientes, as mismo debes de evaluar la confiabilidad de los tiempos
de entrega de tu proveedor.

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Manejar muchos cdigos de productos (SKU) diferentes

Es natural que con el tiempo y la operacin de la empresa se vayan

agregando nuevos SKUs o cdigos de producto, sin embargo esto es
un asunto al que debes prestar atencin. Un sntoma muy claro de que
la cantidad de SKUs existentes en tu almacn es mayor que el ptimo y
se ha vuelto problemtico es cuando puedes observar que cuentas con
muchos artculos de poco volumen cada uno lo que causa un conflicto
en la logstica del almacn, esto puede implicar que pierdas el enfoque
de los productos que realmente generan valor para la compaa, de igual
manera tener bien definidos los SKUs har ms sencillo el manejo de
tus existencias.

Administrar todos los productos de la misma manera

Un paso muy importante al gestionar tu inventario es tener clasificados

tus artculos para tener una visin ms panormica de con qu tipo de
productos cuentas y la mejor manera de gestionar cada uno de ellos.
Pensar que todos los productos se pueden gestionar y controlar de
manera estandarizada es una visin limitada de tu operacin ya que no
todos los productos tienen el mismo nivel de venta y de rotacin.
Por qu es importante diferenciar tus productos?
Porque esto te permitir contar con metas de venta realistas para
cada uno de los productos, segn su comportamiento de ventas.
Te podrs enfocar en los artculos que te generan ms utilidades,
segn la tcnica de Pareto el 20% de tus productos representan el
80% de la demanda, por tanto es importante identificar a cules
darles prioridad.
Te permitir conocer ms acertadamente las cantidades de consumo
y tiempos de cada uno, evitndote tener costos extras por ejemplo,
por mantener inventario de baja rotacin en altas cantidades.

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No predecir acertadamente la demanda esperada

La planeacin y estimacin de la demanda esperada es un dato
fundamental que debes conocer para evitar tanto desabasto como
inventario en exceso los cuales en ambos casos te generarn costos
extras. Un error muy comn es por ejemplo, no anticipar periodos en lo
que puede haber incremento en la demanda y no tengas capacidad para
cumplir con los compromisos pactados con el cliente.
Existe tambin el caso opuesto donde por temor a quedarse sin
producto, los encargados de almacenes mantienen un exceso en
inventarios lo que representa mucho dinero inactivo que puede afectar
tu capital de trabajo y disminuir de manera importante tus utilidades. La
mercanca guardada en una bodega por ms del tiempo estimado corre
riesgo de daarse, volverse obsoleto y depreciarse haciendo ms difcil
que realices su venta y perdiendo dinero con esta situacin.
Es importante que mantengas registros del movimiento de tus diferentes
productos y de las distintas temporadas, si es que aplica para tu
negocio para que puedas estimar tu demanda esperada de manera ms
certera, ayudndote de distintos mtodos de clculo existentes.

Falta de automatizacin
El inventario es una parte medular de las operaciones de tu empresa y
un factor importante en el desempeo de tu empresa, as como en las
utilidades, por lo tanto su manejo debe ser lo ms eficiente para
asegurar que no ests incurriendo en gastos innecesarios ni dejando de
ganar utilidades.
Tener control del inventario a base de diversos archivos en hojas de
clculo o formatos en papel es una tarea complicada, pueden existir
muchos factores que colaboran a no tener un buen control de tu
inventario bajo una visin integral como un excesivo papeleo o
informacin desactualizada, esto no te permite tener una visin integral
de lo que est sucediendo ni tomar decisiones a tiempo para entrar en
un ciclo de mejora continua.

Un sistema automatizado para la gestin de tus inventarios har ms

fcil que obtengas la informacin confiable que necesitas a tiempo,
minimizando los errores y ahorrando tiempo en captura de datos,
evitndote el gasto innecesario de recursos.

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Personal con entrenamiento inadecuado

Existen errores que podran ser evitados si cuentas con el personal

adecuado y capacitado constantemente para el tema de manejo de
inventarios, si tus colaboradores encargados del conteo y
administracin de las existencias no tienen la preparacin necesaria y
conocimiento de los productos es posible que puedan incurrir en fallas,
lo que har que tu inventario no sea confiable.
Al contar con un sistema de control de inventarios automatizado y
capacitar a tus empleados a utilizarlos, les estars dando herramientas
muy valiosas con lo cual podrn llevar una administracin y planeacin
de las mercancas de manera ms eficiente y sobre todo, con una visin
completa del proceso. El tiempo ahorrado gracias a la tecnologa,
permitir que tu equipo de trabajo pueda enfocar sus recursos a planear
mejor y generar estrategias para permitir que el inventario tenga mejor
comportamiento en tiempos y cantidades, lo que aportar para la
rentabilidad de tu organizacin.

Sistemas ineficientes de control de almacenes e inventarios.

El almacn es un rea de tu empresa que requiere de un monitoreo y

control constante ya que los errores que se generan en ste, la mayora
de las veces reditan en un gasto o prdida para la empresa, para esto
es fundamental que cuentes con un control eficiente tanto de los
procesos como de los indicadores clave.
El control del inventario es un aspecto esencial para el buen
funcionamiento de tu empresa, dado que su manejo se puede prestar a
robos, mermas y desperdicios lo que puede tener un fuerte impacto
sobre la productividad y por tanto las ganancias de tu compaa. De
igual manera es primordial la buena organizacin dentro del almacn en
cuanto a productos y personal as como asegurarte de contar con la
infraestructura necesaria porque eso facilitar llevar una gestin ms
controlada y eficiente, podrs detectar de manera ms rpida
necesidades, reas de oportunidad y acciones a tomar.

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Toma en cuenta que lo ms importante es que puedas identificar el origen de

estos problemas que puedan presentarse en tu manejo de existencias para
corregirlos a tiempo y generar un ciclo de mejora continua mediante el cual tu
proceso sea ms productivo.
Para tener un mejor control sobre tus inventarios, una visibilidad integral y
una planeacin de abastecimiento ms acertada es importante que cuentes
con una herramienta tecnolgica que te brinde el apoyo para gestionar tu
inventario de la manera ms eficiente, as mismo, dentro de la empresa se
deben establecer mejores prcticas en la planeacin y ejecucin de todo el
proceso y sobre todo es fundamental que exista constante revisin y
seguimiento.
Apyate en una solucin tecnolgica como el ERP SAP Business One con la
cual obtendrs un ptimo manejo de tus inventarios, lo que te generar una
importante ventaja competitiva al obtener mayor confiabilidad en tus
existencias as como en tus costos y por lo tanto un mejor servicio al cliente
para lograr la rentabilidad que buscas para tu empresa.

CONTCTANOS!

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