Tecnolgico Nacional de Mxico

Instituto Tecnolgico de Tijuana

4.8 Estructuracin administrativa y organizacional

de CONFIT

Periodo escolar: Agosto Diciembre 2015

Carrera: Licenciatura en Administracin
Materia: Funcin Administrativa II
Unidad 4
Maestra: M.A. Isis Montes de la Mora

Guan John Yi Jun 14211953

Marroqun Valdivia Jos Daniel 14211966
Medrano Ballesteros ngeles Diane 14211969
Medrano Jaime Cesar Emir - 14211371

Diciembre, 2015

Guan John Yi Jun - 14211953

Preparatoria Cetis 156 de Tijuana Baja California
Tcnico en Informtica

Marroqun Valdivia Jos Daniel - 14211966

Preparatoria Cobach Rubn Vizcano
Tcnico en Administracin

Medrano Ballesteros ngeles Diane 14211969

Preparatoria Cbtis 116 de Tijuana Baja California
Tcnica en Contabilidad

Medrano Jaime Cesar Emir - 14211371

Preparatoria Federal Lzaro Crdenas
Tcnico en Administracin de Empresas

Contenido
Introduccin.................................................................................................................. 1
Procedimiento de Control de Formas................................................................................ 2
Catlogo de formas........................................................................................................ 4
Recursos Humanos....................................................................................................... 5
Recursos Materiales...................................................................................................... 9
Recursos Tecnolgicos................................................................................................. 13
Recursos Financieros................................................................................................... 17
Conclusin.................................................................................................................. 23
Bibliografa................................................................................................................. 24

Procedimiento de control de formas

CONFIT
Clave: CF-01

Introduccin
En este trabajo presentaremos los procesos de control que se efectan en las distintas
reas de la empresa, as como tambin el procedimiento de algunos de ellos,
explicando con detalle cada una de las herramientas utilizadas en este sistema.
Mediante el control se evaluar el rendimiento y desempeo de la empresa, la
vigilancia de labor de los empleados y la evaluacin de los proyectos que se llevaran a
cabo dentro de la institucin.
Esencialmente, controlar implica la medicin y la correccin de las actividades de los
subordinados para asegurarse de que estn llevando a cabo los planes para alcanzar
los objetivos fijados por la alta gerencia.
Esto significa, que para poder cumplir eficientemente los planes propuestos debemos
desarrollar mtodos de medicin y control que nos permitan identificar errores o fallas
que ocasionen desviaciones entre lo que se ha planeado y lo que se est ejecutando e
implantar las medidas correctivas que sean necesarias
Se hablara de la importancia que tiene el control dentro de la empresa as como los
procesos y formatos que se utilizan para tomar decisiones y llevar un orden
administrativo en cada rea de la empresa.

Procedimiento de Control de Formas

Responsable: Gerente
Objetivo: Los formatos evaluados sean eficientes y fciles de entender para los
diferentes departamentos de la empresa.
Alcance: Los formatos de control de formas va dirigido a todo personal de las reas de
Recursos Humanos, Financieros, Materiales y Tecnolgicos.
Procedimiento:
1. Evaluar los formatos ya existentes.
2. Calificar el formato para saber si se usaran alternativas.
Alternativas: Eliminar el formato, hacer un nuevo formato o corregir el formato.
3. Autorizar el formato por el gerente.
4. Dar a conocer los formatos de control a los empleados de la empresa.
5. Aplicar el formato en los diferentes departamentos de la empresa.
1

6. Evaluar el formato.
7.

Diagrama de flujo
Inicio

1.Evaluar
formatos
existentes.

los
ya

2.Calificar
formato

el

3.Autorizar
formato
por
gerente.

el
el

4.- Dar a conocer

los formatos de
control.
5.Aplicar los
formatos
a
los
departamentos.
6.Evaluar
formato

el

Fin

Procedimiento de control de asistencia

CONFIT
Clave: RH-01

Catlogo de formas
Recursos Humanos
RH-01
RH-02
nuevo ingreso

Formato de control de asistencias

Formato de control de seguimientos a empleados de

Recursos Materiales
RM-01
RM-02
mercanca

Formato de control de inventarios

Formato de control de entradas y salidas de

Recursos Tecnolgicos
RT-01
de software
RT-02
tecnolgico

Formato de control de adquisicin de software y registro

Formato de control de mantenimiento del equipo

Recursos Financieros
RF-01

Formato de control de ingresos y egresos

RF-02

Formato de control de arqueos

Recursos Humanos
Procedimiento del control de asistencia
Responsable: Gerente
Objetivo: Realizar el registro y control de la asistencia del personal ,de acuerdo al
horario autorizado, para aplicar la incidencias en que incurran , as como otorgar
estmulos a que se hagan acreedores de acuerdo a la normatividad establecida
Alcance: Este formato va dirigido a todo personal de la empresa a excepcin de
gerencia

Estndar: Sera de como mximo 3 faltas por mes, como lo marca la ley federal del
trabajo
Procedimiento:
1. El formato se le entregara al personal de rea de cajas y almacn.
2. El personal llenara los datos de ingresos y salida as como tiempos extras en
caso de que aplique
3. Se firma del documento (empleado y gerente)
4. El gerente validara los datos vaciados en la forma.
5. Al terminar el llenado se retorna el formato a oficina para seguir con el
llenado el resto de la semana.

Procedimiento de control de asistencia

CONFIT
Clave: RH-02
Formato de control de asistencia
RH01

Procedimiento de control de asistencia

Nombre del empleado:

FECH
A

HORA DE
ENTRADA

FIRMA

HORA DE
SALIDA

FIRMA

Procedimiento seguimiento a empleados de nuevo ingresa

Responsable: Gerente
Objetivo: Realizar evaluacin del personal de nuevo ingreso para detectar reas de
oportunidad en el empleado y mejorarlas para su mejor desenvolvimiento en las
actividades que realiza.
Alcance: Este formato va dirigido a todo personal de nuevo ingreso.
Estndar: Se evalan las aptitudes del empleado en la realizacin de sus funciones
con escala de 1-5
Procedimiento:

1. Se evalan hace la evaluacin usando escala de 1-5 en cada punto avaluar

durante una semana.
2. Para cada punto a evaluar se anotan observaciones, al igual que las
acciones sugeridas del evaluador para mejora del empleado y sus resultados.
3. Al terminar la semana se anotan los compromisos del empleado para seguir
mejorando y como nosotros podemos ayudarlo a mejorar.
4. Se firma el documento (empleado y evaluador).
5. Al terminar el llenado se retorna el formato a oficina.

Procedimiento de control de inventarios

CONFIT
Clave: RM-01
Formato de control de seguimiento a empleados de nuevo ingreso
RHProcedimiento de seguimiento a empleados de nuevo ingreso
02

Nombre del empleado:

Edad:
Fecha de ingreso:
5-EXCELENTE
4-MUY BUENO
3-REGULAR
2-DEFICIENTE
1-MUY MALO

FORMATO DE SEGUIMIENTO A EMPLEADOS DE NUEVO INGRESO

SEMANA 1

OBSERVACION
ES

ASISTENCIA

PUNTUALIDAD

INICIATIVA PARA
APRENDER
PRACTICA LO
APRENDIDO
OPTIMISTA

PROACTIVO

ATENTO

SERVICIAL

PAGO EN SU
NOMINA
DEFICULTAD DE
TRASLADO
DISPONIBILIDAD
DE HORARIOS

ACCIONES

RESULTADOS

Compromisos del empleado

Observaciones de evaluador

Recursos Materiales
Procedimiento para el control de inventarios
Responsable: Almacenista
Objetivo: Tener el registro del material en existencia dentro del almacn
Alcance: Aplica al almacn de la empresa
Estndar: Mnimo puede haber 4 tallas de cada artculo en el almacn, mximo 7
Procedimiento:
1.
2.
3.
4.
5.

En la casilla articulo escribir el tipo de articulo

En la casilla proveedor escribir nombre del proveedor de dicho articulo
En la casilla talla especificar la talla del articulo
En la casilla color especificar brevemente el color principal del articulo
En la casilla cantidad escribir la cantidad resultante de restar la cantidad de
entradas menos la cantidad de salidas
6. En la casilla costo unitario escribir el costo por unidad en moneda nacional
7. En la casilla costo total escribir la suma del valor total de todos los artculos
sealados en la casilla de cantidad
8. Entregar el formato al gerente de piso para que sea autorizado con una firma

Procedimiento de control de entradas y salidas de

materiales
CONFIT
Clave: RM-02
Formato para el control de inventarios
RM01

Procedimiento de control
de inventarios
Articulo

Proveedor

Talla

Colo
r

Cantidad

Costo
unitario

Costo
total

Firma:

Procedimiento para el control de entradas y salidas

Responsable: Almacenista
Objetivo: Tener el control de las entradas y salidas de producto en el almacn para
realizar el control de inventarios.
Alcance: Aplica al almacn de la empresa.
Estndar: No puede entrar menos ni ms mercanca de la pedida a los proveedores.
Procedimiento
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Escribir el nombre del proveedor de la mercanca.

Escribir una breve descripcin de los artculos.
Escribir el cdigo de referencia para dicho artculo.
Escribir el tipo de artculo.
En la casilla de NO. Escribir en orden numrico para cada fila.
Escribir la fecha en la que llevo a cabo el movimiento de mercanca.
Escribir fecha, talla y color del producto.
En la casilla cantidad de la columna de entradas escribir la cantidad de
artculos que ingresan al almacn.
9. En la casilla costo unitario de la columna de entradas escribir el costo por
unidad en moneda nacional.
10. En la casilla "costo total de la columna de entradas escribir la suma del valor de
todos los artculos sealados en la casilla de cantidad.

10

11. En la casilla cantidad de la columna de salidas escribir la cantidad de artculos

que salen del almacn.
12. En la casilla costo unitario de la columna salidas escribir el costo por unidad en
moneda nacional.
13. En la casilla costo total de la columna de salidas escribir la suma del valor
total de todos los artculos sealados en la casilla de cantidad.
14. Entregar el formato al gerente de piso para que sea autorizado con una firma.

11

Procedimiento de control de adquisicin y registro

de software
CONFIT
Clave: RT-01
RM-

Procedimiento de control de
entradas y salidas de materiales
Proveedor:
Artculo:
No.

Fecha

Descripcin:
Entradas
Tall
a

Color

Cantida
d

C.
unitario

02

Cdigo:
Salidas
C.
total

Cantidad

C.
unitario

C.
total

Firma:

Formato de control de entradas y salidas de materiales

Recursos Tecnolgicos
Procedimiento de control de adquisicin y registro de software
Responsable: Gerente
Objetivo: Controlar y administrar los softwares legales que son utilizados en los
equipos de CONFIT.
Alcance: Inicia con la solicitud de Adquisicin de licencias requeridas para la
prestacin de los Servicios en CONFIT, y Termina con la instalacin y registro del
software licenciados.
Estndar: vigencia de la licencia para su posterior actualizacin.
Procedimiento:

12

1. Realiza la solicitud para adquirir licencias o productos software por medio de correo
electrnico o de forma escrita.
2. Recibe autorizacin de la compra directa o licitacin correspondiente.
3. Realiza la compra directa o licitacin correspondiente.
4. Recibe o descarga el Producto software o licencias respectivas.
5. Instalar el Producto Software o licencias respectivas.
6. Registrar el producto software o licencia en el formato correspondiente.

13

Procedimiento de control de mantenimiento del

equipo tecnolgico
CONFIT
Clave: RT-02
Formato de control de adquisicin y registro de software
Procedimiento de control de adquisicin
Y registro de software

NOMBRE DE
SOFTWARE

ESTADO
(CUMPLE
O NO
CUMPLE)

INSTALACIO
NES CON
LICENCIA

LICENCIAS
NECESARI
AS

NIVEL DE
USO

Procedimiento de control de mantenimiento del equipo tecnolgico

FABRICAN
TE

RT01

Responsable: En general, los trabajos de mantenimiento y reparacin son realizados

por el Responsable de Mantenimiento y el personal a su cargo, a excepcin de
aquellas labores que puedan ser realizadas con eficacia y eficiencia por el personal
responsable de la mquina o equipo correspondiente.
Objetivo: En este procedimiento se administra y controla el mantenimiento del equipo
tecnolgico de CONFIT con la finalidad de proporcionar nuevas actualizaciones a cada
equipo y as el usuario podr tener un mejor manejo de stos.
Alcance: Este procedimiento se aplica para todas las reas de la Empresa.
Estndar: Otorgar mantenimiento a los equipos semanalmente.
Procedimiento:
1. Implementar los proyectos o servicios tecnolgicos. Durante esta etapa, se
coordinan las personas y recursos necesarios para la ejecucin del
mantenimiento al equipo.
2. Se Ejecuta la accin. Se realiza el mantenimiento con los recursos necesarios
para cada equipo.
14

3. Monitorear recursos tecnolgicos. Una vez implementados, se verifica que los

servicios informticos estn funcionando eficientemente.
4. Confidencialidad y disponibilidad de los recursos tecnolgicos. Se garantiza que
la informacin almacenada en la plataforma informtica est protegida y
disponible en el momento en que sea requerida.
5. Afinar recursos tecnolgicos. Se realizan los ajustes pertinentes a los recursos
informticos con el fin de optimizar su funcionalidad .

15

Procedimiento de control de ingresos y egresos de

caja la registradora
CONFIT
Clave: RF-01
Formato de control de mantenimiento del equipo tecnolgico

RT02
Procedimiento de control de mantenimiento
del equipo tecnolgico

INFORMACION PARA REALIZACION DEL MANTENIMIENTO

OPERARIO QUE EJECUTA

EQUIPO REPARADO

OBSERVACIONES

COD.
MTTO.

No. DE INVENTARIO

INICIACION
FECHA

HORA

VISTO BUENO

ENCARGADO DE ZONA

FINALIZACION
FECHA
HORA

TIEMPO DE TRABA
HORA
MINUTO

TRABAJO RECIBIDO A SATISFACCION

FIRMA Y SELLO

Recursos Financieros
Procedimiento del control de ingresos y egresos de caja la registradora
Responsable: Cajero
Objetivo: Mantener un equilibrio y consistencia en las ganancias que recibe la empresa
al ofrecer y vender sus productos ante la clientela.
Alcance: Este formato va dirigido a todo personal que disponga de sus servicios en el
rea de cajas.
Estndar: El mnimo de ventas ser de $250,000.00 mensuales.
16

Procedimiento:
1. El formato se le entregara al personal que este en el rea de cajas.
2. El personal llenara los datos de ingresos y egresos de la caja registradora
conforme los das van pasando.
3. El personal totalizara los ingresos y egresos diariamente.
4. Al terminar de totalizar los ingresos y egresos del da, el gerente analizara y
verificara el formato.
5.

17

Procedimiento de control de Arqueo de caja

CONFIT
Clave: RF-02

Procedimiento de control de ingresos y

egresos de la caja registradora
Fecha

Ingresos diarios

RF01

Egresos diarios

TOTAL

Formato de control de ingresos y egresos

Firma

Procedimiento del control de Arqueo de caja

Responsable: Gerente
Objetivo: Analizar y verificar cada 4 horas las transacciones de efectivo y notar si hay
faltantes.
Alcance: Al encargado de la tienda.
Estndar: No debe de haber faltantes
Procedimiento:
1. Se har conocer al empleado de caja 20 minutos antes para la realizacin de
arqueo de caja.
2. Solicitar la presencia del empleado de caja durante el arqueo de caja.
18

3. Clasificar el dinero en monedas y billetes.

4. Realizar una suma total del dinero.
5. Se llenara los formatos de arqueo.
1.

19

Formato de control de arqueos

RF02

Procedimiento de control de arqueo

de caja
Fecha:
Saldo segn ventas:
Detalle del arqueo: Billete
BILLETE
CANTIDAD
20 pesos
50 pesos
100 pesos
200 pesos
500 pesos
1000 pesos

VALOR

VALOR TOTAL

TOTAL

Firma

20

Formato de control de arqueos

RF02

Procedimiento de control de arqueo

de caja
Fecha:
Saldo segn ventas:
Detalle del arqueo: Moneda
MONEDA
CANTIDAD
50 centavos
1 peso
2 pesos
5 pesos
10 pesos
20 pesos

VALOR

VALOR TOTAL

TOTAL

Firma

21

Formato de control de arqueos

RF02

Procedimiento de control de arqueo

de caja
Fecha:
Saldo segn ventas:
Detalle del arqueo: DOLAR
DOLAR
CANTIDAD
1 Dlar
2 Dlares
5 Dlares
10 Dlares
20 Dlares
50 Dlares
100 Dlares

VALOR

VALOR TOTAL

TOTAL

Firma

22

Conclusin
El control en general es importante porque establece medidas para corregir las
actividades, de manera que aun as se cumplan los planes exitosamente, se aplica a
todo; a unidades, a personas, y a las actividades, determina y analiza rpidamente las
causas que pueden ocasionar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el
futuro, brinda informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeacin, reduce costos y ahorra
tiempo al evitar errores, su aplicacin procede directamente en el logro de la
productividad
de
todos
los
recursos
de
la
empresa.
El control permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas, y el control compara o garantiza que lo que se hace responde a lo
previsto.
Es un paso vital en todo proceso administrativo ya que adems de encargarse de rendir
cuentas nos permite percatarnos de los errores que se han cometido para poder
generar posibles soluciones o tomar precauciones en futuros proyectos
En conclusin podemos definir que el control es uno de los pasos ms importantes
para que una empresa pueda seguir operando de manera correcta y eficiente.

23

Bibliografa
informatica, E. b. (12 de Diciembre de 2015). Estndares bsicos de competencias
en tecnologia e informatica . Obtenido de
http://www.semmonteria.gov.co/download/estandares-basicos-tecnologiainformatica-version15.pdf
interna, C. (12 de Diciembre de 2015). Estandares para el control interno. Obtenido
de http://contraloriainterna.uaz.edu.mx/documents/54396/d90592e1-5ecd4cdb-bdbc-47e30a5559cb
Lourdes, M. (2015). Administracin: Gestin organizacional, enfoques y procesos
administrativos. Prentice Hall/Pearson.
Morales, M. M. (12 de Diciembre de 2015). Salud Edo Mexico. Obtenido de
http://salud.edomexico.gob.mx/html/uma/manual/MP-CONTROL
%20INVENTARIOS_texto_2.pdf

24