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(caja)
Fecha de liberacin:
15.08.06
Fecha de versin:
27.06.12
rea responsable:
Gerencia de Comercializacin.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03
Pginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
Versin:
05
Nivel:
02
Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada
o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado
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15.08.06
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27.06.12
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FCE-LIB-PR.03
Pginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
Versin:
05
Nivel:
02
Objetivo
Brindar el servicio de atencin de cobro a los clientes dentro de todas las libreras del
FCE.
2
Alcance
Descuentos a aplicar
1. Est regida por los lineamientos que se encuentran definidos en el Manual de
Procedimientos de la Gerencia de Comercializacin.
Devoluciones
2. Se devolver el importe de la obra adquirida slo si as se solicita el mismo da y
en el turno en que se haya efectuado la compra.
Luego de este perodo, slo nos ser posible ofrecerle hacer cambios por otros
artculos.
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Procedimiento
Versin:
05
Nivel:
02
3. Las polticas de devoluciones son emitidas por la Gerencia Comercial por medio
de documentos autorizados por la Direccin General y el rgano de Gobierno y
difundidas por la Subgerencia de Coordinacin de Libreras.
4. Esta poltica podr aplicarse cuando el cliente as lo solicite y para ello deber
cumplir los siguientes requisitos:
a. Mostrar ticket de compra
b. El libro a devolver deber encontrarse en buen estado
c. La compra no deber ser mayor a un plazo de 5 das laborales
d. Se realiza la devolucin de efectivo o la cancelacin del voucher, slo si
la compra se realiz el mismo da y en el mismo turno.
e. .A excepcin de lo establecido en el inciso d, no hay devoluciones en
efectivo. Por lo que si el pago fue en efectivo, tarjeta de crdito o dbito
no se devolver el importe de la compra en efectivo. En tal caso deber
seleccionar otro libro de igual o mayor precio para efectuar un cambio
fsico.
Devoluciones parciales
5. La devolucin parcial de una venta facturada que requiera nuevamente de la
expedicin de dicho comprobante, deber registrarse en el sistema como
devolucin total de la venta original, para estar en posibilidad de generar la
factura por los ttulos no devueltos como nueva venta. Este nuevo documento se
entregar al cliente a cambio del original, mismo que se cancelar fsicamente y
se anexar al corte de venta del da.
Apartado de libros
6. El apartado de libros se realizar a solicitud del cliente. El vendedor-librero o
cajero en su caso registrar la solicitud en la ficha de libros apartados FCE-LIBRE.08 identificando el nombre del libro, el nombre de la persona, e-mail, telfono,
da en que se realiza la solicitud y el da en que se recoger.
7. El plazo para recoger el libro apartado es de cinco das laborables y el mismo se
resguardar en un rea identificada para tal efecto en el rea de caja.
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Procedimiento
Versin:
05
Nivel:
02
8. Los pagos podrn realizarse en efectivo, con tarjetas de dbito o crdito, cheques
certificados, depsitos bancarios y transferencias electrnicas a nombre del
Fondo de Cultura Econmica, tarjetas de regalo, vales del FCE y crdito a
empleados del FCE.
9. Los empleados del Fondo de Cultura Econmica podrn pagar a crdito de
acuerdo con lo dispuesto en las polticas para tal efecto.
10. No se aceptan pagos con cheques personales.
11. En casos excepcionales se podrn aceptar cheques personales de clientes
frecuentes con la autorizacin del Encargado de Librera. En caso de que ste
fuera devuelto por el banco, se cobrar el 20% ms el IVA sobre el importe total
del cheque, de acuerdo con lo establecido en el artculo 193 de la Ley General de
Ttulos y Operaciones de Crdito.
Para pago con tarjeta de crdito y/o dbito:
12. .Se aceptan todas las tarjetas de crdito y/o dbito.
13. Por motivos de seguridad, al realizar cobros con tarjetas de crdito o dbito el
cajero deber solicitar al cliente la presentacin de alguna identificacin oficial
(IFE, pasaporte o cartilla del SMN).
14. No hay lmite de piso.
15. No se harn cargos adicionales.
16. En caso de error de conexin con la institucin bancaria, el cajero volver a
deslizar la tarjeta por el centro de pago hasta obtener resultados, en caso de
problemas con la banda o cinta magntica de la tarjeta, el Cajero deber digitar
los datos de la tarjeta de manera manual en el centro de pago para obtener la
autorizacin correspondiente.
17. Sugerimos que, por su propia seguridad, al pagar con tarjeta de crdito / dbito
se identifique con un documento oficial (credencial para votar, pasaporte o cartilla
del Servicio Militar Nacional)
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FCE-LIB-PR.03
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Tipo de documento:
Procedimiento
Versin:
05
Nivel:
02
b)
c)
26. Los encargados de libreras debern consolidar los cortes de caja y efectuar su
envo diario al rea de Contabilidad del Fondo de Cultura Econmica.
27. Se deber enviar en forma impresa y/o notificar va correo electrnico, el
siguiente da hbil posterior al corte de libreras, lo que se detalla:
a)
b)
28. Los billetes que se encuentren en caja y sean falsos se presumir que estn bajo
la responsabilidad del cajero en turno, quin repondr el importe de los mismos.
Para evitar esta situacin, el FCE proveer del equipo necesario para detectar su
falsedad o no.
29. El Jefe del Departamento de Ventas de Libreras deber verificar y vigilar que los
responsables de las libreras efecten los registros y el corte de caja de
conformidad con lo establecido.
El cajero del segundo turno
30. Ser responsable de efectuar encierre diario de mostrador y emitir la factura
global del da Venta diaria de mostrador al concluir la jornada de trabajo, bajo la
supervisin del encargado de librera.
Cancelaciones
31. Las cancelaciones de operaciones que se presenten durante el da debern
contar con la autorizacin del Encargado de Librera. Si el importe es mayor a
$1,000.00 deber contar con la autorizacin del Jefe del Departamento de Ventas
de Libreras o del Subgerente de Coordinacin de Libreras, en caso de las
Delegaciones Regionales, deber contar con la autorizacin del Jefe del
Departamento de Ventas. Dicha autorizacin podr ser va telefnica o por correo
electrnico.
32. En las formas de pago con vales no hay devoluciones de vales ni de efectivo.
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Tipo de documento:
Procedimiento
Versin:
05
Nivel:
02
Cotizaciones
33. Las solicitudes de cotizacin pueden recibirse va telefnica o directamente en la
librera.
34. La cotizacin funciona como una venta pre hecha. En el sistema se almacena
un grupo de libros y se les asigna un nmero asociado.
35. El precio de los productos se regir por las condiciones de venta y descuentos
que se tenga al momento de concretar la venta.
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Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03
Pginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
Versin:
05
Nivel:
02
Definiciones
Nmero asociado. Nmero otorgado en el sistema a un grupo de libros que se reservan cuando
el cliente solicita una cotizacin.
SALIB. Sistema de Administracin de Libreras
Clientes frecuentes. Autores, escritores, miembros del rgano de gobierno, personalidades
culturales, representantes de organismos e instituciones educativas y funcionarios de la
Administracin Publica Federal.
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5
5.1
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15.08.06
Fecha de versin:
27.06.12
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Gerencia de Comercializacin.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03
Pginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
Versin:
05
Nivel:
02
Desarrollo
Diagrama de flujo
Inicio
Es una solicitud de
un cliente o
vendedor?
Es una solicitud de
cotizacin?
No
Si
FCE-LIB-RE.03
Si
1
Pasar los libros por el lector de cdigo de
barras para efectuar la venta
CA
No
Es una devolucin o
cancelacin total
Si
La solicitud se realiza
el mismo da y turno?
FCE-GCO-RE.02
4
Si
No
11
Ticket
FCE-LIB-RE.09
CA
14
10
FCE-GCO-RE.03
13
CA
No
Responsable de la Actividad
CA: Cajero
Fin
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5.2
Fecha de liberacin:
15.08.06
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27.06.12
rea responsable:
Gerencia de Comercializacin.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03
Pginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
10
Nivel:
02
Descripcin de actividades
PASO RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1. Cajero
Recibe una solicitud de atencin que puede ser:
Pago de libro(s) o cualquier otro producto.
Continuar con el procedimiento
Solicitud de cotizacin. Ir a paso 6
Devolucin o cancelacin por el total de la
compra. Ir a paso 7
Devolucin parcial de la compra. Ir a paso 11
2.
Cajero
3.
Cajero
4.
Cajero
5.
Versin:
05
Cajero
DOCUMENTO
Factura
FCE-GCO-RE.02
Factura
FCE-GCO-RE.02
Ir al paso 14
Ticket
6.
Cajero
Solicitud de cotizacin.
Elabora la cotizacin a travs del SALIB
Cotizaciones y de ser necesario aparta los libros,
comunicndole al cliente el tiempo de apartado y las
condiciones de venta.
Cotizacin
FCE-LIB-RE.03
Termina el procedimiento
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15.08.06
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27.06.12
rea responsable:
Gerencia de Comercializacin.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03
Pginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
11
PASO RESPONSABLE
ACTIVIDAD
7. Cajero
Devolucin o cancelacin total de la compra.
Versin:
05
Nivel:
02
DOCUMENTO
Cajero
9.
Cajero
10. Cajero
11. Cajero
Ticket
Factura
FCE-GCO-RE.02
Cancelados
12. Cajero
13. Cajero
14. Cajero
Ticket
Factura
FCE-GCO-RE.02
Encuesta de
Integra el reporte diario para entregar al encargado
satisfaccin del
en turno de la librera. Dicho documento es reportado
cliente.
por el SALIB.
FCE-LIB-RE.09
Adicionalmente se le ofrece al cliente registrar
cualquier queja o sugerencia.
Termina el procedimiento.
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Pginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
12
NO. DOCUMENTO
TTULO
6.1
FCE-GCO-RE.02
Factura
6.2
FCE-LIB-RE.09
6.3
N.A.
Ticket
6.4
FCE-GCO-LIB-TI.03
Versin:
05
Nivel:
02
ANEXO
7.1
7.2
NO. DOCUMENTO
FCE-LIB-RE.03
TTULO
Cotizacin
Ficha de verificacin de las caractersticas de
punto de venta (caja)
FCE-LIB-FV.03
Lista de distribucin
COPIAS
Original
V.E.
9
rea responsable:
Gerencia de Comercializacin.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03
ANEXO
Fecha de liberacin:
15.08.06
Fecha de versin:
27.06.12
PUESTO
Biblioteca Gonzalo Robles
REA
Gerencia de Produccin
Control de cambios
FECHA
VERSIN
PGINAS
AFECTADAS
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
27.06.12
05
Todas
Subgerencia de la
Coordinacin de
Libreras
10.11.10
04
Todas
Subgerencia de la
Coordinacin de
Libreras
Actualizacin del
procedimiento a la
operacin actual
2,3,5,10, 12,13
Subgerencia de la
Coordinacin de
Libreras
Se actualizaron las
polticas, el diagrama de
flujo y la descripcin de
actividades.
26.03.10
03
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Precisin de las polticas 1,
2 de devoluciones y 8 de
formas de pago.
Se cambia trmino revisin
por el de versin y se
agrega la leyenda de
documento
electrnicamente
controlado.
Este procedimiento se
presentar en la prxima
reunin de COMERI
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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)
ANEXO 7.1
FCE-LIB-RE.03
COTIZACIN
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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)
FCE-LIB-RE.03 Rev.
00
7
2
9
8
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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TTULO: COTIZACIN
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Otorgar al cliente un estimado de su compra.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Cajero.
4. FORMA DE LLENADO:
Por sistema.
5. DESCRIPCIN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
1.
2.
Nombre
DESCUENTOS:
CARGOS:
IMPUESTOS:
ISBN
Descripcin
3.
TITULO
4.
AUTOR
5.
CANT
6.
PRE_POR
7.
DES
Descuento aplicado
8.
IVA
9.
NETO
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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)
ANEXO 7.2
FCE-LIB-FV.03
FICHA DE VERIFICACIN DE LAS
CARACTERSTICAS DEL PROCEDIMIENTO
DE PUNTO DE VENTA (CAJA)
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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)
Fecha de revisin:
N.A.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-FV.03
Referencia :
FCE-LIB-PR.03
Revisin:
00
Mtodo
Muestreo
Frecuencia
Libro
Sistema
100%
Por evento
Precio
Sistema
100%
Por evento
Factura
Visual
100%
A
solicitud
del cliente
Parmetro de
control
Catlogo
de
libros
del
sistema
vs
Cdigo
de
barras del libro
Catlogo
de
libros
del
sistema
vs
etiqueta
de
precio
Datos fiscales
del cliente vs
Factura
Registro
Emisin de venta
Plan de
reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Correccin
Correccin
Factura
FCE-GCO-RE.02
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Reemisin de
factura