El diagnostico administrativo

El Diagnstico Administrativo es un estudio sistemtico, integral y peridico

que tiene como propsito fundamental conocer la organizacin
administrativa y el funcionamiento del rea objeto de estudio, con la
finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos
de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solucin que
ayuden a la erradicacin de los mismos.
Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que
ocasionan crsis dentro de la empresa, as como las necesidades de
adaptacin del presente al futuro.
Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y
modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde
con la evolucin de los mercados actuales, de ello resulta que deben
adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y
aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas
particulares y generales en cualquier momento.
Su campo de aplicacin no tiene lmites ni barreras, puede aplicarse a todo
nivel dentro de cualquier rea, departamento, funcin o proceso,
simplemente se encontrarn variantes de cmo aplicarlo dependiendo de
las caractersticas particulares del problema que se desee atacar.
Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos
aquellos aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o
indirectamente con l, adems es necesario realizar anlisis peridicos
sobre las reas objeto de estudio para retroalimentar las soluciones y
mejorarlas permanentemente.
El Diagnstico Administrativo no es ms que el anlisis de los siguientes
aspectos:
- De la estructura administrativa y orgnica, lneas de autoridad y tramos de
control.
- De las funciones de cada uno de los rganos administrativos, que
comprende al conjunto de actividades relacionadas entre s que se
necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma.
- De los procesos generales y descripcin grfica de la secuencia de las
funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos.
- De facultades delegadas dentro del personal, as como la relacin
existente entre la ejecucin de las funciones especficas de los puestos y el
proceso de toma de desiciones.

- De comunicacin y coordinacin entre dos o ms reas para determinar la

relacin existente entre cada una de ellas.
Para realizar adecuadamente el Diagnstico Administrativo, es necesario
llevar un rden lgico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la
informacin y cumplir con los objetivos deseados, difcilmente se podrn
obtener si no existen parmetros de evaluacin que indiquen los aspectos
que se deben evaluar.
Las estapas que integran el Diagnstico Administrativos pueden resumirse
en:
- RECOPILACION DE INFORMACION
- ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO
- OBTENCION DE CONCLUSIONES
- PROPUESTA Y PLAN DE ACCION
RECOPILACION DE INFORMACION:
La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues
representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es
experto en diagnsticos bastar la informacin objetiva con solo observar o
intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los
sntomas directos; la informacin deber ser procesada y analizada con
mucho cuidado pues de ella dependern las posibles soluciones a los
problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de informacin
es variada y diferente en relacin a la fuente original y que cada una de
ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solucin final.
En todo proceso de recoleccin de datos existe la informacin a substituir, si
se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta
con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con informacin
verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos
del rea afectada, para realizar en forma breve y rpida el anlisis de lo
recolectado que facilite la finalizacin del diagnstico en el menor tiempo
posible.
Tambin es necesario analizar la informacin proveniente de fuentes
externas, pues indicar las caractersticas, las posibilidades y la situacin
particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que
puedan desarrollar en consonancia con el anlisis del problema. Esta
informacin es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a
normalizar y orientar el estudio.

El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados

internacionales que limita el volmen de productos y/o servicios, anula la
demanda, surge la competencia imperfecta, dependencia econmica y
tecnolgica, implican desequilibrio orgnico y funcional y alientan a la
expancin, restriccin o desaparicin de las empresas.
Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones
mediante la investigacin administrativa como funcin permanente, para
que con sus productos y/o servicios se adece a lo que el medio ambiente
requiere.
La informacin interna existente en la empresa es de fundamental base
para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los
registros de la empresa y experimental a travs de la informacin que
proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con
base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y
ejecutadas ordenadamente, esta informacin debe ser verificada por lo
subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su anlisis
de calidad y cobertura o amplitud, su actualizacin es necesaria para
obtener datos fidedignos, debe verificarse y comprobar el costo de su
obtencin tomando en cuenta la utilidad que prestar al estudio.
En sntesis es vital tener a disposicin una lista de posibles funciones a
examinar, un listado de problemas para iniciar un autodiagnstico
preliminar, tomando en cuenta la informacin registrada o de los elementos
pertenecientes a la empresa, as como informacin externa al departamento
o rea afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya
existente y de esta forma determinar el anlisis de la informacin y sus
posibles conclusiones.
ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO:
Esta fase del Diagnstico Administrativo tiene como objetivo comparar la
informacin registrada en la etapa de anlisis y los aspectos tcnicos
establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos
crticos que afectan al buen desempeo del rea evaluada.
Dentro de sus principales objetivos estn:
- Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.
- Determinar con datos reales la evolucin de la empresa en un perodo ms
o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc.
para analizar sistemticamente si ha existido crecimiento o se ha
desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como tambin en los
operativos.

- Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

Se realiza a travs del anlisis de los siguientes aspectos organizacionales:

ANALISIS DE LA ESTRUCTURA:
Comprende el estudio de cada una de los componenetes que integran la
estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se
encuentran organizados ayuda a cumplir con la misin, visin y objetivos de
la misma y de la empresa en general.
Los aspectos que se deben evaluar como mnimo son los siguientes:
- Organigrama estructural
- Niveles jerrquicos
- Tipo y lneas de autoridad
- Tramos de control
- Recursos existentes
- Dependencia y relacin con otras reas

ANALISIS DE LAS FUNCIONES:

Comprende el estudio de las funciones asignadas al rea objeto de etudio,
as como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el
desempeo del trabajo.
La base para este tipo de anlisis la representa cada uno de los puestos de
trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante
verificar:
- Funciones principales del rea objeto de estudio.
- Relacin existente entre las funciones que se desempean en cada puesto
de trabajo con los objetivos del rea y si se encuentran normadas
adecuadamente o simplemente se realizan en forma emprica.
- Duplicidad u omisin de funciones dentro del rea en relacin a los
objetivos de la misma.
- Grado de complejidad y especializacin que se necesita para realizar cada

una de las funciones.

- Descripcin y perfiles de los puestos de trabajo
ANALISIS DE LOS PROCESOS:
Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del rea
objeto de etudio, as como el aporte que ofrecen parcialmente a los
procesos generales de la organizacin en los cuales se ve involucrada.
La base para este tipo de anlisis la representa la secuencia de cada una de
las actividades que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio.
- Procesos principales
- Sub-procesos
- Procesos contingentes
- Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras
reas.

Es de mucha utilidad para realizar este anlisis basarse en el Manual de

Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del rea.

ANALISIS DE RELACIONES:
Comprende el estudio de la coordinacin, comunicacin y dependencia que
existe entre los elementos integrantes de la organizacin en general y que
se relacionan con el rea objeto de estudio.
Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:
- Entre los niveles jerrquicos que integran la estructura organizacional del
rea objeto de estudio.
- Entre el personal en general del rea objeto de estudio con las otras reas.

- Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el rea.

- Entre los procesos generales de la organizacin en los cuales dependencia
del rea en por lo menos una de sus actividades componentes.

OBTENCION DE CONCLUSIONES:
Todas las etapas del diagnstico administrativo estn intimamente ligadas,
cada una de ellas puede producir conclusiones, an antes de finalizar la
recoleccin de los datos, y por simple observacin al inicio del estudio
dando resultados comprobados posteriormente por medio de la informacin
obtenida.
Para realizar un anlisis ms completo es importante revisar sobre la
evolucin y desarrollo que han sufrido a travs del tiempo y comparacin de
esos datos con otros similares, ya sean de otras reas o departamentos
dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente
verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control
efectivo de la situacin.
Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que tambin se
deben analizar tanto la organizacin del rea afectada como las tcnicas de
direccin empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre
sus elementos, crecimiento del rea y la etapa en la que se encuentra
determina que objetivos persigue, que polticas y procedimientos emplea
cul es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cules son los
canales de comunicacin y distribucin utilizados, en que manera se motiva
o insentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de
ellos.
Es necesario tambin el anlisis de la informacin, sus necesidades, su
fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtencin y registro,
as como el uso adecuado del procesamiento electrnico de datos, si existe
un sistema integrado de informacin o un simple sistema general; con todo
esto se desarrollar el anlisis funcional que no es ms que la forma
operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto
de estudio.
Por ltimo se debe elaborar un listado de las cosas que estn mal y
producen fallas dentro de la organizacin, para obtener conclusiones
parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa
a la solucin final, seleccionar las posibles soluciones y establecer o
estructurar un plan de accin.
Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a
detectar a travs de la aplicacin del Diagnstico Administrativo son los
siguientes:

- Inexistencia de misin, vsin y objetivos definidos claramente.

- Inexistencia de estratgias, metas y polticas administrativas que orienten

sobre los objetivos de la organizacin, para no confundir autonoma con

independencia.
- Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del rea de
estudio
- Dualidad de mando y abuso de autoridad
- Incapacidad o falta de inters gerencial de los mandos medios para dirigir
a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la
empresa.
- Improvisacin en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de
planes y programas administrativos.
- Falta de comunicacin y coordinacin entre el personal a todo nivel o entre
las diferentes reas o departamentos que integran la empresa (lnea
jerrquica).
- Falta de informacin oportuna para la adecuada toma de decisiones.
- Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro
de la empresa.
- Obsolecencia de procedimientos, mtodo y tcnicas de trabajo.
- Insuficiencia de calidad profesional y tcnica en los diferentes puestos de
trabajo.
- Falta de programas de induccin y capacitacin para el personal que
realiza las diferentes actividades.
- Duplicidad de funciones
- Cuellos de botella.
- Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.
- Falta de controles para la adecuada utilizacin de los recursos disponibles.
- Exceso de papelera y formularios en general.
- Inadecuada distribucin del trabajo, que no permite delimitar
responsabilidades.
- Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad.

- Excesivo tramo de control

- Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal
- Inadecuada utilizacin de habilidades y destrezas del personal.
- Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrandolas y
congestionandolas en la alta direccin an aquellas que son rutinarias.
- Exceso de mandos medios o puestos innecesarios
- Baja productividad como consecuencia de problemas tcnicos, humanos y
organizacionales.
- Crecimiento no programado, cuando no se prevee y toman medidas
correctas a lo que el medio ambiente provoca y que implica que la
organizacin estructural y funcional sea condicionada por factores externos
e internos lo cual implica un debilitamiento e improductividad por parte de
los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa.
- Especializacin del trabajo en una sola persona o rea (no substitutos)
- Falta de lderes o lderes inadecuados.
El listado de conclusiones se representa a travs del FODA ADMINISTRATIVO,
el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las
Oportunidades y Amenazas como factores externos, as como la
interrelacin entre los cuatro factores.

PROPUESTA Y PLAN DE ACCION:

Es la sincronizacin del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en
rden la investigacin, el anlisis de la informacin y para tener la facilidad
de soluciones posibles en la organizacin o reorganizacin que determina
cuales fases son necesarias para una investigacin real, que reas son
afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cules recursos son
necesarios para el anlisis, obtener conclusiones que permitan recomendar
las posibles soluciones o alternativas para un mejor resulatdo, evaluando el
tiempo necesario, sus costos de y para la operacin y la metodologa a
adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.
La propuesta y plan de accin en trminos muy generales debe describir:
- Cmo aprovechar las fortalezas de la organizacin, para hacer frente a las
oportunidades detectadas.

- Cmo minimizar las debilidades de la organizacin, para contrarrestar a las

amenazas detectadas.
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/diagnostico-administrativo-causas-y-efectos-de-losproblemas.htm

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANIFICACIN
Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus
metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y
no en corazonadas.

La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,

estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar
una jerarqua completa de Planes.

La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se

minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para
controlar.

Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los empleados

saben a donde va la organizacin y en que deben contribuir para alcanzar
ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y
trabajar en equipos.

- Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para

alcanzar sus objetivos.
- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y
procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido,
para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

Planes estratgicos y operativos

Los planes que tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen los
planes generales de la empresa y buscan Posicionar a la organizacin en
trminos de su entorno son llamados planes estratgicos. Los planes que
especifican los detalles de cmo sern logrados los planes generales se
denominan planes operativos.

Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los

operativos.

Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de 5
aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles,
establecen guas generales).

ORGANIZACIN
El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a
la palabra "organismo". Este implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni

de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o idntico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin
distinta, pero complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y
ayudan a las dems a construirse y ordenarse conforme a una teologa
especfica.

La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin,

y estas relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros.

a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tpica de los

elementos que corresponden a mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y
actividades".

c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades

que "estn por estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro,
inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa,
en el sentido de qu puesto y no cul persona.

DIRECCIN
Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva
de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base
de decisiones.

Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y
planeado. Existen dos estratos para obtener stos resultados:
a) En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de
hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser
productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y
precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe
en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su
"hacer propio".

CONTROL
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se
estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviacin significativa. Todos los gerentes deben participar en la funcin de
control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se
proyect. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades
funcionan como es debido hasta haber evaluado qu actividades se han

realizado y haber comparado el desempeo real con la norma deseada. Un

sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de
manera que conduzcan a la consecucin de las metas de la organizacin. El
criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qu tan
bien facilita el logro de las metas.

Existen tres enfoques diferentes par disear sistemas de control: de

mercado, burocrtico y de clan.
El control de mercado es un enfoque par controlar que se centra en el
empleo de mecanismos de mercado externos, como la competencia de
precios y la participacin relativa en el mercado, para establecer las normas
empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente
en organizaciones donde los productos y servicios de la firma estn
claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte
competencia de mercado.

El control burocrtico se concentra en la autoridad de la organizacin y

depende de normas, reglamentos, procedimientos y polticas
administrativas.

El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los

valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la
cultura de la organizacin que son compartidos.

Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin permitir

que se desve de sus metas.
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