Herramienta - Administracion de La Mejora

Acciones_Abiertas_2012
No.
No. CONSECUTIVO
CONSEC
ANTERIOR
UTIVO
PROCESO
Pgina 1
FUENTE
TIPO DE HALLAZGO
Pgina 2
DESCRIPCIN DE LA SITUACIN DETECTADA
Pgina 3
HERRAMIENTA ADMINISTRACI
ANLISIS DE CAUSAS
TIPO DE ACCIN
Pgina 4
HERRAMIENTA ADMINISTRACIN DE LA MEJORA
ACCIN
RESPONSABLE DE
IMPLEMENTAR ACCIN
Pgina 5
FECHA
INICIO
FECHA
CIERRE
Pgina 6
SEGUIMIENTO
Pgina 7
EVIDENCIAS
Pgina 8
ESTA
DOCUMENTADO
EJECUTO
ACCIN
REPORTO EN
OPORTUNIDAD?
FECHA
19/10/2011
SE DEBE
CERRAR
FR-02-PR-GMC-03
4
SOLUCIONA EL
PROBLEMA
CDIGO
VERSION
OBSEVACIONES
CONTROL
INTERNO
Pgina 9
No.NUEVA
ACCIN (Cambio
de Alcance)
Acciones_Cerradas_2011
No.
No.
CONSECUTIV CONSECUTIV
O ANTERIOR
O
PROCESO
327
72
Gestin Talento Humano
404
73
Pgina 10
144
74
158
75
Pgina 11
159
76
Pgina 12
190
77
Pgina 13
191
78
192
79
Pgina 14
193
80
194
81
195
82
196
83
197
84
Pgina 15
363
85
Gestin Seguimiento y
Evaluacin
Pgina 16
364A
86
Evaluacin
364B
87
Evaluacin
Pgina 17
365
88
Evaluacin
Pgina 18
407
89
Evaluacin
Pgina 19
408
90
Evaluacin
409
91
Evaluacin
Pgina 20
96
92
Evaluacin
97
93
Evaluacin
Pgina 21
167
94
Gestin Mejora Continua
168
95
432
97
Gestin Fomento, Organizacin

y Participacin
Pgina 22
429
96
Gestin Fomento
Pgina 23
433
98

y Participacin
Pgina 24
434
99

y Participacin
Pgina 25
436
101

y Participacin
Pgina 26
154
102
Gestin Organizacin
382
104
Gestin Financiera y Contable
Pgina 27
383
105
412
106
Pgina 28
413
107
Pgina 29
398
108
Gestin Informacin
Pgina 30
400
109
Gestin Informacin
117
110
Gestin Informacin
118
111
Gestin Informacin
Pgina 31
119
112
Gestin Informacin
120
113
Gestin Informacin
122
114
Gestin Informacin
Pgina 32
123
115
Gestin Informacin
124
116
Gestin Informacin
125
117
Gestin Informacin
Pgina 33
126
118
Gestin Informacin
127
119
Gestin Informacin
128
120
Gestin Informacin
Pgina 34
129
121
Gestin Informacin
132
124
Gestin Informacin
130
122
Gestin Informacin
Pgina 35
131
123
Gestin Informacin
143
125
Gestin Jurdica y Legal
144
126
Pgina 36
145
127
Pgina 37
146
128
147
129
Pgina 38
148
130
169
131
170
132
172
133
151
134
Gestin Recursos Fsicos
Pgina 39
137
135
189
136
198
137
Gestin Tecnolgica
199
138
Gestin Tecnolgica
Pgina 40
200
139
Gestin Tecnolgica
201
140
Gestin Tecnolgica
202
141
Gestin Tecnolgica
Pgina 41
416
142
Evaluacin
418
144
Evaluacin
425
145
Evaluacin
Pgina 42
426
146
Evaluacin
427
147
Evaluacin
428
148
Evaluacin
Pgina 43
430
149
Evaluacin
Pgina 44
431
150
Evaluacin
160
151
Evaluacin
Pgina 45
161
152
Evaluacin
174
153
Evaluacin
185
154
Evaluacin
Pgina 46
155
Gestin Informacin
156
157
Pgina 47
158
Pgina 48
159
162
Pgina 49
163
164
165
Pgina 50
166
Gestin Informacin
167
168
Pgina 51
169
170
Gestin Comunicaciones
Pgina 52
FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 53
Oportunidades de Mejora
Identificadas
N/A
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 54
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 55
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 56
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 57
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 58
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 59
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 60
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 61
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 62
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 63
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Pgina 64
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 65
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 66
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 67
Auditoras Externas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 68
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 69
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 70
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 71
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 72
Auditoras Internas
NO
CONFORMIDAD
MAYOR
Pgina 73
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Pgina 74
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Pgina 75
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Pgina 76
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Pgina 77
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Identificadas
no conformidad
menor
Pgina 78
Identificadas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 79
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 80
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 81
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 82
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Identificadas
N/A
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 83
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 84
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Pgina 85
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Pgina 86
Auditoras Externas
no conformidad
menor
Pgina 87
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Pgina 88
Auditoras Internas
N/A
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 89
Auditoras Externas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
Observacin
Auditoras Externas
no conformidad
menor
Pgina 90
Auditoras Externas
no conformidad
menor
Pgina 91
Auditoras Externas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
Observacin
Pgina 92
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Auditoras Internas
no conformidad
menor
Pgina 93
Auditoras Externas
no conformidad
menor
Seguimiento Decreto 371 de 2010
N/A
N/A
Pgina 94
N/A
Desarrollo diario de las activdades
N/A
Pgina 95
HERRA
DESCRIPCION DE LA SITUACIN DETECTADA
ANALISIS DE CAUSAS
6.- De acuerdo con lo previsto en el artculo 8

literal g) a la Subsecretara General y de
Control Disciplinario, le corresponde Asesorar
a las dependencias y a los servidores pblicos
de la Secretara Distrital de Cultura, Recreacin
y Deporte, en todo lo referente a la aplicacin
del rgimen disciplinario (..), de la indagacin
efectuada se concluy que en el plan de
capacitacin de la entidad de la vigencia 2009 y
2010, no se incluyeron temas asociados al
rgimen disciplinario, con el fin de socializarlos
entre la comunidad institucional.
El plan de capacitacin se construyo

a
partir
de
las
necesidades
manifiestas por los equipos de
aprendizaje y no consideraron algn
tipo de accin en este sentido.
Incumplimiento por parte de los

funcionarios al Plan Anual de
Vacaciones, lo cual dificulta el
Se gener omisin al no informar la
seguimiento de las actividades
modificacin del plan de vacaciones al
programadas y genera nuevas
responsable de nomina lo cual dificult la
actividades,
que
adicionalmente
programacin de actividades posteriores.
requieren un mayor esfuerzo por
parte de los responsables del
desarrollo de las mismas.
Pgina 96
Evitar el cobro de Incapacidades posterior a un Carencia de controles eficientes para

tiempo muy prolongado el no cobro
realizar el cobro de incapacidades
Se evidencia la falta de oportunidad en el envo

del expediente fsico y virtual de Orfeo de las
Actas del Comit Paritario de Salud
Ocupacional COPASO: Acta No. 1 de enero
26 de 2011, Acta No.2 de febrero 23 de 2011,
Acta No. 3 de marzo 29 de 2011 y la cual
aparece sin firmar de uno de los integrantes de
la reunin Juan Manuel Gutierrez, fueron
radicadas en Orfeo el 10 de mayo de 2011; el
Acta No 4 de abril 28 de 2011, no se encuentra
radicada an en Orfeo. Se debe garantizar que
se cargue de forma mensual. La responsable
del proceso informa que no esta establecido
cuando se deben radicar y escanear las Actas;
lo cual lo puede realizar en cualquier momento
mensual, anual o al finalizar el ao; sin
embargo, teniendo en cuenta las directrices en
materia de archivo, en las cuales se establece
que no se deben contar con documentos fsicos
en las dependencias; se reitera que estos
documentos deben ser radicados y escaneados
una
vez cumplan con sus tramites de
perfeccionamiento al mes siguiente de su
aprobacin y firmas. As mismo, se observa que
si un contratista es invitado a una de estas
reuniones, no debe aparecer en la parte final de
firmas del documento, como el caso de Juan
Manuel Gutierrez.
Pgina 97
Al efectuar una revisin a los doce (12)

procedimientos que conforman el Proceso de
Gestin Talento Humano, se encuentra que a
slo seis (6) de ellos se les ha realizado
actualizaciones; que de acuerdo con la
entrevista realizada a la responsable del
proceso, informa que los dems procedimientos
despus de una revisin no ameritan ser
actualizados. Se debe garantizar que todos los
procedimientos del proceso Gestin Talento
Humano del SIG, se ajusten a los lineamientos
de la Circular 16 del 30 de julio de 2010.
Pgina 98
Al revisar las competencias necesarias para

cada puesto de trabajo, plan de formacin,
metodologa para la evaluacin de la eficacia
de las acciones formativas, registros plan de
formacin y las evidencias documentadas del
cumplimiento de los requisitos, se evidenci
que no existe un plan de formacin o de
competencias, se argumento que eso se
encontraba en el PIC (Plan Institucional de
Capacitacin), en donde uno de los
requerimientos para su evaluacin, es que debe
estar dentro del programa actividades que
logren el cambio de las actitudes, los
conocimientos la habilidades y las destrezas
(competencias) por cada puesto de trabajo.
Pgina 99
N/A
Al realizar la revisin del Tablero de Indicadores

con corte a febrero de 2011 en el link del SIG
en Cultunet, se evidencia que los indicadores:
Eficiencia en la Expedicin de Certificaciones
Factores Salariales, Eficiencia en la Expedicin
de Certificaciones Trmite Pensin o Funciones
y Efectividad en la Expedicin de las
Certificaciones, en lo relacionado a la parte de
fuente
sigue
apareciendo
el
texto:
REGISTROS EN EL CORDIS. Se debe
garantizar la actualizacin en los documentos
del SIG. No obstante que la responsable de
proceso inform en la reunin de cierre que
esta actividad es una labor del equipo del
Sistema Integrado de Gestin de la Direccin
de Planeacin y Procesos Estratgicos; no le
quita responsabilidad al responsable de
proceso de verificar que toda documentacin
relacionada con su proceso se encuentre
actualizada.
Daro Gonzales Posso Subdirector de

organizacin y participacin: se observa que
por haber sido parte del ajuste de la planta a
pesar de no cumplir algunos de los requisitos
de la resolucin 001/07, se mantienen sus
competencias por los requerimientos de la ley
909 decreto 785/05,as mismo se observa que
no se observan definidos los requisitos de
competencia en el acuerdo de gestin del ao
2010.
Pgina 100
N/A
N/A
Germn Cuellar Torres Despacho: falta

complementar la valuacin de desempeo en lo
relacionado con las competencias.
N/A
Se hace la observacin de alimentar el plan de

desarrollo con los requisitos establecidos para
cada uno de los cargos en las resoluciones de
manual de funciones en lo referente a
conocimientos bsicos o esenciales.
N/A
Se observa plan de capacitacin, del cual

observa que de la capacitacin taller
actualizacin tributaria de marzo/11 no
cuenta con soporte de la realizacin de
misma o que el personal haya asistido..
N/A
se
de
se
la
....as mismo no se cuenta a la fecha con la

evaluacin de medicin de impacto.
No es claro el uso de los formatos de
evaluacin de actividad desarrollada ni de
impacto,
Se valida
de la definida
entidad: por
en el
en normograma
la documentacin
cual
sedeobserva
que
no est incluida la
sistema
gestin de
calidad.
Resolucin 423/09, sobre el manual de
funciones
Pgina 101
N/A
N/A
Como resultado de las auditorias

integradas, se evidencia que:
1. An faltan por auditar 8 procesos
En la preauditora realizada por Bureau Veritas
2. An falta por verificar el
se evidenci el riesgo de que en desarrollo de
cumplimiento de algunos requisitos
las auditoras de calidad queden requisitos sin
de la norma
verificar
3. La caracterizacin de procesos no
incluye la totalidad de los requisitos
que le aplican
Pgina 102
El informe de Auditoria a la Estampilla

Procultura, realizado en Agosto de 2010 por
parte del Equipo Auditor de la SCRD enuncia
que: La versin del plan de accin publicada en
la intranet es del 10 de agosto de 2010, y al
momento de la entrevista ya se haba generado
una versin adicional del 12 de agosto de 2010.
La anterior versin publicada en la intranet es
del 25 de mayo de 2010. Considerando que
este es un instrumento de consulta permanente
por parte de todos los miembros de la
comunidad institucional, y que en el
procedimiento se seala como actividad
cargarlo en la Intranet, debera siempre estar
cargada la ltima versin. Lo anterior, puede
significar el desconocimiento del numeral 4.2.3
de la NTCGP1000:2009 que seala que la
entidad debe asegurarse de que las versiones
vigentes y pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en los
puntos de uso.
El informe de Auditoria a la Estampilla
Procultura, realizado en Agosto de 2010 por
parte del Equipo Auditor de la SCRD enuncia
que: En el procedimiento Formulacin y
actualizacin de proyectos no se definen los
mecanismos a travs de los cuales se
comunican los planes de accin actualizados al
Grupo Interno de Recursos Financieros y en
general a la comunidad institucional. Esto
tambin significa que los procedimientos
Formulacin y actualizacin de proyectos y
seguimiento y evaluacin de proyectos de
inversin, an no estn articulados al aplicativo
Orfeo. Lo anterior, implica desconocimiento de
lo establecido en el numeral 4.2.3., literal b, de
la NTCGP1000:2009 que seala que la entidad
debe revisar y actualizar los documentos
cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente
Se consideraba suficiente informar al

responsable del proyecto y/ rea
interesada los ajustes realizados al
Plan de Accin de los Proyectos
El plan de accin no hace parte del

documento
de
formulacin
de
Proyecto de Inversin, se considera
un instrumento de programacin para
la ejecucin y el seguimiento.
Pgina 103
El informe de auditora a la Estampilla

Procultura, realizado en agosto de 2010, por
parte de el equipo auditor de la SCRD, enuncia
que: En la entrevista a la Direccin de
Planeacin y Procesos Estratgicos se informa
al equipo auditor que el reporte que enva la
SHD dando cuenta sobre el recaudo de
Estampilla Procultura se socializa a
la
Direccin de Arte Cultura y Patrimonio, al Grupo
Interno de Recursos Financieros y a la
Direccin de Regulacin y Control. Sin
embargo, se evidenci en el aplicativo Orfeo
que dichos informes no siempre son enviados a
todas las dependencias sealadas (radicados
verificados 23602, 16304 y 41752). Tambin se
evidenci que el criterio de asignacin del
documento es variable pues desde el Despacho
se orient dicho informe en una oportunidad a
la Direccin de Regulacin y Control, y en otra
a la Direccin de Planeacin y Procesos
Estratgicos.
No se ha reglamentado al interior de
la Secretara el direccionamiento al
momento de su recepcin, de los
informes de recaudo de Estampilla
Proultura que enva la SHD.
Pgina 104
El programa de auditoras se enfoc

en
evaluar
actividades
o
procedimientos a partir de la decisin
de integrar auditoras de calidad y de
gestin, como producto de la
recomendacin efectuada en aos
anteriores en las auditoras de
certificacin y confirmacin de la
misma; sin embargo, considerando
que los alcances y las metodologas
de cada uno de estos tipos de
auditora son diferentes, se opt por
estructurar las auditoras de calidad
en funcin de las auditoras de
1. El programa de auditoras se enfoc en gestin, dado que estas ltimas
evaluar
actividades
o
procedimientos tienen un mayor grado de profundidad
especficas de la gestin institucional y no y extensin en la revisin de los
procesos.
requisitos.
La decisin de integrar auditoras de
calidad y de gestin tambin se tom
en consideracin a la necesidad de
optimizar
el
recurso
humano
disponible para realizar las auditoras
(auditores) y el tiempo de los
auditados. Esto evidenciaba la
necesidad
de
concentrar
los
esfuerzos de los auditores internos en
unas pocas auditoras y aprovechar al
mximo
el
tiempo
de
los
responsables
de
proceso
en
desarrollo de las auditoras.
Pgina 105
En el programa de auditoras no se
consider necesario reflejar los
intervalos
en
que
deberan
practicarse las auditoras de calidad,
en tanto se lig su periodicidad con la
anualidad.
El programa de auditoras no refleja auditoras

a intervalos planificados; no se consider la
ejecucin de un programa de auditoras de
mediano plazo que permitiera el abordaje de
todos los procesos de la SDCRD y los
requisitos de las normas tcnicas de calidad.
4. No se pudo corroborar la evidencia de

experiencia de auditora en temas de calidad de
Ruth Rojas en tanto ella ha fungido como
auditora de gestin y no como auditora de
calidad; no obstante, esa condicin no se
registr en los respectivos planes de auditora.
De otra parte, el Asesor de Control Interno slo
ha emitido certificacin de realizacin de
auditoras a los auditores de calidad y no a los
auditores de gestin.
Por otra parte, teniendo en cuenta

que la programacin de auditoras se
fundamenta en criterios tales como la
prioridad que tienen los procesos
misionales sobre los dems procesos
y aquellos procesos que presenten
desviaciones significativas frente al
marco normativo existente, y que
dichos criterios se
encuentran
documentados en el procedimiento
de auditoras internas, no se
contempl la necesidad de programar
auditoras a mediano plazo.
El asesor de control interno asigna
los auditores de acuerdo con criterios
de experiencia y conocimientos
establecidos en el procedimiento de
auditaras internas, no obstante, la
entidad cuenta con un equipo de
auditores de calidad certificados,
tambin cuenta con dos auditores de
gestin que adicionalmente tienen
conocimientos en las normas de
calidad y sus correspondientes
actualizaciones. Por lo anterior la
asignacin de auditores que hace el
asesor de control Interno consiste en
proveer auditores certificados en las
auditaras de calidad y a las de
gestin las contratistas que apoyan
las actividades de control Interno, por
lo anterior no se estableci como
necesario registrarlos en los planes
de auditara
Pgina 106
OBSERVACIN IDENTIFICADA
EN LA
AUDITORA INTEGRADA
6. De acuerdo con lo previsto en el artculo 8
literal g) a la Subsecretaria General y de Control
Disciplinario, le corresponde "Asesorar a las
dependencias y a los servidores pblicos de la
Secrertara Distrital de Cultura, Recreacin y
Deporte en todo lo referente a la aplicacin del
rgimen disciplinario (...)", de la indagacin
efectuada se concluy que en el Plan de
Capacitacin de la entidad de la vigencia 2009
Y 2010, no se incluyeron temas asociados al
rgimen disciplinario, con el fin de socializarlos
entre la comunidad institucional.
OBSERVACIN IDENTIFICADA
EN LA
AUDITORA INTEGRADA
10. Al revisar el cumplimiento de trminos en e
proceso ordinario 200-001-2009, se observ
que se profiri auto de indagacin preliminar el
da 13 de abril de 2009,
se practicaron
pruebas dentro del trmino previsto en el
citado auto, es decir en los seis meses, sin
embargo, se evidenci un retraso en la
expedicin del auto de archivo definitivo, el cual
se profiri el 10 de febrero de 2010 por la
Subsecretara
General
y
de
Control
Disciplinario".
El plan de capacitacin se construy

a
partir
de
las
necesidades
manifestadas por los equipos de
aprendizaje. El tema relacionado con
el rgimen disciplinario no fue
incluido.
El trmino contabilizado entre la

finalizacin de la etapa de Indagacin
Preliminar y el Auto de Archivo no es
procesalmente relevante.
Pgina 107
En tanto no se han terminado de definir los

productos a cargo de la SDCRD no se han
identificado los requisitos que deben acreditar
N/A
antes de ser entregados a los usuarios, a pesar
de que ya estn siendo entregados a la
ciudadana.
Una vez revisado el procedimiento se ratifica el

envo trimestral de la herramienta de
administracin de la mejora a los responsables N/A
de proceso al comienzo del tercer mes del
trimestre correspondiente.
El uso del sistema Orfeo se inicio a
partir de marzo de 2010 y la
Plan de diseo de la poltica: Se encuentra la construccin de la poltica Pblica
informacin en la carpeta fsica a la cual no se Bogot ms activa se inicio desde el
tiene acceso por estar en el archivo central. ao 2007, por ello los archivos se
OBSERVACIN 7,3
encuentran en el archivo central de la
Secretara de Cultura Recreacin y
Deporte.
Pgina 108
1. Existe diferencia entre las fechas de corte

plasmadas en el informe de supervisin y la
certificacin de cumplimiento; Acciones_Cerradas_2011
el primer
documento seala que el periodo ejecutado va
desde el 03/02/2011 al 17/02/2011, en tanto que
la certificacin dispone que va desde el
04/02/2011 al 19/02/2011
Presentado el informe preliminar, la Supervisora
del convenio manifest que tal situacin se
origin por atender la directriz de la Oficina
Asesora
Jurdica
de
esta
Secretara
implementada al inicio de la vigencia, referida a
que la fecha de la aprobacin de la pliza
depende no slo de la constitucin de la
garanta sino tambin de la fecha en que se
efecta la publicacin, como dicha obligacin
se cumpli el 4/02/2011, esta fue la fecha que
se tom para elaborar la certificacin de Se present una confusin entre la
cumplimiento N1, sin embargo, la clusula fecha de la expedicin de la pliza y
vigsima primera del convenio dispone que la fecha de publicacin.
para la ejecucin se requiere de la presentacin
y aprobacin de la garanta exigida por la
Secretara, al consultar la fecha de la
aprobacin de la pliza se evidenci que la
Oficina Asesora Jurdica suscribi dicho
documento el 03/02/2011, atendiendo lo
dispuesto en el contrato sta es la fecha que se
ha debido tomar para determinar a partir de que
momento inici la ejecucin.
An cuando se evidencia que la situacin
obedeci a una confusin por la puesta en
marcha del control implementado por la Oficina
Asesora Jurdica, se considera necesario
implementar una accin correctiva que permita
mantener un control sobre la documentacin
que se genera al ejecutar un convenio o
contrato.
Pgina 109
No se obsevan claramente estipulados los

puntos de control o caracteristicas a seguir en
la realizacin de los planes en esta unidad.
OBSERVACIN 7.1, 7.5.1
Las evidencias de los puntos de

control a los planes en Deporte,
Recreacin y Actividad Fsica de las
20 Localidades 2010110800200019E
Pgina 110
la trazabilidad de la generacin de los

Asi mismo no se puede realizar la trazabilidad
planes localesen Deporte, Recreacin
de la generacin de los planes, por falencias en
y Actividad Fsica no se encuentran
la facilidad de acceso a la informacin. NC 7.1,
en
el
expediente
7.5.3
2010110800200019E .
Pgina 111
Se observa que la falta de claridad en la

definicin de las actividades que genera la
Direccin de Culturas Recreativas y Deportivas
dado que la documentacin del SGC incluye
actividades de sus Direcciones diferentes y la
coherencia entre las actividades desarrolladas y
la documentacin definida por el mismo no
estn claramente evidenciadas, asi como el
establecimiento de las responsabilidades sobre
los procesos definidos en el mapa de procesos
de la entidad de dichas direcciones.
OBSERVACIN 4.1
Las causas que motivan la falta de

claridad de las acticvidades que
genera la Direccin de Culturas
Recreativas y Deportivas son:
1. Desde la SCRD se habla de dos
direcciones misionales que operan
independiente y en forma diferente.
2. El recorrido de las dos direcciones
es difenrente, una construye sobre el
pasado y la otra con el futuro.
3. El presupuesto de la DCRD
representa el 0,2% del presupuesto
total de la SCRD.
4. La DCRD tiene construida la
Poltica Pblica Bogot ms activa y
la DCAP cuenta con el libro
Lineamientos Politicas Culturales.
Pgina 112
Revisadas las caracterizaciones de los

procesos de Gestin de Organizacin y Gestin
Participacin, se verific que estos tiene la
interaccin con los dems procesos de la
Entidad.
Sin embargo dentro de estas
caracterizaciones no se evidencia las
actividades desarrolladas directamente por las
Subdirecciones.
Etapa de revelacin Anlisis, interpretacin y

comunicacin de la informacin. Si bien los
estados reportes e informes contables se
presentan y publican oportunamente y se
utiliza un sistema de indicadores, la informacin
contable no es utilizada para cumplir propsitos
de gestin, pues se toma decisiones basados
en informacin presupuestal.
No hay una asesora contable que

anime a la alta direccin a tomar
decisiones basada en la informacin
contable.
Pgina 113
Otros elementos de control Acciones

implementadas. Con el fin dar cumplimiento a
las instrucciones impartidas por la Veedura
Distrital respecto de la utilizacin de la
aplicacin SSOP Sistema operativo contable,
se actualiz la informacin relacionada con
riesgos, controles e indicadores, no obstante,
est pendiente la actualizacin de la matriz de
riesgos de la SCRD en cuanto a la operatividad
contable, informacin con la que ya cuenta el
Grupo Interno de Recursos Financieros.
La exigencia por parte de la SHD de efectuar
los registros contables de las provisiones de
vacaciones, prima de vacaciones y prima de
navidad, se origin en el 2010. El aplicativo
Perno no contaba con la funcionalidad que le
permitiera efectuar el clculo de esas
provisiones por cada persona, e integrarlo
automticamente a la informacin contable,
para as contar con datos unificados, por tanto
su proyeccin se hace en forma manual. La
proyeccin
de
las
provisiones,
independientemente de la forma como se haga
(manual o sistematizada), la debe realizar el
responsable de nmina y no el rea de
contabilidad.
No se ha adelantado la actualizacin
de la matriz de riesgos de la
Secretara en cuanto a la operatividad
contable
La exigencia por parte de la SHD de
efectuar los registros contables de las
provisiones de vacaciones, prima de
vacaciones y prima de navidad, se
origin en el 2010. El aplicativo
Perno
no
contaba
con
la
funcionalidad que le permitiera
efectuar
el
clculo
de
esas
provisiones por cada persona, e
integrarlo automticamente a la
informacin contable, para as contar
con datos unificados, por tanto su
proyeccin se hace en forma manual.
La proyeccin de las provisiones,
independientemente de la forma
como
se
haga
(manual
o
sistematizada), la debe realizar el
responsable de nmina y no el rea
de contabilidad.
Pgina 114
La exigencia por parte de la SHD de efectuar

los registros contables de las provisiones de
vacaciones, prima de vacaciones y prima de
navidad, se origin en el 2010. El aplicativo
Perno no contaba con la funcionalidad que le
permitiera efectuar el clculo de esas
provisiones por cada persona, e integrarlo
automticamente a la informacin contable,
para as contar con datos unificados, por tanto
su proyeccin se hace en forma manual. La
proyeccin
de
las
provisiones,
independientemente de la forma como se haga
(manual o sistematizada), la debe realizar el
responsable de nmina y no el rea de
contabilidad.
La exigencia por parte de la SHD de

efectuar los registros contables de las
provisiones de vacaciones, prima de
vacaciones y prima de navidad, se
origin en el 2010. El aplicativo
Perno
no
contaba
con
la
funcionalidad que le permitiera
efectuar
el
clculo
de
esas
provisiones por cada persona, e
integrarlo automticamente a la
informacin contable, para as contar
con datos unificados, por tanto su
proyeccin se hace en forma manual.
La proyeccin de las provisiones,
independientemente de la forma
como
se
haga
(manual
o
sistematizada), la debe realizar el
responsable de nmina y no el rea
de contabilidad.
Pgina 115
Numeral 4.2.4 de la Norma NTCGP1000:2009

ISO 9001:2008. Se evidenci que la entidad
cuenta con un Sistema de Informacin Sectorial
estructurado por mdulos a cargo de diferentes
reas misionales, pero no se cuenta con un
control articulado (registros), que le permite al
No se han presentado requerimientos
usuario (consulta) verificar la actualizacin de
para la implementacin de registros
la
informacin. Lo anterior, significa un
en los diferentes mdulos del SIS
incumplimiento del numeral 4.2.4. de la
NTCGP10000:2009 que seala que los
registros deben establecerse y mantenerse
para proporcionar evidencia de la conformidad
con los requisitos as como de la operacin
eficaz, eficiente y efectiva del SGC.
Pgina 116
Numeral 4.2.4 de la Norma NTCGP:1000:2009.

Se evidenci que progresivamente las
entidades del Sector se han ido vinculando al
Sistema, sin embargo se observa la escasa
participacin de las entidades del sector en el
mdulo de planeacio y que el IDRD en la
actualidad no participa e interactua con el
Sistema, lo anterior significa incumplimiento de
la norma NTCGP1000:2009 que seala que la
Alta Direccin, debe asegurarse de que: la
planificacin del S.G.C. Se realiza con el fin de
cumplir los requisitos citados en 4.1, as como
los objetivos de la calidad y se mantiene la
integridad del S.G.C. Cuando se planifica e
implementan cambios en ste.
No obstante los diferentes procesos

de
informacin
y socializacin
realizados por el equipo del SIS con
las diferentes reas misionales y
entidades adscritas, no ha habido una
respuesta aceptable por parte del
equipo del IDRD, mxime que no
contamos con herramientas para su
uso obligatorio
No se estableci la necesidad de
Se observ que en la pgina del SIS, no existe
incorporar un medidor de visitas al
una herramienta que indique el nmero de
SIS, ya que la vista externa estaba
visitas y consultas al Sistema y por consiguiente
embebida en el portal de la SCRD
las realizadas al mdulo.
que cuenta con un medidor
Al revisar el expediente fsico del contrato se
encontr que el contratista radica junto con la
factura un informe de avance de proyecto, en
el cual, si bien se detallan las tareas realizadas
su redaccin no es clara y especfica, dicha
situacin no permite acreditar el cumplimiento
de cada una de las obligaciones pactadas.
No existencia de un formato de
Adicionalmente, no se evidenci ningn registro
informe para este tipo de contratos
que soporte la realizacin de las actividades
desarrolladas durante cada periodo facturado.
Si bien las actividades realizadas por el
contratista se evidencian con el uso de la
herramienta, un registro permite presentar
resultados de las actividades desarrolladas y
aportan en la trazabilidad del sistema
Pgina 117
En el informe presentado por el contratista,

para soportar el pago del periodo del
09/04/2010 al 06/05/2010, se seala que se
han ejecutado un total de 102.84 horas
facturables del perfil 1 y 1145.17 horas del perfil
2; Al sumar el total de horas facturadas por el
contratista, con fecha de corte 06/05/2010, se
observa que el nmero de horas del perfil 1 es
de 108,34 (ms de las facturadas) y del perfil 2
es de 1087,67(menos de las facturadas) esto
evidencia debilidades en el ejercicio de
supervisin sobre el control del nmero de
horas de soporte brindado por el contratista
El da 21/10/2010 la supervisora del contrato
suscribe certificacin de cumplimiento, para
efectuar el pago 7 de 8. por el periodo del
13/08/2010 al 19/09/2010, no obstante, el
periodo de ejecucin
reportado por el
contratista va desde el 13/08/2010 hasta el
30/09/2010.
Los datos de las organizaciones que se pueden
consultar en el mdulo de Arte, Cultura y
Patrimonio, son entre otros, localidad, barrio,
objeto social, fecha de creacin, nombre del
representante legal, correo electrnico etc, No
se evidencia algn tipo de control que permita
mantener actualizada la informacin de las
organizaciones ni la de patrimonio mueble e
inmueble. En cuanto a organizaciones, la
Subdireccin de Prcticas Culturales a travs
de los gestores locales y los profesionales de
apoyo, trabajan en la caracterizacin de estas,
para lo cual, se cuenta con un instrumento de
caracterizacin del sector artstico, cultural y
patrimonial.
No existencia de un formato de
informe para este tipo de contratos
Se present un error en la inclusin

de la fecha de seguimiento en el
forma de pago
Inexistencia de personal en las

dependencias responsables de los
mdulos para ingresar la informacin
correspondiente
Pgina 118
En el mdulo de planeacin submdulo Plan de

desarrollo, se puede consultar la estructura del
plan de desarrollo Bogot Positiva 2008-2012,
Sin embargo, no se evidenci algn vnculo que
permita efectuar interfaz con la Secretara
Distrital de Planeacin SDP, tal y como se
haba consignado en el documento No. 21-05
-Diseo sistematizacin de las reas misionales
El
de planeacin
con25
unadeopcin
de mdulo
la SDCRD
Versin cuenta
1,0. Junio
2007
denominada
los 6 posibles
presentado porReportes,
el contratistadeSoftmanagement
reportes que el sistema relaciona, solamente se
obtuvo el referido a los informes de gestin de
los proyectos de inversin de esta Secretara y
del documento del proyecto de inversin, en su
versin 0.0. Adicionalmente, se observ que las
variables que exige cada uno de los reportes
son muy especficas, como para el caso del
reporte del plan de accin, en el cual se debe
ingresar un cdigo compuesto por 7 dgitos
Al consultar el submdulo "Formulacin de
proyectos", perteneciente al mdulo de
planeacin, se observaron las siguientes
situaciones:
1. Para cada proyecto de inversin, se
relacionan las metas plan de desarrollo, las
cuales se miden a travs de unos indicadores.
En la opcin Agregar Indicador de proyecto,
se puede consultar el nombre del indicador, la
frmula, el valor programado y el valor
alcanzado, para el caso de la meta Aplicar 2.0
Encuestas - Bienales de cultura se reporta
como valor alcanzado cero (0), situacin que
igualmente se evidenci en las cuatro metas
definidas para el proyecto 481. Adicionalmente,
se observ que frente algunas metas no se
definen indicadores, esta situacin evidencia
que se cre dicha opcin, se carg informacin
para algunos proyectos pero en la actualidad no
se est empleando.
Solicitud de
la Direccin
de
Programacin y Seguimiento a la
Inversin de la SDP de una espera
para realizar pruebas internas sobre
este tema
No existencia en el SIS
una
herramienta de fcil manejo por parte
de los lderes usuarios para la
elaboracin de reportes
La Subdireccn de Programacin y
seguimiento
a
la
inversinresponsable de esta actividad, debe
indicar a los responsables de
proyecto el uso de esta funcionalidad
Pgina 119
Al indagar sobre el reporte del marco

estadstico a travs del SIS, submdulo
Informes de Gestin se observ que en la
actualidad no se hace por este medio sino
mediante un formato adoptado por el SIG No se ha implementado el uso del
denominado Marco Estadstico Informes de marco estadstico por parte de los
Gestin Proyectos de Inversin Cdigo FR-01- operadores de proyectos
IT-01-PR-GSE-05. Con esta situacin se
evidencia que en la actualidad, no se emplea el
espacio del SIS creado para reportar dicha
informacin.
Al consultar el mdulo de Arte, Cultura y
Patrimonio, en lo referido a escenarios,
solamente se puede consultar una ficha que
contiene varios campos para su identificacin.
Segn lo observados se pudo determinar que
se cre una ficha, pero en el SIS no se
evidencia el diligenciamiento de aquella.
Desactualizacin de la ficha a la
espera de definiciones por parte de la
consultoria
de
la
Sociedad
Colombiana de Arquitectos
Al consultar los submdulos caracterizacin de

individuos y organizaciones, pertenecientes al
mdulo de recreacin, deporte, actividad fsica
y parques se observ que se cuenta con dos
formatos fichas de individuos y fichas de
organizaciones, con estos documentos se
pretende
obtener
informacin
de
los
deportistas, promotores de recreacin y
deporte, organizaciones deportivas y de
actividad fsica; aun cuando ya estn definidos,
se evidencia que en la actualidad estos
formatos
no
se
estn
empleando.
Adicionalmente, de la consulta efectuada en el
submodulo Caracterizacin de equipamientos
se pudo establecer que se creun formato para
incluir informacin general de parques y
escenarios
denominado
Fichas
de
Escenarios, la cual no se est utilizando.
No existe informacin en el mdulo

de cultura, recreacin, deporte,
actividad fsica y parque, por cuanto
no existe una persona en el IDRD que
lidere este tema
Pgina 120
Al consultar el mdulo de convocatorias, se

evidenci que se cre un submdulo
denominado Preguntas Frecuentes el cual no
se est empleando.
Para consultar la informacin referida a las
organizaciones se ingres a la vista interna del
SIS y se seleccionaron algunos nombres
relacionados en el mdulo de Arte, Cultura y
Patrimonio
Caracterizacin
de
Organizaciones, datos que a la vez se
ingresaron en la vista externa del SIS, en el
espacio de organizaciones, sin encontrar
ningn registro; la misma situacin se evidenci
para las opciones referidas a patrimonio
inmueble,
equipamientos
culturales
y
escenarios deportivos. Adicionalmente, se
evidenci que a travs de la pagina web las
personas pueden ingresar informacio al SIS,
muestra de ello lo constituye la inscripcinn al
programa Asegurarte, pero las organizaciones
no pueden incluir directamente su informacin,
ni publicar fotografas, videos y documentos
para su reconocimiento a nivel local, nacional e
internacional tal y como lo anuncia el porta de
estasubmdulo
Secreatria. Informes de gestin ofrece
El
diferentes
opciones
para
reportar
la
informacin, entre ellas la asociada a las
acciones, en este campo se observ que
existen unas celdas predefinidas para
relacionar : accin, valor, fecha lmite, nmero
de contrato y descripcin, al hacer la consulta
se pudo determinar que no se incluyen datos
relacionados con contratos
Al no estar implementada la vista

pblica en el modo de insersin de
datos
no
es
pertinente
la
implementacin de este submdulo
Esta ausencia de informacn se da

por cuanto no se tiene el personal
suficiente para ingresar la informacin
para alimentar estos mdulos. Ahora
bien, respecto a la inclusin de
informacin directamente por las
organizaciones,
es
necesario
implementar la funcionalidad de la
vista externa, la cual, como se anot
anteriormente esta en proceso de
desarrollo
Si bien existe un campo para indicar

el nmero del contrato, no se ha
realizado la interfaz con SICO
Pgina 121
Se observ que el submdulo Programas del

mdulo de convocatorias cuenta con un
espacio para ingresar informacin de la cartilla
de cada convocatoria, as como tambin las
fechas a tener en cuenta, sin embargo, no
existe una conexin con la vista externa del SIS
que le permita a los interesados realizar la
consulta por este medio. Una situacin similar
se presenta en el submdulo Listados
procesos de inscripcin el cual permite
conocer las propuestas habilitadas, subsanadas
y descalificadas. Actualmente la informacin
referida a las convocatorias debe consultarse a
travs de la pgina WEB de la entidad
Etapa precontractual del contrato 186 suscrito
el 13 de agosto de 2010 con Isolux C.I. En el
expediente reposa el anlisis consolidado dela
evaluacin tcnica, sin embargo, aquella que
no relaciona los documentos que valor Deinter
para asignarle el puntaje al proponente,
haciendo compleja la comprensin de la
evaluacin. Aun cuando la firma Deinter explic
que si se haban relacionado los documentos
examinados, la justificacin aplica para la
verificacin de los requisitos habilitantes, mas
no para la fase de evaluacin.
Esta misma situacin se evidenci en el
contrato 239 de 2010, en el documento
evaluacin de propuestas (folio 249)
Ejecucin del Contrato 186 suscrito el 13 de
agosto de 2010 con Isolux C.I. En la pliza
nica de seguro de cumplimiento No. 1737756
expedida por Liberty Seguros el 23 de agosto
de 2010, no se relaciona el nmero de contrato
que ampara, sin embargo, es aprobada el da
25 de agosto de 2010 por la Jefe de la Oficina
Asesora Jurdica; posteriormente, reposa otra
aprobacin de pliza de fecha 06 de septiembre
de 2010, mediante la cual, se precisa que la
aprobacin de las garantas es el da 6 de
septiembre y solicita al contratista ajustar la
garanta, sin embargo, no se evidencia el
cumplimiento de esta obligacin por parte del
contratista.
Esta observacin obedece a que an

no se implementado la vista pblica
para el mdulo de convocatorias. Se
considera que para la mediados del
presente ao ya podamos contar con
esta funcionalidad
El formato que se emple, el cual es el

empleado por la SCRD, incluy la relacin
de folios nicamente en la etapa de
verificacin de requisitos habilitantes, lo cual
arroja la informacin que debe tenerse en
cuenta para la asignacin de puntaje
No se realiz el correcto seguimiento

a la solicitud de ajuste de pliza
Pgina 122

agosto de 2010 con Isolux C.I. Se pact como
obligacin especfica, Num 11, que posterior a
la entrega del diseo, el tiempo aproximado
para el acompaamiento en el proceso de
seleccin pblica del contratista que suministre
e instale el sistema de iluminacin diseado,
ser de dos meses, partiendo de la fecha de
entrega del diseo (18 de diciembre de 2010).
De la documentacin que reposa en el
expediente, no se pudo establecer el
cumpimiento de dicha obligacin; frente a esta
situacin el supervisor argumenta que el
acompaamiento qued aplazado debido a que
la Secretara no adelant dicho proceso en
2010, no obstante, existe una carta de
compromiso por parte del contratista para
compaar el proceso de seleccin que se
adelante, sin embargo dicho documento no
reposa en el expediente contractual.
Para explicar la anterior situacin y otras
identificadas en el desarrollo de la auditoria fue
necesario acudir a la supervisora del contrato
de interventora suscrito con la firma Deinter,
toda vez que la documentacin que las
sustenta reposaba en el archivo del interventor,
esto sucedi tambin al revisar el contrato 239
de 2010.

a la documentacin que da cuenta del
a ejecucin del contrato, la cual debe
reposar
en
el
expediente
correspondiente
Pgina 123

diciembre de 2010 entre la SDCRD, el Instituo
Distrital de Patrimonio Cultural y Fonade.
Supervisin Ana Marcela Castro.
Objeto: Fonade se compromete con la SCRD y
el IDPC a ejecutar la gerencia de la tercera fase
del proyecto de adecuacin, fortalecimiento y
dotacin de la infraestructura fsica, tcnica y
tecnolgica del Planetario de Bogot.
En el informe de ejecucin financiera No. 1 al contenido de los informes
presentado por FONADE (f.128), se registra
como fecha de ejecucin la siguiente del 01-122010 al 31-12-2010, siendo que la fecha del
acta de inicio del contrato interadministrativo es
del 23 de diciembre de 2010. Adicionalmente,
slo se evidencia un informe financiero con
corte a 31 de diciembre de 2010, siendo que de
acuerdo con el contrato se hara da manera
bimestral (cada dos meses)
diciembre de 2010 entre la SDCRD, el Instituo
Distrital de Patrimonio Cultural y Fonade.
Supervisin Ana Marcela Castro.
Objeto: Fonade se compromete con la SCRD y
el IDPC a ejecutar la gerencia de la tercera fase
del proyecto de adecuacin, fortalecimiento y Falencia en el seguimiento y revisin
dotacin de la infraestructura fsica, tcnica y de la totalidad de la informacin
tecnolgica del Planetario de Bogot.
presentada por el contratista
Se evidenci que las fechas de inicio y
suscripcin del contrato interadministrativo
consignadas en los informes presentados por
Fonade, no corresponden a las que reposan en
el expediente
Pgina 124
Cumplimiento de los objetivos, metas y

productos del plan operativo del contrato 286
de 2010.
Los objetivos incluidos en el plan operativo
aprobado por las partes han cambiado
conforme se ha venido ejecutando el contrato,
aun cuando en las actas de comit operativo se
plasma el estado de cada proyecto, en el plan
no se reflejan los cambios introducidos, esta
situacin
haceque
complejo
el entendimiento
frente
Se
evidenci
en el capitulo
V, en el numeral
al estado
de del
ejecucin,
dems,
se detect
6.1.13
y 5.5.
manual, por
se cita
la aplicacin
de
queResolucin
el plazo 356
del del
contrato
prximo
a
la
20 de est
agosto
de 2009
vencerse
y por
que
existe
un atraso
modificada
la
Resolucin
401considerable
del 10 de
El
Numeral
6.1.1
del
Manual
de
contratacin
que
ha que
sido el
evidenciado
por el supervisor
septiembre
de
2009, Directivo
referidas
a la ordenacin
seala
Comit
aprobar
el plan
del gasto
y del pagopara
de esta
Secretara,
siendo
de
contratacin
cada
vigencia,
sin
que dichos
actos eladministrativos
fueron
embargo,
al consultar
procedimiento de
plan
derogados
por la de
Resolucin
del 04(PRde
de
adquisiciones
bienes y 198
servicios
agosto de
2010,
mediante
la cual, contenidas
se efectuaron
GRF-15
V.04)
y las
disposiciones
en
ajustes
a
la
ordenacin
del
gasto
y
del
pago.
la Resolucin 584 del 21 de diciembre de 2009,
por la cual se crea y conforma el comit de
adquisiciones de la SDCR, se observa que sta
instancia es quien aprueba el plan de compras
y con base en ste los responsables de
proyecto
elaboranque
el plan
de contratacin.
Los documentos
se utilizan
en el desarrollo
de los procesos contractuales no responden
Lo anterior,a permite
concluir
quedefinidas
el Comit
claramente
una de las
tipologas
en
Directivo
no es
apruebaefectuada
plan de
el
procedimiento
Elaboracin
y elcontrol
De
acuerdo
a quien
la revisin
al
contratacin y registros
documentos
Procedimiento
de Archivo y Consulta de
Documentos se determinan que existe un
documento a travs del cual se adopta el
reglamento de Archivos de Gestin en la
Secretara (Resolucin 349 de 2009),
identificandolo como un documento de interes
general para la comunidad institucional, pero en
particular a las reas que manejen Archivo
Fsico en sus dependencias, se encontr que
ste no es de fcil ubiocacin para su consulta.
Los cambios en el plan operativo se

registraron en las actas de comit
operativo
Modificaciones
de
documentos
internos y/o expedicin de nuevas
normas.
Modificaciones
de
documentos
internos y/o expedicin de nuevas
normas.
Cada proceso es diferente y
particular, por ello se considera que
no debe estar enmarcado en una
tipologa nica
Debido a que la documentacin
correspondiente
a
los
actos
administrativos de la Secretaria se
encuentran mezclados, no se hace
fcil la consulta por un tema
especfico.
Pgina 125
Se observan registros correspondientes a pago

de liquidacin de prestaciones sociales de los
exfuncionarios Paulo Alcides Leguizamon y
Anny Esperanza Vargas, en el mes de julio de
2010 y de Juan Carlos Mayorga y Olga Patricia
Giral en el mes de septiembre de 2010,
teniendo en cuenta que de acuerdo a lo
manifestado por la Contadora para los dos
primeros exfuncionarios sus situaciones
administrativas
quedaron
en
firme
aproximadamente en febrero de 2010 y para los
dos siguientes aproximadamente en el mes de
junio de 2010, los pagos autorizados de
acuerdo con los registros contables llegaron a
90 ms das para que se hicieran efectivo(s).
- Revisadas las Hojas de vida de los

exfuncionarios, se encontr que
unicamente en el caso de Olga
Patricia Giral el pago se hizo 4 das
despus del plazo legal, lo cual
sucedi debido a que la Entidad
depende de un concepto favorable
de la Secretara de Hacienda, para
hacer el traslado presupuestal al
rubro de Vacaciones en Dinero, y en
este caso se obtuvo luego de dos
requerimientos dado que fu negado
en la primera oportunidad, esto
ocasion el retraso mencionado en la
auditoria.
Debido aI gran volumen de situaciones

administrativas,
(vacaciones,
permisos,
licencias. incapacidades, comisiones entre
otras), generadas por las solicitudes de los
funcionarios de la SCRD, y el tiempo que
demanda
la
tramite
de
los
actos
administrativos, y para los funcionarios del rea
una carga de actividades an mayor.
Debido
aI
gran
volumen
de
situaciones
administrativas,
(vacaciones, permisos, licencias.
incapacidades, comisiones entre
otras), generadas por las solicitudes
de los funcionarios de la SCRD, y el
tiempo que demanda la tramite de los
actos administrativos, y para los
funcionarios del rea una carga de
actividades an mayor.
Aunque el entrevistado demostr que se realiz

la revisin de los tres procedimientos
relacionados en la caracterizacin del proceso,
es pertinente realizar la actualizacin del
procedimiento Administracin de Bases de
N/A
Datos, Cdigo: PR-GTC-03 versin 03, de
fecha 20/10/09, el cual no atiende la
articulacin de la herramienta documental
ORFEO, y los lineamientos de archivo y
Se
evidencia el trabajo
que adelanta el proceso
correspondencia
de la Entidad
para la realizacin de back ups de la
informacin generada en los equipos de
computo a travs de un aplicativo que realiza
automticamente el back up en los servidores N/A
de la entidad, sin embargo es necesario
articular esta nueva gestin en el Instructivo
para protocolo de copias de seguridad IT-01GTC-03, versin 2 de fecha 03/11/09
Pgina 126
El documento
Criterios Generales para
efectuar Mantenimiento Correctivo o Preventivo
a las Aplicaciones y Programas se encuentra
en los documentos de trabajo del entrevistado,
sin embargo de acuerdo con el procedimiento
Mantenimiento de Aplicaciones cdigo PRGTC-01 versin 03 de fecha 17/03/11, el
documento no se encuentra en el expediente
virtual de la herramienta ORFEO y en el Archivo
de Gestin Centralizado de la Entidad
N/A
El proceso a travs de la herramienta Mesa de

Ayuda gestiona los diferentes soportes tcnicos
que los usuarios reportan, despus de realizada
la gestin para la solucin del problema se
realizan llamadas aleatorias a los usuarios que
reportaron el soporte con el fin de conocer el
grado de satisfaccin, sin embargo con esta
metodologa no se logra conocer el promedio
de satisfaccin por parte de los usuarios, razn
por la cual el equipo de trabajo se encuentra
diseando nuevos mtodos para la medicin de
la satisfaccin. Es necesario que se continu
con este trabajo con el fin de lograr un mayor
control sobre la informacin que se genere y de
esta forma obtener evidencias sobre la
conformidad de los clientes frente a la solucin
de los problemas tcnicos reportados.
N/A
Realizar seguimiento a la accin correctiva No.

328
N/A
Pgina 127
Se han presentado situaciones en las

que los auditados consideran que los
hallazgos
identificados
no
corresponden con la clasificacin
Las conclusiones de las reuniones de cierre no
(observacin, no conformidad menor
son claras, se recomienda enviar por correo el
y no conformidad mayor) otorgada
informe preliminar de auditora.
por el auditor en los informes
definitivos o la descripcin del
hallazgo no corresponde con la
situacin que se est presentando.
Se modific el procedimiento de
auditoras internas pero no se
realizaron precisiones respecto de
No existi un protocolo claro para el manejo de
actividades
de
tipo
operativo
los registros a travs de Orfeo.
recargando los trmites asociados a
la gestin documental, en el asesor
de control interno.
Control interno asesor a la Direccin

1. Actualizar poltica de administracin de de
Planeacin
y
Procesos
riesgos en la que Control Interno debe Estratgicos en el ejercicio de la
Asesorar.
actualizacin de la poltica, para lo
cual formul un procedimiento para la
Revisar y actualizar la poltica de administracin administracin
de
riesgos.
La
del riesgo y realizar la construccin del mapa diagramacin de este procedimiento
de riesgos.
est a cargo de la Direccin de
Planeacin y Procesos Estratgicos.
Pgina 128
5. Incluir en el POA de la oficina las actividades

de fomento de la cultura del control que
desarrolla; ya que para la vigencia actual no se
identifica la programacin de las acciones para
el cumplimiento de este rol.
Incentivar la formulacin de acciones de mejora
producto de autoevaluaciones efectuadas en
los procesos; estas actividades fortalecen la
gestin institucional.
En el primer semestre de la vigencia

2011 se realiz una actividad de
socializacin del Modelo Estndar de
Control Interno, con miras a fortalecer
la cultura del control, en el marco de
la
reinduccin
efectuada
a
funcionarios y contratistas de la
entidad y se realiz un video
institucional en torno a los principios
que rigen la gestin pblica que se
public en la intranet. No obstante,
por una omisin no se haba incluido
en el plan de accin de Control
Interno.
Medio Ambiente: La entidad est

saturada
de
actividades,
los
Complejidad
del ejercicio,
que
funcionarios
estn
predispuestos
10. Formalizar y socializar el componente de
represent
una tardanza
en su
frente a nuevas
y adicionales
administracin de riesgos
consolidacin.
actividades. (20%)
Materiales: No existen registros
suficientes
y
cualificados
que
permitan evaluar los controles en
cada uno de los procedimientos que
12. Se recomienda implementar mecanismos
se ejecutan en la entidad. (20%)
para la autoevaluacin del control en los
Mano de obra: La planta de personal
procesos en la institucin, evidenciando los
en la SDCRD es insuficiente. Los
registros que soporten la calificacin realizada
contratistas
no
pueden
recibir
por cada uno de los responsables de procesos.
capacitacin en mejora continua.
(10%)
Se propone documentar las acciones de mejora
Maquinaria:
Salvo
contadas
tomadas luego del anlisis de datos pertinente.
excepciones los procedimientos de la
entidad no cuentan en sus aplicativos
con mecanismos definidos en funcin
Pgina 129
del control. (10%)
Mtodo
de
trabajo:
Los
procedimientos cuentan con puntos
de control pero no estn definidos los
mecanismos
para
evaluar
su
Se observa el programa anual de auditora

aprobado por el comit, del cual se toma como
muestra la auditora realizada el proceso de
Participacin y organizacin de la direccin, no
se cuenta con evidencia de plan de auditora,
papeles de trabajo e informe de seguimiento,
as mismo se observa que el programa inicial
tenia como fecha de realizacin en abril de
2011 y se realiz en mayo de 2011 sin
evidencia
de un ajuste el programa de
auditora. Finalmente en la lista de verificacin
utilizada no se observa la verificacin de todos
los numerales aplicables al proceso auditado"
Alta dependencia de auditores

internos que no estn dedicados
exclusivamente a la labor de las
auditoras internas. El Asesor de
Control Interno asume tareas de
ejecucin en las auditoras. Todos los
procesos referidos a la auditora,
incluyendo el seguimiento son de
orden manual (Ver anlisis de causas
adjunto).
Pgina 130
"Se observa que en el proceso auditado te

generaron 5 no conformidades mayores y 1 no
confomidad menor, las cuales fueron debatidas
por el proceso en junio del 2011, sin embargo
hasta la fecha no se observa respuesta a dicha
comunicacin
ni
acciones
correctivas
generadas a los hallazgos"
Falta da efectividad en las tareas de

seguimIento y control por parte de la
Direccin de Planeadn y Procesos
Estretgicos, Control Interno y los
Auditores lnternos de Calidad
El ejercicio de auditoras internas de

calidad requiere de tiempo para la
planificacin y ejecucin de las
actividades asociadas a
dicho
Disminuye paulatinamente el nmero de
proceso, por lo que para algunos
auditores internos, con restricciones para
funcionarios es complicado ajustar
formar nuevos.
sus tiempos y cumplir con las
funciones asignadas a satisfaccin y
adems apoyar el proceso de
auditoras internas de calidad.
Pgina 131
Fue imposible destinar dos das laborales para

la planeacin y ejecucin de las auditoras.
An se presentan dificultades en el
agendamiento de las auditoras. Los auditados
no destinaron un da para atender la visita.
Existen
debilidades
en
la
interiorizacin y apropiacin de la
Retrasos en la entrega de los informes de mejora continua asociada a los
auditora.
procesos de auditora.
La capacitacin programada para auditores en
2011 cont con la participacin de 4 de 7
auditores de planta. Contratistas
estn
1- El Asesor de CI ha recibido
imposibilitados de asistir.
capacitacin sobre temas de riesgos
2. Proceso de capacitacin en Administracin de lo cual existe sobrada evidencia.
de riesgos a Funcionarios y Contratistas de 2- Por disposicin legal, los
Control Interno
contratistas no pueden acceder a los
programas de capacitacin de la
entidad.
No se cuantific en el procedimiento,
el requisito de experiencia, lo cual se
debe a que se busc flexibilizar este
Se observa que no es claro el requisito de le requisito en tanto ha disminuido
experiencia requerido como competencia para sustancialmente el nmero de
el auditor interno.
auditores de calidad en la entidad,
porque se han retirado algunos de la
SCRD y porque no se han formado
nuevos
Pgina 132
Se observa el plan de accin 2011, se valida el

proceso con el plan de accin del proyecto de
Apropiacin de la cultura cientfica para todos y
todas nmero 486, con avance a julio de 2011
con meta de realizar un 35% para la presente
vigencia, se observa que a la fecha no est
cumpliendo, en dicho informe se comentan los
retrasos y soluciones, sin embargo para el mes
de mayo de 2011, se observa que el dato de
ejecucin no coincide con lo reportado en julio,
as mismo, a pesar de observarse retrasos en
las actividades en los informes no se da
respuesta a los mismos y se documenta que no
hay retrasos
No se observa la carta de designacin de

Se
verifica endel
la Intranet
y en listado
supervisin
contratocultunet
038 suscrito
con
maestro
de
documentos
y
registros
Formato
Claudia Ferrer el 28 de enero de 2011, en el
HOJA
DE VIDA
DE INDICADOR
FR-02-CPexpediente
virtual
2011110791500057E
GSE-01
03 de diciembre
de 2008,
mientrasversin
que si 1sedel
evidencia
en el expediente
al
verificar
los
indicadores
de
los
objetivos
de
fsico.
calidad se evidencia su informacin en una
hoja de Excel de una herramienta Sistema de
Alerta Temprana,
evidencia que no
corresponde al formato aprobado y vigente en
la documentacin del sistema de gestin de
calidad INTRANET.
Teniendo
en
cuenta
los
requerimientos de informacin del
Comit Directivo de la entidad, los
organismos
de
control
y
la
ciudadana, se ha priorizado el
seguimiento
y el
reporte
de
informacin sobre el cumplimiento me
las metas. A diferencia de esto, el
cronograma responde al seguimiento
de las actividades de gestin internas
de la entidad necesarias para
alcanzar dichas metas. Teniendo en
cuenta
la
priorizacin
de
la
presentacin de informacin sobre el
cumplimiento de metas, ha quedado
en un segundo plano el reporte de las
diferentes actividades que generan
los resultados de las metas.
A la fecha se est utilizando el
formato de Hoja de Vida FR-02-CPGSE-01 VERSIN 1,
para la
formulacin de nuevos indicadores,
diferentes a los contenidos en la
herramienta SAT.
Se ha promovido
N/A muy poco la
utilizacin de la nueva hoja de vida
del
indicador
integrada
a
la
Herramienta en excel de Seguimiento
a los Indicadores de la SDCRD,
denominada
Sistema de Alerta
Temprana, en la formulacin de
nuevos indicadores.
Se consideraba que una vez
formulados los nuevos indicadores se
incorporaran
al SAT y de esta
manera se comenzara la utilizacin
de la Hoja de Vida del Indicador
integrada a tal herramienta.
Pgina 133
A pesar de que se realiza el control

de las versiones de cada uno de los
documentos del sistema de Gestin
de Calidad,
su metodologa es
conocida
solamente
por
el
responsable de la administracin de
No se evidencia en procedimiento ni en el la documentacin en el Sistema
manual de calidad la metodologa para realizar Integrado de Gestin.
el control de cambios en los documentos del
No se evidenciaba
sistema.
la necesidad de describir la
metodologa a utilizar para articular
la solicitud de modificacin de los
documentos con el contenido de los
cambios solicitados y el nmero de
versin
establecido
en
el
procedimiento.
Pgina 134
Se evidencia Informe de Gestin del proceso

FOMENTO diligenciado en un formato diferente
al
FORMATO INFORME DE GESTIN
CDIGO: FR-01-PR-GSE-05 VERSIN 2. Ya
que fueron modificados algunos ttulos como
encabezados de filas que forman parte integral
del formato, sin previa solicitud de modificacin
a Calidad.
A pesar de haber realizado varias

jornadas de induccin y reinduccin
sobre los procedimientos que forman
parte del Sistema Integrado de
Gestin, no ha sido interiorizado
suficientemente por parte de algunos
miembros de los equipos de trabajo
de las reas misionales
la
importancia
del Procedimiento
Elaboracin y Control de Documentos
y Registros, PR-GMC-01-V-10
No hay claridad de la
implicacin que tiene la modificacin
de un formato codificado
en el
Sistema de Gestin de Calidad sin
previo reporte al administrador de la
documentacin del Sistema Integrado
de Gestin
El radicado No. 20103100108291 corresponde

a una comunicacin dirigida al Director del
Centro de Estudios Sociales de la Universidad
Nacional, por parte de las supervisoras del
contrato recordndole la obligacin contractual
No. 18, no obstante, en el tipo de documento
relacionado en el expediente virtual, fue
clasificada
como
comunicacin
interna
designacin de supervisin.
Pgina 135
N/A
Se observan inconsistencias en los estados

financieros en el reconocimiento de los pasivos
correspondientes a
Vacaciones, Prima de
Vacaciones y Bonificaciones de recreacin, ya
que el clculo de dichos conceptos se realiza
por periodos completos de un ao,
desconociendo la proporcionalidad de tiempo
durante el cual el empleado ha laborado en la
Secretara.
Ausencia de actividades de control y

verificacin por parte de los
responsables de generacin y registro
de los datos.
Con respecto a los rubros de vacaciones y

prima de vacaciones se observa que hay
afectacin del gasto al momento del pago
efectivo a travs del aplicativo Perno, razn por
la cual el rea de Contabilidad se ve en la
obligacin
de
generar
un
reproceso,
reclasificando la cuenta del gasto y afectando el
pasivo constituido.
Diferencia en la definicin de los

parmetros
contables de la
integracin Perno- Limay para los
conceptos de vacaciones y Prima de
vacaciones
Se evidencia que para el clculo del gasto

correspondiente a cotizaciones a seguridad
social en salud
se descuentan las
incapacidades pagadas por parte de las
empresas prestadoras de salud, realizando un
registro de naturaleza contraria a la cuenta,
disminuyendo el valor correspondiente al gasto
de la entidad.
Diferencia en la definicin de los

parmetros
contables
de
la
integracin Perno- Limay para las
incapacidades pagadas por las EPS.
Pgina 136
Teniendo en cuenta el hallazgo de Bureau

Veritas en el documento de referencia
INFORME DE PREAUDITORA PARA LA
RENOVACIN DE CALIDAD 2011, la Actualmente se est gestionando una
Subdireccin de Programacin y Seguimiento a mejora en trminos de la evaluacin
la Inversin, consider necesario profundizar la del cumplimiento de los objetivos
labor en trminos de la capacitacin tanto de especficos de los proyectos de
los responsables como de los usuarios del inversin. Para llevarlo a cabo esto,
modulo de Planeacin y Resultados del SIS. Lo es
necesario
fortalecer
la
anterior con el fin de reforzar el componente de programacin y el reporte en materia
evaluacin de la gestin en el cumplimiento de de los cronogramas de actividades,
los objetivos de los planes de accin.
as como el espacio de retrasos y
Esto, teniendo en cuenta que en la actualidad soluciones disponibles en el sistema.
se est ajustando el procedimiento de
seguimiento y evaluacin de los proyectos de
inversin de la entidad.
Actualizar los procedimientos referidos a la
contratacin y el manual de contratacin, a
N/A
partir de las disposiciones en materia
contractual y las consagradas en el Estatuto
Anticorrupcin.
En el vnculo Rendicin de cuentas del portal

web de la SDCRD ajustar la informacin
referida a la normatividad en materia de
publicidad de los procesos contractuales.
Pgina 137
N/A
En el vnculo Rendicin de cuentas del portal

web de la SDCRD ajustar la informacin
referida a la normatividad en materia de
publicidad de los procesos contractuales.
N/A
Se evidencia que en ningn procedimiento del

proceso de Gestin Jurdica se ha incluido
dentro de la secuencia de actividades la
entrega del documento de Protocolo para
contratistas en el momento de la firma del
contrato.
Se hace necesario que cuando llegue

un contratista nuevo a la SCRD tenga
una herramienta facil de consultar en
donde se entere de los elementos
bsicos que necesita para desarrollar
sus actividades.
Pgina 138
HERRAMIENTA ADMINISTRACIN DE LA MEJORA
TIPO DE ACCIN
RESPONSABLE DE
IMPLEMENTAR ACCIN
ACCIN
CORRECTIVA
Incluir en las actividades de induccin

y reinduccin que se realizan
Coordinadora del Grupo Interno de
anualmente en la entidad, charla Recursos Humanos.
sobre el proceso disciplinario y sus
normas.
CORRECTIVA
1..Socializacin del plan anual de

vacaciones 2. Atender las solicitudes
AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
de modificaciones autorizadas por la
Direccin de Gestin Corporativa.
Pgina 139
MEJORA
Se aplicarn los siguientes controles:

1) Mesa de trabajo con integrantes del
Grupo Interno de Recursos Humanos
para analizar fallas en el proceso.
2)Revisin de hojas de vida para
establecer posibles casos de no cobro
Coordinadora Grupo Interno de
de incapacidades y elaboracin Recursos Humanos_
cuadro de control y seguimiento de los
mismos. 3.Revisin de procedimiento
para determinar establecer puntos de
control.
4.
Modificacin
del
procedimiento. 5. Divulgacin del
nuevo procedimiento
Como mecanismo preventivo, en el

Grupo Interno de Trabajo se imparti
la directriz de subir las actas del
Comit al expediente virtual dentro de
los tres (3) das siguientes a la fecha
de realizacin de la reunin en la cual
se aprob la misma.
CORRECCIN
As las cosas, en el evento en que

uno de los integrantes del Comit,
que debe firmar, no se encuentre Ayda Robinson Davis Luz Amanda
(por alguna situacin administrativa), Salazar
se subir el Acta con las firmas que
se tengan acompaada del Acto
Administrativo
que
autoriza
la
ausencia del funcionario, y una vez
regrese el integrante del Comit que
falta por firmar, firmar dicha acta y
se subir nuevamente el Acta al
expediente virtual con todas las
firmas de quienes asistieron a la
reunin.
Pgina 140
Respecto a los procedimientos que

conforman el proceso de Gestin
Talento Humano, como producto de la
Auditora
Interna
qued
como
observacin la revisin de los
siguientes procedimientos en torno a
las modificaciones que pueden
reflejarse por la entrada en vigencia
de la herramienta ORFEO:
CORRECCIN
Ayda Robinson Davis Cultunet
Provisin de empleos de Libre SIG.

Nombramiento y Remocin
Nmina liquidacin y pago
Desvinculacin Laboral de un servidor
Responsabilidad por mayor pago al
debido
Los mismos sern revisados para
articularlos con la herramienta de
gestin documental ORFEO.
Pgina 141
ao,
su
plan
institucional
de
capacitacin, la implementacin de
los
Planes
Institucionales
de
Formacin y Capacitacin para el
desarrollo de las competencias
laborales de los empleados
pblicos,
estn enmarcados en la Poltica
formulada por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica y
la Escuela Superior de Administracin
Pblica ESAP.
CORRECCIN
El Plan Nacional de Formacin y

Capacitacin de Empleados Pblicos,
para el desarrollo de Competencias,
fue adoptado mediante Decreto
Nacional 4665 de 2007 y en el mismo,
el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica dise la herramienta
denominada Gua para la formulacin
de PIC en la cual seala que el
diseo del Plan Institucional de AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
Capacitacin se basa en los proyectos
de aprendizaje que responden a
necesidades
concretas
de
capacitacin
para
enfrentar
un
problema
o
reto
estratgico
institucional .
El proyecto de aprendizaje en equipo
comprende un conjunto de acciones
programadas y desarrolladas por un
grupo de empleados para resolver
necesidades de aprendizaje y al
mismo tiempo, transformar y aportar
soluciones a los problemas de su
contexto laboral .
En cumplimiento de la normatividad
enunciada y las polticas del DAFP, la
Secretara de Cultura debe contar con
un Plan Institucional de Capacitacin PIC, como as lo acredit en la
Auditoria efectuada, el cual a la fecha
en que se realiz la Auditoria se
encontraba aprobado y en ejecucin, y
no con un plan de formacin o de
competencias por no existir en la
norma dicho plan.
Pgina 142
CORRECCIN
Solicitud de ajuste realizada.
CORRECCIN
La comprobacin de competencias
laborales
se
verifican
con
la
experiencia y la educacin acreditada
en la historia laboral.
Pgina 143
CORRECCIN
Usar adecuadamente el instrumento

de evaluacin.
CORRECCIN
Verificar la documentacin citada.
CORRECCIN
Incluir la evidencia
CORRECCIN
Uso adecuado de la documentacin.
CORRECCIN
Solicitud
de
Normograma
actualizacin
Pgina 144
de
CORRECTIVA
Tal como se concerto con el equipo de

auditores se propone:
- Modificar parcialmente el programa
de Auditorias Integrles incluyendo
procesos que nos permitan abordar la
Asesor de Control Interno
totalidad de los requisitos.
- Sugerir a la Direccin de Planeacin
y Procesos Estratgicos, el cambio de
las caracterizaciones de proceso con
el fin de que estas contemplen los
requisitos que le son aplicables
Pgina 145
CORRECTIVA
Adoptar y aplicar una lista de chequeo

para el tramite de las modificaciones
al plan de accin de los proyectos de
inversin, donde se incluya la sebastian Reyes
publicacin
inmediata
en
la
INTRANET del Plan de Accin
Actualizado
CORRECTIVA
Formular un procedimiento para

elaborar y actualizar el plan de accin
de los proyectos de inverisin de la sebastian Reyes
Secretaria de Cultura, Recreacin y
Deporte
Pgina 146
CORRECTIVA
Elaborar y adoptar una instruccin a

travs de un memorando interno para
informar a correspondencia que se
direccione este informe de manera
directa o indirecta a la Direccin de Afranio Restrepo Villarroel y Juan
Planeacin y Proceso Estratgicos, Sebastian Reyes
para consolidar la informacin y la
actualizar en la matriz, as como
realizar la socializacin del informe
consolidado en el Comit Directivo.
Pgina 147
CORRECTIVA
2. Reorganizar el equipo de auditora

con el fin de optimizar los recursos
disponibles para la realizacin de las
auditoras, lo cual implica:
2.1. Programar las auditoras internas
de calidad en el primer semestre de la
vigencia, ya que en esa poca se
presenta un menor cruce de
actividades institucionales.
2.2. Efectuar un anlisis de los
procesos que pueden ser auditados
por auditores internos de calidad y
cuales requieren del apoyo externo.
2.3. Programar la formacin de los
auditores de calidad ya existentes y de
potenciales nuevos auditores de
calidad y la evaluacin de sus
competencias.
2.4. Programar dos das laborales de
los auditores para el desarrollo
exclusivo de las auditoras de gestin
(realizando en este espacio las tareas
de planeacin, apertura, ejecucin,
elaboracin de informes y cierre de la
auditora).
En
tanto
que
los
responsables de proceso destinarn
un da para atender la auditora del
Sistema de Gestin de Calidad
3. Separar las auditoras de gestin de
las auditoras de calidad, eso significa:
3.1. Redefinir el procedimiento de
auditoras internas, determinando las
diferencias metodolgicas y de
alcance entre auditoras de gestin y
auditoras de calidad.
3.2. Programar la ejecucin de las
auditoras de gestin, de forma
separada a las de calidad, de las
cuales las primeras sern ejecutadas
por auditores de gestin y las
segundas por auditores internos de
calidad.
Pgina 148
CORRECTIVA
4. Para la realizacin de las auditoras

a intervalos planificados se ejecutarn
las siguientes acciones:
4.1. Definir en el procedimiento, la
periodicidad mnima con la que se va
a auditar cada proceso.
4.2. Elaborar un programa de auditora Asesor de Control Interno
de mediano plazo que contemple
todos los procesos y todos los
requisitos de las normas tcnicas de
calidad que aplican, en el que se
determine los procesos que sern
objeto de evaluacin en 2011.
Frente a la acreditacin de la
experiencia de los auditores, se
adelantarn las siguientes acciones:
CORRECTIVA
5.1. Determinar en el procedimiento la

obligacin de dejar registro en los
planes de auditara de quienes actan
como auditores de calidad y quienes Asesor de Control Interno
como auditores de gestin.
5.2. Determinar en el procedimiento la
obligacin de dejar registro de la
participacin de auditores en ejercicios
de auditara, tanto en el caso de
gestin como de calidad.
Pgina 149
PREVENTIVA
Garantizar la inclusin dentro de la

programacin de 2011 en la Induccin Subsecretara General y de Control
y Reinduccin los temas relacionados Disciplinario y Coordinacin de
con el rgimen disciplinario para los Recursos Humanos
servidores pblicos.
PREVENTIVA
En lo posible se reducir el trmino

observado.
No
obstante,
la Subsecretara General y de Control
jurisprudencia constitucional no lo Disciplinario
identifica como una causal de nulidad.
Pgina 150
CORRECCIN
CORRECCIN
CORRECTIVA
Se present en la Revisin del SIG

por la Direccin el 7 de julio, el listado
de productos y servicios de los
procesos
Gestin
Organizacin,
Gestin
Participacin,
Gestin
Fomento,
Gestin
Informacin,
Gestin
Regulacin
y
Gestin
Comunicaciones. La caracterizacin
de cada uno de los productos y
servicios se encuentra en proceso y a
la
fecha
se
ha
consolidado
informacin para los procesos de
Gestin
Informacin,
Gestin
EQUIPO SIG
Regulacin
y
Gestin
Comunicaciones.
Cada
caracterizacin contiene la siguiente
informacin
Requisitos
(legales,
tcnicos, funcionales, de oportunidad ,
afines al medio de
entrega),
Necesidades y expectativas de los
grupos
de
inters,
Propsito,
Caracterstica de calidad, Descripcin
de la caracterstica de calidad, Criterio
de aceptacin, Registro, Responsable,
Proceso / procedimiento asociado,
Grupo de inters
Una vez revisado el procedimiento se

ratifica el envo trimestral de la
herramienta de administracin de la
mejora
a loscorreo
responsables
de proceso
Se
enviar
a la Cordinacin
de Equipo SIG
al comienzo
del Archivo
tercer Central
mes
Recursos
Fsicos
a/
procedimiento
Grupo
de
fin
de solicitar asociado,
las carpetas
desde
inters
2007 de la Direccin de Culturas
Recreativas y Deportivas en lo
referente a los inicios de la
construccin de la poltica y los ARNULFO MANTILLA PASTRANA
archivos 2008, 2009 y 2010 de la NIDIA MIRANDA
Subdireccin de Poltica y Fomento de
la DCRD, a fin de realizar una revisin
conforme a la Norma NTC GP
1000:2004, capitulo 7 Realizacin
del
Pgina 151
Producto o Servicio y posterior
inclusin en Orfeo.
CORRECTIVA
Para
evitar
este
tipo
de
inconsistencias, cuando las fechas de
aprobacin de garantias y del pago de
derechos de publicacin no coincidan,
se proceder a elaborar la certificacin
MARA CLEMENCIA PREZ URIBE
de cumplimiento para trmite de pago,
una vez se verifique con la Oficina
Asesora Jurdica de la SDCRD la
fecha de cumplimiento de los
requisitos de perfeccionamiento y
ejecucin real del contrato.
Pgina 152
CORRECTIVA
Se envir a correo a Soporte

Sistemas, con el fin de solicitar el
apoyo en la organizacin del
expediente
2010110800200019E
DARIO GONZALEZ POSSO
Planes
Locales
en
Deporte, NORALBA MARTINEZ
Recreacin y Actividad Fsica, con el
fin de atender la observacin realizada
por la firma Bureau Veritas en la
reciente auditora externa 2011
Pgina 153
CORRECTIVA
Se envir a correo a Soporte

expediente
2010110800200019E
DARIO GONZALEZ POSSO
Planes
Locales
en
Deporte, NORALBA MARTINEZ
Recreacin y Actividad Fsica, con el
fin de atender la observacin realizada
reciente auditora externa 2011
Pgina 154
CORRECTIVA
La DCRD ha propuesto a la Direccin

de
Planeacin
y
Procesos
Estratgicos Sistema de Gestin de
Calidad, la modificacin del Mapa de
Procesos SCRD, en donde se
independicen las dos direcciones CARLOS EDUARDO VILLEGAS
misionales en cuanto a procesos y
procedimientos; propuesta que se
encuentra en proceso de aval por
parte de la Direccin de Planeacin y
Comit Directivo de la SCRD.
Pgina 155
CORRECCIN
CORRECTIVA
1. Actualizar el expediente del proceso

de Organizacin y Participacin, y
verificar con la oficina de planeacin
que los soportes documentales ya
Mara Clemencia Prez
existentes en el expediente Consejo
Distrital de Arte, Cultura y Patrimonio
son evidencia suficiente para dar
trmite a la observacin hallada en la
auditora.
Se evaluar y definir la presentacin

de un informe ejecutivo (prueba
piloto), con la informacin contable
trimestral mas relevante que pueda
ser utilizada para la toma de
decisiones por parte de la alta
direccin.Se evaluar y definir la
presentacin de un informe ejecutivo
(prueba piloto), con la informacin GRUPO
INTERNO
contable trimestral mas relevante que RECURSOS FINANCIEROSpueda ser utilizada para la toma de AREA CONTABLE.
decisiones por parte de la alta
direccin.
Se determina ampliar la fecha de cierre de
la accin 382 considerando que en los
cierres trimestrales del segundo periodo
no se presentaron cambios significativos,
por lo cual se decidi realizar un slo
informe con datos al cierre del ejercicio
contable 2011.
Pgina 156
CORRECTIVA
Validar la informacin de riesgos

contenida en la matriz de la Veedura,
proceder a su actualizacin en el
aplicativo SSOP y solicitar a la
Direccin de Planeacin y Procesos
Estratgicos de la entidad, su
inclusin y actualizacin en el SIG
RESPONSABLE
DEL
PROCESO
GESTIN
FINANCIERA Y CONTABLE Y
AREA CONTABLE.
Realizar la implementacin de la
nueva funcionalidad desarrollada en
Perno y ponerla en produccin.
CORRECTIVA
COORDINADOR
GRUPO
Se crea una nueva accin correctiva INTERNO DE SISTEMAS
dando alcance a la accin 378 debido
a que la aplicacin del plan de mejora
no fue eficaz
Pgina 157
fectuar las pruebas en PERNO y en el

proceso de integracin a OPGET y LIMAY
CORRECTIVA
COORDINADOR
GRUPO
INTERNO DE RECURSOS
Se crea una nueva accin correctiva dando HUMANOS PROFESIONAL
alcance a la accin 378 debido a que la DE NMINA
aplicacin del plan de mejora no fue eficaz
Pgina 158
CORRECTIVA
La Subdireccin de Anlisis Sectorial,

Poblacional y Local revisar el
impacto financiero del proyecto para
implementar el versionamiento en el
mdulo de planeacin de manera tal Subdireccin
de
Anlisis
que se pueda evidenciar la versin en Sectorial, Poblacional y Local
los proyectos y los documentos
anexos. Para los dems mdulos se
implementara la fecha en los reportes
y en los anexos que se publican.
Pgina 159
CORRECTIVA

Poblacional y Local a travs de
Direccin de Culturas Recreativas y
Deportivas establecer un canal de
comunicacin con la Directora del
IDRD para reactivar el trabajo con los
diferentes equipos de trabajo de esta
entidad y promover el uso del SIS por
parte de sus dependencias, a travs
de reuniones de socializacion y
sensibilizacin. Igualmente, a travs
de la Secretaria de Despacho y del
Comit Sectorial se informar a los
directores de las entidades la
importancia
del
uso
de
esta
herramienta dentro del proceso de
informacin de todo el sector
PREVENTIVA

Subdireccin
de
Anlisis
Poblacional y Local implementar un
Sectorial, Poblacional y Local
contador de visitas en el SIS
PREVENTIVA
Para las contrataciones sucesivas se

solicitar al contratista la presentacin
de un informe que de cuenta del
Subdireccin
de
Anlisis
cumplimiento de las obligaciones
contractuales, las horas invertidas en
esa actividad y los avances realizados
en el SIS.
Pgina 160
Subdireccin
de
Anlisis
Sectorial, Poblacional y Local,
Direccin de
Culturas
Recreativas
y
Deportivas
PREVENTIVA
Al igual que en la anterior

observacin, la SASPL solicitar al
contratista la presentacin de un
Subdireccin
de
Anlisis
informe conceptual que de cuenta de
las actividades realizadas, las horas
invertidas en la actividad y los avances
en el SIS.
PREVENTIVA

Poblacional y Local realizar una
revisin minuciosa de la certificacin Subdireccin
de
Anlisis
que se expide para efectos de pago a Sectorial, Poblacional y Local
fin de evitar que situacines como la
sealada se vuelvan a presentar
PREVENTIVA
La Direccin de Arte, Cultura y

Patrimonio conjuntamente con los
equipos locales y el Observatorio de
Culturas actualizar la informacin a
diciembre de 2011. Respecto a los
equipamientos la DCRyD servir de
canal de comunicacin con el IDPC
para trabajar la estrategia de
incorporacin de informacin.
Pgina 161
Direccin de Arte, Cultura y

Patrimonio con el apoyo de la
Subdireccin
de
Anlisis
PREVENTIVA
PREVENTIVA
PREVENTIVA

Poblacional y Local nuevamente
solicitar a la SDP-Direccin de
Inversin
la
posibilidad
de
implementar la interfaz sealada, ya
que en la vigencia 2010 no se pudo
seguir avanzando por cuanto esa
dependencia solicit un comps de
La
Subdireccin
de Anlisis
espera
para realizar
pruebas Sectorial,
y ajustes
Poblacional
y
Local
conjuntamente
en la interfaz con SEGPLAN
con la Subdireccin de Programacin
y Seguimiento a la Inversin revisar y
depurar los reportes actualmente
existentes para realizar los ajustes
necesarios
para
su
adecuada
implementacin.
Igualmente
se
realizar un instructivo para el uso
adecuado de stos.
Subdireccin
de
Anlisis
Subdireccin
de
Anlisis
y
Subdireccin
de
Programacin y Seguimiento
a la Inversin
Subdireccin
de
Agregar los indicadores a las metas
a la Inversin con el apoyo de
de proyecto.
la Sudireccin de Anlisis
Pgina 162
PREVENTIVA
Se coordinar con la Subdireccin de

Inversin la utilizacin de esta
herramienta por parte de las personas
responsables
de
presentar
los
informes de los proyectos en los
cuales
se
encuentre
asociada
informacin contenida en la misma. A
su vez se determinar con esa
dependencia la necesidad de contar
con un reporte de marco estadstico
Subdireccin
de
a la Inversin con el apoyo de
la Subdireccin de Anlisis
PREVENTIVA
Actualmente se est implementando la

ficha de equipamientos culturales,
segn los requerimientos del lder
usuario de la Direccin de Arte,
Cultura y Patrimonio, y el equipo
PLAMEC. Por su parte, esta
Subdireccin cargar los datos que
actualmente existen para estos
equipamientos.
Subdireccin
de
Anlisis
y Direccin de Arte, Cultura y
Patrimonio-Equipo Plamec
PREVENTIVA

Poblacional
y
Local
trabajar
conjuntamente con el lider usuario de
la Direccin de Culturas Recreativas y
Deportivas la integracin del IDRD en
el manejo e incorporacin de datos en
este mdulo, de manera tal que se
pueda
contar
con
informacin
importante para el ciudadano y la
comunidad en general.
Subdireccin
de
Anlisis
y Direccin de Culturas
Recreativas y Deportivas.
Pgina 163
PREVENTIVA
Se reailzar una mesa de trabajo

entre la Subidreccin de Anlisis
Sectoria, Poblacional y Local y el lider
usuario del mdulo de Arte, Cultura y
Patrimonio y Convocatorias para
determinar el uso de esta pestaa,
una vez quede implementada la vista
publica en el modo de insercin de
datos.
Subdireccin
de
Anlisis
y Direccin de Arte, Cultura y
Patrimonio-Equipo Plamec
PREVENTIVA
Respecto a la prima parte de la

observacin, la Direccin de Arte
Cultura y Patrimonio en conjunto con
el Observatorio de Culturas realizar
un proceso de inclusin masiva de
informacin; respecto a la informacin
de patrimonio inmueble, se debe
coordinar con el IDPC una estrategia
de ingreso de informacin tal como se
seal en otra respuesta en el
presente plan de mejoramiento.
Finalmente y para el caso de la vista
externa, la Subdireccin de Anlisis
Sectorial, Poblacional y Local est
realizando el anlisis de este
requerimento para implementarlo con
el contrato de desarrollo de la
presente vigencia.

Patrimonio con el apoyo de la
Subdireccin
de
Anlisis
PREVENTIVA

Poblacional y Local revisar los
recursos prespuestal disponbile para
hacer interfaz con el SICO o en su Subdireccin
de
Anlisis
defecto el ingreso manual de esta Sectorial, Poblacional y Local
infomacin por parte del lider usuario
de Planeacin o por el operador del
proyecto.
Pgina 164
CORRECTIVA

Poblacional y Local est realizando el
Subdireccin
de
Anlisis
anlisis de este requerimiento para
implementarlo con el contrato de
desarrollo de la presente vigencia.
CORRECCIN
Ajustar el formato de evaluacin

propuestas para las contrataciones
curso, el cual debe incluir toda
informacin que de cuenta de
documentacin aceptada para
evaluacin de propuestas
CORRECCIN
Llevar un estricto control de los

ajustes de documentos legales
Supervisor
del
contrato:
solicitados a los contratistas. Revisin
Deinter y Ana Marcela Castro
previa al inicio del contrato y al trmite
de los pagos.
Pgina 165
de
en
la Supervisor
del
contrato:
la Deinter y Ana Marcela Castro
la
Hacer
seguimiento
a
la
documentacin de los expedientes
contractuales.
CORRECCIN
Supervisor
del
contrato:
Definicin de los objetos y alcances de Deinter y Ana Marcela Castro
los contratos, con el fin de que en Supervisora
contrato
de
futuras
contrataciones,
no
se consultora 168 de 2010
ontemplen obligaciones que puedan
prorrogar los trminos de los
contratos.
Pgina 166
CORRECCIN
CORRECCIN
Hacer un estricto seguimiento y

control a la presentacin por parte de
Fonade de los informes pactados en el Ana
Marcela
contrato, as como a la revisin de su Supervisora
contenido.
Castro
Hacer un estricto seguimiento, control

y revisin a la informacin y
Ana
Marcela
documentacin
presentada
por
Supervisora
Fonade.
Castro
Pgina 167
CORRECCIN
Actualizar el plan operativo del

Miembros
del
Comit
contrato, de acuerdo al desarrollo del
Operativo del contrato 286 de
mismo.
2010
CORRECCIN
Se revisar el manual de contratacin

oficina asesora jurdica
y se efectuaran los ajustes respectivos
CORRECCIN
Se revisar el manual de contratacin

y se efectuaran los ajustes respectivos
CORRECCIN
CORRECCIN
Se revisar junto con la Direccin de

Planeacin y Procesos Estratgicos, la
viabilidad de incluir los documentos
que se utilizan en el desarrollo de los
procesos contractuales dentro de las
tipologas
definidas
en
el
procedimiento Elaboracin y control
de
y registrosa la oficina
Se documentos
remitir nuevamente
Asesora de Comunicaciones, las
observaciones sobre la ubicacin de
actos
administrativos
en
la
CULTUNET. Una solicitud previa se
haba realizado en el ao 2009.
Pgina 168

direccin de planeacin y
procesos estratgicos.
Subsecretara General - Alba

Nohora Daz Galn/Mara
Amparo Rincn -
PREVENTIVA
- En concordancia con la Circular No.

8 de 2011 de la Secretara de
Hacienda, solicita concepto favorable
para efectuar un traslado presupuestal
al rubro de Vacaciones en Dinero, por
el valor que se requiere para un
eventual retiro de los funcionarios en
provisionalidad, dado que estn
saliendo las listas de elegibles en
diferentes fechas durante el ao
MEJORA
Determianar
cuales
son
las
actividades
que
generan
actos
administrativos y elaborar previamente
Ayda Robinson Davis
un modelo de cada uno de ellos, con
el fin de dar respuesta en el menor
tiempo posible a las peticiones.
CORRECCIN
Teniendo en cuenta que la actividad

de revisin de procedimientos se
haba realizado en la presente
vigencia
fiscal,
se
program
Mnica Chacn
nuevamente
la
revisin
del
procedimiento Administracin de
Bases de Datos para el mes de
noviembre de 2011.
CORRECCIN
Se actualizar y publicar instructivo

de copias de seguridad incorporando
en l la parte copia de seguridad de la Mnica Chacn
informacin correspondiente a los
servidores de la entidad.
Pgina 169
COORDINADOR
GRUPO
INTERNO DE RECURSOS
HUMANOS PROFESIONAL
DE NMINA
CORRECCIN
Se publicar en Cultunet el documento

Criterios Generales para efectuar
Fabio Sanchez Sanchez
Mantenimiento Correctivo o Preventivo
a las Aplicaciones y Programas
CORRECCIN
CORRECCIN
Realizar seguimiento a la accin

correctiva No. 328
Pgina 170
CORRECTIVA
Enviar relacin de hallazgos a los

responsables de procesos as se
realice reunin de cierre, con el fin de Auditores de calidad
que queden claras las situaciones
evidenciadas.
CORRECTIVA
Realiza protocolo para manejo de

documentos en los procesos de Asesor de Control Interno
auditoras de calidad.
Direccin de Planeacin y
Procesos Estratgicos
CORRECTIVA
Pgina 171
CORRECTIVA
Se incluy en el plan de accin de

Control Interno para la vigencia 2011
la realizacin de actividades de
autocontrol.
Se
program
una
actividad de fomento de la cultura del
control para el segundo semestre
asociada a la autoevaluacin del
control.
CORRECTIVA
Est previsto que una vez sea

consolidado
el
ejercicio
de
administracin de riesgos ste ser
Direccin de Planeacin y
presentado ante el Comit del Sistema
Procesos Estratgicos
Integrado de Gestin y de Control
Interno y posteriormente socializado a
la
comunidad institucional
Implementar
una estrategia para la
autoevaluacin del control en los
procesos de la institucin.
CORRECTIVA
La fecha de cierre se proyect para el

30/03/2012,
sin
embargo,
es
necesario prolongar dicho plazo, Asesor de Control Interno
considerando el recurso humano
disponible en Control Interno durante
el primer trimestre de 2012 y que la
mayora de los servidores participan
en la construccin del nuevo Plan de
Desarrollo Distrital
Pgina 172
Control Interno asumir de lleno las

auditoras de calidad. Los auditores
Internos fungirn como auditores
acompaantes.
CORRECTIVA
Ajustar el programa de auditora, de

tal
manera
que
las
fechas
correspondan a una reprogramacin.
Pgina 173
CORRECTIVA
Revsar
le
estructura
de
la
herramienta de administracin de la
mejora y efectuar las respectivas
recomendaciones a la Direccin de
Planeacin y procesos Estratgicos.
Hacer
seguimiento
reiterativo
hallazgos planteados en los informes
Responsable del Seguimiento
de auditora.
y evidencias
Cargar en el expediente de auditorias
en el aplicativo Orfeo el informe
definitivo producto del anlisis de la
respuesta dada por los responsables
de procesos, documento que fue
socializado a los responsables de
proceso
a
travs
de
correo
electrnico.
PREVENTIVA
Revisar con el GIRH, la posibilidad de

obtener algn incentivo para aquellos
funcionarios que se destaquen como
auditores de calidad.
Pgina 174
MEJORA
Disposicin abierta a la mejora

contnua por parte de los directores de
rea, de manera que se facilite la Comit del Sistema Integrado
recepcin de las recomendaciones de Gestin y Control Interno
realizadas como consecuencia de los
resultados obtenidos.
CORRECCIN
No aplica
CORRECCIN
Modificar
el
procedimiento
de
auditoras internas, cuantificando el
nmero de horas de experiencia que
debe acreditar un auditor interno. Asesor de Control Interno
Reclutar nuevos auditores internos y
realizar con su acompaamiento una
auditora interna de calidad.
No Aplica
Pgina 175
CORRECTIVA
1. Se revisar la totalidad de los informes

desde el mes de enero en todos los proyectos
de inversin de la entidad (11 en total). Esto
con el fin de identificar inconsistencias
similares. Dado el caso, se organizarn
posteriormente reuniones con los usuarios del
Sistema
de
Informacin
Sectorial
(responsables del cargue de informacin).
Dado el caso, se ajustarn los datos
necesarios y quedarn actas que evidencien
las inconsistencias y la forma de superarlas.
Subdireccin
de
a la Inversin - Juan
Sebastin Reyes
2. Adelantar una accin que refuerce entre los

responsables de reportar la gestin de los
proyectos la importancia que tiene el reporte
de actividades desarrolladas para el
cumplimiento de la meta, guardando total
coherencia con los avances presentados en el
Codificar la herramienta en excel
cronograma.
CORRECCIN
CORRECTIVA
denominada Sistema de Alerta

Temprana- SAT dentro del Sistema de
Gestin de Calidad, agregando el
ttulo de HOJA DE VIDA DEL
INDICADOR
en el espacio que
contiene toda la informacin del
indicador. correspondiente.
Se incorporar en el expediente virtual
el
documento
Excluir
del faltante
proceso de Gestin
Seguimiento y Evaluacin el Formato
Hoja de Vida FR-02-CP-GSE-01
VERSIN 1 y convertirlo en un
documento de apoyo para los
procesos
que
se
encuentren
construyendo nuevos indicadores.
Incluir en el Manual de Calidad la
descripcin
detallada
de
la
herramienta
Sistema
de
Alerta
Temprana-SAT.
Elaborar
un
instructivo
que
complemente y facilite el uso del
Sistema de Alerta Temprana -SAT.
Pgina 176
OFICINA
JURDICA
ASESORA
Lucila Guerrero Ramirez/

Giovanny Montenegro
CORRECTIVA
Describir tanto en el procedimiento

PR_ELABORACIN
DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS como
en el Manual de Calidad la
Lucila Guerrero R.
metodologa que articule la solicitud
Carlos Quitian
de modificacin de los documentos
con el contenido de los cambios
solicitados y el nmero de versin
establecido en el procedimiento.
Pgina 177
Realizar una reinduccin a la

Direccin de Arte, Cultura y Patrimonio
sobre el Procedimiento Elaboracin y
Control de Documentos y Regisros,
PR-GMC-01-V-10.
CORRECTIVA
Revisar los formatos de los procesos

de
Fomento,
Organizacin
y
Participacin para determinar si es
necesario
modificar,
actualizar,
eliminar alguno de ellos, o mantener EQUIPO SIG
RESPONSABLE PROCESOS
la totalidad de los formatos codificados MISIONALES
en el sistema integrado de gestin
Verificar que los formatos se estn
utilizando adecuadamente, posterior a
la jornada de reinduccin.
Realizar en 2012 la presentacin de
los documentos del sistema integrado
de gestin en los programas de
induccin y reinduccin de la SDCRD.
CORRECCIN
Se aplicar la TRD correspondiente
Pgina 178
Carolina Cortes S.
CORRECTIVA
Entrega por parte de nmina conforme a la

matriz de flujo de informacin, de la
informacin proporcional al tiempo trabajado,
para la totalidad de funcionarios que tienen
derecho al reconocimiento de pasivos
laborales
Control y verificacin de la informacin por
parte de los responsables de generacin y
registro.
Grupo Interno de Recursos

Humanos- Nmina y Grupo
Interno
de
Recursos
Financieros- Contabilidad
Analizar
la
correcta
afectacin
contable para el pago de vacaciones y
prima de vacaciones
CORRECTIVA
CORRECTIVA
Grupo Interno de Sistemas y

Solicitar al rea de sistemas la
modificacin de la parametrizacin
contable de la integracin PERNOLIMAY
3.Verificar la correcta aplicacin del
ajuste propuesto
1. Analizar la correcta afectacin contable

para las incapacidades pagadas por las EPS
2. Solicitar al rea de sistemas la modificacin
de la parametrizacin contable de la
integracin PERNO-LIMAY
3.Verificar la correcta aplicacin del ajuste
propuesto
Pgina 179
Grupo Interno de Sistemas y

PREVENTIVA
MEJORA
MEJORA
Formular
una
actividad
de
capacitacin de los responsables de
proyecto de inversin y los usuarios
del Sistema de Informacin Sectorial,
en trminos del uso de cronogramas
de actividades y el espacio de reporte
de retrasos y soluciones en el Juan Sebastian Reyes Pinilla
cumplimiento de las metas de
proyecto de inversin.
Generar una gua que presente las
modificaciones del procedimiento y
socializarla en dicha actividad
Actualizacin
de
procedimientos
(Licitacin pblica, Concurso de
meritos y Supervisin e Interventoria y
Liquidacin
de
Contratos
y
Elaboracin de Contratos) del proceso
de Gestin Jurdica y Legal de
conformidad con la normatividad
vigente.
Solicitar al rea de comuicaciones por
correo elctronico la actualizacin del
Link
rendicin
de
cuentas
/
contratacin. Para que quede asi: Con
el fin de mantener informada a la
comunidad respecto de los procesos
de seleccin adelantados por est
Secretara, se comunica que toda
informacin se publicar en la pagina
web de SECOP www.contratos.gov,co.
De igual manera como medio
secundario se podr consultar el portal
de
contratacin
a
la
vista
www.bogota.gov.co/contratacion , no
obstante lo anterior, los interesados en
participar en algn proceso de
seleccin, se entenderean notificados
por la informacin publicada en el
SECOP, al tenor lo sealado en la ley
1150 de 2007.
Pgina 180
MYRIAM
SEDANO
JANETH
SOSA
MYRIAM
SEDANO
JANETH
SOSA
MEJORA
Proyectar el acto administrativo por

medio de la cual se crea y conforma el
Comit de Adquisiciones y de apoyo a
la actividad contractual de la
Secretara
Distrital
de
Cultura, MYRIAM
Recreacin y Deporte y se establecen SEDANO
sus funciones, donde se establezca
como obligacin del responsable de
proyecto justificar los ajustes a que
haya lugar en el plan de contratacin.
MEJORA
Se elabor el protocolo de contratistas

y se remite a la Oficina Jurdica para Oficina de Comunicaciones y
que se integre al procedimiento Oficina Jurdica
correspondiente.
Pgina 181
JANETH
SOSA
FECHA INICIO FECHA CIERRE
01/02/2011
20/12/2010
SEGUIMIENTO
Aqu se deben reportar las actividades
que se han llevado a cabo para cumplir
con la accin propuesta
EVIDENCIAS
Soporte de las actividades
descritas en el seguimiento
30/05/2011
En las actividades de
induccin y reinduccin
se incluyeron los temas
Ajuste de las tematicas incluidas en relacionados
con
las actividaddes de Induccin y procesos diciplinarios y
Reinduccin
normativos de esta
forma fue socializado a
la
comunidad
institucional
31/12/2010
Publicacin en la Intranet del Plan Plan

Anual
de
Anual de Vacaciones y se han vacaciones publicado y
atendido
31
solicitudes
de la respectiva solicitud
modificaciones de vacaciones.
tramitada
Pgina 182
01/05/2011
30/09/2011
1) Mesa de trabajo con integrantes

del Grupo Interno de Recursos
Humanos para analizar fallas en el
proceso. 2)Revisin de hojas de
vida para establecer posibles casos
de no cobro de incapacidades y
elaboracin cuadro de control y
seguimiento
de
los
mismos.
3.Revisin de procedimiento para
determinar establecer puntos de
control.
4.
Modificacin
del
procedimiento. 5. Divulgacin del
nuevo procedimiento
1., 2. Acta de Abril pte

por radicado Orfeo.
3., 4. Solicitud de
Modificacin
del
procedimiento,
radicado
orfeo
20117300104983.
5. Mayo 4 de 2011 se
publico oficialmnente
en la cultunet el
procedimiento ajustado
Se encuentran en el aplicativo de
gestin
documental
Orfeo
debidamente elaboradas y firmadas
las actas objecto de la observacin.
Expediente
ORFEO
Adicionalmente se informo a la
No.
2011730011300001E
Estrategicos a traves de un
memorando la directriz impartida al
interior del grupo para el manejo de
las actas.
Pgina 183
Se realiz la revisin de los

siguientes prcedimientos:
Nmina
liquidacin
y
pago
Radicado ORFEO No.
(radicado orfeo 155293)
155293
Responsabilidad por mayor pago al
debido (en revisin por el Grupo
Interno de Recursos Financieros)
Pgina 184
En cumplimiento de la normatividad
enunciada y las polticas del DAFP,
la Secretara de Cultura debe contar
con un Plan Institucional de
Capacitacin - PIC, como as lo
Se
encuentra
acredit en la Auditoria efectuada,
publicado y socializado
el cual a la fecha en que se realiz
la Auditoria se encontraba aprobado
y en ejecucin, y no con un plan de
formacin o de competencias por
no existir en la norma dicho plan.
Pgina 185
No obstante que esta Coordinacin

no es la responsable del proceso,
se verific con los responsables de
Sistema Integrado de Gestin, la
actualizacin del registro de los
documentos en el SIG, en
concordancia con el registro
documental ORFEO y mediante
memorando de fecha 11 de mayo
radicado
bajo
el
No.
20117300111003, se solicit la
modificacin del documento, con lo
que se evidencia el cambio.
El Seor Daro Gonzlez Posso

ingres al Instituto Distrital de
Cultura y Turismo el 23 de enero
de 2004 y para esa fecha se
encontraba vigente la Resolucin
No. 015 de 13 de enero de 2004,
por la cual se adiciona el Manual de
Funciones y Requisitos de los
empleos de la planta global del
Instituto Distrital de Cultura y
Turismo, en la que se encuentra el
perfil profesional que posee el seor
Gonzlez Posso, razn por la cual,
no procede la observacin en el
sentido que no cumple con algunos
de los requisitos de la Resolucin
001/07 , mxime cuando el equipo
de trabajo que atendi la Auditoria
inform que el seor Gonzlez fue
incorporado en el proceso de
reforma
administrativa,
en
aplicacin a los lineamientos de le
Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley
785 de 2005.
Pgina 186
ORFEO y mediante
memorando de fecha
11 de mayo radicado
bajo
el
No.
20117300111003,
se
solicit la modificacin
del documento, con lo
que se evidencia el
cambio.
En la Circular semestral de
evaluacin del Desempeo que se
emitir en el mes de enero
de
2012 se har nfasis en la
orientacin para el trmite de los
Instrumentos de Evaluacin del
Desempeo con la exigencia
expresa del diligenciamiento de
todos los items, en especial los
relacionados con fortalezas y
debilidades. En el mismo sentido
se reforzar el tema en relacin
con los Acuerdos de Gestin y los
planes de mejoramiento.
En relacin con esta afirmacin, no
hay conexidad entre el Plan de
Desarrollo
y
la
observacin
efectuada, toda vez que los
conocimientos bsicos esenciales
se encuentran plasmados en la
Resolucin 001 de 2007 y
el
cumplimiento de requisitos se
encuentra en cada una de las
historias laborales.
Se incluy el soporte de la
capacitacin en el expediente de
capacitacin bajo el radicado No.
20117300145063. Como Accin
Correctiva, se enviar una Circular
General a todos los funcionarios en la
cual se solicitar que todas las
invitaciones
a
capacitacin
procedentes de la Alcalda Mayor y/o
de otras entidades, se remitan a
Recursos Humanos a fin de evaluar su
procedencia, viabilidad e inclusin en
A la fecha se esta gestionando la
PIC, as como la constancia de
medicin
impacto de la
asistencia. de
capacitacin, para lo cual se utiliza

el formato debidamente adoptado y
Se
el Normograma
se
se actualiz
revisa la
periodicidad y del
remiti
a la Direccin de Planeacin
indicador.
y Procesos
Estratgicos con
radicado No. 20117300156833
Pgina 187
FORMATO MEDICIN
DEL
IMPACTO
ACTIVIDADES
DE
CAPACITACIN FR04-PR-GTH-10
Radicado No 156833
04/10/2010
31/11/2010
1. De conformidad con la reunin

celebrada el da 27 de septiembre
de 2010 con los auditores de
calidad, se modific el programa de
auditoras de la SCRD
2. El da 05 de octubre de 2010 en
la revisin efectuada por la alta
direccin, el Asesor de Control
Interno hizo un llamado a los
responsables de proceso y a la
Estratgicos de la necesidad de
revisar las caracterizaciones de
proceso, pues en desarrollo de las
auditoras se ha identificado que en
dichos documentos no estn
identificados
la
totalidad
de
requisitos de la norma aplicables a
cada proceso
1.
Programa
de
auditora.
Radicado
No. 20101010048693
2. Acta No. 10 del
Comit del Sistema
Integrado de Gestin y
Control
Interno.
Radicado
No.
20101010048653
3. Caracterizaciones de
proceso
4.
Plan
de
accin
presentado a Bureau
3. En la caracterizacin de los Veritas (Ver radicado
procesos se actualiz el apartado 20105200117441)
referido a los requisitos aplicables
4. Se elaborar un programa de
auditoras para la vigencia 2011, de
acuerdo con lo previsto en el plan de
accin presentado a Bureau Veritas
para eliminar la no conformidad
referida a las auditoras de calidad
Pgina 188
02/11/2010
03/11/2010
11/02/2011
Se incorpor en el SIG el
procedimiento "ELABORACIN Y
MODIFICACIN DEL PLAN DE
ACCIN DE LA SCRD", cdigo PRGDE-06 del 01/04/2011, el cual
indica los pasos a seguir cada vez
que se modifica el Plan de Accin
de la SCRD, por lo tanto la lista de
chequeo sobra ya que la adopcin
del procedimiento soluciona de
fondo el problema que suscit la
accin correctiva.
11/02/2011
Se formul el procedimiento para

Documento
elaborar y actualizar el plan de
Procedimiento
accin de los proyectos de inversin
elaborado.
de la entidad
Pgina 189
"ELABORACIN
Y
MODIFICACIN DEL
PLAN DE ACCIN DE
LA SCRD", cdigo PRGDE-06 del 01/04/2011
de
05/11/2010
31/11/2010
La DPPE elabor comunicacin

interna solicitando al rea de
Archivo y correspondencia que se
direccione el informe de Estampilla
Procultura de manera directa o
indirecta a la Direccin de
Planeacin
de
Procesos
Estratgicos donde se consolida la
informacin.
Pgina 190
Memorando
de
DPPE al rea
Archivo
correspondencia
radicado
20105000054733
la
de
y
Matriz actualizada de
los recaudos Vigencia
2010
1. Tanto las auditoras de calidad

como las de gestin se plantearon
en funcin de los procesos.
2.1 y 2.2 Se ejecutaron las

auditoras internas de calidad en el
primer semestre tal cual fueron
programadas por parte de los
auditores de claidad. La segunda
etapa de auditoras de calidad a
cargo de una firma externa qued
programada para el mes de julio de
2011.
28/10/2010
27/01/2011
calidad
por
procesos,de
forma
separada con las de
gestin, fue aprobado
el 18 de marzo de 2011
por el Comit del
Sistema Integrado de
Gestin y de Control
Interno.
2.1 y 2.2 En el
programa de auditoras
se determinaron los
procesos que seran
auditados por auditores
internos de calidad y
2.3 Se program la capacitacin de los
que
seran
auditores en el plan anual de auditados por un ente
capacitacin
del
equipo
de externo.
aprendizaje de auditores.
2.3
Programa
del
2.4 Los auditores destinaron dos Equipo de Aprendizaje
das para la preparacin, realizacin de Auditores y el Plan
y cierre de sus auditoras.
de capacitacin de la
entidad.
La
3.1 Se solicit modificacin del capacitacin
de
procedimiento
de
audtoras auditores
est
internas, dejando claridad en las programada para el
actividades y controles que se tercer trimestre del ao
requieren tanto para auditoras de 2011.
calidad como para las auditoras de
gestin.
2.4 Planes de auditora
de calidad e informes
3.2 Las auditoras de gestin
definitivos.
fueron ejecutadas por los auditores
del grupo asignado a Control 3.1 El procedimiento
Interno, mientras que las auditoras actualizado con los
de calidad fueron desarrolladas en ajustes aprobado por el
su primera fase por auditores Asesor
de
Control
internos de calidad.
Interno fue aprobado el
7 de junio de 2011.
3.2
Informes
de
auditora de gestin e
Informes de auditora
de calidad
Pgina 191
28/10/2010
28/10/2010
27/01/2011
4.2 Procedimiento de
Auditora
Interna
aprobado el 7 de junio
4.1
En
la
modificacin
al de 2011.
procedimiento Auditora Interna
aprobado el 7 de junio de 2011 se 4.2 El programa anual
defini la periodicidad mnima con de auditora, donde se
la que se va a auditar cada proceso evidencia la planeacin
en dos aos.
de
auditoras
de
calidad por procesos,
4.2 El programa de auditora incluy de forma separada con
la totalidad de los procesos para ser las de gestin, fue
auditados en la vigencia 2011, ya aprobado el 18 de
sea a travs de auditores internos o marzo de 2011 por el
por una firma de auditora externa. Comit del Sistema
En el primer semestre se realizaron Integrado de Gestin y
las auditoras encomendadas a los de Control Interno.
auditores internos de calidad.
Informes de auditoras
de calidad realizadas
en el primer semestre
de 2011.
27/01/2011
En la modificacin al procedimiento
Auditara Interna se defini:
5.1 El procedimiento
Auditara Interna fue
5.1 Dejar registro en el programa de modificado el 7 de
auditara quienes actan como junio de 2011.
auditores de calidad y quienes
como auditores de gestin.
5.2 El programa anual
de auditara, donde se
5.2 Dejar registro de la participacin evidencia la planeacin
de auditores en ejercicios de de
auditaras
de
auditara En el caso de gestin se calidad por procesos,
har a travs de certificacin de de forma separada con
cumplimiento emitida por el Asesor las de gestin, fue
de Control Interno, mientras que en aprobado el 18 de
las auditaras de calidad se marzo de 2011 por el
realizar a travs de certificacin Comit del Sistema
que emita el Asesor de Control Integrado de Gestin y
Interno expresamente para el de Control Interno.
efecto.
Pgina 192
01/02/2011
02/08/2010
31/05/2011
Plan
Anual
de
Se incluye en el Plan Institucional
Capacitacin creado el
de Cpacitacin 2011 acatando lo
18 de Marzo de 2011
ordenado por la Contraloria Distrital.
Tiempor destinado para la actividad
Socializacin a travs
4 Horas.
de la Intranet de mayo
de 2011
Se realizo la actividad en el Archivo
de Bogot segn lo establecido en
Realizacin
de
la
el Plan Anual de Capacitacin
actividad 3 de Mayo
30/12/2010
Trmites de procesos
diciplinarios,
Los procesos discipliarios se han expedientes
venido tramitando conforme a los localizados
en
trminos sealados en la Ley.
Subsecretaria y una
vez finalizan se remiten
a Archivo Fsico.
Pgina 193
N/A
N/A
N/A
06/09/2011
06/11/2011
para ajustar y validar la informacin

descrita en las fichas tcnicas de
los procesos Gestin Regulacin,
Gestin Comunicacines y Gestin
Informacin. Como resultado de las
mesasAcciones_Cerradas_2011
de trabajo se obtuvo la
correspondiente informacin la cual
fue insumo para la elaboracin del
nuevo formato para el reporte de
producto/servicio. Luego de la
presentacin de las nuevas fichas
tcnicas en la prxima Revisin por
la Direccin del 30 de septiembre,
se validarn y socializarn el nuevo
formato para el reporte de producto
no conforme. Posteriormente se
publicar esta informacin en la
Cultunet
A partir de diferentes mesas de
trabajo con los Responsables de
Proceso y sus equipos de trabajo,
se ajust y valid la informacin
descrita en las fichas tcnicas de
los procesos Gestin Regulacin,
Gestin Comunicacines y Gestin
Informacin. Esta informacin se
utiliz como insumo para la
elaboracin del nuevo formato para
el reporte de producto/servicio No
Conforme.
Luego
de
la
presentacin de las nuevas
fichas tcnicas, a los miembros de
los equipos de Lderes de calidad
y Mejora continua, se presentaron
los resultados al Comit Directivo
en el marco de la Segunda Revisin
del SIG por la Alta Direccin.
Se elabor correo electrnico para
el
enviodede lala presentacin
herramienta dey
Luego
Administracin
de
Mejora fichas
a los
aprobacin de laslanuevas
responsables
tcnicas,
sede proceso
modific y sus
el
equipos
de
trabajo
para
realizar
el
procedimiento Manejo del Producto
seguimiento
y el
relacionar
las
No Conforme, con
fin
evidencias
las
acciones
de ajustar lasdeactividades
acorde
correctivas,
preventivas,
mejora
con
las
nuevas
fichas
tcnicas
y elsey
Con
fecha
septiembre
9
de
2011
observaciones
asi nocomo
para
reporte
del producto
conforme.
envio
correo
a la Coordinacin
determinar
nuevas
acciones que de
se
Recursos
solicitando
el
identifiquen Fsicos
en el desarrollo
de las
prstamo
de
los
archivos
2007,
actividades.
2008, 2019 y 2010 de la
Subdireccin de Poltica y Fomento,
con el fin de realizar una revisin
documental conforme a la norma
NTCGP 1000:2004 captulo 7
Realizacin Pgina
del Producto
o Servicio
194
Correos
electrnicos
entre Carlos Alberto
Quitian
y
los
responsables
de
proceso
para
desarrollar las mesas
de trabajo.
Nuevo formato para el
reporte
de
producto/servicio
No
Conforme FR-01-PRGMC-04
modific
el
procedimiento Manejo
del
Producto
No
Conforme, PR-GMC04 V. 04
Fichas tcnicas de
productos protafolio de
bienes y servicios
Correo
electrnico
enviado el da 9 y 12
Septiembre adjuntando
la herramienta de la
mejora para que fuera
revisada
por
los
responsables
de
trabajo y su equipo
para
de
Correo actualizarla
en la Bandeja
acuerdo
a las
de
enviados
de fechas
Nydia
establecidas
Neida
Miranda
y
planilla prstamo de
documentos
que se
encuentra en Recursos
FsicosArchivo
Central.
30/09/2011
INDEFINIDO
Se dise dos modelos de

presentacin de informes de
supervisin uno para personas
naturales y otro para personas
jurdicas, destinando un espacio
especifico para transcribir los datos
sobre aprobacin de garantias que
amparan la contratacin, con el fin
de que el supervisor se vea Se socializo a travs del
precisado
a
hacer
la Radicado 20113000143023
correspondiente verificacin.
Se socializ a travs del orfeo
20113000143023 del 26 de agosto
de 2011.
Situciacin
que
esta
siendo
atendida por los supervisores.
Pgina 195
Se envi a correo el da 28 de
agosto de 2011 a Soporte Sistemas,
con el fin de solicitar el apoyo en la
organizacin
del
expediente
2010110800200019E
Planes
Locales en Deporte, Recreacin y
Actividad Fsica, con el fin de
atender la observacin realizada
reciente auditora externa 2011. Se
reviso el contenido del expediente
virtual con el fisico, se realizaron las
correcciones necesarias y se firmo
la respectiva planilla de soporte,
Accin que fue atendida por Luz
Mary Pascagaza y Nydia Neida
Miranda Urrego.
Expediente
06/09/2011
06/11/2011
Los convenios de asociacin

poseen terminos de referencia, en
estos se incluye la realizacin de
los cronogramas de esta forma se
etablecen las actividades que se
deben cumplir en el desarrollo los
mismo. Las actividades de control
se determinan de forma inicial
desde la supervisin del desarrollo
del convenio, con base en las
normas vigentes de supervisin.
Durante la ejecucin de los
convenios, la
generacin
de
documentos tales como actas de
reunin y compromisos y registros
de asistencia, se archivan en la
medida que son creados, de esta
forma conservar la trazabilidad del
proceso a travs del sistema de
gestin documental Orfeo.
Pgina 196
virtual
organizado
2010110800200019E bajo
la supervisin de Dario
Gonzalez
Posso,
Subdirector tcnico codigo
068 grado 06
Se envi
a correo a Soporte
expediente
2010110800200019E
Planes
Locales
en
Deporte,
Recreacin y Actividad Fsica, con
el fin de atender la observacin
realizada por la firma Bureau
Veritas en la reciente auditora
externa 2011.
06/09/2011
06/11/2011
Los convenios de asociacin

poseen terminos de referencia, en
estos se incluye la realizacin de
los cronogramas de esta forma se
etablecen las actividades que se
deben cumplir en el desarrollo los
mismo. Las actividades de control
se determinan de forma inicial
desde la supervisin del desarrollo
del convenio, con base en las
normas vigentes de supervisin.
Durante la ejecucin de los
convenios, la
generacin
de
documentos tales como actas de
reunin y compromisos y registros
de asistencia, se archivan en la
medida que son creados, de esta
forma conservar la trazabilidad del
proceso a travs del sistema de
gestin documental Orfeo.
Pgina 197
Expediente
virtual
organizado
2010110800200019E bajo
la supervisin de Dario
Gonzalez
Posso,
Subdirector tcnico codigo
068 grado 06
Recreativas y Deportivas en apoyo

con la Direccin de Planeacin y
Procesos
Estratgicos,
vienen
adelantando el cambio de Mapa de
Procesos.
18/08/2011
30/11/2011
En el Comit Directivo del 1 de

septiembre
se
present
la
necesidad de realizar los ajustes
propuestos
a
los
procesos
misionales que comparten las
Direcciones de Arte, Cultura y
Patrimonio, y Culturas Recreativas y
Deportivas,
mediante
la
presentacin de un proceso de
Gestin de Poltica Pblica en
Deporte, Recreacin y Actividad
Fsica. Como resultado de esta
presentacin, la Secretaria de
Despacho solicit que la propuesta
de modificacin fuera analizado por
expertos externos a la Entidad. Por
lo tanto, durante el Congreso de
Sistema Integrado de Gestin
llevado a cabo
el 1 y 2 de
septiembre,
se
consult
al
Coordinador Distrital de Sistemas
de Gestin y a un asesor de la firma
certificadora COTECNA.
En el
Comit del 15 de septiembre, se
presentaron las consideraciones
realizadas por los expertos, en este
Comit se determin que el mapa
de procesos no se sera modificado.
En la Segunda Revisin del SIG
por la Alta Direccin se ratifica la
decisin.
Con base en esta decisin se
contnuar con la ejecucin del plan
de
accin,
priorizando
las
actividades a realizar con el fin de
evitar el tratamiento simultaneo de
las mismas con los responsables de
proceso.
Pgina 198
Actas
de
comits
directivos
1
de
septiembre y 15 de
septiembre.
Mesas de trababjo con
la
Direccin
de
Culturas Recreativas y
Deportivas
y
la
Direccin
de
Arte
Cultura y Patrimonio.
El proceso de organizacin
esta: En el expediente de la
direccin de Arte, Cultura y
Patrimonio/
Polticas
publicas de arte, cultura y
patrimonio/Polticas
publicas de organizacin
Se adelanto la actualizacin del

expediente de los procesos, de
manera
que
se
evidencia
documentalmente la articulacin
con las subdirecciones en el
desarrollo de los objetivos de la
gestin
en
participacin
y
organizacin.
08/02/2011
31/12/2011
Culminado
el
proceso
de
oficializacin
de
los
estados
contables con corte a 30 de junio,
ante la Secretara de Hacienda, y
su
respectiva
publicacin
(Aproximadamente a mediados del
mes de julio), se iniciar la
confeccin del informe ejecutivo a
ser presentado a finales del mes de
agosto.
El modelo del informe no fue
validado en el comit directivo por
requerir
ajustes
para
su
presentacin y contenido
Pgina 199
El proceso de Participacin
esta: Expediente de la
direccin de Arte, Cultura y
Patrimonio/ Sistema de
Arte,
Cultura
y
Patrimonio/Procesos
de
Participacin
Y el expediente del consejo,
el cual esta: Expediente de
la direccin de Arte, Cultura
y Patrimonio/ Sistema de
Arte,
Cultura
y
Patrimonio/Consejo Distrital
de
Arte,
Cultura
y
Patrimonio
octubre, no se han incluido an en

la integracin de Perno hacia Limay
las provisiones por concepto de:
Vacaciones, Prima de Vacaciones,
Prima de Navidad y Bonificacin
Especial
de Recreacin.
Se particip
en las mesas de
trabajo interna para la actualizacin
El
contableinstitucionales.
mensual de
de registro
los riesgos
dichas
provisiones
se ha
realizado
Producto
de lo anterior,
y en
lo que
en
forma
manual,
acorde
con
la
atae al Grupo Interno de Recursos
informacin
entregada
por
parte
del
Financieros, se actualiz la matriz
Grupo
de deRecursos
de riesgosInterno
del Proceso
Gestin
Humanos.
Financiera y Contable, la cual fue
remitida a la Direccin de
Recursos
PlaneacinHumanos:
y Procesos Estratgicos
a travs de correo electrnico de
Entrega
Grupo
Interno
de Sistemas,
fecha 26alde
mayo
de 2011.
08/02/2011
01/03/2011
31/12/2011
14/10/2011
Documento
No.2
:
Provisin
de
vacaciones, Prima de Navidad y Prima
Semestral con el radicado 2010-730En
la labor
definicin de
de2010,
los
003517-3,
del 8 de
de septiembre
elaborado
por
Profesional
de
Nmina,
el
riesgos inherentes al sistema
cual
contiene
los
parmetros
y
frmulas
de
contable, se realiz un estudio,
liquidacin.
homologacin
e incorporacin de
El Grupo Interno de Sistemas entreg
riesgos
aplicables
mediante correo electrnicoa unnuestra
primer
entidad,
laprovisiones,
matriz depara
la
archivo conacorde
el clculoa de
revisin.
(19
de
marzo
de
2011),
el
cual
fu
Veedura (Aplicativo SSOP). Como
devuelto
Profesional de Nmina con
actividadpor el complementaria,
se
cuatro observaciones para correccin (28
proceder
a
la
validacin
y
de abril de 2011).
proposicin
de ajustes
de losentreg
datos
El Grupo Interno
de Sistemas
de
la
SCRD,
incorporados
en
el
mediante correo electrnico un segundo
archivo
con
el
clculo
de
provisiones,
para
aplicativo SSOP.
revisin. (1 de septiembre de 2011), el cual
fu devuelto el 1 de septiembre de 2011
por encontrase inconsistencia en las cifras.
El Grupo Interno de Sistemas entreg
mediante correo electrnico
un tercer
archivo con el clculo de provisiones, para
revisin. (29 de septiembre de 2011), el
cual contena datos de la nmina del mes
de agosto, ste fu avalado y devuelto el 3
de octubre por correo electrnico, con el fin
de que se implementara en PERNO para el
mes de octubre de 2011.
El 21 de octubre se hizo la integracin de
informacin de nmina por la interfase
PERNO
LIMAY, con resultados
negativos, es decir que a esa fecha las
provisiones no se han informado en este
proceso, sino a travs d el calculo en excel
, y entregado por el profesional de nmina
desde el mes de enero del ao en curso.
rea de Sistemas:
A la fecha se finaliz el desarrollo en Perno
para la salida de los registros contables de
las provisiones de vacaciones, prima de
vacaciones y prima de navidad. Las reas
de recursos humanos especficamente de
200 financieros y
Nomina y Pgina
Recursos
Contabilidad en conjunto con Sistemas han
venido
efectuando
las
pruebas
correspondientes, el resultado de estas
pruebas evidencia la necesidad de realizar
nuevos ajustes que han sido atendidos por
Mediante correo electrnico enviado a
Evidencias
de
la
realizacin de pruebas
reportadas por el rea
de Nomina y el rea
Financiera ubicadas en
el equipo de Fabio
Sanchez.
Reporte generado por
el contratista GTS S.A.
En cumplimiento con
los ajustes generados
31/03/2011
14/10/2011
Sistemas,
Documento No.2 :
Provisin de vacaciones, Prima de
Navidad y Prima Semestral con el
radicado 2010-730-003517-3, del 8
de septiembre de 2010, elaborado
por Profesional
de Nmina, el cual
contiene los parmetros y frmulas
de liquidacin.
El Grupo Interno de Sistemas
entreg mediante correo electrnico
un primer archivo con el clculo de
provisiones, para revisin. (19 de
marzo de 2011), el cual fu devuelto
por el Profesional de Nmina con
cuatro
observaciones
para
correccin (28 de abril de 2011).
un segundo archivo con el clculo
de provisiones, para revisin. (1 de
septiembre de 2011), el cual fu
devuelto el 1 de septiembre de
2011 por encontrase inconsistencia
en las cifras.
un tercer archivo con el clculo de
provisiones, para revisin. (29 de
septiembre de 2011), el cual
contena datos de la nmina del
mes de agosto, ste fu avalado y
devuelto el 3 de octubre por correo
electrnico, con el fin de que se
implementara en PERNO para el
mes de octubre de 2011.
El 21 de octubre se realizaron las
pruebas de la integracin de
informacin de nmina por la
interfase PERNO LIMAY, con
resultados negativos, es decir que a
esa fecha las provisiones no se han
informado en este proceso, sino a
travs d el calculo en excel , y
entregado por el profesional de
nmina desde el mes de enero del
ao en curso.
Pgina 201
los reportes, y en los registros de

auditoria queda guardada la fecha y
el
usuario
que
realiz
la
modificacin.
Se realiz el analisis y estimacin

del esfuerzo por parte de la
Subdireccin de Anlisis Sectorial
Poblacional y Local, para la
implementacin en los siguientes
modulo:
25/01/2011
15/11/2011
1. En el mdulo de Planeacin se
implement en el reporte Informe
de Gestin la fecha y hora de
impresin, con el fin de mantener el
control del contenido capturado y
modificaciones realizadas,, estos
informes se generan en formato
.PDF, el cual no permite realizar
cambios.
2. Se adicion la fecha y hora de
impresin en todos los reportes del
mdulo de convocarias
3. Para el control de las
modificaciones a los registros de las
fichas del sistema se implement la
tabla
de
auditoria
sam_audi_valor_armable, la cual
guarda las modificaciones que se
realicen a los registros, permitiendo
realizar el contro de todas las
modificaciones.
4. Se adicion la funcionalidad en el
mdulo de Convocatorias de la
primera y segunda revisin la cual
permite tener el control de las
evaluaciones realizadas,
5. Se adcion la tabla de auditoria
sam_audi_comprobante_recep, la
cual guarda las modificaciones
realizadas
sobre
cualquier
comprobante de recepcin, la cual
permite tener el control de las
evaluaciones realizadas.
Pgina 202
1. Reporte Informe de
Gestin del Mdulo de
Planeacin del SIS
2. Reportes del Mdulo
de Convocatorias del
SIS
3.
Reportes
del
Programa Asegurarte
del mdulo de Arte
Cultura y Patrimonio.
4.
Opcin
de
Verificacin del mdulo
de Convocatorias del
SIS.
5. Tablas del auditoria
en la base de datos del
SIS.
25/01/2011
25/01/2011
25/01/2011
30/11/2011
30/11/2011
30/11/2011
1) Se remiti comunicacin el 06 de
abril a la Directora del IDRD,
solicitndole la designacin de una
persona que lidere el modulo del
SIS; 2) Reunin con las diferentes
reas del IDRD para socializar el
SIS y revisar las acciones que se
pueden realizar para incorporar
informacion al dicho mdulo; 3)
Reunin con tres reas del IDRD
para revisar los procesos y analizar
los requerimientos para determinar
la viabilidad de implementarlos en
el SIS.
Se realizaron reuniones con los
responsables del IDRD de las reas
de Recreacin, Actividad Fsica y
Deportes, con el fin de determinar
que informacin se puede cargar al
SIS.
Se implement un reporte para
contar el nmero de visitas hechas
por los usuarios al sistema, el
reporte esta clasificado por mdulo
y muestra un total general
Se le solicit al contratita incluir en

el infome el detalle de las horas
consumidas por perfil, el nmero de
horas y las actividades reportadas
se validan y aprueban contra los
requerimientos desarrollados
Pgina 203
Radicado
Comunicado
20114100020091
del
Radicado
Orfeo:
20115100139383
Este
archivo
se
encuentra
en
el
mdulo de informacin
histrica y estadistica
Contador de Visitas
Se evidencia en el
sistema
orfeo
Radicado
No.
20117100099072
25/01/2011
25/01/2011
25/01/2011
30/11/2011
Se le solicit al contratita incluir en

el infome el detalle de las horas
consumidas por perfil, el nmero de
horas y las actividades reportadas
se validan y aprueban contra los
requerimientos desarrollados
Se evidencia en el
sistema
orfeo
Radicado
No.
20117100099072
30/11/2011
Para las actividades reportadas por

la empresa contratada, se solicita el
informe previamente para su
verificacin previa a la radicacin de
la factura.
Se evidencia en el
sistema
orfeo
Radicado
No.
20117100099072
27/12/2011
En la actualidad se encuentra
cargada
la
informacin
de
patrimonio (Equipamiento mueble e
inmueble) en el SIS, con un total de
1900 registros que se pueden
visualizar en las fichas de
Patrimonio Mueble y Patrimonio
Inmueble de la lnea de Patrimonio
del mdulo de Arte Cultura y
Patrimonio.
Se valid y cre la ficha de
Organizaciones, se realiz el
proceos de cargue de informacin,
en la actualidad se encuentran
registros de 1060 organizaciones
Pgina 204
En la actualidad se
encuentra cargada la
informacin
de
patrimonio
(Equipamiento mueble
e inmueble) en el SIS,
con un total de 1900
registros
que
se
pueden visualizar en
las
fichas
de
Patrimonio Mueble y
Patrimonio
Inmueble
de
la
lnea
de
Patrimonio del mdulo
de Arte Cultura y
Patrimonio.
Registros de
organizaciones
1060
25/01/2011
25/01/2011
25/01/2011
15/12/2011
30/03/2012
30/11/2011
La firma contratada realiz el

desarrollo
del requerimiento, se
realizaron
las
pruebas
satisfactoriamente.
Se
tiene
planeado
implementar
este
requerimiento en produccin el 25
de enero de 2012. No obstante lo
anterior,
la
Direccin
de
inversin de la SDP determin que
Se
realiz
reunin
con el usuario
la
mejor
opcin
eraFormulacin
trabajar
con un
En
el
submdulo
de
lder
del
Mdulo
de
planeacin,
archivo
plano
para
enviar
la
Proyectos
Planeacin
para
definirdel
losmdulo
reportes
que
se
informacin
de
seguimiento
a
los
ydeben
Resultados
de
dejar
endelel Sistema
mdulo,
se
proyectos
de
inversin
a
Segplan,
Informacin
Sectorial
se
cre
el
la
acord
dejar
los reportes
de:
en
vez de
una interfaz,
que adems
opcin
crear
indicadores
para
Documento
Proyecto
de
era
una
opcin del
mucho
ms
costosa.
hacer
seguimiento
a
los
avances
en
Inversin,
Informe
de implement
gestin, y
Esta
alternativa
ya
el
cumplimiento
de se
las estos
metas tres
de
Marco
Estadistco.
De
en
el SIS
yinversin
el lider de
usuario
est
proyecto
de
la
entidad.
reportes,
los lade
documento
de
incorporando
informacin
dehizo
los
En
el
mes
de
junio
de
2011,
se
proyecto
de inversin
e informe
proyecto
para
su envi
travs de
de
el
cargue
de
la a
informacin
gestin
ya
se
encuentran
en
esa
herramienta
a
Segplan.
necesaria
ellas.
produccinparay cada
el una
de de marco
Esta
incluye: nombre,
tipo, objetivo,
estadstico
se encuentran
en
frmula,
valor
programado,
valor
prueba, en la cual se identificaron
alcanzado,
de en
resultados.
unos ajustesanlisis
que estan
proceso
La
informacin se
de implementacin,
por loencuentra
que una
actualizada
con con
corte
a 30 de
vez ya se cuente
aprobacin
se
noviembre.
En
esos
trminos
podra
subir a produccin para su uso.
darse la situacin como superada,
sin
embargo,
tras
diferentes
discusiones llevadas a cabo con el
equipo del Sistema Integrado de
Gestin, se gener la duda de cmo
manejar estos indicadores de forma
diferente a los que son contenidos
por el Instrumento de Seguimiento a
Indicadores de gestin.
Dado esto, en la Subdireccin de
Inversin se determin que la
finalidad para la que que fueron
creados estos espacios en el
sistema sera la de llevar a cabo un
seguimiento
constante
a
los
avances en el cumplimiento de las
metas proyecto de inversin mes
tras
mes.
Estos
fueron
considerados
demasiado
especficos frente a los que han
sido formulados en materia de
Pgina 205
gestin de organizacin
y fomento.
De forma individual no presentaran
informacin
suficientemente
relevante en cuanto a la situacin
de la entidad. Debido a esto, se
Requerimiento #23 SASPLCorreo de
Vista de los reportes

en el SIS:
Proyecto de Inversin,
Informe de gestin, y
Marco Estadistco.
Informacin
cargada
en el SIS con corte a
30 de Noviembre
25/01/2011
25/01/2011
25/01/2011
30/03/2012
30/11/2011
31/12/2012
Se realizaron las validaciones del

requerimiento de marco estadistico
sobre el ambiente de desarrollo, el
resultado fue satisfactorio, en la
actualidad
se
encuentra
implementado sobre el ambiente de
pruebas y se esta migrando a
ambiente productivo.
Se defini en reunin con el usuario
lder
de
planeacin
la
implementacin del reporte del
marco estadstico, de acuerdo al
formato que actualmente se registra
la informacin en excel, este
formato es la base para la
construccin del reporte, el reporte
se encuentra en proceso de
desarrollo y pruebas por parte del
grupo del SIS. En la etapa de
prueba del reporte de Marco
Estadstico se identificaron unos
Se
realiz
el cargue
de 535
ajustes
que esta
en proceso
de
equipamientos
implementacin.asociados a la ficha
Equipamientos.
Se defini el requerimiento en
conjunto con el usuario lder del
IDRD para la implementacin de 7
formularios del rea de recreacin,
este requerimiento se le entrgo a la
empresa desarrolladora para su
implementacin, la cual estimo un
tiempo promedio de 120 horas por
formulario, los cuales se trabajarn
en paralelo por los tres ingenieros
asignados, se estimo como fecha
de entrega de este requerimiento el
16 de enero de 2012
La empresa desarrolladora entrego
cuatro de los formularios los cuales
se validaran el da 24 de enero con
los usuarios lderes del mdulo, y
posteriormente se implementaran
en el ambiente de produccin,
actividad que se tiene planeada
para realizar el 31 de enero de
2012.
Pgina 206
Vista del reporte en el

SIS:
Marco
Estadistco.
En el mdulo de Arte
cultura
y
patrimonio/Caracteriza
cin de equipamientos
ficha Informacin y
Caracterizacin
de
equipamientos
culturales
25/01/2011
31/01/2012
Se reailzo una mesa de trabajo

entre la Subidreccin de Anlisis
Sectoria, Poblacional y Local y el
lider usuario del mdulo de Arte,
Cultura
y
Patrimonio
y
Convocatorias para determinar el
uso de esta pestaa. Se determino
de esta forma el requrimiento del
uso de esta funcionalidad.
16/12/2011
Se realizaron los procesos de

cargue
de
informacin
de
Organizaciones y equipamientos
culturales, informacin que se
puede visualizar en las fichas de
Patrimonio
Mueble, Patrimonio
Inmueble y hoja de vida juridica del
mdulo de Arte cultura y Patrimonio
15/12/2011
Se defini con el usuario lder que

el campo de contratos no se
requiere su uso en el SIS, pes est Correo
electrnico
informacin se relaciona en otro Andres Morales
sistema el usuario manifesto esta
aclaracin va correo electrnico
Requerimiento #14
25/01/2011
25/01/2011
Pgina 207
En el mdulo de Arte
cultura
y
patrimonio/Caracteriza
cin de equipamientos
ficha Informacin y
Caracterizacin
de
equipamientos
culturales
25/01/2011
31/01/2012
23/06/2011
15/12/2011
23/06/2011
15/12/2011
usuarios del mdulo de Arte Cultura

y Patrimonio el da 11 de enero de
2012, de lo cual se concluy que la
Direccin de Arte Cultura y
Patrimonio
validara la necesidad de
los campos y realizara la solicitud
de cambio al grupo del SIS para su
evaluacin y desarrollo. Se defini
que la informacin a presentar en la
vista pblica correspondera a la
informacin presentada en la
opcin de preguntas frecuentes,
para lo cual se elaborara el
requerimiento y se iniciara su
desarrollo.
Teniendo en cuenta que a la fecha
la Direccin de Arte, Cultura y
Patrimonio, no ha reportado los
cambios
en
el
mdulo
de
convocatorias, hasta que no se
tenga la respuesta oficial no se
realizarn
cambios
en el
Se ajust ellosformato
del anlisis
mdulo.
lo tanto,
es necesario
tcnico Por
formato
de verificacin
de
dar
un
nuevo
alcance
requisistos habilitantes ay la
el Accin.
formato
Se
propone que del
seaanlisis
hasta eltcnico
30 de
de consolidado
Expediente.
junio
de 2012, de
debido
a la dinmica
y asignacin
puntaje,
para el
2011110790400001E.
surtida
al nuevo plan de
procesoen torno
de
contratacin
de
Radicado
desarrollo.
seleccin abraviada de menor
20111100153393,
cuanta No. SCRD-SAPMC-019anexo 1. Folios 388 y
001-2011, cuyo objeto es: obras
389
menores, mueble central y cabina
de control, para la sala de
proyecciones del planetario de
Bogot.
Expediente.
Se verific el estado de los
2011110790400001E.
documentos legales al momento de
Radicado
la suscripcin del acta de inicio de
20113000170003. Folio
ejecucin del contrato.
452.
Pgina 208
Expediente
2011110791700003E.
23/06/2011
15/11/2011
Radicado
20117100135333, acta
de audiencia pblica
de anlisis de riesgos.
20117100136343, acta
de audiencia pblica
Isolux, realiz el acompaamiento
para
precisar
el
del proceso de Licitacin pblica
contenido y alcance del
No. SCRD-LP-011-001-2011 cuyo
pliego de condiciones.
objeto es el: suministro e instalacin
de los sistemas de iluminacin
Expediente
artstica y de sealizacin de piso y
2010110791300002E.
emergencia para la sala de
proyecciones del Planetario de
20117100102962,
Bogot.
Informe
de
seguimiento contrato
de consultoria No 186
del 13 de agosto de
2010 de Deinter Ltda
Ingenieria
y
Arquitectura.
20117100173833, acta
de liquidacin.
Pgina 209
07/07/2011
07/07/2011
Expediente
2010110790100002E.
Radicado
20117100039761,
observaciones a los
informes de gestin de
abril y mayo de 2011.
20117100047161,
observaciones a los
informes financieros de
marzo, abrl y mayo de
2011.
20117100064971,
observaciones
al
informe de gestin de
julio,
agosto
y
septiembre de 2011.
20117100097502
,
observaciones informe
de
gestin
de
septiembre.
Actas
de
comit
operativo.
15/11/2011
Revisin del contenido de los

informes
y
presentacin
de
observaciones en caso de encontrar
faltantes. Solicitud de presentacin
de los informes dentro de los
primeros das del mes siguiente a la
gestin.
15/11/2011
Se realiza el ajuste de las fechas de

inicio y suscripcin del contrato con
Fonade tal como se puede Expediente
evidenciar en el informe del periodo 2010110790100002E.
de agosto de 2011 con el radicado
20117100075862.
Radicado
20117100075862
Revisin del contenido de los donde se evidencia el
informes
y
presentacin
de ajuste de las fechas.
observaciones
en
caso
de
encontrarlas.
Pgina 210
Expediente
2010110790100002E.
07/07/2011
15/11/2011
16/08/2011
16/03/2012
16/08/2011
16/03/2012
15/06/2011
30/03/2012
N/A
Actualizacin del plan operativo en

la modificacin No. 1 del contrato.
Se envo la solicitud de modificacin

del Manual de Contratacin a travs
del radicado 20111100170103 del
30 de Noviembre.
Se
realizaron
los
cambios
solicitados y se procede a realizar la
Se envo la solicitud de modificacin
actualizacin tal como queda
del Manual de Contratacin a travs
evidenciado
segn
orfeo
del radicado 20111100170103 del
20115000178323
30 de Noviembre.
Se
realizaron
los
cambios
solicitados y se procede a realizar la
actualizacin
como de
queda
Se realiz la talrevisisin
los
evidenciado junto segn
orfeo
documentos
con la Direccin
20115000178323
de
Planeacin
y
Procesos
Estrategicos y se decidio que se
pueden adoptar como formatos: el
Anlisis de la Hoja de Vida y la
certificacin
de
Idoneidad
y
experiencia.
Radicado
20117100119693,
solicitud
de
modificacin
del
contrato, folios 280 a
284. 20111100124973,
modificacin No. 1.
20117100086752, acta
No.
9.
20117100086962, acta
Manual
de
No. 10.
Contratacin
Versin 2,
del 2 de diciembre de
2011, publicado en
Cultunet/Documentaci
n SIG/Manuales
Manual
de
Contratacin Versin 2,
del 2 de diciembre de
2011, publicado en
n SIG/Manuales
Queda como evidencia
de la definicin de los
formatos el acta de
reunin No1 con el
radicado
de
Orfeo
20121100042043
La resolucin se public en el link

Intranet
Resoluciones de la Intranet
Pgina 211
28/04/2011
30/11/2011
La
Direccin
Distrital
de
Presupuesto
expidi
concepto
favorable
para
traslado
presupuestal al rubro Vacaciones
en Dinero por $22.000.000, para un
total
de
apropiacin
de - Ejecucin a la fecha
$44.000.000, con el fin de efectuar
gil y dentro del los trminos
legales el pago de las prestaciones -Anteproyecto
del
a los exfuncionarios.
presupuesto 2012
Igualmente en el presupuesto para
2012, fue aprobado un presupuesto
de $202.701.000, en el rubro
Vacaciones en Dinero
14/10/2011
30/11/2011
30/03/2012
N/A
Se establecieron las Situaciones

Administrativas respecto de las
cuales
se
expiden
actos
administrativos, se hizo un archivo
virtual con una carpeta por cada
situacin administrativa
y cada
carpeta
contiene
los
actos
admnistrativos ms utilizados. Se
hizo entrega de la carpeta virtual en
reunin del Grupo Interno de
Recursos Humanos celebrada el 15
de noviembre de 2011.
se
program
nuevamente
la
revisin
del
procedimiento
Administracin de Bases de Datos
para el mes de noviembre de 2011.
Se realiz la revisin y se dispone
de una propuesta de ajuste para
ser adoptada por la SDCRD.
Se actualiz y public instructivo de
copias de seguridad incorporando
en la parte copia de seguridad de
la informacin correspondiente a los
servidores de la entidad, el sistema
de copias de seguridad se
encuentra
actualmente
en
funcionamiento.
Pgina 212
Archivo
Virtual
de
Actos Administrativos.
Acta No. 11 de fecha
15/11/11 de reunin de
Grupo
Interno
de
Recursos Humanos
Se public el
Procedimiento
Administracin de
Base de Datos,
Versin 04, del 12 de
marzo de 2012,
publicado en
n SIG/Gestin
Tecnolgica
El Instructivo se
encuentra publicado en
la Cultunet /
Documentacin /
Procedimientos y
Formatos / IIT
Instructivo copias de
Seguridad V2
N/A
N/A
Se
public
en
Cultunet
el
documento Criterios Generales
para
efectuar
Mantenimiento
Correctivo o Preventivo a las
Aplicaciones y Programas
Se modificaron los indicadores del

proceso incorporando uno para
medir la satisfaccin de los
usuarios, el resultado de la primera
medicin se tendr en el mes de
diciembre de 2011.
Se reportaron Indicadores
N/A
Se actualiz y public instructivo de

copias de seguridad para los
servidores de la Secretara e
igualmente se inform a travs de
correo todos@scrd.gov.co de la
solucin implementada para copias
de seguridad.
Pgina 213
Se publicaron en la
intranet
los
documentos
de
Criterios de soporte
tcnico y Criterios base
de
datos
y
mantenimiento
de
aplicaciones
Aplicacin encuesta de
satisfaccin
Reporte de Indicadores
29
Encuestas
aplicadas
01/01/2012
01/09/2011
31/12/2012
01/12/2011
Se modific
el procedimiento de
auditoras sealando que en lugar
de la reunin de cierre el auditor
podr remitir la relacin de
hallazgos de auditora al auditado
para que ste debata los hallazgos
y emita las
observaciones
que
considere
necesarias. Esta prctica se adopt
a partir de la realizacin de la
auditora a estados financieros e
incluso se extendi a las revisiones
con el fin de obtener mayor
consenso con los auditados en
torno a los hallazgos de auditora.
No se consider necesario elaborar
un protocolo, se modific el
procedimiento
de
Auditora
Interna, en el cual, se especific el
trmite de la documentacin a
travs de Orfeo y el responsable de
ejecutar la actividad.
Actualmente se consolido el mapa

de Riesgos de la entidad y se esta
realizando el seguimiento de las
acciones genradas por los controles
establecidos .
27/09/2011
15/10/2011
Los auditores de calidad asistieron

al taller de metodologias de
herramientas para el analisis de
causas, con el fin de fortalecer el
rol de auditores dentro del SIG.
Pgina 214
Procedimiento
auditora
interna.
Cdigo:
PR-GSE-03
V.07
Fecha:
25/10/2011
Correos de remisin de
relacin de hallazgos a
los responsables de
proceso
Procedimiento
auditora
interna.
Cdigo:
PR-GSE-03
V.07
Fecha:
25/10/2011
Una vez socializado en

mapa de riesgos de la
entidad se deterinaron
los controles y los
indicadores de cada
uno de los procesos.
Actualmente
el
procedimiento
de
gestin integral de
riesgos se encuentra
publicado
en
la
cultunet en el Link de
mejora.
18/10/2011
30/09/2011
07/10/2011
30/11/2011
31/10/2011
30/03/2012
El plan de accin de Control Interno

fue objeto de actualizacin, se
incluy un objetivo referido al
fortalecimiento de la cultura del
autocontrol y las dos actividades
realizadas en el primer semestre.
En
cuanto
a
la
actividad
programada para el segundo
semestre, debido al proceso de
empalme y a las mltiples
ocupaciones que ha demandado el
cierre de esta administracin no se
ha llevado a cabo.
Se consolido el mapa de Riesgos

de la entidad y se present en el
Comit del Sistema Integrado de
Gestin y de Control Interno.
Actualmente se esta realizando el
seguimiento de las acciones
generadas
por
los
controles
establecidos
Nuevo alcance accin 178
Pgina 215
Plan de accin de
Control
Interno.
Versin
Radicado
20111010137703.
Video realizado por el
asesor
de
control
interno Publicado en la
Cultunet acercad de
Principios
de
la
Gestin Pblica
Una vez socializado en

mapa de riesgos de la
entidad
se
determinaron
los
controles
y
los
indicadores de cada
uno de los procesos.
Actualmente
se
encuentra publicada en
la cultutnet en el Link
de mejora.
Acta del Sistema de
Gestin
y
Control
Interno Acta No 5 del
30 de Sept de 2011
Radicado 158933
07/10/2011
30/10/2011
1. Se tiene previsto que Control

Interno asumir la auditoras de
calidad en la vigencia 2012.
1. N/A
2. El programa de auditoras se 2. Radicado No.
ajust de acuerdo con las 20111010157653
variaciones que sufri cada una de
las auditoras previstas
Pgina 216
21/10/2011
07/10/2011
Inmediato
16/08/2011
31/12/2011
1. Desde Control Interno se verific

la
formulacin
de
acciones
correctivas, preventivas y de mejora
a partir de los resultados de las
auditoras, el resultado del ejercicio
se inform a los responsables de
dependencia
a
travs
de
memorando.
2. Con el equipo SIG de la
Estratgicos se revis la estructura
de
la
herramienta
de
la
administracin de la mejora, a partir
de las recomendaciones formuladas
por Control Interno se ajust dicha
herramienta, con el fin de facilitar el
reporte.
3.El informe definitivo de auditora
fue radicado a travs del aplicativo
de gestin documental.
1.
Radicado
20111010151113
y
20111010157003
2.Nueva Herramienta
de Administracin de la
Mejora.
3.Radicado
20111010156613
No hubo necesidad de revisar con

el GIRH la mencionada posibilidad,
voluntariamente se unieron al grupo
Integrantes del equipo
de
auditores
2
funcionarios:
de aprendizaje
Lisandro Rojas y Luz Marina Melo,
por lo tanto, el grupo de auditores
se ampli
Pgina 217
16/08/2011
31/12/2011
N/A
07/10/2011
25/11/2011
Con el seguimiento efectuado por

Control Interno a la formulacin de
acciones correctivas, preventivas o
de mejora a partir de los resultados
de auditora, se detect que el
Radicado
nmero de acciones formuladas es
20111010157003.
mayor, con respecto a las acciones
pendientes, esto indica que los
responsables de proceso han
contribuido al mejoramiento de los
procesos de la entidad.
1- El Asesor de CI ha recibido
capacitacin sobre temas de
riesgos de lo cual existe sobrada
evidencia. 2- Por disposicin legal,
los contratistas no pueden acceder
a los programas de capacitacin de
la entidad.
En las condiciones generales del
procedimiento Auditora interna se
cuantific el nmero de horas. Se
reclutaron dos nuevos auditores de
calidad, en cuanto a la realizacin
de
auditoras
con
su
acompaamiento dicho aspecto
podr verificarse en la prxima
vigencia.
Pgina 218
Procedimiento
auditora
interna.
Cdigo:
PR-GSE-03
V.07
Fecha:
25/10/2011
03/10/2011
15/11/2011
30/09/2011
Inmediata
08/11/2011
15/12/2011
Teniendo
en cuenta que el hallazgo
identificado por parte de Bureau
Veritas estaba relacionado con una
inconsistencias
entre
datos
cargados por parte del rea
responsable
de
proyecto
de
inversin 486, la Subdireccin de
Inversin revis la totalidad de los
proyectos de inversin de la entidad
(11) e identific la misma situacin
en otros tres proyectos: 470, 472 y
646.
Posteriormente,
se
organizaron reuniones con los
responsables
del
cargue
de
informacin
en
el
SIS
de
estos
Se realiz codificacin de la
proyectos,
ajustaron de
los Alerta
datos
herramientase Sistema
necesarios
se hicieron
actas
Temprana ydentro
del las
Sistema
que
evidencian
las
inconsistencias
Integrado de Gestin de Calidad,y
su
superacin.
previa
solicitud a travs del
Esta
gestin es por
evidente
el
diligenciamiento
orfeoen No
Sistema
de
Informacin
Sectorial
20115000175003 del formato FRSIS,
en las Solicitud
carpetas dedeCrear
los
01-PR-GMC-01
proyectos
de
inversin,
en
la
o Modificar Documentos
Intranet de la entidad, as como en
la pgina de Internet de la
Secretara
de Cultura,
Recreacinlasy
Se identificaron
plenamente
Deporte.
hojas
de vida
los indicadores
A travs
del de
radicado
158033 con
se
la
inclusin
en
la
cabecera
del titulo
notifico la inclusin de la carta
de
HOJA
DE VIDA
en todos del
los
designacin
de supervisin
formatos,
adicionalmente,
en
el
contrato 038 suscrito con Maria
mismo
formato
se
cambio
la
Claudia Ferrer.
palabra Observacin por la
palabra ANLISIS en el campo
establecido para realizar este
descripcin.
Actas orfeo:
Expediente
2010520350200004E
Ajuste seguimiento del
proyecto
486
20115200158323
Ajuste de cronograma
del proyecto 472 20115200151173
del proyecto 470 20115200156033
del proyecto 646
20115200156483
Avances
del proyecto
Orfeo
No
469
20115200166583
20115000175003
solicitud
codificacin
Sistema
de
Temprana.
de
del
Alerta
Sistema
de
Alerta
Radicado: 158033
del
Temprana
publicado
la
19 de Octubre de 2011
cultunet en el Link: SIG
Pagina
Principal
/
Indicadores en el mes
de Diciembre
Manual de Calidad en
su versin 8 y fecha de
modificacin
Se excluy del proceso de
26/04/2012.
Seguimiento y Evaluacin el
formato de Hoja de Vida FR-02-CPInstructivo del Sistema
GSE-01 VERSIN 1
de Alerta Temprana en
su versin 1 de fecha
Se incluyo en el Manual de Calidad
de
creacin
del
se detall la Herramienta Sistema
09/02/2012
de Alerta Temprana para realizar
posteriormente su publicacin en la
Cultunet. Adicionalmente se creo el
Instructivo del Sistema de Alerta
Temprana y fue publicado en SIG /
Pgina 219
Documentacin / Proceso Gestin
Mejora Continua.
08/11/2011
15/12/2011
Se elabor el proyecto de
modificacin
tanto
del
procedimiento PR_ELABORACIN
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
como del Manual de Calidad,
describiendo la metodologa para el Proyecto
de
control de cambios.
modificacin
del
procedimiento
Sin embargo, esta actividad no se PR_ELABORACIN
ejecut en el plazo previsto debido DE DOCUMENTOS Y
a la expectativa generada por la REGISTROS y Manual
Secrtara General de la Alcalda de Calidad, ubicado en
Mayor en torno a la expedicin del
decreto de reglamentacin de la home/carqui/backup/pr
Norma Tcnica Distrital NTD 1000, ocedimientos 2011 , el
la cual contemplaba la realizacin computador asignado
de ajustes al Manual de Calidad.
al contratista CARLOS
ALBERTO QUITIAN
Por lo anterior, es necesario darle
un nuevo alcance para la ejecucin
de esta actividad para realizarse
durante el primer trimestre de 2012.
Pgina 220
08/11/2011
15/12/2011
El 29 de noviembre se program y
llev a cabo una reinduccin a la
Patrimonio sobre el Procedimiento
Elaboracin
y
Control
de
Documentos y Registros, PR-GMC01-V-10, con nfasis en el correcto
manejo de documentos y registros.
En esa misma actividad se realiz
la depuracin de formatos.
Las Jornadas de reinduccin se
realizaron en las siguientes fechas:
12, 17, 18 y 19 en las
presentaciones realizadas a lo largo
de las jornadas se incluy el tema
relacionado con los documentos
administrados por el Sistema
Integrado de Gestin.
29/11/2011
02/12/2011
Listado de asistencia
de los miembros del
equipo de trabajo de la
DACP
y
la
Presentacin
en
formato PPT.
Se realiz la Jornada
de Induccin el da 24
de
abril
en
las
instalaciones
del
Colsubsidio El cubo
Registro de Asistencia
Radicado
No
:
20127300061653
Listados de asistencia
a las jornadas de
Reinduccin y material
de las presentaciones
Radicado
20125000142463
Se aplico la TRD correspondiente Radicado

de acuerdo con el expediente.
20103100108291
Pgina 221
28/11/2012
31/01/2012
El Grupo de Talento Humano,

especificamente
de
Nmina,
entreg
la
proyeccin
del
reconocimiento de los pasivos
correspondientes a Vacaciones,
Prima
de
Vacaciones
y
Bonificaciones de recreacin con
corte a Diciembre 31. En esta
proyeccin se incluy la totalidad de
funcionarios y el valor causado
proporcional al tiempo por los
conceptos en cuestin.
Correo del 27 de
Diciembre
del
responsable
de
Nomina dirigido a los
responsables del rea
financiera
para
efectuar
la
consolidacin y registro
contable.
Los documentos de
apoyo reposan en el
expediente
RH
comprobantes
de
Contabilidad PERNO
diciembre de 2011
Se defini al interior del grupo de

Contabilidad una nueva afectacin
contable el pago de vacaciones y
prima de vacaciones. Una vez
28/11/2011
31/01/2012
realizado el ajuste de la parametrizacin

contable de la integracin PERNO-LIMAY
por parte del rea de Sistemas,
Solicitud via correo al rea de sistema
posteriormente se genera el reporte

contable de la integracin de
Nomina verificando la correcta
afectacin contable.
Se defini al interior del grupo de

Contabilidad una nueva afectacin
contable de las incapacidades pagadas
28/11/2011
01/01/2012
por las EPS. Una vez realizado el ajuste de

la parametrizacin contable de la
integracin PERNO-LIMAY por parte del
rea de Sistemas, posteriormente se
genera el reporte contable de la

integracin de Nomina verificando
la correcta afectacin contable.
Pgina 222
Solicitud via correo al rea de sistema
12/12/2011
15/02/2012
27/12/2011
28/12/2011
27/12/2011
28/12/2011
EL 14 de febrero de 2012 se
llevaron a cabo varias reuniones
con los usuarios del Sistema de
Informacin Sectorial sobre el uso
del mdulo de planeacin y
resultados para la vigencia 2012.
Las
modificaciones
del
Procedimiento se hacen evidentes
en el INSTRUCTIVO PARA EL
USO
DEL
MDULO
DE
PLANEACIN DEL SISTEMA DE
INFORMACIN
SECTORIAL,
publicado en el proceso de Gestin
Seguimiento y Evaluacin.
Se actualizaron los procedimientos
Licitacin pblica, Concurso de
meritos
y
Supervisin
e
Interventoria y Liquidacin de
Contratos
y
Elaboracin
de
Contratos de conformidad con la
normatividad vigente y fueron
publicados en la intranet
Actas de las reuniones

segn Orfeos Nos.
19223, 19233, 19243
Link SIG
/Procedimentos /
Instructivo/
Procedimientos
publicados en intranet
Se solicit a la Oficina de
Link
rendicin
de
Comunicaciones a travs de correo
cuentas en el portal
electrnico la actualizacin del link
web
rendicin de cuentas
Pgina 223
27/12/2011
28/12/2011
05/05/2011
31/12/2011
Se proyect el acto administrativo

Por medio de la cual se crea y
conforma
el
Comit
de
Adquisiciones y de Apoyo a la
Actividad
Contractual
de
la
Secretara Distrital de Cultura,
Recreacin y Deporte y se
establecen sus funciones, donde
se establece como obligacin del
responsable de proyecto justificar
los ajustes a que haya lugar en el
El
dade24
de noviembre de 2011 se
plan
contratacin.
sostuvo una reunin con Lucila
Guerrero y Carlos Quitian, donde se
reviso el documento diseado por el
rea
de
Comunicaciones,
evidenciando que lo all plasmado
se encuentra incluido en la minuta
de contrato de prestacin de
servicios de persona natural y en la
carta que se remite al supervisor del
contrato.
Ademas de lo anterior, se aclaro
que al contratista se le debe dar
una induccin de manera oportuna,
esto es, una vez cumplidos los
requisitos de perfeccionamiento y
ejecucin.
Con base en lo anterior, se
concluy que no hay lugar hacer
inclusin alguna en los proceso de
gestin jurdica legal.
Pgina 224
Resolucin adoptada
RESOLUCIN 461
Orfeo
20112000180853
Radicado Orfeo:
20111100177993
19/10/2011
SE DEBE CERRAR
FECHA
SOLUCIONA EL
PROBLEMA
ESTA
DOCUMENTADO
VERSION
EJECUTO ACCIN
FR-02-PR-GMC03
REPORTO EN
OPORTUNIDAD?
CDIGO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 225
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 226
SI
SI
SI
SI
Pgina 227
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 228
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 229
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 230
SI
SI
SI
SI
Pgina 231
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 232
SI
SI
SI
SI
Pgina 233
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 234
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 235
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 236
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
Pgina 237
SI
SI
SI
SI
Pgina 238
SI
SI
SI
SI
NO
Pgina 239
SI
SI
SI
SI
NO
Pgina 240
SI
SI
SI
SI
NO
Pgina 241
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
CAMBIO DE
ALCANCE
NO
NO
NO
Pgina 242
SI
SI
SI
SI
SI
NO
CAMBIO DE
ALCANCE
SI
NO
NO
Pgina 243
NO
NO
SI
NO
Pgina 244
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 245
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 246
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 247
NO
CAMBIO DE
ALCANCE
SI
NO
NO
SI
CAMBIO DE
ALCANCE
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 248
SI
CAMBIO DE
ALCANCE
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
NO
CAMBIO DE
ALCANCE
SELECCIONAR
SELECCIONAR
SELECCIONAR
Pgina 249
SI
CAMBIO DE
ALCANCE
SELECCIONAR
SELECCIONAR
SELECCIONAR
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
Pgina 250
SI
CAMBIO DE
ALCANCE
NO
NO
SELECCIONAR
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 251
SI
SI
SI
SI
Pgina 252
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 253
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
CAMBIO DE
ALCANCE
SELECCIONAR
SI
SI
SI
SELECCIONA
SELECCIONAR
R
SI
Pgina 254
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
Pgina 255
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
Pgina 256
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 257
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SELECCIONA
R
CAMBIO DE
ALCANCE
SELECCIONAR
SELECCIONA
SELECCIONAR
R
Pgina 258
SI
SI
SI
SI
Pgina 259
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
SI
Pgina 260
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 261
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 262
SI
CAMBIO DE
ALCANCE
NO
NO
Pgina 263
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 264
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 265
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 266
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Pgina 267
OBSEVACIONES
CONTROL
INTERNO
No.NUEVA ACCIN
()
Pgina 268
Pgina 269
Pgina 270
Pgina 271
Pgina 272
Pgina 273
Pgina 274
Pgina 275
Pgina 276
Pgina 277
Pgina 278
Pgina 279
Se evidenciaron las
fichas de producto
con la definicin de
criterios
de
aceptacin
para
cada uno de ellos
Pese a que la
accin
correctiva
Se efectu
la
nocorreccin
solucion el
problema en
este momento
ya noes
relevante si esos
expedientes
fueron incluidos
en Orfeo. En una
prxima
auditora se
debe revisar que
no est
incurriendo
nuevamente en
la accin
presentada
Pgina 280
Se reporto de
acuerdo con lo
exigido
Pgina 281
Los puntos de
control se deben
establecer en
procedimientos
que se definan
para tal efecto.
No obstante, en
desarrollo del
producto se han
implementado
algunos
controles
asociados a la
ejecucin del
contrato
respectivo.
Pgina 282
La trazabilidad
depende de los
controles que se
definan para el
efecto en un
procedimiento
especfico para
la generacin de
planes. Sin
embargo, el
desarrollo del
convenio est
plenamente
documentado.
Pgina 283
A pesar de que
no se solucion
de raiz el
problema
existente, se
cambiaron las
caracterizacione
s de procesos
que facilita un
poco mejor la
comprensin de
los que hace la
DCRD
Pgina 284
Se adelant la
accin correctiva
No se da cuenta
de la entrega del
informe ejecutivo
172
Pgina 285
Se adelant la
accin correctiva
Las acciones
adelantadas no
han llevado a
solucionar el
problema
planteado. A
travs del
aplicativo Perno
aun no se puede
efectuar el
clculo de las
provisiones, este
proceso se sigue
realizando de
forma manual.
Est asociada a
la accin
correctiva 163.
173
Pgina 286
Las acciones se
deben integrar
en una sola, por
tanto se deja
unicamente la
accin correctiva
412
Pgina 287
Se adelant la
accin correctiva
Pgina 288
Se realizaron las
acciones que
estn dentro del
margen de
gobernabilidad
de la SDCRD
para que el
IDRD se vincule
al SIS
Se realiz a
cabalidad la
accin correctiva
Se realiz a
cabalidad la
accin correctiva
Pgina 289
El informe
entregado
evidencia
claramente lo
que realiz el
contratista
Se verific que
las fechas de los
informes y las
certificaciones
coincidieran
Se adelant la
accin correctiva
Pgina 290
A la espera de
que la firma
contratada
atienda
el
requerimiento
Se efectu la
verificacin en el
SIS
y
se
evidenci
la
dificultad
para
acceder a la
informacin
asociada a los
proyectos
de
inversin y sus
resultados
de
ejecucin.
179
180
Se realiz a
cabalidad la
accin correctiva
Pgina 291
Esta accin se
cerrar una vez
se realicen las
etapas
de
desarrollo,
pruebas y puesta
en produccin
181
Se realiz a
cabalidad la
accin correctiva
174
Pgina 292
175
A pesar de la
dificultad para
consultar los
datos citados en
el SIS se
encontr que
ste fue
alimentado con
datos de
organizaciones y
equipamientos
Se determin la
viabilidad del
uso de ese
campo en el SIS
Pgina 293
Se asigna nueva
numeracin a la
Accin.
Se
convierte
en
Accin No. 176
176
Se cumpli a
cabalidad con la
accin correctiva
Se efectu la
accin correctiva
Pgina 294
Se incluyeron los
documentos que
dan cuenta de la
supervisin en el
expediente
virtual
Pgina 295
Se
efectu
seguimiento
peridico a la
ejecucin
del
contrato
Se realiz la
correccin
Pgina 296
Se actualiz el
plan
operativo
del contrato
56
Se evidenci el
cambio en la
intranet
Pgina 297
Se ampar el
pago
de
prestaciones a
travs de un
traslado
presupuestal. Se
deber verificar
nuevamente
considerando los
retiros
de
algunos de los
directivos
Se espera que la
accin correctiva
minimice
los
tiempos
de
respuesta
de
Recursos
Humanos
Pgina 298
Se adelant la
accin correctiva
Hoy se cuenta
con un indicador
que da cuenta
de
la
satisfaccin de
los usuarios
Se ejecut la
accin
correctiva. No se
encuentra en la
herramienta
actual
pues
corresponde
a
una
accin
correctiva
formulada
en
2010
Pgina 299
Se
sugiere
verificar
el
cumplimiento de
este
control
definido en el
procedimiento
en las auditoras
internas que se
realicen en 2012
Se
sugiere
verificar
el
cumplimiento de
este
control
definido en el
procedimiento
en las auditoras
internas que se
realicen en 2012
Se formul un
procedimiento
que recoge las
polticas
de
administracin
del riesgo
Pgina 300
No
se
ha
desarrolla
la
actividad
del
segundo
semestre
asociada a la
autoevaluacin
del control, por
lo tanto, debe
ejecutarse en la
prxima
vigencia.
Se
debe
cerrar
considerando
que la accin
correctiva
N
428
hace
referencia a la
implementacin
de
la
autoevaluacin
del control en los
procesos de la
institucin.
428
Se cumpli con
la accin
correctiva
178
Pgina 301
Se
da
por
cerrada
la
segunda accin,
sin embargo la
primera referida
a quien ejecuta
las
auditoras
queda
abierta
pues
est
prevista
su
realizacin en
2012
Control Interno
no asumir las
auditorias
internas
de
calidad, ya que
teniendo
en
cuenta
las
disposiciones
previstas en el
Decreto 652 de
2011 por medio
del
cual
se
adopta la norma
Tcnica
Distritaldel
Sistema
de
Integrado
de
Gestin por lo
cual
Control
interno requerir
el apoyo de los
audtores
internos
de
calidad.
Pgina 302
Se
sugiere
verificar
el
cumplimiento de
este control en
2012
An cuando no
se realiz la
accin prevista,
el hecho de que
el
grupo
de
auditores
aumentara, hace
que la situacin
presentada
tienda
a
desaparecer.
Ser necesario
desarrollar
procesos
de
formacin a los
dos
nuevos
auditores.
Pgina 303
Ninguna
La
recomendacin
efectuada por la
veedura no es
viable de aplicar
Ser necesario
desarrollar
procesos
de
formacin a los
dos
nuevos
auditores.
Pgina 304
Se adelant la
accin correctiva
Se cumpli con
la correccin
Pgina 305
171
Pgina 306
Conciderando
que la jornada
de reinduccin
se realizara en el
mes Agosto, se
debe cerrar esta
accin se debe
cerrar una vez
se evidencie en
este espacio la
socializacion del
control de los
documentos
y
registros.
Se efectu
correccin
la
Pgina 307
Se adelant la
accin correctiva
Se adelant la
accin correctiva
Se adelant la
accin correctiva
Pgina 308
Se cumpli la
accin,
no
obstante
el
reporte
se
efectu a travs
de
correo
personal
Se cumpli a
cabalidad con la
accin correctiva
Pgina 309
Se cumpli a
cabalidad con la
accin correctiva
Pgina 310

Herramienta - Administracion de La Mejora

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Herramienta - Administracion de La Mejora

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Acciones_Abiertas_2012

DESCRIPCIN DE LA SITUACIN DETECTADA

HERRAMIENTA ADMINISTRACIN DE LA MEJORA

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Mejora Continua

Gestin Mejora Continua

Gestin Fomento, Organizacin

Gestin Fomento, Organizacin

Gestin Fomento, Organizacin

Gestin Fomento, Organizacin

Gestin Financiera y Contable

Gestin Financiera y Contable

Gestin Financiera y Contable

Gestin Financiera y Contable

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Recursos Fsicos

Gestin Talento Humano

Gestin Talento Humano

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Mejora Continua

Gestin Mejora Continua

Gestin Mejora Continua

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Financiera y Contable

Gestin Financiera y Contable

Gestin Financiera y Contable

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Jurdica y Legal

Seguimiento Decreto 371 de 2010

Seguimiento Decreto 371 de 2010

Seguimiento Decreto 371 de 2010

Desarrollo diario de las activdades

DESCRIPCION DE LA SITUACIN DETECTADA

6.- De acuerdo con lo previsto en el artculo 8

El plan de capacitacin se construyo

Incumplimiento por parte de los

Evitar el cobro de Incapacidades posterior a un Carencia de controles eficientes para

Se evidencia la falta de oportunidad en el envo

Al efectuar una revisin a los doce (12)

Al revisar las competencias necesarias para

Al realizar la revisin del Tablero de Indicadores

Daro Gonzales Posso Subdirector de