Arquivologia Conceitos Iniciais.

Prof.
Ktia Quadros
Arquivologia UFPB Assistente Administrativo - Intensivo
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Arquivologia UFPB
Professor: Ktia Quadros
Aulas: 1 a 3
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www.aprovaconcursos.com.br
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Apresentao
Ol caro aluno Aprova!
Estamos comeando este curso de Arquivologia para Concursos Pblicos no intuito
de ajudar voc que quer conquistar sua vaga como Servidor Pblico.
Mas antes de entrarmos diretamente no assunto, vou me apresentar para vocs:
meu nome Ktia Quadros e tenho como formao a rea de informtica. E como
conheci a Arquivologia? Vocs j devem ter ouvido algum professor falar o quanto
gosta de dar aulas. Pois ... Parece que est no sangue, rs. Quem d aula ama o
que faz. Eu comecei dar aulas j na adolescncia como voluntria e mesmo
cursando Processamento de Dados, era no laboratrio da Universidade, diante dos
alunos, que eu me realizava. No demorou muito para eu conhecer o mundo dos
Concursos Pblicos e comear a dar aulas de informtica. Dois anos depois,
conheci a Arquivologia e me apaixonei pelo assunto. Comecei a estudar os grandes
autores e prestei consultoria na rea de Microfilmagem durante dois anos,
trabalhando com a coordenao de uma equipe. Direcionei meu estudo para a rea
dos Concursos e no demorou muito para eu lecionar essa matria que est cada
vez mais sendo cobrada em Concursos Pblicos de todo o pas.
Eu sempre brinco que na primeira aula os alunos esperam uma professora
velhinha, de culos e guarda-p, quem sabe um espanador, pensando tratar a
Arquivologia de algo muito antigo, que no se usa mais. E alguns at falam que
pensaram isso mesmo! J na primeira aula, os alunos constatam seu engano.
Percebem a importncia da Arquivologia nos dias atuais e como ela acompanha o
desenvolvimento tecnolgico. E nada de espanador, rs. Vocs vero que em um
Arquivo no pode ter poeira, nem umidade, nada que possa danificar o documento.
Mas isso assunto para nossa aula de conservao dos documentos.
Voc sabia que Arquivologia uma cincia? E que h um rol de leis, decretos,
resolues que regularizam a Arquivologia? Pois bem... Parte dessa legislao
muito cobrada pelas bancas.
Vem comigo!!! Vamos comear nosso estudo para atingirmos nosso objetivo:
gabaritar!
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Abaixo, deixo meus contatos para sugestes, crticas ou dvidas. Estou

disposio!
E-mail: kquadros@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/profkatiaquadros
Bons estudos!
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ARQUIVOLOGIA
CONCEITOS INICIAIS
ARQUIVOLOGIA
a cincia que se encarrega do estudo da organizao dos acervos documentais, desde a
produo do documento, seu trmite administrativo e sua posterior destinao, seja ela a
eliminao ou recolhimento permanente por valor histrico.
Seu objetivo a organizao e o acesso informao.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes. Assim,
para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos
que integram a rea: informao, suporte e documento.
INFORMAO: resultado do processamento, manipulao e organizao de dados de tal

forma que represente um acrscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.
SUPORTE: meio no qual a informao registrada.

Por exemplo: pen drive, folha A4.
DOCUMENTO: Documento toda informao registrada em suporte material, que possa

comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta.
Destacamos:
Informao registrada
Comprova fatos
Utilizado para consulta
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SINAR
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto n 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos
- SINAR.
O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados, visando gesto, preservao, e ao acesso aos documentos de arquivo.
Integram o SINAR, que tem como rgo central o CONARQ:
o Arquivo Nacional;
os arquivos do Poder Executivo Federal;
os arquivos do Poder Legislativo Federal;
os arquivos do Poder Judicirio Federal;
os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os
arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo colegiado1, vinculado ao Arquivo
Nacional do Ministrio da Justia, que tem por finalidade definir a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos,
bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo
especial aos documentos de arquivo.
Toda Legislao de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, alm de muitas
outras informaes sobre Arquivologia.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
rgos colegiados so aqueles em que h representaes diversas e as decises so tomadas em

grupo, com o aproveitamento de experincias diferenciadas.
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ARQUIVO
Segundo Slon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer
no futuro.
Helosa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunio de documentos conservados,
visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional,
um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as
necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento o
arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue.
Desse conceito importante destacar:

1)
Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem ser
tambm recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc.

2)
Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem
de vrios tipos (sonoro, cartogrfico, etc), e no somente na forma textual e em suporte

papel.
3)
Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que
os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que

significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de
forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao
se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades
realizadas por aquele rgo.
Organicidade: Fique de olho nesse conceito to cobrado pelas bancas! Um

documento ser produzido em razo da atividade da instituio, ou seja, um banco no
produz certido de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituio financeira.
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Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que se trata de uma
instituio financeira e no de uma indstria, ou um colgio, por exemplo.
Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico
e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Esta a letra da Lei. Preste ateno, pois esse conceito, segundo a Lei n. 8.159
bastante cobrado.
Decreto N 4.073, De 3 De Janeiro De 2002
Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
O ARQUIVO TAMBM PODE DESIGNAR:

Mvel destinado guarda de documentos.
Local (Prdio ou uma de suas partes) onde guardado os conjuntos arquivsticos.
rgo Governamental (Unidade Administrativa) cuja funo de reunir, ordenar,
guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e
tcnicas arquivsticas.
RAZES DA IMPORTNCIA DO ARQUIVO

1. Reconstituio e preservao da memria;
2. Apoio administrativo;
3. Fonte de informao;
4. Guardio de matria prima para trabalho e pesquisa histrica.
Um arquivo importante para a instituio devido ao grande nmero de

documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo.
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As tcnicas arquivsticas auxiliam na gesto de um arquivo, durante a produo,

utilizao e destinao dos documentos.
FINALIDADE DO ARQUIVO
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que
permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituio de maneira eficiente.
Requisitos para garantir a Finalidade:
1)
Pessoal qualificado e em nmero suficiente;
2)
Instalaes em local apropriado;
3)
Materiais adequados;
4)
Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica
moderna;
5)
Normas de funcionamento;
6)
Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca
ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no
acervo documental sob sua guarda.
DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU
Embora os trs tenham a mesma funo de guardar e preservar possuem objetivos

distintos.
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Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela

instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.
Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos
atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so
produzidos ou recebidos pela prpria instituio.
Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar,

estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu cultural, enquanto do

arquivo administrativa, podendo adquirir carter cultural se for recolhido ao arquivo
permanente. Iremos estudar o recolhimento nas prximas aulas. Alm disso, os
documentos de arquivo so, em regra, produzidos em nica via ou nmero limitado de
cpias ou vias. J na biblioteca podemos ver colees de obras.
Preste ateno no quadro-resumo seguir, pois esta questo da distino entre arquivo,
biblioteca e museu muito cobrada em prova.
Arquivo
Museu
Documentos nicos
Valor
Biblioteca
Colees
Valor Cultural/Histrico
Valor Cultural
Compra/permuta/doao
Compra/permuta/doa
Administrativo/Funcional
Documentos
produzidos/recebidos
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Ainda falando sobre a distino entre Biblioteca, Museu e Arquivo, temos:

Mtodo de Avaliao
Arquivo:
A documentao preservada como um conjunto e no como unidades isoladas.
Os julgamentos so finais e irrevogveis.
A documentao no raro existe em via nica.
Museu:
Conservao e estudo.
Biblioteca:
Unidades isoladas.
O julgamento no tem carter irrevogvel e envolve questes de convenincia, e
no de preservao.
Mtodos descritivo:
Arquivo:
Aplica-se a conjuntos de documentos.
As sries so consideradas unidades para fins de descrio.
Museu:
Aplica-se a conjuntos e unidades de peas e objetos de valor cultural.
Biblioteca:
Aplica-se a unidades discriminadas. Os documentos so unidades isoladas para
catalogao.
Mtodo de classificao
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Arquivo:
Cada instituio estabelecer a classificao de acordo com suas caractersticas e
necessidades.
Para uma boa classificao, o arquivista deve conhecer a fundo o funcionamento
dos rgos.
Biblioteca:
Utiliza mtodos predeterminados que
foram teorizados e experimentados
Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significao dos documentos que sero
classificados.
RESUMO
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CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

QUANTO AO GNERO
Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao
foi registrada no mesmo.
Podemos destacar:
Cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo
representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas.
Iconogrficos: So os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado
ou no, contendo imagens estticas. Ex: Fotografias.
Informticos ou digitais: So os documentos produzidos, tratados e armazenados
em computador. Necessitam de computador para serem acessados. Ex:
documentos eletrnicos: word, excel.
Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da
microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex:
Microficha, microfilme em rolo.
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Textuais: So os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos.

Ex: Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisies, atas, relatrios,
regimentos,
regulamentos,
editais,
certides,
tabela,
questionrios,
correspondncia e outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos.
Filmogrficos: So os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas
de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses
variveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e fitas videomagnticas.
Sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo
registros fonogrficos. Ex: Discos e fitas audiomagnticas.
QUANTO ESPCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA
Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e
a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio,
proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma).
Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o
modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta,
folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.
Forma: Estgio de preparao. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cpia.
Tipologia documental: apenas a designao da atividade que gerou o documento.
Exemplo: de servio, de posse, de concurso.
Tipo documental: a configurao que assume um documento de acordo com a
atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de
Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de
Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.
Voc gosta de Matemtica? Vamos misturar Arquivologia com Matemtica?
Voc vai gostar!
Veja no exemplo: Carta precatria. Carta espcie; Precatria tipologia e Carta

precatria um tipo documental.
E se fosse um Contrato de Prestao de Servio?
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CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da
seguinte forma:
Arquivos Pblicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies
governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes
especficas, administrativas, judicirias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da
Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal.
Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no
governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas.
Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da Esquina.
SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial quele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes
especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e
que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc.
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto
especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os
arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia.
Arquivo especial Depende do SUPORTE
Arquivo especializado Depende do ASSUNTO
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SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO

Ostensivo ou Ordinrio: As informaes contidas no documento, no prejudicam a
administrao quando divulgadas.
Qualquer interessado poder apresentar pedido de acesso a informaes aos rgos e
entidades, por qualquer meio legtimo, devendo o pedido conter a identificao do
requerente e a especificao da informao requerida.
Sigiloso: As informaes contidas no documento, por sua natureza devem ser de

conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurana, quanto
a sua custdia e divulgao.
Informao sigilosa: aquela submetida temporariamente restrio de acesso pblico em
razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade e do Estado;
O grau de sigilo divide-se em trs categorias:

ultra-secreto: 25 anos.
secreto: 15 anos
reservado: 5 anos.
Chegamos a um ponto importante! A LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE
2011 que regulamenta o Acesso a Informaes.
SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO
Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre.
Restrito: Limitao possibilidade de consulta, decorrente de regulamentao que
determina prazos ou excluses gerais.
O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se h alguma restrio
decorrente de regulamentao.
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SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em
caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos,
bem como nos arquivos permanentes.
Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros.
SEGUNDO O ESTGIO DE EVOLUO
Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Trs Idades (Jean Jacques Valette 1973).
Corresponde s fases pelas quais o documento passa, desde sua criao at sua
destinao, a distncia entre a administrao e a histria numa sequncia temporal.
Teoria das 3 idades
1. Arquivo de primeira idade ou corrente
2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio
3. Arquivo de terceira idade ou permanente
RESUMO
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TEORIA DAS 3 IDADES

Arquivo de Primeira Idade ou Corrente
constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos
escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias
prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entende-se que, nesta fase, os
documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a
outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.
Tambm so chamados de: 1 Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento; Em
curso; Ncleos de arquivo; 1 Fase; 1 Ciclo.
Arquivo de Segunda Idade ou Intermedirio

constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos
idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem
conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos
transitria.
Tambm so chamados de: 2 Idade; Pr-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo;
Purgatrio; Temporrio; Transitrio; 2 Fase; 2 Ciclo.
Segundo Marilena Leite Paes, a principal vantagem desse sistema a economia de espao
e de recursos material e humano. Este arquivo evita a eliminao descontrolada e permite
melhor conservao dos documentos.
Os documentos transferidos aos arquivos intermedirios conservam a classificao que

lhes foi dada nos arquivos correntes.
Atividades do Arquivo Corrente:
Protocolo
Expedio
Arquivamento
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Emprstimo
Consulta
Destinao
Arquivo de Terceira Idade ou Permanente

constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se
conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos so arquivados de forma definitiva.
Tambm so chamados de: 3 Idade; Histrico; De Custdia; Inativo/passivo; Esttico;
Definitivo; Final; 3 Fase; 3 Ciclo.
So classificados como permanentes os documentos:

que revelam a origem e a constituio da instituio;
que mostram como a instituio funcionou ao longo do tempo;
normas e regulamentos;
demais documentos que se caracterizem como histricos para a instituio.
Atividades do Arquivo Permanente
O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrio e publicao; conservao
e referncia:
1 - ARRANJO: a reunio e ordenao adequada dos documentos.
O Arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos
fundos, e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries.
Fundo Arquivstico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.
Srie: Divises de um Fundo Arquivstico.
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossi, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivstica. Indivisvel.
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Aulas: 1 a 3
Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista no se interessa apenas

pelo arranjo dos documentos dos setores, mas tambm dos documentos de outros rgos
que esto sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao princpio da
Provenincia, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princpio da
Provenincia corresponde expresso francesa respect des fonds, respeito aos fundos, que
tambm muito usada no Brasil.
Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associao dos Arquivistas Holandeses
Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedncia,
data, nmero, assunto e nome.
O mtodo de arranjo deve ser sempre baseado na organizao primitiva, que
corresponde organizao da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possvel,
a ordem originria, ou seja, a ordem de arquivamento em que este conjunto era
armazenado na instituio de origem. S de depois de um levantamento poder-se-
julgar se possvel fazer qualquer alterao.
O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral
do conjunto.
Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem,
podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.
2 DESCRIO E PUBLICAO: a elaborao de instrumentos de pesquisa para
identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumria ou pela analtica, facilitando o
acesso aos documentos e a divulgao do acervo.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o
contedo e as caractersticas dos documentos. Vrios so os instrumentos de que pode
dispor um arquivo.
3 - CONSERVAO: So as medidas de proteo aos documentos e ao local de seu
acondicionamento, visando impedir sua deteriorao.
4 - REFERNCIA: Estabelecer polticas de acesso aos documentos, essa a funo da
atividade de Referncia.
Nessa atividade so realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser
consultado, e no permitir a consulta de informaes com restries.
Tambm estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais usurios
tero acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.
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Valorao dos Documentos

Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao
valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual
o documento foi criado (todo documento nasce com objetivo administrativo) e por isso
est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temporrio, ou seja,
todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor
administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para
o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de
valor funcional, em virtude de suas caractersticas.
Tambm pode ser chamado de:
VALOR PRIMRIO (Imediato): manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja:
1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so
necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de
Trabalho, Relatrios etc;
2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo
prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex:
Acordos, Contratos, Convnios etc;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao
de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas
Fiscais, Receitas, Faturas etc.
Ento todo documento produzido e recebido em um arquivo com o valor
primrio, administrativo ou imediato. Pois esse valor administrativo que d sentido ao
documento servir administrao da instituio. O valor primrio est presente em duas
das trs fases do Ciclo Vital dos Documentos: Corrente e Intermedirio.
Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se
possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao
para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor
administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se
torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.
Tambm pode ser chamado de:
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VALOR SECUNDRIO (Mediato): subdivide-se em:

1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao,
reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de
Motivos etc;
2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma
determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas
informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de
Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores
Econmicos etc.
Aprendemos que todo documento de um arquivo produzido ou recebido e
que automaticamente tm valor primrio, por servir administrao. Mas este
documento, passado algum tempo, poder perder esse valor administrativo e a instituio
no precisar mais desse documento. Nesse momento o documento ter um de dois
destinos: a eliminao ou a guarda permanente.
Caso este documento no sirva mais instituio administrativamente e nem obtenha
valor histrico, ento ele ser eliminado. Mas se ao perder o valor administrativo, esse
documento receber o valor histrico, por contar a histria da instituio, por exemplo, ele
ir adquirir valor Histrico/Cultural, ou seja, valor secundrio e ser recolhido ao Arquivo
Permanente, onde nunca ser eliminado.
Veja:
Ciclo Vital dos Documentos:
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Aulas: 1 a 3
RESUMO
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Aulas: 1 a 3
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
GUIA: destinado orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos
que integram o acervo de um arquivo permanente. o mais genrico, informa a totalidade
dos fundos existentes do arquivo. Tem a finalidade de informar sobre o histrico, a
natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do
acervo da instituio. Tem endereo, telefone, horrio de funcionamento, conduo para o
local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador.
NDICE: Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemtica, pormenorizada dos elementos
do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem
para indicar sua localizao no texto. Remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o
termo indexado.
TABELA DE EQUIVALNCIA: Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de
antigas notaes para novas que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual que
tenha sido empregado em virtude de alteraes no sistema de arranjo.
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Tipos de Arquivos
Quanto ao tipo, os arquivos so classificados em setoriais e centrais.
Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos
mesmos, cumprindo funes de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo
corrente junto aos rgos operacionais.
Competncias dos Arquivos Setoriais:
racionalizar a produo, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e
acumulados pelos rgos que compem as unidades aos quais esto subordinados;
conhecer a estrutura funcional e as relaes hierrquicas dos rgos aos quais esto
subordinados;
manter o controle dos Arquivos Correntes dos rgos e seus respectivos acervos;
atender e controlar consultas e emprstimos de documentos que esto sob sua custdia;
participar do processo de avaliao de documentos, procedendo aos descartes
necessrios e transferindo a documentao de acordo com a Tabela de Temporalidade e
destinao de documentos, das atividades meio e fim, para o Arquivo Central;
elaborar o Termo de Eliminao dos documentos descartados;
elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo
Central (Termo de Transferncia de documentos e/ou Termo de Recolhimento de
Documentos);
orientar e coordenar a execuo de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
zelar pelas condies de conservao do acervo documental produzido e acumulado,
enquanto estiverem sob sua custdia;
exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.
Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais.
Centraliza as atividades de um arquivo corrente.
Num sistema centralizado de arquivos correntes, no s os documentos ficam reunidos em
um nico local, mas tambm h a concentrao de todas as atividades de controle
recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso
corrente de um nico rgo da estrutura organizacional. Essas atividades so realizadas no
Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso.
Tipos de Arquivos Correntes: Central e Setorial
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Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante

a ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em
fase corrente. A descentralizao se aplica apenas fase corrente de arquivos. Em suas
fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora
possam existir depsitos de documentos fisicamente separados.
Os arquivos correntes so aqueles que guardam os documentos mais recentes e
frequentemente consultados. Por isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem
localizados nos prprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou
prximos a estes.
Preste ateno! A instituio no obrigada a ter um arquivo setorial. Mas
recomendvel que existam arquivos setoriais. Ento h uma grande diferena se a sua
questo de prova perguntar se obrigatrio ou se recomendvel a instituio adotar
um arquivo setorial.
Instituies com pequeno fluxo de documentos, em geral, no adotam um arquivo setorial,
apenas o central. Mas grandes instituies, com grande acumulao de documentos
precisam adotar a prtica do arquivo setorial. Pense em uma instituio que funcione em
dois edifcios, ou ento, em um edifcio muito grande. Com sedes, filiais... Fica impossvel
no ter arquivo setorial. Pense no setor precisando do documento e tendo que esperar
horas para poder acess-lo. Isso prejudica a administrao.
J o Arquivo Central obrigatrio, independente da adoo do Arquivo Setorial, a
instituio sempre ter o Arquivo Central.
No esquea: A adoo de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo
central) as atividades do arquivo corrente.
Independentemente da centralizao, as normas e atividades de controle e orientao

devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicao de critrios
diferenciados no modo como funcionaro os arquivos da mesma instituio.
Prazo de Guarda
Prazo de guarda (ou perodo de reteno) o perodo em que o documento deve ser
mantido nos arquivos correntes e intermedirio.
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O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os

seguintes fatores:
frequncia de uso das informaes contidas nos documentos;
existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos

(prazos prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos

recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas

administrativas (prazos precaucionais).
A definio do prazo de guarda de um documento ser realizada de acordo com
a frequncia de uso desse documento, ou seja, nesse caso o prazo de guarda est definindo
quanto tempo o documento ficar no arquivo corrente.
Existem documentos que por decreto ou lei j tm esses prazos definidos, facilitando assim
o trabalho das pessoas que avaliam esses documentos.
Quando existem outras fontes com as mesmas informaes diminui a necessidade de
manter no arquivo esses documentos.
caracterstica do arquivo intermedirio guardar documentos por precauo, isso implica
em decidir quanto tempo esse documento dever permanecer nesse arquivo.
O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado,
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido
para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo
prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas
fases em questo.
Destinao dos Documentos

Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao
final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo.
A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente.
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Lista de Eliminao
uma relao especfica de documentos a serem eliminados numa nica operao e que
necessita ser aprovada pela autoridade competente.
Exemplo:
Especificao do Documento
Datas
Quantidade
Controle Oramentrio
1980-1981
3 pastas
Notas de Remessa de Material
1947-1981
43 pastas
Prestao de Contas de Malotes
1955-1977
348 pastas
Bancas cobram no somente com o nome de Lista de Eliminao, mas tambm

Edital de Eliminao, Rol de Eliminao, enfim, qualquer sinnimo para lista vale para esse
conceito.
Critrios que Regulam a Reteno de Documentos
Devem ser conservados documentos que provem como a instituio foi organizada e como
funciona e que possam responder funes tcnicas relativas a operaes da organizao,
como pesquisas e projetos.
Critrios que Regulam a Eliminao de Documentos
Em geral podem ser eliminados documentos onde o texto esteja reproduzido em

outro;
Cpias cujos originais sejam conservados;
Documento cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outro;
Documentos como convites, cartas de agradecimentos e outros;
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Documentos que se tornaram obsoletos e no representam interesse para a

administrao.
Aps determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de
eliminao correspondentes, os quais devem conter a identificao dos conjuntos
documentais, datas, natureza do documento e quantidade, bem como a indicao do
instrumento de destinao (tabela de temporalidade ou lista de eliminao) que autoriza a
destruio.
Os processos mais indicados de eliminao so: fragmentao, macerao, alienao por
venda ou doao.
O processo de incinerao deve ser evitado por no ser ecologicamente correto.
Observe: No proibido, mas os autores dizem que no recomendvel.
Tabela da Temporalidade
A Tabela da Temporalidade o instrumento resultante da etapa de avaliao dos
documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e
intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua
destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma comisso chamada de Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de Documentos e ser
aprovada por autoridade competente do rgo para que possa ser aplicada na instituio.
Decreto 4703
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda
comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de
orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e
acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para
guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.
Veja a importncia da Tabela da Temporalidade e a responsabilidade de quem a
elabora: Definir se um documento deve ser eliminado ou recolhido ao arquivo
permanente. Quando um documento eliminado erroneamente ele pode fazer falta
administrao, principalmente se o prazo de guarda dele tambm foi avaliado de forma
equivocada. Tambm no deixa de trazer consequncias o fato de um documento que
deveria ter sido eliminado ser arquivado permanentemente. Isso ocasionar custos para
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preservao, armazenamento desse documento. Por isso a importncia de uma avaliao

sem erros e por isso a Tabela da Temporalidade dever ser aprovada por autoridade
competente do rgo.
O esquema acima reproduz a passagem de um documento de um arquivo para o outro e

sua possvel destinao.
Quando um documento est no arquivo corrente, decorrido seu prazo de guarda nessa
fase, ele poder ser eliminado, transferido ao arquivo intermedirio ou recolhido ao
arquivo permanente.
Quando um documento est no arquivo intermedirio, decorrido seu prazo de guarda
nessa fase, ele poder ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
Uma vez no arquivo permanente, o documento jamais ser eliminado.
A palavra Transferido sempre indicar que o documento saiu do arquivo corrente
e foi para o arquivo intermedirio. redundante falar que o documento foi transferido para
o arquivo intermedirio. Falamos assim em sala de aula para fixar esse conceito, mas basta
dizer: O documento foi transferido. Pronto, j sabemos que ele est no arquivo
intermedirio.
O mesmo acontece com documentos que vo para o arquivo permanente. Basta dizer: O
documento foi recolhido. A palavra Recolhido j nos informa que este documento perdeu
o valor administrativo, obteve valor cultural/histrico e est armazenado no arquivo
permanente.
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RESUMO
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Exemplo Tabela de Temporalidade

Assunto
Prazos de Guarda
Destinao
Final
OBS
Corrente Intermedirio
000 Administrao Geral
Modernizao
Reforma
Administrativa
e
5 anos
Planos, programas
e
projetos
de
5 anos
trabalho
Registro
rgos
competentes
5 anos
Guarda
Permanente
9 anos
Guarda
Permanente
So
passveis
de
eliminao documentos
que
se
encontrem
recapitulados em outros.
nos
3 anos
Eliminao
Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente
orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de
avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao:
1) Eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender
de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras.
2) Transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de
listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final;
3) Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo
deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda
permanente e seu acesso pblico. No arquivo permanente, o tratamento tcnico dos
documentos feito por conjuntos documentais, denominados fundos, que podero ser
subdivididos em sries e subsries.
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ORGANIZAO DE ARQUIVOS
LEVANTAMENTO DE DADOS
Legislao pertinente:
a) mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e procedimentos.

b) mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.
c) mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.
Organizao:
a) Organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio delineada
pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos rgos que integram a
organizao e seus respectivos nveis hierrquicos.
b) Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras
as atividades de cada um de seus rgos.
Documentao:
a) Gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;

b) Tipo e espcies documentais: cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem de
computador;
c) Volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms;
d) Estado fsico: necessidade de restaurao.
Processos:
a) Rotinas e formulrios em uso na empresa;

b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a
correspondncia com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar,
data);
c) Arranjo e classificao documental.
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Recursos:
a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da

empresa (nvel das pessoas, escolaridade);
b) Fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;
c) Ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.
ANLISE DE DADOS COLETADOS
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado
a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico
para formular e propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem
adotadas no sistema a ser implantado.
Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma
instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma
constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao do
arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra seus
objetivos, em todos os estgios de sua evoluo corrente, intermedirio e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da instituio.
IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO
A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do projeto
arquivstico e seu acompanhamento.
QUESTES COMENTADAS
1) Ampliao, contato e negativo correspondem, no caso de documentos fotogrficos, a

diferentes modalidades de:
(A) espcie.
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(B) formato.
(C) forma.
(D) contexto.
(E) suporte.
Comentrios: So exemplos de estgios de preparao, portanto Forma.
Gabarito: C.
2) Uma carta precatria, do ponto de vista documental, exemplo de
(A) gnero.
(B) tipo.
(C) forma.
(D) categoria.
(E) formato.
Comentrios: Ou seja: Tipo = Espcie + Tipologia. Onde Carta espcie e precatria
tipologia.
Gabarito: B.
3) Fita magntica, relatrio de apurao, minuta e folha so, respectivamente, exemplos de
(A) tipo, gnero, formato e suporte.
(B) forma, espcie, gnero e tipo.
(C) suporte, tipo, forma e formato.
(D) gnero, forma, espcie e suporte.
(E) formato, suporte, tipo e espcie
Comentrios: Fcil no ? Fita magntica um suporte; relatrio de apurao um
tipo documental; minuta um estgio de preparao, ou seja: forma e folha formato,
pois a configurao fsica de um suporte.
Gabarito: C.
4) Edital, edital de citao, cdice e rascunho so, respectivamente,
(A) espcie, tipo, formato e forma.
(B) formulrio, espcie, forma e gnero.
(C) espcie diplomtica, espcie jurdica, tipo e linguagem.
(D) tipo, espcie, srie e suporte.
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(E) formato, assunto, suporte e tcnica de registro

Comentrios: Tudo bem, mas o que cdice mesmo? A banca viajou no tempo nesse
exemplo. Vamos l: Segundo Wikipdia, cdices eram os manuscritos gravados em
madeira, em geral do perodo da era antiga tardia at a Idade Mdia. Agora vamos
resolver a questo:
Edital: Espcie.
Edital de citao: Tipo (Espcie + Tipologia)
Cdice: Formato (Configurao fsica de um suporte)
Rascunho: Forma (Estgio de preparao)
Voc percebeu que mesmo desconhecendo do que se trava o tal cdice voc poderia
acertar a questo? Somente a alternativa A tinha espcie como opo para Edital.
Observe!
Gabarito: A.
5) Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de
fontes mltiplas.
Comentrios: Compra ou permuta caracterstica de biblioteca. No arquivo os
documentos so produzidos e recebidos.
Gabarito: Errado.
6) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de
pessoas jurdicas ou fsicas.
Comentrios: Sim, o arquivo tem como objetivo comprovar fatos.
Gabarito: Certo.
7) O arquivo do Departamento de Polcia Federal compe-se de documentos colecionados
referentes a assuntos de interesse dos servidores desse rgo.
Comentrios: No h coleo de documentos em arquivologia. Os documentos so
acumulados naturalmente e progressivamente. So produzidos e recebidos.
Gabarito: Errado.
(CESPE - INSS/2008 - Arquivologia) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia,
julgue os itens a seguir:
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Aulas: 1 a 3
8) O documento de arquivo um tipo de material que tem como objetivo principal

informar para instruir ou ensinar.
Comentrios: O objetivo principal de um documento de arquivo comprovar fatos e
assim servir administrao.
Gabarito: Errado.
9) Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, no se trabalha com
documentos mltiplos nem com tipologias uniformes, passveis de se submeterem a uma
estrita normalizao de processamento tcnico.
Comentrios: Exatamente, no arquivo No se trabalha com documentos mltiplos, na
biblioteca SIM. Nem a tipologia documental uniforme. H uma gama de tipologias:
precatria, prestao de servio, retificao dentre outros.
Gabarito: Certo.
(CESPE - TSE/2007) Julgue o item abaixo, relativo a documentos pblicos.
10) So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da
gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
Comentrios: Cobrana sobre as entidades mantenedoras.
Gabarito: Certo.
11) A permuta de documentos utilizada pelas instituies arquivsticas como forma de
suprir as lacunas existentes nos acervos.
Comentrios: A nica maneira de acumular documentos produzindo e recebendo.
Gabarito: Errado.
12) D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob
guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou
conservao.
Comentrios: A prpria questo denncia o erro falando em especializado/especiais.
Especializado = assunto e Especial = Suporte / guarda em condies especiais.
Gabarito: Errado.
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Aulas: 1 a 3
13) Consubstanciam-se como especializados os arquivos (Certo ou Errado)

1)
2)
3)
4)
5)
( ) mdicos.
( ) de engenharia.
( ) audiovisuais.
( ) iconogrficos.
( ) de grandes dimenses.
Comentrios: O que so arquivos especializados? Aquele que guarda documentos de

determinado assunto especfico, como os arquivos mdicos e de engenharia.
Os arquivos audiovisuais, iconogrficos e de grandes dimenses so arquivos especiais,
pois tm sob sua guarda documentos de diversos suportes.
Logo:
Arquivo especial Depende do SUPORTE
Arquivo especializado Depende do ASSUNTO
Gabarito: 1) (C ) 2) (C ) 3) (E ) 4) (E ) 5) (E )
14) Os arquivos so constitudos pelos documentos produzidos pela prpria organizao.
Quando recebidos de outras organizaes, os documentos so registrados nos servios de
protocolo, mas no so considerados arquivstcos.
Comentrios: Sim, os arquivos so constitudos pelos documentos produzidos pela
prpria organizao, mas tambm fazem parte do arquivo os documentos recebidos de
outras organizaes.
Gabarito: Errado.
(CESPE - TSE/2007 - Tcnico) Julgue os itens 19 e 20, relativos a documentos pblicos.
15) So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da
gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
Comentrios: Ainda que as entidades sejam privadas, nessa questo, elas esto
encarregadas pela gesto de servios pblicos. Veja como CESPE procura levar voc a
pensar o contrrio e marcar a questo como errada: Os documentos so pblicos, a
empresa que privada. Ela apenas gerencia (armazena, preserva, etc) estes
documentos para a instituio pblica.
Gabarito: Certo.
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Aulas: 1 a 3
16) A gesto e o recolhimento dos documentos pblicos produzidos e recebidos pelo

Poder Judicirio federal de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.
Comentrios: Segundo a Lei n. 8159, em seu Art. 17 - A administrao da documentao
pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais.
Ainda em seus pargrafos:
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do
Poder Legislativo e do Poder Judicirio.(...)
2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
Podemos perceber que a administrao dos documentos do Poder Judicirio
responsabilidade dos Arquivos Federais, Estaduais e Distrito Federal. O CONARQ tem
por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
Gabarito: Errado.
17) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo
que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento,
registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.
Comentrios: Este o arquivo especial. Est ligado ao suporte, a maneira como o
documento deve ser armazenado para melhor conservao. J o arquivo especializado
aquele ligado ao assunto do documento. Ex: Esse material especializado em
arquivologia para concursos. Para no esquecer, uma dica: Para escrever sobre
determinado assunto, a pessoa deve ser especializada no assunto ou especial? Rs, rs,
rs... agora voc no confunde mais no ? Obviamente ela deve ser especializada.
Gabarito: Certo.
18) *Reservado, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que
necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.
Comentrios: Reservado, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo e esto
classificados na Lei N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. Naturalmente, por serem
sigilosos, necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.
Gabarito: Certo.
*Questo adaptada devido a alterao da classificao de sigilo, de acordo com a
Lei N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informaes.
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Aulas: 1 a 3
19) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas
diferenas, assinale a opo correta:
A) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os
de biblioteca, com objetivos Culturais.
B) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por
atividades organizacionais.
C) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os
de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.
D) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca,
em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.
Comentrios: Os documentos de arquivo so produzidos e conservados pelo seu valor
administrativo. No so colecionveis e so nicos ou em limitado nmero de cpias.
Enquanto que na biblioteca esses tm objetivos culturais, envolvem colees e podem
ter vrios exemplares.
Gabarito: Letra A.
20) O arquivo tem como funo bsica tornar disponveis as informaes contidas nos
documentos mantidos sob sua guarda.
Comentrios: Sim, por isso existem tantos mtodos de arquivamento, classificao dos
documentos, a gesto e organizao do arquivo, a conservao do arquivo, tudo para
que as informaes estejam disponveis sempre que forem necessrias.
Gabarito: Certo.
21) Segundo a natureza da entidade a que est vinculado, os arquivos podem ser:
(A) ativos e inativos.
(B) pblicos e privados.
(C) nacionais e intermedirios.
(D) permanentes e de guarda.
(E) histricos e de pesquisa.
Comentrios: Segundo as entidades mantenedoras ou natureza da entidade, os
arquivos podem ser pblicos ou privados.
Relembrando:
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Aulas: 1 a 3
Arquivos Pblicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies

governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas
funes especficas, administrativas, judicirias ou legislativas.
Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies
no governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades
especficas.
Gabarito: B.
22) Os documentos definidos como de valor permanente devem ser preservados no

arquivo intermedirio.
Comentrios: Comeamos com uma fcil para mostrar que CESPE no to malvada,
no sempre, rs. Valor permanente sempre ser armazenado no arquivo permanente.
Gabarito: Errado.
23) Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente em uma instituio que
possua uma poltica de avaliao.
Comentrios: Sim, podem. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente ou
intermediaria.
Gabarito: Certo.
24) Alguns documentos com prazo de guarda de cem anos podero passar pela fase
intermediria.
Comentrios: Independente do perodo designado para o prazo de guarda, os
documentos podem ou no passar pela fase intermediria.
Gabarito: Certo.
25) D-se o nome de recolhimento ao ingresso de documentos
(A) no arquivo intermedirio.

(B) no arquivo central.
(C) no arquivo permanente.
(D) nos centros de restauro.
(E) nas cmaras de fumigao.
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Aulas: 1 a 3
Comentrios: Olha que questo tranquila para quem estudou! Quando os documentos
saem do arquivo corrente ou intermedirio e vo para o arquivo permanente dizemos
que esses documentos foram recolhidos. Ento, quando voc ouvir dizer que um
documento foi recolhido, j sabe que ele est no arquivo permanente.
Gabarito: C.
26) A destinao final dos documentos deve ser a eliminao, a guarda temporria no
arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a eliminao por amostragem.
Comentrios: Um documento pode ter um de dois destinos: A eliminao, caso ele
perca o valor administrativo e no adquira valor secundrio. Ou o recolhimento, que se
d quando o documento perde o valor administrativo, mas recebe valor
histrico/cultural.
Gabarito: Errado.
27) O processo de avaliao de um documento tem como resultado a elaborao da tabela
de temporalidade do documento.
Comentrios: Sim, vimos que a Tabela da Temporalidade o instrumento resultante da
etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos
documentos nas fases corrente e intermediria e sua destinao final.
Gabarito: Certo.
28) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermedirio
devem ser definidos com base na legislao pertinente e nas necessidades administrativas.
Comentrios: Alguns documentos j tm o prazo de guarda regulamentado em
legislao ou normas da instituio. Outros que no esto definidos em legislao
dependem da avaliao para definir o prazo de guarda, e deve-se levar em conta as
necessidades administrativas da instituio.
Gabarito: Certo.
29) A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de

carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica
correspondente esfera de competncia do rgo.
Comentrios: Viram que questo perigosa? Alm do estudo, total ateno, pois CESPE
fala em documentos de guarda permanente, logo NUNCA sero eliminados.
Gabarito: Errado.
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Aulas: 1 a 3
30) Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que se convencionou
chamar de corrente, intermediria e permanente. O ingresso de documentos nesta ltima
etapa conhecido como:
(A) recolhimento.
(B) encaminhamento.
(C) passagem.
(D) remessa.
(E) transferncia.
Comentrios: Quando um documento recolhido o mesmo que dizer que est no
arquivo permanente. A transferncia o nome dado a passagem dos documentos do
arquivo corrente para o intermedirio.
Gabarito: A.
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Arquivologia Conceitos Iniciais.

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Abaixo, deixo meus contatos para sugestes, crticas ou dvidas. Estou

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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

INFORMAO: resultado do processamento, manipulao e organizao de dados de tal

SUPORTE: meio no qual a informao registrada.

DOCUMENTO: Documento toda informao registrada em suporte material, que possa

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O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e

Integram o SINAR, que tem como rgo central o CONARQ:

rgos colegiados so aqueles em que h representaes diversas e as decises so tomadas em

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Desse conceito importante destacar:

Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem ser

tambm recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc.

Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem

de vrios tipos (sonoro, cartogrfico, etc), e no somente na forma textual e em suporte

Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que

os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que

Organicidade: Fique de olho nesse conceito to cobrado pelas bancas! Um

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Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos

Decreto N 4.073, De 3 De Janeiro De 2002

O ARQUIVO TAMBM PODE DESIGNAR:

RAZES DA IMPORTNCIA DO ARQUIVO

Um arquivo importante para a instituio devido ao grande nmero de

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As tcnicas arquivsticas auxiliam na gesto de um arquivo, durante a produo,

Requisitos para garantir a Finalidade:

Pessoal qualificado e em nmero suficiente;

Instalaes em local apropriado;

Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica

Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.

DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Embora os trs tenham a mesma funo de guardar e preservar possuem objetivos

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Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os

Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela

Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar,

Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu cultural, enquanto do

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Ainda falando sobre a distino entre Biblioteca, Museu e Arquivo, temos:

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CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

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Textuais: So os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos.

Veja no exemplo: Carta precatria. Carta espcie; Precatria tipologia e Carta

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