TERCERA PARTE PROYECTO INTEGRADOR:

CASO DE NEGOCIO PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA

DE INFORMACIN EN LA LIGA DE NATACIN DE ANTIOQUIA

Autores:
Sara ngel Garca
saangelga@unal.edu.co
Miguel ngel Garca Rincn
miagarciarin@unal.edu.co
Andrs Gmez Gonzlez
angomezgo@unal.edu.co
Manuela Valencia Morales
mvalenciam@unal.edu.co

Asignatura:
Sistemas de Informacin

Profesor:
Andres Cardona Usuga

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Sede Medelln
2015

Procesos de negocio
1. Inscripcin a los programas de natacin, CAPF y buceo.
En este proceso, todos los usuarios a los diferentes programas de natacin, ya sea para
nios, jvenes o adultos, en los distintos horarios, e igualmente para los programas de
buceo y del CAPF se registran para el siguiente curso. Para esto, los usuarios acuden a la
Liga de Natacin y se dirigen a las oficinas de inscripcin, all son tomados los datos acerca
del usuario y el curso solicitado para luego entregar un recibo con el cual se acercan a caja,
lo cancelan y por ltimo, en otra taquilla de inscripciones, se les entrega el carnet y se valida
la inscripcin en el sistema.
Este proceso usa un Software llamado ACADEMIA, es especialmente diseado para ellos
en lenguaje DOS, por lo cual es compatible nicamente hasta Windows XP. Dentro de las
entradas del proceso de negocio estn: un cliente deseoso por inscribirse en alguno de los
programas y el costo del programa. En la salidas del proceso de negocio, se encuentran el
cliente con su carnet y que el usuario est matriculado en el sistema para el prximo nivel.
2. Deteccin de talentos de nios en CIFAR.
Este proceso se lleva a cabo con nios entre los 4 a 9 aos que estn en los cursos de la
Liga de Natacin y que hayan completado sus niveles de natacin mnimamente requeridos.
Los usuarios opcionados deben tener habilidades especiales para ser formados en natacin
y polo acutico, tambin reciben una orientacin para competir en deportes como clavados
y nado sincronizado. Para esto el CIFAR cuenta primeramente con un coordinador que se
encarga de identificar las habilidades especiales de cada nio, para posteriormente con el
apoyo de un equipo especializado que est compuesto mdicos, nutricionistas, psiclogos,
preparadores fsicos y fisioterapeutas brindar un acompaamiento a los nios, ms
especficamente llevar control de un seguimiento cada 10 semanas por usuario para ver
como va su progreso; para esto el equipo utiliza un Software llamado Deteccin de
talentos creado por Colciencias donde se recopila la informacin antropomtrica,
ergonomtrica, historia en los cursos pasados y gustos para enrutar al nio en un deportista
de alto rendimiento en cualquiera de las cuatro modalidades anteriormente mencionadas.
Aparte de esto, los nios tienen la oportunidad de participar en festivales que realiza la Liga
con diferentes clubes afiliados. Las entradas del proceso son los nios que estn en cursos
de natacin que posean una habilidad especial, y las salidas son los nios inscritos a uno
de los cuatro deportes competitivos.
3. Organizacin de competencias a nivel departamental.
En este proceso se lleva a cabo la organizacin de las competencias deportivas que se
realizan en el departamento junto con el indeportes, estas competencias pueden ser a nivel
nacional o internacional dependiendo de la disciplina.
Las entradas de este proceso son los patrocinios de que adquiere de las empresa del sector
pblico y privado para la realizacin del evento, la inscripcin de las escuelas deportivas
participantes al igual que la inscripcin de los deportistas segn la categora a la que se
presente. Las salidas del proceso en este caso es la realizacin satisfactoria de un evento
deportivo con calidad y transparencia.

4. Contabilidad.

Este proceso es el encargado de administrar toda la parte contable y financiera del negocio.
Anualmente, la liga de natacin genera movimientos en su flujo de caja alrededor de los
7.300 millones de pesos. Para el correcto desempeo de este proceso, el departamento de
contabilidad se apoya en un software contable desarrollado por la empresa ilimitada llamado
Contai. Las entradas en este proceso son los datos acerca de inversiones, gastos, costos,
mantenimiento, maquinaria, etc, y sus salidas son flujos de caja, balance general anual,
estados de resultados; todo para la toma de decisiones.
.
5. Cita con nutricionista, psiclogo, fisioterapeuta o mdico deportlogo.
En este proceso de negocio se lleva a cabo un encuentro entre el usuario y un especialista
en el campo de la salud donde, despus de reservar la cita, el usuario llega en el horario
indicado a consulta y al momento de empezar la consulta, el nutricionista, mdico
deportlogo, psiclogo o fisioterapeuta revisa su historia clnica en un software llamado
Historia clnica desarrollado por la liga de natacin a travs de Scriptcase donde se
almacena toda la informacin bajo los estndares de la direccin seccional de salud de
Antioquia (DSSA). As se le puede hacer un mejor seguimiento en la siguiente etapa del
proceso: el diagnstico. En esta etapa el profesional evala al paciente y dependiendo del
resultado de su anlisis le sugiere el respectivo tratamiento. Las entradas de este proceso
son: el usuario que tiene cita con el especialista y la salida es el usuario con un diagnstico,
un tratamiento de ser necesario y la historia clnica actualizada en el software de la liga.

Matriz de procesos y tecnologas

A continuacin se muestra la tabla con las tecnologas que apoyan a cada proceso de
negocio identificado.

Principales tecnologias de informacion con que cuenta la empresa.

Actualmente la Liga de Natacin cuenta con seis principales, que son:

Centro de Formacin (ACADEMIA): Base de datos de los usuarios, en donde se el usuario

se registra y tiene la opcin de ver el horario del curso, el profesor que dicta cada curso, la
programacin de cada semana y los das disponibles para las clases, permitiendo que el
usuario escoja cada uno de estos elementos a su gusto para finalmente consolidar la
matrcula e imprimir el carn de los nuevos usuarios.
.

Historia Clnica: Base de datos de la historia clnica de cada usuario que se encuentra
inscrito en cualquier curso de natacin; la base de datos le permite al especialista en el rea
de la salud llevar un control del tratamiento que se le debe dar a cada usuario en cada cita.

Ares 21: Software desarrollado por la empresa OMEGA y utilizado para la organizacin de
las competencias de natacin y polo acutico el cual se ubica en la cabina de control y se
conecta con el tablero electrnico y los sensores de la piscina que avisan la llegada del
deportista a la meta.

Contai: Esta tecnologa es un ERP desarrollado por la empresa Ilimitada S.A.S, el software
permite a la persona encargada del rea contabilidad desarrollar balances generales,
estado de prdidas y ganancias , estados de flujo de caja, etc., con mayor facilidad.

Dream Were: Este Software apoya al desarrollo de la intranet de la empresa internamente.

Deteccin de talentos: En este software se recopila informacin antropomtrica,

ergonomtrica, historia de cursos anteriores y gustos de cada usuario (nio).
Necesidades de tecnologas de informacin
Se encontr la necesidad de actualizar el software ACADEMIA. Esto se da debido a la
existencia de tantos software diferentes dentro de la empresa.
Para llevar a cabo esto, la Liga de Natacin quiere integrar todas la informacin recopilada
por los softwares en una base de datos MySQL. Este es el formato elegido ya que el
software Historia clinica almacena toda la informacin bajo los estndares de la direccin
seccional de salud de Antioquia (DSSA) y ste trabaja con base de datos MySQL.
Renovar el software permite, a su vez, adquirir uno que permita las transacciones en lnea
para el pago de los cursos y la posibilidad de renovar los equipos empleados para la
inscripcin, ya que este es solo compatible hasta Windows XP.
Soluciones de informacin empresariales
El software ACADEMIA tiene varias funciones: Es el software encargado de las
inscripciones de los usuarios, organiza el horario de los profesores para cada curso y
adems habilita la impresin de los carnets.

Al ser un software tan completo en cuanto a sus funciones, se analizarn tres alternativas:
1. Crear un software a la medida desde el rea de sistemas de la Liga de Natacin, ya que
ellos son los que mejor conocen el proceso.
2. Usar varios paquetes de software genricos y que el rea de sistemas se encargue del
acople de estos con una base de datos MySQL comn para todos ellos.
3. Contratar un proveedor externo para encargarse del desarrollo total del software.

*Slo 20 horas de ajustes.

**Debe cambiar su sistema operativo a Ubuntu.

De los cinco softwares analizados, solamente SAS Acadmico permite la carnetizacin de

los inscritos a los cursos de natacin, una de las principales caractersticas del software
actual ACADEMIA; sin embargo carece de la mayora de caractersticas que se tomaron en
cuenta en la tabla comparativa. Debido a que las herramientas existentes en el mercado
poseen falencias en distintas caractersticas y en algunas el costo de operacin es alto para
la Liga, se opta por desarrollar un software a la medida hecho por el rea de sistemas de la

compaa. Esta opcin comparada con un software a la medida hecho por fuera de la
empresa es ms viable econmicamente a pesar de tener un tiempo de instalacin mayor.
Herramientas y proveedor escogido

Se desarrollar un software en lenguaje PHP y ambiente web, que sea compatible con un
Windows superior a 7, que posea todas las funciones del anterior software, mejorarlas e
incluir la nueva funcin de pagos en lnea. Las funciones que desarrollara el nuevo software
son:
Inscripcin de alumnos y bsqueda filtrada de la base de datos de los usuarios.
Organizacin del horario de cada curso y publicacin en la web, apoyndose en la pgina
de la Liga, sus redes sociales y en el programa de televisin.
Carnetizacin en el mismo formato anterior. Se pens en renovar tambin el carnet
institucional pero debido a la alta desercin entre un curso y el siguiente (aproximadamente
el 25% de usuarios se ausentan entre un curso y otro), se prefiri no renovar el carnet para
no entrar en gastos innecesarios.
Inscripciones y pago en lnea.
Para llevar a cabo estas funciones, se requerir cambiar los siete equipos donde se realizan
las inscripciones. De acuerdo con la informacin suministrada por la Liga de Natacin de
Antioquia, un proveedor de hardware les ofrece el cambio de estos equipos por $1.800.000
y $400.000 de licencia de Windows.

Riesgos
Dentro de los riesgos que tiene el proyecto, se encuentran:
Llevar a cabo una inadecuada migracin de los datos antiguos, generando una prdida de
informacin.
Implementar el software a la medida con defectos no detectados en las pruebas pilotos.
Implementar el software con una interfaz poco similar a la actual, lo que genera tiempos de
atencin mayores y dificultad para adaptarse por parte de los empleados.
Rechazo o poca aceptacin de la modalidad de pagos en lnea por parte de los usuarios.
Incurrir en costos innecesarios al implementar herramientas que no sean necesarias para el
funcionamiento del sistema de la liga, y herramientas que no sean aceptadas por el pblico
objetivo.
Prdida de credibilidad en el software por errores a la hora de la planeacin de los horarios.
Prdida o suplantacin de informacin debido a falta de seguridad.
No establecer metas o indicadores adecuados que permitan evaluar el xito o fracaso en la
implementacin de la herramienta.

Beneficios
Tangibles
Ahorros a largo plazo, es decir, ahorros en suministros de oficina, tiempo y dinero.
Productividad de los empleados (Ingreso neto transaccin* nmero de transacciones
realizadas)
Mayor cobertura de mercado (Aproximadamente 3% anual por pagos en lnea).
Intangibles
Seguridad en la informacin.

Menor reprocesamiento de datos. A pesar de ser tangible pues incrementa la productividad

directamente, no se pudo definir un valor cuantificable para este.
Seguridad financiera.
Nueva forma de pago (pago en lnea).
Integracin de la informacin bajo el mismo sistema de gestin de base de datos (MySQL).
Aumento de la satisfaccin del cliente que genera un mayor valor agregado (Imagen de la
compaa).
Mejor manejo de informacin, tanto interna como externa.
Bases de datos actualizadas de los clientes.
Facilidad para navegacin y visualizacin de los datos con estadsticas claras.
Calidad en la relacin con el cliente.
Posibilidad de implementacin de otros hardwares y software compatibles con Windows 7 o
superior.
satisfaccin del cliente, tanto en tiempo como en facilidad de acceso a los servicios.

Costos

Impacto de Iniciativas en Negocio

Ingresos

Tipo de
Beneficio
Precio

Ingresos

Cantidad

Ingresos

Desperdicio

Egresos
Egresos

Productivida
d
Costo
Inventario

Egresos

Tiempo

Egresos

Errores

Apli
ca
Ejemplos mtricas
Incremento en precio x Cantidad
Precio x Incremento en Cantidad
Producto Perdido x % Recupero x
Precio
Base de Costos x % Inc.
Productividad
Reduccin de Inventario x Costo
Oportunidad
Horas Hombre x Salario + Horas
Mquina x Costo Oportunidad
Horas Hombre x Salario + Horas
Mquina x Costo Oportunidad
Cantidad x Reduccin de Costo
Unitario

Ao Ao
Ao Ao
1
2 Ao 3
4
5
0
0
0
0
0
18900 1946 2005
0
0
000 7000 1010
0

18030 1857 1912

000 0900 8027
0

0
0

0
0

0
0

0
0

0
0

0
0

Egresos

Costo
Unitario
Optimizacin
de Capital
Riesgo

Egresos

Tiempo

Egresos

Otros

0
0

Total

Egresos
Egresos

Reduccin de inversin
Meses Operacin Adicionales / 12
x Beneficio del Ao 1

0
0
0
0
0
0
36930 3803 3917
0
000 7900 9037

Teniendo en cuenta los datos anteriores, se concluye que el impacto del negocio es de $
3.693.000 millones.

Costos de Negocio
Ao
0
Ao 1
Una sla vez
Personal
No Personal
Total de
inversin

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

0
0

0
0

0
0

179616
0

0
0

0
0

179616

Recurrentes
204000 213384 2231996 23346684 24420632.
00
00
6.4
.85
36

Personal
No Personal
Total O&M

204000 213384 2231996 23346684 24420632.

00
00
6.4
.85
36

Costos de TI

Ao Ao
0
1
Ao 2
Una sla vez
Personal
Consultoras
Ingeniera sistemas
Desarrollo de aplicaciones
Pruebas
Deployment /rollout de
produto
Total de costos de
personal

Ao Ao Ao
3
4
5

0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

Licencias de Software

HW
Network
Total de costos de no
personal

0
0

0
0

0
0

No Personal

Total de inversin

280000
0
126000
0
00
0
0
154000
0
00

154000
0
00

Recurrentes
Personal
No Personal
Licencias de software
Hardware O&M
Network O&M
Total O&M

0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

Calculo VPN

Ao 0 Ao 1 Ao 2
Impacto en Negocio
(-) Inversin en
Negocio
(-) Costos Recurrentes
en Negocio
(-) Inversin en TI
(-) Costos Recurrentes
en TI
(+) Perpetuidad
Flujo de Caja
NPV
WACC

Ao 3
Ao 4
Ao 5
369300 3803790 3917903
0
00
0
7

0
0 -179616
0
0
20400 21338 223199 2334668 2442063
0
000
400
66.4
4.85
2.36
15400
0
0
000
0
0
0
0

0
1475840
46.4

20400 36738 144304 146912 162342

0
000
400
17.6
15.15
451.1
$72,770,
204.86
10%

Teniendo en cuenta la tabla anterior, se puede concluir, que la compra de un nuevo software
es viable, ya que se obtiene un VPN>0, lo que indica que el proyecto rendir a una tasa
mayor a la exigida por los socios de la empresa como costo mnimo de capital.
Recomendaciones
Se recomienda a la Liga de Natacin, teniendo en cuenta los problemas y las necesidades
identificadas, desarrollar un software a la medida, ya que ste es el nico que se adapta y
se acopla a las necesidades de la liga, haciendo provecho del hecho de que la liga cuenta
con profesionales en el rea de la informtica que pueden desarrollar el software a un costo
inferior al que se puede encontrar el software en el mercado.

Por otro lado, tambin se recomienda desarrollar este software de manera tal que sea
compatible con sistemas operativos actuales, y que tenga posibilidad de ser actualizado a
medida que se tenga la necesidad de ello, para evitar la obsolescencia en el corto plazo,
debido a los cambios tecnolgicos que se presentan en el da a da.

Bibliografa
Acadmico, S. (2015). Soluciones Integrales de Computo. Recuperado el Noviembre de
2015, de http://www.rafaelvarela.com/software-academico-sas-notas-boletines.html
ascHorarios. (2015). ascHorarios. Recuperado el Noviembre de 2015, de
http://www.asctimetables.com/timetables_es.html#!/home
Computer, A. (2015). Software para la Gestin. Recuperado el Noviembre de 2015, de
https://www.academiascomputer.com/
Contable, C. (2015). Indicadores Laborales, Financieros y Tributarios 2015. Recuperado el
Noviembre de 2015, de
http://www.comunidadcontable.com/BancoMedios/Documentos%20PDF/indicadores
%202015.pdf
eCommerce, O. (2015). Informe de Evolucin y Perspectivas eCommerce 2015.
Recuperado el Noviembre de 2015, de
http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/Evoluci
%C3%B3n_y_perspectivas_eCommerce_2015/$FILE/EY-InformeTendencias_eCommerce-2015.pdf
Ender, l. F. (2015). Ender. Recuperado el Noviembre de 2015, de
http://www.ender.es/software-para-empresas-de-formacion/gestion-de-academias/
InfoSchool. (2015). InfoSchool Software Acadmico . Recuperado el Noviembre de 2015, de
http://infoschool.co/
PayU. (2015). PayU. Recuperado el Noviembre de 2015, de http://www.payu.com.co/tarifas
SchoolTool. (2015). SchoolTool, Sistema Global de Informacin. Recuperado el Noviembre
de 2015, de http://schooltool.org/index.html.es