Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
NIEVES
LOZAN
O DEL
REY
COMBINAR POR
CORRESPONDENCIA
1. Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede
ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un
campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los
campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir
cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu
sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y
siguiente respectivamente, o bien Buscar un
destinatario... concreto,Excluir al destinatario que estamos viendo
o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
3. La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas
cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que
ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la
pestaa Correspondencia.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento con botones para
avanzar y retroceder por los diferentes destinatarios. Tambin podrs
en el botn
. Este botn permite ver el documento principal con
los nombres de los campos o bien con los datos.
7. Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones
de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn
.
Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu
campo lo tiene que buscar.
, los
8. Destinatarios de combinar
correspondencia
Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar
con ellos, no slo para mostrarlos en el documento, sino tambin para
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se
combinarn con el documento principal. Cada fila corresponde a un
destinatario y por cada destinatario se generar un documento (carta,
mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin
sirve para indicar qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn
todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en
el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo
clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca
todos los registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic
sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir
nuevos. Tambin podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando
el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos
los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del
encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en el
siguiente apartado.
de la combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del
segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en
blancoHasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.