Manual Treinamento Compras - StarSoft

Compras
STAR SO FT APPLICAT IO N
Star Soft Industria de Software e Solues
ndice
Pr-requisitos
Objetivo ........................................................................................................ 3
Cadastros ..................................................................................................... 5
Gerais............................................................................................................ 5
Especficos ..................................................................................................... 5
Solicitantes/Aladas..................................................................................... 6
Compradores/Aladas.................................................................................. 8
Liberadores................................................................................................... 9
Hierarquia de Aladas................................................................................. 10
Sries de Notas Fiscais.............................................................................. 14
Operaes
15
Solicitao de Compra................................................................................ 16
Aplicao CRDI e CRDII ............................................................................... 17
Solicitao de Compra Agrupada ............................................................... 19
Liberao................................ ................................ ................................ .... 21
Cotao ...................................................................................................... 22
Utilizao das Solicitaes para Cotao ....................................................... 22
Cotao de Compras ................................ ................................ .................... 24
Avaliao da Cotao de Compras ................................................................ 26
Pedido de Compra ...................................................................................... 28
Liberao de Pedidos de Compras ................................................................ 33
Previso de Compras.................................................................................. 34
Entrada de Materiais................................................................................... 35
Devoluo de Nota de Entrada ................................................................... 38
Resultados
42
Clculos...................................................................................................... 42
Eliminao de Itens Invlidos dos Pedidos de Compras .................................. 42
Manual de Treinamento de Compras
Eliminao de Resduos do Pedido de Compra .............................................. 42

Eliminao de Resduos da Solicitao de Compras ....................................... 43
Eliminao de Resduos da Solicitao de Compras Agrupada ....................... 44
Clculo da Demanda ................................ ................................ .................... 45
Integraes Off Line ................................................................................... 48
Nota Fiscal de Entrada.................................................................................. 48
Pedido de Compras ...................................................................................... 49
Solicitao de Compra .................................................................................. 49
Integrao Contbil....................................................................................... 49
Integraes On Line................................ ................................ .................... 50
Configurao de Entrada e Sada ............................................................... 51
Operao de Entrada de Materiais................................................................. 54
Movimento de Entrada no Estoque ................................................................ 57
Movimento no Financeiro .............................................................................. 59
Movimento em Livros Fiscais......................................................................... 60
Pr-requisitos
Objetivo
Como o prprio nome diz, uma rea do sistema empresa que executa as compras
necessrias para as demais reas, ou seja, conforme o crescimento da
organizao, suas reas necessitam de mais servios, materiais e produtos para
seu bom funcionamento. Esta a funo da rea Compras.
responsvel pela execuo de todo o processo de Compras de uma empresa,
desde quando surge a necessidade de comprar, at a consumao do fato
(Emisso e Integrao da Nota Fiscal de Entrada). Sendo assim, o mesmo presta
seus servios para toda a organizao, desde a Fbrica at a Presidncia. Vejamos
um fluxo bsico de processos para podermos entender melhor.
Podemos observar que a rea de Compras sofre influncia de todo o restante da

Empresa, e que tambm influencia em outras reas, como, por exemplo, na rea
Financeira.
Fluxograma de Compras dentro do Sistema
Solicitao
de Compras
Pedido de
Compras
Cotaes
Liberao
Anlise de
Cotao
Controle de
Aladas por
Solicitante
Controle de
Aladas por
Comprador
. Preo
. Valor Presente
. Data de Entrega
Liberao
Solicitao
de Compra
Pedido de
Compra
Cotao
de Preo
Fornecedor
MRP
Integrao OnLine / Off-Line
Estoque
Livros
Fiscais
Nota Fiscal
de Entrada
Financeiro
Contabilidade
Contratos e
Servios
Cadastros
Gerais
Para o bom funcionamento da rea recomenda-se que alguns cadastros sejam
feitos previamente, evitando-se assim que os cadastros e configuraes especficos
fiquem com dados incompletos ou que se tenha que perder tempo voltando ao
cadastrando no realizado anteriormente.
Os mdulos listados abaixo so utilizados em quase todas as eras do sistema

e suas explicaes emcontram-se no Manual de Treinamento do
Configurador.
o
Sistema Monetrio
Numerao Aumomtica, (se utilizada)
Configurao de Picts (mascara de edio de campos)
Parmetros Gerais
Pases
Condio de Pagamento
Bancos
Clientes
Fornecedores
Transportador
Zonas
Tipos de clientes / fornecedores / vendedores
Numerao Automtica
Especfic os
Principalmente para a rea de Compras:

o
Solicitantes e Aladas
Compradores e Aladas
Liberadores e Aladas
Hierarquia para Controle de Aladas
Sries de Notas Fiscais
Totalizaes de Documentos Manual de Entradas e Sadas
Tipos de Entradas de Sadas - Manual de Entradas e Sadas
Itens do Estoque Manual de Treinamento do Estoque
As explicaes das opes do menu Tabelas encontram -se nos Manual de

Treinamento de Estoque ou do Configurador.
Solicitantes/Aladas
O cadastro de Solicitantes tem o foco bem voltado para o funcionamento
operacional da Empresa. Sero cadastrados neste mdulo os colaboradores que
tiverem como funo efetuar Solicitao de Compras. Considerando as Regras de
Negcios de cada Empresa, o Star Soft Applications Client Server Edition est
preparado para dois modelos funcionais, sendo:
Centralizao de Compras
Somente o Departamento de Compras est apto a efetuar Solicitaes. Sendo

assim, o mesmo responsvel por cuidar de TODAS as necessidades da
Empresa, sejam essas de consumo ou at mesmo para produo. Nesse caso,
fora do sistema, a Empresa dever manter processos eficazes para a
comunicao de Compras com todas as demais reas da Empresa, sejam
esses por e-mail, formulrios, ou na pior das hipteses, informalmente.
Delegao de Compras
Livrando Compras de todo esse trabalho pode-se ainda adotar um modelo em

que os solicitantes so todos os colaboradores, ou apenas alguns espalhados
por toda a Empresa (um para cada setor, por exemplo). Sendo assim, no se
faz necessrio processos paralelos, nem formulrios, nem e-mail. Pode ser feito
tudo dentro do Star Soft Applications.
Definido o critrio, teremos ento uma lista de pessoas aptas a Solicitar

Compras, e tambm suas aladas.
Alada um limite em valores, que tambm deve ser definido junto Empresa,
para cada Solicitante. A alada limita as Solicitaes de um Solicitante em dois
momentos. Um no Valor de cada Solicitao e o outro, no Valor estipulado
por um determinado perodo. Vejamos:
Joo Soares
Aladas
Limite por Solicitao
R$
500,00
Limite no perodo de Janeiro Julho
R$ 15.000,00
Com essas informaes em mos, criaremos ento os Solicitantes. A janela na

qual trabalharemos a seguinte:
Informaremos ento, o nome do Solicitante, seu status (Ativo ou no) e mais

abaixo, quais usurios esto habilitados a trabalhar com esse Solicitante.
Agora ento, definiremos as aladas:
Na janela de aladas, definimos o perodo de validade dessa informao, o

sistema monetrio ao qual estamos nos referindo ao informar os valores, e os
valores. Conforme exemplificado anteriormente, definimos o valor para o
perodo, que se faz com o saldo acumulado de solicitaes realizadas no
perodo definido, e o valor que o solicitante pode utilizar para cada
documento/solicitao.
Caso a alada do documento seja ultrapassada, a solicitao ser sujeitada a

aprovao de algum que esteja acima do solicitante na Hierarquia de
Aladas, que veremos mais adiante.
J a alada do perodo no pode ser ultrapassada. Se isso acontecer, o sistema

no permitir que a Solicitao seja gravada.
Um detalhe importante a ser observado que, para a formao e controle de

valores em uma Solicitao, o sistema baseia-se no valor de custo do item.
Essa informao est no cadastro do Item do Estoque. Isso acontece pelo fato
de no momento da Solicitao, no ter como verificar qual ser o valor/preo
utilizado, por ainda no saber qual Fornecedor ser utilizado, e at mesmo, por
ainda no ter feito a Cotao. Sendo assim, o valor mais seguro que temos o
Valor de Custo.
Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os

seguintes parmetros:
00014
Data de fechamento de Compras
00066
Controle de Alada em Compras
00098
Inicializao do valor unitrio nos documentos de compras
Compradores/Aladas
Os Compradores conceitualmente so efetivamente os colaboradores que efetuam
o processo de compras. Resumindo, o profissional responsvel pelo recebimento
das Necessidades de Compra de toda a Empresa, de seu processamento e da sua
efetivao da Compra.
Uma Empresa pode ter vrias regras estabelecidas para o Processo de Compra.
Essas regras geralmente dependem muito do Valor do negcio que est sendo
fechado. Alm do valor, no momento da compra importante observar fatores
como Desconto, Prazo de Pagamento, Data de Entrega, Qualidade do produto e
Qualidade da ps-venda. Esse ltimo quesito no era to importante h algum
tempo atrs, porm hoje algo muito considerado, principalmente na compra de
equipamentos que exigem manuteno, por exemplo, de produtos que a Garantia
consideravelmente importante.
Enfim, o Comprador ir mediar a compra entre sua Empresa e os Fornecedores.
Seu cadastro no sistema exatamente igual ao cadastro de Solicitantes.
Nomearemos um Comprador, informaremos sua situao e o(s) usurio(s)
habilitados a utiliz-los, e definiremos sua alada.
O que muda realmente o conceito de cada funo. Vejamos as janelas:

00014
00061
Filtra documentos de Compras por Solicitante e Comprador
00066
00098
00110
Permite edita/excluir documentos de compras com iens liberador
00262
Permite que o liberador

solicitantes e Comprador
de compras visualize os documentos dos
Liberadores
Podemos considerar os Liberadores como os profissionais com maior poder de
deciso no processo de Compras.
Sendo assim, possivelmente um Liberador ser o Gerente de Compras (ou de
outro setor que estiver habilitado a Solicitar Compras), um Diretor, um
Superintendente, ou at mesmo o Presidente.
Liberador no sistema quem ir efetivar a liberao de um documento de
Compras, sendo que esse pode ser uma Solicitao ou um Pedido que no teve
sua liberao realizada no ato de sua criao por falta de alada de quem o criou.
Resumindo, o Liberador aquele que autoriza ou no a continuidade do Processo
de Compras nessas duas situaes, na Solicitao ou no Pedido de Compras.
Sendo assim, existiro dois Perfis de Liberadores. Vamos ver cada um desses
dentro dos modelos funcionais que estamos prevendo:
1. Centralizao de Compras
Liberador de Solicitaes pode ser considerado como um Comprador com

maior poder de deciso, ou mesmo o Gerente de Compras.
Liberador de Compras o que tem poder de deciso j sobre um Pedido de
Compras, ou seja, no momento em que a compra foi solicitada, cotada e
analisada, estando pronta para se transformar em um Pedido de Compra. no
Pedido de Compra que esse liberador interage se necessrio, com a aprovao ou
no do mesmo.
2. Delegao de Compras
Liberador de Solicitaes so os chefes de departamento, que devero

ser responsveis pelos respectivos Solicitantes, ou em casos mais raros,
o prprio Departamento de Compras.
Liberador de Compras semelhante ao modelo anterior, esse profissional

o que tem poder de deciso j sobre um Pedido de Compras, ou seja,
no momento em que a compra foi solicitada, cotada e analisada, estando
pronta para se transformar em um Pedido de Compra. no Pedido de
Compra que esse liberador interage se necessrio, com a aprovao ou
no do mesmo.
importante observar que, um nico Liberador pode interagir em Solicitaes e

Pedidos, se assim for configurado, e que o mesmo tambm possui Alada. Assim
sendo, podemos ter nveis de Liberadores, porm nunca um Liberador sobre
outro Liberador, pois nos documentos a serem liberados, apenas temos
Solicitantes e Compradores.
O cadastro de Liberadores semelhante aos vistos anteriormente, a nica
diferena que temos como definir duas aladas, uma para Solicitaes e outra
para Pedidos.
Veremos ento, apenas a janela de aladas:
Na janela de aladas, definimos o perodo de validade dessa informao, o

sistema monetrio ao qual estamos nos referindo ao informar os valores, tanto da
Solicitao quanto do Pedido, e os valores para Liberao de Solicitao e
Pedido de Compra . Conforme exemplificado anteriormente, definimos o valor para
o perodo, que se faz com o saldo acumulado de Solicitaes e de Pedidos
liberados no perodo definido campo Valor, e o valor que o Liberador pode
utilizar para cada Solicitao e Pedido campo Documento.
A diferena no processo em que aplicamos aos Liberadores, que o valor definido
o valor permitido para o Liberador autorizar o andamento do processo de
compras, nos dois momentos e somente sero considerados os documentos que
foram liberados por esses.
Hierarquia de Aladas
Finalmente, veremos como aplicar as to faladas aladas. Na Hierarquia de
Aladas criaremos a hierarquia do processo do Departamento de Compras.
Vamos ento nos basear no seguinte fluxograma:
10
De acordo com o fluxograma acima, estamos trabalhando com um modelo de

Delegao de Compras, onde, existem vrios Solicitantes espalhados pela
Empresa e o superior hierrquico de cada um o Responsvel pelo Departamento
respectivo. Sendo assim, na Hierarquia j sabemos que:
Liberador
Chefe CPD
Solicitante
Analista de Sistemas
Liberador
Chefe Contabilidade
Solicitante
Analista Contbil
Tornaremos essas definies um ramo de nossa Hierarquia de Aladas e as

mesmas sero aplicadas nas Solicitaes de Compras.
Passando para o prximo passo e seguindo a Hierarquia que criamos,

chegamos aos Compradores de fato. De acordo com nossa rvore, temos dois
Compradores e um gerente de Compras, logo:
Liberador
Gerente de Compras
Compradores
Comprador 1
Comprador 2
Essas definies tambm sero um ramo, independente do primeiro, de nossa

Hierarquia de Aladas.
11
Poderemos ter compras de valor muito alto, as quais devem passar pela
Liberao de profissionais com maior poder de deciso dentro da Empresa. No
nosso caso, temos o Diretor de Compras e o Presidente da Empresa. Sendo
assim, criaremos mais dois ramos em nossa Hierarquia, sendo:
Liberador
Diretor de Compras
Compradores
Comprador 1
Comprador 2
Liberador
Presidente
Compradores
Comprador 1
Comprador 2
Enfim, com todas essas informaes previamente cadastradas conforme os

captulos acima, vamos aprender a configurar a Hierarquia ento. Vejamos a
janela:
No campo Liberador, temos acesso pesquisa para buscarmos o Liberador

previamente cadastrado. Nessa caixa, informaremos qual profissional estamos
buscando. Incluiremos primeiro os Liberadores.
Adiciona Pai
Essa seta se aplica quando de fato, queremos incluir o Liberador na Hierarquia. O

Liberador selecionado dever ser movido para a parte inferior da janela.
Remove Selecionado
Essa seta se aplica quando queremos remover um nome da Hierarquia. O mesmo

dever ser selecionado e posteriormente, removido atravs deste boto.
12
Adiciona Filho
Utilizaremos esse boto quando formos adicionar um Comprador ou Solicitante que

esteja num nvel abaixo do respectivo Liberador.
Trabalhando com a incluso dos Liberadores, nossa tela dever estar da seguinte
forma:
O prximo passo, incluirmos os Solicitantes abaixo de cada Liberador.

Mudaremos ento a opo Tipo para Solicitante e procuraremos ento, de
acordo com a lista, o Analista Contbil. Quando encontrado, utilizaremos
ento o Boto Adiciona Filho. Faa isso com o restante dos profissionais e
monte sua Hierarquia. No nosso exemplo, a mesma ficar assim:
Como podemos observar, criamos um n (um ramo da Hierarquia) para cada

Liberador, com os mesmos Compradores subordinados, porm, dependendo
do nvel do Liberador, o mesmo poder autorizar compras de maior valor, por
ter maior poder de deciso!
Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com o

seguinte parmetro:
00061
Filtra Documentos de Compras por Solicitante e Comprador
00066
00110
Permite editar/excluir documentos de compras com itens liberador
00262
Permite que liberador de compras visualze os documentos dos solicitantes e

compradores
00263
Exige liberao do Liberador na Solicitao de Compras
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Sries de Notas Fiscais

A Srie da Nota Fiscal nada mais do que um classificador, para os casos em que
as Empresas precisem ter mais de um talo/lote de Notas sendo emitidas. Mais
uma vez ns dependeremos das regras de negcios da empresa, porm podemos
nos adiantar com alguns exemplos.
No nosso caso, como estamos trabalhando com a rea de Compras, somente

utilizaremos a informao de srie quando for necessria a emisso de uma Nota
Fiscal de Entrada.
Nos casos de Importao, por exemplo, onde a legislao estrangeira no como a
nossa, somos obrigados a emitir Nota Fiscal e destacar todos os impostos vigentes
em nosso pas. A Empresa ainda pode efetuar essa ao utilizando um modelo de
Nota Fiscal exatamente igual ao utilizado para as operaes de Vendas, porm no
cabealho da Nota onde tradicionalmente pr-impresso pela grfica a operao
de ENTRADA ou SADA, dever ficar em branco, deixando por conta da impresso
da Nota a caracterizao, ou seja, a impresso de um smbolo (X) na operao
respectiva.
Nesse exemplo, a maioria das Empresas separa um lote de Notas Fiscais para
serem emitidas caracterizando a Entrada. Esse lote separado certamente ter uma
Srie diferenciada, e uma Numerao Seqencial tambm diferente das Notas
Tradicionais de Vendas ou Sada .
Geralmente as Empresas utilizam-se de letras para definir as sries. Depois basta
cadastr-las no Star Soft Applications para que o sistema possa tambm, manter
um controle sobre a numerao das Notas criadas. Para cadastr-las, basta
informar um cdigo (que geralmente a prpria srie) e uma descrio.
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Operaes
Estamos entrando agora nas Operaes da rea de Compras
Solicitao
Solicitao Compras
Solicitao Compras Agrupada
Status da Liberao
Liberao das Solicitaes
Cotao
Cotao de Compras
Avaliao da Cotao
Utilizao da Solicitao de Compras em Cotao
Pedido
Pedido de Compra
Liberao do Pedido de Compra
Previso de Compras
Nota Fiscal de Entrada
Devoluo
Devoluo de Nota Fiscal de Entrada
Devoluo de Nota Fiscal de Sada
Clculo
Eliminao dos Itens Invlidos do Pedido de Compra
Eliminao de Resduos do Pedido de Compra
Eliminao de Resduos de Solicitao de Compra
Eliminao de Resduos de Solicitao de Compra Agrupada
Clculo da Demanda
Integrao Off-line
Integrao Off-Line da
Integrao Off-Line do

Pedido de Compras
Solicitao de Compras Agrupadas
Solicitao de Compras
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Solicitao de Compra
A Solicitao de Compras o primeiro passo do processo de Compras. Como
vimos anteriormente, dependendo do modelo funcional utilizado pela Empresa
(Delegao ou Centralizao de Compras), a Solicitao criada a partir da
necessidade de algum departamento de aquisio de materiais ou servios de
terceiros.
Sendo assim, os requisitos para a criao de uma Solicitao so:
Solicitante Autorizado
Produto
Quantidade
Necessidade
Com essas informaes nas mos, veremos como inform-las no sistema,

utilizando
mdulo
Solicitao
Simplificada.
Suponhamos
ento
que
Departamento de Informtica precisa comprar alguns mouses.

Vejamos ento a tela disponvel:
Utilize Numerao
Automtica
Parmetro 00052.
Mdulos que
Permitem apropriao
por CRD I e CRD II
Parmetro 00053. Indica

se trabalhar com Grade
de Estoque
Podemos
observar
que,
logo
ao
adicionar
uma Solicitao,
sistema
automaticamente preencher o campo Solicitante de acordo com o usurio que

est logado no sistema.
16
Informaremos nmero da Solicitao e Data, e caso a Numerao Automtica

para Solicitao esteja habilitada, esse campo ser preenchido na adio ou
gravao do registro, depois j partiremos para o item que estamos querendo
comprar. Esse item deve ser previamente cadastrado no Estoque. Devemos
informar a necessidade, em dias ou definir a data e sua prioridade (Alta, Normal ou
Baixa), a quantidade , a unidade que deve ser considerada (preenchida pelo
sistema com a unidade de medida do item) e opcionalmente, o motivo da
Solicitao.
Do lado inferior direito da janela, temos uma seta
, que permite visualizar o
custo desse produto (previamente cadastrado no Estoque) e o valor total da

Solicitao. com base nesse valor que o sistema ir checar se o Solicitante
possui ou no alada para essa Solicitao.
Aplicao CRDI e CRDII

Existem tambm os botes de acionamento do rateio, ou apropriao por CRD
(Centro de Receitas e Despesas). Para a rea de Contabilidade utilize o cone
e para a rea Financeiro utilize o cone
. Conforme j visto, o cadastro dever
ser feito pelas demais reas e em Compras, devemos apenas informar qual o CRD
a ser apropriado/rateado. Acionando o cone
, teremos a seguinte janela:
Rateio por CRD I Financeiro - Cadastro

Na janela superior adicionaremos um registro de rateio/apropriao, e o sistema
exibir a janela que est um pouco mais abaixo.
17
Devemos informar o cdigo do CRD I, o Valor ou o percentual apropriado e

gravar o registro. Se informarmos um valor menor do que o valor total ou um
percentual menor do que 100%, o sistema permitir que adicionemos outro
registro, pois pode ser que a apropriao/rateio seja feita(o) para mais de um
CRD.
Dentro de cada registro que estamos criando, podemos ainda efetuar um 2

rateio/apropriao para o CRD II. Vamos verificar como proceder se essa
operao for necessria.
Na mesma janela onde estamos, um pouco mais abaixo visualizaremos um grid,

onde possvel adicionar registros. a onde faremos essa operao.
Adicionando um registro, teremos a seguinte janela:
Rateio por CRD II Financeiro - Cadastro
Seguiremos ento o mesmo procedimento do CRD I. Informaremos o Cdigo e

o Valor ou Percentual a ser apropriado/rateado. Em seguida gravamos a
informao e fechamos a tela. Voltaremos ento ao CRD I, onde devemos
tambm gravar a operao, caso no haja mais rateio de CRD II para fazermos,
e continuaremos o processo.
Existe ainda a opo de ter Rateios pr -cadastrados para utilizarmos, por

exemplo, se tivermos que ratear a Solicitao para todos os produtos (CRD II)
existentes. Da mesma forma que o CRD I e o CRD II, o rateio tambm dever
ser configurados pelas reas Contbil e Financeiro. Existindo, para utiliz-lo
devemos acionar o cone
O cone
Inclui Rateio Padro da primeira janela:
acionar a pesquisa de rateios padro, que ao ser selecionada
por ns, far todo esse trabalho que fizemos com base no que foi prconfigurado.
Vamos detalhar a finalidade do Rateio/Apropriao.

O Departamento de Informtica est solicitando a compra de 15 mouses para
reposio e suprimento. De acordo com a tabela de CRD I que montamos como
exemplo anteriormente, essa solicitao se encaixaria no seguinte CRD I:
1.1.1.Compra de Materiais de Uso/Consumo Prprio, 100%, R$ 225,00.
Essa apropriao seria de 100%, ou seja, R$ 225,00. Partindo para o Segundo
passo, o CRD II, como no temos como prever qual produto ser beneficiado com
18
essa aquisio, vamos compartilhar a despesa para todos os produtos. Vejamos a

aplicao na tabela de CRD II que montamos:
2.1 Blocos
12,50%, R$ 28,13;
2.2 Avulsas
12,50%, R$ 28,13;
2.3 Especiais
12,50%, R$ 28,13;
3.1 Esferogrficas Tradicionais
12,50%, R$ 28,13;
3.2 Esferogrficas Personalizadas
12,50%, R$ 28,13;
3.3 Esferogrficas Campanhas
12,50%, R$ 28,13;
3.4 Tinteiro
12,50%, R$ 28,13;
3.5 Hidrocolo,
12,50%, R$ 28,13.
Resumo, a Solicitao foi rateada para um CRD I e dentro desse CRD I, rateamos
o valor do mesmo por todos os CRDs disponveis. Poderamos ter mais de um
CRD I, e dentro de cada um deles, os CRD's que quisssemos.
Ao gravar a Solicitao, o sistema ir efetuar a checagem e alterar ou no o Status
da Solicitao (Canto superior Direito). Observe nas demais operaes da rea que
esse Rateio ser utilizado tambm em Cotao, Pedido de Compra, Notas Fiscais
de Entrada e Devoluo, s utilizar o mesmo procedimento.

00061
00066
00153
Permite apagar Solicitaes que possuam Itens Liberados
Obs.: Nessa operao, s poderemos solicitar um item por vez. Se tivermos

necessidade de mais, deveremos partir para a prxima operao (Solicitao de
Compras Agrupada).
Solicitao de Compra Agrupada

A Solicitao de Compras Agrupada tem a mesma finalidade da anterior, porm
mais utilizada quando o modelo Centralizao de Compras, pois a mesma
oferece a vantagem de fazer uma s Solicitao para vrios produtos. Essa a
principal diferena entre elas.
Vejamos a janela principal:
19
Numerao Automtica
Como podemos observar, na primeira janela informaremos somente a data, e o

nmero da Solicitao, e temos a opo de fazer a apropriao/rateio para toda a
Solicitao. Chamamos essa janela e suas informaes de Capa da Solicitao.
E a segunda janela que chamamos de Itens da Solicitao de Compra

semelhante janela de Solicitao Simples, porm com alguns campos
desabilitados. Campos esses que so preenchidos no momento do preenchimento
da Capa.
Podemos observar tambm que, essa Solicitao permaneceu com Status Em
aberto, ou seja, essa Solicitao precisa de autorizao/liberao para poder
evoluir e ir para o processo de Cotao.
Integrao
Uma solicitao de compras pode gerar movimentos de Previso de Entradas e
Compras alocadas na rea do Estoque, desde que devidamente configuradas
atravs do mdulo de Entradas e Sadas.
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00014
00066
00098
00061
00153
Permite apagar Solicitaes que possuam Itens Liberados
O prximo passo de Compras, a Cotao, onde sero utilizadas as Solicitaes

realizadas aqui, porm, antes veremos como proceder no caso de a Solicitao no
ser liberada, ou seja, ficar com o Status de Em aberto.
Liberao
Veremos agora, como proceder no caso de ser necessrio a liberao da
Solicitao.
Como j vimos anteriormente nos conceitos passados, aplicaremos aqui o exemplo
da Solicitao feita pelo Analista de Sistemas, devendo ento, de acordo com a
hierarquia de aladas, ser liberado pelo Chefe do CPD.
Antes de vermos a liberao, vamos ver como proceder no caso de ter de procurar
Solicitaes no liberadas. Esse processo consiste em uma simples consulta s
Solicitaes e seus Status. Dever existir um processo na empresa onde os
Liberadores, periodicamente, consultem as Solicitaes que esto aguardando
liberao, e as libere ou no. Vejamos ento a janela:
cone Inclui Solicitaes
Ao entrar na tela, a mesma oferece a opo de pesquisa de Solicitaes. Devemos

nos atentar para o fato de que, a pesquisa feita separadamente para
Solicitaes Simples e Solicitaes Agrupadas. No caso, trouxemos a
Solicitaes Agrupada que fizemos anteriormente, e que possui um item sem
liberao, na segunda linha, como podemos ver.
Partiremos ento para a liberao. Nesse caso, essa Solicitao dever ser
liberada pelo Chefe de CPD, j que a mesma foi criada pelo Analista de Sistemas.
21
Ao acessar essa opo, o sistema apresenta uma tela onde informaremos a data
de liberao e, na prxima janela, pesquisaremos as Solicitaes que esto Em
aberto, e as quais podemos liberar. Ao acessar essa opo, o sistema checar
quais os documentos que o Liberador logado poder liberar. Sendo assim, se
existirem Solicitaes fora da alada do mesmo, essas no sero trazidas para
liberao. Nesse caso tambm devemos nos atentar para o fato de que, a pesquisa
feita separadamente para Solicitaes Simples e Solicitaes Agrupadas.
Ao clicar sobre o boto Conclui, a(s) Solicitao(es) estaro liberadas para o
prximo processo: a Cotao.
Cotao
Utilizao das Solicitaes para Cotao
Nessa etapa, deveremos buscar as Solicitaes liberadas para iniciar o processo
de Cotao. Nesse passo, criaremos a estrutura de uma cotao, para que
possamos efetu-la de fato, ou seja, buscar os melhores Fornecedores, suas
informaes de preos, prazos e condies de pagamento, e tambm o tipo de
ope rao a ser utilizado.
Na primeira parte da janela apresentada pelo sistema, informaremos data e
nmero da Cotao a ser criada e definiremos alguns critrios para a criao da
Cotao, sendo:
Agrupa
Itens - Agrupar as solicitaes que possuam os mesmos itens
Itens e Necessidade - Agrupar as solicitaes que possuam os mesmos

itens e a mesma data de necessidade
22
ltima Data de Necessidade - Essa opo considerar todos os itens

que forem iguais, porm a Data de necessidade considerada ser a ltima
data, ou seja, a que possui o maior prazo.
Numerao Automtica
Valor dos Itens Agrupados
Mdia - Ao agrupar os itens, o sistema far uma mdia do valor.
Menor - Ao agrupar os itens, o sistema considerar o menos valor.
Maior - Ao agrupar os itens, o sistema considerar o maior valor.
Fornecedores do Item
Todos - O sistema trar todos os fornecedores desse item
Fabricantes - O sistema trar os fornecedores que forem Fabricantes
No Fabricantes - O sistema trar apenas os fornecedores que no

forem Fabricantes
Essa ferramenta respeitar o que foi previamente cadastrado em Item de

Estoque/Fornecedores do Item.
Depois dos critrios definidos, selecionaremos as Solicitaes que devero ser
cotadas. Para isso, na prxima janela, encontraremos um filtro para busca das
mesmas. No podemos nos esquecer de que, a pesquisa feita separadamente
para Solicitaes Simples e Solicitaes Agrupadas.
No prximo passo, veremos do lado esquerdo, todos os itens a serem cotados, e ao
lado direito, existir um espao para os Fornecedores dos itens. Para selecionar os
Fornecedores, teremos trs formas, sendo:
Manualmente - Adicionaremos os Fornecedores desejados. Clicando -se sobre

o cone de adio para abrir a janela Fornecedores do item
23
Adiciona novos Fornecedores
Utiliza Fornecedores para Item Selecionado - Selecionando um item e

clicando sobre esse boto, o sistema trar os Fornecedores desse item para a
Cotao.
Utiliza Fornecedores para Todos os Itens - O sistema buscar os

Fornecedores cadastrados e os colocar na Cotao.
Dependendo do modelo que adotamos, devemos utilizar uma das opes. Se a

Empresa utiliza o conceito de Fornecedores do Item, ou seja, relaciona no
cadastro do Item quais so seus Fornecedores, ter um grande facilitador ao fazer
as Cotaes, pois ter automaticamente a lista de Fornecedores. Se no, ter de
fazer isso nesse momento, ou seja, adicionar manualmente todos os Fornecedores
a serem cotados.
Clicando sobre o boto Conclui a Cotao ser montada conforme os dados
selecionados.
Cotao de Compras
Na Cotao de Compras, podemos interagir de algumas maneiras. Uma
utilizando as Solicitaes feitas e criando uma Cotao como vimos no Item
anterior. Outra criar uma Cotao sem Solicitao e nesse caso, devemos
adicionar uma e cadastrar todas as informaes necessrias, como item,
necessidade, etc... Vejamos uma Cotao que foi criada a partir de uma
Solicitao:
Numerao Automtica
24
Como podemos observar, a Cotao estruturada de maneira que, a primeira

informao que temos so os Fornecedores e, abaixo ou dentro de cada
Fornecedor, estar o item que o mesmo fornece, com espao para colocarmos as
informaes da Cotao propriamente dita.
Sendo assim, no processo de Cotao, devemos acessar o Fornecedor, e dentro
do Fornecedor, o item cotado. No item cotado, poderemos informar o tipo de
Entrada a ser utilizado, o preo de custo, o prazo de entrega, a condio de
pagamento, possveis descontos ou acrscimos, e observaes se necessrio.
Alm disso, poderemos observar qual e como foi a ltima compra desse item nesse
Fornecedor, poderemos levar em considerao os Impostos pertinentes a uma
possvel efetivao da compra, e informar dados como Seguro, Frete, Despesas
Acessrias e Despesas Financeiras.
Vejamos ento a janela:
O que temos de novo nessa janela, o Campo

utilizado para desconto ou
acrscimo, e o campo Condio, onde informamos o prazo de condio de
pagamento previamente configurada.
Temos aqui tambm o Rateio Contbil e Financeiro, que dever ser

exatamente copiado da Solicitao, caso essa seja a sua origem.
No campo Tipo, devemos informar o Tipo de Entrada, que aprendemos a

configurar anteriormente. Esse campo o responsvel pela informao de
CFOPs e impostos pertinentes a essa operao.
25
Mais abaixo, como j falamos, temos as informaes desse Fornecedor e uma

lista do restante, e nas outras pastas, temos informaes adicionais, como
informaes sobre as ultimas compras (pasta ultimas compras), despesas
(pasta Outros) e Impostos (pasta Impostos).
Todo o processo de Cotao dever ser colocado aqui. A Cotao pode ser
alterada (Editada) inmeras vezes, por isso no necessrio o recolhimento de
todas as informaes previamente. A idia que conforme for sendo recebida as
informaes dos Fornecedores, as mesmas sejam diretamente informadas aqui.
Gerador de Cotaes
Uma outra maneira de se fazer cotaes manuais, entretanto um pouco mais rpido
utilizar o "Gerador de Cotao" atravs do cone
"Lista de Aplicaes" da
barra de ferranentas, durante a criao ou edio de uma cotao manual. No grid

"Origem" podem ser selecionados os clientes e/ou fornecedores que sero
consultados. No grid "Itens" podem ser selecionados os itens de estoque e as
respectivas quantidades que faro parte do documento. Ao concluir a operao, o
sistema combinar os os fornecedores/clientes com os itens de estoque
selecionados com valor unitrio zerado, permitindo a digitao dos valores de
negociao. Essa interface pode ser ativada e processada diversas vezes,
provocando resultados acumulativos.
O prximo passo aps o Comprador ter feito as Cotaes, as mesmas de vero ser
analisadas e aprovadas. Vamos para prximo passo Avaliao da Cotao de
Compras.
Avaliao da Cotao de Compras

A Avaliao da Cotao consiste em analisar as Cotaes realizadas pelos
Compradores, com o auxlio de alguns critrios que podem ser estabelecidos para
que o sistema oferea a melhor opo. Vejamos quais critrios podemos utilizar,
automaticamente:
26
Selecione as Cotaes
Valor Presente
O critrio de Valor Presente pode ser aplicado no caso de Compras

Financiadas, onde sabemos que existem juros embutido no valor de venda da
mercadoria. Quando selecionamos esse critrio, devemos informar o juros, e o
sistema far o clculo inverso de juros de forma a descont-lo para descobrir o
Valor Presente (ou seja, na data de entrega) da Mercadoria, e traz em ordem
crescente, os Fornecedores cotados.
Preo
O critrio de Preo faz uma simples comparao de Preos de Venda entre os

Fornecedores cotados, e trazem em ordem crescente, os Fornecedores
cotados.
Data de Entrega
O critrio de Data de Entrega tambm efetua uma simples comparao entre

as Datas de Entrega prometidas pelos Fornecedores e trazem em ordem
crescente, os Fornecedores cotados.
Alm desses critrios, podemos considerar ou no dados como seguro, frete,

acessrias, financeiras.
Aps selecionar os critrios a serem considerados, na prxima pasta, devemos
selecionar os itens a serem considerados na avaliao e, na prxima pgina,
teremos a avaliao propriamente dita. Vejamos a janela:
27
Para finalizar a operao, devemos posicionar o cursor sobre o item desejado

(clicar sobre o mesmo), ento aparecero as Cotaes em ordem logo abaixo. Em
seguida, devemos clicar na coluna OK do Fornecedor escolhido e est pronto o
processo de Cotao. J podemos partir para o Pedido de Compra .
Pedido de Compra
O Pedido de Compra consiste na formalizao da Compra, ou seja, depois que a
mesma foi solicitada, o Departamento de Compras efetuou uma pesquisa de
mercado, avaliou todas as propostas dos Fornecedores, e escolheu uma delas.
Agora sim, formalizaremos o Pedido de Compra.
Para criar um Pedido de Compra no sistema, podemos utilizar algumas

informaes da Cotao realizada. Veremos duas formas de faz-lo. 1
partindo da Cotao. Vejamos ento:
Utilize a Numerao
Automtica
28
Ao adicionar um Pedido, devemos preencher seu nmero, data e fornecedor. A

essas informaes chamamos de cabealho.
Temos ainda os campos:
Comprador - preenchido automaticamente pelo sistema;

Data de validade - validade desse documento;
Prazo de Entrega - Prazo de Entrega das mercadorias desse pedido;
Nmero no Fornecedor - Nmero do pedido na empresa fornecedora (Pedido
de Venda do Fornecedor);
Frete - CIF indica que o frete no est incluso no valor da nota e FOB indica
que o frete j est incluso;
Local de Entrega - Onde a mercadoria dever ser entregue (Local Prcadastrado no cadastro de empresa);
Cobrana - Para onde a cobrana dever ser enviada (Local Pr-cadastrado no

cadastro de empresa);
Transportadora - Qual a transportadora dever efetuar o trabalho de entrega

da mercadoria (Cadastro de Transportadores);
Veculos - Qual o veculo efetuar a entrega (Cadastro de Transportadores).
Pasta Itens
Na pasta Itens, onde poderemos buscar as informaes da cotao feita.
Clicando no boto de filtro
, veremos a tela para pesquisar a Cotao.
Devemos nos atentar para alguns fatores:
Somente sero apresentadas as cotaes do fornecedor que informamos

no cabealho do pedido;
Somente sero apresentadas as cotaes avaliadas e aprovadas.
29
Ao trazer as informaes da Cotao, devemos nos preocupar com alguns dados

que no eram obrigatrios ou talvez nem existiam na Cotao, mas que so
obrigatrios ou importantes no Pedido. Sendo:
Local Destino - Informao obrigatria no Pedido, utilizada para no momento

da Integrao com o Estoque. Essa informao indica em qual Local de
Armazenamento a mercadoria dever ser alocada quando chegar na empresa.
No momento do Pedido, o sistema poder gerar um movimento de Previso de
Entrada, que veremos com mais detalhes mais para frente, nas Integraes.
Tipo - Informao importante para o Pedido. O Tipo de Entrada e Sada, que

aprendemos como configurar anteriormente ser utilizado aqui, para clculo de
Impostos, clculo de Totais, informao de CFOP, e Integraes com demais
reas.
Ao preencher essas informaes e clicar sobre o boto Conclui, o sistema trar as

informaes da Cotao para os Itens do Pedido de Compra e exibir a janela de
Itens do Pedido de Compra. Deveremos checar as informaes e se estiver tudo
OK gravar o registro. Se for necessria alguma alterao, aps sair da mesma,
devemos selecionar o item a ser alterado e edit-lo, salvando posteriormente as
informaes.
Pasta Totais
Nesta pasta encontraremos os Totais. Nesse grid, 4 totais sempre aparecero, ou
seja:
30
Total Documento.
Total para integrao com o Financeiro.
Total para integr ao com a Contabilidade.
Total para Integrao com o Estoque.
Se os valores desses totais estiverem zerados, duas coisas devem ser verificadas:
Se o Tipo de Entrada e Sada foi corretamente informado na janela Itens

do Pedido de Compra.
Se o Tipo de Entrada e Sada possui corretamente informado as frmulas

para as Totalizaes.
O restante dos Totais so provenientes do cadastro de Totalizaes para

Documentos de Compras. Esses totais so os que geralmente so utilizados para
impresso da nota, ou at mesmo para visualizao de valores ou quantidades,
como valores de impostos ou peso do Pedido.
Nessa pasta ainda poderemos informar um desconto ou acrscimo Total do
documento, na parte inferior.
Pasta Financeiro
Nesta pasta teremos que informar os dados que sero posteriormente utilizados
pela rea Financeira. Vejamos:
Os campos Banco, Agncia e Conta tm a finalidade de informar de onde

sair o valor a ser pago nesse pedido.
Desconto, Acrscimo e Multa serviro para calcular o desconto para

pagamento antecipad o, ou acrscimo para pagamento em atraso, esses dados
podero ser informados em percentuais ou valores, e multa que ser aplicada
para pagamento aps a Data de Vencimento da(s) parcela(s).
Juros Atraso e Juros Antecipao do cadastro de Juros, que sero aplicados

no caso de Atraso ou Antecipao do Pagamento. Podemos ainda alterar a
taxa, porm as demais configuraes sero adquiridas do cadastro.
Tipo o tipo de documento que, como visto anteriormente, pr-definido pelo

corpo Gerencial da Empresa, geralmente a rea Financeiro aplicada nas
31
operaes de Compras. Ou seja, devemos informar qual o Tipo desse

documento que estamos criando.
Classificao mais um dado que, assim como Tipo de Documento, porm

menos importante, pode ser utilizado para classificar a operao. Essa
informao tambm pr-definida pela rea Financeiro apenas aplicada nas
operaes de Compras.
Gera Leasing, marcando essa caixa o sistema habilitar tambm os campos

Condio e % Residual. Utilizaremos essa opo caso essa compra seja feita
com esquema de financiamento em Leasing. Se for assim, devemos informar a
condio de pagamento e o percentual do Valor Residual, informaes
geralmente estabelecidas em contrato.
Pasta Parcelas
Nesta pasta finalmente veremos como ficaram as parcelas desse Pedido.
Este
cone
quando
acionado recalcular as
parcelas,
conforme
a
Condio de Pagamento
utilizada no documento.
Devemos ento informar a Condio de Pagamento, e clicar no boto

Recalcula Parcelas. O sistema ir efetuar o parcelamento do Pedido, e se
quisermos, podemos editar as parcelas para alterarmos alguma informao,
como vencimento, ou at mesmo valores.
O campo "Condio", na pasta "Parcelas", pode ser preenchido com a

condio de pagamento utilizada ou deixado em branco (gera apenas uma
parcela caso o parmetro "00073 - Gera parcela nica para ttulo sem
Condio de Pagamento" tenha o contedo "Sim"). O boto "Recalcula
Parcelas" no grid "Parcelas",
efetua o clculo da distribuio do valor do
totalizador "Total para integrao com o financeiro" para o ttulo e suas

parcelas. A caixa "Efetua o clculo das parcelas a prtir da entrada" indica
32
se deve ser utilizada a data de emisso ou a data de entrada da nota fiscal de

entrada para a gerao de parcelas. Para efetuar a quitao, as parcelas com
essa situao devem ser editadas, ativando a opo "Gera parcela quitada".
Atravs do boto "Quitao", na pasta "Parcelas", ativada a janela "Quitao
de Ttulos a Pagar" onde possvel registrar detalhes da quitao como
valores, datas, tipos, classificaes e formas de recebimento (cheques,
depsitos em conta, conta-corrente e adiantamentos).
Existe ainda nessa tela o boto Quitao, que somente estar habilitado
quando criarmos a Nota Fiscal, ou se o Pedido de Compra tiver integrao com
a rea do Financeiro.
Grave o Pedido de Compra e verifique na pasta Itens como ficou o Status dos
Itens, se Em Aberto ou Liberado.
Se o Status estiver Em Aberto, antes de utilizar o Pedido de Compra na Nota
Fiscal de Entrada, esse dever ser Liberado, e isso ocorrer sempre que o
Comprador no possuir alada suficiente para Liberar o Pedido automaticamente
na sua gravao. Vejamos como Liberar um Pedido de Compra.
Integraes
Um pedido de compras, desde que devidamente configurado atravs do mdulo de
Configurao de Entradas e Sadas pode gerar:
Estoque Previso de Entrada ou Compras Alocadas
Financeiro Previso de Sada podendo participar de Fluxo de Caixa,

Ttulo a Pagar, Financiamento ou Leasing. A modificao de um pedido
pode alterar os movimentos financeiros gerados pelas integraes. E
gerar escriturao em Livros na Quitao.
A eliminao de um Pedido pode gerar eliminao ou estornos de

registros no Financeiro. Lembre-se que a Previso de Sada somente
pode ser eliminada.
Liberao de Pedidos de Compras

Nesta opo realizaremos a liberao dos Pedidos que tiveram seus valores
ultrapassados do permitido na alada do Comprador, ou seja, quando um
Comprador efetua uma Compra e com isso o seu limite ultrapassado, ento
necessrio que o Liberador faa a liberao desse Pedido. Quando no ultrapassar,
essa liberao automtica na gravao do mesmo.
sempre bom antes de executar a Liberao verificar a configurao da
Hierarquia de Aladas, pois o Liberador somente poder fazer a liberao dos
documentos dos seus compradores, conforme cadastrado na Hierarquia. No
permitida a liberao parcial da quantidade dos itens.
33
cone Filtra Pedidos
Nessa janela, informe a data correspondente liberao e clique sobre o boto

Avana.
Observe que os Pedidos podem ser filtrados por Pedidos de Compra por
Fornecedor ou por Cliente, devido ao campo Origem do cadastro do Pedido
permitir selecionar se o Pedido est sendo feito para um Fornecedor ou Cliente.
Depois de selecionar os itens apresentando-os no grid Pedidos de Compra,

clique sobre o boto Conclui para o sistema atualizar a operao, onde o
sistema repassar o Status do item do Pedido de Compra selecionado para
Liberado.
Liberado, pronto !!! O sistema permitir a utilizao desse Pedido de Compra na

Nota Fiscal de Entrada.
Previso de Compras
A Previso de Compras consiste no controle de previso de necessidade de
compra de materiais. Esta previso de compras de materiais posteriormente poder
virar um Pedido de Compra, mas essa operao no automtica pelo sistema
como a utilizao da Solicitao na Cotao essa no Pedido de Compra, a Previso
informativo, utilizado em relatrios gerenciais.
Criando uma Previso de Compra no sistema. Vejamos:
Ao adicionar a Previso, veja que o sistema no carrega no campo Usurio um
Solicitante, ou Comprador e sim o Nome do usurio que est logado no sistema,
pois a previso no controla Fornecedores, entretanto necessrio informar um
responsvel pela previso.
34
Numerao Automtica
Prioridade Normal
No cadastro dos Itens da Previso, o cadastramento segue a mesma rotina

utilizada em Cotao, Pedido de Compra. Os dados podem ser visualizados atravs
dos relatrios: Relao de Previso de Compras e Relao de Previso de
Compras por responsvel.
Entrada de Materiais
A Nota Fiscal de Entrada consiste na formalizao da Compra, ou seja, depois
que a mesma foi solicitada, a rea de Compras efetuou uma pesquisa de mercado,
avaliou todas as propostas dos Fornecedores, e escolheu uma delas, gerou o
Pedido de Compra e esse foi aprovado, daremos Entrada do Material comprado
atravs dessa operao.
Para criar uma Nota Fiscal de Entrada no sistema, podemos utilizar itens da
Cotao e de Pedidos de Compras j cadastrados e liberados. Veremos as formas
de faz-lo. Partindo da Cotao. Vejamos:
Parmetro 00068. Permite digitao

manual de Pesos para Notas Fiscais.
35
Clique sobre a pasta Itens, nesta opo encontraremos dois cones, sendo:
Utilizao de Itens da Cotao de Compras - acionando-o o sistema permitir
selecionar os Itens da Cotao de Compras previamente avaliados. Essa operao
ser permitida se o parmetro de Compras 00106 - Permite Utilizao de Cotao
de Compras na Nota de Entrada, estiver setado como SIM, do contrrio a
operao no ser permitida.
IInclui Itens da Cotao de Compras
Neste grid acione o cone
e selecione os Itens da Cotao para montagem da
Nota Fiscal de Entrada e observe, o sistema somente listar itens da Cotao se o

Fornecedor da Nota Fiscal for o mesmo informado na Cotao. Aps a seleo dos
Itens, acione o boto Conclui e o sistema repassar para a janela de Itens da Nota
Fiscal, os itens da Cotao.
Parmetro 00054. Indica

se Trabalhar com
Rastreabilidade
36
Utilizao de Itens do Pedido de Compra - acionando-o o sistema permitir

selecionar os Itens do Pedido de Compra previamente liberado.
IInclui Itens do
Pedido de Compra.
Neste grid acione o cone

e selecione os Itens do Pedido de Compra para
montagem da Nota Fiscal de Entrada e observe, o sistema somente listar itens do
Pedido se o Fornecedor da Nota Fiscal for o mesmo informado na Pedido. Aps a
seleo dos Itens, acione o boto Conclui e o sistema repassar para a janela de
Itens da Nota Fiscal, os itens do Pedido de Compra.
Outra forma de utilizar o Pedido de Compra na Nota Fiscal de Entrada atravs
da opo Transporte de Pedido de Compra localizado na Lista de Aplicaes da
barra de ferramentas.
Clique sobre a Lista de Aplicaes da barra de ferramentas e selecione a

opo Transporte de Pedido de Compra.
Selecione o Pedido
de Compra
No campo Pedido informe ou selecione o Pedido de Compra desejado, no

campo Moeda informe em qual moeda a Nota Fiscal ser configurada e,
marcando a caixa Utiliza Moeda do Pedido, o sistema automaticamente
utilizar a moeda informada no Pedido para montar os valores da Nota Fiscal.
Selecione que data deve constar na Nota fiscal, ou seja, data de emisso da
nota, data de emisso do pedido que est sendo transportado ou data
especfica. Essa opo quando utilizada, no h necessidade de informar o
Fornecedor e nenhum outro dado da janela principal, pois o sistema carregar
todas as informaes do Pedido de Compra.
Aps informar os dados na janela acima, clique sobre o cone de gravao da barra
de ferramentas padro, para que o sistema conclua a operao, gerando a Nota
Fiscal de Entrada com os dados do Pedido de Compra selecionado.
37
Pedidos utilizados por Notas Fiscais de Compras

Uma outra funcionalidade muito util oferecida pelo sistema a possibilidade de
consultar os pedido de compras que foram utilizados pela Nota Fiscal. Acesse a
janela Nota Fiscal de Entrada " e posicione-se em um documento. Acesse o boto
Lista de Aplicaes na barra de ferramentas, selecione a opo "Pedidos
utilizados por Notas Fiscais de Compra" que apresenta os nmeros e as datas
de emisso dos pedidos de compras utilizados. Na pasta "Itens", no grid de mesmo
nome, pode-se visualizar os detalhes de cada item da nota fiscal utilizando o boto
"Pesquisa", que ativa a interface "Itens da Nota Fiscal". Os campos "Pedido" e
"Ordem" apresentam o nmero e o item do documento de origem.
Integraes
Uma nota fiscal de entrada , desde que devidamente configurada atravs do
mdulo de Configurao de Entradas e Sadas pode gerar:
Estoque - movimentos de "Entrada de Materiais", "Entrada de Material de

Terceiros" ou "Transferncia entre Locais", possibilitando ainda a criao
e/ou atualizao das informaes de "Fornecedores dos Itens" e a
atualizao do valor de custo do item de estoque. Caso a nota fiscal de
entrada tenha sido baseada em pedidos ou solicitaes de compras que
geraram movimentos de "Previso de Entrada" ou "Compras Alocadas",
esses movimentos podem ser utilizados e vinculados aos movimentos de
estoque gerados pela nota.
Financeiro - movimentos de "Ttulos a Pagar", "Financiamento" ou

"Leasing" e imposto escriturado em Livros aps a quitao. Ao eliminar ou
cancelar uma nota fiscal de entrada, pode-se configurar se os movimentos
financeiros sero eliminados ou estornados. A modificao de uma nota
fiscal de entrada pode alterar os movimentos financeiros gerados pela
integrao.
Livros Fiscais- gerao de "Registro de Entrada" ou "Registro de Sada".
Contratos e Servios - a nota fiscal de entrada pode gerar um

movimento de "Recebimento de Mercadorias".
Devoluo de Nota de Entrada

A Devoluo de Nota de Entrada consiste na devoluo da mercadoria comprada
para o Fornecedor do material. Essa operao ocorre por vrios motivos, um
exemplo, aps a compra do material, com entrada no Estoque e gerao do ttulo
no Financeiro, encontra-se um problema na mercadoria sendo necessrio devolver
ao fabricante/fornecedor, para essa operao necessrio emitir pelo sistema a
uma Nota Fiscal de Devoluo de Compra e essa operao faremos no mdulo
Devoluo de Nota de Entrada, onde essa operao registrar a devoluo da
mercadoria, retirando a quantidade que entrou no Estoque, excluindo ou
38
estornando o ttulo do Financeiro. Para criar uma Devoluo de Nota de Entrada no

sistema, faremos da seguinte maneira:
Informamos os dados da capa da Nota informando, Fornecedor, Srie da Nota
Fiscal de Devoluo e os demais campos se forem necessrio e observe, a
origem (Fornecedor/cliente) dever ser o mesmo utilizado na Nota Fiscal de
Entrada para que os itens da Nota sejam filtrados na operao.
Clique sobre a pasta Itens e acione o cone
Inclui Itens da Nota de
Entrada.
Na janela seguinte selecione o Tipo de Entrada e Sada previamente

configurada para a Nota de Devoluo. Deve-se selecionar uma nica
configurao de E/S que ser utilizado para todos os itens selecionados. O
sistema filtrar as CES que possuam o campo origem com o contedo
Vendas e o n de devoluo de Entrada ativado.
Selecione o Tipo
Entradas e Sadas
de
Inclui Itens da Nota

Fiscal de Entrada
Selecione o Tipo de Entrada e Sada correspondente a operao e acione o

boto Avana.
39
Clique sobre o
e selecione os itens da Nota Fiscal de Entrada que sero
devolvidos. Esta operao permite a seleo dos itens das notas fiscais de
entrada com a mesma origem e que possuam saldo (quantidade no devolvida
e no cancelada). A quantidade devolvida sugerida com o saldo do
documento
(quantidade
mxima
permitida),
permitindo
sua
alterao
diretamente no grid.
O campo Disponvel apresentar a quantidade real do item da Nota de Entrada

e o campo Selecionado permitir ao usurio informar a quantidade total ou
parcial para devoluo, este campo sempre ser preenchido com a quantidade
total/real dos itens.
Aps a seleo dos itens e quantidades desejadas, clique sobre o boto Conclui, e
o sistema carregar as informaes do GRID para a Devoluo de Nota Fiscal de
Entrada. Depois de concludo o clculo, o sistema permite a alterao das
quantidades, naturezas de operao e impostos dos itens, bloqueando os demais
campos que foram preenchidos com os dados do documento de origem.
Como ficam os CRDs na Nota de devoluo de Entrada:

Cada item de uma devoluo de nota fiscal de entrada pode possuir a apropriao
do campo "Valor Contbil" pelos CRD's financeiros e contbeis I e II. Os CRD's e
seus percentuais so sugeridos de acordo com o documento de origem (Nota Fiscal
de Entrada), permitindo a modificao de acordo com a necessidade do usurio. Na
pasta "Totais", na interface "Devoluo de Nota de Entrada", os totalizadores "Total
para integrao com o financeiro" e "Total para integrao com a contabilidade"
apresentam, respectivamente, a sumarizao das apropriaes de CRDs
Financeiros e Contbeis dos itens. Caso no seja efetuada nenhuma apropriao
nos itens, permitida a digitao das apropriaes diretamente nos totalizadores,
caso contrrio o sistema impede qualquer alterao.
Resumindo!
Para se efetuar uma Devoluo de Nota de Entrada necessrio que exista no
sistema Notas Fiscais de Entrada.
Como pde ser constatado, no h outra forma a no ser essa para gerar uma
Devoluo de Nota de Entrada, e os campos no estaro habilitados para
alterao, com exceo da Natureza e Quantidade.
Na gravao da Devoluo de Nota de Entrada outras operaes sero realizadas
conforme a Configurao de Entradas e Sadas informada na Nota de Devoluo,
mas essas integraes veremos mais adiante.
40
Integraes
A devoluo de uma nota fiscal de entrada, desde que devidamente configurada
atravs do mdulo de Configurao de Entradas e Sadas pode gerar:
Estoque movimentos de "Sada de Material", "Sada de Material para

Terceiros", "Devoluo de Entrada de Material" ou "Devoluo de
Terceiros".
Financeiro - movimentos de "Estorno de Ttulo a Pagar" , "Estorno de

Financiamento", "Estorno de Leasing", "Ttulo a Receber", "ContaCorrente" ou a eliminao do ttulo existente e a criao de um novo com
a diferena. Ao eliminar ou cancelar uma nota fiscal de devoluo de
entrada, pode-se configurar se os movimentos financeiros sero
eliminados ou se deve ser gerado um novo "Ttulo a Pagar". A
modificao de uma nota fiscal de devoluo pode alterar os movimentos
financeiros gerados pela integrao.
Livros Fiscais- gerao de "Registro de Entrada" ou "Registro de Sada".
Contratos e Servios, a nota fiscal de devoluo pode gerar um

movimento de "Devoluo de Mercadorias".
41
Resultados
Clculos
Eliminao de Itens Invlidos dos Pedidos de Compras
Nessa opo efetuaremos a eliminao dos itens do Pedido de Compra que
possuem prazo de validade vencido para itens com quantidades no utilizadas.
Um exemplo temos um Pedido que possui prazo de validade at o dia 31/03/2002 e
j estamos em 28/06/2002, ento o prazo de validade do pedido est vencido,
sendo bem provvel que seus preos j estejam com valores diferentes, no
necessitando utilizar esse pedido, ento poderemos elimin-lo?
Para efetuar essa eliminao:
Inclui Itens do
Pedido de Compras
Aciona-se o cone
e seleciona-se os itens do Pedido de Compra que esto
invlidos, carregando os registros para o GRID, acione o boto Conclui, pronto
a operao foi realizada.
Agora que j efetuamos a eliminao desses itens nos seus respectivos

pedidos, verificaremos se o sistema realmente no permite a utilizao desses
itens. Posicione-se em um item eliminado e tente edit-lo, o sistema no deve
permitir, alm de apresentar o campo Status Itens Perdeu a Validade.
Eliminao de Resduos do Pedido de Compra

Nessa opo efetuaremos a eliminao de resduos dos itens do Pedido de
Compra.
42
Consideramos como resduo, itens do pedido com quantidade (Total ou parcial)

em aberto, ou seja, que que no foi utilizada em Nota Fiscal de Entrada, e esse
Pedido no ser mais utilizado. Ao conlcuir a operao, o sistema efetua efetua a
desintegrao do saldo em aberto do item com os demais mdulos do sistema,
respeitando a configurao de entrada e sada. Por exemplo, temos um Pedido que
possui a quantidade de 100 peas para o item, na Nota Fiscal utilizou-se o Pedido
de Compra, mas s foram selecionadas 50 peas para a montagem da Nota Fiscal.
O prazo de validade do pedido est vencido, sendo bem provvel que seus preos
j estejam com valores diferentes, ento podemos eliminar o resduo, a quantidade
restante de 50 peas.
IInclui Pedidos
Aciona-se o cone
e seleciona-se os itens do Pedido de Compra,
carregando os registros para o GRID, acione o boto Conclui, pronto a

operao foi realizada.
Agora que j efetuamos a eliminao dos resduos desses itens nos seus
respectivos Pedidos, verificaremos se o sistema realmente no permite que
utilizemos esses itens. Posicione-se em um item e tente edit-lo, o sistema no
deve permitir.
Eliminao de Resduos da Solicitao de Compras

Nessa opo efetuaremos a eliminao de resduos dos itens das Solicitaes
de Compra.
Consideramos como resduo, itens da solicitao com quantidade (Total ou parcial)
em aberto, ou seja, que que no foi utilizada em Pedido ou Nota Fiscal de Entrada,
e que no ser mais utilizada. Ao conlcuir a operao, o sistema efetua efetua a
respeitando a configurao de entrada e sada.
43
Inclui Solicitaes
Aciona-se o cone
e selecionam-se as Solicitaes de Compra,
carregando os registros para o GRID, acione o boto Conclui, a operao foi

realizada.
Agora que j efetuamos a eliminao dos resduos desses itens nas suas
respectivas Solicitaes, verificaremos se o sistema realmente no permite que
utilizemos esses itens. Os documentos selecionados no estaro mais
disponveis para alteraes e no Status do item estar indicado " Eliminado".
Eliminao de Resduos da Solicitao de Compras Agrupada

Nessa opo efetuaremos a eliminao de resduos dos itens das Solicitaes
de Compra Agrupadas.
Consideramos como resduo, itens da solicitao com quantidade (Total ou parcial)
em aberto, ou seja, que que no foi utilizada em Pedido ou Nota Fiscal de Entrada,
e que no ser mais utilizada. Ao conlcuir a operao, o sistema efetua efetua a
respeitando a configurao de entrada e sada.
Inclui Solicitaes
44
Aciona-se o cone
e selecionam-se as Solicitaes de Compra,
carregando os registros para o GRID, acione o boto Conclui, a operao foi
realizada.
Agora que j efetuamos a eliminao dos resduos desses itens nas suas
respectivas Solicitaes, verificaremos se o sistema realmente no permite que
utilizemos esses itens. Os documentos selecionados no estaro mais
disponveis para alteraes e no Status do item estar indicado " Eliminado".
Clculo da Demanda
Nesta opo efetuaremos o Clculo da Demanda dos itens, que avalia os
movimentos de sada de materiais de um local de armazenamento em um perodo,
calculando uma mdia diria de consumo, permitindo ao usurio desprezar os finais
de semana e os feriados. Baseado nas informaes de "Dias para cobertura",
saldo disponvel do material no local, estoque mximo, estoque mnimo e ponto de
ressuprimento, o sistema apresenta a quantidade de material necessria para
atender essa demanda. Os itens de estoque avaliados podem ser selecionados
pelo usurio, limitando-se aos itens movimentados no local de armazenamento no
perodo
avaliado
que
possuam
fornecedor
padro
cadastrado.
Alm
da
visualizao, o usurio pode optar por tranformar o resultado desse processamento

em pedidos ou solicitaes de compra. No caso de pedido de compra, o documento
gerado com o fornecedor padro do item.
Vamos cadastrar a Demanda:
Inicial/Final informaremos o perodo para a filtragem dos itens do Estoque

movimentados
45
Dias para Cobertura informaremos quantos dias devem durar os itens que
iro entrar aps o sistema fazer o Pedido ou a Solicitao atravs do clculo da
demanda.
Tipo de Clculo padro do sistema utilizar o tipo Mdia
Clicando no boto Solicitao Agrupada estaremos indicando ao sistema
Clicando no boto Solicitao estaremos indicando ao sistema que o

resultado do clculo deve gerar Solicitao de Compras para os Itens
que o resultado do clculo deve gerar Solicitao de Compras Agrupada para

os Itens
Clicando no boto Pedido estaremos indicando ao sistema que o resultado

do clculo deve gerar Pedido de Compra para os itens e neste caso o campo
Tipo dever possuir um Tipo de Entrada e Sada para o documento. Informe
tambm a Data de Emisso do Pedido e em qual moeda o mesmo ser
representado
Clicando no boto Consulta efetuaremos apenas a consulta dos itens
O que podemos considerar neste clculo:
Gerar com quantidade excedente o sistema gerar solicitaes e pedidos

conforme o clculo da demanda, mesmo que a quantidade exceda a quantidade
mxima do item no estoque.
Considera Estoque mnimo quando a quantidade resultante da gerao da

compra for abaixo do estoque mnimo do local, sero geradas quantidades
adicionais.
Considera Ressuprimento quando a quantidade resultante da gerao da

compra for abaixo do ponto de ressuprimento sero geradas quantidades
adicionais conforme o campo ressuprimento do item.
Considera Feriado e Fins de Semana quando marcadas o sistema

considera os dias de feriados e finais de semanas no clculo da demanda.
Avalia todos os itens movimentados o sistema filtrar automaticamente

todos os itens movimentados em sadas no perodo informado, no sendo
necessrio acionar o cone Inclui Itens Movimentados do grid.
Efetua o Clculo das Parcelas a Partir da Entrega quando selecionada o

sistema, ao gerar o Pedido ir considerar as datas das parcelas a partir da data
de entrega.
Vamos ver como isso funciona:
46
Abaixo teremos a relao dos nossos itens que foram utilizados na sada, alm
disso, temos tambm a relao das quantidades mximas e mnimas conforme o
cadastro de cada item.
Item do Estoque
Local do Estoque
Qtde Mnima
Qtde Mximo
Qtde Ressuprimento
00010
1.0001
20
80
50
00011
1.0001
10
50
30
00012
1.0002
50
200
120
00013
1.0002
100
600
300
Conforme tabela acima teremos na janela de Itens movimentado o Item 00011

que ser demonstrado com o total de 17 unidades, das quais 5 unidades
pertencem a uma sada realizada 29/09/2002 e 12 unidades
outra sada
realizada no dia 27/09/2002.

Neste grid apresentado o item e a quantidade de sada total do item no perodo
indicado.
O cone Inclui ITENS

MOVIMENTADOS, somente ser
apresentado no grid quando a caixa
Avalia Todos os Itens Movimentados
no for marcada.
Clique sobre o boto Avana para apresentao do grid com o item, saldo
disponvel no estoque, quantidade a ser gerada (necessidade de saldo) no perodo
de 40 dias conforme indicado no campo Dias para Cobertura.
Vamos entender como o sistema efetuou o clculo:
A soma da quantidade movimentada de cada item no perodo ser dividida em dias
(n de dias no intervalo do perodo informado), e em seguida ser multiplicada pelo
nmero de dias cadastrado no campo Dias para Cobertura, para obter a quantidade
total que dever ser solicitada no fim do clculo.
47
Clique sobre o boto Conclui para a concluso da operao, gerando Pedido

ou Solicitao de Compra, ou apenas consulta dos itens.
Integraes Off Line

Nesta opo realizamos as integraes manuais entre as reas, ou seja,
as
integraes OFF LINE definidas na rvore de integrao da janela de Configurao

de Entradas e Sadas. Atravs desta interface possvel executar a integrao, a
reintegrao, ou seja, caso o documento tenha sido alterado, sendo necessrio
refazer a Integrao novamente e Desintegrao, ou seja, desfazer os movimentos
gerados pelas opes anteriores.

A Integraes de Nota Fiscal de Entrada permite a integrao, reintegrao ou
desintegrao das notas fiscais de entrada com as reas de Estoque,
Financeiro, Livros Fiscais e Assistncia Tcnica.
48
Selecione o com qual rea haver integrao, o tipo de operao e

clique sobre o boto Avana e selecione os registros a serem integrados
e finalmente, clique no boto conclui para efeturar a operao de
integrao.
Pedido de Compras
A integrao do Pedido de Compra permite integrao, reintegrao ou

desintegrao dos pedidos de compras liberados com as reas de Estoque e
Financeiro. (a operao da janela similar de Nota Fiscal de Entrada)
Solicitao de Compra
As integraes da Solicitao de Compra e Solicitao de Compra

Agrupada podem ser efetuadas somente com a rea Estoque. (a operao da
janela similar de Nota Fiscal de Entrada)
Integrao Contbil
Nesta janela pode-se efetuar a Integrao com a Contabilidade desde que

previamente configurada. Tal configurao efetuada pelo departamento de
Desenvolvimento da Star Soft Indstria de Software e Solues.
Operaes que geram
integrao contbil.
Repasse para essas colunas os

documentos a serem integrados
com a rea Contbil.
Nesta
janela
selecionaremos
mdulo
correspondente
integrao
repassando um ou mais para a coluna selecionados, atravs dos botes de

movimento.
A integrao pode gerar diretamente um Lanamento Contbil, bastando para

isto, marcar a opo Contabilizao, ou ainda utilizar um Lanamento PrContabilizado.
Clique sobre o boto Avana e selecione os registros necessrios conforme as

definies dessa janela.
49
Caso seja necessrio refazer ou excluir uma integrao contbil de qualquer

mdulo, a operao realizada por essa janela.
Clique sobre o boto Avana e selecione o registro integrado para sua

reintegrao ou deleo.
Os pontos de integrao contbil na rea de compras so Devoluo de Nota

de Entrada e Nota fiscal de Entrada .
Integraes On Line
Estamos trabalhando com um sistema integrado e isso permite ao usurio efetuar
vrias operaes, simultaneamente, dentro do sistema, por exemplo: a emisso de
uma Nota Fiscal de Entrada poder gerar um Movimento de Entrada na rea
Estoque. A mercadoria comprada dever ser pagar, gerando, dessa foram, um
Ttulo a Pagar na rea Financeira. No pagamento da mercadoria h ainda a
necessidade de recolhimento de impostos, o que gerar um Registro de Entrada
na rea Livros Fiscais. Todas essas operaes so controladas pelo Tipo de
Entrada e Sada utilizado no Pedido de Compra, Nota Fiscal de Ent rada e
Devoluo de Nota de Entrada.
Pedido de Compra
Gera no Estoque: Previso de Entrada ou Compras Alocadas

Gera no Financeiro: Previso de Sada com possibilidade de particiapar do
Fluxo de caixa, Ttulos a pagar, Financiamento ou Leasing
Gera no Estoque: Entrada de Materiais, Entrada de Materiais de terceiros ou

Transferncia entre Locais
Gera no Financeiro: Ttulo a Pagar, Financiamento ou Leasing e escriturao

em Livros na Quitao
Gera em Livros Fiscais: Registro de Entrada
50
Gera em Contratos e Servios: Recebimento de Mercadorias
Devoluo de Nota de Entrada
Gera Sada de Materiais no Estoque - Mercadoria comprada devolvida deve

ser retirada do Estoque
Gera Estorno do Ttulo a Pagar no Financeiro Como na Entrada do Material

gerou um Ttulo a Pagar, atravs dessa devoluo, efetuaremos o estorno
desse valor.
Gera Registro de Sada referente devoluo em Livros Fiscais Registro

de Impostos referentes Devoluo da Mercadoria
Gera em Contratos e Servios a devoluo da mercadoria
PCP
O clculo de MRP, pode gerar solicitaes ou pedidos de compras para atender
a demanda de matria-prima. Os documentos criados podem ser identificados
atravs do campo "Gerado por", que apresenta o nmero do MRP responsvel. Os
parmetros que influenciam nesse processo so os seguintes: "00164. Solicitante
utilizado na gerao de solicitaes pelo M.R.P", "00165. Comprador utilizado na
gerao de pedidos pelo M.R.P", "00166. Gera Pedido de Compras sem liberao
no M.R.P", "00169. Gera Solicitao de Compras sem liberao no M.R.P" e
"00171.Indica se deve gerar Pedido de Compras com preo de Custo do fornecedor
padro".
Configurao de Entrada e Sada

O comportamento das integraes com outros mdulos nico para todas as
configuraes das naturezas que compoem a configurao de entradas e sadas,
permitindo a composio de condies distintas para cada configurao de
natureza, seus impostos e totais para integrao. As configuraes de naturezas
podem ser condicionadas atravs de comparao dos dados do documento com
listas de informaes de clientes ou fornecedores (tipo de pessoa, pas, estado e
cidade) e itens de estoque (famlia, cdigo auxiliar, agrupamento e classificao
fiscal), vigncia e condio adicional, que permite a elaborao um script tcnico de
uma situao no contemplada pelas opes padres. Ao escolher uma
configurao de entrada e sada em um item de documento de compras ou vendas,
o sistema avalia suas configuraes das naturezas, selecionando a primeira que se
enquadrar nas condies estabelecidas, inicializando os campos natureza de
operao, classificao tributria (ICMS), desconto/acrscimo padro, local de
entrada (quando aplicvel), local de sada (quando aplicvel) e o tipo de movimento
51
de estoque. Alm da inicializao dos campos, toda a parametrizao de clculo de

impostos e de composio de valores para a integrao aplicada.
Vamos montar um exemplo a partir da Configurao de Entradas e Sadas e
utilizaremos o mesmo Tipo para Pedido de Compra e Nota Fiscal de Entrada,
observe atentamente as configuraes, pois o resultado das integraes obedece
simplesmente rvore de integrao da Configurao de Entradas e Sadas.
Configurao de Entradas e Sadas para Pedido de Compra/E009 - Localizado
em Configurador/Compras.
Neste exemplo, montamos na rvore de Integrao para o

Pedido de Compra as seguintes operaes:
Pedido de Compra integrar com o Estoque gerando o

movimento de Previso de Entrada.
No Financeiro ser gerado um movimento de Previso de

Sada e essa Previso entrar no Fluxo de Caixa.
Se esse Pedido de Compra for excludo da rea Compras , o

sistema efetuar a seguinte operao:
Eliminar do Financeiro o movimento gerado acima, ou seja, o

registro do movimento Previso de Sada.
Observe Para a rea Estoque no necessrio configurao,

pois na excluso do Pedido de Compra a quantidade informada
no mesmo, automaticamente ser excluda no Estoque .
Se o Pedido de Compra for editado e sofrer qualquer alterao

principalmente de quantidade ou valor, o sistema ainda poder
efetuar as seguintes operaes:
Alterar no Financeiro o movimento gerado pela integrao do

Pedido de Compra, ou seja, atualizar o movimento Previso de
Sada. E como na operao de Eliminao, para a rea
Estoque essa operao automtica, no necessitando o
controle dessa operao pela rvore de Integrao.
Ponto Importante !!!
Tipo neste definiremos se a Integrao do Pedido de

Compra ser On Line executada na gravao do Pedido, ou
Off Line, Integrao manual, realizada atravs da opo
Compras/Integraes Off-line/Pedido de Compra.
Na nossa rvore a integrao do Pedido de Compra On Line

automtica, e os registro sero gerados na gravao do
documento.
52
Configurao de Entradas e Sadas para Nota Fiscal de Entrada/E009
Neste exemplo, montamos na rvore de Integrao para o Nota

Fiscal de Entrada as seguintes operaes:
Nota Fiscal integrar com o Estoque gerando o movimento de

Entrada de Materiais, nesta mesma operao, o sistema Atualizar
Fornecedor do Item e caso o Fornecedor no esteja cadastrado no
item, o sistema Adicionar como novo Fornecedor do Item. Outra
atualizao ser No valor de Custo do Item do Estoque .
Em Livros Fiscais ser gerado um registro de Entrada com os

impostos informados na Nota Fiscal de Entrada.
No Financeiro ser gerado um movimento de Ttulo a Pagar , e se a

Nota Fiscal utilizar o Pedido de Compra configurado acima, o
sistema automaticamente fechar a Previso de Sada do Financeiro
e amarrar o mesmo ao Ttulo aqui gerado.
No Contratos e Servios (Assistncia Tcnica) a integrao com o nota

fiscal de entrada gerar uma Recebimento de Mercadoria
Se essa Nota Fiscal de Entrada for excludo ou cancelada da rea

Compras , o sistema efetuar a seguinte operao:
Eliminar do Financeiro o movimento gerado acima, ou seja, o

registro do movimento Ttulo a Pagar .
Observe Para a rea Estoque no necessrio configurao, pois

na excluso da Nota Fiscal de Entrada a quantidade informada no
mesmo, automaticamente ser excluda no Estoque .
Se a Nota Fiscal de Entrada for editada e sofra qualquer alterao

principalmente de quantidade ou valor, o sistema ainda poder efetuar
as seguintes operaes:
Alterar no Financeiro o movimento gerado pela integrao da Nota

Fiscal de Entrada, ou seja, atualizar o movimento Ttulo a Pagar. E
como na operao de Eliminao, para a rea Estoque essa
operao automtica, no necessitando o controle dessa operao
pela rvore de Integrao.
Um ponto Importante !!!
Tipo neste definiremos se a Integrao da Nota Fiscal de Entrada

ser On Line executada na gravao da Nota, ou Off Line ,
Integrao manual, realizada atravs da opo Compras /Integraes
off line /Nota Fiscal de Entrada.
Na nossa rvore a integrao On Line automtica, e os registro

sero gerados na gravao do documento.
Utilizao do Movimento do Estoque este caso ser utilizado na

utilizao do Pedido de Compra na Nota Fiscal de Entrada, fechando o
registro gerado no Estoque pelo Pedido, pois esse est sendo
efetivado pela Entrada efetiva da Nota Fiscal de Entrada, caso no
seja marcada, a quantidade gerada para Previso de Entrada no
Estoque permanecer, mesmo que o Pedido seja utilizado.
Seguindo com a nossa operao de entrada de materiais a partir de um Pedido de

Compra utilizado em uma nota fiscal de entrada e todos os movimentos gerados
como resultado da integrao do sistema.
53
Operao de Entrada de Materiais

Pedido de Compra Nmero PC-000205
A Integrao obedecer a essas configuraes partindo dos campos:

Tipo Configurao de Entrada e Sada e configurado da forma descrita acima.
Natureza que est atrelada a Configurao de Entrada e Sada e o campo
responsvel pela gerao dos Impostos, mas esses so importantes apenas na
confeco da Nota Fiscal de Entrada . e
Item, Quantidade, Valor Unitrio e Local Destino onde o movimento do

Estoque ser pesquisado.
Veja como ficaram as Integraes aps a gravao desse Pedido de Compra .

Importante!!! Para que a Integrao seja realizada corretamente, alm de
configurao da rvore de integrao do Tipo de Entrada e Sada, ou
Configurao de Entradas e Sadas, dever estar configurado corretamente os
Totais para a Integrao e para verificar essa informao, aps a gravao dos
itens do Pedido de Compra, posicione na pasta Totais e observe os seguintes
dados:
54
Se Total para Integrao com o Estoque estiver zerado, a integrao no ser

realizada. O mesmo ocorrer para as demais.
E para ter certeza que as Integraes foram realizadas, acione o cone da Lista de
Aplicaes na barra de ferramentas e selecione a Mdulo de Integrao, o
sistema apresentar as rea contempladas pela Integrao, veja:
Seguindo com a nossa operao, efetuaremos a Nota Fiscal de Entrada e

analisaremos passo a passo o resultado dessa operao.

NF Nmero 00 0090 utilizando o Pedido de Compra PC-000205.
Utilizaremos o Pedido de Compra pela opo Lista de Aplicaes/Transporte de
Pedido de Compra, acesse o mdulo Nota Fiscal de Entrada e acione o cone da
barra de ferramentas, o sistema apresentar a janela:
Reconheceram o nmero do nosso Pedido de Compra cadastrado anteriormente?,

pois a Nota Fiscal de Entrada utilizar todos os dados do Pedido de Compra,
desde a capa at as parcelas, vamos ver:
Aps selecionar o Pedido de Compra e informar a Moeda , clique sobre o cone de
gravao da barra de ferramentas para a confeco da Nota Fiscal de Entrada .
A Integrao obedecer a essas configuraes partindo dos campos:

Tipo Configurao de Entrada e Sada e configurado da forma descrita acima.
Natureza que est atrelada a Configurao de Entrada e Sada e o campo
responsvel pela gerao dos Impostos e
Item, Quantidade, Valor Unitrio e Local Destino onde o movimento do

Estoque ser pesquisado.
55
Veja como ficou as Integraes aps a gravao dessa Nota Fiscal de Compra.
Aqui esto os dados, caso

queira comparar com os
dados do Item do nosso
Pedido de Compra e veja que
no campo Pedido o sistema
adicionou o nmero do nosso
Pedido
Se Total para Integrao com o Estoque estiver zerado, a integrao no ser

realizada. O mesmo ocorrer para as demais.
E para ter certeza que as Integraes foram realizadas, acione o cone da Lista de
Aplicaes na barra de ferramentas e selecione a Mdulo de Integrao, o
sistema apresentar as rea contempladas pela Integrao, veja:
Confirmado!!! As Integraes forma geradas conforme a Configurao de Entradas

e Sadas utilizada na Nota Fiscal de Entrada.
56
Para confirmar o pedido utilizado na Nota fiscal, acione o cone

- Lista de
Aplicaes e selecione a opo Pedidos utilizados por Notas Fiscais de
Compras.
Movimento de Entrada no Estoque

Pelo Pedido de Compra PC-000205 gerou a Previso de Entrada -001070
Na janela principal da Previso de Entrada possvel saber a Origem do

registro, ou seja, de onde o registro proveniente. Clique sobre o cone
para
abrir um pequeno menu, ative a opo origem do registro. O sistema coloca

na janela cone
. Passe o mouse sobre esse cone para o sistema apresentar
a informao sobre a origem do registro.
Com esse movimento o sistema gerou no Estoque a Previso de Entrada de 10

unidades desse item, verifique pela opo Consultas Quantidades por Local.
Verifique SEMPRE o Local de Armazenam ento informado no Documento,
nesse local que a consulta dever ser realizada.
57
Pela Nota Fiscal de Entrada 000090 gerou movimento de Entrada de Materiais

ENTR -100119. Clique sobre o cone
para abrir um pequeno menu, ative a opo
origem do registro. O sistema coloca na janela cone
. Passe o mouse sobre
esse cone para o sistema apresentar a informao sobre a origem do registro.

Nota Fiscal de Entrada: Numero 000090 Serie nica
Fornecedor: Numero 0505657000100 Nome STAR SOFT INDUSTRIA DE
SOFTWARE E SOLUES LTDA
Rateio do
Estoque
Observe que o movimento de Entrada de Materiais amarrou o movimento

Previso de Entrada gerado pelo Pedido de Compra, essa quantidade no
dever mais constar na Consulta de Quantidades por Local no Estoque.
58
Vamos analisar a quantidade por local no Estoque aps a Integrao
Observe que o sistema retirou a quantidade da Previso de Sada e repassou a

quantidade para Entrada Integradas sem Fechamento. Essa permanecer a at
que o Fechamento no Estoque seja realizado.
Movimento no Financeiro
Pelo Pedido de Compra PC-000250 gerou as Previses de Sada -PC00020500001 e 00020500002
O sistema gerou dois registros para a Previso de Sada, porque no Pedido de

Compra foi utilizado a Condio de Pagamento de duas parcelas.
59
Pela Nota Fiscal de Entrada 000090 gerou o Ttulo no Contas a Pagar001015.
Parcelas em Aberto
O Ttulo do Contas a Pagar foi gerado e automaticamente utilizou a Previso

de Sada gerada pelo nosso Pedido de Compra PC-000205.
A Previso de Entrada ser fechada e no poder ser mais utilizada e no

ser apresentada no Fluxo de Caixa.
A Previso dever apresentar a caixa Fechado marcada.
Movimento em Livros Fiscais

Pelo Pedido de Compra - PC000205 No h movimento em Livros Fiscais
para Pedido de Compra
Pela Nota Fiscal de Entrada - 000090 gerou o Registro de Entrada 000090
60
Se por algum motivo a Nota Fiscal

de Entrada for cancelada, o sistema
marcar automaticamente essa
caixa.
Compare a Tela de Impostos da Nota Fiscal de Entrada com o Registro gerado

em Livros Fiscais.
Imposto na Nota Fiscal de Entrada - 000090
Imposto gerado em Livros Fiscais
61
Parmetros
Onde encontrar?
Configurador Parametrizao do Sistema
Os Parmetros do sistema na maioria das vezes so utilizados para configurar o
sistema de acordo com as regras de negcio utilizadas pela Empres a onde o
mesmo est sendo implantado.
Segue abaixo uma lista dos Parmetros e no decorrer do treinamento, existiro
referncias aos mesmos e onde estaro interagindo conforme o setamento.
00014. Data de Fechamento de Compras
Informando uma data, a partir dessa abaixo no ser permitido movimentos de

entrada e alteraes nos documentos da rea de Compras.
00053. Indica se Trabalhar com Grade de Estoque
Setado como SIM, nos Itens controlados por Grade o sistema habilitar o cone
em todos os movimentos de Entrada do item.
00054. Indica se Trabalhar com Rastreabilidade
Setado como SIM, nos itens controlados por Rastreabilidade o sistema habilitar o
cone
em todos os movimentos de Entrada do item.
00059. Srie Padro sugerida na Nota Fiscal de Entrada
Informando uma Srie neste parmetro, na adio de uma Nota Fiscal de Entrada
essa Srie ser sugerida, podendo ser alterada no cadastramento.
00098. Inicializao do valor unitrio nos documentos de compras
Indica se o valor de custo ser sugerido ou no em Pedido de Compras e Nota

Fiscal de Entrada. E se sim qual valor ser utilizado: o valor de custo do cadastro
do item de estoque ou do valor de custo do fornecedor do item de estoque.
00106. Permite Utilizao de Cotao de Compras na Nota de Entrada
Setado como SIM, o sistema habilitar o cone
na pasta Itens da Nota Fiscal
de Entrada.
00110. Permite editar/excluir Pedidos com Itens Liberados
Setado como SIM, o sistema permitir ao usurio editar ou excluir um Pedido

mesmo possuindo Itens Liberados.
62
00153. Permite Apagar Solicitaes que possuam Itens Liberados
Setado como SIM, o sistema permitir ao usurio excluir Solicitao mesmo

possuindo Itens Liberados.
00164. Solicitante utilizado na Gerao de Solicitaes pelo MRP
Amarre a este parmetro o Solicitante Padro responsvel pela gerao de

Solicitaes de Compras atravs da rea PCP.
00165. Comprador utilizado na Gerao de Pedidos pelo MRP
Amarre a este parmetro o Comprador Padro responsvel pela gerao de

Pedidos de Compras atravs da rea PCP .
00166. Gera Pedido de Compras sem Liberao no MRP
Setado como SIM, o sistema permitir gerar Pedidos de Comprassem que o MRP
da rea PCP esteja liberado.
00168. Mostra itens desabilitados (sem acesso) do menu
Setado como SIM, o sistema mostrar no menu principal as opes que o usurio
no possuir acesso.
00169. Gera Solicitao de Compras sem Liberao no MRP
Setado como SIM, o sistema permitir gerar Solicitao de Compras sem que o
MRP da rea PCP esteja liberado.
00171. Indica se deve gerar Pedido de Compra com Preo de Custo
Setado como SIM, o sistema utilizar o Preo de Custo do Item no Estoque. Setado
como NO, o sistema utilizar o Preo de Custo do Fornecedor do Item no
Estoque.
00221. Indica se deve ser gravado o valor de custo na Entrada
Indica se ao gerar um Apontamento de Materiais o valor unitrio da Entrada de

Materiais no estoque deve ser o Custo indicado no item de estoque.
00249. Utiliza Apropriao Contbil Padro de CRD's na Nota Fiscal de

Entrada
Indica que ao salvar um item da Nota Fiscal de Entrada ir gerar rateio por Centro
de Receitas e Despesas I e II contbil. O rateio ser apropriado ao Centro de
Receita e Despesa I informado no parmetro 00003 e ao Centro de Receita e
Despesa II informado no parmetro 00004. A criao dos rateios para o Centro de
Receitas e Despesas I e II respeitam a configurao do parmetro 00052.
63
As informaes contidas neste documento esto sujeitas modificao sem notificao. Nomes de
Empresas, de pessoas, endereos e dados utilizados como exemplos dentro deste documento, so
fictcios, utilizados apenas para ilustrar o potencial do produto. Nenhuma parte deste documento pode
ser reproduzida ou transmitida de nenhuma forma ou por nenhum meio eletrnico ou mecnico, por
qualquer propsito, sem a permisso expressa e escrita da Indstria de Software e Solues Star Soft.
Trabalho desenvolvido pela rea de Capacitao e Documentao. Reviso 2 - 2005
2004 Indstria de Software e Solues Star Soft. Todos os direitos esto reservados.
Todas as marcas registradas apresentadas neste documento so de propriedade de seus fabricantes.
64

Manual Treinamento Compras - StarSoft

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Compras

Star Soft Industria de Software e Solues

Manual de Treinamento de Compras

Eliminao de Resduos do Pedido de Compra .............................................. 42

Manual de Treinamento de Compras

Podemos observar que a rea de Compras sofre influncia de todo o restante da

Fluxograma de Compras dentro do Sistema

Integrao OnLine / Off-Line

Manual de Treinamento de Compras

Os mdulos listados abaixo so utilizados em quase todas as eras do sistema

Numerao Aumomtica, (se utilizada)

Configurao de Picts (mascara de edio de campos)

Tipos de clientes / fornecedores / vendedores

Principalmente para a rea de Compras:

Hierarquia para Controle de Aladas

Sries de Notas Fiscais

Totalizaes de Documentos Manual de Entradas e Sadas

Tipos de Entradas de Sadas - Manual de Entradas e Sadas

Itens do Estoque Manual de Treinamento do Estoque

As explicaes das opes do menu Tabelas encontram -se nos Manual de

Manual de Treinamento de Compras

Somente o Departamento de Compras est apto a efetuar Solicitaes. Sendo

Livrando Compras de todo esse trabalho pode-se ainda adotar um modelo em

Definido o critrio, teremos ento uma lista de pessoas aptas a Solicitar

Limite por Solicitao

Limite no perodo de Janeiro Julho

Com essas informaes em mos, criaremos ento os Solicitantes. A janela na

Manual de Treinamento de Compras

Informaremos ento, o nome do Solicitante, seu status (Ativo ou no) e mais

Na janela de aladas, definimos o perodo de validade dessa informao, o

Caso a alada do documento seja ultrapassada, a solicitao ser sujeitada a

J a alada do perodo no pode ser ultrapassada. Se isso acontecer, o sistema

Um detalhe importante a ser observado que, para a formao e controle de

Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os

Manual de Treinamento de Compras

Data de fechamento de Compras

Controle de Alada em Compras

Inicializao do valor unitrio nos documentos de compras

O que muda realmente o conceito de cada funo. Vejamos as janelas:

Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os

Manual de Treinamento de Compras

Data de fechamento de Compras

Filtra documentos de Compras por Solicitante e Comprador

Controle de Alada em Compras

Inicializao do valor unitrio nos documentos de compras

Permite edita/excluir documentos de compras com iens liberador

Permite que o liberador

de compras visualize os documentos dos

Liberador de Solicitaes pode ser considerado como um Comprador com

Liberador de Solicitaes so os chefes de departamento, que devero

Liberador de Compras semelhante ao modelo anterior, esse profissional

importante observar que, um nico Liberador pode interagir em Solicitaes e

Manual de Treinamento de Compras

Na janela de aladas, definimos o perodo de validade dessa informao, o

Manual de Treinamento de Compras

De acordo com o fluxograma acima, estamos trabalhando com um modelo de

Tornaremos essas definies um ramo de nossa Hierarquia de Aladas e as

Passando para o prximo passo e seguindo a Hierarquia que criamos,

Essas definies tambm sero um ramo, independente do primeiro, de nossa

Manual de Treinamento de Compras

Enfim, com todas essas informaes previamente cadastradas conforme os

No campo Liberador, temos acesso pesquisa para buscarmos o Liberador

Essa seta se aplica quando de fato, queremos incluir o Liberador na Hierarquia. O

Essa seta se aplica quando queremos remover um nome da Hierarquia. O mesmo