CARRERA : GASTRONOMIA

PROFESORA :
ALUMNA : SOLEDAD PUCHO
COTOHUANCA
CURSO :ADMINISTRACION DE
EMPRESA
MANUALIDAD DE FUNCIONES
DE LA EMPRESA
AO : 2016

1 CONCEPTO DE EMPRESA
En un sentido general, la empresa es la ms comn y constante actividad organizada por el
ser humano, la cual, involucra un conjunto de trabajo diario, labor comn, esfuerzo
personal o colectivo e inversiones para lograr un fin determinado. En un sentido general,
la empresa es la ms comn y constante actividad organizada por el ser humano, la cual,
involucra un conjunto de trabajo diario, labor comn, esfuerzo personal o colectivo e
inversiones para lograr un fin determinado
1.2 PROCEDIMIENTO MANUAL
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades
que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de
dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Tambin el manual de procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deben
desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se
debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar,
por ejemplo una ISO, sta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

Tratamiento de No Conformidades

Auditora Interna

Sistema de Mejora

Control de la documentacin.

1.2.1- CONFORMACION DEL MANUAL

IDENTIFICACIN.
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Numero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. Clave de la forma. En
primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las
siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.

NDICE O CONTENIDO.
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.

PRLOGO Y INTRODUCCIN.
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia
de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las
reas comprendidas en el manual.

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos
son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las
labores de auditora; la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente;
reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas
adicionales.

REAS DE APLICACIN Y ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Espera de accin que cubren los procedimientos.Dentro de la administracin pblica
los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus
alcances,
en:
procedimientos
macroadministrativos
y
procedimientos
mesoadministrativos o sectoriales.

RESPONSABLES.
Unidades administrativas o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera
de sus fases

POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN.

En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se
determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimientos.

CONCEPTOS.
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales,
por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o
ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del
manual.

PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones).

Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo,
cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo

comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo
cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin,
aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.
FORMULARIO DE IMPRESOS.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del
mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que
impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello
nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden
adicionar instructivos para su llenado.

DIAGRAMAS DE FLUJO.
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o
recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita
su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos o grficos
simplificados.

GLOSARIO DE TRMINOS.
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de
elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos

2 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

3 FUNCIONES SEGN EL AREA DE LA EMPRESA

3.1 - Gerencia general
Una organizacin, pblica o privada, es una unidad social o conjunto de personas
que estn relacionadas segn cierto orden y realizan actividades que procuran
alcanzar una o varias finalidades. Ejemplos tpicos de organizaciones privadas son
las empresas , que se caracterizan por la bsqueda de clientes y una finalidad
lucrativa, aunque hay empresas (unipersonales o familiares, muy pequeas) que
no pueden considerarse organizaciones, a causa de su estructura extremadamente
simple.
La administracin es el proceso de coordinar las actividades de varias personas, en
una organizacin, para obtener resultados previstos, en forma eficaz y eficiente.
Es un proceso: o sea un conjunto de fases y actividades ordenadas de manera
secuencial. El objetivo primario es lograr que un conjunto de personas realicen
determinadas actividades en forma coordinada; de all puede inferirse que los
administradores deben obtener resultados a partir del trabajo de otros, antes que
realizar ellos mismos esas actividades. De esa inferencia proviene la
diferenciacin entre directivos y operadores (u operarios). Un contenido
fundamental de la administracin es la idea de eficacia, o sea la medida en que se
logran o no los objetivos previstos. Finalmente, otra idea central es la eficiencia, o
sea la relacin entre los resultados y los recursos consumidos para lograrlos.

En toda organizacin encontramos por una parte, empleados (operadores u

operarios) que se encargan de la ejecucin material de las tareas operativas de la
organizacin, sin dirigir el trabajo de otros empleados; y por otra parte, personas
de la organizacin que planifican, organizan, dirigen y controlan las tareas de los
dems. Esos directivos son quienes se encargan de administrar, o sea de lograr
resultados eficaces y eficientes mediante el trabajo del resto del personal. En la
prctica, y sobre todo en los ms modernos modelos de gestin, esa divisin no es
tan tajante: es frecuente que los directivos realicen cierta cantidad de tareas
operativas y que los operadores tomen parte en alguna medida de las tareas
administrativas.
3.2 - FUNCIONES BSICAS DE LA GERENCIA.
La gestin organizacional es un proceso complejo, que consiste en la ejecucin
secuencial de pasos o fases, que constituyen el trabajo tpico de un administrador
o gerente. Esas tareas pueden expresarse en forma generalizada como funciones
directivas, que se ejercen a diversos niveles:
Planificacin: Consiste en establecer los objetivos de largo, mediano y corto
plazo (o metas) de la organizacin, y en especificar los cursos de accin que se
seguirn para conseguirlos. Debe haber coherencia entre los diversos niveles
temporales de objetivos, los cuales por otra parte debe ser concretos, claros, y
de ser posible, cuantificables, para poder luego hacer comparaciones con los
resultados. Incluye tambin el anlisis de los recursos necesarios, su
adecuacin y disponibilidad; y todo ello se debe concretar finalmente en
planes, programas y presupuestos.
Organizacin: Consiste en disear y determinar funciones y tareas, establecer
unidades operativas, departamentos, divisiones, y definir los circuitos y
modalidades de la comunicacin entre esas unidades. Esa organizacin debe
responder a dos requerimientos bsicos, aparentemente contradictorios pero
complementarios: la necesidad de dividir las tareas y la necesidad de
coordinarlas. La funcin de organizacin coordina las tareas estableciendo
relaciones permanentes entre entidades, para configurar una estructura de
autoridad jerarquizada, y establecer el grado de centralizacin o
descentralizacin en la toma de decisiones.
Direccin: Consiste en orientar (dirigir) los esfuerzos de todos los
empleados de la organizacin, inclusive los directivos, hacia la obtencin de las
finalidades organizativas. La funcin directiva se relaciona con los objetivos
permanentes, de largo plazo, de la organizacin; y con los cambios constantes
del contexto con el que la organizacin est vitalmente relacionada. La funcin
de direccin se ocupa tambin de la seleccin del personal que desempear
los cargos diseados, de su integracin al conjunto de la empresa, de la
orientacin de su trabajo, capacitacin y motivacin, estableciendo el sistema
de liderazgo que resulte ms adecuado, as como el esquema de sus

remuneraciones y promociones, vale decir, de todo lo relacionado con la

gestin de los llamados recursos humanos.
Control: Consiste en procurar que todo se haga segn las previsiones,
asegurando la obtencin de los objetivos de la organizacin, mediante la
comparacin de los resultados reales con los resultados esperados, para definir
el nivel de ajuste o de divergencia entre ambos, y emprender las acciones
correctivas que reencaucen la situacin. La funcin de control est, pues,
estrechamente vinculada con la funcin de planificacin. No se pueden
controlar resultados sin previsiones previas, y no se pueden establecer nuevas
metas sin controlar los resultados anteriores.
Estas funciones son secuenciales, se realizan peridicamente, en momentos
significativos de la vida de la empresa. En el resto del tiempo, los directivos
realizan las llamadas funciones continuas:
Anlisis de problemas: En toda organizacin, constantemente se estn
produciendo problemas, incidentes y dificultades. Hay que detectarlos,
analizarlos, buscar sus causas, establecer su importancia y prioridad, para
buscar su solucin e implementarla.
Toma de decisiones: Frente a los problemas u oportunidades que plantea el
entorno, hay que plantear las diversas alternativas de cursos de accin posibles,
valorarlas segn diversos criterios, sopesar opiniones y consejos, y en
definitiva elegir una, tomar la decisin y finalmente llevarla a cabo.
El proceso de toma de decisiones es considerado un aspecto central de la
funcin directiva, y en una visin ms metdica y sistematizada se lo considera
integrado por las siguientes fases: Identificacin del problema - Desarrollo de
las alternativas -Identificacin de los criterios para decidir -Ponderacin de los
criterios para decidir -Evaluacin de las alternativas -Seleccin de una
alternativa -Implantacin de la alternativa -Evaluacin de la decisin
Comunicacin: Los directivos, para analizar problemas y tomar decisiones,
necesitan mucha informacin proveniente de otros niveles de la organizacin,
que pueden obtener si tienen adecuados canales de comunicacin. Lo mismo
ocurre cuando deben informar sobre las decisiones que toman, para crear bases
de consenso y de encuadre disciplinario a los fines de su puesta en prctica.
La administracin en alguna medida se personaliza en la presencia y accin de
los directivos que la encarnan. El enfoque de las funciones quedara incompleto
sin una referencia a los roles o papeles que los mismos desempean
habitualmente, y que se agrupan en tres tipos diferentes 3:
3.2.1 Roles interpersonales:

Cabeza visible: Consiste en detentar la representacin exterior de la

organizacin, tanto frente a clientes, proveedores y terceros, como en actos
protocolares y profesionales.

Lder: Consiste en la responsabilidad de reclutar, seleccionar, interactuar y

motivar a los empleados a su cargo, para asegurar su buen desempeo y el
logro de los objetivos de la organizacin.

Enlace: Consiste en el establecimiento de una amplia red de contactos y

fuentes de informacin, internos y externos, para asegurar la relacin positiva
de la organizacin con su contexto y entre sus reas integrantes.

3.2.2 Roles informativos:

Monitor: Consiste en la bsqueda de informacin externa e interna, fiable,
oportuna, organizada, pertinente y significativa (no accesoria) para los fines de
la organizacin en su conjunto.
Difusor: Consiste en la transmisin de informacin necesaria dentro de la
organizacin, con adecuada circulacin y llegada a las unidades de trabajo y las
personas que necesitan de ella.
Portavoz: Consiste en la transmisin de informacin hacia el exterior de la
empresa, sobre sus planes y programas, como interlocutor de los otros actores
del sector de actividad y del mercado en general.
3.2.3 Roles decisionales:
Emprendedor: Consiste en tomar la iniciativa y buscar oportunidades para la
organizacin, adelantndose a los acontecimientos, promoviendo la innovacin
en los procesos y formas de gestin.
Gestor de anomalas: Consiste en el anlisis y bsqueda de solucin de los
problemas o al menos de su reenvo a los sectores de la organizacin que
pueden encargarse de su solucin.
Asignador de recursos: Consiste en la asignacin de los recursos disponibles
a los diversos programas, unidades de trabajo y puestos, sobre la base del
establecimiento de prioridades.
Negociador:Consiste en la preparacin y supervisin de los procesos de
negociacin internos y externos, y en fijar los lmites de la negociacin y las
estrategias a seguir en ellos.
3.2.4 Gestion participativa y funciones gerenciales:

El ejercicio de funciones gerenciales, en el contexto de las nuevas modalidades de

Gestin Participativa y Calidad Total supone un cambio fundamental respecto de
las prcticas del pasado. Ahora est bien claro que un Gerente es una persona que
obtiene resultados positivos para la misin de la organizacin mediante la
coordinacin del trabajo de otros, de modo que su principal rol no es hacerse
temer u obedecer sino ayudar a crecer en capacidad tcnica y humana a sus
subordinados, coordinar sus labores dejando campo libre a la iniciativa creadora
de los grupos e individuos, y relacionar a su gente con las otras estructuras de la
organizacin para una integracin funcional plena. Esto supone tcnicas de
conduccin que hasta ahora eran poco comunes: delegacin, descentralizacin,
trabajo en equipo, comunicacin amplia, etc.
La delegacin supone la capacidad de confiar partes de la tarea a la resolucin de
los subordinados, de modo que la decisin y el control sobre la accin estn lo
ms cerca posible de los receptores de dicha accin, y la supervisin pueda
entonces ejercerse por excepcin. La delegacin supone delegar autoridad,
decisin y accin, pero no la responsabilidad por los resultados, la cual siempre se
comparte. La delegacin supone siempre un buen nivel de capacidad tcnica y de
relacin humana.
El trabajo en equipo, cuando es bien realizado, genera una notable sinerga, con la
cual el resultado del trabajo grupal es ms que la simple suma de los aportes
individuales de los miembros. Produce adems un elevado compromiso moral con
la accin posterior, por haber participado los miembros en las decisiones tomadas.
En todo lo posible, el trabajo en equipo ha de ser interdisciplinario (hecho con el
concurso de diversos especialistas) e interjerrquico (todos los niveles pueden
hacer aportes pensantes a la solucin de los problemas).
3.3 SECRETARIA
3.3.1 Misin de la secretaria
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, adems de
acompaar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.
3.3.2 Perfil de la secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las
siguientes caractersticas:

Buena presencia.
Persona de buen trato, amable, corts y seria.
Excelente redaccin y ortografa.
Facilidad de expresin verbal y escrita.
Persona proactiva y organizada.
Facilidad para interactuar en grupos.
Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

Brindar apoyo a todos los departamentos.

Desempearse eficientemente en su rea.
Aptitudes para la Organizacin.
Buenas relaciones interpersonales.
Dinmica entusiasta.
Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de

decisiones.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.

3.3.3 Funciones de una secretaria

Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al

cliente.
Hacer una evaluacin peridica de los proveedores para verificar el

cumplimiento y servicios de stos.

Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el

trabajo asignado.
Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.
Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o

departamentos dentro de la empresa.

Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes de los

compromisos y dems asuntos.

Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por t jefe.
Mejora y aprendizaje continuo.

3.3.4 Imagen de xito

La imagen profesional es uno de los factores ms importantes en el logro de las
metas deseadas. Es la combinacin balanceada de la salud fsica, emocional y
espiritual de los siguientes elementos:

Conocimientos.
Valores.
Modales.
Personalidad.
Tacto.
Humildad y Sencillez.

3.3.5 Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente
laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y

que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o

cdigo de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

Ropas de brillo.
Sandalias demasiados altos.
Faldas cortas y muy ajustadas.
Ropas transparentes.
Escotes.
Zapatos dorados o plateados.
Maquillaje recargado.
Accesorios grandes y muy llamativos.

3.3.6 El xito del buen vestir depender de los siguientes factores:

Cdigo de vestimenta corporativa.

Combinacin de piezas cmodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas,

pantaln, blusa y falda.

Telas lavables, suaves y sin arrugas.
Combinacin de zapatos y carteras.
Colores bsicos.
Coordinacin de accesorios.

La combinacin y coordinacin de los elementos de la vestimenta es un arte y

debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente
3.4 - CHEF EJECUTIVO
Nombre del Puesto: Chef Ejecutivo
Jefe Directo: Gerente Operativo o Gerente de A&B
Subordinados: Brigada de Cocina
Enunciado del puesto:Persona responsable de supervisar, organizar y dirigir la
operacin de la cocina, siempre en funcin a la misin de nuestra empresa y
buscando la satisfaccin total de nuestros clientes. Responsable de administrar los
recursos de la empresa tanto en materia prima, como en insumos y en recursos
humanos.
3.4.1 Funciones Esenciales:

Responsable de establecer los instrumentos necesarios para verificar que la

materia prima despachada de almacn a centros de produccin se utilice para
la elaboracin de productos terminados y que estos a la vez sean consumidos
apropiadamente proporcionando as, la informacin necesaria para la
medicin del costo diario de materia prima consumida.

Responsable de la preparacin de alimentos de acuerdo a la receta estndar

previamente elaborada.

Seleccin de su personal en coordinacin con Administracin.

Supervisa y/o establece los horarios y das de descanso reportndolos a la

Administracin.

Supervisin de la higiene de cocina y del personal a su cargo.

Responsable del levantamiento de inventarios de productos de consumo

inmediato.

Firma de requisiciones elaboradas por los cocineros, para solicitar mercanca

en base a:

3.4.2Inventarios

No. De platillos vendidos

Lista de reservaciones
Notificacin de banquetes de eventos a realizarse
Estadsticas de afluencia de clientes.

3.4.3 Elaboracin de men , en coordinacin con el Administrador y Gerente

Colaboracin para establecer mximos y mnimos en el almacn.

Supervisin de la mercanca que se recibe
Auxiliar en anlisis de costos de produccin
Establece estndares de compra, en coordinacin con el gerente de alimentos

y bebidas y el jefe de compras.

Encargado de dirigir, supervisar y controlar las siguientes funciones:
3.4.4 Produccin de platillos

Limpieza y mantenimiento de equipo de cocina

Control de materia prima
Tareas del personal a su cargo
La salida de platillos contra comanda
Requisiciones de almacn
Informar a la administracin del funcionamiento de cocina
Analizar en coordinacin con los dems departamentos y con el Gerente los

resultados de la operacin.
Responsable directo de la produccin de platillos, as como de la presentacin
y el tiempo de servicio.

PERFIL DEL PUESTO:

Licenciado en Gastronoma, Artes Culinarias o Afn.

Sexo Indistinto
Edad: 30-45 aos
Experiencia 5 aos en puesto similar.
Conocimientos en Higiene, Calidad en el Servicio, Estndares
Liderazgo, Trabajo en equipo, Alta tolerancia a la Frustracin