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ESPECIFICACIONES TCNICAS
SANTIAGO DE CHILE
JUNIO 2012
ET-1
ESPECIFICACIONES TCNICAS
SUMINISTRO SOLUCIN GESTIN DOCUMENTAL PARA METRO S.A.
NDICE
1
OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 2
ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 2
2.1
PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO ............................................................................................ 2
2.2
PRODUCTO 2: IMPLEMENTACIN, PUESTA EN MARCHA Y SERVICIO DE SOPORTE PARA
SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ................................................................................................................. 3
2.2.1 SUBPRODUCTO 2.1: IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA .............................................................. 3
2.2.2 SUBPRODUCTO 2.2 SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ............... 4
IMPLEMENTACIN ..................................................................................................................................................... 5
EQUIPO DE PROYECTO METRO S.A. ........................................................................................................................... 6
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS A LAS APLICACIONES ............................................................................. 6
CAPACITACIN AL PERSONAL TCNICO ..................................................................................................................... 6
SERVICIO DE CONTINGENCIA ..................................................................................................................................... 7
MANTENIMIENTO DEL LICENCIAMIENTO ................................................................................................................... 7
CAPACITACIN A USUARIOS ...................................................................................................................................... 7
5.1
PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO ............................................................................................ 9
5.2
PRODUCTO 2: IMPLEMENTACIN, PUESTA EN MARCHA Y SERVICIO DE SOPORTE PARA
SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................................................... 10
5.2.1
SUBPRODUCTO 2.1. IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA ........................................................... 10
5.2.2
SUBPRODUCTO 2.1: ............................................................................................................................................ 18
SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................... 18
ANEXOS................................................................................................................................................................................ 19
ANEXO N 1: ...................................................................................................................................................................... 20
ORGANIGRAMAS ............................................................................................................................................................ 20
ANEXO N 2: ...................................................................................................................................................................... 22
PLATAFORMA DE HARDWARE SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL .......................................................... 22
ANEXO N 3: ...................................................................................................................................................................... 25
MATRIZ DE REQUERIMIENTOS ................................................................................................................................... 25
ANEXO N 4: ...................................................................................................................................................................... 27
INDICADORES DE DESEMPEO Y CALIDAD DE SERVICIO ................................................................................... 27
ANEXO N 5: ...................................................................................................................................................................... 28
PLAZOS DEL PROYECTO ............................................................................................................................................... 28
ANEXO N 6: ...................................................................................................................................................................... 29
PROCESOS ........................................................................................................................................................................ 29
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OBJETIVO
Adquirir una Solucin de Gestin Documental World Class Open Text o Documentum para Metro S.A. la que
deber ser provista por integradores, representantes o fabricantes de las herramientas antes indicadas que cumplan y
participen en el proceso de licitacin respectivo. El proponente adjudicado deber suministrar, licencias, servicios
de implementacin y servicio de soporte de acuerdo a los requerimientos de las presentes Especificaciones
Tcnicas del proyecto Suministro Solucin Gestin Documental para METROS S.A..
ALCANCE
Metro S.A. considera esta implementacin como una primera etapa dentro de un contexto de implementacin
corporativa, donde se define para esta primera etapa todos los ajustes tcnicos y funcionales necesarios en la
herramienta a fin de implementar los primeros 5 procesos indicados en la presente especificaciones tcnicas, as
como dejar a METRO S.A. facultado para continuar con la implementacin de nuevos procesos o funcionalidades
de la solucin que en esta etapa no sean implementadas.
2.1
Los Proponentes debern ofertar todo el software y licenciamiento necesario para la Solucin Gestin Documental
(software de clase mundial para Solucin Gestin Documental) que permita habilitar y operar los ambientes
implementados por el proponente.
Este producto considera la entrega del software (medios fsicos) y el licenciamiento asociado a la solucin de
Gestin Documental, adicionalmente a lo anterior, el proponente deber asegurar el soporte del licenciamiento por
los primeros 12 meses a contar de la entrega de los suministros, este deber incluir derecho y acceso a nuevos
releases, versiones y paquetes de correccin de software y la actualizacin de la documentacin correspondiente.
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2.2
Este producto considera la habilitacin de los ambientes necesarios para la puesta en marcha de la solucin de
Gestin Documental a cargo del Proponente; Parametrizacin, Implementacin del Sistema, Desarrollo o
adecuaciones funcionales de la plataforma, asistencia en el poblamiento inicial de datos ya generados a raz del
Proyecto de construccin de las lneas 3 y 6. En la actualidad dicha informacin est siendo almacenada y
administrada a travs de la herramienta BlueCielo Meridiam y en carpetas compartidas (rbol de directorio) con
permisos de lectura y/o escritura segn el perfil del usuario. El volumen de informacin estimado a la fecha de su
carga en el Gestor Documental ser de 200 GB y est compuesto por diversos documentos y archivos con formatos
tales como; DOC, XLS, PDF, XML, CAD entre otros.
La asistencia solicitada est relacionada a la metodologa y taxonoma (almacenamiento, versionamiento e
indexacin) en la carga inicial de dichos documentos.
Para lo anterior el desarrollo del plan de implementacin debe considerar la ejecucin de las siguientes etapas:
El proponente debe cotizar la versin de mercado actualizada de la herramienta a ofertar, compatible con la
plataforma de Metro S.A. descrita en Anexo N 2 y la arquitectura descrita en el punto 3.1 de las presentes
especificaciones tcnicas.
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2.2.2
Este servicio considera de parte del proveedor un total de 60 horas mensuales on site, no acumulables pagadero de
una sola vez, el cual deber ser facturado por el contratista 30 das posteriores a la recepcin conforme de Metro de
la Implementacin y puesta en marcha de la solucin.
El alcance de este servicio de soporte considera entre otras actividades, ajustes funcionales, nuevos desarrollos y
soporte en terreno de la herramienta y/o requerimientos que Metro S.A. estime necesario y que se encuentren en el
marco de las horas de Soporte requeridas, la ejecucin de estas horas sern canalizadas a travs del administrador de
la plataforma de Metro.
REQUERIMIENTOS GENERALES
Este producto considera la implementacin de la Solucin de Gestin Documental sobre una infraestructura provista
por Metro S.A. y especificada en el ANEXO N 2 PLATAFORMA DE HARDWARE SOLUCIN DE
GESTIN DOCUMENTAL. Un aspecto relevante a considerar es la existencia de esta plataforma con Base de
Datos SQL Server 2008 a 64 bits, siendo este motor exclusivamente el que el proponente deber utilizar para su
implementacin.
El proponente ser el nico responsable, en el caso de ser adjudicada su propuesta, del suministro de todos y cada
uno de los componentes que permitan a Metro S.A. poseer y operar libremente los ambientes requeridos por el
presente proyecto, se excluye de la provisin de la infraestructura especificada en el ANEXO N 2. Cabe indicar
que en el caso en que el proponente considere tcnicamente insuficiente la infraestructura descrita en el Anexo N
2, podr incluir las mejoras necesarias en su oferta tcnica y econmica, como tambin realizar observaciones de
mejora a la plataforma y que sea necesario realizar para las siguientes etapas corporativas, lo anterior sin perjuicio
que la solucin ofertada debe operar sin inconvenientes en esta primera atapa.
Si la Solucin que se proponga en la oferta presenta algn tipo de desviacin respecto de los requerimientos
indicados en esta especificacin tcnica o a la matriz de requerimientos, stas debern ser claramente detalladas y
explicadas por el proponente en el Formulario N 8 que forma parte integrante de las Bases Tcnicas de la
licitacin.
El Producto 2 Implementacin, Puesta en Marcha y Servicio de Soporte para Solucin de Gestin Documental,
ser implementado y desarrollado por el proponente en los plazos indicados por Metro S.A. en ANEXO N 5, lo
que debe ser expresado y desarrollado en el formulario N 7.
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Carta Gantt detallada considerando todos los productos requeridos, indicando las etapas de desarrollo,
implementacin; destacando tareas, plazos, recursos necesarios, resultados e hitos medibles de acuerdo a lo
solicitado en los documentos de la presente licitacin.
El Proponente ser responsable de que la herramienta opere en forma correcta e integrada con la plataforma de
software y hardware existente (Anexo N2 y arquitectura descrita en el punto 3.1 de las presentes especificaciones
tcnicas).
3.1
Implementacin
Para la implementacin que ejecutar el Proponente, ste debe considerar como mnimo:
Propuesta de implantacin.
Revisin de Procesos y requerimientos funcionales segn el alcance indicado
Parametrizacin
Propuesta de interfaces
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3.2
3.3
Al menos se debe contar con una estructura de directorios definida especialmente para el control de
estos cambios, en donde se dejar claramente creado por cada mdulo de los sistemas, un directorio
con subdirectorios creados con las diferentes fechas en donde se dejarn los cambios realizados.
Adicionalmente, para llevar el control de estos cambios, se deber contar con formularios que deben
ser llenados y que sern archivados como respaldo de este procedimiento. Para ello deber existir un
formulario creado y propuesto por el Proponente, tanto para nuevos requerimientos como para
correcciones y otro formulario que permitir registrar, en caso de correcciones o mejoras de
funcionalidad existente.
Adicionalmente, cada vez que se realiza un cambio ya sea nuevo o no, ste debe ser probado en el
ambiente de pruebas antes de ser pasado al ambiente de produccin.
3.4
ET-7
estndares utilizados por el proponente Mximo 2 profesionales, los que debern quedar en condiciones de
soportar los requerimientos de los usuarios en el aspecto funcional de la herramienta.
3.5
Servicio de contingencia
El Proponente deber proponer y especificar un Plan de Contingencias para su Solucin que permita
asegurar la continuidad de los servicios frente a un evento, con capacidad de restaurar, las condiciones
operacionales de explotacin del sistema. Metro S.A. podr requerir adecuaciones al Plan de Contingencias
propuesto.
3.6
3.7
Capacitacin a usuarios
La metodologa de capacitacin a los usuarios del sistema a implementar corresponder a usuarios Tcnicos
y No Tcnicos.
La capacitacin a usuarios tcnicos (dos usuarios), deber estar orientada a administrar y operar todos los
mdulos instalados como parte de la solucin. En el caso de usuarios no tcnicos (5 key user), debe
considerar aspectos tales como: Manejo de mens, navegacin, utilitarios, funcionalidades, visualizacin de
documentos, estructuras, generacin y modificacin de workflows, generacin de reportes, administracin y
todos aquellos aspectos no mencionados que cubran la totalidad de funcionalidades del sistema.
El Proponente deber indicar detalladamente el desglose y alcance de la capacitacin y las horas hombre
(HH) que ocupar en esta labor. Esta capacitacin se realizar en dependencias de Metro S.A. y contarn
para tal efecto con (Proyector, notebook, otros) para los usuarios de Metro. El proponente debe proveer el
material audiovisual, libretas de notas y otros necesarios que se consideren indispensables para el xito de la
capacitacin.
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Finalizada la capacitacin el proponente deber entregar a cada usuario tcnicos y no tcnicos un manual de
usuario en papel o digital, donde se resuma en detalle todos los aspectos vistos en la capacitacin, con este
instrumento l usuario debe quedar capacitado para ejecutar acciones bsicas y avanzadas segn su perfil,
que se contemplen en la operacin del da a da.
SITUACIN ACTUAL
Metro S.A. actualmente cuenta con herramientas limitadas que permiten el seguimiento particular de cierto tipo de
informacin, teniendo como cliente a gerencias especficas, lo anterior no garantiza una adecuada trazabilidad y
seguimiento en la gestin de procesos de documentacin que actualmente demandan los nuevos proyectos de Metro
S.A. En este contexto en particular existen dos herramientas para tal propsito, una denominada Libro de Obra
Digital (LOD) tambin conocido como Libro Digital de Comunicaciones (LDC), en el que actualmente se registra
la documentacin formal emanada de los contratos y la herramienta Bluecielo Meridiam, sistema que permite
gestionar los contenidos de ingeniera y que est siendo utilizado en los procesos de revisin de documentacin y
planos que Metro S.A recibe de externos producto del proyecto L63.
4.1.1
4.1.2
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5
5.1
REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS
PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO
El proponente deber entregar a Metro S.A. el software y licenciamiento, medio fsico de todo el software que
forma parte de la solucin ofertada.
El proponente deber dimensionar y cotizar el licenciamiento de la Aplicacin sin las Bases de Datos,
considerando un universo de 150 usuarios que utilizarn la solucin con acceso Full a todas las funcionalidades
de la plataforma ofertada.
Se estima que un 70 % de dichos usuarios pudieran accesar simultneamente a la solucin de gestin
documental, en este contexto el proponente debe especificar claramente la forma y modelo de licenciamiento
(Por Usuario, por procesador u otro tipo) que cubra el requerimiento antes declarado, adems de todo software
incorporado para el desarrollo, pruebas, carga de datos y produccin en su Oferta Tcnica y los valores de este
licenciamiento en su Oferta Econmica. La informacin solicitada debe ser declarada en los formularios
econmicos N 13 y 13B del ANEXO B de las bases administrativas segn corresponda.
El proponente debe considerar como parte del licenciamiento propuesto, al menos una licencia para el uso de
los ambientes no productivos solicitado por Metro S.A.
El horario definido para la ejecucin del los servicios del producto 1, ser de Lunes a Viernes de 08:30 a 18:30
hrs, sin embargo el proponente podr, si as lo estima necesario continuar fuera de este horario sus labores de
proyecto en sus dependencias propias, como tambin solicitar extensin horaria en dependencias Metro fuera
del horario indicado o fines de semana, lo que no tendr costo adicional para Metro S.A.
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5.2
5.2.1.1
Aspectos de Seguridad
5.2.1.2
Accesos
La solucin ofertada debe considerar que Metro S.A cuenta con un equipo de personas que necesitan
accesar a las funcionalidades de la solucin de gestin documental tanto desde la red interna de Metro
como desde fuera de la red corporativa, por lo anterior el oferente deber tomar las consideraciones
necesarias para que este requerimiento sea parte de las funcionalidades ofertadas en su solucin.
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5.2.1.3
La solucin de gestin documental ofertada debe permitir la interaccin con dispositivos de firma
electrnica avanzada y la integracin y uso certificados de firma electrnica simple.
5.2.1.4
Metodologas
Las metodologas a utilizar deben contemplar los procedimientos para asegurar la calidad de los productos
finales, y de los productos intermedios ms relevantes, en relacin con los objetivos del proyecto. Esta
debe ser formulada por el proponente en su oferta.
La propuesta metodolgica ser revisada y podr estar sujeta a modificaciones, producto de acuerdos que
sean establecidos con el equipo de Metro S.A.
5.2.1.5
El proponente deber entregar una carta Gantt que debe permitir visualizar a nivel macro y a nivel micro
cada una de las actividades y tareas a desarrollar en los tiempos establecidos por Metro S.A. Se debe
incluir todas las actividades incluyendo la planificacin inicial, pasando por los procesos que emanen de
las etapas requeridas.
En la carta Gantt se deber incluir los recursos asignados, hitos de control, informes de avance,
requerimientos adicionales y cualquier elemento que permita facilitar el correcto seguimiento del
proyecto. El Proponente a travs del Project Manager, deber considerar la programacin de reuniones
peridicas y la entrega de minutas de reuniones e informes de avance a Metro S.A. con fechas establecidas
y acordadas previamente, considerando al menos que durante todo el tiempo de ejecucin del proyecto, se
sostendrn reuniones semanales de control con Metro S.A.
La carta Gantt deber mantenerse actualizada a lo largo de toda la duracin del proyecto y ser
supervisada para su cumplimiento por personal tcnico especialmente asignado por Metro S.A.
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5.2.1.6
Dentro de los factores relevantes para lograr el xito del proyecto se ha considerado que el grupo de
trabajo de la empresa seleccionada deber contemplar necesariamente la participacin de personal con
experiencia y conocimientos en:
Administracin y gestin de proyectos de desarrollo e implementacin de la Solucin.
Anlisis y mejoramiento de procesos.
Arquitectura de Aplicaciones en la Solucin de Gestin Documental
Competencias en tareas de Mentor en la tecnologa adjudicada.
Implementacin de la Solucin.
Desarrolladores con competencias en la tecnologa empleada para desarrollo de cdigo.
Operacin y explotacin de la Solucin de Gestin Documental.
Para ello la empresa seleccionada deber disponer como mnimo durante el 100% del tiempo de duracin
del proyecto las funciones de profesionales solicitados ms los que se estime conveniente para las
siguientes etapas mencionadas:
Entre las Etapa 2 (Configuracin de la plataforma, parametrizacin y desarrollo de la solucin para 5
procesos requeridos) y Etapa 4 (Puesta en marcha de la solucin) como mnimo a estos
profesionales acreditados en la tecnologa de la Solucin de Gestin Documental.
1 Project Manager Full Time con todos los elementos tecnolgicos necesarios para el desempeo de
su funcin ej.: (notebook, telfono celular, suministros de oficina, entre otros), residente en Metro
S.A., con Certificacin y Experiencia comprobada en la metodologa propietaria que recomienda y
utiliza el proveedor tecnolgico o el implementador y que se emplee como mejor practica para la
Solucin de Gestin Documental (esto es a parte de la metodologa PMI). Deber tener como
mnimo 2 implementaciones en la plataforma tecnolgica utilizando la metodologa empleado para
la plataforma recomendada por el proveedor tecnolgico de la plataforma.
1 Arquitecto de Aplicaciones residente en Metro S.A. con todos los elementos tecnolgicos
necesarios para el desempeo de su funcin ej.: (notebook, telfono celular, suministros de oficina,
entre otros) y con experiencia comprobada en la Plataforma Tecnolgica de la Solucin de Gestin
Documental. (Deber tener como mnimo 2 implementaciones en la plataforma).
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Se deber entregar una nmina detallada del personal que participar en el proyecto, con indicacin de las
funciones a realizar (Project Manager, Arquitecto de la Solucin, Tcnicos de desarrollo, Tcnicos de
operacin u otros) y su dedicacin al proyecto, expresada en horas-hombre y la experiencia en proyectos
de similares caractersticas por cada integrante del equipo de proyecto con la entrega de los CV
actualizados.
La empresa seleccionada deber garantizar la idoneidad del personal que efecta los trabajos solicitados,
asegurando que el grupo de trabajo se mantendr durante el transcurso del proyecto. De producirse alguna
desercin o desvinculacin durante la vigencia del proyecto de algn integrante del grupo de trabajo, la
empresa adjudicada, con la autorizacin de Metro S.A. deber realizar el reemplazo respectivo
manteniendo o mejorando el perfil del profesional original.
El proponente deber utilizar los formularios N 4 (Experiencia especifica del proponente en proyectos
similares), formulario N 5 (Organizacin del contratista para el desarrollo del contrato) y formulario
N 6 (Plan de asignacin de recursos tcnicos y humanos para el servicio) para la entrega de la
informacin solicitada en los prrafos anteriores.
5.2.1.7
Seguridad de la informacin
Para el Producto 2, el Proponente deber considerar que Metro S.A. cuenta con una poltica de seguridad
de la informacin a la que debe dar cumplimiento, considerando obligatoriamente el proceso de auditora
que se lleva a cabo en Metro S.A., lo anterior se refiere a la posibilidad de que una o ms acciones sobre
la informacin tratada con la solucin de gestin documental, pueda ser registrada por el sistema a fin de
identificar en procesos de auditora posteriores el o los responsables de dicha accin.
Todo el equipamiento utilizado por el Proponente para el proyecto podr ser conectado a la red
corporativa de Metro S.A, toda vez que estos equipos sean revisados y configurados de acuerdo a las
polticas de plataforma de Metro S.A.
En el mbito de la seguridad, se establece que toda informacin de propiedad de Metro S.A. a la que el
proponente adjudicado tenga acceso por motivos propios de la implementacin y posterior soporte de este
proyecto, es de exclusivo uso de Metro, por lo tanto no podr ser usada, divulgada, extrada o transportada
por ningn medio fuera de Metro a menos que este expresamente lo autorice.
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5.2.1.8
Implementacin de la Herramienta
Objetivo Etapa
Producto
Actividades
Plazos
Obtener todo el
software y
Todo Medio fsico y
licenciamiento
Entrega del software y
Etapa 1 Entrega de
licenciamiento
5 das hbiles posterior
necesario que permita
documentacin de
suministro
asociado a la solucin
a la adjudicacin
habilitar y operar la
licenciamiento
de Gestin Documental
solucin Gestin
Documental
Al menos las
siguientes Actividades:
1.- Revisin
requerimientos
Etapa 2 Configuracin
funcionales
de la plataforma,
Instalacin,
involucrados
parametrizacin y
configuracin de la
Interfaces de usuarios
Definidos por el
2.- Planificacin de
desarrollo de la
plataforma, e
y Workflows asociados
Proponente y de
implementacin de la
solucin para 5
implementacin de 5
a 5 procesos
acuerdo a las bases
solucin
procesos y aspectos procesos en solucin
funcionales requeridos
de G.D.
2.- Parametrizacin e
implementacin de las
en las presentes ET
aplicaciones
3.- Desarrollo de
interfaces y Worflows
Requisito de
Aprobacin
Revisor
Revisin de
documentacin y
medios entregados
METRO S.A.
Generar un plan
integrado de pruebas
Etapa 3 Capacitacin y del sistema, utilizando
Definidas por la
Pruebas Funcionales.
Pruebas Funcionales
datos preparados en
empresa adjudicataria.
forma conjunta con el
usuario.
Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases
Poblamiento inicial de
Migracin de
datos ya generados a
documentacin digital
raz del proyecto de
Definidas por la
requerida en el gestor
ingeniera bsica de la empresa adjudicataria.
Documental.
construccin de las
lneas 3 y 6
Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases
Etapa 4 Puesta en
marcha de la Solucin
a.- Descripcin de
manual usuario
Generar manuales y
documentos.
Documentacin.
b.- Descripcin de
manual de sistemas
entre otros.
Capacitacin a usuarios
Charlas y reuniones
tcnicos y usuarios
Capacitacin
expositivas
finales
Evolucin del sistema
Puesta en marcha y
Definidas por la
y correccin de fallas
Recepcin Conforme. empresa adjudicataria.
y/o defectos.
Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases
Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases
Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases
Programas fuentes
Manual de Usuario
Manual de Sistemas
Metro S.A
Informe de
capacitacin
Metro S.A
Metro S.A.
La revisin de los requerimientos funcionales debe considerar la informacin declarada como tal en el
Anexo N 3 en conjunto con los antecedentes formulados en el Anexo N 6 Procesos, lo anterior con la
finalidad de realizar y validar las mejoras de aquellos aspectos que a juicio del proveedor sean necesario en
dichos flujos de informacin, considerando las mejores prcticas que promuevan una mejor integracin con
la solucin de Gestin Documental.
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5.2.1.9
Plan de asistencia migracin de documentacin digital de la GDP y GIT para
los proyectos Lnea 3 y 6
El Proponente en su plan de trabajo deber especificar detalladamente las caractersticas de su plan de
asistencia para la carga de la documentacin digital existente, originada de los proyectos lnea 3 y lnea 6.
Ser de su responsabilidad la asistencia en la ejecucin de ste y formar parte de los entregables en su
propuesta. Se requiere cargar toda la informacin que permita la continuidad de los procesos de los
proyectos lnea 3 y lnea 6 de las gerencias GDP-GIT segn se describe en Subproducto 2.1
Implementacin y Puesta en marcha.
5.2.1.10
Plan de pruebas
El proponente en su plan de trabajo debe especificar detalladamente el plan de pruebas, stas debieran
considerar al menos lo siguiente:
Pruebas de Sistema: Se refiere a una serie de pruebas diseadas a objeto de asegurar que los
desarrollos en el sistema cumplan con los requisitos mnimos de operacin, este grupo de pruebas
debiera considerar como mnimo lo siguiente:
Pruebas de Recuperacin: Verificacin de la capacidad de recuperacin del sistema ante una
falla de software o hardware.
Pruebas de Seguridad: Aseguramiento de que las mantenciones o desarrollos incluyen los
controles adecuados de acceso y seguridad mnimos requeridos por Metro S.A.
Pruebas de Rendimiento: Deber considerar pruebas que satisfagan adecuadamente los tiempos
de respuesta y funciones requeridas por Metro S.A.
Pruebas de Aceptacin Final: Se debe considerar a lo menos lo siguiente:
Prueba de aseguramiento de la calidad: Enfocadas en las especificaciones de
documentacin y en la tecnologa empleada. Es aqu donde se verifica que la aplicacin
funcione de acuerdo a la documentacin y especificaciones tcnicas adjuntas.
Prueba de aceptacin de usuario: Enfocada en soportar el proceso de asegurar que el
sistema est listo para produccin y que satisfaga todos los requisitos documentados;
stas deben ser debidamente documentadas, escritas desde la perspectiva del usuario y
ejecutadas en un escenario lo ms cercano posible a la produccin.
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Todas estas pruebas mnimas a desarrollar deben ser debidamente documentadas y presentadas en el plan
de pruebas para la aceptacin de Metro S.A. previa al desarrollo de la Etapa de pruebas. Este plan debe
estar considerado dentro de los plazos de cada hito correspondiente. Una vez que el proponente entregue
los productos, Metro S.A. efectuar las pruebas de acuerdo a los plazos convenidos en la planificacin del
proyecto y entregar las observaciones al proponente para que ste las corrija.
Las pruebas de las aplicaciones se realizarn en el lugar de trabajo que Metro S.A. disponga de acuerdo al
plan convenido. Si estas pruebas son exitosas, se proceder a levantar un Acta de Recepcin Conforme del
Subproducto 2.2: Implantacin de la Solucin de Gestin Documental.
5.2.1.11
Recepcin final
Pruebas Funcionales.
Documentacin.
Puesta en marcha.
ET-17
5.2.1.12
Requerimientos funcionales
5.2.1.13
Reportes
La Solucin deber poseer herramientas que permitan a nivel de usuario final generar reportes e informes
de acuerdo a las necesidades del negocio, en particular al control de uso y cumplimiento de flujos y
estados de documentos.
5.2.1.14
Licenciamiento
El Proponente deber entregar a Metro S.A. el licenciamiento y medio fsico de todo el software que
forma parte de la solucin integral. Todo el licenciamiento deber otorgar derechos de uso y sin lmite de
tiempo a Metro S.A.
El Proponente deber entregar a Metro S.A. el software, licenciamiento (teniendo en cuenta que el
ambiente definitivo considerar una mquina principal en produccin y una mquina para ambiente
Desarrollo/Test), medio fsico de todo el software que forma parte de la solucin integral.
El Proponente debe especificar claramente la forma de licenciamiento de todo software incorporado para
el desarrollo, pruebas y produccin en su Oferta Tcnica y los valores de este licenciamiento en su Oferta
Econmica.
EL MANTENIMIENTO DE TODO EL LICENCIAMIENTO DE LA SOLUCIN PARA EL
PRIMER AO, DEBE ESTAR INCLUIDO EN EL VALOR DE ADQUISICIN DE LAS
LICENCIAS.
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5.2.1.15
Workflow
La Solucin propuesta debe poseer una herramienta de workflow integrado, que permita iniciar
solicitudes, realizar aprobaciones, manejar estados, hacer seguimiento y envo de mensajes que
corresponda de acuerdo a la definicin de cada proceso segn lo indicado en la Matriz de Requerimientos
Funcionales definida en ANEXO N 3. La herramienta debe permitir la modificacin de los workflow por
parte de los usuarios administradores de la aplicacin y manejar perfiles de seguridad.
El horario definido para la ejecucin del los servicios del producto 2, ser de Lunes a Viernes de 08:30 a
18:30 hrs, sin embargo el proponente podr, si as lo estima necesario continuar fuera de este horario sus
labores de proyecto en sus dependencias propias, como tambin solicitar extensin horaria en
dependencias Metro fuera del horario indicado o fines de semana, lo que no tendr costo adicional para
Metro S.A.
5.2.2
SUBPRODUCTO 2.1:
SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL
La solucin propuesta debe considerar un servicio de Soporte por 6 meses a contar desde la aceptacin
conforme de la etapa 4 SUBPRODUCTO 2.1 IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA.
Como se mencion en el punto 2, Subproducto 2.2, este servicio considera de parte del proveedor un total
de 60 horas mensuales on site no acumulables por un periodo de 6 meses a contar de la puesta en marcha
de la solucin, El alcance del uso de estas horas de Soporte est descrito en el punto 2.2.2 Subproducto 2.2
Servicio de Soporte para solucin de gestin documental
Lo solicitado deber ser cotizado en el formulario econmico E2, de las presentes bases de licitacin.
ET-19
ANEXOS
ET-20
ANEXO N 1:
ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA GERENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROYECTO
Gerente
Ingeniera y
Tecnologa**
(1)
Automatismo
10
3
Vas y RAMS
Proyectos
Proyectos
Tecnolgicos
Tecnolgicos
F. Bravo
CBTC
27
11
Integracin
Sistemas
Jefe de Proyecto1
Ingeniera de
Mantenimiento
29
Proyectos 14
Infraestructura y
Jefe de Proyecto1
38
Informtica
(1)
Estudios
Operaciones
Ingeniera
Confiabilidad
Proyectos 4
Infraestructura
Redes y Soporte15
Tcnico
Seguridad
estaciones
Mtodos de
Trabajo
Proyectos
8
Conservacin
12
Adm Sistemas de
Informacin
Planificacin 7
mantenimiento
Jefe de
Ingeniera 1
Proyectos SGPT
Sistema de 11
Ventas y Peaje
Equipamiento 17
PMO
24
Conservacin
4
E. Elctrica
Ingeniera de
Operaciones
160
Seguridad trenes
Vida til y 7
obsolescencia
ET-21
ET-22
ANEXO N 2:
PLATAFORMA DE HARDWARE SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL
Actualmente Metro S.A. cuenta con una infraestructura de procesamiento y almacenamiento, para el alojamiento y
operacin de la Solucin de Gestin Documental motivo de la presente licitacin
Esquema Topolgico de la solucin:
LAN
Servidor Testing y
QA
Servidor Produccin
11
11
POWER
O
PSUPPL
WR
EY
Y
U
L
S
P
9 7
22
3
3
44
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22
PO WER
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P WY R
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SUPPL
HP
ProLi ant
DL380 G7
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P ritL
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D0
6
3
L G7
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CAP
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U
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S
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5 3
D IMMS
7 5 3
U ID
1 1 3
1 1
O
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C
P
A
S D
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5 7
3 5
7 9
4
UD
I
6 4 2
4 6
8 6 2 4 2 AMP 2 4
618
STAIN
TUS
L
E
2 O
1
P ROC
P ROC
R
A
P
E
S
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P O C MFANS
IR R O R R
P OC
F
A N6 S 5
4
3
2
1
6
5
4
3
2 1
1 0 /1 0 0 / 1 0 0 0 B A S E - T
1 0
/ 1 0 0 /1 0 0 0 B A S E
C ON S OL E
P WR
L IN K
A /L
9
/D S
T
C ON S OL E
P WR
/A L
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L IN K
MO D E
A CT
H3 C
S3 1 0 0
Se e
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9
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AC T
H3 C
S3 1 0 0 Se e
ir s
HP
S to P
4
a
r 3
g 0
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Wo
G2
kr s
UD
I
HP
S to P
4
a
r 3
g 0
e 0
Wo
G2
kr s
UD
I
La Solucin gestin documental deber ajustarse estrictamente a la arquitectura presentada y ser responsabilidad
del Proponente, disear la mejor solucin de implementacin de su software con la actual arquitectura.
ET-23
ET-24
ET-25
ANEXO N 3:
MATRIZ DE REQUERIMIENTOS
Como se mencion en el alcance de este documento, Metro S.A. considera esta implementacin como una primera
etapa dentro de un contexto de implementacin corporativa.
Considerando la situacin antes descrita, en la siguiente matriz se presentan un conjunto de funcionalidades con las
que debe contar la solucin ofertada, diferenciando aquellas que deben ser parte obligatoria de la primera etapa de
implementacin, de las que sern sujeto de implementaciones posteriores.
El proponente debe priorizar al momento de implementar su solucin las mejores prcticas relacionadas con su
producto, proporcionando a Metro S.A. un sistema lo ms estndar posible, considerando el desarrollo de cada tema
requerido en la matriz de requerimientos en su oferta tcnica.
Funcionalidad a
implementar en la
primera Etapa
GENERALES
Capacidad de
implementacin
en Futuras
etapas
X
X
X
X
X
X
X
X
ET-26
Bsqueda de texto dentro de contenido de planos CAD
Permite customizar la interfaz del usuario no administrador para la consulta de documentos digitales e
informacin empleando para ello tecnologa .NET o J2EE de modo de disponer mini sitios.
Rpido desarrollo customizable mediante RESTful APIs y Estndares abiertos tales como CMIS o JSR 168 y
otros.
Captura de documentos desde Herramientas MS Office
Debe permitir la Gestin de Seguridad de Usuarios, grupos de usuarios y asignacin de Roles y perfiles de
usuarios para proteccin del contenido y operacin de las etapas de aprobacin.
Debe permitir crear e importar subgrupos de usuarios por separado para la incorporacin de subcontratistas
externos, separados de empleados de Metro S.A.
Debe permitir el Acceso a los directorios por medio de Windows Folder compartido del usuario.
Posee mdulo de Colaboracin. ( Espacio de proyectos, foros/discusiones, tareas noticias, encuestas,
notificaciones, seguimientos)
Funcionalidad de Recuperacin de Password.
X
X
X
X
X
X
Posee mdulo de Web Content Management para publicacin de contenido con etapas de aprobacin.
X
X
ET-27
ANEXO N 4:
INDICADORES DE DESEMPEO Y CALIDAD DE SERVICIO
Se describen los indicadores en base a los cuales se medir el desempeo y calidad en la prestacin de los servicios
de Soporte y Mantencin contratado.
1. Servicio de Soporte
Estos indicadores se miden por das calendario corrido.
N Indicador
1 (*)
2 (**)
Criterio/Indicador
Perodo de
Nivel de
Medicin
Servicio
Manejo de Sancin
Ocurrencia
un requerimiento
especfica
4 [Hrs.]
tiempo mximo.
Ocurrencia
Segn
requerimiento de soporte.
especifica
Acuerdo
(*) :
En el caso de incumplimiento del tiempo mximo de respuesta ante un requerimiento reportado por Metro S.A
(indicador N 1), la sancin ser adicionar una hora cronolgica por cada hora sobre el tiempo mximo permitido,
lo anterior aplicable sobre las 60 horas de servicio de Soporte mensual contratado, lo que quedar debidamente
registrado y notificado formalmente por el jefe de Proyecto Metro a la contraparte adjudicada.
(**):
En el caso de incumplimiento del indicador N 2, por cada da adicional a lo acordado, la sancin ser adicionar dos
hora cronolgica por cada da, lo anterior aplicable sobre las 60 horas de servicio de Soporte mensual contratado, lo
que quedar debidamente registrado y notificado formalmente por el jefe de Proyecto Metro a la contraparte
adjudicada.
ET-28
ANEXO N 5:
PLAZOS DEL PROYECTO
Se entender que los plazos indicados en el presente Anexo, regirn desde la firma de los Contratos.
Descripcin
Plazo General
ETAPA 1
5 das hbiles
ETAPA 2,3,4
83 das hbiles
Total Proyecto
89 das hbiles
ET-29
ANEXO N 6:
PROCESOS
FICHA DE PROCESO N1
CLIENTE
ACTIVADOR
PRODUCTO
PARTICIPANTES
CONTINGENCIAS
PRINCIPALES
TECNOLOGAS
DE APOYO
DOCUMENTOS
DE APOYO
INDICADORES
PRINCIPALES
FORMATO DE
ARCHIVOS
TIPO
DOCUMENTOS
Visibilizar los flujos y generar los controles necesarios en cada una de las
etapas involucradas en el proceso de Licitacin de servicios y
adquisiciones de suministros.
GDP
Asesoras, servicios y suministros.
GDP, GIT, Finanzas, Proponentes.
Sistemas , mail
MAC ( Manual adquisiciones corporativas), normas tcnicas,
lineamientos de Gerencia
REGISTROS
OBSERVACIONES
ET-30
Tarea
Responsable
Medio
Herramie
nta
Word (
Doc),
Excel (
XLS),
Project (
Mpp)
Elabora
Documentacin
GDP Apoyo
Tcnico
Revisin JP
Jefe Proyecto
Revisa
Documentacin
Fiscala
Revisin JP
Jefe Proyecto
Visacin
Gerente rea
Revisin y
Publicacin
Avisos
Administracin
WEB,
Diaros
Ventas Bases
Tcnicas
Finanzas
Presencial
Adquisicin
Mail,
Project,
Word,
Excel
Mail,
Project,
Word,
Excel
Mail,
Project,
Word,
Excel
Presencial
Descripcin
ET-31
Bases
9
Envo Consultas
a proceso
licitacin
Proveedor
Mail,
Carta
papel
10
Recepcin
consultas
DGP
MAIL
Carta
Papel
11
Desarrollo y
envo de
propuestas
Tcnico
econmicas
Recepcin,
propuestas y
antecedentes
Apertura
Propuestas
tcnicas
Proveedor
Word,
PDF,
GDP
Papel
GDP
Word
14
Evaluacin
Tcnica
GDP
Word,
Excel
15
Evaluacin Ant.
Financieros
Finanzas
Word,
Excel
16
Evaluacin
Legales
Jurdica
Word,
PDF, Excel
17
Apertura
Econmica
GDP
Word
18
Evaluacin
Econmica
GDP
Word,
Excel
12
13
ET-32
19
Informe tcnico
econmico
GDP
Word
20
Revisa
Antecedentes
Gerencia rea,
Gerencia
General o
Directorio
Word
21
Proceso de
Adjudicacin
22
FIN
ET-1
ET-2
Proceso Licitacin Servicios y suministros|
ET-3
ET-4
ET-1
FICHA DE PROCESO N 2
Pago a proveedores
GDP
ET-2
Actividad
Responsable
Medio
Herramienta
Recepcin y
Revisin EPA
Gerencia de
Proyectos/
Subgerencia
Manual
Revisin
Visacin
Emisin Factura
Subgerencia LOD
de
Programaci
n y Control
Jefe de
proyecto/
especialidad
( Gerencia de
Proyecto/sub
gerencia)
Proveedor
Recepcin
Factura/AEF
Revisin
Proveedor
Mail / Papel
Envo Copia de
Factura
Reenvo
J. Proyecto o
Especialidad
LOD
Procesa Pago
Sistema
MGFP, LOD
10
Revisin
Subgerencia
Programaci
n y Control
Seccin
Control de
Egresos
Gerencia
Proyecto/
Subgerencia
Departament
o de
Contabilidad
LOD
Descripcin
ET-3
proveedor
b) Control de egresos visa pago en MGFP
c) Se enva Cheque o vale vista a proveedor
FIN
ET-1
Proceso Pago a Proveedores
ET-2
Proceso Pago a Proveedores
ET-3
Proceso Pago a Proveedores
ET-4
Proceso Pago a Proveedores
ET-5
ET-1
FICHA DE PROCESO N 3
Generacin de Contratos
GDP
Controlar el flujo de informacin y documentos asociados a la elaboracin de
contrato y las etapas posteriores de recepcin de documentacin de avance del
mismo.
GDP
Adjudicacin Licitacin
Contrato de Servicios OOCC
DGP, G.General, Fiscala, Proveedores- Contratista, Administracin
PC, WEB, Mail.
MAC, Normas Tcnicas
ET-1
Actividad
Responsable
Medio
Herramienta
Descripcin
INICIO
Preparacin
Contrato
GDP Apoyo
tcnico
Word,
Project, mail
Revisin Visacin
Fiscala
Mail, word
Recepcin contrato
visado
GDP
Mail, Word,
papel
Revisin
Proveedor
Mail, Word,
Papel
Revisin Contrato
revisado
GDP
Mail, Word,
Papel
Firma Contrato
Papel, pdf
8
9
Recepcin contrato
firmado
Inicio actividades
Gerencia
General
Metro
Representan
te Legal
Proveedor
GDP
GDP
Correo, carta
10
Recepciona
Proveedor
Correo, carta
Papel, pdf
ET-2
11
12
Solicitud
Prepara
documentacin
Recepcin y
Revisin
documentacin
Proveedor
GDP
Word, PDF,
Web
Check list
Word, pdf,
papel
13
Archiva copia
documentacin
GDP
Papel
14
Papel
15
Inicio de trabajos
Proveedor
16
Genera
documentacin
Proveedor
Papel, pdf,
Word, cad,
mpp, otras.
17
RECEPCIN Y
REVISIN
DOCUMENTACIN
PROYECTO
GDP
Papel, pdf,
Word, cad,
mmp, otras
18
Proceso de Pago
EPA, correo
19
Consolidacin
documentacin
GDP
Proveedor
GDP
20
FIN.
Papel, pdf,
cad, Word,
otros
ET-1
Proceso Generacin de Contratos
ET-2
Proceso Generacin de Contratos
ET-3
Proceso Generacin de Contratos
ET-1
FICHA DE PROCESO N 4
CLIENTE
ACTIVADOR
PRODUCTO
PARTICIPANTES
CONTINGENCIAS
PRINCIPALES
TECNOLOGAS
DE APOYO
DOCUMENTOS
DE APOYO
INDICADORES
PRINCIPALES
FORMATO DE
ARCHIVOS
TIPO
DOCUMENTOS
REGISTROS
OBSERVACIONES
ET-2
Proceso manejo de planos y documentos asociados
N
Act
.
1
2
Tarea
INICIO
Desarrollo Planos
Responsable
Medio
Herramienta
Proyectista Contratista
CAD, plotter
Recepcin ,
Revisin Planos y
documentos
asociados
Control
documental
Mail, medio
ptico, papel
Recepciona y
Deriva
Jefe Proyecto
Mail, medio
ptico, papel
Recepcin plano
y documentacin
asociada
Revisin
especialista
Desarrollo
informe con
alcances
Recepcin
informe alcances
Responsable
especialidad
Mail, medio
ptico, papel
Especialista
OOCC
Especialista
OOCC
Visualizador
CAD
Word, Mail
Responsable
Especialidad
Word, mail
Recepcin
informe de
Alcances y
observaciones
Jefe de
Proyecto
Metro
Word, medio
ptico, Mail
10
FIN
6
7
8
Descripcin
ET-1
ET-2
Proceso manejo de planos y documentos asociados
ET-3
ET-4
ET-5
Tipos de Documentos
Los tipos de documentos de ingeniera definidos son los siguientes:
BMP :
CRD :
ESQ :
ETG :
ETP :
INF :
INI :
ETQ :
Instruccin de Ingeniera
Especificacin
Tcnica de equipos,
aparatos o materiales
LMA
MAQ
MCA
PRO
PLA
PRG
PRE
LDO
ET-1
FICHA DE PROCESO N 5
Nombre Proceso
Dueo del proceso
Fecha de la versin
OBJETIVO
CLIENTE
ACTIVADOR
PRODUCTO
PARTICIPANTES
CONTINGENCIAS
PRINCIPALES
TECNOLOGAS
DE APOYO
DOCUMENTOS
DE APOYO
INDICADORES
PRINCIPALES
FORMATO DE
ARCHIVOS
TIPO DE
DOCUMENTOS
REGISTROS
OBSERVACIONES
ET-2
Actividad
Responsable
Enva
Documentacin
Recepcin
Documentacin
Registro
Documentacin
entrante
Secretara rea
Ingreso
Documentacin
a LOD
Secretaria rea
Recepcin
Destinatario
Documentacin. Original
Revisin
Destinatario
Original
2
3
Secretaria rea
Redistribucin
segn
instrucciones
Secretaria rea
Recepciona
Documentacin
Destinatario N
Prepara
respuesta
Destinatario N
10
Enva respuesta
Destinatario N
Medio
Herramie
nta
Mail Presencial
Mail Presencial
Word,
Excel
Browser
Scanner
Mail,
presencial
Descripcin
ET-3
11
Verifica
Recepcin
Respuesta
Secretara rea
12
Recepciona
Respuesta
Secretaria rea
13
Visacin
G. rea
14
Registro y envo
respuesta
Secretaria
15
FIN
ET-1
Proceso Recepcin y Envo Documentacin
ET-2
Proceso Recepcin y Envo Documentacin
ET-3
Proceso Recepcin y Envo Documentacin
ET-1
Proceso Recepcin y Envo Documentacin
Certificado
Minuta
Video
Fotografas
Informe
Informe Tcnico
Informe expropiacin
Minuta de deslindes
Plano
Especificaciones Tcnicas
Cartas
Memos